Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật Vinatex Thành Phố Hồ Chí Minh

Ở Việt Nam, khái niệm về KSNB trong các đơn vị hành chính sự nghiệp còn khá mới mẻ, vì vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB trong đơn vị hành chính sự nghiệp quan trọng và cấp t

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do thực hiện đề tài

Các thành phần kinh tế nói chung và các đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng đều mong muốn đơn vị mình hoạt động hiệu quả, tuy nhiên hoạt động của đơn vị không phải lúc nào cũng như mong muốn mà luôn tiềm ẩn rủi ro do những yếu kém và sai phạm của các nhà quản lý, nhân viên gây ra hay do việc đưa ra các quy định không phù hợp Vì thế, việc xây dựng hệ thống KSNB là một trong những biện pháp quan trọng vì chúng giúp ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm

và yếu kém, nâng cao hiệu quả, góp phần giúp đơn vị đạt được mục tiêu

Trên thế giới, KSNB trong khu vực công cũng rất được quan tâm Hướng dẫn KSNB của tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành năm 1992, cập nhật năm 2001 và công bố vào năm 2004 đã đưa ra các quan điểm và hướng dẫn về KSNB phục vụ cho khu vực công Tại Hoa Kỳ, chuẩn mực về KSNB trong chính quyền liên bang được cơ quan Kiểm toán Nhà nước ban hành năm 1999 Và nhìn chung chuẩn mực KSNB trong khu vực công hiện nay đặt trên nền tảng của báo cáo COSO 1992

Ở Việt Nam, khái niệm về KSNB trong các đơn vị hành chính sự nghiệp còn khá mới mẻ, vì vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB trong đơn

vị hành chính sự nghiệp quan trọng và cấp thiết hơn bao giờ hết bởi các nhà quản lý trong các đơn vị này thường dựa trên các quy định của pháp luật, kinh nghiệm cá nhân để hành xử hơn là một cái nhìn tổng quát và có hệ thống về

công tác kiểm soát Chính vì lý do này, tác giả chọn đề tài: "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành Phố Hồ Chí Minh" để nghiên cứu, đây cũng là vấn đề mang tính cấp

thiết cả về lý luận và thực tiễn hiện nay

2 Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Trong quá trình nghiên cứu để thực hiện luận văn, tác giả đã tham khảo một số nghiên cứu khoa học và luận văn của một số tác giả:

* Nghiên cứu ngoài nước:

(1) Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, Sephen J Gauthier- Goverment Finance Review (2006), bài viết đã chỉ ra những gì mà một nhà quản

lý tài chính khu vực công và thành viên hội đồng quản trị nên biết về hệ thống KSNB Tác giả đặt ra câu hỏi: Khi những nhà quản lý và hội đồng quản trị được giả định rằng họ có trách nhiệm về KSNB Vậy làm thế nào để họ hoàn thành trách nhiệm của họ? Và kiểm soát bao nhiêu là đủ? Qua đó, tác giả cho rằng 1 hệ thống KSNB đầy đủ hoặc toàn diện là phải xác định 5 thành phần quan trọng theo khuôn khổ của báo cáo COSO

(2) Hiệu quả kiểm soát trong khu vực công, Michael Sass, Director, Public Sector Advisory Services Division, Grant Thornton Business Risk Services Bài viết nêu ra, Quản trị trong khu vực công cũng tương tự như quản trị trong khu vực tư nhân Trong khi hành vi phi đạo đức trong khu vực tư nhân tác động tới các cổ đông của một công ty, thì hành vi phi đạo đức trong khu vực công tác động tới tất cả người nộp thuế và công dân

* Nghiên cứu trong nước:

Nghiên cứu về hệ thống KSNB tại các trường Trung học chuyên nghiệp, Cao đẳng, Đại học đã được nhiều tác giả thực hiện, cụ thể như:

(1) Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, luận văn

cao học, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

Những điểm đạt được:

- Hệ thống hoá được lý luận về KSNB trong khu vực công và hoạt động của

hệ thống KSNB tại các đơn vị sự nghiệp có thu và các cơ sở giáo dục đại học

- Luận văn đã tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học

Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, tác giả đã đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống này, từ đó đề ra giải pháp để hoàn hệ thống KSNB của đơn vị, đồng thời đưa ra được: quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa, xây dựng được tiêu chí đánh giá theo KPI

Khoảng trống của luận văn:

- Chưa xây dựng được bảng mô tả công việc

- Chưa xây dựng được các biểu mẫu liên quan đến hoạt động kiểm soát công tác HSSV

(2) Phan Nam Anh (2013), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Trung học Công nghệ Lương thực Thực phẩm, luận văn cao học,

Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

Những điểm đạt được:

- Hệ thống hoá được lý luận về KSNB trong khu vực công và hoạt động của hệ thống KSNB tại các đơn vị sự nghiệp có thu và đặc điểm của hệ thống KSNB ở trường Trung học chuyên nghiệp

- Luận văn đã đánh giá hệ thống KSNB tại trường Trung học Công nghệ Lương thực Thực phẩm và đưa ra các giải pháp để hoàn thiện

- Xây dựng được một số biểu mẫu, tiêu chí cụ thể để ứng dụng ngay

- Xây dựng bảng câu hỏi cho toàn trường và riêng cho phòng Tài chính -

Kế toán

Khoảng trống của luận văn:

Chưa xây dựng được bảng đánh giá mức độ hài lòng của HSSV về chất lượng phục vụ của trường

(3) Phạm Thị Hoàng (2013), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin Thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn

cao học, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

Những điểm đạt được:

- Hệ thống hoá được lý luận về KSNB trong khu vực công theo hướng dẫn của INTOSAI và đặc điểm của hệ thống KSNB ở các cơ sở giáo dục đại học tại Việt Nam

- Luận văn đã đánh giá hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Công nghệ

Thông tin Thành phố Hồ Chí Minh và đưa ra các giải pháp để hoàn thiện

- Xây dựng được quy trình tạm ứng/ thanh toán, quy trình hành động khắc phục và hành động phòng ngừa

Khoảng trống của luận văn:

Chưa xây dựng được một số mẫu biểu như: mẫu mô tả công việc, mẫu đánh giá cá nhân, mẫu phiếu khảo sát HSSV để ứng dụng trong hoạt động hàng ngày tại trường

(4) Hồ Thị Thanh Ngọc (2010),"Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây dựng số 2", Luận văn cao học, Trường

Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

Khoảng trống của luận văn:

Chưa xây dựng được một số biểu mẫu, tiêu chí đánh giá cụ thể để ứng dụng trong hoạt động hàng ngày tại trường Cao đẳng Xây dựng số 2

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu, tổng hợp lý thuyết về hệ thống KSNB dựa trên báo cáo COSO 1992 và hướng dẫn về chuẩn mực KSNB trong khu vực công theo tổ chức INTOSAI

- Tìm hiểu, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Kinh

tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

- Đề ra một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố

Hồ Chí Minh

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Trong giới hạn của đề tài, tác giả tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố

Hồ Chí Minh

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài đi sâu nghiên cứu tại trường Cao đẳng Kinh

tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

5 Nội dung thực hiện

Để đạt được mục tiêu đề ra, luận văn sẽ giải quyết các vấn đề sau:

- Phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh, tìm ra những hạn chế của hệ thống làm ảnh hưởng đến công tác quản lý của đơn vị

- Đưa ra những giải pháp, kiến nghị để hoàn thiện hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

6 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu dựa trên phương pháp định tính, thông qua việc khảo sát, phỏng vấn, thống kê dữ liệu thực tế tại trường cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh Từ đó đưa ra những nhận xét, phân tích, tổng hợp, đánh giá cùng với những đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại trường cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

7 Đóng góp mới của đề tài

- Về mặt lý thuyết: Hệ thống hóa lý thuyết và các nghiên cứu về hệ thống

KSNB từ kết quả đó hoàn thiện hơn hệ thống KSNB tại trường cao đẳng Kinh tế

- Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

- Về mặt thực tiễn: Xây dựng một số quy trình, bảng biểu phục vụ cho công tác quản lý tại trường cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

8 Kết cấu của đề tài

Kết cấu luận văn bao gồm: Phần mở đầu, 3 chương, kết luận

- Phần mở đầu: Giới thiệu sự cần thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, nội dung thực hiện, phương pháp nghiên cứu,

dự kiến kết quả đạt được

- Chương 1: Tổng quan về Hệ thống kiểm soát nội bộ

- Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

- Phần kết luận

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 1992

1.1.1 Lịch sử phát triển kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Giai đoạn tiền COSO (Từ năm 1992 trở về trước)

- Theo Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (1929), thuật ngữ KSNB được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên

- Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) (1939), trong một công bố đã định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”

- Giữa thập niên những năm 1970, KSNB chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận dụng trong các cuộc kiểm toán

- Theo Quốc hội Hoa Kỳ (1977), Luật về chống hối lộ nước ngoài ra đời sau vụ tai tiếng chính trị Watergate, đã phát hiện rất nhiều các hoạt động vận động tranh cử trái phép và rửa tiền liên quan đến nước ngoài Lần đầu tiên, khái niệm KSNB được đề cập trong văn bản pháp luật, nhấn mạnh việc KSNB nhằm ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp cho nước ngoài

- Theo Uỷ ban Chứng khoán Quốc gia Hoa Kỳ (SEC) (1979), đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về KSNB đối với công tác kế toán tại đơn

vị của mình Trong thời gian này, yêu cầu về báo cáo KSNB của công ty cho công chúng cũng là một chủ đề gây nhiều tranh cãi Một trong những quan điểm chống đối liên quan đến việc thiếu các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của KSNB

- Ủy ban COSO ra đời (1985) từ những tranh luận này, dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp, đó là: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ, Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA) Mỗi tổ chức này đã chỉ định một đại diện để lập ra Ủy ban COSO – là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên BCTC COSO đã

sử dụng chính thức từ "Kiểm soát nội bộ" thay vì "Kiểm soát nội bộ về kế toán"

1.1.1.2 Giai đoạn từ 1992 đến nay

- Sau một thời gian dài làm việc, vào năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo COSO, đây là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống Báo cáo này đã cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ là một vấn đề liên quan đến BCTC mà được mở rộng ra cho cả phương diện hoạt động và tuân thủ Báo cáo COSO đã đưa ra năm bộ phận của KSNB, đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

- Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời như:

+ Phát triển về phía quản trị: Năm 2001, COSO triển khai nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (Enterprise Risk Management Framework - ERM), theo đó ERM được định nghĩa gồm 8 bộ phận cấu thành: Môi trường nội

bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát

+ Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ: Năm 2006, COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “KSNB đối với BCTC – Hướng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ” Hướng dẫn này vẫn dựa trên nền tảng của Báo cáo COSO 1992 và giải thích về cách thức áp dụng KSNB trong các công ty đại chúng quy mô nhỏ

+ Phát triển theo hướng công nghệ thông tin: Năm 1996, Bản tiêu chuẩn

có tên “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan” (COBIT – Control Objectives for Information and Related Technology)

do Hiệp hội về Kiểm soát và Kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA – Infomation System Audit and Control Association) ban hành COBIT nhấn mạnh đến hệ thống kiểm soát trong môi trường tin học, bao gồm các lĩnh vực: hoạch định và

tổ chức, mua và triển khai, phân phối và hỗ trợ, giám sát

+ Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập: Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng Báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống KSNB, bao gồm:

 SAS 78 (1995): xem xét KSNB trong kiểm toán BCTC

 SAS 94 (2001): ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét KSNB trong kiểm toán BCTC

Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) cũng sử dụng báo cáo COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC

+ Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ: Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ định nghĩa các mục tiêu của KSNB gồm:

 Độ tin cậy và trung thực của thông tin

 Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định

 Bảo vệ tài sản

 Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực

 Hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động và các chương trình

+ Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báo cáo Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS) đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng (Framwork for Internal Control System in Banking Organisations)

+ Hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB: COSO cũng đã đưa ra dự thảo Hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB (Exposure Draft, COSO 2008) nhằm giúp các tổ chức tự giám sát chất lượng của hệ thống KSNB

1.1.2 Định nghĩa về KSNB theo báo cáo COSO 1992

Theo báo cáo COSO (1992): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập

để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- BCTC đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

Diễn giải định nghĩa:

- KSNB là một quá trình: nó bị chi phối bởi con người và các thủ tục thiết lập, duy trì và giám sát bởi ban quản lý

- Thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà phải bao gồm những con người trong

tổ chức như hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhân viên…

- Đảm bảo hợp lý: nó không phải sự đảm bảo tuyệt đối

- Các mục tiêu nhằm đảm bảo:

+ Tính đáng tin cậy cuả thông tin tài chính

+ Tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

+ Tính tuân thủ các quy định và luật lệ

1.2 Hướng dẫn về chuẩn mực kiểm soát nội bộ theo tổ chức INTOSAI 1.2.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công

- Trong khu vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước

- Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp GAO đưa ra năm yếu tố về KSNB bao gồm các quy định về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

- Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành bao gồm quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán

- Năm 1992, bản Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện và đánh giá KSNB

- Năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm và công bố vào năm 2004 về các chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển gần đây trong KSNB Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO

- Năm 1996, Kiểm toán nhà nước (KTNN) Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức INTOSAI Đến năm 1997, Việt Nam tham gia Tổ chức các cơ quan kiểm toán tối cao Châu Á (ASOSAI) ASOSAI thành lập năm 1979, hiện nay có 45 thành viên Tại Đại hội ASOSAI XI (12-15/10/2009) tại Pakistan, KTNN Việt Nam được bầu làm thành viên Ban điều hành ASOSAI nhiệm kỳ 2009-2012 Ngay sau đó, tại Kỳ họp lần thứ 41 (15/10/2009), Ban điều hành ASOSAI quyết định giao cho KTNN Việt Nam đăng cai tổ chức Kỳ họp 42 vào năm 2010 tại Hà Nội

- INTOSAI đưa ra hai nhóm chuẩn mực về KSNB: chuẩn mực chung và chuẩn mực cụ thể Chuẩn mực chung bao gồm các quy định về đảm bảo hợp lý; tinh thần tuân thủ năng lực và phẩm chất; mục tiêu kiểm soát và giám sát Chuẩn mực cụ thể đi vào các quy định về tổ chức hồ sơ, tài liệu; ghi chép kịp thời và đúng đắn các nghiệp vụ; phân tích trách nhiệm; tiếp cận và báo cáo về nhân lực

và sổ sách

1.2.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo INTOSAI

1.2.2.1 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 1992

Theo INTOSAI (1992), trong hướng dẫn chuẩn mực KSNB đã đưa ra

định nghĩa về KSNB như sau:

"KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức:

- Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức

- Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và

vi phạm pháp luật

- Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ

- Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn và kịp thời"

1.2.2.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004

Theo INTOSAI (2004) định nghĩa về KSNB như sau:

"KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức" Theo đó, có 5 đặc điểm quan trọng cần làm rõ, đó là:

- KSNB là một quá trình: KSNB không phải là từng hoạt động riêng rẽ

mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị

và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình này là phương tiện giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình

- KSNB chịu sự chi phối của con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người Vì vậy, muốn hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu và hiệu quả, tạo

thành sức mạnh tổng hợp thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức

- KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro: Hoạt động của tổ chức luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn KSNB có thể giúp tổ chức nhận diện, chủ động phòng ngừa và đối phó với những rủi ro này, qua đó tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: Trong tổ chức luôn có những rủi ro tiềm tàng và trong bản thân hệ thống KSNB cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng Đó là sự phức tạp trong hoạt động của đơn vị, sự thông đồng của các

cá nhân hay lạm quyền của nhà quản lý Do đó, KSNB chỉ có thể cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối

- Các mục tiêu của KSNB: Hoạt động của tổ chức luôn hướng về mục tiêu đề ra Ở khu vực công, mục tiêu thường liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi ích cộng đồng bao gồm:

+ Mục tiêu hoạt động: nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị

+ Mục tiêu báo cáo: báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, phù hợp cho các đối tượng sử dụng

+ Mục tiêu tuân thủ: tuân thủ công ước quốc tế, pháp luật của quốc gia và các quy định có liên quan

+ Mục tiêu về bảo vệ nguồn lực: mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia

1.2.3 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 1992

Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin

và truyền thông; và giám sát

1.2.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập nề nếp kỷ cương, đạo đức và cơ

cấu tổ chức Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

Tính chính trực và giá trị đạo đức

Tính chính trực và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà nước Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích

Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng

và tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái

độ của nhà lãnh đạo khi điều hành Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó

và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan Ví dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB

Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu,

nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn

- Hệ thống báo cáo phù hợp

Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm

toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan

Năng lực nhân viên

Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB

Lãnh đão và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ chức Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ

Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức

Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu

KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc

Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm

1.2.3.2 Đánh giá rủi ro

KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị

Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi

ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe

dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp

Nhận dạng rủi ro

Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn

vị và rủi ro từng hoạt động Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải

quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó

Đánh giá rủi ro

Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên, phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo

sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro

Phát triển các biện pháp đối phó

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, né tránh rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi

vì đơn vị của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn

Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng

nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ

1.2.3.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro

và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy

và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro

Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các

hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát

Thủ tục phân quyền và xét duyệt

Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể

Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động

đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật

Phân chia trách nhiệm

Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn Một người không thể khách quan thấy được hết các sai phạm và cũng tạo môi trường dễ xảy ra gian lận Các chức năng bất kiêm kiệm mà một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt là:

- Quyền được phê chuẩn và ra quyết định

- Ghi chép: gồm lập chứng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối chiếu, lập báo cáo thực hiện

- Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc khách hàng trả…

Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận

Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức năng trên riêng biệt cho từng người Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của hệ thống KSNB

Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một

người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài

Chứng từ và sổ sách ghi chép

Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết Chứng

từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan đến nghiệp vụ Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị

để dễ quản lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra

Bảo vệ tài sản

Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết

bị …mà còn là thông tin Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:

- Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng

- Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin

- Giới hạn việc tiếp cận với tài sản

- Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ

ký khắc sẵn (nếu có)

Kiểm tra, đối chiếu

Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý VD: phải kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho…Sổ sách được đối chiếu với các

chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót

1.2.3.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị Như vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:

- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất, nội dung tình huống

- Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị

- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện

- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người, phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ

Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin Trong đó, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Ngoài ra các phân hệ thông tin khác như lưu trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: từ internet, từ số liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập…

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao

đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài…

1.2.3.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn không Để đạt được kết quả, cần phải thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ

Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp

ý của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường

Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ

do các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Bảo vệ hữu hiệu tài sản của doanh nghiệp và sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực nhất là nhân tố con người Ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền

Cung cấp thông tin đáng tin cậy

Mọi thành viên trong tổ chức phải tuân thủ luật pháp và các luật lệ quy định

Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động nhằm kịp thời đưa ra biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động điều hành

1.4 Đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính

sự nghiệp có thu

1.4.1 Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu

1.4.1.1 Khái niệm

Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị:

- Được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành quyết định thành lập

- Thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước

+ Đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ và môi trường

+ Đơn vị sự nghiệp văn hóa thông tin

+ Đơn vị sự nghiệp thể dục thể thao

+ Đơn vị sự nghiệp kinh tế

+ Đơn vị sự nghiệp dịch vụ việc làm

- Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp, các đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại như sau:

+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên: Là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp bảo đảm được toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, NSNN không phải cấp kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên cho đơn vị

+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên: Là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp chưa tự trang trải toàn bộ chi

phí hoạt động thường xuyên, NSNN cấp một phần chi phí hoạt động thường xuyên cho đơn vị

1.4.1.3 Nguồn tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu

Nguồn tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm:

- Nguồn tài chính do NSNN cấp:

+ Đối với cả hai loại đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí và đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí, NSNN cấp:

 Kinh phí thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp

Bộ, ngành; chương trình mục tiêu Quốc gia và các nhiệm vụ đột xuất khác được cấp có thẩm quyền giao

 Kinh phí Nhà nước thanh toán cho đơn vị theo chế độ đặt hàng để thực hiện các nhiệm vụ của Nhà nước giao, theo giá hoặc khung giá do Nhà nước quy định (điều tra, quy hoạch, khảo sát )

 Kinh phí cấp để thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định đối với số lao động trong biên chế dôi ra

 Vốn đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án và kế hoạch hằng năm, vốn đối ứng cho các dự

án được cấp có thẩm quyền phê duyệt

+ Riêng đối với đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí: NSNN cấp kinh phí hoạt động thường xuyên Mức kinh phí NSNN cấp được ổn định theo định kỳ 3 năm và hằng năm được tăng thêm theo tỷ lệ do Thủ tướng Chính phủ quyết định Hết thời hạn 3 năm, mức NSNN bảo đảm sẽ được xác định lại cho phù hợp

- Nguồn tài chính do nguồn thu sự nghiệp của đơn vị:

+ Tiền thu phí, lệ phí thuộc NSNN (phần được để lại đơn vị thu theo quy định) Mức thu phí, lệ phí, tỷ lệ nguồn thu được để lại đơn vị sử dụng và nội dung chi thực hiện theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với từng loại phí, lệ phí

+ Thu từ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ Mức thu từ các hoạt động này do Thủ trưởng đơn vị quyết định, theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và

có tích lũy

+ Các khoản thu sự nghiệp khác theo quy định của pháp luật (nếu có)

- Nguồn khác theo quy định (nếu có): Các dự án viện trợ, quà biếu tặng, vay tín dụng

1.4.2 Hoạt động của hệ thống KSNB ở đơn vị hành chính sự nghiệp có thu

Hoạt động KSNB ở đơn vị hành chính sự nghiệp có thu gắn liền với việc thực hiện một số mục tiêu như: Mục tiêu về hoạt động, mục tiêu về báo cáo, mục tiêu về tính tuân thủ

1.4.2.1 Đối với mục tiêu về hoạt động

Mục tiêu hoạt động của các đơn vị sự nghiệp không phải là việc tối đa hóa lợi nhuận mà là tối đa hóa lợi ích cộng đồng thông qua việc sử dụng hợp lý nguồn lực của Nhà nước Theo đó, xây dựng hệ thống KSNB trong khu vực này

để bảo đảm rằng:

- Việc thực hiện các hoạt động của đơn vị đúng phương pháp, đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả và quan trọng là phải đạt được tính nhân văn trong các hoạt động của mình

- Việc quản lý, sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý, hiệu quả, tránh thất thoát, lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.4.2.2 Đối với mục tiêu về báo cáo

Các báo cáo ở đơn vị hành chính sự nghiệp thông thường cung cấp các thông tin về tình hình quản lý ngân quỹ, tình hình sử dụng nguồn kinh phí của Nhà nước, tình hình quyết toán NSNN Theo đó, xây dựng hệ thống KSNB trong khu vực này để đảm bảo rằng:

- Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được trình bày và báo cáo trung thực, đáng tin cậy

- Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được cung cấp kịp thời, phù hợp với từng đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị

1.4.2.3 Đối với mục tiêu tuân thủ

Đối với mục tiêu này, xây dựng hệ thống KSNB để đảm bảo rằng:

- Việc chấp hành nghiêm túc Luật NSNN, luật kế toán, luật thuế và văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan

- Việc chấp hành nội quy và quy chế của đơn vị hành chính sự nghiệp

1.5 Đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở cơ sở giáo dục đại học 1.5.1 Đặc điểm của cơ sở giáo dục đại học

- Cơ sở giáo dục đại học trong hệ thống giáo dục quốc dân gồm:

+ Trường cao đẳng

+ Trường đại học, học viện

+ Đại học vùng, đại học quốc gia

+ Viện nghiên cứu khoa học được phép đào tạo trình độ tiến sĩ

- Cơ sở giáo dục đại học Việt Nam được tổ chức theo các loại hình sau đây: + Cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc sở hữu Nhà nước, do Nhà nước đầu tư, xây dựng cơ sở vật chất

+ Cơ sở giáo dục đại học tư thục thuộc sở hữu của tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế tư nhân hoặc cá nhân, do tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế tư nhân hoặc cá nhân đầu tư, xây dựng cơ sở vật chất

- Quyền tự chủ của đơn vị giáo dục đại học:

+ Cơ sở giáo dục đại học tự chủ trong các hoạt động chủ yếu thuộc các lĩnh vực tổ chức và nhân sự, tài chính và tài sản, đào tạo, khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế, bảo đảm chất lượng giáo dục đại học Cơ sở giáo dục đại học thực hiện quyền tự chủ ở mức độ cao hơn phù hợp với năng lực, kết quả xếp hạng và kết quả kiểm định chất lượng giáo dục

+ Cơ sở giáo dục đại học không còn đủ năng lực thực hiện quyền tự chủ hoặc vi phạm pháp luật trong quá trình thực hiện quyền tự chủ, tùy thuộc mức độ,

bị xử lý theo quy định của pháp luật

- Nguồn tài chính của cơ sở giáo dục đại học:

+ Ngân sách nhà nước (nếu có)

1.5.2 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở cơ sở giáo dục đại học

- Đối với BCTC: hệ thống KSNB ở cơ sở giáo dục đại học phải đảm bảo tính hợp lý ở các khoản mục sau:

+ Tiền và các khoản tương đương tiền

+ Vật tư và tài sản cố định

+ Nguồn kinh phí, quỹ

+ Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị

+ Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động

+ Đầu tư tài chính, tín dụng Nhà nước

+ Các tài sản khác là đối tượng kế toán của đơn vị

- Đối với mục tiêu tuân thủ: hệ thống KSNB ở các cơ sở giáo dục đại học phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định sau:

+ Luật NSNN, luật kế toán, các luật thuế

+ Văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục đại học

+ Pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về giáo dục đại học

- Đối với mục tiêu về hoạt động: hệ thống KSNB ở các cơ sở giáo dục đại học phải đạt được các mục tiêu:

+ Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển giáo dục đại học + Khối lượng, cấu trúc chương trình đào tạo, chuẩn đầu ra tối thiểu của người học sau khi tốt nghiệp; tiêu chuẩn giảng viên; tiêu chuẩn cơ sở vật chất và thiết bị của cơ sở giáo dục đại học; việc biên soạn, in ấn, xuất bản, phát hành giáo trình, tài liệu giảng dạy; quy chế thi và cấp văn bằng, chứng chỉ

+ Chất lượng giáo dục đại học; quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục đại học, chuẩn quốc gia đối với cơ sở giáo dục đại học, chuẩn đối với chương trình đào tạo các trình độ giáo dục đại học và yêu cầu tối thiểu để chương trình đào tạo được thực hiện, quy trình, chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục, quản lý Nhà nước về kiểm định chất lượng giáo dục đại học

+ Việc đào tạo, bồi dưỡng, quản lý cán bộ viên chức giáo dục đại học + Công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ, sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực giáo dục đại học

+ Hoạt động hợp tác quốc tế về giáo dục đại học

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Thực hiện đổi mới công tác quản lý theo chỉ đạo của cấp trên, cần thiết phải đi vào đổi mới nhận thức, phương pháp, biện pháp, quy trình…hay nói cách khác đó là đi vào đổi mới hệ thống KSNB trong tổ chức

KSNB được thế giới đặc biệt quan tâm đến kể từ những năm 70 của thế

kỷ XX sau hàng loạt các vấn đề về tài chính và chính trị xảy ra ở Hoa kỳ Báo cáo COSO ra đời tạo nền tảng lý luận cơ bản về KSNB, trên cơ sở đó, tổ chức INTOSAI đã trình bày vấn đề đặc thù của KSNB trong khu vực công

Tương tự báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của hệ thống KSNB, bao gồm:

+ Môi trường kiểm soát

+ Đánh giá rủi ro

+ Các hoạt động kiểm soát

+ Thông tin và truyền thông

+ Giám sát

Các yếu tố này chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống, chúng tác động qua lại lẫn nhau Một hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, yếu kém trong hoạt động của tổ chức KSNB nhằm đạt các mục tiêu:

+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

+ Đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC

+ Tuân thủ các luật lệ và quy định

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT VINATEX

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Tổng quan về trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố

Hồ Chí Minh

2.1.1 Giới thiệu chung về trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

- Tên tiếng Anh: Vinatex Economic -Technical College Of Ho Chi Minh City

- Tên viết tắt: VETC

- Tổng diện tích khuôn viên: 30.000 m2

- Website: www.vinatexcollege.edu.vn

- ĐT: (08) 3 8966927 – 3 8970160 – Fax:3 8960561

Cơ sở I: 10.000 m2 tọa lạc tại: số 586, Kha Vạn Cân, Phường Linh Đông,

Quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, với tổng diện tích công trình kiến trúc: 11.668 m2 với 9 khối nhà 3 tầng

- Tổng số máy móc, thiết bị: 1.200, đủ chủng loại phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập

Cơ sở II: Tọa lạc tại xã Sông Trầu, huyện Trảng Bom, tỉnh Đồng Nai

Diện tích sàn xây dựng 16.683 m2 trên khuôn viên 20.000 m2

2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển

Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, tiền thân là trường Công nhân Kỹ thuật May Thủ Đức, được thành lập theo quyết định số: 688/CNN-TCQL ngày 14 tháng 10 năm

1978 của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp Nhẹ

Ngày 17 tháng 2 năm 1998 được Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp ký quyết định số: 11/1998/QĐ-BCN nâng cấp và đổi tên thành Trường Trung học Kỹ thuật May và Thời trang II

Trước những yêu cầu mới đặt ra của nhu cầu nhân lực phục vụ sự nghiệp Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, ngày 01 tháng 9 năm 2006 Bộ trưởng

Bộ Giáo Dục & Đào Tạo đã ký quyết định số 4821/QĐ-BGDĐT thành lập Trường Cao đẳng Công nghiệp Dệt may - Thời trang Thành phố Hồ Chí Minh trên cơ sở Trường Trung học Kỹ thuật May và Thời trang II Ngày 13 tháng 05

năm 2009, trường chính thức đổi tên thành Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

Mặt khác, để đáp ứng yêu cầu đào tạo, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ của ngành Dệt May, nhà trường đã liên kết với các Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên, Đại học Sư phạm Hà Nội, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội đào tạo cán bộ có trình độ đại học và cao học

Đồng thời nhà trường còn thực hiện nhiệm vụ bồi dưỡng ngắn hạn cho hàng ngàn học viên là cán bộ quản lý tại các công ty, xí nghiệp của ngành Dệt May ở khu vực phía Nam

Sứ mạng: Đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho đất nước, nghiên

cứu khoa học và chuyển giao công nghệ có hiệu quả

Tầm nhìn: Trở thành trường Đại học có uy tín trong và ngoài nước vào

2.1.3 Cơ cấu tổ chức tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex TP HCM

Hiện tại, cơ cấu tổ chức nhà trường gồm Hiệu trưởng và 3 Phó Hiệu

trưởng, 7 Phòng chức năng, 7 Khoa, 3 Trung tâm và Cơ sở II

Cơ cấu tổ chức của nhà trường:

(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex

Thành phố Hồ Chí Minh

PHÒNG ĐÀO TẠO

PHÒNG

HÀNH CHÍNH

QUẢN TRỊ

KHOA TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

P.THANH TRA, KHẢO THÍ & ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC

P KẾ HOẠCH

TỔNG HỢP

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

HỘI ĐỒNG

KHOA HỌC VÀ

ĐÀO TẠO

HIỆU TRƯỞNG VÀ CÁC PHÓ HIỆU TRƯỞNG

HỘI ĐỒNG

TƯ VẤN

TT SẢN XUẤT THỰC NGHIỆM

TT NGOẠI NGỮ - TIN HỌC 1

KHOA NGOẠI NGỮ TIN HỌC

TRUNG TÂM THỜI TRANG

PHÒNG TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

KHOA CÔNG NGHỆ DỆT MAY

P TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

KHOA THIẾT KẾ THỜI TRANG

PHÒNG QUẢN TRỊ-ĐẦU TƯ

KHOA

CƠ ĐIỆN

PHÒNG CÔNG TÁC HỌC SINH-SINH VIÊN

KHOA KHOA HỌC

CƠ BẢN

2.2 Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Kinh tế -

Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

2.2.1 Khái quát về quá trình khảo sát

2.2.1.1 Mục đích khảo sát

Khảo sát là tìm hiểu, phân tích và đánh giá hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh theo hướng dẫn về KSNB của INTOSAI 1992, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại trường

2.2.1.2 Đối tượng khảo sát

Việc khảo sát được thực hiện tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh thông qua các bảng khảo sát được gửi cho Ban Giám hiệu; một số giảng viên ở các Khoa: Tài chính - Kế toán, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ - Tin học, Khoa học cơ bản, Thiết kế thời trang, Công nghệ Dệt - May, Cơ - Điện; một số nhân viên ở các Phòng, Trung tâm: Tổ chức - Hành chính, Đào tạo, Tài chính - Kế toán, Quản trị - đầu tư, Quan hệ Doanh nghiệp và Hợp tác quốc tế, Công tác Học sinh - Sinh viên, Thanh tra Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục; và một số Giảng viên, nhân viên tại Cơ sở 2 của trường Cụ thể:

Bảng câu hỏi khảo sát toàn trường (gồm 45 câu): phát ra 108 bản, thu về

STT Đơn vị khảo sát Số lượng

phát ra

Số lượng thu về

9 Khoa Quản Trị - Kinh doanh 10 10

tác

tác

(Nghiên cứu của tác giả, tháng 8/2014)

Bảng câu hỏi khảo sát phòng Tài chính - Kế toán (gồm 10 câu): phát ra 5 bản,

thu về 5 bản (Phụ lục 2)

2.2.1.3 Phương pháp khảo sát

Việc khảo sát được thực hiện thông qua bảng câu hỏi đánh giá trên 5 yếu

tố cấu thành của hệ thống KSNB Bảng câu hỏi trên giấy được gửi trực tiếp cho Ban Giám hiệu, CB - GV - CNV trong trường Riêng đối với hoạt động kiểm soát công tác Kế toán, việc khảo sát còn kết hợp với phương pháp quan sát công việc, phỏng vấn nhân viên ở phòng Tài chính - Kế toán Ngoài ra, tác giả còn thực hiện quan sát việc lưu trữ hồ sơ, phỏng vấn trưởng, phó các phòng Tổ chức

Hành chính, Đào tạo, Quản trị - Vật tư và trưởng các khoa Công nghệ Dệt may, Thiết Kế thời trang, Tài chính - Kế toán,

2.2.2 Thực trạng về hệ thống Kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh

2.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Tính chính trực và giá trị đạo đức

Bảng 2.4: Tổng hợp kết quả khảo sát về "Tính chính trực và giá trị đạo đức"

3 Các biện pháp xử lý vi phạm đạo đức nghề nghiệp (gian lận, biển thủ tài sản, nhận hối lộ, hành vi gây mất đoàn kết ) được nhà trường áp dụng và

xử lý triệt để bằng hình thức nào?

Chưa áp dụng và chưa xử lý triệt để 62

4 Chính sách khuyến khích CB - GV - CNV tuân thủ đạo đức nghề nghiệp trong trường nên thể hiện bằng hình thức nào?

Qua kết quả khảo sát (Bảng 2.4) cho thấy các quy định về tính chính trực

và giá trị đạo đức đã được nhà trường thực hiện Tuy nhiên, nhà trường vẫn chưa chính thức ban hành các văn bản quy định cũng như những hướng dẫn cụ thể, chi tiết về tính chính trực và giá trị đạo đức mà chủ yếu phổ biến thông qua các cuộc họp

Mặc dù nhà trường chú trọng đến việc xây dựng các yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức nhưng lại chưa quan tâm đến việc truyền đạt để CB - GV

- CNV hiểu rõ tầm quan trọng của nó Việc xây dựng các yêu cầu này thể hiện trong quy định "Văn hóa công sở" nhưng khá chung chung, chủ yếu đề cập đến văn hóa chào hỏi, văn hóa sử dụng tài sản, văn hóa hội họp và các yêu cầu về phẩm chất đạo đức của giảng viên mà chưa đề cập đến các đối tượng khác và cũng không quy định cụ thể việc xử lý vi phạm Chính vì thế trong thời gian vừa qua một số CB - GV - CNV có biểu hiện vi phạm đạo đức nghề nghiệp (gian lận, biển thủ tài sản, nhận hối lộ, hành vi gây mất đoàn kết ) nhà trường có điều tra nhưng chưa làm rõ và chưa xử lý triệt để

Hiện tại nhà trường chưa có chính sách nào để khuyến khích người lao động trong đơn vị tuân thủ đạo đức nghề nghiệp nhưng qua điều tra thì đại bộ phận CB - GV - CNV đều mong muốn chính sách khuyến khích người lao động trong đơn vị tuân thủ đạo đức nghề nghiệp nên thể hiện chủ yếu bằng vật chất (66%) và bằng hình thức biểu dương (32%)

Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên, giảng viên

Bảng 2.5: Tổng hợp kết quả khảo sát về "Chính sách nhân sự và

năng lực của nhân viên, giảng viên"

Câu Nội dung câu hỏi, câu trả lời Tỷ lệ (%) Ghi chú

5 Nhà trường có xây dựng chính sách và quy trình tuyển dụng, đào tạo và đãi ngộ CB - GV - CNV không?

dưỡng đội ngũ nhân viên

8 Theo thầy cô chính sách khen thưởng và kỷ luật CB - GV - CNV trong trường hiện tại có tạo động lực để họ phát huy năng lực và gắn bó lâu dài với nhà trường không?

Chưa khuyến khích CB - GV -

CNV

64

bằng; Đánh giá quá khắt khe làm cho nhiều GV - CNV áp lực,

Câu Nội dung câu hỏi, câu trả lời Tỷ lệ (%) Ghi chú

không phát huy hết năng lực

9 Thời gian để BGH đánh giá xem xét lại kết quả làm việc và đưa ra hướng phát triển cho CB - GV - CNV?

(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả, tháng 8/2014)

Kết quả khảo sát (Bảng 2.5) cho thấy nhà trường rất quan tâm đến chính

sách nhân sự và năng lực của đội ngũ CB - GV - CNV

Về chính sách tuyển dụng: Nhà trường đã thành lập Hội đồng tuyển

dụng và xây dựng nhiều chính sách đào tạo và đãi ngộ nhân viên Từ kết quả khảo sát cho thấy, khi tuyển dụng nhà trường chú trọng đến bằng cấp chuyên môn là chính (76%) Nhưng ngoài yêu cầu về bằng cấp chuyên môn, người được tuyển dụng còn phải trải qua vòng phỏng vấn từ phía Trưởng phòng Tổ chức hành chính, BGH và từ phía trưởng Khoa Sau khi đạt vòng phỏng vấn, các ứng viên sẽ ký hợp đồng thử việc 1 tháng, đối với vị trí giảng viên còn giảng thử trước Khoa, BGH, trưởng Phòng Đào tạo, trưởng phòng Tổ chức hành chính nhằm đánh giá về khả năng sư phạm và chuyên môn Trên cơ sở kết quả thử việc

1 tháng, BGH cùng trưởng phòng Tổ chức hành chính và Trưởng phòng, khoa sẽ họp quyết định ký tiếp hợp đồng 1 năm với ứng viên đó hay không? Nói chung công tác tuyển dụng được thực hiện khá tốt trong những năm gần đây, tuy nhiên khi tuyển dụng nhân sự nhà trường chưa thực sự chú trọng đến kinh nghiệm làm việc của các ứng viên (chỉ 15% câu trả lời) và vẫn còn tình trạng dựa vào mối quan hệ quen biết (7% câu trả lời) trong tuyển dụng lao động Qua phỏng vấn

trực tiếp Trưởng phòng Tổ chức Hành chính cho thấy, nhà trường hầu như không chú trọng đến công tác tuyển dụng, đãi ngộ, đào tạo nhân sự là nhân viên Đây này là một vấn đề nhà trường cần lưu ý vì đội ngũ nhân viên các phòng chức năng tốt sẽ góp phần trợ giúp cho bộ máy nhà trường vận hành tốt hơn

Về chính sách đãi ngộ: Từ năm 2012 đến nay để thu hút nguồn nhân lực

có trình độ chuyên môn cao phục vụ cho công tác giảng dạy, nhà trường đã quy định trong Quy chế chi tiêu Nội bộ, khi tuyển dụng tiến sỹ, thạc sỹ đúng chuyên ngành mà đang có nhu cầu tuyển sẽ được hỗ trợ 60.000.000 đồng (đối với tiến sỹ)

và 30.000.000 đồng (đối với thạc sỹ) Bên cạnh đó, nhà trường còn bố trí, sắp xếp việc làm phù hợp cho vợ (hoặc chồng), con của các tiến sỹ, thạc sỹ khi ký hợp đồng làm việc lâu dài (nếu có nhu cầu) Ngoài ra, nhà trường còn phụ cấp học hàm, học vị hàng tháng cho giảng viên có bằng thạc sỹ đúng chuyên ngành

là 100% mức lương tối thiểu và tiến sỹ là 150% mức lương tối thiểu Tuy nhiên, nhiều giảng viên có bằng thạc sỹ trái hoàn toàn với chuyên môn giảng dạy nhà

trường vẫn phụ cấp 50% mức lương tối thiểu

(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)

Biểu đồ 2.1: Trình độ học vấn của CB - GV - CNV Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh từ năm 2011 đến

tháng 6 năm 2014

Về chính sách đào tạo: Nhà trường cho rằng con người là yếu tố then

chốt trong chiến lược phát triển của nhà trường Đội ngũ giảng viên trong trường

học cao học, nghiên cứu sinh đúng chuyên ngành được hỗ trợ 100% học phí theo khung quy định của Nhà nước, giảm 20% số tiết giảng dạy quy định (đối với giảng viên học cao học) và 50% số tiết giảng dạy quy định (đối với giảng viên đang nghiên cứu sinh) Chính vì chính sách đào tạo và đãi ngộ của nhà trường nên trong những năm gần đây số lượng CB - GV - CNV có trình độ học vấn cao

tăng nhanh đáng kể Trong Biểu đồ 2.1 và Bảng 2.2, cho thấy số lượng thạc sỹ

tăng nhanh nhất qua các năm từ 24 thạc sỹ (năm 2011) lên 74 thạc sỹ (tháng 6/2014), nhưng số lượng Tiến sỹ giảm từ 2 tiến sỹ (năm 2011) xuống còn 1 tiến

sỹ, nguyên nhân là thầy Hiệu trưởng cũ nghỉ hưu Số lượng CB - GV - CNV có trình độ đại học giảm đáng kể qua các năm từ 160 người (năm 2011) còn 97 người (tháng 6/2014) Số lượng CB - GV - CNV có trình độ dưới đại học tăng lên đột biến vào năm 2013 (96 người) do nhu cầu mở rộng sản xuất nên nhà trường tuyển dụng thêm nhân viên và công nhân là HSSV của trường có trình độ Cao đẳng và Trung cấp làm việc tại Trung tâm Sản xuất thực nghiệm

Ngoài ra nhà trường còn tổ chức cho giảng viên học bổ sung chứng chỉ

Sư phạm nghề; Tổ chức lớp Anh văn cho một số giảng viên giảng dạy các lớp chất lượng cao; Mời các báo cáo viên là các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực khác nhau về trao đổi, truyền đạt kinh nghiệm giảng dạy Kết quả khảo sát cho thấy đa

số CB - GV - CNV (67%) cho rằng nhà trường rất quan tâm đến công tác đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho CB - GV - CNV Tuy thế, vẫn còn 23% người được hỏi cho rằng nhà trường chỉ chú trọng đào tạo đội giảng viên

mà chưa chú trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên ở các phòng ban

Về chính sách đánh giá, khen thưởng, kỷ luật CB - GV - CNV: Hàng

tháng các Phòng, Khoa đều họp xét thưởng với 3 mức: A - Hoàn thành tốt (hưởng 100% lương bổ sung) nếu không bị lỗi vi phạm nào; B - Chưa hoàn thành (hưởng 50% lương bổ sung) nếu vi phạm một số lỗi như: không tham gia 1 buổi họp, bỏ dạy 1 buổi mà không có lý do, nộp chậm công việc hơn so với kế hoạch 2 lần trong 1 tháng ; C - Không hoàn thành (Không có lương bổ sung) nếu vi phạm một số lỗi như: không tham gia 2 buổi họp, bỏ dạy từ 2 buổi mà không có lý do; nộp chậm công việc hơn so với kế hoạch 3 lần trong 1 tháng, làm sai hoặc phản biện sai ngân hàng đề thi Sau đó nhân viên phòng hoặc thư ký khoa tổng hợp,

Tổ trưởng công đoàn và trưởng phòng, khoa ký duyệt Bảng xét thưởng sẽ được gửi về phòng Tổ chức Hành chính tổng hợp và trình lên Phó Hiệu trưởng quản lý các phòng, khoa đánh giá lại, sau đó được thông tin công khai trên hệ thống quản

lý hành chính điện tử (Egov), nếu CB - GV - CNV có thắc mắc, gửi đơn lên phòng

Tổ chức Hành chính sẽ giải quyết trong 3 ngày làm việc Kết quả xét thưởng cuối cùng là căn cứ để phòng Tổ chức Hành chính tính lương bổ sung (lương mềm) cho CB - GV - CNV Tuy nhiên, qua khảo sát cho thấy chỉ có 28% đồng ý rằng chính sách khen thưởng và kỷ luật của nhà trường hiện tại đã tạo động lực để CB -

GV - CNV phát huy năng lực và gắn bó lâu dài với nhà trường, còn có tới 64% cho rằng chính sách khen thưởng kỷ luật của nhà trường hiện tại chưa khuyến khích CB - GV - CNV và 8% cho rằng chưa hiệu quả, đánh giá chưa công bằng,

ví dụ như mọi công việc nhà trường giao cho, nếu CB - GV - CNV làm chậm so với kế hoạch sẽ bị đánh giá xét thưởng nhưng việc trả lương chậm so với quy định nhà trường không đánh giá, không trừ điểm, trừ lương các đối tượng liên quan

Về chính sách tiền lương: Được thực hiện theo các quy định về tiền

lương của Nhà nước và dựa trên Quy chế chi tiêu nội bộ Hàng năm BGH, Ban chấp hành Công đoàn và các phòng chức năng đều cố gắng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động bằng cách tăng lương, tuy nhiên qua kết

quả khảo sát (Bảng 2.5) cho thấy có tới 40% người được hỏi cho rằng các biện

pháp nâng cao thu nhập cho người lao động trong trường là rất ít

Cơ cấu tổ chức

Bảng 2.6: Tổng hợp kết quả khảo sát về "Cơ cấu tổ chức"

Câu Nội dung câu hỏi,

13 Thành viên trong BGH có kiêm nhiệm các tổ chức đoàn thể khác (Công

đoàn, Đoàn thanh niên, ban Kiểm soát ) không?

(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả, tháng 8/2014)

Kết quả khảo sát (Bảng 2.6) cho thấy mô hình cơ cấu tổ chức của nhà

Sự biến động về nhân sự chủ yếu diễn ra ở vị trí Trưởng, Phó các đơn vị còn vị trí Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng thì rất ít biến động

Trước đây, ở trường tình trạng kiêm nhiệm các chức vụ quan trọng đã có (Phó Hiệu Trưởng kiêm nhiệm chức Chủ tịch Công Đoàn trường) nhưng hiện nay tình trạng kiêm nhiệm các chức vụ chủ chốt hầu như không diễn ra

Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Bảng 2.7: Tổng hợp kết quả khảo sát về "Phân định quyền hạn và

trách nhiệm"

Câu Nội dung câu hỏi,

câu trả lời

Tỷ lệ (%)

Khác 8 Còn chồng chéo vì 1 số việc có nhiều

phòng cùng kiểm tra, theo dõi

16 Các phòng, khoa có kiểm tra và giám sát chéo lẫn nhau trong việc thực hiện

nhiệm vụ?

(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả, tháng 8/2014)

Kết quả khảo sát (Bảng 2.7) cho thấy nhà trường có quy định cụ thể

nhiệm vụ của từng phòng ban, được thể hiện trong chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng, khoa trong Quy chế hoạt động vì vậy trách nhiệm và quyền hạn giữa các phòng, ban hầu như không trùng lắp và việc giám sát chéo giữa các phòng khoa cũng được thực hiện khá tốt, tuy nhiên vẫn còn 8% số phiếu trả lời cho rằng một

số việc có quá nhiều bộ phận theo dõi, giám sát (Ví dụ như việc giám sát giờ

giấc lên lớp của Giảng viên ) Hơn thế, có tới 61% số người được hỏi cho rằng

họ chưa có bảng mô tả công việc cụ thể và 21% số người được hỏi cho rằng một

số công việc đã có bảng mô tả công việc, còn số công việc chưa có bảng mô tả công việc, đặc biệt là khối nhân viên ở các phòng chức năng Do đó đã xảy ra trình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận, có khi sự việc xảy ra còn nhà trường không biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo

Bảng 2.8: Tổng hợp kết quả khảo sát về "Triết lý quản lý và phong cách

18 BGH có tạo không khí dân chủ, cởi mở trong các cuộc tiếp xúc, trao đổi với

CB - GV - CNV và HSSV không?

nhưng có người rất quan cách

19 Theo thầy cô, phong cách lãnh đạo của BGH là:

Phong cách không rõ ràng 52

20 Theo thầy cô, triết lý quản lý của BGH hướng về những giá trị cốt lõi gì?

Giá trị cho nhân viên 5

Giá trị cho người học 27

Câu Nội dung câu hỏi, câu

(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả, tháng 8/2014)

Qua kết quả khảo sát (Bảng 2.8) cho thấy phần lớn CB - GV - CNV đều

đánh giá tương đối tốt vai trò lãnh đạo của BGH

Hàng tuần, mỗi thành viên trong BGH đều có một buổi tiếp CB - GV - CNV vào các buổi chiều từ thứ 3 đến thứ 6 BGH luôn quyết tâm xây dựng một môi trường sư phạm dân chủ, gần gũi, tôn trọng ý kiến đóng góp của mọi người, nhiệt tình tham gia các phong trào đoàn thể

Ý thức được trách nhiệm của mình, BGH luôn đi đầu trong việc xây dựng

và phát triển thương hiệu nhà trường, luôn kiên quyết trong xử lý các hành vi tiêu cực, sai trái tồn tại trong đội ngũ CB - GV - CNV và HSSV

Tuy nhiên, vẫn còn một số ý kiến cho rằng BGH rất ít tiếp xúc trực tiếp với HSSV, nguyên nhân là do thắc mắc của HSSV đều được các phòng, khoa, trung tâm giải quyết và HSSV thường đóng góp ý kiến thông qua hệ thống Email Trong các cuộc họp có một vài thành viên trong BGH rất cởi mở và dân chủ,

nhưng đa số các thành viên BGH có phong cách lãnh đạo chưa rõ ràng

2.2.2.2 Đánh giá rủi ro

Bảng 2.9: Tổng hợp kết quả khảo sát về "Đánh giá rủi ro"

Câu Nội dung câu hỏi, câu

23 Nhà trường có xây dựng chiến lược thích hợp để nhận dạng rủi ro phát

sinh từ bên ngoài (từ đối thủ cạnh tranh (các trường có cùng ngành đào tạo); từ nhu cầu của xã hội về cơ cấu đào tạo; từ sự thay đổi các quy định của pháp luật và các chính sách )?

24 Nhà trường có xây dựng chiến lược thích hợp để nhận dạng rủi ro phát

sinh từ bên trong (sự mất đoàn kết nội bộ, hệ thống thông tin chưa được hoàn thiện, biến động nhân sự chủ chốt, thay đổi các chính sách, nội quy của nhà trường )?

25 Nhà trường có truyền đạt các rủi ro hiện tại đến toàn thể CB - GV - CNV

trong trường bằng hình thức nào?