Việc trích lập dự phòng được hiểu là việc ghi nhận vào chi phícủa doanh nghiệp các chênh lệch nhỏ hơn của giá trị tài sản của doanh nghiệptại thời điểm lập báo cáo tài chính và giá trị c
Trang 1PHẦN 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DỰ PHÒNG NỢ
PHẢI THU KHÓ ĐÒI TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY
1 Khái niệm và nhiệm vụ hạch toán các khoản dự phòng
1.1 Khái niệm chung về dự phòng
- Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ
kế toán năm (năm dương lịch (01/01 – 31/12) theo chế độ hiện hành
- Đối với doanh nghiệp có năm tài chính khác với năm dương lịch
- Đối với doanh nghiệp niêm yết
1.2 Bản chất của khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Một khoản dự phòng là khoản nợ phải trả không chắc chắn về giá trịhoặc thời gian Việc trích lập dự phòng được hiểu là việc ghi nhận vào chi phícủa doanh nghiệp các chênh lệch nhỏ hơn của giá trị tài sản của doanh nghiệptại thời điểm lập báo cáo tài chính và giá trị của các tài sản này tại thời điểmmua, hoặc ghi nhận một khoản dự phòng tương ứng với các khoản nợ phảitrả
Dự phòng nợ phải thu khó đòi: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất củacác khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng cóthể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán
Trang 22 Các nguyên tắc kế toán được công nhận khi trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
2.1 Nguyên tắc thận trọng
Đối với các khoản nợ phải thu xác định là nợ phải thu khó đòi sẽ đượclập dự phòng hay chính là trích trước 1 khoản chi phí vào chi phí sản xuấtkinh doanh để khi nó xảy ra đã có ngay khoản bù đắp và không làm cho côngtác kế toán bị lúng túng nhằm chủ động hơn trong quá trình hoạt động
Bên cạnh đó nguyên tắc thận trọng còn được thể hiện trong việc tríchlập các khoản dự phòng nhưng không được lập quá lớn
2.2 Nguyên tắc phù hợp
Theo nguyên tắc này tất cả các giá phí phải được gánh chịu trong việctạo ra doanh thu, nó phải phù hợp với kỳ mà doanh thu được ghi nhận Tức làdoanh nghiệp cần ước tính được giá trị của các khoản dự phòng này và phảitrích trước vào chi phí hoạt động của kỳ
2.3 Nguyên tắc khách quan và nhất quán
Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải được tính toán trênquy mô đáng tin cậy nhất
Trong quá trình trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi cầnphải thực hiện 1 cách nhất quán về các khái niệm, cách tính toán… từ kỳ nàysang kỳ khác
3 Chế độ kế toán hiện hành về dự phòng nợ phải thu khó đòi
3.1 Điều kiện ghi nhận các khoản nợ phải thu khó đòi
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về sốtiền còn nợ
Trang 3- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế,…
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đãlâm vào tình trạng phá sản, giải thể…
3.2 Phương pháp lập dự phòng
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đếndưới 1 năm
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên
Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
3.4 Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi
a) Nợ phải thu không có khả năng thu hồi bao gồm các khoản nợ sau:Đối với tổ chức kinh tế:
Trang 4+ Khách nợ đã giải thể, phá sản.
+ Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả
Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau:
+ Giấy chứng từ (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phươngđối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ
+ Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ cònsống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ
+ Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ
đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án…
b) Xử lý tài chính
Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanhnghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính(nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý củadoanh nghiệp
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệpvẫn phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và được phản ánh ở ngoài bảng cân đối
kế toán trong thời hạn tối thiểu là 10 năm, tối đa là 15 năm kể từ ngày thựchiện xử lý và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ Nếu thu hồi được nợ thì
số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanhnghiệp hạch toán vào thu nhập khác
c) Khi xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanhnghiệp phải lập hồ sơ sau
- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp
- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán
Trang 5- Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được.d) Thẩm quyền xử lý nợ
Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, Giámđốchoặc chủ doanh nghiệp căn cứ vào Biên bản của Hội đồng xử lý và thựchiện xử lý nợ theo quy định
3.5 Nội dung kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Theo quy định hiện hành việc lập dự phòng được tiến hành vào thờiđiểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm và phải có đủ các điều kiệnsau:
- Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanhnghiệp
- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng phải cóchứng từ gốc hợp lệ
- Các khoản nợ phải thu được ghi nhận là nợ khó đòi nếu nợ phải thu đãquá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi trong hợp đồng (khế ướcvay) Trừ trường hợp đặc biệt
- Doanh nghiệp phải lập hội đồng thẩm định xác định các khoản nợphải thu khó đòi và xử lý theo chế độ tài chính hiện hành
- Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượtquá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm
Trang 6PHẦN 2: KẾ TOÁN DỰ PHÒNG NỢ PHẢI THU KHÓ ĐÒI THEO
CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HIỆN HÀNH 1.Kế toán dự phòng phải thu khó đòi tại Việt Nam
1.2.3 Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi
- Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ…
- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thụ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn
1.2.4 Cách hạch toán với những khoản nợ không có khả năng thu hồi
Nếu làm thủ tục xoá nợ:
- Phải theo dõi chi tiết ở TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
Trang 7- Phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính (nếu là doanh nghiệp Nhà nước) hoặc cấp có thẩm quyền
-Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của chính sách tài chính
-Nếu sau khi đã xoá nợ, khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi được nợ đã xử lý thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào tài khoản 711
1.3 Phương pháp hạch toán
- Cuối niên độ kế toán, kế toán ghi:
Nợ TK 642: chi phí QLDN (6426)
Có TK 139: dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Cuối niên độ kế toán sau (N+1) tính mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập
+ Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cuối niên độ sau thấp hơn mức dựphòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước:
Nợ TK 642: chi phí QLDN (6426)
Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi+ Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cuối niên độ sau thấp hơn mức dựphòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước:
Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642: chi phí QLDN
- Xóa nợ phải thu khó đòi không thu hồi được:
Trang 8+ Khi xóa nợ phải thu khó đòi :
BT1: Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
Nợ TK 415: quĩ dự phòng tài chính
Nợ TK 642: chi phí QLDN
Có TK 131: phải thu của khách hàngBT2: Nợ TK 004 (theo dõi ít nhất 5 năm tiếp theo và tiếp tục có biện pháp thu hồi nợ)
+ Nếu khoản nợ phải thu khó đòi đã xóa, sau đó lại thu hồi được, kế toán ghi:
BT1: Nợ TK 111,112
Có TK 711: thu nhập khácBT2: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý
2 Dự phòng nợ phải thu khó đòi tại một số nước trên thế giới
2.1 Dự phòng nợ phải thu khó đòi ở Mỹ
2.1.1 Khái niệm và nguyên tắc hạch toán
- Dự phòng là khoản nợ có giá trị và thời gian không chắc chắn
-Điều kiện để ghi nhận là 1 khoản dự phòng
- Giá trị được ghi nhận là dự phòng sẽ phải là một ước tính tốt nhất chonhững chi phí cần có để thanh toán nghĩa vụ hiện tại vào ngày lập bảng tổngkết tài sản
- Một số hoặc tất cả các khoản chi cần có để thanh toán một khoản dựphòng có thể được dự tính là được hoàn trả bởi một bên Những khoản hoàntrả này được hạch toán như sau:
Trang 9+ Ghi nhận một khoản hoàn trả khi gần như chắc chắn rằng khoản hoàntrả đó sẽ nhận được khi doanh nghiệp thanh toán nghĩa vụ nợ.
+ Hạch toán khoản hoàn trả như một tài sản tách biệt
+ Chi phí liên quan đến khoản dự phòng có thể được trình bày sau khitrừ đi giá trị được ghi nhận cho một khoản hoàn trả trong báo cáo thu nhập
2.1.2 Tài khoản sử dụng
TK "Dự phòng nợ khó đòi"
2.1.3 Phương pháp hạch toán
* Các xác định chi phí nợ khó đòi:
- Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Báo cáo thu nhập:
Chi phí nợ khó đòi = Doanh thu bán chịu x Tỉ lệ nợ khó đòi
* Kế toán ghi sổ:
Nợ TK "Chi phí nợ khó đòi"
Có TK "Dự phòng nợ khó đòi"
- Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Bảng cân đối kế toán
+Phương pháp giản đơn: ước tính có một tỉ lệ nhất định các khoản phảithu hiện có vào thời điểm cuối kì sẽ trở thành nợ khó đòi
Chi phí nợ khó đòi ước tính = Số dư khoản phải thu cuối kì x Tỉ lệ nợkhó đòi
Trang 10Có độ chính xác cao hơn 2 phương pháp trên.
Với phương pháp này, các nhà quản lí tính thời hạn của các khoản phảithu vào cuối mỗi kì, xem xét từng khoản thu và xếp loại theo tiêu thức độ dàithời gian mà chúng tồn tại, sau đó dựa trên kinh nghiệm để ước tính tỉ lệ mỗiloại có thể trở thành khoản khó đòi Điều này có thể thực hiện bằng cách lậpbảng theo dõi nợ theo thời gian
Có TK “Các khoản phải thu”
* Nếu sau khi doanh nghiệp đã xóa sổ một khoản nợ khó đòi đã lập
dự phòng mà khách hàng lại thanh toán khoản nợ đó
- BT1: ghi nhận lại khoản phải thu khách hàng đã xóa sổ:
Trang 11Khi doanh nghiệp biết chắc chắn rằng một số khoản phải thu không thểthu hồi được thì doanh nghiệp có thể xóa sổ trực tiếp khoản nợ đó, kế toán ghisổ:
Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi”
Có TK “Các khoản phải thu”
Việc xóa sổ trực tiếp các khoản nợ khó đòi không tuân thủ nguyên tắcphù hợp giữa doanh thu và chi phí nên rất ít được sử dụng
Nếu sau khi đã xoá sổ trực tiếp các khoản nợ khó đòi mà doanh nghiệplại thu hồi lại được các khoản nợ đó, kế toán ghi sổ như sau:
Bút toán 1: ghi nhận lại khoản phải thu khách hàng đã xóa sổ:
2 2 Dự phòng nợ phải thu khó đòi tại Pháp
- Chi phí dự phòng phải thu khó đòi được hạch toán vào chi phí hoạtđộng sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, việc hoàn nhập dự phòng của Phápđược ghi tăng thu nhập trong khi ta lại ghi giảm chi phí
Pháp có riêng tài khoản 416 – (khách hàng khó đòi nghi ngờ đangtranh chấp) và tài khoản 654- (lỗ do không đòi được nợ) để xử lý các tổn thấtthực tế phát sinh do công nợ phải thu thực sự không đòi được
Kế toán Pháp hạch toán như sau :
Trang 12Nợ TK 654: (lỗ do không đòi được nợ)
Nợ TK 4455: (thuế GTGT phải nộp nhà nước)
Có TK 416: (khách hàng khó đòi nghi ngờ đang tranh chấp)
Có TK 411: (trường hợp chưa kịp lập dự phòng giảm giá tàikhoản khách hàng)
Đồng thời phải hoàn nhập số dự phòng (nếu trước đây đã lập) củakhách hàng xử lý xoá sổ:
Nợ TK 491: (dự phòng giảm giá các tài khoản khách hàng)
Có TK 781: (hoàn nhập khấu hao và dự phòng thuộc thunhập kinh doanh)
Về cơ sở tính số dự phòng phải thu khó đòi cần lập Ở Việt Nam tínhtrên số nợ nghi ngờ có cả thuế GTGT, còn ở Pháp tính số dự phòng trên số nợngoài thuế GTGT:
Mức dự phòng Số % có khả Số nợ nghi ngờ
giảm giá tài = năng mất * ngoài thuế giá
khoản khách hàng trị giá tăng
Trang 13PHẦN 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ BIỆN PHÁP
NHẰM HOÀN THIỆN CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DỰ PHÒNG NỢ
PHẢI THU KHÓ ĐÒI.
3.1 Những điểm tích cực của chế độ mới
Xử lí trường hợp các khoản phải thu khó đòi thực sự là không đòi được, giá trị tổn thất thực tế được bù đắp bằng nguồn dự phòng phải thu khó đòi, nếu thiếu thì hạch toán tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp Hiện nay số trích lập thêm hay được hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi là
Trang 14số chênh lệch giữa mức cần phải trích lập năm nay với số dư của khoản dự phòng đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết
3.1.4 Về mức trích lập dự phòng
Thông tư 228 có điểm khác biệt so với thông tư 13 là mức trích lập dựphòng 30% được áp dụng cho các khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến 1năm thay vì từ 3 tháng tới 1 năm Thông tư 228 cũng cho phép áp dụng mứctrích lập dự phòng 100% đối với các khoản phải thu quá hạn trên 3 năm
3.2 Những hạn chế của chế độ hiện nay
3.2.1 Về mức lập dự phòng đối với khoản nợ phải thu khó đòi
Chế độ tài chính qui định: Tổng mức lập dự phòng các khoản nợ phảithu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải của doanh nghiệp tại thờiđiểm báo cáo tài chính năm Nhưng chuẩn mực kế toán số 14 không qui định
tỷ lệ trích lập
Chế độ kế toán hiện nay có quy định: Chi phí dự phòng phải thu khóđòi được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên nếu xét về bảnchất nội dung nghiệp vụ trích lập dự phòng, hoàn nhập dự phòng là cácnghiệp vụ chỉ được phát sinh vào cuối năm khi đủ điều kiện được phép tríchlập Còn đối với nghiệp vụ xử lý xoá sổ nợ thì phải được Hội đồng quản trịgiám đốc quyết định, nghiệp vụ này không xảy ra thường xuyên trong năm.Hơn nữa, việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí quản lý doanhnghiệp thì rất có thể nguyên tắc thận trọng trong kế toán không được đáp ứngbởi vì nếu tháng cuối năm doanh nghiệp không có sản phẩm tiêu thụ hoặc tiêuthụ với khối lượng rất ít… thì khi đó chi phí quản lý doanh nghiệp khôngđược kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả, có nghĩa là chi phí dự phòng cóthể không được thực hiện vào cuối năm
Trang 15Chưa có chứng từ chi tiết xác định khoản thu hồi khoản dự phòng đãxóa sổ.
3.2.2 Về phương pháp trích lập các khoản dự phòng
Các khoản trích lập dự phòng về bản chất đều xây dựng trên cơ sở ướctính Cách tính toán số dự phòng cần trích lập tại Việt Nam hiện nay đều thựchiện theo phương pháp trực tiếp Tuy nhiên, phương pháp này có phần cứngnhắc và không hoàn toàn đúng trong mọi trường hợp, vì dự phòng là các ướctính không chắc chắn cả về giá trị và thời gian và những ước tính này phụthuộc vào nhiều yếu tố không chỉ về thời gian mà còn cả uy tín, đặc điểm kinhdoanh… của khách hàng Trong khi phương pháp ước tính để xác định số dựphòng cần trích lập như đã trình bày trên đây có thể là một phương pháp hay
mà chế độ kế toàn của chúng ta có thể tham khảo
3.3 Đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện chế độ
Thứ nhất, có lẽ không nên khống chế mức dự phòng ở mức tối đa bằng
20 % tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tàichính năm
Thứ hai, về chi phí dự phòng phải thu khó đòi:
Nên xác định chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi vào nội dung củachi phí hoạt động khác, không nên tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp nhưmột khoản chi phí thường xuyên Trong trường hợp được hoàn nhập dựphòng thì số chênh lệch hoàn nhập được ghi giảm chi phí khác
Các khoản tổn thất thực tế phát sinh do nợ khó đòi là không thể đòiđược phép xoá sổ theo qui định thì phải được bù đắp bằng nguồn dự phòng đãtrích lập, nếu thiếu thì hạch toán tiếp phần chênh lệch vào chi phí hoạt độngkhác