Bài giảng kỹ năng lãnh đạo và quản lý xây dựng và quản lý nhóm làm việc

Nếu việc kiểm tra biểu hiện yếu kém, nên tổ chức cuộc họp để giải quyết Nhóm đa chức năng Nhóm làm việc theo đa ngành, lien phòng ban, được hình thành ở mọi cấp trong công ty  Tháo

Xây dựng và quản lý nhóm làm việc

PGS TS Trần Văn Bình

lý nào cho dù chỉ mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm.

Tù chñ, giao quyÒn

International Executive Master of Business Administration

tËp lÉn nhau

Định nghĩa nhóm

Có rất nhiều định nghĩa về nhóm tuy nhiên tất cả đều ngụ ý rằng:

• Có nhiều hơn một người tham gia

• Phải có sự tương tác lẫn nhau

• Mục đích hay dự định chung

• Cùng nổ lực làm việc tập thể

Khỏi niệm nhúm làm việc

nhân có sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó của các thành viên và cùng đạt tới những mục tiêu chung.

cỏ nhõn cú cỏc kỹ năng bổ sung cho nhau để phục vụ cho mục đớch chung với trỏch nhiệm tập thể

Đặc điểm nhúm làm việc

 Nhóm với những con ngư ời khác nhau tạo ra văn hoá nhóm

 Thói quen làm việc và sinh hoạt

đánh giá chung

Mục tiêu của hình thành nhóm

Tùy theo từng trường hợp mà mục tiêu của nhóm sẽ là:

 Nâng cao năng suất sản xuất;

 Nâng cao chất lượng sản xuất;

 Làm cho tất cả người lao động tham gia vào quá trình ra quyết định nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn công việc của họ;

 Xem xét hệ thống và thực tế làm việc để giảm lãng phí thời gian;

 Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng để nắm rõ các nhu cầu của thị trường.

Nhóm phi chính thức là các nhóm được thiết

lập thông qua tương tác và tiếp xúc giữa những thành viên trong doanh nghiệp

 Quản lý các hoạt động hàng ngày của một tổ chức hoặc một bộ phận Thường xuyên có những cuộc họp theo chương trình hoặc theo báo cáo

 Căn cứ thông tin của các bộ phận cấp dưới Nếu việc kiểm tra biểu hiện yếu kém, nên tổ chức cuộc họp để giải quyết

Nhóm đa chức năng

Nhóm làm việc theo đa ngành, lien phòng ban, được hình thành

ở mọi cấp trong công ty

 Tháo gỡ những trở ngại bằng cách trao đổi những ý tưởng khác nhau về các nhiệm vụ

cụ thể, chẳng hạn khởi xướng một sản phẩm mới;

 Các thành viên của nhóm dung những lĩnh vực chuyên môn và kỹ năng khác nhau để giải quyết một vấn đề hay công việc

Nhóm kinh doanh

Một nhóm người chịu trách nhiệm điều hành lâu dài một dự

án hoặc một bộ phận trong tổ chức

 Điều hành một bộ phận và tối ưu hóa các kết quả;

 Phụ thuộc vào Trưởng nhóm – người thường xuyên có những thay đổi đối với nhóm để tối ưu hóa cách làm việc và thường chịu sự giám sát tương đối chặt chẽ

Nhóm hỗ trợ chính thức

Nhóm này hỗ trợ và cung cấp các dịch vụ như tài chính, hệ thống thông tin, hành chính và

bố trí nhân sự

 Mang nặng cách làm việc theo thói quen, chẳng hạn như văn thư, và hiệu quả của bộ phận này không thể thiếu đối với thành công chung của nhóm;

 Phụ thuộc vào quy trình làm việc, đưa ra phạm vi nâng cao năng suất theo cách làm việc nhóm

Các hình thức nhóm …

Hình thức nhóm Nhiệm vụ và đặc điểm Nhóm dự án

Một nhóm gồm những người được tuyển chọn và làm việc với nhau trong thời gian của dự án,

ví dụ dự án xây dựng một xưởng sản xuất mới

 Yêu cầu có một số tiểu nhóm và công việc được chia nhỏ, lập kế hoạch chi tiết và kỹ luật làm việc nghiêm;

 Phụ thuộc vào hiểu biết, sự gần gũi giữa các thành viên và cách thức tổ chức làm việc

Nhóm tạo ra sự thay đổi

Nhóm gồm các chuyên gia có nhiệm vụ tạo ra sự thay đổi Giá trị công việc phụ thuộc vào khả năng của tập thể nhóm Đôi khi công việc này không phụ thuộc vào sour trường của nhóm

 Tạo ảnh hưởng văn hóa công ty để cải thiện căn bản các kết quả thong qua ứng dụng các phương pháp mới;

 Lãnh đạo bởi những người tin tưởng vào sự thay đổi và cống hiến nhiều cho tổ chức

Nhóm “nóng”

Là bộ phận độc lập với các bộ phận khác và thường xuyên làm việc ở các địa điểm xa công ty

 Tập trung vào những nhiệm vụ như thâm nhập thị trường mới hoặc tạo ra chương trình sản phẩm mới;

 Gồm những người đạt được thành tích cao, độc lập, linh hoạt, nghiên cứu nhiều tình huống và đạt kết quả nhanh chóng

Nhóm công tác tạm thời

Là bộ phận được thành lập trong thời gian ngắn để nghiên cứu hoặc giải quyết một vấn đề hoặc công việc cụ thể và báo cáo kết quả cho ban quản lý

 Thiết lập hệ thống công nghệ thong tin mới, thao gỡ những vướng mắc trong sản xuất, hoặc tham gia những nhiệm vụ tương tự, thường làm việc dưới áp lực cao;

 Sử dụng quy trình không chính thức và đưa

ra các khả năng lựa chọn

Thành lập nhóm

 Nhóm được thành lập xuất phát từ yêu cầu của DN, tổ chức, cộng đồng

 Nhóm có thể theo mô hình Nhóm chính thức hoặc Nhóm phi chính thức

 Nhóm gồm có trưởng nhóm và các thành

viên của nhóm

 Nhóm phải có mục đích rõ ràng và có đủ các nguồn lực để đạt được mục đích đó

14

Kỹ năng phân công Khả năng quan sát

Tập trung vào kết quả Khả năng hội nhập

Tính chu đáo Lòng can đảm Khả năng làm việc

theo nhóm

Trách nhiệm của trưởng nhóm

Trách nhiệm của trưởng nhóm gồm:

Trách nhiệm đối với công việc

 Trách nhiệm đối với cá nhân

 Trách nhiệm đối với Nhóm

Trách nhiệm đối với công việc

Lãnh đạo nhóm đạt được mục tiêu công việc là trách nhiệm chính của người lãnh đạo nhóm

18

Trách nhiệm đối với cá nhân

 Hỗ trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong nhóm;

 Phân công công việc phù hợp;

 Giải thích vai trò của từng cá nhân đối với công việc chung của nhóm;

 Đánh giá thực hiện công việc của từng cá nhân;

 Bảo vệ cá nhân khi cần thiết

Trách nhiệm đối với Nhóm

 Đại diện cho cả nhóm trước lãnh đạo cấp trên;

 Đại diện cho cấp trên trước nhóm;

 Phối hợp giữa nhóm với các bộ phận khác hoặc nhóm khác

20

Lựa chọn thành viên nhóm

 Việc lựa chọn thành viên tham gia nhóm cần phải dựa trên năng lực chuyên môn, kỹ năng làm việc nhóm và những phẩm chất cá nhân của người đó

 Những việc nên và không nên làm trong quá trình lựa chọn các thành viên nhóm gồm:

Lựa chọn các thành viên của nhóm

22

Những phẩm chất nào cần có cho vai trò này ?

Khẳng định rằng mọi người sẽ phù hợp với vai trò của họ

Phác thảo nội dung công việc trước khi trao đổi

Có thành viên nào thích hợp

không ?

Đối chiếu các nội dung trong hồ sơ với các chi tiết của cá nhân

Chỉ dựa vào những lời giới thiệu miệng

Những thế mạnh nổi bật của

họ là gì ?

Bỏ qua nhiều thiếu sót về những kinh nghiệm đặc biệt

Chọn những cá nhân

thích hợp có nhiều kỹ

năng

Những yếu kém có thể khắc phục được không ?

Xem xét cẩn thận những thiếu sót

Hy vọng cả nhóm sẽ theo dõi yếu kém đó

Sẽ làm việc với người này được không ?

Lưu ý những thiếu sót

thuộc về tính cách

Bỏ qua những biểu hiện cá nhân

Quyết định cuối cùng dựa trên mức độ thỏa mãn các

vấn đề trên

Giao vai trò đã xác định cho cá nhân đáp ứng nhiều nhất các yêu cầu chung của nhóm

Giao vai trò đã xác định cho cá nhân có

kỹ năng vượt trội

Những điều nên làm Những điều không nên làm

Thiết lập mục tiêu của nhóm

thành công của nhóm;

chính xác mục tiêu mà họ cần hướng tới;

thành viên nhóm;

tiêu đầy thách thức Tuy nhiên phải có tính khả thi và gắn với mục tiêu chung của tổ chức.

Các tiêu chí cần đạt được khi xây

dựng mục tiêu nhóm

Lý tưởng nhất mục tiêu của nhóm được xây

dựng theo tiêu chí SMART:

Những điểm lưu ý khi xây dựng

Tổ chức nhóm làm việc

 Nhóm không đơn giản chỉ tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý

 Nhóm làm việc là một tập thể các cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau để phục vụ cho mục đích chung với trách nhiệm tập thể

 Trong nhóm, mỗi thành viên tùy theo khả năng, năng lực, cá tính mà được giao những nhiệm vụ, vai trò khác nhau

Sơ đồ phân công nhóm

Người gieo

ý tưởng Người phản biện

Người phát triển ý tưởng

Người khai thác Người triển Nguồn lực khai

Ý tưởng

Huấn luyện nhóm

Huấn luyện sẽ giúp:

 Cải thiện các kỹ năng chuyên môn của các thành viên trong nhóm;

 Xây dựng các mối quan hệ giữa các thành viên và giữa người quản lý và các thành viên của nhóm;

 Nâng cao các kỹ năng của toàn nhóm

Hình thức huấn luyện

Tức là đưa nhóm đến một địa điểm cách xa nơi làm việc để tham gia một buổi huấn luyện;

chương trình huấn luyện đã được xây dựng kỹ càng;

luyện để họ đưa ra những nhận xét và góp ý khách quan

30

Xây dựng chương trình huấn

luyện

 Yêu cầu các thành viên nhóm đánh giá các

kỹ năng và yếu kém của họ;

 Khích lệ các thành viên đặt ra yêu cầu về các kỹ năng cần huấn luyện;

 Tham khảo các nhà tư vấn để xây dựng

khóa huấn luyện cho nhóm

- Có cùng một viễn cảnh t ương lai

- Làm việc trờn tinh thần hợp tỏc

- Và có một ng ười lãnh đạo giỏi

Nhóm làm việc tốt

Hành vi không hiệu quả

khi làm việc nhóm

 Hiếu thắng

 Không lắng nghe ý kiến ng ười khác

 Lấn át ng ười khác, thích gây ảnh h ưởng

áp đảo

 Khoe khoang thích thể hiện

 Chỉ coi trọng cá nhân mỡnh

 Lảng tránh

 Tãm t¾t c¸c ý tư ëng cã liªn quan

 KiÓm tra tÝnh thùc tiÔn

 Phèi hîp/ ĐiÒu hoµ

 KhuyÕn khÝch ngư êi kh¸c

 …

Nhóm không thể giao tiếp

 Liên tục phải xem lại các vấn

đề đã được thực hiện trước đây

 Xác định lại mục tiêu và đánh giá những gì còn phải làm

 Yêu cầu các thành viên xác định nguyên nhân làm việc trễ; tư duy các giải pháp

 Chuyên các thành viên từ những vấn đề đã khép lại sang những bước tiếp theo

Lãnh đạo vô lý

 Trưởng nhóm không thu hút

sự đóng góp của các thành viên

 Trưởng nhóm không giao phó công việc

 Không có tầm nhìn

 Phong cách lãnh đạo thiển cận, chỉ đại diện cho một trong nhiều thành viên

 Họp với trưởng nhóm để thảo luận những thiếu sót nhận thức được về lãnh đạo

Thảo luận nhóm

 Hình thức hoạt động nào của nhóm cho phép các thành viên nêu ra những ý kiến đề xuất cải tiến công việc và tiếp thu các ý kiến đóng góp

44

Thảo luận …

Các hình thức có hiệu quả:

 Duy trì các cuộc họp nhóm định kỳ

 Tổ chức thảo luận tổ

 Trao đổi công việc giữa các thành viên

 Trao đổi riêng giữa nhóm trưởng với các thành viên

 Đảm bảo các đánh giá là có cơ sở và trung thực;

 Có thể sử dụng các chuyên giá đánh giá độc lập từ bên ngoài nếu cần

46

Các đối tượng và khía cạnh đánh

 Chất lượng: đúng; thỏa mãn khách hang

 Phát triển: đầu tư vào cách thức làm việc nhóm; phát triển các kỹ năng

Trưởng nhóm

Đánh giá hiệu quả của trưởng nhóm trong việc hỗ trợ và chỉ đạo nhóm

 Kiểm soát: đạt được kết quả theo kế hoạch hoặc ngân sách;

 Đánh giá theo chiều từ dưới lên: kết quả thực hiện theo như đánh giá của nhóm

 Đánh giá theo chiều từ trên xuống: kết quả thực hiện theo như đánh giá của người giám sát;

 Tinh thần: các đánh giá của các thành viên trong nhóm, khách hàng hoặc nhà cung cấp

 Chỉ tiêu: kết quả đạt được theo đúng mục tiêu;

 Chất lượng: theo mức độ đánh giá của khách hàng nội bộ;

 Khách hàng: kết quả theo đánh giá của khách hàng bên ngoài;

 Cải thiện: đưa ra các kế hoạch để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai

Các thành viên nhóm

Đánh giá mức độ đóng góp của mỗi thành viên vào thành quả đạt được mục tiêu của cả nhóm

 Kết quả: thực hiện theo các chỉ tiêu;

 Đánh giá: theo mức độ đánh giá của giám sát, đồng nghiệp và khách hàng;

 Tự đánh giá: tự xếp loại theo cá nhân hoặc theo thành viên trong nhóm;

 Giá trị tăng thêm: đóng góp thêm ngoài những nhiệm vụ cụ thể đã giao

Đặc điểm của nhóm hiệu quả và nhóm không hiệu quả

4 Sự chủ động lắng

nghe Các thành viên lắng nghe lẫn nhau, góp phần thảo luận các ý

kiến

Tránh đưa ra ý kiến của bản thân, không góp

ý cho ý tưởng của người khác hay thảo luận

để đạt hiệu quả

quyết hay chấp nhận Không được giải quyết, bị trưởng nhóm lấp liếm, có the sự lấn át trong xung đột

đưa ra mà không có sự kiểm tra tỉ mỉ Chỉ đơn giản quyết định theo số đông

nhóm và qua các ý tưởng Hầu như không giấu giếm

Bị che giấu và đánh giá là không phù hợp với các hoạt động nhóm

10 Thể thức lãnh đạo Không bị lấn át bởi người chủ

tọa, “chuyên gia” dẫn dắt tùy theo tình huống, không có tranh đấu quyền lực

Bị người chủ tọa lấn át