Quy trình xuất khẩu đá xây dựng của công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu đá xây dựngb

Là một trong những ví dụ điển hình của nhữngcông ty xuất nhập khẩu tuy còn non trẻ nhưng đã gặt hái được số lượng doanh thukhông nhỏ, Công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Hiệp Nghị đa

Mục Lục

Lời mở đầu 1

1 Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị 2

1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Hiệp Nghị 2

1.2 Cơ cấu công ty 2

1.2.1 Sơ đồ tổ chức 2

1.2.2 Nhân sự 3

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 4

1.3.1 Chức năng 4

1.3.2 Nhiệm vụ 4

2 Môi trường thực tập 4

2.1 Cơ sở vật chất 4

2.2 Đời sống tinh thần 5

2.3 Chuyên môn nghiệp vụ 5

3 Nhiệm vụ thực tập 6

3.1 Kỹ năng văn phòng 6

3.2 Kỹ năng giao tiếp 7

3.2.1 Giao tiếp với đối tác 7

3.2.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 8

3.3 Nghiệp vụ chuyên môn 8

3.3.1 Soạn bộ chứng từ 8

3.3.2 Tìm hiểu về quy trình xuất khẩu đá xây dựng tại công ty 9

4 Ý kiến bản thân 17

4.1 Nhận xét 17

4.1.1 Môi trường thực tập 17

4.1.2 Nhân lực 17

4.1.3 Công tác tổ chức thực hiện công việc 18

4.1.4 Trải nghiệm của bản thân 18

4.2 Đề xuất ý kiến 19

4.2.1 Thực trạng đi làm muộn 19

4.2.2 Việc thuê vận tải 19

Kết luận 20

Tài liệu tham khảo 21

Lời mở đầu

Trong xu hướng hội nhập toàn cầu hóa hiện nay, thế giới đang có sự thay đổi lớnlao về nhiều mặt mà trong đó thương mại quốc tế là một bộ phận vô cùng quan trọng,gắn liền với tiến trình hội nhập đó Việc giao lưu thương mại nói chung và xuất khẩuhàng hóa, dịch vụ nói riêng là một mục tiêu kinh tế hàng đầu, góp phần nối dài conđường giao thương của các quốc gia trên thế giới.Việt Nam ta cũng không phải là mộtngoại lệ Những tác động tích cực của WTO là minh chứng rõ ràng nhất cho sự pháttriển mạnh mẽ và làm ăn ngày một có hiệu quả hơn của các công ty, tập đoàn, doanhnghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam Là một trong những ví dụ điển hình của nhữngcông ty xuất nhập khẩu tuy còn non trẻ nhưng đã gặt hái được số lượng doanh thukhông nhỏ, Công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Hiệp Nghị đang ngày mộtkhẳng định được vị trí của mình trong thị trường phân phối vật liệu xây dựng, trong đómặt hàng đá xây dựng đã không ngừng tăng về doanh thu, lợi nhuận cũng như thịtrường, đóng góp đáng kể vào thành công của công ty trong quá trình đổi mới

Là một sinh viên năm thứ ba chuyên ngành kinh tế Đối ngoại Đại học NgoạiThương, em hiểu được tầm quan trọng của việc thực tập tại những công ty đúngchuyên ngành để có một cái nhìn cụ thể hơn về lĩnh vực xuất nhập khẩu mà em dựđịnh lựa chọn sau này Với những chỉ dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn Thạc sĩ VũMinh Phương và sự giúp đỡ rất lớn từ các bác, các anh chị trong phòng hành chính củacông ty, đặc biệt là bác phó giám đốc Đặng Thị Thảo, em quyết định chọn đề tài:

“Quy trình xuất khẩu đá xây dựng của công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu

đá xây dựng”

Do vì kiến thức trong thực tiễn của em được tích lũy chưa nhiều nên bài báo cáochắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Em rất mong nhận được sựgóp ý của các thầy cô để có được bài báo cáo hoàn thiện nhất

Sinh viên thực hiện Nguyễn Diệp Phượng

1 Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị

1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Hiệp Nghị

Được thành lập từ năm 2007, Công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu HiệpNghị khởi nguồn là một doanh nghiệp đình sau đó đã nhanh chóng phát triển và trởthành một nhà sản xuất và phân phối lớn các sản phẩm đá tự nhiên của Việt Nam.Trong suốt quá trình phát triển của mình, Hiệp Nghị đã tích góp được rất nhiều kinhnghiệm trong lĩnh vực khai thác và sản xuất đá Sau hơn 7 năm xây dựng và phát triển

sở hữu một mạng lưới sản xuất rộng lớn trải khắp các tỉnh Thanh Hóa, Nghệ An, BìnhĐịnh và mới nhất ở Quy Nhơn

Từ đó công ty đã tự hoàn thiện nghiên cứu và phát triển để có thể cung cấp nhiềuloại sản phẩm xây dựng nhất từ gạch ngói làm từ bazan hay đá vôi, đá granite cho đếncác sản phẩm đá nghệ thuật được chế tác tinh xảo Điều làm nên sự thành công đối vớiHiệp Nghị chính là trở thành nhà xuất khẩu uy tín của rất nhiều bạn hàng đến từ khắpnơi trên thế giới như: Bỉ, Pháp, Hà Lan, Đức, Ý, Hàn Quốc Để giữ được uy tín củamình về cả chất lượng và số lượng đối với khách hàng nước ngoài, Hiệp Nghị đã lập ramột đội ngũ quản lý chất lượng riêng, luôn luôn kiểm trả, phân loại từng kiện hàngtrước khi đóng gói và xếp vào container để đảm bảo chất lượng tốt nhất cho sản phẩmkhi đến tay khách

- Năm 2007: Thành lập công ty THNN sản xuất và xnk Hiệp Nghị số đăng kýkinh doanh 01020332155

- Năm 2007 – 2010: Xây dựng, hoàn thiện và đưa vào hoạt động các mỏ đá thạchanh, đồng sunphats ở Thanh Hóa, Gia Lai, Nghệ An, Quy Nhơn

- Năm 2010: Ký kết hợp đồng xuất khẩu Đá Granite đầu tiên với đối tác FGB

1.2 Cơ cấu công ty

1.2.1 Sơ đồ tổ chức

Ban giám đốc: Tổng giám đốc: Nguyễn Bá Hùng và Phó giám đốc: Đặng ThịThảo

Khối Kinh Doanh: Phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu

Khối Hành Chính Quản Trị: Kế toán tài chính, phòng chứng từ xuất nhập khẩu

b Kế toán trưởng

Tổng giám đốc Nguyễn Bá Hùng

Phòng Hành chính

Phân phối các sản phẩm phục vụ xây dựng với chất lượng tốt nhất với giá vừaphải nhất Kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm phục vụ xây dựng nâng cao kim ngạchxuất khẩu của ngành cũng như tạo uy tín cho dòng sản phẩm xây dựng của quốc giatrên thị trường quốc tế

1.3.2 Nhiệm vụ

Bên cạnh các nhiệm vụ chung đối với các đơn vị trong ngành xây dựng, công tyTNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Hiệp Nghị còn phải thực hiện các nhiệm vụ sau:xây dựng và thực hiện chế độ lương bổng phù hợp cho cán bộ nhân viên Thực hiện tốtcác chỉ tiêu cũng như các tiêu chuẩn cho chất lượng sản phẩm theo quy định củangành

2 Môi trường thực tập

2.1 Cơ sở vật chất

- Hầu hết các trang thiết bị đều rất hiện đại, chất lượng cao Các loại máy phục vụcho công việc như máy photocopy, máy scan,…đều được nhập từ Mỹ; các thiết bịphục vụ cho đời sống như điều hòa, hay lò vi sóng đều sử dụng tốt, trong mọi điềukiện, hoàn cảnh Hệ thống máy tính cấu hình cao, internet mạnh phục vụ hiệu quảcho công việc

- Bàn làm việc của mỗi nhân viên đều sử dụng nhãn hiệu Xuân Hòa, có độ bền cao

và được thiết kế theo tiêu chuẩn

- Các thiết bị văn phòng phẩm như giấy in, kẹp tài liệu, bút…đều sử dụng nhãn hiệuHồng Hà, chất lượng tốt, đem lại hiệu quả không nhỏ cho công việc

2.2 Đời sống tinh thần

- Không khí giờ giải lao rất thoải mái, vui vẻ Mọi người cùng nhau trò chuyện, chia

sẻ về những câu chuyện của mình

- Công ty thường xuyên tổ chức những buổi đi du lịch, từ thiện hay karaoke để tăngtình đoàn kết giữa các nhân viên, đồng thời khích lệ tinh thần làm việc của mọingười

- Bên cạnh đó, giải cờ tướng với những phần thưởng hấp dẫn mà chỉ riêng phònghành chính tổ chức kích thích trí óc hoạt động, phần nào làm giảm áp lực trongcông việc cho nhân viên

- Trụ sở chính của công ty đặt tại trung tâm thành phố, nơi có rất nhiều nhà hàng hấpdẫn, phục vụ cho bữa trưa thêm phần ngon miệng

2.3 Chuyên môn nghiệp vụ

- Phòng hành chính được biết đến là phòng làm việc nghiêm túc và căng thẳng nhấtcủa công ty Bởi mọi giấy tờ, số liệu, sổ sách đều do phòng hành chính đàm nhiệm

mà nếu chỉ cần một sai sót nhỏ như việc nhập sai một con số hay bộ chứng từ thiếuvận đơn sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường, thậm chí là gây ra thua lỗ cho công

3.1 Kỹ năng văn phòng

Excel Microsoft

Excel Microsof là kĩ năng tin học đại cương mà em đã được học từ năm thứnhất Tuy nhiên để sử dụng một cách thành thạo thì em vẫn chưa có cơ hội được thửnghiệm nhiều Tại đây, hầu như mọi công việc đều được đưa vào bảng tính excel Giả

sử như, việc hoàn tất bảng giá cho nhiều công ty nhập khẩu và mỗi công ty phân rathành một sheet Việc nhập dữ liệu cho từng công ty có thể nói là vô cùng khó khăn.Ban đầu, do không thành thạo trong việc sử dụng Excel em phải nhập lần lượt từngsheet Việc này mất rất nhiều thời gian và rất có thể sẽ gây ra những sai sót trong sốliệu Sau đó, nhờ sự giúp đỡ của kế toán công ty, em được học về tính năng nhập dữliệu đồng thời vào nhiều sheet của Excel bằng cách sử dụng Group sheet Để nhóm cácsheet lại với nhau, chỉ cần click chọn sheet thứ nhất, nơi sẽ nhập dữ liệu từ bàn phímvào, rồi vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên những sheet khác mà ta muốn nhập dữ liệuđồng thời Khi ta gõ bất kì dữ liệu gì vào sheet hiện hành, dữ liệu đó cũng sẽ tự độngnhập vào các sheet còn lại trong nhóm Việc này giúp em thuận tiện hơn trong côngviệc, vừa tiết kiệm thời gian mà hiệu quả công việc được đảm bảo hơn

Kĩ năng sử dụng máy photocopy

Cách photocopy tưởng chừng như là kĩ năng đơn giản nhất Tuy nhiên, trong nhàtrường, sinh viên lại không được hướng dẫn về cách sử dụng Điều này khiến sinh viênkhi đi thực tập tại một số công ty không tránh khỏi sự bỡ ngỡ khi công việc đầu tiênđược giao là photo tài liệu Bản thân em cũng chưa từng được trực tiếp sử dụng cácloại máy photocopy nhưng được sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong phòng

ban nên bước đầu em đã được tìm hiểu và làm quen với các loại máy Bên cạnh đó, emcũng được biết về 8 lưu ý trước khi sử dụng máy photocopy:

 Không nên tắt và bật máy liên tục

 Máy phải tắt nguồn trước khi tháo lắp bất kì bộ phận nào

 Không đặt máy ở nơi ẩm ướt và bụi bẩn

 Đặt máy trên mặt bằng vững chắc

 Không đặt máy ở nơi ánh sáng trực tiếp chiếu vào hay có nhiệt độ thay đổiliên tục

 Nên đặt máy ở gần ổ cắm điện để tiện sử dụng

 Không nên phủ vải hay nilon lên bề mặt máy

 Giữ hộp mực ở nơi khô ráo, không tháo tem niêm phong trước khi sửdụng

Chính nhờ những lưu ý này, mà các loại máy tại công ty rất bền, sử dụng trongthời gian lâu dài mà không hỏng hóc, không gây ảnh hưởng đến chất lượng in màngược lại màu mực rất đều và đẹp

3.2 Kỹ năng giao tiếp

3.2.1 Giao tiếp với đối tác.

Là công ty xuất nhập khẩu nên chủ yếu việc giao tiếp với đối tác thông qua thưđiện tử (Email) Ban đầu, phía đối tác sẽ gửi Enquiry ( Thư hỏi giá) Nội dung của mộthỏi giá có thể gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng mongmuốn Giá cả mà người mua hàng có thể trả cho mặt hàng đó thường được người muagiữ kín, nhưng để tránh mất thời gian hỏi đi hỏi lại, người mua nêu rõ những điều kiện

mà mình mong muốn Sau đó, công ty ta sẽ gửi Offer ( Thư chào hàng).Trong chàohàng ta nêu rõ: tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá cả số lượng, điều kiện cơ sở giaohàng, thời hạn mua hàng, điều kiện thanh toán bao bì ký mã hiệu, thể thức giao nhận…trong trường hợp hai bên đã có quan hệ muabán với nhau hoặc điều kiện chung giaohàng điều chỉnh thì giá chào hàng có khi chỉ nêu những nội dung cần thiết cho lần giaodịch đó như tên hàng Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng những hợp đồng đã ký trước

đó hoặc theo điều kiện chung giao hàng giữa hai bên.Sau khi bên đối tác xem xét, họ

sẽ gửi lại Order để đặt hàng cũng như thương lượng, thỏa thuận với công ty Hiệp Nghịtrước khi tiến hành kí kết hợp đồng Lời lẽ trong thư được sử dụng trang trọng, hầu hết

đều là những thuật ngữ tiếng anh, tiếng pháp chuyên ngành Cách diễn đạt, cấu trúccâu, cách dùng từ không gây ra sự căng thẳng và thể hiện được thái độ hợp tác, mongmuốn giúp đỡ, tạo điều kiện hết sức cho đối tác để cả hai bên cùng có lợi

3.2.2 Giao tiếp với đồng nghiệp

Kỹ năng giao tiếp nơi công sở có thể nói là vô cùng quan trọng Cách cấp trên vàcác đồng nghiệp đánh giá giữ vai trò chủ chốt trong những vấn đề như sự thoải máihàng ngày tại công sở hay thậm chí cho công việc tương lai của bản thân Có thể nhậnthấy, ở phòng hành chính, thái độ giao tiếp giữa các cấp có sự khác biệt rõ ràng Khigiao tiếp với những người cấp cao như Phó giám đốc, thái độ kính trọng, lễ phép đượcđặt lên hàng đầu Quan sát cách ứng xử, nói chuyện của các anh chị trong phòng đốivới lãnh đạo, em đã học hỏi được rất nhiều, thậm chí ngay từ cách chào hỏi đến cáchdẫn dắt vào vấn đề Tất cả những điều đó đều cho thấy không chỉ là thái độ giao tiếp

mà còn là thái độ làm việc nghiêm túc của các anh, chị

Tuy nhiên, việc giao tiếp giữa đồng nghiệp lại thoải mái hơn rất nhiều Khi nóichuyện về công việc hay thậm chí lúc giải lao, họ đều nói chuyện, trao đổi với nhaumột cách rất thân mật, không câu nệ, khách sáo Điều này khiến cho em cảm thấy bớtcăng thẳng hơn, có thể tự tin nói chuyện hay hỏi han các anh chị về những điều mìnhcòn chưa nắm rõ

3.3 Nghiệp vụ chuyên môn

Thực tập tại công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị, em may mắn được học hỏi rấtnhiều thứ liên quan đến chuyên môn Hai công việc em cảm thấy khá thích thú vàđược thực hành nhiều nhất là soạn bộ chứng từ và tìm hiểu về quy trình xuất khẩu đáxây dựng tại công ty

Công việc em được giao là đi xin C/O ( Giấy chứng nhận xuất xứ) tại phòngThương mại và Công Nghiệp Việt Nam và xin tờ khai hải quan tại công ty MaerskLine

6 Hóa đơn giá trị gia tăng

7 Giấy chứng nhận đầu tư điều chỉnh

8 Giấy phép khai thácHồ sơ khai hải quan gồm có:

Hồ sơ khai hải quan gồm có:

8 Giấy chứng nhận đầu tư

9 Biên bản giao hàng chuyển cửa khẩu

10 Công văn xin chuyển cửa khẩu

11 Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan

12 Giấy giới thiệu

13 Giấy ủy quyền

3.3.2 Tìm hiểu về quy trình xuất khẩu đá xây dựng tại công ty

Quy trình xuất khẩu đá tại công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị gồm các bướcchính

a Nghiên cứu thị trường, chào hàng quốc tế, viết thư chào hàng:

Nghiên cứu thị trường:

Mặt hàng đá xây dựng thường mang tính thời vụ chính vì vậy, khi xuất khẩu,công ty TNHH Hiệp Nghị thường rất chú ý đến thời gian khi nào nhu cầu về đá xâydựng ở nước ngoài tăng lên cao nhất để từ đó có những kế hoạch cụ thể cho việc

chuẩn bị tiếp cận khách hàng cũng như chuẩn bị sẵn nguồn hàng trong nước để đápứng được nhu cầu của khách Ví dụ như trong mùa đông nhu cầu về đá xây dựngthường giảm xuống vì tính chất khắc nghiệt trong mùa lạnh tại quốc gia thuộc Hànđới và Ôn đới khiến cho các công trình thường không hoạt động trong thời giannày , ngược lại vào vụ xuân hè và hè thu thì nhu cầu về đá xây dựng lại tăng caođột ngột, đỉnh điểm là khoảng thời gian tháng 4 đến tháng 8 Khoảng thời gian nàychính là lúc cần thiết để công ty tham gia vào các hội chợ quốc tế cũng như quảngcáo sản phẩm đá của mình.

Tham gia các hội chợ quốc tế:

Các hội chợ quốc tế là một cơ hội rất lớn đối với các công ty cung cấp vật liệuxây dựng nói chung và TNHH Hiệp Nghị nói riêng Bởi vì mặt hàng vật liệu xâydựng như đá rất cần được trưng bày thực tế cho khách hàng có những cảm quanthật sự về sản phẩm do tính chất đặc thù của ngành xây dựng Trong những sự kiệnnhư vậy, các bạn hàng khắp nơi trên thế giới đều tới để thoải mái lựa chọn chomình những sản phẩm phù hợp thông qua các gian hàng trưng bày của các doanhnghiệp.Đây đồng thời cũng là một trong những hình thức quảng cáo mà Hiệp Nghị

sử dụng nhiều nhất cũng như hiệu quả nhất để tiếp cận với các đối tác nước ngoàitheo nhận định của Phó Giám Đốc Đặng Thị Thảo – người trực tiếp đăng ký, đặtchỗ trong các hội chợ triển lãm trong công ty Hiệp Nghị cũng như cùng Tổng GiámĐốc làm đoàn đại diện cho công ty tại nước ngoài Theo thống kê của Phòng KinhDoanh Xuất Nhập Khẩu trong 3 năm 2010, 2011,2012 các hội chợ mà Hiệp Nghịtham gia thường là các hội chợ chuyên ngành lớn được tổ chức tại Nhật, Đức Anh,

Bỉ, Tây Ban Nha Chi phí trung bình cho một chuyến đi như vậy là 300$ bao gồmcác khoản đặt chỗ trong hội chợ, chi phí đi lại, ăn ở của người đại diện và chi phívận chuyển các hàng mẫu sang nước bạn và các khoản phát sinh khác (Theo BảngCân Đối kế toán Phòng Hành Chính trong 3 năm 2010, 2011,2012)

Một khi các đối tác đã ưng ý với những sản phẩm của công ty tại gian hàng triểnlãm hai bên sẽ trao đổi contact cũng như sắp xếp ngày gần nhất để gặp mặt tiến tớiđàm phán hoặc để công ty gửi chi tiết bảng giá cũng như catalogue hàng hóa chođối tác rồi sau đó hai bến sẽ tiến hành đàm phán giá tiếp quan điện thoại hoặc thưđiện tử