Phân tích , thiết kế phần mềm quản lí Tài sản cố định

Phân tích , thiết kế phần mềm quản lí Tài sản cố định tại công ty cổ phần phát triển mềm Asia

ớc phát triển đó đã cho thấy Việt Nam là nớc có tiềm năng về lĩnh vực công nghệ thông tin, trong đó phát triển hệ thống thông tin đang là thế mạnh của

đất nớc Hệ thống thông tin giúp cho công việc quản lý đợc dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm đợc thời gian và công sức

Qua thời gian tìm hiểu thực tế để xác định đề tài thực tập, em thấy hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định ở các công ty, tổ chức là một trong những vấn đề rất quan trọng trong việc quản lý công ty, tổ chức đó vì tài sản

cố định là thành phần không thể thiếu để công ty có thể hoạt động và phát triển Báo cáo thực tập có nội dung bao gồm 3 chơng nh sau:

- Chơng I: Tổng quan về công ty cổ phần phát triển phần mềm ASIA.

- Chơng II: Cơ sở phơng pháp luận xây dựng và phát triển hệ thống

thông tin quản lý.

- Chơng III: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý Tài sản cố định tại

công ty.

Chơng I: Tổng quan về công ty cổ phần

phát triển phần mềm Asia

1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty ASIASOFT

Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA đợc thành lập vào năm

2001 với định hớng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm và cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin ASIA đợc thành lập bởi các chuyên gia

có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phơng thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao cho thị trờng

Mục tiêu của AsiaSoft là trở thành một công ty có uy tín trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm phần mềm và các giải pháp phục vụ cho vấn đề quản trị “Chất lợng chuyên nghiệp-Dịch vụ hoàn hảo!” là tôn chỉ kinh doanh của Asia nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Asia chỉ kinh doanh trong lĩnh vực duy nhất là phát triển phần mềm Với sự chuyên nghiệp này ASIA sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn

“Vì sự thành công của khách hàng!” là phơng châm hành động của ASIA hớng tới khách hàng Bằng nỗ lực và sự tận tuỵ của mỗi cá nhân và của toàn công ty, dựa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách hàng và năng lực sáng tạo không ngừng sẽ mang lại thành công và hiệu quả cho khách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao của ASIA

SV: Cao Thị Toản 2 Lớp Tin học kinh tế 46B

1.1.1 Các thông tin chung về cơ quan thực tập

Tên công ty

- Tên tiếng Việt: công ty cổ phần phát triển phần mềm asia

- Tên tiếng Anh: Asia SoftWare Development JointStock Company

- Khi giao dịch công ty sử dụng tên gọi ASIA JSC

- Logo của công ty đợc thể hiện nh sau:

Công ty đợc thành lập ngày 30/07/2001 với tên gọi là “Công ty Cổ phần

đầu t và Phát triển Phần mềm ASIA”, là trụ sở tại Hà Nội Sau một thời

gian phát triển, công ty thành lập thêm chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh vào tháng 8 năm 2003 Và gần một năm sau đó, vào tháng 6 năm 2004 chi nhánh tại TP Đà Nẵng cũng đợc thành lập Từ sau năm 2003, công ty đổi tên

Tốc độ tăng trởng của AsiaSoft đợc thể hiện theo biểu đồ sau:

Biểu đồ tăng trởng nhân sự (Ngời)

V¨n phßng &

KÕ to¸n V¨n phßng & KÕ to¸n

Kinh nghiệm của asiasoft

Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm Asia là công ty có nhiều kinh nghiệm trong triển khai các dự án Công nghệ thông tin nh sau:

 Thiết kế và phát triển các phần mềm kế toán dùng cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau nh sản xuất, xây dựng, thơng mại, xuất nhập khẩu và dịch vụ Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc thù, Asia

có khả năng phục vụ khách hàng với các yêu cầu đặc thù đó

 Thiết kế và phát triển các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác nh phần mềm quản lý nhân sự, tiền lơng, quản lý công văn, quản lý bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất

 Thiết kế, xây dựng và triển khai các phần mềm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng: xây dựng, triển khai dự án từ nguồn vốn ODA nh Dự

án giảm nghèo cho các tỉnh Miền Trung (Huế, KonTum, Quảng Bình, Quảng Trị); Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho dự án Phát triển du lịch MEKONG; T vấn, thiết kế, xây dựng cổng thông tin điện

tử (www.vinhphuc.gov.vn), cổng giao dịch chứng khoán trực tiếp (www.agriseco.com.vn)

 Triển khai ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp một cách có hiệu quả: khách hàng của Asia có các trình độ khác nhau về nghiệp

vụ cũng nh tin học, Asia có khả năng triển khai trên diện rộng cho nhiều đơn vị thành viên của một doanh nghiệp nằm rải rác khắp Việt Nam

 Hỗ trợ sử dụng và bảo hành, bảo trì phần mềm: hiện nay trên khoảng

700 khách hàng của Asia trên toàn quốc hoàn toàn yên tâm trong việc

sử dụng các phần mềm do Asia cung cấp Mọi thắc mắc, khó khăn và các nhu cầu mới phát sinh đều đợc Asia giải quyết một cách hiệu quả thông qua các phơng tiện thông tin nh điện thoại, fax, email, internet hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng

SV: Cao Thị Toản 8 Lớp Tin học kinh tế 46B

1.1.4 Chức năng và nghĩa vụ của công ty

Chức năng đăng ký kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực sau:

- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính

- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng ( thiết bị máy tính, tin học, điện tử)

- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ

Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinh doanh các giải pháp phần mềm phục vụ quản trị doanh nghiệp và các dự án chính phủ điện tử

Hiện nay với gần 100 cán bộ quản lý, kỹ s trảI trên 3 miền đất nớc kết hợp với hàng chục đối tác là các công ty lớn trên toàn quốc, ASIA đã và

đang khẳng định sức mạnh của mình trên các phơng diện:

 Đầu t phát triển các sản phẩm phần mềm

 T vấn xây dựng hệ thống thông tin quản lý

 Triển khai các hệ thống phần mềm ứng dụng

 Hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm

 Bảo hành và bảo trì sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng

Trong xu thế hội nhập và phát triển, ASIA đã và đang từng bớc liên doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nớc nhằm tạo nên sức mạnh tỏng hợp để cung cấp cho thị trờng các sản phẩm phần mềm tốt nhất, với chi phí rẻ nhất và hệ thống hỗ trợ hoàn hảo nhất

Nghĩa vụ của công ty:

- Chịu trách nhiệm trớc các cơ quan Nhà nớc về hoạt động của công ty

- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để thực hiện các chức năng nhiệm

vụ của công ty

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đợc giao phù hợp với mục tiêu, phơng hớng phát triển của công ty

- Đề xuất đổi mới trang thiết bị, đổi mới phơng thức quản lý, đào tạo, bồi dỡng cán bộ, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chủ động tổ chức thực hiện khi đợc Hội đồng quản trị phê duyệt.

- Thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ đối với ngời lao động và quy

định của Nhà nớc, đảm bảo cho ngời lao động tham gia đầy đủ mọi hoạt động của công ty

- Chấp hành các chính sách chủ trơng của Nhà nớc, thực hiện các quy

định về chuyên môn nghiệp vụ và các quy định khác của cơ quan quản lý Nhà nớc

- Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Nhà nớc về bảo vệ tài nguyên môi trờng và an ninh quốc gia

- Báo cáo định kỳ và đột suất các hoạt động của công ty theo quy định của công ty và của các cơ quan quản lý Nhà nớc theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo của đơn vị mình

- Tổ chức tự kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê trong công ty, chịu sự quản

lý, kiểm tra kiểm soát của công ty và của các cơ quan Nhà nớc theo thẩm quyền với mọi hoạt động của công ty

1.1.5 Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ

 Sản phẩm:

- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên Visual FoxPro 8.0

- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên SQL Server

- Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Asia.FA 5.0

- Phần mềm quản trị nhân sự Asia Human Resource Management trên SQL, VFP6

- Phần mềm quản lý và thanh toán lơng Asia Payrols Management trên SQL, VFP6

- Phần mềm quản lý khen thởng trên SQL, ASP

- Cổng thông tin điện tử Asia Portal (Oracle, uPortal, Java…)

SV: Cao Thị Toản 10 Lớp Tin học kinh tế 46B

- Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Asia ERP ( Viết trên

- Ngôn ngữ lập trình: Net, Visual FoxPro, Java …

- Kiến trúc lập trình: Client/Server, File Server, Multi-tieer, based

Web Cơ sở dữ liệu: SQL Server, FoxPro, Oracle

1.1.6 Định hớng phát triển của công ty

 Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các phân hệ nghiệp vụ

đáp ứng nhu cầu quản trị tổng thể doanh nghiệp- ERP (Enterprise Resource Planning)

 Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn…

 T vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin theo

đơn đặt hàng nh cổng thông tin điện tử, các bài toán của đề án 112, các bài toán về nghiệp vụ tín dụng, vay vốn…

 Đến tháng 12 năm 2006 đã có trên 700 khách hàng trên toàn quốc

đang sử dụng các phần mềm của AsiaSoft

SV: Cao Thị Toản 12 Lớp Tin học kinh tế 46B

1.1.8 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Triển khai tại công ty ASIASOFT

Sau khi sản phầm phần mềm đã hoàn thành, nhân viên phòng Triển khai có nhiệm vụ mang phần mềm đó tới đơn vị khách hàng để triển khai, bao gồm các công việc nh cài đặt phần mềm, sửa đổi một số nội dung không

đúng theo nh hợp đồng đã đa ra, nhập một số dữ liệu điển hình mà khách hàng đã có để kiểm tra độ chính xác của phần mềm Nếu kết quả kiểm tra không khớp với kết quả chính xác mà hệ thống cũ của đơn vị đó đa ra thì phòng triển khai phải có nhiệm vụ sửa lại một số điểm trong phần mềm đó

để đa ra kết quả chính xác Hớng dẫn, đào tạo khách hàng sử dụng và khai thác các chơng trình

Phòng triển khai có nhiệm vụ theo dõi khách hàng sử dụng phần mềm trong khoảng thời gian thờng là một hoặc vài ba tháng, nếu phần mềm có gì sai sót thì nhân viên phòng triển khai phải sửa lại và hớng dẫn khách hàng sử dụng Sau đó, nếu phần mềm hoạt động tốt thì khi đó sản phẩm phần mềm

đó đợc thanh lý và đợc chuyển sang cho bộ phận bảo hành

1.2 Tình hình ứng dụng tin học tại công ty

Công ty đã đợc trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc phục vụ cho công việc của mình, bao gồm một server và khoảng 80 máy tính, các máy tính đ-

ợc phân bổ cho các phòng ban với tỷ lệ 1 máy tính/1 nhân viên Trong đó, có máy tính vẫn còn có cấu hình thấp, một số đã đợc nâng cấp với tốc độ cao hơn để phù hợp hơn với công việc Và ngày nay, với sự phát triển ngày càng nhanh của công nghệ thông tin thì tại công ty đã có một số máy notebook, trong tơng lai sẽ có nhiều máy tính xách tay hơn với cấu hình và tốc độ cao hơn Mỗi ngời đợc phân quyền sử dụng nên truy cập vào server với quyền hạn khác nhau và đợc phép sử dụng những tài liệu cho phép Sau đó các máy trạm phải post dữ liệu lên server Tức là để truy cập vào server thì mỗi máy

có 1 account

Hiện nay, tại công ty đã sử dụng phần mềm AsiaCRM để quản lý

AsiaAccouting 2006 Phần mềm kế toán AsiaAccounting 2006 đợc viết bằng ngôn ngữ lập trình FoxPro & sử dụng database SQL

Các ngôn ngữ công ty thờng sử dụng để viết phần mềm nh Visual FoxPro, Java và NET ngày càng trở nên phổ biến hơn, cùng với cơ sở dữ liệu SQL Server, Oracle, FoxPro

1.3 Giới thiệu đề tài

bị, quản lý các bộ phận sử dụng các tài sản đó, khấu hao tài sản cố định, quản lý việc sửa chữa, bảo hành các thiết bị, thanh lý tài sản cố định…

Bài toán quản lý Tài sản cố định không phải là bài toán mới nhng cũng hoàn toàn không phải là bài toán dễ Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần ba yếu tố: t liệu sản xuất, đối tợng lao động và lao động Tài sản cố định là t liệu lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, song không phải tất cả các t liệu lao động đều là tài sản cố định mà chỉ có những t liệu

SV: Cao Thị Toản 14 Lớp Tin học kinh tế 46B

lao động có đầy đủ các tính chất về mặt giá trị và thời gian sử dụng theo quy

định trong chế độ quản lý tài chính hiện hành

Tại công ty cũng đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA do chính công ty xâydựng, phần mềm này bao gồm cả phân hệ quản lý tài sản cố

định Tuy nhiên em xây dựng phần mềm chuyên về quản lý tài sản cố định với mong muốn đợc góp phần vào việc quản lý của công ty

Xuất phát từ quá trình thực tế tại công ty, với những kiến thức mà mình đã đợc học ở trờng cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty và

sự hớng dẫn tận tình của giáo viên hớng dẫn Do đó em quyết định chọn đề tài “ Phân tích, xây dựng hệ thống thông tin Quản lý tài sản cố định tại công ty Asia”.

1.3.3 Nội dung và mục đích chính của đề tài

 Nội dung

Mục đích chính của đề tài là đợc ngời dùng chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý và hạch toán tài sản cố định trong công ty Do đó, chơng trình trớc hết phải đáp ứng đợc những yêu cầu cơ bản nhất của nhân viên kế toán, đó là đơn giản nhng đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt Để trở thành một chơng trình tốt thì mọi phơng pháp tính toán trong chơng trình phải yêu cầu chính xác, dữ liệu phải đợc chuẩn hoá và tuân theo quy định của Bộ Tài chính và của công ty

 Mục đích

Đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin trong Công ty Cổ phần phát triển phần mềm ASIA mà chủ yếu là hệ thống quản lý tài sản cố định tại công ty trong thời gian thực tập tại công ty Từ đó xây dựng và phát triển phần mềm quản lý tài sản cố định

Chơng trình đợc xây dựng phải đảm bảo thực hiện đợc các vấn đề sau:

- Cập nhật tài sản cố định sau đó tiến hành phân bổ cho các bộ phận sử dụng

- Phân quyền cho ngời sử dụng theo các quyền hạn cụ thể do ngời quản

lý phần mềm đặt ra

- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại,

bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nớc sản xuất, năm sản xuất…

- Theo dõi tình hình tăng, giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định

- Tính khấu hao và lên bảng tính khấu hao…

1.3.4 Yêu cầu của đề tài

Đề tài đợc xây dựng phải thoả mãn các yêu cầu nh sau:

- Mỗi loại tài sản cố định của công ty phải đợc theo dõi thờng xuyên thông qua mỗi bộ hồ sơ riêng Tài sản phải đợc phân loại, thống kê,

đánh số theo từng đối tợng và phải đợc phản ánh trong sổ theo dõi Tài sản cố định

- Nguyên giá Tài sản cố định phải đợc dựa trên cơ sở đánh giá cả tình hình thực tế trên thị trờng và phụ thuộc vào nguồn hình thành tài sản

- Quá trình quản lý một tài sản cố định bắt đầu từ khi tài sản đó đợc nhận về và đợc phản ánh vào sổ kế toán cho tới khi kế toán trởng nộp Báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo và sở Tài chính

- Việc quản lý tài sản cố định sẽ đợc quản lý qua các kỳ kế toán, qua các nghiệp vụ phát sinh TSCĐ, qua các đợt kiểm kê tài sản vào cuối mỗi năm

- Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán trởng sẽ tiến hành kiểm kê tài sản để xác định lại giá trị TSCĐ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị tăng thêm, giá trị giảm đi, giá trị còn lại…

SV: Cao Thị Toản 16 Lớp Tin học kinh tế 46B

Thông tin từ ngoài Thông tin ra ngoài

Thông tin Quyết định

Chơng II: Cơ sở phơng pháp luận xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý

2.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

2.1.1 Dữ liệu, thông tin và quản lý

Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng lẫn lộn Dữ liệu (data) là những bản ghi chép của con ngời về các sự kiện, hiện tợng xảy ra trong tự nhiên, xã hội và t duy Hình thức phổ biến nhất của dữ liệu là các bản ghi chép trên giấy dới dạng các báo cáo, các bảng biểu, các văn bản hớng dẫn, các số liệu thống kê Ngày nay, phần lớn các dữ liệu

đợc lu trữ trên các phơng tiện tin học hiện đại

Thông tin là dạng dữ liệu đã qua xử lý, chế biến thành dạng dễ hiểu, tiện dụng có ý nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết

định Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin Thông tin do ngời này, bộ phận này phát ra có thể lại đợc ngời khác, bộ phận khác coi nh dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho các mục đích khác

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình Và các cấp quản lý khác nhau thì cần thông tin khác nhau, việc ra quyết định khác nhau cần các thông tin khác nhau

Mô hình quản lý một tổ chức dới giác độ tin học

Quản lý

Tác nghiệp

Thông tin và dữ liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của một tổ chức Chúng đợc ví nh là bộ nhớ của tổ chức, quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức Quản lý dữ liệu là việc quản lý hệ thống dữ liệu của tổ chức Nó đợc ví nh là quản lý bộ nhớ của tổ chức vậy, một tổ chức mà bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại đợc Do tính quan trọng của thông tin và dữ liệu đối với một tổ chức nên công việc quản lý dữ liệu cũng

là công việc hết sức quan trọng trong các hoạt động của tổ chức Công việc này đòi hỏi các nhà quản lý dữ liệu phải có kỹ năng thiết kế, sử dụng và quản lý các hệ thống nhớ với các phơng tiện hiện đại Các nhà quản lý dữ liệu cần phải nhận biết cơ quan nh là một hệ thống xã hội đồng thời phải nắm bắt đợc những thành tựu mới nhất của khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin Sự kết hợp hai phơng diện này sẽ tạo ra một cách nhìn vừa mang tính kĩ thuật vừa mang tính xã hội để tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý dữ liệu thành công

Doanh nghiệp là các tổ chức quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong các

tổ chức kinh tế xã hội của một xã hội có nền kinh tế thị trờng Do đó, đôi khi việc xem xét về hệ thống thông tin cho doanh nghiệp là một điều cần thiết

Đối với một doanh nghiệp cần có các nguồn thông tin đầu vào nh sau:

- Nhà nớc và cấp trên: một tổ chức trong một quốc gia phải chịu sự quản lý của nhà nớc Mọi thông tin mang tính định hớng của nhà nớc

và cấp trên đối với một tổ chức nh luật thuế, luật môi trờng, quy chế bảo hộ… là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũng phải lu trữ và sử dụng thờng xuyên

- Khách hàng: trong nền kinh tế thị trờng thì thông tin về khách hàng là tối quan trọng Tổ chức thu thập, lu trữ và khai thác thông tin về khách hàng nh thế nào là một trong những nhịêm vụ của một doanh nghiệp

- Doanh nghiệp cạnh tranh: biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay Khái niệm gián điệp

SV: Cao Thị Toản 18 Lớp Tin học kinh tế 46B

kinh tế thờng đợc nói đến hiện nay giữa các doanh nghiệp cạnh tranh phần nào thể hiện tầm quan trọng của những thông tin về doanh nghiệp cạnh tranh.

- Doanh nghiệp có liên quan: các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có liên quan (hàng hoá bổ sung hoặc hàng hoá thay thế) là đầu mối thông tin quan trọng thứ t của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghiệp tồn tại trong thời gian dài, nhà quản lý cần phải có những thông tin về những đối thủ sẽ xuất hiện - các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

- Các nhà cung cấp: ngời bán đối với doanh nghiệp là một đầu mối cần

có sự chú ý đặc biệt Thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạch định

đợc kế sách phát triển cũng nh kiểm soát tốt chi phí và chất lợng sản phẩm hay dịch vụ của mình

2.1.2 Hệ thống thông tin và các thành phần cấu thành hệ thống thông

tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần

cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng

Hệ thống thông tin đợc biểu hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống

thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources ) và đợc xử lý bởỉ hệ thống sử

dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs )

đợc chuyển đến các đích (Destination ) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu

(Storage ).

2.1.3 Mô hình hệ thống thông tin

Mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, bộ phận lu trữ, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra Hệ thống này đợc minh hoạ nh hình sau:

đợc thiết lập theo một truyền thống Đó là trờng hợp hệ thống trả lơng hoặc

hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thờng xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng nh hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức

Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận gần giống nh hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch trong một doanh nghiệp Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin nh gửi và nhận th, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay

đ-ợc dùng, đó là phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

2.2.1 Phân loại theo mục đính phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thờng sử dụng các công nghệ khác nhau nhng chúng phân biệt nhau trớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách này có năm loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống chuyên gia

và Hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Nh chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý

các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các

hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Các hệ thống thuộc loại này nh: Hệ thống trả lơng, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mợn sách và tài liệu của th viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những ngời nộp thuế

 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ cac nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lợc tình hình về một mặt đặc biệt nào đó

của tổ chức Các báo cáo này thờng có tính so sánh, chúng làm tơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đã đợc dự kiến trớc, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trờng là các hệ thống thông tin quản lý.

 Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đợc tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giải quyết và lựa chọn một phơng án Về nguyên tắc một

hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào

đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và

đánh giá tình hình

 Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia đợc hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia nh là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc nh một sự tiếp nối của lĩnh vực

hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên

SV: Cao Thị Toản 22 Lớp Tin học kinh tế 46B

gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc đợc chuyên gia sử dụng.

 Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA

(Information System for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn

đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trờng trong đó nó đợc phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia

Hệ thống thông tin tằng cờng khả năng cạnh tranh đợc thiết kê cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp (trong khi ở bốn loại hệ thống trên ngời sử dụng chủ yếu là các cán

bộ trong tổ chức) Nếu nh những hệ thống đợc xác định trớc đây có mục

đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cờng sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện ý đồ chiến lợc (vì vậy có thể gọi là

hệ thống thông tin chiến lợc) Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc

đối đầu với các lực lợng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp

2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Bảng sau đây về phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất

sẽ thể hiện rõ cách phân loại này

Bảng 1.1: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra

quyết định

Tài chính

chiến lợc Marketing chiến lợc Nhân lực chiến lợc Kinh doanh và sản xuất

chiến lợc

Hệ thống thông tin văn phòngTài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

Kinh doanh

và sản xuất chiến thuật

Tài chính

tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất

tác nghiệp

2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời mô tả Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa giao dịch tự động của một ngân hàng nh một thực thể cấu thành từ một đầu cuối với những câu hỏi đợc hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần thực hiện (đa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời các câu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lợng tiền vào từ bàn phím, lấy tiền từ hốc trả tiền) Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đó nh một thực thể cho phép thực hiện việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra t cách khách hàng Còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó nh một thực thể cấu thành từ 122 chơng trình và thủ tục khác nhau đợc viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lợng cụ thể nào đó

Mỗi một ngời trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin Có ba mô hình thờng đợc dùng để mô tả một hệ thống thông tin, đó là: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

SV: Cao Thị Toản 24 Lớp Tin học kinh tế 46B

sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liêu đợc xử lý Mô hình của

hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này

2.3.2 Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cungc nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch

vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu

Mô hình logic (Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật)

khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này.

2.3.3 Mô hình vật lý trong

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgíc là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng,

và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổn

định khác nhau và mô hình lôgíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

2.4 Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin

Một phơng pháp đợc định nghĩa nh là một tập các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống thông tin chặt chẽ nhng

dễ quản lý Phơng pháp đợc dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin, ba nguyên tắc đó là:

- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic khi phân tích và chuyển từ mô hình lôgic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là nguyên tắc của sự đơn giản hoá Thực tế ngời ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phải hiểu rõ các mặt chung trớc khi xem xét chi tiết Việc áp dụng nguyên tắc này là vấn đề rất cần thiết Tuy nhiên những công cụ đầu tiên đợc sử dụng

để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn Nhiệm

SV: Cao Thị Toản 26 Lớp Tin học kinh tế 46B

vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgic khi phân tích và đi từ lôgic sang vật lý khi thiết kế Ta xem xét một số nguyên tắc sau:

Ưu điểm: phơng pháp này cho phép tránh đợc việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công

Nhợc điểm: hệ thống chỉ đa vào đồng thời toàn bộ các mảng này vào

sử dụng

2.4.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích

Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp tổng hợp và phân tích Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và các thao tác cũng nh các nhiệm vụ cần thiết Phơng pháp này yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống

2.5 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý

2.5.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

Những vấn đề về quản lý: Vấn đề đầu tiên cần quan tâm khi phát triển một hệ thống thông tin mới là điều gì khiến một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin mới Sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin cũ, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân

đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Ngoài ra còn một số nguyên nhân khác nh yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lợc chính trị

Những yêu cầu mới của nhà quản lý: những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của chính phủ mới ban hành nh luật thuế chẳng han, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ khiến doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng

Sự thay đổi của công nghệ: việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời để quyết

định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này

Sự thay đổi sách lợc chính trị: vai trò của những thách thức chính trị cũng không lên bỏ qua, nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tin đợc phát triển chỉ vì ngời quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phơng tiện thực hiện điều

đó

SV: Cao Thị Toản 28 Lớp Tin học kinh tế 46B

2.5.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin đợc thực hiện qua 7 giai đoạn: đánh giá yêu cầu, phân tích chi tiết, thiết kế lôgíc, đề xuất các phơng án của giải pháp, thiết kế vật lý ngoài, triển khai kỹ thuật hệ thống, cài đặt và khai thác

hệ thống Phát triển một hệ thống là một quá trình lặp, tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm

vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội

đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát trỉen hệ thống Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công

đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiểt đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của

hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với

hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt

đ-ợc Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm cac công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại.

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay dổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoạn này nhằm mục đích xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào (các Inputs) Mô hình lôgíc sẽ phải đợc những ngời

sử dụng xem sét và chuẩn y Thiết kế lôgíc bao gồm những công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc

- Hợp thức hoá mô hình lôgíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi mô hình này đợc xác định và chuẩn y vởi ngời sử dụng thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiên cứu về các phơng tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc Mỗi một phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên ngời sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài

đợc xây dựng chi tiết nhng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

SV: Cao Thị Toản 30 Lớp Tin học kinh tế 46B

Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn những mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phơng án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ đợc trình lên những ngời sử dụng

và một buổi trình bày sẽ đợc thực hiện Những ngời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng án tỏ ra đáp ứng tốt nhất cac yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Giai đoạn đề xuất cá phơng án của giải pháp bao gồm những công đoạn sau:

- Xây dựng các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phơng án của giải pháp

- Đánh giá các phơng án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện

kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá Những công

đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kê vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

- Thiết kê các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Ghi chép phỏng vấn, kết quả khảo sát, quan sát các mẫu

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn

sử dụng và thao tác cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống Việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống bao gồm những hoạt động nh sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đợc thực hiện Để viêc chuyển đổi này đợc thực hiện với những

va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn cài đặt

và khai thác hệ thống bao gồm những công đoạn sau:

2.6.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống

Sau khi nghiên cứu báo cáo về giai đoạn đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình về giai đoạn đánh giá yêu cầu do phân tích viên trình bày, một quyết định sẽ đợc đa ra là có tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Trong trờng hợp

đợc chấp thuận thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ đợc tiến hành

SV: Cao Thị Toản 32 Lớp Tin học kinh tế 46B

2.0

Cấu trúc hoá các yêu cầu

Mô tả về HT mới

Mô tả về HT hiện tại

và HT mới Các yêu cầu HT

Các bớc của giai đoạn phân tích hệ thống

James Mckeen đã làm sáng tỏ tính sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét: những ngời thành công nhất, nghĩa là những ngời tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và đợc ngời sử dụng hài lòng nhất, cũng là những ngời đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích và thiết kế lôgíc

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chẩn đoán

về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu đó

3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp

2.6.2 Các phơng pháp thu thập thông tin

2.6.1.1 Phơng pháp phỏng vấn

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đ-

ợc những ngời chịu trách nhiệm trên thực tế, số ngời này có thể không đợc ghi trên văn bản tổ chức, thu đợc những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt đợc khi tài liệu quá nhiều Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức

Phỏng vấn thờng đợc thực hiện theo các bớc sau:

 Chuẩn bị phỏng vấn

- Lập danh sách những ngời sẽ đợc phỏng vấn và lịch phỏng vấn Lựa chọn số lợng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống (TOP-DOWN)

- Cần biết một số thông tin về ngời đợc phỏng vấn (trách nhiệm, thái

độ, tuổi đời…)

- Lập đề cơng nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu (bảng dới).

- Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)

- Gửi trớc những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ra, lu trữ, mẫu biểu, xử lý…)

- Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sáng, thời gian từ 90 phút đến 2 giờ)

- Phơng tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn

SV: Cao Thị Toản 34 Lớp Tin học kinh tế 46B

Đề cơng và câu hỏi phỏng vấn

Các vấn đề cần bao quát 2 phút

- Đến đúng giờ, thái độ lịch sự, tinh thần khách quan, không đợc tạo ra cảm giác “thanh tra”

- Nhẫn nại, chăm chú nghe, mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng máy ghi

âm nhng phải đợc sự cho phép của ngời đợc phỏng vấn

- Tổng hợp kết quả phỏng vấn: đây là khâu rất quan trọng của phỏng vấn Nó thờng đợc thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 tiếng:

 Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tần suất và khối l-ợng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý.

 Tổng hợp các thông tin thu đợc, kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý cần đợc làm rõ…

2.6.1.2 Nghiên cứu tài liệu

Phơng pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu một cách tỉ mỉ

và chính xác về nhiều khía cạnh của tổ chức nh: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và t-

ơng lai của tổ chức

Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác

- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra

2.6.1.3 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần phải lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

Có thể chọn đối tợng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau:

- Chọn những đối tợng có thiện chí, tích cực trả lời

- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách

SV: Cao Thị Toản 36 Lớp Tin học kinh tế 46B

- Chọn mẫu có mục đích Chẳng hạn chỉ chọn những đối tợng thoả mãn một điều kiện nào đó, nh đối tợng phải có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên

- Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, ngời sử dụng, phục vụ ) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó

Phiếu điều tra thờng đợc thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động Phiếu điều tra cần phải đợc phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng (Closed Ended) và có

một số câu hỏi mở (Opened Ended) Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và

có chất lợng, ngời gửi phiếu phải là cấp trên của các đối tợng nhận phiếu

2.6.1.4 Quan sát

Khi phân tích muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu để đâu, đa cho ai, có sắp xêp hoặc không sắp xếp, lu trữ có khoá hoặc không có khoá

Đôi khi phơng pháp này gặp khó khăn vì ngời bị quan sát không thể hiện thái độ bình thờng giống nh mọi ngày thờng, mà có thái độ đề phòng

2.6.3 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

Một trong những vấn đề quan trọng không thể thiếu khi phân tích một

hệ thống thông tin đó là việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống

đó, khi đó cần phải sử dụng một số công cụ tơng đối chuẩn đêr mô hình hoá

nh sơ đồ luồng thông tin (IFD-Information Flow Diagram), sơ đồ luồng dữ

liệu (DFD- Data Flow Diagram) và từ điển hệ thống (SD-System Dictionary).

• Sơ đồ luồng thông tin(IFD- Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tợng

đợc biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể hiện đợc trên sơ

đồ nh hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phơng

tiện thực hiện xử lý sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý

Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu nh sau:

SV: Cao Thị Toản 38 Lớp Tin học kinh tế 46B

Tài liệu

Ch¬ng tr×nh hoÆc ngêi truy nhËp:

Lo¹i thø ba: PhÝch xö lý cã mÉu nh sau:

Kho dữ

liệu

Xử lý

Điều khiển

Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống đợc thể hiện

nh sau:

• Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD- Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nhsơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề

SV: Cao Thị Toản 40 Lớp Tin học kinh tế 46B