Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của hệ thống ngân hàng thương mại cổ phần đầu tư và phát triển việt nam

Chính vì vậy, một trong những vấn đề cấp bách hiện nay đối với công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV là cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác l

0

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NGUYỄN VĂN TRÌU

XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NGUYỄN VĂN TRÌU

XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA

HỆ THỐNG NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ

VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM (BIDV)

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 62.32.03.01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Dương Văn Khảm

Hà Nội, 2014

2

MỤC LỤC trang

PHẦN MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục tiêu, phạm vi, đối tượng nghiên cứu 7

3 Phương pháp nghiên cứu 7

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 8

5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

6 Nguồn tài liệu tham khảo 10

7 Bố cục của đề tài 10

CHƯƠNG I: CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BIDV 12

1.1 Tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và TLLT của hệ thống BIDV 12

1.1.1.Tổng quan về hệ thống BIDV 12

1.1.2 Khái quát về khối lượng, thành phần và nội dung TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV 24

1.2 Vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp 29

1.2.1 Giá trị của TLLT doanh nghiệp trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam 29

1.2.2.Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp 31

1.2.3 Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra doanh nghiệp 34

1.2.4 Quản lý TLLT góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp 37

1.3 Sự cần thiết của việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV 39

1.3.1.Quy trình quản lý TLLT và các nguyên tắc quản lý lưu trữ trong hệ thống BID 39 1.3.2 Áp dụng quy trình quản lý TLLT và hiệu quả của công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV 40

1.3.3 Xây dựng quy trình quản lý TLLT và việc áp dụng ISO trong công tác lưu trữ BIDV 42

1.3.4 Xây dựng quy trình quản lý TLLT để giải quyết những hạn chế trong công tác lưu trữ BIDV 43

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT TRONG HỆ THỐNG BIDV 46

2.1 Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ BIDV 46

2.1.1 Thực trạng tổ chức và cán bộ lưu trữ BIDV 46

2.1.2 Thực trạng kho lưu trữ BIDV 48

2.1.3 Công tác ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ BIDV 50

2.2 Tình hình thực hiện nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT BIDV 52

3

2.2.1 Công tác thu thập và bổ sung TLLT 52

2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 55

2.2.3 Công tác bảo quản TLLT 57

2.2.4 Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 59

2.2.5 Công tác giao nộp TLLT vào các Lưu trữ lịch sử 61

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BIDV 65

3.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV 65

3.1.1 Văn bản về công tác lưu trữ của BIDV cần sửa đổi, bổ sung 66

3.1.2 Đề xuất xây dựng và ban hành một số văn quản lý về công tác lưu trữ BIDV 68

3.2 Xây dựng mô hình tổ chức nhân sự và tổ chức mạng lưới kho lưu trữ tại các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV 71

3.2.1 Xây dựng mô hình tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ 71

3.2.2 Tổ chức mạng lưới kho lưu trữ 76

3.3 Chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT BIDV 79

3.3.1.Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu 79

3.3.2 Chỉnh lý tài liệu 83

3.3.3 Tổ chức bảo quản TLLT 90

3.3.4 Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 94

3.3.5 Báo cáo thống kê công tác lưu trữ 97

3.3.6 Tổ chức tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị 100

KẾT LUẬN 103

TÀI LIỆU THAM KHẢO 104 PHỤ LỤC

4

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT BIDV: Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam TMCP: Thương mại cổ phần

TLLT: Tài liệu lưu trữ

đã xây dựng được một hệ thống các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc trên khắp các tỉnh/thành phố trong cả nước và ở nước ngoài Một trong những ngân hàng lớn nhất trong hệ thống các ngân hàng thương mại ở Việt nam đó là Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) (sau đây gọi là BIDV), được thành lập từ năm 1957 với tên gọi đầu tiên là Ngân hàng kiến thiết Việt Nam (1957-1980), sau đó là Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (1981-1989), Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (1990-26/04/2012), từ 27/04/2012 đến nay là Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam Lịch sử xây dựng, trưởng thành của BIDV là một chặng đường đầy gian nan thử thách nhưng cũng rất đỗi tự hào gắn với từng thời

kỳ lịch sử đấu tranh chống kẻ thù xâm lược và xây dựng đất nước của dân tộc Việt Nam

Hiện nay, BIDV có khoảng 140 đơn vị thành viên bao gồm các chi nhánh, các công ty trực thuộc, hiện diện tại nước ngoài (Lào, Campuchia, Myanmar, CH Séc…), việc chỉ đạo điều hành bằng văn bản trong các hoạt động của hệ thống BIDV là rất quan trọng và cần thiết, do đó khối lượng văn bản, tài liệu hình thành hành năm tại BIDV và các đơn vị thành viên là rất lớn Trong các kho lưu trữ của BIDV và các đơn vị thành viên hiện có rất nhiều TLLT có giá trị bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, với nội dung đa dạng và phong phú được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Những TLLT này cần được tổ chức quản lý, thu thập, phân loại, xác định giá trị, bảo quản và phục vụ công tác khai thác và sử dụng của cán bộ trong hệ thống BIDV cũng như giao nộp vào các Lưu trữ lịch sử Nhưng trên thực tế, hiện nay công tác lưu trữ tại BIDV mới bước đầu được quan tâm thực hiện và còn bộc lộ nhiều điểm hạn chế và tồn tại

Trước thực tế như trên, chúng tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng

quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của hệ thống Ngân

6

hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV)” làm đề tài

luận văn cao học với những lý do chính sau:

Một là, công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn kinh

tế lớn, các tổng công ty và các ngân hàng thương mại hiện nay chưa thực sự được quan tâm và tổ chức thực hiện Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới công tác thanh tra, kiểm tra của Nhà nước nhằm phát hiện các sai phạm trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động của các đơn vị, từ đó kịp thời ngăn chặn, xử lý, tránh gây thất thoát lớn cho Nhà nước

Hai là, BIDV được thành lập từ năm 1957 và hiện nay là một trong những ngân hàng có hệ thống các đơn vị thành viên lớn nhất ở nước ta Trong quá trình hoạt động và phát triển, BIDV đã hình thành một khối lượng tài liệu rất lớn và có giá trị Tuy vậy, công tác lưu trữ tại BIDV cho đến hiện nay mới bước đầu được quan tâm và trong quá trình thực hiện còn bộc lộ rất nhiều hạn chế Cùng với đó, các hoạt động nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và xây dựng mô hình tổ chức, nhân sự phụ trách công tác lưu trữ không được thực hiện hiệu quả Đây là những nguyên nhân gây khó khăn trong việc thực hiện khoa học, đồng bộ và thống nhất công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BIDV

Ba là, trong thời gian gần đây cùng với việc thực hiện công tác cổ phần hóa chuyển đổi từ Ngân hàng 100% vốn Nhà nước sang Ngân hàng thương mại

cổ phần, BIDV đã tiến hành xây dựng Kho lưu trữ với diện tích khá lớn và được trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ cho việc bảo quản TLLT có giá trị hình thành trong hoạt động Trụ sở chính và một số đơn vị thành viên BIDV trên địa bàn lân cận Điều này cho thấy, Ban lãnh đạo BIDV bước đầu đã nhận thức được vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan Chính vì vậy, một trong những vấn đề cấp bách hiện nay đối với công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV là cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ, xây dựng

mô hình tổ chức và chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình quản lý TLLT, nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong công tác lưu trữ và phát huy giá trị của TLLT của BIDV đối với hoạt động nghiên cứu và các hoạt động nghiệp vụ khác

7

2 Mục tiêu, phạm vi, đối tượng nghiên cứu

*Mục tiêu nghiên cứu:

Với đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được những mục tiêu cụ thể sau:

- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV

- Phân tích những nguyên nhân chính dẫn đến tồn tại và hạn chế trong công tác quản lý TLLT BIDV

- Xây dựng trình tự tiến hành đối với những công việc cụ thể cần thực hiện nhằm quản lý, kiểm soát và tổ chức khoa học TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV

* Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu, khảo sát việc thực hiện công tác lưu trữ và quản lý TLLT tại Trụ sở chính BIDV và một số đơn vị thành viên trên địa bàn lân cận

* Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu chính là công tác quản lý và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của các đơn vị

trong hệ thống BIDV

3 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như sau:

+ Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác – Lenin Sử dụng phương pháp này để phân tích lý luận của chủ nghĩa Mác – Lenin với các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Chúng tôi tiến hành thu thập thông tin

từ nhiều nguồn khác nhau như TLLT, các công trình nghiên cứu khoa học, sách, báo, tạp chí, internet….sau đó chọn lọc và phân loại những thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu để xử lý thông tin nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV

+ Khảo sát thực tế: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để khảo sát công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV và các đơn vị trực thuộc để có cái nhìn tổng quan về thực tiễn công tác quản lý và thực hiện công tác lưu trữ tại đây

8

+ Phương pháp phỏng vấn: chúng tôi thực hiện phương pháp này đối với các đơn vị và các cán bộ công nhân viên trong hệ thống của BIDV Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện giúp chúng tôi có thể nắm bắt, trao đổi những vấn đề cụ thể liên quan đến việc quản lý công tác lưu trữ của cơ quan và lấy ý kiến cho việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của cơ quan một cách

có hiệu quả

Bên cạnh những phương pháp trên, trong quá trình nghên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh đối chiếu…

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

- Tìm hiểu lịch sử phát triển, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của BIDV qua các văn bản quy định của Ngân hàng Nhà nước và điều lệ hoạt động của BIDV

- Khảo sát, thống kê khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV

- Nghiên cứu, đánh giá vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp và sự cần thiết phải xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV

- Khảo sát, đánh giá những thực trạng còn tồn tại trong công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV

- Phân tích những nguyên nhân chính dẫn đến thực trạng còn tồn tại trong công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV

- Trên cơ sở lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV xây dựng, đề xuất những công việc cần thực hiện nhằm quản lý hiệu quả TLLT hình thành trong hệ thống BIDV và nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ BIDV

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong những năm vừa qua, ngành lưu trữ ở Việt Nam đã có rất nhiều những công trình khoa học nghiên cứu về công tác lưu trữ được thực hiện một cách công phu và có đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn công tác lưu trữ Đây là những đề tài nghiên cứu có thể coi như là kim chỉ nam cho những cán bộ làm công tác lưu trữ vận dụng vào quá trình tổ chức và thực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức một cách có hiệu quả Một số đề tài

9

lớn như: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” do PGS Vương Đình Quyền là chủ trì, hay đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức công

quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ” do PGS.TS Dương Văn Khảm

chủ trì Ngoài ra còn có một số đề tài khác như Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ

thống tổ chức lưu trữ nhà nước” của Trần Thanh Tùng Điều này cho thấy, hoạt

động nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ ngày càng được quan tâm và thực hiện mang tính chuyên sâu cao, phục vụ cho công tác lưu trữ được thực hiện có hiệu quả

Hiện nay đối với ngành lưu trữ ở Việt Nam, hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp, các tập đoàn kinh tế, các ngân hàng thương mại đang là một trong những vấn đề cần được quan tâm nghiên cứu và thực hiện Đối với việc nghiên cứu hoạt động quản lý về công tác lưu trữ tại các Ngân hàng, đây không phải là một hướng nghiên cứu hoàn toàn mới, tuy nhiên những đề tài trước đây về vấn đề này chưa nhiều Một số đề tài liên quan đến công tác lưu trữ

tại các ngân hàng như: Khóa luận tốt nghiệp “Công tác lưu trữ ở Ngân hàng Nhà

nước Việt Nam, Thực trạng và giải pháp” của Phan Thị Thúy Hà; Luận văn

Thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu

trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam” của Nguyễn Thị Trang

Nhung Những đề tài này mới chỉ thực hiện công tác khảo sát về thực trạng công tác lưu trữ tại Ngân hàng Nhà nước và xây dựng văn bản phục vụ cho quá trình thực hiện nghiệp vụ của công tác lưu trữ

Từ những nghiên cứu, khảo sát thực tế một số đề tài nghiên cứu khoa học

đã nêu ở phần trên chúng tôi nhận thấy các đề tài về công tác lưu trữ tại các Ngân hàng được nghiên cứu trước đây chưa thực sự đi sâu vào nghiên cứu, xây dựng các giải pháp quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của các hệ thống Ngân hàng thương mại để thực hiện một cách khoa học, tập trung và thống nhất công tác lưu trữ trong toàn hệ thống của các Ngân hàng Bên cạnh đó, các đề tài trước đây về công tác lưu trữ tại Ngân hàng chủ yếu nghiên cứu về công tác lưu trữ tại ngân hàng Nhà nước, đơn vị quản lý Nhà nước về ngành ngân hàng Trong khi đó BIDV là một ngân hàng thương mại lớn với chức năng chính là trực tiếp kinh doanh và thực hiện các nghiệp vụ tài chính ngân hàng, có hệ thống các chi nhánh và đơn vị trực thuộc trên tất cả các tỉnh, thành phố trên cả nước

10

Chính vì vậy, đề tài của chúng tôi không trùng lặp với nội dung của các đề tài nghiên cứu trước

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này chúng tôi dựa vào một số nguồn tài liệu sau:

- Các giáo trình, sách, tập bài giảng, các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác lưu trữ

- Các công trình nghiên cứu, kỷ yếu hội thảo khoa học ngành lưu trữ và ngành ngân hàng, các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành về công tác lưu trữ

- Những văn bản quy định, hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước về việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ, tài liệu tại các Ngân hàng và các văn bản quy định, báo cáo của BIDV về công tác lưu trữ của cơ quan

- Thông tin và tài liệu trên mạng internet và intranet như trang web http://bidvportal.vn/, http://10.53.3.49/BIDV-vt/, http://www.bidv.com.vn/

Nội dung chính bao gồm:

1.1 Tổng quan về hệ thống và TLLT hình thành từ hoạt động của BIDV 1.2 Vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp

1.3 Sự cần thiết của việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý TLLT trong hệ thống BIDV

Nội dung chính bao gồm:

2.1 Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV 2.2 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT trong

3.3 Chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT BIDV

Để khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV, đòi hỏi cần có những giải pháp đồng bộ, phù hợp, được tổ chức thực hiện một cách thống nhất và khoa học tại tất cả các đơn vị trong hệ thống BIDV Trong các giải pháp đó, việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình quản lý TLLT hình thành trong hệ thống BIDV có thể coi là nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện trong giai đoạn hiện nay Trong đề tài, chúng tôi không đi sâu vào nghiên cứu, phân tích một giải pháp mà đề xuất những công viêc cụ thể và trình tự các bước thực hiện để có thể quản lý, kiểm soát và tổ chức khoa học TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV, chúng tôi mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ tại các cơ quan tổ chức để

có thể hoàn thiện đề tài và phục vụ cho việc thực hiện thực tế tại cơ quan

Qua đây, cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô giáo tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội và đặc biệt là PGS.TS Dương Văn Khảm, Nguyên Cục trưởng Cục Văn Thư Lưu trữ Nhà nước – Chủ tịch Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam - Giảng viên hướng dẫn khoa học, cùng các đồng nghiệp tại Văn phòng trụ sở chính BIDV đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi thực hiện luận văn này

Học viên

(ký và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn Trìu

1.1.1.Tổng quan về hệ thống BIDV

1.1.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển BIDV

Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) mà tiền thân là Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam là một trong những ngân hàng được thành lập sớm nhất ở Việt Nam (24/06/1957) Từ khi thành lập cho đến hiện nay, BIDV đã trải qua nhiều lần thay đổi về tên gọi cũng như cơ cấu tổ chức hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và quy mô tổ chức để phù hợp với thực tiễn xã hội cụ thể như sau:

- Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ ngày 26 tháng 4 năm 1957

- Ngân hàng Đầu tư và xây dựng Việt Nam từ ngày 24 tháng 6 năm 1981

- Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 14 tháng 11 năm 1990

- Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày

27 tháng 04 năm 2012

Đến nay, sau một quá trình dài hơn 57 năm xây dựng và trưởng thành, BIDV đã phát triển và trở thành một trong những ngân hàng lớn nhất ở Việt Nam với mạng lưới hệ thống các đơn vị thành viên bao gồm các chi nhánh, các Văn phòng đại diện và các công ty liên doanh góp vốn rộng lớn phân bổ trên khắp các tỉnh, thành phố trong cả nước và trên một số nước lân cận như: Lào, Campuchia, Myanmar và hiện nay có cả các đơn vị có trụ sở tại Châu Âu như Nga và Cộng Hòa Séc Nhìn lại chặng đường xây dựng và phát triển, có thể thấy được quá trình phát triển của hệ thống BIDV qua các giai đoạn của lịch sử quan trọng của nước ta Và cũng qua đó chúng ta nhận thấy sự đóng góp của hệ thống

13

BIDV vào quá trình xây dựng và phát triển kinh tế, chính trị và xã hội của đất nước là vô cùng to lớn

a Thời kỳ Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam (1957 – 1981)

BIDV được thành lập ngày 26 tháng 04 năm 1957 với tên gọi Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam, đây là ngân hàng thứ hai ra đời trong hệ thống ngân hàng của Nhà nước Việt Nam, nhưng cũng là ngân hàng chuyên doanh đầu tiên được thành lập sau Ngân hàng Quốc Gia Việt Nam (thành lập năm 1951)

Sự ra đời của Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam chính là do nhu cầu phát triển của cách mạng Việt Nam sau khi hoàn thành, thắng lợi cuộc kháng chiến thần thánh chống cuộc xâm lược trở lại của thực dân Pháp trên một nửa đất nước được hoàn toàn giải phóng đã đặt ra một mục tiêu chiến lược lâu dài Đó là mục tiêu xây dựng miền Bắc xã hội chủ nghĩa làm hậu thuẫn cho việc tiếp tục hoàn thành mục tiêu giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước diễn ra gần hai thập

kỷ (1957 – 1975) và công cuộc xây dựng Tổ quốc Việt Nam thống nhất mở ra từ năm 1976 đến nay và trong tương lai

Tự thân tên gọi Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam đã nói lên mục tiêu trên Sau chín năm kháng chiến và hai năm khôi phục kinh tế, yêu cầu xây dựng một nền kinh tế phát triển và cải tạo kinh tế (1958 – 1960) Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam ra đời trước hết để đáp ứng yêu cầu lịch sử đó và được thể hiện chủ yếu và chức năng “Cần thiết phải thành lập các cơ quan cấp phát kiến thiết cơ bản, để đảm bảo việc kiến thiết cơ bản được nhanh chóng và tiết kiệm” trích lời kết luận của Bộ trưởng Bộ Tài chính Lê Văn Hiến khi chuẩn bị cho sự ra đời của Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam Và “tấm giấy khai sinh” đã được ban hành vào ngày 26 tháng 4 năm 1957 dưới hình thức là Nghị định số 117/TTg của Thủ tướng Chính Phủ

Ngay từ khi ra đời, Ngân hàng Kiến thiết có nhiệm vụ là cơ quan chuyên trách việc cấp phát kịp thời vốn kiến thiết theo kế hoạch và dự toán của Nhà nước; kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vốn và hoạt động công tác nghiệp vụ kiến thiết cơ bản; kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vốn và hoạt động công tác nghiệp vụ kiến thiết…với chức năng, nhiệm vụ quan trọng đó, sự ra đời của

14

Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam được kỳ vọng là sẽ góp phần to lớn vào công cuộc kiến thiết, xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và chi viện kịp thời, hiệu quả cho cuộc kháng chiến chống Mỹ, cứu nước của nhân dân ta ở miền Nam Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, cùng với các ngành kinh tế khác, Ngân hàng Kiến thiết có nhiệm vụ to lớn là tham gia đánh giá tài sản, tiếp quản các cơ sở kinh tế của các tỉnh miền Nam; mở rộng mạng lưới của Ngân hàng trên phạm vi toàn quốc; đổi mới tổ chức và phương thức hoạt động, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ đáo ứng yêu cầu tình hình mới

b Thời kỳ Ngân hàng Đầu tƣ và Xây dựng Việt Nam (1981 – 1990)

Để thực hiện chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước sau khi đất nước được hoàn toàn độc lập và đảm bảo sự phù hợp với giai đoạn mới và phát triển kinh tế đất nước, Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam đã trải qua những thay đổi to lớn, có tính bước ngoặt như việc chuyển Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ trực thuộc Bộ tài chính sang trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và đổi tên thành Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (1981) Theo đó, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam là ngân hàng chuyên doanh, hoạt động về cấp phát, tín dụng, thanh toán và dịch vụ trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản, có

tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp phát vốn hoạt động ban đầu, hạch toán kinh doanh từ cơ sở và toàn hệ thống

Sau khi chuyển sang trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, nhiệm vụ chủ yếu của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam vẫn là tổ chức cung ứng vốn cho lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển kinh tế theo các kế hoạch 5 năm và hàng năm Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam mở rộng hơn về nguồn vốn, phương thức và đối tượng Nhờ những thay đổi to lớn đó, trong giai đoạn 1981 – 1990, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam đã tổ chức được một mạng lưới rộng khắp trong cả nước, hoạt động trong lĩnh vực cấp phát vốn; kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ, chính sách của Nhà nước về xây dựng cơ bản Vai trò của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam thời kỳ này rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế đất nước

15

Việc ra đời Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam có ý nghĩa quan trọng trong việc cải tiến các phương pháp cung ứng và quản lý vốn đầu tư cơ bản, nâng cao vai trò tín dụng phù hợp với khối lượng vốn đầu tư cơ bản tăng lên

và nhu cầu xây dựng phát triển rộng rãi Chỉ sau một thời gian ngắn, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng đã nhanh chóng ổn định công tác tổ chức từ trung ương đến

cơ sở, đảm bảo các hoạt động cấp phát và tín dụng đầu tư cơ bản không bị ách tắc Các quan hệ tín dụng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản được mở rộng, vai trò tín dụng được nâng cao Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng đảm bảo cung ứng vốn lưu động cho các tổ chức xây lắp, khuyến khích các đơn vị xây lắp đẩy nhanh tiến độ xây dựng, cải tiến kỹ thuật, mở rộng năng lực sản xuất, tăng cường chế

độ hạch toán kinh tế

Trong khoảng từ 1981- 1990, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam đã từng bước vượt qua khó khăn, hoàn thiện các cơ chế nghiệp vụ, tiếp tục khẳng định để đứng vững và phát triển Đây cũng là thời kỳ ngân hàng đã có bước chuyển mình theo định hướng của sự nghiệp đổi mới của cả nước nói chung và ngành ngân hàng nói riêng, từng bước trở thành một trong các ngân hàng chuyên doanh hàng đầu trong nền kinh tế Những đóng góp của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam thời kỳ này lớn hơn trước gấp bội cả về tổng nguồn vốn cấp phát, tổng nguồn vốn cho vay và tổng số tài sản cố định đã hình thành trong nền kinh tế

Thời kỳ này đã hình thành và đưa vào hoạt động hàng loạt những công trình to lớn có “ý nghĩa thế kỷ” của đất nước, cả trong lĩnh vực sản xuất lẫn trong lĩnh vực sự nghiệp và phúc lợi như: công trình thủy điện Sông Đà, cầu Thăng Long, cầu Chương Dương, cảng Chùa Vẽ, nhà máy xi măng Hoàng Thạch, nhà máy xi măng Bỉm Sơn, nhà máy đóng tàu Hạ Long,

c Thời kỳ Ngân hàng Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (1990 - 2012)

Từ năm 1990 đến 26 tháng 04 năm 2012, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam bước sang một giai đoạn mới, vươn lên đổi mới mạnh mẽ, nhất là từ khi Nhà nước ban hành hai Pháp lệnh về Ngân hàng, đó là: Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Pháp lệnh ngân hàng, hợp tác xã tín dụng và công ty tài

16

chính Hai Pháp lệnh này là cơ sở pháp lý quan trọng mở đường cho sự chuyển đổi mạnh mẽ của hệ thống Ngân hàng nói chung và của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam nói riêng

Đáp ứng yêu cầu của thời kỳ mới, ngày 14 tháng 11 năm 1990, chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ra Quyết định về việc chuyển Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam thành Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam Từ đây, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trở thành một pháp nhân hạch toán độc lập, được tự chủ về tài chính, được xác định là một doanh nghiệp nhà nước có quyền huy động vốn trong nước và ngoài nước, được quan hệ với khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế

Từ năm 1990, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam đã thược hiện thành công thử nghiệm quan trọng của nhà nước ta đó là xóa bỏ bao cấp trong đầu tư xây dựng cơ bản, thực hiện cơ chế cho vay có thu hồi vốn đối với các công trình, dự án sản xuất, kinh doanh, đồng thời áp dụng thành công nhiều hình thức huy động vốn mới trong dân cư để cho vay lại đối với nền kinh tế Đặc biệt,

từ năm 1995, sau khi chuyển giao nhiệm vụ cấp phát vốn sang Tổng cục Đầu tư phát triển trực thuộc Bộ Tài chính để bước vào hoạt động thương mại thực sự, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam đã trở thành ngân hàng đi tiên phong trong việc chuẩn hóa và hướng dần hoạt động theo thông lệ, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống xếp hạng tín nhiệm tín dụng nội bộ và hệ thống công nghệ thông tin theo chuẩn mực và thông lệ quốc tế Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam cũng là ngân hàng đi đầu trong việc thực hiện liên doanh, liên kết và đầu tư ra nước ngoài, thực hiện nhiệm vụ kết nối với các nền kinh tế, trong đó ưu tiên hai thị trường Lào và Campuchia, vừa thúc đẩy nền kinh tế các nước trong khu vực cùng phát triển, vừa góp phần thắt chặt mối quan hệ đoàn kết hữu nghị truyền thống với các nước láng giềng

Tiếp tục thực hiện nội dung Đề án Hỗ trợ kỹ thuật do Ngân hàng thế giới tài trợ nhằm chuyển đổi mô hình tổ chức hoạt động giai đoạn 2007 – 2010, năm

2008, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã thực hiện cơ cấu lại toàn diện, sâu sắc trên tất cả các mặt hoạt động của khối ngân hàng Từ tháng 9/2008,

17

BIDV đã chính thức vận hành mô hình tổ chức mới tại Trụ sở chính và từ tháng 10/2008 bắt đầu triển khai tại chi nhánh Theo đó, Trụ sở chính được phân tách theo 7 khối chức năng: Khối ngân hàng bán buôn; Khối ngân hàng bán lẻ và mạng lưới; Khối vốn và kinh doanh vốn; Khối quản lý rủi ro; Khối tác nghiệp; Khối Tài chính kế toán và Khối hỗ trợ Tại các chi nhánh được sắp xếp thành 5 khối: Khối quan hệ khách hàng; Khối quản lý rủi ro; Khối tác nghiệp; Khối quản

lý nội bộ và Khối trực thuộc Mô hình tổ chức mới được vận hành tốt là nền tảng quan trọng để BIDV tiến tới trở thành một ngân hàng bán lẻ hiện đại

Từ một Ngân hàng nhỏ bé với 11 chi nhánh và 200 cán bộ, chỉ làm nhiệm

vụ cấp phát và giám đốc vốn đơn thuần khi mới thành lập, trải qua nhiều giai đoạn phát triển thăng trầm, cho đến năm 2012 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã xây dựng được một hệ thống mạng lưới các chi nhánh ở tất cả các tỉnh, thành phố trong cả nước Một trong những thành công có tính quyết định đến hoạt động hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trong giai đoạn này là: củng cố và phát triển mô hình tổ chức của hệ thống, hình thành và phân định rõ khối ngân hàng, khối công ty trực thuộc, khối đơn vị sự nghiệp,

khối liên doanh, làm tiền đề quan trọng cho việc xây dựng đề án cổ phần hoá

d Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (Từ 27/04/2012 đến nay)

Cùng với quá trình cơ cấu lại mô hình tổ chức, công tác quản lý hệ thống cũng đã liên tục được củng cố, tăng cường, phù hợp với mô hình tổ chức và yêu cầu phát triển mới Ngân hàng Đầu tư và Phát triển đã xây dựng và hoàn thiện kế hoạch phát triển thể chế, ban hành cơ bản đầy đủ hệ thống văn bản nghiệp vụ, tạo dựng khung pháp lý đồng bộ cho hoạt động ngân hàng theo luật pháp, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế Tính đến 26 tháng 4 năm 2012, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, tiền thân là Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam, tròn 55 năm xây dựng và phát triển Đây cũng là thời điểm đánh dấu mốc quan trọng đó là thực hiện thành công cổ phần hóa (IPO), Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chính thức đổi tên thành Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam Trong giai đoạn hiện nay, tình hình kinh tế trong nước và trên thế giới đang trong tình trạng khủng hoảng trầm trọng, đứng trước

18

những khó khăn như vậy Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam vẫn đang từng bước xây dựng và củng cố thương hiệu ở trong và ngoài nước Hiện nay, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam thực sự đã trở thành một ngân hàng thương mại lớn nhất ở Việt Nam với mạng lưới gồm 127 chi nhánh và trên 551 điểm mạng lưới, 1.300 ATM/POS tại 63 tỉnh/thành phố trên toàn quốc Mạng lưới phi ngân hàng với một số đơn vị thành viên như: Công ty cổ phần chứng khoán BIDV (BSC), Công ty Cho thuê tài chính BIDV, Tổng công ty bảo hiểm BIDV (BIC) với 20 chi nhánh trong nước và 2 đơn vị liên doanh với nước ngoài tại lào và Campuchia…; Hiện diện thương mại tại nước ngoài: Lào, Campuchia, Myanmar, Nga, Séc ; Các đơn vị liên doanh với nước ngoài: Ngân hàng Liên doanh VID-Public (đối tác Malaysia), Ngân hàng Liên doanh Lào -Việt (với đối tác Lào) Ngân hàng Liên doanh Việt Nga - VRB (với đối tác Nga), Công ty Liên doanh Tháp BIDV (đối tác Singapore), Liên doanh quản lý đầu tư BIDV - Việt Nam Partners (đối tác Mỹ)

1.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

a Chức năng, nhiệm vụ

BIDV là một ngân hàng lớn, với mạng lưới các chi nhánh và các đơn vị liên doanh, góp vốn rộng khắp trong cả nước và ở nước ngoài Chính vì vậy, các hoạt động của BIDV rất đa dạng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau trong đời sống kinh tế xã hội Ngoài những hoạt động chính liên quan đến lĩnh vực tài chính Ngân hàng, hoạt động của hệ thống của BIDV còn liên quan đến các lĩnh vực khác như bảo hiểm, cho thuê tài chính, đầu tư vào các công trình trọng điểm

ở trong nước và một số nước trong khu vực như Myanmar, Campuchia, Lào… Căn cứ Điều lệ Ngân hàng BIDV ban hành ngày 26/04/2013, có thể khái quát một số hoạt động kinh doanh chính thuộc chức năng và nhiệm vụ hoạt động của Ngân hàng BIDV và các đơn vị thành viên hiện nay như sau:

* Hoạt động huy động vốn

- BIDV huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ và các công cụ tài chính khách theo quy định của Pháp luật dưới các hình thức sau:

+ Vay vốn của Ngân hàng Nhà nước dưới hình thức tái cấp vốn;

+ Các hình thức huy động vốn khác không trái quy định của Pháp luật

* Dịch vụ thanh toán và Ngân quỹ

- Mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước;

- Mở tài khoản thanh toán tại tổ chức tín dụng khác;

- Mở tài khoản tiền gửi và tài khoản thanh toán ở nước ngoài theo quy định của pháp luật về ngoại hối;

- Mở tài khoản thanh toán cho khách hàng;

- Cung ứng các phương tiện thanh toán;

- Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước bao gồm séc, lệch chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thư tín dụng, thẻ ngân hàng trừ thẻ tín dụng;

- Thực hiện dịch vụ thu hộ và chi hộ;

- Thực hiện dịch vụ thanh toán quốc tế và các dịch vụ thanh toán khác khi được ngân hàng Nhà nước chấp thuận;

20

- Tổ chức hệ thống thanh toán nội bộ và tham gia hệ thống thanh toán trong nước và ngoài nước; tham gia các hệ thống thanh toán quốc tế khi được Ngân hàng Nhà nước Chấp thuận

* Các hoạt động kinh doanh và dịch vụ ngân hàng thương mại khác

- Tham gia thị trường tiền tệ: Đấu thầu tín phiếu kho bạc, mua bán công cụ chuyển nhượng, trái phiếu chính phủ, tín phiếu kho Bạc, tín phiếu Ngân hàng Nhà nước và các giấy tờ có giá khác trên thị trường tiều tệ;

- Kinh doanh, cung ứng dịch vụ ngoại hối và sản phẩm phái sinh về tỷ giá, lãi suất, ngoại hối, tiền tệ và tài sản tài chính khác sau khi được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận bằng văn bản;

- Được quyền ủy thác, nhận ủy thác, làm đại lý trong các lĩnh vực liên quan đến các hoạt động Ngân hàng, kinh doanh bảo hiểm, quản lý tài sản theo quy định của Ngân hàng Nhà nước;

- Cung ứng dịch vụ quản lý tiền mặt, tư vấn ngân hàng, tài chính; các dịch

vụ quản lý, bảo quản tài sản, cho thuê tủ, két an toàn;

- Cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp, tư vấn mua, bán, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp và tư vấn đầu tư;

- Mua, bán trái phiếu chính phủ, trái phiếu doanh nghiệp;

- Cung cấp các dịch vụ môi giới tiền tệ;

- Lưu ký chứng khoán, kinh doanh vàng và các hoạt động kinh doanh khác liên quan đến hoạt động ngân hàng sau khi được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận;

- Các hoạt động khác theo quy định của Pháp Luật

* Hoạt động kinh doanh bảo hiểm

- BIDV thực hiện cung ứng dịch vụ bảo hiểm sau đây dưới hình thức thành lập công ty con, công ty liên kết hoặc làm đại lý cho các công ty bảo hiểm theo quy định của Pháp luật:

+ Bảo hiểm nhân thọ;

+ Bảo hiểm phi nhân thọ;

+ Tái bảo hiểm;

21

+ Các dịch vụ bảo hiểm khác theo quy định của Pháp luật

Bên cạnh những hoạt động chính liên quan đến tài chính, ngân hàng và lĩnh vực bảo hiểm như đã nêu ở trên, BIDV còn thực hiện những hoạt động kinh doanh khác theo quy định của pháp luật

b Cơ cấu tổ chức

BIDV là một ngân hàng có quy mô hệ thống mạng lưới khá lớn với chức năng, nhiệm vụ khá đa dạng và phong phú Chính vì vậy, bộ máy quản lý trong

hệ thống BIDV được tổ chức khá phức tạp với sự phân cấp giữa các đơn vị Để

có thể hiểu rõ về cơ cấu tổ chức của hệ thống BIDV căn cứ theo Điều lệ Ngân hàng BIDV ban hành ngày 26/04/2013 và Nghị quyết số 1211/NQ-HĐQT của Hội đồng quản trị BIDV ban hành ngày 29/07/2013 về việc điều chỉnh mô hình, chức năng nhiệm vụ của BIDV ta có thể phân chia ra các loại cơ cấu tổ chức bao gồm: Cơ cấu tổ chức quản lý, Cơ cấu tổ chức trụ sở chính, cơ cấu tổ chức

các chi nhánh (Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phụ lục 01)

- Cơ cấu tổ chức quản lý bao gồm:

+ Đại hội đồng Cổ đông: là cơ quan quyết định cao nhất của BIDV, bao

gồm tất cả các Cổ đông có quyền biểu quyết, hoạt động thông qua cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông thường niên, Đại hội cổ đông bất thường và thông qua việc lấy ý kiến bằng văn bản

+ Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị BIDV, có toàn quyền nhân danh

BIDV để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của BIDV không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông

+ Ban kiểm soát: Là cơ quan do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra, thay mặt

các Cổ đông để kiểm soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan và trung thực mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành BIDV, thực trạng tài chính của BIDV và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng Cổ đông trong thực hiện nhiệm vụ được giao

+ Tổng Giám đốc: Là người điều hành hoạt động hàng ngày của BIDV, do

Hội động quản trị bổ nhiệm trong số các thành viên của Hội đồng quản trị và chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước pháp luật về việc điều hành hoạt động hàng ngày của BIDV và về việc

* Các đơn vị trực thuộc Hội đồng Quản trị:

- Các Ủy ban giúp việc Hội đồng quản trị

- Ban Kiểm tra và giám sát

- Ban Thư ký Hội đồng quản trị

- Trung tâm Nghiên cứu

* Các đơn vị trực thuộc Ban điều hành

+ Khối Ngân hàng bán buôn:

- Ban Định chế tài chính

- Ban Khách hàng doanh nghiệp

- Ban Phát triển sản phẩm bán buôn

+ Khối Ngân hàng bán lẻ:

- Ban Phát triển ngân hàng bán lẻ

- Trung tâm Chăm sóc khách hàng

- Trung tâm Thẻ

+ Khối Kinh doanh vốn và tiền tệ:

- Ban Kinh doanh vốn và tiền tệ

+ Khối Quản lý rủi ro:

- Ban Quản lý rủi ro thị trường và tác nghiệp

- Ban Quản lý rủi ro tín dụng

- Trung tâm Quản lý và dịch vụ kho quỹ

- Trung tâm Tác nghiệp tài trợ thương mại

- Ban Quản lý dự án khu vực phía Bắc

- Ban Quản lý dự án khu vực phía Nam

- Ban Quản lý tài sản nội ngành

- Ban Thương hiệu và quan hệ công chúng

+ Khối Quản lý rủi ro:

- Các Phòng Quản lý rủi ro

- Phòng/Tổ Quản lý và dịch vụ kho quỹ

+ Khối Quản lý nội bộ:

- Phòng Kế hoạch - Tổng hợp

- Tổ Điện toán

- Các Quỹ Tiết kiệm

1.1.2 Khái quát về khối lƣợng, thành phần và nội dung TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV

Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) là một ngân hàng lớn trong hệ thống ngân hàng thương mại ở Việt Nam, với bề dày lịch sử cũng như hoạt động, BIDV đã xây dựng lên một hệ thống mạng lưới các chi nhánh và các đơn vị thành viên với các hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành,

đa lĩnh vực trên quy mô toàn quốc Do vậy tài liệu sản sinh trong hoạt động của Ngân hàng không chỉ lớn về khối lượng mà còn đa dạng, phong phú về nội dung

Cụ thể như sau:

1.1.2.1 Khối lượng tài liệu:

Theo khảo sát của Trung tâm lưu trữ quốc gia III năm 2011, tại kho lưu trữ Trụ sở chính BIDV hiện có khối lượng khoảng hơn 1000 m giá tài liệu Đây là khối lượng tài liệu hình thành từ quá trình hoạt động của Ngân hàng từ khi thành lập (năm 1957) tới thời điểm khảo sát Bên cạnh đó, hiện có một khối lượng tài liệu khá lớn đang được lưu trữ tại các Ban, trung tâm nghiệp vụ trực thuộc trụ sở chính và các đơn vị thành viên ở trong nước và ở nước ngoài Những tài liệu này phần lớn không được phân loại, chỉnh lý và được đóng gói trong các thùng bằng tôn để thực hiện bảo quản

1.1.2.2 Thành phần tài liệu:

Là một Ngân hàng có hoạt động đa dạng liên quan tới nhiều lĩnh vực trong đời sống xã hội như: tín dụng, bảo hiểm, xây dựng cơ bản, đầu tư tài chính Chính vì vậy TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV cũng

có thành phần khá đa dạng và phong phú với nhiều thành tài liệu khác bao gồm:

25

- Khối Tài liệu hành chính: Hình thành trong quá trình hoạt động của BIDV từ khi được thành lập vào ngày 26/04/1957 đến hiện nay bao gồm tất cả các văn bản do cơ quan phát hành và công văn đến từ các cơ quan, đơn vị trong

và ngoài hệ thống như các chi nhánh, Ngân hàng Nhà nước, Bộ Tài chính, Bộ Công thương, Văn phòng chính phủ, các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước…

- Khối tài liệu Khoa học kỹ thuật: bao gồm chủ yếu là các tài liệu xây dựng

cơ bản hình thành trong quá trình thực hiện các công trình như: xây dựng các trụ

sở làm việc của trụ sở chính BIDV và các chi nhánh, tài liệu thực hiện đầu tư, cho vay đối với các dự án xây dựng cơ bản…

- Khối Tài liệu liệu điện tử: gồm các tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện nghiệp vụ của cán bộ, như tài liệu về thông tin khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, dữ liệu thực hiện các giao dịch ngân hàng qua mạng internet, dữ liệu trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản edocman, mạng nội bộ intranet…

- Khối tài liệu chứng từ, kế toán: bao gồm toàn bộ những tài liệu hình thành trong hoạt động thanh toán, quyết toán và thực hiện giao dịch của các phòng ban nghiệp vụ như: Kế toán, Tài vụ, trung tâm thanh toán, trung tâm dịch

vụ khách hàng…

- Khối tài liệu ghi âm, ghi hình: bao gồm tài liệu hình thành trong hoạt động quảng bá thương hiệu hình ảnh của Ngân hàng BIDV và các sự kiện quan trọng như hội nghị khách hàng, Đại hội cổ đông, kỷ niệm ngày thành lập ngành…

- Khối tài liệu nghiên cứu khoa học: bao gồm những tài liệu phản ảnh quá trình nghiên cứu và kết quả nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực tài chính, ngân hàng và các lĩnh vực liên quan đến kinh tế khác của cán bộ, nhân viên trong toàn

hệ thống BIDV và của cán bộ, giảng viên trường đào tạo cán bộ BIDV

Tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV khá đa dạng về loại hình Trong đó do tính chất nghiệp vụ của hoạt động ngân hàng và tính hệ thống trong mô hình tổ chức chính vì vậy, khối tài liệu chứng từ, kế toán và khối tài liệu hành chính hiện nay của BIDV có khối lượng lớn hơn cả Bên cạnh đó, trong một vài năm gần đây cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ đặc

26

biệt là ngành công nghệ thông tin, chính vì vậy, khối tài liệu điện tử cũng đang trở thành khối tài liệu chính hình thành trong các hoạt động nghiệp vụ của hệ thống BIDV Đây cũng là xu hướng phát triển chung của các doanh nghiệp và cũng là sự đổi mới đối với công tác lưu trữ ở nước ta hiện nay

1.1.2.3 Nội dung tài liệu:

BIDV là ngân hàng có hệ thống mạng lưới chi nhánh và các đơn vị thành viên lớn với các hoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng và đầu tư…khá đa dạng

và phong phú Bên cạnh các hoạt động nghiệp vụ, BIDV còn có các hoạt động khác như nghiên cứu khoa học, an sinh xã hội và các hoạt động Đảng, đoàn thể Cùng với đó BIDV còn là một ngân hàng được thành lập từ khá sớm và trải qua nhiều lần thay đổi về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ Chính vì vậy, nội dung TLLT của hệ thống BIDV cũng rất đa dạng và phản ánh những chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chính của Ngân hàng Dựa vào chức năng, nhiệm vụ chính của BIDV qua các thời kỳ, có thể khái quát nội dung TLLT của BIDV theo

2 giai đoạn như sau:

* Giai đoạn 1 (1957 – 1995): Giai đoạn BIDV có nhiệm vụ chính là cấp

phát, tín dụng và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các công trình đầu tư xây dựng cơ bản Nội dung TLLT của giai đoạn này bao gồm:

+ Hồ sơ tài liệu cấp phát, tín dụng, thanh toán và dịch vụ trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: Bao gồm những hồ sơ tài liệu về cấp vốn tạm ứng và cho vay vốn chuẩn bị đầu tư xây dựng cơ bản, cho vay mua sắm thiết bị chuẩn bị cho công trình xây dựng cơ bản, cho vay và cấp tạm ứng các khoản chi phí kiến thiết

cơ bản khác, cấp phát và cho vay vốn xây dựng cơ bản, cấp phát vốn thanh toán sản phẩm xây dựng cơ bản hoàn thành

+ Hồ sơ, tài liệu về kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước về xây dựng cơ bản: Bao gồm những tài liệu về tình hình triển khai kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản như:

- Danh mục công trình đầu tư theo kế hoạch và công trình đang thi công

- Tổng mức vốn đầu tư theo luận chứng kinh tế, kỹ thuật, theo khái toán, theo tổng dự toán, theo dự toán lập, theo thiết kế kỹ thuật

- Ước khối lượng thực hiện trong tháng, quý, năm

- Số đã cấp phát trong tháng, luỹ kế trong quý, trong năm va từ khởi công, ước cấp phát trong tháng, quý và cả năm

* Giai đoạn 2 (1995 – hiện nay): Đây là giai đoạn BIDV mở rộng về quy

mô hoạt động và phát triển kinh doanh Trong giai đoạn này BIDV không thực hiện nhiệm vụ cấp phát, tín dụng mà chuyển sang thành Ngân hàng thương mại 100% vốn nhà nước và hiện nay là ngân hàng thương mại cổ phần Chính vì vậy cùng với sự đổi mới về hoạt động, nội dung TLLT của BIDV cũng đa dạng và phong phú hơn rất nhiều so với giai đoạn trước đó Hiện nay, theo quyết định số 556/QĐ-PC của Tổng giám đốc BIDV ban hành ngày 01 tháng 6 năm 2012 về việc lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ, TLLT hình thành trong hệ thống BIDV bao gồm các nội dung chính sau:

- Hồ sơ, tài liệu tổng hợp: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến các cuộc họp đại

hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị ;Các báo cáo về chiến lược hoạt động của

hệ thống BIDV; hoạt động an sinh, xã hội…

- Hồ sơ, tài liệu về tín dụng: Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động

cho vay, cấp tín dụng, cấp hạn mức tín dụng, giới hạn tín dụng…

- Hồ sơ, tài liệu về quản lý rủi ro: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động

quản lý và báo cáo nợ xấu, trích lập quỹ dự phòng rủi ro…

- Hồ sơ, tài liệu về quan hệ với các nhà đầu tư

- Hồ sơ, tài liệu về ngoại hối: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh

doanh vốn và tiền tệ với các tổ chức nước ngoài, buôn bán ngoại tệ

- Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc hợp

tác với một số Ngân hàng và doanh nghiệp tại một số nước như: Nga, Mỹ, Séc, Lào, Campuchia, Myanmar…

28

- Hồ sơ, tài liệu về thành lập, hoạt động, thanh lý: Hồ sơ, tài liệu liên quan

đến việc mở các phòng giao dịch, thành lập các chi nhánh, mua bán nợ…

- Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, giám sát, kiểm toán

- Hồ sơ, tài liệu về hoạt động phòng, chống rửa tiền: Hồ sơ, tài liệu liên

quan đến hoạt động cung cấp thông tin theo đề nghị của cơ quan thanh tra, giám sát Ngân hàng và các đơn vị trực thuộc Bộ Công An về thông tin khách hàng có nghi vấn liên quan đến hoạt động rửa tiền…

- Hồ sơ, tài liệu về công tác thanh toán

- Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ thanh toán quốc tế

- Hồ sơ, tài liệu về tài chính - kế toán

- Hồ sơ, tài liệu về phát hành và kho quỹ: Hồ sơ, tài liệu về hoạt động quản

lý kho quỹ, cấp phát ấn chỉ, chứng từ, hóa đơn…

- Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ thị trường tiền tệ: Hồ sơ, tài liệu về hoạt động

kinh doanh tiền tệ;hoạt động nghiên cứu thị trường tiền tệ trong và ngoài nước…

- Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ quan hệ đại lý: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến

việc cung cấp dịch vụ ngân hàng, thanh toán và các dịch vụ khác của một ngân hàng tại một quốc gia, vùng lãnh thổ cụ thể cho một ngân hàng khác tại một quốc gia, vùng lãnh thổ khác

- Hồ sơ, tài liệu về khoa học và công nghệ: Hồ sơ, tài liệu về các dự án xây

dựng, ứng dụng khoa học công nghệ vào các nghiệp vụ ngân hàng, hoạt động nghiên cứu khoa học liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng…

- Hồ sơ, tài liệu về tổ chức, cán bộ, đào tạo: Hồ sơ, tài liệu về tuyển dụng,

bố trí, điều động, quy hoạch, bồi dưỡng và đào tạo cán bộ…

- Hồ sơ, tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng

- Hồ sơ, tài liệu về công tác pháp chế: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt

động ủy quyền tham gia tố tụng, tranh tụng trong các vụ đòi nợ; hoạt động nghiên cứu, xây dựng và ban hành các văn bản chế độ quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ trong toàn hệ thống BIDV…

29

- Hồ sơ, tài liệu về đầu tư xây dựng: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt

động xây dựng trụ sở các chi nhánh, các đơn vị thành viên

- Hồ sơ, tài liệu về công tác tuyên truyền, báo chí: Hồ sơ, tài liệu liên quan

đến hoạt động quảng cáo, quảng bá thương hiệu, giới thiệu các sản phẩm dịch

vụ ngân hàng mới…

- Hồ sơ, tài liệu về công tác quản trị, điều hành: Hồ sơ, tài liệu về hoạt

động mua sắm và cấp tài sản, trang thiết bị; hoạt động tổ chức các sự kiện quan trọng của BIDV…

- Hồ sơ, tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Nói tóm lại, Nội dung TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV phản ánh sự đa dạng, phong phú trong hoạt động của hệ thống BIDV Các nội dung được nêu ở trên bao gồm rất nhiều các loại tài liệu khác nhau phản ánh hoạt động của các cá nhân, đơn vị trong toàn bộ hệ thống BIDV

1.2 Vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp

1.2.1 Giá trị của TLLT doanh nghiệp trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Theo số liệu thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, trong giai đoạn 2002-2012, các doanh nghiệp Việt Nam đã có các bước phát triển mạnh mẽ, từ gần 63.000 doanh nghiệp lên 312.600 doanh nghiệp đang hoạt động vào thời điểm 1/4/2012 (dù con số doanh nghiệp đăng ký hoạt động lên tới 700.000 doanh nghiệp) Số lượng lao động đã tăng hơn 2 lần, lên 11 triệu người với tốc độ tăng trưởng gần 10% Tổng vốn các doanh nghiệp trong nền kinh tế

đã tăng hơn 10 lần, từ 1,4 triệu tỷ đồng lên 15,3 triệu tỷ đồng năm 2011 Tổng doanh thu tăng từ 1,2 triệu tỷ đồng lên 10,7 triệu tỷ đồng Những con số trên cho thấy, hàng năm các doanh nghiệp ở Việt Nam có đóng góp to lớn vào sự phát triển và tăng trưởng của đất nước Cùng với sự đóng góp không nhỏ về kinh tế, TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng có giá trị rất

lớn đối với phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

30

TLLT doanh nghiệp thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm những tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị kinh tế, chính trị, khoa học, lịch sử, an ninh được sản sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau, được bảo quản trong các Trung tâm lưu trữ quốc gia và lưu trữ doanh nghiệp, không phụ thuộc vào chất liệu vật mang tin

TLLT các doanh nghiệp là thông tin phản ánh khách quan đường lối đổi mới cũng như những chính sách kinh tế của Đảng, Nhà nước trong thời gian qua, phản ánh sự đổi mới kinh tế đất nước qua các thời kỳ Kinh tế đất nước phát triển thể hiện ở rất nhiều lĩnh vực và phản ánh phần lớn qua các hoạt động của các doanh nghiệp Vì vậy sự phát triển của các doanh nghiệp là minh chứng điển hình nhất cho sự phát triển khách quan của nền kinh tế đất nước bởi lẽ các doanh nghiệp chính là những tế bào quan trọng nhất trong nền kinh tế nước ta Nhà nước có những chính sách mới, chính sách hỗ trợ về mọi mặt như nguồn vốn, nhân lực, thủ tục hành chính,…là tiền đề cho các doanh nghiệp có cơ hội phát triển, mở rộng kinh doanh, tăng lợi nhuận Chính vì vậy muốn nghiên cứu một cách khách quan những đường lối đổi mới, chính sách của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn có thể nghiên cứu TLLT của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tư của nhà nước Bên cạnh đó, xu hướng của thời đại mới là hội nhập quốc tế, qua các hoạt động hợp tác, kinh doanh với các đối tác nước ngoài, trong quá trình hoạt động các doanh nghiệp Việt Nam cũng sản sinh ra nhiều TLLT trong đó phản ánh những chính sách phát triển quan hệ đối ngoại về lĩnh vực kinh tế của Đảng và Nhà nước Ví dụ: Nghiên cứu TLLT tại BIDV có rất nhiều tài liệu liên quan đến các hoạt động kinh doanh với các đối tác nước ngoài đặc biệt là các nước tại khu vực Đông Nam Á như Lào, Campuchia Với những hoạt động tích cực về mặt chính sách, BIDV và các doanh nghiệp, hoạt động thương mại, đầu tư Việt Nam – Lào, Việt Nam – Campuchia, Việt Nam – Mianmar…đã phát triển nhanh chóng cả về quy mô và

số lượng góp phần vào kết quả hợp tác kinh tế, chính trị giữa hai nước

Từ những dẫn chứng trên cho thấy, TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp là một nguồn cung cấp tài liệu đa dạng và phong phú cho

31

Phông lưu trữ Quốc Gia Việt Nam TLLT doanh nghiệp có giá trị thực tiễn như giá trị kinh tế, chính trị, khoa học…rất cao vì nó phản ánh quá trình hoạt động cũng như phát triển của các doanh nghiệp Thông tin trong TLLT doanh nghiệp chính là nguồn tư liệu có giá trị đối với công tác nghiên cứu khoa học, kỹ thuật, bên cạnh đó đây cũng là bằng chứng phục vụ các hoạt động thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước đối với các hoạt động của doanh nghiệp Đặc biệt TLLT hình thành trong các doanh nghiệp là các ngân hàng thương mại mang những thông tin quan trọng đối với công tác nghiên cứu các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh tế, bên cạnh đó các ngân hàng thương mại cũng là những đơn vị cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho các hoạt động thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của tổng kiểm toán nhà nước, cơ quan thanh tra giám sát ngân hàng, cơ quan cảnh sát điều tra…giúp phát hiện những sai phạm trong hoạt động kinh tế của các ngân hàng cũng như của các doanh nghiệp khác Vì hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp, để duy trì nguồn vốn để duy trì hoạt động và phát triển, đều cần vay vốn từ các ngân hàng thương mại Đối với việc nghiên cứu về lịch

sử, kinh tế thì TLLT doanh nghiệp giúp người nghiên cứu có thể hình dung một cách toàn diện về bối cảnh lịch sử và kinh tế trong từng giai đoạn, từ đó cũng có thể đưa ra các so sánh và đánh giá về sự phù hợp của các chính sách phát triển kinh tế, xã hội của đất nước trong từng thời kỳ… TLLT doanh nghiệp có những

ý nghĩa và giá trị rất lớn trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước, đây cũng là nguồn TLLT đóng góp vào thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, có vai trò không nhỏ trong việc tạo nên các giá trị của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam trong sự nghiệp đổi mới và phát triển đất nước trong thời kỳ quá

độ lên chủ nghĩa xã hội

1.2.2 Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ cho hoạt động quản

lý doanh nghiệp

Thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và các hoạt động khác trong đời sống xã hội cũng như các hoạt động của các doanh nghiệp, khi có được nguồn thông tin có độ chính xác cao người lãnh đạo sẽ đưa

ra được những quyết định đúng đắn, phù hợp với thực tiễn công việc và mang lại hiệu quả cao Hiện nay có rất nhiều nguồn thông tin khác nhau hay có thể nói là

32

có rất nhiều kênh thông tin, để lựa chọn được kênh thông tin tốt và chính xác là điều cần thiết Một trong những nguồn thông tin có giá trị và độ chính xác cao đó chính là nguồn thông tin được phản ánh trong TLLT TLLT chứa nguồn thông tin cấp 1 và được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các doanh nghiệp Nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp rất đa dạng như thông tin pháp

lý, thông tin khoa học – kỹ thuật, thông tin thị trường TLLT có thể cung cấp thông tin quá khứ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên, là căn cứ để lãnh đạo ra các quyết định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, có thể nói TLLT có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp các nguồn thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và các hoạt động nghiệp vụ khác của các doanh nghiệp Điều này cho thấy việc thực hiện tốt công tác lưu trữ và quản lý khoa học TLLT sản sinh trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp là rất quan trọng và cần thiết

Trong hoạt động của doanh nghiệp, cùng với con người thì thông tin là một trong những nguồn lực quan trọng nhất, chính vì vậy nguồn thông tin có giá trị pháp lý trong TLLT có vai trò rất quan trọng Thông tin chứa đựng trong nội dung TLLT của doanh nghiệp có thể phân loại thành các nhóm như sau:

- Thông tin khái quát về doanh nghiệp: bao gồm các thông tin chứa đựng trong nội dung các hồ sơ, tài liệu liên quan đến thành lập doanh nghiệp, báo cáo tổng kết các giai đoạn phát triển, vốn điều lệ, mô hình tổ chức, chức năng, nhiệm

vụ, các loại hình kinh doanh chính của doanh nghiệp trong từng giai đoạn; kế hoạch, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong các giai đoạn nhất định

- Thông tin về các hoạt động chính của doanh nghiệp: các thông tin liên quan đến các dự án đầu tư của doanh nghiệp đã và đang được thực hiện, các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp; báo cáo về kết quả kinh doanh trong từng thời kỳ, báo cáo thường niên, báo cáo tài chính, các báo cáo về phương hướng phát triển trong giai đoạn kế tiếp

- Thông tin liên quan đến việc hợp tác và quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước của doanh nghiệp thông qua các biên bản làm việc, các hợp đồng với

và các báo cáo về thông tin về thị trường một số nước có dự án đầu tư và công ty liên doanh liên kết

Ngoài những nhóm thông tin chính trên, nội dung TLLT của doanh nghiệp còn chứa đựng những thông tin đa dạng và phong phú khác phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chính vì vậy các doanh nghiệp cần có những biện pháp quản lý và tổ chức khai thác và sử dụng TLLT một cách hiệu quả để tạo ra nguồn thông tin chính xác phục vụ việc nắm bắt nhu cầu khách hàng, nắm bắt tình hình thị trường, đối thủ cạnh tranh để đưa ra được các chiến lược và kế hoạch kinh doanh phù hợp với từng thời điểm nhất định Quản lý TLLT giúp doanh nghiệp lưu giữ những số liệu tổng kết trong các báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cùng với những thông tin về chính sách của Nhà nước, về thị trường, về đối tác, đối thủ cạnh tranh là cơ sở để các doanh nghiệp tiến hành phân tích, đánh giá để hoạch định chiến lược phát triển hoặc xây dựng các dự án,

kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm Những dự báo về nhu cầu thị trường; thông tin về tiềm năng, thế mạnh nội lực của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh sẽ giúp các doanh nghiệp xác định chính xác các mục tiêu cho tương lai, đồng thời lường trước được những rủi ro, biến động của thị trường

Hoạt động chính của các doanh nghiệp hầu hết là hoạt động kinh doanh với nhiều hình thức kinh doanh khác nhau và nhằm mục đích chính là mang lại lợi nhuận cao, đặc biệt là các doanh nghiệp có hoạt động liên quan đến tín dụng như

hệ thống các Ngân hàng thương mại Để đạt được mục đích như vậy các doanh nghiệp luôn chú trọng đến hoạt động nghiên cứu thị trường TLLT là một đối tượng phục vụ cho hoạt động nghiên cứu thị trường của doanh nghiệp, thông tin trong TLLT có thể giúp các doanh nghiệp nhận biết được vị trí của mình trên thương trường, đánh giá được khả năng của mình so với các đối thủ cạnh tranh,

và qua đó lãnh đạo doanh nghiệp sẽ đưa ra được những quyết định phù hợp để

34

đẩy mạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, vấn

đề quan trọng là các doanh nghiệp cần có nhận thức đúng đắn và khai thác sử dụng, phát huy giá trị TLLT vào hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh Để tạo thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng nguồn thông tin trong TLLT của doanh nghiệp thì trước hết cần có biện pháp phù hợp để quản lý TLLT hình thành trong các hoạt động của doanh nghiệp

Nói tóm lại, thực hiện tốt công tác quản lý TLLT chính là tạo ra nguồn thông tin có giá trị pháp lý, chính xác phục vụ cho các hoạt động của các doanh nghiệp được thuận lợi Công tác quản lý TLLT cần được thực hiện một cách khoa học để có thể lưu giữ những thông tin thực sự có giá trị, giúp cho công tác khai thác và sử dụng thông tin trong TLLT mang lại hiệu quả đối với các hoạt động của doanh nghiệp, tạo điều kiện giúp các doanh nghiệp Việt Nam phát triển một cách bền vững, đóng góp cho sự phát triển kinh tế và xã hội nước ta trong thời điểm hiện tại và trong tương lai

1.2.3 Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra doanh nghiệp

Hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp nói chung, TLLT nói riêng là sản phẩm hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời cũng là công cụ phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý của Nhà nước đối với hoạt động của các doanh nghiệp Hiện nay, sự đóng góp của các doanh nghiệp vào sự phát triển kinh tế nước ta là không hề nhỏ và điều đó đã được chứng minh qua những số liệu đã được báo cáo trong những năm gần đây, nhưng bên cạnh đó có không ít những doanh nghiệp còn lợi dụng kẽ hở của công tác quản lý của Nhà nước để thực hiện các hành vi xấu nhằm chuộc lợi cho các cá nhân như trốn thuế, buôn lậu, gian lận trong các hoạt động kinh tế, vi phạm quyền sở hữu trí tuệ Để có thể quản lý và phát hiện những doanh nghiệp có các hoạt động vi phạm pháp luật cần tìm ra những bằng chứng pháp lý tin cậy nhất TLLT là một trong những bằng chứng pháp lý quan trọng trong quá trình điều tra, thanh tra và giám sát các hoạt động của doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động, nếu doanh nghiệp có hành vi vi phạm pháp luật thì những tài liệu của doanh nghiệp là bằng chứng giúp Nhà nước xử lý những vi phạm theo quy định

35

của pháp luật Ngược lại, doanh nghiệp cũng có thể bảo vệ quyền lợi của mình bằng chính TLLT Thực tế, trong hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thường xảy ra những tranh chấp trong các lĩnh vực như quyền sở hữu trí tuệ, bản quyền sáng tạo, tên thương hiệu, xảy ra khiếu nại, tố cáo…thì TLLT chính là chứng cứ pháp lý có giá trị để làm bằng chứng, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của

các doanh nghiệp

Quản lý TLLT giúp hình thành công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các doanh nghiệp và góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của doanh nghiệp, phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra giám sát của các cơ quan nhà nước đối với các doanh nghiệp Ví dụ cụ thể là một số vụ án kinh tế lớn được phát hiện và TLLT là một trong những công cụ quan trọng cung cấp thông tin phục vụ quá trình thanh tra, điều tra Có thể kể đến những vụ án như vụ

án Lã Thị Kim Oanh và đồng bọn tham ô tại Công ty tiếp thị đầu tư nông nghiệp

và phát triển nông thôn xét xử năm 2003 hay vụ án cố ý làm trái quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế gây hậu quả nghiêm trọng xảy ra tại Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam (Vinashin) với thiệt hại hàng trăm tỷ đồng xét xử năm 2012 Để điều tra được các vụ án trên thì chứng cứ quan trọng chính là

TLLT tại các công ty đó, toàn bộ tài liệu, sổ sách, chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh sự sai phạm của các thành viên Một số vụ án đặc biệt

nghiêm trọng và gây thiệt hại lớn đối với một số ngân hàng đó là vụ án Trần Lệ

Thủy nguyên cán bộ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Đông

Đô và đồng bọn lừa đảo chiếm đoạt tài sản với thiệt hại lên đến gần 200 tỷ đồng được xét xử năm 2011 vụ án “siêu lừa” Huỳnh Thị Huyền Như - Nguyên quyền Trưởng phòng Giao dịch Điện Biên Phủ thuộc Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh và đồng bọn lừa đảo chiếm đoạt tài sản và làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan tổ chức với thiệt hại lên tới gần 4.000 tỷ đồng xét xử năm 2013 tất cả những vụ việc trên các cơ

quan điều tra đều phải sử dụng thông tin trong TLLT làm căn cứ để điều tra tìm

ra được những thủ đoạn của các đối tượng để có những hình phạt thích đáng đối với các đối tượng và cũng là những bài học kinh nghiệm đối với công tác quản lý

36

nghiệp vụ của các Ngân hàng Trong năm 2013 một vấn đề được dư luận hết sức

quan tâm liên quan đến một số công ty công ích trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí

Minh, đó là các lãnh đạo các công ty công ích như: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thoát nước đô thị, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên chiếu sáng công cộng, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên công viên cây xanh, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên công trình giao thông Sài Gòn có mức lương “khủng” lên tới hàng tỷ đồng/năm Việc thanh tra,

điều tra đã được thực hiện và thông tin TLLT đã được sử dụng để thu thập thông tin bao gồm chứng từ, hóa đơn, TLLT và kết quả kiểm toán của các công ty nói trên trong một vài năm gần đây đã phát hiện được sai phạm và xử lý đúng người, đúng tội và kịp thời đối với các đối tượng có liên quan, giúp trấn an dư luận và

xây dựng lòng tin của nhân dân đối với sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước

Từ những ví dụ trên chúng ta có thể thấy, hiện nay các loại tội phạm liên quan đến các doanh nghiệp, lợi dụng danh nghĩa của các doanh nghiệp để lừa đảo, chiếm đoạt tài sản, tham nhũng của Nhà nước, của nhân dân và chính các doanh nghiệp ngày càng nhiều, và thiệt hại của các vụ án có liên quan đến các doanh nghiệp cũng ngày càng lớn Đặc biệt, đối với các vụ án liên quan đến các ngân hàng thương mại thường rất lớn, có thể lên đến hàng nghìn tỉ đồng Để có thể phát hiện và ngăn chặn được những vụ án kinh tế liên quan đến các doanh nghiệp, tránh gây thất thoát lớn cho Nhà nước thì việc kiểm tra của các cơ quan

có thẩm quyền đối với các doanh nghiệp phải được thực hiện thường xuyên và chặt chẽ và một trong những nguồn thông tin phục vụ hiệu quả cho công tác thanh tra, kiểm tra đó chính là TLLT của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp, việc quản lý tốt TLLT không những mang lại lợi ích về thông tin phục

vụ quá trình hoạt động của mình mà còn tạo ra những công cụ giúp cơ quan điều tra có thể thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro và phát hiện được những sai phạm để xử lý kịp thời Có thể nói vai trò của TLLT trong hoạt động kiểm tra, thanh tra, giám sát của các cơ quan quản

lý Nhà nước đối với hoạt động của các doanh nghiệp là rất quan trọng, để phát huy vai trò của TLLT đối với công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát của doanh nghiệp thì việc thực hiện khoa học hoạt động quản lý công tác lưu trữ nói chung

37

và quản lý TLLT nói riêng là một công việc cần được quan tâm và ưu tiên thực hiện Đặc biệt đối với hệ thống các Ngân hàng thương mại, do quy mô hoạt động lớn, với loại hình kinh doanh chính là hoạt động tín dụng, thì việc kiểm tra, giám sát càng phải cần được thực hiện một cách chặt chẽ và thường xuyên vì những các vụ án liên quan đến các Ngân hàng thương mại thường gây ra tổn thất lớn, các đối tượng liên quan thường có những thủ đoạn hết sức tinh vi Bên cạnh đó, TLLT của các ngân hàng thương mại như của BIDV còn chứa đựng thông tin của nhiều khách hàng bao gồm khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp, Đây cũng là nguồn thông tin quan trọng giúp các cơ quan điều tra tìm kiếm thông tin liên quan đến các đối tượng bị tình nghi trong các vụ án kinh tế, rửa tiền, tham nhũng Chính vì vậy TLLT hình thành trong các Ngân hàng thương mại cần được quản lý chặt chẽ và khoa học để tạo ra công cụ phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra và giám sát

Tóm lại, các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động bên cạnh việc đầu tư đối với các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ thì cũng cần chú trọng đến công tác lưu trữ đặc biệt là công tác quản lý TLLT Điều này không chỉ mang lại điều kiện thuận lợi cho các cơ quan quản lý Nhà nước mà còn mang lại lợi ích cho chính các doanh nghiệp vì quản lý tốt công tác lưu trữ và TLLT sẽ giúp cho doanh nghiệp có được nguồn thông tin đáp ứng cho nhu cầu khai thác và sử dụng của cán bộ, nhân viên trong các doanh nghiệp trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, đây còn là công cụ giúp doanh nghiệp tự kiểm tra các hoạt động của mình và cung cấp cho các cơ quan quản lý Nhà nước thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát định kỳ hoặc đột xuất để có thể phát hiện những sai phạm

và có những biện pháp xử lý kịp thời tránh gây hậu quả, thất thoát lớn đối với các doanh nghiệp và Nhà nước, góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước

1.2.4 Quản lý TLLT góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp

Nhiệm vụ trọng tâm của công tác lưu trữ ở nước ta hiện nay đó là “bảo vệ

và phát huy giá trị của TLLT” điều đó cũng nói lên rằng trong công tác lưu trữ việc quản lý TLLT là mục tiêu then chốt Mục đích cuối cùng của quản lý TLLT

38

nói chung chính là phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng và công tác quản lý TLLT trong các doanh nghiệp cũng không nằm ngoài mục đích trên TLLT của doanh nghiệp có thể phục vụ khai thác, sử dụng nhưng không phải tất cả TLLT đều có thể cho khai thác, sử dụng rộng rãi Đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, thông tin chính là tài sản vô giá của doanh nghiệp vì vậy việc bảo mật thông tin rất quan trọng, nhất là nguồn tin chứa đựng trong TLLT doanh nghiệp Dựa vào thông tin trong TLLT, những số liệu trong các báo cáo tổng kết, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh, các thông tin về chính sách của Nhà nước,về thị trường kinh doanh, thông tin về đối tác, đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp hoạch định được những chiến lược phát triển hàng năm

Đối với hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt là các ngân hàng thương mại, sự cạnh tranh là điều không thể tránh khỏi Các doanh nghiệp có hoạt động mang tính cạnh tranh lẫn nhau luôn muốn tìm hiểu về hoạt động của các đối thủ

để tìm ra các mặt hạn chế và có các biện pháp cạnh tranh với đối thủ của mình Một trong những nguồn thông tin có thể bị khai thác đó chính là TLLT, vì đây là nguồn thông tin có giá trị và tính chính xác cao phản ánh các hoạt động quan trọng của doanh nghiệp như: Chiến lược phát triển kinh doanh, thông tin về các sản phẩm dự kiến sản xuất, báo cáo về các hoạt động kinh doanh…Chính vì vậy, công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp cần được quan tâm thực hiện hiệu quả để tạo ra sự bảo mật đối với nguồn thông tin quý giá của các doanh nghiệp thông qua TLLT

Quản lý TLLT chính là đưa ra các biện pháp nhằm thực hiện có hiệu quả các nghiệp vụ của công tác lưu trữ đối với TLLT nhằm mục đích hệ thống hóa TLLT phục vụ cho công tác bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu Chính vì vậy, khi thực hiện công tác quản lý TLLT các doanh nghiệp sẽ xác định được những TLLT được phép công bố rộng rãi và những TLLT nào nằm trong danh sách hạn chế khai thác, những đối tượng cần hạn chế để có những biện pháp bảo quản và bảo mật một cách phù hợp Bên cạnh đó, việc quan tâm đến công tác quản lý TLLT cũng sẽ xác định rõ trách nhiệm và nâng cao ý thức của

39

từng bộ phận và cá nhân trong các doanh nghiệp đối với việc bảo vệ bí mật thông tin nội bộ của doanh nghiệp Điều này tạo điều kiện hình thành môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp có tiềm lực thực sự có thể phát huy khả năng của mình để xây dựng và phát triển phục vụ vào công cuộc xây dựng, phát triển đất nước trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa

hệ thống BIDV là cần thiết đối với việc quản lý công tác lưu trữ một cách đồng

bộ và thống nhất