ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG tác văn THƯ tại CÔNG TY cố PHÀN CNTT SÔNG đà

A: PHÀN MỞ ĐÀU :I - Lý do chọn đề tài: Công tác văn thư CTVT là hoạt động đảm bảo thông tin bằng vănbản, phục vụ công tác quản lý,bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng,ban hành văn b

Website: http://www.docs vn Emai! : Henhe@docs vn Te! sv 0918.775.368

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA LUƯ TRỬ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGUYỄN ANH TUẤN

ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY

CỐ PHÀN CNTT SÔNG ĐÀ

Giảng viên hướng dẫn : TH.S LÊ TUẤN HÙNG

Hà nội, ngày 25 tháng 3 năm2005

MỤC LỤC:

III Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

Chương I Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình 7công tác văn thư tại Công ty

1 Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu 7

tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà

2 Công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà 12

3 Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong công tác văn thư 14Chương II Triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại 17Công ty cổ phần CNTT Sông Đà

1 Quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn thư 17

2 ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT 21Sông Đà với chương trình: “Quản lý văn phòng”

3 ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản 28

4 ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đi - đến 29

5 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng CNTT 42trong công tác văn thư tại Công ty

6 Hiệu quả của chương trinh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư 43với phần mềm “Quản lý văn phòng” tại Công ty

A: PHÀN MỞ ĐÀU :

I - Lý do chọn đề tài:

Công tác văn thư (CTVT) là hoạt động đảm bảo thông tin bằng vănbản, phục vụ công tác quản lý,bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng,ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành tronghoạt động của các co quan, tổ chức,đơn vị Do vậy mà công tác văn thư cởtrong cơ quan là một trung tâm diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưugiữ và xử lý thông tin, trong đó những công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếucủa công tác văn thư, là một trong những phương tiện quan trọng nhất phục

vụ cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan ,đơn vị ,tổ chức Vai trò củaCTVT ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhucầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết Vìthế CTVT được tố chức hợp lý và tự’ động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ nângcao chất lượng cho hoạt động quản lý Hiện nay khái nơiệm Công tác văn thưđược nhiều nhà nghiên cứu chấp nhận như sau: “ công tác văn thư là toàn bộnhững công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổchức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức khoa họcvăn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xãhội, các lực lượng vũ trang.”

Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cảcác lĩnh VỊTC của đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao Việc ứngdụng công nghệ thông tin trong CTVT là một nhu cầu mang tính khách quan,

nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư từ thủ côngsang tự động hoá hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóngsức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao độngcủa cán bộ văn thư

ứng dụng CNTT là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đãđược cụ thế hoá bang các văn bản quy phạm phát luật như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thôngtin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá hiên đại hoá, Đảng ta xác định:”côngnghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự pháttriển”.Nghị quyết TW 7 khoá VIII của Đảng ngày 30/71994 :“ưu tiên ứngdụng và phát triển công nghệ tiên tiến như công nghệ thông tin phục vụ yêucầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân” Trong Nghị quyết ĐạiHội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:“ứng dụng công nghệ thông trong tất cả cáclĩnh vực kinh tế quốc dân ” Nhà nước ta xác định:“ việc ứng dụng côngnghệ thông tin trong linh vực quản lý hành chính Nhà nước là ưu tiên hànhđầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đãđược xác đinh là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thôngtin”.

Trên cơ sở đó chúnh tôi lựa chọn đề tài là : “ứng dụng công nghệ thôngtin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà”.Công ty cổ phần công nghệ thông tín Sông Đà thuộc Tổng Công Ty Sông Đàtrực thuộc Bộ Xây Dựng, là một Doanh nghiêp có thế mạnh về tin học vàcông nghệ thông tin, về ứng dụng công nghệ thông tin trong tố chức hoạtđộng , quản lý hành chính, đặc biệt là trong công tác văn thư của mình Đồngthời Công ty cũng đã tạo điều kiện cho chúng tôi trong quá trình nghiên cứu

và tim hiểu thực tiễn

II- Mục đích nghiên cứu:

Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích : Nhằm nâng caonhận thức của bản thân nói riêng và của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quảntrị văn phòng nói chung về vị trí, vai trò cuả công nghệ thông tin- một xu

hướng phat triển mới của xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lýhành chính noi chung va đặc biệt trong công tác văn thư nói riêng của coquan Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tim hiểu, nghiêncứu một vấn đề liên quan trục tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo.

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về CTVT của Doanh nghiệpnày, việc triển khai về ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào, và đưa ramột số nhận xét mang tính trao đổi

III- Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cưú:

1- Trong đề tài này chúng tôi có sử dụng một số phương pháp nhu sau:

- Phương pháp luận: phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánhphân tích hệ thống

- Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, phươngpháp phỏng vấn, trực tiếp sử dụng chương trình, tác nghiệp cụ thể

2- Đối tượng nghiên cứu: là chương trình phần mềm hệ thống “Quản lý

văn phòng” của công ty

Vấn đề này trước kia đã có những tác giả đã nghiên cưu và tìm hiếu,tuy nhiên báo cáo khoa học của chúng tôi không trùng lặp với các công trìnhkhác trước đó

Trong quá trình thực hiện đề taì do có những thuận lợi sau: đã có một

số những công trình đi trước nghiên cứu về vấn đề nay, được sự quan tâmcủa khoa, đồng thời đã được ban lãnh đại Công ty cổ phần công nghệ thôngtin Sông Đã tạo điều kiện cho tôi được nghiên cứu tại công ty Đồng thời lànhững khó khăn như : vốn kiến thức còn hạn chế và vấn đề nghiên cứu cònmới mẻ, thời gian còn hạn chế Do vậy do vậy sẽ không tránh khỏi nhưngsai xót Chúng tôi mong được sự đóng góp ý kiến của các độc giả, thầy cô

giáo và các bạn để chúng tố sẽ nghiên cứu đề tài được hoàn thiện hơn Quađây, chúng tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sĩ Lê Tuấn Hùng đã hướngdẫn tôi thực hiện đề tài này Đồng thời cảm ơn các thầy cô giáo và các bạnđặc biệt là các cô chú và các anh chị của công ty CPCNTT Sông Đà đã giúptôi hoàn thành đề tài.

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày 25 thảng 3 năm 2005.

Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Anh Tuấn

IV : Nguồng tài liệu tham khảo:

- Báo cáo khoa học 158: Dương Thị Hoà:Vai trò CNTT trong việc quản

lý văn bản của Bộ Nông Nghiệp

- Báo cáo khoa hoc 27: Nguyễn Mạnh Cường:Tìm hiểu ứng dụng tiến

bộ CNTT vào công tác quản lý văn bản đi- đến ở bộ phận văn thư một

- Nguyễn Khắc Hoan: Quản lý thông tin và CNTT, NXB Văn hoáThông tin.

- Khoá Luận tốt nghiệp : LT 157.2004 Nguyễn Thị út Trang: ứng dụngCNTT trong CTVT tại Bộ Khoa học và Công nghệ

- Khoá luận tốt nghiệp :KL389.2002 Nguyễn thị Mai :Vai trò của việc

ứn dụng CNTT vào CTVT- LT

- Nghị định sốl 10/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tácvăn thư

- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 về công tác văn thư lưu trữ

- Thông tin học đại cương của Đoàn Phan Tân

- Tạp chí lưu trữ Việt Nam: tài liệu nghe nhìn- CNTT : vài nét về ứngdụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc ở văn phòng chính phủ số2/2001, của Kiều Mai

- Tạp chí lưu trữ Việt Nam : quản lý quá trinh xử lý văn bản hành chínhbằng kỹ thuật tin học tại văn phòng chính phủ Một số điểm cần lun ýkhi ứng dụng tin học vào lưu trữ, Dương Văn Khảm

- TV 170 :tin hoc trong đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ: DươngVăn Khảm

B- PHÀN NỘT DUNG:

Chưong I: Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình

công tác văn thư tại Công ty.

1 Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu

tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà:

1.1- Công ty cổ phần CNTT Sông Đà được thành lập theo quyết địnhSố:1216/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng về việc chuyển Trung tâmnghiên cún và ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà - Tổng Công Ty Sông

Đà thành công ty cổ phần ngày 28 tháng7 năm 2004

Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà đượcthành lập theo Quyết định số: 16/TCT - VPTH ngày 12/9/2001 của Chủ tịchHĐQT Tổng công ty Sông Đà, là đơn vị hạch toán phụ thuộc, với nhiệm vụchính là:

- Nghiên cứu khoa học công nghệ về các lĩnh vực chuyên ngành xâydựng, giao thông vận tải, sản xuất công nghiệp, công nghệ thông tin

- Tổ chức thực hiện sản xuất thử nghiệm các đề tài nhiên cứu ứng dụng,ứng dụng và chuyển giao tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất

kinh doanh cuả Tống công ty nhu cầu thị trường

- Thực hiện tư vấn, thiết kế, đào tạo nhân lực và them định các dự án

HỘI ĐỒNG QUẢN BAN KIỂM

ỉ.2.1- Tình hình nhân lực:

Lao động hiện có(Thời điểm 31/05/2003): 38 người

- Trình độ cao đẳng CNTT: 2 người

- Công nhân kỹ thuật, lao động nghiệp vụ: 2 người

1.2.2 Đại hội đồng cổ đông:Bao gồm tất cả các cố đông tham dự, là CO' quan

quyết định cao nhất của Công ty Đại hội đồng cổ đông thông qua cácquyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họpkhi đuợc số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyếtcủa tất cả các cổ đông dự họp chấp nhận Tham gia dóng góp ý kiếnxây dựng và biểu quyết thông qua Điều lệ tổ chức hoạt động và định

hướng phát triển của Công ty Kiểm soát hoạt động của Hội đồng quảntrị và Ban kiếm soát.

1.2.3 Hội đồng quản trị(HĐQT): Là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty,

có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quanđến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩmquyền của Đại hội đồng cổ đông HĐQTcó nhiệm vụ quyết định chiếnlược phát triển của công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường,quy định nội dung tài liệu họp phục vụ Đại hội đồng cố đông, triệu tậphọp đại hội cổ đông , cơ cấu tổ chức, lập quy chế quản lý nội bộ Công

ty Kiểm soát việc thực hiện các pgương án đầu tư , kiểm soát việcthực hiện các chính sách thị trường, thực hiện hợp đồng kinh tế, kiểmsoát việc thực hiện cơ cấu tổ chức, thực hiện cơ quản lý nội bộ củacông ty, kiểm soát việc mua bán cố phần HĐQT thông qua quyết địnhbằng biếu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thứckhác Mỗi thành viên HĐQT có một phiếu biếu quyết

1.2.4 Giám đốc: Do HĐQT bố nhiệm Giám đốc có nhiệm vụ điều hành

hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty, là người đạidiện theo pháp luật của công ty, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện cácquyết định của HĐQT, tố chức thợc hiện các kế hoạch sản xuất kinhdoanh và phương án đầu tư của công ty Thường xuyên báo cáoHĐQT tình hình, kết quả sản xuất cua Công ty Giúp việc cho Giámđốc là hai Phó Giám đốc, Gồm Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vựcCNTT và Phó Giám đốc phụ trách kinh tế

1.2.5 Ban kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu ra Có nhiệm vụ kiểm tra tính

trung thực hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinhdoanh, trong ghi chép lưu giữ chứng từ số sách kế toán và báo cáo tài

chính của công ty Thường xuyên thông báo với HĐQT về kết quảhoạt động của Công ty, tham khoả ý kiến của HĐQT trước khi trìnhbáo cáo, kết luận và kiên nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

1.2.6 Các phòng ban chức năng: Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ

thực hiện công việc do Giám đốc giao theo đặc điểm, nhiệm vụ củatừng phòng Các trưởng phó phòng phụ trách, định biên của từngphòng do Giám đốc điều hành đề nghị bổ nhiệm và quyết định theophân cấp được HĐQT phê duyệt Công ty có các phòng chức năngsau:

- Phòng tài chính kế tóan: có nhiệm vụ giúp việc cho HĐQT và Bangiám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo công tác tài chính tín dụng, hạchtoán kinh doanh của đợn vị; Đe xuất các giả pháp cần thiết nhằm thuhút, tạo lập và sử dụng hợp lý các nguồn tài chính, các quỹ doanhnghiệp phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.; Đảm bảo đủ vốn chosản xuất kinh doanh; Kiểm soát băng đồng tiền các hoạt động kinh tếtrong đơn vị Nhân sự gồm 5 người: Ke toán trưởng, phó kế toán, 3nhân viên

- Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ thực hiện công tác kinh doanh, xuấtnhập khẩu và tiếp thị đấu thầu; Quản lý kinh tế đối với các công trình,quản lý công tác kế hoạch thống kê ; Xây dựng và quản lý định mức,đơn giá; Thực hiện các họp đồng kinh tế; Quản lý các công tác đàu tư.Nhân sự gồm 7 người :Trưởng phòng, phó phòng, 5 nhân viên

- Phòng Tố chức Hành chính: có nhiệm vụ quản lý công tác tố chức,hành chính, nhân sự, chế độ chính sách đối với nhười lao động Nhân

sự gồm 4 người: Trưởng phòng, phó phòng, văn thư, nhân viên

- Phòng phát triến phần mềm và chuyến giao công nghệ: co nhiệm vụsản xuất các phần mềm ứng dụng, phần mềm công nghiệp và chuyểngiao công nghệ; Tham gia công tác đào tạo và CNTT Nhân sự gồm 14người : Trưởng phòng, phó phòng, 12 nhân viên.

- Phòng mạng và truyền thông : có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế, tưvấn, xây dựng và bảo trì các mạng viễn thông, tin học; Nhiên cứu pháttriển ứng dụng và triển khai các dịch vụ gia tăng giá trị; Hợp tácnghiên cưú khoa học, tiếp nhận và chuyển giao công nghệ trong linhvực công nghệ mạng và các dịch vụ gia tăng giá trị; Thực hiện việcxúc tiến khai thác và cung ứng các dịch vụ của ngành CNTT, phầncứng, phần mềm; Thực hiện các hoạt động khác trong lĩnh vực côngnghệ thông tin theo yêu cầu và định hướng phát triển cuả Công ty.Nhân sự gồm 15 người :Trưởng phòng , phó phòng, 13 nhân viên

2 Công tác văn thư của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà.

Công tác văn thư là toà bộ những công việc liên quan đến việc soạnthảo văn bản, ban hành văn bản, tố chức quản lý văn bản, tố chức quản lý và

sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, cácdoanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang

Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây:

- Soạn thảo văn bản

- Quản lý văn bản

- Quản lý con dấu

- Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ

Thực trạng công tác văn thư tại Công ty cố phần công nghệ thông tinSông Đà: Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một công tychuyên về công nghệ thông tin, vì thế công tác văn thư là một nội dung quantrọng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.

Phụ trách về công tác văn thư của Công ty gồm có một văn thư chuyêntrách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm Công tác văn thư củaCông ty hoạt động theo các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước như:Công văn số 145/VPCP-HC ngày 01 tháng 4 năm 1998 của Văn phòng Chínhphủ về việc mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước; Công văn số900/VPCP-HC ngà 14 tháng 3 năm 1998 của cuă Văn phòng Chính phủ vềviệc ghi ký hiệu các văn bản quản lý Hành chính nhà nước; Quyết định số228/ỌĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, công nghệ

và môi trường về việc ban hành tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700 - 1992.Văn bản quản lý Nhà nước Mầu trình bày; Nghị định 142/CP ngày 28 tháng

9 năm 1963 quy định về nội dung của công tác văn thư; và một số văn bảnkhác

Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tai Công ty được thực hiệnnhư sau:

Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của

công ty đêu được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luậtquy định đúng thể thức và quy trình ban hành Các khâu nghiệp vụ về soạnthảo đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN)chuyến cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thốngquản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản

Quản lý văn bản:

Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thưCông ty Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉlàm thủ tục đóng dáu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung

và thẩm quyền ký ban hành Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổcông văn đi Là một Công ty kinh doanh cho nên công việc này được tiếnhành rất nhanh và khẩn trương Văn thư Công ty sau khi tiến hành các thủ tụcđăng ký vào số công văn đi thì tiến hành lưu công văn đi bằng 3 số lưu côngvăn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến Tổng Công Ty, một sổ đăng kýcông văn gửi đi đến hệ thống các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổđăng ký công văn gửi đi các đối tác

- Quản lý công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào sổ thốngnhất tại văn thư của Công ty theo đúng thủ tục vào số đăng ký côngvăn đến thì tiến hành sao các công văn này ra một bản đẻ lưu vào 3 sốlưu công văn đến: một sổ đăng ký công văn đến từ Tống Công Ty, một

sổ đăng ký công văn đến từ các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty,một sổ đăng ký công văn đến từ các đối tác Sau khi đã thực hiện xongcác thủ tuc cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ Công tytiến hành ngay việc chuyển ngay đến lãnh đạo Công ty và các phòngban có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theodõi và kiểm tra việc thực hiện

Công tác lập hồ sơ công việc:

Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắpsếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc đềukhông lập hồ sơ công việc mà nộp vào lưu trữ ở tinh trạng bó gói.

Công tác văn thư chuyền thống của Công ty trước khi ứng dụng CNTTthì có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản diễn ra chậm vàmất nhiều thời gian, việc chuyển giao văn bản va theo dõi việc thực hiện vănbản không được nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn bản vàbáo cáo công việc Theo phương pháp chuyền thống thì văn thư cơ quan mấtnhiều thời gian hơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn

3 Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.

Đây là một thế mạnh của Công ty nhưng trước hết chúng ta cần hiểuthế nào là công nghệ thông tin Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi

đó là sự hội tụ của các công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyềnthông đại chúng Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thếgiới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin(Information Society), ứngdụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tấtyếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thứclàm việc của các ngành hoạt động, góp phần giả phóng sức lao động của conngười, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn , chất lượng hơn, đáp ứngkip thời những yêu cầu của thời cuộc Công tác văn thư trong mỗi cơ quanhiện nay ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của minh đối với hoạt độngchung của mỗi cơ quan, việc đưa công nghệ thông tin và công tác văn thư sẽtạo ra một sự cải tiến trong phương thức hoạt động đối với những khâunghiệp vụ của công tác này Cách thức làm việc mới không làm thay đổi bản

chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quảcông việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhưng nhu cầu được đềra.Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tinđược nhanh chóng trong tình hĩnh thông tin ngày càng tăng nhanh như hiệnnay do số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan khôngnghừng tăng nhanh.

Trong mỗi cơ quan, văn phòng được coi như “trái tim” của cả cơ quan,

là trung tâm thông tin của cơ quan Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìmkiếm và cung cấp thông tin đế giúp cho lãnh đạo có thế đưa ra những quyếtđịnh đúng đắn, kịp thời nhất Trong thơi đại thông tin như hiện nay nếu côngtác văn thư chỉ giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặpnhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm tincủa các cán bộ trong cơ quan, cũng như nhu cầu trao đối thông tin với các cơquan, đơn vị khác, chính vì vậy, công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớntrong công tác văn thư, gúp nâng cáo hiệu quả công việc trong công tác vănthư Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tạiCông ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một yêu cầu tấ yếu, đồngthời vì đây là một Công ty chuyên về công nghệ thông tin

Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư trước hết là nhằm nâng caochất lượng của công tác này đồng thời góp phần giải phóng phần nào sức laođộng của cán bộ CNTT sẽ giúp công tác văn thư được thực hiện một cáchthuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn Điều này thể hiện ở chỗ, toàn bộ vănbản hình thành trong hoạt động của cơ quan sẽ được nhập vào máy để quản

lý, và thông qua đây việc thống kê, tra tìm, tống hợp văn bản sẽ trở nên dễdàng và nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục

vụ hoạt động quản lý của công ty Chính nhờ điều này mà sẽ nâng cao vai trò

và phát huy tối đa chức năng nhiệm vụ của văn phòng đặc biệt là bộ phậncông tác văn thư Khi trong công ty đã nối mạng nội bộ thì chỉ cần thông quamạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng như bất kỳ một cán bộ nào của cơquan đều có khả năng truy cập và tìm hiểu hệ thống văn bản hình thành trongngày tại công ty mình(tuỳ theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ sè cómột mật khẩu riêng đế truy cập)

Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và công tác văn thư thể hiện ơchỗ: tù’ công tác soạn thảo văn bản đến việc ban hành và quản lý văn bản,chính điều đó các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể ứng dụngđược công nghệ thông tin : soạn thảo văn bản trên máy, quản lý văn bản trênmáy, thực hiện việc tra tìm văn bản trên máy, chuyển giao văn bản quanmạng máy tính Việc quản lý và sử dụng con dấu cũng là một công việc củacông tác văn thư, nhưng trong điều kiện hiện nay về mặt quản Nhà nước thìchưa có văn bản nào quy định về tính pháp lý của con dấu và chữ ký điện tửxét về điều kiện kỹ thuật và khả năng quản lý con dấu thực tế hiện nay thìkhông cần đưa nội dung nay vào ứng dụng công nghệ thông tin

CHƯƠNG TIĩTRĨÉN KHAT ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG

TÁC VĂN THƯ TẠT CÔNG TY CỐ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ.

1 QUY TRÌNH ÚNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ:

Để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả caothì phải có quy trình ứng dụng Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì công

ty sẽ đạt được muc đích của minh, việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả chocông việc Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư

là phải phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn thư

Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta năm vững được đặc điểmcủa các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu(CSDL) Nó giúp ta nắm đượcchức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định đượcđúng thành phần và nội dung CSDL văn thư

Mục đích của việc phân tích hệ thống là ta có thể thiết kế hệ thốngCSDL quản lý và tra tìm tài liệu văn thư Thiết kế hệ thống phả đạt yêu cầuđưa toàn bộ các văn bản có giá trị vào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tratìm chúng Toàn bộ việc phân tích và thiết kế hệ thống diễn ra theo quy trìnhsau:

Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả CO’ quan đế xác định các loại tài liệu hình thành và khối khối lưọng cuả nó.

Bước này nhằm xác định được những văn bản nào có thể đưa vàoCSDL quản lý và tra tìm tài liệu trong văn thư Chúng ta làm như vậy bởi vìtrong quá trình hoạt động của cơ quan sè có rất nhiều loại tài liệu, nhưngkhông phải thông tin nào cũng đưa vào CSDL mà chỉ có những văn bản phảnánh về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Còn những tài liệu tham khảo hay

những văn bản gửi đến để biết., thì không là thành phần tài liệu đưa vàoCSDL.

Bước 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu

chính là đặt yêu cầu khai thác vào CSDL.

Mục đích của việc day dựng CSDL được xác định là phục vụ quản lý

và tra tìm các văn bản quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế dần các sổđằng ký văn bản đi -đến, đồng thời có thể theo dõi việc chuyển giao và giảiquyết van bản, tra tìm văn bản trên máy Muốn vậy đòi hỏi khi ứng

dụngCNTT vào quản lý văn bản phải có CSDL quản lý văn bản đi - đếnphục vụviệc tìm kiếm thông tin văn bản theo các mục đích sau :

- Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản (ngày, tháng, năm)

- Thống kê văn bản theo từng cơ quan giao dịch, theo đơn vị tổ chức

soạn thảo văn bản, giả quyết văn bản

- Tìm kiếm văn bản theo thể loại văn bản

- Tìm kiếm văn bản theo ngươi ký văn bản văn bản

- Tìm kiêm văn bản theo mức độ khân, mật

- Tìm kiếm văn bản theo chuyên đề, ngành hoạt động

- Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu văn bản

- In thông tin đã tìm được ra giấy

Như vậy khi ứng dụng CNTT thì phai đặt ra những yêu cầu đối vớiCSDL như vậy để giải quyết nhu cầu tìm các yếu tố của tùng văn bản riêngbiệt thay “số đăng ký công văn đi - đến” Đồng thời cũng đáp ứng được yêucầu thông tin tổng hợp cuả nhiều văn bản góp lại

cồng tác thống kê văn bản này còn theo cả thói quen yêu cầu thông tincủa nguời sử dụng tài liệu ở Công ty Thực tế ở Công ty thì thói quen này làyêu cầu thông tin theo nội dung vấn đề của văn bản.

Bưóc 4 : Thiết kế mẫu nhập tin đối vói từng văn bản.

Việc này có thể căn cứ vào mẫu đăng ký văn bản đi - đến đã dùng của

cơ quan Các yếu tố thông tin vừa một văn bản cần quản lý tương tự’ như các

sổ đăng ký văn bản đi hoặc sổ đăng ký văn bản đến, có thể bổ sung thêm một

số mục khác theo yêu càu người sử dụng CSDL hoặc mở thêm các cột trên sổđăng ký văn bản như phần “trích yếu nội dung văn bản”

Đối với một văn bản thì đầu vào của CSDL cần nhập là:

(Tham khảo công văn số 608/LTNN- TTNC ngày 19 tháng 11 năm

1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Bản hướng dẫn về ứng dịng CNTTtrong Văn thư - Lun trữ)

1 - Ngày nhập văn bản vào cơ sở dữ liệu;

2 - Nơi gửi văn bản;

7 - Người ký văn bản;

8 - Tóm tắt nội dung văn bản;

9 - phân loại văn bản theo ngành hoạt động, theo chuyên đề;

10 - Ngày văn bản đến cơ quan;

11 - Đơn vị nhận và sử lý văn bản;

12 - ngày sử lý xong văn bản;

13 - Văn bản trả lời số, ngày (sau khi có văn bản trả lời);

14 - Lưu hồ sơ

Đối với văn bản đi cần nhập vào CSDL là:

1 - Ngày tháng nhập văn bản vào CSDL

2 - Số, ký hiệu văn bản

3 - Mức độ mật

4 - Số lượng văn bản in để gửi đi

5 - Ngày tháng của văn bản

6 - Người ký văn bản

07— Đơn vị soạn thảo văn bản

08 - Nơi nhận văn bản

08 - Tóm tắt nội dung văn bản

10 - Phân loại văn bản theo chuyên đề, theo ngành hoạt động

11 - Trả lời văn bản số, ngày (nếu là văn bản phúc đáp)

Tất cả các văn bản đi và đến của cơ quan đều nhập vào máy nhữngthông tin trên Các thông tin văn bản đến và văn bản đi được thiết kế trên haiCSDL riêng biệt Do đó việc thiết kế các trường của biểu ghi, các yêu cầuquản lý theo dõi hai loại văn bản đi - đến có khác nhau nhưng liên quan vớinhau

Bước 5: Nhập tin vào máy, chạy thử, kiếm tra xem cơ sở dữ liệu có đáp ứng được mọi yêu cầu dự kiến như bảng danh mục sản phấm đầu

ra hay không.

Văn bản đến và đi thường được lập trên hai loại CSDL riêng biệt, tuynhiên hai CSDL này luôn có quan hệ với nhau, luôn so sánh đối chiếu vớinhau, đối với văn bản đến thì nhập vào máy đồng thời in ra giấy theo thứ

tự như sổ đăng ký văn bản đến Danh mục này dùng để theo dõi ngoàimáy và đế làm số giao nhận (ký nhận) các văn bản phân phối trong ngà.Các trang in được sắp xếp theo thứ tự thời gian trong năm và đóng lạithành sổ

Đối với CSDL là văn bản đi, ngoài các thông tin đăng ký văn bản đi, còn

có thể lun giữ những nguyên văn nội dung văn bản để ngươi sử dụngkho ong phải tìm tin đã lun, ở các tệp tin đơn lẻ tách rời nhau, ngươi lấytin cần lấy thông tin tóm tắt của văn bản khi ghép nối vào từng bản đã đãđánh máy

Trên đây là những bước của quy trinh ứng dụng CNTT vào công tác vănthư

2 ỨNG DỤNG CNTT TRONG CTVT TẠI CÔNG TY CÓ PHÀN

CNTT SÔNG ĐÀ VÓI CHƯONG TRÌNH “QUẢN LÝ VĂN

PHÒNG”:

2.1 Giói thiệu về chưong trình :

Hệ thống chương trình Quản lý văn phòng là dòng sản phẩm do Công

ty cổ phần CNTT Sông Đà (Song Da ITC) xây dựng nhằm hỗ trợ đắc lực chocông tác văn thư, đặc biệt là khâu quản lý và giả quyết văn bản Hệ thống hỗ