Báo cáo thực tập - thực tế Ủy ban nhân dân (UBND) Huyện Quỳ Châu

Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, nguyên tắc làm việc - Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBNDHuyện Quỳ Châu và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên m

Mục lục

A MỞ ĐẦU 2

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN 3

I Khái quát về Ủy ban nhân dân (UBND) Huyện Quỳ Châu 3

II Khái quát về Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội 4

CHƯƠNG II NHẬN DIỆN CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ 13

2.1 Chức năng lập kế hoạch 13

2.2 Chức năng tổ chức 16

2.3 Chức năng lãnh đạo 18

2.4 Chức năng kiểm tra 20

Bản mô tả công việc của Trưởng phòng 22

CHƯƠNG III TÌM HIỂU CÔNG VIỆC CỦA CHUYÊN VIÊN Ở MỘT VỊ TRÍ CỤ THỂ 24

3.1 chức năng, nhiệm vụ 24

3.2 Tiêu chuẩn công việc 25

3.3 Yêu cầu công việc 26

3.4 Kết quả đạt được trong thực tế 26

CHƯƠNG IV PHÂN TÍCH MỘT VẤN ĐỀ CỤ THỂ THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG 27

4.1 Đặc điểm tình hình 27

4.2 Những biên pháp thực hiện và kết quả đạt được 28

4.3 Kiến nghị, đề xuất 33

C KẾT LUẬN 34

A MỞ ĐẦU

Khoa Khoa học quản lý thuộc Đại học Khoa học Xã hội và Nhânvăn_ĐHQGHN là cơ sở có chức năng đào tạo cán bộ có trình độ Đại học và sauđại học về các lĩnh vực quản lý nhân lực, quản lý chính sách và các vấn đề xã hội,quản lý khoa học công nghệ, Sở hữu trí tuệ Sau 3 năm đào tạo, khoa đã trang bịcho sinh viên một khối lượng lớn các lý thuyết căn bản về những vấn đề nêu trên.Tuy nhiên, giữa lý thuyết và thực tế luôn có khoảng cách lớn Để rút ngắn khoảngcách cũng như góp phần tạo nền tảng vững chắc về mặt kiến thức trước khi sinhviên đi sâu tìm hiểu chuyên ngành mà mình theo học Khoa đã tổ chức chuyếnThực tâp – Thực tế cho sinh viên K5 Đây là phương pháp rất hữu ích đối với quátrình học tập của sinh viên

Địa điểm mà Tôi lựa chọn cho chuyến thực tập này là Phòng Lao động –Thương binh và xã hội huyện Quỳ Châu, Tỉnh Nghệ an Phòng được thành lậptheo quyết định số 64/ QĐ-UBND ngày 06/5/2008 của Uỷ ban nhân dân huyệnQuỳ Châu ngày 06/8/2008 Với đặc thù của một huyện miền núi nghèo, còn tồntại rất nhiều các vấn đề xã hội,trách nhiệm của Phòng lao động – Thương binh và

xã hội ra sao? Ở đây, nhờ sự giúp đỡ và chỉ bảo nhiệt tình của các cán bộ, côngchức trong phòng đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi có cơ hội tìm hiểu sâu, quansát kỹ việc thực hiện chức năng của Lãnh đạo phòng, các chuyên viên trongphòng và vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học vào trong thực tế Báo cáo này sẽ thể hiện những thuận lợi, khó khăn, những vấn đề mà sinhviên đã tìm hiểu được và báo cáo cũng xen lẫn những nhận xét, đánh giá một cáchkhách quan của sinh viên trước những vấn đề thực tế mà sinh viên nhìn nhậnđược

B NỘI DUNG

CHƯƠNG I TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN

I Khái quát về Ủy ban nhân dân (UBND) Huyện Quỳ Châu

- Lập dự toán, phương án phân bổ, quyết toán ngân sách địa phương trìnhHĐND cùng cấp và báo cáo cơ quan hành chính Nhà nước, cơ quan tài chính cấptrên trực tiếp Giao nhiệm vụ thu chi, kiểm tra, tổ chức thực hiện Nghị quyết củaHĐND đối với cấp trực thuộc về dự toán và quyết toán ngân sách Phối hợp vớicác cơ quan Nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước theo quyđịnh của pháp luật

- Phê duyệt kế hoạch kinh tế xã hội của cấp xã, thị trấn

- Chỉ đạo và kiểm tra cơ quan thuế và cơ quan được Nhà nước giao nhiệm

vụ ngân sách tại Huyện; đảm bảo thu đầy đủ ngân sách,

đúng thời hạn theo quy định của pháp luật

- Lập quy hoạch sử dụng đất đai ở địa phương trình HĐND cùng cấp thôngqua trước khi trình UBND Tỉnh xét duyệt; xét duyệt quy

hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND cấp dưới, giải quyết tranh chấpđất đai, thanh tra đất đai và các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật; thống

kê kiểm kiểm kê, theo dõi quỹ đất của huyện

- Phòng Giáo dục – đào tạo

- Phòng Tài nguyên môi trường

- Phòng Tài chính và kế hoạch

- Phòng Nông nghiệp & PTNT

II Khái quát về Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội

(Lao động - TB &XH)

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ vềviệc quy định các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị

xã thuộc tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 1448/QĐ-UBND ngày 24/4/2008 của Uỷ ban nhândân tỉnh Nghệ An về việc tổ chức lại cơ quan chuyên môn của Uỷ ban nhân dânhuyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh;

Căn cứ vào Quyết định số 64/QĐ-UBND ngày 06/5/2008 của Uỷ bannhân dân Về việc thành lập phòng Lao động - TB &XH Huyện Quỳ Châu Chứcnăng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và biên chế Phòng Lao động – Thương binh và xãhội đã được quy định như sau:

1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, nguyên tắc làm việc

- Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBNDHuyện Quỳ Châu và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp

vụ của Sở Lao động - TB &XH Nghệ An

- Phòng Lao động - TB &XH có chức năng giúp UBND huyện thống nhấtquản lý Nhà nước về hoạt động thuộc lĩnh vực được giao theo đúng chính sách,pháp luật, các quy định của Nhà nước và của UBND huyện

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Phòng Lao động - TB &XH có nhiệm vụ sau:

- Công tác Lao động việc làm;

- Công tác Xóa đói giảm nghèo;

- Công tác Thương binh liệt sỹ; chính sách người có công;

- Công tác Bảo trợ xã hội;

- Công tác Tệ nạn xã hội;

- Công tác chăm sóc bảo vệ và giáo dục trẻ em

- Một số công tác khác theo sự phân công

Phòng Lao động - TB &XH có quyền hạn sau:

1.Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ, công tác dophòng quản lý có liên quan đến các công việc trực thuộc UBND và các cơ quan,đơn vị Tỉnh, Trung ương đóng trên địa bàn huyện

2.Ký các văn bản giao dịch, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ có liên quanđến chức năng, nhiệm vụ của phòng và giải quyết những công việc thuộc phạm

vi thẩm quyền do UBND huyện và ngành phân công

3.Được tham dự các cuộc họp của Hội đồng nhân dân (HĐND), UBNDHuyện, xã, thị trấn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng

4.Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, tổ công tác, các đơn vị sảnxuất kinh doanh, sự nghiệp, UBND xã, thị trấn và đề xuất, kiến nghị với UBNDHuyện biện pháp giải quyết những vấn đề chưa hợp lý trong việc chấp hành cácquyết định của UBND tỉnh và UBND huyện về các vấn đề thuộc chức năng,nhiệm vụ của phòng

Ngoài ra những nhiệm vụ và quyền hạn nêu trên, Phòng Lao động - TB

&XH được UBND uỷ quyền thực hiện thêm một số nhiệm vụ quyền hạn xét thấycần thiết do Chủ tịch UBND huyện quy định cụ thể bằng văn bản

- Từ ngày 18 đến ngày 20 hàng tháng, cán bộ công chức báo cáo bằng vănbản với trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng về lĩnh vực hoạt động được phâncông và lập kế hoac hoạt động cho tháng tiếp theo

- Từ ngày 01 đến ngày 05 hàng tháng Phòng tổ chức họp triển khai công tác

và đánh giá công tác tháng trước Trước khi họp trưởng, phó trưởng phòng chuẩn

bị nôi dung và thông báo cho thành viên trong phòng và một số thành viên liênquan biết lịch họp.

- thực hiện chế độ thông tin báo cáo với các cấp, ngành liên quan kịp thời,chính xác Xử lý các văn bản nhanh, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng

- Tất cả tài sản giao cho, các thành viên tự bảo quản, sử dụng nếu để xảy ramất mát, hư hỏng do bản thân gây nên thì phải bồi thường 100% nguyên giá vàtrừ vào điểm thi đua khi đánh giá xếp loại công chức theo định kỳ hàng năm

- Ngoài công việc được phân công thì cán bộ công chức phòng thực hiệnnghiêm túc nhiệm vụ đột xuất khi được trưởng phòng, phó trưởng phòng phâncông

- 6 tháng đầu năm và cuối năm tổ chức họp kiểm điểm tập thể và cá nhântheo tiêu chí đã định

2 Cơ cấu tổ chức và biên chế

Phòng Lao động - TB &XH được tổ chức theo mô hình quản lý chức năng.Công việc của Phòng được chia thành 7 mảng công tác chính, dựa trên sự chuyênmôn hóa theo chức năng công việc Các mảng công việc được phân chia cho từngthành viên và mỗi thành viên có nhiệm vụ giải quyết và chịu trách nhiệm về cáccông việc thuộc lĩnh vực mình được phân công

Ban lãnh đạo Phòng hiện tại có 2 thành viên:

- Ông Phan Huy Tân _ Trưởng Phòng, Điều hành chung các hoạt động củaphòng và chịu trách nhiệm trực tiếp mảng công tác lao động việc làm

- Bà Hoàng Thị Oanh_Phó trưởng Phòng, Là người quản lý chung 6 mảngcông tác và chịu trách nhiệm trực tiếp mảng công tác Chính sách người có công

3 chuyên viên phụ trách 5 mảng công tác

Cơ cấu tổ chức của phòng được sơ đồ hóa như sau:

Với cơ cấu tổ chức này thì Phòng Lao động - TB &XH đã thực hiện phân

công công việc một cách chuyên môn hóa cho từng thành viên trong tổ chức Tạo

điều kiện cho mỗi thành viên dễ dàng hơn trong việc tiếp quản hồ sơ cũng như có

thời gian đi sâu giải quyết công việc một cách chính xác, nhanh chóng, hiệu quả

cao; phát huy hết khả năng và có thể tận dụng thế mạnh, nâng cao chuyên môn

của mỗi người trên một lĩnh vực nhất định Tuy nhiên, cách tổ chức theo mô hình

quản lý chức năng này cũng gây khó khăn trong việc phối hợp giữa các thành

viên trong tổ chức nhằm giải quyết những công việc có liên quan đến nhau như

mảng công tác xóa đói giảm nghèo và mảng lao động việc làm; mảng công tác

Công tác Lao động việc làm

em

Công tác TBLS, CSNCC

Công tác Tệ nạn xã

hội

Phó trưởng phòng

Trưởng Phòng

Phòng

LĐ- TBXH

Tài chính kế toán

Công tác Lao động

bảo trợ xã hội và mảng xóa đói giảm nghèo gây khó khăn trong việc tổng hợpbáo cáo hàng tháng, quý, năm.

3 nguồn nhân lực

Phòng Lao động - TB &XH có tổng số cán bộ, công chức là 5 đồng chí gồm:

01 Trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và 03 chuyên viên Với một cơ cấu khácân bằng 3 nữ - 2 nam

Ban lãnh đạo phòng đều là những ngươi có chuyên môn sâu có nhiều kinhnghiệm và đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực quản lý nhà nước và công tácLao động - thương binh - xã hội (Trước đây là phó trưởng phòng Nội vụ -LĐTBXH); 02 chuyên viên của phòng đều là những người có thâm niên công tác

và có nhiều đóng góp trong lĩnh vực Lao động - TB &XH, có sự am hiểu sâu sắc

về chuyên môn cũng như được sự tin tưởng của ban lãnh đạo và của các đốitượng, gia đình chính sách; 01 chuyên viên trẻ của phòng mới công tác trong lĩnhvực này nhưng là người rất năng động, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc và làngười có tinh thần cầu tiến

Sau đây là những thông tin chi tiết về nguồn nhân lực của Phòng Lao động –Thương binh và xã hội:

1, Phan Huy Tân_Trưởng phòng

Trình độ chuyên môn: Đại học Khoa Học xã hội và nhân văn Hà Nội –Chuyên ngành Quản lý xã hội

2, Hoàng Thị Oanh_ Phó trưởng phòng

Trình độ chuyên môn: Học viện hành chính quốc gia

3, Lang Thi Hoài_Chuyên viên

Trình độ chuyên môn: Cao đẳng kế toán

4, Trần Thị Đường_Chuyên viên

Trình độ chuyên môn :Cao đẳng sư phạm

5, Nguyễn Hùng Cường

Trình độ chuyên môn: Đai học Nông Lâm Huế

Qua những thông tin chi tiết về nguồn nhân lưc của Phòng thì ta thấy là:

Về trình độ đào tạo chuyên môn thì một số chuyên viên còn chưa đạt yêucầu, tốt nghiệp trái với ngành nghề và nguồn nhân lực của phòng còn mỏng trongkhi phòng phải đảm nhận một số lượng công việc rộng và đòi hỏi sự chuyên sâucao Mặc dù phòng tổ chức theo cơ cấu chức năng để tạo điều kiện cho các thànhviên chuyên môn hóa công việc nhưng do nguồn lực phòng còn thiếu mà côngviệc lại nhiều nên dẫn đến tình trạng 1 chuyện viên đảm nhận từ 2 đến 3 nhiệm vụgây ra sự quá tải trong công việc và có thể là chồng chéo giữa các chức năngnhiệm vụ

Để giải quyết vấn đề nguồn nhân lực thì Lao động - TB &XH đã và đangyêu cầu Phòng Nội Vụ tuyển Lao động có trình độ chuyên môn để kịp thời bổsung cho nguồn nhân lực của phòng

4.2 Chính sách duy trì nhân lực

Đặc thù công việc của Phòng Lao động - TB &XH là làm việc vì quyềnlợi của người dân nên yêu cầu người làm công tác này phải gần dân, hiểu dân, cónhững kinh nghiệm thực tế và những thông tin trong quá khứ như việc quản lý hồ

sơ thương binh liệt sỹ, chất độc hóa học, hộ gia đình nghèo, quản lý danh sáchcác đối tượng nghiện ma túy, mai dâm, trẻ em lang thang, giải quyết việclàm Cho nên việc duy trì nguồn nhân lực là rất cần thiết vì 1 người mới vào tiếpnhận công việc thì ước tính phải mất tối thiểu 06 tháng mới có thể đi sâu và hiểuhết được công việc và phải mất 1 thời gian khá dài để thành thạo công việc trênthực tế Chẳng hạn như một trong những công việc của chuyên viên bảo trợ xãhội là giải quyết hồ sơ và xét duyệt những người đủ điều kiện bảo trợ của toàn

huyện Việc xét duyệt không quy định thời gian và tiến hành liên tục khi có hồ sơgửi lên yêu cầu được xét duyệt Để làm được công việc này yêu cầu chuyên viênphải phân loại được các đối tượng bảo trợ, phân loại được mức bảo trợ theo quyếtđịnh của chính phủ và thông tư hướng dẫn của sở; kiểm tra hồ sơ, kiểm tra trênthực tế chặt chẽ, chính xác tránh tình trạng xét nhầm đối tượng không đủ điềukiện Có những thời điểm các xã gửi đến hàng trăm hồ sơ Chính vì yêu cầu vềcường độ công việc như vậy mà việc duy trì nguồn nhân lực ổn định là rất cầnthiết Những nhân viên có kinh nghiệm làm việc có thể giải quyết công việc mộtcách nhanh chóng Phòng luôn có những chính sách ưu đãi nhằm thúc đẩy tinhthần làm việc, sự đoàn kết giúp đỡ, tôn trọng, thương yêu lẫn nhau của các thànhviên trong tổ chức Để cho mỗi thành viên thấy gắn bó hơn với tổ chức.

Phòng làm việc được trang bi đầy đủ các điều kiện làm việc cần thiết nhưbàn ghế, tủ tài liệu, máy vi tính, máy in, máy fax, internet, máy phô tô, điệnthoại và các đồ dùng văn phòng phẩm Phòng làm việc được bố trí ở vị tríthoáng mát tạo sự thoải mái trong khi làm việc

Ngoài tiền lương, mỗi nhân viên còn được trợ cấp tiền làm thêm ngoài giờ

và tiền công lệnh; tiền thưởng vào các dịp lễ tết và tham gia các toun du lịch doPhòng, UBND hoặc sở tổ chức Các cán bộ, công chức nghỉ ốm đau, hiếu hỉ hay những công việc đột xuất có lý do chính đáng đều có lương, quà thăm hỏi vàđược tạo điều kiện giúp đỡ nhiệt tình

Tuy nhiên, Trong cơ quan, công việc và trong giờ hành chính mọi nhân viênđều phải tuân thủ nội quy, quy định của UBND cũng như nguyên tắc làm việc củaphòng Việc thưởng, phạt được thực hiện nghiêm túc

4.3 Chính sách đào tạo, phát triển nhân lực

+ Đối với các thành viên cũ: Phòng luôn tạo điều kiện và hỗ trợ kinh phí chocác chuyên viên tham gia một số lớp tập huấn do sở hoặc các huyện bạn tổ chứcnhằm học hỏi và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực mìnhđược phân công, các chuyên viên được tham gia học các lớp nghiệp vụ về sửdụng máy tính để đáp ứng yêu cầu công việc Các thành viên trong tổ chức giúp

đỡ và hỏi hỏi lẫn nhau nhằm chia sẻ những thế mạnh và bù đắp những thiếu hụtcủa bản thân.

+ Đối với thành viên mới: mỗi nhân viên mới vào được ký hợp đồng thửviệc với UBND từ 3 đến 6 tháng Trong thời gian thử việc Phòng áp dụng hìnhthức đào tạo tại chỗ, các thành viên cũ trong phòng sẽ đóng vai trò là người thầydạy việc, chỉ bảo, kèm cặp cho thành viên mới trước khi được giao nhiệm vụ.Trong quá trình làm việc nếu có chỗ nào vướng mắc thì sẽ được chỉ bảo tận tình

và sửa sai kịp thời

5 Văn hóa tổ chức

Phòng Lao động - TB &XH ngoài thực hiện sứ mạng chung của UBNDhuyện, thì các thành viên trong phòng cũng thường nhắc nhở với nhau một giá trịbất thành văn và trở thành triết lý của phòng là “động lực làm việc chính vì bảo

vệ quyền lợi của nhân dân” Với triết lý này mỗi thành viên trong tổ chức đều cốgắng làm việc hết mình, luôn đặt quyền lợi cua nhân dân lên hàng đầu Ở đây,năng lực và thái độ làm việc là tiêu chí được xem trọng mà không có sự phân biệtgiữ già hay trẻ, có thâm niên công tác hay không Mọi người đều học hỏi lẫnnhau, hợp tác với nhau và có trách nhiệm cao trong công việc

Đến với Phòng Lao động – Thương binh và xã hội, điều bạn thấy ấn tượngđầu tiên đó là một bầu không khí thân thiện cởi mở trong tất cả các mối quan hệ.Giữa các thành viên trong tổ chức luôn có sự tôn trọng giữa cấp dưới với cấp trên,giữa người ít tuổi với người nhiều tuổi Mọi người đối xử với nhau như nhữngthành viên trong gia đình, ở đó có sự trò chuyện, sẻ chia, giúp đỡ rất thân tìnhtrong công việc cũng như cả những chuyện đời thường Ban lãnh đạo gần gũi vớinhân viên và luôn chỉ bảo nhiệt tình trong công việc Giữa các thành viên không

có khoảng cách của cấp bậc, chức vụ Mỗi giờ nghỉ giải lao thì cả phòng lại ngồihọp lại nói những chuyện vui để giải tỏa nhũng căng thẳng trong công việc Tạonên một bầu không khí làm việc

thoải mái Giữa các cán bộ công chức phòng với nhân dân luôn có thái độhòa nhã, lịch sự, lễ phép Người dân cũng như các cơ quan liên quan đến làm việc

với phòng luôn được sự tiếp đón chu đáo, tận tình Những vấn đề vướng mắc củangười dân đều được giải đáp một cách nhẹ nhàng, kỹ càng, đến nơi đến chốn.Điều đó đã tạo nên niềm tin yêu mà nhân dân dành cho đội ngũ cán bộ, côngchức của phòng.

Chương I, sinh viên đã trình bày khái quát về UBND huyện Quỳ Châucũng như khái quát về Phòng Lao động – Thương binh và xã hội_nơi mà sinhviên trực tiếp thực tập Phòng luôn đảm nhận một khối lượng công việc lớn dodặc thù của huyện miền núi nhưng nguồn nhân lực còn mỏng Tuy nhiên chấtlượng công việc lại cao, các thành viên trong tổ chức luôn tạo được mối quan hệgần gũi, hợp tác, tin cậy và giúp đỡ lẫn nhau nên công việc luôn được hoàn thànhđúng chỉ tiêu, thời hạn với hiệu quả công việc cao

CHƯƠNG II NHẬN DIỆN CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ

Trong chương II báo cáo, sinh viên sẽ phân tích việc thực hiện chức năngquản lý(lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra) của Trưởng phòng_Ông PhanHuy Tân

2.1Chức năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch là chức năng căn bản nhất trong tất cả các chức năng củangười quản lý trong tổ chức Đó là xuất phát điểm để nhà quản lý thực hiện cácchức năng khác Thấy rõ được tầm quan trọng này, lãnh đạo cơ quan luôn chú ýtới việc lập kế hoạch cho các hoạt động của tổ chức nhằm xác định rõ ràng, chitiết những việc cần làm, cần đạt được, các phương án hành động để từ đó có sựphân công công việc một cách hợp lý Tiết kiệm được cả thời gian và chi phí cho

tổ chức

Dựa trên báo cáo hàng năm, quý, tháng và cả những điều kiện thực tế, cácnguồn lực tổ chức hiện có Ông xác định cho tổ chức mình những mục tiêu vàphuwong án hành động phù hợp Do tổ chức hoạt động trên nhiều mảng công việckhác nhau nên việc lập kế hoạch cần một lượng thông tin lớn cả về chiều rộng vàchiều sâu Để cho kế hoạch không mang tính áp đặt, hình thức, thiếu thông tindẫn đến không khả thi khi thực hiện Trước khi lập kế hoạch hoạt động cho từng

mảng công việc, ông luôn tổ chức một cuộc họp nội bộ phòng để lấy ý kiến đónggóp, bổ sung Trước mỗi cuộc họp, mỗi chuyên viên sẽ chuẩn bị báo cáo về hoạtđộng của thời gian qua và chuẩn bị kế hoạc cho hoạt động trong thời gian tới.Trưởng phòng sẽ nghe phân tích, diễn giải về kế hoạch của các chuyên viên phụtrách các mảng công việc Đối với việc lập kế hoạch thì Trưởng phòng đóng vaitrò là một quan tòa Ông phân tích SWOT ở mỗi kế hoạch, đề ra những mục tiêucần đạt được để lựa chọn các phương án khả thi nhất Trên cơ sở đó đưa ra nhữngphương án tổng thể và các phương án hành động cho từng thời kỳ, từng giai đoạn

để đảm bảo tốt nhất cho việc hoàn thành các mục tiêu và xây dựng các phương ánphụ trợ cho những tình huống mới nảy sinh Dựa trên nguồn lực hiện có thì cácphương án sẽ xác định cụ thể công việc phải tiến hành và thực hiện theo trình tựnào? Và phân công cho ai thực hiện

Với trình độ chuyên môn sâu và nhiều năm kinh nghiệm làm việc Trưởngphòng Phan Huy tân là người có tầm nhìn xa và phân tích các tình huống mộtcách chính xác Việc phân tích các điểm mạnh điểm yếu trong kế hoạch của cácchuyên viên luôn hợp lý và tháo gỡ được nhiều vướng mắc Kế hoạch cuối cùng

mà ông đưa ra là kết quả tổng hợp phát huy những điểm mạnh và khắc phụcnhững yếu điểm đó

Với 6 mảng nhiệm vụ chuyên môn chính thì các kế hoạch sẽ được xây dựngtheo chiều ngang Có các kế hoach dài hạn (kế hoạch 5 năm); kế hoạch trung hạn(kế hoạch 1 năm); kế hoạch ngắn hạn (kế hoạch hàng tháng)

Chẳng hạn đối với mảng nhiệm vụ thương binh liệt sỹ, chính sách người cócông:

Kế hoạch 5 năm (giai đoạn 2005 – 2010) xác định

+ Mục tiêu dài hạn: Đảm bảo quyền lợi cho tất cả các đối tượng thương binhliệt sỹ, gia đình chính sách

+ Phân công nhiệm vụ: Do đồng chí Phó trưởng phòng Hoàng Thị Oanh phụtrách

+ Các công việc cần thực hiện như: Thường xuyên phối hợp vơi huyện đội

và Sở Lao động Thương Binh và xã hội xét duyệt và quản lý hồ sơ đối tượng;điều chỉnh kịp thời các mức hỗ trợ, Xây mới và tu sửa nhà tình nghĩa; Quản lýnghĩa trang liệt sỹ Huyện

Kế hoạch ngắn hạn (Kế hoạch tháng 7/2009) xác định

+ Mục tiêu ngắn hạn là hướng tới các gia đình thương binh liệt sỹ, các giađình chính sách nhằm kỷ niệm 62 năm ngày thương binh liệt sỹ 27/7, với truyềnthống “uống nước nhớ nguồn”

+ Phân công nhiệm vụ: Do đồng chí Phó trưởng phòng Hoàng Thị Oanh phụtrách chính kết hợp và phân công cho các đồng chí trong phòng cùng tổ chứu thựchiện

+ Phân công nhiệm vụ: Do đồng chí Phó trưởng phòng Hoàng Thị Oanh phụtrách

Các công việc cần thực hiện như: Tổ chức thăm hỏi các gia đình thươngbinh liệt sỹ tiêu biểu; gửi công văn đến các cơ quan, doanh nghiệp về việc đăng

ký trao tặng các suất quà tình nghĩa; Tổ chức dâng hương, thắp nến tại nghĩatr0ang liệt sỹ huyện; Tham mưu cho UBND huyện về việc tổ chức ngày lao độngcông ích

+ Phân công nhiệm vụ: Do đồng chí Phó trưởng phòng Hoàng Thị Oanh phụtrách

+ Phân công nhiệm vụ: Do đồng chí Phó trưởng phòng Hoàng Thị Oanh phụtrách

Như vậy, từ việc xác định mục tiêu rõ ràng Trưởng phòng đã đưa ra những

kế hoạch phù hợp cho từng thời điểm, từng giai đoạn Việc lập kế hoach đã giúp

cơ quan giảm được sự chồng chéo trong công việc, tránh lãng phí các nguồn lực.Khâu lập kế hoạch của cơ quan mang tính chất mở Do trưởng phòng quyết địnhcuối cùng nhưng có sự tham gia của tất cả các thành viên trong quá trình lập kếhoạch nên mang tính khách quan Các kế hoạch luôn phù hợp với khả năng và

năng lực của mỗi người và với nguồn lực của tổ chức Tạo điều kiện thuận lợi chomội thành viên phối hợp với nhau trong công việc.

2.2 Chức năng tổ chức

Tổ chức thực hiện là chức năng tiếp theo sau chức năng lập kế hoạch Nócũng đóng một vai trò quan trọng trong hiệu quả công việc Kế hoạch có khả thi

và đạt được kết quả cuối cùng hay không thì phải có khâu tổ chức thực hiện tốt

Công việc của phòng bao gồm khâu tài chính kế toán và 6 mảng nhiệm vụchuyên môn chính được phân công cụ thể như sau:

TT Họ và tên Phân công nhiệm vụ

1 Phan Huy Tân

- Lãnh đạo điều hành hoạt động của phòng, Chịu tráchnhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về tào bộ hoạt động củaphòng Tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo Làm chủtài khoản kinh phí và quản lý toàn bộ tài sản của của phòng

- Trực tiếp phụ trách công tác Lao động việc làm;

- trực tiếp phụ trách công tác Thương binh liệt sỹ, chínhsách người có công

- Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng toàn bộ hoạt động

và điều hành khi được phân công, phụ trách công tác công đoàn

- Trực tiếp chỉ đạo xã Châu nga, châu hạnh, châu thắng

3 Lang thị Hoài

- Chuyên viên tài chính kế toán của phòng;

- Chịu trách nhiệm thực hiện tốt công tác giải quyết cácchế độ chính sách về bảo trợ xã hội

- Trực tiếp chỉ đạo xã châu phong, Châu hoàn.

Những công việc được phân công cho ai phụ trách thì người đó chịu tráchnhiệm về tổ chức và kết quả thực hiện Mỗi người có thể ra quyết định để giảiquyết công việc trong những điều kiện xét thấy cần thiết thuộc lĩnh vực mình phụtrách Đối với những công việc quan trọng thì cần có ý kiến của Trưởng phònghoặc phó phòng Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm tiếp dân và các cơ quanđến làm việc với phòng trước khi gặp chuyên viên phụ trách Các thành viêntrong phòng có thể giúp đỡ, hợp tác lẫn nhau cùng thực hiện công việc Ví dụnhư: kế hoạch kỷ niệm ngày 27/7 do đồng chí Hoàng Thị Oanh phụ trác nhưngvơi mọt khối lượng công việc lớn, có tính chất quan trọng thì công việc này đượcphân chia cho tất cả các thành viên trong phòng cùng đảm nhiệm Hay đồng chíCường là người sử dụng thành thạo vi tính nhất, đồng chí thường giúp đỡ cácđồng nghiệp của mình đánh máy các văn bản, báo cáo, kiểm tra và trả lờimail Xử lý các sự cố về phần mềm máy vi tính, máy in Đồng chí Oanh là người

có kinh nghiệm trong việc lưu giữ và quản lý hồ sơ, đồng chí thường giúp đồngnghiệp trong việc sắp xếp hồ sơ, cách quản lý như thế nào để không bị chồngchéo giữa các hồ sơ của các xã

Qua tìm hiểu về chức năng tổ chức của Trưởng Phòng Lao động – ThươngBinh và Xã hội Ta có thể rút ra nhận xét là: Với một cơ cấu nguồn lực hiện cócủa Phòng thì việc phân công nhiệm vụ như trên là tương đối hợp lý vừa phát huyđược thế mạnh của mỗi người vừa biết kết hợp các thành viên lại với nhau nhằm