Tài liệu môn tin học văn phòng thi tuyển công chức

Trên màn hình Desktop có một số biểu tượng Icon đại diện cho những đối tượng thường được sử dụng như My Computer, Recycle Bin, My Network Places… Ngoài các icon, màn hình Desktop còn có

TÀI LIỆU TIN HỌC VĂN PHÒNG

- LƯU HÀNH NỘI BỘ

-MỤC LỤC

BÀI 1: MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ VÀ HỆ ĐIỀU HÀNH 6

1.1 Tin học 6

1.1.1 Khái niệm tin học 6

1.1.2 Phần cứng và phần mềm 6

1.2 Kiến trúc chung của máy tính điện tử 6

1.3 Đơn vị đo thông tin 7

1.4 Hệ đếm 8

1.4.1 Hệ đếm không theo vị trí 8

1.4.2 Hệ đếm theo vị trí 8

1.4.3 Biến đổi biểu diễn số 10

1.5 Hệ điều hành Windows XP 13

1.5.1 Khởi động máy 13

1.5.2 Mô tả màn hình Windows XP 14

1.5.3 Tắt máy 14

1.6 Thao tác với chuột 15

1.7 Khởi động chương trình 15

1.8 Cửa sổ chương trình 15

1.8.1 Các thành phần chính của cửa sổ (Hình 1.4) 15

1.8.2 Các thao tác trên cửa sổ 16

1.8.3 Chuyển đổi cửa sổ làm việc 16

1.9 Bàn phím 17

BÀI 2: WINDOWS EXPLORER 19

2.1 Ổ đĩa, tập tin và thư mục 19

2.1.1 Ổ đĩa (driver) 19

2.1.2 Tập tin (File) 19

2.1.3 Thư mục (Folder) 20

2.1.4 Đường dẫn (Path) 20

2.2 Làm quen Windows Explorer 21

2.2.1 Khởi động 21

2.2.2 Cửa sổ Windows Explorer 21

2.3 Các thao tác quản lí tập tin và thư mục 22

2.3.1 Mở ổ đĩa 22

2.3.2 Triển khai, thu gọn một thư mục trong khung trái 23

2.3.3 Mở một thư mục 23

2.3.4 Các kiểu thể hiện và sắp xếp nội dung ở khung phải 23

2.3.5 Tạo thư mục mới 24

2.3.6 Chọn đối tư ợng trong khung phải 24

2.3.7 Xóa tập tin hay thư mục 25

2.3.8 Copy (sao chép) 25

2.3.9 Move (di chuyển) 25

2.3.10 Đổi tên 26

2.3.11 Phục hồi đối tượng đã xóa 26

2.3.12 Bài thực hành Windows Explorer 1 26

2.3.13 Tìm kiếm tập tin, thư mục và máy tính 27

2.3.14 Tạo shortcut trên Desktop 29

2.3.15 Xem thông tin đĩa, đổi nhãn đĩa 30

2.3.16 Bài thực hành Windows Explorer 2 30

BÀI 3: BÀI MỞ ĐẦU MICROSOFT WINWORD 31

3.1 Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword 31

3.2 Cách khởi động 31

3.3 Môi trường làm việc 32

3.4 Tạo một tài liệu mới 32

3.5 Lưu tài liệu lên đĩa 33

3.6 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa 33

3.7 Thoát khỏi môi trường làm việc 34

BÀI 4: SOẠN THẢO CƠ BẢN 35

4.1 Nhập văn bản 35

4.1.1 Sử dụng bàn phím 35

4.1.2 Tiếng Việt trong Windows 35

4.1.3 Khởi động bộ gõ tiếng Việt 36

4.1.4 Chọn font chữ theo bảng mã 36

4.1.5 Các phương pháp gõ tiếng Việt 36

4.1.6 Các lệnh soạn thảo văn bản đơn g iản 38

4.2 Thao tác trên khối văn bản 38

4.2.1 Sao chép khối văn bản 38

4.2.2 Di chuyển khối văn bản 39

4.2.3 Xóa khối văn bản 39

4.2.4 Phục hồi 39

4.3 Nhập kí tự đặc biệt 39

4.4 Thực hành 40

BÀI 5: ĐỊNH DẠNG KÍ TỰ, ĐOẠN 41

5.1 Định dạng kí tự (Font) 41

5.2 Định dạng đoạn (Paragragh) 42

5.3 Thực hành 44

BÀI 6: ĐỊNH DẠNG TAB, BULLETS VÀ NUMBERING 45

6.1 Định dạng Tab 45

6.2 Bullets và Numbering 46

6.2.1 Định dạng Bullets 46

6.2.2 Định dạng Numbering 46

6.3 Thực hành 47

BÀI 7: ĐỊNH DẠNG KHUNG, NỀN, CỘT BÁO VÀ DROP CAP 48

7.1 Định dạng khung cho khối kí tự (Border) 48

7.2 Định dạng nền cho khối kí tự (Shading) 48

7.3 Định dạng khung cho trang văn bản (Page Border) 49

7.4 Định dạng cột báo (Column) 49

7.4.1 Chia cột văn bản 49

7.4.2 Sửa lại định dạng 50

7.5 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản 50

7.5.1 Cách tạo 50

7.5.2 Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn 50

BÀI 8: HÌNH TRONG VĂN BẢN 51

8.1 Vẽ khối hình đơn giãn 51

8.1.1 Sử dụng các mẫu hình đơn giãn 51

8.1.2 Sử dụng các khối hình AutoShape 51

8.1.3 Định dạng hình vẽ 51

8.1.4 Làm việc tập hợp các hình vẽ 52

8.2 Tạo chữ nghệ thuật 53

8.2.1 Chèn chữ nghệ thuật 53

8.2.2 Hiệu chỉnh 54

8.3 Chèn ảnh lên tài liệu 54

8.3.1 Chèn ảnh từ một file 54

8.3.2 Chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery 55

8.3.3 Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu 55

8.4 Thực hành 57

BÀI 9: TABLE 58

9.1 Tạo cấu trúc bảng 58

9.1.1 Chèn bảng mới 58

9.1.2 Sửa cấu trúc bảng 58

9.2 Định dạng bảng biểu 59

9.2.1 Cách nhập dữ liệu trong table 59

9.2.2 Định dạng dữ liệu trong Table 59

9.2.3 Xác định vị trí Table 60

9.2.4 Tô nền, kẻ viền 60

9.3 Tính toán trên bảng 61

9.3.1 Tính tổng 61

9.3.2 Tính trung bình cộng 61

9.4 Sắp xếp dữ liệu trên bảng 62

9.5 Thanh công cụ Tables and Borders 62

9.6 Thực hành 63

BÀI 10: XỬ LÍ VĂN BẢN 65

10.1 Định dạng trang in 65

10.2 Đặt tiêu đề đầu trang và cuối trang 66

10.3 Chèn số trang tự động 68

10.4 Xem tài liệu trước khi in 68

10.5 In ấn tài liệu 69

10.6 Tìm kiếm và thay thế văn bản 69

10.6.1 Tìm kiếm văn bản 70

10.6.2 Tìm và thay thế văn bản 70

10.7 Tính năng AutoCorrect 71

10.7.1 Thêm một từ viết tắt 71

10.7.2 Xoá đi một từ viết tắt 71

10.7.3 Các tuỳ chọn về sửa lỗi chính tả 72

10.8 Soạn thảo công thức toán học 72

10.9 Tạo và quản lý các Style 73

10.9.1 Tạo một Style 73

10.9.2 Gán Style cho mẫu đã được định dạng 74

10.9.3 Điều chỉnh Style 74

10.10 Bảo vệ tài liệu 75

10.10.1 Bảo vệ khi mở file tài liệu 75

10.10.2 Bảo vệ khi sửa nội dung tài liệu 75

BÀI 11: KHỞI ĐỘNG VÀ LÀM QUEN VỚI EXCEL 76

11.1 Khởi động 76

11.2 Màn hình làm việc 76

11.3 Thoát khỏi Excel 77

BÀI 12: THAO TÁC VỚI WORKBOOK 78

12.1 Tạo tập tin (WorkBook) mới 78

12.2 Mở một tập tin Excel có sẵn 78

12.3 Lưu tập tin 78

12.4 Lưu tập tin hiện hành với một t ên khác 78

12.5 Các loại địa chỉ ô 79

12.5.1 Địa chỉ tương đối 79

12.5.2 Địa chỉ tuyệt đối 79

12.5.3 Địa chỉ hổn hợp 79

12.6 Nhập dữ liệu 79

12.6.1 Di chuyển ô hiện hành 79

12.6.2 Chọn ô, vùng, dòng, cột 80

12.6.3 Nhập dữ liệu cho ô 81

12.6.4 Tăng tốc khi nhập liệu 82

12.7 Sửa dữ liệu 83

12.8 Sao chép 83

12.8.1 Sao chép toàn bộ thông tin 83

12.8.2 Sao chép một phần thông tin 83

12.8.3 Di chuyển (move) 84

12.9 Định dạng dữ liệu 84

12.9.1 Định dạng nhanh bằng thanh định dạng 84

12.9.2 Định dạng bằng cửa sổ Format 84

12.9.3 Định dạng mặc định Font cho Excel 85

12.10 Định dạng bảng tính 85

12.10.1 Thay đổi độ rộng, chiều cao 85

12.10.2 Chèn dòng, cột, ô 86

12.10.3 Xóa dòng, cột 86

12.10.4 Trộn và tách ô 86

12.10.5 Cố định hàng, cột 86

12.10.6 Cố định tiêu đề dữ liệu cho các trang 87

12.11 Sắp xếp và tìm kiếm, thay thế 87

12.11.1 Sắp xếp 87

12.11.2 Tìm kiếm 88

12.11.3 Thay thế 88

BÀI 13: CÔNG THỨC VÀ HÀM 90

13.1 Biểu thức 90

13.2 Hàm trong Excel 90

13.2.1 Cấu trúc hàm 90

13.2.2 Cách nhập hàm vào ô 90

13.2.3 Các hàm cơ bản 91

13.3 Bài tập 99

BÀI 14: KHAI THÁC VÀ QUẢN LÍ CƠ SỞ DỮ LIỆU 105

14.1 Sắp xếp dữ liệu 105

14.2 Lọc dữ liệu 105

14.3 In bảng tính 106

14.3.1 Định dạng trang in 106

14.3.2 In tài liệu 107

BÀI 1:MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ VÀ HỆ ĐIỀU HÀNH

1.1 Tin học

1.1.1 Khái niệm tin học

Tin học là khoa học về sự tổ chức, lưu trữ, xử lí, truyền và nhận thông tin một cách tự

động bằng máy tính điện tử và cũng là khoa học về nguyên lí hoạt động và các phương phápđiều khiển các máy tính điện tử

1.1.2 Phần cứng và phần mềm

 Phần cứng (Hardware) là tập hợp các thiết bị, các linh kiện được kết nối với nhau

theo một thiết kế đã định trước Phần cứng máy tính ngoài những phần tối thiểu bắtbuộc phải có để cấu tạo thành máy tính, nếu cần người ta vẫn có thể lắp đặt thêmnhững thiết bị khác phục vụ cho các nhu cầu cụ thể, ví dụ: máy in, máy scan v.v

 Phần mềm (Software) là các chương trình được xây dựng phục vụ cho một yêu cầu

nào đó trong thực tế

Quá trình hoạt động của máy tính gắn liền với quá trình thực hiện các chương trình Quátrình sử dụng một máy tính (từ khi bật máy) là quá trình sử dụng lần lượt các chương trìnhcho đến khi kết thúc (tắt máy)

1.2 Kiến trúc chung của máy tính điện tử

Dựa vào chức năng, người ta chia các bộ phận của máy vi tính thành ba khối (Hình 1.1):

- Khối nhập xuất

- Khối nhớ

- Khối xử lý

Thiết bịnhập

Thiết bịxuất

 Khối nhập xuất: bao gồm các thiết bị nhập (Input devices) như bàn phím, chuột,

máy quét, micro…và các thiết bị xuất (Output devices) như màn hình, máy in, loa,máy chiếu…

 Khối nhớ: là nơi lưu giữ thông tin ban đầu (thông tin chưa xử lí), kết quả trung gian

và kết quả cuối cùng Khối nhớ được phân làm hai loại: Bộ nhớ chính và bộ nhớ phụ

 Bộ nhớ chính (primary memory): lưu các chương trình đang được thực hiện và

các dữ liệu tương ứng với các chương trình đó Bộ nhớ chính có hai loại: bộ nhớchỉ đọc ROM (Read Only Memory) và bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên RAM(Random Access Memory)

 Bộ nhớ phụ (secondary memory): kho lưu trữ các chương trình và dữ liệu của

người sử dụng, ví dụ: đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD, đĩa DVD, băng từ…

 Khối xử lý: chứa bộ phận gọi là đơn vị xử lý trung ương (central processing unit).

Đây là đơn vị đầu não bên trong máy tính Đơn vị thực hiện các lệnh bên trong các

chương trình trong bộ nhớ chính Đơn vị điều khiển và phối hợp tất cả các bộ phậncủa máy tính

1.3 Đơn vị đo thông tin

Đơn vị đo thông tin nhỏ nhất là bit, tại mỗi thời điểm, một bit chỉ có thể chứa hoặc là 0

hoặc là 1, tám bit tạo thành một byte, là đơn vị đo thông tin thường được sử dụng Ngoài ra,

để đo các lượng tin lớn, người ta dùng một số đơn vị bội của byte như bảng sau:

10

PB (260B =1,152,921,504,606,846,976B » 1018B)

10EB (270B =1,180,591,620,717,411,303,424B » 1021B)

10

ZB (280B =1,208,925,819,614,629,174,706,176B » 1024B)

Để có cơ sở hình dung quá trình xử lý thông tin xảy ra bên trong MTĐT như thế nào,

chúng ta cần có một số kiến thức về hệ đếm Hệ đếm được hiểu như tập các ký hiệu và quytắc sử dụng tập ký hiệu đó để biểu diễn và xác định giá trị các số Có hai loại hệ đếm là hệ

đếm không theo vị trí và hệ đếm theo vị trí

1.4.1 Hệ đếm không theo vị trí

Hệ đếm La mã thuộc loại hệ đếm này Tập các ký hiệu trong hệ đếm La mã gồm các chữcái: I, V, X, L, C, D, M Mỗi ký hiệu biểu thị một giá trị, cụ thể :

I = 1 ; V = 5 ; X = 10; L = 50 ;C = 100 ; D = 500 ; M = 1000

Quy tắc để tính giá trị dùng trong hệ đếm La mã là:

 Nếu các ký hiệu được xếp từ trái qua phải theo chiều giảm giá trị thì giá trị của biểudiễn số tính bằng tổng giá trị các ký hiệu

Ví dụ MLVI cho giá trị là 1000+50+5+1 = 1056

 Nếu trong biểu diễn số tính từ trái qua phải có một cặp hai ký hiệu mà ký hiệu đứng

trước có giá trị nhỏ hơn thi giá trị của cặp đó tính bằng hiệu hai giá trị Ví dụ CIX thể

hiện số 109 Trong biểu diễn số không được có nhiều hơn hai ký hiệu liên tiếp xếptheo chiều tăng của giá trị Biểu diễn IXC không hợp lệ vì nó sẽ gây nhập nhằng

không đơn nghĩa với quy tắc tính giá trị

Như vậy, mỗi ký hiệu biểu thị một giá trị duy nhất, không phụ thuộc vào vị trí xuất hiện

của nó trong biểu diễn số Vì thế có tên gọi là hệ đếm không theo vị trí

1.4.2 Hệ đếm theo vị trí

Trước hết xét hệ đếm thập phân (hệ đếm 10) chúng ta thường dùng gồm tập mười ký

hiệu là các chữ số 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 Giá trị của mỗi chữ số trong hệ đếm 10 phụthuộc vào vị trí của nó trong biểu diễn Ví dụ, trong số 545, chữ số 5 ở hàng đơn vị manggiá trị 5 đơn vị trong khi đó chữ số 5 ở hàng trăm mang giá trị 500 đơn vị

Như vậy, giá trị của mỗi ký hiệu ở hệ đếm 10 phụ thuộc vào vị trí của nó trong biểu diễn

số

Quy tắc tính giá trị là mỗi đơn vị ở một hàng bất kỳ có giá trị bằng 10 đơn vị của hàng

kế cận bên phải Do đó, giá trị của một biểu diễn có thể viết dưới dạng một đa thức của cơsố

Ví dụ: 536,4 = 5x102 + 3 x 101+ 6x100 + 4x10-1

Hệ đếm theo vị trí là hệ đếm mà giá trị mỗi ký hiệu được dùng phụ thêm vào vị trí xuấthiện của nó trong biểu diễn số Số lượng các ký hiệu khác nhau của hệ đếm gọi là cơ số của

hệ đếm đó Hệ đếm thập phân sử dụng 10 chữ số nên cơ số của hệ đếm đó là 10

Bất kỳ một số tự nhiên b nào lớn hơn 1 đều có thể chọn làm cơ số cho hệ đếm Các kýhiệu được dùng cho hệ đếm đó sẽ là ký hiệu đại diện cho các g iá trị:

Ở đây các dithỏa mãn điều kiện 0 di< b còn n+1 là số lượng các chữ số bên trái, và m

là số lượng các chữ số bên phải dấu phân chia phần nguyên và phần phân của số N

Có thể chứng minh được rằng với mỗi số tự nhiên N tồn tại duy nhất một cách biểu diễn

N dưới dạng đa thức theo luỹ thừa của b

Ví dụ số 17 trong hệ đếm cơ số 3 có biểu diễn là 122 vì

17 = 1.32+ 2.31+ 2.30

 Các hệ đếm nhị phân và Hexa

Ngoài hệ đếm 10, trong Tin học người ta thường dùng một số hệ đếm sau đây:

 Hệ đếm nhị phân là hệ đếm cơ số 2 với hai chữ số là 0 và 1

 Hệ đếm cơ số mười sáu còn gọi là hệ Hexa Hệ Hexa sử dụng các ký hiệu: 0, 1, 2, 3,

4, 5, 6, 7, 8, 9, A, B, C, D, E, F Trong đó A, B, C, D, E, F tương ứng các giá trị từ

10, 11, 12, 13, 14, 15

Trong các trường hợp cần thiết, để phân biệt số được biểu diễn ở hệ đếm nào người ta

viết cơ số làm chỉ số cho số đó Ví dụ: 1012, 516

Bảng dưới đây thể hiện 19 số tự nhiên đầu tiên ở các hệ đếm 10, 2 và 16

Thập

phân

Nhị phân Hệ 16

Thập phân

Nhị phân Hệ 16

1.4.3 Biến đổi biểu diễn số

Dưới đây chúng ta sẽ xem xét việc biến đổi biểu diễn số từ một hệ đếm này sang một hệđếm khác

1.4.3.1 Biến đổi biểu diễn số ở hệ đếm bất kỳ sang hệ đếm thập phân

Cho số N trong hệ đếm cơ số b :

N = (d n d n-1 d n-2 d 1 d 0, d -1 d -2 d -m)b

Trước hết xét trường hợp N là nguyên Để tìm biểu diễn của số nguyên N trong hệ đếm

thập phân, ta tiến hành các bước sau:

- Viết N dưới dạng đa thức của cơ số b:

Với phần nguyên, thực hiện tính toán theo sơ đồ trên, ta có:

1.4.3.2 Biến đổi biểu diễn số ở hệ đếm thập phân sang hệ đếm có cơ số bất kỳ

Trước hết ta tách phần nguyên và phần phân rồi tiến hành biến đổi chúng riêng biệt Sau

đó chúng ta sẽ ghép lại để có kết quả cần tìm

Biến đổi số nguyên

Cho N là số tự nhiên Ta viết N duới dạng đa thức:

Nhận xét rằng, 0 d0 < b Do vậy, khi chia N cho b thì phần dư của phép chia đó là d0còn thương số N1 sẽ là:

Tương tự, d1 chính là phần dư của phép chia N1 cho b, gọi N2 là thương của phép chia

ấy Quá trình chia như vậy được thực hiện liên tiếp và ta sẽ lần lượt nhận đựơc giá trị các di

Quá trình sẽ dừng lại khi nhận được thương số bằng 0 Để có biểu diễn cần tìm, các phần dư

thu được cần sắp xếp theo thứ tự ngược lại

Biến đổi phần phân

Kí hiệu N’ là phần lẻ (phần sau dấu phẩy thậ p phân) của số N Giả sử N’ được biểu diễn

dưới dạng đa thức của cơ số b như sau:

1.4.3.3 Biến đổi biểu diễn số trong các hệ đếm đặc biệt

Về nguyên tắc có thể đổi bất cứ một biểu diễn số trong hệ đếm cơ số b1 bất kỳ sang mộtbiểu diễn số trong một hệ đếm cơ số b2 bất kỳ khác Điều rắc rối là ở chỗ ta phải nhớ đượcbảng nhân và bảng chia trong số học của các số biểu diễn tron g cơ số b1 hoặc b2 Nếukhông biết được bảng nhân và chia thì có thể ta phải đổi hai lần thông qua một hệ đếm trung

gian mà ta đã biết bảng nhân và chia như hệ thập phân chẳng hạn Khi đó để đổi một số x

trong một hệ đếm cơ số b1 sang hệ đếm của cơ số b2 t a có thể đổi x thành biểu diễn trong hệthập phân rồi từ đó tìm biểu diễn của chúng trong hệ đếm cơ số b2

Trong một số trường hợp đặc biệt khi b1 và b2 là luỹ thừa của nhau thì có thể đổi mộtcách trực tiếp một cách dễ dàng Nếu b1 = b2 kthì trong hệ đếm cơ số b2, b1 sẽ có biểu diễn

là 100 00 với k chữ số 0 Việc chia hay nhân một số với 100 00 thực chất là tách từngnhóm k chữ số Ví dụ có số 932452356 mà ta phải chia và tách phần dư liên tiếp với số chia

là 100 thì kết quả sẽ là các nhóm số 9| 32| 4 5| 23| 56

Ta áp dụng nhận xét này để đổi biểu diễn số giữa hệ đếm cơ số 2 và cơ số 16 là hai hệ

đếm thường dùng trong tin học Trong trường hợp này 16 = 24

Biến đổi biểu diễn số của hệ đếm nhị phân và hệ đếm cơ số 16.

Quy tắc thực hành sau để đổi biểu diễn sổ ở hệ nhị phân sang hệ 16 như sau:

 Gộp các chữ số nhị phân thành từng nhóm bốn chữ số về hai phía kể từ vị trí phâncách phần nguyên và phần phân

 Thay mỗi nhóm 4 chữ số nhị phân bởi một ký tự tương ứng ở hệ đếm 16

động máy) tất cả các thao tác của người sử dụng với máy tính như gõ bàn phím, di chuyển

chuột, đọc ổ đĩa mềm, sao chép tập tin,…tất cả đều được ghi nhận và xử lý bởi HĐH HĐH

được tự động khởi động đầu tiên khi máy tính bắt đầu làm việc Quá trình HĐH khởi động

còn gọi là quá trình khởi động máy Trong quá trình này, hệ điều hành sẽ thực hiện hàngloạt các chức năng kiểm tra hệ thống phần cứng, nhận dạng các thiết bị và khởi động cácthành phần quản lý hệ thống, đưa chúng vào bộ nhớ (RAM) để sẵn sàng đáp ứng các thaotác của người dùng

1.5.1 Khởi động máy

 Thông thường, chỉ cần bấm vào nút Power, máy sẽ được khởi động

Tùy thuộc vào cách cài đặt, có thể bạn phải gõ mật mã (Password) vào màn hình đăngnhập của Windows XP (Hình 1.2)

Hình 1.2: Màn hình đăng nhập của Windows XP

1.5.2 Mô tả màn hình Windows XP

Sau khi khởi động máy, HĐH sẽ chạy một chương trình quản lý có tên là Explorer.exe.Chương trình này giữ nhiệm vụ chính trong việc giao tiếp với người dùng

Màn hình chính của Explorer gọi là màn hình Desktop Trên màn hình Desktop có một

số biểu tượng (Icon) đại diện cho những đối tượng thường được sử dụng như My

Computer, Recycle Bin, My Network Places…

Ngoài các icon, màn hình Desktop còn có một thanh tác vụ (Taskbar) thường nằm dưới

đáy màn hình Bên trái thanh Taskbar là nút Start hiển thị menu chính của Windows, từ

đây người dùng sẽ truy cập và sử dụng tất cả chức năng mà Windows cung cấp Bên phải

thanh Taskbar là vùng hiển thị ngày giờ và biểu tượng thu gọn của các ứng dụng đang thihành Phần giữa của thanh Taskbar liệt kê các ứng dụng đang chạy trong hệ thống, mỗi ứngdụng là một nút mà người dùng có thể nhắp chuột để chọn làm việc với ứng dụng đó

1.5.3 Tắt máy

Để thoát khỏi Windows và tắt máy, thực

hiện theo các bước sau:

- Lưu và đóng tất cả chương trình

đang chạy

- Bấm chuột vào nút Start sau đó

bấm Shut Down hoặc Turn Off

Hình 1.3: Màn hình Desktop của Windows XP

 Việc khởi động máy đơn dùng ở gia đình có thể hơi khác với qui trình

khởi động máy tại lớp

1.6 Thao tác với chuột

Windows là HĐH có giao diện đồ họa, người dùng sử dụng chuột để tương tác với các

đối tượng trên màn hình cùng với việc sử dụng bàn phím và gõ lệnh Biểu tượng chuột hiển

thị trên màn hình gọi là con trỏ chuột (mouse pointer) Chuột thường có hai nút:

 Nút chuột trái: thường dùng để chọn đối tượng, rê đối tượng…

 Nút chuột phải: thường dùng để hiển thị menu tắt Nội dung Menu công việc thay

đổi tùy thuộc con trỏ chuột đang nằm trên đối tượ ng nào

Nhiều chuột còn có một bánh xe nhỏ nằm bên cạnh hoặc bên trên để giúp người dùngthay đổi nhanh nội dung hiển thị trên màn hình

1.7 Khởi động chương trình

Thông thường mọi chương trình khi cài đặt vào máy đều có trong mục Start.

Để mở một chương trình:

- Cách 1: Nếu thấy có biểu tượng chương trình trên Desktop, bạn nhấp đôi vào đấy

- Cách 2: Nhắp vào menu Start, hãy trỏ mục Programs, sẽ hiển thị các chương

trình đã cài đặt trên máy, từ đó, bạn có thể chọn để thực hiện

 Thực hành: Nhắp nút Start  Programs  Accessories  Windows Explorer để

hiển thị các ổ đĩa mềm, đĩa cứng, ổ CD…

 Thanh tiêu đề (Title bar): là thanh trên cùng của cửa sổ, thanh này có tiêu đề của

cửa sổ, đó là tên chương trình đang chạy, tên file đang mở…bên phải thanh tiêu đề là

bộ ba nút điều khiển cửa sổ

- Nút thu nhỏ (Minimize): là nút có một gạch ngang Nhắp vào nút này, cửa sổ

sẽ thu nhỏ cực tiểu thành một ô tiêu đề nằm trên thanh Taskbar Nhắp vào ô tiêu

đề này, cửa sổ được mở ra như cũ đồng thời ô tiêu đề của nó trên Taskbar sáng

 Thanh menu: là thanh ghi tên các nhóm lệnh và các lệnh giúp giao tiếp với ứng

 Thanh cuộn: là thanh nằm ở phía dưới hoặc bên phải vùng làm việc Thanh cuộn có

con trượt và các nút dịch chuyển, bằng cách rê con trượt hoặc nhắp vào nút dịchchuyển để thay đổi nội dung hiển thị trên màn hình một cách linh hoạt và mau chóng

1.8.2 Các thao tác trên cửa sổ

 Di chuyển vị trí cửa sổ: Đưa chuột lên vị trí thanh tiêu đề, thực hiện rê trên thanh tiêu

đề để đưa cửa sổ đến vị trí mới rồi thả

1.8.3 Chuyển đổi cửa sổ làm việc

Tuy có thể chạy nhiều chương trình cùng lúc nhưng tại mỗi thời điểm chỉ có thể làm việcvới một chương trình Thông thường, thanh tiêu đề của cửa sổ đang làm việc có màu đậmhơn các cửa sổ khác Chọn một trong các cách sau để chuyển đổi cửa sổ làm việc:

- Nhắp biểu tượng chương trình trên Taskbar.

- Nhắp vào bất kỳ điểm nào trên cửa sổ muốn chọn (nếu thấy), dùng trong trường

hợp không có cửa sổ chương trình nào đang ở trong trạng thái Maximize

- Ấn và giữ phím Alt, gõ tiếp phím Tab cho đến khi chương trình cần mở đượcđóng khung trên phần lựa chọn

 Phím cuối cùng bên phải có hình  có tên bksp hay Backspace gọi là phím xóa lùi,

dùng để xóa ký tự bên trái con trỏ chuột

 Hàng thứ 3:

 Phím Tab: thường dùng để đặt Tab trong các ứng dụng soạn thảo văn bản

 Hàng thứ 4:

 Phím Caps Lock: là một công tắc dùng để mở đèn Caps Lock, khi đèn Caps Lock

sáng, mọi ký tự gõ đều trở thành ký tự hoa (nếu phím Shift không bị đè)

 Phím Enter: dùng để xuống dòng khi soạn thảo văn bản, kết thúc hoặc chấp nhận câu

lệnh

 Hàng thứ 5:

 Phím Shift: có hai cách dùng

- Dùng thay đổi chế độ gõ chữ hoa hoặc chữ thường

- Ấn giữ phím Shift + gõ ký tự  ký tự HOA

- Dùng để gõ ký tự “cao” của các phím có 2 ký tự như đã nói ở hàng thứ 2

- Ví dụ: Ở hàng 2, phím thứ hai, khi gõ bình thường chỉ cho ra 1, muốn gõ ! phải

 Hai phím Ctrl (Control): là phím điều khiển có công dụng như nhau, không dùng một

mình mà thường dùng kèm với các phím khác, tùy ứng dụng cụ thể

 Hai phím : thường có tác dụng như việc bấm chuột vào nút Start trên thanh

 Insert: thường dùng để chuyển giữa chế độ viết chèn (Insert) và chế độ viết đè

(Overwrite), mặc nhiên là viết chèn

 Delete: dùng để xóa ký tự phía bên phải con trỏ chuột, ngược lại với phím Backspace

ở hàng thứ 2

 Home: đưa con trỏ chuột về đầu dòng hiện hành

 End: đưa con trỏ chuột về cuối dòng hiện hành

 Page Up: lật trang trước

 Page Down: lật trang sau

 Các phím mũi tên: dùng để di chuyển con trỏ chuột theo hướng mũi tên

 Vùng phải

 Num Lock: công tắc mở đèn Num Lock, nếu đèn Num Lock phía trên phím này bậc

sáng, bạn sẽ gõ được số bằng các phím số ở vùng này

 Các phím số từ 0 đến 9, và các phím toán tử cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/)

 Bạn nên gõ số bằng các phím số vùng 3 vì trong môi trường có nạp bộ gõ

tiếng Việt, việc gõ số bằng các phím số ngang ở hàng thứ 2 có thể bị lỗi do

qui ước bỏ dấu tiếng Việt

BÀI 2:WINDOWS EXPLORER

2.1 Ổ đĩa, tập tin và thư mục

2.1.1 Ổ đĩa (driver)

Là nơi chứa các đĩa khi chúng được gắn vào máy để làm việc Về mặt logic, ổ đĩa được

kí hiệu bằng các chữ cái kèm với dấu hai chấm phía sau Ví dụ: A:; B:; C:…Khi giao tiếpvới máy ta có thể đánh chữ in, chữ thường máy đều chấp nhận Ví dụ có thể đánh a:; b:; c:…

 Ổ đĩa mềm: là nơi chứa đĩa mềm Ổ đĩa mềm được kí hiệu là A:; B: và chỉ hoạt động

khi có đĩa ở trong

 Ổ đĩa cứng: Về mặt logic, đĩa cứng có thể được chi thành nhiều ổ đĩa con và các ổ

con được kí hiệu bằng các chữ cái từ C trở đi kèm dấu hai chấm Ví dụ: C:; D:; E:…

 Ổ dĩa ROM hoặc DVD-ROM: là nơi chứa đĩa CD, VCD hoặc DVD Ổ đĩa

CD-ROM thường có hai loại Loại đọc và ghi được và loại chỉ đọc không ghi được thôngtin lên đĩa Ổ đĩa này được kí hiệu bằng chữ cái tiếp theo chữ cái cuối cùng đã đượcdùng để kí hiệu các ổ đĩa mềm và ổ đĩa cứng có kèm dấu hai chấm Ví dụ máy tính

có ổ đĩa mềm A:, các ổ cứng C:, D:, E: Nếu máy được lắp thêm ổ CD-ROM thì ổnày được gán một cách tự động cho cái tên là F:, trong đó chữ F là chữ cái tiếp theochữ cái E trong bảng chữ cái Ổ đĩa CD-ROM hoặc DVD-ROM cũng chỉ hoạt độngkhi có đĩa ở trong

Cũng có thể đặt thêm cho ổ đĩa một nhãn nào đó theo ý người dùng để tiện cho việcquản lí và xử lí thông tin Ví dụ có thể đặt một cái nhãn gợi mở nội dung thông tin chứatrong ổ đĩa hoặc đặt một nhãn ghi tên người sử dụng để phân chia khu vực trong trường hợpnhiều người cùng dùng chung một máy Qui cách đặt tên nhãn cho thư mục giống như quicách đặt phần chính tên tập tin sẽ được nói tới dưới đây

2.1.2 Tập tin (File)

Dữ liệu lưu vào đĩa thành tập tin Các tập tin trong đĩa được tổ chức lưu vào các thư mục(folder) Hệ điều hành Windows quản lí thông tin trên đĩa theo đơn vị tập tin Mỗi tập tintrong cùng một thư mục phải có một tên riêng

Tên tập tin (File Name) gồm hai phần

<tên>.[phần mở rộng]

 Tên và phần mở rộng cách nhau bởi dấu chấm

 Tên:

- Đứng trước dấu chấm và bắt buộc phải có

- Dài tối đa 255 kí tự

- Có thể có dấu cách nhưng không có các kí tự đặc biệt là /, \, :, *, ?, “, <, >, |

- Không là một số từ riêng của hệ thống như: CON, NUL, LPT1, LPT2…

 Phần mở rộng: còn gọi là đuôi của tập tin là phần đứng sau dấu chấm dùng để chỉ

loại của tập tin, chiếm từ 0 đến 4 kí tự và là phần không bắt buộc phải có Các phầnmềm ứng dụng thường tự điền tên mở rộng do đó người dùng không cần đặt

Kích thước của tập tin (File size) được tính bằng byte (B) hoặc bội số của byte nhưKilobyte (KB), Megabyte (MB), Gigabyte(GB) như đơn vị lưu trữ trên đĩa

2.1.3 Thư mục (Folder)

2.1.3.1 Khái niệm thư mục

Thư mục có ý nghĩa như một cặp hồ sơ hay ngăn kéo, là nơi lưu trữ các tập tin và cácthư mục con của nó Thư mục gốc là thư mục không là con của bất kỳ thư mục nào

Dưới góc độ thông tin, Desktop, My Computer và các ổ đĩa cũng được coi là các thư

mục Tuy nhiên, có một số lệnh xử lí thư mục và tập tin thông thường sẽ không áp dụng

được lên các đối tượng này và các đối tượng này có thể có những lệnh riêng khác ví dụ lệnh

2.1.4 Đường dẫn (Path)

Việc tổ chức thư mục thành cây thư mục giúp cho việc quản lí các tập tin dễ dàng hơnnhưng nó cũng gây cho người sử dụng một ít phiền phức Khi người sử dụng muốn dùngmột tập tin nào đó thì phải xác định rõ ràng vị trí tập tin trên đĩa

 Đường dẫn là khái niệm do hệ điều hành đưa ra cho phép người sử dụng diễn tả vị trí

tập tin hay thư mục cần sử dụng

 Đường dẫn là một các tên thư mục được cách nhau bởi dấu \, trong đó thư mục đứng

sau phải là con của thư mục đứng ngay trước nó

 Đường dẫn thường bắt đầu từ thư mục gốc và kết thúc bằng tên tập tin hoặc thư mục

con cần sử dụng

Ví dụ: Theo hình 2.1 như trên, nếu người sử dụng HUNG muốn sử dụng tập tin

Bai1.doc thì tìm nó trong thư mục theo đường dẫn như sau:

C:\HUNG\BTWORD\Bai1.doc

 Mọi thư mục con và tập tin trong cùng một thư mục cha không được có tên

trùng nhau

C:\

Hình 2.1: Cây thư mục

2.2 Làm quen Windows Explorer

Windows Explorer là một chương trình hỗ trợ việc quản lí các tập tin (File), thư mục(Folder), và ổ đĩa trong hệ thống

Với Windows Explorer, bạn có thể sao chép, xóa, di chuyển, đổi tên hay tìm kiếm cáctập tin hay thư mục trong hệ thống

2.2.1 Khởi động

 Cách 1: Vào Start  Programs  Accessories  Windows Explorer

 Cách 2: Nhắp chuột phải vào nút Start trên thanh Task Bar, trong menu tắt, chọn

Explorer

2.2.2 Cửa sổ Windows Explorer

Sau khi khởi động, cửa sổ Windows Explorer xuất hiện với các thành phần chính như đãnói ở mục 1.6 (Hình 2.2)

 Ẩn hoặc hiện các thanh công cụ: Thanh tiêu đề và thanh menu luôn có mặt trên cửa

sổ, ngoài ra các thanh công cụ khác có thể cho hiện hoặc cho ẩn bằng cách vào menu

View  Toolbars, trong danh sách các thanh công cụ, đánh dấu vào thanh nào,

thanh đó sẽ xuất hiện trên màn hình Ngược lại bỏ đánh dấu một thanh đang hiện,

thanh đó sẽ ẩn đi Tên một số mục trong menu Toolbars có ý nghĩa như sau:

- Standard: Thanh công cụ chuẩn, chứa các nút lệnh.

- Address Bar: Thanh địa chỉ, cho phép người dùng xem hoặc gõ trực tiếp đường

dẫn đến thư mục cần truy xuất

 Ẩn hoặc hiện thanh trạng thái (Status Bar): View  Status Bar

 Vùng làm việc của cửa sổ Windows Explorer thường được chia thành hai phần:khung trái và khung phải

 Khung trái: Hiển thị cấu trúc thư mục của ổ cứng cùng với các tài nguyên có

trong máy PC của bạn (My Computer) gồm ổ đĩa mềm, ổ đĩa CD, các thư mục hệthống, mạng, Control Panel, Recycle Bin…

 Khung phải: Hiện thị nội dung của thư mục được chọn ở khung trái.

 Nút Folders : công tắc dùng để mở hoặc đóng khung trái

 Điều chỉnh kích thước hai cửa sổ: trỏ chuột vào thanh phân cách, rê thanh phân cách

sang trái hoặc phải để tăng hoặc giảm kích thước

2.3 Các thao tác quản lí tập tin và thư mục

Khung phải

Thanh phâncách 2 cửa sổ

Ví dụ: Nhắp vào biểu tượng ổ D: khung phải sẽ liệt kê tất cả file và thư mục con trực tiếpcủa ổ D:

2.3.2 Triển khai, thu gọn một thư mục trong khung trái

 Triển khai một thư mục để xem các thư mục con của nó:

 Cách 1: Nhắp vào dấu cộng bên cạnh thư mục trong khung trái.

 Cách 2: Nhắp đôi chuột vào thư mục này

- Khi đó dấu cộng bên cạnh thư mục sẽ đổi thành dấu trừ

 Để thu gọn một thư mục: nhắp vào biểu tượng dấu trừ bên cạnh thư mục

2.3.3 Mở một thư mục

Thực hiện theo các bước sau:

- Dùng cách triển khai để thấy thư mục cần mở trên màn hình

- Nếu thư mục cần mở ở khung trái  nhắp lên nó

- Nếu thư mục cần mở ở khung phải  nhắp đôi lên nó

2.3.4 Các kiểu thể hiện và sắp xếp nội dung ở khung phải

2.3.4.1 Các kiểu thể hiện nội dung

Vào menu View trên thanh menu hoặc nhắp vào nút Views trên thanh công cụ rồichọn một trong năm kiểu sau:

Nhắp vào biểu

tượng ổ D:

 Nếu không thấy khung trái: Vào menu View  Explorer Bar  Folders

hoặc nhắp nút trên thanh công cụ

 Triển khai thư mục thấy danh sách các file trong thư mục đó nếu có, chỉ

thấy các thư mục con

 Mở một thư mục thấy cả file và thư mục con của nó

 Tại một thời điểm, có thể có nhiều thư mục được triển khai nhưng chỉ có

một thư mục được mở

 Bạn không thể tạo thư mục mới trong thư mục My Computer, mọi thư mục

con của nó đều do hệ thống tự tạo ra

2.3.4.2 Các kiểu sắp xếp nội dung

2.3.5 Tạo thư mục mới

Bước : Mở thư mục cha của thư mục muốn tạo, khi này nội dung của thư mục cha sẽxuất hiện ở khung phải

Bước : Vào File  New  Folder: xuất hiện thư mục mới với tên tạm là New Folder Bước : Gõ tên thư mục mà bạn cần đặt rồi gõ Enter.

2.3.6 Chọn đối tượng trong khung phải

2.3.6.1 Chọn một đối tượng

Nhắp chuột vào tên hoặc vào biểu tượng của đối tượng muốn chọn  biểu tượng đượcchọn sẽ có nền màu xanh

2.3.6.2 Chọn nhiều đối tượng liên tiếp

- Nhắp đối tượng đầu

Năm kiểuthể hiện

 Large Icons: Hiện các tập tin và các thư

mục con ở dạng biểu tượng lớn

 Small Icons: Hiện các tập tin và các thư

mục con ở dạng biểu tượng nh ỏ

 List: Hiện các tập tin và các thư mục con

ở dạng liệt kê danh sách

 Details: Liệt kê chi tiết các thông tin như

tên (Name), kiểu (Type), kích thước lưutrữ (Size), ngày giờ tạo hay sửa(Modified)

 Thumbnails: thường dùng để xem trước

 By Size: Sắp theo kích thước

 By Date: Sắp theo ngày tháng tạo

sửa

 Auto Arrange: Tự động sắp xếp

- Đè phím Shift và nhắp đối tượng cuối hoặc đè Shift rồi bấm phím mũi tên lên

hoặc xuống để chọn đến đối tượng cuối

2.3.6.3 Chọn nhiều đối tượng khôn g liên tiếp

- Nhắp biểu tượng đầu

- Giữ CTRL và nhắp biểu tượng của đối tượng kế

- Giữ CTRL, nhắp tiếp…

2.3.6.4 Chọn tất cả

Nhắp tổ hợp phím: CTRL + A

2.3.6.5 Bỏ chọn

Nhắp chuột ra ngoài khối chọn

2.3.7 Xóa tập tin hay thư mục

Bước : Mở thư mục chứa tập tin hay thư mục cần xóa

Bước : Dùng cách chọn đối tượng để chọn một hoặc nhiều đối tượng muốn xóa

Bước : Gõ phím Delete hoặc vào File  Delete.

Bước : Xuất hiện hộp thông báo, nhắp nút Yes.

2.3.8 Copy (sao chép)

Copy đối tượng là tạo ra đối tượng mới có cùng nội dung với đối tượng cũ

Bước : Mở thư mục chứa các đối tượng cần sao chép

Bước : Chọn đối tượng hoặc nhóm đối tượng muốn copy ngoại trừ các đối tượng đặtbiệt

Bước : Vào Edit  Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + C.

Bước : Mở thư mục đích (thư mục sẽ chứa các đối tượng sẽ được copy tới)

Bước : Vào Edit  Paste hoặc bấm Ctrl + V.

2.3.9 Move (di chuyển)

Di chuyển là mang đối tượng đến vị trí mới

Bước : Chọn đối tượng hoặc nhóm đối tượng muốn di chuyển

Bước : Vào Edit  Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + X.

Bước : Mở thư mục đích (thư mục sẽ chứa các đối tượng sẽ được di chuyển tới)

Bước : Vào Edit  Paste hoặc bấm Ctrl + V.

 Không thể xóa các thư mục đặc biệt như Desktop, My Computer, các ổ

đĩa

 Theo cách này, các đối tượng trên ổ đĩa cứng khi xóa sẽ được đưa vào

“thùng rác” – Recycle Bin chứ không mất hẳn, nên có thể phục hồi lại

được (xem mục 2.3.11) ngoại trừ ổ đĩa mềm, ổ đĩa di động (USB,…)

 Ở bước  và bước , thay vì phải vào menu chính Edit để gọi lệnh Copy

hoặc Paste, bạn có thể nhắp chuột phải để làm xuất hiện menu tắt rồi gọi

lệnh trong đó. Áp dụng tương tự cho các trường hợp ở các mục sau

 Mở menu tắt bằng cách nào ? Nhắp chuột phải lên đối tượng

2.3.10 Đổi tên

Bước : Chọn đối tượng muốn đổi tên (trừ các đối tượng đặc biệt)

Bước : Bấm F2 hoặc vào File  Rename.

Bước : Xóa tên cũ, gõ tên mới rồi gõ Enter.

2.3.11 Phục hồi đối tượng đã xóa

Bước : Mở thư mục Recycle Bin.

Bước : Chọn một hoặc nhiều đối tượng muốn phục hồi

Bước : Vào File  Restore hoặc nhắp Restore từ menu tắt.

2.3.12 Bài thực hành Windows Explorer 1

1 Xóa sạch đĩa A:

2 Tạo hệ thống filder như hình sau:

3 Di chuyển (move) các file doc các bạn làm được trong bài thực hành trước vào thư

mục Word1

4 Đổi tên các file đó lần lượt thành bai1.doc; bai2.doc;…

5 Xóa cùng lúc hai thư mục Excel2, Excel3

6 Đổi tên 3 thư mục Word1, Word2, Word3 thành BT W1, BT W2, và BTW3

7 Phục hồi thư mục Excel2

2.3.13 Tìm kiếm tập tin, thư mục và máy tính

2.3.13.1Tìm kiếm tập tin hay thư mục

Bên cạnh Windows Explorer, HĐH Windows còn cung cấp các công cụ tìm kiếm đểgiúp người dùng nhanh chóng tìm ra các tập tin, thư mục trong hệ thông hay một máy tínhtrên mạng Các công cụ này có tên là Find Files or Folders và Find Computer

Bước : Nhắp nút Search trên thanh công cụ.

Bước : Trong khung trái, nhắp dòng All files and folders.

Bước : Nhắp dòng More advanced options

 Nhắp chọn  Search hidden files and folders để tìm cả trong các loại file ẩn

nếu cần

the file name

việc gõ tên các đối

tượng vào, ngăn

cách tên chúng

bằng dấu phẩy “,”

Ví dụ: bai1.doc,

thao1.gif

Bước : Tại khung

xuống, chọn Browse.

Bước : Chọn nơi bạn cần tìm rồi nhắp OK, ví dụ:

 Nếu bạn chỉ muốn tìm trong ổ C: thì chọn C:

 Nếu bạn muốn tìm trong mọi ổ đĩa thì chọn My Computer

Bước : Nhắp nút SEARCH  Quan sát kết quả bên khung phải.

 Nếu cần tìm nữa, nhắp dòng Start a new search.

 Lặp lại từ bước 

Với các đối tượng tìm được bạn có thể thực hiện các thao tác như thông thường như:

Mở, copy, di chuyển, xóa…

2.3.13.2Tìm máy tính trong mạng

 Find Computer: Sử dụng Find Computer khá đơn giản, người dùng chỉ việc nhập vàotên của máy tính muốn tìm trong ô Computer Name, công cụ sẽ tìm máy tính có tên

đó trên mạng nội bộ và liệt kê danh sách các máy tìm thấy trong danh sách bên dưới

2.3.13.3Các kí tự đại diện cho tên file trong thao tác tìm kiếm

Đôi khi, bạn cần tìm một đối tượng nào đó mà không nhớ được chính xác tên của nó hay

muốn tìm nhiều đối tượng có chung một tiêu chuẩn về tên file hay phần mở rộng (đuôi) củafile, khi đó, bạn phải dùng đến các kí tự đại diện khi tìm kiếm

Có hai loại kí tự đại diện là dấu * và dấu ?

1 Dấu *

Dấu * đại diện cho một nhóm kí tự bất kì kể từ vị trí nó xuất hiện

Ví dụ: để tìm các file văn bản word, nghĩa là file có tên chính là gì cũng được miễn sao phần mở rộng là doc, khi đó bạn sẽ biểu diễn chúng là *.doc.

Sau đó thực hiện tìm kiếm như thông thường

2 Dấu ?

Dấu ? đại diện cho một kí tự bất kì tại vị trí mà dấu ? xuất hiện

Ví dụ: Để mô tả các file có kí tự thứ 2 là A và có phần mở rộng là doc, bạn dùng kết hợp

kí tự * và ? để biểu diễn như sau: ?A*.doc

Sau đó thực hiện tìm kiếm như thông thường

- Mô tả THU* để chỉ mọi file có tên bắt đầu là THU, phía sau là gì cũng được và

có phần mở rộng là gì cũng được, chẳng hạn: THU1.doc, THUTHUY.gif,THUTHANH.doc, THUNGHIEM.pdf, THU.exe,…

- Mô tả THU*.doc sẽ giới hạn lại trường hợp trên chỉ tìm những file loại doc, như:THU1.doc, THUTHANH.doc…

- Mô tả THU?.doc sẽ giới hạn các file có tên bắt đầu là THU và một kí tự bất kì,đồng thời có phần mở rộng là doc, kết quả sẽ là, THU1.doc, THUX.doc…

2.3.14 Tạo shortcut trên Desktop

Shortcut là một file liên kết đến một đối tượng trên máy tính hay trên mạng Đối tượng

đó có thể là tập tin, thư mục, ổ đĩa, máy in hay máy tính khác trên mạng Shortcu t là cách

nhanh nhất để khởi động một chương trình được sử dụng thường xuyên hoặc để mở tập tin,

thư mục mà không cần phải tìm đến nơi lưu trữ chúng

Bước : Mở thư mục chứa tập tin chương trình cần tạo Shortcut

Bước : Nhắp phải vào tập tin

Bước : Chọn Create

Shortcut : nếu tạo Shortcut

ngay trong thư mục đang mở

của Windows được lưu trữ trong thư mục Windows, những chương trình khác

thường được cài đặt tại thư mục Program Files

2.3.15 Xem thông tin đĩa, đổi nhãn đĩa

2.3.15.1Xem thông tin đĩa

Bước : Nhắp phải lên ổ đĩa hoặc thư mục muốn xem  chọn Properties.

Bước : Trong hộp Properties, chọn thẻ General

Thông tin như sau:

- Label: Nhãn đĩa

- Type: Loại đĩa

- Used space: dung lượng đã dùng

- Free space: dung lượng còn trống

- Capacity: tổng dung lượng đĩa

Bước : Nhắp OK

2.3.15.2 Đổi nhãn đĩa

Bước : Nhắp phải vào ổ đĩa  Chọn Properties Trong hộp Properties, chọn thẻGeneral

Bước : Nhắp vào ổ Label, xóa nhãn cũ, gõ nhãn mới  nhắp OK

2.3.16 Bài thực hành Windows Explorer 2

1 Đặt nhãn đĩa là họ tên của bạn (viết tắt họ tên bạn cho đúng 11 kí tự, không dấu)

2 Tìm file notepad.exe trong ổ C:, tạo cho file này một shortcut ra Desktop đặt tên làSoanThao

3 Tạo trong đĩa A: thư mục WinGames

4 Tìm trong thư mục Windows của ổ C: xem có file SOL.exe, winmine.exe,freecell.exe không ?

5 Nếu tìm được các file trong câu 4, hãy tạo cho chúng các shortcut ngoài Desktop nhưsau:

Winmine.exe Gỡ mìnFreecell.exe Chơi bài2

6 Chạy chương trình Gỡ mìn từ Desktop

7 Copy các file tìm được trong câu 4 sang thư mục WinGames của ổ A:

8 Tìm trong ổ C: các file có kí tự đầu là Th và phần mở rộng là doc, chép chúng vào ổA:

BÀI 3:BÀI MỞ ĐẦU MICROSOFT WINWORD

3.1 Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword

Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí nghiệpcũng như nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay

Từ thủa xa xưa con người đã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn bản (máy gõchữ) Gõ đến đâu, văn bản được in ra ngay đến đó trên giấy Các công việc dịch chuyển trên

văn bản, cũng như các kỹ năng soạn thảo văn bản còn rất thô sơ, đơn giãn Để tạo ra được

một văn bản, đòi hỏi người soạn thảo phải có những kỹ năng sử dụng máy gõ rất tốt (khôngnhư máy tính bây giờ, hầu như ai cũng có thể học và soạn thảo được một cách rõ ràng).Soạn thảo là như vậy, còn về in ấn cũng có vô cùng khó khăn Đó là ngày xưa, khi mà côngnghệ thông tin còn chưa phát triển

Ngày nay, khi mà công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi từngngày, những bài toán, những khó khăn của con n gười đang dần dần được máy tính hoá, thìviệc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những công việc rất bình t hườngcho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính Một trong những phần mềm máy tính được sử dụngrộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft hay còn gọi phần mềmWinword

Ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phần mềm Winword đã đạt được tới sự hoàn

hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềmMicrosoft Office nói chung Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này n hư sau:

 Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sửdụng

 Khả năng đồ họa đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking andEmbeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lêntài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,

 Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau Đặc biệt kh ả năngchuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đãlàm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giãn và hiệu quả hơn

 Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ,cũng như mạng Internet

3.2 Cách khởi động

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc,

sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi đ ộng:

như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ ( task bar), trên màn hình

Desktop của Windows, vv

 Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một file văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy

tính đang làm việc, có thể chọn Start  Documents, chọn tên file văn bản (Word)

cần mở Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay file văn bản vừa chỉ định

3.3 Môi trường làm việc

Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Word thường có dạng như sau:

Thường thì môi trường làm việc trên Word gồm 4 thành phần chính:

 Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn

các hình ảnh lên đây Nội dung trên cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnhin

 Thanh menu: chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Word trong khi làm việc.

Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này ho ặc sử dụng tổ hợp phím tắt để gọinhanh tới các mục chọn

 Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao

gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó Ví dụ: khi soạn thảo vănbản, bạn sẽ cần sử dụng thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạngFormating; hoặc khi vẽ hình thì dùng thanh công cụ Drawing Để bật/tắt thanh công

cụ, bạn vào menu View  Toolbars  nhấp vào tên thanh công cụ cần sử dụng

 Thước kẻ: gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản Sử dụng thước này bạn có thể

điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cáchđơn giãn và trực quan Để bật/tắt thanh thước kẻ, bạn vào View  Ruler

 Thanh trạng thái: giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Ví

dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu, v.v

3.4 Tạo một tài liệu mới

Làm việc với word là làm việc trên các tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải được lưu

lên đĩa thành một file có phần mở rộng DOC Thông thường, các file tài liệu được lưu vào

thư mục C:\My Documents trên đĩa cứng, tuy nhiên có thể thay đổi thư mục lưu mặc địnhnày khi làm việc với Word

Sau khi khởi động Word, thường sẽ có một màn hình trắng xuất hiện Đó cũng là tài liệumới mà Word tự động tạo ra Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn có thể sử dụng mộttrong các cách sau:

 Cách 1: Vào File  New

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.

3.5 Lưu tài liệu lên đĩa

Để lưu tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

Sẽ có hai khả năng xảy ra:

a Lưu lần đầu: dùng một trong các cách sau:

 Cách 1: Vào File  Save

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S.

Xuất hiện hộp Save as.

- Trong Save in: nhắp nút sổ xuống để tìm thư mục hoặc ổ đĩa cần lưu vào

- Trong File Name: gõ tên file cần lưu

- Enter hay bấm Save.

b Lưu từ lần 2 trở đi

i Lưu cập nhật: Dùng một trong các cách như lưu lần đầu, khi này hộp Save as sẽ không xuất hiện nữa Cách này dùng để lưu thêm tất cả

những gì bạn đã thay đổi trên tài liệu kể từ sau lần lưu trước đó lên đĩa

ii Lưu thành file có tên khác:

Vào File  Save as, xuất hiện hộp Save as và thực

hiện giống như lưu lần đầu

3.6 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Word được

lưu trên đĩa dưới dạng file có phần mở rộng là

.DOC Để mở một tài liệu Word đã có trên đĩa:

 Cách 1: Vào File  Open;

 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O

hoặc bấm Open trên thanh công cụ

Hộp thoại Open xuất hiện, nhắp vào nút sổ xuống trong khung Look in để tìm đối

tượng cần mở, khi thấy đối tượng thì nhắp đôi lên đối tượng để mở

Mặt khác, bạn cũng có thể thực hiện mở rất nhanh những file

tài liệu đã làm việc gần đây nhất bằng cách:

 Nhấp vào menu File

 Tiếp theo nhấn chuột lên tên file tài liệu cần mở

3.7 Thoát khỏi môi trường làm việc

 Cách 1: Vào File  Exit

 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.

BÀI 4:SOẠN THẢO CƠ BẢN

4.1 Nhập văn bản

Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu Thông thường lượng

văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, bạn tiếp cận được càng nhiều những tính năng

nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu

- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu;

- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường;

- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản;

- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab;

- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách;

- Sử dụng các phím mũi tên: để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu;

- Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối

từng trang màn hình;

- Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản;

- Phím Delete để xoá kí tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ;

- Phím Backspace để xoá kí tự đứng kề trước điểm trỏ

4.1.2 Tiếng Việt trong Windows

 Bộ gõ: là các chương trình phần mềm như Unikey, Vietkey, Hanokey, giúp người

dùng gỡ các kí tự không được thiết kế trên bàn phím Unikey và Vietkey dùng để gõchữ Việt, Hanokey dùng để gõ chữ Hán theo âm Hán Việt

 Mỗi bộ gõ đều hỗ trợ nhiều cách gõ khác nhau, có hai cách gõ phổ biến là TELEX và

VNI

 Bảng mã: có nhiều cách số hóa khác nhau các kí tự tiếng Việt, mỗi cách như vậy gọi

là một bảng mã Các bảng mã tiếng Việt thường dùng là VNI, TCVN3, Unicode

Ban đầu, máy tính chưa có bảng mã tiếng Việt mà chỉ có duy nhất bảng mã chuẩn

ASCCI Bảng mã này bao gồm 128 kỹ tự La tinh (các phím chữ, các phím số và một số các

kí hiệu đặc biệt)

Để có thể đưa được tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trình phải xây dựng

phần mềm gõ tiếng Việt quen gọi là bộ gõ và các bộ phông (font) chữ tiếng Việt đi kèm.

Hiện nay có khá nhiều các bảng mã tiếng Việt đang được sử dụng như: VNI- được sửdụng rộng rãi ở phía Nam, VietWare- được sử dụng nhiều ở miền Trung và TCVN3(ABC)thì được sử dụng rộng rãi ngoài Bắc

Do mỗi nơi sử dụng những bảng mã riêng (bộ font tiếng Việt vì thế cũng khác nhau) nênviệc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn Mới đây Chính phủ đã khuyến cáo nên sửdụng bảng mã và bộ phông chữ Unicode Với hệ thống mới này việc trao đổi thông tin đãtrở nên đơn giãn hơn rất nhiều Tuy nhiên nó vẫn gặp phải một số khó khăn vì tính tương

thích với các hệ thống phần mềm cũ trên máy tính không cao Tất nhiên, Unicode sẽ là giảipháp tiếng Việt trong tương lai.

Khi nào trên màn hình của bạn xuất hiện biểu tượng: hoặc là khi bạn có thể

gõ được tiếng Việt Nếu biểu tượng xuất hiện chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấnchuột lên biểu tượng lần nữa hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z hoặc Ctrl + Shift đểchuyển về chế độ gõ tiếng Việt

4.1.3 Khởi động bộ gõ tiếng Việt

Cách 1: Nhắp vào biểu tượng chương trình trên Desktop

Cách 2: vào Start  Programs  tên chương trình.

Thông thường bộ gõ được tự động khởi động khi khởi động máy

Để gõ các chữ cái Việt có dấu bạn phải gõ chữ cái chính trước, sau đó gõ các dấu thanh,

dấu mũ, dấu móc Các kiểu gõ tiếng Việt khác nhau sẽ quy định các phím bấm khác nhaucho các dấu thanh, dấu mũ và dấu móc Tuy bạn có thể gõ phím dấu ngay sau các chữ cáigốc, nhưng điều này dễ dẫn đến việc bỏ dấu không nh ất quán Ví dụ: chữ toán có thể đượcviết thành tóan Thay vì vậy, bạn nên đặt chế độ gõ dấu ở cuối từ và bộ gõ sẽ luôn tự động

đặt dấu đúng vào chữ cái cần thiết

Trạng thái chữ hoa, thường phụ thuộc vào trạng thái của các phím SHIFT và CAPSLOCK Với các bảng mã 1 byte (TCVN 3, BK HCM1, VISCII, VPS), bạn phải dùng fontchữ hoa mới có được chữ hoa có d ấu Với font chữ thường, bạn chỉ có thể gõ được các chữ

hoa không đấu: Â, Ă, Ê, Ô, Ơ, Ư, Đ

2 Gõ dấu kiểu VNI

Kiểu gõ VNI sử dụng các phím số để gõ chữ tiếng Việt

Các phím gõ tiếng Việt của kiểu gõ VNI

6 dấu mũ trong các chữ â, ê, ô

7 dấu móc trong các chữ ư, ơ

Bạn cũng có thể gõ các dấu mũ, móc, trăng ở cuối từ (với điều kiện bạn phải bật chức

Với các bảng mã 1 byte (TCVN 3, BK HCM1, VISCII, VPS), bạn phải dùng font chữhoa mới có được chữ hoa có dấu Với font chữ thường, bạn chỉ có thể gõ được các chữ hoa

không đấu: Â, Ă, Ê, Ô, Ơ, Ư, Đ

Trong trường hợp bạn gõ sai dấu mà vẫn chưa di chuyển ra khỏi từ đang gõ thì có thể gõ

đè dấu mới Ví dụ: toan21= toán,toan10= toan

3 Gõ dấu kiểu TELEX

Các phím gõ tiếng Việt của kiểu gõ TELEX

z Xoá dấu đã đặt Ví dụ: toansz = toan

w Dấu trăng trong chữ ă, dấu móc trong các chữ ư, ơ.

Chữ w đơn lẻ tự động chuyển thành chư ư.

Với các bảng mã 1 byte (TCVN 3, BK HCM1, VISCII, VPS), bạn phải dùng font chữhoa mới có được chữ hoa có dấu Nếu dùng font chữ thường, bạn chỉ có thể gõ được các chữ

hoa không đấu: Â, Ă, Ê, Ô, Ơ, Ư, Đ

Trong trường hợp bạn gõ sai dấu mà vẫn chưa di chuyển ra khỏi từ đang gõ thì có thể gõ

đè dấu mới Ví dụ:toanfs= toán,toansz= toan

Bạn nên gõ phím dấu ở cuối từ để UniKey đặt dấu vào vị trí đúng chính tả tiếng Viêt Ví

dụ: để gõ chữ "hoàng", thay vì gõ hofanghayhoafng, hãy gõ hoangf.

4.1.6 Các lệnh soạn thảo văn bản đơn giản

1 Di chuyển

Dùng các phím mũi tên

2 Xóa

Xóa kí tự bên phải con trỏ  dùng phím Delete

Xóa kí tự bên trái con trỏ  dùng phím Back space

3 Chọn khối văn bản

- Đặt con trỏ đầu khối

- Đè và giữ Shift và nhắp chuột cuối văn bản

4 Copy một đoạn văn bản

- Chọn khối văn bản cần copy

- Copy đoạn văn bản vào Clipboard: Bấm Ctrl + C

- Đặt con trỏ nơi văn bản cần chép ra

- Bấm Ctrl + V

4.2 Thao tác trên khối văn bản

Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản bao gồm: sao chép, cắtdán, di chuyển khối văn bản Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản

4.2.1 Sao chép khối văn bản

Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một khối văn bản đã cósẵn Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần phải gõ lại một đoạn văn bản giống hệthoặc gần giống với một đoạn văn bản đã có sẵn trên tài liệu về mặt nội dung cũng như địnhdạng (chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếp theo) Cách làm n hư sau:

 Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn bản cần sao chép Để lựa chọn khối văn bản bạnlàm như sau:

 Di chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn

 Hoặc dùng các phím mũi tên kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng vănbản Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó

 Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:

 Vào Edit  Copy hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + C.

 Hoặc nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard;

 Bước 3: Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết Bạn làm n hư sau:

Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản và dán bằng một trong các cách sau:

 Vào Edit  Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + V.