Phân loại tài liệu và tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại tại trung tâm thông tin thư viện ĐHQG hà nội

PHẢN LOẠI TÀI LIỆU VÀ Tổ CHỨC BỘ MÁY TÌM TIN THEO KÝ 3 4HIỆU PHÂN LOẠI TẠI TRƯNG TÂM THÔNG TĨN-THƯ VIỆN ĐHQG HÀ NỘI 2 1 Công tác phân loại lài liệu trong hoạt động xử lý lài liẹu tai Tru

BỘ VĂN HOÁ THÔNG TIN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀN HOÁ

5f : >Ị? iỊs >Ịc 5f i íịc

TRƯƠNG THỊ KIM THANH

PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

VÀ TỔ CHỨC Bộ MÁY TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN■ ■

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌCChuyên ngành khoa học Thông tin - Thư viện

BỘ VĂN HOÁ THÔNG TIN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀN HOÁ

5f : >Ị? iỊs >Ịc 5f i íịc

TRƯƠNG THỊ KIM THANH

PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

VÀ TỔ CHỨC Bộ MÁY TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN■ ■

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌCChuyên ngành khoa học Thông tin - Thư viện

MỤC LỤC

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Ạ

4 Cư sở lý luận và phuưng pháp nghiên cứu 3

ƯƠNG 1 TRƯNG TÂM THÔNG TĩN-THƯ VIỆN ĐHQG HẢ NỘI V À VAI T

TRÒ CỦA CÔNG TÁC PHÂN LOẠI, Tồ CHÚC BỘ MÁY TÌM TIN

THEO PHÂN LOẠI TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN

ị 1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin-Thư viện Ỵ

Đại hoc Quốc gia Hà Nội

1 1 Ị Quá trình hình thành Trung tâm Thông tin-Thir viộn ĐHQG Hà Nội 7

1 1 2 Qúa trình phát triển của Trung tâm Thông tin-Thư viện ĐHQG Hà Nội 8

Ị 2 Giức nỉlng, nhiỌm vụ của Trung tâm 'rhông tin-Thư viện ĐHQG Hà Nội 40

I 3 Nội dưng hoạt động của Trung lâm Thông tin-Thư viộn ĐHQG Hà Nội Ả6

j 4 Đặc điểm vốn lài liệu và người dùng tin của Trung lâm Thông lin-Thư ■iQ

viên ĐHQG Hà Nội

ỉ 4 1 Đặc điểm vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin-Thư viCn ĐHQG Hà Nội 4Q

1 4 2 Đặc điểm người dùng tin của Trung tam Thổng tin-Thư viôn Đ1ỈQG Hà

Nội

Ị 5 Vai trò cùa phân loại laì liệu trong hoại động thông tin-thir viCn '36

'HƯƠNG 2 PHẢN LOẠI TÀI LIỆU VÀ Tổ CHỨC BỘ MÁY TÌM TIN THEO KÝ 3 4

HIỆU PHÂN LOẠI TẠI TRƯNG TÂM THÔNG TĨN-THƯ VIỆN ĐHQG HÀ NỘI

2 1 Công tác phân loại lài liệu trong hoạt động xử lý lài liẹu tai Trung tùm 5Л

Thông lin-Thư viện ĐHQG Hà Nội

2 2 Đặc điểm một số khung phân loại dang được áp dụng lại Trung tam 3ỈS >

Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội.

4

2 2 2 Khung plìân loại BBK 37 )

2 2 3 Khung phân loại 17 lớp ẠẠ

2 3 Quá trình áp dụng các khung phân loại tại Trung tam Thông tin - Thư /\X

viûn Đại học Quốc gia Hà Nội.

2 3 1 Quá trình áp dụng khung phân loại 17 lớp 4 3

2 3 2 Quá trình áp dụng killing phan loại BBK 45*

2 3 3 Irình áp dụng khung phíln loại DDC A rị

2 4 Thực trạng tổ chức bộ máy tìm tin tại Trung tâm Thồng tin - Thư viện

Đại học Quốc gia Hà Nội.

2 4 1 TỔ chức bọ máy tra cứu truyền Ihống theo phân loai 5 5

2 4 2 TỔ cliức bộ máy Ira cứu Um tin hiên dại 6Я

2 4 3 Cổng tác phân loại Irong viẽc tổ chức hệ thống kho mở 6 6 y.

2 5 Đánh giá kết qủa quá trình áp dụng các khung phân loại lại Trung 1ЙП1 69

Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia rià Nội

2 S 1 Đánh giá kết quả quá Irmh áp dụng các khung phân loại lại Trung tâm 63

Thông ím -llìư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

2 5 2 Đánh giá kếl qủa cùa công tác tổ chức bộ máy lìm tin theo ký hiệu |M n 3 0

loại tại Ттипц tftm Thổng tin-Thư viện ĐHQG I-ỉà Nội

HƯƠNG 3 NHŨNG BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHAT LƯỢNG CÔNG TÁC

PHÂN LOẠI TÀI LĨỆƯ VÀ TỔ CHÚC BỘ MÁY TÌM TIN THEO KỶ HIỆU PHAN l o ạ i t ạ i t r ư n g T â m t h ô n g TIN-THƯ v i ệ n

ĐHQG HÀ NỘI

3 2 Cải tiến công tác phân ỉoại và nâng cao chất lượng bộ máy tìm tin 9Ạ

3 3 NAng cao ưìiili dọ nghiÇp vụ đội ngũ cán bọ làm công lác phan loại 9 5

MỞ ĐẦU

Ngày nay, thông tin khoa học đã trở thành một động lực trực tiếp thúc đẩy sự phát triển kinh tế và xã hội của loài người Đặc biệt đối với các nước đang trong quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước như nước ta hiện nay thì thông tin khoa học càng có ý nghĩa quan trọng Tổ chức và cung cấp thông tin luôn được xác định là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu có tính chất quyết định chất lượng đào tạo đội ngũ tri thức ở các trường đại học Điều này cũng đã được chỉ rõ trong Nghị quyết BCH Trung ương Đảng khoá VIII, lần thứ 2: "Cùng với giáo dục và đào tạo, khoa học và công nghệ là quốc sách hàng đầu, là động lực phát triển kinh tế xã hội, là điều kiện cần thiết để giữ vững độc lập dân tộc và xây dựng thành công chủ nghĩa xã hội" [32]

Thực chất của công tác giáo dục đại học là một quá trình chuyển giao tri thức và nghiên cứu khoa học ở mức độ tương đối cao Chính vi vậy mà nhiệm vụ trọng tâm của bất kỳ một trường đại học nào cũng được xác định là đào tạo đội ngũ tri thức có trình độ để phục vụ cho công cuộc phát triển kinh tế xã hội của đất nước

Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những trường quốc gia trọng điểm trong hệ thống các trường Đại học ở Việt Nam hiện nay Chức năng quan trọng của trường là giảng dạy, nghiên cứu và đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học có trình

độ cao về các môn khoa học cơ bản tự nhiên, xã hội và khoa học công nghệ cho đất nước Để thực hiện tốt nhiệm vụ quan trọng này, Ban Giám Đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã xác định khả năng cung cấp nguồn tin để thúc đẩy việc tự học, tự nghiên cứu cho sinh viên là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng giáo dục Chính vì vậy mà ngay từ những ngày đầu mới thành lập, Ban Giám Đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã quan tâm xây dựng và phát triển Trang tâm Thông tin- Thư viện theo mô hình một Trung tâm Thông tin-Thư viện

hiện đại nhằm góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của nhà trường Tháng 2 năm 1997 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã ký quyết định thành lập Trung tâm Thông tin-Thư viện với nhiệm vụ tổ chức phục vụ tài liệu một cách kịp thời, cập nhật và đầy đủ cho thầy và trò của trường.

Quán triệt tinh thần này, ngay từ ngày đầu thành lập Trung tâm Thông tin-Thư viện đã luôn củng cố, xây dựng để trở thành một Trung tâm Thông tin- Thư viện hiện đại Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân khác nhau, Trung tâm vẫn đang đứng trước nhiều khó khăn cần phải khắc phục để ngày càng tương xứng với vai trò và nhiệm vụ của mình Một trong những vấn đề nổi cộm hiện nay là cần phải tổ chức lại các hoạt động nhằm khai thác có hiệu quả nhất các nguồn lực thông tin

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà nội đang đứng trước thử thách của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ lần thứ 3- cuộc cách mạng thông tin Cuộc cách mạng này đang dẫn tới sự hình thành một xã hội có tính chất liên kết toàn cầu, một xã hội dựa trên nền tảng thông tin như một quyền lực phát triển cơ bản Sự phát triển nhanh chóng của các nguồn thông tin làm cho việc chọn lọc, sử dụng thông tin gặp khó khăn và phức tạp hơn nhiều Nếu như không có các biện pháp quản lý và khai thác các nguồn lực thông tin hữu hiệu thì việc phục vụ thông tin sẽ kém hiệu quả

Phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý tài liệu trong công tác tổ chức bộ máy tìm tin Hiện nay tìm tin theo phân loại là một trong những nhóm ngôn ngữ tìm tin phối hợp quan trọng và được sử dụng đắc lực Ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại được thể hiện bằng hệ thống các ký hiệu phân loại tài liệu, đó là một trong những điểm tiếp cận tìm tin không thể

thiếu được trong bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại Việc tổ chức sắp xếp các

ký hiệu phân loại theo hệ thống một khung phân loại và được thể hiện thông qua mục lục phân loại đáp ứng được yêu cầu lựa chọn tài liệu theo các ngành khoa học cụ thể Vì vậy việc tồn tại và sử dụng các khung phân loại trong quá trình tổng hợp hoá tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện là điều tất yếu Trong lịch sử phân loại thư viện đã có rất nhiều khung phân loại, tuy nhiên chỉ một số khung phân loại được thế giới biết đến nhiều và được chấp nhận sử dụng cho các

cơ quan Thông tin-Thư viện, Tư liệu như UDC, DDC, BBK, LCC Ở Việt Nam ngoài các khung phân loại nói trên, chúng ta còn sử dụng khung phân loại 17 lớp

do Thư viện Quốc gia biên soạn và khung để mục Quốc gia của Trung tâm Thông tin Khoa học Kỹ thuật thuộc hội đồng tương trợ kinh tế trước đây

Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội được thành lập

do sự sát nhập của các trường đại học thành viên nên bộ máy tìm tin cũng được xây dựng trên cơ sở của các khung phân loại khác nhau Điều này dẫn đến tình trạng không thống nhất trong hệ thống thông tin của cùng một Trung tâm và gây nhiều khó khăn phí tổn không cần thiết trong công tác quản lý cũng như sử dụng thông tin Vì vậy việc khảo sát thực trạng và nghiên cứu tình hình "Phân loại tài liệu và Tổ chức bộ máy tìm tin tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội" là một vấn đề có ý nghĩa lý luận và thực tiễn lớn Điều này đặt ra như một vấn đề cấp thiết cần được giải quyết nhằm xây dựng một trung tâm thông tin thư viện hoàn chỉnh, hiện đại và thống nhất để có khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong và ngoài nước trong thời đại thông tin hiện nay Rõ ràng việc nghiên cứu "Phân loại tài liệu và tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia

Hà Nội" để hiểu rõ thực trạng từ đó đưa ra các giải pháp và định hướng phát triển nhằm xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin hoàn hảo, hữu hiệu cho độc giả là vấn đề cấp thiết

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài "Phân loại tài liệu và tổ chúc bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” với các mục đích sau:

- Tìm hiểu thực trạng của công tác phân loại tài liệu ở Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội trên các mặt: Vốn tài liệu, bảng phân loại,

tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin truyền thống và hiện đại

- Đánh giá những ưu điểm và nhược điểm, những thuận lợi và khó khăn của việc sử dụng các bảng phân loại hiện nay tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội cũng như việc xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin cho độc giả trên hai phương diện truyền thống và hiện đại

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu, góp phần nâng cao chất lượng xây dựng bộ máy tìm tin của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng và thư viện các trường đại học nói chung đạt được các mục tiêu cơ bản và định hướng đúng con đường phát triển của một thư viện hiện đại góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo đại học

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài được thực hiện dựa trên cơ sở là các bảng phân loại và việc ứng dụng của nó trong công tác phân loại tài liệu và xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin truyền thống và hiện đại cùng với quá trình hình thành phát triển của Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

- Cơ sở lý luận: Luận văn dựa trên cơ sở của chủ nghĩa Mác-Lê Nin và tư tưởng Hồ Chí Minh về phân loại khoa học và phân loại thư viện hiện đại

- Phương pháp nghiên cứu: Để giải quyết các nhiệm vụ đặt ra nghiên cứu

đã sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp duy vật lịch sử, phương pháp điều tra phân tích -tổng hợp, thống kê, tiếp cận hệ thống, điều tra xã hội học: Trao đổi, phỏng vấn và phương pháp tổng hợp đánh giá

5 Đóng góp của luận văn

Đây là một đề taì mới nên nguồn tài liệu để nghiên cứu trong nước và trên thế giới còn rất ít, các kết quả đạt được trong nghiên cứu này sẽ là những đóng góp thiết thực về mặt lý luận cũng như thực tiễn trong công tác phân 1‘oại của thư viện ở các trường đại học nói chung và Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng Cụ thể là:

1) Khái quát lại lịch sử công tác phân loại tài liệu và tình hình ứng dụng các bảng phân loại thư viện tại Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội hiện nay

2) Nghiên cứu và miêu tả thực trạng công tác phân loại tài liệu và tổ chức

bộ máy tra cứu tìm tin của trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội phản ánh những thuận lợi và tìm ra những bất cập hiện nay

3) Đưa ra một số kiến nghị và các giải pháp định hướng phát triển cho công tác phân loại và xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin ở Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng và thư viện các trường đại học ở Việt Nam nói chung nhằm đáp ứng với nhiệm vụ công nghiệp hoá và hiện hoá đất nước hiện nay

6 Cấu trúc luận văn:

Luận văn bao gồm 5 phần chính:

MỞ ĐẦU

CHUƠNG 1 Trung tâm Thông tin-Thư viện đại học Quốc gia Hà Nội và vai trò của công tác phân loại, tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại trong hoạt động thông tin

CHƯƠNG 2 Phân loại tài liệu và tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Trung tâm thông tin - thư viện Đại học quốc gia Hà Nội

CHUỒNG 3 Những biện pháp nâng cao chất lượng công tác phân loại tài liệu và

tổ chức bộ máy tra cứu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

KẾT LUẬN

CHƯƠNG 1 TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯVIỆN ĐẠI HỌC Quốc GIA

HÀ NỘI VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC PHÂN LOẠI, T ổ CHỨC BỘ MÁY TÌM TIN THEO PHÂN LOẠI TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin-Thu viện Đại học Quốc gia Hà Nội

1.1.1 Quá trình hình thành Trung tâm Thông tin -Thư viện Đ ại học Quốc gia

Hà Nội

Được thành lập theo Nghị định 97/CP ngày 10/12/1993 của Thủ tướng chính phủ, Đại học quốc gia Hà nội có vị trí đặc biệt trong hệ thống giáo dục và đào tạo của đất nước Với mục tiêu xây dựng Đại học Quốc gia Hà Nội thành một trung tâm đào tạo chất lượng cao, đa ngành, đa lĩnh vực, đồng thời đào tạo một đội ngũ các nhà khoa học, các chuyên gia về công nghệ, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi đa dạng của thị trường lao động trong quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước Một nhiệm vụ được quan tâm đầu tiên ngay sau khi được thành lập mà Ban Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã triển khai là xây dựng một Trung tâm Thông tin-Thư viện hiện đại

Ngày 14/2/1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã ký quyết định số 66/TCCB thành lập Trung tâm Thông tin-Thư viện Trung tâm được thành lập trên cơ sở họp nhất của các thư viện: Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Tổng hợp; Thư viện Đại học sư phạm 1 Hà nội; Thư viện Đại học sưphạm Ngoại ngữ Trung tâm có tên giao dịch quốc tế là Library and Information Center, Vietnam National University, Hanoi và tên viết tắt là LIC

Ngày 12/10/1999 Trường Đại học Sư phạm I Hà Nội đã được tách ra khỏi Đại học Quốc gia Hà Nội theo Quyết định số 201/1999/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ, sau đó Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã kỷ Quyết định

1392/TCCB tách bộ phận thư viện trường Sư phạm khỏi Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội ngày 11/11/1999 Như vậy, sau 3 năm hoạt động, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội chỉ còn lại 2 thư viện chính là Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Tổng hợp (cũ) và Thư viện Đại học sư phạm ngoại ngữ.

1.1.2 Quá trình ph át triển của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đ ại học Quốc gia Hà Nội

Vào thời điểm thành lập, thư viện của 4 trường thành viên ở trong tình trạng khó khăn về cơ sở vật chất và xuống cấp ở mọi phương diện hoạt động của thư viện Việc ứng dụng tin học trong hoạt động của thư viện hầu như chưa có gì Công tác kỹ thuật nghiệp vụ của thư viện các trường thành viên cũng có nhiều điểm khác nhau Đặc biệt là khâu xử lý kỹ thuật tài liệu, tổ chức kho sách và các phương thức phục vụ bạn đọc

Nằm trong hoàn cảnh chung của các thư viện trong cả nước, vào thời điểm sát nhập việc áp dụng công nghệ thông tin ở thư viện các trường thành viên của Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội còn ở mức rất thấp Chỉ

có thư viện Đại học Tổng hợp đã bước đầu đưa công nghệ thông tin ứng dụng trong hoạt động của mình Song do nhiều lý do khách quan và chủ quan nên mức

độ tin học hoá các khâu nghiệp vụ còn ở mức độ sơ khai Trong tổng số hơn 20.000 đầu sách của trung tâm, mới chỉ có 1.500 bản ghi trong cơ sở dữ liệu Đây là "vốn" ban đầu của việc ứng dụng tin học trong khâu xử lý kỹ thuật của thư viện trường Đại học Tổng hợp Hà Nội đã đạt được, trước khi sát nhập vào trung tâm, việc xử lý kỹ thuật này dựa trên phần mềm CDS/ISIS

Trong công tác phân loại nội dung tài liệu của các thư viện thành viên cũng áp dụng các bảng phân loại thư viện khác nhau Thư viện Đại học Tổng hợp

sử dụng bảng phân loại BBK, thư viện Đai học Sư phạm I và thư viện Đại học sư

phạm Ngoại ngữ sử dụng bảng phân loại thập tiến 17 lớp, sau này phát triển thành 19 lớp Công tác phân loại chưa được chuyên môn hóa Vì vậy, chất lượng

xử lý tài liệu nói chung và phân loại tài liệu nói riêng cũng còn những hạn chế nhất định Việc tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin chủ yếu thông qua sự trợ giúp của

hệ thống mục lục truyền thống Việc sắp xếp kho sách thư viện chủ yếu là kho kín với các ký hiệu đăng ký cá biệt Chính điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng phục vụ bạn đọc của thư viện, việc cung cấp thông tin còn chưa thật đầy đủ, chưa kịp thời và chưa có chất lượng tốt

Việc bổ sung sách từ nước ngoài của thư viện các trường thành viên vào thời điểm sát nhập cũng gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt là nguồn kinh phí Toàn

bộ sách báo tiếng nước ngoài của thư viện là những sách báo đã nhập từ trước những năm 1980, phần lớn là sách tiếng Nga

Đội ngũ cán bộ của thư viện các trường thành viên cũng còn nhiều hạn chế trong việc nắm bắt các công nghệ mới trong hoạt động thông tin-thư viện Do kinh phí còn eo hẹp nên chưa có điều kiện mở các lớp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như các lớp tập huấn về tin học, ngoại ngữ cho cán bộ

Nhìn chung, vào những ngày đầu mđi thành lập, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội gặp rất nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, trang thiết bị còn nghèo và lạc hậu; kinh phí để hoạt động rất hạn chế nên nguồn lực thông tin cũng không được đầy đủ và cập nhật; đội ngũ cán bộ không thường xuyên được nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ, nên hạn chế nhiều trong việc thích ứng với công nghệ mới Các hoạt động kỹ thuật của thư viện như bổ sung, phân loại, biên mục, tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin phục vụ độc giả vẫn chỉ tiến hành một cách thủ công

Song do nhận thức rõ vai trò, vị trí, tầm quan trọng của Trung tâm Thông tin - Thư viện trong việc phục vụ góp phần nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa

học và đào tạo của Đại học Quốc gia Hà Nội, Đảng uỷ và Ban giám đốc Đại học Quốc gia đã giành sự quan tâm đặc biệt trao quyền chủ động cho Trung tâm họat động như một đơn vị độc lập, có tài khoản và con dấu riêng Đồng thời tăng ngân sách đầu tư phát triển trung tâm, đầu tư thích đáng về kinh phí cho việc nâng cấp xây dựng và phát triển Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm góp phần nâng cấp chất lượng đào tạo, giáo dục, xây dựng và phát triển Đại học Quốc gia Hà Nội Trung tâm đã nhận được lượng kinh phí đầu tư ban đầu khá lớn so với khả năng của Đại học Quốc gia Hà Nội (gần 4 tỷ đồng cho ngân sách năm 1997, trên 4 tỷ đồng cho ngân sách 1998 Năm 1999 và năm

2000 cũng nhận được lượng kinh phí tương tự, mặc dù bộ phận Thư viện sư phạm I đã tách khỏi trung tâm)

Sau 3 năm hoạt động, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia

Hà Nội đã từng bước ổn định và đạt được những thành tích đáng khích lệ trong việc nâng cao hiệu quả phục vụ góp phần nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo

và nghiên cứu khoa học của nhà trường

Với nguồn kinh phí được cấp, ngay năm đầu tiên Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã dành trên 2 tỷ đồng cho việc mua sắm trang thiết bị nhằm từng bước tiến hành tin học hoá, tự động hoá các khâu công tác thư viện Nhiệm vụ quan trọng nhất đối với Ban Giám Đốc trung tâm là phải xác định cụ thể mô hình phát triển của mình, để đầu tư có hiệu quả nhất, từng bước xây dựng Trung tâm Thông tin - Thư viện hiện đại, đáp ứng tốt yêu cầu trước mắt và trong tương lai

Sau khi nghiên cứu một số mô hình tổ chức một Trung tâm Thông tin- thư viện theo kiểu hiện đại ở các nước có hệ thống thư viện tiên tiến, kết họp với điều kiện hiện nay của đất nước nói chung và tương lai phát triển của hệ thống thư viện nói riêng BGĐ Trung tâm Thông tin-Thư viên Đại học Quốc gia Hà Nội

đã quyết định xây dựng Trung tâm dựa trên cơ sở của mô hình một Trung tâm

Thông tin-Thư viện hiện đại, phù hợp với chức năng nhiệm vụ, nội dung hoạt động, định hướng phát triển mà Trung tâm đã được Đại học Quốc gia Hà Nội giao phó Cơ cấu tổ chức hiện nay của Trung tâm là một cơ cấu tổ chức hành chính chặt chẽ và khoa học bao gồm hệ thống lãnh đạo (Giám đốc, Chi bộ, Công đoàn) và cơ cấu hành chính gồm 3 khối (khối hành chính, khối chuyên môn, khối phục vụ) Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội về mọi hoạt động của Trung tâm Giúp việc cho Giám đốc có 3 phó giám đốc phụ trách 3 khối:

Như vậy qua mô hình cơ cấu tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thôngtin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, chúng ta dễ dàng nhận thấy đây là một

mô hình được xây dựng hoàn chỉnh và khoa học dựa trên nguyên tắc tính hệ thống và tính linh hoạt cuả một trung tâm Trung tâm Thông tin - Thư viện hiện đại Đây chính là hệ thống mở, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của một Trung tâm Thông tin - Thư viện đại học là: Phục vụ thông tin khoa học ở mọi cấp độ, từ cấp trường lớn đến cấp trường đại học thành viên và đến cấp khoa, đảm bảo mối liên hệ chặt chẽ giữa "Nguồn tin và người dùng tin"

P.PVĐHKHKHTN

P.PVCầugiấy

NGƯỜI

DÙNG

TIN

Phòng tra cứu Online

Phòng đọc

ch đề

Phòng mượn

Phòng CSDL hồi cố

Phòng Phòng đọc Phòng Phòng đọc

Tr thống đặc biệt quản

Phòng đọc Phòng truy cập Multimedia internet,

intranet

Hình 1 Sơ đồ tổ chức của Trung tâm Thông tin-Thư viện ĐHQG Hà Nội

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Trong thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, tri thức và thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên quan trọng, một trong những động lực chủ yếu của nền kinh tế Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học hàng đầu ở Việt Nam mang phần trách nhiệm rất nặng nề trong sự nghiệp phát triển nguồn lực con người của Quốc gia

Là một cơ quan sự nghiệp khoa học, trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, Trung tâm Thông tin-Thư viện là một cơ quan độc lập, có tài khoản và con dấu riêng, ngoài các chức năng cơ bản của một thư viện là tàng trữ tài liệu, thông tin văn hoá và giáo dục, Trung tâm còn có trách nhiệm thực hiện chức năng thông tin và thư viện; phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của Đại học Quốc gia Để thực hiện được chức năng trên Trung tâm Thông tin-Thư viện có nhiệm vụ thu thập, xử lý, thông báo và cung cấp tư liệu về giáo đục, ngoại ngữ, khoa học và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viên Đại học quốc gia Hà Nội, đồng thời Trung tâm cũng có chức năng tổ chức thực hiện việc cung cấp thông tin cho các tổ chức và cá nhân ngoài Đại học quốc gia theo kế hoạch hoặc theo hợp đồng Thực hiện đúng tinh thần của điều 1 quyết định 688/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp, quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường Đại học:

“Thư viện trường Đại học là trung tâm văn hoá thông tin khoa học, kỹ thuật của trường Đại học, là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của trường Đại học có chức năng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hoá, khoa học, kỹ thuật, phục

vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và học sinh trong toàn trường” [24]

Căn cứ vào chức năng trên Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà nội đã xây dựng cho mình nhiệm vụ cụ thể là:

4- Tham mưu cho lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội để quyết định về phương hướng tổ chức và hoạt động Thông tin-Thư viện nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập của cán bộ và sinh viên Đại học Quốc gia Hà nội

+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch ngắn hạn phát triển hệ thống Thông tin-Thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội

+ Tổ chức điều phối hệ thống thông tin-Thư viện trong Đại học Quốc gia

Hà N ội.

+ Thu thập, bổ sung, trao đổi; phân tích, xử lý tài liệu và thông tin Tổ chức sắp xếp, dự trữ, bảo quản kho tài liệu của Đại học Quốc gia Hà Nội bao gồm các ấn phẩm và vật mang tin

+ Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy cập

và tìm kiếm thông tin tự động hoá Tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong Đại học Quốc gia Hà Nội khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và và tài liệu của trung tâm cũng như các nguồn tin bên ngoài

+ Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do Đại học Quốc gia Hà Nội xuất bản, các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ bảo vệ tại Đại học Quốc gia hoặc người viết là cán bộ, sinh viên Đại học Quốc gia Hà Nội Thu nhận những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp Đại học Quốc gia Hà Nội và cấp nhà nước đã được nghiệm thu đánh giá do các đơn vị hoặc cán bộ Đại học Quốc gia đảm nhiệm Xây dựng ngân hàng dữ liệu đặc thù của Đại học Quốc gia, xuất bản các ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và đào tạo

+ Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật mới vào xử lý và phục vụ Thông tin-Thư viện.

4- Tổ chức đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lý, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện Đồng thời, trang

bị những kiến thức cần thiết về hình thức cấu trúc cung cấp tin, phương pháp tra cứu tìm kiếm thông tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên Đại học Quốc gia Hà Nội,

+ Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác với các Trung tâm Thông tin-Thư viện, các tổ chức khoa học, các trưòng Đại học trong và ngoài nước Tham gia tổ chức, hoạt động trong liên hiệp thư viện các trường Đại học và Hiệp hội Thông tin-Thư viện Việt Nam, tham gia hiệp hội thư viện quốc tế

+ Tổ chức đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sản của Trung tâm phù hợp chức năng nhiệm vụ được giao theo quy định của Đại học Quốc gia Hà Nội [25]

Để thực hiện được các chức năng và nhiệm vụ quan trọng nêu trên Trung tâm đã tiến hành xây dựng phương hướng phát triển kho tư liệu khoa học cơ bản

về tự nhiên, xã hội, giáo dục và công nghệ Thu thập, bổ sung, trao đổi, xử lý kỹ thuật, tu chức bảo quản tư liệu khoa học Xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu ngân hàng tin đảm bảo thông tin nhanh và kịp thời cho bạn đọc Tiến hành nghiên cứu khoa học trên lĩnh vực thông tin-thư viện, ứng dụng công nghệ tin học trong công tác thông tin thư viện, đào tạo bồi dưỡng chuyên sâu cho các cán

bộ chuyên ngành thông tin-thư viện, đồng thời mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ không có chuyên ngành thông tin thư viện trong trung tâm và các lớp bồi dưỡng kiến thức thông tin - thư viện cho các đối tượng sử dụng thư viện, giúp cho người dùng tin sử dụng thư viện dễ dàng Ngoài các hình thức phục vụ truyền thống với các kho tài liệu “đóng” Trung tâm đã mở rộng các hình thức

phục vụ với các kho tài liệu “mở” Tại các cơ sở này người dùng tin có thể tự do tìm đọc các loại hình tài liệu thích hợp cho công tác chuyên môn của mình mà không cần thông qua các hình thức phục vụ gián tiếp, ngoài ra người dùng tin còn được sử dụng các loại phương tiện hiện đại như Radio-cassette, video, đĩa CD-ROM và có thể truy cập máy chủ để tra cứu mục lục trên máy tính, truy cập Internet.

Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội có quan hệ hợp tác, trao đổi với hơn 50 trường Đại học, Viện nghiên cứu và các tổ chức quốc tế như: Viện Harvard Yenching; Đại học Comell; Thư viện Quốc hội Mỹ; Đại học Paris VI, VII; Đại học Sorbon; Đại học Lômônôxốp; Viện Hàn lâmKhoa học Nga; Đại học Tôkyô; Đại học Kyodo; Thư viện Quốc gia úc, Trung tâm Nghiên cứu và phát triển quốc tế, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội còn là thành viên chính thức của Ngân hàng Thông tin Quốc tế các nước có sử dụng tiếng Pháp

1.3 Nội dung hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Ngay sau khi thành lập tháng 2 năm 1997, Trung tâm đã từng bước xây dựng và hoàn thiện tổ chức hoạt động phù hợp với tình hình thực tế, với nội dung

và nhiệm vụ mà Đại học Quốc gia Hà Nội giao phó Với mô hình xây dựng một Trung tâm Thông tin - Thư viện lớn, có nhiệm vụ cung cấp tài liệu cho cán bộ, giáo viên và sinh viên trong Đại học Quốc gia Hà Nội, lãnh đạo trung tâm đã triển khai, soạn thảo nội dung tổ chức hoạt động của toàn hệ thống nói chung và từng phòng chức năng nói riêng (Hình 2)

Có thể nói rằng nội dung hoạt động cốt lõi của Trung tâm Thông tin- Thư viện được tập trung vào 6 lĩnh vực sau:

Trong chu trình hoạt động này, các lĩnh vực hoạt động phải tuân theo một hệ thống liên hoàn Mỗi khâu trong từng lĩnh vực hoạt động tuy bao gồm nhiều công đoạn, song có mối liên hệ rất chặt chẽ, mật thiết và bổ sung cho nhau Kết quả của công đoạn này là tiền đề cho hoạt động của công đoạn khác, nếu công đoạn trước có hoàn thiện thì công đoạn sau mới đạt hiệu quả cao và ngược lại Công đoạn sau đạt hiệu cao sẽ có tác dụng thúc đẩy công đoạn trước càng hoàn thiện hơn và công đoạn sau các khiếm khuyết sẽ được bộc lộ, từ đó công đoạn trưđc rút kinh nghiệm

Đây có thể được xem là một mô hình chuẩn và khá hoàn thiện có thể áp dụng cho các cơ quan thông tin-thư viện của các trường Đại học ở Việt Nam

1.4 Đặc điểm vốn tài liệu và người dùng tin của Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

1.4.1 Đặc điểm vốn tài liệu của Trung tàm Thông tin - Thư viện Đại học

Quốc gia Hà Nội

Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội được hình thành trên cơ sở hợp nhất của thư viện các trường thành viên nên được thừa hưởng toàn

bộ vốn tài liệu của các trường thành viên Đặc biệt là một kho sách quý hiếm có nhiều sách cổ xuất bản từ thế kỷ XIX của thư viện Đại học Đông Dương, và có nhiều bộ sách do các Quốc gia, các tổ chức Quốc tế tặng như bộ sưu tập Hoa kỳ học (do thư viện Quốc hội Mỹ tặng), bộ Toàn tập Mahattma Gandi's; Tuyển tập Jawaharlal Nehru; Bộ Lênin toàn tập Kho tra cứu gồm Bách khoa toàn thư, Từ

điển, cẩm nang bằng các thứ tiếng Anh, Pháp, Nga, Đức, Nhật, Bồ Đào Nha từ Trung tâm thông tin thư viện Đại học Tổng hợp Hà Nội và kho tài liệu khá đầy

đủ về các loại hình sách giảng dạy, nghiên cứu ngôn ngữ các thứ tiếng trên thế giới của thư viện Đại học Sư phạm Ngoại ngữ

Do được tập hợp từ các trường thành viên với nhiều nguồn bổ sung khác nhau nên kho tư liệu của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội có số lượng lớn với các loại hình tài liệu Đến tháng 7 năm 2000 tại Trung tâm đã có:

- Sách: 150 000 tên sách khoảng 1.000.000 bản

- Tạp chí: 3.400 tên tạp chí với 450.000 bản

- Thác bản văn bia: gần 2.000 bản

- Băng hình, băng tiếng, đĩa CD: gần 3 0 0 băng và đĩa

Trong đó số lượng tài liệu đã được xử lý và xây dựng cơ sở dữ liệu chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ:

- CSDL sách (hồi cố và sách mới) 37.898 biểu ghi

- CSDL luận án tiến sĩ và luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại hội đồng của trường Đại học khoa học tự nhiên và Đại học khoa học xã hôị và nhân văn là 387 biểu ghi

- CSDL luận án tiến sĩ và luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại hội đồng trường Đại học sư phạm I Hà nội là 2.025 biểu ghi

- CSDL tạp chí: 1.657 biểu ghi

Nhận thức rõ khối tư liệu và giá trị thông tin trong các tư liệu là cơ sở đầutiên tạo nên chất lượng phục vụ bạn đọc, nên các tài liệu mới cập nhật đã đượcTrung tâm chu trọng bổ sung thường xuyên Từ 1997 đến nay hàng năm trung tâm đã giành 1/3 ngân sách (khoảng gần 1 tỷ đồng/lnăm) cho việc bổ sung tư liệu Trong 3 năm từ tháng 5/1997 đến 5/2000, một số lượng lớn tư liệu đã được

bổ sung mới thông qua con đường mua và trao đổi hợp tác Quốc tế (Bảng 1)

Bảng 1 Số lượng tài liệu được bổ sung vào Trung tâm Thông tin-Thư viện

ĐHQG Hà Nội từ 1997 đến 2000

Bổ sung bằng ngân sách Nhà nước

Vật mang tin khác Băng hình, băng tiếng: 250 Đĩa CD: 127

Bổ sung bằng con đường trao đổi hợp tác Quốc tế

Qua số liệu ở bảng 1 cho thấy số lượng tài liệu nước ngoài được bổ sung bằng ngân sách ít hơn nhiều so với lượng tài liệu nước ngoài được bổ sung qua con đường trao đổi hợp tác (476 cuốn/2316 cuốn) Nguyên nhân ở đây là do nguồn kinh phí được cấp có hạn, tài liệu nước ngòai lại phải mua bằng ngoaị tệ, giá một tên tài liệu nước ngoài đắt gấp nhiều lần tài liệu tiếng Việt Tuy nhiên trên thực tế qua công tác phân loại biên mục của Trung tâm trong nhiều năm qua cho thấy các tài liệu mua thường có giá trị khoa học hơn các tài liệu được tặng qua con đường trao đổi Vì các tài liệu tặng, biếu thường được xuất bản từ những năm trước đây, đã mất đi tính thời sự, trong đó phần lớn là tài liệu tiếng Anh, nên không chủ động được về nội dung tài liệu

Kết quả nghiên cứu về công tác bổ sung (Bảng 1) cũng cho thấy Trung tâm đã rất quan tâm bổ sung các tài liệu tiếng nước ngoài, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử

Nếu phân tích về nội dung thì phần lớn các tài liệu được bổ sung trong thời gian qua thuộc về các ngành khoa học cơ bản bao gồm Khoa học Tự nhiên, Khoa học Xã hội và nhân văn (Khoa học Tự nhiên chiếm 19,48 %, Khoa học Xã hội chiếm 69,92%) Trong đó khoa học ứng dụng chỉ chiếm có 2,47% (Bảng 2).

Bảng 2 Kết quả bổ sung các nguồn tài liệu ở Trung tâm

Thông tin-Thư viện ĐHQG Hà Nội

Tạpchí

Thamkhảo

Giáotrình

Đây cũng là điều thường gặp ở các thư viện của các trường đại học khoa học cơ bản Nhưng với chủ trương mở rộng và tăng cường đào tạo các ngành khoa học công nghệ thì nên chăng trong kế hoạch bổ sung cần tăng cường nguồn tài liệu về một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn

Trong tổng số các loại hình tài liệu được bổ sung số lượng giáo trình được

bổ sung trong những năm qua chiếm tỉ lệ nhiều nhất (62,2%), sách tham khảo chỉ chiếm lượng nhỏ (31,2%) Đây có thể được xem là tỉ lệ hợp lý vì Trung tâm

có nhiệm vụ trong tâm là phục vụ công tác đào tạo Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn còn nhiều điều chưa hợp lý như phần lớn tài liệu vẫn tập trung vào các ngành khoa học cơ bản, thiếu tài liệu cho các ngành khoa học công nghệ mũi nhọn Nguyên nhân của vấn đề này thuộc cả về chủ quan lẫn khách quan: Công tác bổ sung chưa chủ động tìm đến các nguồn tài liệu có giá trị, kinh phí còn hạn chế nên các tài liệu quý hiếm ít được bổ sung Thêm vào đó do sự thuyên chuyển thư viện nhiều lần đã làm cho các kho tư liệu cũ (nhất là kho tài liệu của thư viện

Đại học Đông Dương ở 19 Lê Thánh Tông) bị xáo trộn không thể phục vụ được Cần thiết phải tiến hành các khâu thanh lý chọn lọc, xử lý kỹ thuật lấy lại các tài liệu còn giá trị để đưa vào phục vụ Việc trao đổi danh mục tư liệu với các thư viện khác còn hạn chế chưa được chia sẻ thường xuyên, do sự liên thông, liên kết giữa các thư viện trong khu vực yếu.

Qua nghiên cứu phân tích các bảng số liệu về nguồn vốn trên cho thấy đặc điểm quan trọng nhất của nguồn vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội là rất đa dạng về môn loại, chuyên sâu về chuyên ngành, nên để đáp ứng được việc thể hiện các nội dung tài liệu trên hệ thống tìm tin theo ký hiệu phân loại, thì phải tìm kiếm một khung phân loại có cấu trúc nội dung khoa học chặt chẽ, phản ánh đầy đủ hiện trạng phát triển khoa học tiên tiến, cập nhật các ngành khoa học mới, đáp ứng yêu cầu thể hiện nội dung kho tài liệu

1.4.2 Đặc điểm người dùng tin của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đ ại học Quốc gia Hà Nội

Để góp phần tích cực đưa Đại học Quốc gia Hà Nội làm tròn nhiệm vụ là trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học chất lượng cao của Quốc gia, Trung tâm Thông tin “ Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã không ngừng từng bước phấn đấu hoàn thành và phát triển nhằm "Tổ chức cho cán bộ, nghiên cứu sinh

và học sinh cuả trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả qua các tư liệu do thư viện quản lý” [24]

Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thư viện đang đứng trước những thử thách lớn do đội ngũ người dùng tin phát triển cực kỳ đa dạng, phong phú Tính đa dạng của đội ngũ người dùng tin được thể hiện trong sự khác biệt về nhu cầu thông tin và trình độ hiểu biết của họ Đối tượng phục vụ của trung tâm không chỉ là các nhà khoa học, các nhà quản lý bậc thầy gồm đông đảo các giáo sư, tiến

sĩ giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học mà còn gồm cả nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên hiện đang học tập dưới nhiều hình thức khác nhau như chính quy, tại chức, cao đẳng, thậm chí có cả trình độ phổ thông trung học đó là

hệ thống khối chuyên Ngoài giờ lên lớp bắt buộc phần lớn học sinh sinh viên đều tìm đến thư viện để tự tìm tòi, tự học thông qua các tài liệu hiện có của thư viện Việc tạo điều kiện đến mức tối đa phục vụ cho công tác học tập nghiên cứu của học sinh, sinh viên là nhiệm vụ tối quan trọng của trung tâm thông tin-thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Qua thống kê năm học 1997-1998 Đại học Quốc gia Hà Nội có 29 khoa thuộc các trường thành viên với số lượng cán bộ giảng dạy, nghiên cứu là 1497 người, nghiên cứu sinh 1.497 người, cán bộ quản lý và phục vụ là 486 người, học viên cao học 1.629 người Sinh viên các loại đang theo học tại trường là 20.210 người Đội ngũ cán bộ có trình độ sau đại học cũng rất lớn, gồm 93 giáo

sư, 320 phó giáo sư, 51 tiến sĩ khoa học, 426 tiến sĩ và 310 thạc sĩ

Bên cạnh công tác đào tạo, công tác nghiên cứu khoa học cũng được đấy mạnh Trong giai đoạn 1996-2000 các cán bộ của Đại học Quốc gia Hà Nội đã chủ trì và thực hiện nhiều đề tài cấp nhà nước: 6 đề tài khoa học công nghệ, 2 đề tài lý luận khoa học xã hội nhân văn, 72 đề tài nghiên cứu cơ bản trong khoa học

tự nhiên với tổng sổ khoảng 1/3 tổng kinh phí nghiên cứu cơ bản của toàn quốc

Trong năm 2000, Trung tâm đã đăng ký thẻ đọc hoặc mượn cho 21.396 cán bộ và sinh viên Trong đó có 1.363 thẻ cho cán bộ và 20.033 thẻ cho sinh viên Số lượng mà Trung tâm phục vụ trung bình cho 1 tháng là 52.000 lượt đọc

và 10.500 lượt mượn Tổng diện tích các phòng đọc của Trung tâm ở 4 khu vực

là 2.600 m2 với khoảng 1.400 chỗ ngồi [9]

Qua các phân tích ở trên cho thấy đối tượng sử dụng thông tin trong Đại học Quốc gia Hà Nội là rất phong phú và đa dạng, bao gồm nhiều nhóm đối tượng,

mỗi nhóm đối tượng đều có những đặc điểm riêng biệt mang tính đặc thù riêng

Để nhận biết rõ những đặc điểm riêng biệt của từng nhóm đối tượng này cần phải có những nghiên cứu sâu hơn nhằm mục đích nhận biết rõ đối tượng phục

vụ và có những kế hoạch và phương pháp phục vụ phù hợp sát yêu cầu thực tế

Đại học Quốc gia Hà nội là một cơ quan trực thuộc Chính phủ VI vậy, nhóm đối tượng phục vụ quan trọng của Trung tâm là các cán bộ lãnh đạo và nhà quản lý Đặc điểm công việc của họ là phải nghiên cứu các loại tài liệu về giáo dục khoa học, công nghệ, kinh tế- xã hội, văn hoá- xã hội Trong đó, đặc biệt là các tài liệu về các ngành khoa học mũi nhọn nhằm mục đích tìm hiểu một cách

cụ thể sát thực tế về các yêu cầu hiện nay của nền kinh tế- xã hội, từ đó ra các quyết đinh cho sự phát triển của công tác giáo dục và đào tạo trong Đại học Quốc gia, đồng thời còn tư vấn về công tác này cho Chính phủ trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo chung trong toàn ngành giáo dục Vì vậy, muốn hoàn thành tốt công tác "Tham mưu cho lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà nội để quyết định về phương hướng tổ chức và hoạt động thông tin-thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong Đại học Quốc gia Hà nội" [25,3]- Tổ chức các sản phẩm, dịch vụ (đặc biệt là các sản phẩm dịch vụ thông tin trên mạng) phục vụ cho công tác lãnh đạo là một công việc hết sức quan trọng của Trung tâm, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin đầy đủ để góp phần tăng hàm lượng khoa học trop.g các quyết định của các cấp quản lý, lãnh đạo từ việc xác định chiến lược phát triển công tác giáo dục và đào tạo, đến xây dựng chính sách và điều hành thực hiện trong từng trường thành viên, góp phần làm cho Đại học Quốc gia Hà Nội ngày càng trở thành một trung tâm đào tạo có uy tín ở trong nước và trên thế giới

Nhóm đối tượng thứ hai sau các nhà lãnh đạo và quản lý là đội ngũ các nhà nghiên cứu khoa học bao gồm các Giáo sư, Tiến sĩ, các nhà khoa học Nhu cầu tin của nhóm đối tượng này có một đặc điểm khác biệt, vừa mang tính chất

chuyên sâu lại phải mang tính mới trong khoa học Hàng năm người dùng tin có nhu cầu sử dụng hàng triệu trang ấn phẩm của các loại thông tin, các mạng máy tính hơn nữa đối với các nhà khoa học thì việc sử dụng thông tin để thường xuyên cập nhật kiến thức được thu thập từ các luồng thông tin là một hoạt động không tbể thiếu được Các tài liệu mà họ cần là các loại hình tài liệu mang tính thời sự tài liệu quý hiếm, các thông tin chuyên dạng như các tiêu chuẩn, các sáng chế phát minh, các giải pháp hữu ích, các tài liệu nước ngoài (đặc biệt là các loại tạp chí), các báo cáo kết quả nghiên cứu triển khai

Các kết quả nghiên cứu về số lượng cán bộ đến thư viện tìm tin cho thấy

có 56,9% cán bộ được hỏi đều sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin từ Trung tâm, song việc sử dụng các sản phẩm này không cao bằng các sản phẩm

và dịch vụ thông tin ở các cơ quan thông tin khác Vì vậy việc tổ chức đáp ứng nhu cầu thông tin cho loại đối tượng này là rất quan trọng Hiện nay công tác tra tìm tài liệu (đặc biệt là các tài liệu nước ngoài) đáp ứng các yêu cầu như tính khoa học, tính cập nhật kiến thức về một chuyên ngành khoa học tại Trung tâm

là một công việc còn có nhiều khó khăn và mất thời gian cho các nhà khoa học

do các sản phẩm dịch vụ thông tin không đáp ứng yêu cầu tra cứu nhanh Nếu Trung tâm mở rộng các dịch vụ tra cứu thông tin theo yêu cầu cho các nhà khoa học thì sẽ có rất nhiều lợi ích mang lại cho cả hai phía Phía Trung tâm vì vừa có nghiệp vụ lại vừa có nguồn tài liệu trong tay hoặc trong các đơn vị bạn nên việc tra tìm tài liệu sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn Công việc này sẽ giúp cho các nhà khoa học không mất thời gian tìm kiếm tài liệu mà vẫn có các loại tài liệu cần thiết cho công tác nghiên cứu khoa học của họ Do vậy, ngoài việc chú trọng khai thác các sản phẩm dịch vụ thông tin sẵn có, cần phải hướng tới việc sử dụng mạng thông tin trong Đại học Quốc gia Hà Nội, cung cấp dịch vụ thông tin tại nhà và chia sẻ nguồn thông tin bằng cách phát triển các dịch vụ mượn từ xa, mượn giữa các thư viện, cung cấp bản sao tài liệu đối với các tài liệu quý và đắt, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin và tăng nguồn thông tin có giá trị

Nhóm đối tượng thứ ba là các cán bộ giảng dạy, đây là một trong những nhóm đối tượng cơ bản trong công tác phục vụ thông tin của Trung tâm Đặc điểm nhu cầu thông tin của nhóm đối tượng này là chuyên ngành sâu với tất cả các loại hình xuất bản phẩm từ sách, báo, tạp chí đến các tài liệu điện tử, các thông tin trên mạng Ngoài các tài liệu mang tính chất nghiên cứu còn có các tài liệu mang tính chất giáo khoa, giáo trình, các tài liệu mang tính chất bổ trợ cho chuyên ngành mà họ cần trong giảng dạy Các nguồn tài liệu nước ngoài về các chuyên ngành sâu là rất quan trọng đối với việc nghiên cứu và giảng dạy, song một điều hết sức hạn chế là các tài liệu nước ngoài ít và đó là các tài liệu quý do vậy không được mượn về nhà, đọc tại thư viện thì họ không có nhiều thời gian và Trung tâm chưa có phòng đọc riêng dành cho cán bộ nên việc thu hút các cán bộ đến sử dụng tài liệu tại Trung tâm là điều hết sức cần quan tâm.

Nhóm đối tượng là học sinh, sinh viên, thực tập sinh, nghiên cứu sinh đang học tập nghiên cứu tại các trường, các trung tâm nghiên cứu trong Đại học Quốc gia là nhóm đối tượng chủ yếu trong công tác tổ chức phục vụ trong Trung tâm (với số lượng thẻ đọc là 20.033/ 21.396 tổng số thẻ của Trung tâm) Đặc điểm nhu cầu thông tin của lớp đối tượng này trải rộng từ các tài liệu mang tính chất giáo khọa, giáo trình đến các tài liệu mang tính chất nghiên cứu tham khảo, từ các tài liệu về các ngành khoa học cơ bản đến các tài liệu mang tích chất chuyên ngành, từ các tài liệu mang tính chất học tập và nghiên cứu đến các tài liệu mang tính chất giải trí cập nhật các kiến thức phổ thông về kinh tế, khoa học, xã hội Đặc biệt đối tượng này đến thư viện không chỉ là để đọc sách báo tạp chí và các loại hình tài liệu khác, mà còn tự học vì thư viện là môi trường tự học tốt nhất Nhằm đáp ứng tốt cho nhóm đối tượng này, Trung tâm đã hết sức nỗ lực trong công tác tổ chức phục vụ tạo môi trường phù hợp giúp cho việc học tập nghiên cứu của sinh viên đạt hiệu quả cao hơn Song do điều kiện về diện tích có hạn, số lượng học sinh, sinh viên quá đông nên mỗi mùa thi các phòng phục vụ tại Trung tâm lại có hiện tượng quá tải, việc sinh viên chen lấn xô đẩy mới có một chỗ

ngồi trong các phòng phục vụ là một hiện tượng thường xuyên xảy ra, mặc dù các phòng phục vụ đã mở rộng rất nhiều so với trước đây.

Một nhóm đối tượng nữa của Trung tâm là các cán bộ nghiên cứu của các phòng thí nghiệm, nhóm đối tượng này có đặc điểm là chỉ quan tâm đến thư viện mỗi khi có đề tài nghiên cứu khoa học cụ thể và các tài liệu cũng mang tính chất khoa học chuyên ngành sâu, thời gian tìm tài liệu lại rất ngắn và khẩn trương, phụ thuộc vào tiến độ của các đề tài nghiên cứu khoa học Các loại hình tài liệu

mà họ cần thường là các công trình nghiên cứu khoa học cùng chuyên ngành, các cẩm nang tính toán, các tài liệu mang tính thời sự, cập nhật Như vậy đặc điểm nhu cầu tin chủ yếu của họ cần các loại hình tài liệu in, tài liệu nghe nhìn

và các dịch vụ nhằm cung cấp thông tin chuyên đề phù hợp với những nhu cầu tin cho Lừng lĩnh vực khoa học

Nhìn chung sự phân chia chỉ mang tính chất tương đối vì một cán bộ có thể vừa là nhà khoa học, vừa là nhà quản lý, vừa là thầy giáo Hơn nữa công việc tìm kiếm thông tin của họ cũng thường nhằm phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau

Căn cứ vào mục đích sử dụng chúng tôi đã tiến hành điều tra trên một số nội dung hoạt động của trung tâm như sinh viên trường nào, học năm thứ mấy, mục đích sử dụng thư viện Kết quả điều tra với số lượng 100 phiếu được phát ngẫu nhiên trong phòng phục vụ cho thấy việc sử dụng thông tin cho mục đích học tập chiếm 83%, cho giải trí là 48%, cho công tác nghiên cứu khoa học là 28%, cho sử dụng viết khoá luận 17% Dịch vụ đọc là 84% và dịch vụ mượn là 66% Kết quả này cho thấy số lượng sinh viên đến thư viện để học tập là rất lớn, nhu cầu giải trí đứng thứ hai và cho viết khoá luận chiếm tỷ lệ thấp nhất Điều này cũng là phù hợp và phần nào phản ánh tỷ lệ các bài tập dạng khoá luận giao cho sinh làm ở từng môn học còn ít

Tóm lại, với một địa bàn phục vụ trải rộng và phân tán (từ khu vực kí túc

xá Mễ Trì, khu vực Thượng Đình, khu vực Đại học Ngoại ngữ, đến khu vực nhà

7 tầng tại Đại học Quốc gia) và với đối tượng phục vụ là trên 20.000 cán bộ, sinh viên học sinh của toàn Đại học Quốc gia và nhu câù về thông tin trải rộng trên các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học công nghệ, khoa học

xã hội và nhân văn, khoa học giáo dục, ngoại ngữ, hệ thống phổ thông chuyên Toán, chuyên lý, chuyên sinh với các trình độ chuyên sâu khác nhau phục vụ cồng tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập Trung tâm thông tin thư viện đã thực sự

cố gắng để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình trên quan điểm phục

vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học-công nghệ nhằm góp phần nâng cao chất lượng dạy và học trong Đại học Quốc gia Hà Nội

Vối đặc điểm người dùng tin phong phú đa dạng như vậy, Trung tâm Thông tin-Thư viện hàng năm đã tổ chức các lớp bồi dưỡng cung cấp cho người dùng tin những hiểu biết chung về cơ chế tổ chức hoạt động và các sản phẩm, dịch vụ thông tin của Trung tâm Hướng dẫn người dùng tin biết cách sử dụng các trang thiết bị hiện đại để khai thác các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện Từ đó, nhằm làm thay đổi thói quen, tập quán tra tìm thông tin của người dùng tin, đặc biệt trang bị kiến thức tìm tin theo ký hiệu phân loại tài liệu bằng phương pháp truyền thống và hiện đại Mở rộng ra nhiều khả năng cho người dùng tin chủ động tiếp cận tra cứu các nguồn thông tin phong phú và đa dạng hiện đang có tại Trung tâm hoặc các thư viện khác ở trong nước và ngoài nước

1.5 Vai trò của phân loại tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện

Qua kết qủa nghiên cứu về đặc điểm nguồn vốn tài liệu và đặc điểm người dùng tin cho thấy Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội có rất nhiều loại hình tài liệu về khoa học cơ bản, khoa học tự nhiên, khoa học xã hội và nhân văn, khoa học giáo dục và ngoại ngữ Trong đó các môn loại khoa học không những chỉ có một số lượng lớn tài liệu về chuyên ngành, mà còn

có độ chuyên sâu về nội dung khoa học Thêm vào đó Trung tâm còn có nhiệm

vụ phục vụ một đội ngũ người dùng tin phong phú và đa dạng với nhu cầu thông tin trải rộng từ khoa học cơ bản đến các khoa học chuyên ngành, từ học tập nghiên cứu đến nhu cầu giải trí Vì vậy, việc nghiên cứu, triển khai xử lý kỹ thuật chọn lọc thông tin cho từng đối tượng người dùng tin là một vấn đề cần được quan tâm Đa số tài liệu của Trung tâm hiện nay đều được phân loại theo

"các hệ thống cũ như BBK, khung phân loại 17 lớp Tuy nhiên, hai khung phân loại này đến nay đã không đáp ứng được yêu cầu tổ chức bộ máy tìm tin theo phân loại trong hệ thống mục lục phân loại đang được dùng phổ biến ở các nước trên thế giới Mặt khác, với số lượng tài liệu rất lớn lại phong phú về nội dung của các ngành khoa học, các khung phân loại đang được áp dụng tại Trung tâm

đã không phản ánh hết các yêu cầu cần thiết của nội dung nguồn tài liệu, dẫn đến có nhiều tài liệu không thể khai thác phục vụ được Do vậy việc tìm kiếm một khung phân loại vừa mang tính thống nhất trong trung tâm lại vừa đáp ứng được các yêu cầu của một khung phân loại có tính khoa học, phổ biến và hiện đại là một vấn đề cực kỳ quan trọng Yấn đề mấu chốt cần phải giải quyết là làm thế nào để giúp người dùng tin sử dụng một cách có hiệu quả nguồn vốn tài liệu, điều này chỉ có thể được giải quyết khi có một dây chuyền xử lý kỹ thuật khoa học, trong đó công tác phân loại tài liệu là một khâu quan trọng

Trong dây chuyền xử lý thông tin, phân loại tài liệu hay còn gọi là phân )

loại thư viện là sự sắp xếp một cách có hệ thống các chủ đề tài liệu trên giá hoặc trên hệ thống mục lục phân loại và chỉ dẫn cách truy cập theo một cách thức hữu ích nhất cho người dùng tin khi tìm tài liệu Nói một cách khác, phân loại tài liệu nhằm phục vụ 2 chức năng: sắp xếp các loại hình tài liệu theo một trật tự lôgíc trên giá và trình bày một cách có hệ thống trên phiếu phân loại để xây dựng mục lục phân loại

Về cách thức sắp xếp sách trên giá, phân loại tài liệu có hai mục đích:

1) Giúp người dùng tin nhận biết và xác định vị trí tài liệu thông qua số ký hiệu phân loại.

2) Tập trung tất cả các tài liệu của cùng một môn loại tri thức vào với nhau và đặt vào những vị trí gần nhau

Để đạt được mục đích thứ nhất, mỗi tên tài liệu đều được xác định một

ký hiệu phân loại, bất kỳ phương pháp nào dù ký hiệu phân loại được định là chữ cái hay chữ số cần phải thoả mãn cho sự phù hợp giưã của các ký hiệu trên tài liệu và trên phiếu tra cứu Đối với mục đích thứ hai thể hiện chức năng sắp xếp theo thứ tự và đòi hỏi phải gộp các tài liệu tương tự nhau trên cơ sở các tính chất

đã được chọn lựa Vì vậy chức năng này được xem như một công cụ phục hồi, sự phân loại sẽ giúp nhận diện và phục hồi một nhóm các mục có liên quan như những mục riêng biệt Với bất kỳ một sự tuyển chọn nào, cơ sở thích hợp nhất cho việc xác định các nhóm sẽ thay đổi theo sự lựa chọn [13]

Trong thư viện, sự phân loại biểu thị cho sự phát triển của cấu trúc hệ thống của tất cả các khía cạnh thuộc các lĩnh vực kiến thức khác nhau, và nghệ thuật sắp xếp các tài liệu là phải phù hợp với cấu trúc khung phân loại Để có được nguồn thông tin chính xác, đầy đủ và tìm kiếm nhanh chóng cập nhật, cán

bộ làm công tác phân loại tiến hành phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chính và thể hiện nội dung bằng những ký hiệu đã được quy định của khung phân loại cụ thể Các khung phân loại thư viện đã được xuất hiện rất sớm đáp ứng nhu cầu phát triển của tài liệu Ngày nay hệ thống phân loại thư viện được sử dụng rộng rãi nhất là khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification), khung phân loại thư viện-thư mục BBK, khung phân loại thập phân bách khoa (Universal Decimal Classification) Tất cả các khung phân loại trên đều cùng tồn tại và phản ánh kiến thức chung của thời đại

Các khung phân loại thư viện là phương tiện để phân loại tài liệu, là một trong những công cụ cần thiết của người làm công tác thông tin, thư viện để phân

loại tài liệu Các khung phân loại chính là sơ đồ sắp xếp theo một trật tự nhất định các khái niệm khoa học thuộc toàn bộ các lĩnh vực tri thức và là loại ngôn ngữ tiền kết hợp, được cấu trúc theo kiểu thứ bậc, trong đó các từ, các tập hợp từ diễn đạt các khái niệm được xây dựng từ trước và được gắn với các ký hiệu để thể hiện nội dung chính của tài liệu.

Ký hiệu phân loại là một trong những ngôn ngữ tìm tin quan trọng không chỉ trong việc tìm kiếm taì liệu thông qua mục lục phân loại truyền thống, mà còn là điểm tiếp cận, tìm kiếm thông tin thông qua bộ máy tra cứu thông tin hiện đại Nhờ vào các biểu thức tìm tin theo ký hiệu phân loại người dùng tin nhanh chóng tìm tin chính xác về các nhóm tài liệu theo lĩnh vực khoa học mà họ quan tâm Trong một số hệ thống phân loại, các ký hiệu được sử dụng là các chữ cái, một số hệ thống khác lại sử dụng các số, hoặc bao gồm cả số lẫn chữ cái Một kí hiệu đơn giản là ký hiệu chỉ có một loại biểu tượng được sử dụng như DDC Một

số hệ thống sử dụng 2 hay nhiều loại biểu tượng ký hiệu (ký hiệu hỗn hợp) như LCC, BBK, khung phân loại 17 lớp Chính vì vậy, việc xác định lựa chọn một khung phân loại khoa học, phù hợp với đặc điểm của từng lọai hình thư viện là vấn đề then chốt, cốt lõi của bất kỳ một cơ quan thồng tin-thư viện nào trong việc xử lý tài liệu nói chung và phân loại tài liệu nói riêng

Như vậy, phân loại tài liệu là một qúa trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại giúp cho việc tìm tài liệu theo nội dung một cách nhanh chóng và là cơ

sở để tổ chức mục lục phân loại Đối với người dùng tin, mục lục phân loại truyền thống là một trong các bộ máy tìm tin quan trọng vì qua đó toàn bộ tài liệu về một môn loại của kho tài liệu được tập trung lại trong một đề mục của ô tra cứu giúp cho họ nhanh chóng tìm kiếm và thoả mãn nhu cầu tài liệu về ngành khoa học mà

họ cần Còn đối với cán bộ làm công tác thư viện mục lục phân loại sẽ giúp họ nhanh chóng nắm bắt được nội dung kho tài liệu trên phương diện các lĩnh vực tri

thức để có thể bổ sung cho đúng yêu cầu, giúp cho họ tra tìm tài liệu để trả lời bạn đọc, biên soạn các thư mục, lựa chọn tài liệu triển lãm theo chuyên đề.

Nhìn chung một hệ thống phân loại sẽ giúp cán bộ làm công tác phân loại làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thòi gian Những người làm công tác phân loại

sẽ thành công khi có bảng phân loại phù hợp với hệ thống các bảng chỉ dẫn, các bảng tra chủ đề Người làm công tác phân loại cũng có thể có sự trợ giúp để cấu trúc các chỉ số phân loại bằng các chương trình có thể viết được để phân loại tự động Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho người làm công tác phân loại,

mà còn làm ít mắc lỗi trong việc xây dựng các chỉ số phân loại (tránh được tính chủ quan khi một tên tài liệu mà nhiều ngưòi định ký hiệu phân loại) Cấu trúc phân loại ƯNIMARC đã ra đời do sự liên kết của hai hội đồng thường trực IFLA

và Ban phân loại, định chủ đề (Indexing) dưới sự lãnh đaọ của bà Joan Michell, người chịu trách nhiệm trong quá trình hiệu đính DDC là một bước tiến mới trong hiện đại hoá công tác phân loại [27]

Tuy nhiên các bảng phân loại cũng có những hạn chế nhất định, do nguyên tắc phân loại theo các môn loại tri thức đảm bảo thể hiện mối quan hệ thứ bậc và trật tự logic trong từng ngành, hệ thống tiêu đề của mục lục nên không có khả năng thể hiện các vấn đề mới, các vấn đề đang được mọi người quan tâm Hơn nữa với kết cấu sơ đồ phân loại hình cây chỉ đảm bảo cho việc thể hiện mối quan hệ bên trong của các môn loại tri thức mà không phản ánh được mối liên hệ bên ngoài giữa các môn loại tri thức đó Đặc biệt là khi đời sống kinh

tế, văn hoá, khoa học và xã hội phát triển trong cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật thì mối liên quan giữa các ngành khoa học càng trở nên phức tạp hơn, xuất hiện nhiều ngành khoa học mới đan xen nhiều lĩnh vực khác nhau Nhiều vấn đề mới, khái niệm mới nảy sinh trong khi đó bảng phân loại lại bị bó chặt trong các nhóm, lớp đã được cấu tạo từ trước Mặc dù các bảng phân loại được biên soạn đều dựa trên nhiều cơ sở khoa học nhất định và có những ưu thế trong phương

pháp luận và cập nhật thường xuyên, nhưng không tránh khỏi những hạn chế trong việc giới thiệu các vấn đề mới hoặc các chuyên ngành hẹp nhưng được nhiều ngươi quan tâm.

/ Tóm lại, trong mọi lĩnh vực hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện công tác xử lý tài liệu như biên mục, phân loại tài liệu, định từ khoá, từ chuẩn, định chủ đề, v.v có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc tạo ra các sản phẩm

và dịch vụ thông tin phục vụ người dùng tin Trong đó, công tác phân loại tài liệu giữ vai trò cốt lõi trong hoạt động xử lý thông tin Việc ứng dụng tin học hoá trong hoạt động thông tin-thư viện dẫn tới kết quả tạo nhiều điểm tiếp cận, truy nhập, tìm kiếm tài liệu Song công tác phân loại tài liệu vẫn không thể thiếu được trong việc duy trì và phát triển nội dung hoạt động của bất kỳ cơ quan thông tin- thư viện nào Các khung phân loại vẫn được sử dụng để phân loại tài liệu, xây dựng mục lục phân loại tạo dựng cơ sở dữ liệu Trong cơ sở dữ liệu, các ký hiệu phân loại tài liệu đã trở nên quan trọng trong hệ thống ngôn ngữ tìm tin về một lĩnh vực, một ngành khoa học hay một chuyên ngành hẹp

Do xác định được ý nghĩa quan trọng của công tác phân loại tài liệu trong hoat động thông tin thư viện nên ngay từ khi mới thành (2/1997), Ban lãnh đạo Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã chỉ ra định hướng chiến lược nội dung hoạt động của Trung tâm trong đó có hoạt động tổ chức xử lý tài liệu tập trung vào thống nhất kỹ thuật nghiệp vụ Tìm tòi một khung phân loại hợp lý để có thể đáp ứng tốt cho việc tổ chức kho sách, tổ chức tìm tin khoa học để phục vụ thông tin, đầy đủ, kịp thời và nhanh chóng cho cán

bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu khoa học, sinh viên, nghiên cứu sinh của Đại học Quốc gia Hà Nội

CHƯƠNG 2 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ T ổ CHỨC BỘ MÁY

TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI TRƯNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Qưốc GIA HÀ NỘI

2.1 Công tác phân loại tài liệu trong hoạt động xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Như đã trình bày ở phần trên, tiền thân của Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội là ba thư viện thuộc ba trường thành viên: Đại học Tổng hợp Hà Nội, Đại học sư phạm I Hà Nội, Đại học sư phạm ngoại ngữ Hà Nội Sau ba năm hoạt động, đến tháng 11 năm 1999 thư viện Đại học sư phạm I

Hà Nội đã chính thức tách khỏi Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Vào thời điểm sát nhập, công việc xử lý kỹ thuật nói chung và phân loại tài liệu nói riêng đối với các tài liệu tại các thư viện được tiến hành hoàn toàn độc lập, riêng rẽ và với những quy tắc rất khác nhau, nhất là ở khâu phân loại biên mục Để có thể xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về các lọai hình sách, báo, tạp chí một cách thống nhất trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội và tiết kiệm được kinh phí, thời gian và công sức do các thao tác xử lý trùng lặp, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã thực hiện việc xử lý kỹ thuật theo phương thức tập trung đối với tất cả các loại hình taì liệu có trong trung tâm Các phòng Bổ sung trao đổi, Phân loại biên mục đảm nhiệm việc xử

lý này Các loại hình sách báo sau khi được xử lý sẽ được chuyển về các kho phục vụ ở Cầu Giấy, Mễ Trì, và Thượng Đình

Phòng Phân loại - Biên mục là một bộ phận quan trọng trong trung tâm Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Tại đây các tài liệu được tiến hành chuẩn hoá theo khung phân loại, dạng (form) dữ liệu, in sao phiếu mô tả, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin Riêng công tác phân loại phải tiến hành phân loại theo 3 khung phân loại đó là: Bảng phân loại thư viện- thư mục Nga (BBK), Bảng phân loại Dewey (DDC), Bảng phân loại 17 lớp Để có

thể đánh giá một cách khoa học và chính xác hệ thống tra cứu tìm tin tại Trung tâm, chúng tôi trình bày sơ lược về lịch sử hình thành, cấu trúc, phạm vi ứng dụng của một số khung phân loại hiện đang được dùng tại Trung tâm để làm tiêu chí cho việc lựa chọn khung phân loại phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm vốn tài liệu, đặc điểm người dùng tin của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội.

2.2 Đặc điểm một số khung phân loại đang được áp dụng tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội.

2.2.1 Khung phân ỉoại DDC (Dewey Decimal Classification)

Khung phân loại DDC (khung phân loại Dewey) do Melvil Dewey công

bố năm 1876 và đã được xuất bản 12 lần trước khi qua đời vào năm 1931 Sau đó một Ưỷ ban về chính sách xuất bản DDC được thành lập năm 1937 chịu trách nhiệm về xuất bản DDC và Nhà xuất bản Forest Press được thành lập để xuất bản và thương mại hoá DDC Lần xuất bản thứ 18 của DDC vào năm 1971, lần xuất bản 19 vào năm 1979, lần xuất bản 20 vào năm 1989 và lần xuất bản gần đây nhất là lần xuất bản 21 năm 1996

Dewey đã xây dựng bảng phân loại DDC với 10 lớp định trước tương ứng với chín bộ môn cơ bản: Triết học, Tôn giáo, Các khoa học xã hội, Ngôn ngữ, Các khoa học chính xác, Kỹ thuật, Nghệ thuật và Giải trí, Văn học, Địa lý và Lịch sử chung và ghép thêm lớp Tổng loại Như vậy trừ lớp đầu tiên là những vấn đề tổng hợp còn các lớp tiếp theo phù hơp với 3 nhóm trong phân loại khoa học của Bacon đó là Trí nhớ (Lịch sừ), Trí tưởng tượng (Văn học, nghệ thuật), Trí tuệ (Triết học, ngành khoa học) Tổng thể tri thức nhân loại được thể hiện bằng biểu tượng con số 1 Mỗi đề mục đều được đánh số từ 000 đến 900 Bắt đầu

là các loại tài liệu tổng quát cho đến cuối cùng là các tài liệu về Lịch sử, Địa lý Mỗi lớp lại chia ra thành 10 lớp cấp dưới, mỗi lớp nhỏ lại phân chia thành 10 lớp dưới nhỏ hơn