Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý giáo viên tại trường tiểu học Kim Đồng

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý giáo viên tại trường tiểu học Kim Đồng

CHƯƠNG I TỔNG QUAN TRƯỜNG TIỂU HỌC KIM ĐỒNG

I Giới thiệu chung về trường tiểu học Kim Đồng:

1 Thông tin chung

- Trường tiểu học Kim Đồng

- Năm thành lập: 1987

- Hiệu trưởng: Võ thị thu Oanh

Nằm trên khuôn viên khá rộng rãi, với một cơ sở vật chất khá tốt, trường

có gần 40 phòng học và một số phòng phục vụ cho các học sinh có nhu cầu

bán trú Để nâng cao hiệu quả giảng dạy và phát huy khả năng sáng tạo của

học sinh, nhà trường có một phòng trưng bày các sản phẩm bằng thủ công,

hội hoạ, văn, thơ, báo tường… do chính các học sinh tự sáng tác trong các

cuộc thi và các dịp thi đua Nhà trường còn có một phòng máy vi tính gồm

hơn 20 máy nhằm giúp học sinh sớm tiếp cận với công nghệ thông tin Mặt

thể chất của học sinh cũng được nhà trường chú trọng bằng việc đầu tư các

dụng cụ thể thao như cầu lông, bóng bàn, cờ tướng cờ vua…

Kể từ lúc thành lập trường đến nay Hàng năm trường thực hiện công

tác dảng dạy cho mọi đối tượng học sinh trong Năm học 2003-2004 tổng số

học sinh trong trường là 1675 học sinh được chia làm 31 lớp cho 5 khối,

khối có nhiều lớp nhất là khối lớp 1 có 7 lớp Còn khối lớp 2 đến khối lớp 5

mỗi khối có 6 lớp Tên lớp được đặt theo thứ tự chữ cái A, B, C… Trường

có đội ngũ giáo viên có kinh nghiệm và không ngừng học tập rèn luyện nâng

cao đạo đức, phẩm chất, trình độ chuyên môn và luôn hết sức mình trong

công tác giảng dạy

2 Tổ chức của nhà trường

Để đáp ứng đầy đủ cho việc dạy và học cho một lượng học sinh lớn,

nhà trường có 52 giáo viên và 15 cán bộ công nhân viên công tác phục vụ

cho việc dảng dạy Lãnh đạo của trường là hiệu trưởng Võ Thị Thu Oanh

cùng với hai hiệu phó Một cô hiệu phó chuyên về công tác chuyên môn, chỉ

đạo trong việc giảng dạy và nâng cao chất lượng dạy học, còn cô hiệu phó

còn lại phụ trách chỉ đạo các mặt về cơ sở vật chất, các hoạt động thi đua,

văn nghệ… của trường Ngoài đội ngũ giáo viên phục vụ công tác giảng dạy,

nhà trường còn có đội ngũ công nhân viên phục vụ sinh hoạt cho những học

sinh ở bán trú, và một số cán bộ phục vụ trong công tác đoàn đội, chủ tịch

công đoàn

Giáo viên được chia thành các tổ khác nhau, mỗi tổ ứng với một khối lớp ví

dụ, tổ 1 bao gồm các giáo viên chủ nhiệm khối 1, tổ 2 bao gồm các giáo viên

chủ nhiệm của khối 2… cho đến khối lớp 5 Ngoài 5 tổ đó ra còn có thêm 3

tổ đó là tổ ngoại ngữ, tổ tin học, tổ văn thể mỹ

đối với khối lớp một giáo viên chủ nhiệm được phân công giảng dạy

những môn cơ bản như :Toán, tiếng việt, đạo đức

Còn những môn năng khiếu thì có các giáo viên thuộc tổ năng khiếu đảm

nhiệm việc giảng dạy

3 Chức năng của trường

“Đổi mới giáo dục tiểu học đang đi vào rất nhiều lĩnh vực mà Đảng,

Nhà nước và nhân dân cũng như ngành Giáo dục đào tạo ta đang mong đợi

Có được sự thành công hay không ở bước đầu của sự nghiệp đổi mới này

phụ thuộc phần lớn vào đội ngũ giáo viên và sự chỉ đạo của cán bộ quản lý

nhà trường.”

Nhận thức được điều đó, cộng với tình yêu nghề nghiệp và sự tâm huyết vì

thế hệ trẻ, nhà trường luôn hết sức trong việc truyền thụ kiến thức văn hoá

cũng như hướng cho học sinh những phẩm chất đạo đức cao đẹp

Cũng giống như bất kì một trường tiểu học nào trên toàn quốc, trường

thực hiện dảng dạy cho các môn học sinh cơ bản như: toán, văn, tiếng việt,

tập làm văn, đạo đức, địa lý, lịch sử… trong đó toán và tiếng việt là hai môn

công cụ Ngoài ra còn có một số môn năng khiếu như nhạc, hoạ, tin học, văn

thể mỹ Ngoài những tiết học chính ở trường, nhà trường thường xuyên tổ

chức những đợt tham quan, ngoại khoá bằng việc đi thực tế của các môn

như: lịch sử, hội hoạ, văn học, địa lý, văn nghệ…Nhằm nâng cao sự hiểu

biết cũng như nhận thức của học sinh về mọi mặt

4 Mục tiêu của nhà trường

Một con người trưởng thành và hoàn thiện là nhờ quá trình giáo dục

của gia đình, nhà trường, xã hội Trong đó trường học có ảnh hưởng rất lớn

tới mọi mặt về đời sống của con người sau này như tiền tài, địa vị nhân

phẩm… Thời gian bắt đầu làm quen với chữ cái con số đầu tiên tức là thời

gian học tiểu học là khoảng thời gian nhạy cảm và có tính chất quan trọng

trong việc giáo dục và đào tạo nên một con người, chính vì vậy nhà trường

luôn luôn chú trọng cả hai mặt:giáo dục và đào tạo Mục tiêu cụ thể của năm

học 2003-2004 là 100% đều là học sinh tiên tiến, trong đó học sinh tiên tiến

xuất sắc chiếm 45%, hạnh kiểm tốt đạt 100%…

5 Các công tác quản lý tại trườn:

Công tác quản lý tại trường hiện nay có 3 nhiệm vụ:

- Quản lý học sinh:

Có nhiệm vụ quản lý lí lịch của học sinh, quản lý việc học tập của học

sinh như điểm số, việc nghỉ học đi trễ, vi phạm kỉ luật, khen thưởng …

đưa ra báo cáo vào cuối năm hoặc cuối kì cho lãnh đạo, hay in bảng đIểm

cho học sinh

- Quản lý cán bộ công nhân viên:

Cán bộ công nhân viên trong trường gồm chủ tịch công đoàn, những cán

bộ làm công tác đoàn, đội…, bộ phận bảo đảm vệ sinh, bảo vệ, và số còn

lại phục vụ sinh hoạt cho học sinh bán trú, đội ngũ này gồm 15 người

Ngoài việc quản lý nhân sự và lương của các cán bộ công nhân viên trên

còn có công việc quản lý chi tiêu trong phục vụ ăn uống cho học sinh bán

trú

- Quản lý giáo viên

Đây là đề tài mà em đang nghiên cứu, công tác quản lý này sẽ được làm

rõ ở phần sau của đề tài

II Giới thiệu đề tài nghiên cứu

1 Mục đích của đề tài

Để thực hiện việc dảng dạy cho thật tốt và đạt hiệu quả cao xứng đáng

với những danh hiệu mà sở giáo dục trao tặng và lòng tin của phụ huynh,

việc quản lý giáo viên , kiểm tra công tác dảng dạy, kiểm tra kết quả học tập

của các học sinh mà giáo viên đó giảng dạy cũng như ý thức trách nhiệm

của mỗi giáo viên luôn luôn được thực hiện nghiêm túc và thường xuyên

Tuy nhiên với số lượng giáo viên và cán bộ công nhân viên khá lớn

đồng nghĩa với lượng công việc ,thông tin dữ liệu sẽ rất nhiều nhưng hiện tại

việc quản lý giáo viên ở trường chủ yếu bằng giấy tờ rất cồng kềnh và khó

nhớ và dễ nhầm lẫn ví dụ muốn biết giáo viên chủ nhiệm của một lớp nào

đó; biết một giáo viên nhưng muốn biết giáo viên đó dạy lớp nào thuộc tổ

nào , nhóm nào hay muốn tìm kiếm thông tin về một giáo viên bất kì ,thêm

thông tin về một giáo viên mới chuyển đến ,loại bỏ thông tin một giáo viên

mới chuyển đi …thì việc tìm kiếm và xử lý thông tin rất mất thời gian và

khó khăn

Bên cạnh đó việc quản lý giáo viên về các mặt như dự giờ , hồ sơ sổ

sách, vào điểm , quản lý việc nghỉ dạy ,đi trễ của giáo viên diễn ra trên giấy

tờ nên để thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác là vô cùng khó khăn

và chậm chạp dẫn đến việc báo cáo có tính tổng hợp phân tích cao không

thể thực hiện được thường xuyên vì cần nhiều thời gian và khó khăn trong

xử lí thông tin

Những thông tin về giáo viên do hội đồng thi đua khen thưởng kỉ luật

của trường thu được sau các đợt thi đua kiểm tra sẽ được thư kí hội đồng

chuyển cho chủ tịch hội đồng , hiệu trưởng, hiệu phó xem xét để cuối tháng

có các phần thưởng ,kỉ luật xứng đáng Ngoài ra những thông tin trên còn

được chuyển cho hội đồng thanh tra, kiểm tra của sở giáo dục về việc thi đua

dạy tốt học tốt giữa các trường và phân loại chất lượng đào tạo giữa các

trường

Để thực hiện tốt công việc quản lý giáo viên đảm bảo cho công tác

dạy và học đạt kết quả cao, Hệ thống quản lý giáo viên được phân tích và

thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công hàng

ngày Các chỉ tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm công

tác quản lí dễ dàng trong điều hành Bài toán quản lý giáo viên được thiết kế

nhằm giảm bớt sự cồng kềnh phức tạp trong công tác quản lý giáo viên trước

đây Những hệ thống cũng không có sự thay đổi về mặt nghiệp vụ quản lý

giáo viên so với quản lý bằng thủ công, mà nó cho phép thực hiện công tác

quản lý nhanh, chính xác tiết kiệm thời gian, gọn nhẹ và an toàn hơn

Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin

của cán bộ một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất Công việc tra

cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp cho hệ

thống thao tác với độ chính xác cao Hệ thống cũng đảm nhận việc bảo vệ an

toàn dữ liệu cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát thông tin Bài

toán được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống không cồng

kềnh, tránh tình trạng thừa thông tin nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu của bài

toán

2 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình tìm hiểu công tác quản lý và giảng dạy ở trường, đồng

thời được sự gợi ý của người hướng dẫn thực tập, cô hiệu trưởng Võ Thị

Thu Oanh em đã chọn đề tài : “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

quản lý giáo viên tạI trường tiểu học Kim Đồng ”

Hệ thống mới này sẽ hướng vào các mục tiêu:

- Phục vụ công tác quản lý một cách thuận tiện nhất trên máy tính:

xem, tìm kiếm, thống kê…

- đưa ra các báo cáo

Với hệ thống này việc quản lý giáo viên sẽ rất dễ dàng, đỡ tốn thời gian và

thuận tiện Đây cũng là lí do chính để em chọn làm đề tài này

Chương trình được viết bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 và ngôn

ngữ lập trình visiual basic 6.0 Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

mạnh mẽ và phổ biến Mặt khác Visiual basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình hết

sức linh động và dễ sử dụng chính vì vậy mà sự kết hợp của Vb 6.0 và

Access 2000 sẽ xây dựng lên một hệ thống ứng dụng hoàn hảo

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ

THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

I Thông tin, hệ thống thông tin

1 Thông tin

Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm dầu

ra của hệ thống quản lý Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như

năng lượng là thể nền của mọi hoạt động Không có thông tin thì không có

2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần

cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và

phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị tin

học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các

nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được

lưu trữ từ trước Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào

kho lưu trữ dữ liệu

3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý MIS (management information system), là hệ

thống quản lý các hoạt động của tổ chức , các hoạt động này nằm ở mức

đIều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược

Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lí giao

Nguồn

Kho dữ liệu

Đích Phân phát

dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra

các báo cáo cho các nhà quản lí một cách định kì hoặc theo yêu cầu

4 Mô hình của hệ thống thông tin

a Mô hình logic

Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lí mà nó phải thực hiện,

các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những

thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi “cái gì?” và

“Để làm gì?” Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như

địa điểm cũng như thời điểm mà dữ liệu được xử lí

b Mô hình vật lý ngoài

Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như

là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu

vào và của đầu ra, Phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ

bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục

thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu,loại

màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt

thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử

Mô hình logic (góc nhìn quản lý )

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lí trong (Góc nhìn kĩ thuật

lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu và Khi

nào?

c Mô hình vật lý trong:

Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên

không phải là cái nhìn của ngươì sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật

Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được

dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và và tốc độ xử lý

của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các

chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế

nào?

Mỗi mô hình là một kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic

là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng

và mô hình vật lý trong là góc nhìn của kĩ thuật Ba mô hình trên có độ

ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong

là hay biến đổi nhất Khi thiết kế chương trình cần tính tới trang thiết bị

để thực hiện chương trình

II Khái quát về việc phát triển một hệ thống thông tin

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung

cấp cho những thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát

triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,

Thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một

hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được

chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của

hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô

hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển hệ thống thông tin mới là cái gì

bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin ? Đó

là sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và

việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu

cầu phát triển hệ thống và một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của

nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị…

III Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một

môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần

phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các

công cụ tiến hành các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ

thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được trình bày ở đây

gồm 7 giai đoạn:

1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng

giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quết định về thời cơ tính khả thi và

hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện

tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn

sau:

a Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phảI được lập kế

hoạch cẩn thận rõ ràng Nó là bước làm quen với hệ thống đang xét, xác

định thông tin phảI thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập thông

tin cần dùng

b Làm rõ yêu cầu

Bước này nhằm mục đích cho ta hiểu rõ yêu cầu của người yêu cầu

Chính giai đoạn đánh gía yêu cầu và cụ thể là công đoạn làm rõ yêu cầu cho

phép ta xác định câu trả lời, xem người sử dụng muôn gì? Tiếp theo phảI

đánh giá xem liệu yêu cầu đúng như đề nghị hay có thể giảm xuống hoặc

phảI tăng cường mở rộng thêm Làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu

qua các cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là những người quản lý

chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng

tới Khung cảnh của hệ thống được xem như là các nguồn và các đích của

thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào

quá trình xử lý dữ liệu Việc tiếp theơ phải làm là tổng hợp thông tin dưới

ánh sáng của những vấn đề đã được xác định và những nguyên nhân có thể

nhất, chuẩn bị một bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá

khả năng thực thi của dự án Phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu và sử

dụng phiếu đIều tra là những công cụ tin dùng của nhà phân tích Chúng

cũng được dùng trong suốt quá trình phát triển dự án nhưng đặc biệt trong

giai đoạn đánh gía yêu cầu

c Đánh giá tính khả thi

Đánh giá khả thi của một dự án nói chung là xem có yếu tố nào ngăn

cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề

xuất hay không? Tất nhiên là trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn

phảI tiến hành đánh giá lại Nhưng vấn đề chính về khả năng thực thi là khả

thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kĩ thuật

Đánh giá khả thi rất quan trọng, đòi hỏi phân tích viên phải hiểu sâu sắc vấn

đề, có năng lực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá chi phí

của các giải pháp Nếu đánh giá được nhận định là không tích cực thì buộc

nhà phân tích phải có đề xuất mới

d Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Báo cáo cho phép những nhà quết định cho phép dự án tiếp tục hay

dừng lại Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình

hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo Báo cáo thường được trình

bày để các nhà ra quyết định có thể làm rõ thêm các vấn đề Nội dung của

báo cáo gồm các mục sau:

- Nhắc lại yêu cầu

- Phương pháp tiến hành đánh giá yêu cầu

2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về

yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề

của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của

các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ

thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên

cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay

thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích

chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây

a Lập kế hoạch phân tích chi tiết

Công đoạn này bao gồm:

 Thành lập đội ngũ: Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tầm quy mô của hệ thống, kích cỡ của tổ chức, cách thức quản lý

dự án trong tổ chức, sự sẵn sàng và các kinh nghiệm của các thành viên tham gia

 Lựa chon phương pháp và công cụ: Phương pháp làm việc

và các công cụ của đội ngũ là các phương tiện làm dễ dàng việc thực hiện các nhiệm vụ Các công cụ thu thập thông tin chính là phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát và nghiên cứu tài liệu của tổ chức

 Xác định thời hạn: cần phảI thực hiện và tuân thủ thời gian

đã ấn định

b Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

Một hệ thống thông tin bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố bên ngoàI và

ngược lại nó cũng ảnh hưởng tới các nhân tố đó Tập hợp các nhân tố đó

được gọi là ràng buộc của hệ thống Việc nghiên cứu nó để đánh giá mức độ

phù hợp của các đặc trưng của hệ thống với các rằng buộc của môI trường

Thông tin về môi trường được chia thành 4 lĩnh vực, đó là:

- Môi trường ngoài

 Loại hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ

 Ngành hoạt động

 Sự phát triển chung của ngành

 Cạnh tranh và thị phần

 Xu thế công nghệ trong ngành

 Những bộ luật cơ bản mà ngành phải tuân thủ

 Những yếu tố chính yếu của sự thành công cho các tổ chức cùng ngành

 Phân bố của người sử dụng, khách hàng

 Tổ chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu

 Mức độ an ninh kiểm soát

- Môi trường kĩ thuật

 Phần cứng và phần mềm tại chỗ cho xử lý dữ liệu, các thiết

bị khác, cơ sở dữ liệu và các tệp tin học hoá

 Nhân sự phát triển hệ thống và khai thác

c Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại

Hệ thống:

Để có được một hình ảnh đầy đủ về các bộ phận của hệ thống và sự

vận động của nó thì các dữ liệu và tàI liệu kể ra sau đây phải được thu

thập:

 Hoạt động chung của hệ thống

 Dữ liệu vào

 Thông tin ra

 Xử lý

 Cơ sở dữ liệu

Vấn đề hệ thống:

Nhiệm vụ đặt ra là phải tìm hiểu các vấn đề và các nguyên nhân có thể

của nó sâu sắc hơn và tinh tế hơn so với các giai đoạn trước

- Xây dựng mô hình vật lý ngoài

Để thực hiện mô hình này, phân tích viên phải dựa vào các dữ liệu mô

tả đã thu thập được về hệ thống Mô hình này tạo thành tư liệu về hệ thống

như nó đang tồn tại, đây cũng là cơ sở để kiểm tra sự hiểu biết của phân tích

viên về hệ thống với người sử dụng Những thông tin được rút ra từ các

phích tàI liệu đều phục vụ cho việc chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại đồng

thời nó trợ giúp xác định các mục tiêu và yêu cầu mà hệ thống mới cần phải

đạt được

Những mô hình vật lý ngoài và mô hình logic chỉ có giá trị khi chúng là bức

tranh thực tế của hệ thống đang nghiên cứu

Phân tích viên phải nhiều lần quay lại với người sử dụng để lấy thông tin

thêm và hợp thức hoá mô hình của mình khi nó được xây dựng

- Xây dựng mô hình logic

Mô hình logic sẽ được xây dựng từ mô hình vật lý ngoài và các tài

liệu thu thập được từ trước Nó mô tả hệ thống thực tại cho phép phân tích

viên hợp lệ hoá sự hiểu biết của mình về hệ thống với người sử dụng và là

công cụ để xác định những vấn đề thuộc về nguyên nhân của hệ thống Mô

hình này cũng để chẩn đoán và xác định mục tiêu, nhu cầu của hệ thống mới

nhưng nó khác với mô hình vật lý ngoài là đề cập đến vấn đề khác trong

cùng một thực tế

d Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

Công đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chủ yếu đó là việc đưa ra chẩn

đoán, xác định các mục tiêu hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần

phảI đạt được và xác định các yếu tố của giảI pháp

e Đánh giá lại tính khả thi

Thông tin thu thập đến thời đIúm này vẫn chưa đủ đánh giá tính khả

thi của dự án Ta cần phảI có thông tin tiếp theo về hệ thống sẽ xây dựng và

sẽ cài đặt Đối với mỗi yếu tố trong giải pháp ta phảI xác định loại công

nghệ cần có để thực thi giải pháp Sau đó là đành giá nhiệm vụ và thời gian

cần có để thiết kế, thực hiện và càI đặt cho giải pháp Cuối cùng là xác định

ảnh hưởng của yếu tố giải pháp lên tổ chức

g Thay đổi đề xuất dự án

Phần cuối của giai đoạn đánh giá khả thi là sự phác hoạ một đề xuất

của dự án và đã được những người sử dụng chấp thuận Dưới ánh sáng của

những thông tin vừa mới thu thập được và việc đánh gía tính khả thi lại vừa

rồi, chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án Phải cung cấp

thông tin rõ nhất cho người ra quyết định biết được các nhiệm vụ phảI thực

hiện,chi phí thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới

h Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Đây là một tài liệu rất quan trọng vì nó phục vụ cho việc ra quyết định

tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Báo cá phải nêu bật những đIều căn bản mà nhóm

phân tích viên đã tìm thấy Báo cáo phải đảm bảo thông tin không vùi dập

lên người nghe, người ra quyết định

3 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống

thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được

những mục tiêu đa được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ

thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra Mô hình

logic sẽ được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao

gồm những công đoạn sau:

a Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng

hệ thống thông tin mới Đây là một công việc rất khó khăn Những nguyên

nhân để giảI thích sự khó khăn ấy là:

 Đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin đó phải trợ giúp Đặc trưng của hệ thống thông tin như kích cỡ của hệ thống, sự phức tạp của công nghệ…

 Đặc trưng của người sử dụng

 Đặc trưng của những người phát triển hệ thống Một số cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin phuc vụ cho việc xây

dựng hệ thống

 Hỏi người sử dụng cần thông tin gì?

 Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tạI

 Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin đang trợ giúp

 Phương pháp thực nghiệm Như vậy phân tich viên phảI xác định cách tiếp cận thích hợp nhất đối

với tình hình phát triển hệ thống thông tin của mình

Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đI từ các thông tin ra :

Bước 1:

Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơI nhận của chúng

Bước 2:

- Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng

đầu ra

- Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

Thực hiệ việc chuẩn hoá mức 1(1.NF): Trong mỗi danh sách

không được phép chứa các thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính lặp phảI

tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh danh sách con Sau đó

gán thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng

và thêm thuộc tính định danh của danh sách gôc

Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) : Trong một danh sách mỗi

thuộc tính phảI phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ

thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc đó, PhảI tách

những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một

danh sách con mới Sau đó, lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh

sách mới, đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hớp với

các nội dung của các thuộc tính trong danh sách

Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Trong một danh sách không được phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính, tiếp theo là việc xác định

khoá và tên cho mỗi danh sách mới

Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá

mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu

Bước 3:

Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu

Từ mỗi đầu ra của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là

liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập

Bước 4:

- Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

- Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp

- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi

Bước 5:

- Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ

liệu

- Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi

tên hai chiều, Nếu có quan hệ một-nhiều thì vẽ hai mũi tên về

hướng đó

b Thiết kế xử lý

Các sơ đồ logic của xử lí chỉ làm rõ mối quan hệ có tính chất ngữ

nghĩa của các dữ liệu Vì vậy, để biẻu diễn những quan hệ đó chúng ta phải

có những sự kiện, công việc và kết quả

- Sự kiện: Việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của

một hoặc nhiều việc khác

- Đồng bộ: Một đIều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy

tắc quản lý mà hệ thống thông tin phảI kiểm tra để khởi sinh cá

công việc

- Công việc: Một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự

kiện khởi sinh

- Quy tắc ra: Là đIều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định

việc cho ra kết quả công việc

- Kết quả: Sản phẩm của công việc thực hiện một công việc Kết quả

có chung một bản chất như sự kiện, Nó có thể là cái phát sinh việc

thực hiện một công việc khác

Trong giai đoạn thiết kế logic cần thực hiện:

- Phân tích tra cứu: Công việc này là tìm hiểu xem bằng cách nào

được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần

thiết kế cơ sở dữ liệu Kết quả phân tích này sẽ được thể hiện thành

sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lí trong từ điển hệ

thống Sơ đồ tra cứu là một công cụ rất tốt cho việc lập tài liệu hệ

thống

- Phân tích cập nhật: Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập

nhật thường xuyên đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới

nhất mà nó quản lý Nó được tiến hành theo các bước sau:

+ Lập bảng sự kiện- cập nhật

+ Xác định cách thức hợp lệ hoá dữ liệu

c Thiết kế các nguồn dữ liệu

d Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

e Hợp thức hoá mô hình logic

4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống mới này sẽ

làm Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân

tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực

hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể

hoá mô hình logic.Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý

ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giảI pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các

mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá chi phí và

lợi ích cả mỗi phương án và có nhưng khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ

được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực

hiện Những người sử dụng sẽ chọn một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất

các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức, sau đây là

các công đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:

a Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

b Xây dựng các phương án của giải pháp

c Đánh giá các phương án của giải pháp

e chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải

pháp

5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp

được lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm 2 tàI liệu kế quả cần có: Trước hết là

một tàI liệu bao chứa các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực

hiện kĩ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả

phần thủ công và cả những giao diện và những phần tin học hoá Những

công đoạn của thiết kế vật lý ngoài là:

a Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

b Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra )

c Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

d Thiết kế các thủ tục thủ công

e Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

6 Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin

học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu

trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng

dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tàI liệu mô tả về hệ thống Các hoạt

động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống như sau:

a Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật

b Thiết kế vật lý trong

c Lập trình

d Thử nghiệm hệ thống

e Chuẩn bị tài liệu

7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ

thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với

những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn

này bao gồm các công đoạn sau:

a Lập kế hoạch cài đặt

b chuyển đổi

c Khai thác và bảo trì

d Đánh giá

Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải

quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm

vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn

tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu

về hệ thống và về dự án

IV Phân tích hệ thống thông tin quản lý

1 Các phương pháp thu thập thông tin

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực

nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin

a phỏng vấn

Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau:

Chuẩn bị phỏng vấn

- Lập danh sách và lịch phỏng vấn Lựa chọn số lượng và loại cán

bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống

- Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn

- Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu

- Xác định cách thức phỏng vấn( phi cấu trúc hay có cấu trúc)

- Gửi trước những vấn đề yêu cầu

- Đặt lịch làm việc

- Phương tiện ghi chép là các kí pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu

Tiến hành phỏng vấn

- Nhóm phỏng vấn gồm hai người Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt

phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập

thông tin, bổ sung hoặc làm rõ ý

- Thái độ lịch sự, đúng giờ Tinh thần khách quan Không được tạo

cảm giác “thanh tra”

- Nhẫn nạI chăm chú lắng nghe Mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng

máy ghi âm nhưng phảI được phép của người được phỏng vấn

- Tổng hợp kết quả phỏng vấn

Kết quả phỏng vấn là nguyện vọng của người sử dụng, cần một chương trình

phần mềm giải quyết khâu tính toán của hệ thống

b Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử

hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và

định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung

và hình dạng của các thông tin đầu vào/ra Thông tin trong giấy tờ phản ánh

quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI TRƯỜNG

TIỂU HỌC KIM ĐỒNG

I.Đặc tả hệ thông hiện tại

Hiện tại, công tác quản lý giáo viên ở trường tiểu học kim đồng hoàn

toàn bằng phương pháp thủ công Nghĩa là, các hồ sơ, lý lịch, thông tin liên

quan về giáo viên chỉ được lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách

Khi có một giáo viên mới về trường, hồ sơ và các thông tin liên quan của

giáo viên đó sẽ được người quản lý ghi chép vào một tập hồ sơ lý lịch giáo

viên đồng thời hồ sơ của giáo viên cũng sẽ được lưu giữ tại trường Và khi

muốn chỉnh sửa hồ sơ của một giáo viên nào đó người quản lý lại phải

mở sổ tra tìm giáo viên đó để thay đổi

Trong một năm học, một học kì, một tháng hay trong một tuần thường có

các đợt thi đua, các đợt kiểm tra về chuyên môn, công tác giảng dạy của giáo

viên Những thông tin này cũng được lưu trữ để cuối học kì hay cuối năm sẽ

tổng kết và có các quyết định về khen thưởng…

Thông tin về việc nghỉ dạy, đi trễ, cũng được lưu trữ lại để bổ sung vào mục

thi đua khen thưởng của giáo viên

Khi hiệu trưởng, hiệu phó, hội đồng thi đua cần báo cáo về tình hình nhân

sự, công tác giảng dạy cũng như kết quả thi đua khen thưởng thì người quản

lý sẽ lập báo cáo hoàn toàn bằng thủ công tức là viết tay hoặc bằng word

trên máy tính Chính vì vậy công tác quản lý giáo viên ở đây đang rất cồng

kềnh mất thời gian và gây khó khăn cho công tác quản lý

II Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo

cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu

trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:

- Xử lý:

máy

Tin học hoá hoàn toàn

- Kho dữ liệu:

- Dòng thông tin(luồng) - Điều khiển

Có sự

thay đổi

Thông tin GV

Vb phát sinh trong qtrình công tác

Kiểm tra xử lý

Thông tin đã được ktra xử lý

III Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý của trường

IV Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD của công tác quản lý giáo viên

hồ sơ giáo viên

3 công tác giảng dạy

4 Tìm kiếm

5 Báo cáo

6 Trợ giúp

TRƯỜNG TIỂU HỌC KIM ĐỒNG

viên

Ql học sinh

CẬP NHẬT HỒ SƠ GIÁO VIÊN

Cập nhật hồ

mục

Tìm kiếm theo

số cmt

Tìm kiếm theo dtnr

V.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu

tượng, nhưng nó chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì?

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại kí pháp cơ bản: Thực thể,

tiến trình, kho dữ liệu, và dòng dữ liệu

1 Sơ đồ ngữ cảnh:

Thể hiện khái quát nội dung chính hệ thống thông tin Sơ đồ này

không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội

dung chính của hệ thống

Tên người bộ phận

Tiến trình xử

Hiệu trưởng

Hđ kỉ luật khen

Dữ liệu Thông tin phản hồi

Bc thống kê

Bc thống kê

Ct yêu cầu

Ct yêu cầu

2 Sơ đồ phân rã mức 0:

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ta dùng kĩ thuật phân rã sơ đồ Từ sơ

đồ khung cảnh ta phân rã thành sơ đồ mức 0:

VI Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra

1 Toàn bộ thông tin đầu ra:

4.0 Báo cáo

2.0 quản

lý giáo viên CSDL

Hiệu trưởng, hiệu phó Hội đồng thi đua

Tt yêu cầu

D

ữ liệ

u

Các báo cáo theo yêu cầu tìm kiếm

Các báo cáo thống

n sự

Các yêu cầu

về công tác giảng dạy

- Điện thoại nhà riêng

VII Danh sách và cấu trúc bảng trong cơ sở dữ liệu

Cấu trúc table GIAOVIEN

Fieldname Datatype Description

Holot Text(35) Họ lót

Ngaysinh Date/time Ngày sinh