Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty kiểm toán việt nam

Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty kiểm toán việt nam

LỜI MỞ ĐẦU

Đỉnh cao của sự phát triển đó chính là việc phát hiện ra các công nghệ mới, những ngành khoa học mới phục vụ nhu cầu cải tạo thế giới cũng như nâng cao chất lượng cho mọi người bởi một lý do đơn giản các phát kiến mới này đều bắt nguồn từ những nhu cầu trong cuộc sống Ngành kiểm toán ra đời cũng không nằm ngoài quy luật này Trong nền kinh tế thị trường diễn ra thường xuyên, môi trường cạnh tranh gay gắt, nhu cầu thông tin tài chính cũng như chính xác hoá thông tin trở nên cấp bách hơn bao giờ hết, đòi hỏi lực lượng thứ 3, khách quan độc lập đứng

ra bảo đảm, đó chính là kiểm toán Kiểm toán đến như là một môn khoa học song nó xứng đáng

là một môn khoa học với đối tượng nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu cụ thể

Vào những năm đầu thập kỷ 90, sự ra đời của các Công ty kiểm toán độc lập ở Việt Nam

và sự tham gia của các hãng kiểm toán hàng đầu trên Thế giới đã thúc đẩy sự phát triển của ngành Kiểm toán Việt Nam Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, hoạt động kiểm toán đã thực sự trở thành một nghề, một lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ độc lập

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Thế giới, số người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp đã mở rộng Cùng là sự quan tâm đến các thông tin tài chính và cùng là sự đòi hỏi phải được cung cấp những thông tin chính xác song mỗi người lại chú ý đến một khía cạnh không giống nhau Để đáp ứng tất cả các yêu cầu, kiểm toán đã được chia nhỏ thành nhiều loại hình khác nhau Trong chuyên đề thực tập nnày, em chỉ xin đề cập đến một khía cạnh của hoạt động kiểm toán, đó là Kiểm toán Báo cáo tài chính của tổ chức Kiểm toán độc lập

Kiểm toán Báo cáo tài chính là hoạt động chủ yếu của các tổ chức Kiểm toán độc lập Một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính bao gồm sự tổng hợp kết quả kiểm toán của các chu trình nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, trong đó chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận cấu thành nên Báo cáo tài chính, là một chu trình quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm vật chất Các tài khoản bị chi phối bởi chu trình mua hàng và thanh toán ảnh hưởng rất lớn đến tính trung thực và hợp lý của các Báo cáo tài chính

Nhận thức về tầm quan trọng của việc kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Công ty Kiểm toán Việt Nam, em đã chọn đề tài “Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty kiểm toán Việt Nam” để đi sâu vào nghiên cứu, tìm tòi học tập

Nội dung của chuyên đề thực tập bao gồm phần cơ sở lý luận chung khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, tiếp đó là những công việc mà thực tế các kiểm toán viên tại Công ty Kiểm toán Việt Nam đã thực hiện khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán và cuối cùng là những đánh giá nhận xét, các bài học kinh nghiệm cũng như những kiến nghị cá nhân góp phần hoàn thiện phương pháp luận và cách thức tiến hành quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Kết cấu của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm ba phần chính như sau: Phần 1:kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

- Khái quát

- Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua và thanh toán

- Quá trình kiểm toán mua hàng và thanh toán

Phần 2: các loại sai sót trong chu trình mua hàng và thanh toán

Phần 3: thuế thu nhập cá nhân và thuế TNDN

Phần I:Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

1 khái quát về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

1.1 bản chất:

- bao gồm các quy định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp

- bắt đầu bằng sự khởi xướng của đơn đặt mua của người cần hàng hóa hay dịch vụvà kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được

1.2 chức năng

- xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ

- nhận hàng hóa hay dịch vụ

- ghi nhận các khoản nợ người bán

- xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Đối với nghiệp vụ mua

Đối với nghiệp vụ thanh toán

Nhu

cầu

vật

liệu

hàng

hóa

kế hoạch quỹ

Thủ trưởng

kế toán trưởng

Thủ quỹ Nhân viên

thanh toán

Kế toán

Lưu trữ bảo quản chứng từ Lập chứng từ

chi quỹ

Duyệt chứng từ

Chi quỹ

Nhận tiền và thanh toán

Ghi sổ

Nhu

cầu

vật

liệu

hàng

hóa

Bộ phận

kế hoạch

Bộ phận cung ứng

Kế toán

Bộ phận thu mua

Trưởng

bộ phận cung ứng

Thủ kho

Lưu trữ bảo quản chứng từ

Kế hoạch

cung ứng Khai thác

hàng

Lập chứng từ kho

Kí duyệt chứng từ

Nhập kho

Ghi sổ chứng từ

1.3 chứng từ sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình

* Các chứng từ::

- yêu cầu mua: là tài liệu được lập bở bộ phần sử dụng để đề nghị mua hàng hóa và dịch vụ trong một số trường hợp đặc biệt các bộ phận của doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp

- đơn đặt hàng: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ

- phiếu giao hàng: là tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp phiếu giao nhận phải được kí nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế

- báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như 1 bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa

- hóa đơn của người bán: chứng từ được nhận từ người cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao Một hóa đơn thường có các chi tiết sau:

+ tên bên bán và bên mua, mã số thuế

+ chủng lọai hàng hóa hay dịch vụ

+ số lượng

+ giá đơn vị

+thành tiền

+ thuế VAT và các loại thuế khác

+ ngày lập hóa đơn, chữ kí và đóng dấu

- nhật kí mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua Nhật kí phải liệt kê danh sách cá hóa đơn, cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp, ngày của hóa đơn và khoản tiền của hóa đơn đó

- sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách cá khoản tiền phải trả cho mỗi người cung cấp hàng Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán

- bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định

* các tài khoản sử dụng

- tài khoản về hàng tồn kho: 151, 152, 153, 156

- tài khoản TSCĐ: 211, 213, 241

- tài khoản chi phí trả trước: 142

- tài khoản phải trả người bán: 331

- tài khoản chi phí: 621, 627, 641, 642

- Tài khoản tiền: 111, 112, 113

1.4 mục tiêu

- Có căn cứ pháp lí: mọi khoản ghi sổ về tài khoản công nợ đều phải có chứng từ, hóa đơn hợp lí hợp lệ

- tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch toán chính xác( tính đầy đủ, chính xác)

- nguyên tắc hạch toán các chi phí được áp dụng chính xác( tính đầy dủ, tính hiện hữu)

- các tài khoản phải trả người bán hàng bao gồm: các giá trị hàng dịch vụ mua trả chậm và các khoản nợ khác đối với nhà cung cấp đã thực sự cung cấp hàng hay dịch vụ cho doanh nghiệp ( tính hữu hiệu, tính sở hữu)

- tất cả các khoản tiền phải được hạch toán chính xác( tính đầy đủ, chính xác)

2 kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán

2.1 mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán

- đảm bảo cho việc xử lý các đơn đặt hàng hay dịch vụ được hợp lý

- đảm bảo cho việc nhận hàng hóa và dịch vụ đúng và hợp lý

- đảm bảo cho việc ghi nhận các khoản nợ người bán là chính xác, hợp lý

- Đảm bảo cho việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng

- Đảm bảo cho việc xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

- đảm bảo cho chứng từ có sự phù hợp và trùng khớp với sổ sách

- đảm bảo cho quá trình luôn chuyển chứng từ được chính xác và hợp lý, hình thức thanh toán cho người bán được rõ ràng, chính xác

3 chương trình kiểm toán mua hàng và thanh toán

3.1.1.tìm hiểu kiểm soát nội bộ

- tìm hiểu những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình mua hàng và thanh toán

- tìm hiểu những rủi ro tiềm tàng và doanh nghiệp không thể khắc phục được trong quá trình mua hàng và thanh toán

- tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ của quy trình

3.1.2 nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ

- ktv sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho các cơ sở dẫn liệu chủ yếu của nợ phải trả Đây là cơ sở

để ktv lựa chọn các thử nghiệm cơ bản cần thiết để kiểm tra các khoản phải trả vào thời điểm khóa sổ

- mức rủi ro kiểm soát cao được đưa ra khi ktv phát hiện rằng sổ chi tiết không thống nhất với sổ cái, phiếu nhập và chứng từ không được đánh số liên tục

-mức rủi ro kiểm soát cao được đưa ra khi ktv nhân thấy các phiếu nhập được đánh số 1 cách liên tục và được lập tức thời cho mỗi hàng hóa nhập kho, các chứng từ được lập và ghi chép kịp thời vào sổ nhật ký

3.1.3 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

A, Đối với nghiệp vụ mua hàng:

- Kiểm tra sự hiện diện của các chứng từ trên biên lai

- Theo dõi 1 chuỗi các đơn đặt mua hàng, biên lai

- kiểm tra các thủ tục thủ công và sơ đồ kế toán

- Kiểm tra cá thủ tục thủ công và quan sát hiện có hóa đơn nào của người bán chưa được ghi và

sổ hay không

B, Đối với nghiệp vụ thanh toán

- Thảo luận và quan sát hoạt động

- Theo dõi 1 chuỗi cá phiếu chi, kiểm tra các bảng cân dối với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị của chúng

- Kiểm tra các thủ tục thủ công, sơ đồ tài khoản và kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ

- Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát số liệu các chi phiếu có được ghi vào sổ hay không

- Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ

3.2 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản

A, đối với nghiệp vụ mua hàng

- Xem xét lại các sổ nhật kí mua hàng, sổ cái tổng hợp, sổ phụ các khoản phải trả đối với các số tiền lớn

- Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ

- Đối chiếu hồ sơ nhận hàng với sổ nhật kí mua vào

- So sánh cá nghiệp vụ ghi sổ trên nhật kí mua vào với số hóa đơn của người bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ chứng minh khác

- So sánh sự phân loại với các tài khoản tham chiếu theo hóa đơn của người bán

- So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hóa đơn của người bán với ngày trên sổ nhật kí mua vào

- Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số nhật kí và theo dõi quy trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp với sổ phụ cá khoản phải trả và sổ kho

B, Đối với nghiệp vụ thanh toán

- Đối chiếu cá chi phiếu đã lĩnh tiền với bút toán nhật kí mua vào liên quan và kiểm tra tên và số tiền của người được thanh toán

- Kiểm tra chữ kí phê chuẩn, tính đúng đắn của chữ kí hậu, của các phiếu chi đã lĩnh tiền và việc xóa sổ của ngân hàng

- Kiểm tra các chứng từ chứng minh như 1 phần của các khảo sát nghiệp vụ mua vào

- Cân đối các khoản chi tiền mặt ghi sổ với các khoản chi tiền mặt trên bảng liệt kê của ngân hàng

- So sánh các phiếu chi đã lĩnh với sổ nhật kí mua hàng và cá bút toán chi tiền mặt liên quan, tính lại các khoản triết khấu thương mại

- So sánh sụ phan loại với sơ đồ tài khoản bàng cách tham chiếu với các hóa đơn cả người bán và

sổ nhật kí mua vào

- Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng sổ nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp và sổ phụ cá khoản phải trả

Phần II: Các sai sót thường gặp khi kiểm toán chu kỳ mua

hàng và thanh toán

- Hàng hóa dịch vụ nhần từ người bán mà doanh nghiệp đã ghi sổ ( chuyến hàng giả) ( doanh nghiệp khi có lãi cao thường ghi nhận tăng một khoản nhận tăng một khoản chi phí vào gí thành

để giảm lãi bằng cách mua khống chứng từ hóa đơn đâu vào không lấy hàng hoặc kỳ sau mới nhận hàng)

- Doanh nghiệp tạo ra những khách hàng giả( tăng giá trị tồn kho, tăng chi phí….)

- Doanh nghiệp mua hàng nhưng không ghi sổ mà để ghi ngoài sổ ( doanh nghiệp bán hàng cho người tiêu dùng nhưng người tiêu dùng không lấy hóa đơn, nghiệp vụ này không ghi sổ => để đảm bảo tính cân đối hàng mua và bán ra thì doanh nghiệp thường để một lượng hàng ngoài sổ

để đáp ứng cho những chuyến hàng bán ra không có hóa đơn một cách kịp thời

- Doanh nghiệp mua hàng bằng ngoại tệ thường quy đổi ra tỉ giá cao hơn so với quy định nhằm tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

- Hạch toán tài sản, vật tư, hàng hóa mua vào không đúng kỳ ( thường hạch toán số hàng mua của kỳ sau vào kỳ trước để được khấu trừ thuế sớm

- Hạch toán tài sản, vật tư, hàng hóa mua vào để bán ra giống như đại lí nhận hàng bán hộ hoặc ngược lại

- Doanh nghiệp vừa sản xuất gia công vừa gia công vật tư hàng hóa => hạch toán lẫn lôn hàng mua vào với hàng nhận gia công

- Giá hàng mua cao hơn giá thị trường( sủa đổi chứng từ)

- Mua hàng thiếu quy trình kiểm soát nộ bộ hoặc quá trình kiểm soát nội bộ yếu

Phần III: Sự thay đổi của thuế thu nhập cá nhân và thuế

TNDN năm 2010

I Thuế thu nhập cá nhân năm 2010

Ngày 08/01/2010 tổng cục thuế đã ban hành công văn 90/TCT-TNCN gửi cục thuế các tỉnh, thành phố yêu cầu tạm dừng việc tiép nhận và xử lý tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2009 và các mẫu kê khai mới sẽ được bộ tài chính/tổng cục thuế ban hành trong cuối tháng 01/2010 Người nộp thuế có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ ngày 01/02/2010 và sử dụng các mẫu mới để quyết toán và kê khai thuế thu nhập cá nhân từ tháng 01/2010

Ngày 11/01/2010, bộ tài chính đã ban hành thông tư 02/2010/TT-BTC bổ sung thông tư 84/2008/TT-BTC ngày 30/09/2010 hướng dẫn thi hành một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân Thông tư 02 co hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký Riêng thu nhập từ tiền lương, tiền công, và tiền kinh doanh được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2009 Dưới đây em xin tóm tắt một số điểm quan trọng trong thông tư 02 nhằm cô và các bạn có thể hiểu được sự thay đổi của thông tư mới này:

1 Kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản

Thông tư 84 hiên tại đang quy định hai cách tính và kê khai thuế TNCN đối với thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản là:

- Cách 1: áp dụng thuế suất 25% trên thu nhập tính thuế trong trường hợp xác định được giá vốn và các chi phí liên quan

- Áp dụng thuế suất ấn định 2% trên gia chuyển nhượng trong trường hợp không xác định được gia vốn và các chi phí liên quan\

Thông tư 02 có quy định bổ sung về các điều kiện cụ thể đối với việc áp dụng thuế suất 25% trên thu nhập tính thuế:

- Giá chuyển nhượng ghi trên hợp đồng chuyển nhượng và tờ khai thuế không thấp hơn giá

do ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định tại thời điểm chuyển nhượng trường hợp giá chuyển nhượng thấp hơn thì ấn định thuế suất 2% trên giá do ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định

- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp hợp lệ làm căn cứ chứng minh giá mua và các chi phí liên quan được khấu trừ ( như chi phí cấp quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, chi phí cải tạo đất,nhà; chi phí xây dựng…) trường hợp hóa đơn chứng từ không hợp pháp, không hợp lệ thì cơ quan thuế có quyền ấn định thuế suất 2% trên gia chuyển nhượng

- Đối với cá nhân chuyển nhượng hợp đồng có góp vốn để có quyền mua nền nhà, mua căn

hộ thì các chi phí liên quan được khấu trừ khi tính thuế bao gồm các khoản trả lãi tiền vay các tổ chức tín dụng để mua bất động sản

Các cá nhân có nhà ở, đất ở phải kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản, bao gồm cả việc chuyển nhượng hợp đồng góp vốn để có quyền mua nền nhà, căn hộ hoặc chuyển nhượng hợp đồng mua nền nhà, mua căn hộ

2 Giảm trừ khi tính thuế thu nhập các nhân với các khoản bảo hiểm bắt buộc

Các khoản bảo hiểm bắt buộc từ nước ngoài của các nhân cư trú được trừ vào thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công hoặc từ kinh doanh khi tính thuế TNCN Khi đã có chứng từ chứng minh đã nộp các khoản bảo hiểm đó, như chứng từ thu tiền của cơ quan bảo hiểm hoặc xác nhận của cơ quan chi trả thu nhập về số tiền bảo hiểm đã khấu trừ, đã nộp

Các khoản bảo hiểm bắt buộc trên chỉ được tạm giảm trừ vào thu nhập tính thuế hàng tháng nếu có chứng từ chứng minh Trường hợp không có chứng từ để tạm giảm trừ trong năm thì

sẽ giảm trừ 1 lần khi quyết toán thuế

3 Không yêu cầu tờ khai quyết toán thuế TNCN thông qua cơ quan chi trả thu nhập

Nhằm giảm thiểu thủ tục hành chính cho người nộp thuế, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ một đơn vị chi trả duy nhất, và có số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã khấu trừ , có thể thực hiện quyết toán thông qua đơn vị chi trả thu nhập mà không cần phâỉ nộp tờ khai quyết toán thuế cho cá nhân nữa

Khi chuẩn bị tờ khai thuế TNCN hàng năm, đơn vị chi trả thu nhập dựa trên thông tin do người lao động cung cấp về hồ sơ giảm trừ người phụ thuộc, chứng từ chứng minh đã đóng các khoản bảo hiểm, từ thiện nhân đạo , khuyến học( nếu có) tại đơn vị để tính toán và tổng hợp nghĩa vụ thuế TNCN hàng năm của người lao động Đơn vị chi trả phải chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ các giấy tờ trên và xuất trình để cơ quan thuế kiểm tra khi được yêu cầu

4 Chậm nộp tờ khai thuế TNCN

Khi tổng hợp tờ khai thuế TNCN hàng năm, trưởng hợp người nộp thuế phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chưa nộp tờ khai quyết toán thuế đúng hạn thì không áp dụng phạt do vi phạm hành chính do kê khai quyết toán thuế quá thời hạn