Chương trình quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện

Chương trình quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện

Chơng trình quản lý mợn sách trong phòng đọc của th viện

Lời nói đầu

Sự ra đời của công nghệ thông tin đã đóng vai trò vô cùng quan trọng

đối với cuộc sống ngày nay Nó đã trở thành cuộc cách mạng khoa học côngnghệ làm thay đổi nhiều mặt trong đời sống xã hội trên phạm vi thế giới Thếgiới đang bớc vào một thời kỳ mới, một thời kỳ mà bên cạnh những nguồnlực phát triển truyền thông nh tài nguyên thiên nhiên, con ngời thì nguồn lựcthông tin đang đợc coi nh là một nguồn lực chủ yếu để phát triển trong thế kỷ

21 Việc ứng dụng tin học trong những năm gần đây vào các vấn đề của đờisống xã hội, kinh tế đã mang lại những hiệu quả to lớn ,càng trở thành vấn đècấp thiết, cấp bách cho mọi ngời, mọi ngành

Từ những thực tế mà tin học đã mang lại, con ngời đã nhờ vào tin học để xâydựng, thiết kế những chơng trình quản lý áp dụng cho mọi lĩnh vực riêng biệt,

nó giúp cho công việc quản lý đợc nhanh hơn, hiệu quả hơn và thuận lợi hơnrất nhiều, tiết kiệm đợc thời gian xử lý một khối lợng thông tin lớn, và khôngnằm ngoài qui luật đó bài toán quản lý sách trong phòng đọc của th viện đã

áp dụng những thành tựu nói trên làm cho qui mô của th viện ngày càng pháttriển gắn với sự phát triển của xã hội, th viện ngày cang đa dạng về nội dung

và phúc tạp về tra cứu của ngời sử dụng và của ngời quản lý th viện

Do đó em đã xây dựng và thiết kế một chơng trình quản lý sách trongphòng đọc của th viện ở một khía cạnh nhỏ mong muốn giải quyết đợc mộtphần trong qui mô lớn đó Trên cơ sở dựa trên phơng pháp phân tích, thiết kế

có cấu trúc để xây dựng chơng trình quản lý sách và bạn đọc của th viện vớicác chức năng lu trữ, xử lý thông tin về sách, về bạn đọc nâng cao hiệu quảhoạt động của th viện

Vì thời gian có hạn, khả năng kinh nghiệm còn hạn chế cho nên chơngtrình này không tránh khỏi những thiếu sót Bản thân bất cứ một chơng trìnhnào đặt ra yêu cầu cần thiết là thờng xuyên đợc đổi mới, cập nhật và nângcao Bởi vậy trong quá trình ứng dụng phần mềm này nhất định sẽ đợc hoàn

thiện ngày một tốt hơn để đáp ứng yêu cầu về nhu cầu của các th viện điẹn tửngày nay.

Với nhiệm vụ và yêu cầu đặt ra bài tập tốt nghiệp của em đợc chia thành

3 chơng chính:

Chơng 1: Giới thiệu về bài toán quản lý mợn sách trong phòng đọc của th

viện: Trình bày khái quát về một chơng trình quản lý mợn sách cần phải cónhững điều kiện gì, những qui trình tổ chức hoạt động ra sao

Chơng 2 : Cấu trúc chơng trình: Xây dựng sơ đồ chức năng nhiệp vụ, sơ đồ

dòng dữ liệu, mô hình quan hệ thực thể, qui trình của hệ thống, khái quát nộidung các chức năng của chơng trình, xây dựng chơng trình quản lý sách của

th viện

Chơng 3 : Xây dựng chơng trình: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế hệ thống

ch-ơng trình, các giao diện, modul chính của chch-ơng trình

Em đã hoàn thành bài tập này với sự hớng dẫn của thầy Trần Quang

Huy Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy hớng dẫn, của thày cô

giáo trong khoa, th viện đã giúp em hoàn thành bài tâp tốt nghiệp này

nh CDS/ISIS, LIBQL thì những phần mềm nh quản lý sách mợn trongphòng đọc của th viện đợc viêt trên ngôn ngữ Access, Visual Basic cũng đ-

ợc sử dụng rất nhiều, nhờ những chơng trình phần mềm này giúp ngời quản

lý, cung nh những ngời có nhu cầu tìm tin hay nói cách khác chính là các độcgiả có nhu cầu tìm mợn sách, báo, tạp chí để phục vụ cho nhu cầu bản thâncập nhật dữ liệu một cách nhanh nhất Với bài toán cụ thể ở đây là quản lýsách mợn trong phòng đọc của th viện, thì qui trình mợn trả sách là một quátrình thống nhất, mọi hoạt động liên tục diễn ra cho nên đòi hỏi ngời quản lýnắm bắt đợc những thông tin về sách, về độc giả một cáh thờng xuyên Chính vì vậy với khả năng của mình và niềm say mê nghiên cứu trong lĩnh

vực thông tin, em tự mình khảo sát hoạt động tại một số th viện nh Trungtâm thông tin Th viện thuộc truờng Đại học SP Hải Phòng, Trung tâm th việnthuộc Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự để có những thực tế áp dụng vào bài tậptốt nghiệp của mình.

II.Mô tả qui trình hoạt động của mợn sách trong phòng đọc của th viện.

Nh bất kỳ một th viện nào thì nhiệm vụ của th viện là tổ chức phục vụbạn đọc với nhiều hình thức: cho mợn, đọc tại chỗ, hớng dẫn bạn đọc khaithác thông tin của th viện , thông qua quan hệ thờng xuyên với các nhà xuấtbản đặt sách cho th viện Các tài liệu lu trữ trong một th viện rất phong phú

về thể loại: báo,sach, tạp chí

Thông thờng sách sau khi đợc đa vào th viện sẽ phải phân loại theo từngchủ đề Bên cạnh đó mỗi tên sách đợc mô tả vắn tắt trong một phiếu cónhững thông tin nh:Mã sách, tên sách, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuấtbản, Công việc này sẽ giúp cho việc trả ,bạn đọc tuỳ theo nhớ đợ thông tinnào có thể dễ dàng tra cứu tài liệu cần tìm theo những thông tin nh mã sách,tên sách

Để có thể mợn sách, bạn đọc phải làm thẻ “thẻ bạn đọc” Trong đó cócác thông tin về: Mã thẻ, họ tên, ngày sinh, địa chỉ Khi có bạn đọc mới, thviện phải làm thẻ cho bạn đọc và tạo một hồ sơ ghi nhận việc mợn của bạn

đọc Trên hồ sơ này cũng có những thông tin nh “Thẻ độc giả” Để quản lý ợng sác mợn trả, trong mỗi th viện lại cho phép độc giả mợn sách với mộtthời gian nhất định, nếu bạn đọc mợn quá thời hạn qui định thì sẽ tính ngàyquá hạn, hoặc làm mất sách bạn đọc phải nộp phạt

Qui trình mợn trả luôn đợc nhân viên th viện quản lý và luôn đợc cậpnhật mỗi khi bạn đọc mợn hay trả sách Quản lý đợc các đầu sách đang chomợn và số lợng là bao nhiêu, đã trả hay cha trả Đồng thời gửi giấy báo vềcho từng độc giả nếu quá hạn mà cha trả sách

Chức năng không thể thiếu của quản lý sách mợn trong phòng đọc của

th viện là thống kê theo định kỳ, nhằm nắm bắt đợc các thông tin về bạn đọc,

về tài liệu giúp cho ngời quản lý sách đánh giá đợc tình hình phục vụ bạn

đọc, tài liệu để có kế hoạch bổ sung, huỷ bỏ tài liệu và gửi thông báo cho bạn

đọc quá hạn

III Qui mô của bài toán quản lý th viện nói chung

Với bài toán quản lý sách mợn trong phòng đọc của th viện đợc thiêt kếtheo các thông tin sau:

+ Thông tin đầu vào:

- In giấy báo hết hạn mợn sách của bạn đọc

- Số lợng sách của từng độc giả mợn quá hạn

- Số lợng sách quá cũ để loại bỏ

IV Chức năng nghiệp vụ của th viện

+ Bổ sung tài liệu: Th viện đợc bổ sung sách từ nhiều nguồn mua hay

đ-ợc tài trợ từ nhiều cơ quan trong và ngoài nớc

+ Xử lý tài liệu: Công việc này gồm phân loại tài liệu, miêu tả tài liệu,làm phích Đây là các khâu không thể thiếu trong công việc quản lý Việcphân loại tài liệu thì tuỳ thuộc vào từng th viện khác nhau theo nh khảo sát tạitrờng HVKTQS thì dựa theo 2 bảng phân loại :

- DDC: Bảng phân loại thập tiến của Dewey

- PTB: Bảng phân loại do th viện Quốc gia biên soạn

Việc miêu tả tài liệu gồm hai thao tác chính đó là định từ khoá, tóm tắtnội dung

Làm phích là công đoạn cuối cùng trong khâu xử lý của th viện Từnhững thông tin đã có ngời ta tiến hành in hệ thống phích miêu tả cho sách

phục vụ cho mục đích tra cứu sau này Phích chứa các thông tin về cuốn sách

nh tên sách, tên tác giả, số đăng ký cá biệt

+ Tổ chức phục vụ:

Hoạt động tổ chức phục vụ đợc lãnh đạo th viện giao cho phòng phục

vụ Nội dung chính của hoạt động phục vụ là:

- Tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho

- Quản lý sách và bạn đọc

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc, các kho của th viện

đợc nghiên cứu kỹ và tiến hành tổ chức sắp xếp tài liệu một cách hợp lý,thuận lợi cho nhân viên th viện trong công tac phục vụ Bạn đọc có thể mợntài liệu thông qua phiếu yêu cầu của mình tại hệ thống phòng mợn

+ Quản lý sách và độc giả : Công việc quản lý sách và độc giả đợc thựchiện chủ yếu ở các phòng đọc và phòng mợn thể hiện trong việc cho độc giảmợn sách và nhận sách trả của độc giả Mỗi bạn đọc có một phiếu mợn đểnhân viên có thể quản lý sách độc giả mợn

V Ngôn ngữ sử dụng

Từ những khảo sát thực tế, để triển khai xây dựng phần mềm này đã córất nhiều ngôn ngữ để sử dụng nh Visual Basic, Visual Fox Trớc đây, sự giatăng của công nghệ tin học cha sâu rộng thì có ngôn ngữ bậc thấp nhAssembly hay các ngôn ngữ ít hỗ trợ ngời lập trình nh C, Pascal để tạo lậpứng dụng trên các hệ điều hành đa chơng, đa nhiệm Ngày nay Windows đã

và đang trở thành hệ điều hành không thể thiếu đợc, và mọi việc giờ đâyquanh phần mềm hệ thống này

Để triển khai ứng dụng chạy trên Window thì ngày nay ngời lập trìnhcũng sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau, nhng với sự tiện ích của ngôn ngữlập trình Access ở nhiều khía cạnh khác nhau nh giao diện ứng dụng thôngqua những thao tác trên màn hình và sử dụng các đối tợng mà trong mỗi thủtục thuộc mỗi sự kiện thì lại đợc Visual Basic hỗ trợ cung cấp thông qua cácthuộc tính riêng của mỗi đối tợng Đặc biệt với sự kết nối và hỗ trợ củaVisual Basic tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển chơng trình Chính vìvậy em đã lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access để thiết kế chơng trìnhnày

VI Mục đích và phạm vi giải quyết của chơng trình.

Qua khảo sát thực tế về quản lý th viện cho ta thấy hoạt động của th viện

là một chuỗi hoạt động liên quan mật thiết, chặt chẽ với nhau về mặt chứcnăng xử lý và dữ liệu dùng chung Rõ ràng đây là một hệ thống thống nhất

mà kết quả của khâu này tác động tính thống nhất giữa các khâu qua hệthống máy tính Tính thống nhất càng cao thì hiệu quả hoạt động của từngkhâu cũng nh hệ thống càng tốt Cần phải có một hệ chơng trình th viện tổnghợp , bao quát thống nhất toàn bộ các khâu Đây là phơng pháp hữ hiệu trongviệc khắc phục hạn chế ở mỗi phần riêng biệt, từ việc bổ sung tài liệu, xử lý

và nhập dữ liệu cho tới công tác quản lý bạn đọc đợc tiến hành trên một hệthống mới Điều này vừa đảm bảo tính thống nhất và xây dựng đợc mối quan

hệ bền chặt giữa các khâu, các quá trình trong hệ thống

Cụ thể chơng trình đợc xây dựng gồm những phần chính sau:

- Phần cập nhật dữ liệu: Bao gồm các phần nh cập nhật dữ liệu các thôngtin về sách, về độc giả

- Phần tra cứu tìm kiếm thông tin :Bao gồm tra cứu, tìm kiếm các thôngtin về sách, về độc giả

- Phần thống kê: Phần này tổng kết, báo cáo kết quả quá trình mợn trả

nh mợn quá hạn, gửi thông báo đòi sách, thống kê tần suất mợn trong từng

đợt để phân loại ra sách nào bạn đọc có nhu cầu mợn nhiều thì bổ sung, sáchquá cũ hoặc không còn phù hợp với thông tin thời đại thì huỷ hoặc thanh lýkhỏi t liệu của th viện

2 Phạm vi giải quyết

Xây dựng hệ thống quản lý th viện và cung cấp các thông tin về chơngtrình quản lý đợc nghiên cứu và làm trong một thời gian hạn hẹp và với khảnăng cũng còn hạn chế của bản thân Chơng trình quản lý th viện của em chỉdừng lại ở mức độ quản lý các thông tin cơ bản đó là sách,độc giả, quá trìnhmợn trả

Chơng trình chỉ dừng lại ở mức khái quát và tổng hợp nhất về một bàitoán quản lý sách mợn trong phòng đọc của th viện.Nhng vơi niềm say mênghiên cứu về công nghệ thông tin em cũng mong muốn trong tơng lai gầnchơng trình này sẽ đựoc phát triển và có khả năng áp dụng vào thực tế mộtcách tốt hơn và có tính khả thi hơn và có khă năng phát triển hơn

đó xác định đợc đầu ra, đầu vào và đa ra đợc mô hình thực thể chi tiết nhất.

Quan điểm chức năng chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xet hệ thốngtrong giai đoạn phân tích nhng no đặc biệt có ích trong lúc bắt đầu tiến trình.

Nó phản ánh đợc cái nhìn hệ thống của toàn bộ công việc, chứa đựng mộttrong các kỹ thuật lập mô hình đơn giản nhất đợc sử dụng trong bất kỳ mộtphơng pháp luận nào

+ Khái niệm sơ đồ chức năng nghiệp vụ: sơ đồ chức năng nghiệp vụ kýhiệu là BFD (Business Function Diagram) thể hiện phân rã có thứ bậc đơngiản các chức năng của hệ thống trong miên khảo cứu Mỗi chức năng đợcghi trong một khung và nếu cần thì sẽ đợc phân ra thành các chức năng con,

số mức cần phân ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống cầngiải quyết

+ Việc thiết lập sơ đồ chức năng nghiệp vụ thể hiện các mục tiêu sau:

2 Các chức năng chính của hệ thống.

Trên cơ sở phân tích và mô tả, căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ bài toán đặt

ra em xác định đợc các luông thông tin đầu ra và đầu vào của hệ thống nh đãnói ở trên.Công tac quản lý sách mợn trong phòng đọc củu th viện gồm nhiềuchức năng nh: Quản lý bạn đọc, thẻ bạn đọc và quản lý chặt chẽ đợc số đầusách hiện có về cả số lợng lẫn chất lợng, nhập và thanh ký, cho phép tra cứu ,tìm kiếm theo yêu cầu báo cáo và thống kê

- Cho mợn sách

- Nhận trả sách

- Thông báo sách quá hạn

+ Chức năng tra cứu - tìm kiếm tài liệu:

- Tra cứu tìm kiếm tài liệu theo tên tài liệu

- Tra cứu tìm kiếm theo mã tài liệu

- Tra cứu tìm kiếm theo thể loại

3 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năngcủa hệ thống trong miền khảo sát và nghiên cứu Nó xác định phạm vi của hệthống, mỗi chức năng đựơc ghi trong khung và nếu cần nó có thể phân rã rathành các chức năng con, số mức phân rã này phụ thuộc vào độ phức tạp của

hệ thống cho cái nhin tổng quát về các chức năng của hệ thống

Hệ thống quản lý th viện

Thống kê sách quá hạnThống kê sách mất

Trả sáchMợn sách

a Chức năng quản lý sách, m ợn trả

Bổ sung sách là khâu đầu tiên trong chu trình đờng đi của t liệu.Nhiệm

vụ quan trọng của công tác này là cung cấp một cách kịp thời, hợp lý nguồntin mà ngời dùng và cơ quan thông tin đang cần, thông qua việc nắm bắt chặchẽ nhu cầu của ngời dùng Công nghệ thông tin có ý nghĩa rất lớn với côngtác này

Phòng bổ sung- trao đổi sẽ dựa vào nhu cầu tin, đối tợng phục vụ của thviện mà có sự bổ sung các đầu sách hợp lý Các yêu cầu của bạn đọc từphòng phục vụ sẽ thu thập và dựa vào phòng bổ sung sẽ có danh mục sách bổsung hợp lý Hàng năm, các nhà xuất bản sẽ nộp một bản cho th viện quốcgia gọi là nộp lu chuyển Th viện yêu cầu th viên quốc gia cung cấp danhmục sách xuất bản hàng năm, dựa vào đó phòng bổ sung sẽ lên danh sách bổsung Danh mục sách sau khi đợc ban lãnh đạo duyệt sẽ đợc cán bộ phòng

bổ sung đặt mua

Trong thời kỳ bùng nổ thông tin nh hiện nay, các loại hình tài liệu pháttriển nhanh nhu vũ bão, công tác bổ sung-trao đổi tài liệu lại trở nên càngquan trọng, cần cập nhập và đổi mới thờng xuyên, có nh vậy mới đảm bảocông tác bổ sung tài liệu và tin đợc tiến hành một cách có hiệu quả

Công tác mợn - trả:

Công việc mợn trả là một phần quan trọng trong công tác tổ chức phục

vụ và quản lý th viện, để giúp th viện nắm đợc tình hình mợn trả tài liệu củabạn đọc Dựa vào tình hình mợn trả để th viện đa ra những phơng án bổ sungtài liệu nhiều ngời sử dụng hay huỷ bỏ những tài liệu không có ngời sử dụng + Mợn tài liệu: Khi bạn đọc có nhu cầu mợn tài liệu th viện, thì bạn đọcphải ghi thông tin vào phiếu yêu cầu mợn tài liệu và thẻ th viện để mợn tàiliệu, nhân viên sẽ kiểm tra thẻ đó có còn hạn hay không,kiểm tra bạn đọc nàycòn nợ tài liệu hay không Nếu thoả mãn các yêu cầu của bạn đọc tiếp đến tàiliệu mà bạn đọc yêu cầu có còn trong kho hay không Sau đó mới tiến hànhcho bạn đọc mợn và giữ lại các thông tin cần thiết

+ Trả tài liệu: Khi bạn đọc đến trả tài liệu nhân viên sẽ kiểm tra lại cácthông tin về bạn đọc và tài liệu mà bạn đọc đã mợn Nếu bạn đọc vi phạm nộiquy sẽ bị xử phạt theo quy định.

đọc, mợn tài liệu tại th viện, cán bộ quản lý phải lu lại các thông tin của bạn

đọc nh: Họ tên, năm sinh, mã số (mã số là thuộc tính cho mỗi bạn đọc do đóviệc nhập mã số phải kiểm tra để tránh trùng lặp mã) các thông tin này có thể

đợc cập nhật theo sự thay đổi của bạn đọc Mỗi bạn đọc sẽ có một mã duynhất Qua những lần mợn trả thì thông tin những lần mợn trả đợc lu lại, hoặcbạn đọc thay đổi một số thông tin cá nhân Chức năng này sẽ thực hiệnnhiệm vụ sửa đổi

Chức năng này đợc sử dụng khi một bạn đọc đã hêt hạn sử dụng thẻ haycần loại bỏ trớc thời hạn một số bạn đọc không thực hiện đúng nội quy của

th viện trong các trờng hợp trên thông tin về ngời đó sẽ bị loại ra khỏi hệthống

c.Chức năng thống kê

Chức năng này có nhiệm vụ hàng tháng thống kê và báo cáo tất cả cácthông tin nh: tác giả, nhà xuất bản, theo chủ đề để đa những biện pháp vàphơng hớng phát triển thêm

Thống kê sách: có nhiệm vụ đa thông tin về sách trong th viện trong đógồm thống kê theo chủ đề (tin học, xã hội, toán ) thống kê theo tác giả , nhàxuất bản, thống kê sách còn là bao nhiêu, sách mợn là bao nhiêu, sách quáhạn đồng thời thống kê định kỳ để có thông tin về sách và gửi thông tin sau

đó để kịp thời bổ sung sách mới hoặc laọi những sách quá cũ

Thống kê bạn đọc: gồm có thống kê theo số lợng bạn đọc, bạn đọc quáhạn và gửi thông báo về cho bạn đọc

d Chức năng tra cứu