Xây dựng hệ lưu trữ tư liệu trên mạng tích hợp các chức năng quản lý tài liệu, SCDL toàn văn và quản trị thư viện

Mục đích: Xây dựng mô hình mạng và hệ chương trình quản trị thư viện và CSDL tích hợp trên máy tính bao gồm các văn bản pháp quy và các văn bản tư liệu khác phục vụ cho công tác lưu tr

Chương trình KHCN cấp nhà nước KHCN-01

Đề tài khoa học KHCN - 01 - 08 Chu nhiém dé tai: GS PTS Nguyén Lam

Bao cao két qua dé tai nhanh:

BAY DUNG HE LUU FRU FU LIEU

GREH MANG

TÍCH HỢP CÁC CHỨC NANG QUAN LY TAI LIEU,

CSDL TOAN VAN VA QUAN TRI THU VIEN

Chủ trì nhánh: — PTS Vii Quéc Khanh

TS Nguyén Quang Bac

Hà nội - 11/1997

_ 3393- #Ig

“018 159 |

MỤC LỤC

1 TONG QUAN VỀ NHIỆM VỤ ecsreerrrrrrrreerrrrrrrirroouỗ

1, Xay dung hé quan no 7a

2 Xây dựng CSDL, toàn văn - - cành nen HH nhờ 6

3 Xây dựng mạng máy tính phục vụ công tác quản lý và chia sẻ thông tin tư liệu cho một Trưng tâm lưu trữ:

2.1 Phân hệ quản trị thư VÍỆN ecseeseserseseseserssee "” ` 1?

2.1.1 Hệ thống tạo lập và quản lý đữ liệu se vn nh tk Tre gay 12

2.1.2 Hệ thống quản lý người đọc

2.1.3 Hệ thống quản trị thư viện

3.2 Phân hệ CSÙL toàn văn

2.2.1 Tạo lập và quản trị CSDL

2.2.2 Hệ thống quản trị người đọc

2.2.3 Quản trị CSIDL toàn văn - «HH4 4 HH HH TT HT ve 13

2,3, CONG CU DAO TIAL, 6n hố nh hố LA

2.3.1 Bảo vệ truy cập hệ thống Ặ Là HH nành TH TT nh ngư 14

3 XAy nen ẽ 15

II KẾT LUẬN 2 - <€ << + * eESE€ xe E49S2t£seEeCE294 se veoreeevxee 15

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ CHƯƠNG TRÌNH LƯU TRỮ TƯ LIỆU,

CSDL TOAN VAN VA QUAN TRỊ THƯ VIỆN s2-ccsscsceserre 16

1 Yêu cầu về môi trường hệ (hống o-o óc 3T 900011640584565064068 16 Yêu cầu kỹ thuật đối với máy chủ SQL, như sau : 2222222222Sc-c2czcc.2.2.,c1E cee “1G Yêu cầu kỹ thuật đối với máy trạm như sau : l6

2 Khởi động vận hành hệ thống eeseeSgkkneneieeee000.1656 17

3 Đăng nhập vào hệ thư viện qua hệ thống bảo mật -.<s-«-«-« 18

4 Nhập và sửa dữ ÍIỆU «HH HH HT 0 4n na tư 9400 4.481 016 20

4 Tra cứu và ïn đữ liệu - 0o 9“ 06006 1000661805 00014 se” 24 N1 ác sẽ 25

6 Quản lý tài liệu - ‹- — 26

7 Quản lý người đỌC -<<-sss ch ch Án HH h0 he 28

PHAN BO SUNG : “ea Hid hề quan ưu Hiding tiv

Youd vein var CSDL todn uẫa (22 trang).

I.TỔNG QUAN VỀ NHIỆM VỤ

Mục đích:

Xây dựng mô hình mạng và hệ chương trình quản trị thư viện và CSDL

tích hợp trên máy tính bao gồm các văn bản pháp quy và các văn bản tư liệu

khác phục vụ cho công tác lưu trữ, quản lý, tra cứu phân tích thông tin, tăng cường năng lực kỹ thuật, nâng cao hiệu quả công tác cho các cơ quan khác và cán bộ thông qua việc ứng dụng mạng máy tính nhằm liên kết chia sẻ các nguồn lực thông tin

Yêu cầu:

1, Xây dựng hệ quản trị thư viện:

_e© Mục đích: quản trị tài liệu, sách báo, tạp chí và các loại tư liệu liên quan khác theo mô hình thư viện chung (Tuân theo các yêu cầu chung như thư viện của Trung tâm thông tin tư liệu Khoa học Kỹ thuật và Công nghệ Quốc gia)

e Yêu cầu kỹ thuật: Quản lý theo các chỉ số sau:

Quản {ý tư liệu

Tác giả (từng tác giả nếu là tập thể tac gid)

Ngày mượn Phần mềm chạy mạng theo mô hình Client/Server

'Tốc độ tra cứu nhanh, cách dùng đơn giản.Có tài liệu hướng dẫn

2 Xáy dựng CSDL toan van

Tên CSDL: CSDL, toàn văn ( ví dụ ứng dụng cho các văn bản pháp quy) CSDL toàn văn phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây:

e©_ Nội dung: là những văn bản tư liệu đã được ¡n, lưu hành, xuất bản

chính thức dưới đạng sách báo, tạp chí Trước mất sẽ thử nghiệm với

một số tài liệu quét ảnh

Phương pháp luận: do phải đâm bảo chính xác tuyệt đối và tính nguyên bản của Văn bản pháp quy khi tra cứu, đối với các văn bản dài phải hoặc khi phải cập nhật liên tục, nhanh chóng các tài liệu trong nước và quốc tế liên quan thì việc xây dựng CSDL bằng cách dùng máy quét (scamner) để quét các văn bản và lưu trữ dưới đạng các file ảnh sau đó dùng một công cụ để tìm và tra cứu thông tin được coi là khả thi nhất Các văn bản này sẽ được lưu trữ tại máy chủ của mạng thông tin và có

thể ghỉ ra đĩa CD ROM để trao đổi, tra cứu tiện lợi trong nước và quốc

tế

e Yêu cầu kỹ thuật:

-Dùng máy quét để nhập dữ liệu

Có công cụ tìm kiếm

Phân cấp khai thác (bảo mật)

Cho phép tìm theo từ khoá của các tên tạp chí, bài báo

Danh sách toàn bộ tài liệu

Danh sách tài liệu theo từ khoá

Chiết xuất kết quả tìm : hiển thị trên màn hình hoặc in trên máy in

Laser, có khả năng zoom từng phần của trang theo ý muốn

Phần mềm chạy mạng theo mô hình Client/Server

Có tài liệu hướng đẫn sử dụng cụ thể

3 Xây dựng mạng máy tính phục tụ công tác quản lý và chia sẻ thông tín tư liệu cho một Trung tâm lưu trữ:

e Yêu cầu kỹ thuật:

Cin dam bao đường nối tối ưu giữa các bộ phận của Trung tâm lưu trữ

theo cấu trúc mạng hình sao

Đường nối dùng cáp xoắn

Có khả năng cung cấp thông tin lên mạng máy tính diện rộng

Có khả năng cung cấp thông tin cho người dùng theo phương pháp truy

cập từ xa qua mạng điện thoại — -

Phần mềm quản lý mạng thích hợp, phát triển: (khuyến cáo nên sử dụng

Il TOM TAT CAC KET QUA DA DAT

1 Xây dựng mạng

Trên cơ sở khảo sát đã đề xuất xây dựng mạng cục bộ có tính mở cao,

bắt đầu từ qui mô nhỏ, sẵn sàng mở rộng cấu trúc: thêm thành phần hệ thống,

tăng số lượng người dùng và kết nối liên mạng

Công nghệ được lựa chọn là mạng có kiến trúc hình sao dùng hub, sử dụng cáp xoắn có khả năng truyền dẫn thông tin 10-100 Mbs Nền tắng phần mềm hệ thống là hệ điều hành WINDOWS NT 4.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER Ngoài các máy chủ - máy trạm, các thiết bị được dự kiến gồm các Hub loại có thể ghép chồng, Card mạng RI-45, Scanner mau, Router, Modem và các phụ kiện nối mạng khác Phần mềm được dự kiến gồm MS Office, các công cụ Intranet và lập trình Mạng và hệ thống đã được cài đặt thử

nghiệm ở mức phòng thí nghiệm sẵn sàng triển khai khi điều kiện thực tiễn

cho phép

Trên thực tế tuỳ theo yêu cầu có thể triển khai mạng theo hai giai đoạn cho phù hợp với khả năng đầu tư và phát triển kỹ thuật và ứng dụng

Các yêu cầu cơ bản đạt được trong giai đoạn đầu khi xây dựng mạng là:

e_ Quy mô nhỏ -> vừa

e Hệ thống mở

e Liên kết chặt chẽ

¢ Bao mat (C2)

e Co sé dit liéu khéch/cht: Database server

e Kha nang nhập số liệu phân tán

Mạng có các chức năng được chuẩn bị sẵn để có thể nâng cấp trong giai

đoạn sau là:

®_ Khả năng cung cấp dịch vụ thông tin truy cập từ xa bằng phương thức quay số (dial - up)

e Khả năng truyền tin và tư liệu qua fax điện tử từ máy tính

©_ Khả năng bổ xung hub tốc độ cao (Switch 100 MH¿ ) với các

may chi để cải thiện tốc độ hệ thống khi lưu lượng thông tin trong mạng tăng lên

Với thiết kế mạng và hệ thống phần mềm như vậy sẽ cho phép trong

tương lai dễ dàng nâng cấp thành mạng Intranet, có thể kết nối với mạng Internet quốc gia.

Sơ đồ nguyên lý mạng máy tính TTLT

2 Xây dựng hệ thống phần mềm và CSDL

Hệ thống phần mềm được thiết kế bao gồm co sé dit lieu va các chương trình xử lý phục vụ các chức năng tạo lập lưu trữ dữ liệu, tra cứu tim kiếm

thông tin, quản lý hệ thống và điều hành thông tin giữa các đối tượng nhân

viên trong hệ thống Các thành phần cơ bản của hệ thống gồm các phân hệ quản trị thư viện, phân hệ tư liệu toàn văn cho các tư liệu pháp quy

Mỗi phân hệ bao gồm cơ sở dữ liệu tương ứng, các giao diện làm việc đành cho các đối tượng quản trị hệ thống, nhân viên làm số liệu, nhân viên thư viện, bạn đọc Các phân hệ này đều được trang bị các công cụ bảo mật và an

toàn đữ liệu

Dưới đây liệt kê những chức năng chủ yếu của hệ thống phần mềm đã xây dựng

2.1 Phân hệ quản trị thư viện

2.11 Hệ thống tạo lập và quản lý dữ liệu

¢ Tao mia ISO

¢ Théng tin quản lý theo danh sách người đọc

e Tra cứu xem phiếu tài liệu

12

e_ Đăng ký mượn tài liệu

e_ Các thủ tục mượn và trả tài liệu

2.1.3 Hệ thống quản trị thư viện

Đăng ký người đọc mới

Cho mượn tài liệu

Kiểm soát hiện trạng tài liệu

Theo dõi thống kê Kiểm soát hiện trạng từng bạn đọc

2.2 Phân hệ CSDL toàn văn

2.2.1 Tào lập và quản trị CSDL

© Lam phiéu quản lý

© Quét anh tu liệu từ scanner quét màu, đen trắng , e_ Biên tập (thêm văn bản, ghép các trang ảnh thành tập tài liệu,

sửa đổi bổ xung tập ảnh )

2.2.2 Hệ thống quản trị người đọc

e©_ Quản lý tương thích với hệ thư viện

¢ Tim kiém va xem tư liệu toàn văn từ phiếu quản lý

e In tai liệu ra máy m

2.2.3 Quản trị CSDL toàn văn

e Dang ky quyén cho ban doc

e Dich vu in tài liệu

e Truyén tai liệu qua fax (khả năng đã thiết kế sẵn)

2.3 Công cụ bảo mật

2.3.1 Hảo vệ truy cập hệ thống

Người dùng được tham gia vào những nhóm có quyền sử dụng các phần mềm khác nhau trong mạng

Có hệ thống mật khẩu cho mỗi người truy cập vào phần mềm môi

trường để xác định nhóm người dùng Chỉ những người thuộc nhóm nhất định mới có thể vào xem thư viện hay CSDL toàn văn của Cục MT 2.3.2 Hảo vệ chúc năng phần mềm

Có hệ thống mật khẩu thứ hai cho người dùng để cung cấp các chức

năng thích hợp cho từng đối tượng trong khi làm việc với hệ thống Ví

dụ nếu là bạn đọc thì không được sửa chữa cập nhật dữ liệu

23.3 Bao vệ truy cập dữ liệu

Có hệ thống phân cấp người dùng theo các mức độ bảo mật của từng

loại tài liệu Bạn đọc với quyền hạn bảo mật thấp không thể truy cập tới ˆ

các tài liệu có mức bảo mật cao hơn

2.4 Bảo đảm an toàn đữ liệu

2.4.1 Sao lưu dụ phòng

e_ Lưu cất mới tệp CSDL dự phòng

e Lưu sang các Server khác trong mạng

2.4.2 Sao lưu ra các thiết bị nhớ ngoài

Hệ thống có khả năng để mở: cho phép mở rộng ghép nối với thiết bị

ghỉ CD-ROM hay băng từ

14

3 Xây dựng CSDL

e Lap phiếu và nhập phiếu quản lý thư viện:

Đã tạo lập thử nghiệm với gần 1000 đầu tài liệu

e Nhập dữ liệu toàn văn

Đã thử nghiệm với các tài liệu trắng đen, màu

Mỗi trang tài liệu in đơn sắc A4 tiêu chuẩn (co chữ 12) thường

chiếm từ 10 - 20KB đĩa cứng -

Mỗi trang tài liệu màu A4 có thể đòi hỏi từ vài trăm KB cho đến

vài MB Với bộ nhớ Server rất nhỏ như hiện nay thì chưa có khả

năng nhập được nhiều trang tư liệu màu

II KẾT LUẬN

Mô hình mạng máy đã được thử nghiệm

Phần mềm đã được xây dựng và thử nghiệm ứng dụng bước đầu, tính năng và hành thức phù hợp được người dùng chấp nhận Khả năng cải tiến phát

triển còn rất phong phú Cơ sở đữ liệu đã xây dựng có thể làm nền tắng cho việc mở rộng hệ thống về mặt ứng đụng cũng như về mặt công nghệ

Đề nghị cho triển khai áp dụng thử ở quy mô nhỏ trong năm tới để đánh giá độ ồn định và rút kinh nghiệm, cải tiến hoàn thiện, nâng cao tính năng

trước khi triển khai rộng thực sự

Người chủ trì thực hiện

PTS Vũ Quốc Khánh

HUGHG DAN SU DUNG

HỆ CHƯƠNG TRÌNH LƯU TRỮ TƯ LIỆU, CSDL

TOÀN VĂN VÀ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN

1 Yêu cầu về môi trường hệ thống

Hệ chương trình quản trị thư viện bao gồm phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu và các phần mềm giao diện với người dùng, cài đặt cho mạng cục bộ

WINDOWS NT Phần cơ sở dữ liệu chính cài đặt trên máy chủ SQL SER VER

Các phần mềm giao diện cài trên các máy trạm với hệ điểu hành WINDOWS ˆ

3.11 hay WINDOWS 95

Yêu cầu kf thuat đối với máy chủ SQL như sau :

Máy tính 486 trở lên

Bộ nhớ trong 32 MB hoặc lớn hơn

Cài đặt hệ điều hành WINDOWS NT 4.0

Cài đặt hệ QTCSDL SQL SERVER 6.0 trở lên

Yêu cầu kỹ thuật đối với máy trạm như sau :

Máy tính 386 trở lên (nên dùng 486 hoặc 586)

Bộ nhớ trong 8 MB trở lên(nên dùng 16 MB)

Cài đặt hệ điều hanh WINDOWS 3.11 hoặc WINDOWS 95 hoặc

WINDOWS NT CLIENT

16

Phần mềm MS ACCESS 2.0 trở lên

Đối với máy nhập số liệu đòi hỏi gắn thêm Scaner màu và phần mềm điều

khiển tương ứng (thiết kế chuẩn dùng Scaner HP)

2 Khởi động vận hành hệ thống

Điều kiện làm việc bình thường của hệ thống là chế độ nối mạng

Cần phải bật nguồn điện cho HUB của máy chủ tiếp theo bật máy chủ mạng, sau vài phút sẽ tự động khởi động xơng hệ điều hành

Windows NT và SQL SERVER Khi đó mạng đã sắn sàng tiếp nhận các máy trạm làm việc

Trình tự bật các máy trạm cũng tượng tự Đầu tiên phải kiểm tra đã bật nguồn điện cho HỤB của máy trạm chưa, nếu chưa thì phải bật

Sau đó vài giây có thể bật máy trạm, sau vài phút sẽ tự động khởi động xong hệ điều hành Windows Cần phải thực hiện Logon vào

mạng và kết nối với máy chủ như quy định trong mạng Windows

NT Người dùng phải trả lời tên và mật danh của mình như đã đăng

ký trong mạng

Tại màn hình Windows của máy trạm cần bấm vào biểu tượng ” Thư viện" để khởi động hệ quản trị thư viện vào chế độ làm việc cần

thiết

Luu ý: phân mêm được thiết kế để trong điều kiện không nối mạng,

tại máy trạm vẫn làm việc được với CSDL cục bộ, phục vụ tốt cho việc nhập và sửa chữa dữ liệu, đợi đến khi thích hợp sẽ cập nhật vào máy chủ

3 Đăng nhập vào hệ thư viện qua hệ thống bảo mật

e Bạn phải khai báo tên và mật khẩu nhóm của bạn để hệ thống cho_

phép bạn kết nối với các chức năng phần mềm theo giao diện sau

đây:

e©_ Sau khi vào tới phần mềm bạn.cần vượt qua hàng rào bảo vệ dữ liệu

Bạn phải tự xác định bạn thuộc đối tượng nào (bạn đọc hay nhân viên thư viện ) , khai báo tên và mật khẩu tương ứng theo bảng sau

19

With bet lpseeie veneer eee ị I-13}

=| CTR SOE The ba 11797 The Vien? (Cd'sé de tiguj’ vem 1778 | Lele

21

Kh g š phân foal peed E-

y hung | phân hoại nhẹ 1T

Từ khóa địa a Ỉ

Từ khỏa lần tink EET - - " vực ee

Tém tht ngi dung: i) Aree Ry WAR Tg Fy Ae aN etal rn ood _

Nhân viên thư viện có thể nhập và sửa dữ liệu từng phiếu, bạn đọc chỉ

có thể xem các phiếu đã nhập sẵn Phương pháp nhập số liệu có phụ lục giải

Phiếu tài liệu có thể lưu trên nhiều trang màn hình Để xem nhanh có

thể bấm vào các phím đánh số trang tương ứng ảnh tài liệu nếu có thì có thể đưavào CSDL bằng phương pháp nhúng

Để nhập tư liệu toàn văn bạn sử dụng phím Scanner Sau đó thực hiện động tác quét ảnh và biên tập tài liệu như hướng dẫn trong phần mềm kèm theo

Có thể nhập và sửa các bảng mã, ví dụ như :

He hä;?71.1/3/87 Cở sử dữ liệu toần Văn'VẼ: môi trư ữn

File Edit View Records Window Help

TH

+

3

4 Tra cứu và in dữ liệu

Giao diện tra cứu và in dữ liệu có các phương thức giống như nhập và sửa dữ liệu: hoặc dưới dạng phiếu, hoặc dưới đạng bảng

Bạn đọc chỉ có thể xem các phiếu đã nhập sắn Phiếu tài liệu có thể lưu

trên nhiều trang màn hình Để xem nhanh có thể bấm vào các phím đánh số trang tương ứng Nếu phiếu tư liệu có kèm ảnh tài liệu thì có thể bấm phím

“Hình ảnh” để xem

Ban đọc được cung cấp sẵn các công cụ fìm kiếm theo số hiệu bản ghi, - theo nội dung từng trường, đặt bộ lọc theo điều kiện Các phím chọn và cách

thực hiện chức năng tương ứng có hướng dẫn nóng kèm theo

Thực hiện chức năng in phiếu tư liệu bằng phím “In” Có thể in phiếu cho tài liệu bạn đang xem, hoặc cho toàn bộ danh sách tài liệu đã chọn

ĩ ne tu! 13/3/97 Thư ơi

#] Đổi tượng Nhập liệư m :Ín im

: : In phiéu hign thal e730

tn tất cả [Theo điều kiện]

v Dạng phiếu Lang du lies

ving ven bo a Trung

Š D quan did chal ác giá”

am of MEDRAP PAPIRAC

5 Dang ky muon tài liệu

Đây là chức năng dành cho bạn đọc và người thủ thư làm thủ tục đăng

ký, mượn và hoàn trả tài liệu

25