MỘT SỐ GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CÁC VẬT TƯ THIẾT BỊ, MÁY CÔNG NGHIỆP Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BẮC HÀ

Mặt hàng nhập khẩu của Bắc Hà chủ yếu là thiết bị, máy móc như: Thiết bịhàn cắt công nghiệp, phụ tùng ngành hàn cắt, thiết bị bảo vệ, vật tư tiêu hao cácloại mặt hàng này được nhập khẩu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BẮC HÀ

Hà Nội, 05/2010

LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước, hội nhập cùng WTO, Đảng

và Nhà nước ta đã thực hiện đường lối phát triển nền kinh tế với mục tiêu: “Dângiàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh” Trải qua các giai đoạnkhó khăn, từ hai cuộc cách mạng kháng chiến chống mỹ và pháp, rồi đến cáccuộc cải cách kinh tế, hiện nay Việt Nam đã đạt được những thành tựu đáng kể:

Cơ chế quan liêu bao cấp đã được xóa bỏ và thay thế vào đó là cơ chế thịtrường, đồng thời Đảng và Nhà nước cũng đề ra những chính sách kinh tế mở đểtạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển hội nhập được với nền kinh tế Thế giới

Để thực hiện chính sách đó, thì Đảng, Nhà nước ta đã thực hiện một số chủchương nhằm phát triển nền kinh tế, trong đó khuyến khích, phát triển và mởrộng hoạt động kinh tế đối ngoại Vì vậy mà hoạt động xuất nhập khẩu đã thực

sự chiếm một vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt động của nền kinh tế đối ngoại

và nó đã trở thành nguồn tích lũy, nguồn bổ sung cho quá trình Công nghiệphóa, hiện đại hóa đất nước

Trong thời kỳ này thì ngành Công nghiệp đóng góp một tỷ trọng rất lớntrong tổng sản phẩm quốc dân Một nhu cầu cấp thiết đặt ra là việc cung cấpcác máy móc, thiết bị phục vụ cho ngành công nghiệp mà ở Việt Nam chúng

ta chưa đủ khả năng để sản xuất máy móc, thiết bị đó Cho nên việc nhậpkhẩu các máy móc, thiết bi phục vụ cho ngành công nghiệp là vô cùng quantrọng Để thực hiện nền kinh tế mở, Nhà nước đã cho phép các đơn vị kinhdoanh xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng về máy móc, thiết bị phục vụcho ngành công nghiệp, do đó mà đã đáp ứng được nhu cầu cấp thiết đó Vớitinh thần hội nhập quốc tế, hiện nay Việt Nam đã và đang có mối quan hệ hợptác, kinh doanh tốt đẹp với nhiều Quốc gia trên thế giới Đây chính là tiền đềtạo nên triển vọng vàng cho các doanh nghiệp Việt Nam trong việc mở rộngthị trường xuất nhập khẩu

Với kiến thức đã được học ở trường và kinh nghiệm thực tế tại công ty CổPhần Sản Xuất Thương Mại và Dịch Vụ Bắc Hà, em mạnh dạn đi sâu, tìm hiểu

về đề tài: “Một số giải pháp thúc đẩy hoạt động nhập khẩu vật tư, thiết bị,

máy công nghiệp của công ty Cổ Phần Sản Xuất TM và Dịch vụ Bắc Hà” Nội dung đề tài gồm :

Chương I : Khái quát chung về công ty CP SX TM và Dịch Vụ Bắc HàChương II : Thực trạng hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị, máy côngnghiệp của công ty CP SX TM và Dịch Vụ Bắc Hà

Chương III : Một số giải pháp thúc đẩy hoạt động nhập khẩu các vật tưthiết bị, máy công nghiệp của công ty CP SX TM và Dịch Vụ Bắc Hà

Mục tiêu chính của đề tài này là đi sâu phân tích và tìm hiểu hoạt độngnhập khẩu các vật tư thiết bị, máy công nghiệp tại công ty CPSX Thương Mại

và Dịch Vụ Bắc Hà, từ đó tìm ra những ưu, nhược điểm của công ty trong hoạtđộng nhập khẩu và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hoạt động nhậpkhẩu các thiết bị, máy công nghiệp

Em hy vọng rằng với đề tài này, em sẽ góp một phần nhỏ vào việc đổi mới,nâng cao hoạt động nhập khẩu vật tư, thiết bị, máy công nghiệp tại công ty Bắc

Hà trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn Tiến Sỹ Trịnh Thị Thu Hương, Khoa Kinh tế vàKinh Doanh quốc tế, Đại học Ngoại Thương Hà Nội và toàn thể ban Giám đốc,nhân viên các phòng ban của công ty Bắc Hà đã tận tình giúp đỡ em hoàn thànhbài viết Thu hoạch thực tập tốt nghiệp này

Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2010

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Song

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BẮC HÀ

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại và Dịch Vụ Bắc Hà

Tên giao dịch : BAC HA TRADING PRODUCTION AND SERVICEJOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt : BAC HA TRAPRO.,.JSC

Địa chỉ : Số 14 Ngõ 6, Đặng Văn Ngữ, Trung Tự, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại : 04 22400216 Fax : 04 2 5737136

Công ty Bắc Hà là một trong những công ty Thương Mại chuyên cung cấpcác mặt hàng vật tư, thiết bị, máy móc phục vụ cho ngành công nghiệp Hoạtđộng chính của công ty là nhập khẩu các vật tư, máy móc, thiết bị cắt hàn, dâychuyền sản xuất công nghiệp chủ yếu từ các thị trường: Đức, Nhật Bản,Singgapore, Thái lan, Trung Quốc…Công ty được thành lập ngay từ đầu năm

2005 đến nay đã hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hiệu quả và ngày càng

mở rộng quy mô kinh doanh nhập khẩu ở nhiều thị trường mới trên thế giới Căn cứ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của phòng đăng ký kinhdoanh số: 0103015698 của Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành phố Hà Nội, công tyBắc Hà thành lập đến nay đã hơn 5 năm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.Ngay từ khi thành lập, mong muốn của ban lãnh đạo là trở thành một trongnhững công ty Thương Mại hàng đầu Việt Nam về xuất nhập khẩu các hàngcông nghiệp, đó là mục tiêu, là động lực để công ty Bắc Hà phấn đấu

Công ty Bắc Hà có khả năng cung cấp một cách tốt nhất các nhu cầu củakhách hàng gồm: lựa chọn công nghệ thiết bị hàn - cắt, dây chuyền sản xuất, cácsản phẩm khác: kính hiển vi, kính phóng đại, đèn chiếu sáng, cát phun côngnghiệp, dây cắt điện cực …

2 Cơ cấu tổ chức của công ty CP SX Thương Mại và Dịch Vụ Bắc Hà

Tổ chức bộ máy của công ty đứng đầu là giám đốc, tổ chức điều hành mọi

hoạt động của công ty và là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ củacông ty trước pháp luật và trước cơ quan quản lý nhà nước

Dưới quyền giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban đảm nhiệm mộtlĩnh vực nhất định và chịu trách nhiệm về lĩnh vực được giao

• Phòng hành chính tổng hợp : Có chức năng tổng hợp tất cả giấy tờ có liênquan, tiếp đón khách đến làm việc, tổ chức sắp xếp, quản lý lao động của công

ty, ngoài ra còn tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị cho công ty

• Phòng tài chính kế toán : Báo cáo hàng tháng, quý, năm về tình hình hoạtđộng kinh doanh của công ty với giám đốc và với cơ quan thuế Sử dụng nguồnvốn một cách hợp lý nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty có hiệuquả, đồng thời tư vấn cho giám đốc trong việc phân phối lợi nhuận, ngoài ra cònlàm một số nhiệm vụ khác: thanh toán tiền hàng, trả lương cho công nhân viên,

…

Giám đốc công ty

Phó Giám

đốc

Kinh doanh

Phó Giám đốc

Kỹ thuật

Phó Giám đốc Sản xuất

Phòng Tài chính - Kế toán

• Phòng kỹ thuật: Bàn giao, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng máy cho kháchhàng, và bảo hành, sửa chữa máy móc, mua vật tư lắp máy và nghiên cứu muacác sản phăm mới thay thế.

• Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Tìm hiểu thị trường trong và ngoàinước để xây dựng tổ chức thực hiện phương án kinh doanh XNK, tham mưu chogiám đốc trong quan hệ đối ngoại chính sách XNK, pháp luật Việt Nam và quốc

tế về hoạt động kinh doanh này Ngoài ra còn giúp giám đốc tiếp khách, đàmphán, giao dịch và ký kết hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị của công ty vớiđối tác nước ngoài

• Phòng kế hoạch vật tư: tổng hợp các vật tư, lên kế hoạch, phương án,phối hợp với phòng XNK để tổ chức mua sắm các thiết bị vật tư đầu vào

• Xưởng cơ khí: Thực hiện gia công, sản xuất các mặt hàng theo yêu cầucủa khách hàng

3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

3.2 Nhiệm vụ

Với một thời gian phát triển kinh tế từ năm 2005, công ty Cổ Phẩn SảnXuất Thương Mại và Dịch Vụ Bắc Hà đã có những thành công đáng kể, tuynhiên Bắc Hà không quên nhiệm vụ của mình đối với nhà nước đó là:

- Báo cáo hàng kỳ kết quả kinh doanh với cơ quan quản lý cấp trên, thựchiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải đóng góp khác có liên quan: ThuếVAT, thuế TNDN, thuế XNK, thuế tiêu thụ đặc biệt….

- Tuân thủ các quy định của pháp luật và chính sách của nhà nước về côngtác hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý công tác nghiên cứu ứng dụng côngnghệ, bồi dưỡng, nâng cao cán bộ công nhân viên, xây dựng chiến lược và kếhoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

- Bổ nhiệm, bãi nhiệm, tuyển dụng, khen thưởng…

II KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY (2007-2009)

Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2007 – 2009) Đơn vị tính : VNĐ

1 Doanh thu thuần 9,736,323,710 17,293,698,350 22,781,392,000

8 Lợi nhuận thuần

từ hoạt đông kinh doanh 919,961,935 1,492,389,919 1,847,909,032

14 Lợi nhuận sau thuế 719,006,310 1,113,047,117 1,378,885,183

( Nguồn : Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm( 2007 - 2009)

Công ty Bắc Hà cũng như các công ty khác kinh doanh trên thị trường đềuđặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu Nhưng trên thực tế trong quá trình kinhdoanh có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp: doanh sốbán ra, giá vốn, chi phí,… những yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến lợi nhuận củadoanh nghiệp đó là doanh số bán ra, tăng doanh số phấn đấu giảm thiểu các chiphí không cần thiết, chỉ như vậy doanh nghiệp mới đạt được mục tiêu mà mìnhđặt ra Nhìn vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3năm gần đây ta thấy :

• Doanh thu của công ty các năm sau tăng hơn so với các năm trước, tốc độtăng trung bình qua các năm là 55% Năm 2008 tăng 78% tương đương là7,557,375,650đ so với năm 2007, nhưng năm 2009 chỉ tăng 32% tương đương là

5,487,693,650đ so với năm 2008, có nghĩa là tăng thấp hơn so với năm trước.

Lý do năm 2009 tăng thấp hơn so với năm 2008 và 2007 là do cuộc khủnghoảng kinh tế diễn ra, rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước gặp nhiều khókhăn trong sản xuất, kinh doanh Công ty Bắc Hà trong thời kỳ này cũng gặp rấtnhiều khó khăn trong việc nhập và tiêu thụ hàng vì thị trường hàng hóa thì luônbiến động.Tuy nhiên cùng với sự nỗ lực của ban lãnh đạo và cán bộ công nhânviên, công ty cũng đạt được kết quả đáng khích lệ Ngoài ra hàng năm công tyđều hoàn thành tổng mức các khoản nộp ngân sách nhà nước, các khoản nộpngân sách nhà nước ngày càng tăng tỷ lệ so với doanh thu, điều đó cho thấycông ty có mức đóng góp ngày càng lớn cho sự nghiệp xây dựng đất nước ngàycàng giàu đẹp hơn

Như vậy, xét một cách toàn diện thì doanh thu từ hoạt động kinh doanhnhập khẩu của công ty luôn có sự tăng lên mỗi năm, năm sau cao hơn nămtrước Mặc dù chi phí cho hoạt động kinh doanh của công ty cũng tăng song sựtăng lên đó là không đáng kể so với lợi nhuận đạt được Điều này cho thấy rằng,lợi nhuận của công ty qua các năm vẫn có xu hướng tăng, vậy chứng tỏ hoạtđộng kinh doanh của công ty vẫn đang có những bước tiến mới với hiệu quả tốttrong tương lai

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ, MÁY CÔNG NGHIỆP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BẮC HÀ

I ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CPSX THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BẮC HÀ

Công ty Bắc Hà là một công ty Thương Mại chuyên kinh doanh về các vật

tư, thiết bị, máy móc phục vụ cho ngành công nghiệp như các loại máy hàn, máycắt, phụ tùng và vật tư tiêu hao

Hoạt động nhập khẩu là lĩnh vực chính của công ty trong những năm qua,hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh củacông ty Do đó, nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty Qua nhiềunăm hoạt động kinh doanh nhập khẩu công ty đã xây dựng cho mình thươnghiệu riêng trên thị trường

Mặt hàng nhập khẩu của Bắc Hà chủ yếu là thiết bị, máy móc như: Thiết bịhàn cắt công nghiệp, phụ tùng ngành hàn cắt, thiết bị bảo vệ, vật tư tiêu hao cácloại mặt hàng này được nhập khẩu từ các thị trường lớn trên Thế giới như: NhậtBản, Đức, Trung Quốc được sản xuất với công nghệ tiên tiến, chất lượng ưuviệt, độ bền sử dụng vượt trội, đạt tiêu chuẩn cao

II NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH NHẬP KHẨU

1 Nghiên cứu thị trường

1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước

Hầu hết kinh doanh nhập khẩu là việc mua hàng từ nước ngoài để bán chongười tiêu dùng trong nước Việc xác định về nhu cầu hàng hóa một cách cụ thể

là cần thiết hơn cả Công ty cần xác định cụ thể về mặt hàng, giá cả hàng hóa,quy cách chủng loại, số lượng, xu hướng tiêu dùng…Sau đó công ty sẽ tổng hợpcác nhu cầu tiêu dùng của khách hàng với số lượng hàng hóa tồn kho, để quyếtđịnh số lượng và chủng loại hàng hóa cần nhập

Công ty Bắc Hà nghiên cứu thị trường trong nước với mục tiêu nắm bắtđược nhu cầu trong nước, kết nối công ty với khách hàng Do công ty không cóphòng Marketing nên quá trình này do cán bộ kinh doanh thực hiện có sự phối

hợp với phòng kỹ thuật và phòng kế hoạch vật tư để thực hiện công việc quảng

bá và bán sản phẩm nhập cho công ty Thực chất nghiên cứu thị trường trongnước chính là nghiên cứu yêu cầu của khách hàng cũng như các dự án của công

ty được mời thầu Mỗi dự án công ty tham gia đấu thầu do một cán bộ kinhdoanh phụ trách, sau khi tiếp nhận những yêu cầu của bên mời thầu, chủ nhiệm

dự án yêu cầu phòng kỹ thuật bóc tách vật tư thiết bị để hình thành một bản dựtoán thiết kế chào thầu Bản thiết kế chào thầu này bao gồm các thông số kỹthuật, dự toán tổng thể của các vật tư thiết bị dùng trong dự án cũng như mứcgiá chào thầu của các thiết bị vật tư này, để dự án trúng thầu thì ngoài việc đảmbảo các yếu tố kỹ thuật đáp ứng được bên mời thầu là giá cả của các vật tư thiết

bị

Đối với các sản phẩm máy móc, thiết bị vật tư tiêu hao cung cấp cho nhữngkhách hàng truyền thống hoặc những khách hàng khác thì cán bộ phòng kinhdoanh XNK – phòng kế hoạch vật tư lên danh mục tổng hợp vật tư cần mua Vớinhững thiết bị thường xuyên cung cấp cho khách hàng truyền thống thì phòngkinh doanh XNK trao đổi lại với nhà cung cấp để có thể có một khoảng giá vềvật tư thiết bị cần cung cấp (do giá trên thị trường luôn biến động nên nhà cungcấp sẽ không đưa ra một mức giá cố định ), sau khi trao đổi giá cả với nhà cungcấp thì bước tiếp theo tiến hàng chào giá với khách hàng Đối với các thiết bị màkhách hàng chưa từng dùng thì công ty tiến hành tìm kiếm các nhà cung cấpthông qua mạng và đưa danh sách các nhà cung cấp cho phòng kinh doanh XNKđàm phán giá, sau khi đàm phán, trao đổi giá phù hợp thì sẽ tiến hành tổng hợpdanh mục vật tư , thông số kỹ thuật, giá cả…chào bán cho khách

Kết quả của quá trình nghiên cứu thị trường trong nước chính là các dự án,các khách hàng truyền thống và các khách hàng khác thể hiện là các hợp đồng kígiữa công ty với bên mời thầu, ngoài ra còn thể hiện dưới dạng hợp đồngnguyên tắc cung cấp các thiết bị tiêu hao, các thiết bị thay thế…

1.2 Nghiên cứu thị trường nhập khẩu

Nghiên cứu thị trường là xuất phát điểm để định ra các chiến lược kinhdoanh, từ chiến lược đã xác định doanh nghiệp đã tiến hành lập và thực hiện các

kế hoạch kinh doanh, chính sách thị trường Nghiên cứu thị trường là cần thiếtđối với mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu kinh doanh, vì thị trường không là bấtbiến mà thị trường luôn biến động, thay đổi không ngừng.

Do hoạt động nhập khẩu là hoạt động chủ yếu của công ty, nên thị trườngnhập khẩu thường là các nước Nhật, Đức, Hàn, Trung Quốc…Bên cạnh việc duytrì mối quan hệ tốt với các đối tác truyền thống thì Bắc Hà luôn tìm kiếm cơ hộinhập khẩu ở thị trường mới có triển vọng cho hoạt động kinh doanh nhập khẩucủa mình Trong kinh doanh với các đối tác nước ngoài thì các thiết bị, máy mócnày cần phải theo tiêu chuẩn kỹ thuật quốc tế, mang tính tiên tiến với công nghệhiện đại Căn cứ vào đặc điểm này mà công ty quyết định phương thức vậnchuyển phù hợp với tiềm lực và tài chính của mình

Thị trường nhập khẩu do phòng kinh doanh XNK đảm nhiệm với mục đíchnhập khẩu được các vật tư thiết bị đáp ứng yêu cầu kỹ thuật khi đưa vào sử dụngvới một mức giá tốt, và tìm được các nhà cung cấp có khả năng cung cấp hàngđảm bảo chất lượng, ổn định với mức giá cạnh tranh

Bên cạnh những nhà cung cấp truyền thống thì phòng kinh doanh XNKkhông ngừng tìm kiếm thêm các nhà cung cấp mới, trung bình mỗi năm phòng

đã tìm kiếm thêm được 30 nhà cung cấp mới bao gồm cả nhà cung cấp trongnước cho các thiết bị vật tư trong nước và nhà cung cấp nước ngoài cho các thiết

bị cần nhập Phương tiện tìm kiếm các nhà cung cấp phòng sử dụng thường quasách báo, mạng internet,…trong trường hợp cần tìm kiếm các nhà cung cấp cácvật tư thiết bị có giá trị lớn như máy cắt, hệ thống dây chuyền để phục vụ lắp rápcác linh kiện cho dự án lớn thì sau khi phòng kinh doanh XNK tìm kiếm đượcnhà cung cấp và sau một thời gian trao đổi thấy được mặt hàng nhà cung cấpchào đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, cán bộ phòng kinh doanh XNK cùng cán

bộ phòng kỹ thuật và giám đốc đến tận địa chỉ nhà cung cấp tại nước ngoài đểxem xét các yếu tố kỹ thuật thực tế

Kết quả nghiên cứu thị trường chính là danh sách các nhà cung cấp vật tưthiết bị đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật với mức giá tốt để bán cho các dự án thầuhoặc bán cho những nhà máy tại các khu công nghiệp Sau khi đã nghiên cứu thị

trường trong nước, biết được loại thiết bị nào thị trường trong nước đang cần,đang thiếu và có thể thỏa mãn tốt nhu cầu thị trường và khách hàng trong nướcthì công ty bắt đầu nghiên cứu xây dựng kế hoạch để nhập khẩu thiết bị đó.Những mặt hàng của công ty chủ yếu là các thiết bị cáp điện, băng tải, máy móc,vật tư tiêu hao…những hàng hóa này nằm trong danh mục hàng được nhà nướccho phép nhập khẩu với mục tiêu công nghiệp hóa – hiên đại hóa đất nước vìvậy công ty thường tiến hành đăng ký kinh doanh những mặt hàng này tronggiấy phép kinh doanh của mình Điều này giúp cho công ty thuận tiện rất nhiềubởi không phải xin giấy phép nhập khẩu nhiều lần, thuận tiện cho quá trình tổchức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

2 Đàm phán và ký kết hợp đồng

2.1 Tổng hợp vật tư

Sau khi nhận được hợp đồng đầu ra thì phòng kinh doanh xuất nhập khẩuphối hợp với phòng kế hoạch vật tư tổ chức mua vật tư, thiết bị đáp ứng yêu cầucủa các điều khoản trong hợp đồng

Trước tiên cần tổng hợp vật tư thiết bị cần mua cụ thể: Cán bộ kỹ thuật sẽlập một bảng tổng hợp danh mục vật tư cần mua Bảng bao gồm: tên vật tư,thông số kỹ thuật, tên nhà cung cấp, số lượng cần mua

Sau khi tổng hợp xong danh mục vật tư thì cán bộ phòng kinh doanh XNKbắt đầu thực hiện việc hỏi hàng để có được bảng báo giá từ các nhà cung cấp.Khi thực hiện việc hỏi hàng, yêu cầu báo giá để mở hợp đồng cần chú ý đếnthứ tự ưu tiên về thời gian hỏi hàng cho từng vật tư

Báo giá nhận được bao gồm đơn giá cho tổng thiết bị kèm theo điều kiệngiao hàng ( CIF, FOB, …) thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thứcthanh toán, thời gian hiệu lực của báo giá Sau khi nhận được bản báo giá từ nhàcung cấp, cán bộ XNK tiến hành so sánh giá của nhà cung cấp chào với giá vật

tư của các nhà cung cấp khác để lựa chọn nhà cung cấp với chất lượng và mứcgiá tốt nhất Vì vậy cần phải tiến hành đàm phán giá, thường cán bộ XNK tiếnhành đàm phán thông qua email hoặc điện thoại Khi đã lưạ chọn được nhà cungcấp cũng như thống nhất được mức giá phù hợp với yêu cầu hợp đồng đầu ra thìcán bộ XNK tiến hành mở hợp đồng

2.2 Đàm phán các điều khoản trong hợp đồng

Trong quá trình ký kết hợp đồng cần kiểm tra lại danh mục vật tư đặt hàngxem đã khớp với danh mục vật tư tổng hợp chưa, kiểm tra lại số lượng vật tưyêu cầu đặt hàng cho từng mục hàng đã đặt, tránh sai sót đặt nhầm, đặt thiếu.

- Điều khoản về điều kiện giao hàng: Các hợp đồng nhập khẩu Bắc Hàthường kí với điều kiện giao hàng là CIF Hải Phòng, CIP Nội Bài, với các điềukiện này thì bên xuất khẩu sẽ phải làm thủ tục thông quan tại nước xuất khẩu,mua bảo hiểm cho hàng hóa Tuy nhiên đôi khi công ty cũng sử dụng các điềukiện giao hàng như FOB hay EXW, với điều kiện này thì nghĩa vụ bảo hiểm vàvận tải là Bắc Hà phải thực hiện, ngoài ra với điều kiện EXW thì Bắc Hà cònphải thực hiện thông quan hàng hóa tại nước xuất khẩu Do vậy các điều kiệnFOB, EXW Bắc Hà cần chủ động liên hệ tìm hiểu cước vận tải trước khi kí kết.Khi tìm hiểu cước vận tải nếu chưa có thông số về kích cỡ hàng hóa, trọnglượng, chiều cao của hàng, cán bộ XNK cần tham khảo các hợp đồng mua vậtliệu thiết bị đã ký để biết trọng lượng cũng như kích cỡ hàng hóa để từ đó cóđược giá tham khảo cước vận chuyển hàng hóa và hỏi giá tối thiểu 3 hãng vậntải, khi biết được mức cước vận chuyển hàng hóa giúp cho Bắc Hà có cơ sởquyết định có nên nhờ người bán thuê hộ hãng vận tải khi kí hợp đồng theoFOB, EXW hay không? Ví dụ trong hợp đồng CT47L/VAE-CEWE, Bắc Hàmua theo điều kiện giao hàng là EXW từ hãng CEWE Instrument AB (hãng nàycung cấp hàng đồng hồ volt và ampe), CEWE có đề nghị thuê hộ phương tiệnvận tải cho Bắc Hà với giá là 370 EUR nhưng Bắc Hà từ chối do tham khảo cáchợp đồng đã từng ký với CEWE về loại đồng hồ trên và những hợp đồng nàycũng kí theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW thì cước phí vận tải Bắc Hà tự thuêcủa Vietfracht chỉ với giá là 350 USD, như vậy cũng tiết kiệm cho công ty mộtkhoản chi phí nhất định

- Điều khoản về thời gian giao hàng: Do thời gian giao hàng sẽ ảnh hưởngtrực tiếp đến việc có giao hàng kịp thời gian đã ký trong hợp đồng đầu ra haykhông? nếu giao hàng không kịp sẽ ảnh hưởng tới dự án, đến hoạt động kinhdoanh của khách hàng, từ đó mà sẽ phải bồi thường vì vi phạm hợp đồng Thôngthường nếu hợp đồng đầu ra đặt hàng thì Bắc Hà cần một khoảng thời gian là từ15- 30 ngày Vì vậy khi đàm phán về điều kiện thời gian để có vật tư cần phảichú ý đến điều khoản này để đảm bảo hàng giao đúng thời gian cam kết trong

hợp đồng đầu ra.

- Điều khoản bảo hành: Do đặc điểm hàng nhập khẩu của Bắc Hà là hàngthiết bị kỹ thuật có hàm lượng công nghệ cao nên điều khoản bảo hành là rấtquan trọng, nó liên quan đến chi phí bảo hành và thời hạn bảo hành Khi soạnthảo điều khoản này cán bộ XNK rất chú ý tới những cam kết về điều khoản bảohành trong hợp đồng đầu ra, từ đó đàm phán với nhà cung cấp cho phù hợp,thông thường nếu mua hàng theo điều kiện cơ sở giao hàng nào thì sẽ bảo hànhtheo điều kiện giao hàng đó, nhưng với một số nhà cung cấp như AREVA, Tig,Vertex thì cán bộ XNK đã đàm phán được hàng bảo hành sẽ giao theo điều kiệnDDP, điều nay đã tiết kiệm được cho Bắc Hà rất nhiều tiền vận chuyển cũngnhư các thủ tục phức tạp như thông quan hàng bảo hành

- Điều khoản ký mã hiệu và đóng gói: Ngoài việc đảm bảo các yêu cầu trongvận chuyển cũng cần quy đinh phù hợp với hợp đồng cũng như quy định hải quan

để giúp cho quá trình làm thủ tục hải quan được nhanh chóng và thuận lợi

- Điều khoản thanh toán: Cần chú ý xem phương thức thanh toán là TTRhay L/C Hiện nay, trong thương mại quốc tế có nhiều hình thức thanh toán giữacác thương nhân Các hình thức thanh toán đó đa dạng, tiện lợi nhưng khôngtránh khỏi rủi ro trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu Vì vậy cần cân nhắc lựachọn phương thức thanh toán nào cho hợp lý và ít rủi ro nhất là điều mà doanhnghiệp quan tâm Đối với công ty Bắc Hà thì hình thức thanh toán thường sửdụng là thanh toán bằng L/C, hay thanh toán bằng TTR Thông thường với cáchợp đồng lớn thì Bắc Hà sử dụng phương thức thanh toán L/C để có thời gian sửdụng vốn hiệu quả, còn đối với các hợp đồng nhỏ thì Bắc Hà sử dụng hình thứcthanh toán băng TTR để tránh tình trạng phải huy động vốn Đây là phương thứcthanh toán tránh được nhiều rủi ro hơn cả Thể hiện ở việc thực hiện hợp đồngnhập khẩu của Bắc Hà với các tập đoàn nước ngoài diễn ra thuận lợi và khônggặp khúc mắc gì, việc thanh toán diễn ra nhanh tróng kịp thời, đảm bảo lượnghàng nhập về đúng tiến độ

- Điều khoản khiếu nại: là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyếtnhững tổn thất thiệt hại mà bên kia gây ra, hoặc vi phạm những điều khoản đã

ký kết trong hợp đồng giữa hai bên Trong hợp đồng thương mại quốc tế nóichung và trong giao dịch thương mại giữa công ty Bắc Hà với đối tác nói riêngthì những việc khiếu nại chủ yếu là: không đúng số lượng, chất lượng như đãthỏa thuận, hoặc về việc chứng từ người bán xuất trình không phù hợp với tìnhhình thực tế giao hàng.

2.3 Ký kết hợp đồng

Sau khi công ty và đối tác đã hoàn thành việc đàm phán thì tiến hành ký kếthợp đồng Khi ký hợp đồng với phía đối tác nước ngoài công ty luôn chú ý: Khi ký hợp đồng với đại diện văn phòng nước ngoài ở Việt Nam yêu cầuphải có giấy ủy quyền của giám đốc công ty đó sẽ đứng tên người bán trong hợpđồng

Do mặt hàng kinh doanh của công ty là vật tư, thiết bị nên cần có sự chínhxác cao về chi tiết kỹ thuật, điều kiện chất lượng luôn được đặt lên hàng đầu nênđiều khoản về hàng hóa, bảo hành, kiểm tra phải được lập chi tiết, cụ thể và rõràng, từ ngữ dùng phải thoát ý, tránh hiểu nhầm, hiểu sai Mọi hợp đồng củacông ty đều được ký trên văn bản Riêng những hợp đông ký bằng fax( áp dụngvới những hợp đồng có giá trị nhỏ), ngay sau khi ký thì phải gửi ngay văn bảngốc cho đối tác để đối tác ký và gửi trả lại cho công ty nhằm có bộ hồ sơ gốc lưutrữ lâu dài, đề phòng bất chắc trong tranh chấp về sau

3 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

3.1 Lập phương án vay vốn

Sau khi mở được tất cả các hợp đồng nhập khẩu cũng như đơn hàng trongnước thì cán bộ phòng XNK lên một phương án vay vốn để chuyển cho phòng kếtoán để phòng kế toán thực hiện vay vốn ngân hàng( nếu vốn tự có của công tykhông đủ để thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng đầu vào) hoặc dùng vốn tự có, nếuvay vốn ngân hàng cần chú ý không được vượt quá 75% giá trị hợp đồng đầu ra.Trong phương án vay vốn cán bộ XNK cần phải nêu rõ được số hợp đồng,tên nhà cung cấp thiết bị nhập khẩu hoặc mua trong nước, giá tri hợp đồng,

phương thức thanh toán( qua L/C hay TTR) thời hạn mở L/C hay thời hạnchuyển tiền

Sau khi lập xong phương án vay vốn cán bộ XNK chuyển các bản copyhợp đồng và đơn hàng cho phòng kế toán để phòng kế toán chuyển cho ngânhàng làm thủ tục vay vốn ngân hàng Còn bản gốc được chuyển cho kế toán vật

tư để kế toán làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp

3.2 Đôn đốc người bán chuẩn bị hàng

Hợp đồng đã được ký kết thì công ty Bắc Hà luôn luôn chú ý cập nhật thông

tin cho bên đối tác để bên đối tác chuẩn bị hàng cho kịp thời hạn giao hàng nhưtrong hợp đồng đã ký, nhằm đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đúng và kịp thời giangóp phần tạo ra sự liên tục trong quá trình tiêu thụ hàng hóa của công ty

3.3 Mở L/C hoặc chuyển tiền TTR

Mở L/C là việc đầu tiên và quan trọng để người nhập khẩu thực hiện cáchợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng L/C Đối với các hợp đồng thanhtoán bằng L/C thì cán bộ XNK cần lập đơn đề nghị mở L/C gửi cho phong kếtoán để phòng kế toán chịu trách nhiệm mở L/C thanh toán cho nhà cung cấp.Theo như việc đàm phán trước khi ký kết hợp đồng, công ty và đối tác nướcngoài đã thỏa thuận mở L/C tại ngân hàng xác định, do đó sau khi ký hợp đồngcông ty chỉ việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết mang đến ngân hàng để làm thủtục xin mở L/C Ngân hàng mà Bắc Hà lựa chọn thường là ngân hangVietcomkank

Để tiến hành mở L/C, công ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồngnhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C Trong đơn xin mở L/C phải

đề cập đầy đủ nội dung chính theo quy định, ngoài đơn xin mở L/C cùng với cácchứng từ khác như bản sao hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán cùngvới 2 ủy nhiệm chi: một ủy nhiệm chi dùng để ký quỹ theo quy định về việc mởL/C và một ủy nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C.Thông thường phí để trả cho ngân hàng về việc mở L/C là 0.35% giá trị hợpđồng, mức ký quỹ là 10% giá trị hợp đồng tại ngân hàng vietcombank

Sau khi làm xong thủ tục mở L/C, ngân hàng sẽ phát hành một L/C , công

ty phải kiểm tra nếu thấy đúng thì yêu cầu ngân hàng chuyển cho bên xuất khẩu,nếu thấy chưa đúng yêu cầu ngân hàng sửa đổi

Với trường hợp thanh toán băng TTR, cán bộ XNK làm đơn đề nghị chuyểntiền rồi chuyển lên phòng kế toán để kế toán làm thủ tục chuyển tiền Sau khingân hàng đã chuyển tiền thì cán bộ XNK yêu cầu bên xuất khẩu gửi cho công

ty bộ chứng từ gồm: Invoice, packing list để cán cộ XNK làm thủ tục nhận hàng

3.4 Thuê phương tiện vận tải

Khi ký hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW hay FOBthì Bắc Hà liên hệ với hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải Một công tyhằng hải mà công ty có mối quan hệ giao dịch đó là : Công ty thuê tàu và môigiới hàng hóa Vietfracht, công ty đại lý tàu biển VOSA của hãng vận tải có đại

lý tại Việt Nam Khi nhà cung cấp thông báo hàng đã sẵn sàng được giao thìcán bô XNK sẽ yêu cầu nhà cung cấp cung cấp những thông tin cần thiết nhưtrọng lượng, kích thước hàng để có thông tin yêu cầu các hãng vận tải báo mứccước phí, sau khi nhận được báo giá của các hãng vận tải thì cán bộ XNK đánhgiá so sánh lựa chọn hãng vận tải phù hợp nhất cho lô hàng của mình trong thờigian ngắn nhất

3.5 Mua bảo hiểm cho hàng hóa

Hàng hóa nhập khẩu trong quá trình vận chuyển không tránh khỏi rủi ro, cóthể sẽ đem đến thiệt hại cho nhà nhập khẩu vì thế công ty cần phải mua bảohiểm cho hàng hóa Trước khi mua bảo hiểm cần phải phân tích các yếu tố ảnhhưởng đến độ rủi ro đối với hàng hóa: Đặc điểm tính chất của hàng hóa nhậpkhẩu, tình trạng bao bì, tuyến đường vận chuyển, vị trí hàng hóa trên tàu, thựctrạng của con tàu chuyên chở, ngoài ra cần phải nghiên cứu các điều kiện bảohiểm để biết được rủi ro, tổn thất đối với loại hàng hóa nào mới được bảo hiểm.Khi ký kết các hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF hayCIP thì Bắc Hà sẽ thực hiện nhiệm vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa Công tythường mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu tại công ty bảo hiểm Việt Nam _Bảo Việt Thông thường công ty mua bảo hiểm chuyến với trách nhiệm đối với

tổn thất cả hàng nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến bảo hiểm chochuyến hàng đó, với công ty Bảo Việt thì tỷ lệ phí là 0.35% giá trị bảo hiểm Khi

đó công ty Bắc Hà gửi giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa đến công ty Bảo Việttheo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm hàng nhập khẩu trong chuyến đó

Trong quá trình thực hiện khâu này, công ty luôn cố gắng để mua được bảohiểm một cách sớm nhất có thể, nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ và đúng hạn

đề phòng những bất trắc có thể xảy ra Khi lập chứng từ bảo hiểm công ty cầnchú ý những điểm sau:

+ Giá trị bảo hiểm thường bằng 110% trị giá CIF của hàng nhập khẩu.+ Đồng tiền sử dụng phải cùng loại đồng tiền trong L/C

+ Tên tàu chở hàng và cảng đến

+ Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn + Hợp đồng giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là ngườiđựơc bảo hiểm và phải được người này ký hậu trống

+ Chứng nhận bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàngnhư đã thể hiện trong vận đơn

3.6 Làm thủ tục hải quan

Công ty trước khi nhận lô hàng cần phải làm thủ tục hải quan cho lô hàngnhập khẩu của mình, phải hoàn thành bộ hồ sơ hải quan cho lô hàng của mình,thời gian khai báo quy định là 30 ngày kể từ khi hàng về đến cửa khẩu

Công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan ngaykhi nhận được thông báo từ hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu là hàng đã về đếncảng Mẫu tờ khai hải quan hiện công ty sử dụng là HQ2002-NK, với mã số thuế

là 0102155115 Trước khi làm hải quan cán bộ XNK cần xem công ty mình còn

nợ thuế không thì yêu cầu kế toán trả hết thuế rồi mới có thể làm thủ tục hảiquan để tiếp tục nhập khẩu hàng hóa

- Khai hải quan: Kê khai áp mã và tính thuế, tự kê khai đầy đủ và chínhxác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan, nếu có nhiều hàng thì cần kèmtheo phụ lục tờ khai hải quan để khai được chi tiết đơn giá của hàng hóa, ngoài

ra còn tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu( nếu hàng nhập khẩu được áp

mức thuế suất 0%), tất cả các tờ khai đều được làm 2 bản, một Bắc Hà giữ, một

sẽ lưu tại chi cục hải quan Ngoài ra bộ chứng từ đi kèm theo là hợp đồng nhậpkhẩu 1 bản sao, hóa đơn thương mại 1 gốc, 1 sao, bảng kê chi tiết đóng gói hànghóa, B/L 1 gốc, 1 copy Tất cả copy phải có dấu sao y bản chính và có dấu giáplai

Khi khai hải quan cần chú ý ngày hết hạn L/C, ngày tàu đến trên vận đơn

và ngày hết hạn giao hàng trên hợp đồng phải khớp nhau, nếu không khớp nhauthì bộ chứng từ đó sẽ không phù hợp Khi chứng từ phù hợp thì sẽ đăng ký mở

tờ khai, nhân viên hải quan sẽ kiểm tra hàng hóa, căn cứ vào kết quả kểm tra, hảiquan sẽ xác định số thuế mà công ty phải nộp Đối với việc nộp thuế, nếu công

ty còn nợ thuế thì phải nộp thuế ngay của lô hàng đang làm thủ tục hải quan đó,còn nếu không sẽ được nộp chậm trong vòng 30 ngày Cuối cùng khi hoàn tấtthủ tục thì hải quan sẽ đóng dấu “ đã làm thủ tục hải quan”

3.7 Nhận hàng

Công ty nhập khẩu cần tuân thủ nguyên tắc khi nhận hàng nhập khẩu.Hình thức nhận hàng của công ty chủ yếu bằng đường biển hoặc đường hàngkhông Trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi giấy báo hàng đến cho công ty biết

và đến nhận lệnh giao hàng D/O tại đại lý tàu, khi nhận được D/O cần mangtheo B/L và giấy giới thiệu của đơn vị Cán bộ đến cảng hoặc hãng tàu ( nếuhãng đã thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và phí xếp dỡ, lấy biên lai Sau đómang biên lai phí lưu kho, 4 bản D/O, Invoice, Packing list đến đại lý tàu xácnhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu 1 D/O, cán bộ XNK mang 2 D/O cònlại đến bộ phận kho làm thủ tục xuất kho để nhận hàng Đến cảng hải quan, mờihải quan kiểm hóa, sau khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan, hàngđược xuất kho

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu công ty khi nhận hàng,kiểm hàng thấy phát sinh một số số các trường hợp như thiếu hụt hàng hóa, hàngkém chất lượng, thì phải lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếunại Hồ sơ khiếu nại bao gồm: Thư dự kháng, các loại biên bản cần thiết, vậnđơn, hóa đơn thương mại, hợp đồng nhập khẩu, chứng nhận bảo hiểm.

Khi có khiếu nại xảy ra, nếu trách nhiệm của người vận tải hay tổn thất là

do rủi ro thì công ty gửi bộ hồ sơ khiếu nại cho người vận tải hoặc công ty bảohiểm Nếu trách nhiệm thuộc về bên người xuất khẩu thì công ty thường giảiquyết bằng cách hòa giải trên tinh thần cùng hợp tác để giảm thiểu chi phí cho

cả hai bên, đồng thời nhằm mục đích duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa công tyvới đối tác

4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu

4.1 Thuế và hạn ngạch nhập khẩu

a Thuế nhập khẩu và hàng rào phi thuế quan

Thuế nhập khẩu là một loại thuế quan đánh vào hàng mậu dịch, phi mậudịch, khi hàng hóa đi qua khu vực hải quan của một nước

Ở nước ta do tác động của việc mở cửa nên nguồn thu từ thuế nhập khẩucũng tăng lên qua các năm và góp phần đáng kể vào nguồn thu ngân sách nhànước Thuế nhập khẩu ở Việt Nam trong những năm 90 chiếm từ 25 – 28% tổng

số thu thuế của ngân sách nhà nước Như vậy thuế nhập khẩu góp phần vào việcphát triển và bảo hộ sản xuất trong nước Thuế nhập khẩu làm cho giá hàng hóabán trên thị trường tăng do đó bảo vệ ngành công nghiệp non trẻ của nước đó.Tạo ra các cơ hội kinh doanh cho các nhà sản xuất kém hiệu quả trong nước.Với một mức thuế quan đánh vào hàng nhập khẩu sẽ cạnh tranh với hàng hóatrong nước sẽ làm cho giá cả trong nước tăng lên Giá cả tăng làm giảm nhu cầutiêu dùng, tăng sản xuất trong nước và làm giảm lượng hàng hóa nhập khẩu.Mặc du vậy thuế gián thu không phân biệt đối xử với sản xuất trong nước vàhàng nhập khẩu Điều này tạo nên sự ngang bằng trong bán lẻ giữa hàng hóa sảnxuất trong nước và hàng nhập khẩu được thể hiện bằng sự ngang bằng giữa giá

cả nội địa của sản phẩm nhập khẩu và giá cả bên trong của sản phẩm trong nước