KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN VÀ HỢP ĐỒNG MUA BÁN NGOẠI THƯƠNG

Côngviệc chuẩn bị này cũng rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cuộcgiáo dịch và đòi hỏi rất nhiều công sức bởi mỗi bên đàm phán không chỉ đề ra cácđiều kiện giao dịch đ

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN VÀ

HỢP ĐỒNG MUA BÁN NGOẠI THƯƠNG

I Khái quát về hoạt động đàm phán

1 Khái niệm của hoạt động đàm phán

Đàm phán là quá trình thương lượng giữa các bên để giải quyết các xung đột

và mâu thuẫn để đi tới thống nhất có lợi cho các bên

2 Đặc điểm của hoạt động đàm phán

Mục tiêu của đàm phán trong mua bán ngoại thương rất đa dạng chúng ta cầnphải nắm bắt được mục tiêu của đối tác để đảm bảo thành công trong quá trình đàmphán Cụ thể chúng ta có thể cần nắm bắt về một số mục tiêu như : về hiệu quả, vềtính an toàn, về thị trường, về thương nhân

Để đánh giá được một hoạt động đàm phán chúng ta cần phải xem xét nómột cách toàn diện theo những tiêu chuẩn, những khía cạnh sau :

+ Mức độ đạt được mục tiêu và chi phí trong đàm phán

+ Mối quan hệ giữa hai bên với đối tác

Đàm phán là sự kết hợp chặt chẽ giữa yếu tố khoa học và nghệ thuật

Đàm phán là sự theo đuổi mục tiêu có giới hạn

Đàm phán là quá trình không ngừng điều chỉnh mục tiêu, là sự thay thếchuyển hóa liên tục giữa mục tiêu này với mục tiêu khác giữa hai bên để cuối cùng

đi tới một sự thống nhất

Đàm phán là tiếp cận với một phong cách tập quán, một hệ thống luật pháp,tôn giáo khác nhau vì vậy sự am hiểu là rất cần thiết

3 Các bước trong đàm phán

a Chuẩn bị đàm phán : Bao gồm những công việc

- Chuẩn bị thông tin: trước khi đàm phán cần nắm được thông tin như

+ Thông tin về bản thân doanh nghiệp như : giá thành sản phẩm, khảnăng cung cấp hàng hóa, khả năng tiêu thụ, tài chính

+ Thông tin về hàng hóa (số lượng, chất lượng )+ Thông tin về thị trường (giá cả, cung cầu, diễn biến )

+ Thông tin về đối tác : tên gọi của đối tác, chức năng, thời gian thànhlập, loại hình doanh nghiệp, thông tin về cá nhân đàm phán

- Chuẩn bị về chiến lược đàm phán: trước khi đàm phán ta cần xác định tưduy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược hay tư duy ứng phó

- Chuẩn bị về kế hoạch đàm phán: trong kế hoạch đàm phán phải chú ý đếncác nội dung:

+ Mục tiêu: nên xác lập hệ thống các mục tiêu mà doanh nghiệp phảiđạt được, những mục tiêu mà ta có thể hi sinh Mỗi mục tiêu nên có một giới hạn để

dễ dàng hơn trong quá trình đàm phán

+ Phải chú ý đến các biện pháp để thực hiện mục tiêu

dù như thế nào chúng ta cần phải lưu ý giữ được quan hệ giữa 2 bên, tạo được hìnhảnh tốt cho đối tác, tạo cơ hội để làm ăn tiếp theo

* Qua thư tín: mọi việc từ từ trao đổi đền chấp nhận các điều kiện giao dịch

đều được tiến hành thông qua thư từ, điện tín (telex, fax, internet ) Đây là phươngthức phổ biến nhất trong giao dịch giữa những nhà xuất nhập khẩu để thành lập hợpđồng Đặc biệt là đối với những cuộc tiếp xúc ban đầu Và ngay khi 2 bên đã cóđiều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì mối quan hệ ấy cũng phải thông qua thưtừ

So vói gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín có nhiều ưu điểm hơn:

- Tiết kiệm được nhiều chi phí, dễ thực hiện

- Trong cùng một lúc có thể giao dịch được với nhiều khách hàng

Tùy nhiên đó là đứng ở góc độ người viết thư còn theo góc độ nủa ngườinhận thư thì chính một số ưu điểm trên lại trở thành nhược điểm :

- Khó phán đoán ý đồ của đối phương qua lời lẽ trong thư nếu như học làngười khéo léo, già dặn

- Việc giao dịch qua thư đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi cho nên dễ bị bỏ lỡ

cơ hội mua bán tốt Và nếu thời gian để thư đến tược tay người nhận càng dài thì sẽcàng bất lợi Chẳng hạn như 2 báo giá (hoặc 2 chấp nhận) với những điều khoảntương tự nhau cùng được gởi đến cho một thương nhân thì rất có thể mình sẽ khôngđược chọn làm đối tác giao dịch nếu báo giá ấy của mình đén sau Do vậy nếu vìmột lý do khách quan nào đó mà thư của mình đến chậm hơp thư của người khác(có thể do khoảng cách địa lý xa hơn hoặc là do việc chuyển phát thư gặp phải trởngại gì đó khiến thư từ chậm trê hay thất lạc ) thì khả năng tạo được một cơ hộimua bán tốt sẽ rất ít

- Đôi khi giao dịch được với nhiều khách hàng cũng không hoàn toàn có lợinhất là trong khi hỏi giá Nếu người mua hỏi giá quá nhiều nơi sẽ gây nên trên thịtrường ảo tưởng là nhu cầu quá căng thẳng Và đó sẽ là điều không có lợi cho ngườimua

- Tuy vậy một số nhược điểm của giao dịch qua thư tín vẫn có thể khắc phụcphần nào nếu như có thêm sự trợ giúp của một công cụ nữa đó là điện thoại

* Qua điện thoại: việc trao đổi qua điện thoại nhanh chóng, giúp người giao

dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trương, đúng vào thời cơ cần thiết Tuynhiên phí điện thoại giữa các nước rất cao nên các cuộc trao đổi bằng điện thoại

thường phảo hạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày chi tiết Mặtkhác trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng không có gì làm bằng chứng chonhững thõa thuận, quyết định trong trao đổi bởi vậy điện thoại chỉ được dùng trongnhững trường hợp thật cần thiết, thạt khẩn trương, sợ lỡ thời cơ, hoặc trong nhữngtrường hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chitiết

Khi phải sử dụng điện thoại cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngaymọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần

có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thõa thuận

Nói chung, giao dịch qua điện thoại và giao dịch qua thư tín là 2 phươngpháp giao dịch bổ sung, hỗ trợ cho nhau

b Phương pháp trực tiếp

- Theo phương pháp này thì hai bên mua bán sẽ gặp gỡ trực tiếp để trao đổi

về mọi điều kiện giao dịch, về những vấn đề có liên quan đến việc ký kết hợp đồng

và thực hiện hợp đồng, bước đầu thành lập hợp đồng nếu như cùng đi đến ưngthuận

- Phương pháp này thường được dùng khi 2 bên có nhiều điều kiện phải giảithích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàm phán về những hợp đồng có giá trị lớn vàcác diều kiện giao dịch có tính chất phức tạp

- Việc thành lập hợp đồng qua gặp gỡ trực tiếp có những ưu điểm:

+ Đẩy nhanh được tốc độ giao dịch đàm phán (nhanh chóng biết được cóthành lập được hợp đồng hay không vì gần như là ngay lập tức nhận được thông tinphản hồi từ phía bên kia) Và đôi khi là lối thoát cho những giao dịch đàm phánbằng thư đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả Thành lập hợp đồng qua thư từnhiều khi phải kéo dài tới vài tháng, trong khi đó qua đàm phán gặp gỡ trực tiếp chỉtốn khoảng 2-3 ngày

+ Thuận tiện trong việc giải thích cam kết các điều kiện giao dịch

+ Vì là trao đổi trực tiếp mặt đối mặt nên phương pháp này tiện cho việc tìmhiểu thành ý, thái độ của đối phương có thể căn cứ vào tình hình tiến triển để điềuchỉnh kịp thời sách lược, tranh thủ đi đến mục đích dự định, do vậy:

+ Tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho hợp đồng

+ Thuận lợi cho việc thiết lập và duy trì quan hệ lâu dài với nhau

-Tuy nhiên cũng phải thấy rằng thành lập hợp đồng theo phương pháp nàykhông phải đơn giản và không phải bất kỳ một thương nhân vào cũng có đủ khảnăng để thực hiện, bởi:

+Nó đòi hỏi chi phí cao: mỗi lần gặp gỡ nhau thì chi phí bỏ ra cho việc đi lại,tiếp đón là rất tốn kém Hơn nữa các bên giao dịch phải biết chấp nhận sự rủi ro làchịu thiệt toàn bộ các khoản chi phí đã bỏ ra trong trường hợp không đi đến kết quảgì

+ Phía thành lập tổ chức, đồng thời thiết kế hàng loạt các nhân tố : chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn, nhân sự, chi phí hoạt động cho tô chức đó và rõ ràngđiều này sẽ đòi hỏi khá nhiều thời gian lẫn tiền của

+ Đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên có trình độ, chắc chắn về nghiệp vụ, tựchủ, phản ứng nhanh nhạy để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm bắt được ý đồđối phương , nhanh chóng có biện pháp đối phó trong những trường hợp cần thiếthoặc quyết định ngay khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi Bằng không chỉ cần sơ

hở một chút để lộ ý định của mình cho đối phương biết được thì sẽ rất bất lợi Ngoài

ra, muốn đẩy nhanh tốc độ đàm phán thì ngoài yếu tố nắm vững nghiệp vụ, ngườitiến hành đàm phán còn cần phải biết ngôn ngữ dùng trong đàm phán để có thể chủđộng và linh hoạt trong ứng xử

+ Dù có thành lập được hợp đồng hay không thì trong đàm phán 2 bên cũngchỉ trao đổi và đi đến một quyết định nào đó trong khoảng thời gian ngắn vì vậynhất thiết phải có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng trước khi tiến hành đamg phán Côngviệc chuẩn bị này cũng rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cuộcgiáo dịch và đòi hỏi rất nhiều công sức bởi mỗi bên đàm phán không chỉ đề ra cácđiều kiện giao dịch định trao đổi mà còn phải dự đoán cho được ý định của kháchhàng, dự kiến những yêu cầu hoặc những nhận xét mà khách hàng sẽ nêu ra đối vớicác điều kiện giao dịch, đồng thời phải đưa ra được cách giải quyết tất cả những vấn

đề đó

II Các hành vi giao dịch

1 Hỏi giá (Inquiry)

Về phương diện thương mại: hỏi giá là việc người mua hỏi về giá cả và cácđiều kiện giao dịch cần thiết nhằm thúc đẩy người bán phát giá

Về phương diện pháp luật : thì hỏi giá là lời thỉnh cầu để bước vào giao dịchnên nó không ràng buộc trách nhiệm của hgười hỏi giá và sau khi đã viết thư hỏihàng việc mua bán có thể xảy ra hoặc không xảy ra

Nội dung chính của một thư hỏi giá có thể gồm tên hàng, chủng loại sảnphẩm, số lượng, quy cách, phẩm chất của từng loại, thời hạn giao hàng kèm với lời

đề nghị báo giá cho mặt hàng thỏa mãn những điều kiện đó

Lưu ý:

+ Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá vi thế với một nhucầu nhất định, trong cùng một lúc, người mua có thể hỏi giá ở nhiều nơi khác nhaunhằm nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh để có cơ sở đánh giá, lựa chọn bảnchào hàng thích hợp nhất Tuy nhiên viết thư nhiều quá cũng sẽ dẫn đến bất lợi chochính người mua (tăng thời gian, chi phí, tăng cầu một cách giả tạo)

+ Người mua không nên để lộ giá nhưng để có cơ sở cho việc phát giá củangười bán và để tiết kiệm thời gian trao đổi người mua có thể nêu trước các điềukiện mong muốn như: loại tiền, phương thức thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng

+ Ngay trong trường hợp người mua có nhu cầu thức sự muốn mua trongthời gian ngắn nhất thì cũng không nên đề nghị người bán giao hàng “càng sớmcàng tốt” vì điều đó thể hiện sự nôn nóng cần kíp của người mua tạo điều kiện chongười bán áp đặt

Nội dung của 1 chào hàng: trong chào hàng người ta thường nêu rõ : tênhàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiên cơ sở giao hàng, thời hạngiao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu, thể thức giao nhận

hàng Trường hợp hai bên đã có quan hệ mua bán với nhau hoặc có điều kiệnchung giao hàng điều chỉnh thì chào hàng có khi chỉ nêu những nội dung cần thiếtcho lần giao dịch đó như tên hàng, quy cách , phẩm chất, số lượng giá, thời hạn giaohàng Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng như những hợp đồng đã ký trước đó hoăctheo điều kiện chung giao hàng gữa hai bên.

Phân loại: trong mậu dịch quốc tế, người ta phân biệt chào hàng thành nhữngloại sau:

+ Căn cứ vào mức độ chủ động của người xuất khẩu chào hàng được chiathành 2 loại:

- Chào hàng thụ động: là việc chào hàng của người xuất khẩu nếu trước đó

đã nhận được thư hỏi hàng của người nhập khẩu Vì vậy chào hàng thụ động còngọi là “trả lời thư hỏi hàng” Nội dung của nó rất cụ thể, trả lời hết những yêu cầu từphía người mua

- Chào hàng chủ động: là chào hàng của người xuất khẩu khi chưa nhận đượcthư hỏi hàng của người nhập khẩu Vì vậy chào hàng chủ động mang nặng tính chấtquảng cáo, giới thiệu về công ty, về hàng hóa và hứa hẹn những điều kiện ưu đãicho giao dịch

+ Căn cứ vào sự ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng thì người tachia thành 2 loại: chào hàng cố định (firm offer) và chào hàng tự do (free offer)

- Chào hàng cố định: là việc chào bán một lô hàng nhất định cho 1 ngườimua nhất định trong đó nêu rõ thời gian hiệu lực ràng buộc trách nhiệm của ngườichào hàng đối với những cam kết của mình Như vậy trong thời gian hiệu lực chàohàng cố định nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thì hợp đồng coinhư đã được ký kết và bắt đầu có hiệu lực

Khi xác định thời hạn hiệu lực cần phải căn cứ vào:

- Khoảng cách địa lý và điều kiện thông tin giữa 2 bên giao dịch

- Tùy thuộc vào dặc điểm loại hàng hóa giao dịch

Phụ thuộc vào quan hệ cung cầu của hàng hóa đó trên thị trường thế giới Nếucung lớn hơn cầu thì thời hạn hiệu lực cần được quy định dài ra

- Chào hàng tự do : là loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm của ngườiphát ra nó bời vì cùng 1 lô hàng người bán có thể chào hàng tự do cho nhiều khách

hàng đó thì hợp đồng vẫn chưa được coi là đã được coi là được ký kết Vì thế chàohàng tự do còn có tên gọi là “chào hàng không cam kết”

Chào hàng tự do chỉ trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận trở lại của người bán(người chào hàng) Người mua không thể trách cứ người bán nếu sau khi chấp nhậnchào hàng, người bán không ký hợp đồng với mình

+ Đối với chào hàng tự do: cần cân nhắc kỹ số lượng chào hàng gửi đi vì gửiqua nhiều chào hàng sẽ gây bất lợi cho người bán (tăng chi phí hoặc dễ bị ép giá vì

có thể gây sự hiểu lầm đối với người mua rằng mình cần bán gấp nững mặt hàngđó)

+ Khi quy định thời hạn hiệu lực của chào hàng, người bán cần quy định rõràng, cụ thể vì nếu quy định không rõ ràng thì có thể sẽ dẫn đến tranh chấp trongquá trình chấp hành

3 Đặt hàng (Order)

Về phương diện thương mại: đặt hàng là lời đề nghị mua hàng

Về phương diện pháp luật : đây cũng là lời đè nghị ký kết hợp đồng nhưngxuất phát từ phía người mua và trong thời hạn hiệu lực đặt hàng nếu không cónhững đề nghị gì khác thì đặt hàng có giá trị như một chào giá cố định (tức ngườimua bị ràng buộc trách nhiệm)

Phân loại: đặt hàng cũng có thể chia thành 2 loại là đặt hàng chủ động và đặthàng bị động

Một đặt hàng được người mua gởi đến cho người bán sau khi nhận đượcchào hàng của họ thì đó là đặt hàng bị động Ngược lại khi người bán không gởichào hàng cho ngừơi mua thì ông ta nhận được đặt hàng từ họ thì đặt hàng đó gọi làđặt hàng chủ động.

Nội dung của một đặt hàng phải đầy đủ các điều kiện cần thiết cho một giaodịch: loại hàng, phẩm chất , giá cả , số lượng, thời hạn giao hàng, các điều kiện vềthanh toán, vận tải Trong thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng cóquan hệ thường xuyên Bởi vậy, ta thường gặp những đặt hàng chỉ nêu : tên hàng,phẩm chất , số lương, thời hạn giao hàng và một vài điều kiẹn riêng biệt đối với lầnđặt hàng đó Về những điều kiện khác, hai bên áp dụng điều kiện chung đã thõathuận với nhau hoặc theo những điều kiện của hợp đồng đã ký kết trong lần giaodịch trước

Chú ý : một đơn đặt hàng có hiệu lực chỉ khi nó thể hiện rõ ý chí thức sựmuốn ký kết hợp đồng từ phía người mua

+ Đơn đặt hàng phải đầy đủ các điều kiện cần thiết cho một giao dịch tênhàng, phẩm chất cần ghi đúng tên gọi của hàng đó trên thị trường quốc tế

+ Đặt hàng phải được thông báo đến tận tay của người bán

4 Hoàn giá (Counter offer)

Là 1 đề nghị mới được đưa ra từ phía người bán (người nhận dơn đặt hàng) hoặc từphia người mua (người nhận được chào hàng) khi họ không chấp nhận hoàn toànvới những lời đề nghị đã được ghi trong chào hàng hoặc đặt hàng đó

Hoàn giá có thể dùng hình thức miệng hoặc hình thức giấy tờ để biểu đạt,thường là phù hợp với phương thức mà báo giá sử dụng

Hoàn giá có thể nhằm vào giá cả, cũng có thể nhằm vào các điều kiện quantrọng như chất lương, số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng, phương thức thanhtoán để đưa ra ý kiến sử đổi Như vậy về thực chất hoàn giá là sự mặc cả giữa ngườimua và người bán về những vấn đề giá cả và các điều kiện có liên quan đến giaodịch

Trong đàm phán buôn bán thực tế, thường xảy ra trường hợp: các điều kiệncủa một bên đưa ra trong báo giá không hoàn toàn trùng khớp với những điều kiện

mà đối phương có thể chập nhận Đặc biệt là trong các vụ giao dịch lớn, rất hiếm có

trường hợp một bên vừa đưa ra báo giá thì đối phương lập tức chấp nhận toàn bộ ,

vô điều kiện Vì vậy tuy về mặt luật pháp, hoàn giá không phải là khâu căn bảntrong đàm phán giao dịch, tức là việc đi đến ký kết trong nghiệp vụ thực tế có rấtnhiều trường hợp hoàn giá và không chỉ một lần mà có khi phải nhiều lần hòan giámới đi tới thõa thuận, ký kết hợp đồng

Người nhận báo giá mới có quyền tiến hành xem xét nội dung của hoàn giá, quyếtđịnh chấp nhận, từ chối hay lại hoàn giá

Về phương diện pháp luật thì chấp nhận là 1 cam kết cho việc thành lập hợpđồng giữa 2 bên giao dịch

Nội dung của một chấp nhận về nguyên tắc cần hoàn toàn thống nhất với nhữngđiều kiện đưa ra trong báo giá, mới cho thấy hai bên giao dịch đã đi đến thông nhất

ý kiến về những điều kiện giao dịch có liên quan Chấp nhận như vậy mới có thểdẫn tới thành lập hợp đồng

Tuy nhiên nếu một nhấp nhận có sửa đổi nhưng chỉ sửa đổi nhũng điều kiệnkhông cơ bản của báo giá (chào hàng) và người nhận chấp nhận đó cũng khôngphản đối gì về nó thì chấp nhận có điều kiện ấy cẫn được xem là có hiệu lực tức làhợp đồng vẫn sẽ được thành lập Những điều kiện không cơ bản nói ở trên là nhữngđiều kiện mà không liên quan tới giá cả hàng hóa, chất lượng, thanh toán, địa điêm

và thời gian giao hàng, phạm vi trách nhiệm bồi thường của một bên đương sự chobên đương sự kia hoặc giải quyết tranh chấp

6 Xác nhận (Confirmation)

Hai bên mua và bán , sau khi đã thống nhất thỏathuận với nhau về điều kiệngiao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thỏa thuân , gửi cho đối phương Đó làvăn kiện xác nhận Văn kiện do bên bán gửi được gọi là giấy xác nhận bán hàng, dobên mua gởi là giấy xác nhận mua hàng Xác nhận thường được lập thành 2 bản,bên lập xác nhận ký trước rồigửi cho bên kia Bên kia ký xong giữ lại một bản vàgửi trả lại một bản

Trong nghiệp vụ thực tế, khâu này có thể có hoăc có thể không, 2 bên giaodịch chỉ cần đạt đến bước chấp nhận thì hợp đồng đã có thể coi như được thành lập

III Hợp đồng mua bán ngoại thương (HĐMBNT)

1 Khái niệm

HĐMBNT về bản chất là một hợp đồng mua bán quốc tế, là sự thỏa thuậngiữa các bên mua bán ở các nước khác nhau trong đó quy định bên bán phải cungcấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữuhàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng

So với những hợp đồng mua bán trong nước, hợp đồng mua bán ngoạithương có 3 đặc điểm khác biệt sau

+ Chủ thể của hợp đồng: người mua và người bán có cơ sở kinh doanh đăng

ký tại quốc gia khác nhau Ở đây cần lưu ý rằng quốc tịch không phải là yếu tố đểphân biệt, dù người mua và người bán có quốc tịch khác nhau nhưng nếu việc muabán được thực hiện trên lãnh thổ của cùng một quốc gia thì đó cũng không phải làHĐMBNT

+ Đồng tiền thanh toán: có thể là ngoại tệ đối với một trong hai hoặc cả haibên ký kết hợp đồng.

+ Hàng hóa: đối tượng mua bán hợp đồng được di chuyển ra khỏi đất nướcngười bán trong quá trình thực hiện hợp đồng

2 Điều kiện có hiệu lực của hợp đồng

Hợp đồng không có hiệu lực pháp luật là Hợp đồng không được pháp luậtbảo vệ Do đó, hiểu và nắm chắc các điều kiện thành lập có hiệu lực của Hợp đồng

là điều vô cùng quan trọng

Một Hợp đồng phải có đủ những điều kiện nào mới coi là thành lập có hiệulực, quy định luật pháp các nước không hoàn toàn giống nhau Nói chung, chủ yếuphải có đủ mấy điều kiện sau:

a/ Đương sự phải đi đên hiệp nghị trên cơ sở tự nguyện và chân thật: tức

là sự thỏa thuận ý chí của các bên không được vi phạm các trường hợp sau (mặc dùcác trường hợp này pháp luật không thể ngăn cấm)

+ Có sự cưỡng bức (Duress): sự cưỡng bức là hoạt động có tính chất đe dọahoặc áp lực khiến đối phương ký kết hợp đồng ý muốn của họ

+ Có sự lừa dối (Fraud): sự lừa dối là hành vi có tính gian lận như : bịa đặtcông ty, hứa hão hoặc sử dụng giấy tờ của một bên dương sự là nguyên nhân khiếncho bên kia ký kết hợp đồng

+ Có sự nhầm lẫn (Mistake) : nhầm lẫn là hành vi khiến cho một bên hiểu sai

đi bản chất của sự việc, hiện tượng, do vậy không thể dẫn đến một sự thõa thuận tựnguyện, một ý chí thực giữa hai bên được

b/ Đại diện tham gia Hợp đồng phải có năng lực, gồm cả năng lực pháp

lý và năng lực hành vi Người có năng lực pháp lý để ký kết Hợp đồng là giám đốc

hoặc người được giám đốc ủy quyền, đồng thời người này không bị các vấn đề vềtâm lý đè nặng Những người không có đủ 2 năng lực trên thì Hợp đồng do anh ta

ký là vô hiệu lực

c\ Hợp đồng phải có đối giá và lý do Hợp đồng phải hợp pháp.

Đối giá và lý do Hợp đồng đều thuộc các từ dùng trong luật pháp

“Đối giá” (Consideration) là một kiểu chế độ của hệ thống luật Anh, Mỹ làchỉ việc trao đổi cho nhau (Counterpart) giữa 2 bên đương sự của HĐ Hay nói cách

khác HĐ đó xác định hoặc ám thị rõ quyền và nghĩa vụ của các bên một cách tươngxứng với nhau Chẳng hạn, trong HĐ mua bán bên mua thanh toán tiền hàng là đểnhận được hàng hóa mà bên bán giao cho, còn bên bán giao hàng là để nhận đượctiền hàng bên mua thanh toán (ở đây mục tiêu kinh tế của 2 bên được xác định rõràng)

“Lý do hợp đồng”(cause): nghĩa là xuất phát từ lý do gì mà 2 bên ký hợpđồng (mục đích trực tiếp của việc 2 bên đương sự ký kết hợp đồng) Ngoại trừ lý dokinh doanh thu lợi nhuận thì mọi lý do khác đều làm cho hợp đồng kinh tế không

có tính kinh tế

Chỉ trong trường hợp có “đối giá” và “lý do hợp đồng” hợp pháp, hợp đồngmua bán mới có hiệu lực Nếu không nó không được pháp luật bảo vệ, không có sứccưỡng chế thi hành

d\ Đối tượng và mục đích của hợp đồng phải hợp pháp:

- Đối tượng của hợp đồng phải là hàng hóa hoặc dịch vụ kèm theo hợp đồng(kèm theo việc mua bán) nó phải là những đối tượng có thực và có thể thực hiệnđược Ở Việt Nam, đối tượng của HĐ là những hàng hóa được phép XNK căn cứvào danh mục hàng hóa do Bộ Thương Mại công bố hàng năm

- Mục đích của Hợp đồng: việc ký kết hợp đồng phải hướng tới mục đíchchân chính phục vụ loài người Tất cả những hợp đồng vi phạm pháp luật, vi phạmphong tục tốt đẹp và trật tự công cộng đều không có hiệu lực

e\ Hình thức và nội dung của hợp đồng phải phù hợp với yêu cầu quy định của pháp luật.

- Hình thức: “Công ước hợp đồng tiêu thụ hàng hóa quốc tế” của Liên hợpquốc không có hạn chế gì thêm về nguyên tăc đối với hình thức của HĐMBNT Bất

kể dù là phương thức miệng hay phương thức giấy tờ, đều không ảnh hưởng gì đếnhiệu lực của hợp đồng, điều 11 của công ước này quy định rõ: “Hợp đồng mua bánkhông cần phải ký hay chứng minh bằng giấy tờ, về hình thức không chịu sự hạnchế của bất cứ điều kiện nào, hợp đồng mua bán có thể chứng minh bằng bất cứphương pháp nào, trong đó bao gồm cả người làm chứng”

- Nội dung: trong trường hợp không được có điều khoản nào trái với luật lệhiện hành ở nước người bán hay ở nước người mua và luật lựa chọn

Hợp đồng phải có đầy đủ các điều kiện cơ bản:

Trong mua bán quốc tế có những hợp đồng đã được 2 bên ký kết nhưngkhông được thực hiện vì nó còn thiếu những điều kiện cơ bản mà luật pháp của 1trong 2 nước đó quy định Điều kiện cơ bản của hợp đồng là những điều khoản bắtbuộc phải có trong hợp đồng, nếu thiếu nợ trong các điều khoản đó thì hợp đồng coinhư chưa được thành lập Ở các nước Đông Âu, điều kiện cơ bản của HĐMBNTbao gồm điều kiện: tên và số lượng, giá cả và thời hạn giao hàng Theo luật Anh-

Mỹ, điều kiện cơ bản của HĐMBNT là đối tượng của hợp đồng Các bên đương sựchỉ cần thỏa thuận xong đối tượng hợp đồng thì coi như đã ký kết

Ở Việt Nam thì một HĐMBNT phải có 3 nhóm điều khoản sau:

1/ Đối tượng: tên hàng, số lượng quy cách phẩm chất

2/ Thời hạn: địa điểm giao hàng và điều kiện cơ sở giao hàng

3/ Giá cả và thanh toán

Theo công ước Viên 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế, điều kiện của một

đề nghị ký hợp đồng đủ và chính xác là hàng hóa, ấn định số lượng và giá cả mộtcách trực tiếp hay gián tiếp

Như vậy tất cả các luật đều thống nhất tính hiệu lực của HĐMBNT bao gồmcác điều kiện cơ bản, tuy nhiên vấn đề điều kiện cơ bản bao gồm những điều khoảngiá thì chưa được các nguồn luật thống nhất

3 Kết cấu của hợp đồng

Nội dung của hợp đồng cũng không có sự quy định thống nhất trong buôn bán quốc

tế ở Việt Nam Tuy nhiên có thể phân chia nội dung của hợp đồng như sau:

* Phần đầu:

+ Tiêu đề, số hiệu, mã hiệu của hợp đồng

+ Căn cứ pháp lý của hợp đồng (Ví dụ: “Căn cứ vào pháp lệnh kinh tế ”hoặc “Căn cứ vào sự đồng ý của ”)

+ Thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng

+ Thông tin về các bên tham gia ký hợp đồng: tên và địa chỉ của 2 bên đương

sự ký hợp đồng, tên và chức vụ của người đại diện ký hợp đồng

Ngoài ra trong phần lời tựa của hợp đồng thường ghi rõ nguyện vọng ký kếthợp đồng của 2 bên bảo đảm chấp hành hợp đồng Lời tựa này có ràng buộc với cả

2 bên, do đó cần suy xét cẩn thận khi quy định lời tựa này

* Phần nội dung chính:

+ Phần định nghĩa: những thuật ngữ chỉ chủ thể của hợp đồng hoặc chỉ đốitường của hợp đồng nên được định nghĩa trước để hợp đồng được chính xác vàngắn gọn

+ Các điều khoản: gồm tất cả các điều khoản liên quan đến đối tượng muabán, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng, yếu tố pháp lý của hợp đồng(thời hạn hiệu lực của nó) và các điều kiện bảo lưu (số bản hợp đồng, thứ tiếng sửdụng ) Những điều khoản này thể hiện quyền lợi và nghĩa vụ của 2 đương sự

* Phần cuối:

Thường ghi ngày tháng HĐ chính thức được ký kết, lời cam kết của các bên,chữ ký, con dấu và công chứng (nếu cần)

PHẦN II: PHÂN TÍCH CÔNG TÁC GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN TẠI

CÔNG TY VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP II ĐÀ NẴNG

I SƠ LƯỢC VỀ TNH HNH CNG TY

1 Lịch sử hnh thănh vă phât triển của cng ty VIGECAM ĐÀ NẴNG

Cng ty vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng trước đây là trạm Vật tư nông nghiệpcấp I Đà Nẵng được thành lập sau ngày miền Nam hoàn toàn được giải phóng(30/04/1975), theo quyết định số 308/NN-TCCB-QN 13/11/1975 của Bộ trưởng BộNông nghiệp và phát triển Nông thôn Nhiệm vụ chính của công ty lúc bấy giờ lànhập, dự trữ và cung ứng phân bón theo chỉ tiêu và kế hoạch mà nhà nước phân bổcho các địa phương ở miền Trung và Tây Nguyên

Công ty chủ yếu nhập hàng từ các nước XHCN ở Đông Âu và nhất là Liên Xô.Nhưng kể từ khi hệ thống này tan vỡ đê lăm cho cng ty rơi vào tnh trạng hết sức khkhăn v nguồn hăng cung ứng bị cắt giảm Bín cạnh đó, chúng ta cũng chưa tm đượccác nhà cung ứng mới, cung cách làm ăn của công ty cn nhiều bất cập Trước tnhhnh đó, công ty đê phấn đấu không ngừng cùng với cơ chế chính sách hợp lý, công

ty không những khắc phục được những khó khăn trên mà đê liín tục gặt hâi đượcnhiều thành quả tốt đẹp và ngày càng khẳng định được chính mnh

Ngày 08/03/1993 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm đê kýquyết định số 48/NN TCCB-QĐ thành lập lại công ty Vật tư Nông nghiệp II ĐàNẵng

- Tên doanh nghiệp : Công ty vật tư nông nghiệp II Đă Nẵng

- Tín giao dịch : VIGECAM DANANG

- Địa chỉ : 38 Pasteur - Quận Hải Chđu- TP Đă Nẵng

- Điện thoại : 0511 826886 - 0511 822561

- Fax : 84.0511.822437

2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

a Chức năng của công ty:

Công ty được nhà nước giao cho vừa nhập vừa cung ứng phân bón cho sản xuấtnông nghiệp các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên, vừa chịu trách nhiệm dự trữ mộtlượng phân bón nhất định để phục vụ khi cần thiết theo sự chỉ đạo của nhà nước

Từ năm 1989 trở về trước công ty hoạt động theo chế đọ bao cấp cung ứng theochỉ tiêu pháp lệnh cho các địa phương Nguồn phân bón khi đó chỉ nhập khẩu từLiên Xô theo các nghị định ký từ hai nước

Từ năm 1990 đến nay, với đường lối đổi mới áp dụng cơ chế thị trường nênhoạt động kinh doanh của công ty chủ động hơn, công ty chịu trách nhiệm về hoạtđộng nhập khẩu và tiêu thụ phân bón trên cơ sở vốn nhà nước giao và nhu cầu thịtrường

b Nhiệm vụ của cng ty:

Trong giai đoạn hiện nay, nhiệm vụ chính của công ty như sau:

- Đáp ứng đầy đủ nhu cầu thị trường cho các tỉh miền Trung và Tây Nguyên

- Thực hiện tốt câc chỉ tiíu do tổng cng ty giao

- Quản lý dự trữ, lưu thông góp phần vào ổn định cung cầu và bnh ổn giâ phđn

bn cho nhđn dđn tại khu vực

- Nộp ngân sách đầy đủ, thi hành tốt các chíh sách chế độ của nhà nước và cấptrên giao

c Quyền hạn của cng ty:

Được tự chủ trong công tác quản lý, trả lương theo đúng quy định của nhànước, hoàn toàn chủ động trong công tác giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng trựctiếp với các đối tác kinh doanh khác

Được phép vay vốn tại ngân hàng, được huy động các nguồn vốn trong vàngoài nước để phát triển kinh doanh

Được phép tố tụng, khiếu nại trước cơ quan pháp luật của nhà nước đối với các

cá nhân, tổ chức vi phạm hợp đồng kinh tế đê ký với cng ty

3 Cơ cấu tổ chức hoạt động và nguồn lực của công ty

a.Sơ đồ bộ máy quản lý của cng ty

: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng

Phng

k ếtoân

Phng kinh doanh

XN

KD &

DVvật tư

Chi nhânh Diíu Tr

b Tnh hnh nhđn sự của cng ty

Nguồn nhân lực của công ty biến động không đáng kể trong 2 năm gần đây do

từ năm 1994 đến nay công ty có chủ trương giảm biên chế nên hầu như không tuyểndụng, nhưng chất lượng không ngừng tăng nhờ chính sách bồi dưỡng, nâng cao trnh

độ ngiệp vụ công nhân viên trong công ty Điều này thể hiện qua bảng cơ cấu nguồnlực của công ty:

Bảng 2: Tnh hnh lao động của công ty năm 2003-2004

c Tnh hnh tăi chnh của cng ty:

- Tnh hnh sử dụng vốn vă hiệu quả sử dụng vốn

Nguồn: Bảng cân đối kế toán của công ty qua các năm

Qua bảng số liệu trín cho thấy, tổng nguồn vốn của cng ty ngăy căng tăng,năm 2004 tăng 17,24% so với năm 2002, trong đó đầu tư cho tài sản lưu động làtrên 90% Điều này là hợp lý, v đây là công ty thương mại nhà nước, chủ yếu lànhập khẩu phân bón cung cấp cho miền Trung và Tây Nguyên Do vậy, tỷ trọnghàng tồn kho và khoản phải thu luôn chiếm trên 85% qua các năm

Trong năm 2004, các chỉ tiêu về tài sản đều tăng, đặc biệt là tiền mặt, docông ty đê thu hồi được vốn từ khách hàng trong nước

Qua bảng số liệu trên ta cũng thấy rằng, nguồn vốn của công ty chủ yếu đượctài trợ từ các khoản nợ ngắn hạn, chiếm đến trên 57% tổng nguồn vốn của công ty,

do công ty thường nhập khẩu một khối lượng hàng hoá lớn với giá trị lớn nên phảimất một khoảng thời gian nhất định để thực hiện việc mở L/C và nhận hàng rồi mớithanh toán, v vậy phải huy động phần lớn nguồn vốn ngắn hạn từ bên ngoài Tuynhiên, nguồn vốn chủ sở hữu của công ty ở mức tương đối nên tỷ suất nợ của công

ty không quá cao

- Khả năng thanh toán

Bảng 4: Khả năng thanh toán của công ty

Khả năng thanh toân nhanh (lần) 0,59 0,6 0,62

Khả năng thanh toân bằng tiền

Qua bảng trín cho thấy khả năng thanh toân của cng ty ngăy căng được cảithiện, các chỉ tiêu thanh toán đều tăng qua các năm Tuy nhiên, khả năng thanh toánhiện hành cao hơn 1,5 lần chứng tỏ mức luân chuyển hàng tồn kho và các khoảnphải thu không cao Điều này gây bất lợi đối với một doanh nghiệp kinh doanh phânbón như công ty, v vậy cng ty cần c biện phâp tiíu thụ hiệu quả để tránh ứ đọnghàng tại kho và thúc giục các khách hàng trong khâu thanh toán

Hơn nữa, hệ số nợ của công ty khá cao, trên 60%; điều này tạo nên một áplực lớn về việc thanh toán nợ đối với công ty Công ty cần tăng vng quay của vốn

để nhanh chóng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn

d Cơ sở vật chất kỹ thuật

- Văn phng lăm việc:

+ Trụ sở chính: 38 Pasteur, Đà Nẵng

Diện tch: 1039 m2

Diện tích văn phng lăm việc, hội trường họp: 200 m2

Câc phng năy được trang bị đầy đủ tiện nghi khang trang

+ Tại 84 Trưng Nữ Vương - Đà Nẵng

Diện tích đất sử dụng làm kho: 30.000 m2

Diện tích kho kiên cố lưu hàng: 10.000 m2

Hệ thống kho hàng được xây dựng kiên cố có thời gian sử dụng 15-20 năm,được thiết kế theo tiêu chuẩn kho hiện hành

- Xe t con: 2 chiếc (4 chỗ ngồi & 15 chỗ ngồi)

- Xe tải: 2 chiếc

Loại xe năy chủ yếu vận chuyển hăng hoâ nội bộ

Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty tương đối tốt, diện tích sử dụng lớn nhưng chưakhai thác tối đa năng suất

4 Tnh hnh hoạt động kinh doanh của công ty

a Tnh hnh kinh doanh chung của cng ty

Hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng đi lên, đặc biệt các chỉ tiêu tăngcao vào năm 2004

Bảng 5: Kết quả hoạt động kinh doanh của cng ty từ 2002-2004

3281,8051,652227,1910,55

4612,6212,413323,7050,57

Nguồn: Số liệu thống kí của cng ty

Trong các năm qua, doanh thu và lợi nhuận của công ty không ngừng tăng,năm 2004 tăng hơn 40% so với 2003 Nguyên nhân do giá phân bón trên thị trườngthế giới hiện nay tăng cao, đồng thời công ty đang ngày càng lấy được uy tín từ

khách hàng trong và ngoài nước nên việc kinh doanh có nhiều thuận lợi hơn trước.Tuy nhiên giá trị KNNK của công ty tăng cao trong năm 2004 trong khi khối lượngnhập khẩu không có biến động nhiều, thậm chí cũng có giảm nhưng không đáng kể.Điều này là do giá phân bón trên thị trường thế giới tăng mạnh trong vài năm trử lạiđây, đặc biệt trong năm 2004 làm cho giá trị nhập khẩu tăng lên đáng kể.

Tuy nhiên, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu của công ty không cao, chỉ đạt0,57% trong năm 2004 Điều này chứng tỏ hiệu quả kinh doanh không cao mặc dùdoanh thu rất lớn

V những nguyên nhân trên mà mức nộp ngân sách cũng tăng đáng kể, mứcnộp năm 2004 cao hơn 45% so với năm 2003 Điều này góp phần củng cố thêm uytín của công ty với các bạn hàng trong và ngoài nước

Nhn chung, cng ty đang trên đà phát triển và ngày càng lớn mạnh, trở thànhmột trong những nhà cung cấp hàng đầu về phân bón cho khu vực miền Trung vàTây Nguyên

b Tnh hnh tiíu thụ hăng nhập khẩu của cng ty:

Nhiệm vụ đặt ra cho công ty không chỉ nhập khẩu phân bón đơn thuần màphải cung cấp lượng phân bón cho các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên để đảm bảosản xuất Điạ bàn hoạt động của công ty chủ yếu là các tỉnh: Nghệ An, Hà Tĩnh,Quảng Bnh, Bnh Định, Phú Yên, Khánh Hoà, Gia Lai, Đăklăk

Bảng 6: Tnh hnh tiíu thụ tại câc thị trường chủ yếu của công ty

ĐVT:Tấn

Số lượng TT (%) Số lượng TT (%) Bắc Trung Bộ 62.139,82 28,93 65.707,13 27,84

Nam Trung

Tđy Nguyín 93.437,86 43,5 110.054,73 46,63

Tổng cộng 214.775,47 100 236.017 100

Nguồn: Bâo câo kết quả kinh doanh của cng ty

Trong năm 2004, lượng bán ra của công ty tương đối tốt, tăng 9% so với năm

2003 Trong đó, tnh hnh tiíu thụ phđn bn tại câc khu vực c nhiều biến động, tỷ trọng

về số lượng phân bón được tiêu thụ tại các địa điểm thay đổi liên tục

Khu vực Bắc Trung Bộ và Nam Trung Bộ giảm về mặt tỷ trọng nhưng khốilượng tiêu thụ tăng nhưng không đáng kể, trong khi ở Tây Nguyên năm 2004 tăngđến 18% so với năm 2003 Nguyên nhân là do trong năm 2004, nhu cầu về phân SA

ở Tây Nguyên tăng cao, v vậy khối lượng tiêu thụ tại Tây Nguyên tăng chủ yếu là

do tăng tỷ trọng khối lượng bán ra của phân SA

Như vậy, nhu cầu phân bón luôn biến động không chỉ theo thời gian mà theo

cả từng khu vực, công ty cần nắm r nhu cầu phân bón của mỗi vùng để có kế hoạchnhập khẩu hợp lý, trânh gđy tồn kho lăm tăng chi phí dự trữ và ứ đọng vốn

c Tnh hnh thị trường và mặt hàng nhập khẩu của công ty

KNNK của công ty trong những năm gần không biến động nhiều về sốlượng, nhưng do năm 2004, giá phân bón tăng mạnh nên giá trị nhập khẩu tăng đến42% so với năm 2003 nên giá trị nhập khẩu có xu hướng tăng

c.1 Đặc điểm và cơ cấu mặt hàng nhập khẩu

Mặt hàng phân bón nhập khẩu có nhiều thay đổi, thể hiện trong bảng sau:

Bảng 7: Cơ cấu nhập khẩu của công ty năm 2003-2004

KL (Tấn) GT (USD)

Tỷ lệ

% theo KL

Nguồn: Bâo câo kết quả kinh doanh nhập khẩu của cng ty

- Đối với mặt hàng Urea: phân Urea chứa một lượng đạm nguyên chất là 46%,

có thể bón tốt cho vùng đất khác nhau và thích hợp với các loại cây trồng, đặc biệt

là cây lương thực, nhu cầu chủ yếu ở khu vực miền Trung vă tđy nguyín

Urea lă mặt hăng nhập khẩu chủ yếu của công ty, luôn chiếm tỷ trọng cao,thường trên 35% tổng kim ngạch nhập khẩu Tuy nhiên, trong năm 2003, do khốilượng urea cn tồn kho quâ nhiều nín kim ngạch nhập khẩu mặt hăng Urea giảmmạnh cn 41,7%

Năm 2004, mặc dù giá nhập khẩu mặt hàng này tăng cao, trung bnh từ 131USD/tấn (năm 2002) lên 265 USD/tấn (năm 2004) nhưng kim ngạch nhập khẩu củamặt hàng này vẫn tăng cả về khối lượng lẫn giá trị, chiếm 44% tổng kim ngạch nhậpkhẩu của cng ty, điều này là do nhu cầu trong nước về mặt hàng tăng đáng kể

- Đối với mặt hàng SA: SA chứa 20% đạm nguyên chất khó rửa trôi, rất tốt chokhâu bón thúc Loại phân này rất thích hợp cho việc cải tạo đất, đồi trọc, đất bạcmàu.

Chiếm tỷ trọng cao trong kim ngạch nhập khẩu (38% năm 2002), dù giảm chỉ

cn 26% trong năm 2003 do công ty tập trung nhập khẩu hai mặt hàng có nhu cầucao trong năm này là Kali và NPK Tuy nhiên, đến năm 2004 chiếm 40%, tăng giátrị nhập khẩu lên 2,5 lần so với năm 2003 trong khi khối lượng chỉ tăng 1,5 lần.Điều này là do nhu cầu về phân bón cao, đồng thời giá xăng dầu thế giới vẫn theochiều hướng đi lên nên kéo theo giá phân bón trên thị trường tăng mạnh, đặc biệt làphân SA trung bnh từ 74 USD/tấn lín 120 USD/tấn Do đó, mặc dù giá cao nhưngcông ty vẫn phải tăng khối lượng nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu trong nước

- Đối với mặt hàng Kali : Loại phân này có tỷ lệ nguyên chất từ 50-60% Loạiphân này dễ rửa trôi, là loại phân chua bón cho đất cát, cát pha hoặc đất nhiều bùn

có hiệu quả r rệt C thể bn thc hoặc bn lt

Tỷ trọng mặt hàng này chiếm tỷ trọng không cao trong kim ngạch nhập khẩu:12% trong năm 2002, nhưng năm 2003 tăng đột biến trong khi năm 2004 lại giảmmạnh chỉ cn 7,8% tổng kim ngạch nhập khẩu Nguyín nhđn lă do nhu cầu phđn bntrong câc năm gần đây có biến động mạnh, hơn nữa giá lại cao nên nếu nhập khẩu

về nhiều sẽ gây ứ đọng, khó tiêu thụ hàng

- Đối với mặt hàng NPK: đây là loại phân tổng hợp gồm: Kali-Nitơ-PhotphoMặt hăng năy chiếm tỷ lệ thấp trong tổng kim ngạch nhập khẩu khoảng từ 5-6% Tuy nhiín, trong năm 2003 có tăng đột ngột lên tới 21% nhưng vào năm 2004lại giảm chỉ cn 5,3 %; mặc d kim ngạch nhập khẩu của cả cng ty khng c biến độngđáng kể Có điều này là v trong năm 2003 nhu cầu về phân NPK tăng cao, trong khigiá về mặt hàng này biến động nhẹ, nên việc nhập khẩu nhiều là điều tất yếu

- Đối với mặt hàng DAP: không có nhiều thay đổi Đây là loại phân bón đắt nhấtđồng thời lại chiếm tỷ trọng thấp nhất từ 3-5% tổng kim ngạch nhập khẩu

Như vậy, hai mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là Urea và SA Mứcnhập khẩu có nhiều thay đổi qua các năm tuỳ theo sự biến động của giá phân bóntrên thị trường thế giới và nhu cầu trong nước Song công ty đê nắm bắt được sựbiến động đó và đảm bảo đáp ứng được nhu cầu phân bón trong nước, tạo nên ổnđịnh trong hoạt động kinh doanh của công ty

Nguồn: Bâo câo kết quả kinh doanh NK của cng ty

Ty từng mặt hàng mà công ty thường nhập khẩu từ những thị trường khácnhau, chẳng hạn như Urea ở Indonesia, Trung Quốc,

Các thị trường như Inđônêxia, Nhật là hai thị trường nhập khẩu lớn của công

ty, thường chiếm hơn 26% kim ngạch nhập khẩu Trong đó tại Nhật có các tập đoànlớn chuyên cung cấp các mặt hàng phân bón xuất xứ từ Nhật như Itochu, Misubishi,Mitsui, Kanamatsu Trong khi đó Inđônêxia với tiềm lực tài chính và kinh nghiệmyếu nên thị trường này chủ yếu thông qua trung gian là các tập đoàn lớn ở Châu Âu

và Mỹ như Helm, Proagra, United Agro Đây là những tập đoàn cung cấp phânbón lớn trên thế giới với tiềm lực về tài chính, kinh nghiệm và uy tín cao Công ty

đê thiết lập được mối quan hệ thân tín với các tập đoàn này, tạo được những thuậnlợi trong giao dịch đàm phán.

Tuy nhiên, trong 3 năm trở lại đây, công ty đê tm ra được nguồn hàng mới, đó

là thị trường Trung Quốc Cho đến nay khối lượng xuất khẩu của Trung Quốc rấtlớn, lại rẻ với chất lượng tốt nên nguồn hàng công ty nhập khẩu từ Trung Quốcngày càng nhiều, tỷ trọng lẫn giá trị ngày càng tăng, chiếm từ 16% lên 21% tổngkim ngạch nhập khẩu của công ty Đây là nguyên nhân v sao khối lượng nhập khẩu

từ các thị trường khác đều giảm, kể cả hai thị trường lớn của công ty là Inđônêxia

và Nhật

Nhn chung, tnh hnh nhập khẩu của cng ty tương đối ổn định qua các năm Nhờ

có kế hoạch nhập khẩu thích hợp mà công ty đê đáp ứng nhanh nhu cầu thị trườngtrong nước với nhiều biến động về từng mặt hàng trong 2 năm trở lại đây Với tốc

độ phát triển như hiện nay, trong vài năm tới công ty sẽ không ngừng tăng uy tín vàtiềm lực tài chính, đem lại những thuận lợi lớn trong công tác đàm phán và ký kếthợp đồng với các đối tác trong và ngoài nước

II PHÂN TÍCH CÔNG TÁC GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN TẠI CÔNG TY

1 Khái quát về công tác giao dịch đàm phán tại công ty

Sự tồn tại và phát triển của công ty kinh doanh xuất nhập khẩu phụ thuộctrước tiên vào sự tồn tại của những thương vụ xuất nhập khẩu

Một thương vụ xuất nhập có xảy ra hay không (tức một hợp đồng mua bánngoại thương có được ký kết hay không lại phụ thuộc rất nhiều vào khả năng giaodịch của công ty Vì vậy muốn duy trì hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu mỗicông ty trước hết cần cố gắng thực hiện tốt công tác đàm phán với đối tác đi đến 1

sự ưng thuận đối với 1 chào hàng hay 1 đặt hàng (được đưa ra từ 1 trong 2 phía) mà

sự ưng thuận đó thỏa mãn lợi ích của cả đôi bên

Như vậy thức chất của việc thực hiện tốt công tác đàm phán và ký kết hợpđồng của công ty là thực hiện tốt tiến trình giao dịch đàm phán mà trong đó chàogiá và chấp nhận là 2 khâu mấu chốt

Đối với công ty VTNN II ĐN, hầu hết các hoạt động giao dịch đàm phán đềuđược thực hiện qua thư từ dưới hình thức Fax, Telex, thư tín Sử dụng hình thứcnày cho phép công ty tiết kiệm được chi phí giao dịch, có thời gian cân nhắc suynghĩ các nội dung trong thư giao dịch và tranh thủ được ý kiến của nhiều người, để

từ đó có thể đưa ra một quyết định tối ưu nhất

Bên cạnh đó việc trao đổi qua điện thoại cũng được công ty sử dụng khánhiều, nhất là trong trường hợp công ty hỏi giá hay hoàn giá với những nhà cungcấp đặt văn phòng đại diện ở nước ta Hình thức giao dịch bằng cách gặp gỡ trựctiếp rất ít được sử dụng công ty chỉ áp dụng hình thức này đối với các khách hàng

có văn phòng đại diện ở Việt Nam như : ITOCHU, TOEPFERINTERNATIONAL Tuy nhiên ngay cả với khách hàng này công ty cũng rất hạnchế trong việc sử dụng thời gian giao dịch trực tiếp Trường hợp cần phải thươngthảo những hợp đồng giá trị lớn hoặc thời hạn giao hàng cấp bách công ty mới sửdụng hình thức này

2 Quá trình đàm phán tại công ty

Quá trình đàm phán ở công ty được tiến hành thông qua việc viết các loạithư : hỏi hàng, hoàn giá, chấp nhận Tuy nhiên không phải lúc nào quá trình giao

dịch công ty cũng đều có đủ tất cả các bước trên mà chỉ bao gồm một số bước đượcthay đổi một cách linh hoạt tùy vào từng trường hợp cụ thể.

a Trường hợp 1 : Công ty bị động trong đàm phán

Quy trình giao dịch của công ty thường được bắt đầu theo trường hợp này.Khi công ty nhận được các chào hàng từ phía người bán và các thư chào hàng gởitới công ty hầu hết là các chào hàng chủ động Thư chào hàng bị động rất ít vì công

ty chỉ tiến hành hỏi giá khi thấy thật cần thiết (như khi nhu cầu về phân bón đanglên cao ở trong nước nếu ngồi đợi chào hàng thì có thể mất cơ hội kinh doanh, hoặckhi công ty cần xác định và kiểm tra giá cả trong các bản chào hàng của người bán),bởi nếu hỏi giá mà không đi tới các bước giao dịch tiếp theo sẽ dễ gây cho kháchhàng (người bán) ấn tượng không hay về công ty làm ảnh hưởng đến những lần giaodịch sau

Sau khi nhận được chào hàng (chủ động hoặc bị động) của người bán, nếuchấp nhận hoàn toàn nội dung thì công ty gửi thư chấp nhận đến người chào hàng,còn nếu không đồng ý ở điều khoản nào thì công ty tiến hành thương lượng tiếp vớikhách hàng thông qua bước hoàn giá, cho đến khi chấp nhận hoàn toàn nội dungcủa hoàn giá sau cùng thì gởi thư chấp nhận chào hàng Sau khi thư chập nhận đượcgởi đi cho người bán, hợp đồng có được ký kết hay không còn tùy thuộc vào loạichào hàng mà người bán đã gởi đến cho công ty, nếu là chào hàng cố định thì hợpđồng sẽ được ký kết với điều kiện chấp nhận chào hàng của công ty đến tay ngườibán trong thời hạn hiệu lực của chào hàng, nếu là chào hàng tự do thì hợp đồng chỉđược ký kết khi có sự xác nhận trở lại của người bán

b Trường hợp 2 : Công ty chủ động trong đàm phán

Công ty sẽ chủ động đặt hàng (chào giá mua hàng) Trường hợp này ít khixảy ra, công ty chỉ chủ động đặt hàng đối với những khách hàng thật thân tín củamình và cũng chỉ khi thấy cần thiết

Người bán khi nhận được đơn đặt hàng của công ty, nếu họ chấp nhận hoàntoàn nội dung đặt hàng thì sẽ gửi thư chấp nhận, nếu không họ sẽ thương lượng vớicông ty về những điểm mà họ chưa đồng ý cho đến khi chập nhận hoàn toàn thì 2bên sẽ tiến tới ký kết hợp đồng nếu chấp nhận của người bán được gởi đến trongthời gian mà công ty đã nêu ra trong đặt hàng

Quy trình giao dịch này giúp công ty tiết kiệm thời gian được nhiều hơn,tránh được một số bước giao dịch rườm rà (hỏi hàng, nhận thư chào hàng) và thôngthường bước hoàn giá cũng diễn ra nhanh hơn và hầu như mọi điều khoản giao dịch

sẽ được áp dụng tương tự như những lần giao dịch trước đó Hai bên chỉ phảithương lượng về giá cả, nhưng thường với mối quan hệ thân tín thì 2 bên cũng sẽnhanh chóng đạt được sự thỏa thuận về vấn đề này Tuy nhiên công ty cần phải lưu

ý rằng khi chủ động đặt hàng thì phải bảo đảm giá cả mà mình nêu ra là không bị

“hớ”

Quá trình giao dịch ở trường hợp này có thể tóm tắt như sau:

Đặt hàng [ Hoàn giá] Chấp nhậnNhư vậy dù quy trình giao dịch có thay đổi như thế nào ở từng trường hợp cụthể riêng biệt nhưng chung quy lại nó vẫn đảm bảo được 2 yếu tố cốt lõi là: chào giá

và chấp nhận Đó cũng chính là điều kiện cần để 1 hợp đồng có thể được thành lập

Nhìn chung, quy trình giao dịch của công ty là khá hợp lý Tuy nhiên công tycần cẩn thận hơn trong trường hợp chấp nhận chào hàng, tốt hơn hết là chỉ nên chấpnhận những chào hàng cố định từ người bán để tránh những phiền hà, rắc rối saunày:

3 Nội dung của các bước trong quá trình giao dịch đàm phán bằng thư tín

Mỗi bước của quá trình này đều tương ứng với một loại thư giao dịch, nhưbước hỏi hàng thì có thư hỏi hàng, bước đặt hàng thì có thư đặt hàng Và mỗi loạithư lại chứa đựng một vài yếu tố nhất định cấu thành nên mặc dù nó có thể đượcviết dưới những hình thức khác nhau, cho những khách hàng khác nhau của công ty

cụ thể là:

* Hỏi hàng: Ở bước này thư hỏi hàng sẽ được công ty gửi đến cho người haynhiều người bán tùy theo sự lựa chọn của công ty Nội dung chính của thư là yêucầu họ cung cấp những thông tin về mặt hàng mà công ty đang cần như : giá cả,chất lượng, số lượng có khả năng cung cấp , thời hạn giao hàng mong muốn,phương thức giao hàng, điều kiện thanh toán

Trong trường hợp thư hỏi hàng của công ty được gởi đến các khách hàngquen thì nội dung của thư chỉ là để hỏi giá cả mà công ty có nhu cầu mua

Sau đây là 1 thư hỏi hàng về mặt hàng Urea của công ty gởi cho 1 kháchquen

Dear sirs,

We are interested in the purchase of urea fertillizer in bag of Indonesiaorigin and shall be obliged of you will quote us the lowest price CNF Fo Danang

port for 10.000 tons of it, immediate shipment.

We hope to receive your early neply

Yours faithfully

Tạm dịch:

Thưa quý ngài

Chúng tôi muốn mua phân Urea bao, xuất xứ của Indonesia và sẽ biết ơnnếu các ngài báo cho chúng tôi biết giá thấp của 10.000 tấn Urea trên theo điều kiệnCNF FO Đà Nẵng giao hàng ngay

Chúng tôi hy vọng sẽ sớm nhận được thư hồi âm của quý ngài

Kính thư

* Đặt hàng: Khi có nhu cầu kinh doanh về loại phân bón nào, công ty tiếnhành gởi thư đặt hàng đối với người vẫn thường cung cấp mặt hàng đó cho công ty

Trong một đơn đặt hàng công ty thường nêu rõ những điều kiện của mình vềloại hàng cần mua như: tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, đơn giá(kèm theo điều kiện cơ sở giao hàng) và một số điều kiện khác về thanh toán, vậnchuyển, thời hạn giao hàng.

Sau đây là một trong số rất ít các đơn đặt hàng của công ty.

Dear sirs

We would to give you the following order of the commodity as below.

Commodity: Urea fertillizer in bag

Origin: Indonesia

Standard specification: Nitrogen 46% min

Brunet :1% maxMoisture 0,4% max Quantity: 10.000MT (+/-5%) at seller’s option

Packing: in new 50 kgs net woven PP bag with inner PE liners

with 2% empty spare bags to be supplied free of charge Unit price: USD 195 per MT CNF FO port

Payment: by an irrevocable L/C at sight

Shipment: within May 2002

As the goods are urgently needed, we hope you will try to send them by the firstavailable vessel

We hope to hear from you at your earliest convenience

Yours truly

Tạm dịch:

Kính thưa quý ngài

Chúng tôi gởi đến quý ngài đơn đặt hàng của mặt hàng dưới đây:

Tên hàng: Urea bao

Xuất xứ: Indonesia

Quy cách phẩm chất: Nitơ tối thiểu 46%

Độ ẩm tối đa 0.4%

Số lượng: 10.000 tấn (hơn kém 5% tùy người bán chọn)

Bao bì: đóng gói trong 2 lớp bao PE bên trong và PP bên ngoài, mỗi bao

50 kg và 2% bao rỗng sẽ được người bán cung cấp miễn phí

Thanh toán: bằng L/C không hủy ngang, trả ngay

Thời hạn giao hàng: trong tháng 5/2002

Vì hàng hóa đang cần gấp, chúng tôi hy vọng các ngài sẽ cố gắng giao hàng theochuyến tàu đầu tiên sắp xếp được

Chúng tôi hy vọng nhận được hồi âm sớm nhất của quý ngài

Kính thư

* Hoàn giá:

Khi nhận được chào hàng, nếu công ty không chấp nhận hoàn toàn các điềukiện giao dịch được ấn định trong thư chào hàng đó thì công ty sẽ gởi thư hoàn giáđến khách hàng

Nội dung chính của thư hoàn giá gồm:

- Trình bày các điều kiện không thích hợp với công ty mình (đối với công tyhoàn giá thường tập trung vào điều khoản giá cả)

- Đưa ra đề nghị của mình (nêu lên mức giá mà công ty có khả năng chấpnhận được)

Sau đây là ví dụ về mẫu thư hoàn giá của công ty nhận được chào hàng củacông ty TOEPFER về mặt hàng Urea

Dear sirs

Thank you for your offer of 1st April 2002 for 10.000MT of Urea fetillizer at USD

195 per MT CNF FO Danang port While appriciating your kind offer, we have to

say that USD 195 per MT seems to be too high Price of Urea fertillzer are reducing

in our conty and this goods are being retailed at stores here at much lower prices

We wonder if you would consider reducing the price to USD 190 per MT If youcould come down to this price level, we might be able to order 10.000MT

We look forward to hearing from you soon about matter

Yours truly

Tạm dịch:

Kính thưa quý ngài

Cám ơn quý ngài về thư chào hàng đề ngày 1 tháng 4 về 10.000 tấn Urea với giá

195 USD tấn theo điều kiện giao hàng CNF FO Đà Nẵng

Xin bày tỏ lòng biết ơn về thư báo giá của quý ngài, nhưng chúng tôi phải thôngbáo rằng giá 195 USD tấn Ure là quá cao Ở nước chúng tôi Urea đang bị giảm giá

và hiện nay các cửa hàng tại đây đều bán lẻ với giá thấp hơn nhiều

Chúng tôi không rõ quý ngài có thể xem xét giảm giá xuống 190 USD tấn đượckhông Nếu các ngài hạ giá xuống mức này chúng tôi mới có thể đặt được 10.000tấn

Chúng tôi mong sớm nhận được tin của quý ngài về vấn đề này

Kính thư