Bài giảng Quản trị ngoại thương: Các chứng từ sử dụng trong kinh doanh xuất nhập khẩu Võ Thị Xuân Hạnh

Hóa đơn thương mại:  Là chứng từ do người bán lập đòi tiền người mua  Là cơ sở cho việc tính thuế XNK và tính số tiền bảo hiểm  Là căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đ

CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU

(DOCUMENTS)

1 2/10/2015

CHỨNG TỪ TRONG THƯƠNG MẠI VÀ TTQT

BỘ CHỨNG TỪ THEO L/C

Phân loại chứng từ:

b/ Nhóm chứng từ phụ thuộc vào tính chất HH:

- Phiếu đóng gói/phân loại/bản kê chi tiết

- Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng/chất lượng

- Giấy kiểm định

- Giấy kiểm dịch thực vật/động vật

- Giấy chứng nhận về sinh

c/ Theo yêu cầu của nước NK:

- C/O

- Giấy xác nhận hợp pháp hóa/thị thực

- Giấy phép XK

d/ Theo yêu cầu của nhà NK:

- Biên lai bưu điện/Fax XN các giao dịch người thụ

hưởng thực hiện

1 Chứng từ hàng hóa

1.1 Hóa đơn INVOICE (INV.)

a Hóa đơn thương mại:

 Là chứng từ do người bán lập đòi tiền người mua

 Là cơ sở cho việc tính thuế XNK và tính số tiền bảo hiểm

 Là căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng

thương mại

 Không nhất thiết phải được ký

1 Chứng từ hàng hóa

1.1 Hóa đơn – Phân loại

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).

- Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): thanh tóan sơ bộ tiền hàng

 Hóa đơn chính thức (Final Invoice): thanh toán cuối cùng tiền hàng.

 Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.

 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma): giống hóa đơn nhưng không dùng để

thanh tóan

 Hóa đơn trung lập: không ghi rõ tên người bán

b) Các loại hóa đơn khác

 Hóa đơn xác nhận: có chữ ký của Phòng Thương mại và Công nghiệp nước XK

 Hóa đơn hải quan: tính toán trị giá hàng theo giá tính

thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của

hải quan

 Hóa đơn lãnh sự: có xác nhận của lãnh sự nước người

mua đang làm việc ở nước người bán

 Nội dung hóa đơn: Chủ thể HĐMB, cảng đi cảng đến,

tàu, đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá, đkcsgh,

phương thức thanh toán…

9 2/10/2015

Tên và địa chỉ nhà XK Tên và địa chỉ nhà NK

Số tham chiếu, cơ sở tính thuế, nơi và ngày tháng phát hành.

Điều kiện cơ sở giao hàng

Ký hiệu mã hàng hóa

Mô tả hàng hóa

Số lượng hàng hóa Tổng số tiền nhà NK phải trả

Chi tiết về cước vận chuyển

và phí bảo hiểm Chữ ký của nhà XK

Consignee: (2) Buyer (if not Consignee):

Country of Origin of Goods: Country of Destination:

Terms of Delivery and Payment: (4) Vessel/Aircraft etc.:

: Marks and

numbers

Numbers and Kind of Packages;

Description of Goods

Quantity Price Amount

(State Currency)

Total(8)

Freight and Insurance: (9) Name of Signatory:

Place and Date of Issue:(3)

It is hereby certified that this invoice shown the actual price of the goods described,that no other invoice has been issued,and that all particulars are true and correct.

Signature:(10)

L/C yêu cầu “Invoice”- Lưu ý khi lập và kiểm tra

a/ Là bất kỳ loại hóa đơn nào sau đây:

1.1 Hóa đơn

 Lưu ý khi lập và kiểm tra Hóa đơn thương mại:

trong L/C?

Tên người mua, địa chỉ có đúng không ?

người thụ hưởng L/C thì phải ghi rõ “Commercial

Invoice issued by third party is acceptable”

1.1 Hóa đơn

 Lưu ý khi lập và kiểm tra Hóa đơn thương mại:

- Số phone, telex, fax không bắt buộc

- Tên hàng hóa có thật đúng với tên hàng ghi trong L/C không?xem mô tả hàng hóa (về kiểu dáng, ký mã hiệu ) có phù hợpvới B/L, Packing list Nếu trên Invoice mô tả chi tiết hơn L/C(nhưng đúng) thì được chấp nhận, ngược lại nếu mô tả sơ sàithì bị xem như là bán hàng không đạt tiêu chuẩn đã đề ra

L/C không? (Tính dung sai cho phép của L/C)

13 2/10/2015

1.1 Hóa đơn

- Đơn giá trong hóa đơn có nêu điều kiện cơ sở giao hàng,

loại tiền có phù hợp với giá ghi trong L/C?

- Tổng trị giá hóa đơn là bao nhiêu? Có vượt quá giá trị của

L/C không?

- Hóa đơn không cần phải ký

1.1 Hóa đơn

- Các chi tiết khác về nơi bốc hàng, nơi dỡ hàng, phương thức thanh

toán có phù hợp với qui định L/C không?

- Số bản của hóa đơn có đúng như yêu cầu của người mua được ghi

trong L/C không?

- Số hiệu của hóa đơn và ngày lập hóa đơn có được đề cập không?

Ngày lập phải trùng hoặc trước ngày giao hàng mới hợp lý So sánh

với ngày giao hàng trên B/L

15 2/10/2015

1.2 Phiếu đóng gói và Phiếu đóng gói chi tiết

(PACKING LIST)

Là chứng từ hàng hóa liệt kê tất cả những mặt

hàng, loại hàng được đóng gói trong từng kiện

hàng (thùng hàng, container ) và toàn bộ lô hàng

được giao Phiếu đóng gói do người sản xuất/ xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hóa Phiếu thường

được lập thành 3 bản

1.2 Packing list

Nội dung Phiếu đóng gói:

Tên người Bán;

Tên người Mua;

Số hiệu của hóa đơn;

1.2 Packing list

Những nội dung cần lưu ý khi lập và kiểm tra Phiếu đóng gói:

Có ghi đầy đủ tất cả các đặc điểm mô tả hàng hóa như L/C quy định (về bao bì, ký mã hiệu, chủng loại, quy cách,…) không?

Có phải do người Bán lập không? Có được người Bán ký không?

Các chi tiết về tên người mua, số hóa đơn, số L/C (nếu thanh

toán bằng L/C), tên phương tiện vận tải, lộ trình vận tải, có phù

hợp với B/L, Invoice, C/O,…không?

1.3 Giấy chứng nhận phẩm chất (CERTIFICATE OF QUALITY)

1.4 Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng

(CERTIFICATE OF QUANTITY/ WEIGHT)

Là chứng từ xác nhận chất lượng/số lượng/trọng lượng của hàng hóa thực giao Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng/ trọng lượng cũng có thể do người cung cấp hoặc

tổ chức giám định hàng hóa cấp, tùy theo sự thỏa thuậntrong hợp đồng

19 2/10/2015

Những nội dung cần lưu ý khi kiểm tra giấy chứng nhận số lượng/ chất lượng:

 Cơ quan cấp giấy chứng nhận số lượng, chất lượng

có phải là nơi được chỉ định trong L/C? (Có thể giấy chứng nhận số lượng, chất lượng riêng, có thểchứng nhận chung, có thể do chính người bán/

người sản xuất cấp cũng có thể do một cơ quankiểm nghiệm/ giám định cấp tùy theo yêu cầu củaL/C)

 Các yếu tố về người giao hàng, người mua, cácphụ chú (số L/C, số Invoice, ) có đúng với L/C vàcác chứng từ khác không?

Những nội dung cần lưu ý khi kiểm tra giấy chứng nhận số

lượng/ chất lượng:

 Các chứng nhận ghi rõ ràng loại hàng đã được kiểm

đủ, tốt, phù hợp với tiêu chuẩn kiểm nghiệm của nơi cấp chứng nhận Xác nhận đúng về qui cách đặt hàng.

 Xác nhận đủ số lượng, ghi chú về trọng lượng tịnh,trọng lượng cả bì.

 Giấy chứng nhận có được ký không?

21 2/10/2015

1.5 Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh

 Một số công ty Hun trùng được Úc công nhận và cấp

Số đăng ký:

Vietnam Fumigation Company (VFC) –AFASVN 001 Vietnam Fumigation Company-North Branch - 005 Vietnam Fumigation Company-Hai Phong - 008 Vietnam Fumigation Company-Quy Nhon - 009 Vietnam Fumigation Company-Nha Trang - 011 Vietnam Fumigation Company-Binh Duong - 012 Vietnam Fumigation Company-Da Nang - 014 Vietnam Fumigation Company-Can Tho - 015

Termite Control and Fumigation Company-AFASVN 002 Termite Control and Fumigation Company-Hai Phong Branch-AFASVN 005

Cafecontrol –AFASVN 003 Nam Việt Fumigation Joint Stock Company -AFASVN 004

Davicontrol - AFASVN 007 FCC –AFASVN 010

SGS –AFASVN 013

23 2/10/2015

1.6 GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ (CERTIFICATE OF

ORIGIN)

 Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do nhà sản xuất hoặc

do cơ quan có thẩm quyền, thường là Phòng Thương mại/

Bộ Thương mại cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai

Form Form Form Form Form Form

C/O

• Giấy chứng nhận đơn thuần về hàng hóa

• Thực hiện chế độ ưu đãi phổ cập - GSP

• Riêng cho Café, trong ICO

• Mặt hàng may mặc gia công

• Thực hiện trong hệ thống ưu đãi có hiệu

lực chung – CEPT trongASEAN

• Dùng cho tất cả các nước

Những nội dung cần lưu ý khi lập và kiểm tra C/O:

 Cơ quan cấp giấychứng nhận xuất xứ có phải nơi được chỉđịnh trong L/C (do nhà sản xuất cấp hay do cơ quan có

thẩm quyền của nước người bán như Phòng Thương mại

cấp) không?

 Các nội dung sau có đúng so với L/C và thống nhất với các

chứng từ khác không?

27 2/10/2015

Những nội dung cần lưu ý khi lập và kiểm tra C/O:

 Tên, địa chỉ của người gửi hàng, người nhận hàng, người

được thông báo, tên con tàu

 Nơi xuất xứ, nơi đến

 Tên loại hàng, qui cách hàng hóa, trọng lượng hàng hóa, ký

mã hiệu

 Các phụ chú khác có đúng không? (số L/C, số Invoice )

2 Chứng từ vận tải

2.1 Vận chuyển bằng đường biển:

a Vận đơn (B/L-BILL OF LADING)

b Giấy gửi hàng đường biển

c Biên lai thuyền phó

2.2 Vận chuyển bằng hàng không: AWB

2.3 Vận chuyển bằng đường sắt: VĐ đường sắt, giấy gửi hàng

đường sắt

2.4 Vận chuyển đường bộ

2.5 Vận chuyển đa phương thức: VĐ người giao nhận

- Biên bản giám định hầm tàu

- Biên bản kết tóan nhận hàng với tàu: ROROC

- Biên bản hàng đổ vỡ COR

- Giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC)

- Thư dự kháng (LOR)

VẬN ĐƠN ĐƯỜNG BIỂN (B/L)

Khái niệm:

Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading hay MarineBill of Lading - thường viết tắt là B/L) là chứng từ vậntải hàng hóa (Transport documents) bằng đường biển do

người có chức năng ký phát cho người gửi hàng sau khi

nhận để chở

B/L –Đặc điểm

1 Khi nói đến B/L, thì vận tải biển phải xảy ra

2 Là loại chứng từ sở hữu hàng hoá (VD về C.từ sở hữu)

3 Ký phát B/L phải là người có chức năng chuyên chở

- Có phương tiện chuyên chở.

- Người kinh doanh chuyên chở.

4 Thời điểm cấp B/L: (Shipped, Received for Shipment)

5 Tiêu đề vận đơn: "Để xác định được B/L thuộc loại nàophải căn cứ vào nội dung cụ thể ghi trên B/L"

B/L có ba chức năng cơ bản:

Là một biên lai của người chuyên

chở.

chở xác nhận là

Là một

họ đã nhận hàng để bằng chứng về việc thực hiện những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường

biển.

Là một chứng từ sở hữu hàng hóa, qui định

hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảng đích, do đó

cho phép mua bán hàng hóa bằng cách

chuyển nhượng B/L.

 Là chứng cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp

 Làm thủ tục xuất nhập khẩu, khai báo hải quan

2/10/2015 35

NỘI DUNG

MẶT TRƯỚC MẶT SAU

• Gồm những liên quan đến

quy định có vận chuyển

• Mặt trước bao gồm các

ô, cột, dòng in sẵn để điền những thông tin cần thiết khi sử dụng

do hãng tàu in sẵn

• Người thuê tàu không có quyền bổ sung hay sửa đổi mà mặc nhiên phải chấp nhận

• Do người xếp hàng điền vào trên cơ sở số liệu trên biên lai thuy ền phó

Mẫu B/L

đơn

hợp lệ

Các bất hợp lý thường gặp

Một số vấn

đề khác

Hình thức

Nội dung

16

Những nội dung cần lưu ý khi lập

và kiểm tra Bill of Lading (B/L).

a Vận đơn hợp lệ

 Bỏ qua những yêu cầu khác, thông thuờng một bộ chứng từ chỉ

duợc các ngân hàng chấp nhận thanh toán khi có vận don hợp lệ

 Truờng hợp hợp dồng mua bán và tín dụng thu không quy dịnh

về chứng từ vận tải:

Vận đơn đuợc coi là hợp lệ khi tuân thủ các qui tắc quốc tế điều chỉnh

 Truờng hợp tín dụng thu có quy dịnh về chứng từ vận tải:

Vận đơn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tín dụng thư về hình thức, nội dung, số bản gốc, các thông tin trên chứng từ ….

b Hình thức

 Vận đơn được làm thành văn bản và do người vận chuyển phát hành

 Ngôn ngữ sử dụng trong vận đơn phải là ngôn ngữ thống

nhất (thường sử dụng tiếng Anh)

 Hình thức không quyết dịnh giá trị pháp lý của vận đơn

c Những nội dung cần lưu ý khi lập

và kiểm tra Bill of Lading (B/L)

Phải căn cứ vào HĐMB hoặc L/C để điền cho đúng

- Có tên tàu chở hàng không?

- Vận đơn có ghi ngày phát hành không? So sánh với hạn

giao hàng, ngày hàng lên tàu phải trùng hoặc trước ngàygiao hàng trễ nhất do L/C qui định

c Những nội dung cần lưu ý khi lập

và kiểm tra Bill of Lading (B/L)

- Tên nơi bốc hàng, nơi dỡ hàng có ghi không, có

phù hợp với yêu cầu của tín dụng không

- Vận đơn có ghi rõ “Shipped on board”/“On board”

không? Trừ khi L/C cho phép, B/L ghi “On deck” sẽkhông được ngân hàng chấp nhận

+ Cách ghi cảng bốca/ Tên cảng bốc hàng ghi vào ô “Port of loading”

Port of loading: HAIPHONG PORT

Ocean Vessel &

voyage:

MAERSK/409

Shipped on board Date

b/ Tên cảng bốc hàng ghi vào ô “Place of receipt”:

Place of receipt: HAIPHONG PORT

Port of loading: TRANSHIPMENT PORT

Ocean Vessel & voyage: MAERSK/409

Shipped on board M/V MAERSK

AT HAIPHONG PORT Date:

+ Cách ghi cảng dỡ hàng:

a/ Cảng dỡ hàng ghi vào ô ”Port of discharge”:

Port of loading: HAIPHONG PORT

Port of discharge: SINGAPORE PORT

Marine Vessel & voyage: M/V MAERSK/ 409

Shipped on board Date:

b/ Cảng dỡ hàng ghi vào ô “Place of delivery”:

Port of loading: HAIPHONG PORT

Port of discharge: TRANSHIPMENT PORT

Place of delivery: SINGAPORE PORT

Marine Vessel & voyage: M/V MAERSK/ 409

Shipped on board M/V MAERSK For Discharge at: SINGAPORE PORT Date:

c Những nội dung cần lưu ý khi lập

và kiểm tra Bill of Lading (B/L).

* Một vài lưu ý về ghi chú “Onboard – Lên tàu”

- Đối với BL ghi sẵn “Shipped on board”

+ Không cần ghi chú “On board”

- Đối với B/L in sẵn "received for ”

1/ Nếu PH sau khi bốc hàng lên tàu: Phải chỉ ra ngày tháng

2 Nếu PH khi nhận hàng để chở: (Place of receipt =

Port of loading)

3 Nếu PH khi nhận hàng để chở: (Place of receipt #

Port of loading)

4/ Nếu trên B/L dùng các từ "Intended":

- L/C có cho phép chuyển tải không?

a/ L/C kh cấm chuyển tải: Chấp nhận B/L như xuất trình

b/ L/C có điều khoản ”Cấm chuyển tải”, nhưng B/L thể hiện chuyển

tải sẽ xảy ra vẫn được chấp nhận, nếu:

– HH được chuyên chở bằng Container, Móc, Sà lan

– Trên B/L ghi người chuyên chở có quyền chuyển tải

c/ Để chuyển tải không xảy ra, thì L/C phải có điều khoản quy định:– Cấm chuyển tải

- Giao hàng từng phần:

a/ L/C quy định giao hàng từ nhiều cảng khác nhau: Thì các B/L sau đây không được xem là giao hàng từng phần:

– Hàng được giao lên tàu từ các cảng quy định

– Trên cùng một con tàu

– Cùng một cảng đích

54

Note: Vận đơn có ngày giao hàng muộn nhất được lấy làm

ngày giao hàng của tất cả các vận đơn

b/ Giao hàng trên nhiều con tàu được xem là giao hàng từng phần, cho dù các con tàu này có cùng ngày khởi hành và

cùng cảng đích

Những nội dung cần lưu ý khi lập

và kiểm tra Bill of Lading (B/L)

- Người lập vận đơn có phải là:

+ Người chuyên chở.

+ Đại lý được người chuyên chở chỉ định + Thuyền trưởng: không cần ghi tên

+ Đại diện được thuyền trưởng chỉ định: phải ghi rõ tên

- Vận đơn có được người phát hành ký không?

Những nội dung cần lưu ý khi lập

và kiểm tra Bill of Lading (B/L).

- Vận đơn có ghi rõ số lượng bản chính được phát hành không

– Vận đơn có hoàn hảo không? Trừ khi L/C cho phép ngân hàng

sẽ không chấp nhận những vận đơn không hoàn hảo (UCP)

– Vận đơn có nêu lên số L/C không?

– Tên, địa chỉ của người gửi hàng (Shipper): thường là người

hưởng lợi L/C, có đúng qui định của L/C không? Nếu là một tên

khác thì phải xem trên L/C có qui định “Third party documents

are acceptable” không? Tên người gửi hàng này có thống nhất

với các chứng từ khác không?

Những nội dung cần lưu ý khi lập

và kiểm tra Bill of Lading (B/L).

 Tên, địa chỉ người nhận hàng (Consignee): có đúng qui

định của L/C không? Cần lưu ý rằng đây là phần sai sót

nhiều nhất trong vận đơn vì là phần qui định rất khác nhau

trong L/C Có 3 trường hợp:

+ Nếu trong L/C qui định “Full set of original of clean on board

ocean B/L showing L/C No made out to order of shipper and

blank endorsed ” thì người gửi hàng ký hậu để trắng (chỉ ký tên,

mà không ghi tên người được hưởng lợi tiếp theo), trong phần

“Consignee” chỉ ghi “to order”– ai cầm vận đơn này đều có thể đi

Những nội dung cần lưu ý khi lập

và kiểm tra Bill of Lading (B/L).

+ Nếu trong L/C qui định “ Made out to order of issuing bank ” thì phần “consignee” phải ghi “to order of” + tên, địa chỉ ngân hàng phát hành Trong trường

hợp này, người nhập khẩu chỉ có thể đi nhận hàng khi có chữ ký hậu của ngân hàng phát hành Trường hợp này xảy ra khi người nhập khẩu không ký quỹ đủ.

+ Nếu trong L/C qui định “ made out to order of applicant ”thì ở phần “consignee” là “to order of” + tên, địa chỉ của người xin mở L/C Trường hợp này

xảy ra khi khách hàng ký quỹ đủ.