Bài giảng môn học Tin học kế toán: Hướng dẫn cài đặt, tạo dữ liệu kế toán, khai báo thông tin ban đầu trên MISA SME.NET 2015 Lê Thị Bích Thảo

BƯỚC 4: DỮ LIỆU KẾ TOÁN• Lựa chế độ kế toán mà DN đang áp dụng • Năm tài chính: Lựa chọn năm tài chính bắt đầu thông tin này dùng làm căn cứ tính ra khoảng thời gian lấy dữ liệu khi xem

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT, TẠO

DỮ LIỆU KẾ TOÁN, KHAI

BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU TRÊN MISA SME.NET 2015

……., Ngày….tháng….năm 2015Người trình bày: …………

NỘI DUNG

1 Hướng dẫn cài đặt, khởi động phần mềm

2 Tạo dữ liệu kế toán

3 Khai báo thông tin ban đầu

4 Khai báo danh mục

1.HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT MISA SME.NET

2015

• Yêu cầu về hệ thống (cấu hình tối thiểu)

– Máy tính: Bộ vi xử lý Intel Dual Core CPU 1.0 GHz hoặc cao hơn

– Bộ nhớ trong (RAM): 1 GB trở lên

– Đĩa cứng: 3GB trống hoặc nhiều hơn

– Màn hình: Độ phân giải 1024x768 hoặc cao hơn

– Hệ điều hành: Windows 7, Windows Vista, Windows XP SP2 trở lên, Windows Server 2008, Windows Server 2003 SP2

– Ổ đọc đĩa DVD

– Thiết bị khác: Sound card, loa (để xem phim hướng dẫn)

– Máy in: Khổ A4

MISA SME.NET 2015 được cài đặt và sử dụng tốt trên hệ điều hành Windows 7, Bộ vi xử lý (CPU) Core i3, Ram 2 GB, Đĩa cứng trống 10 GB.

Xem phim hướng dẫn cài đặt tại đây

KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH

• Nhấp đôi chuột vào biểu tượng MISA SME.NET 2015 trên màn hình Desktop

2 TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN

Khai báo thông tin dữ liệu

Khai báo thông tin doanh nghiệp

Chọn lĩnh vực hoạt động

Thông tin kế toán

Phương pháp tính giá xuất kho

BƯỚC 1: THÔNG TIN DỮ LIỆU

• Chọn máy chủ của cơ sở dữ liệu, thường có dạng: tên máy/MISASME2015

• Chọn loại dữ liệu kế toán tạo mới:

 Tạo mới từ đầu: áp dụng với

DN lần đầu tiên sử dụng MISA SME.NET 2015

 Tạo mới từ năm trước: áp dụng với DN đã dùng MISA SME.NET 2015 từ năm trước

• Đặt tên cho dữ liệu kế toán và chọn nơi lưu dữ liệu

• Nhập địa chỉ Email để khi quên mật khẩu NSD sử dụng chức năng quên mật khẩu, chương trình sẽ gửi mật khẩu về địa chỉ Email này

2 TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN

BƯỚC 2: THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

• Lựa chọn doanh nghiệp có

chi nhánh hay không

Nếu chọn Không có chi

nhánh thì khi khai báo Cơ

cẩu tổ chức, chương trình

chỉ cho phép khai báo

phòng ban, không khai

báo được chi nhánh

2 TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN

• Nhập thông tin về doanh nghiệp như Tên công ty, Tên viết tắt,…

 Nếu NSD đã đăng ký GPSD rồi thì thông tin công ty phần mềm tự động hiển thị, NSD không cần phải khai báo

diện gọn hơn cho NSD

2 TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN

Lưu ý: Đối với nghiệp vụ Giá thành, quý vị chỉ lựa chọn được nếu đã

chọn lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp là Sản xuất, xây lắp

BƯỚC 4: DỮ LIỆU KẾ TOÁN

• Lựa chế độ kế toán mà DN

đang áp dụng

• Năm tài chính: Lựa chọn năm

tài chính bắt đầu (thông tin này

dùng làm căn cứ tính ra khoảng

thời gian lấy dữ liệu khi xem

báo cáo chọn Quý, Năm)

 MISA ngầm định từ ngày 01/01/

N đến 31/12/N

• Hóa đơn: Nếu chọn Sử dụng

phần mềm để quản lý hóa đơn,

DN cần đọc kỹ Thỏa thuận của

MISA trước khi Đồng ý

2 TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN

• Loại tiền: lựa chọn đồng tiền hạch toán và tích Có hạch toán đa tiền tệ đối với DN có sử dụng nhiều loại tiền để giao dịch

BƯỚC 5: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ XUẤT KHO

 Chọn phương pháp tương ứng

2 TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN

BƯỚC 6: PHƯƠNG PHÁP TÍNH THUẾ GTGT

2 TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN

Lưu ý: DN phải chọn đúng phương pháp tính thuế tại giao diện này, nếu

chọn không đúng sau khi tạo dữ liệu xong sẽ không thể chọn lại được phương pháp tính thuế

diện vào báo cáo Vì vậy, cần

kiểm tra thật kĩ các thông tin

này trước khi nhấn nút “Thực

ĐĂNG NHẬP VÀO DỮ LIỆU ĐỂ LÀM VIỆC

• Sau khi tạo dữ liệu kế toán thành công, đăng nhập vào dữ liệu để làm việc

2 TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

tin vào những file này.

• Để có thể nhập khẩu dữ liệu ban đầu

thì NSD cần thực hiện theo 4 bước:

 Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu nhập

khẩu

 Bước 2: Chọn tệp dữ liệu

 Bước 3: Kiểm tra dữ liệu

 Bước 4: Nhập khẩu dữ liệu

 Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu nhập khẩu

• Tại bước này giúp NSD

chuẩn bị các thông tin cần

thiết về các danh mục, về số

dư của các tài khoản quý vị

đã có sẵn ngoài file Excel để

• MISA thiết lập sẵn file Excel

để quý vị cập nhật thông tin

bao gồm: 7 file

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

• Hướng dẫn chi tiết cách nhập thông tin vào từng file excel:

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

• Hướng dẫn chi tiết cách nhập thông tin vào từng file excel:

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

• Hướng dẫn chi tiết cách nhập thông tin vào từng file excel:

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

• Lưu ý:

Không thay đổi tên tệp, tên sheet, tên cột trên tệp mẫu nhập khẩu

Các cột có đánh dấu (*) là các cột bắt buộc phải nhập

Không được nhập quá số ký tự cho phép của một thông tin (VD: Nhập

số dư Nợ tối đa 14 số)

Các thông tin mà quý vị không có nhu cầu quản lý thì có thể để trống

Bước 2: Chọn tệp dữ liệu3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

• Phần mềm ngầm định chọn

chi nhánh đang làm việc để

nhập khẩu danh sách vào, nếu

DN là đa chi nhánh, và NSD

đang làm việc với dữ liệu là

Tổng công ty thì phải chọn chi

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu

• Nhấn Kiểm tra dữ liệu để kiểm tra dữ liệu trên tệp nhập khẩu đã hợp lệ chưa

 Nếu có dữ liệu không hợp lệ, nhấn mở tệp để sửa dữ liệu

• Sau đó, nhấn Kiểm tra dữ liệu để kiểm tra lại

• Khi tất cả các tệp đã hợp lệ thì nhấn Tiếp theo để thực hiện

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

Lưu ý: Nếu sau khi nhập khẩu số dư xong, NSD muốn sửa lại thì vào

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

Bước 4: Nhập khẩu dữ liệu

• Sau khi nhập khẩu thành công,

chương trình báo kết quả nhâp

khẩu

• Tải dữ liệu nhập khẩu không

thành công về máy để kiểm tra

lại và nhập khẩu lại (nếu có)

• Nhấn Nhập khẩu tiếp để tiếp

tục nhập khẩu số dư ban đầu

các cho chi nhánh khác

• Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số

dư ban đầu để kiểm tra số dư

đã nhập khẩu vào

 Lưu ý:

• Nếu sau khi nhập khẩu số dư xong, NSD muốn sửa lại số dư thì vào

Nghiệp vụ/ Nhập số dư ban đầu , rồi chon tab từng loại số dư để sửa.

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

 Lưu ý:

• Trường hợp NSD muốn theo dõi số dư công nợ chi tiết theo hoá đơn thì

NSD phải làm như sau:

– Mở dữ liệu năm 2014 trên SME2012, xuất khẩu 2 báo cáo sau ra định dạng file exccel Extend

o Báo cáo chi tiết công nợ phải thu/ phải trả theo chứng từ và tài khoản

o Báo cáo chi tiết công nợ phải thu/ phải trả theo ngoại tệ (để lấy những chứng từ công nợ theo ngoại tệ)

– Sau đó vào Nghiệp vụ/ Nhập số dư ban đầu công nợ khách hàng, chọn Nhập khẩu từ excel

– Nhấn vào nút “ Tải tệp dữ liệu mẫu” để tải file excel ngầm định về

chuẩn bị thông tin

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

 Lưu ý:

– NSD copy thông tin số dư công nợ cuối năm 2014 chi tiết cảu từng hoá đơn từ 2 báo cáo đã tải về trên SME2012 vào file excel ngầm định của phần mềm mà NSD vửa tải về

– Sau khi nhập thông tin vào file excel xong, NSD nhấn lại nút Nhập

khẩu từ excel để nhập khẩu file excel số dư chi tiết theo chứng từ vào

phần mềm

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

• Nếu có nhu cầu nhập khẩu từ Excel các danh mục khác hoặc nhập khẩu cập nhật thêm các thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Vât

tư hàng hóa…

• NSD vào menu Tệp\Nhập khẩu từ Excel để thực hiện nhập khẩu

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

• Sau khi nhập khẩu số dư và danh mục xong, NSD tiến hành khai báo thông tin người ký bằng cách:

• Vào menu Danh mục\Cơ cấu tổ chức, chọn chi nhánh/ tên công ty, nhấn sửa

3 KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

• Phần mềm đã ngầm định thiết lập sẵn hệ thống tài khoản theo QĐ 15 hoặc QĐ 48 căn cứ vào thông tin đã được khai báo khi Tạo dữ liệu kế toán, NSD không cần phải khai báo thêm các TK

4.1 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN

Muốn thêm mới các tài khoản chi tiết của các tài khoản này để theo dõi theo nhu cầu của đơn vị, NSD:

• Vào Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản

• Chọn tài khoản cha muốn thêm tài khoản chi tiết, nhấn Thêm

• Khai báo các thông tin tài khoản như :

Số tài khoản: Phần mềm hiển thị sẵn số tài khoản giống tài khoản cha, quý vị chỉ thêm vào phía sau của TK (VD: 1111.01)

Tên tài khoản: Nhập tên của tài khoản (VD: Tiền Chi nhánh Hà Nội)

 Các thông tin còn lại như: Tính chất tài khoản, tài khoản cha thì phần mềm tự động hiển thị sẵn, quý vị không cần sửa lại (thực hiện thêm tài khoản 1111.01: Chi nhánh Hà Nội )

• Nhấn Cất.

4.1 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN

 Mục đích: Việc khai báo này giúp quý vị có được một danh sách các bộ

phận/phòng ban hay chi nhánh của doanh nghiệp để sử dụng, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp

 Hướng dẫn thực hiện:

• Vào Danh mục\Cơ cấu tổ chức, nhấn Thêm.

• Khai báo các thông tin tab Thông tin chung:

Mã: Là mã bộ phận, sử dụng để khi đăng ký GPSD của các chi nhánh, căn cứ vào mã chi nhánh này phần mềm biết được chi nhánh nào đã đăng ký GPSD, và khi in báo cáo thông tin GPSD sẽ thể hiện tương ứng đối với từng chi nhánh

Tên đơn vị: tên của chi nhánh/ bộ phận, hay phòng ban

 Thuộc đơn vị: chọn đơn vị trực thuộc tương ứng

 Chọn Cấp tổ chức là Chi nhánh, Văn phòng, Trung tâm, Phòng ban, Phân xưởng hay Tổ, Đội

4.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC

• Tab Thông tin lên báo cáo chứng từ:

 Để khai báo các thông tin về đơn vị và người ký

sẽ hiển thị các chứng từ hoặc báo cáo được in ra

Sau khi khai báo xong, nhấn Cất

• Để sửa lại thông tin chi nhánh, NSD nhấn Sửa

• Đối với các chi nhánh không có nhu cầu theo dõi

nữa, NSD nhấn Sửa trên thanh công cụ, sau đó

tích chọn thông tin Ngừng theo dõi.

4.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC

• Nếu chọn cơ cấu thuộc cấp tổ chức

Chi nhánh, kế toán phải khai báo

thông tin đó là chi nhánh độc lập hay phụ thuộc.

• Với các chi nhánh hạch toán độc lập hoặc chi nhánh hạch toán phụ thuộc

có tích chọn thông tin Kê khai thuế

GTGT, TTĐB riêng, hệ thống sẽ cho

phép lập Tờ khai thuế GTGT và TTĐB riêng theo từng chi nhánh.

 Lưu ý:

• Mỗi doanh nghiệp sẽ chỉ có một cơ cấu với cấp tổ chức là Tổng công ty/Công ty => cơ

cấu này sẽ được phần mềm tự động sinh ra khi kế toán thực hiện tạo một dữ liệu kế toán mới và nó tương đương với cấp tổ chức lớn nhất của doanh nghiệp

• Thông tin Tên đơn vị và Địa chỉ sẽ được phần mềm tự động lấy theo giấy phép sử

dụng được MISA cấp khi doanh nghiệp mua phần mềm MISA SME.NET 2015.

• Kế toán sẽ không thể Xoá hoặc Ngừng theo dõi cơ cấu có cấp tổ chức là Tổng công ty/

• Trường hợp quý vị chọn cấp cơ cấu tổ chức khác chi nhánh thì khi chọn đơn vị làm việc thì phần mềm không hiển thị trong danh sách để quý vị chọn.

4.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Mục đích: Để khai báo một nhóm đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp, phục vụ

cho việc quản lý khách hàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp.

 Vào Danh mục\Đối tượng\Nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhấn Thêm.

 Khai báo Mã, Tên nhóm khách hàng, nhà cung cấp, có thuộc nhóm nào không và nhập Diễn giải nếu có

 Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.

4.3 NHÓM KHÁCH HÀNG, NCC

 Mục đích: Để khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng, như Tên, địa chỉ, mã số

thuế, tài khoản ngân hàng, thông tin về đối tượng liên hệ của khách hàng để quản lý danh sách khách hàng tại đơn vị

• Tại tab Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên khách hàng, địa chỉ, chọn nhóm khách

hàng, nhà cung cấp, khai báo Mã số thuế, điện thoại, fax,…

 Khai báo Thông tin về tài khoản ngân hàng của khách hàng phục vụ cho việc thanh toán chuyển khoản.

• Tại tab Khác, quý vị khai báo thông tin về Vị trí địa lý và thông tin về người liên hệ

của khách hàng

• Nhấn Cất.

4.4 KHÁCH HÀNG

• Để sửa lại thông tin khách hàng

đã khai báo, NSD chọn Sửa trên

thanh công cụ

• Nếu khách hàng không còn theo

dõi, NSD chọn Sửa trên thanh

công cụ, sau đó tích ô tin

Ngừng theo dõi.

• Lưu ý: NSD nên nhập thông

tin Số ngày được nợ và số nợ

tối đa để khi chọn khách hàng

trên chứng từ bán hàng, phần

mềm tự động lấy lên thông tin

này để tính hạn thanh toán cho

chứng từ

 Mục đích: Để khai báo các thông tin liên quan đến NCC, như Tên, địa chỉ, mã số thuế,

tài khoản ngân hàng, thông tin về đối tượng liên hệ của NCC để quản lý danh sách NCC tại đơn vị

 .Hướng dẫn thực hiện:

• Vào Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp, nhấn Thêm.

• Tích chọn ô Tổ chức hay là Cá nhân

• Trường hợp đối tượng vừa là Nhà cung cấpvừa là khách hàng thì tích chọn ô Khách

hàng  thông tin của Nhà cung cấp sẽ được phần mềm tự động chuyển sang Danh

mục nhà khách hàng

• Tại tab Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên NCC, địa chỉ, chọn nhóm khách hàng,

nhà cung cấp, khai báo Mã số thuế, điện thoại, fax,…

 Khai báo Thông tin về tài khoản ngân hàng của NCC phục vụ cho việc thanh toán chuyển khoản.

• Tại tab Khác, quý vị khai báo thông tin về Vị trí địa lý và thông tin về người liên hệ

của NCC

• Nhấn Cất.

4.5 NHÀ CUNG CẤP

• Để sửa lại thông tin NCC đã

khai báo, NSD chọn Sửa trên

thanh công cụ

• Nếu NCC không còn theo dõi,

NSD chọn Sửa trên thanh công

cụ, sau đó tích ô tin Ngừng theo

dõi.

• Lưu ý: NSD nên nhập thông

tin Số ngày được nợ và số nợ

tối đa để khi chọn NCC trên

chứng từ bán hàng, phần mềm

tự động lấy lên thông tin này

để tính hạn thanh toán cho

chứng từ

• Tại phần Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên nhân viên, giới tính,

Ngày sinh, chức danh, đơn vị

• Các thông tin về lương : Lương cơ bản, hay lương hệ số, Lương

đóng bảo hiểm số người phục thuộc

 NSD nên khai báo các thông tin này để khi lập bảng lương, phần mềm ngầm định lấy các thông tin về lương lên bảng lương cho cán

bộ, quý vị không cần phải khai báo lại

• Tiếp theo khai báo các Thông tin liên hệ của nhân

• Khai báo xong các thông tin, nhấn Cất.

4.6 NHÂN VIÊN

4.7 KHO

 Mục đích: Việc khai báo danh mục Kho giúp cho doanh nghiệp

quản lý được danh sách các kho vật tư, hàng hóa phục vụ cho công tác khai báo vật tư, hàng hóa cho doanh nghiệp

 Hướng dẫn:

• Vào Danh mục\Vật tư, hàng hóa\Kho.

• Nhân Thêm, khai báo Mã, Tên kho vật tư, hàng hóa

• Nhấn Cất

4.7 NHÓM VẬT TƯ,HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ

• Vào Danh mục\Vật tư hàng hóa\Nhóm vật tư hàng hóa dịch vụ.

Phần mềm đã thiết lập sẵn một số danh mục nhóm vật tư, hàng hoá, phục vụ cho việc quản lý vât tư, hàng hoá của doanh nghiệp Tuy

nhiên, NSD có thể thêm nhóm vật tư, hàng hoá để quản lý phù hợp

với nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp bằng cách:

• Nhấn Thêm trên thanh công cụ.

• Khai báo Mã, Tên nhóm vật tư hàng hóa dịch vụ, có thuộc nhóm

nào không

• Khai báo xong, nhấn Cất

4.8 ĐƠN VỊ TÍNH

 Mục đích: Thao tác này giúp quý

vị thiết lập được danh sách đơn vị

tính phục vụ cho việc khai báo vật

thường hay sử dụng để khai báo

các vật tư, hàng hóa tại doanh

4.9 VẬT TƯ HÀNG HOÁ

• Vào Danh mục\Vật tư, hàng hóa,

chọn Vật tư, hàng hóa

• Nhấn Thêm

• Tại phần Thông tin chung: Khai báo

Mã, Tên vật tư hàng hóa

 Trường hợp khai báo Vật tư, hàng

hóa thông thường, thì chọn tính

chất là Vật tư hàng hóa

 Trường hợp hàng hóa không có

nhu cầu quản lý số lượng tồn trên

chất của hàng hoá đó là Diễn giải.

• Chọn nhóm vật tư hàng hóa phần mềm cho phép 1 VTHH theo dõi được nhiều nhóm VTHH

4.9 VẬT TƯ HÀNG HOÁ

• Nhập mô tả thời hạn bảo hành, số

lượng tồn tối thiểu, nguồn gốc.

• Nhập đơn vị chính, nếu VTHH này

theo dõi nhiều đơn vị tính thì chọn 1

đơn vị mà quý vị thường theo dõi trên

báo cáo kho làm đơn vị chính

• Tab Ngầm định: NSD khai báo Kho

ngầm định, tài khoản kho, tài khoản

doanh thu, tài khoản chi phí, tỷ lệ chiết

khấu thương mại, Đơn giá mua, bán,

thuế suất GTGT, nhập khẩu, xuất khẩu

 Các thông tin được khai báo tại tab

Ngầm định sẽ được tự động lấy lên

các chứng từ mua bán vật tư, hàng hóa

khi thêm mới chứng từ

• Tab Chiết khấu: cho phép thiết lập các định mức chiết khấu thương mại sẽ được áp

dụng khi bán vật tư, hàng hóa

 Tích chọn Chiết khấu, lựa chọn loại chiết khấu, sau đó nhập thông tin với số lượng từ

bao nhiêu đến bao nhiêu sẽ được hưởng chiết khấu bao nhiêu % hoặc bao nhiêu tiền

==> NSD khai báo chiết khấu để khi bán hàng mà đạt mức quy định trong khoảng đã khai báo này phần mềm sẽ tự động hiển thị mức chiết khấu cho mặt hàng đó.