đề tài xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM

Doanhnghiệp cũng luôn phải đổi mới làm sao cho phù hợp với tình hình kinh tế trongnước và toàn thế giới.Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng là một công tyhoạt động trong lĩn

Hiện nay, khi chúng ta đang trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới,đây vừa là thời cơ vừa là thách thức với các doanh nghiệp Vì vậy, mỗi doanhnghiệp cần có những bước đi đúng đắn để có thể tồn tại và phát triển Doanhnghiệp cũng luôn phải đổi mới làm sao cho phù hợp với tình hình kinh tế trongnước và toàn thế giới.

Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng là một công tyhoạt động trong lĩnh vực xây dựng với định hướng phát triển không ngừng, do

đó xây dựng một phần mềm quản lý hợp đồng là việc làm cần thiết đối với côngty

Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ

và Xây dựng, em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM” làm đề tài báo cáo thực tập và phát triển lên làm

Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục

luận văn tốt nghiệp Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng giúp cho việc xử lýcác hợp đồng từ khách hàng một cách hiệu quả, giảm sai sót và cung cấp thôngtin cho các cấp lãnh đạo một cách kịp thời

Kết cấu của luận văn gồm 3 phần chính như sau:

Chương I: Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng (TRATECHCOM)

Chương này nêu những nét khái quát về Công ty Cổ phần Thương mạiCông nghệ và Xây dựng (TRATECHCOM)

Chương II: Cơ sở phương pháp luận trong xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Khái quát về hệ thống thông tin, các cơ sở phương pháp luận trong quátrình phân tích, thiết kế để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn thiện

Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM

Phần này đưa ra những thiết kế về cơ sở dữ liệu, thuật toán, giao diện củachương trình nhằm xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng hoànthiện

Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Song Minh đã nhiệt tình giúp đỡ

để em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp này Nhưng do kiến thức còn hạnchế nên đề tài không tránh khỏi nhiều sai sót, em rất mong được sự đóng góp ýkiến của cô để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện tốt hơn

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ VÀ XÂY DỰNG

TRATECHCOM

1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng

1.1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng

 Khái quát về công ty

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ VÀXÂY DỰNG

Tên giao dịch: TRATECHCOM

Địa chỉ: Số 35 Nguyễn Ngọc Vũ – Trung Hoà - Cầu Giấy – Hà Nội

Giấy Phép đăng ký kinh doanh số: 1251000254736 tại Ngân hàng đầu tư

và phát triển Việt Nam – Chi nhánh Đông Đô

Điện thoại: 04.35572999

Fax: 04.35586616

Email: info@tratechcom.com

Web: www.tratechcom.com

 Năng lực của công ty

Công ty TRATECHCIOM từ ngày thành lập đã không ngừng phát triểntrở thành một công ty lớn mạnh Cho đến nay công ty đã có một số lượng cán

bộ hùng mạnh với tài năng và kinh nghiệm cùng trang thiết bị hiện đại phục vụcho công ty có một vị thế trên thị trường xây dựng

Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục

Với hơn 80 cán bộ công nhân viên chuyên trách về đủ các lĩnh vực: kinh

tế, thuỷ lợi, giao thông, điện, cấp thoát nước, kiến trúc….ở đủ các trình độ vàkinh nghiệm sẽ giúp cho công ty hoạt động với đủ các lĩnh vực xây dựng Hơn

yêu cầu của từng dự án, công ty có ký kết Hợp đồng lao động với một số cộngtác viên có kinh nghiệm và trình độ cao để đáp ứng tốt nhất cho công việc.

Năng lực về phương tiện thiết bị

STT Loại thiết bị Giá trị

còn lại

Nguồn gốc thiết bị

Nguồn gốc sở

I Thiết bị

1 Máy toàn đạc điện tử SET510 92% Nhật Bản Công ty

3 Máy kinh vĩ SOKIA,NIKONNE20S 95% Nhật Bản Công ty

II Thiết bị thiết kế

1 Phần mềm dự toán + kế toán 80% CT Hài Hoà Công ty

4 Phần mềm thiết kế + địa chính CT Hài Hoà Công ty

Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục

Với năng lực về cán bộ và phương tiện thiết bị đa dạng của mình công tyTRATECHCOM có thể hoạt động trên nhiều lĩnh vực giao thông, thuỷ lợi, xâydựng… Hơn nữa công ty có thể đi cùng khách hàng trong hầu hết quá trình thựchiện dự án Từ tư vấn đầu tư, giới thiệu địa điểm, tư vấn giai đoạn chuẩn bị đầu

tư (Thiết kế quy hoạch, tư vấn dự án,…); tư vấn giai đoạn thực hiện đầu tư (thiết

kế kiến trúc, thiết kế kỹ thuật, thiết kế nội ngoại thất,…) và đến tư vấn nghiệmthu và đưa công trình đi vào sử dụng Điều này đã tạo nên nét khác biệt với cáccông ty xây dựng khác và đã giúp công ty khẳng định vị trí của mình trên thịtrường

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng kể từ khi thành lậpdoanh nghiệp đến nay đã và đang ngày càng phát triển về cơ sở vật chất, trình độchuyên môn của cán bộ nhân viên và khoa kỹ thuật tiên tiến Đến nay, những sảnphẩm và dịch vụ do Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng cungcấp đều tạo sự tin tưởng đối với khách hàng Mặc dù thời gian thành lập doanhnghiệp chưa phải là dài nhưng với một số ngành nghề chính của Công ty có thểcoi là đã tạo được uy tín trên thị trường Với những mối quan hệ hợp tác sẵn có ởtrong và ngoài nước, trình độ và kinh nghiệm của các cán bộ của công ty, độingũ lãnh đạo năng động; Công ty Cổ phần Thương mại Công nghê và Xây dựngđảm bảo có thể cung cấp cho đối tác những yêu cầu được coi là khó khăn trên thịtrường hiện nay

Với phương châm “ Đa dạng về ngành nghề, tiên tiến về công nghệ, năng động trong kinh doanh”, công ty đang tích cực đổi mới một cách sâu sắc, toàn

diện hơn nữa, tiếp tục mở rộng thị trường và đa dạng hóa ngành nghề, trong đó

lấy việc đầu tư và xây lắp các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, điệnlạnh và điện tử làm trọng tâm.

Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, có trình độ được tiếpcận với nhiều công nghệ thi công tiên tiến, có kinh nghiệm nhiều năm công tác

về thi công các dự án lớn trong nước và quốc tế

Công ty đặc biệt coi trọng việc đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật, kinh tếtài chính, cán bộ quản lý và đào tạo đội ngũ công nhân có kỹ năng tốt, tay nghềgiỏi Luôn trang bị cho cán bộ công nhân viên đầy đủ cơ sở vật chất, các trangthiết bị hiện đại để có thể đáp ứng kịp thời mọi lĩnh vực trong hoạt động sảnxuất, kinh doanh

Công ty liên tục đầu tư, đổi mới trang thiết bị phù hợp với công nghệ tiêntiến góp phần làm cho các công trình mà công ty đã và đang thi công đạt chấtlượng và hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm

Công ty có một hệ thống tài chính lành mạnh, ổn định luôn đảm bảo khảnăng thanh toán cao Cơ cấu vốn và tài sản được phân bổ hợp lý, phù hợp vớiyêu cầu sản xuất kinh doanh

Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng với mục tiêu phấnđấu trở thành doanh nghiệp vững mạnh, đảm nhận hoàn toàn xây lắp nhiều côngtrình lớn, quan trọng đảm bảo tiến độ và chất lượng Đặc biệt công ty đã tạo lậpđược một hệ thống quản lý điều hành, thiết bị, tài chính rất hiệu quả, đóng góptích cực trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh giúp cho công ty có nền tàichính ổn định và lành mạnh

Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần thương mại công nghệ và xây dựngTRATECHCOM như sau:

Hình 1 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục

 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty

+ Giám đốc điều hành lên kế hoạch và chiến lược kinh doanh của công

ty Giám đốc trực tiếp giao cho các phòng nghiệp vụ thực hiện triển khai cácHợp đồng bằng các Phiếu giao việc Giám đốc có thể uỷ quyền cho Phó Giámđốc phụ trách về kỹ thuật ký Phiếu giao việc

+ Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật là người giúp việc cho Giám đốc

về các vấn đề kỹ thuật, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan + Phó Giám đốc hành chính giúp Giám đốc về vấn đề hành chính trongcông ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan

+ Phòng thiết kế: Gồm 3 phòng là: Phòng thiết kế số 1, Phòng thiết kế số

2 và đội khảo sát Phòng thiết kế có nhiệm vụ thiết kế các công trình mà công tynhận được theo đúng yêu cầu của khách hàng Đội khảo sát có nhiệm vụ khảosát thực tế, chụp ảnh các công trình để thiết kế Các phòng này chịu sự giám sáttrực tiếp của Phó Giám đốc kỹ thuật

+ Phòng marketing: Cung cấp các thông tin của công ty tới khách hàng,nâng cao nhận thức của khách hàng về công ty, góp phần làm tăng thị phần củacông ty trên thị trường

+ Phòng thương mại và dịch vụ: cung cấp các dịch vụ cho khách hàng,thương thuyết với khách hàng để khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty

+ Phòng tài chính kế toán: chuyên trách về các vấn đề về kế toán, trảlương cho công nhân viên, …

Phòng thương mại &

dịch vụ

Phòng tài chính

kế toán

Phòng hành chính tổ chức

Phòng

thiết

kế số 1

Phòng thiết

kế số 2

Đội khảo sát

+ Phòng hành chính tổ chức: phụ trách các vấn đề về tổ chức, hành chính,lương, thưởng, các chế độ cho cán bộ công nhân viên….

Thực tế, công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng mới thànhlập hơn 3 năm nên các phòng ban hoạt động còn chưa rõ ràng về mặt chức năngnhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các chức năng cần thiết để công ty hoạt động tốt Vàthực tế đã chứng minh, sau hơn 3 năm hoạt động, công ty đã có được chỗ đứngtrên thị trường Hà Nội

1.1.4 Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty

Công ty hoạt động rất đa dạng về các ngành nghề trong xây dựng như:

- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, san lấp mặt bằng

và cơ sở hạ tầng

- Xây dựng, lắp đặt hệ thống cấp thoát nước

- Xây dựng và lắp đặt thiết bị điện chiếu sáng, đường dây và trạm biến ápđến 35KV

- Kinh doanh địa ốc, bất động sản

- Kinh doanh nhà và cho thuê nhà ở

- Chế biến, mua bán, khai thác và thực hiện các hoạt động và thực hiện cáchoạt động hỗ trợ khai thác khoáng sản

- Kinh doanh lắp đặt, lắp ráp máy móc thiết bị thi công công trình, thiết bịđiện, điện tử, điện lạnh, tin học, văn phòng

- Kinh doanh lắp đặt các dụng cụ thiết bị y tế

- Quy hoạch, thiết kế kiến trúc công trình

Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục

- Thiết kế tổng thể mặt bằng, kiến trúc nội - ngoại thất đối với công trìnhdân dụng, công nghiệp

- Thiết kế hệ thống cung cấp điện cho các công trình: dân dụng, côngnghiệp, giao thông, thủy lợi và hạ tầng kỹ thuật

- Thiết kế san nền, đường bộ và hệ thống thoát nước khu đô thị

- Thiết kế hệ thống thông gió cấp nhiệt, điều hoà, không khí

- Thiết kế tổng mặt bằng, biện pháp kỹ thuất và tổ chức thi công các côngtrình cầu đường, thiết kế các công trình cầu đường đến loại III

- Thiết kế các công trình giao thông, thoát nước, đề kè cấp III, hồ chứa vàđập cấp IV

1.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty

Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và xây dựng là một công ty mớihoạt động hơn 3 năm Hiện nay, công ty đang sử dụng 20 máy tính với 1 máychủ cài Window Server 2003, các máy trạm cài Window XP Máy chủ để quản

lý hoạt động của các máy trạm Phần lớn các máy trạm được sử dụng với mụcđích chuyên môn của công ty đó là thiết kế các công trình xây dựng dùng chocác phòng thiết kế số 1 và thiết kế số 2 Các máy đã được nối mạng Internet, và

hệ thống mạng nội bộ của công ty được bảo trì bởi công ty ngoài

Các máy trạm cài một số phần mềm ứng dụng như: Office 2003, Vietkey,phần mềm tra từ điển, Autocad,… Với phòng tài chính kế toán, thương mại vàdịch vụ, marketing, hành chính tổ chức thì chỉ sử dụng các phần mềm ứng dụng,

và phần lớn là xử lý dữ liệu trên Word và Excel

Hiện nay công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nào, tất cả các báocáo được xử lý trên Excel Vì vậy có nhiều công việc phức tạp như quản lý tiềnlương, quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng… còn gặp khó khăn.

1.3 Tổng quan về đề tài luận văn tốt nghiệp

là tương đối dài Vì vậy, việc quản lý hợp đồng thực sự là vấn đề khó khăn Hiện nay, công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng chưa sửdụng một phần mềm quản lý hợp đồng nào, việc quản lý hợp đồng mới chỉ dừnglại ở việc quản lý thủ công Do đó, có nhiều khó khăn như: tốc độ xử lý giảm,việc tìm kiếm hợp đồng mất thời gian khi số lượng hợp đồng tăng, việc quản lýkhách hàng gặp nhiều khó khăn, phân công công việc cho nhân viên trong mỗihợp đồng còn mang nhiều tính chất thủ công dẫn đến hiệu quả công việc chưacao… Vì vậy, công ty cần có một phần mềm quản lý hợp đồng riêng để đáp ứngnhu cầu của công ty

Trước tình hình đó của công ty, em quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng

hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM” làm đề tài thực tập

và phát triển lên làm luận văn tốt nghiệp

Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục

Em hy vọng đề tài này sẽ góp phần trợ giúp công ty trong công tác quản lýhợp đồng của Công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựngTRATECHCOM

1.3.2 Hiệu quả kinh tế của đề tài

 Đối với toàn bộ công ty:

Phần mềm quản lý hợp đồng giúp việc quản lý hợp đồng được đơn giản,

dễ dàng hơn Quản lý chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên trong công tycùng các kết quả mà họ làm được Từ đó mà công ty có thể theo dõi quá trìnhthực hiện hợp đồng một cách cụ thể, rõ ràng, quản lý tốt tiến độ thực hiện củanhân viên trong mỗi hợp đồng, tình hình tài chính được hiển thị rõ ràng qua từnggiai đoạn khi thực hiện hợp đồng

Làm giảm nhẹ công tác quản lý hợp đồng, giúp việc quản lý nhanhchóng, chính xác và không nhàm chán

 Đối với nhà quản lý:

Quản lý hợp đồng cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực,giúp nhà quản lý nhanh chóng thống kê, phân tích, đánh giá tình hình và nănglực của từng nhân viên của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai,đồng thời có cái nhìn toàn diện đối với mỗi hợp đồng, mỗi khách hàng để rút ranhững lợi thế cũng như hạn chế của công ty mình đối với mỗi loại hình kinhdoanh Phần mềm cũng giúp nhà quản lý có thể quản lý tốt hơn tiến độ thực hiệncông trình của khách hàng theo hợp đồng

Nhà quản lý có thể tìm kiếm nhanh hơn, chính xác hơn các thông tin vềkhách hàng để có kế hoạch, chiến lược đấu thầu với các công trình tiếp theo, gópphần làm tăng thị phần cho công ty.

Việc quản lý hợp đồng đã gián tiếp góp phần vào việc quản lý nhân viêntrong công ty, đem lại lợi ích lớn cho công ty và góp phần vào việc tính lương,thưởng, phạt cho mỗi thành viên trong công ty

 Đối với nhân viên:

Quản lý hợp đồng cho phép nhân viên quản lý một cách hiệu quả thời gian

và công việc của mình Đồng thời, biết được năng lực của mình so với đồngnghiệp để có những kế hoạch phấn đấu trong tương lai

1.3.3 Yêu cầu chức năng

Phần mềm quản lý hợp đồng nhằm đạt được các yêu cầu sau:

- Có khả năng phân quyền và theo dõi từng hợp đồng khác nhau

- Tìm kiếm và cập nhật hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng vàlấy các thông tin liên quan tới hợp đồng

- Hệ thống báo cáo đa dạng, đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty

- Có khả năng thêm và xóa người sử dụng trong hệ thống

- Quản lý được lưu lượng khách hàng

- Hỗ trợ việc tính nhân công, lợi nhuận, tổng giá trị hợp đồng

- Hỗ trợ lập sơ đồ mạng công việc, thông báo tiến độ thực hiện

- Thống kê các hợp đồng cùng tổng giá trị theo từng khách hàng

Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục

- Hỗ trợ quản lý nhân viên

1.3.4 Yêu cầu phi chức năng

Ngoài các chức năng cần thiết đối với một hệ thống quản lý hợp đồng nhưtrên, hệ thống còn cần một số yêu cầu phi chức năng khác như:

- Giao diện đẹp, chuyên nghiệp, thân thiện người dùng: giao diện của hêthống là nơi nhân viên tiếp xúc trực tiếp hàng ngày, một giao diện đẹp, dễdùng giúp cho người sử dụng hứng thú với công việc hơn và tiếp cận sửdụng phần mềm dễ dàng hơn Phần mềm sử dụng tiếng Việt nên khôngđòi hỏi nhân viên cần phải có trình độ ngoại ngữ mới có thể dùng được

- Dữ liệu được tự động sao lưu dự phòng nhằm đề phòng tình huống xấunhất, tránh trường hợp bị mất dữ liệu gây tổn hại về công sức, tiền của chocông ty

- Tính bảo mật: mỗi người dùng sẽ được cấp mật mã riêng, thuận tiện choviệc quản lý và bảo mật của từng người

- Các hợp đồng sẽ được lưu trữ an toàn cho kể cả khi hợp đồng đã hủy giúpcho nhân viên trong công ty cũng như lãnh đạo có thể xem xét, theo dõihợp đồng và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty