Chi tiết về quy trình phân tích hệ thống thu-chi nội bảng, ngoại bảng và tính toán quỹ thu nhập

Các tài khoản xác định phí điều chuyển vốn nội tệ thông thường 2.2.4.Quy định số 946 A về khoán tài chính trong ngân hàng nông nghiệp Việt Nam Chương I Phương pháp nghiên cứu hệ thống th

Lời nói đầu

Chương I Những vấn đề tổng quan về đề tài

1 Giới thiệu chung về NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm

1.1.Chức năng chủ yếu của NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm

1.2 NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm có nhiệm vụ

1.3 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm

1.3.1 Phòng kinh doanh8

1.3.2 Phòng kế toán-Ngân quỹ

1.3.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc

1.3.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó giám đốc chi nhánh

1.3.5 Các mối quan hệ

1.3.5.1 Mối quan hệ với Ngân hàng Nhà nước

1.3.5.2 Mối quan hệ với Ngân hàng Nông nghiệp

1.3.5.3 Mối quan hệ đối với khách hàng

1.3.5.6 Mối quan hệ giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc ngân Ngân

hàng Nông nghiệp

2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

2.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu và phương hướng phát triển đề tài

2.1.1 Sự cần thiết của đề tài

2.1.2 Phương hướng phát triển đề tài

2.2 Quy trình hạch toán và lập bảng thu nhập

2.2.1 Tài khoản thu nhập phản ánh các khoản thu nhập của NHNo &PTNT

2.2.2 Loại tài khoản chi phí phản ánh các khoản chi phí của NHNo &PTNT:

2.2.3 Các tài khoản xác định phí điều chuyển vốn nội tệ thông thường

2.2.4.Quy định số 946 A về khoán tài chính trong ngân hàng nông nghiệp Việt

Nam

Chương I Phương pháp nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý

1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức

1.1.Dữ liệu và thông tin

2.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

2.2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

2.2.2 Phân loại theo bộ phận nghiệp vụ mà hệ thống thông tin phục vụ

2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

K IL

K S C O

M

3.1 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin

3.1.1 Giá trị của một thông tin quản lý

3.1.2.Tính giá trị của hệ thống thông tin

3.2 Chi phí cho hệ thống thông tin

3.3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

3.3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

3.3.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

3.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống

4 Phân tích thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin

4.1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin

4.2 Phân tích chi tiết

4.2.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết

4.2.2 Các phương pháp thu thập thông tin

4.2.3 Mã hóa dữ liệu

4.2.4 Công cụ mô hình hóa

4.2.4.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

4.2.4.2 S ơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

4.2.5 Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết

4.3 Thiết kế logíc

4.3.1 Mục đích của giai đoạn thiết kế logíc

4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ

4.3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logíc đi từ các thông tin đầu ra 39

4.3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa 40

4.3.3 Thiết kế logíc xử lý và tính khối lượng xử lý 41

4.3.4 Tính khối lượng dữ liệu và khối lượng xử lý tra cứu cập nhật 41

4.4 Đề xuất các phương án của giải pháp 42

4.4.1 Mục đích 42

4.4.2 Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức 42

4.4.3 Xây dựng các phương án giải pháp 43

4.4.4 Đánh giá các phương án của giải pháp 43

4.5 Thiết kế vật lý ngoài 43

4.5.1 Lập kế hoạch giai đoạn thiết kế vật lý ngoài 43

4.5.2 Thiết kế chi tiết vào/ra 44

4.5.2.1 Thiết kế vật lý đầu ra 44

4.5.2.2 Thiết kế vào 44

4.5.3 Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hóa 44

4.6 Thực hiện kỹ thuật 45

4.6.1 Mục đích và các công đoạn 46

4.6.2 Lập kế hoạch thực hiện 47

K IL

K S C O

M

4.6.5 Thử nghiệm phần mềm 49

4.6.6 Hoàn thiện tài liệu hệ thống 49

4.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác 49

Chương III: Chi tiết về quy trình phân tích hệ thống thu - chi nội bảng, ngoại bảng và tính toán quỹ thu nhập 1 Mô hình lôgíc của hệ thống

1.1 Bảng tính quỹ thu nhập 51

1.1.1 Tính tổng thu-chi trên hạch toán nội bảng 51

1.1.2 Tính vốn huy động và sử dụng trên hạch toán ngoại bảng 52

1.1.3 Các chỉ tiêu khác cần đánh giá 52

1.1.4 Cách tính bảng diễn giải quỹ tiền lương 53

2 Mô hình IFD 55

3 Mô hình DFD 56

3.1 Sơ đồ khung cảnh ( DFD mức 0) 56

3.2 Sơ đồ phân rã (DFD mức 1) 56

4 Thiết kế dữ liệu 57

4.1 Quá trình chuẩn hóa dữ liệu 57

4.2 Thiết kế CSDL lôgíc đi từ thông tin đầu ra 57

4.2.1 Xác định đầu ra 57

4.2.2 Các tệp cần thiết 58

4.2.2.1 Thực hiện chuẩn hoá mức 1 60

4.2.2.2 Thực hiện chuẩn hoá mức 2 60

4.2.2.3 Thực hiện chuẩn hoá mức 3 61

4.2.2.4 Mô tả các tệp 61

4.3 Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu 61

4.4 Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp 62

4.5 Liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu 63

5 Thiết kế giải thuật 63

6 Thiết kế màn hình giao diện 66

6.1 Thiết kế màn hình 66

6.2 Một số mẫu báo cáo 67

7 Một số giao diện màn hình tiêu biểu 70

Kết luận 74

Tài liệu tham khảo 75

Phụ lục chương trình 76

K IL

K S C O

M

Trong thời gian thực tập tại NHNO và phát triển Nông thôn Quận Hoàn Kiếm,

được sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn Bùi Thế Ngũ và sự hướng dẫn

của các cô, chú trong ngân hàng đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt

nghiệp này

Được sự đồng ý của thầy giáo em đã chọn đề tài cho Luận văn của mình

Ứng dụng tin học trong việc tính toán quỹ thu nhập của Ngân hàng nông

nghiệp và phát triển Nông thôn Quận Hoàn Kiếm Hà Nội

Hiện nay, xã hội đang chuyển dần sang xã hội của thông tin và thông tin đã ngày

càng khẳng định được vai trò to lớn của nó đối với sự phát triển của nhân loại

Vì vậy, việc hợp lý hoá các công việc cần làm để đạt tới mục đích một cách tốt

nhất là công việc rất quan trọng.Dựa theo các giai đoạn phân tích thiết kế và phát

triển hệ thống thông tin và dựa trên tình hình thực tế của Ngân hàng, chuyên đề

thực tập nhằm tin học hoá một phần hoạt động tính quỹ thu nhập, lập các bảng

báo cáo như: Bảng diễn giải quỹ tiền lương, bảng tính quỹ thu nhập và bảng tính

phí đơn vị nhận khoán và ngược lại

Trên cơ sở đó, chuyên đề thực tập tốt nghiệp có nội dung chính như sau:

Ch ương I Những vấn đề tổng quan về đề tài nhằm giới thiệu chung về đề tài, về

nơi thực tập và cơ cấu, tổ chức chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệ của nó

Từ đó phát hiện những phương hướng để phát triển đề tài

Ch ương II Phương pháp nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý trình bày phương

pháp luận chung cho việc phát triển đề tài

Ch ương III Chi tiết về quy trình phân tích hệ thống thu-chi nội bảng, ngoại bảng

và tính toán qu ỹ thu nhập trình bày về mô hình lôgíc, mô hình IDF, mô hình

DFD, quá trình chuẩn hoá, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật và thiết kế màn

hình giao diện

Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo, cùng các cô chú trong NHNO

Quận Hoàn Kiếm đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này

K IL

K S C O

M

Chương I Những vấn đề tổng quan về đề tài

1 Giới thiệu chung về NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm

Chi nhánh ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ( Viết

tắt là NHNo&PTNT )Quận Hoàn Kiếm là đơn vị thành viên hạch toán

trực thuộc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam

được Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Việt Nam quyết định thành lập

NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm là đại diện theo ủy quyền của

Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Thường gọi

là Ngân hàng Nông nghiệp) có quyền kinh doanh theo phân cấp của Ngân

hàng Nông nghiệp, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với

Ngân hàng Nông nghiệp

1.1 Chức năng chủ yếu của NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm

* Trực tiếp kinh doanh trên địa bàn theo phân cấp của Ngân hàng Nông

nghiệp

* Tổ chức điều hành kinh doanh và kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo ủy

quyền của Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp

* Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao và lệnh của Tổng giám đốc

Ngân hàng Nông nghiệp

NHNo Quận Hoàn Kiếm là tổ chức tín dụng hoạt động kinh doanh

tiền tệ, làm dịch vụ ngân hàng với nội dung nhận tiền gửi và sử dụng tiền

gửi để cấp tín dụng, cung ứng các dịch vụ thanh toán, thực hiện chính

sách tiền tệ của Nhà nước nhằm góp phần phát triển nền kinh tế hàng hóa

nhiều thành phần theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo

định hướng xã hội chủ nghĩa

NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm có con dấu riêng, bảng cân đối tài

sản, tuân thủ các chính sách, chế độ của ngành và quy định của pháp luật

có liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng, đảm bảo nguyên

tắc tập trung, thống nhất trong toàn hệ thống, đồng thời kết hợp việc phân

K IL

K S C O

M

cấp, ủy quyền, khuyến khích tính năng động, sáng tạo và chủ động của

các chi nhánh Ngân hàng được mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà

nước và các tổ chức tín dụng khác Ngân hàng có nhận tiền gửi phải mở

tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước và duy trì tại đó số dư bình

quân không thấp hơn mức dự trữ bắt buộc do Ngân hàng Nhà nước quy

định

1.2 NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm có nhiệm vụ:

1) Huy động vốn:

Khai thác và nhận tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn, có kỳ hạn, tiền

gửi thanh toán của các tổ chức, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế

trong nước và nước ngoài bằng Đồng Việt Nam Ngân hàng được phép

vay vốn của các Ngân hàng khác và của các tổ chức tín dụng nước ngoài

Ngân hàng được phép vay vốn ngắn hạn của Ngân hàng Nhà nước dưới

hình thức tái cấp vốn

Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu Ngân hàng và

thực hiện các hình thức huy động vốn khác theo quy định của Ngân hàng

Nông nghiệp

2) Cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn bằng Đồng Việt Nam đối với

các tổ chức kinh tế, cá nhân và hộ gia đình thuộc mọi thành phần kinh tế

theo phân cấp ủy quyền Ngân hàng cho vay trên cơ sở có bảo đảm bằng

tài sản cầm cố, thế chấp của khách hàng vay, bảo lãnh bên thứ ba, không

cho vay trên cơ sở cầm cố cổ phiếu của chính Ngân hàng Ngân hàng tổ

chức xét duyệt cho vay theo nguyên tắc phân định giữa các khâu thẩm

định và quyết định cho vay Ngân hàng kiểm tra, giám sát quá trình vay

vốn, sử dụng vốn vay và trả nợ của khách hàng Ngân hàng chấm dứt việc

cho vay thu hồi nợ trước hạn khi phát hiện khách hàng cung cấp thông tin

sai sự thật, vi phạm hợp đồng tín dụng

3) Hướng dẫn khách hàng xây dựng dự án, thẩm định các dự án tín dụng

vượt quyền phán quyết, trình Ngân hàng Nông nghiệp cấp trên quyết

định

4) Kinh doanh các nghiệp vụ ngoại hối khi được Tổng giám đốc Ngân

hàng Nông nghiệp cho phép

K IL

K S C O

M

5) Kinh doanh dịch vụ: Thu, chi tiền mặt,két sắt, nhận cất giữ các loại

giấy tờ trị giá được bằng tiền, thẻ thanh toán, nhận ủy thác cho vay của

các tổ chức, cá nhân khác trong và ngoài nước, các dịch vụ ngân hàng

khác được Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nông nghiệp quy định

Ngân hàng tham gia các hoạt động khác như góp vốn mua cổ phần,

tham gia thị trương tiền tệ do Ngân hàng Nhà nước tổ chức gồm thị

trường tín phiếu kho bạc, thị trường nội tệ và ngoại tệ liên hàng, thị

trường giấy tờ có giá trị ngắn hạn khác theo quy định của pháp luật, kinh

doanh ngoại hối và vàng, cung ứng các dịch vụ bảo hiểm, các dịch vụ tư

vấn tài chính, tiền tệ cho khách hàng, bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có

giá

6) Làm dịch vụ cho Ngân hàng Phục vụ người nghèo

7) Thực hiện hạch toán kinh doanh và phân phối thu nhập theo quyết

định của Ngân hàng Nông nghiệp

8) Thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ việc chấp hành thể lệ, chế độ

nghiệp vụ trong phạm vi địa bàn theo quy định

9) Tổ chức thực hiện việc phân tích kinh tế liên quan đến hoạt động tiền

tệ, tín dụng và đề ra kế hoạch kinh doanh phù hợp với phát triển kinh

tế-xã hội

10) Chấp hành đầy đủ các báo cáo, thống kê theo chế độ quy định và

theo yêu cầu đột xuất của Giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT cấp trên

11) Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc NHNo&PTNT cấp

K IL

K S C O

M

* Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách

hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm

mở rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín, sản xuất, chế biến, tiêu thu,

xuất khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng

* Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kinh tế kỹ thuật, danh mục khách

hàng lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao

* Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng

* Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình Ngân hàng Nông nghiệp

cấp trên

* Tiếp nhận và thực hiện các chương trình, dự án thuộc nguồn vốn trong

nước, nước ngoài Trực tiếp làm dịch vụ ủy thác nguồn vốn thuộc Chính

phủ, bộ ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nước

* Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệm

trong địa bàn, đồng thời theo dõi đánh giá, sơ kết, tổng kết, đề xuất Tổng

giám đốc cho phép nhân rộng

* Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhân

và đề xuất hướng khắc phục

* Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo định kỳ

* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao

1.3.2 Phòng kế toán-Ngân quỹ

* Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy

định của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nông nghiệp

* Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài

chính, quỹ tiền lương

* Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định

K IL

K S C O

M

* Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và

các báo cáo theo quy định

* Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo luật định

* Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước

* Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn kho theo quy

định

* Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh

doanh theo quy định của NHNo&PTNT

* Chấp hành chế độ báo cáo và kiểm tra chuyên đề

* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT

giao

1.3.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc

* Trực tiếp điều hành và thực hiện các nhiệm vụ của chi nhánh

* Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo phân cấp, ủy quyền của

Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp

luật, Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp, giám đốc chi nhánh

NHNo&PTNT cấp trên về các quyết định của mình

* Thực hiện cơ chế lãi suất , tỷ lệ hoa hồng, lệ phí và tiền thưởng, tiền

phạt áp dụng từng thời kỳ cho khách hàng trong giới hạn trần lãi suất do

Ngân hàng Nhà nước quy định, Ngân hàng Nông nghiệp hướng dẫn thực

hiện trên địa bàn

* Tổ chức việc hạch toán kinh tế, phân phối tiền lương, thưởng và phúc

lợi khác đến người lao động theo kết quả kinh doanh, phù hợp với chế độ

tài chính và quy định khác của Ngân hàng Nông nghiệp

* Chấp hành chế độ giao ban thường xuyên tại chi nhánh và trên địa bàn

hoạt động, báo cáo định kỳ, đột xuất các hoạt động của chi nhánh lên chi

nhánh NHNo&PTNT cấp trên theo quy định

K IL

K S C O

M

* Phân công cho Phó giám đốc tham dự các cuộc họp trong, ngoài và

trên địa bàn hoạt động của chi nhánh NHNo&PTNT, khi Giám đốc đi

vắng trên một ngày nhất thiết phải ủy quyền bằng văn bản cho Phó giám

đốc chỉ đạo, điều hành công việc chung

1.3.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó giám đốc chi nhánh:

* Được thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc khi Giám đốc

vắng mặt ( theo văn bản ủy quyền của Giám đốc) và báo cáo lại kết quả

công việc khi Giám đốc có mặt tại đơn vị

* Giúp Giám đốc điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công

phụ trách và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các quyết định của mình

* Bàn bạc và tham gia ý kiến với Giám đốc trong việc thực hiện các

nghiệp vụ của ngân hàng theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ

trưởng

1.3.5 Các mối quan hệ

1.3.5.1 M ối quan hệ với Ngân hàng Nhà nước

* Mở tài khoản tiền gửi và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán liên ngân

hàng về nội tệ và ngoại tệ tại Ngân hàng Nhà nước

* Chịu sự kiểm tra, thanh tra, giám sát của Ngân hàng Nhà nước trong

hoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ Ngân hàng theo quy

định của Ngân hàng Nhà nước

1.3.5.2 M ối quan hệ với Ngân hàng Nông nghiệp

* Chấp hành và thực hiện nghiêm túc các quy chế, quy định và hướng

dẫn của Hội đồng Quản trị, Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp

* Thực hiện kế hoạch, định hướng phát triển kinh doanh của Ngân hàng

Nông nghiệp

* Chấp hành các quy định về tổ chức, cán bộ, tài chính và chế độ kế toán

thống kê và các quy định khác

K IL

K S C O

M

* Chịu sự kiểm tra, kiểm toán của Ngân hàng Nông nghiệp trong việc

chấp hành chủ trương, chính sách của Nhà nước, các quy chế hoạt động

và chế độ nghiệp vụ của ngành

* Có nghĩa vụ trích nộp và sử dụng các quỹ tập trung theo chế độ tài

chính của Ngân hàng Nông nghiệp

1.3.5.3 M ối quan hệ đối với khách hàng:

* Quan hệ với khách hàng theo nguyên tắc: chịu trách nhiệm về dân sự

đối với tài sản, tiền vốn của khách hàng và cam kết của Ngân hàng Nông

nghiệp với khách hàng trong phạm vi số tiền vốn thuộc sở hữu Nhà nước

do chi nhánh NHNo&PTNT quản lý

* Được khách hàng cung cấp thông tin , hồ sơ, tài liệu về tình hình sản

xuất kinh doanh và tài chính có liên quan đến nghiệp vụ kinh doanh của

Ngân hàng để thiết lập hoặc từ chối các quan hệ bạn hàng

* Thực hiện đầy đủ những cam kết với khách hàng

* Giữ bí mật số liệu, tình hình hoạt động của khách hàng mở tài khoản

tại Ngân hàng, trừ trường hợp có lệnh hoặc giấy giới thiệu của cơ quan

Nhà nước có thẩm quyền ghi rõ nội dung yêu cầu cung cấp tài liệu theo

luật định

* Các tranh chấp giữa chi nhánh với khách hàng (kể cả trong nước và

nước ngoài) trước hết phải giải quyết bằng thương lượng hòa giải Trường

hợp không giải quyết được bằng thương lượng hòa giải thì đưa ra cơ quan

xét xử của Việt Nam hoặc cơ quan tài phán quốc tế xử lý theo các điều,

khoản đã được cam kết phù hợp với quy định của pháp luật

1.3.5.6 M ối quan hệ giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc ngân

Ngân hàng Nông nghiệp theo nguyên tắc:

* Tự nguyện, bình đẳng, cùng có lợi

* Hợp tác, thúc đẩy và hỗ trợ lẫn nhau trong việc áp dụng tiến bộ khoa

học kỹ thuật nghiệp vụ

K IL

K S C O

M

2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

2.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu và phương hướng phát triển đề

tài

2.1.1 Sự cần thiết của đề tài

NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm sử dụng mạng cục bộ (LAN),

tromg đó có hai máy chủ Mạng dùng hệ điều hành Novell Netware, Phần

mềm sử dụng để xử lý các giao dịch được lập trình trên Foxpro for DOS

Các báo cáo như: Bảng tính quỹ thu nhập, bảng tính phí đơn vị nhận

khoán và ngược lại, bảng diễn giải quỹ tiền lương mà chương trình cung

cấp không đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý và không theo Quy định

số 946 A về khoán tài chính trong ngân hàng nông nghiệp Việt Nam Mặt

khác, do sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, các chương trình máy tính viết

và chạy trong môi trường DOS không mấy thuận tiện NHNo&PTNT

Quận Hoàn Kiếm cũng đã có thêm những chương trình máy tính chạy

trong môi trường Windows và mạng máy tính với cấu hình tương đối

mạnh, có thể đáp ứng được những thay đổi của các chương trình mới với

những giao diện đồ họa thân thiện hơn, trình bày đẹp hơn và thích ứng với

sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hơn

Các hoạt động mới của các tổ chức tín dụng trong nội bộ ngành và các

ngành khác cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc ngân hàng phải

có những hoạt động đáp ứng Ví dụ một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt một

chương trình thanh toán điện tử, quầy giao dịch tự động, thực tế sẽ bắt

buộc các ngân hàng khác phải cùng vượt lên phía trước trong việc tự động

hóa Vì vậy việc chuyển đổi dần các chương trình giao dịch, các mẫu biểu

báo cáo sang các chương trình có nhiều tính năng ưu việt hơn là điều cần

thiết

2.1.2 Phương hướng phát triển đề tài

Đề tài được phát triển theo các giai đoạn của một quá trình phát triển một

hệ thống thông tin như xây dựng Mô hình IFD, Mô hình DFD, Quá trình

chuẩn hóa dữ liệu, thiết kế dữ liệu bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access,

Thiết kế giải thuật, Thiết kế màn hình giao diện và lập trình bằng ngôn

ngữ Visual Basic, một kỳ công mới tuyệt vời và sẽ thay đổi đáng kể cảm

nhận và cách dùng Microsoft Windows

2.2 Quy trình hạch toán và lập bảng thu nhập:

K IL

K S C O

M

2.2.1 Hạch toán nội bảng:

2.2.1.1 Tài kho ản thu nhập phản ánh các khoản thu nhập của NHNo

&PTNT

Các tài khoản gồm thu nhập từ hoạt động tín dụng, kinh doanh,

dịch vụ Ngân hàng và thu nhập bất thường

Trong kỳ, kế toán các tài khoản luôn được phản ánh bên có, cuối kỳ

được chuyển toàn bộ sang tài khoản Kết quả kinh doanh (Lợi nhuận chưa

phân phối)

Đối với các khoản thu nhập từ hoạt động mua bán chứng khoán,

vàng, ngoại tệ chỉ hạch toán phần chênh lệch giữa giá mua và bán

(Không phản ánh tổng số tiền thu được từ việc bán chứng khoán, vàng

ngoại tệ )

Đối với các khoản thu nhập từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ, CCLĐ

thì phản ánh tổng số tiền thu được do nhượng bán, thanh lý

Thu nhập bất thường còn gọi là thu nhập đặc biệt, là những khoản

thu mà NHNo&PTNT không dự tính trước hoặc có dự tính đến nhưng ít

khả năng thực hiện hoặc những khoản thu không mang tính chất thường

xuyên Những khoản thu nhập bất thường có thể do chủ quan của đơn vị

hay do khách quan đưa tới

Các khoản thu nhập được hạch toán trên các tài khoản:

1) Tài khoản 70- Thu về hoạt động tín dụng

* 701- Thu lãi cho vay: Gồm các khoản thu lãi cho vay bằng đồng Việt

Nam, ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước, các

TCTD khác ở trong và ngoài nước Tài khoản 701 có các Tài khoản

cấp V là 701001- Thu lãi cho vay, 701002- Thu lãi cho vay từ các dự

án UTĐT

* 702- Thu từ nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng: Gồm các khoản thu từ

khách hàng được bảo lãnh Tài khoản 702 có tài khoản cấp V là

702002- Thu từ nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng

K IL

K S C O

M

* 703- Thu từ nghiệp vụ cho thuê tài chính: có tài khoản cấp V là

703001- Thu từ nghiệp vụ thuê tài chính

* 709- Thu khác từ hoạt động tín dụng: Gồm các khoản thu của

NHNo&PTNT ngoài các khoản thu nói trên về hoạt động tín dụng Tài

khoản này có tài khoản cấp V là 709009- Thu khác từ hoạt động tín

dụng

Bên có ghi: -Các khoản thu về từ hoạt động kinh doanh trong năm

Bên nợ ghi: -Số tiền thoái thu các khoản thu trong năm

-Chuyển tiêu số dư Có cuối năm vào tài khoản lợi nhuận năm

nay khi quyết toán

Số dư Có: -Phản ánh các khoản thu về hoạt động kinh doanh trong năm

của NHNo&PTNT

Hạch toán chi tiết: Mở một tài khoản chi tiết

2) Tài khoản 71- Thu về dịch vụ thanh toán và ngân quỹ

* Tài khoản 711- Thu lãi tiền gửi: Gồm các khoản thu lãi tiền gửi của

NHNo&PTNT gửi tại NHNN, gửi tại các TCTD khác ở trong nước

(Nếu có) và ở nước ngoài Tài khoản này có tài khoản cấp V là

711001- Thu lãi tiền gửi

* Tài khoản 712- Thu dịch vụ thanh toán: Gồm các khoản thu phí dịch

vụ thanh toán, dịch vụ thu hộ, chi hộ, thu lệ phí hoa hồng và các dịch

vụ thanh toán khác

Tài khoản 712 có các tài khoản cấp III sau:

7121- Thu dịch vụ thanh toán

7122- Thu các dịch vụ thu hộ, chi hộ

* 7129- Thu lệ phí hoa hồng và các dịch vụ thanh toán khác

Tài khoản 7121 có tài khoản cấp V là 712101- Thu dịch vụ thanh toán

K IL

K S C O

* Tài khoản 713- Thu về dịch vụ ngân quỹ: Gồm các khoản thu làm dịch

vụ ngân quỹ của NHNo&PTNT đối với khách hàng Tài khoản 713 có

tài khoản cấp V là 713001- Thu về dịch vụ ngân quỹ

3) Tài khoản 72- Thu từ các hoạt động khác

* Tài khoản 721- Thu lãi góp vốn, mua cổ phần: Gồm các khoản thu lãi

từ việc góp vốn, mua cổ phần với các TCTD khác và các tổ chức kinh

tế Tài khoản 721 có tài khoản cấp V là 721001- Thu lãi góp vốn mua

cổ phần

* Tài khoản 722- Thu từ tham gia thị trường tiền tệ; Gồm các khoản thu

lãi mua bán chứng khoán: phần chênh lệch giữa mệnh giá chứng khoán

(tín phiếu, trái phiếu, các giấy tờ có giá ) và số tiền thu về bán chứng

khoán, thu lãi tham gia thị trường tiền tệ

Tài khoản 722 có tài khoản cấp III sau:

7221- Thu về mua, bán chứng khoán ( tài khoản cấp V là 722101)

7222- Thu lãi tham gia thị trường tiền tệ (tài khoản cấp V là 722201)

* Tài khoản 723- Thu từ kinh doanh ngoại hối: Gồm các khoản thu về

hoạt động kinh doanh vàng như lãi về mua bán vàng, thu về hoạt động

kinh doanh ngoại tệ như lãi mua bán ngoại tệ

Tài khoản 723 có tài khoản cấp III là:

7231- Thu về kinh doanh ngoại tệ (có tài khoản cấp V là 72301)

7232- Thu về kinh doanh vàng, đá quý ( có tài khoản cấp V là 723201)

Tài khoản 724- Thu từ nghiệp vụ ủy thác và đại lý

K IL

K S C O

M

Tài khoản 724 có tài khoản cấp V là 724001

Tài khoản 725- Thu từ kinh doanh và dịch vụ bảo hiểm

Tài khoản 725 có tài khoản cấp V là 725001

Tài khoản 726- Thu từ dịch vụ tư vấn

Tài khoản 726 có tài khoản cấp V là 726001

Tài khoản 729- Thu từ các dịch vụ khác: Gồm các khoản thu của

NHNo&PTNT ngoài các khoản thu nói trên về dịch vụ như thu từ cung

ứng dịch vụ bảo quản tài sản, cho thuê tủ két, dịch vụ cầm đồ

Tài khoản 729 có các tài khoản cấp III sau:

7291- Thu từ cung ứng dịch vụ bảo quản tài sản: tài khoản này có tài

khoản cấp V là 729101

7292- Thu từ cho thuê tủ két: tài khoản này có tài khoản cấp V là 729201

7293- Thu từ dịch vụ cầm đồ: tài khoản này có tài khoản cấp V là 729301

7299- Thu khác: tài khoản này có tài khoản cấp V là 729909

4) Tài khoản 79- Các khoản thu nhập bất thường: có tài khoản cấp V là

* 790001- Thu hoàn nhập quỹ dự phòng rủi ro tín dụng

* 790009- Các khoản thu bất thường khác

2.2.1.2 Lo ại tài khoản chi phí phản ánh các khoản chi phí của NHNo

&PTNT:

Các tài khoản gồm Chi phí hoạt động tín dụng, kinh doanh, nộp

thuế, các khoản lệ phí chi phí quản lý chung và các chi phí bất thường

Loại tài khoản này trong kỳ kế toán luôn được phản ánh bên Nợ, cuối kỳ

được chuyển toàn bộ sang tài khoản Kết quả kinh doanh

Các khoản chi phí được hạch toán trên các tài khoản:

K IL

K S C O

M

1) Tài khoản 80- Chi về hoạt động huy động vốn

* Tài khoản 801- Trả lãi tiền gửi: Gồm các khoản trả lãi tiền gửi bằng

đồng Việt Nam, ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế, cá nhân, tổ chức tín

dụng khác ở trong và ngoài nước Các tài khoản cấp V là 801001,

* Tài khoản 809- Chi phí khác

2) Tài khoản 81- Chi về dịch vụ thanh toán và ngân quỹ

* Tài khoản 811- Chi về dịch vụ thanh toán: Có tài khoản cấp V là

811001

* Tài khoản 812- Cước phí bưu điện về mạng viễn thông

* Tài khoản 813- Chi phí về ngân quỹ: Gồm các khoản chi phí về vận

chuyển bốc xếp, xăng dầu cho vùng vận chuyển tiền, kiểm đếm phân

loại, đóng gói, bảo vệ tiền, giấy tờ có giá và phương tiện thanh toán

thay tiền

* Tài khoản 819- Các khoản chi dịch vụ khác về thanh toán và ngân quỹ:

Gồm các khoản chi phí của NHNo&PTNT ngoài các khoản chi phí nói

trên về dịch vụ thanh toán và ngân quỹ

3) Tài khoản 82- Chi về các hoạt động khác

* Tài khoản 821- Chi về tham gia thị trường tiền tệ: Gồm các khoản chi

phí về mua bán các giấy tờ có giá

4) Tài khoản 83- Chi nộp thuế và các khoản phí, lệ phí

K IL

K S C O

M

* Tài khoản 831- Chi nộp thuế: Gồm các khoản chi nộp thuế theo quy

định của Nhà nước như thuế nhà đất, thuế trước bạ

* Tài khoản 832- Chi nộp các khoản phí, lệ phí: Gồm các khoản phí, lệ

phí như lệ phí giao thông các phương tiện vận tải

5) Tài khoản 84- Chi phí cho nhân viên

* Tài khoản 841- Lương và phụ cấp: Gồm các khoản chi lương và phụ

cấp lương cho cán bộ và công nhân viên theo chế độ quy định

* Tài khoản 842- Chi trang phục giao dịch và bảo hộ lao động

* Tài khoản 843- Các khoản chi để đóng góp theo lương: Gồm các

khoản chi nộp bảo hiểm xã hội, đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao

động, nộp kinh phí công đoàn và các khoản chi đóng góp khác theo

chế độ

* Tài khoản 844- Chi trợ cấp: Gồm các khoản chi trợ cấp khó khăn, trợ

cấp thôi việc

* Tài khoản 845- Chi công tác xã hội

6) Tài khoản 85- Chi cho hoạt động quản lý và công cụ

* Tài khoản 851- Chi về vật liệu và giấy tờ in: Gồm các khoản chi mua

sắm các loại vật liệu văn phòng, các tài sản mau hư, xăng dầu (trừ

xăng dầu dùng cho vận chuyển tiền), giấy tờ in thông thường

* Tài khoản 852- Công tác phí: Gồm các khoản chi về công tác phí, cho

cán bộ công nhân viên được cử đi công tác

* Tài khoản 853- Chi đào tạo huấn luyện nghiệp vụ: Gồm các khoản chi

cho công tác đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên

* Tài khoản 854- Chi nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, sáng

kiến, cải tiến: Gồm các khoản chi nghiên cứu, ứng dụng và chuyển

giao các đề tài khoa học và công nghệ Ngân hàng, chi thuê dịch tài liệu

nước ngoài

K IL

K S C O

M

* Tài khoản 855- Chi bưu phí và điện thoại: Gồm các khoản chi về bưu

phí, cước phí sử dụng máy điện thoại trả cho cơ quan bưu điện

* Tài khoản 856- Chi xuất bản tài liệu, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị,

khuyến mãi

* Tài khoản 857- Chi mua tài liệu sách báo: Gồm các khoản chi mua tài

liệu, sách báo phục vụ cho công tác đào tạo nghiên cứu

* Tài khoản 858- Chi về các hoạt động đoàn thể

* Tài khoản 859- Các khoản chi phí quản lý khác: Gồm các khoản chi về

tiền điện, nước sử dụng ở cơ quan trả cho công ty điện lực,công ty cấp

nước

7) Tài khoản 86- Chi về tài sản

* Tài khoản 861- Khấu hao cơ bản tài sản cố định: là số tiền trích khấu

hao cơ bản tài sản cố định

* Tài khoản 862- Bảo dưỡng và sửa chữa tài sản: Gồm các khoản chi

bảo dưỡng và sửa chữa tài sản, mua phụ tùng thay thế các bộ phận của

tài sản bị hư hỏng, chi lắp đặt và sửa chữa hệ thống điện nước cho các

công trình đang sử dụng

* Tài khoản 863- Xây dựng nhỏ

* Tài khoản 864- Mua sắm công cụ lao động

* Tài khoản 865- Chi bảo hiểm tài sản: Gồm các khoản chi nộp cho công

ty bảo hiểm về tài sản

* Tài khoản 866- Chi thuê tài sản

8) Tài khoản 87- Chi phí dự phòng, bảo toàn và bảo hiểm tiền gửi của

khách hàng

K IL

K S C O

M

* Tài khoản 872- Chi dự phòng: Gồm các khoản chi dự phòng giảm giá

chứng khoán, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá vàng,

ngoại tệ

* Tài khoản 873- Chi nộp phí bảo hiểm, bảo toàn tiền gửi của khách

hàng: Gồm các khoản chi phí cho công ty bảo hiểm tiền gửi của khách

hàng

9) Tài khoản 89- Khoản chi phí bất thường: Dùng để phản ánh lỗ năm

trước và các khoản chi phí bất thường khác

Trong các tài khoản cấp I, có các tài khoản cấp II và cấp III được phân

chia theo nội dung chi phí

Bên nợ ghi:- Các khoản chi về hoạt động kinh doanh trong năm

Bên có ghi:- Số tiền thu giảm chi các khoản chi trong năm

-Chuyển số dư nợ cuối năm vào tài khoản lợi nhuận năm nay khi quyết toán

Số dư Nợ: -Phản ánh các khoản chi về hoạt động kinh doanh

trong năm

2.2.2 Hạch toán ngoại bảng:

2.2.2.1 Các tài kho ản xác định phí điều chuyển vốn nội tệ thông thường

Vốn địa phương sử dụng T

4 Dư nợ dự án sử dụng một 252109, 252209, 252309, 252809,

K IL

K S C O

T

Nguồn vốn được sử dụng

2 Tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng 4312, 4332, 4338, 4352, 441998 87%

3 Tiền gửi có kỳ hạn từ 12 tháng trở nên 4313, 4333, 4353 100%

4 Vay Ngân hàng Nông nghiệp 4031, 4032, 4033, 403809 100%

5 Tiền gửi, tiền vay các TCTD 411, 4131, 414 100%

K IL

K S C O

M

Cộng

2.2.2.2.Quy định số 946 A về khoán tài chính trong ngân hàng nông

nghi ệp Việt Nam

* Các khoản đơn vị nhận khoán được tính vào quỹ thu nhập ở phần hạch

toán nội bảng như sau:

1) Thu lãi cho vay

2) Thu lãi tiền gửi

3) Thu lãi hùn vốn, mua cổ phần

4) Thu về kinh doanh vàng, bạc, đá quý

5) Thu về kinh doanh ngoại tệ

6) Thu về mua bán chứng khoán

7) Thu về hoa hồng dịch vụ thanh toán, tín dụng và Ngân hàng (kể cả

kinh doanh ngoại tệ) gồm:

Loại hoa hồng dịch vụ tín dụng do địa phương ký hợp đồng thực

hiện được hưởng 100%

Loại dịch vụ tín dụng do Trung tâm ký hợp đồng, địa phương thực

hiện được hưởng 70%, nộp trung tâm điều hành 30%

Tín dụng bằng vốn ngoại tệ, Sở kinh doanh ngoại tệ kết hợp với địa

phương cho vay: địa phương hưởng 50/% lãi suất đầu ra, đầu và sở hưởng

K IL

K S C O

M

1) Trả lãi tiền gửi

2) Trả lãi tiền vay, kể cả vay thanh toán bù trừ

3) Trả lãi trái phiếu, kỳ phiếu cổ phiếu

4) Chi về kinh doanh vàng bạc đá quý

5) Chi về kinh doanh ngoại tệ

6) Chi về mua bán chứng khoán

7) Chi hoa hồng

8) Chi khác về nghiệp vụ kinh doanh

9) Chi bảo hiểm xã hội và công tác xã hội

10) Chi khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn theo chế độ tài chính

hiện hành

11) Chi mua công cụ lao động ( có dự toán được Trung tâm điều hành

phê duyệt

12) Chi SCTX và bảo dưỡng TSCĐ, an toàn kho quỹ bằng 10% tổng

nguyên giá TSCĐ để thực hiện kế hoạch bảo dưỡng tài sản do Giám đốc

tỉnh, thành phố, Sở, Ngân hàng khu vực phê duyệt

13) Chi vật liệu giấy tờ in

14) Chi về nghiệp vụ kho quỹ

15) Chi cước phí bưu điện

16) Chi phí cho thanh tra

17) Các khoản chi khác

18) Nộp thuế theo luật định

K IL

K S C O

M

19) Trả lãi vay vốn Trung tâm Điều hành: mức lãi suất phải trả trong

từng thời kỳ sẽ do Tổng Giám đốc thông báo

* Xác định quỹ thu nhập, quỹ tiền lương và phân phối thu nhập tại đơn

vị nhận khoán:

Quỹ thu nhập tại đơn vị nhận khoán

=

Các khoản thu (Điều

3 3 trong quy định)

-

Các khoản chi (Điều

4 trong quy định)

+(-)

Các khoản theo điểm 1,2 (Điều 7 trong quy định)

* Quyết toán khoán; niên độ kế toán theo năm dương lịch Hàng tháng,

quý, các đơn vị nhận khoán phải lập biểu (có mẫu kèm theo) xác định

số thực thu, thực chi khớp với số liệu trong cân đối tài khoản( nội

bảng) để xác định mức ứng chi lương hàng tháng, quý theo quy định

K IL

K S C O

M

Chương II:

Phương pháp nghiên cứu

hệ thống thông tin quản lý

1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức

1.1 Dữ liệu và thông tin

Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm có thể dùng thay thế cho nhau

mặc dù chúng khác biệt nhau Dữ liệu là các sự kiện còn thô, chưa được

phân tích và chưa được tóm lược Thông tin là dữ liệu đã được xử lý

thành dạng có nghĩa và tiện dùng hơn

Khái niệm thông tin được sử dụng thường ngày Thông tin mang lại

cho con người sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn, đúng hơn về những đối

tượng trong đời sống xã hội, trong thiên nhiên, giúp họ thực hiện hợp lý

công việc cần làm để đạt tới mục đích một cách tốt nhất Thông tin được

thể hiện dưới nhiều dạng thức khác nhau như sóng ánh sáng, sóng âm,

sóng điện từ, các dạng ký hiệu viết trên giấy hoặc khắc trên gỗ, trên đá,

trên các tấm kim loại Về nguyên tắc, bất kỳ cấu trúc vật chất nào hoặc

bất kỳ dòng năng lượng nào cũng có thể mang thông tin Chúng được gọi

là những vật mang tin Dữ liệu là sự biểu diễn của thông tin và được thể

hiện bằng các tín hiệu vật lý

Sự phát triển của văn minh nhân loại được đặc trưng bởi sự gia tăng

nhu cầu khai thác , xử lý và tích lũy thông tin Toàn bộ tri thức nhân loại

chính là lượng thông tin được tích lũy và hệ thống hóa Dung lượng, cấu

trúc và độ phức tạp của lượng thông tin này phản ánh rõ nét sự tiến hóa

của lịch sử loài người

Tính chất dùng để mô tả thông tin là độ cứng và độ phong phú của

thông tin Đó là thước đo khách quan của tính chính xác, mức độ tin cậy

của một mẩu tin và thước đo cho tính đa dạng của thông tin

Ngày nay, thông tin đã trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh của các

cơ quan, làm thay đổi nhanh chóng trong quan hệ kinh tế giữa các khu

K IL

K S C O

M

vực, các quốc gia trên toàn thế giới Các doanh nghiệp tạo ra những sản

phẩm và dịch vụ dựa trên thông tin và dùng thông tin làm tăng thêm giá

trị của sản phẩm và dịch vụ thông qua các chương trình quảng cáo

Lao động thông tin ngày càng chiếm một tỷ trọng lớn và xã hội

đang chuyển dần sang xã hội thông tin và thông tin đã khẳng định được

vai trò to lớn của nó đối với văn minh nhân loại

1.2 Tổ chức

1.2.1 Khái niệm:

Tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá

thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động

Thử thách lớn lao đối với các tổ chức hoạt động trong nền kinh tế

thị trường có sự cạnh tranh gay gắt là làm sao sử dụng được một cách có

hiệu quả những dữ liệu được lưu trữ Ông Thomas Watson, nguyên chủ

tịch của công ty IBM đã nói: “Toàn bộ gia trị của công ty nằm trong đội

ngũ cán bộ công nhân viên và những tệp dữ liệu Dù tất cả các nhà cửa,

văn phòng của công ty bị cháy trụi nhưng vẫn giữ được con người và

những tệp dữ liệu thì chẳng bao lâu chúng ta sẽ lại trở nên hùng mạnh như

xưa.”

1.2.1 Tổ chức và thông tin

Dưới giác độ của tin học và điều khiển học có thể xem quản lý một

tổ chức theo sơ đồ sau:

Thông tin vào Thông tin ra

K IL

K S C O

M

Trong tổ chức thường có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là hệ

thống quản lý và hệ thống bị quản lý ( Đối tượng quản lý)

Hệ thống quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối

tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán

bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức Mọi

chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đưa ra các thông

tin Như vậy, nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực

Thông tin trong tổ chức được diễn đạt bằng công thức:

Lao động quản lý= Lao động thông tin+ Lao động ra quyết định

Lao động ra quyết định chỉ bao hàm phần lao động của nhà quản lý

từ sau khi có thông tin cho tới khi ký ban hành quyết định Đây là lao

động nghệ thuật, ít mang tính quy trình, có nhiều yếu tố chủ quan Thời

gian lao động ra quyết định chỉ chiếm 10% thời gian lao động của nhà

quản lý

Lao động thông tin của nhà quản lý là toàn bộ lao động dành cho

việc thu thập, xử lý và phân phát thông tin Lao động này thường mang

tính khoa học kỹ thuật, có quy trình và mang nhiều tính khách quan Thời

gian lao động thông tin chiếm 90% lao động của nhà quản lý Việc phân

chia thời gian lao động khẳng định tầm quan trọng của thông tin trong

quản lý một mặt giúp các nhà quản lý phân biệt cán bộ lao động thông tin

và cán bộ lãnh đạo

1.3 Tính chất của thông tin theo cấp quyết định

Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức

quản lý có tên là Lập kế hoạch chiến lược, Kiểm soát quản lý chiến thuật

và điều khiển tác nghiệp Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế

hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ

tổ chức Trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý có nghĩa

là nơi dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến

lược,thiết lập các chiến thuật Cuối cùng, ở mức điều khiển tác nghiệp

người ta quản lý sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và

K IL

K S C O

M

nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ

các ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật Ngoài ra còn có bộ phận

ở mức thứ tư được cấu thành từ tất cả những hoạt động chế biến thông tin

mà nhờ đó tổ chức thực hiện những nhiệm vụ của mình

Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho

quản lý khác nhau Điều này được thể hiện ở định nghĩa thông tin quản lý:

“Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý

cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.”

Tương ứng với các mức quản lý, người ta chia quyết định của một

tổ chức thành 3 loại:

Quy ết định chiến lược: là những quyết định xác lập mục tiêu và

những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức

Quy ết định chiến thuật: là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu

thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn

lực

Quy ết định tác nghiệp: là những quyết định nhằm thực thi nhiệm

vụ

Với mỗi cấp quyết định thì thông tin phục vụ cần có những tính

chất riêng theo bảng sau:

Dự đoán sơ bộ, có thông tin bất ngờ

Chủ yếu không dự kiến

trước được

Thời điểm Quá khứ và

hiện tại Hiện tại và tương lai

Dự đoán cho tương lai là

chính

K IL

K S C O

M

Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp khái quát

Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức là chủ yếu

Tính cấu

trúc Cấu trúc cao

Chủ yếu là có cấu trúc, một số phi cấu trúc

Phi cấu trúc cao

Cán bộ quản lý trung

gian

Cán bộ quản lý cao cấp

2 Hệ thống thông tin

2.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

H ệ thống thông tin là một tập hợp các đối tượng và thiết bị thực

hi ện hoạt động thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin trong một tập hợp

ràng bu ộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục,

dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông

tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với

dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý được chuyển đến các đích

hoặc cập nhật vào kho dữ liệu

K IL

K S C O

M

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

2.2.1 Phân theo m ục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Gồm 5 loại:

* Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao

dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, với người

cho vay hoặc với nhân viên của nó Hệ thống này tập hợp tất cả các dữ

liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức

* Hệ thống thông tin quản lý: nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của

tổ chức nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập

kế hoạch chiến lược Chúng dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi

các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức,

chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo

yêu cầu

* Hệ thống trợ giúp ra quyết định là những hệ thống được thiết kế với

mục đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết định theo một quy trình ba giai

đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải pháp

và lựa chọn một phương án Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp

cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình

để biểu diễn và đánh giá tình hình

* Hệ thống chuyên gia: hay hệ cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu

trí tuệ nhân tạo nhằm mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp ra

quyết định có tính chất chuyên gia

* Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh: được sử dụng

như một hệ trợ giúp chiến lược, thiết kế cho người sử dụng là những

người ngoài tổ chức để thực hiện các ý đồ chiến lược

2.2.2 Phân loại theo bộ phận nghiệp vụ mà hệ thống thông tin phục vụ

Kho d li u

K IL

K S C O

M

Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp

quản lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ

Tài chính

chiến lược

Marketting chiến lược

Nhân lực chiến lược

Sản xuất và chế tạo chiến lược

HTTT văn phòng

Tài chính

chiến thuật

Marketting chiên thuật

Nhân lực chiến thuật

Sản xuất và chế tạo chiến thuật Tài chính tác

nghiệp

Marketting tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Sản xuất và chế tạo tác nghiệp

2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo

quan điểm người mô tả Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả hệ thống

thông tin là:

* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì và trả lời câu hỏi cái gì và để làm

gì ? Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa

điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý

* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống

như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu

vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, chú ý đến thời

gian và địa điểm Nó trả lời câu hỏi Cái gì? ở đâu? Khi nào?

* Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là

cái nhìn của các kỹ thuật viên

2.4 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

K IL

K S C O

M

Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả

cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào

Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá

thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn:

* Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực

* Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý

* Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho người nhận, lời

văn phải sáng sủa

* Tính bảo vệ được: chỉ những người được quyền mới được phép tiếp

cận thông tin

* Tính kịp thời: Đảm bảo yêu cầu về thời gian của việc xử lý các nghiệp

vụ

3 Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

3.1 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin

3.1.1 Giá trị của một thông tin quản lý

Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi

phương án quyết định do thông tin đó tạo ra

Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vào

thông tin đó để lựa chọn được phương án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích

sinh ra từ việc thay đổi phương án quyết định

3.1.2 Tính giá trị của hệ thống thông tin

Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp

những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội mà tổ chức có được

nhờ hệ thống thông tin

Nếu gọi A1,A1, ,An là thiệt hại của các rủi ro

K IL

K S C O

M

P1,P2, ,Pn là xác suất xảy ra các rủi ro

R1,R2, ,Rn là tỉ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có hệ thống thông tin thì lợi tránh rủi ro là: PR tổng các tích Ai*Pi*Ri

Tương tự, Ci, Pi, Ri là lợi ích tận dụng được cơ hội i, lợi ích tận

dụng được cơ hội là: CR tổng các tích Ci*Pi*Ri

3.2 Chi phí cho hệ thống thông tin

Chi phí phí c ố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây

dựng, chi phí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chi

phí cố định khác

Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống bao

gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản đột xuất trong

thời kỳ khai thác Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu

vào, văn phòng phẩm, chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa

chữa và chi phí biến động khác

3.3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

3.3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin

là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt

nhất Phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang

tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó

Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn

chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm

xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình

trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của

hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô

hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ

tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó với hoạt động của tổ chức

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

K IL

K S C O

M

1) Những vấn đề về quản lý

2) Những yêu cầu mới của nhà quản lý

3) Sự thay đổi của công nghệ

4) Thay đổi sách lược chính trị

3.3.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Mục đích là có được một sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của

người sử dụng mà nó được hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức,

chính xác về kỹ thuật, tuân thủ về mặt tài chính và thời gian định trước

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ

quản lý hơn dựa vào ba nguyên tắc:

* Sử dụng các mô hình

* Chuyển từ cái chung sang cái riêng

* Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phát triển và từ

mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

3.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống

Phát triển hệ thống là một quá trình lặp, tùy theo kết quả của từng

giai đoạn có thể phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục sai

sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế

hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh

giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án

Số lượng các thành viên tham gia vào dự án phát triển hệ thống

thay đổi tùy theo quy mô và độ phức tạp của dự án Cấu hình tương đối

phổ biến của nguồn nhân lực phát triển hệ thống là những người ra quyết

định, những nhà quản lý, phát triển viên và thiết kế viên, người sử dụng

cuối, người sử dụng thao tác viên, những người sử dụng gián tiếp, các lập

trình viên và các hướng dẫn viên

K IL

K S C O

M

4 Phân tích thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin

Các giai đoạn của quá trình phát triển thiết kế và cài đặt một hệ thống

thông tin :

* Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

* Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

* Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

* Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

* Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

* Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật

* Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

4.1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin

Đây là giai đoạn đầu của quá trình phát triển hệ thống nên rất quan

trọng cho việc thành công của một dự án ở giai đoạn cần phải nêu vấn đề,

ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, tính khả thi của dự

án Giai đoạn này thường giao cho các phân tích viên giàu kinh nghiệm

Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu:

* Lập kế hoạch

* Làm rõ yêu cầu

* Đánh giá khả thi

* Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

4.2 Phân tích chi tiết

4.2.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết:

K IL

K S C O

M

Mục tiêu của giai đoạn này là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống

đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các

nguyên nhân chính, xác định mục tiêu cần đạt của hệ thống mới và đề

xuất một số yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên

4.2.2 Các phương pháp thu thập thông tin

* Phỏng vấn: Cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả

trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản mà khó có thể nắm bắt

được khi tài liệu quá nhiều

* Nghiên cứu tài liệu:Cho phép nghiên cứu kỹ và tỷ mỉ về nhiều khía

cạnh của tổ chức, phản ánh trên giấy tờ quá khứ, hiện tại và tương lai

của tổ chức

* Sử dụng phiếu điều tra: Lấy được thông tin từ số lượng lớn các đối

tượng và trên phạm vi địa lý rộng thì dùng tái phiếu điều tra

* Quan sát: Khi quan sát viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện

trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn

4.2.3 Mã hóa dữ liệu

Định nghĩa: Mã hóa dữ liệu được xem như là biểu diễn theo quy

ước, thông thường là gắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập

h ợp thực thể

Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau:

* Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng

* Mô tả nhanh chóng các đối tượng

* Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

Các phương pháp mã hóa cơ bản là:

* Phương pháp mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo bộ mã này rất đơn

giản Người ta phân chia cấp đối tượng từ trên xuống dưới và mã số

K IL

K S C O

M

được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên

phải để thể hiện sự chi tiết phân cấp sâu hơn

* Phương pháp mã liên tiếp: Được tạo ra bởi quy tắc tạo dãy nhất định

* Phương pháp mã tổng hợp: Là sự kết hợp của mã hóa phân cấp và mã

hóa liên tiếp

* Phương pháp mã hóa theo Xeri: Sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là

Xeri để mã hóa

* Phương pháp mã hóa gợi nhớ: phương pháp này căn cứ vào đặc tính

của đối tượng để xây dựng

* Phương pháp mã hóa ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành

nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính

Khi mã hóa dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu như bảo đảm tỷ lệ kén

chọn và tỉ lệ sâu sắc, có tính uyển chuyển và lâu bền, tiện lợi khi sử dụng

Mã hóa và sử dụng mã xảy ra trong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài

đặt và khai thác hệ thống thông tin

Các th ức tiến hành mã hóa:

* Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa

* Xác định các xử lý cần thực hiện

* Lựa chọn giải pháp mã hóa

* Triển khai mã hóa

4.2.4 Công cụ mô hình hóa

4.2.4.1 S ơ đồ luồng thông tin (IFD):

Được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là

mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý

bằng các sơ đồ

K IL

K S C O

M

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

Kho lưu trữ dữ liệu

Tài liệu

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối

tượng được biểu diễn trên sơ đồ Có ba loại phích là phích kho chứa dữ

liệu, phích luồng thông tin, phích xử lý

4.2.4.2 S ơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ

luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các

luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không

hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ

luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu:

X lý

Th công Giao tác ng i ,máy Tin h c hóa ho n

to n

K IL

K S C O

* Sơ đồ khung cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống

thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần

một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Sơ đồ khung

cảnh có thể bỏ qua các kho dữ liệu

* Sơ đồ phân rã: Để mô tả chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã

từ sơ đồ khung cảnh và gọi đây là sơ đồ mức 1

Phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5 loại phích logic mô tả

luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu , các tệp dữ liệu và các phân tử

thông tin

M ột số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD:

* Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

* Mỗi dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau

thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

* Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con

mức thấp nào đó Luồng ra của một DFD con phải là ra của những

DFD mức lớn hơn

* Xử lý phải luôn được đánh mã số

* Tên cho xử lý phải là một động từ

* Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khác

với luồng ra của xử lý

* Thông thường một xử lý được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc

trong một trang giấy thi không phân rã tiếp

* Có gắng tối đa chỉ có 7 xử lý trên một trang DFD

* Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một phân rã

* Xử lý không phân rã thêm gọi là xử lý nguyên thủy Mỗi xử lý nguyên

thủy phải có một phích xử lý trong từ điển hệ thống

4.2.5 Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết:

Có 7 công đoạn:

Tên

hay t phát tin

ho c

Tên

x

lý

K IL

K S C O

M

1) Lập kế hoạch: Bao gồm việc thành lập đội ngũ, lưa chọn phương pháp

và công cụ, xác định thời hạn

2) Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại: Gồm việc nghiên cứu

môi trường ngoài, môi trường tổ chức, môi trường vật lý, môi trường

kỹ thuật

3) Nghiên cứu hệ thống thực tại:

* Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại: Là việc nghiên cứu hệ

thống như hoạt động chung của hệ thống, dữ liệu vào, thông tin ra, xử

lý, cơ sở dữ liệu và nghiên cứu các vấn đề của hệ thống

* Xây dựng mô hình vật lý ngoài

* Xây dựng mô hình logíc

4) Chuẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp

* Đưa ra chuẩn đoán: là hoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận

chặt chẽ

* Xác định mục tiêu của hệ thống mới: Phải đo được và phải có giá trị

bằng số cần đạt được

* Xác định các yếu tố của giải pháp

5) Đánh giá lại tính khả thi

6) Sửa đổi đề xuất của dự án

7) Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

4.3 Thiết kế logíc

4.3.1 Mục đích của giai đoạn thiết kế logíc

Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logíc là mô hình hệ thống

mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ