Hoàn thiện hệ thong kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại công ty CP bitexco nam long

1.1.1 Kiêm soát nội bộ Internal control Theo định nghĩa của coso, kiểm soát nội bộ là một quá trình do ngườiquản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiếp

Danh mục các chữ viết tắt iv

Danh mục bảng, biểu, sơ đồ V PHẦN MỞ ĐẦU i

CHƯƠNG 1 :_LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỘI BỘ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ 4

1.1 Hệ thống kiếm soát nội bộ 4

1.1.1 Ki êm soát nội bộ (Internal control') 4

ỉ 1.2 Các bộ phận họp thành hệ thong kiêm soát nội bộ 7

a) Môi trường kiểm soát 7

b) Đánh giá rủi ro 11

c) Hoạt động kiểm soát 13

d) Thông tin và truyền thông 18

1.3.2 Vai trò của hệ thong kiêm soát nội bộ trong việc tăng cưòng kiếm soát rủi ro trong khâu tiêu thụ 30

1.3.3 Mộ t sổ hệ thong quản trị đang được áp dụng trong doanh nghiệp 31

a) Hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 31

b) Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM 34

c) Phương pháp quản lý 6 Sigma 37

CHƯƠNG 2: THựC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIẾM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG 41

2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Bitexco Nam Long và thực trạng hệ thống kiếm soát nội bộ trong công ty 41

2.1.1 Sự hình thành và phát triên 41

2.2.2 Thực trạng hoạt động đánh giá rủi ro tại Công ty 65 2.2.3 Thực trạng hoạt động kiêm soát của Công ty 67 2.2.4 Thực trạng hệ thong thông tin và truyền thông 74 2.2.5 Thực trạng về hoạt động giảm sát của Công ty 76

CHƯƠNG 3:_PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG

KIỂM SOÁT NỘI Bộ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG 77

3. lSự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ tại Công ty 77

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ trong khâu

tiêu thụ tại Công ty 82

3.2.1 Phương hướng hoàn thiện

Vận tải đơn đường biển

Giá CIF (giá đã bao gồm giá bán, bảo hiếm và chi phívận chuyển)

Cổ phần

Giá FOB (Giá bán giao hàng tại cảng chưa bao gồmbảo hiểm và chi phí vận chuyển (íreight))

Hội đồng quản trị

Danh mục 6 công cụ chủ yếu khi triển khai 6 Sigma

Quy trình bán hàng của Công ty

Danh sách cố đông sáng lập Công ty

ước lượng rủi ro trong quy trình bán hàng của Công ty

Ước lượng rủi ro trong quy trình sản xuất của Công ty

Các thủ tục đề nghị phê duyệt đối với đối với quy trìnhbán hàng

Công ty CP Bitexco Nam Long là một doanh nghiệp chuyên về sản xuấtxuất khấu mặt hàng khăn bông Trong thời gian qua, Công ty đã không ngừngphát triến và trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất ở Miền Bắcchuyên về sản phâm này Trong xu thế mới, bên cạnh những thuận lợi về môitruờng kinh doanh, về lợi thế so sánh, Công ty cũng phải đổi mặt với nhữngkhó khăn và thách thức mói do sức ép cạnh tranh ngày một lớn Nhằm mụctiêu thúc đấy hoạt động tiêu thụ tại công ty bằng cách hoàn thiện hệ thống

kiểm soát nội bộ, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thong kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty CP Bitexco Nam Long".

Phương pháp nghiên cún chung của luận văn là kết hợp giữa nghiên cứu lýluận với tống kết thực tiễn, trên cơ sở đó sử dụng các phương pháp phân tích,tống hợp, so sánh, chứng minh để nghiên cứu và đề xuất các giải pháp thựchiện Nội dung luận văn gồm 3 chương chính là:

Chương I: Lý luận chung về hệ thống kiếm soát nội bộ và vai trò của hệthống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ

Chương I Lý luận chung về hệ thống kiếm soát nội bộ và vai trò của hệ

thống kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ.

1.1.1 Kiêm soát nội bộ (Internal control)

Theo định nghĩa của coso, kiểm soát nội bộ là một quá trình do ngườiquản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiếplập đế cung cấp một sự bảo đảm họp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;

- Các luận lệ và quy định được tuân thủ;

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

1.1.2 Các bộ phận họp thành hệ thống kiếm soát nội bộ

a) Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chungcủa một đơn vị, nó chi phối ý thức kiếm soát của mọi thành viên trong đơn vị

và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tốchính thuộc về môi trường kiếm soát là:

b) Đánh giá rủi ro: Đối với mọi hoạt động của mọi đon vị đều có thếphát sinh những rủi ro và khó có thế kiếm soát được tất cả Vì vậy, các nhàquản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi rolàm cho những mục tiêu, kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từnghoạt động của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát đế tốithiểu hoá những tốn thất do các rủi ro này gây nên Để giới hạn được rủi ro ởmức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác địnhcủa đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủiro.

c) Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ

tục đế đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chínhsách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúpkiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thế gặp phải Có nhiều loại hoạtđộng kiểm soát khác nhau được áp dụng trong các đơn vị nhưng một số hoạtđộng kiểm soát chủ yếu hay được áp dụng có thể kể đến là:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Kiếm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ

trọng Đầu vào của hệ thống này là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dướidạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán Quá trìnhvận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý vàtổng họp

e) Giám sát: Giám sát là quá trình mà mọi người quản lý đánh giá chấtlượng của hệ thống kiếm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xácđịnh kiếm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cầnthiết phải sửa đối chúng cho phù hợp với tòng giai đoạn phát triến của đơn vịhay không Đế đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt độnggiám sát thường xuyên hoặc định kỳ

1.1.3 Vai trò và trách nhiệm của các đoi tượng có liên quan đến

d) Nhân viên: Suy cho cùng, kiếm soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm

của mọi thành viên trong một đơn vị Thông qua các hoạt động hàng ngày,mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độkhác nhau, tù’ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho đếnngười thủ kho bảo quản hàng hóa theo các chính sách của đơn vị

ĩ 1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiêm soát nội bộ

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, ;

- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồngvới nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị;

- Chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đếnnhững nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trongcác nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua;

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ racho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do saisót hay gian lận gây ra;

dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã đuợc thực hiện cho kháchhàng, đồng thời thu được tiền hàng hoá hoặc được quyền thu tiền bán hàng

1.2.2 Nội dung của hoạt động tiêu thụ sản phẩm

- Thứ nhất là điều tra nghiên cứu thị trường

- Thứ hai là lựa chọn sản phấm thích ứng và tiến hành sản xuất

- Thứ ba là tố chức hoàn chỉnh sản phấm và đưa hàng hoá về kho thànhphẩm đế chuẩn bị tiêu thụ

- Thứ tư là định giá bán và chào báo giá tới khách hàng;

- Thứ năm là lên phương án phân phối vào các kênh tiêu thụ và lựachọn các kênh phân phối sản phấm;

- Thứ sáu là xúc tiến bán hàng

- Thứ bẩy là thực hiện các kỹ thuật nghiệp vụ bán hàng và đánh giá kếtquả tiêu thụ sản phấm

- Xác định được khả năng rủi ro đó có thể xảy ra;

- Xác định được cách quản lý các rủi ro;

- Xác định được khả năng của doanh nghiệp trong việc giảm thiếu xácsuất và tác động của rủi ro đến hoạt động tiêu thụ;

- Xác định được chi phí và lợi ích của quản lý rủi ro và các biện pháp

áp dụng;

Chương 2: Thực trạng hoạt động kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt

động tiêu thụ tại Công ty cố phần Bitexco Nam Long

2.1 Tống quan về Công ty cố phần Bitexco Nam Long và thực trạng hoạt

động tiêu thụ tại Công ty

2.1.1 Sự hình thành và phát triến

Công ty CP Bitexco Nam Long có tên giao dịch đối ngoại là BitexcoNam Long Joint Stock Company, viết tắt là Bitexco Nam Long, có trụ sởchính tại Lô A2, Khu CN Nguyễn Đức Cảnh, TP Thái Bình, tỉnh Thái Bình.Bitexco Nam Long là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân

xuất kinh doanh chính của công ty bao gồm: Dệt vải, sản xuất các loại sợi, chỉkhâu, chỉ thêu; Sản xuất và hoàn thiện khăn bông các loại; Hoàn thiện các sảnphẩm dệt Công ty có vốn điều lệ là 41.500.000.000 đồng

Quá trình phát triển của Công ty có thế chia thành 3 giai đoạn:

- Giai đoạn 1 (1995-2000): Giai đoạn ốn định sản xuất và xây dựngthuơng hiệu;

- Giai đoạn 2 (2001-2005): Giai đoạn khẳng định uy tín và phát triển;

- Giai đoạn 3 (2005 - nay): Tiếp tục khẳng định uy tín và phát

triển

2 ỉ.2 Thực trạng hoạt động tiêu thụ tại Công ty

a) Đặc điếm về thị truờng tiêu thụ: Thị truờng xuất khâu chính của Công

ty là thị truờng Nhật Bản (chiếm khoảng 97% giá trị xuất khẩu của Công ty),ngoài ra Công ty đã xuất sang một số thị trường khác như Pháp, Mỹ, Đức,Canada

IX

- Cúc loại sản phấm khác: Ngoài ba dòng sản phẩm chính trên, Công ty

còn có một số loại sản phấm khác như khăn thế thao, khăn dùng trongbệnh viện, vải bông

c) Đặc điểm về hoạt động tiêu thụ sản phẩm

Hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Công ty bao gồm 2 quy trình chính làquy trình sản xuất sản phấm và quy trình bán hàng

- Quy trình sản xuất sản phẩm: Quá trình sản xuất mặt hàng khăn bôngbao gồm 4 công đoạn chính như sau:

d) Đặc điểm hoạt động thanh toán

tại Công ty cố phần Bitexco Nam Long

2.2.1 Thực trạng môi trường kiêm soát

Công ty CP Bitexco Nam Long được thành lập đế đảm nhận toàn bộ hoạtđộng kinh doanh dệt may từ công ty mẹ Đối với các nhà lãnh đạo của tậpđoàn, hoạt động của Bitexco Nam Long không chỉ đơn thuần vì mục tiêu lợinhuận mà còn là gìn giữ hoạt động sản xuất truyền thống của gia đình, và vìmục tiêu phát triến bền vững Bitexco Nam Long là công ty gia đình Đa phầncán bộ văn phòng cũng như các lãnh đạo xí nghiệp là “người nhà”, do vậyphong cách điều hành và quản lý của công ty phần nào mang phong cách giađình, dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong một môi trườnglàm việc tương đối thoải mái, không có nhiều áp lực

Bitexco Nam Long cơ cấu tổ chức theo các phòng ban chức năng, phòngban nghiệp vụ và các xí nghiệp sản xuất, có chức năng và nhiệm vụ cụ thế.Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bầu ra, là người lãnh đạo cao nhất vàchịu trách nhiệm chung trong công tác quản lý và phân công trách nhiệm chotùng phòng; chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Hội đồng quản trị về mọihoạt động của Công ty Giúp việc cho Tổng giám đốc là hai phó Tổng giámđốc phụ trách về tài chính và phụ trách kế hoạch

đối soát nào Căn cứ đế lãnh đạo công ty duyệt chi là trên hoá đơn và dựa trêngiải trình của cán bộ thực hiện Việc điều hành hoạt động của phòng kế toánđược giao phó cho kế toán trưởng thực hiện Cơ sở quản lý của Ban Giám đốcđối với các phòng nghiệp vụ chủ yếu dựa trên niềm tin

Các hoạt động nhận dạng rủi ro ở công ty chủ yếu được tiến hành ở cuốicác quy trình, ơ các xí nghiệp sản xuất, cuối mỗi quy trình đều có bộ phậnkiếm soát chất lượng sản phấm (KCS) kiếm tra chất lượng thành phấm Đốivới bộ phận nghiệp vụ, hoạt động kiếm soát thế hiện ở chữ ký của cán bộquản lý nhiều lúc chỉ mang tính tượng trưng, thủ tục

2.2.3 Thực trạng hoạt động kiêm soát

Đặc điểm hoạt động kiếm soát của Công ty được thể hiện ở nhiều góc độ

Ớ góc độ phân chia trách nhiệm, Công ty đã tuân thủ đúng nguyên tắc phâncông, phân nhiệm theo đó các phòng, ban, xí nghiệp đều có chức năng, nhiệm

vụ cụ thể Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm toàn bộ trước Ban giám đốccông ty về các nghiệp vụ phát sinh tù’ bộ phận mình và được giao quyền quyết

định tối đa nhằm rút ngắn thời gian sản xuất, tăng tính cạnh tranh của Công

ty-Tuy nhiên, trong hoạt động kiểm soát của công ty vẫn còn một số bấtcập Đứng ở góc độ kiếm soát nội bộ, thì các quy trình nghiệp vụ của Công ty

Hệ thống chứng từ kế toán của công ty bao gồm 4 hệ thống là: Chứng tù'

kế toán, hệ thống số kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảngtống hợp, cân đối kế toán Hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến khâu tiêuthụ sản phẩm của Công ty (xuất khẩu sản phẩm), các chứng từ kế toán yêucầu bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho, tờ khaihải quan, bộ chứng từ xuất khẩu, xác nhận thanh toán của Ngân hàng Hiện tạiCông ty đang sử dụng phần mềm kế toán, cho phép chiết xuất báo cáo theocác hình thức sổ khác nhau Phòng kế toán của Công ty vẫn đang cung cấp 2

hệ thống báo cáo là Báo cáo tài chính (theo quy định của Bộ tài chính) và Báocáo quản trị nhằm đưa đến cho Ban Tổng Giám đốc những thông tin kịp thời,chính xác tù' đó đưa ra các quyết định quản lý phù hợp Liên quan đến khâutiêu thụ, Công ty có các báo cáo quản trị như: báo cáo tống hợp doanh thu(lập theo tháng, quí, năm, khách hàng, mã hàng), báo cáo tình trạng tồn kho(lập theo tuần, theo mã hàng), báo cáo công nợ (lập theo tuần),

2.2.5 Thực trạng về hoạt động giám sát của Công ty

Mặc dù là công ty cổ phần nhưng công ty không có Ban kiểm soát nội

bộ Việc đánh giá hoạt động của các bộ phận được giao cho phòng Tổ chứcnhân sự và đánh giá cảm tính của Ban giám đốc dựa trên kết quả sản xuấtkinh doanh của Công ty

Chương 3: Phương hướng, giải phát hoàn thiện hệ thống kiếm soát

nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty cổ phần Bitexco Nam Long

Thứ hai là do nhu cầu phát triền của Công ty: Bitexco Nam Long là một

trong những doanh nghiệp hàng đầu của miền Bắc chuyên về lĩnh vục sảnxuất khăn bông, và tham vọng của Công ty trong thời gian tới sẽ trở thànhdoanh nghiệp hàng đầu của miền Bắc chuyên về sản xuất khăn bông xuấtkhẩu Muốn vậy, công ty cần phải xây dụng cho mình một hệ thống quản lýkhoa học, hợp lý và hiệu quả mà bước khởi đầu chính là hoàn thiện hệ thốngkiếm soát nội bộ

Thứ ba là ỷ nghĩa của to chức hệ thống kiếm soát nội bộ tại Công ty:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt

hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượngsản phẩm )

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt,trộm cắp

thụ tại Công ty

3.2.1 Phương hướng hoàn thiện

Trong phạm vi của luận văn, các biện pháp được đưa ra nhằm hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giới hạn trong việc kiểm soát rủi ro trong khâutiêu thụ sản phẩm Các giải pháp cụ thế trước mắt được đưa ra căn cứ trên cơ

sở ước lượng các rủi ro có thể xảy ra trong khâu tiêu thụ, tình hình hoạt độngthực tế của công ty, tù' đó đưa ra các quy trình kiếm soát nhằm hạn chế sự xảy

ra của các rủi ro này Các giải pháp cụ thể trước mắt đưa ra này là các giảipháp tức thời, tuy nhiên về lâu dài, Ban lãnh đạo công ty cần chủ động xâydựng một quy trình kiểm soát chuẩn trong toàn bộ các hoạt động của Công tycăn cứ trên các mô hình quản trị đã được chấp nhận rộng rãi trên thế giới, qua

đó củng cố năng lực quản lý của Công ty cũng như củng cố được uy tín củaCông ty trên thị trường thế giới

3.3.2 Một sổ kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thong kiêm soát nội bộ

lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty cô phần Bitexco Nam Long

a) Giải pháp hoàn thiện môi trường kiếm soát:

- Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của Công ty cần phảiđược phố biến công khai trong toàn bộ đội ngũ cán bộ công nhânviên,

khăn nội địa Chuyến bộ phận kỹ thuật về phòng kế hoạch ghép thànhphòng kế hoạch - kỹ thuật chuyên về tính toán kế hoạch, kỹ thuật sảnxuất sản phẩm

- Mạnh dạn xây dựng một lực luợng nhân lực thực sự mạnh, có chuyênmôn, có kỹ năng, năng động và có tính sáng tạo Hiện nay cán bộquản lý của Công ty thực sự có truyền thong và kinh nghiệm, tuynhiên trong bối cảnh kinh doanh mới còn tồn tại một sổ bất cập vềtrình độ ngoại ngữ, tin học và tính linh hoạt Công ty cần phải có sựđầu tu nâng kiến thức cho đội ngũ này đồng thòi tuyển chọn và đuavào hoạt động đội ngũ trẻ, đuợc đào tạo chính quy và có năng lựcthực sự

- Đảm bảo công tác kế hoạch: Cụ thể trong quy trình tiêu thụ của Công

ty, công tác kế hoạch bao gồm: Ke hoạch sản xuất, kế hoạch nguyênvật liệu, kế hoạch tài chính, kế hoạch giao hàng Hiện tại, cán bộ lập

kế hoạch vẫn còn nhiều bất cập đòi hỏi phải có sự thay đối phù hợp

- Thành lập phòng kiếm soát nội bộ chuyên biệt: Công ty cần phải xâydựng một bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên biệt, có chức năng hỗ trợcho Tổng Giám đốc giám sát mọi hoạt động trong Công ty, đảm bảomọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của Công ty; Báo cáokịp thời các kết quả kiếm tra, kiếm soát nội bộ và đề xuất các giảipháp, kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn,

dựng cho mình một cơ chế bồi thường rủi ro trên cơ sở công ty sẽ là ngườiđứng ra bồi thường tốn thất cho khách hàng Tuy nhiên, sau khi xác định đượcnguyên nhân gây ra tốn thất, các bộ phận trực tiếp, gián tiếp liên quan sẽ phảibồi thường một phần tốn thất lại cho công ty theo các mức nhất định.

c) Đe xuất cơ chế kiểm soát trong khâu tiêu thụ

- Thủ tục phê duyệt: Phải phù hợp với quy chế và chính sách của công

ty

- Chế độ báo cáo bất thường

- Áp dụng hệ thống chỉ tiêu vào trong quản lý

- Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Công ty phải thực hiện phântách rõ ràng các chức năng: Phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghinhận tài sản

- Đối chiếu: Thủ tục đối chiếu cần kịp thời và phải điều tra rõ nếu cókhác biệt, tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn Ban Giám

e) Xây dựng hệ thống giám sát và thâm:

Công ty phải xây dựng một bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên biệt, chịu

sự quản lý của Ban Giám đốc, thay mặt ban Giám đốc kiếm tra, giám sát hoạtđộng của các bộ phận và lập báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường trình BanGiám đốc; đề xuất phưong án giải quyết với Ban giám đốc khi có sự cố xảy ra

Kết luận

Hiện tại, hệ thống kiếm soát nội bộ của Bitexco Nam Long còn rất yếu,mang tính tự phát và được hình thành từ kinh nghiệm Hiện tại công ty vẫnhoạt động hiệu quả và chưa phát sinh những tổn thất to lớn do nguyên nhânchủ quan, nhưng trong bối cảnh mới, rõ ràng nếu công ty không chủ động xâydựng cho mình một hệ thống kiếm soát nội bộ khoa học thì nguy CO' công ty

sẽ phải đối mặt với những tổn thất chủ quan nặng nề trong tương lai, giảm

1. Tính cấp thiết của đề tài

Đứng trước xu thế toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế, một trongnhững chiến lược phát triển hợp lý nhất mà Đảng và Nhà nước ta đã lựa chọn

và tiếp tục được khắng định trong Đại hội Đại biếu lần thứ IX của Đảng là:

"Chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực theo tinh thần phát huy tối đanội lực, đồng thời tranh thủ nguồn lực bên ngoài đế phát triển nhanh, có hiệuquả và bền vững" Chiến lược này tiếp tục mang lại cho các doanh nghiệp sảnxuất khấu nước ta một môi trường hoạt động mới trong giai đoạn tới thuận lợi

và hiệu quả hơn

Công ty CP Bitexco Nam Long là một doanh nghiệp chuyên về sản xuấtxuất khấu mặt hàng khăn bông Trong thời gian qua, Công ty đã không ngừngphát triển và trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất ở Miền Bắcchuyên về sản phẩm này Trong xu thế mới, bên cạnh những thuận lợi về môitrường kinh doanh, về lợi thế so sánh, Công ty cũng phải đối mặt với nhữngkhó khăn và thách thức mới do sức ép cạnh tranh ngày một lớn Đe tiếp tụcgiữ vững được vị thế, phát triến và trở thành một doanh nghiệp hàng đầu cảnước trong lĩnh vực này, bên cạnh phương án cải tiến và nâng cấp công nghệ,

đa dạng hoá sản phẩm, tìm kiếm các khách hàng và thị trường mới, thì trướcnhất Công ty cần phải xây dựng cho mình một hệ thống quản lý khoa học,hiệu quả, phù họp với bối cảnh mới

Hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là một công cụ hỗ trợ đắc lực chocông tác quản lý, đó là sự tích hợp một loạt các hoạt động, biện pháp, kế

những điều muốn tránh Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp Việt Nam, kháiniệm và vai trò của hệ thống kiếm soát nội bộ vẫn còn chưa được nhiều nhàquản lý quan tâm

Trong một doanh nghiệp sản xuất xuất khấu thì xây dựng được một hệthống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho Công ty giảm bớt nguy cơ rủi

ro tiềm ấn trong quá trình sản xuất, bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mátbởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác của các sốliệu kế toán và báo cáo tài chính; Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy,quy ché, quy trình hoạt của Công ty cũng như các quy định của luật pháp;Đảm bảo Công ty hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạtđược mục tiêu đặt ra

Quá trình tiêu thụ sản phẩm là quá trình thực hiện mục đích của sản xuất

và tiêu dùng, đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Trong bất kỳmột doanh nghiệp nào, tiêu thụ sản phẩm cũng là giai đoạn cuối cùng của quátrình sản xuất kinh doanh, là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển củadoanh nghiệp đó Do vậy, dưới góc độ là một kế toán tại Công ty CP BitexcoNam Long, với mục đích xây dựng trong Công ty một hệ thống quản lý khoa

học, và hiệu quả trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, em chọn đề tài: Hoàn thiện hệ thong kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công

ty CP Bitexco Nam Long.

2. Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hoá các vấn đề lý luận về hệ thống kiếm soát nội bộ và vai trò

xây dựng một hệ thống kiếm soát nội bộ thực sự trở thành công cụ quản lýđắc lực của Công ty.

3. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cún chung của luận văn là kết hợp giữa nghiên cún

lý luận với tống kết thực tiễn Trên cơ sở đó luận văn sử dụng các phươngpháp phân tích, tổng hợp, so sánh, chứng minh đế nghiên cứu và đề xuất cácgiải pháp thực hiện

Bên cạnh đó, luận văn cũng sử dụng các phương pháp kỹ thuật như:phương pháp điều tra, khảo sát, phương pháp thu thập thông tin, tố chức sơ

đồ, biếu mẫu để trình bày kết quả nghiên cứu một cách cụ thể, rõ ràng Dovậy, các phân tích của luận văn sẽ dựa trên cơ sở các lý luận chung và so sánhvới tình hình thực thế của doanh nghiệp

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cún cua đề tài

Đe tài tập trung vào nghiên cứu lý luận về vai trò của hệ thống kiểm soátnội bộ trong quản lý nói chung và tác dụng cụ thế của hệ thống này trong việckiếm soát rủi ro tiêu thụ tại các doanh nghiệp sản xuất xuất khấu áp dụng cụthế trong Công ty cố phấn Bitexco Nam Long, một doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực dệt may

5. Ket cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, cấu trúc của luận văn gồm 3 phần:

CHƯƠNG 1:

LÝ LUẬN CHƯNG VÈ HỆ THỐNG KIẺM SOÁT NỘI BỘ VÀ

VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỘI Bộ QUẢN LÝ

HOẠT ĐỘNG TIỀU THỤ

1.1 Hệ thống kiếm soát nội bộ

1.1.1 Kiêm soát nội bộ (Internal control)

Khái niệm “kiểm soát nội bộ ” ra đời tù' đầu thế kỷ XX trong thuật ngữ

của các kiểm toán viên độc lập, mô tả các hoạt động tự kiểm soát tại doanhnghiệp, qua đó kiếm toán viên sẽ tìm hiểu và đánh giá hệ thống này nhằmphục vụ cho việc điều chỉnh các hoạt động kiếm toán Dưới góc độ quản trị,thoạt đầu hoạt động kiểm soát nội bộ được đồng nghĩa với hoạt động tự kiếmtra của kế toán với mục tiêu tìm kiếm các giải pháp quản trị tài chính cũngnhư phát hiện gian lận trong các báo cáo tài chính

Bước sang những năm 30 của thế kỷ XX, với việc phá sản của hàng loạtcác tố chức tài chính, tín dụng lớn ở Bắc Mỹ và Tây Âu, phương pháp tự'kiểm tra của kế toán đã bộc lộ yếu điểm của mình so với yêu cầu quản lý,

trước đó mà đã bao gồm cả hoạt động đối soát và đánh giá hệ thống quản lýcủa doanh nghiệp.

Nhằm thống nhất định nghĩa về kiếm soát nội bộ cũng như công bố đầy

đủ một hệ thống tiêu chuẩn đế giúp cho các đơn vị xây dựng, đánh giá vàhoàn thiện hệ thống kiểm soát của mình, Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ(COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ đãcông bố Báo cáo coso 1992 (Intemal Control - Intergrated Framework) đưa

ra một khuôn mẫu về kiếm soát nội bộ Báo cáo này đã cung cấp một cái nhìntoàn diện về kiểm soát nội bộ và đặt nền tảng cho các lý thuyết về kiểm soátnội bộ sau này

Theo định nghĩa của co so, kiểm soát nội bộ là một quá trình do ngườiquản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiếplập đế cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;

- Các luận lệ và quy định được tuân thủ;

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Quản trị, Ban Giám đốc và các nhân viên Chính con người sẽ định ramục tiêu, thiếp lập cơ chế kiếm soát ở mọi nơi và vận hành chúng

Kiêm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo họp lý, chứ không phải

đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành hệthống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của conngười nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu Kiếm soát nội bộ cóthế ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thế đảm bảo

là chúng không bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trongviệc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiếm soátkhông thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó

Do đó, tuy người quản lý có thế nhận thức đầy đủ về các rủi ro, nhưng

nếu chi phí cho quá trình kiếm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụngcác thủ tục đế kiểm soát rủi ro

Các mục tiêu của kiêm soát nội bộ

+ Đối với báo cáo tài chính, kiếm soát nội bộ phải bảo đảm về tínhtrung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải

có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực vàchế độ kế toán hiện hành;

+ Đối với tính tuân thủ, kiếm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm họp

+ Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểmsoát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực,bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện cácchiến luợc kinh doanh của đơn vị

Như vậy, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng baotrùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồntại và phát triến của đơn vị

1.1.2 Các bộ phận họp thành hệ thống kiếm soát nội bộ

Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữacác đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như qui mô, tính chất hoạt động,mục tiêu của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiếm soát nội bộ nàocũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản Theo coso, kiểm soát nội bộ baogồm các bộ phận sau:

- Môi trường kiếm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiếm soát

soát Đe đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựngnhững chuấn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn đế cóthế ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đứchoặc phạm pháp Muốn vậy, những nhà quản lý cần làm gương chocấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phố biến nhữngquy định đến mọi thành viên bằng các thế thức thích hợp.

Một cách khác đế nâng cao tính chính trục và sự tôn trọng cácgiá trị đạo đức là đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiếu những sức éphay điều kiện có thế dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trungthực Thí dụ, gian lận trong báo cáo tài chính có thế xuất phát từ việcnhân viên bị ép buộc phải thực hiện các mục tiêu phi thực tế của nhàquản lý Những hành động không đúng cũng có thế phát sinh khiquyền lợi của nhà kinh tế lại gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập(thí dụ các khoản thưởng sẽ căn cứ theo mức lợi nhuận đạt được),

Đảm bảo về năng lực Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ

năng và hiểu biết cần thiết đế thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếukhông chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữư hiệu

và hiệu quả

Hội đồng quản trị và Ban kiếm soát Nhiều nước trên thế giới yêu cầu

các công ty cố phần có niêm yết trên thị trường chứng khoán phải

pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiếmsoát nội bộ Do có các chức năng quan trọng, nên hoạt động hữuhiệu của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát có ảnh hưởng lớn đến môitrường kiểm soát.

Các nhân tổ được xem xét đế đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồngquản trị hoặc Ban kiếm soát là mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tíncủa các thành viên trong Hội đồng quản trị, Ban kiếm soát và mốiquan hệ của họ với bộ phận kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Triết lý

quản lý thế hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý,phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của

họ khi điều hành đơn vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lậpbáo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức

kế hoạch Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi rocao, nhưng có the thu được nhiều lợi nhuận Một số nhà quản lý kháclại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro Sự khác biệt về triết lýquản lý và phong cách điều hành có thế ảnh hưởng lớn đến môitrường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơnvị

Cơ cấu tổ chức, về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và

quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trongviệc đạt được các mục tiêu Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kếhoạch điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khithiết kế không đúng, cơ cấu tố chức có thể làm cho các thủ tục kiểmsoát mất tác dụng Thí dụ, nếu sắp xếp bộ phận kiếm toán nội bộthuộc phòng kế toán, chức năng kiếm tra và đánh giá của kiếm toánnội bộ sẽ không thể phát huy được tác dụng Cơ cấu tổ chức thườngđược mô tả thông qua sơ đồ tố chức, trong đó phải xác định được các

vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáocho phù hợp Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thùhoạt động của đơn vị

Cách thức phân chia quyền hạn và trách nhiệm Phân định quyền hạn

và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụthể hoá về quyền hạn và trách nhiệm cho từng thành viên trong cáchoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiếu rằng họ cónhiệm vụ cụ thế gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thếnào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu Do đó, khi mô tảcông việc, đơn vị cần phải thế chế hoá bằng văn bản về những nhiệm

vụ và quyền hạn cụ thế của từng thành viên và quan hệ giữa họ vớinhau

Chính sách nhân sự Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về

việc tuyển dụng, huấn luyện, bố nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen

dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kinh nghiệm, chínhtrục và hạnh kiếm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực màcòn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.

Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanhnghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính.Thí dụ một quan điếm không đúng đắn của Giám đốc khi báo cáo về lợinhuận có thế làm mất đi tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặcnăng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sailệch trọng yếu của các báo cáo này

Đối với mọi hoạt động của mọi đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro

và khó có thế kiếm soát được tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá vàphân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu, kế

cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho tòng hoạt động của đơn vị có thếkhông đạt được và phải cố gắng kiếm soát đế tối thiếu hoá những tốn thất docác rủi ro này gây nên

Đe giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựatrên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ

đó mới có thế quản trị được rủi ro

xác định mục tiêu có thế thực hiện quan việc ban hành các văn bảnhoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biếu hàng ngày của ngườiquản lý

Nhận dạng rủi ro Rủi ro có thế tác động đến tổ chức ở mức độ toàn

đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể

Ớ mức độ toàn đơn vị, các nhân tố có thế làm phát sinh rủi ro đó

là sự đối mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiếnsản phâm của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đôi trong chính sách củaNhà nước, trình độ nhân viên không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đốicán bộ quản lý Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, muahàng, kế toán rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từnghoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị

Đe nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phươngpháp khác nhau, tù’ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tíchcác dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động

Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thế tiến hành dướidạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng hoặc các buốihọp giao ban trong nội bộ

không có thực hoặc không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giátài sản và các khoản nợ phải trả không phù họp với các chuân mực,chế độ kế toán; khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí; trình bàynhững thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực

và chế độ kế toán

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho cácchỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúpthực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro màđơn vị đang hay có thế gặp phải Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhauđược áp dụng trong các đơn vị nhưng một số hoạt động kiếm soát chủ yếu hayđược áp dụng có thể kể đến là:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nàođược giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khikết thúc Chang hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức

năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm đế các nhân viên

+ Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán Lý do không

cho phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữcác số sách kế toán về tài sản đó để ngăn chặn hành vi tham ô tàisản Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thế tạo rủi ro lànhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản đế phục vụ cho lợi ích cá nhân

và điều chỉnh số sách đế che dấu sai phạm của mình

+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản.

Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ khôngđược kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản Thí

dụ nếu cùng một người vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồngthời là người phát lương có thế dẫn đến việc tuyến dụng khốngnhân viên đế chiếm đoạt tiền lương của những nhân viên không cóthật này

+ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán Neu từng

bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ

có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phậnhoặc khu vục của mình Muốn không cho thông tin bị lệch lạc nhưtrên, quá trình ghi số nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện

- thường là bộ phận kế toán

- Kiêm soát quả trình xử lý thông tin và nghiệp vụ

+ Các chứng tù’ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng đế cóthế kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết;

+ Chứng từ cần phải lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càngsớm càng tốt;

+ Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thế sử dụng cho nhiềucông dụng khác nhau Thí dụ hoá đơn bán hàng là căn cứ đế tínhtiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàngbán và tính hoa hồng bán hàng;

+ Phải tố chức luân chuyến chứng tù' khoa học và kịp thời, nghĩa làchứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, vàphải được xử lý nhanh chóng đế chuyến cho bộ phận tiếp theo

+ Neu ghi chép thủ công, số sách cần phải đóng chắc chắn, đánh sốtrang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệtcủa người kiểm soát

+ Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các

chính sách đế áp dụng cho toàn đơn vị Thí dụ Ban giám đốc banhành bảng giá bán sản phẩm, dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu chokhách hàng Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó đếxét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép

+ Phê chuân cụ thế: Là các trường hợp mà người quản lý phải xét

duyệt tùng nghiệp vụ riêng biệt chứ không thế đưa ra chính sáchchung Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ khôngthường xuyên, thí dụ phê chuẩn việc mua sắm máy móc thiết bị Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụthường xuyên nhưng có số tiền vượt khởi giới hạn cho phép củachính sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn hơnmột mức đã ấn định nào đó Các cá nhân hoặc bộ phận được uỷquyền đế thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng vớitính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Thí dụ như quyết định

về mua sắm những tài sản có giá trị lớn tù' một số tiền nào đó trởlên phải do Hội đồng Quản trị phê chuẩn

- Kiếm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kế

cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng,cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và

Việc so sánh, đổi chiếu giữa số sách kế toán và tài sản hiện cótrên thực tế bắt bược phải được thực hiện định kỳ Khi có bất kỳchênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ

đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và

số sách có liên quan Neu không thực hiện công việc này thì tài sản cóthế bị bỏ phế, mất mát hoặc có thế không phát hiện được những hành

vi đánh cắp

Kiêm tra độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận)khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầuphải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường

có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chếthường xuyên kiểm tra soát xét lại Thí dụ nhân viên có thể quên,hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong công việc vàcần có người quan sát đế đánh giá việc thực hiện công việc của họ.Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ranhững hành vi tham ô hay cố tình vi phạm, vì thế hoạt động này vẫnrất cần thiết

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiếm tra

là họ phải độc lập với đổi tượng được kiếm tra Sự hữu hiệu của hoạtđộng này sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên cấpdưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ

lý do nào

d) Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiếp lập,

duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thànhcác báo cáo đế cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, baogồm cả cho nội bộ và bên ngoài

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tố chức vì giúp cho việc đạtđuợc các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin được cung cấp thông qua

hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một đơn vị có thế được xử lý trênmáy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai miễn là bảo đảm các yêucầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truycập thuận tiện

các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thôngtrong đơn vị Điều này sẽ được thực hiện nhò' việc tô chức các kênhthông tin hữu hiệu trong nội bộ;

- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng )cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ,nhò' đó đơn vị mới có thế có những phản ứng kịp thời Các thông tincho bên ngoài (Nhà nước, cố đông ) cũng cần được truyền đạt kịpthời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quantrọng Đầu vào của hệ thống này là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dướidạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán Quá trìnhvận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý vàtổng hợp

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽvới nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toánquản trị Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào,thế nhưng quá trình xử lý và sản phấm đầu ra lại có nhiều khác biệt đế hìnhthành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểmtoán báo cáo tài chính Các kiếm toán viên bên ngoài thường quan tâm đến hệthống thông tin kế toán tài chính

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ đế ghi chép đúng giá trị;

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ đế ghi chép đúng giá trị;

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra đế ghi chépđúng kỳ;

- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáotài chính

Đe đạt được các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọngtrong hệ thống đó là chứng từ và số sách kế toán

Với đặc trung là ghi nhận tùng nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, chứng tù’ chophép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lậpchứng từ Ngoài ra, chứng tù' còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi saiphạm đế bảo vệ tài sản của đơn vị Thí dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi sẽgiúp ngăn chặn những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy định.Bên cạnh đó, chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa cácđối tượng, kế cả bên trong và bên ngoài đơn vị Như vậy, với chức năng tiềnkiểm, chứng từ đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán nóiriêng, và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung của đơn vị