Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh 2: Chương 2 Lê Thị Minh Nguyện

4 bytes 8 OLE Object Đối tượng Hình ảnh, âm thanh, đồ họa 9 Hyperlink Dữ liệu của field là các link Tối đa 1GB 10 Lookup Wizard Cho phép chọn giá trị từ một danh sách các giá trị của

Trang 1

Giảng Viên: Lê Thị Minh Nguyện Email: nguyenltm@hotmail.com

TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH 2

Chương 2 BẢNG DỮ LIỆU - TABLE

Chương 2: BẢNG DỮ LIỆU - TABLE

19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 2 Bảng dữ liệu – Table

Trang 2

19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 2 Bảng dữ liệu – Table 3

1 CÁC KHÁI NIỆM

 Bảng dữ liệu (Table)

Bảng là đối tượng cơ bản và quan trọng nhất

của CSDL trong Microsoft Access, dùng để ghi nhận

và lưu trữ thông tin muốn quản lý (DL cơ sở)

Field

Record Tên bảng

 Tên bảng (Table Name)

 Mỗi bảng có một tên gọi

 Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong cấu trúc của bảng

 Có thể đổi lại tên bảng

Lưu ý: Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc

biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên bảng

 Trường (Field – cột)

 Lưu trữ thông tin liên quan đến một thuộc tính của đối tượng

 Mỗi trường trong bảng là duy nhất

 Tên trường phải duy nhất (không trùng nhau) và không trùng

với tên hàm, từ khóa của Access

 Mỗi trường có một tên gọi dài tối đa 64 ký tự, (Không nên dùng

các ký tự !@#$%^&*()?><)

 Mỗi trường có một tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ

Trang 3

 Bản ghi (Record)

Mỗi dòng trong bảng được gọi là record

dùng để lưu trữ thông tin của một đối tượng

Bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được

gọi EOF (End Of File)

Record

EOF

2.1 Kiểu dữ liệu (Data Type)

2 KIỂU DỮ LIỆU

1 Text Xâu ký tự Dài tối đa 255 ký tự

2 Memo Xâu ký tự Dài tối đa 65.535 ký tự

3 Number Số nguyên, thực Dài : 1 , 2, 4 hoặc 8 Byte

4 Date/time Ngày tháng/giờ 8 Byte

5 Currency Tiền tệ 8 Byte

6 AutoNumber Số nguyên tự động được đánh số 4 bytes

8 OLE Object Đối tượng Hình ảnh, âm thanh, đồ họa

9 Hyperlink Dữ liệu của field là các link Tối đa 1GB

10 Lookup Wizard Cho phép chọn giá trị từ một danh sách

các giá trị của một trường ở bảng khác

11 Attachment Đính kèm dữ liệu từ chương trình khác,

nhưng không thể nhập văn bản hoặc số

Trang 4

2.3 Các thuộc tính

 Độ rộng trường (FieldSize – chiều dài trường): Với dữ liệu kiểu số

và chuỗi, ta có thể quy định độ rộng vào ô Field zize

- Dữ liệu kiểu text có chiều dài tối đa là 255 nếu ta khai báo lớn hơn thì

thông tin nào vượt quá chiều dài sẽ bị ngắt bớt

- Dữ liệu kiểu Number:

2.4 Mô tả trường (Description):

Phần này dùng để mô tả rõ hơn về trường

Trang 5

2.5 Qui định khoá chính (PrimaryKey)

Một bảng dữ liệu (Table) thường phải có một trường

(hay một nhóm trường) làm khoá chính Giá trị dữ liệu của

khoá chính dùng để xác định duy nhất các giá trị của các trường

khác trong cùng một dòng

PK

2.5 Qui định khoá chính (PrimaryKey)

Trang 6

2.6 Khóa ngoại (Foreign Key)

Là một hay nhiều trường trong một bảng mà các

dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải tồn tại trong một bảng

khác

Chú ý: kiểu dữ liệu khóa ngoại phải cùng kiểu dữ liệu và

cùng kích thước với khóa chính

3 THIẾT KẾ BẢNG

 Tạo bảng sử dụng Design View

Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn

Tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Table,

Click nút Table Design

Trang 7

 Tạo bảng sử dụng Design View

Màn hình Table Design View gồm 2 phần:

Phần thuộc tính Phần thiết kế

 Cách tạo Khóa chính

Tại cửa sổ thiết kế Table, đưa con trỏ chuột đến

dòng chứa tên trường cần chọn làm khoá chính hoặc

nếu kết hợp của nhiều trường thì nhấn phím Shift sau

đó chọn tất cả các trường cần chọn làm khóa chính

Trên thanh công cụ

Table (Table Tools)

/ Primary Key (hoặc

Right Click, chọn

Primary Key

Trang 8

Sau khi khai báo các kiểu dữ liệu và tạo khoá xong ta Lưu (Ctrl + S ):

-Bước 3: Đặt tên bảng mới rồi nhấn OK

Lưu ý: Trường hợp chưa khai báo khóa chính thì khi lưu bảng Acces

sẽ nhắc nhở chỉ định khoá chính ( there is no primary defined

(Yes/No/Cancel))

- Chọn Yes:

+ Nếu trong bảng đã có 1 trường kiểu AutoNumber thì

Access sẽ lấy trường đó làm khoá chính

+ Nếu không có trường AutoNumber thì nó sẽ tạo ra một

trường có tên ID kiểu AutoNumber làm khoá chính

- Chọn No thì không tạo khóa chính

- Chọn Cancel thì trở lại cửa sổ thiết kế bảng

Các thông báo lỗi khi khai báo bảng :

-Khi chỉ định một tên trường không hợp lệ (chẳng hạn như tên bắt đầu

bằng một khoảng trắng…) thì sẽ thông báo lỗi

“ The field is name is invalid”

hay một thông báo tương tự

“A field name is missing”

-Nếu trong một bảng có 2 tên trường trùng nhau thì sẽ thông báo lỗi:

“You already have a field name…”

-Khi thay đổi kiểu dữ liệu hay độ rộng trường mà trường đó được để

thiết lập quan hệ thì thông báo lỗi “You can’t change ta data type

or field size of this field; it is part of one or more

relationship”

Trang 9

19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 2 Bảng dữ liệu – Table

 Các bước thiết kế bảng

 Bước 1: Tạo bảng

 Bước 2: Thiết kế dữ liệu

 Bước 3: tạo khóa chính

 Bước 4: Lưu bảng

17

4 CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆU

Kiểu Text

Field Size Số ký tự tối đa cho phép nhập

Caption Tên Field khi chuyển

sang DataSheet View Format

Các dạng thức của dữ liệu

> Đổi toàn bộ sang chữ hoa Default Value Giá trị mặc định khi nhập

< Đổi toàn bộ sang chữ thường

Validation Rule Giới hạn giá trị nhập

Trang 10

Number

Dạng tổng quát như khi nhập

Currency Có ký hiệu tiền tệ

Validation Text Thông báo khi nhập

sai giới hạn (sai RBTV) Fixed Có số lẻ cố định

Standard Dấu phân cách phần ngàn

Required Dữ liệu có bắt buộc

hay không Percent Tính phần trăm

Caption Tên Field khi chuyển sang DataSheet View

Default Value Giá trị mặc định khi nhập

Validation Rule Giới hạn giá trị nhập (RBTV cho field )

Validation Text Thông báo khi nhập sai giới hạn (sai RBTV)

Required Dữ liệu có bắt buộc hay không

Indexes Lập chỉ mục cho phép trùng lắp dữ liệu không

Trang 11

On /Off On hoặc Off (0 hoặc -1) Caption Tên Field khi chuyển sang DataSheet View

Default Value Giá trị mặc định khi nhập

Validation Rule Giới hạn giá trị nhập (RBTV cho field )

Validation Text Thông báo khi nhập sai giới hạn (sai RBTV)

Required Dữ liệu có bắt buộc hay không

Indexes Lập chỉ mục cho phép trùng lắp dữ liệu không

 Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

 Công dụng

• Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn Vd: dấu

ngăn cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch

ngang để phân cách các cụm ký tự của tài khoản

• Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào (Vd nếu qui

định là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự

không phải là chữ số)

• Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ

thường sang chữ hoa)

• Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng

Password)

Trang 12

Ví dụ:

 Caption: Nếu không chỉ định thành phần này thì nó sẽ

dùng FieldName làm tiêu đề của trường Caption chỉ có

nghĩa làm tiêu đề (cho dễ đọc) chứ không có tác dụng để

truy xuất dữ liệu

 Default Value ( qui định giá trị ngầm định): giá trị mặc

định ban đầu của cột khi thêm một dòng dữ liệu mới

Ví dụ: Điểm: 0 Default Value: 0

Ngày hiện tại: Default Value: Date()

Đơn vị tính thường và mét Default Value: “mét”

Trang 13

 Validation Rule: Quy tắc kiểm tra dữ liệu hợp lệ khi nhập dữ

liệu vào bảng Trong biểu thức này ta có thể chỉ định:

- Phép toán so sánh: >, >=, <, <=, <>

- Phép toán luận lý: AND, OR, NOT

- Phép toán so sánh chuỗi: Like

Ví dụ: Đơn vị tính chỉ lấy: mét, kg Validation Rule: “mét”,”kg”

- Điểm: từ 0 đến 10 Validation: >=0 and <=10

 Validation Text: Thông báo khi nhập liệu sai điều kiện ở

Validation Rule

Ví dụ: gán điểm trong Validation Rule là >=0 and <=10 mà ta

nhập nhầm là 11 thì Access sẽ xuất sẽ thông báo lỗi thì

chúng ta sửa lại thông báo lỗi cho người dùng hiểu

Validation Rule: “Điểm chỉ được từ 0 đến 10”

 Required: Yes/No yêu cầu bắt buộc nhập liệu hay để

trống Nếu ta muốn 1 trường luôn phải có dữ liệu,

chẳng hạn như HoTen thì qui định Required là Yes

Khi đó nếu ta lưu mẫu tin hay nhảy qua mẩu tin khác

mà trường này chưa có dữ liệu thì sẽ thông báo:

“Field ….can’t contain a Null value”

 Allow Zero length: Yes/No cho phép chuỗi rỗng hay

không

Trang 14

 Index (qui định chỉ mục): Thông thường ta muốn sắp xếp

dữ liệu theo một trường nào đó để tăng tốc độ tìm kiếm Chỉ

định tính chất indexed là:

• Yes (Duplicates): Qui định chỉ mục cho phép trùng nhau

• Yes (NoDuplicate):Qui định chỉ mục không được phép

trùng nhau

• No: Không chỉ định chỉ mục

• PrimayKey (khoá chính) là một dạng chỉ mục đặc biệt, nó

không cho phép hai mẩu tin trùng nhau trong khoá chính

cho nên Index của nó là: Yes (Noduplicates)

• Tuy nhiên có những trường không phải là khoá chính

nhưng khi ta đặt index nó là Yes (Noduplicates) thì dữ

liệu trong trường này cũng không được phép trùng nhau

 Thiết lập thuộc tính Lookup

 Lookup Wizard : Trong cột Data Type, xác định

kiểu cho Field trước rồi chọn mục Lookup Wizard

và thực hiện các bước theo hướng dẫn

Trang 15

 Tự thiết kế Lookup : Trong cửa sổ thiết kế Bảng,

đứng tại tên Field (đã khai báo Field Type) cần

tạo Lookup Chọn phiếu Lookup trên phần

Properties

Display Control Combo Box, List Box,

Check Box hay Text Box

Dạnh hiển thị là Combo Box, List Box, Text Box hay Check Box

Chọn Combo Box Row Source Type Table/Query hay Value List Nguồn cung cấp dữ liệu cho Lookup

Table/Query: nguồn là Bảng hay Query Value List: nguồn là trị quy định trực tiếp

Row Source SELECT… hay (danh mục

quy định)

Nguồn dữ liệu (Lệnh SQL hay tên Bảng/Query) hoặc trị nhập trực tiếp

Nếu là trị nhập trực tiếp thì nhập trị theo từng dòng

và cánh nhau bởi dấu chấm phẩy Bound Column Một số nguyên dương Chỉ cột của danh sách ràng buộc với Field

Column Count Một số nguyên dương Số cột hiển thị của Combo Box hay List Box

Column heads Yes/No Có Tiêu đề cột hay không

Column Widths n1; n2 Độ rộng của các cột (nếu 0: không hiển thị cột) phân

cách bởi dấu chấm phẩy

List Row Một số dương Số dòng của danh sách

List Width Một số dương Chiều rộng danh sách (tính chung các cột)

Limit to List Yes/No Cho phép (Yes)/ không cho phép (No) nhập vào Field

của Bảng một trị ngoài danh sách của Lookup

Trang 16

Ví dụ 1: Cách làm để chọn trường DonViTinh là: “cái”, “ chiếc”,

“cuốn”, “thùng”

Chọn kiểu dữ liệu (Data Type) là: Text và trong phần thuộc tính

Lookup chọn:

Ví dụ 2: Trong bảng KHOA và SINHVIEN trong bảng SINHVIEN sẽ

có cột MaKhoa mà bắt buộc dữ liệu chỉ tồn tại trong bảng KHOA

Trong phần thuộc tính Lookup chọn:

Trang 17

- Ngoài việc qui định tính chất cho từng trường, ta có thể qui định thêm

tính chất cho toàn bảng dữ liệu Trường hợp phổ biến là kiểm tra dữ

liệu trên 2 hay nhiều trường Chẳng hạn như:

NamCongTac >= NamSinh + 18

NgayTra >= NgayMuon

View/properties (hay chọn Properties trên thanh công cụ hay trên

menu tắt) rồi chỉ định biểu thức kiểm tra vào mục Validation Rule và

chuỗi thông báo vào mục Validdation Text

5 THIẾT LẬP QUAN HỆ

5.1 Tại sao phải thiết lập mối quan hệ giữa các

bảng

Sau khi thiết kế các bảng, chúng ta chỉ mới có cấu trúc

các bảng chứ chưa có thông tin quan hệ giữa các bảng

với nhau Do đó việc thiết lập mối quan hệ giữa các

bảng giúp cho Access quản lý dữ liệu được hợp lý hơn

ví dụ: Có hai bảng KHOA và SINHVIEN thì ta nhận

thấy rằng giữa hai bảng này có tồn tại một mối quan hệ

“một Khoa có nhiều Sinh viên” Do đó để hợp lý khi

nhập thông tin của một sinh viên mới thì bắt buộc sinh

viên đó phải học trong các khoa hiện đang có

Trang 18

5.2 Các loại quan hệ giữa hai bảng trong Access

 Một - một (One To One): mô tả mối quan hệ một - một giữa hai

bảng với nhau

Ví dụ: chúng ta có hai bảng GIAOVIEN và LOP mối quan hệ giữa

hai bảng này là một lớp học chỉ có một giáo viên chủ nhiệm trong

một năm học và một giáo viên chỉ chủ nhiệm một lớp học trong

một năm

 Một – nhiều (One To Many): mô tả mối quan hệ một - nhiều của

hai bảng với nhau (hay còn gọi là nhiều – một)

Ví dụ: Có hai bảng KHOA va SINHVIEN mối quan hệ giữa hai

bảng này là “trong một khoa có nhiều sinh viên đang theo học”

hoặc “ có nhiều sinh viên học trong cùng một khoa”

Khoa 1 n SinhVien

 Ngoài ra còn tồn tại mối quan hệ nhiều - nhiều (Many To Many):

Tuy nhiên khi triển khai vào cơ sở dữ liệu quan hệ thì phải tách ra

thành hai mối quan hệ một – nhiều

Ví dụ: chúng ta có bảng SINHVIEN và MONHOC mối quan hệ

giữa hai bảng này là “một Sinh viên được thi nhiều môn” và “ và

một môn học có nhiều sinh viên đăng ký thi” Khi đó chúng ta phải

tạo thêm bảng KETQUA để có thể tạo ra mối quan hệ nhiều –

nhiều

MonHoc SinhVien 1 n KetQua n 1

Định dạng
Số trang	24
Dung lượng	1,36 MB