Đề án phân tích thiết kế hệ thống thư viện trường THPT

Để đi sâu vào thực tế cùng với sự hướng dẫn của giảng viên là cô Vũ Thị Thu Hà với đề tài là Phân tích và thiết kế hệ thống thư viện Trường THPT Hai Bà Trưng – Thạch Thất thì chúng em đã

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GTVT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Nguyễn Đức Hải 64DCTH3029Bùi Tuyên Hoàng 64DCTH3052

Nguyễn Văn Bình (B) 64DCTH3009

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin là một ngành rất được phát triển nó có mặt ở khắpmọi nơi trên đất nước, trên tất cả các lĩnh vực, áp dụng vào hầu hết mọi ngành nghề,công việc Để bắt gặp được sự ứng dụng của ngành nghề này vào thực tế đời sống làkhông khó Bởi xung quanh cuộc sống hằng ngày của chúng ta là những sản phẩm củacông nghệ Nó sinh ra nhằm để đáp ứng được nhu cầu thực tế của con người, và cũng đểtrợ giúp con người trong cuộc sống và trong công việc hằng ngày

Đối với trường học cũng vậy, việc áp dụng những thành tựu khoa học công nghệthông tin vào các công việc quản lý của trường cũng rất nhiều và quan trọng Một trong

số đó ta có thể kể đến là hệ thống quản lý thư viện bằng điện tử Nhằm thay thế cho việcquản lý thư viện bằng cách thủ công, cũng như để giảm thời gian và tiền bạc cho côngviệc quản lý

Để đi sâu vào thực tế cùng với sự hướng dẫn của giảng viên là cô Vũ Thị Thu Hà với đề tài là Phân tích và thiết kế hệ thống thư viện Trường THPT Hai Bà Trưng – Thạch Thất thì chúng em đã tìm hiểu và nghiên cứu về hệ thống quản lý thư viện nhằm tìm ra những hạn chế còn tồn tại và đưa ra những giải pháp mới cho hệ thống

Và đây là lần đầu tiên nhóm chúng em thiết kế một hệ thống thực tế, với sự hiểubiết và kinh nghiệm chưa nhiều nên chắc chắn không tránh khỏi những sai sót và điểmchưa hợp lý Chúng em mong nhận được sự góp ý của thầy cô để bài làm của chúng emđược hoàn thiện và tốt hơn

Xin cảm ơn!

Mục Lục

LỜI NÓI ĐẦU 2

PHẦN I 5

KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ VIỆN 5

I Khái quát 5

II Phân tích khảo sát thực tế 6

2.1 Quy trình nghiệp vụ và quy tắc quản lý 6

2.2 Hoạt động hệ thống cũ 7

2.3 Cơ cấu tổ chức hệ thống mới 9

III Các giai đoạn triển khai xây dựng hệ thống 10

PHẦN II 13

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 13

I Phân tích hệ thống về mặt chức năng 13

1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 13

1.2 Phân tích chức năng lá 14

II Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu 15

2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 15

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 16

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 17

2.4 Mô hình thực thể liên kết 22

2.5 Mô hình quan hệ 23

PHẦN III 24

THIẾT KẾ HỆ THỐNG 24

I Thiết kế cơ sở dữ liệu 24

1.1 Các bảng dữ liệu 24

Bảng THETHUVIEN: 24

Bảng ADMIN: 24

Bảng THUTHU: 25

Bảng SACH: 25

Bảng PHIEUPHAT: 26

Bảng PHIEUNHACTRA: 26

Bảng PHIEUMUON: 27

Bảng SACHMUON: 27

Bảng TACGIA: 27

Bảng SACHNHAP: 28

Bảng PHIEUNHAP: 28

Bảng NHAXUATBAN: 28

1.2 Mô hình dữ liệu vật lý 29

II Thiết kế giao diện 30

KẾT LUẬN – HƯỚNG PHÁT TRIỂN 31

PHẦN I

KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN QUẢN LÝ HỆ THỐNG

THƯ VIỆN

I.1 Địa điểm khảo sát xây dựng và phát triển hệ thống

Tên trường: Trường THPT Hai Bà Trưng - Thạch Thất

Đại chỉ: Xã Tân Xã - Huyện Thạch Thất - Thành phố Hà Nội

I.3 Cơ cấu tổ chức của hệ thống

Cơ chế quản lý của thư viện hiện tại còn sơ sài, chỉ là thủ công trong quản lý Là

sự làm việc giữa Thủ thư, Độc giả và Nhà quản lý

Độc giả (User):

 Công tác mượn sách diễn ra một cách thủ công Độc giả mượn sách phải tìmtài liệu qua các phích sách Dẫn đến việc độc giả không chủ động trong việcmượn sách

 Độc giả chưa nhận được các thông tin cập nhật nhanh nhất từ thư viện

 Mặc dù nhu cầu lớn nhưng việc viết ý kiến phản hồi còn hạn chế

Thủ thư:

 Thủ thư hiện tại vẫn phải quản lý công việc chủ yếu bằng giấy tờ và như vậy

độ chính xác không được đảm bảo

 Thống kê thông tin rất mất thời gian

 Gửi thông tin đến người sử dụng mới chỉ có hình thức bảng thông báo trênthư viện Điều này chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng

Nhà quản lý:

 Quản lý nhân viên thư viện

 Quản lý độc giả

 Duy trì hoạt động của thư viện

Tóm lại, như vậy vai trò và vị trí của thư viện chưa đứng đúng chỗ của nó, vẫnchưa khuyến khích độc giả trong việc tìm tài liệu tự nghiên cứu Trong điều kiện hiện tạirất nhiều trung tâm, nhà trường đang được trang bị cơ sở vật chất về thông tin rất hiệnđại mạng văn phòng được phát triển rộng rãi và chúng nên kết hợp quản lý thư viện với

hệ thống hiện có

II.1 Quy trình nghiệp vụ và quy tắc quản lý.

Quy trình nghiệp vụ:

Các hoạt động nghiệp vụ của thư viện trường THPT Hai Bà Trưng - ThạchThất có thể được tóm tắt như sau:

 Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra danh mục sách cần

mua để nhà quản lý duyệt, sau khi duyệt nhà quản lý liên hệ với nhà cungcấp để mua sách Khi sách về kho thì thủ thư thực hiện nhập và lưu trữthông tin sách vào kho

 Thư viện tạo các thẻ sách gồm các thông tin: mã sách, tên tác giả, tên nhà

xuất bản, năm xuất bản, số trang, giá tiền, tóm tắt nội dung Các đầu sách

có thể được phân theo chuyên ngành hoặc tài liệu

 Mỗi độc giả sẽ được cấp một thẻ độc giả khi có yêu cầu làm thẻ đến thủ

thư, thẻ này bao gồm các thông tin: tên, ngày sinh, lớp, địa chỉ, số chứngminh nhân dân để thực hiện mượn sách

 Độc giả muốn mượn sách thì tra cứu các phích sách rồi ghi vào phiếu

mượn và phải xuất trình thẻ khi mượn

 Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin phiếu mượn, thủ thư kiểm tra điều kiện

mượn của độc giả và xác nhận cho phép mượn sách Một số thông tintrong phiếu mượn sẽ được lưu lại để thuận tiện cho việc quản lý Giao sáchcho độc giả

 Khi độc giả trả sách: xác nhận thẻ độc giả, xác định phiếu mượn, việc trả

sách được ghi nhận với thời gian trả và tình trạng sách trả Phiếu mượnđược lưu lại

 Sách trả trễ hẹn hoặc là hỏng sẽ bị xử lý theo quy định của thư viện

Quy tắc quản lý:

 Thư viện hoạt động vào thời gian từ 8h00 - 11h00 buổi sang và từ 14h00 –

16h30 buổi chiều

 Đối với độc giả là giáo viên thì thời gian được mượn sách tối đa là 12

tháng Và số sách mượn tối đa là 35 cuốn / năm, và 5 cuốn /tuần (khôngtính số lượt mượn)

 Đối với độc giả là học sinh thì thời gian mượn tối đã là 9 tháng (2 kì) Và

số sách mượn tối đa là 15 cuốn / năm, và 5 cuốn /tuần (không tính số lượtmượn)

 Trong tuần, số lượng sách mà độc giả giữ đã đủ tiêu chuẩn thì sẽ không

được mượn thêm Độc giả có thể trả sách để mượn tiếp Nếu như độc giảtiếp tục gửi yêu cầu mượn thì yêu cầu không hợp lệ

 Nếu quá hạn mà độc giả chưa trả thì sẽ bị lập phiếu nhắc nhở và phạt hoặc

với các trường hợp như làm hỏng nát hay đánh mất Hình thức phạt nhưsau: 1.000VND/1ngay/1cuon; đối với hỏng nát tùy tình trạng của sách:5%*giasach, 10%*giasach, 20%*giasach; với trường hợp mất:200%*giasach

 Khi cho mượn sẽ lập phiếu và ghi rõ thời hạn mượn – trả (1 tháng, 2 tháng,

3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng) Nếu độc giả vi phạm thời gian và tìnhtrạng sách sẽ bị phạt độc giả cũng có thể trả sách trước hạn

II.2 Hoạt động hệ thống cũ.

Hệ thống cũ được thực hiện dựa trên quy trình nghiệp vụ trên và với các chứcnăng cơ bản sau: quản lí thư viện, quản lí độc giả, quản lý mượn – trả, báo cáo thống kê.Hầu hết các chức năng được thực hiện chủ yếu bằng thử công, tính tin học hóa chưađược áp dụng

Cơ cấu tổ chức của thư viện hiện tại :

Đứng đầu thư viện là giám độc thư viện có tất cả quyền hành, chịu trách nhiệmtrong việc xét duyệt yêu cầu mua, thanh lý các tư liệu và quyết định cơ cấu hoạt độngcủa hệ thống, quản lý nhân viên của thư viện

Thủ thư có vai trò phục vụ việc tham gia sử dụng thư viện của độc giả như nhậnyêu cầu độc giả, phát sách cho độc giả mượn Thực hiện chức năng quản lý các tư liệunhư phân loại các tư liệu mới, thanh lý các tư liệu quyết định của giám đốc Thống kêquá trình mượn và trả sách của độc giả

Bộ phận chịu trách nhiệm chính cho việc bổ sung các nguồn tư liệu mới Định kìmỗi tháng thư viện sẽ được cung cấp khoảng 50 đầu sách mới tướng đương với khoảng

5000 ấn phẩm Tại đây tất cả các thông tin sách còn và sách nhập mới sẽ được lưu lạibằng văn bản sổ sách

Sách mới được các nhân viên thư viện phân chia số đầu sách và số lượng sáchcho các kho Sau đó thực hiện các công việc phân loại, làm nhãn, phích cho tư liệu.Hàng năm thư viện có các đợt thanh lí tư liệu cũ nát hoặc ít được sử dụng

II.2.2 Quản lí độc giả

Mỗi năm thư viện có thêm khoảng hơn 1000 độc giả mới là các học sinh, các cán

bộ nghiên cứu giảng dạy của các trường Thư viện có chức năng tiếp nhận các yêu cầulàm thẻ độc giả từ đó làm và phân phát các thẻ độc giả mới đến các độc giả theo từng bộphận

Ngoài ra, thư viện còn phải thường xuyên cập nhật các thông tin về độc giả cũngnhư loại bỏ các thông tin về độc giả có thẻ hết hạn sử dụng

II.2.3 Quản lí mượn – trả

Đây là chức năng chính của thư viện, quản lý các hoạt động mượn và trả sách củathư viện của độc giả Hàng tuần, hệ thống thư viện có khoảng 500 độc giả tham gia việcmượn và trả tư liệu Độc giả có thể mượn sách đọc tại chỗ hoặc là mượn đem về Thủthư sẽ xử lý phiếu mượn sách để phục vụ yêu cầu của độc giả Khi muốn trả sách, độcgiả đưa sách cho thủ thư, thủ thư kiểm tra mã sách và tình trạng sách rồi xác nhận thôngtin độc giả trả Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử phạt

Trong hoạt động của thư viện, việc thống kê hoạt động có vai trò rất quan trọng

Nó cho biết biết tình trạng hoạt động của thư viện, từ đó giúp đỡ thư viện hoạt độngđúng phương hướng Chức năng thống kê bao gồm thống kê về tư liệu, thống kê về quátrình mượn trả của độc giả Các chức năng này được nhân viên thư viện tổng hợp từ cácphiếu mượn và của độc giả

Nhận xét: + Ưu điểm: Chi phí đầu tư cơ sở vật chất thấp

+ Nhược điểm: Nhân viên phục vụ cho thư viện nhiều Quản lý khó khăn,phức tạp Gây mất thời gian cho việc thống kê báo cáo

II.3 Cơ cấu tổ chức hệ thống mới

Về quy trình nghiệp vụ và các quy tắc quản lý của hệ thống mới cũng sẽ tuân thủcác bước như hệ thống có sẵn Tuy nhiên các công việc sẽ có sự can thiệp của máy tính

và thiết bị chuyên dụng giúp giảm thời gian và dễ dàng quản lý

II.3.1 Mục tiêu trước mắt

Hệ thống cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của thư viện:

 Quản lý độc giả

 Quản lý sách

 Quản lý mượn – trả

 Quản lý thủ thư

 Báo cáo thống kê

Quản lí sách: Yêu cầu không chỉ quản lý các tư liệu cùng các nguồn tư liệu sẵn

có của thư viện, còn cần phải có sự liên hệ cùng các thư viện liên kết Dựa trên danhmục các thống kê về sử dụng của tư liệu, hệ thống phải tự đưa ra được các báo cáo vềcác danh mục sách còn, hết hay cần thanh lý, đưa ra các giả pháp xử lý tư liệu hợp lý.Yêu cầu hệ thống cung cấp các giao diện thân thiện dễ dùng cho việc cập nhật tạo mới

và hủy bỏ các thông tin về tư liệu

Quản lý độc giả: Cần phải chuẩn hóa các thông tin về độc giả Hồ sơ độc giả phải

được lưu trữ một cách tập trung nhưng cần được xử lý một cách phân tán Hệ thống cầnphải có các giao diện dễ sử dụng Hệ thống cũng cần hoạt động tương thích với các thiết

bị phần cứng như các máy đọc thẻ (quét mã vạch)

Quản lý mượn – trả: Chủ yếu của chức năng này là quản lý quá trình mượn và trả

tư liệu của độc giả Yêu cần phải xử lý thông tin tự động các quá trình như kiểm tra tínhhợp lệ của thẻ độc giả, khả năng sử dụng thẻ độc giả (có thế mượn được bao nhiêu tưliệu) Hệ thống cần cung cấp chức năng cho phép đ ộc giả tìm kiếm trên máy tính các tưliệu một cách nhanh chóng Độc giả có thể sử dụng mạng máy tính nội bộ của thư viện

để đưa ra các yêu cầu mượn sách tới thủ thư mà không cần phải viết phiếu khai nhận.Thủ tục cũng không cần phải xử lí thủ công các yêu cầu của độc giả, tất cả các nhiệm vụnày phải được hệ thống đảm nhiệm Việc xử lý đối với độc giả trong quá trình sử dụng

tư liệu cần phải được xử lý tự động

Quản lý thủ thư: Thủ thư được quản lý bởi nhà quản lý, tất cả các thông tin về

nhân viên đều được quản lý Các thủ thư được cấp quyền hạn của mình đối với hệ thống(quyền cho mượn, quyền thay đổi thông tin, thêm, sửa )

Báo cáo thống kê: nhiệm vụ rất quan trọng của hệ thống Yêu cầu hệ thống phải

tự động thống kê các thông tin về tư liệu các quá trình mượn trả tư liệu của độc giả Hệthống phải có chức năng đưa ra các báo cáo thống kê định kì về các tài liệu được sửdụng thường xuyên, các tài liệu ít người tham khảo Qua đó giúp cho người quản lýtrong việc duy trì và bổ sung nguồi tư liệu mới cho thư viện Ngoài ra, hệ thống cần phảithường xuyên đưa ra danh sách các độc giả vi phạm nội quy của thư viện (mượn trả quáhạn) để thư viện có chính sách xử lý phù hợp

 Xậy dựng hệ thống quản lý thư viện tiên tiến hiện đại có thể đáp ứng được

tất cả những yêu cầu cần có

 Sử dụng internet để cho phép hệ thống có thể trao đổi thông tin giữa các

thành phần con trong hệ thống

 Xây dựng trang web cho phép bạn đọc có thể tra cứu tài liệu trực tuyến

 Đào tạo đội ngũ nhân viên có khả năng tốt vè công nghệ thông tin , có hiểu

biết sâu sắc về nghiệp vụ để có thể vận hành hệ thống

Nhận xét:

+ Nhược điểm: Chi phí cơ sở vật chất tốn kém

+ Ưu điểm: Hiệu quả hoạt động nâng cao Thực hiện quản lý, truy xuấtthông tin độc giả, sách nhanh chóng Nhân viên phục vụ hoạt động thư viện giảm Bắtkịp thời đại công nghệ thế giới

Cơ sở hạ tầng CNTT đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống quản lý thư viện Hạtầng cơ sở CNTT sử dụng cho hệ thống quản lý phức tạp, là tổ hợp các máy khách/máychủ,môi trường truyền thông ,thiêt bị mạng ,các trang thiết bị phục vụ cho quản lý độcgiả như thiết bị đọc thẻ Ngoài ra, cơ sở hạ tầng ở đây còn bao gồm các phần mềm điềukhiển tạo thành cơ sở cho việc sử dụng, trao đổi và xử lý dữ liệu, thông tin trong toàn hệthống thư viện

Cơ sở dữ liệu là hạt nhân của hệ thống quản lý thư viên, là nền tảng để các phầnmềm khai thác và cập nhật dữ liệu Vì vậy cần thiết thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu

một cách khoa học đảm bảo tính an toàn và bảo mật và phải được cập nhật thường xuyên

để phản ánh đúng tình trạng hoạt động của hệ thống

Trong giai đoạn đầu để tiết kiệm kinh phí, hệ quản trị CSDL sử dụng là SQLServer với công cụ phát triển chủ yếu là Visual Basic

Với như cầu của thư viện, nhằm để các độc giả có thể tìm kiếm tài liệu thộng quatrang website thư viện điện tử có sự liên kết trực tiếp với thư viện, và việc liên kết thôngtin độc giả một cách thuận tiện thì việc phát triển một hệ thống kết nối Internet là vôcùng quan trọng

Trong thời gian tới, dự trên các yêu cầu nhiệm vụ của công tác chuyên môn, quản

lý xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT cả về phần cứng và phần mềm Hàng năm đều phải cócác đợt kiểm tra để nâng cấp hệ thống phù hợp với các yêu cầu trong từng giai đoạn mới

IV Dự trù kế hoạch triển khai phát triển hệ thống

Dự kiến hệ thống được phát triển và hoàn thành trong vòng 4 tháng kể từ tháng8/2015 đến tháng 12/2015

 Xây dựng phần mềm quản lý thư viện

 Xây dựng cơ sở dữ liệu cho thư viện

 Xây dựng cơ sở hạ tầng

 Cài đặt, thử nghiệm và bàn giao hệ thống

 Nghiên cứu tổ chức

 Lập kế hoạch dự án

 Phân tích

 Xác định yêu cầu

 Phân tích biểu đồ phân cấp chức năng

 Phân tích biểu đồ luồng dữ liệu

 Thiết kế logic

 Thiết kế dữ liệu logic

 Thiết kế giao diện

 Thiết kế vật lý

 Thiết kế file và CSDL

 Thiết kế hệ thống phân tán

 Triển khai

 Xây dựng, trang bị máy tính cho phòng tra cứu

 Mua trang thiết bị mạng, thiết lập mạng LAN và kết nối Internet

PHẦN II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I.2 Phân tích chức năng lá

Khi có độc giả đến yêu cầu làm thẻ thư viện để đọc sách hay mượnsách, bộ phận nhân viên thư viện sẽ yêu cầu thông tin từ phía độc giả Sau

đó thông tin sẽ được xử lí và hợp lệ sẽ được tạo thẻ Tại chức năng này thìthông tin độc giả được lưu lại và được quản lý trong cơ sở dữ liệu của hệthống Khi có yêu cầu cập nhật thông tin độc giả ( thêm, sửa, xóa, gia hạnthời hạn thẻ…) thì bộ phận quản lý thực hiện xử lý các yêu cầu

Chức năng này sẽ quản lý tất cả các thông tin về sách như: quản lýnhập sách vào kho, quản lý thông tin sách, quản lý thông tin tác giả, quản

lý thông tin nhà xuất bản

Khi có sách mới, bộ phận thêm thông tin sẽ thêm thông tin về sách vàokho Khi thông tin sách muốn thay đổi, hoặc sách không còn thì sẽ tiềnhành sửa đổi, xóa thông tin sách đó

Khi có thông tin sách mới từ nhà cung cấp, bộ phận quản lý sẽ tiến hành

xử lý thông tin sách, nếu trong kho còn sách ( hay hết sách ) đáp lại thôngtin với nhà cung cấp để từ chối nhập (hay nhập ) sách vào kho

Khi thông tin sách về tác giả hay nhà xuất bản có sự thay đổi thì bộ phậnquản lý sẽ tiến hành công việc thêm ( cập nhật, sửa, xóa )

Khi có độc giả đến yêu cầu mượn sách thì độc giả sẽ điền đầy đủ thôngtin về sách mượn vào phiếu yêu cầu mượn rồi chuyển thông tin yêu cầumượn sách và thẻ thư viện cho bộ phận kiểm tra thẻ thư viện Sau khi kiểmtra nếu thẻ không có vi phạm về sách mượn quá hạn thì sẽ kiểm tra sáchyêu cầu mượn trong kho Nếu trong kho thư viện còn sách thì sẽ lập phiếucho mượn và ghi nhận thông tin về sách mượn vào cơ sở dữ liệu

Khi độc giả trả sách, bộ phận thư viện ghi nhận tình trạng sách trả vềmặt hình thức sách và thời hạn trả sách Nếu sách bị hư hỏng, bị mất hayquá hạn thì sẽ lâp phiếu phạt đối với độc giả để áp dụng các hình thứcphạt đố với thành viên thư viện Nếu sách quá hạn mà vẫn chưa trả sẽ lậpphiếu nhắc nhở yêu cầu trả

Khi có nhân viên mới thì bộ phận quản lý thư viện sẽ tiến hành thêmthông tin nhân viên này vào và lập tài khoản cho nhân viện nhằm phânquyền hạn cho nhân viên đó được đảm nhận những công việc nào trong hệthống

Khi có nhu cầu thay đổi thông tin thì bộ phận quản lý sẽ tiến hành cậpnhật ( sửa, thêm, xóa ) thông tin của nhân viên.

Tại chức năng này thì tất cả các hoạt động thông tin của thư viện đượcbáo cáo lại Thông tin về sách còn trong kho, thông tin về số lượng sách đãđược mượn, thông tin độc giả mượn sách, thông tin về sách mượn quá hạntrả - còn hạn trả, hay báo cáo về thông tin nhân viên cua thư viện

II Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu.

II.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh