Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bộ giao thông vận tải thực trạng và giải pháp

Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải...57 2.5.1.Những chỉ đạo, hướng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải ...

LỜI CAM ĐOANBán luận văn này được xây dựng trên cơ sỏ' độc lập nghiên cứu cáclài liệu có liên quan, các công trình nghiên cứu khoa học và khảo sát thực

lố tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Giao thông Vận tải Tôi xincam đoan những nội dung của luận văn không phải là sán phẩm của sựsao chép

rp s *7Tác giá

Nguyễn Kim Dung

MỤC LỤC

PHẨN MỎ ĐẦl) 3

1 Mục đích ý nsĩhĩa của đê tài 3

2 Mục tiêu cúa đề tài 5

3 Phạm vi nghiên cứu 6

4 Đối tượng nghiên cứu 6

5 Lịch sử nghiên cứu 6

6 Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo 8

7 Phương pháp nghiên cứu 8

8 Đóng góp của luận văn 9

9 Bố cục của luận văn 9

CHƯƠNG 1: CO SỞ LÝ LUẬN VỂ CÔNG TÁC THU THẬP, Bổ SUNG TẢI LIỆU VÀO CÁC CÁC LƯU TRỮ 11

1.1 Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ11

1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 161.3 Phân cấp thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ17

! 3 ! ITiẩm quyền thu thập, hổ sung lài liệu của lưu trữ hiện hành .20

1.3.1 Thẩm quyên thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử21

1.4 Nhữrm yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung lài liệu lưu trữtrong

giai đoạn hiện nay 21

CHUÔNG 2: THỤC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, Bổ SUNG TẢI LIỆU VẢO LƯU TRỬ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI 28 2.1 Khái quát vể chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Bộ Giao thông

Vận lải 28

2. ỉ 1 Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Giao thông Vậntải 28

2. ! 2 Chức nâng., nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Giao thông Vận tải 29

2 ỉ 3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải 312.2 Thành phần tài liệu hình íhành trong quá trình hoạt động của các dơn vỉ, tổ chức thuộc Bộ Giao thông Vận íải 34

2.2.1 Tài liệu hành chính 34

2.2.2.Tài liệu khoa học kỹ Ihuật 37

2.2.3.Tài liệu điện lử 42

2.2.4.Tài liệu nghe nhìn 44

2.3 Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải- Tổ chức có chức năng quản lý tài liệu cua các đon vị, tổ chức thuộc Bộ 44

2.3.1.Chức năng, nhiệm vụ 44

2.3.2.Cơ sở vật chấl 48

2.3.3.Đội ngũ cán bộ 50

2.4 Những quy định và hướng dẫn của Nhà nước về công tác thu thập và bổ sung tài liệu 53

2.5 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải 57

2.5.1.Những chỉ đạo, hướng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải 58

2.5.2.Tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu thập, bổ sung lài ỉiệu 64

CHƯƠNG 3: NHŨNG GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI 73

3 i Kiện toàn hệ thống văn bản quy định vé thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

73 3.2 Xác định nguồn và thành phần tài liệu phông lull trữ Bộ Giao thông Vận tải 79

3.3 Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện cơ quan 81

3.4 Mở lớp íập huấn thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ 82

3.5 Ban hành các quy định thu thập, bổ sung tài liệu điện tử 84

PHẨN KẾT LUẬN 87

PHỤ LỤC 89

TẢI LIÊU THAM KHẢO 138

PHẨN MỞ ĐẦU

I Mục đích, ỷ nghĩa của đề tài.

Tai liệu lưu trữ là di sán văn hoá của dân tộc, bởi trong đó, nó chứađựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo củanhân dân iron g các thòi kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch sửhoặc nhũng cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học vàvăn hoá nổi tiếng Đây là những thông tin có tính chính xác cao vì nó là bảnchính, bản gốc của những tài liệu có giá trị Chính vì thế, người ta có thể sửdụng nguồn tài liệu này vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội như: chính trị,kinh tế, văn hoá- xã hội, khoa học

Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, ngay từ nhữngngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân dân, Đảng và Nhà nước ta đã ban hànhnhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ Trước hết, phải kể đến Thông đạt

số 1C/ VP ngày 3 tháng 1 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ Trong đó,

Hổ Chủ tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương; diệnkiến thiết Quốc gia” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiệnhuỷ bỏ hồ sơ, lài liệu lưu trữ, "những hồ sơ hoặc công văn không cần dùngsau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục đểtàng trữ" [38/257] Qua đây, chúng ta thấy rằng, ngay từ rất sớm, Nhà nước ta

đã nhận thức được tầm quan Irọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để thu thập

và bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho lập trung quản lý thống nhất tàiliệu lưu trữ sau này

Tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thưtrung ương Đảng về Phông lưu trữ Đáng cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê KhảPhiêu

- nguyên Tổng Bí thư Đảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “ Tài liệu lưutrữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các

cơ quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn vàk'hai Iháe sử dụng có hiệu qua lài liệu lưu trữ vì lợi ích của dàn tộc và củacách mạng” 11 /2 Ị Nhiệm vụ này đòi hỏi ngành lưu trữ phải cố gắng khôngngừng ironíi quá trình đổi mới và hoàn thiện công tác của mình Đặc biệt, ớ

đây, chúng tôi muốn nhân mạnh tới công tác thu thập và bổ suns tài liệu, mộttrong những nghiệp vụ quan trọn» có vai trò lớn trong việc thúc đẩy công táclưu trữ phát triển.

Đất nước ta đang trên đà phát triển, sự nghiệp công nghiệp hoá và hiệnđại hoá đã và đang đạt được nhũng thành tựu đáng kể Các cơ quan từ trungương đc'n địa phương đang dần được kiện toàn về tổ chức, đổi mới phươngthức làm việc Chính trong quá trình này, tài liệu được hình thành ra tronghoạt động điều hành và quản lý không ngùng tăng lên về số lượng, đa dạng vềloại hình, phong phú về nội dung Bỏ'i vậy, nếu không có chỉ đạo về công táclưu trữ nói chung, thu thập hổ sung tài liệu nói riêng thì sẽ mất đi nhiều tàiliệu có giá trị và việc lổ chức sử dụng tài liệu sẽ không đáp ứng được nhu cầuthực tế của xã hội

Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năngquán lý nhà nước về giao thông đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hái vàhàng không trong phạm vi cá nước; quán !ý nhà nước các địch vụ và thực hiệnchủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộquản lý theo quy định của pháp luật [29/11- Trong những năm qua, được sựquan tâm của Đáng và Nhà nước ngành giao thông vận tải đã có những bướctiên bộ vượt bậc Hàng loạt công trình giao thông được mọc lên trên khắp mọimiền của lổ quốc Đây là những thành công không nhỏ góp phần vào tiến trìnhhội nhập của đất nước Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, ngànhgiao thông vận tải hiện nay cũng đang đứng trước một thực trạng đáng báođộng, đòi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc biệt như: tai nạngiao Ihông và nạn íham nhũng đã và đans diễn ra hàng ngày, hàng giờ Tất

cả những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ Bởivậy, đây là nguồn tài liệu có giá trị, không chỉ trong hoạt động của ngành giaothông mà còn có ý nghĩa lớn đối với sự phát Iriển của quốc gia Chính vì thế,vịộc thu thập, bổ sung và bào quán an toàn khôi tài liệu này không chí là trách

của n^ành mà còn là trách nhiệm của nhiều cơ quan nhà nước khác

Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ BộGiao thông Vận tải Irong thời gian gần đây đã có nhiều tiến bộ như: Chỉnh lýkhoa học kv thuật khôi tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ

bổ sung lài liệu nói ricng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh,nhiều lài liệu khi giao nộp còn chưa được lập thành hồ sơ Mặt khác, với sựphát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đangđược hình thành, nhưng thực tố Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải lại chưa cóbiện pháp hữu hiệu đê thu thập, quán lý loại hình tài liệu này Từ đó, đã dẫnđến những hậu quá không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hưhỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao.

Từ thực trạng nàv, chúng tôi dã chọn vân đề: " Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông Vặn lải - Thực trạng và giải pháp " làm luận

văn thạc sĩ chuyên ngành " Lưu trữ học và Tư liệu học" của mình Thông qua

đề tài nàv, chúng tôi hv vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành Giaothông vận tái hiểu và quan tâm đến công tác lưu trữ của CO' quan mình nhiềuhơn nữa nhằm hoàn thiện Lưu trữ Bộ Ciiao thône Vận tải nói riêng, hướng tới

sự nghiệp lưu trữ nói chung

2, Mục tiêu của đê tài

Mục tiêu chủ yếu mà luận văn chúng tôi muốn hướng tới là những nội dungsau đây:

- Nghiên cứu ]ý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ và những yêu cầu mới trong lý luận về công tác này

- Nghiên cún về nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông vận tái

- Tun hiéu vé thực trạng công tác lưu Irữ nói chung,thu thập bổ sung tài

1 ệu nói riêng tại Lưu trữ Bộ Giao Vạn tái

- Đé xuất các giai pháp, hiện pháp đê công tác thu thậpvà bổsung tài liệuLưu trữ Bộ Giao thông Vận tái đạt hiệu quả nhất

3.Phạm vi nghiên cứu

Bộ Giao thông Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có

á ih hướníỉ đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội Bởi vậy, tài liệuđược h nh thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng tương đốilớn mng phóng Lưu trù' nhà nước Việl Nam Trong phạm vi của luận văn này,chúng lôi tập irung nghicn cứu về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thựchiện chút năng quán lý nhà nước trong ngành Giao thông vận tải (Văn phòng,CcC Vụ, Thanh tra, Ban quản lý dự án) và tài liệu được hình thành ra ở chínhnlĩíng đơn vị tổ chức đó (lài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tàiliíU điện lử, tài liệu nghe nhìn)

4.Đổi tượng nghiên cứu

Nhữnu dôi tượng mà chúng tỏi tạp trung nghiên cứu trong luận văn bao

gcm:

- Lưu t'ữ Bộ Giao thông Vận tải;

- Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trướng thực hiện chức năng quản ]ý Nhànước HS-inh giao ĩhónR vận tái và những tài liệu được hình thành ra ở nhữngđơn vị, tố :hức nà/

5.Lịch sử nghiên cứu.

Đối với chúng tôi, đề tài luận văn này không hoàn toàn mới mẻ Trước chi

ng tôi (!ã có nhiều giáo trình và đề tài nghiên cứu về vấn đề này

Trước hết về lý luận chung: Công lác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đềcập đến trcns các cuốn giáo trình chuyên ngành Lun trữ như: " Lý luận vàthực tiỗr công lác Lưu trữ" (Vương Dinh Quyền - Chủ biên); “Phương pháplựa chrn và loiii huỷ tài liệu ở các cơ quan”- Dương Văn Khám; "Giáo trìnhLưu trữ" (Trường Truiu học Lưu trữ v;ì Nghiệp vụ văn Phòng I) Tiếp đó, lànhững đê tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giảiquyết từng khía cạnh cụ thế thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu Các đềtài đó là: "Lý luận và thực tiễn ve tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở ViệtNam" (Vương Đình Quyền - Chu nhiệm); "Cơ sớ khoa học của việc xác địnhgiá trị tài liệu quán lv nhà nước thòi kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủnghĩa đế lựa chọn, bổ sung vào Tru n II làm lưu trữ Quốc gia" (Dươnơ Văn

Khảm - Chủ nhiệm); "Xác định thành phán tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp

để bảo quản tại phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn cảnh Đưưng- Chủnhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản

lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” (Nguyễn Quang Lệ - Chủnhiệm)

Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viênkhoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như:

"Vấn đề hổ sunii tài liệu vào Lưu trừ tính Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng - Khoáluận tốt nghiệp năm 1998); "Vê công tác bổ sung tài liệu vào Trung lâm Lưutrữ Quốc gia Ilí" (Trần Quang Hồng- Khoú luận tốt nghiệp năm 1998); "Nhậnxéi vồ cóng tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III"(Nguycn Thị Thuỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Xác định giá trị

và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính” (Trần Thị Hương- Khoá luận tốtnghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòngLưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà- khoá luận tốt nghiệp năm2004); "Cơ sở ]ý luận và thực liẽn về xác định nguồn tài liệu bổ sung vàoTrung tàm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức Thuận-Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng năm

2000)

Đặc biệt liên quan đến nội dunu thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ còn cóluận văn của thạc sĩ Trần Quang Hổng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào cácTrung tâm Lưu trữ lỉnh - Thực trạng và giái pháp" Neoài ra, liên quan đếnlĩnh vực này, còn cổ nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành

và các sách báo khác

- lim hiếu vc Ihực trạns cổng tác lưu trữ' nói chung, thuthập bổ sung tàiliẹu nói riêng tai Lưu trữ Bộ Giao Vận lái.

- Đổ xu rú các giải pháp, hiện pháp đê công lác thu thậpvà bổ sung tàiliệuLưu trữ Bộ Giao thông Vận tái đạt hiệu quá nhất

3.Phạm vi nghiên cứu

Bộ Giao thông Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ cóanh hướng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội Bởi vậy, tài liệuđược hình thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng tương đốilớn trorm phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam Trong phạm vi của luận văn này,chúng tôi tập trung nghiên cứu về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thựchiện chức năng quán lý nhà nước trong ngành Giao thông vận tải (Văn phòng,các Vụ, Thanh tra, Ban quản lý dự án) và tài liệu được hình thành ra ỏ' chínhnhững dơn vị, tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tàiliệu điện tử, tài liệu nghe nhìn)

4.Đôi tuọng nghiên cứu

Nhữnu (lối lượng mà chúng tôi tạp trung nghiên cứu trong luận văn bao

gồm:

- Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tái;

- Các đon vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhànước nsành giao thông vận tái và những lài liệu dược hình thành ra ở nhữngđưn vị, lổ chức này

quyết từng khía cạnh cụ thế thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung lài liệu Các đềtài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở ViệtNam" (Vương Đình Quyển - Chủ nhiệm); "Cơ sở khoa học của việc xác địnhgiá trị tài liệu quán lv nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủnghĩa để lựa chọn, hổ sun« vào Trung tàm lưu trữ Quốc gia" (Dương VănKhảm - Chủ nhiệm); "Xác định Ihành phẩn tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp

để bảo quản tại phông lưu trữ Ọuốc gia Việt Nam" (Nguyễn cảnh Đương- Chủnhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản

lý Nhà nước) vào kho lun trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyẻn Quang Lệ - Chủnhiệm)

Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viênkhoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như:

"Vàn đc hổ sung tài liệu vào Lưu trữ tính Hà Tày" (Trịnh Ngọc Hùng - Khoáluận tót nghiệp năm 1998); "Về công tác hổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưutrữ Quốc gia íỉĩ" (Trán Quang Hồng- Khoa luận tốt nghiệp năm 1998); "Nhậnxét về công tác thu thập, bổ sung lài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III"(Nguyền Thị Thuỳ Dương- Khoá luận tối nghiệp năm 2003); "Xác định 2,iá trị

và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính" (Trần Thị Hương- Khoá luận tốt

nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng

Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà- khoá luận tốt nghiệp năm2.004); "Cơ sở lý luận và thực tiễn vé xác định nguồn tài liệu bổ sung vàoTrung tàm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức Thuận-Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng năm

2000)

Dặc biệt liên quan đốn nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ còn cóluận văn của Ihạc sĩ Trần Quang Hồng với dề tài: "Bổ sung tài liệu vào cácTrung lâm Lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp" Ngoài ra, liên quan đếnlĩnh vực này, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành

và các sách báo khác

Nhìn chung, những vân dề khía cạnh mà các đe tài nghiên cứu khoa học,khóa luận lốt nghiệp, các bài viết trên báo, tạp chí Iu'11 trữ đề cập tương đốinhiều và khá chi tiết nhưng nhìn chung chí dừng lại ở một số vấn đề mangtính lv luận hay chí nêu ra thực trạnạ cúa công tác thu thập, bổ sung tài liệu ởmột CO' quan hoặc một số cơ quan, trong khi đó những giải pháp khắc phục cònchưa sâu sát hoặc còn mang tính bao quát Với đề tài của mình, chúng tôimong muốn đưa ra bức tranh toàn cảnh về thực trạng thu thập, bổ sung tài liệucua một cơ quan cụ thể, đó là Bộ Giao thông Vận tải, qua đó, đề xuất nhữnggiải pháp hợp lý để công tác này ngày càng đạt hiệu quả cao.

6 Các nguồn tu liệu, tài liệu tham khảo

Đế thực hiện đề tài này, chúng tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu tham kháo sau:

- Tài liệu mang tính chất phương pháp luận gồm: sách kinh điển, sách lý luậnnhư: Chủ nơhTa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;

- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận vàthực liễn công tác lưu Irữ , Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơquan, Giáo trình lưu trữ;

lai liệu vồ lịch sử, lổ chức bộ máy và hoạt động của Bộ Giao Thông Vận tải

- Tài liệu chỉ đạo, quy định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của Bộ Giaothông Vận tải

7 Phương pháp nghiên cứu.

Trong quá trình thực hiện đề lài này, chúng tôi đã sử dụng phương phápnghiên cứu sau:

- Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác Lê nin: Chủ nghĩa duy vật biệnchứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;

Phương pháp luận của lưu trữ học, đó là các nguyên tắc: Nguyên tắc lịch

sử, nguyên tắc chính trị, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

1)(S

- Phương pháp lịch sử và logic, phương pháp phân tích tổng hợp,phươngpháp đicu tra khao sát thực tê và phương pháp chuyên gia.

8 Đóng góp của luận văn:

Một là: Khắc hoạ một cách rõ nét về công tác lưu trữ nói chungvà thuthập, hổ sung tài liệu nói riêng ỏ' Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải

Hai là: Đề ra các giải pháp nhằm thu thập, bổ sung tài liệu hình thành

trong hoại động của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Giao thông Vận tải một cáchthống nhất và hiệu quả

9 Bô cục của luận văn

Chương 1: Co sở lỷ luận về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ

Chuông 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bô Giao thông Vận tải

Chương 3: Những giải pháp trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ

Bộ Giao thông Vận tấi

Có thô nói, để hoàn thành luận văn này, chúng tôi đã gặp rất nhiều khókhăn Irong viẹc kháo sát, khai thác lư liệu, tài liệu Bởi lẽ, trong thời gianthực hiện luận văn, Bộ Giao thông Vận tải đã xáy ra nhiều vấn đề rất phứctạp, điển hình là vụ việc liên quan đến PMƯ18 Bên cạnh những khó khănkhách quan, về mặt chủ quan, trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế nênmặc dù đã rất cố gắng song luận luận văn này chắc chắn không tránh khỏinhững hạn chế nhất định Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng gópcủa các nhà nghiên cứu, các bạn đồng nghiệp và những người quan tâm đểluận văn chúng tôi đạt chấl lượn2; tốt hơn

Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nên trên nhưng chúng tôi lại luôn nhậndược sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, cơ quan nơi chúng tôi đến khai

thác

lư liệu, tài liệu, khảo sát tình hình thực tế như: Cục Vãn thư- Lun trữ Nhà

nước,Văn phònc Bộ Giao thông Vận tái, Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải, TrườngĐào tạo Rồi tỉưỡnơ Cán bộ Công chức ngành Giao thông Vận tải Đặc biệt,

9chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của Thầy giáo hướngdẫn- Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn Khám trong suôi quá trình thực hiệnluận văn Nhân dịp này, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tớiThầy eiáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên chúng tôi hoànthành luận văn cúa mình.

Hà nội, tháng 7 năm 2006

rTH s *?

lác giá

Nguyễn Kim Dung

CHƯƠNG 1: CO SỞ LÝ LUẬN VẾ CÔNG TÁC THU THẬP,

BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC LUU TRỮ

Tài liệu gia tăng cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ Nếunhư trong thời kỳ phong kiến, tài liệu ở nước ta chí là Tàng thư triều đình, thìngàv nay ngoài những tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của các cơquan quyền lực nhà nước trung ương, còn có tài liệu của các Bộ, các ngành vàtài liệu của địa phương, đặc biệt là tài liệu của các tỉnh và thành phố lớn Nếunhư ớ thời kỳ phono kiến, tài liệu có thế được giũ' lại toàn bộ để bảo quản thìngày nav người ta chỉ giũ' lại những tài liệu có giá trị, báo quản trong các lưutrữ hiện hành và lưu trữ lịch sử đổ phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụngtrước mắt và làu dài Bới lẽ, nếu giũ' lại toàn bộ lài liệu được hình thành ởcác cơ quan và cá nhân thì chúng ta sẽ íĩặp khó khăn lớn về: kho tàng, trangthiết bị bao quản, tiền của và nhân lực Vậy một vấn đề lớn đặt ra hiện nay làlàm thế nào để biết được lài liệu nào có giá trị và tài liệu nào đã hết giá trị

Để hiểu dirợc điều này chúnơ ta phái nắm vững cơ sở lý luận về công tác lưutrữ nói chung và thu thập hổ sung tài liệu nói riêng, ơ đây, chúng tôi muốntập trung đốn vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu

Khái niệm “Bổ sung tài liệu” được định nghĩa trong Giáo trình Lý luậnVci rỉliực tiễn công tác lưu trữ như sau:

1 1

“Bổ sung lài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xácđịnh nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựachọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữtheo quvén hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định” [7/130]

Cũng vố vấn đề này, trong cuốn Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tàiliệu ở các co' quan lại đưa một khái niệm khác:

“Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ lù' các nguồn nộp lưuihco danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt đê chuyển vào báo quán ở cáckho lưu trữ”[26/96 |

“Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống trong các khu vựcthẩm quyên của Phông lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau Bổ sungtài liệu khác với thu thập tài liệu ó' cách xem xét tổng thể, bao quát trongtoàn hệ thống” 126/96 |.

Như vậy, có nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệulun trữ Tuy nhiên, tất cá các khái niệm trên đều liên quan việc xác địnhnguồn nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ Bởi vậy, theo chúng tôi hiểu thu thập,

bổ sung tài liệu chính căn cứ vào những quy định của Nhà nước để tiến hànhthu nộp tài liệu vào các lưu trữ khác nhau Đây là công tác liên quan đến quátrình hoàn thiện không ngừng thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

và được thực hiện dựa vào sự bố trí mạng lưới các lưu trữ hiện hành, lưu trữlịch sử troníĩ ca nước

Thu thập, bổ sung tài liệu còn bao gồm công tác nghiên cứu các biệnpháp dể lổ chức giao nộp một cách chủ dộng, hợp lý và khoa học các tài liệucho lưu trũ' hiện hành và iưu trữ lịch sử Nội dung của công tác thu thập, bổsung tài liệu ở đây bao hàm ý nghĩa là xác định và thu nhận các lài liệu từcác nuuồn khác nhau và thu thập, hổ sung vào lưu trữ, tức là thu thập, bổsung các thành phẩn tài liệu có giá trị từ các cơ quan là nguồn nộp lưu vàocác phòng, kho lun trữ, trung tâm lun trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Một là: Xác định ГЩ1ЮП thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiệnhành và lưu trữ lịch sử

- Hai là: Xác định thành phần nội dung tài liệu cần nộp vào lưu trữhiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi quyền hạn đã được nhà nước quyđịnh

- Ba là: Quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệutheo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lun trữ

- Bốn là: Phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưutrữ cũng như toàn bộ mạng lưới kho lull trữ toàn quốc

1 3

Đế thực hiện tốt nhất những nội dung này, ngoài việc nghiên cứu lýluận thì việc xây dựng lý luận và những biện pháp nghiệp vụ cần thiết đồngthời, chí (lạo việc áp dụrm những biện pháp đó vào thực tế cũng rất quantrọng

Nhiệm vụ nshiên cứu lý luận nhằm mục đích xác định được nhữngnguyên tắc cơ bản của quá trình bổ sung và phân bổ tài liệu theo mạng lướicác kho lưu trữ, chỉ rõ mối quan hệ giữa công tác bổ sung với các công táckhác và khá năng áp dụng các phương pháp mới vằo lĩnh vực này

Có thể nói rằng, công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu trữ hiệnhành và lưu trữ lịch sử có liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ khác của côngtác lưu Irữ, đặc biệt là việc xác định giá định giá trị tài liệu và phân loại tàiliệu Tuy không phái mọi nghiệp vụ đều chịu ánh hưởng của công tác thuthập, hổ sung lài liệu một cách giống nhau, nhưng nhìn chung nếu việc thuthập, bổ sung tài liệu không được Ihực hiện tốt thì các nghiệp vụ có liên quantrực tiếp không thể có kết quả cao và hiệu quả của công tác lưu trữ nói chung

sẽ bị hạn chế

Trong việc, thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cẩn tìm hiểu rõthêm một số khái niệm có licn quan đó là: nguồn tài liệu bổ sung; thành phầntài liệu bổ suns; Ihẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ

Từ điển Lưu trữ Viột Nam đã định nghĩa khái niêm: “Nguồn bổ sungtài liệu” như sau: “Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhânthuộc diộn giao nộp tài liệu vào một lưu trữ nào đó do Nhà nước quy định”

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, do uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông quangày 04.04.2001 quy định: Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tàiliệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổchức xã hội, tổ chức xã hội - nghể nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trangnhân dân, các nhàn vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu có giá trị về các lĩnh vựcchính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa

— học và công nghệ (Điều 1, Khoản 2, Điểu 2) [ 40/8 ]

Như vạy, nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cánhàn là nguồn nộp lưu Trong từns danh mục, nguòi ta sẽ xác định nhữngthành phấn tài liệu chủ yếu được hình thành ra trong hoạt động cúa một cơquan hoặc một cá nhân cụ thể được thu thập, bổ sung vào lưu trữ Nghĩa là,những thành phần tài liệu này phải có giá trị, phản ánh đúng chức năng,nhiệm vụ của cơ quan hoặc quá trình hoạt động của một cá nhân.

Ví dụ: Đối với một cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thìthông thường thành phần tài liệu được xác định trongphông lưutrữ của cơquan đó bao gồm:

- Tài liệu lãnh đạo, chí đạo

- Tài liệu kế hoạch, thống kê

- Tài liệu Tổ chức và Cán bộ

- Tài liệu Lao động - Tiền lương

- Tài liệu văn thư- lưu trữ

- Tài liệu chuyên môn riêng

Như vậy, rõ ràng hai khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phẩntài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau

Đối với các lưu trữ, nhất là lưu trữ lịch sử, muốn công tác thu thập, bổsung được thuận lợi thì trước hết phải xác định được nguồn tài liệu bổ sungmột cách đầy đủ và chính xác, nghĩa là phải xác định được những cơ quan,đơn vị hoặc cá nhân nào thuộc diện giao nộp tài liệu vào lưu trữ Để làmđược điều này, cũng cần phải nắm rõ được “phạm vi thu thập tài liệu” hay

“thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ”

Ớ đây, khái niệm “thẩm quyền” hoặc “khu vực thẩm quyền” là mộtthuật ngữ chuyên ngành lưu trữ, là đặc trưng riêng cho công tác thu thập và

bổ sung lài liệu trong phạm vị hành chính- lãnh thổ nhất định Thẩm quyền

và khu vực thẩm quyền chỉ rõ mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa

cơ quan lưu trữ và các cơ quan là nguồn nộp lun trong việc thu- nộp tài liệulưu trữ Thông thường khu vực thẩm quyền được pháp quy hoá để các cơ

1 5

quan thực hiện thống nhất và nghiêm chỉnh việc thu thập và bổ sung tài liệulưu trữ

Trong các co' quan đang và cơ quan nhà nước, các quv định này được ápdụng như sau:

Khu vực thám quyền của một lưu trữ hiện hành là các cơ quan, đơn vịirực thuộc cơ quan chú quán có lưu trữ hiện hành Các cơ quan, đơn vị này lànguồn nộp lưu vào lưu Irữ hiện hành, cán hiểu rằng, không phải tất cả các cơquan trực thuộc đéu giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan chủquán vì lý do sau đây:

Phần lớn, tài liệu được hình thành ra hoạt động của các đơn vị chứcnăng như: Vụ, Văn phòng, Thanh tra là nguồn nộp lưu chủ yếu vào lưu trữ cơquan vì dó là những tài liệu phán ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ cơ bảncủa cơ quan Ricng các cơ quan trực thuộc cơ quan chủ quản do có văn thư vàtài khoán độc lập thì phài xem xét rất kỹ đế quyết định xem tài liệu của các

cơ quan đó giao nộp vào lưu trữ co' quan hay vào lưu Irữ lịch sử khác cóthẩm quyền Ví dụ, trong danh mục nguồn nộp lưu, Cục Đăng kiểm, Tổngcông ty Hàng không, Tổng công ty Hàng hải thuộc Bộ Giao thông Vận tải,nhưne tài liệu những cơ quan này đến hạn nộp lưu phái giao nộp vào Trung tâmLưu trữ Ọuốc gia III chứ không phải giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các

Như vậy, vấn đề Ihu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ Nhà nước

mà trước hết là xác định phạm vi các cơ quan, đơn vị phải nộp trực tiếp tàiliệu cho lưu irữ Nhà nước có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn hết sức sâu sắc,trên cơ sở khu vực thám quyền đê xác định nguồn thu thập, hổ sung tài liệu

1.2 MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC гни THẬP, Bổ SUNG TÀI LIỆU

Đối với bán thân sự phát triển của công tác lưu trữ, có thể khẳng địnhràng, bổ sung tài liệu nhằm bảo quản tập trung thống nhất khối tài liệu hìnhthành từ các cư quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ

Do thu thập, bổ sung tài liệu cũng có liên quan đến nhiều nghiệp vụchuycn môn của còng tác lưu trữ cho nên 11Ó cũng có ảnh hưởng nhất địnhđối với những nghiệp vự chiiycn môn này

Chẳng hạn: Người ta có thể kết hợp cồng tác công tác thu thập, bổsung lài liệu với phân loại tài liệu, thống kê tài liệu và đặc biệt là với xácđịnh giá trị tài liệu Vì trên thực tế, thu thập, bổ sung tài liệu mà không lựachọn thì tài liệu đưa vào bảo quản tập trung tại các lưu trữ sẽ trong tình trạnglộn xộn giữa tài liệu có giá trị và tài liệu không có giá trị Sau khi tài liệu đãđược lựa chọn í rong quá trinh thu thập, bổ sung, người ta sẽ tiến hành phânloại tài liệu Mục đích của phân loại tài liệu trong các lưu Irữ là tổ chức khoahọc tài liệu nhằm đưa tài liệu ra khai thác và sử dụng có hiệu quá Như vậy,thu thập, bổ sung tài liệu cũng đã cắn liền với công tác tổ chức sử dụng tàiliệu- mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ Không chí có quan hệ với cácnghiệp vụ trên, thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu cũng là một nghiệp vụkhông tách rời đối với thu thập, bổ sung lài liệu Dựa vào các kết quá thống

kê và kiểm tra tài liệu, các

1 7

lưu trữ mới xát' định được phương hướng, kế hoạch để thu thập, bổ sungnhững tài liệu còn ihieii lui'hóng

Khi liên hành thu thập, bổ sun« tài liệu người ta cũng phải línhđến khả năng sử dụng chúng vào thực tế Nghĩa là, đối với mỗi loại hìnhtài liệu khác nhau thì viẹc liến hành thu thập, bổ sung tài liệu cũng khácnhau nhằm bảo quản an loàn, phục vụ lâu dài cho mục đích sử dụng chotài liệu tài liệu lưu trữ trong tương lai Điều đó cho thấv rằng, thu thập

bổ sung tài liệu cũng có những quan hệ nhát định đối với công tác bảoquản tài liệu lưu trữ

Một khía cạnh khác, thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành trên

cơ sở các quy định cua Nhà nước và sự hướng dẫn của các cơ quan quản

lý lưu trữ, Iheơ các nguyên lắc và hiện pháp cần thiết Nó báo đảm quản

lý lập trung thống nhàt tài liệu tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử,phục vụ tốt nhất cho nhu cẩu của đời sống, xã hội Thông qua, thu thập,

bổ sung, nguồn tài liệu của luu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử luôn được

mở rộng, thúc đẩy mọi mặt nghiệp vụ của cổng tác lưu trữ phát triển,đặc biệl khá năng khai thác nguồn tài liệu quý giá nàv SC n«ày càng tăng lên.

Nhu' vậy, (lể giải quyết tối được nhiệm vụ thu thập, bổ sung tàiliệu vào các lưu trữ thì cần phải có một cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, cácnghiệp vụ khác có liên quan phải được giái quyết một cách đồng bộ cộngvới sự chuẩn bị một cách vững chác CO' sở vậl chất và nhân lực cho côngtác đó Khi công tác thu thập, bổ sung tài liệu được giải quvết tốt sẽ cótác động tích cực ngược trở lại tới các nghiệp vụ lưu trữ có liên quannói riêng và thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung

1.3 PHẨN CẤP THẨM QUYỂN THU THẬP, Bổ SUNG TÀI LIỆU PHỔNG LƯU TRỬ QUỐC GIA VIỆT NAM.

Phông Ill'll trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành qua hoạt động của các cơ quan đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh ; tế, tổ chức chính Irị- xã hội, tổ chức xã hội và các cá nhân đã

được thu thập và quán ỉv ở các kho lưu trữ của Đãng và Nhà nước _

!

8

Nhằm qiuin lý tập Irunu, thống nhấl Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, Nhànước ta đã phân chia Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam thành 02 phông lớn: Phỏnglưu trữ nhà nước Việi Nam, Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam Trong dó,Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước quan lv;Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ươngĐảng quản lý Chính việc xác định rõ thẩm quyền quán lý này dã hình thành nênkhu vực thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ các càp Tài liệu sánsinh ra trong hoạt động của các cơ quan đảng, Đoàn thanh niên được thu thập

và bổ sung vào hệ thống cơ quan lun trữ Đáng cộng sán Việt Nam Tài liệu hìnhthành ra trong hoạt động của các cơ quan nhì nước đã giải thể hoặc đang hoạtđộng trên lãnh thổ Việt Nam, của các cá nhân, gia đình dòng họ nổi tiếng đượcIhu thập, bổ sung vào hệ thống cơ quan lưu trữ nhà nước Việl Nam Tuy nhiên,việc phân cấp thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào hai hệ thống lưu trữ đềuđược tổ chức thống nhất từ trung ương đến địa phương Điều đó được thể hiệnmột cách rõ nét ở sơ đồ sau:

NAM

Tài liệu phổng lưu trù' quốc gia Việt Nam theo sơ đồ trên được bảo quản ỏ'

2 loại cơ quan, tổ chức lưu trữ': Lưu Irữ lịch sử và lưu trữ hiện hành

1.3.1 Thẩm quyền thu íhạp, bô sung tài liệu của lưu trữ hiện hành

Lưu trữ hiện hành còn gọi là Ill'Ll trữ' cơ quan vì lẽ, bất kỳ cơ quan nàocũng có những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc từ văn thư cần được lưu trữ để tra cứuphục vụ ycu cầu kiổm tra công việc đã qua, từ đó, giúp quản lý và điều hành cônụviệc hiện tại Lưu trữ hiện hành có 02 loại: loại là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch

sử và loại ngoài nguồn nộp lưu Theo điều 14, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia do Uvban Thường vụ Quốc hội ban hành ngàv 04.4.2001 (sau đây gọi chung là Pháplệnh Ill'Ll trữ quốc gia năm 2001) quy định: “Sau một năm, kể từ năm công việc

có liên quan đến lài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giaonộp vào lưu trữ hiện hành” Như vậy, lun trữ hiện hành có thẩm quycn thu thậptài liệu hình thành ra trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức của CƯ quan một

!

8

năm sau khi công việc kết thức Tuy nhiên, do việc phân loại rõ rùng 02 loại lưutrữ hiện hành nên tài liệu ở các lưu trữ không thuộc nguồn nộp lưu SC được báoquan lại chính cư quan hình thành ra chúng, đối với loại là nguồn nộp lưu, thờigian chuyển giao tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quy định cụ thể trong điều 14Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 như sau:

- Sau 10 năm kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiệnhành của co' quan, tổ chức trung ươns;

- Sau 5 năm kể tù' năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiệnhành của cơ quan, tổ chức địa phương;

- Chính phủ quy định thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ Quốc phòng,

Bộ Công an, Bộ Ngoại giao và một số cơ quan, tổ chức khác; tài liệu ỉ ưu trữ vékhoa học và công nghệ, vân học nghệ thuật; tài liệu lun trữ bằng phim, ánh, băn«hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, các vật mang tin khá theo để nghịcua cơ quan lưu trữ trung ương [40/14]

1.3.2 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử.

Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu Ihập, bổ sung tài liệu của các lưu trữhiện hành là nguồn nộp lưu theo danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu Các

sử Như vậv, khu vực (hẩm quvén là phạm vi hành chính- lãnh thổ mà trên đó tàiliệu của các cơ quan được hình thành và được quản lý thống nhấl Trong cùng mộtkhu vực địa lý, do tài liệu có yêu cầu quản lý khác nhau nên phải thiết kế các khuvực thẩm quyển khác nhau

Ví dụ: ơ Hà Nội, có các khu vực thẩm quyền quản lý tài liệu của các lưutrữ lịch sử sau:

- Lưu trữ quốc gia

- Lưu trữ Đáng cộng sản Việt Nam

- Lưu trữ của Hà Nội

Lưu trữ lịch sử có phạm vi trách nhiệm rộng, không những chúng phải quan

lý chặt chẽ tài liệu có giá 1 rị dã được thu về bảo quản ở kho lưu trữ mà còn phaiquán lý lài iiệii đầu vào ỏ' các khu vực thẩm quyền Tùy iheo cấp độ quán lý khácnhau, như cấp trung ương, cấp ngành hay địa phương mà phạm vi thẩm quyền lớn

nhỏ khác nhau Ví dụ, riêng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữNhà nước có danh mục số J các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu là 1 10; các lưu trữtính đều có danh mục nguồn nộp lưu là khoảng 50 cơ quan.

1.4 NHỮNG YÊU ('Ẩu MỚI VỀ CÔNG TÁC THƯ THẬP, Bổ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG (ỈIAI ĐOẠN HIỆN NAY

Trong hai mươi năm xây dựng và đổi mới đất nước, nhiéu thành tựu khoahọc công nghệ được khẳng định và ngày càng có những tiến bộ vượt bậc Đặcbiệt, sự phát triển mạnh mẽ của côns nghệ thông tin đã và đang có những tác độngtích cực đối với nhiêu lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có công tác lưu trữ.Một thực tế không thể phủ nhận rằng, công nghệ thông tin đã có vai trò quantrọng trong sự hình thành nên nhiều tài liệu mới, bên cạnh nguồn

lài liệu truyền thống như: giấy, phim, ảnh đó là tài liệu điện tử Loạihình lài liệu mới được hình thành cũng đặt ra những khó khăn, thử thách khôngnhỏ đối với công lác lưu trữ, trong đó có công tác thu thập, hổ sung tài liệu Bởi

lẽ hiện nay, người ta chưa có cách hiếu thống nhất vổ tài liệu lưu trữ điện tử,cũng như chưa đưa ra được phương Ihức hữu hiệu để quản lý và thực hiện cácnghiệp vụ lưu trữ đối với loại hình tài liệu này Qua nghiên cún, chúng tôi đượcbiết các nhà khoa học đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu điện tử

"Theo tiến sĩ Kendth Thibodeau, Giám đốc Trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử Mỹthuộc Lưu trữ quốc ơja Mỹ, thì tài liệu điện tử là tài liệu được bảo quản ở dạngđặc biệt chỉ có thể đọc, xử lý và in ra bằng máy vi tính Trong cuốn thuật ngũ' lưutrữ quốc tế xuất bản năm 1988, lài liệu điện tử được coi là một dạng tài liệu đọcbằng máy Đó là tài liệu thông thường được lập ra dưới dạng mã hóa trên các vậtmang tin như đĩa từ, băng từ, thẻ đục lỗ mà nội dung của chúng chỉ cỏ thể liếpcận được bằng máy tính và chúng được tổ chức theo nguyên tắc xuâì xứ để phânbiệt với lưu trữ dữ liệu "[18/151] Tại Hội thảo Sarbica: “Các chính sách vàthực tiễn xác định giá trị và bảo quản tài liêu lưu trữ điện tử” được tổ chức tại HàNội, tháng 5 năm 2004, trong bài viết: “Khái niệm về lài liệu lưu trữ điện tửtrong khu vực công, độ tin cậy và tính xác ihực của tài liệu lưu trữ điện tử” củaGiáo sư Luciana Duranti - Trường Đại họcTổng hợp British Columbia Vancouver,Canada cũng đã đề cập đến khái niệm tài liệu điện tử, theo bà để đưa ra khái niệm

về lài liệu điện tử cần phải đưa ra được khái niệm tài liệu lưu trữ và nó sẽ khác

!

8

như thế nào so với tài liệu nói chung, hoặc với thông tin và dữ liệu "Vì thế nhómnghiên cứu Inter Pares đã quyết định định nghĩa tài liệu lưu trữ như bất kỳ một tàiliệu nào được sản sinh (được làm ra hoặc nhận được và được lưu lại để phục vụcho các công việc tiếp theo hay dùng để tham khảo) bằng một cá thể vật lý hoặcmột pháp nhân trong quá trình hoạt động thực tiễn như là một công cụ và phóphẩm của hoạt động đó, Và vì vậy, nhóm này đã lựa chọn quan niệm lưu trữ theocách truyền thống Sau đó, nhóm tiếp tục định nghĩa tài liệu như các thông tinđược ghi lại, còn thông tin là các thông báo dùng để liên lạc thông qua khônggian và thời gian và dũ' liệu như là bộ phận có ngũ' imhĩa nhỏ bé nhất của thôngtin Cuối cùng

một tài liệu lưu trữ điện tử đã được định nçhîa như là một tài liệu đượctạo ra (được làm ra hoặc nhận được và được lưu giữ lại để phục vụ cho cáccông việc tiếp theo hay để tham khảo) ở dạng điện tử, có nghĩa là một thôngbáo nhận được ở dạng điện tứ nhung được lưu giữ lại cho công việc ở dạng

giấy thì là tài liệu lưu trữ trcn giấy, trong khi đó một lá thư nhận được ở

dạng giấy nhưng sau đó được quct vào máy tính và chỉ được sử dụng ở dạng

hồ sơ điện tử thì là tài liệu lưu trữ điện tử".[ 15/2] Các nhà lưu trữ học nước

ta coi tài liệu điện tử là một dạng lài liệu dọc bằng máy Như vậy, chỉ riêngviệc đưa ra khái niệm tài liệu điện tử đã có nhiều quan điểm khác nhau Theochúng tôi, một yêu cầu mới đặt ra hiện nay là làm thế nào để hiểu một cáchchính xác về tài liệu điện tử và xem xét vị trí, triển vọng của nó trong tươnglai, lừ đó, bổ sung vào hệ thống lý luận về công tác lưu trữ, góp phần ứngdụng có hiệu quả trong thực tiễn

Nếu cho rằng, tài liệu điện tử là một loại tài liệu đọc bằng máy thì vậtliệu chế tác ra chúng cũng phái thuộc dạng đặc biệl Đồng thời, nội dungthông ũn ghi trên đó cũng chỉ đọc được nhờ vào các thiết bị kỹ thuật tươngứng Thiết bị kỹ thuật ứ đày chính là máy tính thuộc các thế hệ khác nhau đã

và sẽ xuất hiện trcn thế giới Đặc điểm cơ bản của tài liệu đọc bằng máy là ởchỗ сИйпц ta không thể tiếp nhận nó ở dạng thực Chúng ta chí đọc được nósau khi đã Ihực hiện một loạt các thao tác theo một quy trình định sẩn vànghiêm ngặt, tức là khi đã được hiển thị trên màn hình, máy chiếu hoặc dướidạng được in ra giấy Nhu' vậy, tài liệu điện tử phụ thuộc rất lớn vào côngnghệ lập ra nó và các bộ tiêu chuẩn mà nó được lập ra Từ cách hiểu tài liệuđiện tử là một dạng tài liệu đọc báng máy thì tài liệu lưu irũ' điện tử là: “làmột bộ phận của tài liệu điện tử, có giá trị như bản chính, phản ánh chân thực

về hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được bảo quản với mục đích

sử dụng cho nhu cẩu chính đánẹ trước mắt cũng như lâu dài của xã hội, củatừng cơ quan, tổ chức cũng nhu' mỗi người Nói một cách khác, nó là tài liệuđiện tử có giá trị cần phái báo quản để đảm bảo thông tin cho thế hệ tươnglai Cho hiện tại, chúng được bảo quản chủ yếu là căn cứ pháp lý để xử lý cácvấn đẽ liên quan đến hoạt động hànơ ngày của chính những cơ quan sản sinh

ra tài liệu điện tử Còn

cho tương lai, chúng dược báo quán với mục đích là một nguồn tinphục vụ cho nhu cầu nghiên cứu khoa học - lịch sử, phát triển nền văn hóadân tộc và nhân loại” 118/1531

Có thể nói rằng, với tốc độ phát triển công nghệ thông tin như hiệnnay, lài liêu điện tủ' sẽ là nguồn sản sinh chủ yếu trong hoạt động của các cơquan Tuy nhiên, do tính chất đặc biệt nêu trên, các nhà lưu trữ học cần phải

có sự nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa ra những yêu cầu trong công tác thuthập, bổ sung, lưu trữ và bảo quản các tài liệu lưu trữ điện tử Thực tế, nhữngvấn đề này trong thời gian gần đây đã trở thành mối quan tâm của nhiều nhàlưu học thế giới cũng như trong nước, ở nước ta, chúng đang thực sự có tínhthời sự đỏi với những người làm công lác lưu trữ ở tất cả các cơ quan quản lýcũng như các CO' quan sự nghiệp lưu trữ Hội nghị khoa học: “Công tác lưutrữ tài liệu điện tử”, tổ chức vào năm 1999 và Hội thảo Sarbica tháng 5 năm

2004 vừa qua đã lần lượt khẳng định tầm quan trọng của lưu trữ tài liệu điện

tử Bên cạnh đó, việc đẩu tư kinh phí đổ nghiên cứu về nguồn, thành phần tàiliệu điện tử thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia vẫn đangđược tiến hành ở Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước Tuy nhiên cũng phải nhận thấy rằng, do đây là loại hìnhlài liệu đặc biệt nôn các buổi hội thảo hay các đề tài nghiên cứu bàn về cácvấn đề nêu trên vẫn còn dang xcm xét và chưa được đi vào thực tế Nguyênnhân chủ yếu là những khó khăn mà chúng tôi sẽ trình bày dưới đây:

Trước hết, là khó khăn trong việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng vàtran s bị các thiết bị kỹ thuật thích hợp để bảo quản tài liệu Nếu tài liệu số ởdạng lưu trữ trong ổ cứng của máy vi tính thì cần phải có máy tính để lưu trữ

và bảo quán chúng Nếu tài liệu lưu trữ ở dạng đĩa CD-Rom hoặc một vậtmans tin khác như: USB, hay dĩa mềm thì cần phải có kho bảo quản tài liệuchuyên dụng vì loại tài liệu này rất khó bảo quản ở môi trường thông thường.Đặc biệt, tài liệu điện tử không thể tiếp cận nó ở dạng thực mà phải thôngqua một thiết bị đọc Chính vì thế, đi liền với việc bảo quán tài liệu điện tửthì phải có mội thiết bị đọc tương thích Máy vi tính là phương tiện được sử

dụng thông dụng nhất Nhưng một trớ ngại lớn hiện nay, đó là công nghệthông tin càng

24

phú! triển thì hàng !oạl máy tính có tính năng hiện đại ra đời, kéo theo sự lạchậu của các máy tính dang sử dụng Những máy lính đời mới nhất sẽ cónhũng phần mềm ứng dụng tương thích đi kèm với chúng và đương nhiênphán mềm này sẽ đọc được những tài liệu số mà chúng được sản sinh ra ởthời điểm hiện lại Tuy nhiên những máy tính lạc hậu hơn khoảng 5 năm hay

10 năm trước đó lại không thể đọc được chúng Chính vì vậy, đi liền với thuthập, bổ sung tài liệu điện tử, các cơ quan lưu trữ thường xuyên phải trang bịcác máy tính đời mới nhất để đọc và báo quản tài liệu ở các giai đoạn kế tiếp.Mặt khác, để công tác thu thập, bổ sung tài liệu bảo đảm chất lượng và hiệuquả cao, đội ngũ cán hộ làm công tác lưu trữ ỏ' đây cũng luôn phái được đàotạo mới để có trình độ Ún học nhài định nhằm đáp úng nhu cầu của côngviệc

Nhu' vậy, vấn đề khó khãn trước mắt hiện nay đối với công tác thuthập, bổ sung lài liệu điện tử là kinh phí đầu tư trang thiết bị đọc cũng nhưbảo quản tài liệu và đào tạo nguồn nhân lực có đủ trình độ để tiếp nhậnnhững tiến bộ mới của công nghệ thông tin

Tuy nhiên, không chỉ dừng lại ở những khó khăn đó, việc thu thập, bổsung tài liệu điện tử còn gặp phái một khó khăn trong việc xác định giá trị tàiliệu Lúc đấu, người ta cho rằng tài liệu lưu trữ điện tử chỉ có giá trị thônglin không có giá trị pháp lý vì người ta vãn đánh giá và nhìn nhận nó như tàiliệu giấy Nhưng thực chất, đây là loại hình tài liệu đặc biệt, nếu người tacăn cứ vào những tiêu chuẩn truyền thống để xác định giá trị tài liệu thì sẽkhông chính xác Vấn đề này đã xáy ra nhiều cuộc tranh luận, song đến nay

đã được giải quyết khi hiệu lực của chữ ký điện tử đã được các nhà nướccông nhạn "Và trong thực tiễn, công tác lưu trữ của các nước phái triển như

Mỹ, úc và ở nước Nga, tài liệu điện lử đã được công nhận là tài liệu có hiệulực pháp lý và các giá trị khác Do đó chúng được coi là những tài liệu thuộcdiện nộp lưu vào Lưu trữ Nhà nước để bảo quản"[ 18/154] Thực tiễn công

tác lưu trữ ở nước ta chưa nêu ra một cách cụ thể về điểu này Song trongmột số văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước ta, tài liêu điện

tử cũng được coi như bản gốc, có hiệu lực pháp lý và"các cơ quan phải thihành nếu nhận được văn bản như thế trên mạng tin học diện rộng của Vănphòng Chính phủ [15/7] Trong

25Quyết định số 168- HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộtrưởng về “thành lập Phông lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủnghĩa Việt Nam” thì tài liệu điện tử cũng là một trong những dạng tài liệuthuộc thành phán của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, nếu chúng cỏ ý nghĩa

về mặt chính trị, kinh tố, văn hóa

Như vậy, về mặt lý luận cũng như về mặl pháp lý, tài liệu lưu trữ điện

tử phái là đôi tượng báo quán của các Trung tâm lưu trữ quốc gia và cácTrung tâm lun trữ địa phương

Trong giai đoạn hiện nay, tài liệu điện tử sẽ chiếm nhiều ưu thế hơn sovới các tài liệu khác Tuy nhiên, thực tế các nhà khoa học vẫn chưa xác địnhđược chính xác vòng đời của tài liệu điện tử Bởi vậy, song song với việc banhành tài liệu điện tử, nhiều nước, trong đó có nước ta vẫn sử dụng tài liệugiấy Điều này cho thấy, ớ thời điểm hiện tại, tài liệu điện tử và tài liệu trêncác vật mang tin khác như giấy vẫn tổn tại song Song, nhiều cơ quan nhànước ta hiện nay dã lưu giữ cùng một lúc 2 loại hình tài liệu (tài liệu giấy vàtài liệu điện tử) Do tính chất đặc thù của chúng nên sau khi thu thập, bổsung, các co' quan lưu nữ không thể bảo quản tập trung mà phải phân tán ởnhiều nơi Đây cũng là mội khổ khăn lớn đối với công tác tổ chức khai thác

và sử dụng tài liệu điện lử

Một thực tế nữa cũng đang trở nên bất cập đối với các cơ quan lưu trữnước ta hiện nay đó là thu thập, bổ sung những tài liệu được quét vào dĩaCD- Rom và iưu trữ trên đĩa này (gọi là Scanner vào đĩa CD- Rom) Để phục

vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, nhiều cơ quan

đã scanner tùi liệu giấy vào đĩa CD-Rom Khi khai thác tài liệu người takhông khai thác trên tài liệu giấy thông thường như trước nữa mà khai thác

bằng cách đọc trên máy vi tính Tuy nhiên, cho đến nay, Nhà nước ta vẫnchưa có những quy định cụ thể nào về tính pháp lý đối với những tài liệugiấy được scanner vào đĩa CD - Rom Chúng chỉ có giá trị thông tin không cógiá trị pháp lý Chính vì thế, có thể khẳng định đày là tài liệu lưu trữ điện tửhay không cũng cần phái xem xél Bởi nếu theo cách hiểu truyền thống về tàiliệu lưu trữ thì tài liệu phái là: “Bán chính, hán gốc, bản sao có giá trị nhưbản chính của những

26

tài liệu có giá trị được hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan, tổchức .”[7/6] Nhu' vạy, muốn chứng thực tính pháp lý của chúng, người tavãn phải sử dụng tài liệu giấy đế đối chiếu, về lý luận là như vậy, nhưng thực

tế, các CƯ quan nhà nước ta hiện nav do nhận thấy được lính ưu việt của tàiliệu điện tử là gọn, nhẹ, dề báo quan, dẻ sử dụng nên chỉ thu tài liệu đã đượcscaner vào đĩa CD- Rom mà không thu tài liệu giấy kèm theo trong khi chưabiết chúng có thực sự là tài liệu lưu trữ điện tử hay không Đây cũng là mộttồn tại lớn mà các nhà lưu trữ học, các nhà quản lý trong ngành lưu trữ nước

ta cần quan tâm và uiai q LI vết nhàm khắc phục tình trạng này

Nói tóm lại, thu thập, bổ sung tài liệu điện tử trong giai đoạn hiện nay là mộtvấn đé rất phức tạp vì nó động chạm đến nhiều vấn đề như : kinh phí, kỹthuật, con người Tuy vậy, trong tương lai, đây sẽ là nguồn tài liệu hìnhthành ra chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan nhà nước nói riêng, các cơquan, lổ chức nói chung Chính vì lẽ đó, để bảo quản những tài liệu quý giánày, các nhà lưu trữ học, các nhà quản lý cần sớm có những giải pháp kịpthời nhằm đáp ứng công tác thu thập, bổ sung tài liệu điện tủ' hiện tại vàtrong tương lai

CHƯONC 2: THỰC TRẠN(Ỉ CÔNG TÁC THU THẬP, Bổ SUNG TÀI

LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

* » •

2.1 KHÁI QUÁT VỂ CHỨC NĂN«, NHIÊM vụ, Tổ CHỨC BỘ MÁY CỦA BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1.1 Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Giao thông Vận tải

Trong 60 năm xây dựng và trưởng thành, ngành Giao thông Vận tảiViệt Nam đã trái qua nhiều giai đoạn phát triển Trong mỗi giai đoạn, hìnhảnh về những cây cầu, nhũng con đường, những chiếc xe mang lại nhữngdáng vẻ khác nhau Chúng không chỉ phản ánh trình độ phát triển của ngànhGiao thông Vận tải nói riêng mà còn gợi lại những thời khắc lịch sử hàohùng của cả dân tộc

Ngay sau khi nước nhà giành được độc lập, ngày 28/8/1945, Chủ tịch

Hồ Chí Minh đã chính thức Tuyên cáo thành lập Bộ Giao thông Công chínhthuộc Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hoà [5/6] Cùng trong thờigian này, Chính phủ Cách mạng đẫ ra sắc lệnh quy định nhiệm vụ cho BộGiao thông Còng chính là phái báo đám giao thông cho công cuộc khángchiến chống Pháp và xây dựng mới kết cấu hạ tầng dân cư, đô thị

Hoà hình lập lại, ngày 20/9/Ỉ955, tại phiên họp lần thứ năm của Quốchội đã ban hành Nghị quyết tách Bộ Giao thông Công chính ra làm 02 Bộ: BộGiao thông Bưu điện và Bộ Thuỷ lợi Kiến trúc

Ngàv 21/2/1961, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành Nghị Quyết số25/NQ-QH phê chuẩn Nghị quyết của Hội đồng Chính phủ ngày 14/2/1961,tách Bưu điện ra khỏi Bộ Giao thông Bưu điện, thành lập Bộ Giao thông Vậntải và Tổng cục Bưu điện trực thuộc Hội đồng Chính phủ

Tuy nhiên, sau ngày miền nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thốngnhấí, cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải lại tiếp tục có sự thay đổi,Tổng Cục Bưu Điện và Cục Hàng không Dân dụng được sát nhập vào BộGiao thông Vận tải theo Quyết định số 224/NQ- HĐCP ngày 31/3/1990 củaHội

đổng Chính phủ Quyết định này cũng quv định việc đổi tên của BộGiao thòng Vận lai thành Bộ Giao thông Vận tái và Bưu điện.

Trong những năm qua, đặc biệt là từ khi bắt đầu công cuộc “Đổi mới”,

bộ mặt giao thông vận tải của đất nước đã có nhiều đổi thay Các tuyếnđường, cây cầu, sân bay, bến cáng liên tục được cái tạo, nâng cấp và xâydựng mới (lã lạo ra những “mạch máu” giao thône quan trọng cho nền kinh tếđất nước Mạng lưới đường giao thông nông thôn, đường tới vùng sâu, vùng

xa cũng vươn tới mọi miền đem lại sự thuận tiện và cuộc sống ấm no chongười dân Nhận thức được vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng của ngànhGiao thông Vận tai trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước,Chính phủ đã han hành nhiều văn bản xác lập lại chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu

tổ chức của Bộ Giao thông Vận tái Theo đó, Tổng Cục Bưu điện chính thứcđược tách ra và nay là Bộ Bưu chính Viễn thông Bộ Giao thông Vận tải đivào hoạt động với những chức năntĩ, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức mới được quyđịnh trong Nghị định số 34/2003/NĐ- CP ngày 04 tháng 04 năm 2003 củaChính Phủ

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Giao thông Vận tải

Theo Nghị định số 34/2003/NĐ- CP ngày 04 tháng 04 năm 2003 củaChính Phủ, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tảiđược quy định như sau:

*Vị trí, chức năng:

Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năngquán lý Nhà nước về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông,hàng hải và hàng không trong phạm vi cả nước, quản lý nhà nước các dịch vụcông và Ihực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanhnghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật

* Nhiệm vụ, quyền hạn:

Bộ Giao thông Vận tải có trách nhiệm thực hiên nhiệm vụ, quyền hạntheo quy định tại Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05 tháng 11 năm 2002của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyổn hạn và CO' cấu tổ chứccua bộ, cơ quan ngang bọ Cụ thổ là:

3 4

-'ninh Chính phủ, Thú tướng Chính phủ các dự án Luật, Pháp lệnh, các dựtháo văn bán quy phạm pháp luật khác về các lĩnh vực quản lý nhà nước củaBô

- Chí dạo, hướng dẫn kiổm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bảnquy phạm pháp luật và chiến lược, quy hoạch sau khi được phê duyệt và cácvăn bán quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về giao thông vận tảidiròìig hộ, đường sắt, đường sông, hàng hải, hàng không

- Quan lý đầu lư và xây dựng đối với các dự án đầu tư thuộc kết cấu hạláng giao ihông thuộc thẩm quyền của Bộ

- Quản lý các phương tiện giao thông và phương tiện, thiết bị xếp dỡ, thicóne chuyên dùng thông qua việc: đăng ký, cấp hiển số và quy định việc kiểmtra chất lirợnu, an toàn kỹ Ihuàt

- Quy định, quan lý việc đào tạo, cấp bằng, giấy phép, chứng chỉ chuyênmon, nghiệp vụ cho người điều khiển phương tiện giao thông và người vậnhành phươim tiện, thiếl bị chuyên dùng trong giao thông vận tải

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng khung giá cước vận tảihoặc cước vận tải, kiểm tra an ninh, an toàn vận tải chuyên ngành, tổ chứcthực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn giao thông liên quan tới các lĩnhvực do Bộ Irực tiếp quàn lý

- Quan lý nhà nước đối với các hoạt động của các tổ chức kinh tế tư nhân,kinh tế tập thể, các hội và tổ chức phi Chính phủ trong lĩnh vực giao thôngvận tái theo quy định của pháp luậl

- Thanh tra, kiểm tra, giái quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêucực và xử lý các vi phạm pháp luật về giao thông vận tải đường bộ, đườngsắt, đường sông, hàng hái và hàng không thuộc thẩm quyền của Bộ

- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; chi đạo thực hiện chế độ tiềnlương và các chế độ chính sách đãi ngộ, khen thương, kỷ luật đối với cán bộ,công chức, vicn chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồidưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán hộ, công chức, viên chức trongngành giao thông vận tái

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải.

Bộ Giao thônẹ Vận tái làm việc theo chế độ thủ trưởng Bởi vậy, Bộtrưởng là người có vị trí cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động quản

lý nhà nước trong ngành giao thông vận tải Giúp việc cho Bộ trưởng là cácthứ trưởng và các đơn vị, tổ chức thuộc bộ Đơn vị, tổ chức thuộc Bộ baogồm:

1 Cục Đường Bộ Việt Nam

2 Cục Đường sắl Việt Nam

3 Cục Đường Sông Việt Nam

4 Cục Hàng Hải Việt Nam

5 Cục Hàng Không Việt Nam