Kỹ Năng Đánh Giá Hiệu Năng Công Tác Của Nhân Viên

Vài nhận xét Rất nhiều nhà quản lý rất e ngại khi phải đánh giá nhân viên  Đặc biệt khi phải viết ra các ý kiến đánh giá/ nhận xét của mình về năng lực của nhân viên, họ thường gặp p

KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ HIỆU NĂNG

CÔNG TÁC CỦA NHÂN VIÊN

NỘI DUNG

của nhân viên.

– Nguyên tắc và phương pháp đánh giá chỉ tiêu công tác

– Phương pháp trao đổi các thông tin phản hồi hiệu quả

– Phương pháp viết bản đánh giá công tác

– Tổ chức buổi đánh giá hiệu quả

– Các bước tiến hành đánh giá chỉ tiêu công tác

Hãy suy nghĩ

 Bạn đã bao giờ đánh giá nhân viên chưa? Bạn cảm nhận như thế nào khi phải đánh giá ai đó?



Vài nhận xét

 Rất nhiều nhà quản lý rất e ngại khi phải

đánh giá nhân viên

 Đặc biệt khi phải viết ra các ý kiến đánh giá/ nhận xét của mình về năng lực của nhân viên,

họ thường gặp phải hội chứng “khủng hoảng

thần kinh tạm thời”

 Thật ra, đánh giá không phải làm văn Do

đó, câu chữ viết ra không nhất thiết phải cầu kỳ, phức tạp và bóng bẩy văn chương

 Mục tiêu chính là trao đổi các nhận xét có

tính xây dựng và hướng dẫn nhân viên cải

tiến thành tích công tác

Thế nào là một đánh giá thành công?

Những sai lầm cơ bản

 Tranh cãi với nhân viên

 Mang tính cá nhân

 Chì chiết các lỗi cũ

 So sánh các nhân viên với nhau

 So sánh nhân viên với chính người đánh giá

 Thường xuyên nói: « Nếu tôi là anh/chị… »

Chú ý trong viết các nhận xét

 Chú ý về hành vi quan sát được chứng minh cho

ý kiến của mình, hơn là đưa ra nhận xét cuối

cùng về hiệu năng công tác của nhân viên

 Viết khoảng 2 đoạn ngắn (mỗi đoạn khoảng

1-3 câu/ý)

 Mỗi ý khẳng định cần phải được minh họa bằng các hành vi đáp ứng 2 yêu cầu;

– Thế thì sao? So what?

– Chứng minh đi! Prove it!

 Nếu phải viết các nhận xét gắt gao, hãy

thêm vào việc nhân viên nên làm hoặc đã

nên làm theo hướng tích cực

Một số ví dụ…

quality work in

correspondence

typing”

Một số ví dụ…

counted on to

manage projects

well.”

Một số ví dụ…

skills in explaining

information to the

public.”

Một số ví dụ…

working toward

alertness to unsafe

conditions.”

Một số ví dụ…

player Sometimes

her moods affect her

working

relationships.”

5 bước chuẩn bị buổi đánh giá

 Giữ hẹn

 Đảm bảo cả hai đều có sự chuẩn bị trước

 Dự trữ thời gian rộng rãi

 Đừng để bị quấy rầy

 Tạo lập một không khí thân mật, tin cậy

7 bước trong buổi đánh giá

1 Giải thích mục đích của buổi đánh giá

2 Khuyến khích việc trao đổi cởi mở

3 Thảo luận về các thành tích quan trọng

4 Xem xét các mục tiêu chính và các tiêu chuẩn

5 Đánh giá các chỉ tiêu không đạt

6 Định các mục tiêu và chỉ tiêu cho giai đoạn kế

7 Kết thúc buổi đánh giá một cách vui vẻ

Bước 1 – Mục đích của buổi đánh giá

 Giải thích mục đích chính của buổi đánh giá

 Nói rỏ trình tự đánh giá và thời gian

 Giải thích nếu cần thêm thời gian thì bạn sẽ làm gì

 Nói rỏ rằng bạn sẽ rất cởi mở và chân thành và mong rằng nhân viên cũng hành xử như thế

 Giới thiệu các bước chính trong quá trình đánh giá và hỏi xem nhân viên có muốn thêm vào điều gì không?

Bước 2 – Khuyến khích trao đổi

 Tạo cơ hội cho nhân viên trình bày quan điểm và nhận xét trước

 Đặt nhiều câu hỏi mở để bảo đảm rằng bạn nhận được nhiều thông tin cần thiết

– Ví dụ: Bạn nghĩ rằng bạn sẽ đã làm gì để đạt kết quả tốt hơn?

Bước 3 – Các thành tích quan trọng

 1- Mô tả thật cụ thể thành tích đạt được mà bạn cho là quan trọng

– “The training I asked you to implement for the new members

of the team was outstanding in its content and

demonstration of our organization’s ethos It offered

concrete suggestions for thriving in this job.”

 2- Thể hiện tình cảm thật của bạn về những thành tích đó

– “I was impressed by the command of fundamental training principles that you demonstrated during the program Your skills have substantially improved over the past few months.”

Bước 3 – Các thành tích quan trọng

 3- Cụ thể hóa các hành vi hay hoạt động

mà bạn muốn nhân viên tiếp thục thể hiện

– “The strategy of comprehensively assessing the training needs of your team before implementation is really

Bước 4 – Xem xét các mục tiêu & tiêu chuẩn chính

 Tới lúc này, bạn đã thiết lập được một không khí nhẹ nhàng cho buổi đánh giá

 Bạn sẽ dễ dàng xem xét lại các chỉ tiêu đã

thỏa thuận và các vấn đề có thể có

 Nên nhớ, đây là một cuộc “đối thoại”, bạn nên luôn khuyến khích nhân viên trao đổi ý kiến của họ

Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không đạt

 1- Xem xét các yêu cầu

– Mô tả cái gì làm tốt và cái gì chưa làm được

– Đánh giá thành tích cụ thể (out put), đừng đánh giá tính cách cá nhân

– Sử dụng các câu hỏi gợi ý “directive question” nhằm thách thức nhân viên tìm ra các phương pháp làm việc tốt hơn

 Ví dụ: “Your reports contain all the necessary data but they are

never forwarded to me on schedule Why is this happening?”

Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không đạt

– Lắng nghe các ý kiến phản hồi của nhân viên

– Khuyến khích nhân viên đưa ra các ví dụ cụ thể

– Không rơi vào cuộc tranh cãi về “Ai đúng?”, “Ai sai?”

– Nếu nhân viên bắt đầu gay gắt bảo vệ quan điểm của mình hay đổ lỗi cho người khác, giải thích rỏ bạn không có ý định thảo luận các lỗi sai mà muốn học hỏi để giúp nhân viên làm việc tốt hơn

– Sử dụng câu hỏi lặp lại “Reflective questions”, ví dụ:

Employee: “Our output would be higher if we changed the procedures

we use.”

[Lắng nghe và diễn dãi ý nhân viên]

Manager: “You’re sure that output can be improved?”

Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không đạt

– Lưu ý, để nhân viên tự giải quyết các vấn đề của họ

Tránh trường hợp nhân viên yêu cầu bạn giải quyết giúp họ, ví dụ:

 “What do you suggest is a fair solution?”

– Đưa các yêu cầu của bạn về việc sữa chữa của nhân viên một cách tích cực

 “Some ways you could be even more effective are ”

– Nên nhớ tránh để nhân viên đẩy trách nhiệm về phía bạn

Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không đạt

Bước 6 – Định các mục tiêu & chỉ tiêu cho giai đoạn kế

 Sát thực tế

 Khuyến khích nhân viên tự đề ra các mục tiêu của họ

– “So what would you be willing to commit to

doing?” [trả lời] “By what date?”

– “An area I’d like to see you tackle is the

difficulty we’ve had with Let’s set an

objective and a time frame for solving it.”

Bước 7 – Kết thúc buổi đánh giá

 Tổng kết buổi đánh giá

 Hướng về tương lai một cách tích cực

– “Let’s restate what we agreed upon ”

– “I’m feeling good about what we discussed ”

 Yêu cầu nhân viên lặp lại các mục tiêu hoặc kỳ vọng đã thảo luận và đồng ý một lần nữa

 Hỏi nhân viên nếu họ có cảm thấy điều gì

quá khó khăn trong việc hoàn thành các mục tiêu đó không

 Kết thúc buổi nói chuyện

THỰC HÀNH

1.Hướng dẫn sử dụng những mẫu biểu

2.Thảo luận tình huống

2.Viết bài đánh giá cá nhân

3.Đóng vai trong một phỏng vấn đánh giá