Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở công ty cổ phần XNK Tổng hợp I

Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở công ty cổ phần XNK Tổng hợp I

Mở đầu

Mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào cũng là sử dụng một cách có hiệu suấtnguồn nhân lực để đạt được mục tiêu của tổ chức đó Quản lý nhân lực là đểcủng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng lao động cần thiết cho tổchức để đạt được mục tiêu đặt ra Quản trị nhân lực giúp tìm kiếm và pháttriển những hình thức, những phương pháp tốt nhất để người lao động có thểđóng góp nhiều sức lực cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, đồng thờicũng tạo cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người lao động.Không một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quảntrị nhân lực Quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và không thể thiếu trongquản lý kinh doanh Quản trị nhân lực thường là nguyên nhân của thành cônghay thất bại trong các hoạt động sản xuất – kinh doanh

Thực chất của quản trị nhân lực là công tác quản lý con người trongphạm vị nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao động.Nói cách khác, quản trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào

tổ chức giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ vàgiải quyết các vấn đề phát sinh

Quản trị nhân lực đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức

và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường Tầm quan trọngcủa quản trị nhân lực trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của conngười Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyếtđịnh sự thành bại của tổ chức Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lựckhông thể thiếu được của tổ chức nên quản trị nhân lực là một lĩnh vực quantrọng của quản lý trong mọi tổ chức Mặt khác, quản lý các nguồn lực kháccũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt nguồn nhân lực vìmọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người

Với công việc của một đơn vị kinh doanh như Công ty cổ phần xuấtnhập khẩu Tổng hợp I thì việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo những nhân viênphù hợp với vị trí, công việc được giao ngày càng đòi hỏi các cán bộ biết cáchđánh giá nhân viên chính xác, biết cách tuyển chọn, sử dụng lao động có hiệuquả để nâng cao chất lượng công việc Chính vì thế mà công việc quản lýnhân lực ngày càng khó khăn, phức tạp Vì lý do đó mà việc áp dụng tin họchóa trong vấn đề này sẽ giúp đỡ các cán bộ trong phòng TCCB của công tythực hiện công việc quản lý các nhân viên trong công ty được tốt hơn

Qua quá trình tìm hiểu về công ty XNK Tổng hợp I cùng với sự hướng

dẫn của thầy Trương Văn Tú, em quyết định chọn đề tài “ Ứng dụng tin học

trong quản lý nhân sự ở công ty Cổ phần XNK Tổng hợp I” Đề tài bao gồm

ba chương với mục đích xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự trong công

ty Ba chương gồm:

Chương I: Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập

Chương II: Phương pháp luận xây dựng hệ thống quản lý

Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản trị nhân lực

Chương I _ Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập

1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

1.1.1 Lịch sử hình thành:

Đầu những năm 80, công tác xuất khẩu khắp các vùng trong cả nước từcác tỉnh đồng bằng ven biển đến các tỉnh trung du, miền núi đều trở nên khásôi động day law kết quả của việc Nhà nước ban hành nhiều chủ trươngchính sách nhằm đẩy mạnh công tác xuất khẩu Nhờ đó mà hoạt động xuấtkhẩu đã đạt được những kết quả khả quan Nhưng bên cạnh những dấu hiệutích cực, còn nảy sinh vấn đề đáng lo ngại là việc xuất hiện tình trạng tranhmua, tranh bán ở cả thị trường trong và ngoài nước, những hiện tượng cạnhtranh không lành mạnh, phá giá thị trường dẫn đến nguy cơ mất thị trường.,trước tình hình đó, một yêu cầu cấp bách được đặt ra đó là cùng với việckhuyến khích phát triển công tác xuất khẩu ở địa phương, Nhà nước đồng thờiphải thực hiện chấn chỉnh và từng bước lập lại trật tự, kỷ cương ở khu vựcnày

Trong hoàn cảnh đó, Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I ra đời ngày15/12/1981 theo quyết định của Bộ Thương Mại và chính thức đi vào hoạtđộng vào tháng 3/1982

Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I có tên giao dịch đối ngoại là ViệtNam National General Export – Import Coporation viết tắt làGENERALEXIM

Trụ sở chính và chi nhánh của Công ty:

Trụ sở chính:

Địa chỉ: 46 Ngô Quyền Hà Nội

Điện thoại: 04 – 8 264009

Fax: 04 – 8 259894

Email: gexim@generalexim.com.vn

Tháng 7/1993 theo quyết định số 858/TCCB của Bộ trưởng Bộ ThươngMại, quyết định hợp nhất công ty Promexim ( công ty phát triển và xuất nhậpkhẩu ) vào Generalexim và vẫn giữ tên cũ là Generalexim

1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty:

1.1.2.1 Giai đoạn I (1982 – 1986): Tìm hướng đi phù hợp để phát triển

Trong thời gian đầu mới thành lập, Công ty hầu như không được giaovốn, vốn được bàn giao ban đầu chỉ có 139.000 đồng ( thời điểm 1981); đội

ngũ cán bộ còn nhỏ với 50 cán bộ công nhân viên và phải hoạt động trong cơchế tập trung quan liêu bao cấp Đây là những khó khăn mà Công ty gặp phảitrong thời gian đầu mới đi vào hoạt động.

Từ những khó khăn trên Công ty đã nỗ lực tìm ra hướng đi đúng chomình Công ty đã kiến nghị chủ động bố trí để lãnh đạo hai cơ quan liên Bộ( Bộ Ngân hàng và Ngoại thương) họp để ra được một văn bản nêu đượcnhững nguyên tắc riêng của Công ty trong các phương thức kinh doanh, mởcác tài khoản, vấn đề sử dụng vốn ngoại tệ, lập các quỹ hàng hóa… làm cơ sởthuận lợi cho các hoạt động kinh doanh của Công ty sau này Đồng thời, Công

ty cũng huy động một số vốn đảm bảo hoạt động kinh doanh phát triển hơn từviệc vay vốn nước ngoài và xây dựng một quỹ hàng hóa phong phú và đadạng Ngoài ra, Công ty cũng tổ chức bồi dưỡng đào tạo đội cán bộ cả ở trongnước và ở nước ngoài khi có đủ tiêu chuẩn Dần xóa bỏ những tư tưởng củachế độ quan liêu bao cấp

1.1.2.2 Giai đoạn II (1987 – 1995): 1995): Phát triển v kh à kh ắc phục khó khăn

Từ năm 1987 – 1989 là thời kỳ phát triển mạnh mẽ của công ty về mọimặt Tổng kim ngạch ủy thác đạt 18.000.000 USD Đội ngũ cán bộ đượctrang bị nhiều kiến thức thực tế, chuyên môn cao hơn kỳ đầu Giai đoạn này,công ty tiếp tục xây dựng một số vấn đề được coi là trọng điểm, là nhân tốthắng lợi trong hoạt động của công ty như:

Các phương thức kinh doanh và hình thức kinh doanh, quan hệ hữu cơgiữa công ty với các cơ sở, đặc biệt là mối quan hệ với thị trường nước ngoài Xây dựng quỹ hàng hóa, cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh

Cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên

Từ năm 1990 – 1995, giai đoạn này tình hình trong nước và quốc tế cónhững biến động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành kinh tế trong đó lĩnhvực phân phối và lưu thông hàng hóa bị tác động mạnh mẽ nhất Thị trường

lớn Đông Âu và Liên Xô do biến động về chính trị không còn nữa trong khikhu vực ở thị trường tư bản đang bị các đơn vị khác cạnh tranh Các mặt hàngxuất khẩu ủy thác có chiều hướng gia tăng, tình trạng thiếu vốn và chiếmdụng vốn lẫn nhau trong tổ chức còn khá phổ biến Trong bối cảnh đó, việcgiữ vững và phát triển thoát khỏi vòng bế tắc là một nỗ lực lớn của công ty.Tháng 7/1993, công ty có bước ngoặt lớn về tổ chức cán bộ với sự kiệnlớn, đó là việc sát nhập công ty Promexim vào công ty XNK Tổng hợp I Vềmặt hàng, công ty chủ trương phát triển mặt hàng chủ lực là gia công maymặc xuất khẩu Đồng thời công ty còn kinh doanh XNK tất cả các mặt hàngbất kể giá trị lớn hay nhỏ như lạc nhân, gạo, thiếc, gỗ, quế, hồi…

1.1.2.2 Giai đoạn III: (từ 1996 đến nay): Xu hướng hội nhập, toàn cầu hóa

Tiếp theo đà tăng trưởng của giai đoạn trước, năm 1997 Công ty đã đạtkim ngạch XNK lên đến 78,4 triệu USD, cao nhất từ trước đến nay và là mộtkết quả đáng nể Tuy nhiên, năm 1998 tổng kim ngạch XNK của Công ty chỉđạt gần 44,5 triệu USD bằng 82,17 % kim ngạch XNK năm 1997 Sự giảmxuống này là do môi trường kinh doanh XNK của Công ty nói riêng và cảnước nói chung có nhiều biến động xấu

Từ sau giai đoạn khó khăn đến nay, Công ty đã có hướng đi mới như mởrộng phạm vi kinh doanh ra các đơn vị riêng lẻ, các quận huyện, kể cả cácthành phần kinh tế ngoài quốc doanh, chuyển dần từ ủy thác sang tư doanh.Triển khai kinh doanh gia công các mặt hàng, khai thác việc nhập hàng phimậu dịch cho đối tượng người Việt Nam công tác học tập lao động ở nướcngoài được hưởng chế độ miễn thuế Bên cạnh đó, Công ty còn tham gia đầu

tư khai thác địa sản, phát triển các dịch vụ cho thuê kho, bãi xe…

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

1.1.3.1 Chức năng:

Công ty XNK Tổng hợp I được phép trực tiếp xuất khẩu hoặc nhận ủythác xuất khẩu các mặt hàng nông sản, hải sản, thủ công mỹ nghệ, các mặthàng gia công chế biến tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng phục vụ cho nhucầu sản xuất và đời sống kế hoạch, theo yêu cầu của các địa phương, cácngành, các xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế theo qui định của Nhànước

Cung ứng vật tư, hàng hóa, nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước phục vụcho các địa phương, các ngành, các xí nghiệp thanh toán bằng tiền mặt hoặchàng hóa theo các thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế

Sản xuất và gia công chế biến hàng hóa để xuất khẩu và làm dịch vụkhác liên quan đến nhập khẩu

1.1.3.2 Nhiệm vụ của công ty:

Công ty có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện có hiệu quả các hoạt độngsản xuất kinh doanh dịch vụ kể cả xuất nhập khẩu tự doanh cũng như ủy thácxuất nhập khẩu và các kế hoạch có liên quan

Tự tạo nguồn vốn, quản lý và khai thác, sử dụng một cách có hiệu quả,thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước

Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu

và giao dịch đối ngoại Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong các hợp độngkinh tế có liên quan

Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trườngnước ngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu

Đào tạo cán bộ lành nghề, có kinh nghiệm phục vụ lâu dài cho công ty.Làm tốt mọi nghĩa vụ và các công tác xã hội khác

1.1.3.3 Quyền hạn của công ty:

Công ty được phép đề xuất với Bộ Thương mại về việc xây dựng các chỉtiêu kế hoạch có liên quan đến hoạt động của công ty

Công ty được phép vay vốn bằng tiền mặt và ngoại tệ, trực tiếp ký cáchợp đồng kinh tế trong và ngoài nước

Được phép mở rộng buôn bán các sản phẩm hàng hóa theo quy định củaNhà nước

Công ty cũng được phép tham dự các hội chợ triển lãm để giới thiệu cácsản phẩm của công ty ở trong và ngoài nước và đặt các đại diện và chi nhánh

ở nước ngoài

Xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, sử dụng, đề bạt, kỷ luật cán bộ,công nhân viên…

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty:

Công ty XNK Tổng hợp I có cơ cấu bộ máy tổ chức theo mô hình trựctuyến chức năng gồm những phòng ban với những chức năng chuyên ngànhriêng biệt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc và có mối liên hệ chức năng vớinhau

Cơ cấu tổ chức bao gồm:

hướng dẫn hoạt động cảu tất cả các phòng ban và xí nghiệp sản xuất, chinhánh trực thuộc, kí kết, ra quyết định thực hiện các hoạt động thương mại vàđầu tư tài chính Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc hoặcđược giám đốc ủy quyền quản lý một lĩnh vực kinh doanh nào đó

Phòng tổ chức cán bộ: nắm toàn bộ nhân lực của công ty, tham mưucho giám đốc sắp xếp, giúp giám đốc khâu tuyển dụng, đào tạo đội ngũ cáccán bộ công nhân viên, sắp xếp bố trí lao động cho phù hợp mục tiêu kinhdoanh, đồng thời tổ chức giám sát theo dõi về lao động, tiền lương…

Phòng tổng hợp: có chức năng tổng hợp tình hình thị trường giá cảtrong nước và trên thế giới, theo dõi pháp chế, luật và dưới luật, quy định xuấtnhập khẩu, thuế, hải quan, thống kê các số liệu theo yếu cầu của ban giám đốc

và phòng ban, lên kế hoạch trình ban giám đốc

Phòng kế toán tài vụ: hoạch toán kế toán đánh giá toàn bộ hoạt độngkinh doanh của công ty theo kế hoạch ( tháng, quý, năm); lập bảng cân đối kếtoán, bản báo cáo tài chính cuối năm trình ban giám đốc; quyết toán năm sovới cơ quan cấp trên và các cơ quan hữu quan về tổ chức hoạt động, thu chitài chính các khoản lớn nhỏ trong công ty

Phòng hành chính quản trị: theo dõi, sửa chữa, mua sắm các thiết bịphục vụ cho công tác của công ty; xây dựng, theo dõi, sửa chữa nhà xưởng,văn phòng; thực hiện thêm các nhiệm vụ do ban giám đốc giao phó; nhận cácloại giấy tờ công văn giao đến; theo dõi tình hình hoạt động thường nhật củacông ty; giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính sự nghiệp

Các phòng nghiệp vụ:

Phòng 1: nông sản, khoáng sản, thủ công mỹ nghệ

Phòng 2: ô tô, xe máy nguyên chiếc, thiết bị máy móc, hóa chất

Phòng 3: hàng may mặc

Phòng 4: Lắp ráp, bảo hành xe máy

Phòng 5: Nông sản, sợi, nguyên liệu gia công

Phòng 6: Xuất nhập khẩu tổng hợp, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, dịch

vụ tạm nhập tái xuất

Phòng 7: Vật liệu xây dựng, sắt thép

Phòng 8: Giao nhận, kho bãi, kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp

Phòng 9: Kinh doanh XNK tổng hợp

Phòng kho vận: quản lý toàn bộ hàng hóa kinh doanh của công ty; đượcphép kinh doanh vận tải, chuyên chở hàng hóa; quản lý bảo dưỡng toàn bộ xecủa công ty.

Cửa hàng: cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại 28 Trần Hưng Đạo và 46Ngô Quyền – Hà Nội

Các chi nhánh: nghiên cứu thị trường khu vực, tìm nguồn hàng, bánhàng ủy thác của công ty

Liên doanh:

53 Quang Trung: giao dịch kinh doanh

7 Triệu Việt Vương: kinh doanh khách sạn, văn phòng cho thuê

Các đơn vị sản xuất:

Xí nghiệp may Đoạn Xá, Hải Phòng

Xưởng sản xuất chế biến sản phẩm gỗ tại Cầu Diễn, Hà Nội

Xưởng lắp ráp xe máy Tương Mai

Xí nghiệp quế, chế biến quế tại Gia Lâm – Hà Nội ( nay liên doanh vớicông ty cổ phần Châu Á để sản xuất, XNK quạt gió )

Mô hình cơ cấu tổ chức công ty XNK Tổng hợp I

1.2 Hoạt động kinh doanh của công ty XNK Tổng hợp I:

1.2.1 Lĩnh vực hoạt động của công ty:

Hoạt động chính của công ty XNK Tổng hợp I là kinh doanh xuất nhậpkhẩu trong và ngoài nước Hoạt động này là chủ yếu, có tới 9 phòng Nghiệp

vụ làm về XNK Bên cạnh đó kinh doanh bất động sản cũng là một thế mạnhcủa công ty Công ty đã có các kho là Đình Xuyên, Tương Mai, Thịnh Liệtvới diện tích hơn 10.000 m² cho các khách hàng thuê kho bãi Gia công sản

Giám đốc

P.GĐ Tài

chính

P.GĐ Kinh doanh

P.GĐ Hành chính

Các P

nghiệp vụ Các cửa hàng Các liên

doanh

Các chi nhánh

P nghiệp vụ 1

P nghiệp vụ 2

P nghiệp vụ 3

P nghiệp vụ 4

P nghiệp vụ 5

P nghiệp vụ 6

P nghiệp vụ 7

P nghiệp vụ 8

P nghiệp vụ 9

28 Trần Hưng Đạo

46 Ngô Quyền

53 Quang Trung

7 Triệu Việt Vương

Kho vận

xuất các mặt hàng phục vụ người tiêu dùng trong nước và xuất khẩu cũngkhông công ty triển khai thực hiện tốt.

1.2.2 Phương thức kinh doanh của công ty:

Trong những năm gần day công ty thường áp dụng những phương thứckinh doanh linh hoạt để gia tăng hiệu quả xuất nhập khẩu bao gồm xuất khẩutrực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác, tái xuất khẩu, nhận gia công hàng xuất khẩu

và làm tốt mảng kinh doanh dịch vụ… Trong đó công ty thực hiện 3 phươngthức chính là:

Nhận ủy thác xuất nhập khẩu

Gia công hàng xuất khẩu

Xuất khẩu tự doanh

1.2.3 Các đặc điểm của công ty XNK Tổng hợp I:

Nhóm hàng thủ công mỹ nghệ: mây tre, gốm sứ, thêu, lẵng hoa,…

Nhóm hàng các sản phẩm may mặc như: áo sơ mi, váy áo nữ, quần áothể thao, quần áo trẻ em,… Đây là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu theo hạnngạch vào rất nhiều thị trường khác nhau

Các mặt hàng khác như tơ tằm, sản phẩm gỗ, thiếc, đồ chơi,…

Đặc biệt trong các mặt hàng công ty có thế mạnh về: gia công may mặc,gạo, cà phê, lạc nhân…

Mặt hàng nhập khẩu của công ty gồm có:

Ô tô, xe máy từ Nhật, Hàn Quốc, Đài Loan, Ý, Trung Quốc,…

Máy móc, thiết bị phụ tùng, hàng vật liệu xây dựng, nhập khẩu nguyênliệu gia công, tơ sợi các loại về tiêu thụ tại thị trường trong nước.

Mặt hàng kim loại bao gồm: sắt, kẽm, nhôm, đồng, thiếc cũng được công

ty nhập khẩu Bên cạnh đó công ty cũng nhập các mặt hàng về nguyên liệu vàhóa chất

Công ty cũng nhập khẩu các bộ linh kiện phụ tùng lắp ráp xe máy dạngIKD những năm về trước Đến năm 2002, do sự phát triển quá nhanh chóngthị trường xe máy, Nhà nước điều chỉnh chính sách nhập khẩu, khống chếnguồn hàng đưa vào sử dụng, hiện nay cũng ngừng nhập Thay vào đó là lắpráp và kinh doanh mặt hàng điện lạnh

1.2.3.2 Thị trường của công ty:

Với đặc điểm về mặt hàng ở trên ta có thể thấy hiện công ty XNK Tổnghợp I là một doanh nghiệp kinh doanh XNK tổng hợp với chủng loại hànghóa đa dạng, phong phú cũng như số lượng mặt hàng tham gia giao dịch là rấtlớn chính vì vậy mà công ty có quan hệ với rất nhiều bạn hàng cũng nhưnhiều thị trường trên thế giới

Thị trường xuất khẩu: hiện nay, công ty đã xuất khẩu sang 23 thị trườngtrong đó thị trường xuất khẩu chính của công ty là Hồng Kông, Singapore,Đài Loan, Anh, Mỹ,…Ngoài ra, công ty còn xuất khẩu sang các thị trườngkhác như Malaysia, Indonêxia, Hà Lan, Bỉ,…

Thị trường nhập khẩu của công ty bao gồm 24 thị trường, công ty chủyếu nhập khẩu từ các thị trường chủ yếu sau: châu Á, ASEAN, ngoài ra công

ty còn có quan hệ với một số thị trường như Trung Đông, Mỹ, Nga và một sốnước EU

1.2.3.3 Đặc điểm về nguồn vốn:

Trong giai đoạn đầu mới thành lập, với số vốn ít ỏi là 139.000 đồng gâyảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh, công ty đã nỗ lực tìm ra

được hướng đi đúng nhằm phát triển thêm vốn của mình Công ty XNK Tổnghợp I đã sử dụng các biện pháp như tiết kiệm, huy động vốn nhàn rỗi từ cán

bộ công nhân viên, vay thêm vốn ở ngân hàng và các tổ chức tín dụng, liêndoanh với nước ngoài để có thêm nguồn vốn mở rộng hoạt động sản xuất kinhdoanh Đồng thời công ty cũng luôn ý thức đến việc bảo toàn vốn và hết sứcchú ý để tránh bị lạm dụng, thất thoát vốn trong kinh doanh

Sau hơn 20 năm hoạt động, hiện nay công ty đã tăng được số vốn phápđịnh của mình lên hơn 50 tỷ đồng

Trong cả quá trình phát triển của mình, công ty đã xây dựng và đưa vào

sử dụng 20.000 m² kho và 1.500m² nhà xưởng để đầu tư sản xuất hàng maymặc xuất khẩu tại Đoạn Xá – Hải Phòng Cải tạo kho Tương Mai thành khomới khang trang an toàn, đủ điều kiện bảo quản các mặt hàng có giá trị cao.Mua khu vực 53 Quang Trung, số 7 Triệu Việt Vương với mục đích tạo cơ sởvật chất liên doanh khai thác bất động sản, xây dựng khu tập thể và khu đất có

hạ tầng cơ sở tại Lạc Trung – Hà Nội và Đoạn Xá – Hải Phòng với phươngchâm Nhà nước và nhân dân cùng làm để giải quyết nhu cầu nhà ở cho hầuhết cán bộ công nhân viên

Năm 1998 công ty đã đầu tư gần 4 tỷ đồng để xây dựng xí nghiệp chếbiến quế và lâm sản xuất khẩu tại Gia Lâm – Hà Nội và cả mở thêm một phânxưởng tại Xí nghiệp may Đoạn Xá – Hải Phòng Cả hai công trình đã đi vàohoạt động từ cuối năm 1998 đầu năm 1999 Cũng từ cuối năm 1998 đến năm

2003, công ty đã đầu tư gần 2 tỷ đồng chuyển hướng lắp ráp xe máy

1.2.3.5 Đặc điểm về nhân công lao động:

Tại thời điểm mới thành lập, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công tycòn nhỏ khoảng 50 cán bộ công nhân viên Họ còn chưa có kinh nghiệm về

ủy thác, trình độ chuyên môn còn yếu kém, chưa năng động Công ty đã tìm

ra nhiều phương hướng mới cho việc phát triển nguồn lao động trong công ty.Hiện nay tổng số nhân viên của công ty là hơn 500 người

Công ty đã tổ chức bồi dưỡng đào tạo trong và ngoài nước khi có đủ tiêuchuẩn, chỉnh lại những tư tưởng ỷ lại của kinh tế bao cấp, đặt ra những yêucầu cao hơn, chuyên môn cao hơn theo nghiệp vụ, theo mặt hàng, theo xuấtnhập khẩu Đặc biệt công ty đã chú trọng trẻ hóa đội ngũ cán bộ công nhânviên Tỷ lệ lao động trong độ tuổi từ 18 – 35 tăng và tỷ lệ lao động trên 50giảm qua các năm Tuy vậy độ tuổi người lao động từ 36 – 50 vẫn chiếm tỷ lệcao nhất

Thời gian qua công ty dã không ngừng nỗ lực nâng cao trình độ đội ngũcông nhân viên cụ thể là số người tốt nghiệp Đại học tăng mạnh, đặc biệt là sốngười có trình độ sau Đại học tuy không nhiều nhưng cũng tăng qua các năm

Cơ cấu lao động trong công ty năm 2006:

Báo cáo thực hiện lao động năm 2006

Đại họcTHCNLao động khác

50216167264

185833969

3177828195

Tăng trong kỳ

Giảm trong kỳ Tổng

Nghỉ hưuGiảm lao độngthời vụ

Giảm khác

14151351

12221150

24320

1

Đại họcTHCNKhác

36716842157

140792932

2278913125

hoạch, đào tạo và đào tạo lại cán bộ, dành chi phí cho công tác đào tạokhoảng 150 triệu đồng/năm Kết quả trong 4 năm, đã có 80 lượt người đượcđào tạo tập trung về chuyên môn, chính trị, ngoại ngữ, phổ cập tin học sơ cấpcho hầu hết cán bộ công nhân viên văn phòng.

Đề bạt: đề bạt tại chỗ là chính Các cán bộ làm tốt công việc, đủ tiêuchuẩn để được đề bạt Việc để bạt tại chỗ để cán bộ đã quen với tổ chức,không gặp nhiều vấp váp trong công việc

Thực hiện chính sách đối với cán bộ:

Ký thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, áp dụng quy định của Nhànước về tăng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Giải quyết việc làm chođông đảo cán bộ công nhân viên, phân phối thu nhập theo quan niệm mới, gắnthu nhập với kết quả sản xuất nhưng vẫn có chế độ giải quyết chính sách cán

bộ do lịch sử và xã hội để lại

Trong năm 2006, công ty đã có những các hoạt động:

Tiếp tục củng cố sắp xếp bộ máy phù hợp, gọn nhẹ, hiệu quả

Quy hoạch, bổ xung, hoàn thiện bộ khung cán bộ quản lý cấp phòng,ban, chi nhánh, xí nghiệp

Thu hút, đào tạo lại cán bộ nhằm nâng cao khả năng nghiệp vụ

Tuyển dụng có chọn lọc và đào tạo lại những cán bộ hiện có

1.2.5 K t qu ho t ết quả hoạt động kinh doanh của công ty: ả hoạt động kinh doanh của công ty: ạt động kinh doanh của công ty: động kinh doanh của công ty: ng kinh doanh c a công ty: ủa công ty:

Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng lợi nhuận thuần và các khoản nộpngân sách tăng dần hàng năm Tuy tốc độ có khác nhau do điều kiện kinhdoanh khác nhau.

Như vậy, trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đạt đượcnhững kết quả đáng mừng Tuy phải hoạt động trong môi trường kinh doanhcạnh tranh quyết liệt, công ty đã đoàn kết, nỗ lực phấn đấu hoàn thành toàndiện và vượt mức chỉ tiêu kinh tế - tài chính, có lãi, bảo toàn và phát triểnvốn, đảm bảo việc làm và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên Công

ty cũng luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách, đồng thời công ty còn đảmbảo nộp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và trích phí công đoàn Hiện nay,Công ty XNK Tổng hợp I vẫn tiếp tục được đánh giá là công ty xuất nhậpkhẩu hàng đầu của Bộ thương mại

1.2.6 Thực trạng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty:

Trong những năm gần đây tình hình an ninh, chính trị thế giới diễn biếnrất phức tạp Nạn khủng bố, xung đột sắc tộc, tôn giáo, chạy đua vũ trang và

vũ khí hạt nhân đang đe dọa nền hòa bình thế giới Thất nghiệp, lạm phát, ônhiễm môi trường trở nên khó kiểm soát đã ảnh hưởng đến tình hình kinh tế,hoạt động thương mại giữa các quốc gia Một số nước do đến kỳ bầu cữ cónhiều thay đổi trong chính sách đối ngoại và kinh tế Các chính sách khuyếnkhích hay hạn chế của mỗi quốc gia như chính sách tài khóa, chính sách tiền

tệ, các rào cản thuế quan và phi thuế quan để bảo hộ nền sản xuất trong nước

có ảnh hưởng rất lớn tuy vậy, tình hình phát triển kinh tế - thị trường đang ởthời kỳ phục hồi mạnh mẽ, nhu cầu tiêu dùng và phục vụ sản xuất đều giatăng, giao dịch sôi động đã tác động đến hầu hết các mặt hàng Năm 2005cũng là năm hợp tác kinh tế đối ngoại diễn ra sôi nổi trên phạm vi toàn thếgiới, bên cạnh xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế cũng hình

thành và phát triển ngày càng nhiều các thỏa thuận tự do hóa thương mại khuvực và tay đôi giữa các quốc gia không phụ thuộc vào vị trí địa lý.

Trong khi đó tình hình chính trị, xã hội trong nước lại tương đối ổn định,

An ninh trật tự được giữ vững Các nhà phân tích trên thế giới coi Việt Nam

là điểm đến an toàn của các nhà đầu tư Kinh tế Việt Nam không ngừng tăngtrưởng cao, đầu tư nước ngoài tăng, tạo ra nhiều công ăn việc làm, tăng thunhập, cuộc sống nhân dân được cải thiện Tuy vậy, nước ta những năm trở lạiđây cũng gặp phải những khó khăn như nạn khô hạn và dịch cúm gà diễn ratrên diện rộng đồng thời phải chịu sự tác động từ sự gia tăng giá cả các loạinguyên vật liệu có nguồn gốc nhập khẩu đã làm tăng chi phí đầu vào của cácsản phẩm hàng hóa và dịch vụ và là nguyên nhân đẩy chỉ số giá hàng hóa tiêudùng trong nước tăng lên 9,5% mức cao nhất trong nhiều năm gần đây.Nhưng các chỉ tiêu cơ bản về phát triển kinh tế - xã hội vẫn đạt và vượt cácmục tiêu đề ra Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại, hoạt động xuấtkhẩu đã đạt kết quả cao vượt trội hơn tất cả các ngành và lĩnh vực, và cũnglần đầu tiên tăng trưởng xuất khẩu đã vượt tăng trưởng nhập khẩu và cao hơngấp 3 lần tăng trưởng GDP

Đó là những thuận lợi chính hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công

ty Tuy vậy, năm 2006 công ty cũng phải vượt qua nhiều khó khăn do cơ chếquản lý đã và đang khuyến khích các doanh nghiệp tham gia ngày càng nhiềuvào thị trường, các ưu đãi về vốn trước đây dành cho doanh nghiệp Nhà nướckhông còn được áp dụng Đồng thời chính sách mở cửa hội nhập kinh tế vàthị trường, nhất là việc tham gia chương trình tự do hóa thương mại trong khuvực (ASEAN và Trung Quốc) của chúng ta đã tạo điều kiện cho các doanhnghiệp có vốn nước ngoài tham gia kinh doanh trên thị trường trong nước Dovậy, cạnh tranh trên thị trường diễn ra rất quyết liệt và gay gắt, thuận lợi có xu

thế giảm Nhiều mặt hàng của công ty có kinh nghiệm kinh doanh nhưngcũng phải thu hẹp do môi trường có nhiều khó khăn, rủi ro

Bước sang năm 2007, với tình hình nước ta gia nhập WTO, lúc đó hànghóa nước ngoài sẽ tràn ngập thị trường với giá cả cạnh tranh thì cơ hội vàthách thức của công ty sẽ càng lớn Cơ hội là ta sẽ xuất hàng hóa sang cácnước khác với mức thuế giảm xuống, còn thách thức là tình hình trong nướcvới hàng hóa nước ngoài cũng không phải chịu mức thuế cao như hiện nay

1.2.7 Tình hình ứng dụng CNTT:

Công ty đã trang bị máy tính cho tất cả các phòng ban trong công tycũng như văn phòng các chi nhánh Tất cả các máy đều được nối mạngInternet để phục vụ công việc Nhưng hệ thống mạng riêng trong công ty thìchưa có

Các máy tính được trang bị phần lớn là máy móc cũ Phần cứng đượctrang bị từ những năm cuối thập kỷ 90 của thế kỷ trước Sau này đã trang bịthêm cho các văn phòng những máy móc hiện đại hơn Phần lớn là PentiumIII, bộ nhớ 20 GB, tốc độ tương đối nhanh vì những công việc sử dụng máytính đều là các công việc văn phòng, cài đặt window2000

Việc ứng dụng CNTT chủ yếu dùng trong việc tính lương, thưởng, bảohiểm…dùng công cụ hỗ trợ là Exel và việc soạn thảo văn bản với công cụWord

Chỉ có bộ phận kế toán được trang bị phần mềm chuyên dụng còn các bộphận khác đều phải làm trên giấy bằng tay

1.3 Định hướng đề tài:

1.3.1 Vấn đề áp dụng tin học trong quản trị nhân lực hiện nay:

Nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh ngiệp là một trong nhữngnguồn nhân lực quan trọng và tốn kém Vấn đề quản trị nhân lực ngày càng

trở nên phức tạp vì sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng củanhững điều luật và các quy định lao động

Trong một doanh nghiệp, phòng quản trị nhân lực đảm đương nhiềuchức năng khác nhau:

tuyển chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực, đề bạt,thuyên chuyển hay buộc thôi việc người lao động

Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động

Giúp các nhà quản trị nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực

Cung cấp thông tin cho mức quản lý cao nhất nhằm hỗ trợ cho quá trình

ra các quyết định sách lược

Để có thể quản trị được một nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém nhưvậy, phòng quản trị nhân lực phải dựa vào các hệ thống thông tin tự động hóa.Các hệ thống này sẽ trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu giữ các thôngtin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ, giúp các nhân viên phòng quản trịnhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấpcho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thựchiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác

Để triển khai các hoạt động quản trị nhân lực, các nhà quản lý dựa trênhàng loạt các hệ thống thông tin kế hoạch hóa tác nghiệp, sách lược và chiếnlược Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thốngtài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực củatừng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chấtlượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai Hệ thốngnày sẽ gắn liền hợp nhất với các phân hệ thông tin khác của doanh nghiệp như

hệ thống tài chính kế toán, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tinMarketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị doanhnghiệp

1.3.3 Mục tiêu của đề tài:

Để việc quản lý nhân viên, tính toán tiền lương hiệu quả, đơn giản, dễ sửdụng thì việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự là rất phù hợp Vớitình hình hiện nay là quản lý trên giấy tờ thì việc tính tiền lương trong nhữngđợt nghỉ hưu, nhiều lúc bị người quản lý quên đi một chế độ chính sách nào

đó mà lẽ ra người đó được hưởng theo quy định thì việc quản lý bằng máytính sẽ giúp lưu giữ tất cả các thông tin của nhân viên mà không bị bỏ sót hay

bị quên Ngoài ra, các báo cáo gửi đi các phòng không phải in ra giấy mà trựctiếp gửi lên cho cấp trên qua các mạng máy tính nội bộ trong công ty, giảmchi phí đi lại và giấy tờ Các thông tin về các cá nhân trong công ty sẽ đượcđưa vào máy tính để theo dõi và quản lý Khi cần tìm bất cứ thông tin gì về cánhân ta có thể tìm thấy ngay mà không phải tìm kiếm trong sổ sách giấy tờ.Các báo cáo hàng năm cũng có thể đưa vào máy tính và khi cần người ta cóthể xem xét ngay được Bên cạnh đó là việc quản lý các lao động thời vụ, laođộng hợp đồng với thời gian làm việc và chế độ lương bổng khác nhau Vì

vậy, em sẽ tiến hành xây dựng và thiết kế một phần mềm đáp ứng các yêu cầuđặt ra.

Việc xem xét các thông tin trên máy cũng phải được phân quyền Tùyvào vị trí công tác, chức vụ trong công ty mà đối tượng người dùng đượcphép truy cập vào thông tin đến đâu

1.3.4 Phương pháp nghiên cứu để giải quyết đề tài:

1.3.4.1 Phương pháp thu thập:

Phỏng vấn là công cụ thu thập thông tin đắc lực dùng cho hầu hết các dự

án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cáchkhác với mô tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế,

số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nộidung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt đượckhi tài liệu quá nhiều

Được dùng khi không muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tàiliệu hoặc qua phỏng vấn

Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên mộtphạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra

1.3.4.2 Công cụ sử dụng:

Chương II: Phương pháp luận xây dựng HTTT quản lý

2.1 Tổng quan về phát triển HTTT quản lý:

2.1.1 Khái niệm HTTT quản lý:

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tinhọc hoặc hoặc không tin học

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources)

và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từtrước

Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặccập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Một hệ thống thông tin bao gồm 4 bộ phận:

 Bộ phận lưu trữ

2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức:

2.1.2.1 Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

Có 5 loại:

Hệ thống xử lý các giao dịch với khách hàng, với nhà cung cấp, nhữngngười cho vay hay với nhân viên của nó Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm

vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức, trợgiúp các hoạt động ở mức tác nghiệp các hệ thống loại này như hệ thống trảlương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cungcấp, …

Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạchchiến lược chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử

lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Từ đó chúng tạo racác báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báocáo tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức Các báo cáo thường cótính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã

dự kiến trước, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng mộtngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Hệ thống thôngtin quản lý dựa vào dữ liệu sản sinh từ hệ xử lý giao dịch do đó chất lượngthông tin mà chúng sinh ra phụ thuộc nhiều vào hệ xử lý giao dịch Hệ thốngthông tin quản lý như hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu,theo dõi năng suất hay sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị trường…

 Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS

Là hệ thống trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết địnhđược tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá cácphương án giải quyết và lựa chọn một phương án Một hệ thống trợ giúp raquyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõtình hình mà một quyết định cần phải ra Nó còn phải có khả năng mô hìnhhóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Đây là hệ thống đối thoại cókhả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều

mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởimột cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn

Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Hệ thống này được thiết kếcho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng haynhà cung cấp…

Trong các hệ thống trên thì hệ thống thông tin quản lý là quan trọngnhất hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lýcủa tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiểnquản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữliệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệungoài tổ chức

2.1.2.2 Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp:

Các thông tin trong tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trongmỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ

Tài chính chiến

lược

Marketing chiếnlược

Nhân lực chiếnlược

Kinh doanh vàsản xuất chiếnlược

Hệ thốngthông tinvănphòng

Tài chính chiến

thuật

Marketing chiếnthuật

Nhân lực chiếnthuật

Kinh doanh vàsản xuất chiếnthuật

Tài chính tác

nghiệp

Marketing tácnghiệp

Nhân lực tácnghiệp

Kinh doanh vàsản xuất tácnghiệp

2.1.3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin :

2.1.3.1 Nguyên nhân phát triển:

Mục tiêu của việc phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thànhviên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thốngthông tin bao gồm: phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới,thực hiện và tiến hành cài đặt nó

Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin?Các nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin có thể được tómlược như sau:

2.1.3.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin:

Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sảnphẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, và nó được hòa hợp vào trong cáchoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tàichính và thời gian định trước

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và cáccông cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng

dễ quản lý hơn

Ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để pháttriển hệ thống thông tin:

Người tắc 1: sử dụng các mô hình

Người tắc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng

Người tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích

và từ mô hình lô gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

2.1.3.3 Các giai đoạn phát triển của hệ thống:

Có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm một dãy các công đoạn kèm theo.Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khảthi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống giai đoạn này bao gồm cáccông đoạn

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đangnghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xácđịnh những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác địnhmục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Giai đoạn phát triển chitiết bao gồm các công đoạn sau:

Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạtđược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lô gíc của

hệ thống mới bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (Outputs),nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, quan hệ các tệp), các xử lý và hợp thứchóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Inputs).Các công đoạn của thiết kế lô gíc:

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình lô gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi

mô hình này được xác định thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phảinghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựngcác phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình lô gíc Để giúp những người

sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra từtrước, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và

vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báocáo được trình lên người sử dụng, người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án

tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của

tổ chức Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải phápbao gồm:

án giải pháp

Giai đoạn 5: thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựachọn Thiết kế vật lý gồm hai tài liệu cần có: tài liệu hệ thống và tài liệu dànhcho người sử dụng Các công đoạn của thiết kế vật lý ngoài :

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả của giai đoạn này là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, tức

là phần mềm Các hoạt động của triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống baogồm:

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Để việcchuyển đổi được thực hiện với ít va chạm nhất, cần lập kế hoạch một cách cẩnthân Các công đoạn của giai đoạn này gồm:

Phỏng vấn là công cụ thu thập thông tin đắc lực dùng cho hầu hết các dự

án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cáchkhác với mô tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế,

số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nộidung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt đượckhi tài liệu quá nhiều

Được dùng khi không muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tàiliệu hoặc qua phỏng vấn

Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên mộtphạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra

2.1.2 Các công cụ mô hình hóa:

2.1.2.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD:

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trongthế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

Xử lý:

Kho lưu trữ dữ liệu:

Dòng thông tin: