Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH inox phát thành

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ

KHOA KINH TẾ

MAI HỒNG SIÊM

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH INOX

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ

KHOA KINH TẾ

MAI HỒNG SIÊM MSSV: B1202579

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH INOX

Tháng 8 – 2015

LỜI CẢM TẠ

Qua quá trình học tập tại Trường Đại học Cần Thơ, được sự chỉ dẫnnhiệt tình, cũng như sự giúp đỡ của quý thầy cô Trường Đại học Cần Thơ, đặcbiệt là quý thầy cô Khoa Kinh tế, cùng với thời gian hơn ba tháng thực tập tạiCông ty TNHH Inox Phát Thành, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của

mình với đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Inox Phát Thành” Để đạt được kết quả này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, áp

dụng lý thuyết được học vào thực tiễn, em còn được sự hướng dẫn tận tình củaquý thầy cô và các cô chú, anh chị tại nơi thực tập

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn Thầy Lê Tín, người đã trực tiếpchỉnh sửa, hướng dẫn em thực hiện luận văn; đồng thời em cũng cám ơn toànthể quý thầy cô Khoa Kinh tế Trường Đại học Cần Thơ đã truyền đạt kiếnthức cho em trong hơn 3 năm qua

Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc Công ty TNHH Inox PhátThành cùng các anh chị trong Công ty, đặc biệt là các anh chị trong phòng Kếtoán đã nhiệt tình hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho em trong suốtthời gian thực tập tại công ty

Tuy nhiên, do kiến thức và thời gian thực hiện luận văn có giới hạn nênluận văn của em không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận đượcnhững ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô và các anh chị trong công ty

để đề tài của em được hoàn chỉnh hơn

Cuối cùng em xin chúc quý thầy cô luôn luôn mạnh khỏe và thành công,kính chúc Công ty TNHH Inox Phát Thành ngày càng phát triển vững mạnhhơn nữa Em xin chân thành cảm ơn!

Cần Thơ, ngày 16 tháng 11 năm 2015

Người thực hiện

Mai Hồng Siêm

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiêncứu của tôi, các kết quả phân tích là trung thực Kết quả nghiên cứu này chưađược dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác

Cần Thơ, ngày 16 tháng 11 năm 2015

Người thực hiện

Mai Hồng Siêm

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

  

Cần Thơ, ngày 16 tháng 11 năm 2015

Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên và đóng dấu)

MỤC LỤC

Trang

DANH SÁCH BẢNG

Trang

Bảng 3.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2012-2014 của

Công ty TNHH Inox Phát Thành 36

Bảng 3.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2014, 2015 của Công ty TNHH Inox Phát Thành 40

Bảng 4.1 Chứng từ trong chu trình doanh thu 53

Bảng 4.2 Sổ sách trong chu trình doanh thu 56

Bảng 4.3 Báo cáo trong chu trình doanh thu 56

Bảng 4.4 Hoạt động kiểm soát quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng 57 Bảng 4.5 Hoạt động kiểm soát quy trình xuất kho giao hàng 58

Bảng 4.6 Hoạt động kiểm soát quy trình lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu 59

Bảng 4.7 Hoạt động kiểm soát quy trình thu tiền 60

Bảng 4.8 Hoạt động kiểm soát quy trình hàng bán bị trả lại, xóa nợ phải thu 60

Bảng 4.9 Kiểm soát quá trình nhập liệu trong chu trình doanh thu 61

Bảng 4.10 Chứng từ trong chhu trình chi phí 69

Bảng 4.11 Sổ sách trong chu trình chi phí 71

Bảng 4.12 Báo cáo trong chu trình chi phí 71

Bảng 4.13 Hoạt động kiểm soát quá trình đặt hàng cho NCC 72

Bảng 4.14 Hoạt động kiểm soát quá trình nhận hàng 73

Bảng 4.15 Hoạt động kiểm soát quá trình nhận hóa đơn, theo dõi nợ

phải trả 74

Bảng 4.16 Hoạt động kiểm soát quá trình thanh toán cho NCC 75

Bảng 4.17 Kiểm soát quá trình nhập liệu trong chu trình chi phí 76

DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 2.1 Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán tài chính 7

Hình 2.2 Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán quản trị 8

Hình 2.3 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 23

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 28

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 31

Hình 3.3 Sơ đồ kế toán trên máy vi tính 34

Hình 3.4 Biểu đồ tổng doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty giai đoạn 2012 – 2014 37

Hình 4.1 Lưu đồ mô tả quy trình nhận đặt hàng của KH 46

Hình 4.2 Lưu đồ mô tả quy trình giao hàng cho KH 48

Hình 4.3 Lưu đồ mô tả quy trình lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu 50

Hình 4.4 Lưu đồ mô tả quy trình thu tiền của KH 52

Hình 4.5 Lưu đồ mô tả quy trình đặt hàng với NCC 64

Hình 4.6 Lưu đồ mô tả quy trình nhận hàng 65

Hình 4.7 Lưu đồ mô tả quy trình nhận hóa đơn, theo dõi nợ phải trả 66

Hình 4.8 Lưu đồ mô tả quy trình thanh toán tiền cho NCC 68

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

GTGT : Giá trị gia tăng

HĐKD : Hoạt động kinh doanh

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Sự phát triển của công nghệ thông tin và toàn cầu hóa đã tạo ra môitrường kinh doanh phức tạp, thay đổi liên tục tạo ra nhiều cơ hội và thách thứcđối với doanh nghiệp Việt Nam, mà thông tin là lĩnh vực then chốt Trong điềukiện công nghệ thông tin phát triển mạnh như hiện nay thì việc ứng dụng côngnghệ thông tin vào kinh doanh là việc làm vô cùng cần thiết để kinh doanhmột cách hiệu quả nhất Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý kinhdoanh đã mang đến một giải pháp mới và hiệu quả trong kinh doanh, thôngqua việc xây dựng hệ thống thông tin thì tin học hóa ngày càng được mở rộng,

từ đó luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn vàbảo mật Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển củamọi tổ chức nói chung và mỗi công ty nói riêng; nhất là trong điều kiện cạnhtranh ngày càng gay gắt và quyết liệt thì thông tin phải được tổ chức thành một

hệ thống khoa học, có như vậy thì mới giúp nhà quản lý khai thác thông tinmột cách triệt để

Trong nền kinh tế thị trường biến động để tồn tại và phát triển thì công

ty phải thực sự vững mạnh từ bên trong đơn vị Để làm được điều đó thì nhàquản lí phải đưa ra phương pháp quản lí phù hợp và xác định đâu là yếu tốquan trọng và đóng vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh củacông ty Đối với các đơn vị kinh doanh cho dù với quy mô nhỏ hay lớn thì hệthống thông tin kế toán cũng đóng một vai trò rất quan trọng Hệ thống thôngtin kế toán là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lí trong việc nắm bắttình hình tài chính, đưa ra những quyết định tài chính – kế toán một cáchchính xác và kịp thời; đồng thời giúp nhà quản lý kiểm soát việc thực hiện kếhoạch, điều hành hoạt động hàng ngày, kiểm soát việc tuân thủ quy trình hoạtđộng kinh doanh của công ty Một hệ thống thông tin kế toán hợp lí sẽ kiểmsoát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực đáng tin cậy góp phần đáng kểtrong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như sức cạnh tranhcủa công ty cả trong và ngoài nước Nhận thức được vai trò và tầm quan trọngcủa hệ thống thông tin kế toán trong mỗi đơn vị kinh doanh nên tôi đã quyết

định chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Inox Phát Thành” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình.

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Inox Phát Thành

từ đó rút ra những ưu điểm, nhược điểm và đề xuất một số giải pháp hoànthiện hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Khái quát về hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Inox Phát Thành

- Phân tích hệ thống thông tin kế toán qua hai chu trình chính trong công ty: chutrình doanh thu và chu trình chi phí dựa trên trình tự luân chuyển chứng từcủa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan; đánh giá hệ thống thông tin

kế toán tại Công ty TNHH Inox Phát Thành

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công tyTNHH Inox Phát Thành

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Không gian nghiên cứu

Luận văn được thực hiện tại Công ty TNHH Inox Phát Thành

1.3.2 Thời gian nghiên cứu

- Luận văn được thực hiện từ tháng 8 đến tháng 12 năm 2015

- Số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh là số liệu năm 2012, 2013, 2014 và 6tháng đầu năm 2015

- Số liệu thực hiện phân tích hệ thống thông tin kế toán: Đề tài sử dụng số liệucủa kỳ kế toán quý 3 năm 2015

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại Công tyTNHH Inox Phát Thành, cụ thể là chu trình doanh thu và chu trình chi phí

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

2.1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữacác đơn vị phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mụctiêu,… của từng nơi, thế nhưng bất kì hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng baogồm những bộ phận cơ bản sau:

 Môi trường kiểm soát

 Đánh giá rủi ro

 Hoạt động kiểm soát

 Thông tin và truyền thông

 Giám sát

a. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chiphối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối vớicác bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính thuộc về môi trườngkiểm soát là:

- Tính chính trực và giá trị đạo đức

- Đảm bảo về năng lực

- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

có thể làm mất đi tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc nănglực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệchtrọng yếu của các báo cáo này

b. Đánh giá rủi ro

Đối với hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro vàkhó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tíchnhững nhân tố ảnh hưởng tạo nên những rủi ro làm cho những mục tiêu – kể

cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thểkhông đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất docác rủi ro này gây ra

Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được người quản lý phải dựatrên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ

đó mới có thể quản trị được rủi ro

c. Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho cácchỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúpthực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro màđơn vị đang hay có thể gặp phải Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau

có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếutrong đơn vị:

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ: là không cho phép một thành viên nào đượcgiải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc Chẳnghạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thựchiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Để thông tin đáng tincậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực,đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Khi kiểm soát quá trình xử lý thôngtin cần đảm bảo rằng: phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách; việcphê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn

 Kiểm soát vật chất: hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tàisản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa đưa vào sửdụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những

hồ sơ dữ liệu

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân(hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ.Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường

có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thườngxuyên kiểm tra, soát xét lại

 Phân tích, rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: hoạt động này chính là xemxét lại những việc đã được thực hiên bằng cách so sánh số thực tế với số liệu

kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thôngtin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối quan hệ vớitổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quá trình thực hiện giúp

nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mụctiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không.

d. Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,duy trì và nâng cao năng lực kiểm toán trong đơn vị thông qua việc hình thànhcác báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ baogồm cả nội bộ và bên ngoài

Thông tin cần thiết cho các cấp của mọi tổ chức vì giúp cho việc đạtđược các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin được cung cấp thông qua

hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trênmáy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêucầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truycập thuận tiện

e. Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thốngkiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ cóvận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng chophù hợp với từng gia đoạn phát triển của đơn vị hay không Để đạt kết quả tốt,nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc địnhkỳ

- Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp

ý của khách hàng, nhà cung cấp,… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động vàphát hiện các biến động bất thường

- Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ dokiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

2.1.2 Giới thiệu sơ lược về hệ thống thông tin kế toán

2.1.2.1 Khái niệm

Là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trìnhsản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu íchcho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp

 Hệ thống thông tin kế toán có các đặc tính sau:

- Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cho các tổ chức bênngoài và sử dụng nội bộ doanh nghiệp

- Đầu vào: với các dữ liệu ban đầu là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưbán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí,…

+ Ghi chép theo phân loại tài chính: Ghi sổ tài khoản Các nghiệp vụkinh tế sau khi được phân tích ở giai đoạn ghi nhật kí, kế toán tiến hànhchuyển số liệu vào các tài khoản kế toán tổng hợp thích hợp trong hệ thống tàikhoản của doanh nghiệp (còn gọi là ghi sổ cái).

+ Kiểm tra đối chiếu: Kiểm tra số liệu kế toán Do quá trình phân tích,ghi chép các nghiệp vụ kinh tế của kế toán có thể bị sai nên kế toán cần kiểmtra lại số liệu ghi chép trên sổ kế toán

+ Tổng hợp, lập báo cáo: Lập báo cáo kế toán Là bước công việc cuốicùng trong quá trình xử lý số liệu của kế toán Ngoài các báo cáo tài chínhtheo quy định bắt buộc, các báo cáo quản trị có thể được lập tùy theo nhu cầucủa người quản lý

+ Truyền thông: là việc truyền đạt những báo cáo được tạo ra từ hệ thốngđến nơi sử dụng Việc truyền đạt cần phải đảm bảo được tính bảo mật thôngtin

- Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch,…

- Con người: Dù trong bất kì hệ thống nào cũng có con người tham gia.Con người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủcông, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì

hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

- Môi trường hệ thống: Hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động củadoanh nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thôngtin kế toán

2.1.2.2 Chức năng

Hệ thống thông tin kế toán gồm có các chức năng sau:

- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp

- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan Cụthể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanhnghệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thựchiện kế hoạch và việc điều hành hoạt động hàng ngày

 Phân loại theo phương tiện xử lý

Tùy theo phương thức xử lý dữ liệu bằng thủ công hay có sự hỗ trợ củamáy tính, chúng ta chia hệ thống thông tin kế toán thành 3 loại:

- Hệ thống kế toán xử lý thủ công: tất cả các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý,thiết lập các báo cáo đều được thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay

- Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Các quá trình thực hiện, vậnhành của hệ thống kế toán phần lớn được thực hiện trên nền máy tính từ việcthu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin,…

 Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin

Theo đặc điểm tính chất của thông tin cung cấp, hệ thống thông tin kếtoán được chia làm 2 loại: hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thốngthông tin kế toán quản trị

 Hệ thống thông tin kế toán tài chính

- Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho bên ngoài doanh nghiệp.Các thông tin này được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ, nguyên tắc,chuẩn mực kế toán hiện hành

- Đầu vào: Các dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Quy trình xử lý:

Hình 2.1 Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán tài chínhDòng thông tin sẽ đi từ bộ phận hoạt động đến bộ phận kế toán và cuốicùng là được cung cấp cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

Khi đề cập đến hệ thống thông tin kế toán cần phải đề cập và theo dõichu trình kế toán Thông thường có 5 chu trình Các chu trình nghiệp vụ này

sẽ tập hợp, mô tả và xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung kinh tế haycùng bản chất

• Chu trình doanh thu: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bánhàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng

• Chu trình chi phí: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung muahàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp

• Chu trình sản xuất: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trìnhchuyển hóa nguyên vật liệu, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành.Chu trình này chỉ có trong các doanh nghiệp sản xuất

• Chu trình tài chính: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huyđộng các nguồn tiền đầu tư vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi

HT ngân sách HT báo cáo trách nhiệm

HT xử lý nghiệp vụTRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM

Dòng thông tin từ bên dưới lênDòng thông tin từ trên xuốngKế hoạch

ra cho các chủ nợ và nhà đầu tư vào doanh nghiệp, đồng thời chu trình này

cũng xử lý lập báo cáo tổng hợp

• Chu trình nhân sự: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển

dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động

 Năm chu trình kế toán này không tồn tại độc lập mà có sự ảnh hưởng qua

lại lẫn nhau theo mối quan hệ cho – nhận các thông tin và nguồn lực Tất cả

dữ liệu phản ánh nội dung của các hoạt động diễn ra trong chu trình kế toán sẽ

được chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các

đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp

 Hệ thống thông tin kế toán quản trị

Hình 2.2 Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán quản trị

- Mục tiêu: cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích quản trị

trong nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động

- Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính Trong doanh nghiệp, các nhà quản lý cần

thiết phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân chia các mục tiêu

cho các bộ phận Hệ thống lập kế hoạch (hệ thống ngân sách) sẽ đảm nhận

chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này Những bộ phận được phân

chia mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm

Trung tâm trách nhiệm: là bộ phận được xác định mục tiêu cụ thể Ví

dụ: trung tâm lợi nhuận (chịu trách nhiệm thực hiện lợi nhuận), trung tâm chi

phí (chịu trách nhiệm chi phí thực tế phát sinh tại trung tâm), trung tâm đầu tư

(chịu trách nhiệm kiểm tra các khoản đầu tư từ chủ sở hữu trong kỳ),…

 Việc phân chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống

thông tin kế toán quản trị mang ý nghĩa phân loại thông tin và xác định đối

tượng sử dụng thông tin Tuy nhiên hai hệ thống này không thể tách biệt thành

hai hệ thống kế toán độc lập trong một doanh nghiệp Mặc dù mục tiêu báo

cáo quản trị và báo cáo tài chính thường không tương xứng hoàn toàn, nhưng

giữa hai hệ thống kế toán có các thông tin giống nhau và khác nhau Phần giao

nhau giữa chúng cung cấp thông tin đáp ứng cả yêu cầu quản lý của doanhnghiệp và các chính sách, chế độ, chuẩn mực kế toán được nhà nước ban hành.

Do đó chúng sẽ được tổ chức dữ liệu thống nhất cho cả hai hệ thống này

2.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ

Giữa hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ có mốiquan hệ chặt chẽ với nhau Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán vàghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống thông tin kế toán khôngnhững cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý mà còn có tác dụngkiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Ví dụ bằng việc ghi chép mọinghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên các chứng từ hợp lệ, kế toán góp phầnbảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí.Thông tin và truyền thông là một trong những yếu tố cấu thành của hệ thốngkiểm soát nội bộ, đó là cơ sở giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định phùhợp trong quản trị và trong kiểm soát các hoạt động của đơn vị Tác dụng củathông tin và truyền thông mang lại cho đơn vị phụ thuộc vào tính hiệu quả của

hệ thống thông tin bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tinchủ yếu là hệ thống thông tin kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệthống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cânđối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chhuyển chứng từ đóng vai tròquan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của đơn vị Bên cạnh đó các quyđịnh, nguyên tắc, thủ tục kiểm soát mà hệ thống kiểm soát nội bộ đề ra cũng là

cơ sở, nền tảng để xây dựng hệ thống thông tin kế toán của đơn vị Do đó hệthống thông tin kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội

bộ của đơn vị

2.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán – lưu đồ

Để mô tả hệ thống thông tin kế toán người ta thưởng dử dụng công cụ đó

là lưu đồ

 Định nghĩa

Lưu đồ là một sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ mô tả trình tự xử

lý, trình tự vận hành của hệ thống Lưu đồ là một trong những công cụ thườngđược sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống

Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạtđộng, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) và các hoạt động chức năng như mua, bán,nhập, xuất Lưu đồ còn thể hiện được người thực hiện, các hoạt động, trình tựluân chuyển chứng từ Ngoài ra, lưu đồ còn sử dụng trong phân tích tính kiểmsoát của hệ thống

 Phân loại

Lưu đồ được phân thành các loại: lưu đồ hệ thống, lưu đồ chứng từ, lưu

đồ chương trình

- Lưu đồ hệ thống: mô tả quá trình xử lý của hệ thống, tập trung mô tả tiếntrình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệthống

- Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng

từ, người lập, người nhập chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ,… trongcác hoạt động chức năng (bán, mua, nhập, xuất,…)

- Lưu đồ chương trình: mô tả quá trình xử lý của một chương trình, mộthàm, một thủ tục trong một chương trình máy tính

 Các ký hiệu của lưu đồ

Ký hiệu mô tả chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy

Ký hiệu mô tả việc đưa dữ liệu vào

hệ thống bằng các thiết bị , bằng bàn phím,…

Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ

Ký hiệu mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính

Ký hiệu mô tả hoạt động xử lý thủcông

Ký hiệu mô tả hành động ra quyết định

Ký hiệu này mô tả hành động chuẩn bị trước khi

xử lý

- Nhóm ký hiệu đầu ra

Ký hiệu này mô tả thông tin được hiển thị bằngthiết bị video, máy tính, máy in chứ không in ragiấy

Ký hiệu mô tả dữ liệu được cung cấp cho quá trình xử lý (đầu vào),hoặc ghi nhận báo cáo thông tin đã được xử lý (đầu ra).

- Nhóm ký hiệu lưu trữ

Ký hiệu mô tả lưu trữ bằng hệ thống máy tính có thểtruy xuất trực tiếp không cần tuần tự

Băng từ

Ký hiệu này mô tả việc lưu trữ trong các hồ

sơ bằng giấy tờ Thông thường các dữ liệutrong hồ sơ được lưu trữ theo một tiêu thứcphân loại như ngày (D), số (N), tên dữ liệu(A)

Ký hiệu này mô tả lưu trữ bằng các phương tiện mà hệthống máy có thể đọc ghi được như: băng từ, đĩa từ,…

Ký hiệu mô tả điểm nối Điểm nối trongcùng một trang

Điểm nối sang trang sau

Ký hiệu mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc

2.1.4 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu

2.1.4.1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiệnphát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Có 4 sự kiện (hoạtđộng) kinh tế chính xảy ra trong chu trình doanh thu: nhận đặt hàng của kháchhàng; giao hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng; lập hóa đơn bán hàng, theo dõicông nợ; nhận tiền thanh toán

a. Nhận đơn đặt hàng

Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụkhách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu

cầu, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng yêu cầu của khách và thông báođến khách hàng kết quả xử lý Thông tin kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng củakhách hàng là chấp thuận hay không chấp thuận yêu cầu của khách hàng Nếuchấp thuận yêu cầu đặt hàng thì các hoạt động tiếp theo của chu trình sẽ đượcthực hiện.

Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xácđịnh một giới hạn nợ tối đa Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịunày có làm tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép haykhông để xét duyệt chấp thuận bán chịu

b. Xuất kho, giao hàng cho khách hàng

Sau khi yêu cầu đặt hàng của khách hàng được chấp thuận, doanh nghiệp

sẽ tiến hành cung cấp hàng hóa dịch vụ cho khách hàng Tới ngày giao hàng,kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng Bộ phận gửi hàng sẽ tiếptục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định Trước khi tiến hànhđóng gói gởi hàng, bộ phận gởi hàng lập giấy gởi hàng

c. Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu

Đây là bước thứ ba trong chu trình doanh thu Sau khi hàng được gửi chokhách hàng, giấy gởi hàng được chuyển cho bộ phận lập hóa đơn Lúc này, bộphận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh cho hoạt động bán hàng

đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chừng từliên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoànthành Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thukhách hàng

d. Nhận tiền thanh toán

Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình doanh thu Khi khách hànggởi séc thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng

kê nhận séc thanh toán và chuyển séc thanh toán cho thủ quỹ, giấy báo vàbảng kê cho kế toán phải thu Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gởi tiền vào ngânhàng Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách đã thanh toán

e. Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu

Nếu khách hàng trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận hàng và lậpphiếu nhập kho cho số lượng hàng bị trả lại Căn cứ phiếu nhập kho, bộ phậnlập hóa đơn lập chứng từ điều chỉnh giảm ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trảlại Căn cứ vào chứng từ này, kế toán phải thu điều chỉnh giảm tài khoản phảithu khách hàng

Trường hợp doanh nghiệp không thể thu nợ, căn cứ vào bảng phân tích

nợ phải thu theo thời hạn nợ, trưởng phòng tài vụ ký duyệt cho xóa nợ phảithu Căn cứ vào đây, bộ phận lập chứng từ điều chỉnh giảm ghi nhận nghiệp

vụ xóa nợ phải thu và căn cứ vào chứng từ này kế toán phải thu ghi giảm chitiết phải thu khách hàng.

2.1.4.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu

a Luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ

Trong việc luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ trong chu trìnhdoanh thu cần chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan Các bộphận đó bao gồm:

- Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp vớikhách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán,… vànhận các đơn đặt hàng của khách hàng, lập “Lệnh bán hàng”

- Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra

và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng.Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận tín dụng xem xét bảng “Phân tích bảngphải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng,xác định dự phòng phải thu khó đòi của doanh nghiệp

- Phụ trách tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giáhàng bán bộ phận tài vụ phải là người chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghinhận các nghiệp vụ trên trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập cácCredit Memo Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệtcùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải được kiểmsoát cẩn thận

- Bộ phận kho bán hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho

- Bộ phận gởi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặcthuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng, số lượng nhận trênphiếu xuất kho

- Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận bánhàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng nhậntrên phiếu nhập kho

- Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận ủy quyền lập hóa đơn bán hànghoặc các Credit Memo

- Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép các khoảnphải thu của khách hàng, lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tíchkhoản phải thu theo thời hạn nợ”

- Bộ phận giữ sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiệncác hoạt động lập báo cáo tổng hợp

- Bộ phận thư tín: một số doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toánbằng cách gửi Check qua bưu điện Vì vậy, doanh nghiệp phải thành lập một

bộ phận nhận và mở Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán(Remittance List)” Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả haicùng tham gia bảo quản tài sản là Check thanh toán

- Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận thu nhận tiền, thực hiện các thủ tụcgởi vào ngân hàng

b Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu

Thông thường các doanh nghiệp tổ chức theo dõi phải thu khách hàngtheo hai kiểu: theo chứng từ và theo khách hàng Hai phương pháp này chỉkhác nhau về chi tiết theo dõi phải thu, theo dõi thanh toán và báo cáo phải thugửi khách hàng Việc tổ chức này có thể vừa áp dụng bằng tay vừa áp dụng xử

lý bằng máy

- Quản lý nợ phải thu chi tiết theo từng chứng từ: Trong cách quản lýnày, tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ và giảm nợ đều được theo dõi chi tiếttừng nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ Bên cạnh sổ chi tiết khách hànghoặc tập tin chi tiết nợ phải thu khách hàng, còn phải tổ chức các sổ chi tiết nợphải thu của từng hóa đơn của từng khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ củatừng hóa đơn Cách thức này áp dụng cho doanh nghiệp có giá trị các nghiệp

vụ bán hàng lớn, cần phải theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ Đặc biệt, nhữngdoanh nghiệp thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng phải

tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trình thanh toán chi tiết từng giao dịch để

xử lý chiết khấu thanh toán cho từng hoạt động bán hàng đã thỏa thuận theođiều khoản thanh toán

- Quản lý nợ phải thu theo khách hàng: Trong hệ thống này, tất cả cácnghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ điều quản lý chi tiết cho từng khách hàngthông qua các sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu của kháchhàng Cách này thường áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bánchịu cho từng khách hàng và giá trị mỗi giao dịch không lớn, do đó khi thanhtoán khách hàng có thể tổng hợp để thanh toán một lần cho nhiều nghiệp vụbán hàng

c Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý đểcung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu Thôngqua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát

hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quanphục vụ phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động.Với mục đích này trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán đượcphân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạtđộng xử lý của chu trình, thông tin liên quan đến việc xử lý các nghiệp vụ kếtoán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục

vụ các quyết định điều hành hoạt động

 Bảng kê hoạt động kinh doanh

Chu trình doanh thu có các hoạt động như đặt hàng, xuất kho, bán hàng,thu tiền mà hệ thống kế toán phải phản ánh nội dung Liên quan đến các hoạtđộng này, trong chu trình có các bảng kê sau:

- Bảng kê các nghiệp vụ xuất kho

- Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng, bảng kê doanh thu, bảng kê bán hàng, bản kêhóa đơn,…

- Bảng kê các nghiệp vụ thanh toán

 Báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh

- Hoạt động xuất kho:

+ Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng mặt hàng

+ Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng kho hàng

+ Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng khách hàng

- Hoạt động bán hàng:

+ Báo cáo phân tích bán hàng theo mặt hàng

+ Báo cáo phân tích bán hàng theo khách hàng

+ Báo cáo phân tích bán hàng theo nhân viên bán hàng

- Hoạt động thu tiền:

+ Báo cáo phân tích thu tiền theo khách hàng thanh toán

+ Báo cáo phân tích thu tiền theo ngân hàng thanh toán

 Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia

Báo cáo này cung cấp thông tin về các nguồn lực, đối tượng được liênquan đến việc thực hiện các hoạt động trong chu trình bao gồm thông tin vềcác nguồn lực, đối tượng làm cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động; tìnhtrạng, khả năng của các đối tượng, nguồn lực sử dụng, tham gia quá trình thựchiện các hoạt động

- Bảng kê/danh mục các đối tượng/nguồn lực: cung cấp danh mục cácnguồn lực như hàng hóa, dịch vụ,…hoặc các đối tượng như khách hàng, nhânviên,…được (hoặc không được) liên quan đến việc thực hiện các hoạt độngtrong chu trình doanh thu Ví dụ: bảng kê danh mục khách hàng,…

- Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực: cung cấp thông tin về tìnhtrạng, khả năng của các đối tượng, nguồn lực sử dụng, tham gia vào quá trìnhthực hiện các hoạt động của chu trình doanh thu Ví dụ:

+ Báo cáo tồn kho từng mặt hàng

+ Báo cáo tồn quỹ

+ Báo cáo tình trạng nợ của khách hàng

+ Báo cáo phân tích tuổi nợ của khách hàng

d Sổ sách kế toán

Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kếtoán hay các tập tin dữ liệu kế toán Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằngmáy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau

 Ghi chép bằng tay

Tùy theo mỗi hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng ghi chép bằngtay vào các sổ sách kế toán tương ứng Nếu theo hình thức nhật ký chung, việc

ghi chép bằng tay được tiến hành trên các sổ như: sổ nhật kí bán hàng, sổ nhật

ký thu tiền, các sổ cái: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng,doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, thuế giá trị gia tăng, hàng hóa; các sổchi tiết: phải thu khách hàng, hàng hóa; sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.Nếu theo hình thức nhật ký sổ cái, việc ghi chép bằng tay được tiến hành trêncác sổ như: sổ nhật ký – sổ cái, các sổ cái: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phảithu khách hàng, doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, thuế giá trị gia tăng,hàng hóa; các sổ chi tiết: phải thu khách hàng, hàng hóa; sổ quỹ tiền mặt, sổtiền gửi ngân hàng Nếu theo hình thức chứng từ ghi sổ việc ghi chép bằng tayđược thực hiện trên các sổ như: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; các sổ cái: tiềnmặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng, doanh thu bán hàng, giá vốnhàng bán, thuế giá trị gia tăng, hàng hóa; các sổ chi tiết: phải thu khách hàng,hàng hóa; sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng

Các loại sổ kế toán này bằng giấy và được ghi chép bằng tay Căn cứ vàochứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký phùhợp Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán chuyển các số liệu này vào sổchi tiết, các tài khoản liên quan trong sổ cái

 Ghi chép bằng máy

Việc lưu trữ dữ liệu được thực hiện trên các tập tin dữ liệu Khi cần bất

cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy số liệu từ các tập tin liênquan, tính toán, tổng hợp, tạo báo cáo

Trong hệ thống kế toán được tin học hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là mộthình thức kết xuất của hệ thống xử lý dữ liệu Nó chỉ còn là chứng năng lưutrữ bằng giấy tờ các dữ liệu đã được xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệunhư hình thức kế toán bằng tay thông thường Chính vì vậy, chất lượng của hệthống kế toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu

Trong hệ thống tập tin dữ liệu thông thường, chu trình doanh thu sử dụng

2 tập tinh chính: tập tin khách hàng và tập tin hàng tồn kho; 6 tập tin nghiệpvụ: tập tin chi tiết hóa đơn, tập tin chi tiết lệnh bán hàng, tập tin gửi hàng, tậptin nhận tiền, tập tin biến động tài khoản phải thu khách hàng và tập tin tổnghợp ghi sổ cái

2.1.4.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu

a Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế

Trong chu trình doanh thu các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lýnghiệp vụ là:

- Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năngthanh toán

- Nhận đặt hàng những hàng hóa hay dịch vụ doanh nghiệp không có sẵnhoặc không có khả năng cung cấp

- Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng

- Xuất hàng khi chưa cho phép

- Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng.

- Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng

- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng

- Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán

- Ghi sai khách hàng thanh toán

- Không nộp tiền thu được từ bán hàng

Để có thể kiểm soát được các rủi ro này cần có các hoạt động kiểm soátthích hợp, đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ cho phùhợp nhằm đảm bảo một hệ thống kiểm soát tốt và có hiệu quả Thủ tục kiểmsoát yêu cầu phân chia riêng biệt 3 chức năng: bảo quản tài sản, ghi chép về tàisản, các nghiệp vụ ủy quyền trong tài sản

b Kiểm soát hệ thống thông tin trong chu trình doanh thu

Kiểm soát hệ thống xử lý thông tin là một trong những nội dung quantrọng khi thiết kế hệ thống Thông thường những rủi ro liên quan đến hệ thống

xử lý bao gồm rủi ro liên quan đến toàn hệ thống thông tin và rủi ro liên quantới quá trình xử lý thông tin Các rủi ro liên quan tới xử lý thông tin cụ thểthường bao gồm:

- Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu Đây là rủi ro do hệ thống ghinhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệukhông hợp lệ về các sự kiện kinh doanh

- Rủi ro liên quan đến quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tinkhông được chuyển đến đúng tập tin cần lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý cácmẫu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểmsoát được

- Rủi ro liên quan đến báo cáo Đây là rủi ro liên quan đến việc các thôngtin không được tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc báo cáo không được cungcấp đúng thời hạn hay đúng người nhận

Các thủ tục kiểm soát đầu vào thuộc kiểm soát ứng dụng Mục đích củakiểm soát đầu vào là ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trìnhnhập liệu để đảm bảo dữ liệu được chuyển chính xác từ hình thức xử lý bằngtay sang hình thức máy tính có thể hiểu được – tức là các tập tin máy tính Cáchoạt động kiểm soát đầu vào bao gồm 2 vấn đề: kiểm soát nguồn dữ liệu vàkiểm soát quá trình nhập liệu vào hệ thống

2.1.5 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí

2.1.5.1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí

Chu trình chi phí bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiệnliên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ Có 4 sự kiện kinh tế phát sinhtrong chu trình chi phí: đặt hàng với nhà cung cấp; nhận hàng; nhận hóa đơnbán hàng, theo dõi nợ phải trả; thanh toán cho nhà cung cấp

a. Đặt hàng với nhà cung cấp

Trước khi đặt hàng với nhà cung cấp phải có nhu cầu của bộ phận trongdoanh nghiệp Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa,nguyên vật liệu đều lập phiếu yêu cầu mua hàng gởi bộ phận mua hàng Tuynhiên thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần

bổ sung hàng tồn kho Chứng từ này phản ánh các thông tin cơ bản như yêucầu cụ thể về hàng, tên hàng, chủng loại hàng, xuất xứ, chất lượng hàng, sốlượng hàng, yêu cầu về việc giao hàng

Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng xem xét và nếu chấpthuận, bộ phận mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp Sau khi lựa chọn nhà cungcấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đểxác định các yêu cầu về hàng mua, yêu cầu liên quan đến việc giao hàng

b. Nhận hàng

Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đơn đặthàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, lấyđơn đặt hàng để đối chiếu với giấy gởi hàng của nhà cung cấp xem có chấpnhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp Lúc này hoạtđộng mua hàng kết thúc

Sau khi kiểm nhận bộ phận mua hàng lập phiếu nhập kho hoặc báo cáonhận hàng gồm 4 liên để báo cáo về hàng nhận Các thủ tục nhập hàng vàokho hoàn tất, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và ghi thẻ kho, lúc này tráchnhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng

Trường hợp hàng không nhập kho mà chuyển giao trực tiếp cho bộ phận

sử dụng thì có thể thay thế phiếu nhập kho bằng biên bản nhận hàng hoặcchứng từ tương đương với ký nhận của bộ phận nhận hàng và bộ phận sửdụng

Trong trường hợp hàng hóa không đúng theo hợp đồng, đúng mẫu mãchất lượng, phải trả lại hàng mua thì bộ phận nhận hàng sẽ lập biên bản kiểmtra và từ chối chấp nhận nhận hàng

c. Nhận hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải trả

Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng hay phiếu yêu cầu thanh toán, kếtoán phải trả đối chiếu, kiểm tra hóa đơn bán hàng với các chứng từ liên quanrồi lập chứng từ thanh toán với nhà cung cấp

d. Thanh toán cho nhà cung cấp

Tùy thuộc vào chính sách thanh toán, tài chính của doanh nghiệp, nhữngchứng từ thanh toán đến hạn sẽ được chuyển cho phòng tài vụ để xét duyệtthanh toán Tại đây chứng từ thanh toán sẽ được kiểm tra và lập séc thanhtoán Séc được gởi kèm với giấy báo trả tiền để thanh toán cho nhà cung cấp.Trường hợp không theo dõi thanh toán theo chứng từ thanh toán mà theo dõitheo người bán thì đến hạn thanh toán kế toán phải trả chuyển bộ chứng từ

mua hàng cho kế toán tiền, kế toán tiền lập phiếu chi gởi thủ quỹ để thực hiệnchi tiền và xác nhận chi tiền cho nhà cung cấp.

2.1.5.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí

a Luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ

Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí cầnchú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan Các bộ phận đó bao gồm:

- Bộ phận yêu cầu: đây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng” làcăn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý Bộ phận yêu cầu này có thể là

kế toán hàng tồn kho, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong doanh nghiệp có nhucầu cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hoá, tài sản cố định,

- Bộ phận mua hàng: đây là bộ phận có chức năng lựa chọn nhà cungcấp, xác định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiệnthanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành … Sau khi lựa chọn nhà cung cấp

và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đặt hàng mua”gửi cho nhà cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhậnhàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc uỷ quyền thực hiện tiếp tục các nội dungtrong xử lý nghiệp vụ mua hàng

- Bộ phận nhận hàng: chức năng nhận hàng nên được tách biệt khỏi chứcnăng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát Bộ phận nhận hàng có chứcnăng nhận, đếm, kiểm tra, chất lượng hàng và lập “Phiếu nhập kho” cho sốhàng nhận được này Người giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lượng giữa

“Phiếu nhập kho” và số lượng trên “Đặt hàng mua” để có thể xử lý tiếp tụcnghiệp vụ mua hàng

- Bộ phận kho hàng: đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loạihàng tồn kho của doanh nghiệp Khi bộ phận nhận hàng giao hàng để bảoquản, thủ kho phải ký nhận vào “Phiếu nhập kho” và sau đó gửi “Phiếu nhậpkho” cho bộ phận kế toán phải trả

- Bộ phận kế toán phải trả: bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanhtoán với người bán Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toánvới người bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tương ứng Dù được

tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu bắtbuộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”, “Đặthàng mua”, “Phiếu nhập kho”, và “Hoá đơn bán hàng” trước khi ghi sổ hoặclàm các thủ tục thanh toán

- Bộ phận tài vụ: bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanhtoán hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng

từ liên quan, chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tớihạn thanh toán

b Các kiểu tổ chức theo dõi nợ phải trả

 Hệ thống theo dõi theo người bán

Là hệ thống mà các hóa đơn bán hàng được phân loại ban đầu để theodõi và ghi sổ theo từng người bán Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết để theodõi chi tiết quan hệ thanh toán theo người cung cấp như: từng lần mua, từnglần thanh toán, số dư hiện hành theo từng người bán,…

Hình thức này có ưu điểm là theo dõi rõ ràng quan hệ thanh toán theotừng người bán, dễ dàng cung cấp số nợ theo từng người bán Tuy nhiênnhược điểm của nó là khó khăn khi theo dõi số nợ tới thời hạn thanh toán, do

đó có nhiều khi không thanh toán kịp thời để được hưởng các ưu đãi (chiếtkhấu,…) và do đó sẽ khó khăn khi cung cấp thông tin để tổng hợp nhu cầu tiềncần thanh toán theo từng móc thời gian như hàng ngày, hàng tuần

 Hệ thống theo dõi thanh toán theo từng chứng từ

Đây là hệ thống theo dõi và thanh toán theo từng hóa đơn bán hàng Hóađơn bán hàng sẽ được phân loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việcphân loại trên theo chứng từ Như vậy hệ thống này không mở sổ chi tiếtkhách hàng mà lại mở chứng từ thanh toán cho mỗi hóa đơn bán hàng, sổ ghichứng từ và hồ sơ chứng từ chưa thanh toán

Hình thức này có ưu điểm là kiểm soát được việc thanh toán, đảm bảothanh toán đúng hạn, cung cấp thông tin để lập yêu cầu tiền thanh toán chínhxác Vì vậy kiểu tổ chức này tạo kiểm soát nội bộ tiền rất tốt Tuy nhiên cónhược điểm là do cứ mỗi chứng từ thanh toán được lập cho mỗi hóa đơn bánhàng nên hình thức này rất mất thời gian khi lập chứng từ thanh toán Ngoài rahình thức này không sử dụng sổ chi tiết người bán nên khó khăn khi tổng hợptoàn bộ số dư theo từng khách hàng

 Một số doanh nghiệp tổ chức cả 2 kiểu tổ chức theo dõi theo ngườibán và theo dõi thanh toán theo chứng từ để theo dõi thanh toán với người bánnhằm tăng cường các ưu điểm của 2 kiểu

c Báo cáo kế toán

Chu trình chi phí gồm ba kiểu báo cáo: báo cáo hoạt động kinh doanh;báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh; báo cáo quản lý các nguồn lực,đối tượng tham gia

 Báo cáo hoạt động kinh doanh: báo cáo này tổng hợp quá trình thực hiệntừng hoạt động kinh doanh trong chu trình theo trình tự thời gian, bao gồm:

- Bảng kê hoạt động đặt hàng

- Bảng kê nhận hàng

- Bảng kê thanh toán

 Báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh: để đánh giá mức độ hoạt độnghiệu quả của hoạt động mua hàng, thanh toán, hệ thống thông tin kế toáncung cấp các báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh Các thông tin để lậpbáo cáo bao gồm cả thông tin có tính chất tài chính và không liên quan đếntình hình tài chính Các báo cáo này thường gồm:

- Báo cáo phân tích hoạt động mua hàng theo từng mặt hàng

- Báo cáo phân tích mức độ đáp ứng hàng so với yêu cầu

- Báo cáo phân tích mua hàng theo người bán

- Báo cáo phân tích số lượng đặt hàng theo từng nhân viên mua hàng

- Báo cáo phân tích hoạt động thanh toán theo từng người bán hoặc theo từngđặt hàng

 Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia: trong chu trình chi phí,các nguồn lực cần quản lý bao gồm hàng tồn kho, tiền, các đối tượng thamgia như người bán, nhân viên mua hàng, nhân viên kho hàng, thủ quỹ,…Các báo cáo này cung cấp các thông tin về tình trạng nguồn lực, đối tượngtham gia hoặc phân tích tình trạng của chúng theo từng mục đích sử dụng.Các báo cáo này thường là:

- Báo cáo danh mục hàng hóa

- Báo cáo danh mục người bán

- Báo cáo hàng tồn kho

- Báo cáo người bán: cần thiết cho mục đích lựa chọn người bán phù hợp chocác đặt hàng

- Báo cáo phân tích nợ phải trả theo thời hạn nợ

- Báo cáo yêu cầu tiền cho thanh toán

d Sổ sách kế toán

 Ghi chép bằng tay

Tùy theo mỗi hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng ghi chép bằngtay vào các sổ sách kế toán tương ứng Các loại sổ kế toán này bằng giấy vàđược ghi chép bằng tay Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi cácnghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký phù hợp Hàng ngày, hàng tuần, hàngtháng, kế toán chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các tài khoản liên quantrong sổ cái

 Ghi chép bằng máy

Trong hệ thống xử lý bằng máy, người ta sử dụng các tập tin dữ liệu đểlưu trữ và xử lý nghiệp vụ Trong chu trình chi phí có một tập tin chính: tập tinchính người cung cấp và có các tập tin nghiệp vụ như tập tin yêu cầu muahàng, tập tin liên quan đến đặt hàng, tập tin nhận hàng, tập tin hóa đơn chưa

xử lý, tập tin chứng từ thanh toán, tập tin tổng hợp ghi sổ cái

2.1.5.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí

a Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế

Trong chu trình chi phí, các rủi ro thường xảy ra khi xử lý nghiệp vụ là:

- Yêu cầu những mặt hàng không cần thiết hoặc yêu cầu mua hàng đượclập bởi những người không được ủy quyền

- Hàng nhận được không đúng như đặt hàng mua hàng về chủng loạihàng, số lượng hoặc chất lượng

- Hàng được nhận bởi những người không được ủy quyền, không đúngtrách nhiệm

- Thanh toán không đúng cho người bán hoặc thanh toán những hàngkhông nhận được hoặc không đúng đặt mua hàng.

- Thanh toán không đúng kỳ hạn làm ảnh hưởng đến mua bán sau này

b Kiểm soát hệ thống thông tin trong chu trình chi phí

Như đã trình bày trong chu trình doanh thu, kiểm soát ứng dụng trongchu trình chi phí sẽ đề cập đến các thủ tục kiểm soát đầu vào thuộc kiểm soátứng dụng Mục đích của kiểm soát đầu vào là ngăn ngừa và phát hiện nhữngsai sót trong quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được chuyển chính xác từhình thức xử lý bằng tay sang hình thức máy có thể hiểu được – tức là tập tinmáy tính Các hoạt động kiểm soát đầu vào bao gồm 2 vấn đề: kiểm soátnguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu vào hệ thống

từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xả lý thông tin trên các chứng từ,

sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáotài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chínhkhác Tóm lại:

- Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán,tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc

- Quy trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành

- Độ chính xác của báo cáo đầu ra phụ thuộc vào yếu tố con người như kếtoán thủ công

b Mô hình hoạt động

Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia thành 3công đoạn là nhập dữ liệu đầu vào, xử lý và kết xuất dữ liệu đầu ra (báocáo đầu ra)

Hình 2.3 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

2.1.6.2 Tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán

a Tiêu chuẩn

Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy địnhcủa Nhà nước về kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổibản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bảnhiện hành về kế toán

Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sữa đổi, bổ sungphù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tàichính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có

Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu

Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thểkèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự

cố đơn giản

Phần mềm kế toán do cá nhân, tổ chức ngoài đơn vị kế toán cung cấpphải được bảo hành trong thời hạn hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thànhcông việc kế toán của một năm tài chính.

2.2 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU

Trong điều kiện hội nhập với quốc tế cùng với sự tiến bộ vượt bậc củacông nghệ thông tin, các doanh nghiệp trong nước có nhiều cơ hội phát triểnbên cạnh đó cũng đối mặt với không ít khó khăn, thử thách Chính vì vậy đểđứng vững và phát triển thì doang nghiệp phải phát huy được sức mạnh nộilực bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình kinh doanh Ứngdụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là chìa khóa dẫn đến thànhcông trong kinh doanh, vì thế hệ thống thông tin kế toán luôn được quan tâm

để hoàn thiện Có nhiều tác giả đã nghiên cứu, phân tích về hệ thống thông tin

kế toán để làm rõ vấn đề này Một số nghiên cứu như:

- Đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu và chi phí tại Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ” của tác giả

Nguyễn Thị Diệu Trường năm 2013 Đề tài đã đi vào đánh giá hệ thống kiểmsoát nội bộ và phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán của chu trìnhdoanh thu và chu trình chi phí tại Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng MotilenCần Thơ, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kếtoán tại công ty Tác giả đã sử dụng các phương pháp như: phỏng vấn, quansát, xem xét và đánh giá tài liệu,…kết quả nghiên cứu đã chỉ ra ưu nhược điểmcủa hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng MotilenCần Thơ

- Đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Cần Thơ (CPC)” của tác giả Võ Thị Diệp năm 2013 Đề tài

đã đi sâu phân tích các chu trình như: chu trình doanh thu, chu trình chi phí,chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính của công ty Đề tài đã sử dụng cácphương pháp như: : phỏng vấn, quan sát, xem xét và đánh giá tài liệu,…kếtquả nghiên cứu đã tìm ra những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống thôngtin kế toán, bên cạnh đó tác giả cũng đề ra các giải pháp giúp hoàn thiện hệthống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Cần Thơ Tuynhiên hạn chế của đề tài này là chưa phân tích và đưa ra giải pháp hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

- Đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần Thơ” của tác giả Phạm Kim Ngân năm 2014 Đề tài

cũng tiến hành phân tích hệ thống thông tin kế toán của chu trình doanh thu vàchu trình chi phí bằng phương pháp thống kê mô tả, so sánh và sử dụng số liệu

sơ cấp từ phòng Kế toán của Công ty TNHH MTV The Fruit Republic CầnThơ Đề tài đã đưa ra những ưu điểm, hạn chế và đề ra giải pháp giúp hoàn

thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty Tuy nhiên, đề tài chỉ mới đánh giá

sơ bộ mà không đi sâu phân tích và đưa ra giải pháp hoàn thiện cho hệ thốngkiểm soát nội bộ

2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.3.1 Phương pháp thu thập thông tin, số liệu

- Số liệu trong đề tài chủ yếu là số liệu thứ cấp từ Phòng Kế toán củaCông ty TNHH Inox Phát Thành cung cấp: Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh của công ty năm 2012, 2013, 2014 và sơ lược kết quả hoạt động kinhdoanh 6 tháng đầu năm 2015, bên cạnh đó còn có một số chứng từ, sổ sách vàbáo cáo kế toán quý 3 năm 2015

- Tác giả còn thu thập thông tin sơ cấp bằng phương pháp phỏng vấn vàquan sát

+ Phỏng vấn: Trong quá trình đi thực tập tác giả đã tiến hành phỏng vấntrực tiếp nhân viên của các bộ phận trong công ty, đặc biệt là nhân viên ởphòng kế toán để mô tả chức năng và nhiệm vụ của họ Bên cạnh đó tác giả đãphỏng vấn bằng bảng câu hỏi khi khảo sát sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộcủa đơn vị Khi tiến hành phỏng vấn nội dung câu hỏi được phỏng vấn đượcchuẩn bị trước, danh mục các câu hỏi này được sử dụng như một hướng dẫn

để đảm bảo mọi dữ liệu cần thiết đã được thu thập

+ Quan sát: Quan sát là phương pháp được dùng trong đa số các trườnghợp cần thẩm định mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã thu thậpđược Đôi khi các phương pháp khác như phương pháp phỏng vấn không thựchiện được hay thực hiện không hiệu quả thì phương pháp quan sát cũng dùng

để thu thập dữ liệu, thông tin cần thiết cho vấn đề cần phân tích Kết hợp vớiphương pháp phỏng vấn trên tác giả đã quan sát công việc hàng ngày củanhững nhân viên trong công ty, quan sát cách họ xử lý các nghiệp vụ kinh tếphát sinh để xác định mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã thu thập

2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu

- Sử dụng phương pháp so sánh để phân tích kết quả hoạt động kinhdoanh của công ty trong các năm 2012, 2013, 2014 và 6 tháng đầu năm 2015.Phương pháp so sánh là phương pháp xem xét các chỉ tiêu phân tích bằngcách dựa trên việc so sánh số liệu với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc) Các chỉtiêu so sánh phải phù hợp về yếu tố không gian, thời gian, cùng một nội dungkinh tế, đơn vị đo lường, phương pháp tính toán

+ So sánh tương đối là tỷ lệ (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu

kỳ gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đốivới chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng

: tốc độ tăng trưởng kỳ sau so với kỳ trước

: giá trị năm sau

: giá trị năm trước

+ So sánh tuyệt đối là dựa trên hiệu số của hai chỉ tiêu so sánh là chỉ tiêu

kỳ phân tích và chỉ tiêu cơ sở

: là phần chênh lệch tăng giảm giữa 2 kỳ

: giá trị năm sau

: giá trị năm trước

- Phương pháp thống kê số liệu bằng các biểu bảng

- Phương pháp mô tả bằng các sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH INOX

PHÁT THÀNH

3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH

3.1.1 Sơ lược về công ty

Công ty TNHH Phát Thành thành lập ngày 20 tháng 02 năm 2008, khởinghiệp từ cửa hàng Inox Tân Phát Thành vào năm 2002 Giấy chứng nhậnkinh doanh của Công ty TNHH Inox Phát Thành số 57001630 do Sở kế hoạch

và Đầu tư Thành phố Cần Thơ cấp Công ty hiện có hai cơ sở, một cơ sởchuyên kinh doanh thép không gỉ nguyên liệu, một cơ sở chuyên kinh doanhvật tư quảng cáo

- Tài khoản: 41594119 tại Ngân hàng TMCP Á Châu – chi nhánh Cần Thơ

- Tài khoản: 070010360909 tại Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – Sacombank

- Giám đốc: Ông Phạm Ngọc Long

Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Inox Phát Thành

3.1.2 Quyền và nghĩa vụ của công ty

3.1.2.1 Quyền của công ty

Tự chủ kinh doanh, chủ động mở rộng quy mô và ngành nghề kinhdoanh, chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và kí hợp đồng

Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh

Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quảkinh doanh và khả năng cạnh tranh

Tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệ nội bộ, chiếmhữu, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty

Từ chối mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không được pháp luật quyđịnh Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo

Nghiên cứu phát triển kinh doanh theo nhu cầu thị trường và mở rộng thịtrường, nâng cao chức năng phục vụ, xây dựng hoàn thành các kế hoạch sảnxuất kinh doanh của mình để thực hiện tốt mục đích và nội dung hoạt độngcủa công ty

Tích lũy nguồn vốn, giữ vững tỷ lệ hiện có để phát triển sản xuất kinhdoanh, sử dụng có hiệu quả, giữ vững tỷ lệ bảo toàn và phát triển vốn

3.1.2.2 Nghĩa vụ của công ty

Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã ghi trong giấy chứngnhận đăng ký kinh doanh

Tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực, chínhxác, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán

Công ty thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ tài chính với chính phủ Việt Nam

và các quy định của pháp luật, có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sáchnhà nước

Bảo đảm quyền, lợi ích, thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

và bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật

Bảo đảm và chịu trách nhiệm về hàng hóa, dịch vụ theo tiêu chuẩn đãđăng ký hoặc công bố

Tuân thủ quy định của pháp luật về quốc phòng an ninh, trật tự xã hội…

3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty

Công ty được tổ chức theo hình thức đơn giản, phù hợp với quy mô vàhình thức hoạt động Các bộ phận được phân công công việc rõ ràng, hợp lýgiúp nâng cao hiệu quả làm việc Cụ thể của sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

36

3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty

- Chịu trách nhiệm pháp lý nhà nước trước mọi hành vi hoạt động của côngty

- Trung thành với lợi ích của công ty

- Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Pháp lệnh kế toán,Luật kế toán và điều lệ công ty

- Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của công ty theo quyđịnh của Nhà nước Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời kết quả kiểm

kê định kỳ tài sản, nguồn vốn

- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nước

và điều lệ công ty

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bảo mật số liệu kế toán tàichính theo quy định và điều lệ công ty

- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công

3.2.2.3 Bộ phận bán hàng

- Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu theo mục tiêu đã đề ra

- Quản trị hàng hóa, nhập xuất hàng hóa, lập sổ sách theo dõi lượng tồnhàng ngày

- Lập kế hoạch cho chương trình quản cáo, khuyến mãi thúc đẩy việc bánhàng

- Duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng thân thiết Chăm sóckhách hàng theo chính sách của công ty.

- Thu thập và quản lý thông tin khách hàng, hồ sơ khách hàng

- Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về những sản phẩm mới được đưa ra thịtrường

- Tìm kiếm những nhà cung cấp có uy tín, chất lượng hàng hóa tốt, giá cảhợp lý Đặt hàng với nhà cung cấp khi có yêu cầu

3.2.2.5 Bộ phận kho

- Tổ chức theo dõi, tiếp nhận các loại mặt hàng đảm bảo số lượng, chấtlượng, chủng loại hàng hóa trong thời gian lưu kho

- Theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn của hàng hóa Lập báo cáo hàng tồn kho,

đề xuất những mặt hàng cần bổ sung cho bộ phận bán hàng

- Phối hợp với các bộ phận chức năng để sửa chữa, bảo dưỡng máy mócthiết bị

- Bảo quản và sử dụng có hiệu quả các phương tiện kỹ thuật, dụng cụ làmviệc, các loại vật tư được trang bị

3.2.2.6 Bộ phận giao hàng

- Kiểm tra hàng hóa nhận được từ kho và ký vào phiếu xuất hàng

- Bảo quản, vận chuyển hàng hóa cẩn thận trong quá trình giao nhận tránh

hư hỏng Chịu hoàn toàn trách nhiệm về hàng hóa từ khi nhận đến khi giatrừ trường hợp đặc biệt

- Giao hàng đúng địa điểm và người nhận theo hóa đơn, yêu cầu người nhận

- Mua bán vật tư quảng cáo như: Tấm nhôm nhựa Alcorest, Alrado,Trieuchen; Kinh doanh mica SH, FS, Format, Keo Apollo, Xbond, sảnphẩm tấm trần nhôm

- Cắt chữ mica, tấm nhôm nhựa trên biển hiệu, quảng cáo,…

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán bán hàngKế toán công nợKế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ

3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN

3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phùhợp với quy mô của công ty Tất cả các công việc kế toán: phân loại chứng từ,định khoản kế toán, ghi sổ, lập báo cáo,… điều được thực hiện tập trung tạiphòng kế toán của công ty Bộ máy kế toán của công ty được mô tả qua sơ đồsau:

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

3.4.2.1 Kế toán trưởng

Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị

kế toán Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của luật kế toán Hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên phòng kế toán hạch toán theo đúng phápluật kế toán hiện hành

Thường xuyên kiểm tra các hoạt động kinh doanh và theo dõi các số liệutài chính để kịp thời phát hiện sai phạm và tham mưu cho giám đốc

3.4.2.2 Kế toán tổng hợp

Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổnghợp Tổng hợp, kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh Kiểm tra sựcân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp Tập hợp doanh thu, phân bổchi phí xác định kết quả kinh doanh

3.4.2.3 Kế toán bán hàng

Lập hóa đơn bán hàng, cập nhật các hóa đơn bán hàng, bao gồm hóa đơnbán hàng hóa và hóa đơn bán dịch vụ Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bánra

Liên kết số liệu với kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp

Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Inox Phát Thành

Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ củakhách hàng.

Thực hiện, chấp hành các báo cáo, công việc được phân công

3.4.2.5 Kế toán vốn bằng tiền

Lập chứng từ thu – chi cho các khoản thanh toán của công ty và kháchhàng và các khoản thanh toán nội bộ Phản ánh vào các sổ sách liên quan đếnphần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ

Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày vàcuối tháng Theo dõi các khoản tạm ứng

Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ củachứng từ

Cập nhật các quy định nội bộ về tiền đang chuyển và tiền gửi ngân hàng.Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngânhàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch

tỷ giá

3.4.2.6 Thủ quỹ

Thực hiện thu, chi tiền mặt Kiểm kê, quản lý tiền mặt hàng ngày

Mở sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, cập nhật và báo cáo lượng tiền thuchi hàng ngày, hàng tháng

Nhận và báo cáo công việc cấp phát tiền mặt và các loại giấy tờ có giákhác cho kế toán trưởng

Đơn vị tiền tệ áp dụng: Đồng Việt Nam

3.4.3.2 Hình thức kế toán

Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy tính

Công ty sử dụng phần mềm kế toán Acsoft được thiết kế theo hình thứcnhật ký chung

a. Đặt trưng của hình thức kế toán trên máy vi tính