KHÁI NIỆM VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Về mặt hình thức, dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện được

KHÁI NIỆM VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1 Khái niệm cơ bản về dự án đầu tư

Dự án đầu tư có thể xem xét từ nhiều góc độ Về mặt hình thức, dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động

và chi phí theo một kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai

Trên góc độ quản lý, dự án đầu tư là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật

tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế – xã hội trong một thời gian dài

Trên góc độ kế hoạch hoá, dự án đầu tư là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế xã hội, làm tiền đề cho các quyết định đầu tư và tài trợ Dự án đầu tư là một hoạt động kinh

tế riêng biệt nhỏ nhất trong công tác kế hoạch hoá nền kinh tế quốc dân nói chung

Xét về mặt nội dung, dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt được các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác định

Như vậy một dự án đầu tư bao gồm 4 thành phần chính:

- Mục tiêu của dự án được thể hiện ở 2 mức: 1/Mục tiêu phát triển là những lợi ích kinh tế – xã hội do thực hiện dự án đem lại 2/ Mục tiêu trước mắt là các mục đích cụ thể cần phải đạt được của dự án

- Các kết quả: đó là những kết quả cụ thể, có thể định lượng, được tạo ra từ các hoạt động khác nhau của dự án Đây là điều kiện cần thiết để thực hiện được các mục tiêu của dự án

- Các hoạt động: Là những nhiệm vụ hoặc hành động được thực hiện trong

dự án để tạo ra những kết quả nhất định Những nhiệm vụ hoặc hành động này cùng với một lịch biểu và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện sẽ tạo thành kế hoạch làm việc của dự án

- Các nguồn lực: về vật chất, tài chính và con người cần thiết để tiến hành các hoạt động của dự án Giá trị hoặc chi phí của các nguồn lực này chính là vốn đầu tư cần cho dự án

Trong 4 thành phần trên thì kết quả được coi là cột mốc đánh dấu tiến độ của dự

án Vì vậy, trong quá trình thực hiện dự án phải thường xuyên theo dõi đánh giá các kết quả đạt được Những hoạt động nào có liên quan trực tiếp đối với việc tạo ra các kết quả được coi là hoạt động chủ yếu cần phải được đặc biệt quan tâm

2 Quá trình hình thành và phát triển một dự án đầu tư

Quá trình hình thành và thực hiện dự án đầu tư trải qua 3 giai đoạn: Chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và vận hành các kết quả đầu tư Các bước công việc,

các nội dung nghiên cứu ở các giai đoạn được tiến hành tuần tự nhưng không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ xung cho nhau nhằm nâng cao dần mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu và tạo thuận lợi cho việc tiến hành nghiên cứu ở các bước kế tiếp

Các bước công việc của các giai đoạn hình thành và thực hiện một dự án đầu tư

có thể được tóm tắt trong bảng sau:

Chuẩn bị đầu tư Thực hiện đầu tư Vận hành kết quả

đầu tư

Nghiê

n cứu

phát

hiện

cơ hội

đầu tư

Nghiên

cứu

tiền

khả thi

sơ bộ

lựa

chọn

dự án

Nghiê

n cứu khả thi

Đánh giá và quyết định (thẩm định dự án)

Hoàn tất thủ tục để triển khai thực hiện đầu tư

Thiế

t kế và lập dự toán xây lắp công trình

Thi côn g xây lắp côn g trình

Chạy thử và nghiệ

m thu sử dụng

Sử dụng chưa hết công suất

Sử dụng công suất ở mức cao nhất

Công suất giảm dần và thanh lý

Trong 3 giai đoạn trên đây, giai đoạn chuẩn bị đầu tư tạo tiền đề và quyết định

sự thành công hay thất bại ở giai đoạn sau, đặc biệt là đối với giai đoạn vận hành kết quả đầu tư Do đó, đối với giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất

lượng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất Trong quá trình soạn thảo dự án phải dành đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các nghiên cứu

Tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm từ 0.5 – 15% vốn đầu tư của

dự án Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 – 99.5% vốn đầu tư của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư (đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết khác…) Điều này cũng tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và có lãi (đối với các dự án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết năng lực dự kiến (đối với các dự án xây dựng kết cấu hạ tầng và dịch vụ xã hội)

Trong giai đoạn 2, vấn đề thời gian là quan trọng nhất Ở giai đoạn này, vốn đầu

tư của dự án được chi ra nằm khê đọng trong suốt những năm thực hiện đầu tư Đây là những năm vốn không sinh lời Thời gian thực hiện đầu tư càng kéo dài, vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thất càng lớn, lại thêm những tổn thất do thời tiết gây ra đối với vật tư thiết bị chưa hoặc đang được thi công, đối với các công trình đang được xây dựng dở dang Đến lượt mình, thời gian thực hiện đầu tư lại phụ thuộc nhiều vào chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, vào việc quản lý quá trình thực hiện đầu tư, quản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện đầu tư đã được xem xét trong dự án đầu tư

Giai đoạn 3: Vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu tư (giai đoạn sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt được các mục tiêu của dự án Nếu các kết quả do giai đoạn thực hiện đầu tư tạo ra đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp, chất lượng tốt, đúng tiến độ, tại địa điểm thích hợp, với quy mô tối ưu thì hiệu quả trong hoạt động của các kết quả này và mục tiêu của dự án chỉ còn phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức, quản lý hoạt động các kết quả đầu tư Làm tốt các công việc của giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư.Thời gian phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư chính là đời của dự án, nó gắn với đời sống của sản phẩm (do dự án tạo ra) trên thị trường

3 Quản lý dự án đầu tư

Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹ vào những năm 50, đến nay nó nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi vào các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án là: (1) nhu cầu ngày càng tăng của những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ thuật tinh vi trong khi khách hàng càng “khó tính”; (2) kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày càng tăng

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về

kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định

Lập kế hoạch Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc

cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự lôgic mà có thể biểu diễn dưới dạng

sơ đồ hệ thống

Điều phối thực hiện dự án Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền

vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là quản lý và điều phối tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn

bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc)

Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn

thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng

Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động

từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án theo hình sau:

Lập kế hoạch

Thiết lập mục tiêu Điều tra nguồn lực Xây dựng kế hoạch

Điều phối thực hiện

Điều phối tiến độ thời gian

Phân phối nguồn lực

Phối hợp các nỗ lực Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên

Giám sát

Đo lường kết quả

So sánh với mục

tiêu

Báo cáo

Giải quyết vấn đề

Hì

nh 1: Chu trình quản lý của dự án Quản lý dự án đầu tư bao gồm các nội dung sau:

3.1- Quản lý vĩ mô và vi mô đối với các dự án

a Quản lý vi mô đối với dự án

Quản lý vĩ mô hay quản lý Nhà nước đối với các dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án

Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, Nhà nước mà đại diện là cơ quan quản

lý Nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động

của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh

tế-xã hội Những công cụ quản lý vĩ mô chính của Nhà nước để quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những qui định về chế độ

kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương,…

b Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án

Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát,…các hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán,…Quá trình quản

lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành

3.2- Lĩnh vực quản lý dự án

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm các nội dung như trong bảng dưới Quản lý dự án bao gồm chín lĩnh vực chính cần được nghiên cứu, xem xét ( theo Viện nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế- PMI) là:

- Quản lý phạm vi

Quản lý phạm vi dự án là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án

- Quản lý thời gian.

Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

- Quản lý chi phí.

Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích

số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí

- Quản lý chất lượng.

Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư

- Quản lý nhân lực.

Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?

- Quản lý thông tin.

Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?

- Quản lý rủi ro.

Quản lý rủi ro là việc xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi

ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro

- Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.

Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, thương lượng và quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ,…cần thiết cho dự án Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào

- Lập kế hoạch tổng quan.

Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các

lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ

Hình 3 : Các lĩnh vực quản lý của dự án

Lập kế hoạch

tổng quan

* Lập kế hoạch

* Thực hiện kế

hoạch

* Quản lý những

thay đổi

Quản lý phạm vi

* Xác định phạm vi

* Lập kế hoạch phạm vi

* Quản lý thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian

* Xác định công việc

* Dự tính thời gian

* Quản lý tiến độ

Quản lý chi phí

* Lập kế hoạch

nguồn lực

* Tính toán chi phí

* Lập dự toán

* Lập kế hoạch

nguồn lực

* Tính toán chi phí

* Lập dự toán

* Lập kế hoạch

chất lượng

* Đảm bảo chất

lượng

* Quản lý chất

lượng

* Lập kế hoạch

quản lý thông tin

* Phân phối thông

tin

* Xác định rủi ro

* Chương trình

quản lý rủi ro

* Phản ứng với

rủi

* Kế hoạch cung

ứng

* Lựa chọn nhà

cung

* Lập kế hoạch

* Thực hiện kế

hoạch

* Quản lý những

* Xác định phạm

vi

* Lập kế hoạch

phạm vi

* Quản lý thay đổi

phạm vi

* Quản lý chi phí

Quản lý chất lượng

* Lập kế hoạch chất lượng

* Đảm bảo chất lượng

* Quản lý chất lượng

Quản lý nguồn lực

* Lập kế hoạch nhân lực

* Tuyển dụng

* Phát triển nhóm

Quản lý thông tin

*Lập kế hoạch

quản lý thông tin

* Phân phối thông

tin

* Báo cáo tiến độ

Quản lý rủi ro dự án

* Xác định rủi ro

* Chương trình quản lý rủi ro

* Phản ứng với rủi ro

Quản lý hoạt động cung ứng

* Kế hoạch cung ứng

* Lựa chọn nhà cung

* Quản lý tiến độ cung ứng

Quản lý chi phí

* Lập kế hoạch nguồn lực

* Tính toán chi phí

* Lập dự toán

* Lập kế hoạch nguồn lực

* Tính toán chi phí

* Lập dự toán

* Lập kế hoạch chất lượng

* Đảm bảo chất lượng

* Quản lý chất lượng

* Lập kế hoạch quản lý thông tin

* Phân phối thông tin

* Xác định rủi ro

* Chương trình quản lý rủi ro

* Phản ứng với rủi

* Kế hoạch cung ứng

* Lựa chọn nhà cung

* Lập kế hoạch

* Thực hiện kế hoạch

* Quản lý những

* Xác định phạm vi

* Lập kế hoạch phạm vi

* Quản lý thay đổi phạm vi

* Quản lý chi phí

III