Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành ở cơ quan văn phòng trung ương đảng cộng sản việt nam

Cục Lưu trữ đã triển khai nhiều biện pháp tích cực như nghiên cứu, ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức các hội nghị sơ kết chuyên đề về lập và nộp lưu hồ sơ, tổ

MỤC LỤC

Trang số

1- Lý do chọn đề tài……… 5

2- Mục tiêu của đề tài……… 7

3- Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ……… 7

4- Nhiệm vụ nghiên cứu……… 7

5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề……… 8

6- Nguồn tư liệu tham khảo……… 10

7- Phương pháp nghiên cứu……… 11

8- Đóng góp của đề tài……… 12

9- Bố cục của luận văn……… 12

Chương 1- Một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành 14

1.1 Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn 14

1.1.1 Chuẩn hóa……… 14

1.1.2 Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành……… 17

1.1.3 Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành ……… 18

1.2 Sự cần thiết của việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành……… ……… 20

1.3 Các tiêu chuẩn, quy chuẩn hiện hành về hồ sơ và lập hồ sơ ……… 22

1.3.1 Hồ sơ ………… 23

1.3.2 Yêu cầu đối với hồ sơ……… 24

1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ

1.3.4 Quy trình và phương pháp lập hồ sơ 30

Chương 2- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam 33

2.1 Quy định, quy chế của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành 33

2.2 Khảo sát việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng ……… 41

2.3 Nhận xét, đánh giá việc thực hiện chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng……… 60

2.3.1 Ưu điểm 60

2.3.2 Tồn tại, hạn chế 63

2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế ……… 66

Chương 3- Các giải pháp thực hiện việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam …… 73

3.1 Nhóm giải pháp xây dựng, hoàn thiện các quy chuẩn, tiêu chuẩn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng…

73 3.1.1 Rà soát sửa đổi, bổ sung các văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn hiện hành của VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ………

73 3.1.2 Nghiên cứu, soạn thảo một số văn bản quy định, hướng dẫn của VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về các nội dung có liên quan đến lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành

76 3.2 Nhóm các giải pháp triển khai thực hiện các quy chuẩn, tiêu chuẩn của VPTW Đảng về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở

VPTW Đảng 84

3.2.1 Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt về trách nhiệm, vai trò và ý nghĩa trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng

84 3.2.2 Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành 86

3.2.3 Thực hiện tốt và nghiêm túc công tác khen thưởng, kỷ luật đối với công tác lập hồ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành 88

3.2.4 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành 90

KẾT LUẬN……… 92

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 94

PHỤ LỤC……… 99

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ là một nhiệm vụ được pháp luâ ̣t quy đi ̣nh , là yêu cầu bắt buô ̣c đối với cán bộ , công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức khi giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao Lập hồ sơ tốt giúp lưu giữ lại đầy đủ chứng cứ trong quá trình giải quyết công việc , qua đó trực tiếp giúp cán bộ , chuyên viên theo dõi được trình tự diễn biến quá trình giải quyết, xử lý công việc được mạch lạc , có căn cứ Hơn nữa, hồ sơ được lập đầy đủ giúp cho cơ quan , tổ chức quản lý công viê ̣c tốt hơn , xử lý được các vướng mắc hoă ̣c những tranh chấp trong thực tiễn khi cần đến chứng cứ là tài liệu Đồng thời , lâ ̣p hồ sơ công viê ̣c có tốt sẽ giúp cho viê ̣c tổng kết kinh nghiê ̣m được thuâ ̣n lợi, giúp các thế hệ sau tìm hiểu được đầy đủ quá trình hoạt động và những kinh nghiê ̣m quản lý và tổ chức công viê ̣c của cơ quan , tổ chức trong một thời điểm lịch sử hoặc giai đoạn lịch sử nhất đi ̣nh Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi làm tốt công tác lưu trữ Chất lượng hồ sơ được lập khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan quyết định chất lượng sử liệu của các hồ sơ có giá trị lưu trữ nô ̣p lưu vào lưu trữ li ̣ch sử sau này; giúp giảm bớt đầu tư về nhân lực và kinh phí cho viê ̣c chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ

Trong những năm trước đây, VPTW Đảng đã có nhiều quan tâm, cố gắng trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được còn tồn tại một số hạn chế bất cập Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn ban hành chưa đầy đủ, một số văn bản đã ban hành không còn phù hợp chưa được sửa đổi, bổ sung; nhiều nội dung yêu cầu lập và nộp lưu hồ sơ chưa được quy định, hướng dẫn cụ thể Hồ sơ, tài liệu thu về hàng năm vẫn còn tồn tại tình trạng bó gói, lộn xộn, một số nhóm hồ sơ đã được lập những chưa hoàn chỉnh, chất lượng chưa đảm bảo Trước tình hình thực tế đó, Lãnh đạo VPTW Đảng đã trực tiếp làm việc với Cục Lưu trữ và yêu cầu phải tổ chức chấn chỉnh công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở VPTW Đảng vào nền nếp; bằng nhiều biện pháp khác nhau như phải tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, nghiên cứu, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cần thiết để đảm bảo được yêu cầu nghiệp vụ về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

vào Lưu trữ hiện hành, không để tồn tại tình trạng tài liệu nộp lưu chưa được lập hồ sơ theo quy định

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo VPTW Đảng Cục Lưu trữ đã triển khai nhiều biện pháp tích cực như nghiên cứu, ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức các hội nghị sơ kết chuyên đề về lập và nộp lưu hồ sơ, tổ chức các đoàn kiểm tra, hướng dẫn trực tiếp tới từng đơn vị, chuyên viên trong cơ quan… Kết quả đạt được, trong mấy năm trở lại đây, VPTW Đảng đã ban hành được một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng đối với công tác lập và nộp lưu hồ sơ; không còn hiện tượng nộp lưu tài liệu bó gói, lộn xộn, tài liệu cơ bản được lập hồ sơ ở các mức độ khác nhau Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành vẫn còn một số tồn tại, hạn chế cần tiếp tục được giải quyết như:

Công tác nghiên cứu, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chưa đồng bộ và hoàn chỉnh Nội dung các văn ban hành còn có một số điểm chưa được cụ thể hóa, một số vấn đề nghiệp vụ mang tính quy chuẩn, tiêu chuẩn chưa được nghiên cứu, ban hành Số lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu chưa

đủ so với các công việc đã giải quyết của cơ quan, đơn vị Các hồ sơ thu về tuy

đã lập hồ sơ nhưng chất lượng chưa cao, phần lớn các hồ sơ nộp lưu chưa thể hiện rõ tiêu đề hồ sơ theo danh mục, thành phần tài liệu một số nhóm hồ sơ còn thiếu, giá trị tài liệu trong hồ sơ còn chưa cao; nhiều văn bản, tài liệu trong hồ

sơ là bản photocopy, một số văn bản, tài liệu chưa đảm bảo các yếu tố thể thức tối thiểu như chữ ký, ngày tháng; một số hồ sơ giao nộp còn chưa được thống

kê văn bản hoặc có thống kê nhưng chưa cụ thể; quy trình và phương pháp lập

hồ sơ thực hiện còn chưa thực sự thống nhất và đầy đủ, trách nhiệm lập hồ sơ chưa được thực hiện đúng người, đúng việc…

Để công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng đạt được những yêu cầu quy chuẩn và tiêu chuẩn đặt ra VPTW Đảng cần tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được, đồng thời nghiên cứu và triển khai thực hiện các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục một số tồn tại, hạn chế hiện nay để đưa công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở cơ quan VPTW Đảng đạt yêu cầu theo hướng chuẩn hóa

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, chúng tôi lựa chọn đề tài “Nghiên

cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” làm luận văn thạc sĩ

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài “Nghiên cứu giải pháp chuẩn hoá hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” nhằm các mục tiêu:

- Hệ thống hóa những vấn đề đã được chuẩn hóa về hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam

- Đề xuất một số giải pháp thực hiện chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

+ Đối tượng nghiên cứu

- Các quy định, pháp chế của Nhà nước và của VPTW Đảng về việc chuẩn hóa hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

- Chất lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động ở cơ quan VPTW Đảng nộp lưu vào Lưu trữ hiện hành từ năm 2006 đến nay

+ Phạm vi nghiên cứu

- Các hồ sơ hành chính hình thành trong hoạt động quản lý phục vụ công tác tham mưu, giúp việc BCHTW, BCT, BBT và VPTW Đảng giao nộp vào lưu trữ hiện hành

- Nghiên cứu, khảo sát các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của

cơ quan VPTW Đảng đang bảo quản tại Kho Lưu trữ hiện hành của Trung ương Đảng và VPTW Đảng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:

- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành

- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam

- Các giải pháp tiếp tục thực hiện việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Vấn đề hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

là vấn đề đã có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học, nhà quản lý quan tâm nghiên cứu, cụ thể là:

Các nhà khoa học, chuyên gia đầu ngành về văn thư, lưu trữ rất quan tâm nghiên cứu, xuất bản sách về công tác văn thư nói chung, trong đó có nội dung

về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành Có thể kể đến

cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền (xuất bản năm 2007); cuốn sách “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”

của các tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền -

Nguyễn Văn Thâm (xuất bản năm 1990); Tập bài giảng công tác văn thư - lưu trữ của Cục Lưu trữ VPTW Đảng ban hành tháng 02 năm 2008, trong đó có

một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

Đặc biệt, Trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội (nay là Đại học Nội vụ Hà Nội)

đã tổ chức hội thảo khoa học cấp trường về “Lập hồ sơ hiện hành - lý luận, thực tiễn và những vấn đề đặt ra” vào tháng 12-2010; Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức hội thảo khoa học cấp ngành về “Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp” vào

tháng 10 - 2014; Văn phòng Trung ương Đảng đã tổ chức hội nghị chuyên đề văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương

về “Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng” vào tháng 6 năm 2015 Các hội thảo, hội nghị này đã thu

hút sự quan tâm của rất nhiều nhà khoa học, nhà quản lý và sinh viên chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Rất nhiều bài viết trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam (một số tạp chí

chuyên ngành về công tác văn thư, lưu trữ) đề cập đến lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, nhất là từ năm 2000 trở lại đây

Có thể kể đến một số bài viết như: bài “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp vào

lưu trữ” (số 2/2002, trang 37-40) của tác giả Nguyễn Minh Phương; bài “Bàn

về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” (số 6-2006) của Hà Quảng -

Mai Hương; bài “Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự” (số 6/2007,

trang 17-19) của tác giả Nguyễn Thị Hiệp; bài “Một vài suy nghĩ về vấn đề

nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ ở địa phương” (số 3-2008) của Trần

Trung Kiên; bài “Bàn về một số thuật ngữ trong công tác lập hồ sơ” (số

12-2010); bài “Chấn chỉnh công tác thu, nộp hồ sơ khoa học” (số 1-2008) của TS

Nguyễn Cảnh Đương; bài “Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ hiện hành - thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị Kiều Oanh

(số 2-2011); bài “Hệ thống các văn bản pháp lý về công tác lập hồ sơ” (số

5/2014) của tác giả Lê Thị Nguyệt Lưu…

Một số học viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (thuộc Đại học

Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội) cũng chọn vấn đề lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành làm luận văn tốt nghiệp như: Vấn

đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực

trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005),

Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một

số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Luận Văn Thạc sĩ của Nguyễn

Thị Trang Nhung, Hà Nội, 2008); Công tác lập hồ sơ hiện hành ở VPTW Đảng

- Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Tâm, Hà Nội,

2008); Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung

ương - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà, Hà Nội,

2006)…

Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra được những vấn đề cơ bản

nhất về lý luận công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói

riêng như khái niệm về hồ sơ, khái niệm về lập hồ sơ, cũng như mục đích, ý

nghĩa và yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành Các bài viết trên các báo,

tạp chí của ngành đã đề cập đến các vấn đề như mục đích, ý nghĩa; các yêu cầu

cũng như nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh lý

tài liệu sơ bộ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ một số cơ quan… Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, các bài viết về lập hồ sơ hiện hành ít được đăng trên các báo, tạp chí cho thấy vấn đề này còn chưa được quan tâm đúng mức Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu vấn đề này cũng đã đi sâu nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng, ở VPTW Đảng), và các cơ quan Nhà nước (các bộ) và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục cũng như đổi mới đối với công tác này Song, các công trình nghiên cứu trên mới chỉ tập trung đi vào nghiên cứu chung về lập hồ

sơ hiện hành mà chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành nói chung và ở VPTW Đảng nói riêng Vì vậy, việc nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ ở một cơ quan (cụ thể là VPTW Đảng) cần sớm được thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành nói chung và Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng nói riêng

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tư liệu có liên quan sau:

- Một là, hệ thống các tài liệu lý luận: các giáo trình, đề cương bài giảng,

sách tham khảo về công tác lập và giao nộp hồ sơ như : Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I (nay là trường Đại học Nội vụ) xuất bản năm 2001; Tập bài giảng công tác văn thư lưu trữ (tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ các cơ quan

Đảng) của Cục Lưu trữ VPTW Đảng, năm 2008

- Hai là, hệ thống các văn bản của Đảng và Nhà nước về lập hồ sơ và

giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành như Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011; Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28-3-2014 về công tác văn thư ở VPTW Đảng; Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 09-11-2009 về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng

Các văn bản quy định về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của VPTW Đảng nói chung và của từng đơn vị trực thuộc nói riêng như : Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/4/2013 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức

bộ máy của VPTW Đảng; Các quyết định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ

máy của các đơn vị hành chính trực thuộc VPTW Đảng

- Ba là, các nhóm hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của VPTW

Đảng đã giao nộp vào lưu trữ hiện hành gồm: nhóm hồ sơ hội nghị BCHTW Đảng, nhóm hồ sơ hội nghị BCT, nhóm hồ sơ hội nghị BBT, nhóm hồ sơ hội nghị cán bộ toàn quốc do BCT, BBT triệu tập; các nhóm hồ sơ công việc khác…

- Bốn là, các luận văn thạc sĩ như: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp

lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp của Nguyễn Xuân Trung; Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng - Thực trạng và giải pháp của Trịnh Thị Hà; Công tác lập hồ sơ hiện hành ở VPTW Đảng - Thực trạng và giải pháp của Nguyễn Văn Tâm; Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

của Nguyễn Thị Trang Nhung…

- Năm là, Các bài viết trên các báo, tạp chí, các website có liên quan

như: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ, trang web: http://www.archives.gov.vn

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác - Lênin Sử dụng phương

pháp này để phân tích lý luận chung trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin gắn liền với các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học

- Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

- Phương pháp hệ thống và thống kê nhằm đánh giá chất lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp về Kho Lưu trữ hiện hành của Trung ương và VPTW Đảng từ đó lập bảng thống kê thành phần và giá trị của tài liệu trong một số nhóm hồ sơ

- Phương pháp khảo sát thực tế, được tiến hành bằng cách quan sát, khảo sát trực tiếp tình hình hồ sơ giao nộp về Kho Lưu trữ hiện hành của Trung ương và VPTW Đảng để nắm được tình hình hồ sơ hiện hành được lập ra sao,

hồ sơ có đầy đủ hay không, chất lượng thế nào, có đúng với quy định hay không?

Ngoài ra, công trình này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thư - lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế

Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp nhiều khó khăn khi nghiên cứu về việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng do hệ thống các văn bản của Nhà nước cũng như hệ thống Đảng về công

tác chuẩn hóa chưa đầy đủ; Hồ sơ, tài liệu đang bảo quản ở Kho Lưu trữ hiện hành của Trung ương và VPTW Đảng có độ mật cao, gây khó khăn cho việc khảo sát và thống kê Bên cạnh những khó khăn do điều kiện khách quan còn

có những khó khăn do chủ quan

Với những khó khăn trên, chắc chắn luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, tôi mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo, đồng nghiệp và các nhà nghiên cứu để luận văn được hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Lưu trữ học

và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Lãnh đạo VPTW Đảng, Lãnh đạo Cục Lưu trữ VPTW Đảng, Phòng Lưu trữ hiện hành thuộc Cục Lưu trữ VPTW Đảng và các bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi thực hiện đề tài Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng, người hướng dẫn khoa học đã giúp tôi thực hiện đề tài này

Hà Nội, ngày 22 tháng 6 năm 2015

Học viên Nguyễn Văn Quang

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ

GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH 1.1 Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn

1.1.1 Chuẩn hóa

a Khái niệm “Chuẩn”

Có nhiều định nghĩa khác nhau về chuẩn

Theo từ điển Tiếng Việt online có giải thích: Chuẩn được coi là căn cứ để

đối chiếu tức là lấy kích thước đó để làm chuẩn đối chiếu, so sánh Chuẩn là

đúng với những điều đã qui định

Theo Đại từ điển Tiếng Việt Chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn

cứ để đối chiếu, để làm

Tiến sỹ William E Moen (2003), một nhà nghiên cứu thư viện học Hoa

Kỳ đã cho rằng: “Chuẩn trình bày một bản thỏa thuận của một cộng đồng để

thực hiện những gì theo một cách riêng nhằm giải quyết một vấn đề chung” 1

b Khái niệm “Tiêu chuẩn”

Tiêu chuẩn có nhiều định nghĩa khác nhau, thay đổi theo thời gian, phản

ánh quan điểm khác nhau về tiêu chuẩn:

Theo từ điển Tiếng Việt online: Tiêu chuẩn là những điều được quy định

dùng làm chuẩn để phân loại đánh giá

Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đưa ra một định nghĩa tiêu chuẩn,

được nhiều quốc gia, tổ chức công nhận rộng rãi, định nghĩa này như sau:

“Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ

quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn

hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và

lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất

Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ

trưởng ban hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hóa có giải thích “Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được trình bày dưới dạng văn bản pháp chế kỹ thuật, xây dựng theo một thể thức nhất định, do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng cho các bên liên quan Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn2”

Tại điểm 1, Điều 3 của Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006 về Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có giải thích khái niệm tiêu chuẩn như sau:

“Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này”

Trước đây, theo Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hóa có quy định tiêu chuẩn được ban hành để bắt buộc hoặc khuyến cáo áp dụng cho các bên Đến năm 2006, trong Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006 về Tiêu chuẩn

và quy chuẩn kỹ thuật quy định tiêu chuẩn không bắt buộc mà mang tính khuyến cáo tự nguyện áp dụng

c Khái niệm “quy chuẩn kỹ thuật”

Tại điểm 2, Điều 3 của Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006

về Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có giải thích khái niệm quy chuẩn kỹ

thuật:“Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khỏe con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo

vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác”

Khái niệm chỉ rõ nội dung của quy chuẩn kỹ thuật quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý Về đối tượng của quy chuẩn kỹ thuật là sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường, các đối tượng khác

2

Xem thêm : Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành Điều lệ

trong hoạt động kinh tế - xã hội Về phân loại hệ thống quy chuẩn kỹ thuật ở Việt Nam gồm có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN), quy chuẩn kỹ thuật địa phương (QCĐP) Về hiệu lực quy chuẩn kỹ thuật được xây dựng, ban hành

để bắt buộc áp dụng

So sánh giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật chúng ta thấy sự giống nhau là cùng đề cập đến nội dung về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý; cùng đối tượng quản lý Sự khác nhau là tiêu chuẩn công bố để tự nguyện áp dụng, còn quy chuẩn kỹ thuật ban hành để bắt buộc áp dụng

d Khái niệm “Chuẩn hóa”

Có nhiều định nghĩa khác nhau về chuẩn hóa, cụ thể:

Theo Đại từ điển Tiếng Việt: “Chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực Trong

đó, chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu hoặc tiêu chuẩn được định ra : chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế” Từ quan niệm

chung nhất này, việc chuẩn hóa thông thường có thể được hiểu là tiến trình tạo lập và áp dụng các chuẩn

Theo tác giả Jane Thacker trong bài viết “Tiêu chuẩn hóa và thư viện”3

đã

đưa ra quan niệm “Chuẩn hoá là một sự chuyển tiếp từ ý tưởng cá nhân sang ý tưởng cộng đồng, sự chuyển tiếp từ lộn xộn đến ngăn nắp và từ sự hành xử tùy tiện tới sự hành xử theo quy luật” Với quan niệm như vậy, chuẩn hóa là con

đường tiến đến sự chấp thuận sẽ thực hiện một việc gì đó theo một phương thức nhất định bằng cách xác định một số nguyên tắc thống nhất trong thao tác nhằm tạo nên sự tin cậy đối với người sử dụng dịch vụ Mục tiêu của chuẩn hoá

là đạt được sự đồng thuận, từ đó, chuẩn trở thành một phương tiện kiểm soát chất lượng, tạo ra một thước đo để xác định được chất lượng công việc, đảm bảo một kết quả dự kiến từ trước Công cụ thực hiện sự chuẩn hóa là các quy chuẩn (normative document), bao gồm: tiêu chuẩn (standard), quy định kỹ thuật (technical specifications), quy phạm thực hành (codes of practice), và văn bản pháp quy (regulations)4

Như vậy, có thể hiểu chuẩn hoá là hoạt động bao gồm việc làm ra tiêu

chuẩn, quy chuẩn và cả việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn vào một lĩnh vực

nào đấy nhằm nâng cao hiệu quả của các đối tượng (sản phẩm, dịch vụ, quá trình, môi trường,…)

1.1.2 Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành

Để tìm hiểu khái niệm hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành trước hết chúng ta tìm hiểu một số khái niệm có liên quan như hồ sơ là gì, giao nộp là gì? lưu trữ hiện hành là gì?

- Hồ sơ: có nhiều tài liệu định nghĩa về hồ sơ, cụ thể trong một số tài liệu

có nêu như sau:

Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam có

định nghĩa hồ sơ: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau

về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân” [19; 188]

Luật Lưu trữ Việt Nam số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 có

giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 về công tác văn

thư có có giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”

- “Giao nộp” là động từ chỉ việc giao và nhận giữa hai bên và chịu trách

nhiệm về việc đó Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam có

giải thích khái niệm “Giao nộp tài liệu lưu trữ”: “Giao nộp tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển giao tài liệu đã kết thúc công việc trong văn thư vào lưu trữ

cơ quan và tài liệu đến hạn nộp lưu của lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử” [19; 157]

- Lưu trữ hiện hành: Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư

lưu trữ Việt Nam có định nghĩa Lưu trữ hiện hành: “Lưu trữ hiện hành là lưu trữ bảo quản có thời hạn tài liệu lưu trữ còn giá trị hiện hành trước khi giao nộp vào lưu trữ lịch sử” [19; 233]

Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Việt Nam năm 2001 có giải thích : “Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức”

Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011 đã không sử dụng khái niệm lưu trữ hiện hành và thay vào đó là khái niệm lưu trữ cơ quan Cụ thể luật có giải thích

“Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”

Về bản chất hai khái niệm Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ cơ quan đều chỉ các hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức Trong đó, Luật Lưu trữ giải thích lưu trữ cơ quan tổng hợp hơn, bao hàm toàn bộ các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu của cơ quan, tổ chức

Từ những định nghĩa nêu trên, chúng ta có thể hiểu “Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành” là các hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết

công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân được bàn giao giữa các đơn vị, tổ chức và cá nhân trong một

cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó

1.1.3 Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành

Như đã tìm hiểu ở trên về khái niệm chuẩn hóa, chúng ta có thể hiểu cách chung nhất chuẩn hóa là xác định các chuẩn mực và thực hiện các chuẩn mực đó Từ đó, chúng tôi xin đưa ra quan niệm về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp

vào lưu tữ hiện hành như sau: “Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành là việc xác lập và áp dụng các quy chuẩn, tiêu chuẩn nhằm kiểm soát và đánh giá các hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, đảm bảo cho công tác giao nộp hồ sơ được thực hiện đạt chất lượng và hiệu quả,

nộp vào lưu trữ hiện hành chứa đựng nhiều vấn đề khá phức tạp, phải có sự nghiên cứu và đóng góp ý kiến của nhiều chuyên gia, cán bộ lưu trữ có kinh nghiệm mới thống nhất được Trong nội dung đề tài, chúng tôi xin nêu một số nội dung chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành như sau:

- Chuẩn hóa hồ sơ : là việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành các tiêu

chuẩn, quy chuẩn về khái niệm hồ sơ và triển khai thực hiện nó một cách thống nhất, hiệu quả đối với hồ sơ

Ví dụ: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một

sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Chuẩn hóa về các loại hồ sơ : là việc nghiên cứu, xây dựng và ban

hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn đối với từng nhóm, loại hồ sơ và tổ chức triển khai thực hiện theo các tiêu chuẩn, quy chuẩn đã xây dựng

Ví dụ: Trong hoạt động của một cơ quan tổ chức cần nghiên cứu xem sẽ

có những nhóm hồ sơ nào hình thành để ban hành danh mục hồ sơ mẫu làm căn

cứ để triển khai thực hiện Nếu xây dựng được chuẩn về thể loại hồ sơ sẽ giúp việc xác định và lập được đầy đủ các nhóm, các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Chuẩn hóa về yêu cầu tiêu chuẩn hồ sơ: là việc xây dựng, tạo lập và

ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn và thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn đó nhằm đảm bảo hồ sơ được lập đạt yêu cầu chất lượng cao nhất

Ví dụ: Theo một số văn bản của Nhà nước có quy định yêu cầu tiêu chuẩn hồ sơ như sau:

+ Các hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ;

+ Các hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản, phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc;

+ Tài liệu trong hồ sơ phải bảo đảm đúng thể thức văn bản; có giá trị và

độ tin cậy cao;

+ Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ;

+ Tài liệu trong hồ sơ phải phản ánh toàn bộ, hoặc một phần, một giai đoạn của quá trình diễn biến của sự việc;

+ Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác

- Chuẩn hóa về trách nhiệm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ: là việc

nghiên cứu, xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn về trách nhiệm của

tổ chức, cá nhân trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

Ví dụ: Tại Điều 9 Luật Lưu trữ Viêt Nam, năm 2011, có quy định

“Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách chiệm của cơ quan, tổ chức”

- Chuẩn hóa về quy trình, phương pháp lập hồ sơ hiện hành: là việc

nghiên cứu, xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn về phương pháp, cách thức lập hồ sơ và triển khai thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn đó thống nhất và hiệu quả

Ví dụ : Tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012

về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành có hướng dẫn chi tiết, cụ thể các bước lập hồ sơ hiện hành gồm : Mở

hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ Ngoài ra Thông tư 07 cũng hướng dẫn cụ thể cách thức lập danh mục hồ sơ cho hoạt động của cơ quan5

5

Xem thêm : 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp

những tiến bộ nhất định, một số cơ quan đã bắt đầu thu theo hồ sơ, không thu tài liệu bó gói, theo cặp ba dây Bên cạnh đó còn có những tồn tại bất cập trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như thời gian giao nộp chưa đúng quy định; nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị chưa được nộp lưu, vẫn còn tình trạng giao nộp bó gói, theo cặp ba dây hoặc theo đơn vị văn bản… Nhưng có một vấn đề liên quan đến việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành chưa được Nhà nước quy định cụ thể, đó là tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ hiện hành Để nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành, theo chúng tôi việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành là cần thiết, bởi các lý do sau:

Hồ sơ là sản phẩm lao động của cán bộ, công chức, viên chức trong các

cơ quan, tổ chức Sản phẩm hồ sơ là một trong những thước đo để đánh giá trình độ, năng lực, tinh thần trách nhiệm trong việc xử lý, giải quyết các công việc được giao của các cán bộ, công chức, viên chức Đồng thời hồ sơ tài liệu còn là tiêu chí để đánh giá chất lượng chuyên môn của mỗi đơn vị, tổ chức trong cơ quan Thực tế cho thấy hồ sơ được lập như thế nào là đúng tiêu chuẩn của Nhà nước thì chưa có văn bản nào quy định Vì vậy, có nhiều cán bộ, công chức, viên chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đóng thành quyển, hồ sơ không để vào bìa hồ sơ mà bảo quản trong một cặp cứng có hai móc kim loại ở giữa dùi hai lỗ bên trái văn bản để xâu văn bản vào cặp; cũng có những loại hồ

sơ chỉ thuần túy phản ánh một vấn đề, một sự việc, nhưng có loại tập văn bản trong đó mỗi văn bản hầu như là một vấn đề khác nhau…

Như chúng ta biết, hồ sơ là một đơn vị thống kê, đơn vị phân loại, đơn vị

để tra tìm và khai thác sử dụng tài liệu trong các cơ quan, tổ chức nói chung và trong các kho lưu trữ nói riêng Nội dung của mỗi hồ sơ phản ánh về một công việc, một vấn đề hoặc một người nào đó Việc giao nộp từ cán bộ, công chức, viên chức vào lưu trữ cơ quan được tiến hành bằng đơn vị hồ sơ là chính xác và khoa học nhất Bởi lẽ, việc giao nộp tài liệu bằng các hồ sơ mới giúp cán bộ lưu trữ nắm được chính xác nội dung những tài liệu giao nộp vào lưu trữ, giao nộp bao nhiêu hồ sơ, trong hồ sơ có bao nhiêu tài liệu Đồng thời, những cá nhân hoặc đơn vị, tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan mới nắm được đã giao nộp vào lưu trữ những hồ sơ, tài liệu gì Qua đó, phân định rõ ràng, chính xác trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ giữa bên giao và bên nhận, đồng thời

tạo thuận lợi cho lưu trữ cơ quan có cơ sở, công cụ cho việc tra tìm tài liệu phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng

Nếu như việc giao nộp tài liệu từ cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan vào lưu trữ được tiến hành khi chưa lập hồ sơ, tài liệu giao nộp được tính bằng đơn vị là văn bản thì bên giao tài liệu sẽ mất rất nhiều thời gian để thống

kê văn bản, thực tế việc này rất khó thực hiện khi giao nhận tài liệu với số lượng lớn Mặt khác

khi tiến hành giao tài liệu giữa bên giao và bên nhận theo đơn vị văn bản sẽ mất nhiều thời gian để đối chiếu, so sánh tài liệu với bản thống kê văn bản giao nộp Nếu việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo đơn vị tính là cặp ba dây hoặc bó, gói tài liệu thì việc thống kê tài liệu để bàn giao giữa bên giao và bên nhận sẽ rất nhanh nhưng hạn chế cơ bản là bên giao và bên nhận không nắm được nội dung những tài liệu giao nộp là những vấn đề gì, khi có sự cố mất mát tài liệu lưu trữ, lộ lọt bí mật thông tin tài liệu sẽ không có căn cứ để xác định trách nhiệm thuộc về ai, bên giao hay bên nhận Đặc biệt, khi cần tra tìm tài liệu phục vụ khai thác sử dụng sẽ gặp nhiều khó khăn, nếu tài liệu chưa được chỉnh lý khoa học thì rất khó khăn để phục vụ được các yêu cầu khai thác sử dụng

1.3 Các tiêu chuẩn, quy chuẩn hiện hành về hồ sơ và lập hồ sơ

Để hệ thống hóa lại các quy chuẩn, tiêu chuẩn hiện hành về hồ sơ, lập hồ

sơ, chúng tôi tiến hành nghiên cứu, khảo sát hệ thống các quy chuẩn, tiêu chuẩn

đã được quy định trong các văn bản pháp lý hiện hành, trong đó tập trung vào các văn bản sau:

- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, năm 2001;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Luật Lưu trữ Việt Nam số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan

Nội dung các văn bản trên có quy định về hồ sơ và lập hồ sơ, cụ thể ở các nội dung sau:

1.3.1 Hồ sơ

Có thể nói hồ sơ là một khái niệm đã được nhiều văn bản của Nhà nước như Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư nêu ra và đây là các quy chuẩn về

hồ sơ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở nước

ta Cụ thể trong một số văn bản có quy định:

Luật Lưu trữ Việt Nam số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 có

giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 về công tác văn

thư có có giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”

Phân tích các khái niệm nêu trên chúng tôi thấy các văn bản đều thống

nhất hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một

sự việc hay một người, một đối tượng cụ thể; hoặc là hồ sơ có các đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành, thời gian ban hành…; hoặc hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Theo các khái niệm về hồ sơ nêu trên cho thấy, hồ sơ sẽ gồm hai nhóm chính Nhóm thứ nhất là các hồ sơ về một vấn đề, chuyên đề, một sự việc hay một người, một đối tượng cụ thể Nhóm thứ hai là hồ sơ có các đặc điểm chung với nhau như có cùng tên loại, cùng cơ quan, tổ chức, cùng thời gian ban hành hoặc một số đặc điểm về thể thức khác Hiện nay, có quan điểm cho rằng hồ sơ chỉ thuộc về nhóm thứ nhất tức là hồ sơ là những văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, chuyên đề, vụ việc, một đối tượng cụ thể Còn lại

nhóm thứ hai, các tài liệu có các đặc điểm chung về thể thức như tác giả, tên loại, thời gian ban hành… không dùng khái niệm hồ sơ mà chỉ dùng khái niệm

là “tập văn bản” Ví dụ : Hồ sơ về việc giải quyết khiếu nại của ông Nguyễn Văn A trong việc thực hiện chế độ chính sách người có công đối với gia đình ông; Tập Nghị định của Thủ tướng Chính phủ năm 2014

1.3.2 Yêu cầu đối với hồ sơ

Qua khảo cứu các quy định hiện hành của Nhà nước có liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành, chúng tôi nhận thấy, hầu hết các văn đều đưa ra những yêu cầu chung, cơ bản đối với hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành Cụ thể tập trung vào các yêu cầu tiêu chuẩn như sau:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

Về quan điểm lập hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, yêu cầu này được quy

định, ban hành thành tiêu chuẩn, quy chuẩn trong một văn bản của Nhà nước

về công tác lập hồ sơ hiện hành, cụ thể tại điểm a, mục 2, điều 21 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác

văn thư có nêu: “Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức”

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đó Mỗi một cơ quan hay đơn vị đều có chức năng, nhiệm

vụ nhất định do cơ quan có thẩm quyền giao Do đó văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nào tất yếu phải phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó Toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ở thời điểm mà hồ sơ đó hình thành; từng hồ sơ phải thể hiện được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ sơ Như vậy, yêu cầu này cho đến nay vẫn là đúng và được coi là các tiêu chuẩn, quy chuẩn để thực hiện trong việc lập hồ sơ công việc ở các cơ quan, tổ chức và cá nhân

b) Hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc

Về yêu cầu tiêu chuẩn này, có nhiều văn bản của Nhà nước quy định, cụ

thể:

- Tại điểm b, mục 2, điều 21 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8

tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có nêu: “Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh

đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc”

- Tại điểm b, mục 4, điều 3 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22

tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan có nêu “Văn bản, tài liệu trong mỗi

hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với

nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải

quyết công việc”

Trong mọi vấn đề, sự việc do cơ quan, tổ chức giải quyết đều có quá

trình bắt đầu và kết thúc Các văn bản hình thành trong quá trình đó đều có mối

liên hệ mật thiết với nhau, mang tính khách quan, không phụ thuộc vào ý muốn

chủ quan của con người Qua khảo cứu cho thấy hầu hết các văn bản đều quy

định hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản,

phản ánh đúng trình tự, diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết

công việc Theo chúng tôi, yêu cầu này rất quan trọng vì nếu hồ sơ được lập

phản ánh đúng diễn biến, trình tự giải quyết công việc sẽ là căn cứ pháp lý quan

trọng minh chứng cho quá trình xử lý, giải quyết công việc đúng hay chưa, có

khách quan hay không Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu này chỉ có thể

thực hiện đối với hồ sơ vấn đề, sự việc, vụ việc Còn các hồ sơ được tập hợp

bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại hay thời gian ban hành thì

không thể thực hiện mối liên hệ này

c) Các văn bản trong hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều

Về yêu cầu tiêu chuẩn này, trong một văn bản đã có quy định về yêu cầu

này Cụ thể tại điểm c, mục 2, điều 21 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8

tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có nêu: “Văn bản, tài liệu

được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều”

Trong thực tiễn giải quyết một vấn đề, sự việc của cơ quan, tổ chức

đó, những tài liệu có ý nghĩa thực tiễn lâu dài hoặc có giá trị lịch sử, có những tài liệu chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, hoặc không còn giá trị sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong tài liệu đó đã được giải quyết Tuy nhiên, nếu hiểu yêu cầu này một cách máy móc sẽ dẫn đến hệ quả khó lường khi các văn bản trong một hồ sơ bị tách rời ra để xem xét giá trị của chúng Trong thực

tế, hồ sơ hình thành từ hoạt động của cơ quan, tổ chức phần lớn là các hồ sơ công việc (hồ sơ vấn đề, sự việc, vụ việc…) Bởi lẽ, một trong các yêu cầu của

hồ sơ là phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, các tài liệu trong hồ sơ công việc luôn có mối liên hệ mật thiết với nhau, toàn bộ các tài liệu trong hồ sơ mới tạo thành một hồ sơ hoàn chỉnh về thành phần và đảm bảo tính toàn vẹn về thông tin của hồ sơ Theo chúng tôi yêu cầu này chỉ phù hợp với một số trường hợp cụ thể của hồ sơ như hồ sơ là các tập văn bản đến không phát sinh công việc mà chỉ để biết và lưu theo các đặc trưng giống nhau về thể thức văn bản Ngoài ra yêu cầu này cũng phù hợp trong việc khôi phục hồ sơ của cán bộ lưu trữ khi tài liệu thu về chưa được lập hồ sơ

Như vậy, việc quy định văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều đã được tiêu chuẩn, quy chuẩn trong văn bản của Nhà nước Tuy nhiên, việc triển khai thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn về yêu cầu này cần hết sức linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể, tránh thực hiện máy móc dẫn đến xem xét giá trị của từng văn bản, tài liệu trong hồ sơ và loại đi những văn bản, tài liệu quan trọng trong hồ sơ nếu xét một cách tổng thể quá trình hình thành của hồ sơ đó

d) Tài liệu, văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm đúng thể thức hoặc phải

có giá trị pháp lý và độ tin cây cao

Về yêu cầu tiêu chuẩn này, trong một số văn bản của Nhà nước đã có quy định Cụ thể tại điểm b, mục 4, điều 3 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan có nêu “Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc”

- Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định Một trong những tác dụng, ý nghĩa của thể thức văn bản

là đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản Qua khảo cứu các tài liệu có liên quan, chúng tôi thấy rằng yêu cầu này đối với việc lập hồ sơ là cần thiết phải có Bởi lẽ, để hồ sơ lưu lại có giá trị nghiên cứu và có thể làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý và độ tin cậy Xét về mặt bản chất của yêu cầu này, làm sao hồ sơ lập

ra có giá trị nghiên cứu và là bằng chứng pháp lý

- Thể thức văn bản là dấu hiệu nhận biết độ tin cậy và tính pháp lý của văn bản, tài liệu Do vậy, khi lập hồ sơ cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý lựa chọn những văn bản đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ Ví dụ: cùng một văn bản có thể có 3 bản khác nhau (bản gốc, bản chính và bản sao) thì có thể chọn bản gốc để đưa vào hồ sơ Tuy nhiên, thông thường mỗi văn bản chỉ

có 01 bản gốc lưu ở tập văn bản phát hành còn bản chính để đưa vào hồ sơ công việc Trong thực tế lập hồ sơ hiện hành cần chú ý xem xét giá trị của văn bản, tài liệu trong hồ sơ mang tính tổng thể và hệ thống, không xé lẻ từng văn bản trong hồ sơ để xem xét giá trị pháp lý và độ tin cậy của tài liệu Hồ sơ được lập có thể có rất nhiều tài liệu khác nhau như văn bản, phiếu gửi, đơn, bảng thống kê, tranh ảnh, nhưng đôi khi có những phiếu xử lý chỉ là những mảnh giấy có bút phê ý kiến của lãnh đạo Những loại tài liệu này, dù xét về mặt thể thức thì nó không hoàn thiện, nhưng nếu loại bỏ tài liệu này ra khỏi hồ sơ thì

hồ sơ đó sẽ không đảm bảo giá trị toàn vẹn và tin cậy … Vì vậy, áp dụng yêu cầu này trong lập hồ sơ hiện hành cần chú ý chỉ áp dụng với tài liệu là văn bản

và vận dụng linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể hồ sơ cần lập Theo chúng tôi, tiêu chuẩn này cũng cần được nghiên cứu, quy định thành các quy chuẩn, tiêu chuẩn và thống nhất thực hiện

e) Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ

Về yêu cầu tiêu chuẩn này, trong một số văn bản của Nhà nước đã có quy định Cụ thể tại Điều 15 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng

11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan có nêu “Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể các tài liệu phim, ảnh, ghi âm; Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo bảo đảm sự toàn vẹn, đầy

đủ của hồ sơ, trành bị thất lạc”

Về mặt lý thuyết, một hồ sơ đảm bảo chất lượng thì hồ sơ đó phải đảm bảo đầy đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là dựa vào đâu để có cơ sở, căn cứ xác định

sự thiếu đủ về thành phần tài liệu trong hồ sơ Để biết được sự thiếu hay đủ, chúng ta phải xác định được thành phần trong hồ sơ gồm có những loại văn bản, tài liệu gì, bao nhiêu văn bản, tài liệu Để làm được việc này, cần phải xây dựng danh mục chuẩn các văn bản, tài liệu có trong từng nhóm hồ sơ cụ thể Bảng danh mục này sẽ là chuẩn để đối chiếu sự thiếu đủ trong hồ sơ, giúp cho người lập hồ sơ cũng như người làm lưu trữ có căn cứ, cơ sở để đối chiếu, phát hiện những văn bản, tài liệu còn thiếu để bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ hiện hành Ví dụ: Hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư

Để xác định được hồ sơ nguyên tắc này đã đủ chưa chúng ta dựa vào đâu làm căn cứ xác định; để xác định được điều đó chúng ta có thể hệ thống hóa toàn bộ các văn bản có quy định về công tác văn thư của cơ quan Nhà nước, của cấp trên và của chính cơ quan mình Trong số đó lựa chọn toàn bộ những văn bản

có liên quan đang còn hiệu lực thi hành để đưa vào hồ sơ nguyên tắc Như vậy danh mục này sẽ là căn cứ để đối chiếu xác định được hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư đã đủ hay chưa Một ví dụ khác về công việc cụ thể: Hồ sơ về việc xin chủ trương đầu tư xây dựng công trình sẽ gồm có các tài liệu: Báo cáo đầu tư (Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi), Văn bản của cơ quan thẩm định (nếu có), Văn bản về chủ trương đầu tư dự án, công trình xây dựng, tài liệu khác có liên quan

Thực hiện tốt yêu cầu tiêu chuẩn về sự đầy đủ, nghĩa là xác định được thành phần cơ bản của các loại hồ sơ sẽ giúp cho cán bộ, chuyên viên biết được những tài liệu nào cần có trong hồ sơ, đồng thời cán bộ lưu trữ có căn cứ đối chiếu để thu hồ sơ có đủ hay không Như vậy, yêu cầu tiêu chuẩn về sự đầy đủ trong hồ sơ là một trong những tiêu chuẩn quan trọng mang tính quyết định đến chất lượng của hồ sơ Văn bản, tài liệu trong hồ sơ đầy đủ thì hồ sơ đó sẽ phản ánh được sự đầy đủ, chân thực và trọn vẹn của toàn bộ quá trình hoặc một phần

của quá trình giải quyết vấn đề, sự việc Trong việc lập hồ sơ hiện hành, các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình xử lý, giải quyết về một vấn đề, sự việc đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, nếu thiếu đi một trong số văn bản, tài liệu đó sẽ dẫn đến sự khuyết thiếu một mắt xích trong chuỗi mắt xích để tạo thành một quá trình xử lý, giải quyết của vấn đề, sự việc Vì vậy, việc nghiên cứu và xác định rõ yêu cầu tiêu chuẩn sự đầy đủ tài liệu trong việc lập hồ sơ hiện hành là cần thiết để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan, tổ chức

g) Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác

Biên mục bên trong và ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ để tra cứu được nhanh chóng và thuận tiện Nội dung công tác biên mục hồ sơ gồm:

- Đánh số trang: Để cố định thứ tự văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, bảo đảm tài liệu không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu

- Viết mục lục tài liệu : Để thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ tạo thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm tài liệu

- Viết chứng từ kết thúc: Để kiểm tra, bảo quản, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo tài liệu trong hồ sơ, đồng thời theo dõi được tình trạng vật lý của tài liệu để có biện pháp xử lý kịp thời

- Viết bìa hồ sơ: Viết đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết trên bìa hồ

sơ tạo thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm

Việc thực hiện yêu cầu này trong công tác lập hồ sơ hiện hành là công việc không khó khăn, phức tạp nhưng thường tốn nhiều thời gian và công sức Với những ý nghĩa, tác dụng thiết thực của việc biên mục hồ sơ nên hầu hết các văn bản có liên quan đến lập hồ sơ hiện hành đều đặt ra yêu cầu phải biên mục

hồ sơ

1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ

Từ nhiều năm qua, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở Việt Nam đã

có nhưng quy định về lập hồ sơ hiện hành Trong đó, xác định rõ trách nhiệm

của người trực tiếp giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc đó Cụ thể như:

- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, năm 2001 : tại Điều 11 có quy định “Các

cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn”

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8 tháng 4 năm 2004 về công tác văn

thư: tại Khoản 4 Điều 23 quy định “Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó

- Luật Lưu trữ Viêt Nam, năm 2011: tại Điều 9 có quy định “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ

sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy

đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức”

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu

trữ hiện hành: tại Khoản 4 Điều 3 có quy định “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành”

Như vậy, quy định về trách nhiệm lập hồ sơ công việc đã được quy chuẩn hóa trong các văn bản nêu trên đã rõ ràng và cụ thể Để công tác lập hồ

sơ hiện hành được tốt thì việc quán triện thực hiện đúng trách nhiệm của từng

cá nhân và tập thể đối với nhiệm vụ lập hồ sơ công việc được giao

1.3.4 Quy trình và phương pháp lập hồ sơ

Một số văn bản pháp lý đã quy định về quy trình, phương pháp lập hồ sơ hiện hành như:

- Tại Điều 21 - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư có nêu nội dung công việc lập hồ sơ gồm có

ba bước: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện

hành có hướng dẫn chi tiết, cụ thể các bước lập hồ sơ hiện hành gồm : Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ Ngoài ra

Thông tư 07 cũng hướng dẫn cụ thể cách thức lập danh mục hồ sơ cho hoạt động của cơ quan6

Quy trình luôn đi với phương pháp lập hồ sơ hiện hành, quy trình chỉ ra cho người ta biết các bước phải tiến hành, phương pháp chỉ cho người ta cách thức tiến hành Qua kết quả khảo cứu các văn có liên quan, chúng tôi thấy, việc quy định trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành cơ bản là thống nhất về trách nhiệm lập hồ sơ là của mọi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức Nội dung các văn bản đã xây dựng, ban hành quy chuẩn về quy trình chung lập hồ

sơ hiện hành gồm có 3 bước là mở hồ sơ, thu thập, cập nhật văn bản đưa vào hồ

sơ và kết thúc, biên mục hồ sơ Cách thức lập hồ sơ có hai cách là lập hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành khi chưa có danh mục

hồ sơ Có thể nói về quy trình lập hồ sơ hiện hành còn có sự khác nhau, nhưng xét đến cùng thì các quy trình đó vẫn hướng tới mục đích cuối cùng là các cán

bộ, chuyên viên lập được hồ sơ trong quá trình thực hiện công việc được giao Tuy nhiên, việc thiếu thống nhất về quy trình và cách thức lập hồ sơ hiện hành

sẽ là những khó khăn cho cán bộ, chuyên viên trong việc vận dụng vào thực tiễn để lập hồ sơ công việc Vì vậy, theo chúng tôi, việc nghiên cứu xây dựng thống nhất quy trình và các phương pháp lập hồ sơ hiện hành thành quy chuẩn

là cần thiết

Tóm lại, qua khảo cứu các văn bản nêu trên về hồ sơ và lập hồ sơ, chúng tôi thấy nội dung các văn bản đã quy định, hướng dẫn về hồ sơ và lập hồ sơ thành các quy chuẩn, tiêu chuẩn để triển khai thực hiện Trong đó, về khái niệm

hồ sơ, các văn bản đã quy định, hướng dẫn cơ bản là thống nhất và có thể triển khai thực hiện Về yêu cầu, tiêu chuẩn của hồ sơ, nội dung các văn bản có nêu

6 yêu cầu tiêu chuẩn đối với hồ sơ Trong đó, theo chúng tôi về yêu cầu hồ sơ được lập phải phán ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành phông; là yêu cầu tiêu chuẩn phù hợp cần triển khai thực hiện Về yêu

6

Xem thêm : Thông tư 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

cầu tiêu chuẩn hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản, yêu cầu tiêu chuẩn này chỉ phù hợp thực hiện đối với các hồ sơ vấn

đề, sự việc, vụ việc, hồ sơ là các tập văn bản lưu văn bản đi, đến có các đặc trưng giống nhau như về tác giả, thể loại thì không phù hợp áp dụng yêu cầu

này Về yêu cầu tiêu chuẩn Các văn bản trong hồ sơ có giá trị tương đối đồng đều, khi vận dụng yêu cầu này để lập hồ sơ công việc cần vận dụng linh hoạt

trong từng trường hợp cụ thể, không máy móc thực hiện dẫn đến loại nhầm những tài liệu có giá trị quan trọng nếu xét chúng ở cả một quá trình; yêu cầu này phù hợp hơn với việc lập hồ sơ ở lưu trữ đối với những tài liệu chưa được

lập hồ sơ ở hiện hành Về yêu cầu tài liệu, văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức hoặc phải có giá trị pháp l‎ý và độ tin cậy cao, yêu cầu này là phù

hợp đối với việc lập hồ sơ hiện hành, cần chú‎ ý yêu cầu đúng thể thức văn bản

chỉ áp dụng đối với các tài liệu là văn bản Về yêu cầu tiêu chuẩn văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ; hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác là

các yêu cầu tiêu chuẩn đã có sự thống nhất và phù hợp để triển khai thực hiện

Về trách nhiệm lập hồ sơ và quy trình, phương pháp lập hồ sơ các văn bản đã quy định, hướng dẫn ở các mức độ cụ thể khác nhau Bên cạnh các nội dung trên, theo chúng tôi trong các văn bản pháp l‎ý của Nhà nước cần nghiên cứu bổ sung thống nhất thành quy chuẩn, tiêu chuẩn về các thể loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; về tiêu chuẩn hồ sơ phải ánh trọn vẹn toàn bộ, hoặc một phần, một giai đoạn của quá trình diễn biến của sự việc

Tiểu kết chương 1: Chuẩn hóa hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện

hành là một vấn đề mới, chưa được triển khai thực hiện phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, với những ý nghĩa thiết thực của việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành thì chúng ta cần tổ chức đánh giá lại hệ thống các văn bản pháp quy, quy định, hướng dẫn của Nhà nước

về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là rất quan trọng Thông qua việc đánh giá này, phát hiện những vấn đề gì đã được quy định chuẩn để quán triệt thực hiện; vấn đề gì đã quy định nhưng chưa cụ thể và vấn

đề gì chưa được quy định để kiến nghị các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền thực hiện sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản pháp quy, quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ vào nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

Chương 2

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VIỆC CHUẨN HÓA HỒ SƠ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÕNG TRUNG ƯƠNG

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM 2.1 Quy định, quy chế của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao

nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành

Văn phòng Trung ương Đảng có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm

tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức

chính trị - xã hội, nên việc xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng

dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành không chỉ được áp

dụng ở VPTW Đảng mà còn áp dụng cho các cơ quan Đảng và các tổ chức

chính trị - xã hội ở Trung ương và địa phương Hiện nay, ở VPTW Đảng, hệ

thống các văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao

nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành được ban hành tương đối nhiều cho cả hệ

thống Đảng và cả ở VPTW Đảng Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn,

chúng tôi chỉ đề cập tới một số văn bản quy định, hướng dẫn của VPTW Đảng

về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng

Trong khoảng 10 năm trở lại đây, VPTW Đảng đã ban hành 22 văn bản

chỉ đạo, hướng dẫn có liên quan đến lập hồ sơ áp dụng tại VPTW Đảng, cụ thể

:Quy định 01 văn bản, Hướng dẫn 01 văn bản, Quyết định 07 văn bản, Kế

hoạch 07 văn bản, Công văn 08 văn bản Trong đó, phải kể đến một số văn bản

sau:

- Công văn số 45-CV/VPTW/nb, ngày 10 - 01 - 2008 của VPTW Đảng về

việc hướng dẫn lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành;

- Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày 9 -11 - 2009 của VPTW Đảng về

việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành;

- Quy định số 3677-QĐ/VPTW, ngày 6 - 01 - 2010 của VPTW Đảng quy

định về việc làm biên bản, lập và quản lý hồ sơ hội nghị BCT, BBT;

- Quy định số 3681-QĐ/VPTW, ngày 8 - 01 - 2010 của VPTW Đảng ban

hành Quy chế về lập, quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức,

người lao động ở VPTW Đảng;

- Công văn số 165-CV/CLT, ngày 20-02-2012 của Cục Lưu trữ về hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ hiện hành;

- Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28 tháng 3 năm 2014 của VPTW Đảng

về công tác văn thư ở VPTW Đảng;

- Quyết định số 3623-QĐ/VPTW, ngày 26-5-2014 của VPTW Đảng về ban hành danh mục hồ sơ mẫu các đơn vị, tổ chức trực thuộc VPTW Đảng;

- Hướng dẫn số 34- QĐ/VPTW, ngày 7-7-2014 của VPTW Đảng hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng Cộng sản Việt Nam…

Trong các văn bản nêu trên, có 3 văn bản sau đây đề cập nhiều đến lập hồ

sơ hiện hành:

Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày 9 -11 - 2009 của VPTW Đảng về

việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành Đây là văn bản mang tính pháp lý cao nhất và nội dung quy định cụ thể, rõ ràng nhất, được áp dụng trong thời gian từ năm 2009 tới nay Quy định gồm có 12 điều, trong đó

có 04 phần chính là Quy định chung; lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; tổ chức thực hiện Cụ thể như sau:

Phần Quy định chung bao gồm 04 điều:

Điều 1 về nguyên tắc chung: “Toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Trung ương Đảng và VPTW Đảng (bao gồm tài liệu được ghi trên giấy, băng âm thanh, băng hình, đĩa âm thanh, đĩa hình, phim, ảnh hoặc các vật mang tin khác) đều phải được lập thành hồ sơ, quản lý chặt chẽ và bảo

vệ an toàn Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của các đơn vị, tổ chức trong VPTW Đảng phải được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành Tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp (trong trường hợp không có bản chính, bản gốc).”

Điều 2 quy định về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng: “Phạm vi điều chỉnh : Quy định này quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Đối tượng áp dụng của Quy định là các đơn

vị trực thuộc VPTW Đảng; các Văn phòng Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh của cơ quan (sau đây gọi tắt là các tổ chức); các đồng

chí lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, công chức, viên chức trong VPTW Đảng (sau đây gọi tắt là cá nhân) Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên An Phú, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Hồ Tây và Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên In Tiến Bộ áp dụng quy định riêng”

Điều 3 giải thích một số từ ngữ chuyên môn sử dụng trong quy định như:

Tài liệu văn thư, Giá trị lưu trữ, Bản gốc, Bản chính, Bản sao hợp pháp, Hồ sơ,

Hồ sơ nguyên tắc, Lập hồ sơ, Danh mục hồ sơ

Điều 4 quy định việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành: “Cục trưởng Cục Lưu trữ có trách nhiệm tham mưu giúp Chánh VPTW Đảng xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, tổ chức và

cá nhân trong cơ quan vào Lưu trữ hiện hành Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức chịu trách nhiệm trước Chánh VPTW Đảng về công tác lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ, tài liệu của đơn vị, tổ chức vào Lưu trữ hiện hành Phòng Lưu trữ hiện hành thuộc Cục Lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc lập

hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp của các đơn vị, tổ chức và cá nhân trong VPTW Đảng”

Điều 5 quy định về yêu cầu lập hồ sơ như sau:

- Yêu cầu chung

Các đơn vị, tổ chức và cá nhân khi lập hồ sơ cần căn cứ vào các quy định hiện hành của cơ quan về công tác lập hồ sơ, bản danh mục hồ sơ do Chánh VPTW Đảng phê duyệt và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Lưu trữ

- Yêu cầu đối với hồ sơ được lập

+ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng, đầy đủ các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức ở VPTW Đảng; bảo đảm tính xác thực, tính tin cậy, tính toàn vẹn và tính khả dụng của hồ sơ

+ Văn bản, tài liệu được tập hợp vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau về một vấn đề, một sự việc; phản ánh đúng trình tự diễn biến của công việc hay trình tự giải quyết công việc

+ Văn bản, tài liệu được tập hợp vào hồ sơ phải có thời hạn bảo quản tương đối đồng đều

- Yêu cầu cụ thể đối với một số loại hồ sơ

+ Hội nghị BCH Trung ương; hội nghị cán bộ do BCT, BBT triệu tập : Mỗi hội nghị lập một hồ sơ, tài liệu trong mỗi hồ sơ được sắp xếp theo trình tự diễn biến hội nghị Hồ sơ gồm bộ bản gốc, hai bộ bản chính và văn bản có bút tích của các đồng chí Uỷ viên BCT, BBT, các bút tích khác có giá trị lưu trữ (nếu có); ghi rõ tiêu đề hồ sơ trên bìa hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu có trong hồ sơ

+ Hội nghị BCT, BBT; hội nghị do đồng chí Tổng Bí thư và hội nghị do đồng chí Thường trực BBT triệu tập : Mỗi hội nghị hoặc mỗi vấn đề của hội nghị lập một hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo trình tự diễn biến hội nghị Hồ sơ gồm hai bộ bản chính (riêng tài liệu trình, báo cáo tại hội nghị có thể có một bộ bản sao) và văn bản có bút tích của các đồng chí Uỷ viên BCT, BBT, các bút tích khác có giá trị lưu trữ (nếu có); ghi rõ tiêu đề hồ sơ trên bìa

hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu có trong hồ sơ

+ Hội nghị toàn quốc chánh văn phòng các tỉnh uỷ, thành uỷ; hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của VPTW Đảng, hội nghị chuyên đề: mỗi hội nghị lập một hồ sơ, tài liệu trong mỗi hồ sơ hội nghị được sắp xếp theo trình tự diễn biến hội nghị, gồm một bộ bản gốc và một bộ bản chính; ghi rõ tiêu đề hồ sơ trên bìa hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu có trong hồ sơ

+ Tài liệu do Trung ương Đảng và VPTW Đảng ban hành: Mỗi loại văn bản được lập một hồ sơ (theo đặc trưng tên gọi của tài liệu) Tài liệu trong hồ

sơ được sắp xếp theo thứ tự số của tài liệu, gồm một bộ bản gốc và hai bộ bản chính; ghi rõ tiêu đề hồ sơ trên bìa hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu có trong hồ sơ

+ Tài liệu của các ban, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ và các tỉnh

uỷ, thành uỷ gửi đến Trung ương Đảng (tài liệu đến): Tài liệu đến (trừ những tài liệu thuộc loại phải lập hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc) được phân loại theo tác giả có tài liệu gửi đến; mỗi cơ quan, tổ chức, địa phương là một tác giả Tài liệu của mỗi tác giả lập một hoặc một số hồ sơ Tài liệu trong hồ sơ sắp xếp theo trật

tự thời gian của tài liệu, ghi rõ tiêu đề hồ sơ (tên tác giả) trên bìa hồ sơ và không

cần lập mục lục văn bản, tài liệu có trong hồ sơ Tài liệu gửi đến của Trung ương

có độ tối mật, tuyệt mật phải có thống kê số, ký hiệu của tài liệu

+ Hồ sơ chuyên đề, hồ sơ vấn đề (bao gồm cả các đề án, dự án, đề tài),

hồ sơ vụ việc : Mỗi chuyên đề, vấn đề, vụ việc lập một hồ sơ Tài liệu trong hồ

sơ xếp theo trình tự diễn biến của vấn đề, vụ việc; ghi rõ tiêu đề hồ sơ trên bìa

hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu có trong hồ sơ

+ Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình được lập hồ sơ, sắp xếp theo trình

tự như tài liệu giấy, nhưng được biên mục, hệ thống hoá và bảo quản riêng theo loại hình tài liệu

Điều 6 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ như sau:

- Các đơn vị, tổ chức và cá nhân có trách nhiệm tập hợp đầy đủ tài liệu, lập hồ sơ về các hoạt động được phân công theo dõi, giải quyết thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

- Các đồng chí là chủ tịch hội đồng, trưởng ban, trưởng tiểu ban, tổ trưởng tổ nghiên cứu đề tài, đề án, dự án… có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ tài liệu về hoạt động của hội đồng, ban, tiểu ban hoặc tổ nghiên cứu mà mình phụ trách

- Các đơn vị, tổ chức lập hồ sơ về hoạt động nội bộ của đơn vị, tổ chức mình, gồm : hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết; biên bản họp lãnh đạo; chương trình công tác, báo cáo tháng, quý, 6 tháng, năm; hồ sơ về các hoạt động nghiên cứu khoa học, nghiệp vụ và các hoạt động nội bộ khác của đơn vị, tổ chức

Điều 7 quy định trách nhiệm lập hồ sơ các hoạt động chung của Trung ương Đảng, VPTW Đảng như sau:

- Vụ Hành chính lập các hồ sơ hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, hội

nghị cán bộ do Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; hồ sơ văn bản phát hành của Trung ương và VPTW Đảng; hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn do Trung ương tổ chức

- Vụ Thư ký lập các hồ sơ hồ sơ hội nghị Bộ Chính trị, hội nghị Ban Bí

thư; Hồ sơ hội nghị do đồng chí Tổng Bí thư và hội nghị do đồng chí Thường trực Ban Bí thư triệu tập

- Vụ Tổ chức - Cán bộ lập các hồ sơ Hồ sơ hội nghị toàn quốc chánh văn

phòng các tỉnh uỷ, thành uỷ; các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, hội nghị chuyên đề do VPTW Đảng tổ chức; hội nghị sơ, tổng kết công tác năm của cơ quan; hồ sơ về công tác tổ chức, cán bộ của VPTW Đảng; hồ sơ về hoạt động đối ngoại của cơ quan (đoàn ra, đoàn vào)

- Cục Lưu trữ phối hợp với Vụ Hành chính và các đơn vị liên quan lập

hồ sơ tài liệu Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, Hội nghị đại biểu toàn quốc giữa nhiệm kỳ của Đảng (nếu có)

Điều 8 quy định về trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu như sau:

- Các đơn vị, tổ chức và cá nhân trong VPTW Đảng có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào Lưu trữ hiện hành Các hồ sơ nguyên tắc không phải giao nộp vào lưu trữ

- Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu để giải quyết thì phải lập danh mục gửi cho Phòng Lưu trữ hiện hành và được giữ lại không quá 3 tháng sau khi kết thúc công việc

- Cá nhân được cử đi công tác, đi học dài hạn, nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao hồ sơ, tài liệu đang giải quyết cho đơn

vị, tổ chức hoặc người kế nhiệm; hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong giao nộp đầy

đủ vào lưu trữ hiện hành

- Các đơn vị, tổ chức trong VPTW Đảng trực tiếp trình hoặc phối hợp với Phòng Lưu trữ hiện hành làm thủ tục trình lãnh đạo VPTW Đảng duyệt cho huỷ tài liệu trùng thừa, tài liệu dự kiến loại và tổ chức huỷ tài liệu theo đúng quy định

Điều 9 quy định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu như sau:

- Quý I hằng năm, các đơn vị và cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của năm trước vào lưu trữ hiện hành

- Các hội đồng, ban, tiểu ban, tổ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành, thời gian không quá 3 tháng sau khi kết thúc hoạt động; các chủ nhiệm đề tài, công trình nghiên cứu có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ đề tài, công trình nghiên cứu, chậm nhất là 3 tháng sau khi đề tài, công trình đã được nghiệm thu

- Vụ Địa phương II, Vụ Địa phương III, Cục Quản trị T.78, Cục Quản trị T.26 2 năm một lần giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

- Văn phòng Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh giao nộp hồ sơ, tài liệu sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động, thời gian không quá 6 tháng

- Hồ sơ, tài liệu về các dự án đầu tư và công trình xây dựng cơ bản của các đơn vị trong VPTW Đảng sẽ giao nộp vào lưu trữ hiện hành sau 3 tháng kể

từ khi dự án được phê duyệt báo cáo quyết toán công trình đã hoàn thành

- Hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài chính, kế toán của các đơn vị trong VPTW Đảng được bảo quản và lưu trữ theo Luật Kế toán (năm 2003) và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP, ngày 31-5-2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước (từ Điều 34 đến Điều 43) Hết thời hạn bảo quản theo Luật Kế toán, những hồ sơ thuộc diện lưu trữ lâu dài và vĩnh viễn phải được giao nộp vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

Điều 10 quy định về thủ tục giao nộp và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu như sau

- Chuẩn bị giao nộp :

+ Trước ngày 15 - 12 hằng năm, Phòng Lưu trữ hiện hành gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn

bị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Các đơn vị, tổ chức, cá nhân kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong năm và thông báo cho Phòng Lưu trữ hiện hành biết thời gian và địa điểm giao nộp hồ sơ, tài liệu

Ngoài ra quy định cũng quy định rõ “Trước ngày 15 - 11 hằng năm, Phòng Lưu trữ hiện hành làm báo cáo kết quả giao nộp hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong VPTW Đảng vào lưu trữ hiện hành, gửi lãnh đạo VPTW Đảng, Cục trưởng Cục Lưu trữ, Hội đồng Thi đua, khen thưởng của cơ

quan” (Xem phụ lục 01)

Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28-3-2014 của VPTW Đảng về công tác

văn thư ở VPTW Đảng, trong đó Điều 23 có quy định về trách nhiệm lập và quản lý hồ sơ như sau:

- Tất cả các đơn vị, cán bộ, chuyên viên VPTW Đảng có trách nhiệm lập

hồ sơ và quản lý, giữ gìn văn bản thuộc lĩnh vực, địa phương và công việc được giao phụ trách, theo dõi; nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định

- Cán bộ được cử đi học, đi công tác dài hạn, chuyển công tác khác hoặc

về hưu phải bàn giao đầy đủ hồ sơ tài liệu, kể cả sổ tay công tác cho đơn vị, người thay thế; đối với tài liệu cần nộp lưu trữ cơ quan phải giao nộp đầy đủ cho Phòng Lưu trữ hiện hành, Cục Lưu trữ

- Cục Lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ, danh mục

hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, chuyên viên trong cơ quan; thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất và báo cáo kết quả kiểm tra việc quản lý hồ sơ tài liệu hiện hành của các đơn vị, cán bộ, chuyên viên trong cơ quan cho lãnh đạo VPTW Đảng [42; 13]

Quy định số 3677-QĐ/VPTW, ngày 06-01-2010 của VPTW Đảng về

việc làm biên bản, lập và quản lý hồ sơ hội nghị BCT, BBT, trong đó điều 8 và

9 có quy định về lập hồ sơ như sau:

- Mỗi hội nghị hoặc mỗi vấn đề hoặc một nhóm vấn đề của hội nghị lập một hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo trình tự diễn biến hội nghị; ghi rõ tiêu đề hồ sơ trên bìa hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu có trong hồ