kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Mai Thành Huy

Do đó yêu cầu quản lý công tác nguyên vật liệu đượcthể hiện ở một số điểm sau:Trong khâu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu

LỜI NÓI ĐẦU

1 Sự cần thiết của chuyên đề

Hiện nay trong nền Kinh tế quốc dân nói chung và trong từng đơn vịXDCB nói riêng đã không ngừng được đổi mới phát triển cả hình thức lẫn quy

mô và hoạt động Cho đến nay cùng với chính sách mở cửa các đơn vị tiến hànhhoạt động XDCB đã góp phần quan trọng trong việc thiết lập nền kinh tế thịtrường và đẩy nền kinh tế hàng hóa trên đà ổn định, phát triển Thực hiện hạchtoán trong cơ chế hiện nay đòi hỏi các đơn vị XDCB phải tự lấy thu bù chi, lấythu nhập của mình để tự bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận Để đáp ứngnhững yêu cầu đó các đơn vị XDCB phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quátrình thi công từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn về để đảm bảo thu nhậpcho người lao động, lợi tức cổ đông cũng như đảm bảo việc thực hiện các nghĩa

vụ của đơn vị với NSNN Muốn vậy, các đơn vị XDCB phải thực hiện tổng hòanhiều biện pháp trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu và không thể thiếu làthực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động XDCB của đơn vị Và hạch toán

là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánh khách quan giám đốc

có hiệu quả quá trình hoạt động XDCB của đơn vị

Nhận thấy với các đơn vị XDCB thì chất lượng và giá thành công trình lànhững công cụ cạnh tranh hiệu quả Mặt khác, trong một đơn vị XDCB thì chiphí nguyên vật liệu (NVL) là một trong những yếu tố quan trọng của quá trìnhsản xuất kinh doanh, thông thường chi phí NVL chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng

từ 65% - 70% giá trị của các công trình Vì thế công tác quản lý NVL có ý nghĩa

vô cùng quan trọng, thông qua công tác quản lý NVL có thể quyết định được sẽlàm tăng hoặc giảm giá thành công trình Từ đó buộc các đơn vị XDCB phảiquan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chi phí NVL, làm sao cho cùng một lượngNVL mà có thể làm ra nhiều công trình XDCB hơn, dẫn tới giá thành công trìnhgiảm nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng công trình

Bởi vậy, làm tốt công tác kế toán NVL là nhân tố quyết định hạ thấp chiphí, giảm giá thành, tăng thu nhập cho đơn vị Và đây là một yêu cầu thiết thực,một vấn đề đang được quan tâm nhiều trong quá trình thi công XDCB trong cácđơn vị XDCB.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán NVL trong việc quản

lý chi phí của đơn vị XDCB nên trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần Mai

Thành Huy em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Mai Thành Huy” làm đề tài thực tập

tốt nghiệp

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là: các chứng từ, bảng kê, sổ sách kế toán nguyênliệu vật liệu

- Phạm vi nghiên cứu : Số liệu kế toán của Công ty cổ phần Mai Thành Huytháng 1 năm 2012

3 Phương pháp nghiên cứu :

* Phương pháp duy vật biện chứng:

Là phương pháp đòi hỏi khi xem xét các hiện tượng trong quá trình kinh

tế phải đặt trong mối liên hệ tác động qua lại lẫn nhau, thường xuyên vận độngchứ không phải là bất biến

* Phương pháp thống kê kinh tế

Là một một môn khoa học thì kế toán là một hệ thống thông tin để thựchiện phản ánh báo cáo với giám đốc diễn biến của quá trình hoạt động kinhdoanh liên quan đến lĩnh vực tài chính

Là nghề nghiệp thì kế toán là nghệ thuật tính toán và ghi chép bằng sổsách, mọi hiện tượng kế toán phát sinh trong đơn vị như tình hình sử dụng vốn,kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

* Phương pháp so sánh

Là phương pháp sử dụng phổ biến trong phân tích hoạt động kinh tế Qua

so sánh đánh giá kết quả mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra Xác định vị trí, tốc

độ và xu hướng phân tích của hiện tượng nghiên cứu

* Phương pháp thu thập số liệu:

Là phương pháp điều tra tình hình thực tế các nghiệp vụ phát sinh liênquan đến nguyên vật liệu nhằm tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty đểđưa ra kết luận cụ thể

4 Cấu trúc của chuyên đề :

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Mai Thành Huy

Chương 3: Một số kiến nghị và đề xuất nhằm hoàn thiện về kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Mai Thành Huy

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của kế toán vật liệu.

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của vật liệu đối với quá trình sản xuất

1.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là những đối tượng laođộng, thể hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trìnhsản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Tùy thuộc vào từnghoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà nguyên vật liệu có thể tựsản xuất hoặc mua ngoài

1.1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ thamgia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ vàkhông giữ nguyên vẹn hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của nguyên vật liệuđược chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mớilàm ra Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giáthành sản phẩm

1.1.2 Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất

Từ đặc điểm của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệutrong quá trình sản xuất Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cungcấp vật liệu không đầy đủ kịp thời Mặt khác chất lượng sản phẩm đảm bảo haykhông là phụ thuộc chất lượng vật liệu Như đã đề cập ở trên , chi phí vật liệuthường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành nên do vậy cần phải tập trungquản lý vật liệu tốt ở các khâu thu mua , dự trữ , bảo quản để có thể sử dụng vậtliệu hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu

1.1.3.1 Yêu cầu quản lý

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động,

các doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua nguyên vật liệu và xuất dùngcho sản xuất Mỗi loại sản phẩm sản xuất được sử dụng nhiều thứ, nhiều loại vậtliệu khác nhau, được nhập từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu thường xuyênbiến động trên thị trường Bởi vậy để tăng cường công tác quản lý, vật liệu phảiđược theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản đến khâu dựtrữ Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giátrị sản phẩm sản xuất ra Do đó yêu cầu quản lý công tác nguyên vật liệu đượcthể hiện ở một số điểm sau:

Trong khâu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy

cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo tiến

độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an

toàn vật liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiệu đúng chế độ quản

lý đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất vàkết quả sản xuất kinh doanh

Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên

cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu tronggiá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích lũy cho doanh nghiệp Vì vậy, trongkhâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụngvật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh

Trong khâu dữ trữ: Doanh nghiệp phải xác định mức dữ trữ tối đa, tối

thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được binhthường không bị ngưng trệ, gián đoạn do công việc cung ứng không kịp thờihoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dữ trữ quá nhiều

Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo sản phẩm Muốn sảnphẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất thiếtphải tổ chức việc quản lý vật liệu Đây là một trong những nội dung quan trọngcủa công tác quản lý tài sản doanh nghiệp

1.1.3.2.Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu

Khi tiến hành công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

và xây dựng cơ bản kế toán cần thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầuquản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán tổng hợp với phương pháp kếtoán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp

số lượng về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chiphí sản xuất và giá thành sản phẩm

Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệutrong quá trình sản xuất kinh doanh

1.2 Phân loại và đánh giá vật liệu

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Phân loại theo công dụng của nguyên vật liệu có các loại:

Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên thực

thể của sản phẩm " Nguyên liệu" là thuật ngữ để chỉ đối tượng lao động chưaqua chế biến công nghiệp, "vật liệu" dùng để chỉ những nguyên liệu đã qua sơchế

Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản

xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, mẫu

mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạtđộng bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

Nhiên liệu: là những thứ được tiêu dùng cho sản xuất năng lượng như than,

dầu mỏ, hơi đốt Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành 1 nhómriêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận

Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay

thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần

lắp, các vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản, trong công nghiệp

Vật liệu khác: là các loại VL không được xếp vào các loại kể trên Chủ

yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, hoặc từ việc thanh lýTSCĐ

Phân loại theo nguồn hình thành gồm 3 loại:

Vật liệu tự chế: là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu

sản xuất

Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do

mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu

Vật liệu khác: là loại vật liệu hình thành do được cấp phát, biếu tặng, góp

vốn liên doanh

Phân loại theo mục đích sử dụng gồm:

Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm: dùng tham gia vào quá trìnhsản xuất tạo nên sản phẩm

Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ cho sản xuất chung, cho nhucầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

1.2.2.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho.

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó Tùy nguồn nhập mà giá thực tế nguyên vật liệu nhập được đánh giá khác nhau

Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:

Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ:

Các ch phí trực tiếp phát sinh(chi phí bố xếp, vận chuyển, bảo quản trong quá trình mua, và chi phí liên quan trực tiết khác.

_

Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá (do không đúng quy cách phẩm chất

Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối

tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp:

Các loại thuế không được hoàn lại

+

Các ch phí trực tiếp phát sinh(chi phí bố xếp, vận chuyển, bảo quản trong quá trình mua, và chi phí liên quan trực tiết khác)

_

Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá (do không đúng quy cách phẩm chất

Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến:

+

Chi phígia công,chế biến

+

Chi phívậnchuyển,bốc đỡ

Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp thuê ngoài gia công chế biến:

+

Chi phíphải trảcho đơn vịgia công,chế biến

+

Chi phívậnchuyển,bốc đỡ

Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế

là giá do hội đồng liên doanh đánh giá

Đối với nguyên vật liệu nhận cấp, biếu tặng: Giá thực tế nguyên vật liệu

nhập kho là giá ghi trong biên bản đơn vị cấp hoặc được ghi trên cơ sở giá thịtrường của nguyên vật liệu tương đương

Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi: Giá thực tế

nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn được sửdụng hoặc đánh giá theo giá thực tế

1.2.2.2.Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho

Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp, kế toán phải tính toán, xác định chính xác giá trị thực tê củanguyên vật liệu xuất kho cho các yêu cầu đối tượng khác nhau nhằm xác địnhchi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc tính giá xuất kho có thểdùng một số phương pháp sau:

a) Giá thực tê đích danh

Theo phương pháp này nguyên vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thìlấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính

Ưu điểm: Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của

kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất khođem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn khođược phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Nhược điểm: Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt

khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho cógiá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể

áp dụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loạihàng thì không thể áp dụng được phương pháp này

b) Phương pháp giá bình quân

Phương pháp này dựa trên giả định: giá gốc của hàng tồn kho cuối kỳ vàgiá vốn hàng bán trong một kỳ kế toán phản ánh giá bình quân của các lần nhập

và tồn đầu kỳ

X Đơn giá thực tế bình quân

của nguyên vật liệuHiện nay doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số đơn giá thực tế bình

quân sau:

c) Phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ( tháng ):

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá xuất của nguyên vậtliệu trong kỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ đểtính giá đơn vị bình quân:

Giá trị thực tế vậtliệu i tăng trong kỳ

Số lượng vật liệu i

Số lượng vật liệu ităng trong kỳPhương pháp này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên sốliệu đá n ánh về mặt số lượng không phản ánh về mặt giá trị Toàn bộ giá trịxuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có toàn bộ số liệu tổng nhập

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên

vật nh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ Các lần xuất nguyên vật liệu khi phátsinh chỉ phả liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vậttư

Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ

hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác

d) Phương pháp bình quân theo mỗi lần nhập (bình quân thời điểm)

Đơn giá thực tế

mặt hàng i sau

lần nhập t =

Trị giá thực tế hàng i tốn kho trước lần nhập thứ t +

Trị giá thực tế hàng i nhập kho ở lần nhập thứ t

Số lượng mặt hàng i tồn kho trước lần nhập thứ t +

Số lượng mặt hàng i nhập kho ở lần nhập thứ t

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập VL, kế toán tính đơn giá bìnhquân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng VL xuất để tính giá VLxuất.

Ưu điểm: Phương pháp này cho giá VL xuất kho chính xác nhất, phản ánh

kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn

Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với

những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy

e) Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên

cơ sở giả định vật liệu nào nhập trước thì được xuất dùng trước và tính theo đơngiá của những lần nhập trước

Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao và giátrị vật liệu xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng Ngượclại giá cả có xu hướng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn dẫn đến lợi nhuậntrong kỳ giảm

Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát, và áp dụng đối vớinhững doanh nghiệp ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểmkhông nhiều

Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp

thời, phương pháp này cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị vật liệu cuối

kỳ Trong thời kỳ lạm phát phương pháp này sẽ cho lợi nhuận cao do đó có lợicho các công ty cổ phần khi báo cáo kết quả hoạt động trước các cổ đông làmcho giá cổ phiếu của công ty tăng lên

Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu

phát sinh hiện hành Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí nguyên vậtliệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung vào kho từ trước Như vậy chi phí kinh

doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường củanguyên vật liệu

f) Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO)

Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên

cơ sở giả định vật liệu nào nhập sau được sử dụng trước và tính theo đơn giá củalần nhập sau

Phương pháp này cũng được áp dụng đối với các doanh nghiệp ít danhđiểm vật tư và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều Phương phápnày thích hợp trong thời kỳ giảm phát

Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện

tại Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyênvật liệu Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trở nênchính xác hơn Tính theo phương pháp này doanh nghiệp thường có lợi về thuếnếu giá cả vật tư có xu hướng tăng, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đếnlợi nhuận nhỏ và tránh được thuế

Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp

giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó

1.3 Nội dung công tác hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.3.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

1.3.1.1 Chứng từ sử dụng

Để đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phảiđược thực hiện từng kho, từng vật liệu, và phải tiến hành đồng thời ở kho vàphòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐ kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ngày 1/11/1995 của Bộtrưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm:

Phiếu xuất kho (02 - VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 - VT)

Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT)

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (02 - BH)

Hoá đơn cước phí vận chuyển (03 - BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thấp nhất theo Quy định của Nhànước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫnnhư: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (05

- VT) phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (07 - VT)… Tuỳ thuộc vào đặc điểm tìnhhình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động thành phần kinh

tế, tình hình sở hữu khác nhau

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theođúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập Người lập chứng từ phảichịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh

Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải được tổ chức luânchuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trưởng quy định phục vụcho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cánhân có liên quan

1.4 Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu

1.4.1 Phương pháp thẻ song song

Nguyên tắc :

Ở kho: theo dõi nguyên vật liệu về mặt số lượng trên thẻ kho

Ở phòng kế toán: Kế toán theo dõi nguyên vật liệu về mặt số lượng và giá

trị trên sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật tư Về cơ bản sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết giốngnhư thẻ kho chỉ thêm cột giá trị

Trình tự ghi chép:

ở kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập,xuất vật tư Thủ kho ghi số

lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất lạitính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng Thẻ kho

do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất cho từng danh điểm vật tư và phátcho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho Đối với phiếu xuất vật

tư theo hạn mức thì sau mỗi lần xuất , thủ kho phải ghi số lượng thực xuất vàothẻ kho chứ không đợi đến khi kết thúc chừng từ mới ghi một lần Thủ kho phảiđối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn trong kho Cứ từ 3 đến 5 ngàymột lần, sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập,xuất về phòng kế toán

Phòng kế toán: khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho

chuyển lên, kế toán phải kiểm tra cứng từ , đối chiếu chứng từ nhập, xuất khovới chứng từ liên quan ( hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển ) ghi đơngiá và thành tiền vào chứng từ nhập xuất Sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết vậttư

Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻkho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, triểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kếtoán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệutheo từng nhóm, loại vật liệu Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiếtvật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày (định kỳ)

Ghi vào cuối thángĐối chiếu vào cuối tháng

Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp thẻ song song:

Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trongviệc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loạivật liệu theo số liệu và giá trị của chúng

Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán cần trùng lặp

về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật

tư nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày Hơn nữa việckiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năngcủa kế toán

Phạm vi áp dụng: Áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp ít chủng loại

vật tư, số lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên, trình độ chuyênmôn của cán bộ còn hạn chế

1.4.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Số liệu của

kế toán tổng hợp

ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho

giống như phương pháp thẻ song song

ở phòng kế toán: Theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm,

từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị

Trình tự ghi chép:

ở kho: Tương tự như phương pháp thẻ song song.

ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình

hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng

cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào

sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sởcác chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũngđược theo dõi và về chỉ tiêu giá trị

Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luânchuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

Nội dung và trình tự ghi chép nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đốichiếu luân chuyển theo sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày (định kỳ)

Ghi vào cuối thángĐối chiếu vào cuối tháng

Ưu và nhược điểm của phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Ưu điểm: Giảm bớt được số lần ghi chép của kế toán nhờ tổ chức sổ đối

chiếu luân chuyển, ghi số dư đầu tháng , và số dư cuối tháng trên cùng một cột

Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi

cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểmtra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chi tiến hành được vào cuối tháng dotrong tháng kế toán không ghi sổ Tác dụng của kế toán trong công tác quản lý

bị hạn chế

Phạm vi áp dụng: Áp dụng trong các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp

vụ nhập xuất, không phân bố riêng nhân viên kế toán vật liệu nên không có điềukiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Bảng tổng hợp chứng từ nhập vật tư ( cùng loại )

Bảng tổng hợp chứng từ xuất vật tư ( cùng loại )

Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển

Số liệu của kế toán tổng hợp

1.4.3.Phương pháp sổ số dư

Nguyên tắc :

ở kho: Thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu về mặt hiện vật.

ở phòng kế toán: Theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm,

từng laoij vật liệu theo chỉ tiêu giá trị

Trình tự ghi chép:

ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho,

nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột

số lượng

ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để

ghi chép tình hình nhập, xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lậpbảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập,xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu, theo chỉ tiêu giá trị

Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồncuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồnkho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kế tổng hợp nhập, xuấttồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp Nội dung, trình tự kế toán chi tiếtvật liệu, theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày (định kỳ)

Ghi vào cuối thángĐối chiếu vào cuối tháng

Ưu và nhược điểm của phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán,

giảm bớt được khối lượng công việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ

tiêu giá trị và theo nhóm, loại vật liệu Công việc kế toán tiến hành đều trong

tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo

và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế

toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày

Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật

liệu nên qua số liệu kế toán không thể không nhận biết được số hiện có và tình

hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho Ngoài ra khi đối chiếu,

kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu không

khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi số sẽ

có nhiều khó khăn, phức tạp và tốn nhiều công sức

Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập xuất

tồnThẻ kho

Phạm vi áp dụng: Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các

doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) vềnhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xâydựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàngngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ

kế toán của doanh nghiệp tương đối cao

1.5 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là ghi chép biến động về mặt giá trị củanguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Tùy vào tình hình thực tế mà kếtoán tổng hợp lựa chon một trong hai phương pháp sau:

Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp ke phai thường xuyên

Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

1.5.1.Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thương xuyên.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hìnhnhập xuất trên các tài khoản và sổ tổng hợp dựa trên cơ sở các chứng từ nhậpxuất vật liệu Với phương pháp kế toán này, kế toán có thể cung cấp số liệu vềtình hình nhập xuất tồn kho của nguyên vật liệu tại bất cứ thời điểm nào

1.5.1.1 Chứng từ, tài khoản sử dụng.

a)Chứng từ sử dụng.

Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là khi có đầy đủ bằng chứng chứngminh một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành thì kế toán mớiđược ghi chép và phản ánh Các bằng chứng đó là hóa đơn, chứng từ có thểdoanh nghiệp lập hoặc bên ngoài doanh nghiệp lập, là chứng từ bắt buộc hayhưỡng dẫn nhưng phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ Trong kế toán nguyên vậtliệu cần sử dụng các chứng từ sau:

Hóa đơn mua hàng: Do nhà cung cấp vật tư lập để làm cơ sở xác định số

tiền bên mua phải thanh toán và được bên mua sử dụng để tính giá vật tư Hóa

đơn mua hàng còn là cơ sở để xác định quyền sở hữu vật tư khi đơn vị mua kýxác nhận trên hóa đơn Một trong những mẫu hóa đơn phổ biến nhất khi muahàng là hóa đơn GTGT khi bên bán hàng thuộc đối tượng chịu thuế theo phươngpháp khấu trừ.

Trong trường hợp bên bán là người trực tiếp sản xuất không thể cung cấphóa đơn, doanh nghiệp phải lập bảng kê mua vào ( mẫu 06 – VT ) để làm chứng

từ cho quá trình mua vào

Phiếu nhập kho: phiếu này do bộ phận cung ứng lập ( theo mẫu 01 – VT )

trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư Đây làloại chứng từ bắt buộc gồm hai liên ( nếu nguyên vật liệu mua ngoài) và ba liên(nếu nguyên vật liệu do gia công chế biến)

Liên 1: Giữ tại bộ phận cung ứng

Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi sổ.Liên 3(nếu có): Người lập giữ

Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 – VT ): Đối với loại chứng từ này,

doanh nghiệp sẽ tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý để lậpcho phù hợp Biên bản được lập cùng lúc hàng về doanh nghiệp trên cơ sở giấybáo nhận hàng Doanh nghiệp có trách nhiệm lập biên bản kiểm ngiệm nguyênvật liệu để kiểm hiệm về số lượng, quy cách, mẫu mã

Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ): Sử dụng khi xuất kho vật tư nhưng chủ

yếu sử dụng khi xuất kho nguyên vật liệu không thường xuyên với số lượng sửdụng ít, sồm 3 liên do bộ phận sử dụng và bộ phận cung ứng lập

Liên 1: Lưu tại nơi lập

Liên 2: Giao thủ kho ghi sổ rồi chuyển lên phòng kế toán

Liên 3: Giao cho người nhận vật tư để ghi sổ kế toán nơi sử dụng

Thẻ kho ( mẫu 06 – VT): Do kế toán lập giao cho thư kho để ghi hàng

ngày Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư theo từng kho, là căn cứ để đốichiếu số liệu nhằm đảm bảo tính chính xác

Phiếu xuất kho khiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – VT ): Do bộ phận

cung ứng lập khi doanh nghiệp xuất kho nguyên vật liệu để gia công, chế biến,

di chuyển nội bộ sử dụng

Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 08 – VT ): Vào cuối kỳ mỗi kho phải

tiến hành kiểm kê, đánh giá, xác định số tồn thực tế cuối kỳ và lập biên bảnkiểm kê vật tư làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép, phát hiện ra các trườnghợp thừa thiếu vật tư để có biện pháp sử lý kịp thời Thường có 2 bản: một bảngiao cho phòng kế toán, một bản giao cho kho

Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ ( mẫu 07 – VT ): Trường hợp tại bộ phận sử

dụng tiếp không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập phiếu báo vật tư vào cuối kỳ

Để xác định số nguyên vật liệu tính vào kỳ này chuyển sang kỳ sau Nó được lậpthành 2 bản, một bản giao cho phòng kế toán, một bản là phòng cung ứng

Ngoài ra còn có các chứng từ khác liên quan như phiếu chi, giấy báo

b)Tài khoản sử dụng.

Các tài khoản sử dụng gồm:

Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường: tài khoản này dùng để phản

ánh giá trị các loại vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng vẫn chưa về nhập kho doanh nghiệp, còn đang trên đường, bãi, hoặc đã về nhưng đang chờ kiểm nghiệm, nhập kho

NỢ TK 151 CÓ

SDĐK: Giá trị vật tư đã mua nhưng

chưa nhập kho lúc đâu kỳ.

SPS tăng:

-Trị giá vật tư đã mua đag đi trên

đường

SDCK: Gía trị vật tư đã mua nhưng

chưa nhập kho lúc cuối kỳ.

SPS giảm:

-Trị giá vật tư đang đi trên đường đã

về nhập kho, chuyển sử dụng ngay

Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu:

SDĐK: Giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn

kho lúc đầu kỳ

SPS tăng:

-Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

( do mua ngoài, tự chế, thêu gia công, chế

biến )

-Trị giá nguyên vật liệu kiểm kê thừa

SDCK: Gía trị vật tư đã mua nhưng

chưa nhập kho lúc cuối kỳ.

SDCK: Giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn

kho cuối kỳ.

SPS giảm:

-Trị giá nguyên vật liệu xuất kho

(mdungf cho SXKD, gia công, chế biến )

-Giảm trừ giá trị NVL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê

* Thuế mua vào

Tùy theo hàng mua trong nước hay nhập khẩu từ nước khác mà mà phảichịu các loại thếu khác nhau như thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu, thuếTTĐB Kế toán phải xác định các khoản thuế này trong quá trình tính giánguyên vật liệu, đồng thời làm cơ sở để xác định nghĩa vụ về thuế đối với nhànước

Đối với hàng mua trong nước: thuế mua hàng mà doanh nghiệp phải thanh

toán thường là thuế giá trị gia tăng khoản thuế GTGT trong trường hợp này làthuế GTGT đầu vào

Khi nhận hóa đơn giá trị gia tăng do người bán gửi đến , trên hóa đơn cóghi rõ số thuế GTGT thì số thuế này sẽ được khấu trừ.

Khi nhận hóa đơn bán hàng thông thường do người bán gửi đến thì dù doanhnghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp đềukhông được khấu trừ

Trường hợp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịuthuế GTGT hay tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì kế toán không cần theodõi thuế GTGT khi mua nguyên vật liệu

Đối với hàng nhập khẩu:

Trước hết phải tính thuế nhập khẩu phải nộp:

+

Thuế nhậpkhẩu phảinộp

X

Thuế xuấtthuế tiêuthụ đặc biệt

Tiếp đến tính thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu phải nộp:

+

Thuếnhậpkhẩu phảinộp

+

Thuế tiêuthụ đặc biệtcủa hàngnhập khẩuphải nộp

X

Thuếxuấtthuế giátrị giatăng

* Phương pháp kế toán tăng nguyên vật liệu

Vật tư ở doanh nghiệp tăng lên chủ yếu qua quá trình mua hàng Trên cơ sởnguyên tắc tính giá gốc vật tư , kế toán sử dụng các tài khoản thích hợp để theodõi tình hình tồn kho tăng lên ở doanh nghiệp Hàng tồn kho chỉ được ghi tăngtrên tài khoản 151, 152 khi doanh nghiệp thực sự có quyền sở hữu vật tư đó, dùvật tư không được quản lý ở kho

Trường hợp doanh nghiệp mua dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanhvừa chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa không chịu thuếgiá trị gia tăng thì:

Về nguyên tắc: kế toán căn cứ vào hóa đơn do người bán chuyển đến đểghi riêng phần thuế GTGT được khấu trừ cho hoạt động kinh doanh và phầnthuế GTGT không được khấu trừ tính vào giá trị vật tư Nếu không ghi được thìtoàn bộ thuế GTGT đầu vào được ghi ở TK 133 Đến cuối kỳ, kế toán tính vàxác định thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ trên cơ sở phân bổ

tỷ lệ với doanh thu Phần thuế không được khấu trừ thường ghi vào giá vốn hoặcchi phí trả trước tùy lớn hay nhỏ Số thuế này xác định như sau:

Thuế giá trị gia tăng

đầu vào không được

khấu trừ

=

Tổng số thuế GTGTđầuvào tron kỳ

X

Doang thu khôngchịu thuế giá trị gia

tăngTổng doanh thu

trong kỳ

Kế toán nghiệp vụ mua vật tư dùng đồng thời cho hoạt động chịu thuế GTGT

theo phương pháp khấu trừ và không được khấu trừ:

(1a) Chưa về nhập kho

(1b) Mang về nhập kho trong kỳ

(2) Nhập kho hàng đang đi

đường

TK133(1) (1c) Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

(3) Các khoản Giảm giá phí

(4) Thuế GTGT vật tư nhập

Không được khấu trừ (4) Thuế TTĐB, thuế NK của vật tư nhập khẩu (5) Nhập kho vật tư( sau khi gia công hoặc tự chế biến hoàn thành)

(6) Giá trị vật tư kiểm kê thừa ( chưa có quyết định sử lý)

(7) Nhập kho vật liệu còn thừa( ghi giảm chi phí các đối tượng sử dụng)

* Phương pháp kế toán giảm nguyên vật liệu

Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, phiếu xuất kho khiêm vận chuyển nội

bộ

Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh, tùy theovào mục đích sử dụng trong quá trình sản xuất mà kế toán ghi vào tài khoản phùhợp

1.5.2.Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

1.5.2.1.Tài khoản sử dụng

Trong trường hợp vật tư được quản lý theo phương pháp kiểm kê định kỳ,

kế toán vật tư không theo dõi tình hình biến động tồn kho mà chỉ theo dõi vật tưmua vào, tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ để xác định hàng xuất trong kỳ Với đặcđiểm đó , tài khoản sử dụng trong phương pháp này là :

(1)Xuất kho NVL dùng cho sản xuất kinh doanh

TK 154(1)Giá trị NVL xuất kho đi gia công

331 (3) Giảm giá mua, CKTM được hưởng hoặc trị giá NVL nhập kho trả lại người bán

TK632 (4) Xuất kho nguyên vật liệu bán

TK 138(1) (5) Ghi giảm NVL thiếu tại thời

Điểm kiểm kê (6) Giá trị thiếu hụt( trong định

mức), sử lý vào GVHB

TK11X,334,138(8) (7) Giá trị thiếu hụt bồi thường

TK 661”Mua hàng”: TK tài khoản này dùng để phản ánh tình hình mua vật tư ở

doanh nghiệp

TK611”Mua hàng”

Bên nợ: kết chuyển trị giá thực tế vật tư tồn kho đầu kỳ

- Trị giá thực tế vật tư, hàng hóa đã mua trong kỳ

Bên có: - chiết khấu thương mại được hưởng

- Trị giá vật tư, hàng hóa trả lại cho người bán hoặc giảm giá

- Giá trị thực tế hàng hóa vật tư tồn cuối kỳ theo kết quả kiểm kê

- Trị giá vật tư hàng hóa xuất dùng trong kỳ

Tài khoản này không có số dư cuối kỳ Gồm 2 tài khoản cấp 2:

TK 611(1) : Mua nguyên vật liệu

TK 611(2) : Mua hàng hóa

Phương pháp kế toán

1.5.3.Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

a) Chứng từ sử dụng

Hoá đơn chứng từ phản ánh giá gốc của hàng tồn kho được lập dự phòng

Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phòng

Bảng tổng hợp mức lập dự phòng

Bằng chứng tin cậy về giá bán ước tính hàng tồn kho được lập dự phòng

b) Tài khoản sử dụng

TK 159 -Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: TK này phản ánh việc trích lập

và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

TK133

(5) Thuế GTGT hàng NK không được khấu trừ

Nếu được khấu trừ

TK632 (8) cuối kỳ, XĐ, KC trị giá hàng tiêu thụ

TK111,112

TK133

Bên Nợ: Số hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi giảm giá vốn hàng

bán

Bên Có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập cuối niên độ.

Số dư Bên Có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn cuối kỳ.

Đối tượng lập dự phòng

Đối tượng lập dự phòng là những loại hàng tồn kho mà vào cuối kỳ kế toánghi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho này nhỏ hơn giá trị gốcthì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Điều kiện lập dự phòng

Việc lập dự phòng không vượt quá mức lợi nhuận của doanh nghiệp, saukhi đã hoàn nhập khoản dự phòng năm trước và thỏa mãn các điều kiện sau:Vật tư, hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

Có chứng từ hợp lệ chứng minh giá vốn vật tư, hàng hóa tồn kho

Các loại vật tư, hàng hóa không thuộc các điều kiện trên thì không được lập

dự phòng

Trường hợp nguyên vật liệu có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn

so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ nguyên vật liệunày không thấp hơn giá thành sản xuất thì không được trích lập dự phòng giảmgiá nguyên vật liệu tồn kho đó

X

Đơn giágốc củahàng tồnkho

-Giá trị thuần cóthể thực hiệnđượcTài khoản sử dụng 159” Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

Bên nợ: hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm N

Bên có: Trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm N+1

Số dư bên có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có.

Cuối niên độ kế toán, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước,thì số chênh lệch được lập thêm:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán( chi tiết: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Cuối niên độ kế toán, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập nămnay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cuối niên độ kế toán nămtrước, thì chênh lệch lớn hơn được hoàn nhập lại, ghi:

Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632: Giá vốn hàng bán( chi tiết: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAI THÀNH HUY

2.1 Tình hình chung về công ty cổ phần Mai Thành Huy

2.1.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần Mai Thành Huy

 Tên đầy đủ: Công Ty cổ phần Mai Thành Huy.

 Trụ sở chính: Số 24 Đường Nguyễn Thiếp – Thị Trấn Nghèn – Can

 Tại Ngân hàng: NN&TPNT huyện Can Lộc

Công ty cổ phần Mai Thành Huy tiền thân là Xi nghiệp xây dựng QuangCảnh Để từng bước củng cố và phát triển nhằm nâng cao hiệu quả trong sảnxuất kinh doanh đơn vị đã kêu gọi các cổ đông góp vốn và lấy tên là Công ty cổphần Mai Thành Huy vào ngày 08 tháng 9 năm 2004 với vốn điều lệ đăng ký lầnđầu là : 2.500.000.000 đồng Đến ngày 22 tháng 9 năm 2010 công ty mỡ rộngsản xuất kinh doanh tăng vốn điều lệ lên : 26.000.000.000 đồng

- Từ năm 2004 đến nay Công ty đã tham gia nhiều dự án lớn, trực tiếp đầu

tư, tham gia liên doanh, liên kết làm chủ các dự án có tổng nguồn vốn lớn manglại hiệu quả cao về kinh tế - xã hội Trong đó :

- Xây dựng Nhà văn hóa thể dục thể thao huyện Can lộc, xây dựng cơ sởlàm việc Công An huyện Đức Thọ, Cơ sở làm việc công an huyện Thạch Hà,

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Mai Thành Huy.

2.1.2.1 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty Cổ phần Mai Thành Huy là doanh nghiệp độc lập được thành lậptheo hình thức góp vốn của các cổ đông, tổ chức hoạt động theo Luật doanhnghiệp được Quốc Hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá X kỳhọp thứ XV thông qua ngày 12 tháng 6 năm 1999, có đầy đủ tư cách pháp nhân,hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có con dấu riêng, tự chịu tráchnhiệm về kết quả kinh doanh, về nguồn tài chính hữu hạn đối với các khoản nợtrong phạm vi vốn điều lệ, có các quyền và nghĩa vụ dân sự theo quy định củaluật pháp

Công ty Cổ phần Mai Thành Huy là tổ chức sản xuất kinh doanh về Xâydựng trong các lĩnh vực sau:

 Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp

 Đầu tư, xây dựng các công trình

 Xây dựng các cơ sở hạ tầng, hạ tầng phụ trợ

 Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với ngành nghề củaCông ty cổ phần và không trái với quy định của pháp luật

Mục tiêu kinh doanh chủ yếu của Công ty là tổ chức sản xuất kinh doanh

để tạo ra lợi nhuận hợp pháp, làm giàu chính đáng cho các Cổ đông, tạo thêmnhiều công ăn việc làm cho người lao động, đóng góp nghĩa vụ vào ngân sáchnhà nước, góp phần vào công cuộc phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.Công ty Cổ phần Mai Thành Huy chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực xây dựngvới quy trình sản xuất hỗn hợp vừa thi công bằng lao động thủ công vừa thi côngbằng máy móc Quy trình sản xuất bắt đầu từ khi Công ty tham gia chào thầuhoặc được giao thầu xây dựng Khi tham gia đấu thầu, Công ty phải xây dựngcác chiến lược đấu thầu để thắng thầu

Sau khi trúng thầu hoặc được giao thầu, theo quy chế chung của ngành xâydựng và của Công ty, Công ty và bên giao thầu sẽ thỏa thuận các điều khoảntrong hợp đồng xây dựng về giá trị công trình, thời gian thi công, phương thứcthanh toán, số tiền tạm ứng, tỷ lệ bảo hành.

Sau khi hoàn thành việc thi công công trình, chủ đầu tư nghiệm thu, Công

ty và chủ đầu tư tiến hành quyết toán công trình Công trình sau khi được kiểmtoán mới có đủ hiệu lực pháp lý ( riêng đối với các công trình vốn của tỉnh phảiqua thẩm tra của sở tài chính và được tỉnh phê duyệt)

Sơ đồ quá trình hoàn thành Công trình của Công ty như sau:

Bảng 2.1 Sơ đồ hoàn thành công trình

2.1.2.2 Quy trình công nghệ

Quy trình công nghệ xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp củaCông ty được tóm tắt qua sơ đồ sau:

Bảng 2.2 Sơ đồ quy trình công nghệ

 Xây dựng phần mềm là xây dựng phần nền móng như :

- Đào đất móng bằng nhân công trực tiếp, đất cồn dùng máy ủi

- Đổ bê tông : Mác theo tiêu chuẩn của Bộ xây dựng quy định

- Đổ đất san nền

 Xây dựng khung sườn:

- Dùng thép để đan giằng cột bê tông, dùng thép để đầm sàn

- Đóng cột pha dầm cột, đổ bê tông, bảo dưỡng bê tông

Giao thầu, chào

Ký kết hợp đồng xây dựng Thi công

Nghiệm thu công trình

Xây dựng

 Công việc cuối cùng là phần hoàn thiện công trình:

- Tô trát vữa tường và ngoài vách ngăn, sơn tường, lợp mái, đóng trần

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Mai Thành Huy.

Để đảm bảo cho việc tổ chức sản xuất có hiệu quả và bộ máy quản lý gọnnhẹ phù hợp với cơ cấu tổ chức:

Hội đồng quản trị: Là bộ phận quản lý công ty, có toàn quyền quyết định

và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty đối với cán bộ công nhân viên

và cơ quan nhà nước

Giám đốc: Là người quản lý điều hành và quyết dịnh tất cả các hoạt độnghàng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT, kế hoạchsản xuất, kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty

Giúp việc cho Giám Đốc là 1 Phó Giám Đốc và được quyền giải quyếtcông việc theo uỷ quyền khi Giám Đốc đi vắng Dưới là các phòng ban, các tổ,đội sản xuất

Bảng 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2.1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

Các bộ phận trong Công ty được phân công các chức năng hoạt động cơbản như sau:

 Phòng Tài chính - kế hoạch: Gồm 6 người trong đó có 1 trưởng

phòng, 2 phó phòng chịu trách nhiệm chung và chức năng của phòng là:

Lập kế hoạch và quản lý việc thực hiện kế hoạch theo tháng, quý, năm.Trực tiếp quản lý và hướng dẫn thực hiện quy chế thủ tục quy trình XDCB.Công tác quản lý thực hiện hợp đồng kinh tế Đôn đốc công tác nghiệm thu khốilượng, lập hồ sơ thanh toán khối lượng của phòng Kỹ thuật – sản xuất và đội

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

PHÒNG KỸ THUẬT SẢN XUẤT

PHÒNG VẬT TƯ THIẾT BỊ

PHÒNG

TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

ĐỘI NỀ

BÊ

TÔNG

ĐỘI GIA CÔNG

SẮT

ĐỘI GIA CÔNG CỐT PHA

ĐỘI THI CÔNG ĐIỆN NƯỚC

ĐỘI CƠ

TRANG TRÍ NỘI THẤT

ĐỘI SƠN NƯỚC

LAO ĐỘNG

Tìm hiểu thị trường để tham gia đấu thầu, mở rộng thị trường trong các lĩnhvực sản xuất kinh doanh có lợi thế của Công ty Tìm hiểu các nguồn thông tinnhằm phát triển hướng sản xuất kinh doanh cho Công ty như nghiên cứu về quy

mô - công nghệ - vốn - thời gian - địa điểm và có chiến lược về quỹ công việccho các năm tiếp theo của Công ty Nghiên cứu các khả năng để tham mưu choGiám đốc dự đấu thầu và nhận việc trong mọi lĩnh vực mà Công ty có lợi thế.Làm các hồ sơ đấu thầu theo đúng quy chế đấu thầu, quy định của Công ty vàcập nhật được sự phát triển của thị trường Nắm kế hoạch của Công ty, đề xuấtcác đơn hàng mà Công ty có khả năng thực hiện

 Phòng tài chính – kế toán: Với quy mô hoạt động gồm 07 người, là

phòng thực hiện chức năng giúp Giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu,phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc raquyết định của giám đốc Bên cạnh đó phòng còn thường xuyên báo cáo các tìnhhình về thu chi, đề ra các biện pháp hạ giá thành, tiết kiệm chi phí, lập kế hoạchtài chính, quản lý sự vận động của đồng tiền, lập kế hoạch vay vốn ngân hàng,quản lý chi tiêu hợp lý, hợp pháp: Như việc huy động, bổ sung vốn mở rộngcông tác đầu tư, tổ chức sử dụng và điều hòa các nguồn vốn nhằm đáp ứng yêucầu sản xuất kinh doanh của toàn Công ty một cách có hiệu quả

Giúp các cơ quan cấp trên, các cơ quan quản lý, kiểm tra, giám sát tìnhhình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như kiểm tra việc chấphành các chính sách , chế độ, quy định của nhà nước, làm nghĩa vụ với ngânsách của nhà nước Quản lý kế toán các đội, các xưởng sản xuất quyết toán cáccông trình

 Phòng kỹ thuật - sản xuất: Gồm 8 người trong đó có 1 trưởng phòng

và 1 phó phòng Phòng này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc vềcác công tác kinh tế, kỹ thuật, quản lý, chất lượng công trình, làm công tácmarketing giúp cho Công ty ký kết được các hợp đồng kinh tế với các đối tác,theo dõi khối lượng công việc, nghiệm thu công trình Lập quy trình công nghệ,

quản lý tiến độ thi công và kỹ thuật chất lượng các công trình cũng như tăngcường vấn đề an toàn lao động cho công nhân.

 Phòng vật tư – thiết bị: Gồm 6 người trong đó có một trưởng phòng

chịu trách nhiệm chung và một phó phòng có chức năng quản lý toàn bộ vật tư,vật tư luân chuyển và thiết bị của công ty: kho công ty (trực tiếp bằng phiếunhập kho, xuất kho, thẻ kho) và các đội sản xuất (báo cáo vật tư theo từng đợt).Lập kế hoạch mua vật tư, thiết bị theo yêu cầu thiết kế của từng dự án và điềuchuyển vật tư, thiết bị theo biện pháp tổ chức thi công

 Phòng tổ chức – hành chính: gồm 07 người có chức năng giúp Giám

đốc Công ty trong công tác thực hiện các phương án sắp xếp, tổ chức bộ máycủa Công ty từ các phòng ban đến các công trường, các đội sản xuất trực thuộc.Tiếp nhận, điều động, làm thủ tục đưa đi đào tạo mới, đào tạo lại, bồi dưỡng,nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong Công

ty, sử dụng, điều phối và quản lý nhân lực hợp lý Đồng thời không ngừng nângcao việc quản lý lao động, đảm bảo an toàn lao động và thực hiện các chế độchính sách đối với người lao động

 Các đội sản xuất: Tổ chức sản xuất trực tiếp ở các đội, các đơn vị được

xây dựng khép kín Mỗi đội, thực hiện một nhiệm vụ khác nhau Nhiệm vụ chủyếu của đội thi công là làm sản phẩm trên công trường, các tổ thợ luôn luôn phảitìm tòi phát huy các sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng lực sản xuất

và đẩy nhanh tiến độ đảm bảo chất lượng kỹ, mỹ thuật công trình

Kiểm tra tất cả các phương tiện, dụng cụ trước khi bước vào sản xuất , chấphành tốt sự hướng dẫn của cán bộ thi công để sản phẩm làm ra được tốt, đẹp,bền Khi lao động sản xuất phải thực hiện: Làm gọn, dọn sạch, thực hành tiếtkiệm Khi lao động, sản xuất phải nghiêm túc thực hiện nội quy quy định củađơn vị trên công trường về các mặt an toàn lao động, chất lượng công trình.Ngoài ra còn có chức năng và nhiệm vụ triển khai thi công theo đúng kế hoạch,

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Mai Thành Huy.

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Mai Thành Huy

a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.

Cùng với sự ra đời và phát triển của Công ty là sự ra đời và hoạt động cóhiệu quả của bộ phận Kế toán Đây là bộ phận không thể thiếu được khi mộtdoanh nghiệp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh Phòng Tài Chính - Kếtoán của Công ty gồm 07 người đảm nhiệm những phần kế toán khác nhau.Trong quá trình hoạt động bộ máy kế toán được tổ chức một cách hợp lý vàtrong thời gian qua đã hoàn thành tốt nhiệm vụ cung cấp kịp thời thông tin kinh

tế cho Ban Giám đốc Công ty

Bộ máy Kế toán của Công ty Cổ phần Mai Thành Huy được tổ chức theohình thức tập trung Tổ chức kế toán tập trung là mô hình tổ chức có đặc điểmtoàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp được thực hiện tậptrung ở phòng kế toán, việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báocáo nghiệp vụ về phòng kế toán để xử lý và tổng hợp thông tin Hình thức này làthuận lợi cho việc quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công côngtác, góp phần nâng cao trình độ của từng cán bộ nhân viên

b) Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán :

Bảng 2.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Ghi chú:

Quan hệ chỉ đạo Quan hệ nghiệp vụ

c) Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ máy Kế toán tại Công ty:

Trong Công ty các nhân viên kế toán đều là những người có trình độchuyên môn, có kinh nghiệm, được lãnh đạo Công ty quan tâm trang bị cácphương tiện kỹ thuật làm việc nhằm thực hiện tốt công tác kế toán Phòng kếtoán phân công các công việc cụ thể cho từng nhân viên kế toán chuyên trách.Việc phân công này rất phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người, đãtạo điều kiện phát huy hết khả năng và sự sáng tạo của các nhân viên trong cácnghiệp vụ Công việc được phân công như sau:

 Kế toán trưởng: Là người tổ chức bộ máy Kế toán toàn Công ty,chịu

trách nhiệm cao nhất của phòng, thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao trình độ chocác cán bộ làm công tác Tài chính - Kế toán Hướng dẫn, phổ biến các chế độ,chính sách của nhà nước và quy định của Công ty, tham mưu cho Giám Đốc

Kế toán TM lương

Kế toán thuế

Thủ quỹ

Kế toán, công nợ và quản lý hợp đồng