Hệ thống thông tin tại ngân hàng agribank phú nhuận

TRONG HỌAT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP:Ngày nay, thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội nóichung và các họat động kinh tế nói riêng, có thể nói rằng thông gắn liền với

BOẢ GIÁq DUỈC VA0 NA0O TAỈO TRỒỐ0NG NAỈI HOĨC KINH TẾTp HCM

BÁO CÁO CHUYÊN ĐÈ:

HỆ THƠNG THƠNG TIN

TẠI ẢGRIBANK PHÚ NHUẬN

Giáo viên hướng dẫn: TS Hồ Tiến Dũng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Tuấn Lớp Quản trị đêm 3 - Khĩa 17

MỤC LỤC

Phần ĩ ĩ Cơ sở lý luận về Hệ thong thơng tin Trang

I / TỐNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN

1 / Khái niệm hệ thống thơng tin 4

2 / Vai trị hệ thống thơng tin trong Doanh nghiệp 5

3 / Yêu cầu đối với thơng tin 8

4 / Phân lọai thơng tin 9

DOANH

NGHIỆP

1 / Qui trình xây dựng hệ thống thơng tin 11

2 / Tổ chức bộ máy thơng tin Doanh nghiệp 12

Phần 2: Hệ thống thơng tin tại Agribank Phú nhuận

I TỊNG QUAN VÀ HỆ THĨNG THƠNG TIN CỦA

AGRIBANK PHÚ NHUẬN

1 /Mơ hình họat động 14

2 / Chức năng và nhiệm vụ chung của Agribank Phú nhuận 15

3 / Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 23

4 / Hệ thống thơng tin tại Agribank Phú nhuận 31

5 / Ket quả thực hiện 38

II NHẶN XÉT VÀ KIÉN NGHỊ 51

TRONG HỌAT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP:

Ngày nay, thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội nóichung và các họat động kinh tế nói riêng, có thể nói rằng thông gắn liền với sự sốngcòn, thành công hay thất bại của mỗi con người, mồi tổ chức hay một dân tộc.Mặc

dù hệ thống thông tin đã và đang được ứng dụng và phục vụ trong mọi lĩnh vựckhác nhau của đời sống xã hội Song tuỳ theo quan điếm mà có thể phân loại các hệthống tin theo các tiêu chí khác nhau Xét về mặt ứng dụng trong họat động quản trịdoanh nghiệp, hệ thống thông tin có thể được phân chia thành một số dạng như sau:

Hệ thống thông tin quản lý: Bao gồm các hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt

động nghiệp vụ và quản lý của các doanh nghiệp, các to chức Ví dụ các hệ thốngquản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống tính cước và chăm sóc khách hàng, hệthống quản lý thư viện, hệ thống đào tạo trực tuyến

Quản trị thực hiện công việc là quá trình trao đôi liên tục dựa trên môi quan hệqua lại giữa người quản lý và nhân viên Quá trình này bao gồm việc xây dựng cácyêu cầu/ mục tiêu rõ ràng và sự nhận thức về các vấn đề dưới đây:

♦ Các nhiệm vụ, chức năng cơ bản của nhân viên

♦ Nhiệm vụ, mục tiêu đạt được của tùng vị trí có đóng góp như thế nào chomục

tiêu chung của bộ phận, Công ty

♦ Trả lời câu hỏi “công việc cần được làm tốt” như thế nào

♦ Người quản lý và nhân viên sẽ hợp tác như thế nào để duy trì, cải thiện hayphát

triên khả năng thực hiện công việc của nhân viên

♦ Liên tục giám sát, hướng dẫn và truyền đạt, trao đổi thông tin

Phần I: CO SỎ LÝ LUẬN VÈ HỆ THỐNG THÔNG TINI TÓNG QUAN VÈ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Khái niệm về thông tin

chung là dữ liệu Quy trình thông tin như sau:Phản hồi

Truyền đạt thông tin

Người gửi

Nhiễu

- Người gửi thông tin

Thông tin bắt đầu bằng người gửi, người gửi có một suy nghĩ hay một ý tướng

mà sau đó nó được mã hóa theo một cách mà cả người gửi lẫn người nhận đều cóthể hiểu được

- Truyền đạt thông tin

gian

+ Chừ viết: hình thức này rõ ràng, ít sai lệch và có thể kiềm soát được nhừngsai lầm khi truyền đạt thông tin Cả hai bên gửi và nhận đều có văn bản đểtham khảo Nó có thể tồn tại lâu dài và có thế sử dụng cho những thông tindài phức tạp Những thông tin này thường mất nhiều thì giò so với lời nói, sựphản hồi của văn bản thường bị chậm trễ hơn so với lời nói và có thể bị thấtlạc.

+ Những hình thức khác như cử chỉ, thái độ, nét mặt, cho ta biết được tình cảmcủa người truyền tin

+ Những hình thức thông tin bằng phương tiện điện tử như truyền hình, máytính, điện thoại, fax, internet được dùng đê truyền đạt thông tin nhanh chónghơn và người truyền tin không cần phải rời khỏi vị trí của họ

- Người nhận thông tin

Người tiếp nhận thông tin và giải mã thành nhận thức Neu người nhận khônghiểu được thông tin thì sự liên lạc thông tin coi như chưa được hoàn tất Sự hiểu biếtnằm ớ trong tư duy của cả người gửi và người nhận

- Nhiễu và sự phản hồi trong thông tin

Thông tin bị ảnh hưởng bới “nhiễu” Thông tin nhiễu là những thông tin lànhững thông tin lệch lạc có thế do ý đồ của người gửi, do việc truyền đạt thiếuchính xác hay sự hiểu lầm của người nhận

Sự phản hồi là yếu tố cơ bản để kiểm tra tính chính xác và hiệu quả của thôngtin Chúng ta chưa chắc chắn là một thông tin đã được mã hóa, truyền đi, giải mã vàđược hiếu một cách hữu hiệu nếu nó chưa được khắng định bằng sự phản hồi Sựphản hồi cho ta biết sự thay đổi về tổ chức hay cá nhân có xảy ra như kết quả thôngtin hay không

riêng Bên cạnh đó, thông tin cùng đóng vai trò làm thay đổi phương thức tổ chức

để đạt được các mục tiêu và là phương tiện để mọi hoạt động trong tổ chức có thểliên hệ được với nhau nhàm đạt mục tiêu chung

2.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là mắt xích cùa hệ thống thông tin kỉnh tế - xã hội:

Khi một tổ chức phát triển lớn mạnh, mạng lưới thông tin của tổ chức đó trởnên phức tạp hơn, do dòng thông tin nhiều hơn dễ dẫn đến hiện tượng nhiễu thôngtin Người nhận thông tin có thể đáp lại bàng nhiều cách

+ Thứ nhất: họ có thể không để ý đến một số thông tin nào đó

+ Thứ hai: do bị tiếp nhận quá nhiều thông tin, người nhận thông thông tin sẽ

dề bị mắc lồi khi sử dụng nó do không chọn lọc hết được những thông tin chính xác

và cần thiết cho nhu cầu của mình

+ Thứ ba: người nhận thông tin có thể bị chậm trễ trong việc xử lý thông tinmột cách thường xuyên

+ Thứ tư: đôi khi người nhận thông tin có thói quen xử lý các thông tin đơngiản trước, trong khi các thông tin khó nhưng thiết yếu thì bị bỏ qua

+ Cuối cùng, người ta đáp trả lại sự quá tải thông tin bằng cách lấn tránhkhỏi nhiệm vụ thông tin

2 3 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là đối tưọng lao động của cán bộ quản lý và là CO' sở đế ra quyết định.

Việc hiểu được ngay thông tin và phản hồi lại nhanh trở nên cực kỳ khó khăntrong một số cơ sở lớn có hàng ngàn người hay hơn thế làm việc Do vậy thông tin

là cơ sở đế các doanh nghiệp:

+ Xây dựng các mục tiêu doanh nghiệp+ Lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu

+ Tô chức nguồn nhân lực một cách có hiệu quả nhất

+ Lựa chọn, phát triên và đánh giá các thành viên của tô chức

+ Lãnh đạo, hướng dẫn, thúc đẩy và tạo ra một môi trường mà trong đó mọi

THÔNG TIN

Môi trường bên ngoài

- Nhà cung cấpKhách hàngĐổi thủ cạnh tranhNhà nước, chính trị, luật

Thông tin là các phương tiện đổ thống nhất một hoạt động có tổ chức, có thểcoi như là các phương tiên cung cấp các đầu vào của xã hội cho các hệ thống xã hội.

Nó là phương tiện để người ta liên hệ với nhau trong một tổ chức để đạt được mụcđích chung Thực vậy, không thể có hoạt động theo nhóm mà không có thông tinbởi vì sẽ không thê thực hiện được sự điều phối mọi nguồn lực sản xuất kinh doanh.Tuy nhiên, không phải cấp nào cũng đòi hỏi một lượng thông tin như nhau, cấpcàng thấp thì mức độ thông tin quản lý càng ít hơn

Các nhà lãnh đạo, về tô chức có trách nhiệm chính đế đặt ra quy định cho sựthông tin hiệu quả và mỗi người trong một tổ chức cũng chia sẻ trách nhiệm này.Cấp trên phải thông tin liên lạc với cấp dưới và ngược lại Thông tin là một quátrình hai chiều trong đó mỗi người vừa là người phát vừa là người thu thông tin

3 Yêu cầu đối với thông tin:

Đê các nhà quản trị hoàn thành chức năng của họ trong hệ thông tô chức, thông tincung cấp cho họ phải đáp ứng các yêu cầu sau:

3.1 Tính chính xác:

Thông tin cần được đo lượng chính xác và phair được chi tiết hóa đến mức độcần thiết, đồng thời cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượngquản lý và môi trường xung quanh đê trở thành kim chỉ nam cho quản lý

3.2 Tính kịp thòi:

4 PHÂN LOẠI THÔNG TIN

4.1 Theo mối quan hệ đối vói một tố chức

Cách phân loại này người ta chia ra thông tin bên trong và thông tin bôn ngoải

- Thông tin bên ngoài: là thông tin xuất hiện từ bên ngoài của một tổ chứchay là các thông tin từ cơ quan cấp trên đưa đến

- Thông tin bên trong: là thông tin xuất hiện bên trong cảu tổ chức, nó tạokhả năng xác định tình hình nội bộ của tố chức, tình hình thực hiện nhiệm

vụ đề ra

4.2 Theo chức năng thế hiện

Theo chức năng thể hiện thông tin được chia ra thông tin chỉ đạo và thông tin

4.6 Theo kênh thu nhận:

Thông tin được chia ra thông tin chính thức và thông tin khong chính thức:

- Thông tin chính thức: là thông tin thu nhận theo ngành dọc do tổ chứcquy định

- Thông tin không chính thức là các thông tin không được nhận qua kênhchính thức mà phải qua đợt kiêm tra

4.7 Theo số lần gia công: Thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp

4.8 Theo ý định của đối thủ: Thông tin giả; Thông tin thật và Thông tin phóng

đại

4.9 Theo lĩnh vực quản lý:

Thông tin được chia ra làm nhiều lĩnh vực sau:

II cơ SỞ TỐ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ.

1 Quy trình thông tin quản trị:

Thông tin vào

Phân loại

Bảo quản

Truvền đạt thông tin Thông tin ra

(1) Khâu thu thập thông tin

Thông tin phải thu thập đầy đủ về số lượng và chất lượng, ơ môi trường bêntrong và bên ngoài doanh nghiệp có rất nhiều thông tin liên quan đến việc raquyết định, vì vậy yêu cầu giới hạn việc thu thập thông tin đúng theo nhu cầunhằm tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp

(2) Khâu chọn lọc

Khâu này có tác dụng làm cho thông tin thu thập được có độ tin cậy cao Quaviệc chọn lọc, chúng ta sẽ loại trừ những thông tin nhiễu và lọc những thôngtin cần thiết đế giúp nhà quản trị ra những quyết định nhanh chóng và chínhxác

điều kiện cho nhiều người có thể sử dụng thông tin, qua đó, số lượng thôngtin sẽ giảm và chất lượng thông tin quản trị sẽ tăng lên.

(4) Phân loại thông tin:

Nhiệm vụ của khâu này là hệ thống hóa và phân loại thông tin theo nhiềutiêu thức như: chủ đề, nội dung, thời gian thu thập, nguồn gốc, phương thứctruyền tin, cấp quản lý, Đây là khâu quan trọng nhằm giúp cho việc truycập và xử lý thông tin dễ dàng

(5) Khâu bảo quản

Thông tin được thu gọn và lưu trữ ớ nhiều thiết bị, nhiều file khác nhau, cầnchú ý phải cập nhật thông tin và hướng dẫn cho người có nhu cầu dễ dàngtruy cập thông tin khi cần thiết

(6) Khâu truyền đạt thông tin:

Khâu này cần đáp ứng nhũng yêu cầu: đúng loại thông tin, mức độ tin cậycao, đúng thời hạn Do vậy cần cho sự nghiên cứu nhu cầu tiếp nhận và xử

lý thông tin của từng quản trị gia theo tùng chu kỳ thông tin khác nhau

Tóm lại, để thiết kế tốt hệ thống thông tin quản trị, chúng ta cần phải thựchiện đúng các yêu cầu của qui trình thông tin tù khâu thu nhập xử lý đến khâutruyền đạt thông tin

2 Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp:

2.1 Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý:

2.2 Mô hình cơ cấu quản lý doanh nghiệp theo cơ cấu trực tuyến - chức năng So’ đồ cấu trúc Trực tuyến - Chức năng

Ngưòi lãnh đạo tổ chức

Đây là kiêu cấu trúc hỗn hợp cả hai loại cấu trúc trực tuyến và cấu trúc chứcnăng Lấy cơ cấu chức năng quản lý trực tuyến làm nền tảng, những ngirời lãnh đạotrực tuyến ở đây đuợc sự giúp sức của những người lãnh đạo các cơ quan chứcnăng, các nhóm chuyên gia của các bộ phận quản lý riêng biệt

Trong kiếu cấu trúc trực tuyến - chức năng này người lãnh đạo của từng bộphận chức năng giữ quyền quyết định trong phạm vi tô chức của mình Người lãnhđạo chức năng không ra lệnh trực tiếp cho người thừa hành, chỉ nghiên cứu từngtình huống rồi đề xuất ý kiến làm tham mưu cho quản trị viên cấp cao nhất

Phần II : HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI AGRIBANK PHỦ

NHUẬN

I / TÔNG QUAN HỆ THỐNG TIN TẠI NGÂN HÀNG NÔNG

L/ Sự hình thành, Mô hình tổ chức và chức năng họat động của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triến nông thôn Phú nhuận (Agríbank Phú Nhuận)

Agribank Phú nhuận được hình thành trên cơ sở tách ra từ năm 2004 và tổchức lại từ một chi nhánh cấp II phục thuộc Agribank Sài gòn (Chi nhánh cấp I)chuyền thành Chi nhánh cấp I (trực thuộc NHNo& PTNT Việt Nam) Agribankchính thức đi vào họat động từ tháng 2/2005

Agribank Phú nhuận đóng tại địa chỉ sổ 135A Phan Đăng Lưu - phường 2Quận Phú nhuậnTP Hồ Chí Minh, hiện nay Agribank Phú nhuận có 4 điểm giaodịch đặt tại:

135A Phan Đăng Lun - phường 2 - Quận Phú nhuận

- 207B Hòang Văn Thụ - Phường 8 - Quận Phú nhuận

- 207 Nguyễn Văn Trỗi - phương 10 - Quận Phú nhuận

Nam.

2 / Chi nhánh có chức năng và nhiệm vụ sau:

* Chức năng:

- Trục tiếp kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng và các hoạt độngkinh doanh khác có liên quan vì mục tiêu lợi nhuận theo phân cấp củaNHNo&PTNT Việt Nam trên địa bàn theo địa giới hành chính;

Tổ chức điều hành kinh doanh và kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo uỷ quyềncủa Tổng Giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam;

Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao và lệnh của Tông Giám đốcNHNo&PTNT Việt Nam

* Nhiệm vụ sau:

1 Huy động vốn:

a) Khai thác và nhận tiền gửi của các tổ chức, cá nhân và tổ chức tín dụngkhác dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn và các loại tiềngưỉ khác trong nước và nước ngoài bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ;

b) Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu và giấy tờ có giá khác đểhuy động vốn của các tô chức, cá nhân trong nước và ngoài nứơc theo quy định củaNHNo&PTNT Việt Nam;

c) Tiếp nhận các nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của chính phủ, chính quyền

Nam.

e) Việc huy động vốn có thể bàng đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng và các công

cụ khác theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam

3 Kinh doanh ngoại hối:

Huy động vốn và cho vay, mua, bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế, bảo lãnh, táibảo lãnh, chiết khấu, tái chiết khấu bộ chứng từ và các dịch vụ khác về ngoại hốitheo chính sách quản lý ngoại hối của chính phủ, Ngân hàng nhà nước và củaNHNo&PTNT Việt nam

4 Cung ứng các dịch vụ thanh toán và ngân quỹ gồm:

a) Cung ứng các phương tiện thanh toán

b) Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng

thuê tài chính, các dịch vụ ngân hàng khác được nhà nước và NHNo&PTNT ViệtNam cho phép.

6 Tư vấn tài chính, tín dụng cho khách hàng dưới hình thức trực tiếp tư vấncho khách hàng;

7 Cân đối, điều hòa vốn kinh doanh đối với các chi nhánh cấp 2 phụ thuộctrên địa bàn

8 Thực hiện hạch toán kinh doanh và phân phối thu nhập theo quy định củaNHNo&PTNT Việt Nam

9 Đầu tư dưới các hình thức như: góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp vàcủa các tô chức kinh tế khác khi được NHNo&PTNT Việt Nam cho phép

10 Bảo lãnh vay, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh

dự thầu, bảo lãnh đảm bảo chất lượng sản phẩm, bảo lãnh hoàn thanh toán, bảo lãnhđổi ứng và các hình thức bảo lãnh ngân hàng khác cho các tổ chức, cá nhân trongnước theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam

11 Quản lý nhà khách, nhà nghỉ và co sở đào tạo trên địa bàn doNHNo&PTNT Việt Nam giao

12 Thực hiện công tác tố chức, cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương, thi đua,khen thưởng theo phân cấp, uỷ quyền của NHNo&PTNT Việt Nam

16 Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị lưu trừ cáchình ảnh làm tư liệu phục vụ cho việc trực tiếp kinh doanh của chi nhánh cũng nhưviệc quảng bá thương hiệu của NHNo&PTNT Việt Nam.

17 Chấp hành đầy đủ các báo cáo, thống kê theo chế độ quy định và theo yêucầu đột xuất của Tổng Giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam

18 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốcNHNo&PTNT Việt Nam giao

Cơ cấu tố chúc bộ máy điều hành của chi nhánh:

1) Giám đốc

2) Các Phó giám đốc

3) Trưởng phòng kế toán - Ngân quỹ

4) Các phòng, tổ chuyên môn nghiệp vụ gồm:

a) Phòng Nguồn vốn và Ke hoạch tông hợp

b) Phòng Tín dụng

Sơ ĐÒ HỆ THÓNG TỐ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ

PHÁT TRIỂN NÔNG THÔNG VIỆT NAM

(AGRIBANK)

TRỤ SỞ CHÍNH

SỞ GIAO DỊCH

CHI NHÁNH CÁP 1

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

ĐƠN VỊ SựNGHTẸP

CÔNG TY TRỰC THUỘC

Phòng Giao dịch

Quỹ tiết kiệm

CHI

NHÁNH

Quỹ tiết kiệm

MÔ HÌNH TỎ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ ĐIÈƯ HÀNH

Từ mô hình tổ chức họat động như trên, cùng với chức năng nhiệm vụ họat độngcủa Chi nhánh, ngay sau khi thành lập Agribank Phú nhuận đã thiết lập hệ thốngtrách nhiệm nhiệm vụ cho các Bộ phận cơ sở như sau:

3./ Nhiệm vụ CO’ bản của các Phòng:

3.1 Phòng Nguồn vốn và kế hoạch tống họp

Phòng Nguồn vốn và Ke hoạch tổng hợp có các nhiệm vụ sau đây:

1 Nghiên cứu, đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địaphương

2 Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định hướngkinh doanh của NHNo&PTNT Việt Nam

3 Tồng họp, theo dõi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán kế hoạchđến các chi nhánh trên địa bàn

4 Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hòa vốn kinh doanh đối với các chinhánh trên địa bàn

Phòng Tín dụng có nhiệm vụ sau đây: