Tố chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại tồng cục quản lý đất đai bộ tài nguyên và môi trường

Tuy nhiên, công tác lưu trữ nói chung và công táctổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác quản lý đất đai tạiTổng cục Quản lý đất đai nói riêng còn nhiều hạn chế n

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ THÙY DƯƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU Lưu TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DAT ĐAI TẠI TONG CỤC

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THI THÙY DƯƠNG

CỒNG TÁC QUẢN LÝ DAT ĐAI TẠI TONG CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI

- Bộ TÀI NGUYÊN VÀ MỒI TRƯỜNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: Lưu TRỮ

Mã số: 60 32 03 01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS

NGUYỄN MINH PHƯỚNG

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới Sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Minh Phương,

không trùng lặp

với bất cứ công trình nào.

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về những lời cam đoan trên.

Hoc viên

Nguyễn Thị Thùy Dương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU " *

4

1 Mục đích, ý nghĩa, sự cấp thiết của đề tài 4

2 Mục tiêu của đề tài 6

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

7 Các nguồn tài liệu tham khảo 9

8 Đóng góp của đề tài 10

9 Bố cục của đề tài 10

CHƯƠNG 1

12

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐẤT ĐAI TẠI TỔNG cục QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI - BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 12

1.1 Vài nét về công tác quản lý đất đai 12

1.1.1.Khải niệm chung về đất đai 12

1.1.2 Mục đích yêu cầu của Quản lý nhà nước về đất đai 12

1.1.3 Nội dung chủyấi của câng tác quản lý đất đai 13

1.2Khái quát về Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường 14

1.2.1.Vài nét về Tố chức cơ quan quản ỉỷ đất đai nước ta sau cách mạng tháng 8 năm 1945 ' ° Ị 14

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cẩu tổ chức của Tổng cục Quản lý đất đai 15 1.3 Thà nh phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu lưu trữ đất đai và quy định về công tác lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai 18

1.3.1 Khái niệm và đặc điần tài liệu lưu trữ đất đai 18

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

1.3.2 Quy định về công tác lưu trữ của Tổng cục Quản ỉỷ đẩt đai 19

1.3.3 Tổ chức lưu ừữ tại Tổng cục Quản lỷ đất đai 20

1.3.4 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu ừit về đất đai 20

1.4Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu chung về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

25

1.5 Ttìn h hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai 27

1.5.1 Tĩnh hình thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 28

1.5.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 32

1.5.3.Xác định giá trị tài liệu 44

1.5.4 Thống kê và công cụ tra cửu tài liệu lưu trữ tại lưu ừữ Tong cục Quản lý đẩtđai 45 1.6 Tiểu kết chương 1

53 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH KHAI THÁC VÀ sử DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC quản lý đất đai tại tổng cục quản lý đất đai - Bộ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 54

2.1 Nhữ ng kết quả chung về khai thác sử dụng tài liệu phục vụ quản lý đất đai 54

2.2Những kết quả cụ thể khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai 7 62

2.2.1.Khai thác sử dụng tài liệu phục vụ soạn thảo các vãn bản quy phạm pháp luật về quản ĩỷ đất đai 62

2.2.2 Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ biên soạn tài liệu chuyên môn nghiệp vụ quản lý đất đai 68

2.2.3 Khai thác sử dụng tài liệu phục vụ xây dựng qưy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai 69 2.2.4 Khai thác sử dụng tài liệu đổi với công tác giải quyết khiầi nại, tố cáo về đất đai và nhà ở 71

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

2.2.5 Khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác thống kê, Mần kê đất đái và hiện trạng

sử dụng đất 73

2.2.6Khai thác sử dụng tài liệu đối với công tác nghiên cứu khoa học 75

2.3 Nhận xét về tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường 76

2.3.1 ưu điểm 76

2.3.2 Hạn chế 83

2.3.3 Nguyên nhân 87

2.4 Tiểu kết chương 2

92 CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC vụ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI TẠI TỒNG cục QUAN LÝ ĐẤT ĐAI - BỘ TÀI NGUYÊN YÀ MÔI TRƯỜNG

92

3.1 Đe xuất giải pháp bổ sung hoàn thiện văn bản quy định của Tổng cục về công tác văn thư lưu trữ 93

3.2 Đe xuất ban hành văn bản quy định về việc giao nộp, lưu trữ, cung cấp, khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu đất đai 93

3.3 Giải pháp lập Dự án ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tra tìm khai thác sử dụng tài liệu đất đai phục vụ quản lý đất đai 96

3.3.1 Lý do lập dự án !

96 3.3.2 Thô ng tin chung về dự án: 96

3.3.3 Phạ m vi thực hiện 96

3.3.4 Thờ i gian thực hiện của Dự án 97

3.3.5 Nội dung dự án 97

3.3.5.1ứng dụng cồng nghệ thông tín ừong xây dựng cơ sở dữ liệu ừa tìm khai thác tài liệu đất đai 97

3.3.5.2Xây dựng Website khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai và đổi mới các tành thức khai thác, chia sẻ thông tín 100

3.3.5.3Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ dữ liệu đất đai 101

3.3.5.4Sản phẩm đầu ra 102

3.3.6 Kín h phí thực hiện 104

3.4 Kiến nghị đối với cơ quan Lưu trữ nhà nước (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)

104

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

3.5 Tiểu kết chương 3 105 KÉT LUẬN 7 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

DANH MỤC CHỮVIÉT TẮTCNTT Công nghệ thông tin

TNMT Tài nguyên và môi trườngTLLT Tài liệu lưu trữ

QLĐĐ Quản lý đất đaiDANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Cơ cấu tổ chức của Tồng cục Quản lý đất đai hiện nay

Bảng 1.2: Bảng Tông hợp sô lượng tài liệu đã được thu thập vào kho

lưu trữ từ năm 2009-2013

Bảng 1.3: Thông kê sô lượng đĩa tài liệu nộp vê Kho Lưu trữ từ 2010-

2013

Bảngl 4 :Phân loại tài liệu chuyên ngành

Bảng 1.5: Thông kê tài liệu hành chính quét (scan) năm 2013

Bảng 1.6: Phân loại thông kê hô sơ quét tại Tông cục Quản lý đât đai

Bảng 1.7: Thông kê sô giao nhân tài liệu dạng sô (đĩa CD,DVD)

Bảng 1.8: Mâu sô giao nhận tài liệu nộp lưu:

Bảngl.9 : Mâu sô xuât tài liệu lưu trữ

Bảng 1.10: Mầu sổ thống kê vị trí hồ sơ trong kho lưu trữ Tổng cục

Quản lý đất đai

Bảng 1.11: Mâu sô thông kê Kho Tông cục Quản lý đât đai

Bảng 1.12: Bảng kê các Hô sơ trong Mục lục hô sơ hành chính

Bảng 1.13: Mâu thông kê mục lục văn bản hành chính

Bảng 1.14: Mâu Sô thông kê mục lục hô sơ tài liệu chuyên ngành

Bảng 1.15: Mục lục bản đô hiện trạng sử dụng đât năm 2010

Bảng 1.16: Mục lục hô sơ tài liệu quét (scan):

Bảng 2.1: Quy trình khai thác trực tiêp

Bảng 2.2: Mầu sổ khai thác tài liệu trực tiếp tại Kho Lưu trữ Tổng cục

Quản lý đất đai

Bảng 2.3: Quy trình khai thác gián tiêp

Bảng 2.4: Thông kê kêt quả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tông cục Quản

lý đất đai từ 2011-2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Bảng 2.5: Kêt quả sô lượt người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ

2011-2013 tại Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai

Bảng 2.6: Thực tiên khai thác thông tin đât đai tại một sô tình

Bảng 2.7: Thông kê sô lượng người, sô hô sơ tài liệu lưu trữ được khai

thác từ 2011-2013 tại Tổng cục Quản lý đất đai

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa, sự с ấp thiết của đề tài

Tài liệu lưu trữ là một ừong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệtcủa mỗi dân tộc Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác

sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội

Tài liệu lưu trữ về đất đai được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan đơn vị thuộc Tổng cục Quản lý đất đai, đóng vai trò quan trọngtrong quản lý nhà nước về đất đai Đó là chứng cứ pháp lý chủ quyền về lãnhthổ, quyền sở hữu, thể hiện quyền lực của nhà nước trong quản lý đất đai, sựứng xử con người với đất đai qua từng giai đoạn lịch sử Các nước tiên tiến trênthế giói đều rất coi trọng và lưu trữ tối đa các loại tài liệu này, đây cũng là mộtphần thể hiện lịch sử của một quốc gia Bởi thế, công tác lưu trữ tài liệu đất đaingày càng được chú trọng và phát triển nhờ áp dụng những tiến bộ của khoa họccông nghệ và sự hoàn thiện hơn các thể chế, chính sách về lưu trữ, quản lý vàchia sẻ dữ liệu Tài liệu được lưu trữ tốt, đảm bảo đầy đủ, được tổ chức khoahọc, có khả năng truy cập rộng rãi sẽ làm tăng giá trị của tài liệu và thể hiện sựminh bạch trong công tác quản lý hành chính về đất đai

Công tác quản lý đất đai là một công việc quan trọng nên các nhà quản lýphải thu thập nhiều nguồn thông tin đế đưa ra những quyết định chính xác, phùhợp cho sự phát triển bền vững không những của ngành đất đai mà còn của toàn

xã hội Mặt khác, do các hoạt động quản lý đất đai luôn có tính kế thừa và sángtạo nên cần sử dụng rất nhiều tài liệu đã có, những kết quả nghiên cứu đã đitrước để tham khảo Vì vậy, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả

sẽ góp phần quan trọng phục vụ lâu dài công tác quản lý đất đai

Tài liệu về đất đai là loại tài liệu đặc thù, đóng vai trò quan trọng tronglĩnh vực quản lý nhà nước về đất đai, được hình thành trong quá trình hoạt độngquản lý nhà nước về đất đai và đo đạc lập bản đồ Tài liệu được lập ở tất cả cácđơn vị hành chính và các cấp hành chính, ở các thời kỳ lịch sử khác nhau và sửdụng nhiều phương tiện kỹ thuật khác nhau Do đó tài liệu về đất đai có nhữngđặc điểm riêng, đánh dấu sự phát triển ừong quản lý nhà nước về lĩnh vực đấtđai qua các giai đoạn lịch sử Các loại tài liệu về đất đai thường có giá trị sửdụng lâu dài, hay vĩnh viễn Điều đó đồng nghĩa với việc để có thể sử dụng tàiliệu về đất đai lâu dài thì công tác lưu trữ phải thật sự được quan tâm và thựchiện một cách khoa học, họp lý góp phần bảo vệ nguồn tài liệu lưu trữ, làm nềntảng để xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin đất đai nhanh chóng kịpthời, chính xác, tin cậy khi xã hội ngày càng phát triển, giúp cho công tác quản

lý đất đai chặt chẽ hơn nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế

Hiện nay, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai của Tổng cụcQuản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường được lưu trữ tại Trung tâm Lưutrữ và Thông tin đất đai thuộc Tổng cục Quản lý đất đai Có thể nói, Tổng cụctrực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý đầu ngành về lĩnh vực đất đaitrong cả nước Vì thế, Tổng cục có nhiệm vụ tổ chức xây dựng hệ thống thông

tin, lưu trữ dữ liệu về đất đai; cung cấp thông tin về đất đai, Lưu trữ hồ sơ, dữliệu về đất đai theo quy định của pháp luật Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đấtđai là đơn vị sự nghiệp có chức năng giúp Tổng cục trưởng thực hiện việc thuthập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin, dữ liệu về đất đai; xây dựng cơ sở dữliệu đất đai, hệ thống thông tin đất đai và thực hiện các nhiệm vụ khác về đất đaitheo quy định của pháp luật Tuy nhiên, công tác lưu trữ nói chung và công tác

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác quản lý đất đai tạiTổng cục Quản lý đất đai nói riêng còn nhiều hạn chế như: Tài liệu được thuthập, bổ sung chưa đầy đủ do Tổng cục Quản lý đất đai mới được thành lập từ

2008 đến nay, cơ sở vật chất phục vụ việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu cònthiếu, chưa bố trí được máy móc thiết bị phục vụ tra tìm hiệu quả, chưa banhành các văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ, công tác thống kê lậpmục lục tài liệu đã được thực hiện nhưng chưa đảm bảo yêu cầu để ứa tìm thuậnlơi nên tài liệu lưu trữ chưa thực sự phát huy hết giá trị của nó Trên thực tế,công tác tố chức khai thác, sử dụng tài liệu về đất đai để phục vụ công tác quản

lý đất đai về cơ bản đã được thực hiện nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu, chưađược quan tâm đúng mức và chưa được thực hiện một cách khoa học, hợp lý.Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do chưa có quy địnhthống nhất về việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu vềđất đai, tài liệu được thu thập hàng năm còn thiếu, chưa đầy đủ, kinh phí choviệc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hạn hẹp chưa đáp ứng được yêu cầu khaithác, các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu chưa phong phú và chủ yếu mớiphục vụ được cán bộ trong cơ quan là chính Điều này gây khó khăn trong việcquản lý lưu trữ tài liệu, khai thác sử dụng và cung cấp thông tin

Đối vói công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan nếuđược thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lượng sẽ thu hút được sựquan tâm rất lớn của các nhà nghiên cứu, của độc giả đến nghiên cứu tài liệu,đặc biệt là có giá trị trong việc phục vụ mục đích quản lý nhà nước về đất đai

Sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin chứa đựng trong những tài liệulưu trữ về đất đai sẽ là một trong những yếu tố rất quan trọng đối với người khaithác, sử dụng tài liệu góp phần nâng cao nhận thức, ý thức của nhiều lãnh đạo,của từng cán bộ, công chức, viên chức ừong cơ quan

Mặt khác, hiện nay các vụ khiếu kiện liên quan đến đất đai diễn ra thườngxuyên, liên tục và chiếm đến hom 90% các vụ khiếu kiện mà các cơ quan thanhtra phải giải quyết mà nguyên nhân là do còn nhiều bất cập trong quản lý đất đai,trong việc ban hành các văn bản pháp luật dẫn đến hiểu sai, làm sai và gây hậuquả nghiêm trọng Vì vậy, việc đẩy mạnh khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằmmục đích phục vụ hiệu quả công tác quản lý đất đai là một yêu cầu cấp thiết

Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn nghiên cứu hiếu sâu hom vềthực tiễn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai và đề ra các giải pháp gópphần hoàn thiện việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ côngtác quản lý đất đai đang được bảo quản tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài

nguyên và Môi trường nhằm phát huy giá trị của khối tài liệu này, tác giả đã lựa

chọn đề tài “Tố chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý

đất đai tại Tồng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường” làm nội

dung nghiên cứu của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Đe tài hướng tới 3 mục tiêu chính:

- Khảo sát tình hình công tác lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai - BộTài Nguyên và Môi trường và cách tổ chức lưu trữ ở đây;

- Giới thiệu tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai để phục vụcông tác quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài Nguyên và Môitrường - Những kết quả, hạn chế, nguyên nhân;

- Đe xuất các giải pháp chính nhằm góp phần đấy mạnh việc tố chức khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Đe đạt được 3 mục tiêu nghiên cứu, đề tài cần phải thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổngcục Quản lý đất đai;

- Nghiên cứu nội dung của công tác quản lý đất đai;

- Nghiên cứu kinh nghiệm một số địa phương về khai thác sử dụng tàiliệu đất đai phục vụ công tác quản lý đất đai;

- Khảo sát và đánh giá việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý đất đai tại cơ quan lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tàinguyên và Môi trường;

- Khảo sát và đánh giá kết quả sử dụng khối tài liệu lưu trữ đất đai đãphục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên

và Môi trường;

- Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục vụcông tác quản lý đất đai hiện đang được bảo quản ở Tổng cục Quản lý đất đaiquá đó có đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế đó;

- Trên cơ sở phân tích nguyên nhân của các hạn chế để nghiên cứu đềxuất các giải pháp chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trườngphục vụ quản lý đất đai

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đổi tượng nghiên cứu của đề tài'.

+ Hệ thống lý thuyết về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

+ Những kinh nghiệm về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Tổng cụcQuản lý đất đai và một số địa phương, một số nưóc về quản lý đất đai;

4- Thành phần, nội dung và ý nghĩa của khối tài liệu lưu trữ hiện đang đượcbảo quản tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường;

4- Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đaiphục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên

và Môi trường;

- Phạm vỉ nghiên cứu của đề tài: đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu về việc sử

dụng tài liệu lưu trữ hiện được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đấtđai, Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường để phục vụ côngtác quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai; phạm vi khảo sát chủ yếu là tàiliệu tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường, ngoài ra còn

có sự liên hệ, tìm hiểu thông tin tại một số Sở Tài nguyên và Môi trường như HàNôi, Nghệ An, Quảng Ninh, Quảng trị, và trên website Lưu trữ và cơ quanquản lý đất đai ở một số nước trên thế giói như Thụy Điển, úc, Hà Lan, HànQuốc

Thời gian khảo sát tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụcông tác quản lý đất đai chỉ từ năm 2009-2013 do năm 2008 Tổng cục Quản lýđất đai mới được thảnh lập

5.Phương pháp nghiên cứu

Đe thực hiện được các mục tiêu đặt ra, trên cơ sở phương pháp luận của chủnghĩa Mác - Lênin (Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử),tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau:

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin về nhận thức khoa học giúpcho người nghiên cứu có sự so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cáchbiện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở chonhững đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra Đặc biệt, khi áp dụngphương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lê Nin đề tài đã gắn lý luận vói thựctiễn, nghiên cứu về quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số địaphương và có sự liên hệ so sánh

- Phương pháp khảo sát thực tế: vận dụng khi tiến hành khảo sát, đánh giáthành phần, nội dung khối tài liệu lưu trữ liên quan đến công tác quản lý đất đaitại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài Nguyên và Môi trường; khảo sát tình hình

tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tạiTổng cục và một số địa phương như Quảng

Ninh, Hà Tĩnh, Nghệ An, Quảng trị, Hà Nội, Đồng Nai, Thành phố Hồ ChíMinh,

- Phương pháp mô tả, thống kê: vận dụng khi tiến hành thống kê các vănbản liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý đất đai đãđược Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tổng cục quản lý đất đai ban hành từ trướctới nay;

- Phương pháp hệ thống: vận dụng khi tiến hành tổng hợp những vấn đề

lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, đánhgiá giá ữị của các tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cụcQuản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường

- Phương pháp phân tích - tổng hợp: vận dụng khi tiến hành tổng kết,đánh giá về tình hình khai thác sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục vụ công tácquản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai; Đề xuất một số giải pháp nhằm nângcao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Tổng cụcQuản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường phục vụ quản lý đất đai.

- Phương pháp phỏng vấn: được sử dụng khi phỏng vấn các chuyên gia vềLưu trữ, chuyên gia về đất đai, các cán bộ lưu trữ có kinh nghiệm làm việc tạiTổng cục,

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một hướng nghiên cứu đượcrất nhiều người quan tâm vấn đề này đã được nghiên cứu bởi các nhà lưu trữhọc của nhiều nước trên thế giói Ở Việt Nam cũng đã có nhiều tác giả nghiêncứu dưới các góc độ khác nhau như cuốn sách “Lý luận và thực tiễn công tácLưu trữ” của PGS Vương Đĩnh Quyền chủ biên; các công trình nghiên cứu, cácbài viết đăng trên tập chí chuyên ngành như: “Quản lý và khai thác sử dụng tàiliệu nghe nhìn phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong thời kỳ đổi mới và hộinhập” của tác giả Nguyễn Anh Thư -Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số6/2010; “Vài nét về hoạt động khai thác sử dụng tài liệu khoa học kỹ thuật tạiTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III của tác giả Lê Thị Lý, tạp chí Văn thư Lưu trữViệt Nam số 6/2010, Tuy nhiên, các bài viết này tập trung nghiên cứu về mặt

lý luận chung của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, chỉ có một số bài

vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội Đe tài đi sâu nghiên cứu xác định nhữngvấn đề lý luận và đánh giá thực trạng tình hình lưu trữ, khai thác và chia sẻthông tin đất đai tại Việt Nam để từ đó đề xuất giải pháp nâng cao chất lượnglưu trữ, quản lý, khai thác và chia sẻ thông tin đất đai và đề xuất mô hình lưu trữhiện đại Đe tài có phạm vi nghiên cứu rộng và hướng tới đề xuất mô hình lưutrữ hiện đại Tuy nhiên, việc đề xuất các giải pháp cụ thể đối vói việc khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lýđất đai thì đề tài chưa đề cập đến

Ngoài ra, tôi có tham khảo một số Luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp,báo cáo khoa học của học viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị vănphòng đề cập đến vấn đề này như:

-Đề tài Luận văn thạc sỹ: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chuyên mônbảo quản tại Trung tâm Khí tượng Thuỷ văn Quốc gia - Bộ Tài nguyên và Môitrường”, Luận văn thạc sĩ của Dương Thị Hòa, năm 2009.

- Đe tài: “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản

lý đô thị ừong phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội” Luận văn thạc sĩcủa Đào Thị Thanh Xuân, năm 2010

- Đe tài Luận vãn thạc sỹ: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữnghiệp vụ cảnh sát tại Cục hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát - Bộ Công an phục vụ côngtác đấu tranh phòng chống tội phạm”, Luận văn thạc sỹ của Ngô Kim Phương,năm 2014

Tuy nhiên, qua nghiên cứu của tác giả, những công trình nghiên cứu trênchủ yếu tập trung vào các hướng sau đây:

- Xây dựng cơ sở khoa học cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ;

- Nghiên cứu kinh nghiệm và khảo sát thực trạng công tác khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ tại từng cơ quan, từng lĩnh vực cụ thể, từ đó phân tích hiệuquả của việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ữong thực tiễn

Nhìn chung các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận, luận văn thạc sĩ,các bài viết trên các tạp chí đã đề cập khá cụ thể chi tiết về công tác khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ ở nhiều đơn vị nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiêncứu về tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tácquản lý đất đai Vì thế, trong quá trinh thực hiện đề tài chúng tôi có tham khảo

và kế thừa nội dung về mặt lý luận chung về công tác này nhưng không trùnglặp với bất cứ các công trình nghiên cứu trước nào trước đây

7 Các nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình nghiên cứu, tiến hành thực hiện đề tài này, tôi đã tham khảocác văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, của Bộ Tài nguyên và Môitrường về quản lý đất đai, các vãn bản quy định của Tổng cục Quản lý đất đai vềcông tác tổ chức quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Giáo trình,tài liệu khoa học, nghiệp vụ về lưu trữ; Các Báo cáo khoa học, khóa luận, luậnvăn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ có nội dung liên quan đến việc tổ chức khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt là đối với khối tài liệu lưu trữ khoa học kỹthuật; một số đề tài của Tổng cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trườngliên quan đến cơ sở lý luận, thực tiễn và giải pháp nâng cao chất lượng lưu trữ,

cơ chế quản lý, khai thác và chia sẻ thông tin đất đai phuc vụ mục tiêu phát triểnkinh tế - xã hội, các tư liệu chuyên ngành về quản lý đất đai; kinh nghiệm khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai của một số Sở Tài nguyên môi trường ởđịa phương; kinh nghiệm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một số chuyên ngànhnhư quy hoạch đô thị, khí tượng thủy văn; một số tài liệu giới thiệu liên quanđến ngành Lưu trữ của nước ngoài (tài liệu dịch, tài liệu tiếng nước ngoài) vànhiều bài viết, bài nghiên cứu ừao đổi trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam,

website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng như một số các website củaLưu trữ nước ngoài.

8 Đóng góp của đề tài

Ket quả nghiên cứu đề tài có những đóng góp như sau:

-Giới thiệu đặc điểm các loại tài liệu lưu trữ về đất đai và cách tổ chứclưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường;

-Trình bày về tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai phục vụcông tác quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai - Những kết quả, những hạnchế, nguyên nhân;

-Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác sử dụng tài liệulưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai, trong đótập trung vào việc đề xuất:

+ Bổ sung hoàn thiện Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Tổng cục Quản

Phần Nội dung, gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về Công tác lưu trữ tài liệu đất đai tại Tổng cụcQuản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường

Nôi dung chính của chương này là giới thiệu khái quát về Tổng cục Quản

lý đất đai, về công tác lưu trữ tài liệu đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - BộTài nguyên và Môi trường; thành phần, đặc điểm, nội dung của khối tài liệu lưutrữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đất đai tại Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đấtđai - Tổng cục Quản lý đất đai

Chương 2: Tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác

quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trườngNôi dung chính của chương 2 gồm: Trình bày tình hình khai thác sử dụngtài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai; Trình bày về thực trạng côngtác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: các hình thức khai thác, sử dụng, các công

cụ tra cứu tài liệu, số lượng, đối tượng độc giả khai thác và sử dụng tài liệu,thành phần, nội dưng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai được khaithác chủ yếu; nhận xét đánh giá về vấn đề này

Chương 3: Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đấtđai - Bộ Tài nguyên và Môi trường

Nôi dung chính: Sau khi đã đánh giá nhận xét về thực trạng khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trườngthì Chương 3 tập trung vào việc đề xuất các giải pháp chính nhằm nâng cao hiệuquả tố chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đế phục vụ công tác quản lý đấtđai

Mặc dù đã cố gắng nhưng do đây là một đề tài tương đối mới, liên quanđến lĩnh vực khá đặc thù và do thời gian, khả năng có hạn nên luận văn khôngthể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng gópcủa thầy cô và các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn

Qua đây, tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, các

cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của PGS.TS.Nguyễn Minh Phương đã hướng dẫn, giúp đỡ tác giả hoàn thành đề luận vănnày

Xỉn chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Học viên

Nguyễn Thị Thùy Dương

CHƯƠNG 1

QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI - BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

1.1 Vài nét về công tác quản lý đất đai

1.1.1 Khái niệm chung về đất đai

Đất đai là tài nguyên vô cùng quý giá đối với mỗi quốc gia, là điều kiện tồntại và phát triển của con người và các sinh vật trên trái đất

Luật đất đai 1993 của nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có ghi: “Đất đai là tài nguyên vô cùng quý giá, là tư liệu sản xuất đặc biệt, là thành phầnquan trọng hàng đầu của môi trường sống, là đại bàn phân bố các khu dân cư,xây dựng các cơ sở kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng Trải qua nhiềuthế hệ, nhân dân ta đã tốn bao nhiêu công sức, xương máu mới tạo lập,bảo vệđược vốn đất đai như ngày nay !"

Từ sự quan trọng của đất đai đối với đời sống kinh tế xã hội nên ta phải tậptrung quản lý đất đai, phải có biện pháp để sử dụng đất đai một cách hiệu quảnhất, hợp lý nhất

Khái niệm Quản lý đất đai là tổng hợp các hoạt động của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền để thực hiện và bảo vệ quyền sở hữu của nhà nước về đất đai, đó

là các hoạt động trong việc nắm chắc tình hình sử dụng đất đai, trong việc phân

phối lại theo quy hoạch, kế hoạch, trong việc kiểm tra, giám sát quá trình sửdụng đất đai [62, tr21]

1.1.2 Mục đích yêu cầu của Quản lỷ nhà nước về đất đai

Quản lý nhà nước về đất đai nhằm mục đích:

- Bảo vệ quyền sở hữu nhà nước đối với đất đai, bảo vệ quyền và lợi ích họppháp của người sử dụng đất;

- Đảm bảo sử dụng hợp lý quỹ đất quốc gia;

- Tăng cường hiệu quả sử dụng đất;

- Bảo vệ đất, cải tạo đất, bảo vệ môi trường;

- Yêu cầu của công tác quản lý đất đai là phải đăng ký thống kê đầy đủ theođúng quy định của pháp luật về đất đai ở từng địa phương theo các cấp hànhchính

Theo quy định pháp luật hiện hành Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước

về đất đai trong phạm vi cả nước Bộ Tài nguyên và Môi trường chịu tráchnhiệm trước Chính phủ trong việc thống nhất quản lý nhà nước về đất đai Bộ,

cơ quan ngang bộ có liên quan trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình cótrách nhiệm giúp Chính phủ trong quản lý nhà nước về đất đai ủy ban nhân dâncác cấp có trách nhiệm quản lý nhà nước về đất đai tại địa phương theo thẩmquyền quy định tại Luật này

Ngoài ra đổi vói các cơ quan quản lý đất đai, hệ thống tổ chúc cơ quan

quản lý đất đai được tổ chức thống nhất từ trung ương đến địa phương Cơ quanquản lý nhà nước về đất đai ở trung ương là Bộ Tài nguyên và Môi trường trong

đó Tổng cục Quản lý đất đai là cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môitrường, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trường Bộ Tài nguyên và Môitrường quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về đất đai trong phạm vi

cả nước

Cơ quan quản lý đất đai ở địa phương được thành lập ở tỉnh, thành phố trựcthuộc trung ương và ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tổ chức dịch vụcông về đất đai được thành lập và hoạt động theo quy định của Chính phủ

1.1.3 Nội dung chứ yếu của công tác quản lý đất đai

Đất đai là quan trọng nên nhà nước luôn chú ứọng quản lý về đất đai thôngqua các nội dung sau:

Điều 22 Luật đất đai 2013 quy định về Nội dung quản lý nhà nước về đất đai bao gồm các nội dung:

1 Ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý, sử dụng đất đai và tổchức thực hiện văn bản đó

2 Xác định địa giới hành chính, lập và quản lý hồ sơ địa giói hành chính,lập bản đồ hành chính

3 Khảo sát, đo đạc, lập bản đồ địa chính, bản đồ hiện trạng sử dụng đất vàbản đồ quy hoạch sử dụng đất; điều tra, đánh giá tài nguyên đất; điều tra xâydựng giá đất

4 Quản lý quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất

5 Quản lý việc giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sửdụng đất.

6 Quản lý việc bồi thường, hỗ trợ, tái đinh cư khi thu hồi đất

7 Đăng ký đất đai, lập và quản lý hồ sơ địa chính, cấp Giấy chứng nhậnquyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất

8 Thống kê, kiểm kê đất đai

9 Xây dựng hệ thống thông tin đất đai

10 Quản lý tài chính về đất đai và giá đất

11 Quản lý, giám sát việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người sửdụng đất

12 Thanh ừa, kiểm tra, giám sát, theo dõi, đánh giá việc chấp hành quyđịnh của pháp luật về đất đai và xử lý vi phạm pháp luật về đất đai

13 Phổ biến, giáo dục pháp luật về đất đai

14 Giải quyết tranh chấp về đất đai; giải quyết khiếu nại, tố cáo ừongquản lý và sử dụng đất đai

15 Quản lý hoạt động dịch vụ về đất đai [47,trl0]

Việc Quy định cụ thể về 08 quyền của Nhà nước với tư cách đại diện chủ

sở hữu về đất đai và quy định rõ 15 nội dung cụ thể của Quản lý nhà nước về đấtđai nhằm khẳng định công tác quản lý nhà nước về đất đai cần thiết phải pháttriển cả chiều sâu và chiều rộng để đảm bảo quản lý chặt chẽ và khai thác tốtnhất quỹ đất cho các mục đích phát triển, tập trung vào các mục tiêu sau:

Thứ nhất, Nhà nước thông quan điều tra, đo đạc, đánh giá và phân hạng đất

đai, lập bản đồ địa chính để nắm chắc toàn bộ quỹ đất đai về số lượng, chấtlượng để làm căn cứ khoa học nhằm sử dụng đất đai có hiệu quả và họp lý đểnắm rõ từng loại đất đai

Thứ hai, Nhà nước hoạch định các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phân bổ

đất đai có căn cứ khoa học nhằm phục vụ cho mục đích kinh tế xã hội của đấtnước, bảo đảm sử dụng đứng mục đích, đạt hiệu quả cao và tiết kiệm, giúp nhànước quản lý chặt chẽ đất đai, giúp người sử dụng đất có biện pháp hữu hiệu đểbảo vệ và sử dụng đất có hiệu quả cao

Thứ ba, Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý, sử

dụng đất đai và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật đó, làm cơ sởpháp lý để bảo vệ quyền lợi chính đáng của người dân, của các tổ chức, của các

tổ chức, cá nhân trong quan hệ kinh tế về đất đai

Thứ tư, Nhà nước giao đất, cho thuê đất để đáp ứng nhu cầu sử dụng đất đai

của người dân và thu hồi khi cần thiết theo quy định của pháp luật

Thứ năm, Thông qua ban hành và thực hiện hệ thống chính sách về đất đai

như: chính sách giá cả, thuế, đầu tư, để kích thích các tổ chức, chủ thể kinh tế,các cá nhân sử dụng đầy đủ hợp lý đất đai

Thứ sáu, Thông qua đăng ký đất đai, thống kê, kiếm kê đất đai, cấp giấy

chứng nhận quyền sử dụng đất đai để nắm tình hình biến động của đất đai, nắmđược số lượng, chất lượng của từng loại đất

Thứ bảy, Nhà nước thanh toa việc thực hiện các chế độ, thế lệ về quản lý, sử

dụng đất đại nhằm phát hiện các vi phạm và xử lý các vi phạm đó, giải quyếttranh chấp về đất đai, giải quyết các khiếu nại, tố cáo trong việc quản lý và sửdụng đất đai

1.2 Khái quát về Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường

1.2.1 Vài nét về Tổ chức cơ quan quản lý đất đai nước ta sau cách

mạng tháng 8 năm 1945

ạ) Từ năm 1945 đến 1975

Trong giai đoạn 1945 - 1975 đã thành lập ngành Quản lý mộng đất với cơquan trung ương là Vụ Quản lý ruộng đất Trong thòi gian này, đã hình thànhkhối lượng tài liệu đất đai về lập và chỉnh lý bản đồ, địa bạ về ruộng đất cho phùhọp với sự thay đổi về hình thể ruộng đất, về quyền sở hữu, sử dụng đất, về tìnhhình canh tác và cải tạo đất; các tài liệu về thống kê diện tích, phân loại chất đất

và các văn bản hướng dẫn việc thi hành các luật lệ, thể chế về quản lý mộng đấttrong nông nghiệp; các tài liệu điều tra cơ bản về đất đai; tài liệu quy hoạch cácvùng sản xuất nông nghiệp; tài liệu ừanh chấp đất đai hoặc vi phạm chế độ,nguyên tắc sử dụng đất đai

b) Cơ quan quản lý đất đai từ năm 1975đến nay

Để tăng cường công tác quản lý đất đai, thống nhất các hoạt động quản lýđất đai vào một mối, ngày 09/11/1979 Chính phủ đã ra Nghị định 404/CP vềviệc thành lập Tổng cục Quản lý ruộng đất trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng (nay

là Chính phủ); Thời kỳ này, Tổng cục Quản lý ruộng đất cùng với các Ban Quản

lý ruộng đất trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh lưu trữ tài liệu về ruộng đấtchủ yếu gồm có bản đồ giải thửa hoặc sơ đồ giải thửa mộng đất, sổ mục kê kiểm

kê, thống kê đất đai

Khối lượng tài liệu đất đai hình thành nhiều nhất kể từ sau năm 1980, thời

kỳ có nhiều thay đổi sâu sắc về quan hệ đất đai ừong cả nước, nhất là khi Thủtướng chính phủ ban hành chỉ thị số 299/TTg ngày 10111/1980 vói nội dung đođạc, phân hạng đất và đăng ký thống kê đất đai trong cả nước Năm 1994 Tổngcục Địa chính ra đời trên cơ sở họp nhất Tổng cục Quản lý ruộng đất và Cục Đođạc và Bản đồ Nhà nước

Năm 2002 Bộ Tài nguyên và Môi trường được thành lập Theo Quyếtđịnh số 134/2008/QĐ-TTg ngày 02 tháng 10 năm 2008 của Thủ tướng Chínhphủ, Tổng cục Quản lý đất đai được thành lập, là cơ quan trực thuộc Bộ Tàinguyên và Môi trường, để tập trung các hoạt động quản lý nhà nước về đất đai ởcấp Trung ương

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cẩu tố chức của Tống cục Quản lý đất đai

Tổng cục Quản lý đất đai được thành lập theo Quyết định số134/2008/QĐ-TTg ngày 02 tháng 10 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Quản lý

đất đai trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường Trải qua 05 năm hoạt độngTổng cục đã đạt được những thành tựu đáng kể trong việc giúp Bộ trưởng Bộ tàinguyên và Môi trường quản lý nhà nước về đất đai trong phạm vi cả nước Năm

2013 Luật số 45/2013/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

Việt Nam khóa XIII thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2013 đã đánh dấu nhữngbước chuyển biến quan trọng trong việc hoàn thiện luật pháp về đất đai Đe thựchiện tốt hơn nhiệm vụ quản lý nhà nước về đất đai, ngày 13 tháng 3 năm 2014Tổng cục Quản lý đất đai được Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 21/2014/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổngcục Quản lý đất đai thay thế Quyết định số 134/2008/QĐ-TTg ngày 02 tháng 10năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Quản lý đất đai

Chức năng

Tổng cục Quản lý đất đai là cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môitrường thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môitrường quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về đất đai trong phạm vi

cả nước; thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực đất đai theo quy định củapháp luật

Tổng cục Quản lý đất đai có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, cótài khoản riêng; trụ sở tại thành phố Hà Nội

Nhiệm vụ và quyền hạn:

+ Trình Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường:Dự án luật, dự thảo Nghịquyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo Nghị quyết của ủy ban thường vụQuốc hội; dự thảo Nghị định của Chính phủ, dự thảo Quyết định của Thủ tướngChính phủ; dự tháo thông tư, thông tư liên tịch về đất đai; Chiến lược, quyhoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, dự án, đề

án về đất đai; dự thảo quyết định, chỉ thị, quy trình chuyên môn, nghiệp vụ, đơngiá, định mức kinh tế - kỹ thuật trong quản lý, sử dụng đất

+ Rà soát, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về đất đai và pháp điển hóa

hệ thống quy phạm pháp luật về đất đai Chủ trì, phối hợp thực hiện công táctuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về đất đai; trả lời, giải đáp các vướngmắc, kiến nghị về chính sách về đất đai

*về Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất’.

Tổng cục chịu trách nhiệm tổ chức việc lập, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch

sử dụng đất cấp quốc gia; Hướng dẫn, theo dõi, kiểm fra và xử lý theo quy địnhđối với việc thực hiện các chỉ tiêu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất cấp quốcgia, cấp tỉnh;

*vể đãng kỷ đất đai:

Chỉ đạo hướng dẫn, kiếm tra công tác đo đạc và chỉnh lý bản đồ địa chính;việc lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính; Tổng hợp số liệu về: Đăng ký đất đai, đođạc lập bản đồ địa chính, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu

nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, lập hồ sơ địa chính của các tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương

về giá đất:

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng, điều chỉnh bảng giá đất;

*về bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khỉ Nhà nước thu hồi đất:

+ Hưóng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về bồithường, hỗ trỡ tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất; hướng dẫn, kiểm tra việcxác định người sử dụng đất thuộc đối tượng được bồi thường, được hỗ trợ hoặckhông được bồi thường, không được hỗ trợ;

*về phát trỉến quỹ đất, quản lỷ và phát triến thị frường quyền sử dụng

đất:

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thu hồi đất, bồi thường, hỗ trợ, tái

định cư để phát triển quỹ đất, đấu giá quyền sử dụng đất; Hướng dẫn, kiểm trahoạt động của tổ chức phát triển quỹ đất trên phạm vi cả nước;

*về điều fra, đánh giá tài nguyên đất:

+ Tổ chức điều tra, đánh giá chất lượng, tiềm năng đất đai; thoái hóa đất, ônhiễm đất; phân hạng đất nông nghiệp của cả nước, các vùng theo định kỳ; Tổnghọp, công khai kết quả điều tra, đánh giá tài nguyên đất của cả nước và cácvùng;

+ Tổ chức xây dựng hệ thống thông tin đất đai thống nhất trên phạm vi cảnước; triển khai và vận hành hệ thống thông tin đất đai quốc gia; cung cấp thôngtin, dữ liệu về đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật; Hướngdẫn, kiểm tra việc xây dựng hệ thống thông tin đất đai; việc lưu trữ dữ liệu đấtđai và việc cung cấp thông tin về đất đai của địa phương

* về idem soát việc quản lý, sử dụng đất đai:

+ Theo dõi, kiểm tra ừên thực địa việc quản lý, sử dụng đất của các khu kinh

tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao, các cụm công nghiệp, các sân Golf vàcác nông, lâm trường và các dự án, công trình khác có sử dụng đất thuộc thẩmquyền quyết định của Quốc hội, Chính phủ; Tổ chức xây dựng, quản lý và khaithác hệ thống theo dõi, giám sát tài nguyên đất; thống kê, kiểm kê đất đai và lậpbản đồ hiện trạng sử dụng đất ừên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật;

* Thanh tra chuyên ngành về đất đai trong phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật; tham gia hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thanh tra., kiểm tra,

xử lý vi phạm pháp luật, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vựcđất đai theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường

+ Đe xuất tham gia đàm phán, ký kết các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc

tế; tham gia các tổ chức quốc tế, diễn đàn quốc tế về lĩnh vực đất đai theo sựphân công của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường; Tổ chức thực hiện cácchương trình, dự án hợp tác quốc tế và khoa học công nghệ theo phân công của

Bộ trưởng;

* Tổ chức nghiến cứu chuyển giao, ứng dụng, phổ biến các tiến bộ khoahọc, kỹ thuật trong lĩnh vực đất đai

* Tổ chức thẩm định, kiểm định các sản phẩm, đề án, dự án về quản lý sửdụng đất đai

Vụ Hợp tác Quốc tế và Khoa học

công nghệ

Trung tâm Điều tra, đánh giá Tài nguyên đất

Văn phòng Tổng cục

Trung tâm ứng dụng và phát triển công nghệ

Cục Kinh tế và phát triển quỹ đất

Viện Nghiên cứu Quản lý đất đai Cục Kiểm soát quản lý và Sử

Từ lịch sử phát ữiển của ngành Quản lý đất đai cho thấy khối tài liệu

về đất đai rất đa dạng phong phú mang nhiều đặc thù riêng của ngành Tàiliệu đất đai mang tính liên tục, những biến động trong quản lý đất đai được

bổ sung, cập nhật liên tục vào cơ sở dữ liệu đất đai Bên cạnh đó nó cònmang tính đầy đủ, toàn diện, nó là sự tổng hợp toàn bộ số liệu, tư liệu cần

Bảng 1.1: Cơ cẩu tổ chức của Tổng cục Quản lý đẩt đai hiện nay

Cục Quy hoạch đất đai

Trung tâm Định giá và Kiểm định địa chính

thiết về tự nhiên, kinh tế, pháp quyền đất đai một cách kịp thời, chuẩn xác,gắn liền với khu vực đo vẽ cụ thể.

Các loại tài liệu về đất đai có giá ứị sử dụng lâu dài, đa phần tài liệu

có giá trị sử dụng vĩnh viễn nên được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn.Điều đó đồng nghĩa với việc để có thể sử dụng tài liệu về đất đai lâu dài thì côngtác lưu trữ phải thật sự được quan tâm và thực hiện một cách khoa học, hợp lýgóp phần bảo vệ nguồn tài liệu lưu trữ, làm nền tảng để xây dựng cơ sở dữ liệu

và cung cấp thông tin đất đai nhanh chóng kịp thời, chính xác, tin cậy khi xã hội

có yêu cầu, giúp cho công tác quản lý đất đai chặt chẽ hơn nhằm đáp ứng yêucầu thực tế

Tài liệu lưu trữ đất đai có giá trị thực tiễn, thường xuyên và kéo dài, giá trịthực tiễn của tài liệu đất đai kéo dài hàng thế kỷ Đây là sự khác biệt đặc thù củacủa tài liệu lưu trữ đất đai Tài liệu lưu trữ còn mang tính trực quan sử dụng rộngrãi để giải quyết mọi nhiệm vụ kinh tế, xã hội Tài liệu Đất đai được thể hiệnbằng những bảng biểu, bản đồ để mọi người có thể xem xét không những vềkích thước, diện tích, tính chất mà cả về không gian, phân bố hiện trạng, đâychính là những đặc điểm cơ bản của tài liệu lưu trữ đất đai

về mặt thể loại, tài liệu lưu trữ đất đai rất đa dạng như khối tài liệu hànhchính, khối tài liệu khoa học kỹ thuật, khối tài liệu phim ảnh, khối tài liệu điệntử Một trong những tài liệu lưu trữ cơ bản nhất của lưu trữ đất đai là bản đồ địachính Bản đồ địa chính là bản đồ chuyên Ngành Đất đai, trên đó thể hiện chínhxác vị trí, ranh giới, diện tích và một số thông tin khác của từng thửa đất, từngvùng đất trong từng đơn vị hành chính Bản đồ địa chính còn thế hiện các yếu tốđịa lý khác liên quan đến đất đai

1.3.2 Quy định về công tác lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai

Tại Tống cục Quản lý đất đai, sau khi thành lập và đi vào hoạt động, Quychế Công tác Văn thư lưu trữ đã được Tổng cục trưởng Tổng cục Quản lý đất đaiban hành theo Quyết định số 160/QĐ-TCQLĐĐ ngày 20 tháng 3 năm 2009.Theo đó, Quy chế được áp dụng thống nhất trong các đơn vị trực thuộc Tổngcục Nội dung chủ yếu là các quy định về văn thư lưu trữ Riêng chương III vềcông tác lưu trữ là từ điều 11 đến điều 19 Trong Quy chế văn thư lưu trữ củaTổng cục Quản lý đất đai quy định khá rõ ràng, cụ thể về tổ chức lưu trữ và tráchnhiệm tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai, về chế độgiao nộp hồ sơ vào lưu trữ, về một số nội dung nghiệp vụ lưu trữ

Như vậy, riêng về công tác lưu trữ, Quyết định số 160/QĐ-TCQLĐĐngày 20 tháng 3 năm 2009 của Tổng cục quản lý đất đai ban hành Quy chế côngtác văn thư, lưu trữ của Tổng cục cũng đã bám sát theo các văn bản hướng dẫnyêu cầu về nghiệp vụ đối với lưu trữ do Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước và BộTài nguyên và Môi trường ban hành Điều này giúp cho quản lý nhà nước về lưutrữ được thống nhất ừong Tổng cục

1.3.3 Tổ chức lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai

Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai là đơn vị sự nghiệp trực thuộcTổng cục Quản lý đất đai, có chức năng giúp Tổng cục trưởng thực hiện việc thuthập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin, dữ liệu về đất đai; xây dựng hệ thốngthông tin đất đai và thực hiện các nhiệm vụ khác về đất đai theo quy định củapháp luật.

Theo Điều 12, Quyết định số 160/QĐ-TCQLĐĐ ngày 20 tháng 3 năm

2009, Tổ chức lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai được quy định như sau:

Hệ thống lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai được tổ chức theo nguyêntắc tập trung, thống nhất, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơcấu tổ chức của Tổng cục và thuận tiện cho công tác quản lý, khai thác sử dụng

hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bao gồm: Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục (sau đây gọi

là lưu trữ Tổng cục), Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai và lưu trữ của cácđơn vị trực thuộc Tổng cục

1 Lưu trữ Tổng cục có chức năng giúp Lãnh đạo Tổng cục và Chánh vănphòng thực hiện công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại cơ quan Tổng cục

2 Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai có chức năng giúp Tổng cụctrưởng thực hiện công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành về đất đai

3 Lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Tổng cục có trách nhiệm lưu trữ,quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị và bàn giao hồ sơ, tài liệu để lưu trữ, theo quyđịnh sau:

- Đối với tài liệu quản lý nhà nước, bàn giao cho lưu trữ Tổng cục

- Đối với tài liệu chuyên ngành về đất đai, bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ

và Thông tin đất đai

Định kỳ hàng năm ( trước ngày 10 tháng 12) các đơn vị trực thuộc báo cáolãnh đạo Tổng cục về công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Tuy nhiên, thực tế tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu quản lý nhà nước và tàiliệu lưu trữ chuyên ngành về đất đai đều nộp về Trung tâm Lưu trữ và Thông tinđất đai

1.3.4 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ về đất đai

Quá trình hoạt động của Tổng cục Quản lý đất đai sản sinh ra khối tài liệukhá phong phú, bao gồm các tài liệu hành chính và tài chuyên ngành đất đai làchủ yếu và tài liệu lưu trữ điện tử

Ket quả khảo sát và tìm hiểu, cho thấy trong kho lưu trữ của Tổng cụctính đến thời điểm hiện tại có khoảng 348,2m giá tài liệu Trong đó, tại Trungtâm Lưu trữ và Thông tin đất đai đã thực hiện các nghiệp vụ để bảo quản tàiliệu, đã chỉnh lý và lưu trữ trong kho từ năm 2009 đến năm 2013 của các đơn vịtrong tổng cục giao nộp với khối lượng: 264 mét tương đương 4.685 hồ sơ và

1563 hộp (trong đó: 4.049 hồ sơ vĩnh viễn, lâu dài; 636 hồ sơ tạm thời); có

20799 tờ bản đồ, 2537 đĩa CD sản phẩm tài liệu [55,ữ2]

1.3.4.1 Tài liệu hành chỉnh

Khối lượng:

Năm 2012, Tổng cục đã giao cho Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đaichỉnh lý, sắp xếp lưu trữ tài liệu dạng giấy (không có dạng số) 43 mét tài liệuhành chính Sản phẩm sau khi hoàn thảnh gồm 654 hồ sơ có thời hạn bảo quảnvĩnh viễn, gồm 55.542 tờ vãn bản, tương đương khoảng 90.000 trang vãn bản.

Thành phần, nội dung tài liệu:

Các tài liệu hành chính này là các vãn bản được ban hành trong thời gian

từ năm 1994 đến năm 2011 do Tổng cục Quản lý đất đai phát hành, các văn bảnđến của Trung ương, Bộ Tài nguyên Môi trường về vấn đề đất đai, các chế độchính sách, các văn bản trả lòi các sự vụ về lĩnh vực đất đai đối với cá nhân, tổchức ở Trung ương, địa phương và rất cần thiết trong quá trình xử lý công việccủa cán bộ, lãnh đạo khối quản lý của Tổng cục

Một số loại tài liệu là văn bản đi của Tổng cục Quản lý đất đai và các đơn

vị trực thuộc chia theo tên loại, tài liệu giải quyết vấn đề, tài liệu các dự án, đề

án, đề tài khoa học công nghệ, tài liệu văn bản đến Tổng cục Quản lý đất đai vàcác đơn vị trực thuộc có liên quan đến đất đai: Theo tên loại văn bản, hồ sơ vấnđề

Tài liệu hành chính gồm: Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi đến nhưThủ tướng Chính phủ, Văn Phòng chính phủ, Bộ Tài nguyên và Môi trường,UBND thành phố, phản ánh các mặt hoạt động của Tổng cục Quản lý đất đai

và các quy định về tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, quy định về lĩnh vực tàinguyên và môi trường

Tài liệu của các Sở, ban, ngành gửi đến: chủ yếu là các công văn, thôngbáo, báo cáo về tình hình quản lý các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực đất đai,cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với các cá nhân, tổ chức người nướcngoài,

Tài liệu hình thành ừong quá trinh hoạt động của Tổng cục bao gồm: cácvăn bản hành chính thông thường như công văn, Quyết định, báo cáo, tờ trình,+ Hồ sơ khiếu nại, thanh ứa, kiểm tra +

Công văn đi

+ Công văn đến Trung ương + Công văn

đến địa phương + Đảng, Công đoàn,

Đoàn thanh niên + Quyết định;

+ Báo cáo công tác, chương trình, kế hoạch hàng năm, dài hạn

+ Tài liệu hoạt động của lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình, giải trình, trảlời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu các sự kiện lớn )

+ Hồ sơ xây dựng phát triển ngành, cơ quan

+ Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trinh mục tiêu của các đối tượngthuộc phạm vi quản lý ngành, cơ quan được phê duyệt

+ Tài liệu về kế hoạch công tác ngắn hạn và dài hạn của Tổng cục + Tài liệu về lập dự toán thu chi ngân sách của Tổng cục + Hồ sơ cán bộ, công tác đàotạo, tài liệu liên quan đến công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật;

1.3.4.2 Tài liệu chuyên ngành đất đai

Khối lượng:

Từ năm 2009 đến năm 2012 kho lưu trữ tiếp nhận và bàn giao nguồn tàiliệu đất đai đã chỉnh lý, sắp xếp đưa vào lưu trữ bảo quản thời hạn vĩnh viễn vàlâu dài là các tài liệu của Vụ Đăng ký và Thống kê đất đai (cũ), Vụ Đất đai (cũ),Trung tâm Điều tra Quỵ hoạch đất đai (cũ), Cục Đăng ký và Thống kê, Việnnghiên cứu Quản lý đất đai và các đơn vị ừong Tổng cục vói khối lượng đưa vàolưu trữ sau khi sắp xếp, chỉnh lý là: 198 mét gồm các tài liệu từ năm 1993 đếnnăm 2012

Tài liệu chuyên ngành về đất đai chiếm số lượng lớn nội dung chủ yếu baogồm:

- Tài liệu, số liệu thống kê, kiểm kê đất đai của các địa phương:

+ Hồ sơ kiếm kê đất đai;

+ Hồ sơ thống kê đất đai;

+ Hồ sơ kiểm kê quỹ đất tổ chức theo Chỉ thị 31/2007/CT-TTg

+ Hồ sơ thống kê đất chưa sử dụng;

- Tài liệu đánh giá biến động sử dụng đất đai của các vùng, miền;

- Tài liệu về kết quả kiểm tra tình hình sử dụng đất;

- Tài liệu về thẩm định, giải quyết hồ sơ đất đai của các tỉnh;

- Tài liệu về đất an ninh quốc phòng;

- Tài liệu về Quy hoạch, Ke hoạch sử dụng đất của các tinh:

vi cả nước

- Tài liệu in trên giấy được lập trong kỳ kiểm kê đất đai và xây dựng bản

đồ hiện trạng sử dụng đất năm 2005,2010 do địa phương giao nộp về

Bộ Tài nguyên và Môi trường theo đơn vị hành chính các cấp, vùng địa lý tựnhiên - kinh tế và cả nước

- Tài liệu bản đồ nền một số đơn vị hành chính cấp xã, huyện và cấp tỉnhphục vụ công tác kiểm kê đất đai năm 2010

- Tài liệu các dự án chuyên môn:

+ Hồ sơ dự án xây dựng Luật Đất đai năm 1993 + Hồ sơ

dự án cũ (không có biên bản giao nhận tài liệu)

+ Bảng giả các loại đất

+ Hồ sơ chương trình hợp tác Việt Nam - Thụy Điển (SEMLA)

+ Hồ sơ dự án Điều tra, khảo sát, đánh giá tình hình nhận chuyến nhượng quyền sử dụng đất nông nghiệp của hộ gia đình, cả nhân theo quyết định 288/QĐ-BTNMT

- Tài liệu khoa học (ừong đó chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù) làthành phần tài liệu khá quan ừọng, chiếm khối lượng không nhỏ ừong kho lưutrữ của Tổng cục gồm có:

- Tài liệu xét duyệt đề tài:

+ Bản đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ, dự án;

+ Bản tổng hợp Danh mục đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ, dự án;+ Thuyết minh đề tài;

+ Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển chủ nhiệm;

+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng xét duyệt;

+ Phiếu nhận xét của ủy viên Hội đồng xét duyệt;

+ Phiếu đánh giá kết quả xét duyệt đề tài;

+ Biên bản họp hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề

tài;

+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề tài

+ Phiếu thuyết minh đề tài;

+ Quyết định phê duyệt

- Tài liệu về tổ chức thực hiện nghiên cứu:

+ Hợp đồng khoa học và công nghệ;

+ Thuyết minh đề tài đã được phê duyệt;

+ Báo cáo khoa học;

+ Các báo cáo định kỳ;

+ Các sản phẩm khoa học của đề tài (bản đồ - bản vẽ);

- Tài liệu đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở

+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở;

+ Phiếu đánh giá kết quả nghiệm thu cấp cơ sở;

+ Biên bản kiểm phiếu nghiệm thu cấp cơ sở;

+ Phiếu tự đánh giá cấp cơ sở;

+ Biên bản kiểm phiếu cấp cơ sở

- Tài liệu đánh giá nghiệm thu cấp bộ

+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp bộ;

+ Phiếu đánh giá kết quả nghiệm thu cấp bộ;

+ Biên bản kiểm phiếu nghiệm thu cấp bộ;

+ Phiếu tự đánh giá nghiệm thu cấp bộ;

+ Biên bản kiểm phiếu cấp bộ;

+ Biên bản thanh lý

1.3.4.3Tài liệu điện tử

Ngoài hai khối tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính, tài liệu chuyên ngànhthì tài liệu điện tử cũng chiếm số lượng không nhỏ tại Trung tâm Lưu trữ vàThông tin đất đai, Tổng cục Quản lý đất đai bao gồm:

* Tài liệu là các tệp tin được lập thư mục tra cứu:

Khối lượng:

Năm 2012, Tổng cục Quản lý đất đai đã giao cho Trung tâm Lưu trữ vàThông tin đất đai chỉnh lý, sắp xếp lưu trữ tài liệu dạng giấy 43 mét tài liệu hànhchính Sản phẩm sau khi hoàn thành gồm 654 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnhviễn, gồm 55.542 tờ văn bản, tương đương khoảng 90.000 ừang văn bản

Chính vì vậy khối tài liệu này đã được Quét (Scan) lưu trữ dưới dạng mộttệp tin được lập thư mục, lập metadata phục vụ tra cứu thông tin

Việc quét (Scan lưu trữ dưới dạng một tệp tin) và tạo thư mục hồ sơ tàiliệu hành chính trước năm 2011 (gồm 654 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,gồm 55.542 tờ, quy ra số trang cần quét là 90.000 trang văn bản nhằm phục vụnhanh chóng, kịp thời, giúp tiết kiệm thời gian trong việc khai thác tài liệu vàthực hiện tốt các Quy định của Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động của cơ quan nhà nước, đồng thời lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữtheo quy định của Luật Lưu trữ cũng như hoàn thiện hơn nữa hệ thống cơ sở dữliệu hồ sơ công việc (hồ sơ hành chính) lĩnh vực đất đai do Bộ Tài nguyên vàMôi trường triển khai từ năm 2012

Thành phần và nội dung: Các tài liệu điện tử này là các văn bản được ban

hành tong thời gian từ năm 1994 đến năm 2011 do Tổng cục Quản lý đất đaiphát hành, các vãn bản đến của Trung ương, Bộ Tài nguyên Môi trường về vấn

đề đất đai, các chế độ chính sách, các văn bản trả lời các sự vụ về lĩnh vực đấtđai đối với cá nhân, tổ chức ở Trung ương, địa phương và rất cần thiết trong quátrình xử lý công việc của cán bộ, lãnh đạo khối quản lý của Tổng cục

* Tài liệu là các đĩa CD: tại kho lưu trữ có khoảng 2537 đĩa CD, DVD sảnphẩm tài liệu

Khối tài liệu này chủ yếu chứa đựng các tài liệu dạng số là:

+ Sản phầm các dự án + Đe tài

khoa học công nghệ + Các Bản

đồ dạng số,

+ Đĩa phim về ngành, các đĩa kỷ niệm thành lập ngành,

1.4 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu chung về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.4.1 Khái niệm:

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản củacác cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổchức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết

có trong tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoahọc và các lợi ích chính đáng của công dân

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và cácthông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội Vì vậy,

tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơbản của công tác lưu trữ Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tàiliệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chínhxác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưutrữ

1.4.2 Mục đích:

Tài liệu lưu trữ có nhiều giá trị đặc biệt nên từ lâu con người đã biết khaithác và sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ các nhu cầu chung của cộng đồng vànhu cầu riêng của mỗi cá nhân Ngày nay, các quốc gia, các cơ quan, tổ chức, cánhân ngày càng nhận thức rõ hơn những tác dụng, lợi ích từ việc khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ Vì thế, nhu cầu và mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ ngày càng phong phú và đa dạng Các quốc gia, các cơ quan, tổ chức, cánhân thường khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ các mục đích sau:

*Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho mục đích chính

trị:

Hầu hết các quốc gia trên thế giới đều khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữnhư một bằng chứng quan trọng để chứng minh chủ quyền quốc gia, bảo vệ biêngiới và lãnh thổ Những tài liệu được sử dụng vào mục đích này nhiều nhất làcác bản đồ, tài liệu quản lý dân cư, đất đai ở các vùng biên giới, hải đảo Các cơquan nhà nước khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc hoạch địnhđường lối,chính sách, xây dựng các mục tiêu phát triển đất nước

*Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho mục đích phát triểnkinh tế, văn hóa, xã hội

Đây cũng là một trong những mục đích quan trọng mà quốc gia, các cơquan, doanh nghiệp đã và đang hướng tới Tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục

vụ cho việc xây dựng và hoạch định các chiến lược, kế hoạch kinh tế; phục vụviệc quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm; phục vụ việc tu bổ, sửa chữa cáccông trình xây dựng cơ bản

Đối với doanh nghiệp, tài liệu lưu trữ cũng được sử dụng để phục vụ việcxây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh; để thiết kế các sản phẩm mới, để rútkinh nghiệm trong trong hoạt động quảng bá, tiếp thị đến khách hàng

*Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho mục đích nghiên cứukhoa học

Trong quá trình nghiên cứu, các nhà khoa học đều có trách nhiệm tìmhiểu và kế thừa kết quả nghiên cứu của những thế hệ đi trước Điều này có ýnghĩa lớn vĩ sẽ tiết kiệm công sức, trí tuệ và tiền của Do đó, các công trìnhnghiên cứu đều lưu trữ để phục vụ cho mục đích này Trong nghiên cứu khoahọc, tài liệu lưu trữ đặc biệt có giá trị đối vói khoa học lịch sử Tài liệu lưu trữ vìthế luôn được các nhà sử học nghiên cứu để tái dựng lại hoặc xác minh các sựkiện lịch sử

*Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho hoạt động quản lý vàlãnh đạo

Đây là mục đích được các cơ quan, tổ chức quan tâm thường xuyên nhất.Hàng ngày, hàng giờ, các nhà quản lý, các cán bộ, công chức phải quan tâmhường xuyên nhất Hàng ngày, hàng giờ, các nhà quản lý, các cán bộ, công chứcphải thường xuyên sử dụng tài liệu để giải quyết công việc, để xây dựng kếhoạch hoạt động hàng năm, để phục vụ việc quản lý tài chính, quản lý cán bộ,phục vụ hoạt động kiếm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng

*Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho những nhu cầu chínhđáng của công dân

Trong thực tế, bất cứ ai cũng có khả năng cần đến tài liệu lưu trữ để phục

vụ cho các yêu cầu và lợi ích cá nhân như: xác thực quyền sở hữu, xác minh cácvấn đề liên quan, Ngày nay, trong thòi kỳ đổi mới, nhu cầu của công dân trongviệc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng vì mọi vấn đề muốnđược giải quyết đều cần đến các bằng chứng xác thực

Có thể nói, nhu cầu và mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cácquốc gia, các cơ quan, tổ chức và công dân rất phong phú và đa dạng Đe cóđược các thông tin từ tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải tìm đếncác cơ quan lưu trữ, cần sự giúp đỡ của các cơ quan lưu trữ Đó chính là tiền đề,

là cơ sở và mục đích của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1.4.3 Ý nghĩa:

Neu cơ quan lưu trữ thực hiện tốt nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức vàtiền của cho Nhà nước và nhân dân Nói cách khác, tổ chức sử dụng có hiệu quảtài liệu lưu trữ sẽ biến giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ thành của cải vật chấtcho xã hội, nâng cao mức sống vật chất, tinh thần và văn hóa cho nhân dân

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối các lưu trữ với xã hội, với nhândân, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ Thông qua việc tổ chức các hìnhthức phong phú để độc giả có thể thuận lợi trong việc khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ, các cơ quan, tổ chức và công dân sẽ thấy được vị trí và tầm quan trọngcủa các khó lưu trữ;qua đó mọi người sẽ có ý thức trách nhiệm và nghĩa vụ củamình trong việc giữ gìn, sử dụng và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

1.4.4 Yêu cầu:

Đe đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cầnnghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đốitượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và ápdụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệuquả cao Điều đó đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần có những quy định cụ thể vềkhai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng cáckhoa học hiện đại vào công tác lưu trữ

Đe tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưutrữ phải giải quyết hai vấn đề cơ bản:

Một là, phải tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảoquản trong các phòng, kho lưu trữ Đây là tiền đề quan trọng cho việc tổ chứckhai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Hai là, các cơ quan lưu trữ phải tổ chức và áp dụng nhiều hình thức đế tạođiều kiện cho độc giả có thế dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tintrong tài liệu lưu trữ

Hai vấn đề này có quan hệ mật thiết với nhau Neu tài liệu lưu khôngđược tổ chức một cách khoa học thì cơ quan lưu trữ không thể đưa ra các hồ sơ,tài liệu phục vụ độc giả Ngược lại, nếu tài liệu được tổ chức khoa học nhưngcác hình thức khai thác, sử dụng lại đơn giản, nghèo nàn thì hiệu quả khai thác,

sử dụng tài liệu không cao Chính YÌ vậy, yêu cầu đặt ra đối với các cơ quan lưutrữ là phải triển khai thực hiện đồng bộ cả hai nhiệm vụ nói ừên

1.5 Ttình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Tồng cục Quản lý đất đai

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của

công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắpxếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác chocông tác tra tìm tài liệu

Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu;

phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụtra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật,tin học có liên quan

1.5.1 Tình hình thu thập và bỗ sung tài liệu vào lưu trữ

Theo lý luận chung của Lưu trữ học thì thu thập, bổ sung tài liệu là kháiniệm dùng để chỉ quá trình tìm kiếm, lựa chọn, tiếp nhận những tài liệu hìnhthành trong hoạt động của cơ quan để đưa vào lưu trữ nhằm từng bước hoànthiện thành phần tài liệu thuộc về cơ quan, đơn vị hình thành những tài liệu đó.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ lưu trữkhác, tuy mức độ ảnh hưởng không giống nhau nhưng điều cơ bản nhất là nếunhư không có tài liệu được thu thập thì lấy gì để phân loại, để xác định giá ừị,bảo quản hay khai thác sử dụng, công bố, Đồng thời, nếu như không thực hiệnthu thập, bổ sung tài liệu theo những quy định rõ ràng và chặt chẽ thì chất lượngcác khâu nghiệp vụ tiếp theo sẽ không được đảm bảo thậm chí là không thể thựchiện được Do vậy, giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu không chỉ

có ý nghĩa đối với sự phát triển của bộ phận lưu trữ trong cơ quan mà còn mởrộng giá ừị sử dụng của tài liệu trong hoạt động quản lý những nguồn lực chủyếu để phát triển xã hội, cũng như nghiên cứu lịch sử trong tương lai

*về các nguồn thu thập tài liệu :

Định kỳ hàng năm trước 10 tháng 12 các đơn vị trực thuộc Tổng cục phảibáo cáo Lãnh đạo Tổng cục về kết quả bàn giao các tài liệu vào lưu trữ

Tài liệu được thu về từ các nguồn sau:

- Tài liệu hành chính thu từ Văn phòng Tổng cục và các Vụ chức năng;

- Tài liệu chuyên ngành về đất đai thu từ các đơn vị quản lý và đơn vị sựnghiệp trực thuộc Tổng cục

*về thời hạn thu thập tài liệu:

Các đơn vị, cá nhân lưu giữ hồ sơ tài liệu của những việc đã giải quyếtxong có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ với thời hạn như sau:

Một năm kể từ khi công việc kết thúc đối với tài liệu hành chính, tài liệukhoa học kỹ thuật, ứng dụng công nghệ;

Sáu tháng sau khi quyết toán dự án đối với các tài liệu lien quan đến quátrình chuẩn bị, phê duyệt và thực hiện dự án, gồm các quyết định phê duyệt chủtrương đầu tư dự án, phê duyệt dự án, thiết kế kỹ thuật, dự toán, phê duyệt hồ sơmời thầu, phê duyệt quyết toán, sản phẩm dự án;

Một tháng đối với tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tinkhác;

Hồ sơ cán bộ, hồ sơ thanh tra do Vụ Tổ chức cán bộ, Thanh tra Tổng cụcquản lý được giao nộp vào lưu trữ khi có đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán

bộ và Chánh Thanh ừa Tổng cục;

Cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khácphải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu đang lưu giữ cho đơn vị công tác Cán bộ, côngchức chỉ được nhận quyết định khi đã ban giao hồ sơ, tài liệu được đơn vị xácnhận Cán bộ, công chức không được sử dụng hồ sơ, tài liệu của cơ quan vàomục đích cá nhân hoặc đem sang cơ quan, đơn vị khác Trường hợp đã đến thờihạn nộp hồ sơ để lưu trữ mà đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu để khaithác, đơn vị phải báo cáo cho lưu trữ biết bằng văn bản, thời hạn giữ lại khôngquá 01 năm kể từ khi công việc kết thúc

về thành phần và nội dung tài liệu được thu thập:

Thành phần tài liệu thu thập bao gồm cả tài liệu hành chính, tài liệu Khoahọc kỹ thuật, tài liệu điện tử Nội dung chủ yếu là các tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của Tổng cục bao gồm các tài liệu phục vụ công tác quản lýnhà nước về đất đai, các tài liệu chuyên môn, các dự án đề tài nghiên cứu khoahọc về đất đai,

Theo điều 13 của Quyết định 401/QĐ-TCQLĐĐ ngày 07 tháng 12 năm

2010 quy định kiểm tra thẩm định và nghiệm thu sản phẩm đề án, dự án, nhiệm

vụ chuyên môn thuộc Tổng cục Quản lý đất đai quy định giao nộp sản phẩm vàquyết toán dự án, nhiệm vụ:

Danh mục sản phẩm giao nộp bao gồm toàn bộ sản phẩm đã nêu tại mụcsản phẩm giao nộp trong dự án đã được phê duyệt (bao gồm bản dạng giấy vàbản dạng số; các sản phẩm này đã được nghiệm thu, xác nhận khối lượng, chấtlượng) kèm theo Hồ sơ nghiệm thu dự án

Đối vói các dự án hoàn thảnh các sản phấm phải giao nộp về Trung tâmLưu trữ và Thông tin đất đai - Tổng cục Quản lý đất đai và được lưu trữ tại nơi

do Bộ Tài nguyên Môi trường quy định (theo đề cương dự án đã được phêduyệt); nếu là sản phẩm chuyển tiếp thực hiện theo niên độ, sau khi được

nghiệm thu đạt yêu cầu về khối lượng, chất lượng được bàn giao lại cho đơn vịthực hiện sử dụng để thực hiện tiếp các nội dung của dự án.

Thủ trưởng đơn vị chủ trì thực hiện dự án chịu ừách nhiệm về số lượng,chất lượng của sản phẩm, thông tin, dữ liệu, số liệu được sử dụng phục vụ choviệc thực hiện dự án cũng như được sử dụng trong báo cáo tổng họp của dự án.Toàn bộ các tài sản được mua sắm trong quá trình thực hiện dự án, khi kếtthúc đơn vị chủ trì thực hiện phải có văn bản báo cáo Tổng cục để thống nhấtquản lý theo các quy định hiện hành về quản lý tài sản

Sau khi có Bản xác nhận chất lượng, khối lượng đã hoàn thành Tổng cụcQuản lý đất đai có trách nhiệm lập Hồ sơ quyết toán dự án, nhiệm vụ Hồ sơquyết toán bao gồm:

- Văn bản đề nghị quyết toán dự án

- Hồ sơ nghiệm thu dự án của Tổng cục Quản lý đất đai; đối với các dự ánkết thúc, Hồ sơ nghiệm thu phải kèm theo Biên bản Hội đồng đánh giá, nghiệmthu kết quả dự án hoàn thành Kèm theo Bảng tổng họp khối lượng, giá trị quyếttoán dự

- Biên bản giao nộp sản phẩm của đơn vị thực hiện kèm theo phiếu nhậpkho (nếu có) của Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai - Tổng cục Quản lý đấtđai và nơi lưu trữ khác do Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định

- Hồ sơ quyết toán dự án được lập thành bốn (04) bộ; hai (02) bộ lưu tạiTổng cục Quản lý đất đai (Vụ Kế hoạch - Tài chính), một (01) bộ gửi cho Bộ tàinguyên và Môi trường, một (01) bộ gửi cho đơn vị thực hiện

Thực hiện các nghiệp vụ để bảo quản tài liệu đã chỉnh lý và lưu trữ trongkho từ năm 2009 đến năm 2012 của các đơn vị trong tổng cục giao nộp với khốilượng: 264 mét tương đương 4.685 hồ sơ và 1563 hộp (ứong đó: 4.049 hồ sơvĩnh viễn, lâu dài; 636 hồ sơ tạm thời) cụ thể:

* Năm 2009, tài liệu của Vụ Đăng ký và Thống kê đất đai cũ có khốilượng 469 hộp hồ sơ tương đương 52 mét tài liệu từ năm 1993 đến năm 2008 làcác tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạmpháp luật, chính sách, chiến lược, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án về đấtđai, về thống kê, kiểm kê đất đai, xây dựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất, hệthống đăng ký đất đai, cơ sở dữ liệu địa chính và thông tin địa chính trên phạm

vi cả nước

* Năm 2010 gồm 61 mét tài liệu được chỉnh lý, sắp xếp và đưa vào lưutrữ bảo quản là 604 cặp bản đồ chứa đựng các hồ sơ riêng lẻ được xếp trên cácgiá lưu trữ

* Năm 2011 tài liệu của Vụ Đất đai (nay là Yụ Pháp chế và Chính sách),Cục Đăng ký và Thống kê gồm 42,4 mét các loại tài liệu sau:

+ Hồ sơ Thanh tra, khiếu tố, khiếu nại

+ Dự án điều tra tình hình chuyển nhượng quyền sử dụng đất nôngnghiệp của hộ gia đĩnh cá nhân: gồm phiếu và báo cáo, biểu tổng hợp

+ Bản đồ nền

* Năm 2012 gồm 42 mét tài liệu hành chính của Tổng cục Quản lý đấtđai và các đơn vị trực thuộc Tổng cục Quản lý đất đai

+ Công văn đi của Tổng cục Quản lý đất đai

+ Công văn đến Trung ương

+ Công vãn đến địa phương

+ Hồ sơ bảng giá đất

+ Hồ sơ: đề tài, dự án, vấn đề

*Năm 2013: 66 mét tài liệu các đề tài, dự án và tài liệu hành chính

của các đơn vị ữong Tổng cục

sử dụng đất nông nghiệp của hộ gia đình, cá nhân theo quyết định

288/QĐ-BTNMT

47 193

(Nguồn: khảo sát của đề tài tại Kho lim trữ Tổng cục Quản lỷ đất đai)

về thủ tục thu thập tài liệu :

Hàng năm với ứách nhiệm được giao Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đấtđai có văn bản đôn đốc việc giao nộp các tài liệu hành chính của các đơn vịtrong Tổng cục về kho lưu trữ để tiến hành chính lý, sắp xếp tài liệu Đồng thời,Trung tâm cũng tiếp nhận tài liệu các dự án chuyên môn các đề tài nghiên cứukhoa học, công nghệ Tài liệu giao nộp được vào sổ giao nhận và có biên bảnbàn giao đối với các đơn vị và các chủ dự án, đề tài

Công tác thu thập tài liệu là công tác quan trọng đối với các cơ quan lưutrữ đất đai, nhằm tập trung quản lý thống nhất khối lượng tài liệu, tạo tiền đề choviệc phân loại, xác định giá trị, bảo quản tài liệu tiến tới đưa tài liệu ra khaithác và sử dụng phục vụ cho việc quản lý Nhà nước về đất đai, phục vụ nhu cầucủa xã hội

Nói chung tình hình lưu trữ những năm gần đây của Tổng cục đã tươngđối đi vào nề nếp, các công văn đi, đến, các hồ sơ chuyên môn cũng đã đượcnộp theo quy định Tuy nhiên, các tài liệu giao nộp vẫn chủ yếu là các hồ sơchuyên môn còn nhiều tài liệu quản lý khác như tài liệu thi đua khen thưởng, kỷluật, tài liệu về tổ chức các sự kiện chưa được giao nộp đầy đủ

1.5.2 Phân loại tài liệu lưu trữ

Một nguyên tắc chung nhất, có tính phương pháp luận ừong công tácphân loại và xác định giá trị tải liệu đất đai là nhằm xây dựng được mối quan hệbiện chứng giữa các tài liệu, khối tài liệu trong một chỉnh thể hệ thống tài liệucủa ngành đất đai - đó là nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ đất đai phải có tác dụng thiết thực trong việc ừatìm tài liệu nhanh chóng, khai thác tài liệu được thuận lợi, nghiên cứu tài liệuđược chính xác, tiết kiệm diện tích kho tàng và kinh phí mua sắm trang thiết bị

bảo quản Phương án phân loại phải khoa học, chi tiết có thể làm căn cứ để xâydựng CSDL đất đai.

Đối với tài liệu hành chính phân loại theo Phông lưu trữ Đối vói tài liệuchuyên ngành đất đai, đơn vị dùng để phân loại tài liệu lưu trữ đất đai là bộ tàiliệu và đom vị bảo quản

Nhờ phân loại khoa học tài liệu, những người làm công tác lưu trữ có thểxây dựng hệ thống công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặctheo vấn đề được phản ánh trong tài liệu Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoahọc tài liệu, người khai thác sử dụng tài liệu sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thôngtin đất đai trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề

mà họ quan tâm

Trong nội dung, nhiệm vụ của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thìphân loại tài liệu có ý nghĩa quan trọng, về phương diện lý thuyết, phân loại tàiliệu lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu để phân chia chúng thànhcác nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏnhất nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả (theo lý luận và thực tiễn công táclưu trữ - Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp)

Tài liệu Tổng cục Quản lý đất đai chia làm 2 khối tài liệu: Tài liệu dạnggiấy và tài liệu dạng số Khối tài liệu dạng giấy bao gồm: Tài liệu hành chính vàtài liệu chuyên môn

1.5.2.1 Công tác phân loại đổi với khối tài liệu hành chính cuả Tống cục Quản lý đất đai:

Hiện nay, theo khảo sát của chúng tôi, các tài liệu hành chính được thuthập bổ sung chủ yếu là các văn bản, quyết định đi đến, các báo cáo, chươngtrình công tác, hồ sơ trao đổi trả lời địa phương,

+ Báo cáo công tác, chương trình, kế hoạch hàng năm, dài hạn

+ Tài liệu hoạt động của lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình, giải trình, trảlời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu các sự kiện lớn )

+ Hồ sơ xây dựng phát ừiển ngành, cơ quan

+ Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượngthuộc phạm vi quản lý ngành, cơ quan được phê duyệt

- Các văn bản gửi đến Tổng cục, đơn vị trực thuộc:

+ Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) theo hiệulực

+ Tài liệu của các cơ quan cấp trên, các Bộ, cơ quan ngang Bộ gửi đến vềcác vấn đề liên quan đến lĩnh vực đất đai,

+ Các cơ quan cấp dưới, địa phương các tỉnh xin ý kiến về vấn đề đấtTài liệu của Tổng cục Quản lý đất đai và các đơn vị trực thuộc là văn bản

do Tổng cục, đơn vị phát hành như:

+ Báo cáo công tác, chương tành, kế hoạch tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9tháng

+ Công văn trao đổi Khối tài liệu hành chính này được chỉnh lý sắp xếp chủ yếu theo Phương an phân loại thời gian - cơ cấu tổ chức:

1 Nhóm lớn: Theo thời gian năm

- Nhóm 1 : Tài liệu chung của Tổng cục quản lý đất đai

- Nhóm 2: Tài liệu của các đơn vị trực thuộc Tổng cục

1.Vụ Chính sách và Pháp chế

2.Vụ Hợp tác quốc tế và Khoa học, Công nghệ

3.Vụ Tổ chức cán bộ

4.Cục Đăng ký và Thống kê

5.Cục Kinh tế và Phát triển quỹ đất

6.Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai

7.Trung tâm Điều tra, Đánh giá tài nguyên đất

8.Văn phòng Tổng cục quản lý đất đai

+ Tài liệu văn bản đến Tổng cục Quản lý đất đai và các đơn vị trực thuộc

có liên quan đến đất đai: Theo tên loại vãn bản, hồ sơ vấn đề

- Phương pháp lập hồ sơ: Toàn bộ tài liệu được phân loại và sắp xếp chiatheo phương án trên đến nhóm nhỏ nhất là từng hồ sơ hay đơn yị bảo quản

- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ :

+ Đối với hồ sơ tên loại: sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo thứ tự thời gian

và số văn bản từ đầu năm đến 31/12 của năm tài liệu chỉnh lý

+ Đối với hồ vấn đề: sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo thứ tự giả

quyết công việc kết hợp với thời gian văn bản

- Viết tiêu đề thể hiện khá đầy đủ nội dung bên trong của tài liệu

- Việc biên mục hồ sơ bằng hình thức nhập trên máy tính và biên

mục theo quy định, sau đó in mục lục văn bản

về cơ bản công tác tố chức khoa học khối tài liệu hành chính này

đã được tiến hành, được sắp xếp phục vụ khai thác sử dụng

1.5.2.2 Công tác phân loại đổi với khối tài liệu chuyên môn quản

lý đât đữỉ’

Hầu hết các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của

Tổng cục Quản lý đất đai đều có văn bản quy định hướng dẫn chi tiết

của Nhà nước, từ đó hĩnh thành nên những bộ tài liệu có đầy đủ thành

phần các văn bản liên quan đến một vấn đề, một công trình nghiên cứu

cụ thể Đồng thời những tài liệu chuyên môn đặc thù này đã được thu

thập về kho Tuy nhiên, những tài liệu liên quan đến một vấn đề, một

công việc cụ thể thì chưa được lập hồ sơ, chưa được sắp xếp khoa học

mà vẫn đang trong tĩnh trạng lộn xộn, dễ bị mất mát, hư hỏng Do đó,

tài liệu khi thu về cần phải tiến hành phân loại tài liệu

Thường khi xây dựng phương án phân loại tài liệu chuyên ngành

về đất đai cán bộ lưu trữ phải căn cứ vào các đặc trưng như: đơn vị tổ

chức, bộ tài liệu, trình tự thu thập tài liệu vào lưu trữ, kích thước tài liệu

hoặc vật làm ra tài liệu đó

Khối tài liệu hồ sơ: bao gồm các bộ tài liệu về các dự án, đề tài

Toàn bộ văn bản, tài liệu có liên quan đến một vấn đề được lập

thành hồ sơ Tập hợp tất cả các hồ sơ tạo thành Bộ tài liệu hồ sơ Bộ tài

liệu được áp dụng các phương án phân loại: Thòi gian - cơ cấu tổ chức

hoặc Cơ cấu tổ chức - vấn đề - thời gian

Ví dụ: Bộ tài liệu về Dự án “Điều ừa, đánh giá tình hình giao đất

nông nghiệp cho hộ gia đình, cá nhân sử dụng ổn định lâu dài theo Nghị

định số 64/1993/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 1993 của Chính phủ” bao

2 Hồ sơ Báo cáo đánh giá chính sách giao

đất nông nghiệp vùng Trung du Miền núi

phía Bắc

- Báo cáo kết quả điều tra thu thập các thông tin, tài liệu, số liệu

trên địa bàn 20 tỉnh: 20 quyển

- Tài liệu thu thập trên địa bàn 20 tỉnh (có thống kê theo báo cáo

kết quả điều fra thu thập các thông tin, tài liệu, số liệu trên địa bàn 20

tỉnh)

- Báo cáo kết quả điều ứa thu thập các thông tin, tài liệu, số liệu

các Bộ ngành Trung ương: 01 quyển

- Tài liệu thu thập các Bộ, ngành Trung ương (Có thống kê theo

báo cáo kết quả thu thập các Bộ, ngành Trung ương)

- Phiếu phỏng vấn, điều tra: 20 tỉnh, 60 huyện, 180 xã

*Phiếu phỏng vấn cấp xã:

+ Phiếu tổ chức (mẫu số 03): 180 phiếu+ Phiếu cán bộ (mẫu số 01): 360 phiếu+ Phiếu hộ gia đình, cá nhân (mẫu số 02): 18.000 phiếu

*Phiếu phỏng vấn cấp huyện:

STT Loại sản phảm, hồ sơ, tài liệu Đơn vị

tính ’

Số lượng Ghi chú

3 Hồ sơ Báo cáo đánh giá chính sách giao

đất nông nghiệp vùng Đồng bằng Sông

Hồng

4 Hồ sơ Báo cáo đánh giá chính sách giao

đất nông nghiệp vùng Bắc Trung Bộ

5 Hồ sơ Báo cáo đánh giá chính sách giao

đất nông nghiệp vùng Duyên hải Nam

Trung Bộ

6 Hồ sơ Báo cáo đề xuất giải pháp sửa đổi

chính sách giao đất nông nghiệp

7 Hồ sơ Báo cáo kinh nghiệp của các nước

trong giải quyết những tồn tại khi thực

hiện công nghiệp hóa và hiện đại hóa nông

nghiệp và nông thôn

8 Hồ sơ Báo cáo tổng hợp đánh giá tình

hình giao đất nông nghiêp cấp tỉnh

- Sản phẩm trung gian:

- Báo cáo đánh giá điều tra cấp huyện: 60 huyện = 60 quyển

- Báo cáo đánh giá điều tra cấp xã: 180 huyện =180 quyển