Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu công văn

Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu công văn

LỜI GIỚI THIỆU

Ngày nay, song song với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ

thuật thì nghành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan trọng Trên thế giới

cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một nghành công nghệ

mũi nhọn, nó là một nghành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp

dụng vào các hoạt động xã hội như quản lý, điều hành, kinh tế…

Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin đó là áp dụng vào

quản lý các hoạt động xã hội Thông tin, dữ liệu được lưu trữ và biểu diễn dưới

dạng số hoá và các thuật toán Các chương trình được xây dựng trên những công

nghệ mới của cơ sở dữ liệu đã làm tăng thêm đáng kể các công việc có liên quan

đến công tác quản lý như: quản lý sinh viên, quản lý bán hàng, quản lý thư

viện…

Với mong muốn áp dụng Visual Basic vào công tác quản lý, em xin thực

hiện đề tài: Quản lý công văn đến trong báo cáo này Công việc quản lý công

văn bằng thủ công là rất phức tạp và dễ gây nhầm lẫn vì các thao tác thủ công

nhàm chán, đồng thời việc tìm kiếm công văn sẽ rất lâu và khó, vì vậy có một

phần mềm hỗ trợ việc sử dụng máy tính để quản lý các công văn sẽ giúp người

quản lý dễ dàng hơn

Hệ thống quản lý tài liệu công văn đến sẽ được xây dựng trên hệ quản trị

dữ liệu Microsoft Access, và sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Báo cáo này gồm 5 phần:

Phần I: Giới thiệu về cơ sở thực tập

Phần II: Phân tích hệ thống

Phần III: Thiết kế hệ thống

Phần IV: Mô tả giao diện và hướng dẫn sử dụng

Phần V: Kết luận và hướng phát triển

Phần I: Giới thiệu về cơ sở thực tập

I Giới thiệu chung

1 Một vài nét về công ty

Tên công ty: Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghệ Đại Việt

Địa chỉ: 141 Chùa Bộc - Đống Đa – Hà Nội

Tel: 84.4.5635678 / 5636818

Fax: 84.4.5635748

Email: toandqvn@yahoo.com

Web: http:// www.daiviet.com.vn

Giám đốc: Trần Quang Toản

Số lượng nhân viên: 40 người

2 Các hoạt động chính của công ty

+Công ty Đại Việt luôn quan tâm đến chất lượng phục vụ khách hàng, luôn

mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất

+Cung cấp và bảo hành theo tiêu chuẩn của chính hãng sản xuất các sản phẩm,

thiết bị tin học, máy văn phòng do các hãng hàng đầu thế giới sản xuất như:

IBM, COMPAQ, INTEL …

+Phân phối các loại linh kiện, phụ kiện máy tính của nhiều nhà phân phối với

chất lượng cao và giá thành hợp lý

+Cung cấp các thiết bị ngoại vi, hệ thống mạng và giảI pháp tổng thể về mạng,

cơ sở dữ liệu …

+Cung cấp các linh kiện, phụ kiện, vật dụng văn phòng chính hãng cho các loại

máy tính, máy in, máy photocopy

+Dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng thường kỳ, dàI hạn hệ thống máy tính, máy văn

phòng khác … với nhiều hình thức phong phú

+Tư vấn, cài đặt phần mềm ứng dụng, nâng cấp máy tính theo yêu cầu của

khách hàng

3 Sơ đồ tổ chức công ty

Với diện tích và quy mô không lớn, tổ chức của công ty khá đơn giản gồm có

Phòng kỹ thuật của công ty

2 Nhiệm vụ chức năng của đơn vị:

Giám đốc

P.giám đốc

Trưởng phòng

kỹ thuật

Trưởng phòng kho

Trưởng phòng

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Lắp ráp, cài đặt, sửa chữa máy vi tính theo yêu cầu của khách hàng, hướng dẫn

Chip: Intel Pentium 4 –1.4GHz SK 478/Bus 400 / 256 Kb

Main: Gigabyte titan SK 478 INTEL 845 2.4G,SDRam

Ram: SDRam 256 Kb Hyunix Bus133

HDD: Maxtor – Seagate 20Gb 5400 RPM

Fax moderm internal 56Kb – V90 Motorola

Keyboard + mouse: Mitsumi – Malaysia

Chip: Intel celeron 1.13GHz SK 370 – 256 Kb/Bus 133

Main: Giga 6.0_XT – chipset Intel 815 EP BUS 133 Upto

1.3 Ghz On sound (Tuatalin)

Ram: SD Ram 128 Mb Hynuix Bus 133

HDD: Seagate 20 Gh…

Phần II: Phân tích hệ thống

I KháI niệm và mục tiêu của hệ thống thông tin

1.Khái niệm về hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin bao giờ cũng có chức năng chính sau:

1.1Hệ thống thông tin đưa vào

Dữ liệu gốc thường được ghi lại một sự kiện hay một vấn đề

Dạng câu hỏi thường là một yêu cầu về thông tin

Dạng trả lời cho lời nhắc có hoặc không

Dạng lệnh ở dưới dạng ghi tệp hoặc bản ghi

1.2Hệ thống thông tin xử lý

Sắp xếp dữ liệu hay bản ghi theo một trật tự nào đó

Thâm nhập, ghi, sửa đổi thông tin dữ liệu trong hệ thống

Tìm kiếm, tra cứu thông tin trong hệ thống

Lựa chọn các thông tin theo tiêu chuẩn

Thao tác xử lý nhanh và chính xác

1.3 Hệ thống thông tin lưu trữ

Cho phép lưu trữ thông tin theo dạng văn bản, hình ảnh, tiếng nói, thông

tin số hoá, hoặc các thông tin đã được mã hoá

Tính bảo mật của dữ liệu được lưu trữ

2.Mục tiêu của hệ thống thông tin

Phải đáp ứng được những yêu cầu cho người sử dụng, hệ thống phảI dễ sử

dụng và có tính phổ biến cao, làm việc ổn định

Các chức năng của hệ thống phải xử lý nhanh và chính xác

II Các chức năng theo nhóm của hệ thống quản lý công văn đến

1 Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý

1.1Chức năng quản lý công văn đến

Nhập tài liệu mới ( bổ xung tài liệu)

Sửa đổi thông tin về các tài liệu ( hiệu đính )

Huỷ tài liệu

1.2 Chức năng tìm kiếm

Tìm kiếm theo tên tài liệu

Tìm kiếm theo thể loại công văn

Tìm kiếm theo ngày

Tra cứu theo nội dung công văn

1.3 Chức năng thống kê

Thống kê theo tên công văn

Thống kê theo loại công văn

Thống kê theo ngày

1.4 Chức năng trợ giúp

Thay đổi mật khẩu

2 Khái quát sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý công văn đến

Các chức năng chính của hệ thống quản lý công văn đến, bao gồm các chức

2.1 Quản lý công văn đến:

Chức năng quản lý công văn đến, chức năng hủy công văn, chức năng sửa công

văn

2.2 Tra cứu:

chức năng tra cứu công văn

2.3 Thống kê:

Chức năng thống kê công văn đến

2.4 Trợ giúp:

Trợ giúp thay đổi mật khẩu truy nhập

3.Giải thích chi tiết các chức năng trong hệ thống quản lý công văn đến

3.1 Chức năng quản lý công văn đến

Công văn sau khi nhận được sẽ được chuyển cho văn thư của công ty, nhân

viên văn thư sẽ tiến hành phân loại công văn, đánh mã số cho công văn để phù

hợp với công tác quản lý Sau đó chức năng cập nhật công văn sẽ nhập thông tin

nội dung liên quan đến công văn vào cơ sở dữ liệu Nhiệm vụ quan trọng nhất

của công tác cập nhật, bổ xung là cung cấp một cách kịp thời, hợp lý nguồn tin

mà người dùng tin và cơ quan thông tin đang cần

Trong một số trương hợp cần phải có sự điều chỉnh một số thông tin của công

văn do khi cập nhật có sai sót hoặc bổ xung thêm thông tin, cán bộ của công ty

chỉ cần cung cấp mã công văn đó để tìm thông tin về công văn, sửa đổi và cập

nhật lại Trong quá trình kiểm kê và sắp sếp lại công văn, một số công văn

không còn công dụng hay không có nhu cầu thực tế sẽ được gom lại và quyết

định hủy bỏ Khâu cuối cùng và quan trọng nhất là lên danh sách công văn và in

ra phích tra cứu, công việc này làm hoàn toàn bằng máy nên độ tin cậy cho các

phích rất cao, các phích này có thể được thay đổi theo quyết định

3.2 Chức năng tra cứu

Chức năng chủ yếu dành cho người dùng tin Ta có thể tìm được thông tin cơ

bản của tài liệu, tên công văn hay nội dung cơ bản của công văn Chức năng tra

cứu công văn tạo đIều kiện thuận lợi hỗ trợ các nhân viên trong việc tìm kiếm

công văn, trả lời các câu hỏi của người hỏi

3.3 Chức năng thống kê

Thực chất của chức năng này là nhận các báo cáo của các chức năng trên để

nghiên cứu và đưa ra những biện pháp và phương hướng phát triển của hệ thống

Chức năng này đưa ra các thông tin về số lượng công văn trong công ty

3.4 Chức năng trợ giúp

Chức năng này nhằm giúp người sử dụng có thể đưa ra những thay đổi khi

cần đối với chương trình như thay đổi mật khẩu, xoá đi các thông tin không cần

thiết

III Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý công văn đến

1.Sơ đồ mức khung cảnh

Mục đích xây dựng biểu đồ mức khung cảnh là để vạch ra danh giới của hệ

thống và xem xét một cách tổng thể toàn bộ hệ thống Biểu đồ này chỉ ra các

quan hệ chính giữa các tác nhân ngoài là nơi cung cấp tin và nhận thông tin đầu

ra của hệ thống và một bên là chức năng chính của hệ thống Biểu đồ này chỉ ra

được các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giao thông

tin giữa các chức năng Trong biểu đồ chức năng chính là chức năng Hệ thống

quản lý, tác nhân ngoài là Văn thư.

Công văn cập nhật

Yêu cầu thống kê

Báo cáo thống kê

Yêu cầu bổ xung, huỷ tài liệu

Biểu đồ mức khung cảnh

2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( Mức vật lý )

Việc thiết kế biểu đồ này nhằm chỉ ra những phương tiện, biện pháp thực

hiện công việc của hệ thống, chỉ ra hệ thống làm việc như thế nào, các luồng dữ

liệu biểu thị cho các tài liệu liên qua trong lưu chuyển thông tin của hệ thống,

các chức năng của hệ thống là những bộ phận hoạt động, đIều hành Các kho dữ

liệu là các tệp tin lưu trữ thông tin lâu dài, các tác nhân ngoài trao đổi thông tin

với các bộ phận khác trong hệ thống

Hệ thống quản lý Văn thư

Tài liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(Mức vật lý)

3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (biểu đồ logic)

Biểu đồ này xây dựng để phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn nhằm giảm

rủi ro khi hệ thống đưa vào hoạt động Biểu đồ này chỉ ra hệ thống làm cái gì, cố

gắng hoàn chỉnh các chức năng của hệ thống dựa trên biểu đồ vật lý Các luồng

dữ liệu dữ liệu trong biểu đồ này chỉ ra các thông tin yêu cầu đối với từng chức

năng, mô tả quá trình trao đổi thông tin qua lại giữa các chức năng trong hệ

thống Các kho dữ liệu là các kho thông tin dữ liệu logic Các tác nhân ngoài

cung cấp thông tin dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin trả lời từ hệ thống

Văn thư Bộ phận cập nhật

Bộ phận tra cứu

Bộ phận

thống kê

Yêu cầu cập nhật

Y/C thống kê Y/C

Tra

cứu

Báo cáo thống kê Số liệu

Tài liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(Mức logic)

4.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Trong phần xây dựng biểu đồ mức dưới đỉnh, các chức năng được đánh số ở

biểu đồ trên sẽ được phân rã chi tiết hơn, đầy đủ hơn và có giải thích cụ thể đối

với từng chức năng được phân rã Biểu đồ mức đỉnh trên sẽ được vẽ lại thành 3

biểu đồ chi tiết hơn mô tả cụ thể từng chức năng

4.1 Biểu đồ chức năng quản lý công văn đến

PL công

văn

1.2

Huỷ công văn 1.4

Nhận thông tin 1.1

Biểu đồ chức năng quản lý công văn(1)

Giải thích: Chức năng quản lý công văn được phân rã thành các chức năng

con, chức năng nhận kế hoạch từ người quản lý sẽ quyết định để gửi thông tin

đến cho chức năng sửa đổi thông tin, chức năng huỷ tài liệu hay chức năng cập

nhật công văn Chức năng sửa đổi thông tin sẽ lấy ra thông tin về công văn từ

văn thư qua loại công văn, sửa đổi theo yêu cầu và cập nhật lại cho văn thư

Tương tự, chức năng huỷ công văn sẽ xoá bỏ toàn bộ thông tin về một công văn

thông qua loại công văn được cung cấp Chức năng cập nhật sẽ nhận yêu cầu bổ

xung thêm công văn cho hệ thống Sau khi nhận công văn sẽ tiến hành phân loại

theo chủng loại hoặc nội dung, đánh mã cho từng công văn và cập nhật vào hệ

thống Chức năng báo cáo là chức năng sẽ được hoạt động cuối cùng sau khi các

chức năng trên đã hoàn thành, chức năng này lên các danh sách báo cáo

4.2 Biểu đồ chức năng thống kê

1.5

Sửa đổi thông tin 1.3

Văn thư

Tiếp nhận

thông tin

Thống kê công văn

In ấn

Giải thích: Chức năng thống kê nhằm giúp cho văn thư biết được tình hình

công văn của công ty Khi văn thư cần biết thông tin gì, họ sẽ gửi bản yêu cầu

thống kê, chức năng tiếp nhận yêu cầu thống kê sẽ phân loại yêu cầu để gửi đến

cho chức năng cụ thể hơn là chức năng thống kê công văn Sau đó chức năng

tiếp nhận thông tin sẽ nhận các thông tin kết quả thống kê từ các chức năng con,

phân loại và lên báo cáo gửi cho người quản lý

4.3 Biểu đồ chức năng tra cứu (2)

Nội dung Loại công văn

Tài liệu Tên công văn

Người ký Mức khẩn

Độ mật Thông tin phản hồi

Biểu đồ chức năng tra cứu.(2)

5.Mô hình tổng thể mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu của

hệ thống quản lý công văn đến

Mô hình tổng thể của hệ thống quản lý công văn đến

Y/C tra cứu

Phần III: thiết kế hệ thống

I.Tổng quan về thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong công tác quản lý

công văn đến

Hệ tin học ứng dụng trong công tác quản lý công văn đến là một thực thể

phức tạp vì vậy việc xây dựng một hệ tin học ứng dụng trong công tác quản lý

phải tuân theo một quy trình chặt chẽ và là sự kết hợp của nhiều cán bộ chuyên

môn, mà thành phần tối thiểu cần phải có là: cán bộ phân tích hệ thống, cán bộ

chuyên môn trong lĩnh vực tin học, cán bộ tin học

Nhiệm vụ tổng quát của việc thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong trong

công tác quản lý công văn có thể được xác định như sau:

+Tập hợp các nhu cầu thông tin và các nhu cầu ứng dụng tin học trong công

tác quản lý công văn đến

+Tích nhập các nhu cầu đó trong một hệ tin học ứng dụng

Mục tiêu phải đạt tới của quá trình thiết kế hệ thống quản lý công văn đến tin

học hoá đó là:

+ Việc cập nhật,lưu trữ các công văn đến phải đơn giản,dễ ràng,tránh được các

sai sót khi cập nhật

+ Việc tìm kiếm đơn giản,nhanh chóng,chính xác

+ Việc in ấn các công văn tiện lợi,đẹp,dễ nhìn

II.Lựa chọn ngôn ngữ lập trình

Visual Basic là cách nhanh nhất và dễ nhất để tạo nên một ứng dụng trên MS

Windows Dù người lập trình đã có hoặc chưa có kinh nghiệm lập trình

Windows

Visual Basic cũng cung cấp một tập hợp các công cụ hoàn thiện giúp làm đơn

giản hoá việc phát triển nhanh các ứng dụng

Vậy “ Visual Basic “ là gì ?

Phần “Visual” (trực quan ) cung cấp phương pháp được sử dụng để tạo

nên giao diện đồ họa (Graphic User Interface ) Thay cho việc phải viết

một số lượng lớn mã lệnh để mô tả sự xuất hiện và vị trí của các phần tử

giao tiếp, ta có thể dễ ràng thêm các phần tử đã xây dựng từ trước vào một

chỗ trên màn hình Nếu là người đã dùng chương trình vẽ như Paint thì sẽ

có hầu hết các kỹ năng cần thiết để tạo một giao diện người dùng hiệu quả

Phần “Basic” cung cấp ngôn ngữ BASIC, một ngôn ngữ được sử dụng

bởi nhiều lập trình viên hơn bất cứ ngôn ngữ lập trình nào khác trong lịch

sử tồn tại của máy tính Visual Basic được phát triển từ ngôn ngữ BASIC

ban đầu và bây giờ nó chứa hàng trăm câu lệnh, hàm, từ khoá, phần lớn

trong số chúng có thể liên kết trực tiếp với giao diện đồ hoạ Windows

Những người mới bắt đầu sử dụng có thể tạo các ứng dụng hữu ích bằng

cách học một số từ khoá, còn phần mạnh của ngôn ngữ sẽ cho phép người

lập trình chuyên nghiệp hoàn thành bất cứ thứ gì mà các ngôn ngữ lập

trình Windows nào khác có thể làm được

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic không chỉ dành riêng cho Visual Basic Hệ

thống lập trình Visual Basic, Applications Editon ( ấn bản ứng dụng ) được chứa

trong MS Exel, MS Access và nhiều chương trình ứng dụng Windows khác sử

dụng cùng ngôn ngữ VB Script là ngôn ngữ kịch bản được sử dụng rộng rãI và

là một tập con của ngôn ngữ Visual Basic

Dù mục đích của ta là tạo ra một ứng dụng nhỏ cho chính mình hoặc cho một

nhóm, một hệ thống rộng lớn hoặc thậm chí tạo ra các ứng dụng phân tán mở

rộng toàn cầu qua Internet, Visual Basic cũng có nhiều công cụ mà ta cần:

Các đặc trưng truy cập dữ liệu cho phép tạo cơ sở dữ liệu, các ứng dụng

front-end, các thành phần server – side có thể thay đổi tỉ lệ được cho hầu hết

các định dạng cơ sở dữ liệu thông thường bao gồm Microsoft SQL Server và

các cơ sở dữ liệu mức enterprise ( khó ) khác

Công nghệ Active XTM cho phép bạn sử dụng các chức năng được các

ứng dụng khác cung cấp như bộ xử lý văn bản MS Word, bảng công tác

Microsoft Excel và các ứng dụng Windows khác Thậm chí ta có thể tự động

hoá các ứng dụng đã tạo ra bằng cách sử dụng các ấn bản Professional hoặc

Enterprise của Visual Basic

Khả năng rộng lớn của Internet là cho việc cung cấp truy cập các tàI liệu

và các ứng dụng qua Internet hoặc Internet từ trong các ứng dụng hoặc tạo

các ứng dụng từ Internet được thực hiện dễ ràng

ứng dụng kết thúc là một file.exe, file này sử dụng một máy ảo Visual

Basic mà bạn có thể phân tán thoải mái

Visual Basic giúp bạn xây dựng ứng dụng Windows hoàn thiện bằng việc xây

dựng một cụm đIều khiển trên một form, viết mã chương trình thực thi khi một

số sự kiện xảy ra với các đIều khiển đó hoặc xảy ra với form Ví dụ như như có

thể viết mã để thực hiện khi một form được load hoặc unload, hoặc khi người

dùng thay đổi kích thước form Cũng như vậy, ta có thể viết đoạn mã thực thi

khi người dùng nhấn chuột vào một đIều khiển trong khi đIều khiển này đang có

focus

Mô hình lập trình này cũng được biết đến với tên là lập trình event–driven (

hướng sự kiện ), vì các ứng dụng có thể được tạo thành từ một số thủ tục sự kiện

được thực thi theo thứ tự, phụ thuộc vào đIều gì xảy ra lúc đang chạy chương

trình Nói chung thứ tự thực hiện không thể dự kiến trước khi chương trình được

xây dựng.Mô hình lập trình này trái ngược với cách tiếp cận theo thủ tục, cách

đã từng có những ưu thế vượt trội

Visual Basic có những phương thức điều khiển cơ sở dữ liệu mạnh nhất hiện

có (ví dụ như Acces 97 ) Không những vậy, Visual Basic còn có thể kết nối

được với nhiều loại cơ sở dữ liệu khác nhau ( ví dụ như Dbase, Foxbasse,

Foxpro …) đIều này tạo đIều kiện rất thuận lợi cho việc phát triển chương trình

mở rộng cho các loại cơ sở dữ liệu khác nhau

*Chương trình quản lý công văn đến được thiết kế dựa trên hệ quản trị dữ liệu

Microsoft Access

Sơ lược về cơ sở dữ liệu Microsoft Access: là một hệ cơ sở dữ liệu cho phép

định nghĩa dữ liệu, xử lý và chia sẻ dữ liệu với các hệ thống khác

Trong hệ cơ sở dữ liệu có 3 khả năng chính: định nghĩa dữ liệu, khai thác và

quản trị dữ liệu Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các khả năng của Microsoft

Access được mô tả:

+ Lưu trữ dữ liệu trong các cỏ sở dữ liệu và trong các bảng của cơ sở dữ liệu

+ Cho phép dùng các cấu trúc hỏi đáp SQL

+ Có nhiều chức năng trong môI trường đa nhiệm, đa người dùng thông qua các

quyền truy nhập bằng mật khẩu

+ Cho phép kết nối dữ liệu với các ứng dụng khác như Word, Excel thông qua

các liên kết nhúng OLE

+ Chương trình phù hợp với các ứng dụng vừa và nhỏ

*Các công cụ cần thiết để tạo ra cơ sở dữ liệu

1.Table(Bảng)

Trong một bảng, các bản ghi được tổ chức trên nhiều dòng và trên nhiều cột

Các cột biểu thị cho phạm vi các trường dữ liệu, các dòng chứa các thông tin cụ

thể và thể hiện mối liên kết

2.Querry(truy vấn)

Là công cụ cho phép ta đặt câu hỏi vấn tin trong cơ sở dữ liệu.Từ các bảng dữ

liệu đơn độc ta có thể tạo ra các bảng dữ liệu tổng hợp của các bảng trên chỉ với

các câu hỏi yêu cầu thông tin

Sau khi cơ sở dữ liệu được thiết kế trên Access, chương trình được xây dựng

trên ngôn ngữ Visual Basic 6.0 tạo nên những giao diện khá đẹp mắt và thuận

tiện

III.mục đích

Mục đích chính của phần thiết kế hệ thống thông tin là làm sao dựa vào các

nguyên lý và phân tích ở các phần trên để cụ thể hoá được hệ thống quản lý

công văn đến Từ một mô hình phân tích tổng thể, lmà thế nào để phân hoạch

chúng thành các khối, thành phần riêng lẻ và hiểu công việc cần phải tiến hành

một cách đúng đắn hơn các khái niệm được nêu ra ban đầu

Tiến trình thiết kế sẽ theo lần lượt từnh bước sau:

1.Thiết kế dữ liệu

Phần này đặc biệt quan tâm tới các dữ liệu đầu vào và đầu ra của hệ thống, đó

chính là luồng dữ liệu thông tin chính để duy trì hoạt động của văn thư

Dựa vào phân tích các thực thể của hệ thống và các dữ liệu vào ra, thiết kế file

dữ liệu làm sao cho chúng được bố trí hợp lý và logic với nhau, lưu giữ được

đầy đủ các thông tin cần thiết

2.Thiết kế kiến trúc chương trình

Phần này nêu lên các cách tổ chức theo cấp bậc dùng để kiểm soát một số các

thành phần của phần mềm hệ thống

3.Thiết kế các thủ tục, module

4.Thiết kế giao diện

Việc thiết kế giao diện tốt sẽ làm giảm độ phức tạp của việc nối ghép chương

trình với môi trường bên ngoài, và sử dụng chương trình của người dùng sẽ

thuận tiện

5.Thiết kế mẫu thử

Dùng để kiểm soát tính đúng đắn của hệ thống

6.Lựa chọn ngôn ngữ càu đặt hệ thống sao cho phù hợp nhất

IV.chi tiết các phần thiết kế

1 Thiết kế dữ liệu vào ra và các file dữ liệu

1.1 Dữ liệu thông tin đầu vào

Dữ liệu thông tin đầu vào cho hệ thống quản lý công văn đến được lấy từ các

báo cáo của văn thư Thông tin đầu vào xử lý còn lấy được từ các yêu cầu bổ

xung, lấy từ các thông tin của người cần tìm về yêu cầu công văn

Các thông tin liên hệ với các phân việc khác của văn thư được lấy từ các công

văn được chuyển đến

Thông tin đầu vào cho công tác cập nhật công văn: các thông tin về công văn

như tên công văn, người ký, thể loại, mức khẩn, độ mật …

1.2 Dữ liệu đầu ra

Hệ thống các luồng dữ liệu đầu ra bao gồm:

+Các báo cáo thống kê tuỳ chọn của văn thư

+In các công văn cập nhật

1.3 Thiết kế file dữ liệu

Đây là công đoạn cụ thể hoá các file dữ liệu cần thiết để lưu trữ đầy đủ các

thông tin về cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý công văn đến

Cụ thể hoá các bảng dữ liệu, trường dữ liệu và phạm vi của các trường dữ liệu

được lưu trữ trong máy tính

2.Thiết kế kiến trúc chương trình và đặc tả các khối

Đặc tả toàn bộ cấp bậc hệ thống, chi tiết việc thiết kế các khối

Hệ quản lý công văn đến được chia thành 3 phân lớp chính ;

+Phân lớp 1 là phân lớp bao trùm, tổng thể của toàn bộ hệ thống quản lý công

văn đến

+Phân lớp 2 là phân lớp của các chức năng chính của hệ thống bao gồm:

Quản lý công văn đến