Phân tích và thiết kế hệ thống: Quản lý hệ thống thiết bị phòng thí nghiệm.

Để giúp các doanh nghiệp, tổ chức, ñơn vị quản lý tốt ñược tài sản cố ñịnh của mình, giúp họ kiểm tra, kiểm soát, theo dõi, phân công sử dụng và chánh sự mất mát, nhầm lẫn trong quá trìn

Với sự phát triển của khoa học công nghệ ñặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ

thông tin, các công tác quản lý, công việc tính toán ñược hỗ trợ rất nhiều Cùng với hệ

thống chương trình máy tính, các công việc thủ công trước kia ñược giảm thiểu, giải

phóng sức lao ñộng cho con người, không những thế hệ thống tự ñộng này còn ñem lại

năng suất cao trong công việc

Lĩnh vực quản quản lý tài sản, tài chính, ngân hàng cũng là các lĩnh vực sử dụng

nhiều thành tựu của công nghệ thông tin Với hệ thống cơ sở dữ liệu lớn cùng hệ thống

mạng máy tính ngày càng phát triển và ñược mở rộng, việc quản lý, xử lý giao dịch trở

nên nhanh tróng dễ dàng chính xác hơn Các nhân viên không phải mất nhiều thời gian

trong việc quản lý, thống kê, tính toán, lưu trữ thông tin

Nhằm mục tiêu giải phóng sức lao ñộng cho con người, hiện ñại hóa công việc,

chương trình “Quản lý hệ thống thiết bị phòng thí nghiệm” sẽ làm cho công việc quản lý

thiết bị của khoa Công Nghệ ñược tiện lợi và dễ dàng hơn Với sự giúp ñỡ của máy tính

việc quản lý Phòng máy sẽ trở nên dễ dàng hơn, tránh ñược những sai sót của con người,

và giúp cho nhân viên thao tác dễ dàng hơn khi thực hiện nghiệp vụ quản lý thiết bị vốn

rất phức tạp

Trong khuôn khổ của khóa luận tốt nghiệp náy, chúng em xin trình bày các bước,

cách thức xây dựng một hệ thống thông tin ñược áp dụng cho bài toán thực tế “Quản lý hệ

thống thiết bị phòng thí nghiệm” Nhằm giúp cho công việc quản lý thiết bị phòng thí

nghiệm của khoa ñược dễ dàng hơn

Luận văn ñược trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Khảo sát hiện trạng và mô tả bài toán: Quản lý hệ thống thiết bị phòng

Quản lý tài sản cố ñịnh của một doanh nghiệp, tổ chức, ñơn vị là rất quan trọng và

cần thiết Để giúp các doanh nghiệp, tổ chức, ñơn vị quản lý tốt ñược tài sản cố ñịnh của

mình, giúp họ kiểm tra, kiểm soát, theo dõi, phân công sử dụng và chánh sự mất mát,

nhầm lẫn trong quá trình sử dụng, một trong các biện pháp phải làm là giảm thiểu công

việc làm “bằng tay”, tự ñộng hóa hệ thống quản lý tài sản trên máy tính Điều này là cần

thiết bởi không những việc này mang lại những lợi ích nêu trên mà còn thúc ñẩy việc ñưa

công nghệ thông tin vào trong quản lý, giúp cho các cán bộ nghiệp vụ thao tác công việc

hàng ngày một cách dễ dàng hơn

Vì lý do trên, nhóm làm luận văn chúng em thực hiện khảo sát, phân tích và thiết

kế hệ thống: Quản lý hệ thống thiết bị phòng thí nghiệm cho khoa công nghệ Mà thực tế

là hệ thống ñược áp dung cho quản lý hệ thống thiết bị phòng thí nghiệm, nhằm mang lại

lợi ích sau:

• Trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ quản lý thiết bị trong phòng thí nghiệm của

khoa thực hiện nhanh chóng, chính xác các tác nghiệp quản lý thiết bị

• Trợ giúp xây dựng ñăng ký sử dụng, phân lịch sử dụng và quản lý sử dụng

các phòng thí nghiệm

• Tổ chức khai thác cơ sở dữ liệu thiết bị và sử dụng dưới dạng thống kê, báo

cáo, tra cứu, ñể các cán bộ lãnh ñạo có trách nhiệm theo dõi ñược tình hình

sử dụng các thiết bị trong phòng máy Để xây dựng chiến lược sử dụng các thiết bị ñó một cách tối ưu và có sự ñầu tư vốn một cách hiệu quả cho các

phòng thí nghiệm của khoa

Để hiểu rõ hơn về ngiệp vụ quản lý tài sản, xin trình bày một số khái niệm về quản

lý tái sản cố ñịnh

3.1 Một số khái niệm về tài sản cố ñịnh

2.1.1 Định nghĩa

Tài sản cố ñịnh là những tư liệu lao ñộng có giá trị từ 5 triệu ñồng trở lên, thời

gian sử dụng dài và có ñặc ñiểm là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất Khi tham gia vào

quá trình sản xuất – kinh doanh tài sản cố ñịnh hao mòn dần và giá trị của nó ñược chuyển

1.1.1.1 Theo hình thái biểu diễn

Tài sản cố ñịnh ñược phân thành tài sản cố ñịnh hữu hình và tài sản cố ñịnh vô

hình

a Tài sản cố ñịnh hữu hình: Là những tài sản cố ñịnh có hình thái vật chất cụ

thể Thuộc về loại này gồn có: Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận

tải, truyền dẫn và các tài sản hữu hình khác

b Tài sản vô hình: Là những tài sản cố ñịnh không có hình thái vật chất nhưng có

giá trị kinh tế lớn Thuộc về tài sản cố ñịnh vô hình gồm có: Chi phí thành lập, chuẩn bị

sản xuất, bằng phát minh sáng chế, chi phí nghiên cứu phát triển, lợi thế thương mại và

các tài sản vô hình khác

1.1.1.2 Theo quyền sở hữu

Tài sản cố ñinh ñược phân thành tài sản cố ñịnh tự có và thuê ngoài

a Tài sản cố ñịnh tự có

Là những tài sản cố ñịnh do xây dựng, mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồng vốn

của doanh nghiệp do ngân sách cấp, do ñi vay ngân hàng, bằng nguồn vốn tự bổ sung,

nguồn vốn liên doanh

b Tài sản ñi thuê

Là những tài sản cố ñịnh mà ñơn vị ñi thuê hoạt ñộng của các ñơn vị khác ñể sử

dụng trong thời gian nhất ñịnh theo hợp ñồng ký kết

Tài sản thuê tài chính thực chất ñang là sự thuê vốn, là những tài sản cố ñịnh mà

doanh nghiệp nếu ñã trả hết nợ và mua lại tài sản cố ñịnh ñó

1.1.1.3 Theo nguồn vốn hình thành

Được phân thành:

• Tài sản cố ñịnh mua sắm, xây dựng bằng vốn ñược cấp

Tài sản cố ñịnh ñược phân thành các loại sau:

• Tài sản cố ñịnh dùng trong sản xuất kinh doanh

• Tài sản cố ñịnh hành chính sự nghiệp

• Tài sản cố ñịnh chờ xử lý

Tài sản cố ñịnh của ñơn vị phải ñược tổ chức, quản lý hạch toán theo từng ñối

tượng riêng biệt gọi là ñối tượng ghi tài sản cố ñịnh

2.1.3 Quá trình biến ñộng của tài sản cố ñịnh

1.1.1.5 Biến ñộng tăng tài sản cố ñịnh

a Tài sản cố ñịnh hữu hình

Tài sản cố ñịnh hữu hình của các doanh nghiệp tăng do các nguyên nhân sau:

• Tài sản cố ñịnh hữu hình ñược cấp: Được ñiều chuyển từ ñơn vị khác

hoặc ñược biếu, tặng

• Mua sắm tài sản cố ñịnh hữu hình: Dùng vào hoạt ñộng sản xuất kinh

doanh hàng hóa, dịch vụ và chiụ thuế giá trị giá tăng theo phương pháp khấu trừ

• Đối với công trình xây dượng ñã dược hoàn thành, nghiệm thu và bàn giao

ñưa vào sử dụng

• Nhận vốn tham gia liên doanh của các ñơn vị khác bằng tài sản cố ñịnh hữu

hình Căn cứ vào giá trị tài sản cố ñịnh ñược các bên tham gia liên doanh ñánh giá và các chi phí khác, kế toán tính toán nguyên giá của tài sản cố ñịnh

• Nhận lại tài sản cố ñịnh hữu hình trước ñây ñã góp vốn liên doanh với ñơn

vị khác, căn cứ vào giá trị tài sản cố ñịnh do hai bên liên doanh ñánh giá khi

• Trường hợp tài sản cố ñịnh hữu hình phát hiện thừa

Khi có quyết ñịnh của Nhà Nước hoặc cơ quan có thẩm quyền về ñánh giá lại tài

sản cố ñịnh và phản ánh số chênh lệch do ñánh giá lại

b Tài sản cố ñịnh vô hình

• Mua tài sản cố ñịnh vô hình

• Nhận vốn góp liên doanh bằng tài sản cố ñịnh vô hình

• Hoạch toán tăng tài sản cố ñịnh vô hình là lợi thế thương mại

• Giá trị Tài sản cố ñịnh vô hình là các chi phí hình thành trong 1 quá trình

1.1.1.6 Quá trình biến ñộng giảm tài sản cố ñịnh

a Tài sản cố ñịnh hữu hình

• Nhượng bán tài sản cố ñịnh: Những tài sản không cần dùng hoặc xét thấy

sử dụng không còn hiệu quả

• Thanh lý tài sản cố ñịnh: Tài sản cố ñịnh là những tài sản hư hỏng không

còn tiếp tục sử dụng ñược nữa, những tài sản lạc hậu về kỹ thuật, công nghệ hoặc không phù hợp với sản xuất kinh doanh mà không nhượng bán ñược

• Góp vốn tham gia liên doanh bằng tài sản cố ñịnh hữu hình nhưng tài sản

ñó không còn thuộc quyền quản lý, sử dụng của ñơn vị, giá trị của chúng lúc này ñược biểu hiện bằng giá trị góp vốn liên doanh

• Tài sản cố ñịnh hữu hình thiếu ñược phát hiện khi kiểm kê

• Trả lại tài sản cố ñịnh cho các bên liên doanh

b Tài sản cố ñịnh vô hình

• Giảm do nhượng bán

• Các trường hợp khác như góp vốn liên doanh, trả lại vốn góp liên doanh

• Giảm tài sản cố ñịnh vô hình ñã trích ñủ khấu hao

Khấu hao tài sản cố ñịnh chính là sự biểu hiện bằng tiền của phần giá trị tài sản cố

ñịnh ñã hao mòn, hao mòn tài sản cố ñịnh là hiện tượng khách quan làm giảm giá trị sử

dụng của tài sản cố ñịnh

Hao mòn tài sản cố ñịnh có 2 loại

Hao mòn hữu hình

Là sự hao mòn vật lý trong quá trình sử dụng do bị cọ sát, ăn mòn bị hư hỏng từng

bộ phận Hao mòn hữu hình của tài sản cố ñịnh có thể diễn ra 2 dạng sau:

• Hao mòn dưới dạng ký thuật xẩy ra trong quá trình sử dụng

• Hao mòn do tác ñộng thiên nhiên

Hao mòn vô hình

Là sự giảm giá trị của tài sản cố ñịnh do tiến bộ của khoa học kỹ thuật

Việc khấu hao tài sản cố ñịnh ñược tính theo nhiều phương pháp khác nhau Thực

tế hiện nay phương pháp khấu hao phổ biến là khấu hao theo thời gian

Theo phương pháp này việc khấu hao tài sản cố ñịnh và tỷ lệ khấu hao của tài sản

ñó ñược tính như sau:

Nếu tài sản cố ñịnh tăng, giảm trong tháng báo cáo thì tháng sau mới tính tăng,

giảm khấu hao tài sản cố ñịnh Có thể khái quát cách xác ñịnh số khấu hao tháng báo cáo

theo công thức sau:

trong tháng

2.1.5 Sửa chữa tài sản cố ñịnh

Trong quá trình tiến hành sản xuất kinh doanh các bộ phận, chi tiết cấu thành của

tài sản cố ñịnh bị hao mòn hư hỏng do vậy cần tiến hành sửa chữa thay thế những bộ

phận, chi tiết ñó ñể tài sản cố ñịnh khôi phục lại khả năng hoạt ñộng bình thường Có 2

hình thức sửa chữa ñó là:

• Sửa chữa tài sản cố ñịnh theo hình thức cho thầu

• Sửa chữa theo hình thức tự làm

Có hai trường hợp sửa chữa ñó là:

Trường hợp sửa chữa thường xuyên, lặt vặt

Do khối lượng sửa chữa không nhiều, quy mô nhỏ, chi phí ít nên khi phát sinh

ñược tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh của bộ phận sử dụng tài sản cố ñịnh

Trường hợp sửa chữa lớn tài sản cố ñịnh

Được tiến hành theo phương thức tự làm hay cho ñấu thầu Khi công việc sửa chữa

lớn kế toán phải tính toán giá thành thực tế của công việc sửa chữa ñể quyết toán sổ chi

phí

2.2 Hiện trạng thực tế

Hiên tại Khoa Công nghệ có rất nhiều phòng thí nghiệm Cán bộ quản lý phòng thí

nghiệm hiện tại làm công việc quản lý các thiết bị, linh kiện và theo dõi sử dụng “bằng

tay” tức là mọi công việc lưu trữ thông tin về tình hình hoạt ñộng của các thiết bị và linh

kiện ñó bằng cách ghi trên sổ sách Theo cách mỗi phòng có một sổ ghi các thiết bị và

một sổ ghi chi tiết các linh kiện thuộc thiết bị ñó, mỗi khi có sự chuyển ñổi, sửa chữa,

nhập mới, thanh lý,cán bộ quản lý phải ghi lại thông tin ñó trên sổ sách Còn về sử dụng

thi mỗi phòng có một sổ theo dõi sử dụng, mỗi khi có ca thực hành thì giáo viên coi thực

hành phải ghi lại thông tin về ca sử dụng ñó như: Ngày sử dụng, số giờ sử dụng, người coi

quá trình sử dụng phòng máy như: tổng số giờ sử dụng, số giờ ngoài giờ hành chính và

ghi lại sự biến ñộng của các thiết bị như: Thiết bị nào hỏng, tình trạng các thiết bị và linh

kiện, có sửa chữa thay thế gì không ñể báo cáo lên khoa

Vì vậy gặp rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý như:

• Hay nhầm lẫn, sai sót

• Mất nhiều thời gian trong quá trình thống kê thông tin ñể làm báo cáo

• Không phản hồi nhanh ñược các thông tin sự cố

• Không theo dõi chặt chẽ ñược các ca sử dụng

2.3 Mô tả bài toán

Để ñáp ứng ñược yêu cầu nghiệp vụ quản lý tài sản nói chung và yêu cầu quản lý

các thiết bị phòng thí nghiệm của khoa Công nghệ nói riêng, ñồng thời phải giả quyết

ñược các khó khăn gặp phải trong công tác quản lý phòng thí nghiệm hiện thời của khoa

Công Nghệ thì yêu cầu hệ thống mới phải ñáp ứng ñược các yêu cầu sau

Với các buổi thực hành phải ghi ñược các thông tin sau:

• Ai lai người coi phòng máy?

• Sử dụng bao nhiêu máy?

• Giáo viên hướng ñẫn là ai?

• Sử dụng cho môn học nào?

Khi gặp sự cố phải ghi lại các thông tin sau

• Máy ñó ở phong nào?

• Khi sửa chữa thiết bị hay linh kiện thì ghi lại các thông tin sau:

• Ngày sửa?

• Ai sửa?

• Cách sửa?

• Hỏng thiết bị hay linh kiện gi?

• Tình trạng sau khi sửa?

Ngoài ra còn phải ghi các thông tin về thiết bị và linh kiện như:

• Quá trình luân chuyển sử dụng ra sao?

Khi một thiết bị hay linh kiện không còn phù hợp hay không còn sử dụng ñược

nữa thì ta phải tổ chức thanh lý, và cần ghi lại thông tin sau:

• Thanh lý thiết bị hay linh kiện gì?

Xây dựng các chế ñộ cập nhật thiết bị và linh kiện, quá chình luân chuyển, sửa

chữa Lập các báo cáo kiểm kê tài sản theo ñịnh kỳ qui ñịnh

• Thông tin sửa chữa

• Báo cáo thiết bị và linh kiện

Xây dựng chế ñộ bảo mật, cơ sở dữ liệu người dùng và chương chình quản

lý người dùng Cấp phát quyền sử dụng ñến từng chức năng của phần mềm

b Các chức năng

• Cấp quyền người dùng mới

• Thay ñổi mật khẩu

• Cập nhật, thay ñổi người sử dụng: xóa, sửa, thay ñổi tên người sử dụng

Đ ối chiếu thông tin

Lưu trữ giấ y tờ, thông tin

Sổ sách, tái liệu Giấ y tờ, phiếu Sao chép thông tin từ tới

Chia dòng thông tin Hợp dòng thông tin Tệp dữ liệu

Cập nhật, tra cứu thông tin trên má y tính

2.3.5 Sơ ñồ tiến trình các nghiệp vụ trước khi có hệ thống mới gồm

Tiến trình I: Tiến trình quản lý theo dõi thiết bị

Tiến trình II: Theo dõi và xử lý sự cố

Tiến trình III: Theo dõi sử dụng

Tiến trình IV: Tổng hợp lập báo cáo

Biên bản giao nhận TB Mua

Tặng

S

Hủy biên bản giao nhận TB

Đ Nhận biên

Biên bản Thanh lý TB

Biên bản Thanh lý

TB

Biên bản hủy Thanh lý TB

Sổ theo dõi TB và linh kiện

Báo cáo sửa chữa

Báo cáo sửa chữa

Sổ theo dõi TB

và linh kiện

Sổ sự cố,sửa chữa,theo dõi TB Báo cáo tổng hợp

Đ

S

Đ

S

Tiến trình III: Theo dõi sử dụng

Tiến trình IV: Tổng hợp lập báo cáo thiết bị và sử dụng

Hợp lệ

Hợp lệ

Hợp lệ

Tiến trình I: Tổng hợp lập báo cáo

Tiến trình II: Theo dõi quản lý thiết bị

Tiến trìh III: Theo dõi xử lý sự cố

Tiến trình IV: Theo dõi sử dụng

Hủy báo cáo

TB

Hợp lệ

Hợp lệ

Tặng Mua

S

Đ

Đ S

Hủy biên bản giao nhận TB

Tiến trình II: Theo dõi Thiết bị khi có hệ thống mới

Database

Chương trình quản lý

TB

Hợp lệ

TB mua hay tặng

Hợp lệ

Hợp lệ

Hợp lệ

Hủy ca sử dụng

Đăng nhập

Đ

Tiến trình III: Theo dõi và sửa chữa sự cố

Tiến trình IV: Theo dõi sử dụng

Database

Chương trình quản lý

TB

Hợp lệ

1 LoaiTB Loại thiết bị - Danh mục thiết bị

2 LoaiLK Loại linh kiện - Danh mục linh kiện

3 Phong Phòng – Danh mục các phòng thuộc khoa có

thiết bị

thiết bị

8 ThietBi Thiết bị - Thông tin về các thiết bị thuộc một

loại thiết bị

9 LinhKien Linh kiện – Thông tin về các linh kiện thuộc

một loại linh kiện

10 TB_LK Thiêt bị - linh kiện – thông tin về các linh kiện

thuộc một thiết bị

11 CachSua Cách sửa – Danh mục cách sửa chữa thiết bị

13 SuCoTB Sự cố thiết bị - Thông tin về các thiết bị hỏng

Chi tiết luân chuyển thiết bị – Thông tin chi tiết

về quá trình luân chuyển thiết bị giữa các phòng

28 GiaoVien Giáo viên – Danh sách giáo viên hướng dẫn

thực thành

29 MonHoc Môn học – Danh sách môn học có sử dụng

phòng máy

35 NguoiDung Người dùng – Người dùng ñăng nhập hệ thống

37 LichTH Lịch thực hành - Thông tin phân lịch thực hành

cấp

tại

kiện

Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi Foreign Key (LoaiLKID, LinhKienID) References LinhKien

TenCaLam C 15 Not null, Unique hh:mm – hh:mm Thời gian bắt ñầu và kết thúc một ca làm việc

T: Đã sửa chữa,

F: Đang chờ sửa

Trạng thái sửa chữa

Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi

Foreign Key (PhongID) References Phong Foreign Key (CaLamID) References CaLam

Foreign Key (SuaChuaTBID) References SuaChuaTB Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi Foreign Key (CachSuaID) References CachSua

Foreign Key (SuaChuaLKID) References SuaChuaLK Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID, LoaiLKID, LinhKienID) References TB_LK

Foreign Key (CachSuaID) References CachSua

Foreign Key (PhongDiID) References Phong Foreign Key (PhongDenID) References Phong

Foreign Key (PhongDiID) References Phong Foreign Key (PhongDenID) References Phong

Foreign Key (LuanChuyenTBID) References LuanChuyenTB Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi

chuyển

chuyển

Foreign Key (LuanChuyenLKID) References LuanChuyenLK Foreign Key (LoaiLKID, LinhKienID) References LinhKien

Foreign Key (KhachHangID) References KhachHang Foreign Key (TienTeID) References TienTe

Foreign Key (ThanhLyTBID) References ThanhLyTB Foreign Key (KhachHangID) References KhachHang Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi

Foreign Key (KhachHangID) References KhachHang Foreign Key (TienTeID) References TienTe

Foreign Key (ThanhLyLKID) References ThanhLyLK Foreign Key (KhachHangID) References KhachHang Foreign Key (LoaiLKID, LinhKienID) References LinhKien

Foreign Key (GiaoVien1ID) References GiaoVien Foreign Key (GiaoVien2ID) References GiaoVien

Foreign Key (PhongID) References Phong Foreign Key (NgayTTID) References NgayTT Foreign Key (GiaoVienID) References GiaoVien Foreign Key (CaLamID) References CaLam

Foreign Key (PhongID) References Phong Foreign Key (NgayTTID) References NgayTT Foreign Key (GiaoVienID) References GiaoVien Foreign Key (CaLamID) References CaLam

Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi

Foreign Key (LoaiLKID, LinhKienID) References LinhKien

Foreign Key (GiaoVienID) References GiaoVien