Quản lý cán bộ nhân viên trường THCS Nguyễn Du

Quản lý cán bộ nhân viên trường THCS Nguyễn Du

Đề tài:

QUẢN LÝ CÁN BỘ NHÂN VIÊN TRƯỜNG THCS NGUYỄN DU

Nhóm GPC+ :

1 Phan Quang Nhật (Trưởng nhóm)

2 Hoàng Thanh Nguyên

Ứng dụng CNTT trong việc dạy học và quản lý đã là điều không còn xa lạvới nền giáo dục của chúng ta hiện nay Lợi ích mà các chương trình phần mềmquản lý đem lại khiến ta không thể không thừa nhận tính hiệu quả của nó

Trong thực tế, trường THCS Nguyễn Du mong muốn có một phần mềm

có khả năng quản lý hồ sơ nhân viên trong trường một cách chính xác nhất,hiệu quả nhất Nắm bắt được nhu cầu đó, nhóm đã chọn đề tài “Quản lý hồ sơcán bộ nhân viên nhà trường” để có thể đáp ứng được nhu cầu cấp thiết hiệnnay của nhà trường

Và sau đây là báo cáo sơ bộ trong buổi khảo sát thực tế đầu tiên mà nhóm

đã thực hiện tại trường THCS Nguyễn Du

Mục lục

I Nhiệm vụ và mục tiêu của bài toán 3

1 Nhiệm vụ của bài toán 3

2 Mục tiêu của bài toán 3

II Khảo sát bài toán 3

1 Vài nét về trường THCS Nguyễn Du 3

2 Phỏng vấn: 4

3 Cơ cấu tổ chức của trường THCS Nguyễn Du 5

a Cơ cấu tổ chức: 5

b Cơ sở vật chất CNTT của trường THCS Nguyễn Du: 7

c Hồ sơ của cán bộ giáo viên: 7

4 Đặc tả bài toán 9

III Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD 11

IV Sơ đồ luồng DFD 13

V Mô hình thực thể mối quan hệ 17

VI Các tập thực thể 19

VII Mô hình tổ chức dữ liệu 24

VIII Giao diện chương trình 34

1 Form chính 34

2 Form chi tiết 34

3 Form Tìm Kiếm 40

4 Form Tổ Chuyên Môn 41

5 Form Nhân Viên Trong Tổ 41

6 Form Nghỉ Hưu 42

7 Form Chuẩn Bị Nghỉ Hưu 42

8 Form In Ấn 43

9 Form About 44

I Nhiệm vụ và mục tiêu của bài toán

1 Nhiệm vụ của bài toán

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của trường THCS Nguyễn Du

- Tìm hiểu nhiệm vụ và qui trình thực hiện của trường THCSNguyễn Du

- Khảo sát tình hình thực tế của trường THCS Nguyễn Du

- Áp dụng các kiến thức về Công nghệ phần mềm, Cơ sở dữliệu và Phân tích - thiết kế hệ thống thông tin quản lý để xây dựngchương trình quản lý thông tin cán bộ nhân viên trường THCSNguyễn Du

2 Mục tiêu của bài toán

Nghiên cứu và thử nghiệm bài toán Phân tích - Thiết kế hệ thống thôngtin quản lý Từ đó phân tích thiết kế cài đặt chương trình Quản lý thông tin cán

bộ nhân viên

II Khảo sát bài toán

1 Vài nét về trường THCS Nguyễn Du

Trường THCS Nguyễn Du hiện nay do thầy giáo Lê Đình Quyết làmhiệu trưởng Hiện nay, trường có 993 học sinh, trong đó gồm 519 nữ sinh

Đội ngũ giảng dạy của trường bao gồm 67 cán bộ giáo viên, trong đó có

52 nữ

Cán bộ có trình độ chuyên môn đại học là 29 người, trong đó gồm 28 nữ Cán bộ có trình độ chuyên môn cao đẳng là 27 người, trong đó gồm 23

nữ

Nhà trường có hợp đồng với 1 nữ để giảng dạy môn Tin học

Về chính trị, trường có 12 đảng viên, trong đó có 7 nữ

Về cơ sở vật chất CNTT:

- Văn phòng: 4 máy vi tính

 1 máy vi tính đặt tại phòng Hiệu trưởng

 1 máy vi tính đặt tại phòng Kế toán

 2 máy vi tính đặt tại phòng Giáo vụ

- Phòng đa chức năng: 21 máy tính

- Phòng thực hành: 20 máy tính

Chỉ có duy nhất 1 cán bộ phụ trách quản lý hồ sơ nhân viên Do đó, hệthống này khi thiết kế xong thì chỉ cần cho 1 người sử dụng

2 Phỏng vấn:

- Đối tượng phỏng vấn: Thầy Lê Đình Quyết, hiệu trường

trường THCS Nguyễn Du

2 của nhà trường? Cơ sở vật chất về CNTT - Trình bày cụ thể ở phần sau (Mục 3.2).

Nguyễn Du? - Trình bày cụ thể ở phần sau.

kiến tập) đó như thế nào ?

- Khi sinh viên hòan thànhđợt thực tập, thì thông tin về

những sinh viên đó được lưu lại

không? Nếu có, thì lưu như thế

nào? Do bộ phận nào quản lý ?

- Đây là đối tượng ngắn hạn, nên

sẽ có cách thức quản lý riêng

- Hệ thống đang xây dựng sẽkhông quan tâm đến việc quản lýsinh viên

- Vẫn được lưu lại, do bộ phậngiáo vụ quản lý

8 Trường hợp giáo viên về

hưu có nguyện vọng muốn dạy

tiếp theo dạng hợp đồng Nhà

- Quản lý theo dạng Cán bộ hợpđồng

Hiệu trưởng

Tổ

Chuyên môn

Tổ Chuyên môn

Tổ Chuyên môn

Tổ Chuyên môn

Tổ Chuyên môn

trường xử lý hồ sơ của họ như

thế nào?

9

Về công tác chuyên môn,khi 1 bộ môn thiếu người, trường

điều 1 số giáo viên dạy thêm 1

môn (ví dụ như: Thể dục), như

vậy sẽ có 1 số giáo viên dạy 2

môn

Trường hợp này, nhàtrường quản lý như thế nào?

- Hiện nay, không còn tình trạnggiáo viên dạy 2 môn Giáo viêndạy đúng chuyên môn

10

Về công tác luân chuyểnnhân viên, tiêu chí nào để luân

chuyển 1 nhân viên? Phần mềm

sẽ dựa vào đó để có thể đưa ra 1

danh sách hỗ trợ cho quá trình ra

quyết định

- Việc này xét trên nhiều yếu tố,khách quan và chủ quan, yếu tốtác động từ bên ngoài nên sẽkhông có tiêu chí cụ thể nào

11 thường thống kê cán bộ nhân Về thống kê, nhà trường

viên về các tiêu chí gì?

- Tùy trường hợp cụ thể sẽ cótiêu chí đánh giá riêng

3 Cơ cấu tổ chức của trường THCS Nguyễn Du

a Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức của Trường THCS Nguyễn Du

Trường THCS NGUYỄN DU

Cán bộ quản lýGiáo viênNhân viên

Giáo viênNhân viên vụ việc

Vấn đề nhân sự của trường THCS Nguyễn Du, quản lý theo 2 mảng: Biênchế và hợp đồng

Làm rõ sơ đồ:

- Biên chế:

 Cán bộ quản lý: Ban giám hiệu và tổng phụ trách

Hiệu trưởng: Lê đình QuyếtPhó hiệu trưởng: Thái Quang VinhPhó hiệu trưởng: Nguyễn Bá Sơn

Bí thư chi bộ: Thái Quang Vinh Chủ tịch công đoàn: Nguyễn Bá Sơn

Bí thư đoàn thanh niên: Lê Thị Thùy TrangTổng phụ trách: Nguyễn Xuân Hải

 Nhân viên:

Thư viện

Kế toánVăn phòng

Tổ văn sử công dân

Tổ hóa sinh địa công nghệ

Tổ ngọai ngữ thể mỹ

Tổ hành chính giáo vụ

- Hợp đồng:

 Nhân viên văn phòng

 Nhân viên vụ việc:

Bảo vệ

Giám thị

Vệ sinh

 Giáo viên:

Hợp đồng giảng dạy môn Tin học

b Cơ sở vật chất CNTT của trường THCS Nguyễn Du:

c Hồ sơ của cán bộ giáo viên:

A CÁ NHÂN

1 Mã số:

- Mã số hồ sơ - Mã số được ghi trên bì

hồ sơ của mỗi giáo viên(mã số được quy địnhbởi người quản lý hồsơ)

- Ví dụ: Theo thứ tự

1, 2, 3, 4

2 Lý lịch trích ngang:

- Họ vàtên - Theo định dạng có sẵn - Hoàng Thanh Nguyên

- Ngày

- Nơi sinh - Được nhập vào không

có các ký tự đặc biệt - Huế-Thừa thiên - Huế.(Đúng)

- @Đà Nẵng(Sai)

- Quêquán

- Nt

- Nơi ở

- Số điệnthoại - Có sự lựa chọn cóhoặc không cho mỗi loại

- Đảngviên

+ Có / Không - Chỉ lựa chọn có hoặc

+ Ngày vào Đoàn

chính thức

- dd/mm/yyyy - “20/12/1984”

4 Quá trình công tác:

- Ngàyvào ngành

- Ngàyvào biên chế

- Ngày vềtrường Nguyễn

Du

- Ngày vềhưu

- Côngviệc đảm nhận - Thông tin nhập vàophải tuân theo quy tắc

(không có các ký tự đặcbiệt, ngày tháng, mã

số, thì phải kiểm tra)

- Các ký tự đặc biệt như @#$&*

+ Năm học: - yyyy - yyyy - “2006 – 2007”

5 Chuyên môn:

- Hệ đàotạo - Ghi tất cả loại vănbằng (nếu có)

+ Chính quy - Ghi rõ loại văn bằng - Cử nhân tin học

(Hệ chính quy)+ Tại chức - Ghi rõ loại văn bằng - Cử nhân tin học

(Hệ tại chức)

- Trình

độ ngoại ngữ

- Có thể lựa chọn cảhai , đối với mỗi loạiphải có loại chứng chỉ

- Lươngđang hưởng

- Lương phải đươc nhậpvào

công chức

- Có sự lựa chọn chomỗi xếp loại.Gồm(Xuất sắc – Khá –Trung Bình – Kém)+ Năm học - Theo dạng yyyy –

Danh hiệu thi

-đua đạt được (2

năm học liền kề)

- Cần phải được nhậpvào Và phải chọn cóhoặc không

- Chiến sỹ thi đua cấp Tỉnh

+ Năm học Theo định dạng yyyy

+ Họ và tên - Theo định dạng có sẵn

và không có các ký tựđặc biệt

- Hoàng Thanh Nguyên

+ Nơi đang công

tác - Không có các ký tựđặc biệt - Các ký tự đặc biệt : @#$%^&*

-diện chính sách

- Chỉ có hai lựa chọn cóhoặc ko (nếu có thì phảicho biết là loại gì )

- Nếu là gia đình chính sách là dạng con thương binh

- Hoàncảnh khó khăn

của gia đình

- Chọn có hoặc không

Theo giấy xác nhận củachính quyền

có 1 bộ hồ sơ riêng bao gồm tất cả thông tin và giấy tờ liên quan cần thiết Mỗi

bộ hồ sơ này sẽ được hiệu trưởng đánh 1 mã số riêng biệt (theo thứ tự từ 1,2,3,

…, cán bộ được nhập vào mới sẽ có số thứ tự tiếp theo trong danh sách hiệncó) Mã số này được đánh thứ tự ưu tiên như sau:

- Chức vụ (Đánh theo thứ tự từ cao nhất)VD:

Hiệu trưởng: 1 Hiệu phó 1: 2 …

- Theo từng tổ bộ môn

Sẽ có 1 danh sách lưu những mã số này để dùng cho việc tìm kiếm hồ sơkhi thống kê hay tra cứu thông tin,… Việc thêm mới hồ sơ hay sửa đổi hồ sơcòn nhiều hạn chế và khó khăn vì quá trình đó hầu như được thực hiện bằngtay

Vào đầu mỗi năm học, nhà trường sẽ đón thêm 1 số giáo viên mới ratrường về tham gia công tác giảng dạy Sau đó, dựa vào chuyên môn của mình,các giáo viên này sẽ được phân bổ về các tổ bộ môn Hiệu trưởng sẽ duyệtthông tin lý lịch của từng cán bộ để đưa thêm vào danh sách cán bộ hiện có củanhà trường

Trong trường hợp nếu phòng giáo dục không thể điều động kịp thời cho 1

số bộ môn bị thiếu giáo viên, thì nhà trường sẽ hợp đồng với 1 số giáo viên bênngoài để có thể đáp ứng đủ nhu cầu của các bộ môn đó (Sẽ không có trườnghợp 1 giáo viên phụ trách 2 chuyên môn như trước đây, vì theo yêu cầu mớicủa Bộ GD&ĐT, 1 giáo viên chỉ đảm trách chuyên môn của mình, nhằm đảmbảo chất lượng dạy và học của giáo viên và học sinh) Tất cả hồ sơ của các giáoviên này cũng được quản lý như trường hợp của giáo viên thuộc dạng biên chếcủa nhà trường Tức là, hồ sơ được đánh mã số riêng và sẽ được đưa thêm vàodanh sách cán bộ hiện có của nhà trường

Ngoài việc hợp đồng với 1 số giáo viên, nhà trường phải hợp đồng với 1

số nhân viên như: giám thị, vệ sinh để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần có củanhà trường

Trong 1 năm học, nhà trường sẽ đón 1 đoàn sinh viên kiến tập (2 tuần) vàsau đó sẽ có thêm 1 đoàn sinh viên thực tập (6 tuần) Đối với đối tượng ngắnhạn này, việc quản lý và lưu giữ hồ sơ sẽ được lưu theo cách thức riêng, khácvới cách thức quản lý và lưu hồ sơ của cán bộ nhân viên nhà trường

Vào cuồi năm học, nhà trường sẽ đưa ra việc thống kê theo 1 số tiêu chí

cụ thể để có thể đưa ra được những đánh giá cơ bản và chính xác nhất về tìnhhình nhân sự của nhà trường Tiêu chí này được đưa ra dựa vào nhu cầu thực

tế, ví dụ như: Thống kê tất cả các cán bộ nhân viên nhà trường, đưa ra danhsách cán bộ nhân viên theo các điều kiện phù hợp với yêu cầu

Qua đó, bài toán này được xây dựng dựa trên nhu cầu quản lý hồ sơ cán

bộ của Ban giám hiệu nhà trường, tức là quản lý theo nguồn lao động bao gồmđặc điểm về lý lịch, nhân sự và lao động Bên cạnh đó, nhu cầu về tìm kiếm,thống kê, các nhân viên theo các tiêu chí cụ thể như: tìm kiếm theo họ tên,quê quán, năm bắt đầu công tác, …

Hệ thống thông tin sau khi được xây dựng cho phép đưa ra được 1 cáinhìn chính xác nhất các thông tin về hồ sơ cán bộ nhân viên, giúp đỡ cán bộquản lý tiết kiệm được thời gian và thông tin được đưa ra rất chính xác Hệthống cho phép cán bộ quản lý theo dõi việc phân công nhiệm vụ, kết quả giảngdạy và công tác của cán bộ nhân viên trong trường

Trong tương lai, hệ thống sẽ quản lý thêm việc tính toán lương cán bộnhân viên

QUẢN LÝ NHÂN VIÊN TRƯỜNG THCS NGUYỄN DU

Sửa chức vụ

Nhân viên nghỉ việc Nhân viên chờ xử lý Xóa

Xem toàn bộ Xem chi tiết Xem

Tìm kiếm cơ bản Tìm kiếm

Quản lý nhân viên

III Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD

Công việc quản lý nhân viên của trường THCS Nguyễn Du bao gồm 2chức năng chính, đó là:

- Quản lý nhân viên

- Thống kê

Chức năng: Quản Lý Nhân Viên

- Nhập: Chức năng Nhập dùng để nhập mới thông tin của

nhân viên Thông tin được nhập vào được lấy từ phiếu điều trathông tin của nhân viên, hoặc khi nhà trường tiếp nhận nhân viênmới thì những thông tin của nhân viên đó sẽ được đưa vào hồ sơcủa nhân viên đó trong hệ thống thông qua chức năng này

- Sửa: Cập nhật thông tin trong hồ sơ nhân viên Chức năng

này gồm có 3 chức năng con:

 Sửa Lý Lịch: sửa lý lịch của một nhân viên nào đó,bao gồm: họ tên, giới tính, ngày sinh… trong hồ sơcủa nhân viên

 Sửa Tổ Chuyên Môn: sửa tổ chuyên môn của nhânviên khi nhân viên này chuyển từ chuyên môn nàyqua chuyên môn khác trong hồ sơ của hệ thống

 Sửa Chức Vụ: Cập nhật lại chức vụ của một nhânviên trong hồ sơ của hệ thống

- Xóa: Chức năng Xóa dùng để xóa thông tin của nhân viên

ra khỏi hệ thống vì một lý do nào đó (có thể do kỷ luật hoặc phảichuyển công tác sang nơi khác) Chức năng này bao gồm 2 chứcnăng con:

 Nhân Viên Nghỉ Việc: Chức năng này dùng để xóanhân viên nghỉ việc ra khỏi hồ sơ nhân viên của hệthống

 Nhân Viên Chờ Xử Lý: Chức năng này dùng để xóanhân viên bị đình chỉ công tác vì vi phạm kỷ luậtnghiêm trọng

- Xem: Chức năng Xem dùng để xem thông tin của nhân

viên Chức năng này gồm 2 chức năng con:

 Xem Toàn Bộ: Xem toàn bộ thông tin của nhânviên

 Xem Chi Tiết: Xem thông tin của nhân viên nào đóđược chọn

- Tìm Kiếm: Chức năng Tìm Kiếm dùng để tìm kiếm thông

tin của một nhân viên nào đó Chức năng này gồm 1 chức năngcon:

 Tìm Kiếm Cơ Bản: Tìm Kiếm theo họ tên nhân viênhoặc chức vụ của nhân viên

Chức năng: Thống Kê

- Thống Kê Theo Chức Vụ: Thống Kê theo chức vụ của

nhân viên

QUẢN LÝ CB - NV TRƯỜNG THCS NGUYỄN DUNhân viên

Xem

Ban giám hiệu

- Thống Kê Theo Tổ: Thống Kê tất cả các nhân viên theo

Ban giám hiệu

Báo cáo

Báo cáo Thực hiện

Thực hiện Thực hiện

Ban giám hiệu Tìm kiếm cơ bản

Lưu trữ Báo cáo

Thực hiện

 Tìm kiếm:

 Xem

TK theo chức vụ

Xem chi tiết

Lưu trữ TK

theo tổ

In ấn

Thực hiện

Báo cáo Báo cáo

Báo cáo

Thực hiện

Thực hiện Thực hiện

Báo cáo Ban

giám hiệu

 Thống kê

QuaTrinhCongTac ChinhQuyenDoanThe

(1,1)

(1,1)

(1,n)

(1,1) (1,1)

(1,n)

(1,n)

(1,n)

(1,1) (1,n)

(1,n) (1,1)

( (1,n)

(1,n)ChucVu

TGLLVT

TD TTK

HDTD

CN KL

DGXL TNONN

(1,1)

(1,1) (1,1)

(1,1)

(1,1) (1,1)

V Mô hình thực thể mối quan hệ

 Mô tả mối quan hệ

- HDTD(nv, hdtd): Nhân viên nv ký hợp đồng tuyển dụng

hdtd với CQHDTuyenDung vào ngày NgayHDTuyenDung vớicông việc là CongViecDuocGiao

- QTBD(nv, bd): Nhân viên nv của nhà trường được cử đi

bồi dưỡng từ ngày TuNgay đến ngay DenNgay tại NoiBoDuong.

- TGLLVT(nv,llvt): Nhân viên nv đã từng tham gia lực

lượng vũ trang Từ ngày NgayNhapNgu tới ngày NgayXuatNgu với chức vụ là ChucVuCaoNhat.

- TD(nv ,td): Nhân viên nv trong trường có trình độ là td

- QHGD(nv,gd): Nhân viên nv có mối quan hệ gia đình là

gd

- NNDD(nv,nndd): Nhân viên nv đã từng đi đến nước

TenNuoc từ ngày TuNgay đến ngày DenNgay với lý do là LyDoDi.

- KL(nv,kl): Nhân viên nv bị kỷ luật bởi cơ quan

CoQuanRaQuyetDinh vào năm NamKyLuat.

- CN(nv,cn): Nhân viên nv có các thông tin cá nhân là cn.

- DGXL(nv, dg): Nhân viên nv được đánh giá là dg với loại

XepLoai vào năm

- QTCT(nv,qtct): Mỗi nhân viên nv có một quá trình công

tác là qtct Từ ngày TuNgay đến ngày DenNgay với công việc là

CongViec

- CQDT(nv,cqdt): Nhân viên nv tham gia vào chính quyền

đoàn thể cqdt.

- TNONG(nv,tnng): Nhân viên nv có thân nhân ở nước

ngoài là tnng Có tên là HoTenThanNhan với mối quan hệ là QuanHe.

- KT(nv,kt): Nhân viên nv được khen thưởng kt vào năm

MaKTNamKhenNoiDungKhenMaSoHoSo

VII Mô hình tổ chức dữ liệu

Tên trường Kiểu dữ liệu

CÁC TRƯỜNG TRONG PHIẾU ĐIỀU TRA CÁN BỘ - NHÂN VIÊN

STT Tên trường Thuộc Bảng Tên hiển thị Ví dụ Ghi chú

0 MaSoHoSo HoSoNhanVien Mã số nhân viên Nv01 Trường thêm vào, không

cho nhập

1 HoTen CaNhan Họ và tên Ghi đúng theo giấy khai sinh

2 DonViCongTac CaNhan Đơn vị công tác Tất cả đều là Trường THCS

Nguyễn Du

5 SoSoBHXH ThongTinKhac Số sổ bảo hiểm xãhội

7 SoHieuCongChuc ThongTinKhac Số hiệu công chức

10 DiaChiThuongTru CaNhan Địa chỉ thường trú

13 TPXuatThan CaNhan Thành phần xuất thân

14 DienUuTien_GiaDinh ThongTinKhac Gia đình thuộc diệnưu tiên

15 NgayHDTuyenDung HopDongTuyenDu ng Ngày hợp đồng tuyểndụng

16 CQHDTuyenDung HopDongTuyenDu ng Cơ quan hợp đồngtuyển dụng

17 CongViecDuocGiao HopDongTuyenDu ng Công việc được giao Khi được tuyển dụng

18 NgayVeCoQuan HoSoNhanVien Ngày về cơ quan hiệnnay

19 ThuocLoaiCB HoSoNhanVien Thuộc loại cán bộ

20 CongViecHienNay HoSoNhanVien Công việc hiện nay

21 DangNghiCDBHXH ThongTinKhac Đang nghỉ chế độBHXH

22 NgayVaoNganhGD HoSoNhanVien Ngày vào ngành giáodục

23 ChucVuHienTai ChucVu Chức vụ hiện tại

24 HeSoPhuCapChucVu ChucVu Hệ số phụ cấp chứcvụ

25 NgayBoNhiem ChucVu Ngày bổ nhiệm

26. ChucVuChinhQuyenCao Nhat ChinhQuyenDoan The Chức vụ chính quyềncao nhất đã qua

27 NgayVaoDang ChinhQuyenDoan The Ngày vào ĐảngCSVN

28 NgayChinhThuc ChinhQuyenDoan The Ngày chính thức

29 ChucVuDangHienTai ChinhQuyenDoan The Chức vụ Đảng hiệntại

30 DoanVien ChinhQuyenDoan The ĐoànTNCSHCM viên Có/ Không

31 ChucVuDoanTheHienTai ChinhQuyenDoan The Chức vụ đoàn thểhiện tại

32 DangTheoHoc ThongTinKhac Đang theo học

33 DienUuTien_BanThan ThongTinKhac Bản thân thuộc dạng anh