Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh 2: Chương 3 Lê Thị Minh Nguyện

Select Query Truy vấn chọn số liệu: được sử dụng phổ biến nhất, dùng để:  Chọn lọc các mẩu tin  Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bản

Trang 1

Giảng Viên: Lê Thị Minh Nguyện Email: nguyenltm@hotmail.com

TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH 2

Chương 3 TRUY VẤN DỮ LIỆU - QUERY

Trang 2

2

19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 3 Truy vấn dữ liệu – Query 3

1 GIỚI THIỆU

1.1 Tại sao phải dùng truy vấn

Trong thực tế việc tham khảo thông tin rất có nhiều dạng

khác nhau và thường là khác với dạng dữ liệu nhập vào

Hơn nữa việc khai thác số liệu ở bảng có nhiều khuyết

điểm, do đó ta dùng query sẽ thấy tiện lợi hơn nhiều Do

đó, người ta phải sử dụng một công cụ để truy vấn thông

tin đó là query Sử dụng bảng truy vấn trong những việc

sau:

- Lựa chọn các trường và các mẩu tin cần thiết

- Xếp sắp thứ tự mẩu tin theo trường quy định

- Tham khảo dữ liệu trên nhiều bảng dữ liệu

- Sử dụng bảng vấn tin làm cơ sở cho biểu mẫu hay báo

cáo

- Thực hiện những thay đổi trong bảng dữ liệu

1.2 Các loại truy vấn thông dụng : Có nhiều loại truy

vấn, nhưng thông dụng nhất là các loại sau:

1 Select Query (Truy vấn chọn số liệu): được sử dụng

phổ biến nhất, dùng để:

 Chọn lọc các mẩu tin

 Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các

phép tính trên các trường của bảng nguồn

 Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn

2 Update Query (Truy vấn cập nhật): dùng để sửa đổi

đồng loạt nhiều mẩu tin của một hay nhiều bảng

Trang 3

1.2 Các loại truy vấn thông dụng

3 Delete Query (Truy vấn xoá số liệu): xoá một nhóm

các mẩu tin từ một hay nhiều bảng

4 Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết

nhóm số liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới

hình thức của một bảng tính kèm theo số liệu tổng

hợp ngang và dọc

6 Make Table Query (Truy vấn tạo bảng ): cho tạo

một bảng mới từ số liệu của Query

5 Append Query (Truy vấn thêm): Dùng để thêm

(nối) các bảng ghi vào phần cuối của một bảng

 Thường dùng hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa

chọn: Query Design và Query Wizard

+ Query Wizard : truy vấn được xây dựng bằng

công cụ Wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu

hỏi theo yêu cầu

+ Query Design : truy vấn được thiết kế tùy theo

1.3 Cách tạo truy vấn

Trang 4

4

Bước 1: Trên thanh Ribbon chọn Tab Create ->

Chọn Query Design trong nhóm lệnh Queries

Bước 2: Chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn

+ Cửa sổ Show Table cho

Trang 5

Mô tả cửa sổ Select Query

+ Table/Query Pane: chứa các bảng hoặc query tham gia

vào truy vấn

+ Lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa các

trường của truy vấn mới cần xây dựng

Table/Query

Pane

QBE

 Mô tả cửa sổ Select Query

Field Chứa tên trường hoặc biểu thức làm kết quả truy vấn

Table Ghi tên nguồn dữ liệu của trường được chọn tại dòng

field

Show Cho phép trường đó có hiển thị hay không

Trang 6

6

Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu

Đưa các trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường thích

hợp thả vào cột của lưới thiết kế, hoặc Double Click vào tên

trường

 Ghi chú: Cách thêm trường mới có chứa biểu thức:

Chọn một ô trống trên hàng Field, gõ cú pháp như sau

Tên trường: [Biểu thức]

Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa]

Bước 4 : Lập tiêu chuẩn lựa chọn (Điều kiện)

Nhập điều kiện (tiêu chuẩn) vào ô Criteria của trường cần lập

biểu thức

Ví dụ: Nhập vào “TH” (tìm sinh viên của khoa Tin học)

Bước 5: Lưu truy vấn vừa tạo

Click vào biểu tượng Save trên thanh Quick Access

hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S và đặt tên

 Ghi chú: Cách thay đổi loại truy vấn

Trong cửa sổ thiết kế Query, trên thanh Ribbon,

chọn Tab Design.Trong nhóm lệnh Query Type chọn

loại Query phù hợp

Trang 7

Bước 6: Thực hiện truy vấn

Trong cửa sổ thiết kế Query trên thanh Ribbon, chọn

Tab Design.Trong nhóm lệnh Results chọn View để xem trước

dữ liệu hoặc Run để thực thi

2 PHÉP TOÁN VÀ HÀM TRONG ACCESS

 Toán tử toán học

 + , -, *, /, luỹ thừa (^)

 Thương số nguyên (chia lấy phần nguyên):\

 Số dư (chia lấy phần dư): Mod

 Toán tử logic

 Not: cho kết quả ngược lại (Not đúng= sai, Not sai=

Trang 8

8

 Toán tử so sánh

<, <=, >, >=, =, <> (không bằng)

 Toán tử so sánh đặc biệt

 Between And (Nằm trong khoảng)

 Like (gần giống):

• Vd: [slg] Between 150 And 200

• (*) Tổ hợp bất kỳ - “Anh Ban” Like “*B*”

• (?) Ký tự bất kỳ - “Access” Like “???e*”

• (#) Ký số bất kỳ - 2001 Like “##0#”: True

Trang 9

 Toán tử so sánh đặc biệt

 Null, Not null : kiểm tra dữ liệu đã có hay chưa

• Vd: Để tìm các thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá

trị IS Null vào ô Criteria của trường [Namsinh]

Trang 10

10

 Toán tử ghép nối

 & (nối chuỗi)

• “Đà” & “ Nẵng”: “Đà Nẵng”

 + (cộng với)

• 100 & “năm cô đơn”: 100 năm cô đơn

• “Con thuyền” + “không bến”: Con thuyền không bến

• 1001 + “đêm” : Type mismatch (kết quả sai)

• 123 & 456: 123456

• Date() & “Nhâm Ngọ”: 14/6/2002 Nhâm Ngọ

• “Vĩ tuyến” & 90/2 & “ngày đêm”: Vĩ tuyến 45 ngày đêm

 Hằng trị (constants)

 True / False / Null : hằng trị đúng/ sai/ rỗng

 Dấu rào (Delimiter)

 “ ” : Rào giá trị chuỗi

• Vd: “43 Thanh Thuỷ - Đà Nẵng”

 [ ] : Rào tên biến

Trang 11

• LEFT(chuỗi,n): Trích n ký tự bên trái chuỗi

• RIGHT(chuỗi,n): Trích n ký tự bên phải chuỗi

• MID(chuỗi, vị trí, n): Rút trích n ký tự kể từ vị trí chỉ định

• LEN(chuỗi): Trả về giá trị là chiều dài chuỗi

• LCASE(chuỗi): Chuyển thành chuỗi thường

• UCASE(chuỗi): Chuyển thành chuỗi hoa

• TRIM(chuỗi): cắt bỏ khoảng trắng 2 đầu

• LTRIM(chuỗi): Cắt bỏ khoảng trắng bên trái

• RTRIM(chuỗi): cắt bỏ khoảng trắng bên phải

 Hàm thao tác trên dữ liệu kiểu date

• Trong việc quản lý dữ liệu, việc thống kê dữ liệu theo thời

gian là một thao tác khá thường xuyên Các hàm liên quan

đến thời gian

• Datepart(“định dạng”, biểu thức ngày) : Cho kết qủa theo

phần định dạng của biểu thưc ngày Trong đó, ký hiệu phần

định dạng mang một trong các giá trị:

 “y”: ngày trong năm (day of year)

 “w”: ngày trong tuần (weekday)

 “d”: ngày trong tháng (Day of month)

Trang 12

12

• Day(dữ liệu trích) = DATEPART(“d”,dữ liệu trích)

• Month(Dữ liệu trích) = DATEPART(“m”,dữ liệu trích)

• Year(Dữ liệu trích) = DATEPART(“yy”,dữ liệu trích)

• Date(): lấy ngày của hệ thống

• Now(): lấy ngày giờ của hệ thống

• WeekDay(biểu thức ngày): cho kết quả là số thứ tự của biểu

thức ngày Theo mặc định 1 là chủ nhật, 2 là thứ 2…

• Datediff(“Định dạng”, biểu thức ngày BĐ, biểu thức ngày KT):

Cho khoảng giữa hai chuỗi ngày theo phần định dạng

• DateAdd(“định dạng”, n, biểu thức ngày): cộng thêm n đơn vị

theo phần định dạng vào biểu thức ngày

• Hour(Biểu thức giờ): cho kết quả là giờ của biểu thức giờ

• Minute(Biểu thức giờ): cho kết quả là phút của biểu thức giờ

• Second(Biểu thức giờ): cho kết quả là giây của biểu thức giờ

 Điều kiện cùng thoả mãn/hoặc thoả mãn

 Các điều kiện viết cùng trên dòng Criteria là các điều

kiện đồng thời thoả mãn

3 TRUY VẤN VỚI ĐIỀU KIỆN ĐƠN GIẢN

Ví dụ : Tìm sinh viên sinh ở Hà nội của khoa Tin học

Trang 13

19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 3 Truy vấn dữ liệu – Query

 Các điều kiện viết trên dòng Criteria và dòng Or là các

điều kiện không cần đồng thời thoả mãn

Ví dụ: Tìm sinh viên ở Hà nội hoặc học khoa Tin học

 Phép so sánh Is Null và Is Not Null

Is Null được dùng để hiển thị những mẩu tin mà trên trường chỉ định

không có dữ liệu Is Not Null thì ngược lại

Ví dụ : cho bảng SINHVIEN có nội dung như sau:

Hiển thị những sinh viên không có ngày sinh

Trang 14

14

 Toán tử In

Toán tử IN để xác định giá trị trong một danh sách chỉ định

Ví dụ: Hiển thị những sinh viên học ở các khoa có mã AV, TH và VL

Hoặc

 Phép AND và OR

- Mệnh đề OR được viết trên 2 dòng(một hoặc nhiều cột)

- Mệnh đề AND được viết trên một dòng(nhiều cột)

Ví dụ 1:Hiển thị những sinh viên có học bổng từ 1000000 đến 2000000

Trang 15

Ví dụ: Hiển thị những sinh viên học ở các khoa có mã AV, TH và VL

Ví dụ : Hiển thị những học viên sinh trước 1994

Hoặc

Trang 16

16

Ví dụ : Lọc những sinh viên sinh vào tháng 2 năm 1995

Ví dụ : Hiển thị kết quả nếu điểm nhỏ hơn 5 thì rớt ngƣợc lại là đậu

 Những tính toán khác

Hàm IIF(<Ðiều kiện>,<Giá trịv1>,< Giá trị 2>)

Nếu <Ðiều kiện> nhận giá trị true thì hàm trả về <Giá trị 1>, ngược

lại trả về <Giá trị 2>

Trang 17

 Các thông báo lỗi

“Can’t have aggregate function in WHERE clause”

Không thể chỉ định hàm thống kê trong mệnh đề WHERE (Criteria)

“You can’t set criteria before you add a field or expression to the field row”

Lỗi xuất hiện khi bạn chỉ định một tiêu chuẩn vào cột mà chưa có chỉ

định tên trường(hay biểu thức trường) vào dòng field

“Data type mismatch in critetia expression”

 Sai về kiểu dữ liệu trong biểu thức tiêu chuẩn, chẳng hạn như so

sánh một trường số number với tiêu chuẩn là chuỗi

4.TRUY VẤN TRÊN NHIỀU BẢNG

Thông thường trong các truy vấn thường lấy dữ liệu

trên nhiều bảng dữ liệu

Ví dụ: ta muốn xem điểm của một sinh viên ở khoa

nào Thì ít nhất ta phải lấy hai bảng là SINHVIEN và

KETQUA

- Muốn tạo truy vấn tin lấy dữ liệu trên bảng, ta chỉ

định các bảng cần thiết với lưu ý là phải bảo đảm các

mối quan hệ giữa chúng

Trang 18

18

4.1 Các loại liên kết

- Liên kết chặt (Inner Join hay Equi Join): là kiểu liên kết

mà dữ liệu hiển thị trong bảng truy vấn là những mẩu tin

có quan hệ với nhau phải tồn tại trên cả hai bảng

- Liên kết không chặt (Outer Join): là kiểu liên kết mà dữ

liệu được đưa vào bảng truy vấn là tất cả những mẩu tin

của bảng thứ nhất (ngay cả khi nó không có mẩu tin

tương ứng ở bảng thứ 2) và những mẩu tin của bảng

thứ 2 có tương ứng trong bảng thứ nhất

- Tự liên kết (Self Join): là kiểu liên kết của một bảng dữ

liệu với chính nó (phải thêm bảng dữ liệu này 2 lần)

4.2 Chỉ định mối liên kết giữa 2 bảng

- Trong nhiều trường hợp, khi ta thêm các bảng dữ

liệu thì sẽ hiển thị các mối quan hệ đã khai báo từ cửa

sổ thiết lập quan hệ

- Ngay cả trong trường hợp, hai bảng chưa thiết lập

mối quan hệ với nhau thì Access cũng cố thiết lập mối

quan hệ giữa hai trường cùng tên, có kiểu dữ liệu

thích hợp

- Muốn chỉ định loại liên kết (Join Type), ta nhấp cào

mối qua hệ thì xuất hiện hộp thoại sau:

Trang 19

- Quan hệ chặt: Hiển thị những mẩu tin có giá trị bằng

nhau trên cả 2 trường quan hệ của 2 bảng

- Quan hệ không chặt thứ 1: Hiển thị tất cả các mẩu tin

trên bảng KHOA cho dù không có mẩu tin tương ứng

trên bảng SINHVIEN và những mẩu tin của bảng

SINHVIEN có mẩu tin với bảng KHOA

- Quan hệ không chặt thứ 2: Hiển thị tất cả các mẩu tin

trên bảng SINHVIEN cho dù nó không có mẩu tin tương

Trang 20

4.3.a Liên kết chặt

Trang 21

4.3.b Liên kết không chặt

Lưu ý: Khi 2 bảng không có mối liên kết thì sẽ tạo

ra sự lặp lại dữ liệu Chẳng hạn bảng thứ 1 có n mẩu

tin, bảng thứ 2 có m mẩu tin thì bảng kết quả có m x n

mẩu tin

Trang 22

22

4.TẠO VẤN TIN TRÊN NHIỀU BẢNG

Giả sử có truy vấn sau:

Kết quả:

Khuyến cáo: tránh truy vấn khi 2 bảng không

có liên kết

Trang 23

5.TRUY VẤN DÙNG THAM SỐ

 Truy vấn có tham số, nhắc người dùng nhập

điều kiện cho query tại thời điểm query thực

thi

 Cách tạo

• Trong cửa sổ thiết kế query, chọn các Table/

query tham gia truy vấn

• Chọn các field hiển thị trong kết quả

• Tại field chứa điều kiện lọc, nhập câu nhắc

trên dòng Criteria và đặt trong cặp dấu []

 Ví dụ: Xem điểm của sinh viên bất kỳ

5.TRUY VẤN DÙNG THAM SỐ

Trang 24

24

19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 3 Truy vấn dữ liệu – Query

6 TRUY VẤN DÙNG PHÉP TRỪ

 Cách 1: Tạo bằng Query Design

Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn Tab Create ,

trong nhóm Queries chọn Query Design

Trang 25

Ví dụ: Cho biết những sinh viên chƣa thi môn nào

Bước 2: Mở hai bảng cung cấp dữ liệu

Bước 3 : Thiết lập mối quan hệ không chặt trên

hai bảng

Trang 26

26

Bước 4: Chỉ định là rỗng (Is Null) trên một

trường (không rỗng) của bảng thứ hai

 Cách 2: Tạo bằng Query Wizard

Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn Tab Create, trong

nhóm lệnh Queries Click nút Query Wizard.

Trang 27

Bước 2: Chọn bảng dữ liệu thứ nhất -> Next.

Bước 3: Chọn bảng dữ liệu thứ hai -> Next

Trang 28

28

Bước 4: Chỉ định trường chung (Trường so sánh của hai

bảng) -> <=> ->Next

Bước 5: Chỉ định thêm các trường cần hiển thị từ

Available Fields qua Selected Fields -> Next

Định dạng
Số trang	57
Dung lượng	2,22 MB