Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai

Do đó, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên cơ sở lý thuyết hiện đại về KSNB trong hoạt chi hỗ trợ các chính sách là một vấn đề đặt ra cho ngành công tác dân tộ

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, Khoa Sau đại học, Quý Thầy,

Cô giảng dạy lớp cao học khóa 5 chuyên ngành Tài chính kế toán Trường Đại học Lạc Hồng đã truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu trong suốt thời gian học ở trường

Tôi xin chân thành cám ơn Lãnh đạo Ban Dân tộc và Quý Anh/Chị ở các phòng của Ban Dân tộc đã tạo điều kiện cho tôi khảo sát trong thời gian làm Luận văn

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGSTS Hà Xuân Thạch đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện và hoàn thành tốt luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn những người thân trong gia đình: bố, mẹ, chồng

và con tôi đã ủng hộ, hỗ trợ về mọi mặt để tôi hoàn thành khóa học này

Chân thành cảm ơn quý anh/ chị cao học khóa 5 chuyên ngành kế toán Trường Đại học Lạc Hồng đã giúp đỡ và động viên tôi trong suốt quá trình hoàn thành luận văn

Xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Luận văn với đề tài “ Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai” là do tôi nghiên cứu thực hiện Các thông tin trong luận văn là những thông tin thu thập thực tế từ phía cơ quan Ban Dân tộc Luận văn này chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình

Đồng Nai, ngày tháng năm 2015

Tác giả

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Trong những năm qua Đảng ta luôn xác định vấn đề dân tộc, công tác dân tộc

và đoàn kết các dân tộc có vị trí chiến lược quan trọng trong cách mạng nước ta Đảng

ta đã đề ra các chủ trương, chính sách dân tộc, với những nội dung cơ bản là: "Bình đẳng, đoàn kết, tương trợ giúp đỡ nhau cùng phát triển" Trải qua các thời kỳ cách

mạng, Công tác dân tộc đã đạt được những thành tựu to lớn góp phần quan trọng vào

sự nghiệp cách mạng chung của đất nước

Do đó, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên cơ sở lý thuyết hiện đại về KSNB trong hoạt chi hỗ trợ các chính sách là một vấn đề đặt ra cho ngành công tác dân tộc nhằm tăng cường kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các nguồn chi

hỗ trợ các chính sách Nhận thức được tầm quan trọng của việc nhận diện rủi ro và

kiểm soát nội bộ tác giả đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai” với mong muốn kiểm soát, nhận diện các rủi ro xảy ra

trong quá trình triển khai thực hiện chính sách nhằm giảm thiểu những sai xót trong thực hiện Tác giả tiến hành khảo sát đối với cấp lãnh đạo và chuyên viên làm việc tại

cơ quan Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai nhằm nhận diện mức độ rủi ro và đánh giá mức độ quan trọng của những rủi ro mà Ban Dân tộc cần đối mặt hiện nay Đồng thời, theo kết quả phân tích thực trạng cũng như các rủi ro xảy, tác giả đề xuất một số giải pháp trên

cơ sở hoàn thiện hệ thống KSNB các khoản chi các chính sách dân tộc nhằm ngăn ngừa các sai phạm, nhằm giảm thiểu thất thoát, nâng cao năng lực quản lý tài chính cũng như kiểm soát ngân sách nhà nước ngày càng chặt chẽ hơn

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN………i

LỜI CAM ĐOAN……… ii

TÓM TẮT LUẬN VĂN………iii

MỤC LỤC……… iv

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ……… … viii

DANH MỤC BẢNG, DANH MỤC SƠ ĐỒ……… ………… x

PHẦN MỞ ĐẦU……….1

1 Lý do chọn đề tài……… 1

2 Tổng quan các nghiên cứu………1

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:……… …2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……… ….2

5 Phương pháp nghiên cứu……… ……… 2

6 Kết cấu của đề tài……… ……… 3

CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB KHU VỰC CÔNG…… 4

1.1 Tổng quan về hệ thống KSNB khu vực công……… …… 4

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công……… ……… 4

1.1.2 Định nghĩa và vai trò của KSNB trong khu vực công……… …6

1.1.3 Lược sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công …… ……9

1.1.4 Các hạn chế của hệ thống KSNB …… ……….………10

1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB khu vực công ……….… 11

1.2.1 Môi trường kiểm soát………….……….……….……….……… 11

1.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức………….……….………….12

1.2.1.2 Năng lực đội ngũ nhân viên trong tổ chức.……….………… ……12

1.2.1.3 Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo.……….………… …… 12

1.2.1.4 Cơ cấu tổ chức và quyền hạn.……….……….……….….13

1.2.1.5 Chính sách nhân sự.……….……….……….………… 13

1.2.2 Đánh giá rủi ro.……….……….……….……….………… 14

1.2.3 Hoạt động kiểm soát.……….……….……….……….… 14

1.2.3.1 Xét theo mục đích của hoạt động kiểm soát.……….……14

1.2.3.2 Xét theo chức năng của hoạt động kiểm soát.……….… 15

1.2.4 Thông tin và truyền thông.……….……… ……… …17

1.2.5 Giám sát.……….……… .……… …….17

1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB ………… … 18

1.4 Mối quan hệ của các mục tiêu của tổ chức và các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB.……….……… .……….……… ……18

1.5 Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB……… 19

1.6 Khái niệm chung về chính sách dân tộc……… …….19

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1……… ……….………28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BAN DÂN TỘC TỈNH ĐỒNG NAI ……… ………29

2.1 Giới thiệu chung về Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai……… …… 29

2.1.1 Lịch sử hình thành……… ….……… 29

2.1.2 Chức năng……….……….……….……….……… 30

2.1.3 Nhiệm vụ……….……….……….………….30

2.1.4 Vị trí, cơ cấu tổ chức của Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai….…… ……….32

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban.……….……….…… 33

2.2 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu.……….……….……….41

2.2.1 Phương pháp thu thập…… ……….………….….……….…41

2.2.2 Phương pháp khảo sát……… 42

2.3 Thực trạng hệ thống KSNB tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai thông qua dữ liệu thứ cấp ……… 42

2.3.1 Đánh giá cơ bản các văn bản hiện có liên quan đến hệ thống KSNB … 42

2.3.2 Đặc thù của hệ thống KSNB tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai ……… ….43

2.3.3 Kết quả thực hiện một số chính sách trên địa bàn các xã vùng DTTS…… 46

2.4 Thực trạng về KSNB tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai thông qua dữ liệu sơ cấp……….52

2.4.1 Môi trường kiểm soát…….……….……… 52

2.4.2 Đánh giá rủi ro…….……….……… ……… 58

2.4.3 Hoạt động kiểm soát……… 60

2.4.4 Thông tin và truyền thông……….62

2.4.5 Giám sát……….……… ……….64

2.5 Những mặt tồn tại và nguyên nhân tồn tại……….… ……… 65

2.5.1 Những mặt tồn tại……… ………65

2.5.2 Những nguyên nhân tồn tại……… ……….67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2……… 70

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BAN DÂN TỘC TỈNH ĐỒNG NAI……… 71

3.1 Quan điểm hoàn thiện……… 71

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai……….72

3.2.1 Môi trường kiểm soát……… 72

3.2.2 Đánh giá rủi ro 75

3.3.3 Hoạt động kiểm soát 77

3.3.4 Thông tin và truyền thông 77

3.3.5 Giám sát 78

3.3.6.Kiến nghị khác 79

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 82

KẾT LUẬN 83

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

AICPA : Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ

BCTC : Báo cáo tài chính

BCBS : Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp

COSO : Ủy ban tổ chức đồng bảo trợ

ERM : Hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp

GAO : Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng Kế toán Nhà nước Hoa Kỳ HĐND : Hội đồng nhân dân

FEI : Financial Executive Institute

SEC : Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ

IIA : Hiệp hội kế toán nội bộ

SAS 55 : Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính TSCĐ : Tài sản cố định

PTSX : Phát triển sản xuất

PTTH : Phổ thông trung học

QMR : Đại diện lãnh đạo về chất lượng

THCS : Trung học cơ sở

Tp : Thành phố

TX : Thị xã

UBND : Ủy ban nhân dân

UBMTTQ : Ủy ban mặt trận tổ quốc

XH : Xã hội

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Kết quả thực hiện chi từ năm 2012 - 2013

Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “ tính chính trực và giá trị đạo đức” Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “ Đánh giá rủi ro”

Bảng 2.4: Bảng tổng hợp về “thanh tra ban”

Bảng 2.5: Bảng tổng hợp câu hỏi về “cơ cấu tổ chức”

Bảng 2.6: Bảng tổng hợp câu hỏi về “Phân định quyền hạn và trách nhiệm”

Bảng 2.7: Bảng tổng hợp câu hỏi về “đánh giá rủi ro”

Bảng 2.8: Bảng tổng hợp câu hỏi về “hoạt động kiểm soát”

Bảng 2.9: Bảng tổng hợp câu hỏi về “thông tin truyền thông”

Bảng 2.10: Bảng tổng hợp câu hỏi về “giám sát”

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Vị trí của Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai

Sơ đồ 2.3: Qui trình kiểm soát chi các chính sách

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm qua được sự quan tâm của Nhà nước và sự cố gắng tích cực của chính quyền các cấp trong tỉnh, đời sống của đồng bào DTTS được cải thiện rõ nét, đã góp phần đẩy nhanh quá trình giảm nghèo của tỉnh Qua đó, đồng bào DTTS tự lực vươn lên trong lao động, sản xuất Từng bước thu hẹp khoảng cách giữa hộ giàu và nghèo, trình

độ phát triển giữa dân cư vùng sâu, vùng xa với dân cư thành thị, giữa các dân tộc trên địa bàn tỉnh Qua triển khai thực hiện chương trình công tác dân tộc trên địa bàn tỉnh, đến nay

đã đạt được những kết quả nhất định, mang lại hiệu quả thiết thực, đồng bào DTTS được

ổn định nơi ở, giải quyết những khó khăn trong đời sống, góp phần tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về mọi mặt, giảm nghèo trong vùng đồng bào DTTS Góp phần nâng cao mặt bằng dân trí cho đồng bào dân tộc thiểu số Chính sách cử tuyển tạo nguồn nhân lực theo nhu cầu của các địa phương theo đúng tinh thần của Đảng và nhà nước về chính sách dân tộc Chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước phù hợp với lòng dân, tạo sự đồng thuận trong dân Thực hiện Chương trình 135 giai đoạn II trên địa bàn có ý nghĩa thiết thực, phù hợp với tâm tư nguyện vọng của bà con, góp phần cải thiện và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho đồng bào dân tộc thiểu số ở các ấp, xã đặc biệt khó khăn và người dân trong vùng hưởng lợi Trong những năm qua Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai đã tổ chức tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật cho đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa; phổ biến các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước, nhất là chủ trương, chính sách liên quan đến dân tộc; kiến thức về quốc phòng an ninh; về phòng chống tội phạm hình sự Qua nội dung phổ biến, tuyên truyền đã trang bị kiến thức cần thiết về pháp luật cho đồng bào DTTS, góp phần nâng cao ý thức pháp luật, hiệu quả quản lý Nhà nước bằng pháp luật, từ đó chủ động phòng ngừa, ngăn chặn nguyên nhân, điều kiện phát sinh, phát triển tội phạm, từng bước kềm chế, đẩy lùi tội phạm

Tuy Ban Dân tộc đã triển khai được rất nhiều chính sách có hiệu nhưng cũng còn những hạn chế trong việc triển khai thực hiện các chính sách như còn chi sai đối tượng tình trạng đầu tư còn lãng phí, chưa đúng định hướng tất cả những điều này làm ảnh hưởng đến quá trình triển khai thực hiện các chính sách Do đó việc hoàn thiện hệ thống

kiểm soát nội bộ tại Ban Dân tộc tỉnh là nhiệm vụ cấp bách và cần thiết cho việc phát triển lâu dài của Ban Dân tộc tỉnh

Với địa bàn quản lý rộng 11 huyện, thị xã, thành phố và các chương trình, đề án chính sách dành cho đồng bào dân tộc thiểu số ngày càng nhiều và đa dạng đòi hỏi Ban Dân tộc phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu

Việc dựa trên các lý thuyết hiện đại về KSNB để hoàn thiện hệ thống KSNB tại Ban Dân tộc là yêu cầu tất yếu Để đáp ứng được các nhu cầu đó thì cần có cơ chế quản lý kiểm soát nội bộ cũng như các vấn đề về chi các chính sách để được đảm bảo và hiệu quả hơn

Từ những vấn đề phân tích ở trên chính là lý do để em chọn làm về đề tài: “Hoàn

thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai ”

2 Tổng quan các nghiên cứu có liên quan

- Bùi Thị Ngọc Cẩm, 2014 Hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ các khoản chi tại Bảo hiểm xã hội Đồng Nai Luận văn Thạc sỹ ĐH Kinh tế TP HCM

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức sự nghiệp công

Sự vận hành của hệ thống KSNB trong hoạt động kiểm soát chi trên cơ sớ các khoản chi trả trợ cấp cho các chế độ BHXH, chi trợ cấp định kỳ thường xuyên, trợ cấp một lần

và trợ cấp thất nghiệp, chi quản lý hoạt động bộ máy

Tác giả đã áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể: sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, thống kê mô tả để đánh giá thực trạng trong hệ thống KSNB các khoản chi BHXH Tổng hợp, suy diễn đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB các khoản chi BHXH

- Nguyễn Việt Tường, 2013 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác chống thất thu thuế tại chi cục thuế quận Tân Bình

Mục tiêu chung của đề tài là tìm hiểu về thực trạng HTKSNB tại các Chi cục thuế trên địa bàn TPHCM nói chung và CCT.TB nói riêng, thông qua đó người viết đề xuất

những giải pháp nhằm hoàn thiện và xây dựng HTKSNB với mục đích quản lý chống thất thu các khoản thuế của nhà nước

Phương pháp phân tích số liệu: Phương pháp được sử dụng để đánh giá thực trạng xây dựng HTKSNB là phương pháp phân tích định tính, phân tích định lương, phương pháp thống kê và xử lý số liệu…

Dựa vào thực trạng và kết quả phân tích được người viết đóng góp một số giải pháp hoàn thiện và xây dựng hệ thống KSNB

- Nguyễn Hoàng Dũng, 2010 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi ngân sách nhà nước tại cơ quan Văn phòng Đại học quốc gia TP.HCM

Đề tài luận văn trình bày một cách rõ nét cơ sở lý luận về ngân sách nhà nước Thực hiện thu, chi của cơ quan Văn phòng ĐHQG TP HCM nghiên cứu các văn bản hướng dẫn thực hiện thu chi ngân sách nhà nước kết hợp với thực trạng kiểm soát chi tại

cơ quan VP ĐHQG TP HCM, để từ đó phân tích và đánh giá tình hình Sử dụng ngân sách tại đơn vị Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát chi ngân sách nhà nước tại cơ quan Văn phòng ĐHQG TP.HCM

Đề tài sử dụng phương pháp so sánh thống kê và phương phân tích tổng hợp ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài: về mặt lý luận đề tài xây dựng dựa trên các văn bản của nhà nước, lý thuyết về tài chính gắn với tình hình cụ thể của cơ quan

VP ĐHQG TP HCM

Về mặt thực tiễn, Cơ quan Văn phòng ĐHQG TP.HCM đã có nhiều thành công nhất định trong việc sử dụng ngân sách nhà nước Đơn vị được khoán biên chế, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc tổ chức sắp xếp bộ máy, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí, nâng cao hiệu quả công việc

- Lê Thị Minh Thảo, 2014 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm soát chi ngân sách tại Sở Tài chính Phú Yên

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là nghiên cứu cơ sở lý luận của kiểm soát nội

bộ khu vực công, kiểm soát chi ngân sách cùng với việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội

bộ tại Sở Tài chính Phú Yên, người viết đánh giá những ưu điểm và các tồn tại của hệ

thống này, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm soát chi ngân sách của đơn vị

Phương pháp nghiên cứu của luận văn là dùng phương pháp quy nạp từ kết quả phỏng vấn để xử lý thông tin thu thập được So sánh giữa lý thuyết và thực tế từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi ngân sách phù hợp với yêu cầu thực tế

- Trần Thị Giang Tân, Kiểm soát nội bộ, bài giảng môn Kiểm toán (Hệ cao học) trường ĐH Kinh tế, TP HCM

Còn nhiều nghiên cứu về hệ thống KSNB khu vực công mà đề tài này có thể kế thừa kết quả trong nghiên cứu đã công bố trước, tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu công tác KSNB tại Ban Dân tộc tỉnh

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở hệ thống hóa các vấn đề lý luận và nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội

bộ tại Ban Dân tộc tỉnh, đề tài đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu kiểm

soát nội bộ tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là lý luận và thực tiễn hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn

vị hành chính sự nghiệp và đặc điểm áp dụng vào công tác dân tộc

- Đề tài tập trung nghiên cứu tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai

- Thời gian nghiên cứu từ 2012 – 2014

5 Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài thực hiện chủ yếu phương pháp định tính, cụ thể:

* Nghiên cứu lý luận: Dựa trên khuôn khổ KSNB của COSO (năm 1992), chủ

yếu hướng dẫn KSNB khu vực công của INTOSAI (1992), cập nhật năm 2013 và các văn bản pháp qui liên quan đến nội dung KSNB nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB, đặc điểm của KSNB ở khu vực công, kiểm soát tuân thủ tại Ban Dân tộc và các đối tượng được hỗ trợ các chính sách

6 Kết cấu của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề tài có bố cục gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB khu vực công

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB KHU VỰC CÔNG 1.1 Tổng quan về hệ thống KSNB khu vực công

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công

Theo Bộ môn kiểm toán trường Đại học Kinh tế (2014) Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu về kiểm toán Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB trong các cuộc kiểm toán

Đến thập niên 1970, kiểm soát nội bộ được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết

kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận dụng trong các cuộc kiểm toán Đạo luật chống hành vi hối lộ ở nước ngoài 1977, các báo cáo của Cohen Commission và FEI (Financial Executive Institute) đều đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống kế toán và KSNB Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức Năm 1979, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một

Ủy ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập

và đánh giá hệ thống KSNB

Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm toán viên độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm soát và vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá hệ thống KSNB

Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn Hội đồng quốc gia chống gian lận về báo cáo tài chính (TreaĐway Commision) được thành lập năm

1985 Hoạt động này cũng đã đưa ra một loạt các vấn đề về KSNB, nhấn mạnh tầm quan trọng của môi trường kiểm soát, các quy tắc về đạo đức, các Ủy ban Kiểm toán và chức năng của kiểm toán nội bộ Vì thế Ủy ban tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận về báo cáo tài chính đã được thành lập nhằm nghiên cứu KSNB:

Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau

Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện

Trước tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ KSNB thay cho KSNB về kế toán Sau đó, AICPA cũng đã quyết định không sử dụng thuật ngữ kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý

Đến năm 1988, nhiều chuẩn mực kiểm toán mới ra đời, trong đó có SAS 55 SAS

55 “Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính” đưa ra ba bộ phận của KSNB là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo năm

1992 Báo cáo COSO năm 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra Khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống Đây là hệ thống lý luận đầy đủ nhất

về KSNB cho đến thời điểm hiện nay

Tóm lại, Báo cáo COSO là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính (BCTC), mà còn được mở rộng ra cho cả các phương diện hoạt động và tuân thủ

Báo cáo COSO 1992 tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được cơ sở lý thuyết cơ bản về KSNB Nhờ đó mà đã có hàng loạt nghiên cứu phát triển về KSNB trên nhiều lĩnh vực khác nhau ra đời như:

- Phát triển về phía quản trị: Năm 2001, COSO triển khai nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM - Enterprise Risk Management Framework), theo đó ERM được định nghĩa gồm 8 bộ phận cấu thành: Môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát

- Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ: Năm 2006, COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính - Hướng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ”

- Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ: Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ định nghĩa các mục tiêu của KSNB gồm:

+ Độ tin cậy và trung thực của thông tin

+ Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định

+ Bảo vệ tài sản

+ Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực

+ Hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động và các chương trình

- Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báo cáo Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS - Basel Committee on Banking Supervision) đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng (Framework for Internal Control System in Banking Organisations)

- Tiếp tục phát triển Báo cáo năm 1992, năm 2004 COSO công bố báo cáo tổng thể dưới tiêu đề: Quản trị rủi ro doanh nghiệp – khuôn khổ hợp nhất Báo cáo năm 2004 được xây dựng trên cơ sở phát triển Báo cáo năm 1992 và tích hợp với quản trị rủi ro tại các đơn vị

- Đến năm 2013, COSO đã chính thức ban hành thêm các nguyên tắc để phục vụ thêm cho công tác quản trị toàn diện của một doanh nghiệp nhằm giảm rủi ro kinh doanh Báo cáo COSO 2013 dựa trên nền tảng báo cáo COSO 2004 theo hướng quản trị rủi ro hiện đại và ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại ERP

1.1.2 Định nghĩa và vai trò của KSNB trong khu vực công

Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 và cập nhật 2013 đưa ra định nghĩa về KSNB như sau:

KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và

các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của

- Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của Nhà nước và nội bộ

- Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động và lập báo cáo đúng đắn

- Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp

- Thực hiện đúng trách nhiệm

- Tuân thủ theo luật pháp hiện hành và các nguyên tắc, quy định

- Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất

So với định nghĩa của báo cáo COSO và Hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá trị đạo đức trong hoạt động được thêm vào Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính

là tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá và tham nhũng trong khu vực công

Ngân sách của Nhà nước được phân bố rộng rãi, chính vì vậy cần có các kiểm soát nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị thất thoát hay lãng phí Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần được nhấn mạnh thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công

INTOSAI đưa ra hai nhóm chuẩn mực về KSNB: Chuẩn mực chung và chuẩn mực

cụ thể Chuẩn mực chung bao gồm các quy định về bảo đảm hợp lý, tinh thần tuân thủ, năng lực và phẩm chất, mục tiêu kiểm soát và giám sát Chuẩn mực cụ thể đi vào các quy định về tổ chức hồ sơ, tài liệu; ghi chép kịp thời và đúng đắn các nghiệp vụ, phân chia trách nhiệm, tiếp cận và báo cáo về nguồn lực và sổ sách

 Vai trò và trách nhiệm của hệ thống KSNB

Mức độ hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia

và đóng góp của các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị

Đối với những đối tượng bên trong họ có vai trò và trách nhiệm liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ như sau :

+ Hội đồng quản trị

Trong một công ty, Ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động nhưng trên họ còn có Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị còn có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị Các thành viên trong Hội đồng quản trị cần phải khách quan và có năng lực Họ phải hiểu biết các hoạt động và môi trường hoạt động của đơn vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hoàn thành được trách nhiệm của mình

Trong nhiều trường hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà Ban Giám đốc có thể rơi vào tình trạng kiểm soát chồng chéo, hoặc không kiểm soát được những hoạt động diễn ra tại đơn vị Trong một tình huống khác, Ban Giám đốc có thể không trung thực, cố tình xuyên tạc các kết quả hoạt động trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình

để đạt được các mục tiêu cá nhân Để tránh tình trạng trên, một Hội đồng quản trị mạnh

mẽ, năng động là phải biết kết hợp các kênh thông tin khác nhau để có thể nhận biết các vấn đề đó và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

rà soát lại những phương pháp mà họ đã thực hiện để kiểm soát hoạt động trong đơn vị của mình

+ Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà

họ cung cấp các bộ phận trong đơn vị

+ Nhân viên

Suy cho cùng, kiểm soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm của mọi thành viên trong đơn vị Thông qua các hoạt động hàng ngày, mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ khác nhau, từ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho đến người thủ kho bảo quản hàng hóa theo các chính sách của đơn vị Hơn nữa, mọi thành viên đều nằm trong hệ thống xử lý thông tin được sử dụng để thực hiện các hoạt động trong đơn vị, từ việc ghi chép ban đầu cho đến sự phản hồi hay báo cáo về những vấn đề rắc rối trong các hoạt động, việc không tuân thủ các quy tắc về đạo đức, vi phạm các chính sách hay có hành vi phạm pháp mà họ đã nhận biết Ngoài ra, không thể không kể đến sự đóng góp của các thành viên trong quá trình đánh giá rủi ro hay giám sát

1.1.3 Lược sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công

Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên Nhà nước

Một số Quốc gia như Mỹ hoặc Canada đã có những công bố chính thức về KSNB áp dụng cho các cơ quan hành chính công Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng Kế toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) (1999) có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ chức hành chính công GAO đưa ra năm yếu tố về KSNB bao gồm các quy định về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

Về kiểm toán Nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán Nhà nước do Tổ chức Quốc

tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành Tổ chức này bao gồm 178 thành viên Hệ thống chuẩn mực kiểm toán do INTOSAI ban hành bao gồm quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán

Năm 1992, bản Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện và đánh giá KSNB

Năm 2001, bản Hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm về các chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển gần đây trong KSNB Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của Báo cáo COSO

Năm 2004, bản Hướng dẫn INTOSAI định nghĩa về KSNB như sau: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức”

Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa KSNB và xây dựng một sự hiểu biết thông thường

về KSNB, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù về khu vực công

1.1.4 Các hạn chế của hệ thống KSNB

Mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập và hoạt động có hiệu quả thì cũng không thể bảo đảm tuyệt đối là đạt được các mục tiêu của tổ chức Nó chỉ có thể cung cấp thông tin để quản lý tốt đơn vị và hướng tới đạt các mục tiêu

Những lợi ích của kiểm soát nội bộ phải được xem xét trong mối quan hệ với chi phí Duy trì và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm loại bỏ nguy cơ thiệt hại là không thực tế mà sẽ có nhiều chi phí hơn được đảm bảo bằng lợi ích thu được và khả năng xảy

ra rủi ro tiềm năng cùng với các chi phí liên quan trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát mới

Thay đổi cơ cấu tổ chức và thái độ quản lý có thể ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu quả của kiểm soát nội bộ và các nhân viên vận hành hệ thống Vì vậy, quản lý cần tiếp tục rà soát, cập nhật, giao tiếp, thay đổi nhân sự

Mỗi hệ thống KSNB dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu thì cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là do những hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và KSNB, hệ thống

kế toán và hệ thống KSNB không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó, như: - Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống KSNB không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó đem lại;

- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên;

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;

- Khả năng hệ thống KSNB không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị;

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng đặc quyền của mình;

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

Như vậy, không phải cứ có hệ thống KSNB là một đơn vị có thể coi như không có rủi ro, không có sai sót hay gian lận, mà hệ thống KSNB được thiết kế tốt sẽ đảm bảo ngăn chặn hiệu quả phần lớn những rủi ro, gian lận, sai sót có thể xảy ra

1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB khu vực công

Tương tự như Báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát Tuy nhiên, có những khác biệt nhất định về chi tiết

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nề nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu cho tổ chức Các nhân tố trong môi trường KSNB bao gồm:

 Tính chính trực và các giá trị đạo đức

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của cấp lãnh đạo

 Năng lực đội ngũ nhân viên trong tổ chức

 Cơ cấu tổ chức và quyền hạn

 Chính sách nhân sự

1.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Tính chính trực và các giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB Nó chính là văn hóa của tổ chức là những quy tắc ứng xử, những hành vi gian lận, thiếu đạo đức…ảnh hưởng xấu đến tổ chức Để đạt được điều này, cấp quản lý trước tiên phải là gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các điều lệ, các qui định về cách ứng xử của CBCC

và cần phổ biến những qui định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

1.2.1.2 Năng lực đội ngũ nhân viên trong tổ chức

Đảm bảo về năng lực là đảm bảo cho các nhân viên trong tổ chức có được những ý kiến và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ Muốn vậy, cấp quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng để cá nhân có thể được bố trí công việc thích hợp Ngoài ra, cấp quản lý cần nâng cao nhận thức cho các cá nhân giúp họ hiểu được tầm quan trọng của mình trong việc vận hành hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu, từ đó, có kế hoạch phát triển các kỹ năng đủ để xử lý các tình huống gặp phải

1.2.1.3 Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo

Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của cấp quản lý đối với hoạt động của đơn vị Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành của cấp quản lý có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị Nếu cấp quản lý của đơn vị ý thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB thì các thành viên còn lại có thể cảm nhận được điều đó thông qua hành động, thái độ của nhà quản lý và sẽ theo đó mà tân tâm xây dựng hệ thống KSNB ; ngược lại nếu các thành viên trong đơn vị cảm thấy rằng kiểm soát nội bộ không phải là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý thì điều đó đồng nghĩa với mục tiêu kiểm soát của đơn vị có thể sẽ không đạt được một cách hữu hiệu

1.2.1.4 Cơ cấu tổ chức và quyền hạn

Cơ cấu tổ chức là phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn

vị nó góp phần rất lớn trong việc đạt được mục tiêu Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để

lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

Để thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

* Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động; không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

* Thiết lập sự phân chia ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản

* Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cầu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị

Phân chia trách nhiệm và quyền hạn đươc xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau

* Chính sách kỷ luật

Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức…

• Phát triển các biện pháp đối phó

1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị

Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng Có các loại hoạt động kiểm soát sau:

1.2.3.1 Xét theo mục đích của hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đặp:

Kiểm soát phòng ngừa: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót hoặc gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị

Kiểm soát phát hiện: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm phát hiện kịp thời những hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực hiện

Kiểm soát bù đắp: là những thủ tục kiểm soát khác được đưa ra để thay thế những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệu quả

1.2.3.2 Xét theo chức năng của hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát bao gồm phân quyền và phê duyệt, phân chia trách nhiệm, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập, phân tích rà soát

Phân quyền và phê duyệt: Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền trong phạm vi quyền hạn của mình Ủy quyền đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ hợp lệ, được phê duyệt bởi người quản lý mới được thực hiện Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và truyền đạt rõ ràng với cac điều kiện, điều khoản cụ thể

Tuân thủ những qui định của sự ủy quyền đồng nghĩa với việc nhân viên hành động đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được người lãnh đạo và pháp luật cho phép

Phân chia trách nhiệm: Phân chia trách nhiệm là không cho phép một cá nhân nào trong tổ chức được giải quyết mọi mặt một nghiệp vụ từ khi nó bắt đầu cho đến khi nó kết thúc Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của tất cả các cá nhân sẽ được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau Mục tiêu của thủ tục này là nhanh chóng phát hiện sai sót và giảm thiểu hành vi gian lận trong quá trình thực hiện

Tuy nhiên việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức Do vậy, nhà quản lý cần phải kiểm tra, đánh giá thường xuyên các hoạt động kiểm soát và mối quan hệ giữa các cá nhân thực hiện nhiệm vụ

Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải có sự tách biệt giữa các chức năng sau đây:

- Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: tức là không để cá nhân thực hiện việc ghi chép vào sổ sách kế toán kiêm luôn việc bảo quản các tài liệu mình ghi chép Ví dụ như phải tách biệt giữa thủ quỹ và kế toán…

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: tức là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn, cho phép thực hiện nghiệp vụ không được kiêm việc bảo

quản tài sản vì nó tạo khả năng thâm lạm tài sản Ví dụ phải tách biệt người phê chuẩn việc mua tài sản với người sử dụng tài sản

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng kế toán: tức là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn không được kiêm việc thực hiện ghi chép trên sổ sách Ví dụ phải tách biệt người phê duyệt mua sắm tài sản với người thực hiện ghi sổ kế toán tài sản

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát nói chung Khi kiểm soát quá trình này đơn vị cần đảm bảo hệ thống chứng từ, sổ sách phải được kiểm soát một cách chặt chẽ và các loại nghiệp vụ phải được phê chuẩn một cách đúng đắn, hợp lý

Ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin được hỗ trợ ngày càng nhiều của các chương trình máy tính, phần mềm Vì vậy, người

ta chia kiểm soát quá trình xử lý thông tin thành: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng

- Kiểm soát chung: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định

- Kiểm soát ứng dụng: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống cụ thể nhằm đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được xét duyệt của nhà quản lý

* Kiểm soát vật chất: Intosai nhấn mạnh mục tiêu sử dụng có hiệu quả nguồn lực của Nhà nước, trong đó việc kiểm soát tài sản tránh hư hỏng, thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích đồng thời phát huy có hiệu quả nguồn lực quan trọng từ tài sản nhà nước Kiểm soát vật chất là hoạt động nhằm đảm bảo cho tài sản của đơn vị như: tiền, máy tính hay các chương trình phần mềm, hồ sơ dữ liệu….được bảo vệ một cách chặt chẽ

Kiểm soát vật chất còn bao gồm cả việc định kỳ kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu trên sổ sách Khi có bấc kỳ sự chênh lệch nào phải tiến hành điều tra, xem xét nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý một cách phù hợp nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lượng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho hoạt động của đơn vị được ổn định

* Kiểm tra độc lập: Kiểm tra độc lập là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra để nâng cao tính khách quan trong quá trình thực hiện

* Phân tích rà soát: Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh giữa các kết quả thực hiện với số liệu dự toán hay giữa các thông tin tài chính với thông tin phi tài chính nhằm phát hiện ra những biến động bất thường để nhà quản lý có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

1.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông cần thiết để thực hiện mục tiêu của KSNB

* Thông tin

Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn các nghiệp vụ và sự kiện, được chuyển đi dưới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB Do đó,

hệ thống KSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy đủ

* Truyền thông

Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc

từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ

tổ chức

1.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống KSNB có vận hành đúng theo thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với từng giai đoạn Giám sát giúp cho hệ thống duy trì tính hữu hiệu qua các thời kỳ Có hai loại giám sát:

* Giám sát thường xuyên

Giám sát thường xuyên KSNB được thiết lập cho những hoạt động thông thường

và lặp lại của tổ chức Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng ngày

* Giám sát định kỳ

Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên Giám sát định kỳ bao phủ toàn bộ sự đánh giá sự hữu hiệu hệ thống KSNB và đảm bảo KSNB đạt kết quả như mong muốn dựa trên các phương pháp và thủ tục

1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB

Các bộ phận trên có liên quan chặt chẽ với nhau Nhà quản lý cần đánh giá các rủi

ro có thể đe dọa đến việc đạt mục tiêu Hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo được rằng chỉ thị của nhà quản lý xử lý rủi ro được thực hiện trong thực tế Trong khi

đó các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và trao đổi lại diễn ra thông suốt trong toàn bộ quá trình tổ chức Quá trình trên cần được giám sát để điều chỉnh lại hệ thống KSNB khi cần thiết

Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB cần có tính linh hoạt cao Vì vậy, KSNB không đơn giản chỉ là một quá trình ở đó mỗi bộ phận hợp thành không chỉ ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp mà thực sự là một quá trình tương tác đa chiều – trong đó hầu như bộ phận nào cũng có thể ảnh hưởng đến bộ phận khác Do đó, mặc dù mọi tổ chức đều cần

có các bộ phận nói trên nhưng hệ thống KSNB của nó lại rất khác nhau tùy theo ngành nghề, qui mô, văn hóa và phong cách quản lý…

1.4 Mối quan hệ của các mục tiêu của tổ chức và các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB

Các mục tiêu của tổ chức và các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

Mỗi bộ phận đều cần thiết cho việc đạt được cả ba nhóm mục tiêu

Mỗi mục tiêu chỉ đạt được thông qua năm bộ phận hợp thành của KSNB đều hữu ích

và quan trọng Trong việc giúp cho việc tổ chức đạt được một trong ba nhóm mục tiêu nói trên KSNB liên quan đến từng bộ phận, từng hoạt động của tổ chức và toàn bộ tổ chức nói chung

1.5 Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB

Hệ thống KSNB của các tổ chức khác nhau được vận hành với các mức độ hữu hiệu khác nhau Báo cáo của COSO cho rằng, một hệ thống kiểm soát hữu hiệu (xét ở một thời điểm nhất định) nếu hội đồng quản trị và nhà quản lý đạt được ba tiêu chí sau:

- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào

- BCTC đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy

- Pháp luật và các qui định đang được tuân thủ

Như vậy, KSNB là một quá trình thì sự hữu hiệu của KSNB lại là một trạng thái (tình trạng) của quá trình đó ở một thời điểm nhất định Việc đánh giá sự hữu hiệu của KSNB

là mang tính xét đoán Bên cạnh đó để đánh giá KSNB là hữu hiệu, ngoài ba tiêu chí trên, còn cần phải đánh giá thêm:

- Năm bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB có hữu hiệu không ?

- Nếu có chúng có hoạt động hữu hiệu không?

Có thể thấy, sự hữu hiệu của năm bộ phận cấu thành của một hệ thống KSNB cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB Tuy nhiên, mức độ hoạt

động ở các bộ phận khác nhau

1.6 Khái niệm chung về chính sách dân tộc

- Chính sách dân tộc là tổng hợp những quan điểm, đường lối, chủ trương và những giải pháp của Đảng và Nhà nước đề ra, tác động trực tiếp đến các dân tộc và mối quan hệ dân tộc đang tồn tại

Chính sách dân tộc là hệ thống các nguyên tắc, chủ trương, giải pháp pháp phát triển đối với các dân tộc nhằm đảm bảo sự thống nhất của cộng đồng các quốc gia, dân tộc và

mở rộng với cộng đồng quốc tế

Nội dung cơ bản của chính sách dân tộc gồm 5 vấn đề chủ yếu: Kinh tế, Chính trị, Văn hóa, Xã hội và Quốc phòng – an ninh

- Chính sách đầu tư và sử dụng nguồn lực:

+ Phát triển toàn diện kinh tế - xã hội ở vùng dân tộc thiểu số, xóa đói, giảm nghèo, thu hẹp khoảng cách giữa vùng dân tộc với các vùng khác

+ Quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng, quản lý nguồn lao động là người dân tộc thiểu số tại chỗ, có chế độ đãi ngộ hợp lý

+ Khai thác, sử dụng có hiệu quả tài nguyên thiên nhiên vùng dân tộc thiểu số

và đầu tư trở lại phù hợp điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương

+ Ứng dụng các tiến bộ kỹ thuật, đưa khoa học và công nghệ tiên tiến vào sản xuất nhằm nâng cao đời sống của đồng bào vùng dân tộc thiểu số

- Chính sách đầu tư phát triển bền vững

+ Đảm bảo việc đầu tư phát triển kinh tế - xã hội, kết cấu hạ tầng thiết yếu vùng dân tộc thiểu số; khai thác có hiệu quả tiềm năng, thế mạnh của từng vùng, bảo vệ môi trường sinh thái, phát huy tinh thần tự lực, tự cường của các dân tộc

+ Tạo điều kiện thuận lợi để thu hút các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp trong nước và nước ngoài đầu tư phát triển ở vùng dân tộc thiểu số; ưu tiên đặc biệt đối với dân

tộc thiểu số rất ít người và vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn; chú trọng đào tạo nghề, sử dụng lao động là người tại chỗ, đảm bảo thu nhập ổn định, xây dựng cơ sở hạ tầng và các công trình thủy lợi công cộng khác

+ Khôi phục và phát triển các ngành nghề thủ công truyền thống của đồng bào các dân tộc thiểu số phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường

+ Chủ đầu tư các dự án qui hoạch, xây dựng có ảnh hưởng tới đất đai, môi trường, sinh thái và cuộc sống của đồng bào các dân tộc, phải công bố công khai và lấy ý kiến của nhân dân nơi có công trình, dự án được quy hoạch, xây dựng quy định của pháp luật; tổ chức tái định cư, tạo điều kiện để người dân đến nơi định cư mới có cuộc sống ổn định tốt hơn nơi ở cũ

+ Chính quyền ở nơi có người đến định cư có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu

tư đảm bảo định canh, định cư lâu dài, tạo điều kiện để đồng bào ổn định cuộc sống

+ Thực hiện quy hoạch, sắp xếp các điểm dân cư tập trung một cách hợp lý đối với những địa bàn khó khăn, đảm bảo cho đồng bào phát triển sản xuất phù hợp với đặc điểm dân tộc, vùng miền

+ Thực hiện các chương trình, đề án xóa đói, giảm nghèo, giải quyết việc làm, giải quyết cơ bản vấn đề vốn, đất ở, đất sản xuất, công cụ sản xuất cho nông dân thiếu đất, nhà ở, nước sinh hoạt, hỗ trợ phát triển kinh tế, giao đất, giao rừng cho hộ gia đình ở vùng dân tộc thiểu số, chuyển dịch cơ cấu lao động, ngành nghề, theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa và phát triển bền vững

+ Tổ chức phòng, chống thiên tai và ứng cứu người dân ở vùng bị thiên tai, lũ lụt

+ Có chính sách hỗ trợ kịp thời những dân tộc thiểu số có khó khăn đặc biệt để

ổn định và phát triển

- Chính sách phát triển giáo dục và đào tạo

+ Phát triển giáo dục vùng dân tộc thiểu số theo chương trình chung quốc gia; xây dựng chính sách giáo dục ở tất cả các cấp học phù hợp với đặc thù dân tộc

+ Phát triển trường mầm non, trường phổ thông, trường phổ thông dân tộc nội trú, phổ thông dân tộc bán trú, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm học tập cộng đồng, trường dạy nghề, trường dự bị đại học; nghiên cứu hình thức đào tạo đa ngành bậc đại học cho con em các dân tộc thiểu số để đẩy nhanh việc đào tạo nguồn nhân lực phục

vụ thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và hội nhập quốc tế

+ Qui định các điều kiện và biện pháp cụ thể, phù hợp để hỗ trợ cho học sinh, sinh viên là người dân tộc thiểu số; giải quyết chỗ ở, học bổng và cho vay vốn trong thời gian học tập phù hợp với ngành nghề đào tạo và địa bàn cư trú của sinh viên dân tộc thiểu

số

+ Học sinh, sinh viên là dân tộc thiểu số rất ít người, ở vùng có điều kiện kinh

tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được miễn học phí ở tất cả các cấp học, ngành học

+ Đào tạo nguồn lực, đào tạo nghề cho đồng bào vùng dân tộc thiểu số phù hợp với đặc điểm từng vùng, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập Quốc

tế

+ Quy định việc hỗ trợ giáo viên giảng dạy tại các vùng có điều kiện kinh tế -

xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn; đào tạo giáo viên là người dân tộc thiểu số và giáo viên dạy tiếng dân tộc

+ Tiếng nói, chữ viết và truyền thống văn hóa tốt đẹp của các dân tộc được đưa vào chương trình giảng dạy trong các trường phổ thông, trường phổ thông dân tộc nội trú, phổ thông dân tộc bán trú, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm học cộng đồng, trường dạy nghề, trung học chuyên nghiệp, cao đẳng và đại học phù hợp với địa bàn vùng dân tộc

+ Chính quyền địa phương, nơi có con em dân tộc thiểu số thi đỗ vào đại học, cao đẳng và sinh viên được cử đi học hệ cử tuyển, có trách nhiệm tiếp nhận và phân công công tác phù hợp với ngành nghề đào tạo sau khi tốt nghiệp

- Chính sách cán bộ người dân tộc thiểu số

Cán bộ người dân tộc thiểu số có năng lực và đủ tiêu chuẩn phù hợp quy định của pháp luật, được bổ nhiệm vào các chức danh cán bộ chủ chốt, cán bộ quản lý các cấp

- Chính sách đối với người có uy tín ở vùng dân tộc thiểu số

Người có uy tín ở vùng dân tộc thiểu số được bồi dưỡng, tập huấn, được hưởng chế độ đãi ngộ các ưu đãi khác để phát huy vai trò trong việc thực hiện chính sách dân tộc

ở địa bàn dân cư, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương

- Chính sách bảo tồn và phát triển văn hóa

+ Hỗ trợ việc sưu tầm, nghiên cứu, bảo vệ, bảo tồn và phát huy những giá trị văn hóa truyền thống tốt đẹp của các dân tộc thiểu số trong cộng đồng dân tộc Việt Nam

+ Hỗ trợ việc giữ gìn và phát triển chữ viết của các dân tộc có chữ viết Các dân tộc thiểu số có trách nhiệm gìn giữ văn hóa truyền thống tốt đẹp, tiếng nói, chữ viết viết của dân tộc mình phù hợp với quy định của pháp luật

+ Xây dựng, thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia để bảo tồn và phát huy các giá trị văn hóa truyền thống; hỗ trợ việc đầu tư, giữ gìn, bảo tồn các di tích lịch sử, văn hóa đã được Nhà nước xếp hạng

+ Đồng bào dân tộc thiểu số được ưu đãi, hưởng thụ văn hóa; hỗ trợ xây dựng, khai thác sử dụng có hiệu quả hệ thống thiết chế văn hóa cơ sở ở vùng đồng bào dân tộc thiểu số

- Chính sách phát triển thể dục, thể thao vùng dân tộc thiểu số

+ Bảo tồn và phát triển các môn thể dục, thể thao truyền thống của các dân tộc + Đầu tư xây dựng và hỗ trợ các hoạt động, thể thao truyền thống của các dân tộc

- Chính sách phát triển du lịch vùng dân tộc thiểu số

Tập trung hỗ trợ xây dựng cơ sở hạ tầng phục vụ du lịch gắn với bảo vệ môi trường, sinh thái; hỗ trợ quảng bá, đa dạng hóa các loại hình, các sản phẩm du lịch, khai thác hợp lý các tiềm năng, danh lam thắng cảnh, phát triển du lịch

- Chính sách y tế, dân số

+ Đảm bảo đồng bào các dân tộc thiểu số được sử dụng các dịch vụ y tế; thực hiện chương trình chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm y tế cho đồng bào dân tộc thiểu số theo qui định của pháp luật

+ Tập trung xây dựng, củng cố, mở rộng cơ sở y tế, khám chữa bệnh; bảo đảm thuốc phòng và chữa bệnh cho đồng bào các dân tộc ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn

+ Hỗ trợ việc bảo tồn, khai thác, sử dụng những bài thuốc dân gian và phương pháp chữa bệnh cổ truyền có giá trị của đồng bào các dân tộc đã được cơ quan nhà nước

có thẩm quyền công nhận

+ Bảo đảm nâng cao chất lượng dân số, phát triển dân số hợp lý của từng dân tộc theo quy định của pháp luật

+ Đẩy mạnh sự nghiệp xã hội hóa y tế, thực hiện chính sách ưu tiên đối với các

tổ chức, cá nhân tham gia vào các hoạt động đầu tư, phát triển y tế ở vùng dân tộc thiểu

số

- Chính sách thông tin – truyền thông

+ Đầu tư phát triển thông tin – truyền thống vùng dân tộc thiểu số, cung cấp một số phương tiện thiết yếu nhằm đảm bảo quyền tiếp cận và hưởng thụ thông tin

+ Xây dựng, củng cố hệ thống thông tin tình hình dân tộc và tổ chức thực hiện chính sách dân tộc

+ Xây dựng hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia về dân tộc; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng, thiên tai, lũ lụt ở vùng dân tộc thiểu số

- Chính sách phổ biến, giáo dục pháp luật và trợ giúp pháp lý

+ Đồng bào dân tộc thiểu số ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn được hưởng các dịch vụ trợ giúp pháp lý miễn phí theo qui định của pháp luật

+ Chính quyền các cấp có trách nhiệm xây dựng và thực hiện các chương trình,

đề án phổ biến, giáo dục pháp luật, trợ giúp pháp lý phù hợp với từng đối tượng và địa bàn vùng dân tộc thiểu số

+ Sử dụng có hiệu quả các phương tiện thông tin đại chúng, đa dạng hóa các hình thức phổ biến, giáo dục pháp luật phù hợp với phong tục, tập quán của đồng bào dân tộc thiểu số

- Chính sách bảo vệ môi trường, sinh thái

+ Sử dụng, khai thác và phát triển nguồn tài nguyên thiên nhiên, môi trường, sinh thái vùng dân tộc thiểu số theo qui định của pháp luật

+ Bảo vệ, cải tạo và đảm bảo cho vùng có tài nguyên được đầu tư trở lại phù hợp

+ Tuyên truyền, giáo dục, vận động đồng bào ở vùng có tài nguyên để nâng cao nhận thức bảo vệ môi trường, sinh thái, đa dạng sinh thái

- Chính sách quốc phòng, an ninh

+ Xây dựng, củng cố, quốc phòng, an ninh ở các địa bàn xung yếu, vùng sâu, vùng xa, vùng biên giới, hải đảo gắn với phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh chính trị và giữ vững trật tự an toàn xã hội ở vùng dân tộc thiểu số

+ Cơ quan nhà nước, đồng bào các dân tộc ở vùng biên giới và hải đảo có trách nhiệm cùng các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân và chính quyền địa phương bảo vệ đường biên giới quốc gia, giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội và tăng cường quan hệ hữu nghị với nhân dân các nước láng giềng ở vùng biên giới và hải đảo theo qui định của pháp luật

* Một số qui trình tại Ban Dân tộc

* Qui trình đánh giá nội bộ

QMR căn cứ vào kết quả đánh giá nội bộ lần trước, tình trạng, tầm quan trọng của hoạt động, phòng ban được đánh giá

Lập chương trình đánh giá tổng thể và tháng 12 hàng năm

Lãnh đạo ban hoặc QMR xem xét và phê duyệt chương trình đánh giá nội bộ tổng thể, lập kế hoạch đánh giá cụ thể, chi tiết cho mỗi cuộc (đợt) đánh giá, thể hiện tiêu chuẩn, mục đích đánh giá, phạm vi, tần suất và thời gian đánh giá

Lựa chọn nhóm đánh giá (NĐG) NĐG không được đánh giá công việc của mình Phổ biến Kế hoạch ĐGNB đến trưởng các Phòng ban, bộ phận và NĐG

Nhóm đánh giá sẽ phân công trách nhiệm của các thành viên trong nhóm

Xem xét tài liệu có liên quan, lập phiếu đánh giá (checklist)

Nhóm đánh giá sẽ sẽ đánh giá và ghi nhận các điểm không phù hợp, tổng kết quả toàn nhóm, lập báo cáo ĐGNB và chuyển cho các Trưởng phòng

Lãnh đạo bên được đánh giá sẽ xem xét, làm rõ vấn đề không phù hợp, xác định thời hạn cam kết hoàn thành việc khắc phục những vấn đề chưa phù hợp, ký xác nhận và lưu bản sao báo cáo đánh giá nội bộ Sau đó phân công thành viên trong phòng khắc phục (sửa sai) các vấn đề chưa phù hợp và tiến hành hành động khắc phục bằng cách phân tích nguyên nhân và thực hiện các biện pháp nhằm loại bỏ nguyên nhân của vấn đề chưa phù hợp trong báo cáo ĐGNB; Thông báo các báo cáo ĐGNB, báo cáo Lãnh đạo ban và tổng kết kết quả trong cuộc họp xem xét của Lãnh đạo

* Qui trình kiểm soát tài liệu nội bộ

Khi có nhu cầu ban hành tài liệu mới hoặc sửa đổi tài liệu hiện hành thì người có yêu cầu trao đổi ý kiến với Lãnh đạo Ban hoặc đại diện Lãnh đạo về nhu cầu ban hành tài liệu mới hoặc thay đổi tài liệu hiện hành

Lãnh đạo Ban hoặc người đại diện Lãnh đạo xem xét sự cần thiết của tài liệu ban hành/sửa đổi Nếu không chấp thuận thì Lãnh đạo Ban/ đại diện lãnh đạo sẽ phản hồi thông tin cho người đề nghị Nếu chấp thuận thì Lãnh đạo bam/đại diện lãnh đạo sẽ phân công, phòng, ban liên quan soạn thảo tài liệu (văn bản) Phòng ban được phân công sẽ thu thập thông tin, tài liệu cần thiết soạn thảo tài liệu; Kỹ thuật trình bày tài liệu (các qui trình, qui định,…), phải tuân thủ theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 và thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Lãnh đạo phòng hoặc gửi các phòng ban liên quan góp ý (nếu cần thiết)

Các phòng ban liên quan sẽ xem xét, góp ý chuyển người soạn thảo điều chỉnh Trình Lãnh đạo ban/ đại diện lãnh đạo

Lãnh đạo ban/Đại diện lãnh đạo sẽ xem xét và ký duyệt tài liệu đã soạn thảo, chỉ đạo văn phòng phân phối cho phòng ban liên quan

Văn phòng sẽ nhận tài liệu đã được duyệt; cập nhật vào danh mục tài liệu nội bộ; Ghi các thông tin sửa đổi vào trang theo dõi sửa đổi tài liệu Nhân bản và phát hành đến nơi nhận theo qui trình kiểm soát văn bản đi – đến Thu hồi các tài liệu cũ và hủy bỏ Nếu giữ lại cho mục đích tham khảo phải đóng dấu “hết hiệu lực” trên tài liệu lỗi thời Các phòng ban sẽ thông báo cho thành viên trong phòng áp dụng theo qui trình mới

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 tác giả đã trình bày một số nội dung cơ bản về lý thuyết KSNB theo hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI năm 1992 (cập nhật 2013) Trong đó các yếu tố hợp thành hệ thống KSNB bao gồm 5 yếu tố sau:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin truyền thông

- Giám sát

Các yếu tố này chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống, chúng tác động qua lại lẫn nhau Một hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, yếu kém trong hoạt động của tổ chức Nếu không có 5 yếu tố trên thì không thể có một hệ thống KSNB hoàn thiện được

Những cơ sở lý luận về kiểm soát chi trong Chương I này là mục tiêu cho việc nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB của Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai và hoàn thiện HTKS của Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai nhằm đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh việc đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị hiện nay