Bài Giảng Quyết Định Trong Quản Trị

Qui trình ra quyết định  Bước 1 : Xác định vấn đề  Trong công việc, nhà quản trị thường gặp 2 loại vấn đề sau : Tối ưu hóa : Khi nhà quản trị phải chọn giải pháp tốt nhất trong nhiề

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 2

 Hiểu khái niệm và vai trò của quyết định

 Biết các nguyên tắc khi ra quyết định

 Ứng dụng được qui trình ra quyết định

 Ứng dụng được các công cụ ra quyết định

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

1 Khái niệm, đặc điểm của quyết định

1.1 Khái niệm

 Quyết định là lựa chọn một giải pháp tốt nhất hay hợp lý nhất cho m t vấn đề xác định.ột vấn đề xác định

1.2 Đặc điểm của quyết định

 Là sản phẩm thường xuyên và quan trọng của nhà quản trị

 Gắn chặt với yếu tố thông tin và xử lý thông tin

 Mang tính khoa học, nghệ thuật và sự sáng tạo

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

2 Phân loại quyết định quản trị

2.1 Căn cứ vào tính chất

Các quyết định chiến lược

Các quyết định chiến thuật

Các quyết định tác nghiệp

2.2 Căn cứ vào thời gian thực hiện

Quyết định dài hạn

Quyết định trung hạn

Quyết định ngắn hạn

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

2.3.Căn cứ vào chức năng quản trị

 Quyết định kế hoạch

 Quyết định tổ chức

 Quyết định điều khiển

 Quyết định kiểm tra

2.4 Căn cứ theo cách soạn thảo

 Quyết định theo chương trình

 Quyết định không theo chương trình

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

3 Các chức năng và nguyên tắc của quyết định

3.1 Các chức năng của quy t ết định

Định hướng : đ a ra định h ng hành động gắn với mục ưa ra định hướng hành động gắn với mục ưa ra định hướng hành động gắn với mục ớng hành động gắn với mục tiêu doanh nghiệp

Bảo đảm : đảm bảo có đủ nguồn lực để thực hiện các

định hướng

Phối hợp : xác định nhiệm vụ của các bộ phận tham gia

giải quyết vấn đề

Pháp lệnh : buộc các đối tượng phải thi hành và động

viên các đối tượng tham gia

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

3.2 Các nguyên tắc ra quyết định

 Tính khoa học : quyết định phải dựa trên quy luật và

nguồn thông tin chính xác đầy đủ

 Tính thống nhất : các quyết định không được mâu

thuẫn với nhau

 Đúng thẩm quyền : quyết định đưa ra phải đúng với

thẩm quyền của nhà quản trị

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

Cụ thể về thời gian : có thời điểm bắt đầu và kết

thúc

Có địa chỉ rõ ràng : qui định rõ người ra quyết định

và người thực hiện

Đúng lúc : phải phù hợp với điều kiện bên trong và

bên ngoài doanh nghiệp

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

4 Qui trình ra quyết định

 Bước 1 : Xác định vấn đề

 Trong công việc, nhà quản trị thường gặp 2 loại vấn đề sau :

Tối ưu hóa : Khi nhà quản trị phải chọn giải pháp tốt

nhất trong nhiều phương án khác nhau

 Khủng hoảng : Khi công việc diễn ra không đúng với

mong đợi của nhà quản trị

 Khi giải quyết vấn đề khủng hoảng thường dẫn tới giải quyết vấn đề tối ưu

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

 Nhà quản trị có thể sử dụng những cách sau để phát hiện vấn đề phát sinh tại nơi làm việc :

 Quan sát nhân viên

 Lắng nghe nhân viên

 Phân tích báo cáo

 Tiên liệu trước

 Nhà quản trị phát hiện vấn đề dựa vào triệu chứng, nhưng triệu chứng không phải là nguyên nhân của vấn đề

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

 Khi phát hiện ra vấn đề khủng hoảng nhà quản trị phải tìm ra nguyên nhân của vấn đề

 Nhà quản trị nên chia xẻ với những người xung quanh để nhận được ý kiến đóng góp

 Nên mô tả vấn đề gặp phải ra giấy để suy nghĩ thấu

đáo hơn và bắt đầu bằng thuật ngữ “ Vấn đề ở đây là

…”

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

 Bước 2 : Đặt mục tiêu

 Đặt mục tiêu giúp chúng ta có định hướng khi ra quyết định và có tiêu chuẩn để kiểm tra quyết định

 Nên chia mục tiêu thành 2 loại là mục tiêu bắt buộc phải đạt được và mục tiêu mong muốn đạt được

CHƯƠNG 2 QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

 Bước 3 : Thu thập thông tin liên quan.

 Xác định những thông tin cần thu thập hỗ trợ cho việc

ra quyết định

 Có thể thu thập thông tin từ những nguồn sau :

 Nguồn bên trong : báo cáo, tài liệu, cơ sở dữ liệu, đồng nghiệp

 Nguồn bên ngoài : tạp chí, niên giám thống kê, tổ chức tư vấn

CHƯƠNG 2 QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

 Bước 4 : Đưa ra các phương án và lựa chọn

 Nên đưa ra nhiều phương án khác nhau để tránh bỏ lỡ những phương án tốt

 Lựa chọn các phương án dựa vào phương pháp định lượng và định tính

 Định lượng : So sánh lợi nhuận, chi phí, điểm hòa vốn của các phương án

Định tính : So sánh ưu điểm và nhược điểm của từng phương án

 Có thể chọn nhiều phương án khác nhau cho một vấn đề

CHƯƠNG 2 QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

 Bước 5 : Tổ chức thực hiện

 Phân chia các phương án lựa chọn thành những công việc cụ thể

 Tuyển chọn nhân viên tham gia thực hiện các công việc cần làm

 Giao công việc cho nhân viên theo công thức 5W +1H

 Theo dõi tiến độ công việc, đôn đốc và hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn

CHƯƠNG 2 QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

 Bước 6 : Đánh giá kết quả

 Một quyết định đưa ra được xem là đạt yêu cầu khi nó đạt tất cả những mục tiêu bắt buộc

 Tập trung phân tích công việc, tìm ra những việc đã làm tốt và chưa tốt

 Phản hồi cho nhân viên, khen ngợi những mặt đã làm tốt và cách làm tốt hơn để họ rút kinh nghiệm

 Không chỉ trích nhân viên, không đưa ra phản hồi khi nóng giận

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

5 Các công cụ hỗ trợ ra quyết định

5.1 Sử dụng Brainstorming ra quyết định

 Giúp có được nhiều ý tưởng hỗ trợ cho việc ra quyết

định.

 Phương pháp thực hiện

 Cần 5-12 người thực hiện từ 20 phút đến 60 phút

 Chia ra thành 02 nhóm :

 Nhóm 1 : Chuyên phát triển các ý tưởng.

 Nhóm 2 : Chuyên đánh giá các ý tưởng.

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

 Các nguyên tắc khi thực hiện

Nhóm 1 : cần những người có khả năng sáng tạo

Nhóm 2 : cần những người có khả năng phê bình

Không được phê bình trong khi đưa ra các ý tưởng

Thời gian đưa ra các ý tưởng có giới hạn

Số lượng các ý tưởng đưa ra càng nhiều càng tốt

Không cần chứng minh tính khả thi trong lúc đưa ra ý tưởng

CHƯƠNG 2 QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

5.2 Sử dụng cây quyết định

 Có 2 phương án sản xuất sản phẩm như sau :

Sản phẩm A : xác suất 0,55 bán hàng tốt, đạt thu nhập

320 triệu đồng Xác suất 0,45 bán hàng không tốt, đạt thu nhập 60 triệu đồng

Sản phẩm B : xác suất 0,65 bán hàng tốt, đạt thu nhập

220 triệu đồng Xác suất 0,35 bán hàng không tốt, đạt thu nhập 90 triệu đồng

 Doanh nghiệp nên chọn phương án nào ?

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

6 Những tố chất giúp nhà quản trị ra quyết định hiệu quả

 Kinh nghiệm : giúp nhà quản trị có thể giải quyết

nhanh những vấn đề từng gặp phải hiệu quả

 Sáng tạo : giúp nhà quản trị nhìn ra vấn đề và đưa ra

nhiều giải pháp giải quyết vấn đề

 Khả năng xét đoán : khả năng phân tích, lập luận

giúp nhà quản trị giải quyết vấn đề có chiều sâu

 Khả năng định lượng : Khả năng sử dụng các kỹ

thuật thống kê, phân tích định lượng khi ra quyết định

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

7 Một số điều nhà quản trị cần tránh khi ra quyết định

 Ra quyết định khi chưa có đủ thông tin

 Quá tin tưởng vào kinh nghiệm quá khứ

 Quá cầu toàn khi ra quyết định

 Không tự tin, sợ ra quyết định sai

 Tầm nhìn hạn hẹp và chủ quan

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

8 Các phong cách ra quyết định

 Nhà quản trị tự đưa ra quyết định và thơng báo cho nhân viên

 Cho phép nhân viên thảo luận về vấn đề, nhưng nhà quản trị là người đưa ra quyết định cuối cùng

 Nhà quản trị và một số người cĩ chức vụ thảo luận để đưa ra quyết định

CHƯƠNG 2QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

 Nhà quản trị đưa ra quyết định ban đầu để cho nhĩm thảo luận, rồi ra quyết định cĩ cân nhắc đến ý kiến của các nhĩm

 Cho phép tất cả thành viên của nhĩm tham gia vào ra quyết định v i quy n bi u quy t ngang nhau ớng hành động gắn với mục ền biểu quyết ngang nhau ểu quyết ngang nhau ết ngang nhau và quyết định dựa vào số đơng

 Tất cả thành viên của nhĩm tham gia vào ra quyết định Quy t ết ngang nhau định ch ỉ được đưa ra khi t t c ất cả ả các thành viên đồng ý

CASE 1 – 5 Phút

 Bạn là người trúng sổ xố 500 triệu đồng, bạn muốn dùng số tiền này để đầu tư Một người bạn của bạn gợi ý cho bạn 2 phương án như sau :

 Phương án 1 : Gửi tiết kiệm ngân hàng với lãi suất

1,2% năm

 Phương án 2 : Mua cổ phiếu của công ty REE và bán

vào cuối năm, xác suất 60% giá tăng lên 600 triệu và xác suất 40% giá giảm xuống 450 triệu

Bạn sẽ lựa chọn đầu tư vào phương án nào nêu trên?

CASE 2 – 5 Phút

 Công ty của bạn kinh doanh về xe máy và muốn đưa ra thị trường xe máy 3 màu sắc được khách hàng ưa thích nhất Vì vậy, bạn phải điều tra để lấy ý kiến khách hàng trước khi quyết định chọn màu sắc nào cho sản phẩm xe máy của công ty bạn

 Hãy vận dụng qui trình ra quyết định để lựa các màu sắc thích hợp

CASE 3 – 5 Phút

 Khi tốt nghiệp ra trường, bạn được Ba Mẹ cho 150 triệu đồng để kinh doanh Bạn sẽ chọn ngành nghề nào để kinh doanh với số vốn như vậy ?

 Nhóm 1 : Đưa ra các ý tưởng về ngành nghề kinh doanh

 Nhóm 2 : Phân tích và phê bình để lựa chọn phương án

CASE 4- 10 phuùt

Nhà hàng Hoa Lan được thành lập từ năm 1996, có doanh thu tăng ổn định liên tiếp từ năm 2003 đến năm 2005 Tuy nhiên, doanh thu của nhà hàng đột nhiên giảm sút nhanh trong 9 tháng năm 2006 Doanh số hiện tại của nhà hàng

là 800 triệu tháng Tân là người quản lý mới của nhà hàng được Ban Giám đốc giao nhiệm vụ tăng doanh số lên 12% trong những tháng tiếp theo với ngân sách thực hiện không quá 50 triệu/tháng

CASE 5- 10 phuùt

Bước 1 : Xác định vấn đề

 Vấn đề ở đây là phải giảm tình trạng ngập nước ở TP.HCM.

 Giả thiết nguyên nhân :

CASE 5- 10 phuùt

 Thu thập thông tin sơ bộ xác định nguyên nhân :

 Hệ thống cống quá nhỏ

 Bước 2 : Đặt mục tiêu

 Phải giảm tình trạng ngập nước

 Phải có ngân sách thực hiện trong 500 tỷ

 Phải kế thúc trong 2 năm

 Muốn đem lại kết quả ổn định trong 50 năm

 Muốn ưu tiên thay cống kích cỡ gấp 2

CASE 5- 10 phuùt

 Thu thập thông tin sơ bộ xác định nguyên nhân :

 Hệ thống cống quá nhỏ

 Bước 2 : Đặt mục tiêu

 Phải giảm tình trạng ngập nước

 Phải có ngân sách thực hiện trong 500 tỷ

 Phải kế thúc trong 2 năm

 Muốn đem lại kết quả ổn định trong 50 năm

 Muốn ưu tiên thay cống kích cỡ gấp 2

 Bước 1 : Vấn đề ở đây là phải giảm đi tình trạng

phàn nàn của khách hàng về thời gian giao hàng.

 Giả thuyết nguyên nhân :

 Khối lượng cơng việc tăng đơn hàng nhiều.

 Thiếu hàng khơng đủ hàng cung cấp.

 Thiếu phương tiện vận chuyển.

 Do thủ tục xử lý đơn hàng phức tạp không hợp lý.

 Một số nhân viên thiếu kỹ năng làm việc.

 Do một số nhân viên bất mãn với chính sách động viên.

 Thu thập thơng tin sơ bộ và xác định nguyên nhân :

1 Phải giảm phàn nàn về thời gian giao hàng

2 Phải đáp ứng được khối lượng cơng việc tăng.

3 Muốn giải quyết vấn đề ngay và về lâu dài.

4 Muốn nhân viên làm việc ngồi giờ vừa phải (3

lần/tháng).

5 Muốn nhân cơ hội này đề xuất tăng thêm nhân lực

 Thu thập thơng tin

 Các đại lý thường phàn nàn, nhân viên phụ trách và khối lượng công việc của các nhân viên này ?

 Số lượng đơn hàng trước đây và hiện nay thay đổi như thế nào ?

 Khối lượng cơng việc của các cá nhân liên quan ?

 Mức độ làm việc ngoài giờ của nhân viên ?

 Đưa ra các phương án :

 Phân chia lại công việc giữa các nhân viên

 Làm thêm giờ

 Chuyển nhân sự từ bộ phận khác sang

Tuyển thêm người