Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Lời nói đầu

“Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản” đợc xây dựng để quản lý xuất khẩu và nhập khẩu các mặt hàng nông sản của các công ty trực thuộc Bộ NN & PTNT, hệ thống này theo dõi tình hình xuất nhập khẩu của những công ty trực thuộc bộ và tình hình xuất nhập khẩu nông sản chung của cả nớc, từ đó đa ra những nhận xét khi báo cáo lên lãnh đạo bộ, các dữ liệu để quản lý tình hình xuất nhập khẩu của các công ty trực thuộc bộ đợc các công ty này gửi lên còn quản lý tình hình xuất nhập khẩu nông sản chung của cả nớc do Tổng cục hải quan gửi sang Nhng cho đến nay, những xử lý trong quản lý còn thực hiện thủ công, nhập báo cáo và lên báo cáo bằng Excel, điều đó dẫn đến công việc rất vất vả, dễ gây nhầm lẫn nhất là khi nhập dữ liệu, vì vậy lý do chọn đề tài này vừa là để xây dựng một

hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản có tin học hoá vừa là để nâng cao kiến thức và khả năng phân tích thực tế đồng thời

đây cũng là đề tài nằm trong lĩnh vực quản lý, gần gũi với những kiến thức đã học.

Mục đích thực hiện đề tài này là để nâng cao hiệu lực quản lý xuất nhập khẩu nông sản nâng cao hiệu suất làm việc cho các nhân viên phụ trách đồng thời giảm bớt những công việc lặp lại thờng xuyên, tránh những nhầm lẫn khi nhập báo cáo và nhất là tâm lý của ngời phụ trách công việc bớt căng thẳng.

Nội dung chủ yếu của đề tài là tin học hoá quá trình quản lý này, thiết kế một chơng trình phần mềm quản lý quá trình vào/ra của những dữ liệu báo cáo, phần mềm này sẽ cố gắng tối u quá trình nhập liệu và lên các báo cáo tổng hợp

Cấu trúc của chuyên đề thực tập

quản lý trình bày mục đích, chức năng, đầu vào và đầu ra của bài toán.

Chơng 2: Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý.

Trình bày các phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài.

Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ NN&PTNT.

Phần này trình bày chi tiết về các sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu, một số thuật toán sử dụng trong chơng trình và một số giao diện, module chức năng hệ thống.

Phần cảm ơn

Đây là đề tài đầu tiên của tôi khi bắt đầu đi vào thực tế, bởi vậy không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ khi nghiên cứu, nhng đợc sự hớng dẫn tận tình của thày Trơng văn Tú và cán bộ thực tế hớng dẫn là cô

Lê thị Yến cùng sự giúp đỡ của bạn bè mà tôi đã hoàn thành đợc đề tài này.

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Chơng I: Tổng quan về Bộ NN & PTNT và nội dung bài toán quản lý.

I.Tổng quan về Vụ kế hoạch và quy hoạch-Bộ NN & PTNT

1 Vụ Tổ chức cán bộ

2 Vụ Kế hoạch và qui hoạch

3 Vụ Khoa học công nghệ và chất lợng sản phẩm

4 Vụ Đầu t và xây dựng cơ bản

 Cục Định canh định c và vùng kinh tế mới

 Cục Khuyến nông khuyến lâm

 Cục Kiểm lâm

 Cục Phát triển nông nghiệp

 Cục Phòng chống lụt bão và quản lý đê điều

 Cục quản lý nớc và công trình thuỷ lợi

 Cục thú y

Cơ cấu quản lý

Bộ NN & PTNT quản lý ngành theo 2 hệ thống:

 Hệ thống các đơn vị trực thuộc:4 tổng công ty 90, 4 tổngcông ty 91, 46 công ty trực thuộc, 18 viện, 36 trờng trong đó

có 2 trờng Đại học và khoảng 180 đầu mối

Có 61 sở NN & PTNT thuộc 61 tỉnh thành, hơn 43 chi cục kiểmlâm thuộc UBND tỉnh Tất cả đều chịu sự quản lý của Bộ NN &PTNT.

2.Chức năng, nhiệm vụ của Bộ NN & PTNT

Bộ NN & PTNT có nhiều chức năng và nhiệm vụ, quản lí cácvấn đề về các mặt thuộc nông nghiệp nh:

- Quản lý, tham mu cho chính phủ về công tác NN & PTNT+Về nông nghiệp

Quản lý trồng trọt, chăn nuôi, các dịch vụ nông nghiệp nh thú

y, bảo vệ thực vật, giống cây con, phát triển giống cây trồng mới

+Về lâm nghiệp

Quản lý, tham mu cho chính phủ về công tác bảo vệ rừng, pháttriển rừng, chống hoang hoá đồi núi trọc, quản lý khai thác nguồn tàinguyên rừng

+Công tác thuỷ lợi

Phòng chống bão lũ: Có kế hoạch phòng chống khi có lũ lụt xảy

ra, bố trí nhân lực, vật lực để cứu giúp nhân dân bị nạn

Xây dựng đê điều: Từ những nguồn vốn thuỷ lợi, bảo đảm sự antoàn cho đê điều, nhất là những đoạn đê xung yếu Có kế hoạch xây

đắp, tu sửa hàng năm, điều phối nhân công lao động chuẩn bị chomùa bão lũ

Dịch vụ quản lý nớc và tới tiêu, xây dựng các công trình thuỷlợi đảm bảo tới tiêu cho các vùng thờng xuyên xảy ra hạn hán hay lũlụt Nâng cấp các công trình thuỷ lợi quan trọng mang tầm cỡ quốcgia, chỉ đạo cho các địa phơng về phơng hớng xây dựng các côngtrình thuỷ lợi sao cho đạt hiệu quả cao, giảm thiểu chi phí, có lợi chongân sách địa phơng và ngân sách quốc gia

-Phát triển nông thôn

Tham mu cho Chính phủ về xây dựng cơ sở hạ tầng nông thôn

Định canh, định c vùng kinh tế mới: đảm bảo cuộc sống chonhững ngời, những gia đình xung phong đi xây dựng vùng kinh tếmới, có chính sách khuyến khích nhân dân đi khai khẩn, đồng thời

định canh, định c cho nhân dân sống ổn định, nhất là đồng bào dântộc có tập quán du canh, du c, tránh việc phá rừng làm nơng rẫy trànlan

Xây dựng chơng trình nớc sạch nông thôn, đảm bảo nguồn nớcsạch trong sinh hoạt của nhân dân, tiến tới 100% ngời dân có nớcsạch để dùng

3.Vụ Kế hoạch và Quy hoạch_Bộ NN & PTNT

Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Vụ kế hoạch và quyhoạch

Theo biên chế, Vụ KH & QH có 45 ngời, hiện nay là 47 ngời

b Vụ KH & QH có những chức năng và nhiệm vụ sau:

Nghiên cứu tổng hợp xây dựng chiến lợc định hớng phát triển

và các kế hoạch dài hạn(10 năm), trung hạn (5 năm) và hàng năm

Đề xuất các định hớng thông tin thị trờng

Xây dựng và hớng dẫn các chỉ tiêu chủ yếu về lao động, đầu t,

Xây dựng kế hoạch đầu t cơ bản hàng năm, chuẩn bị đầu t.Hớng dẫn các địa phơng, đơn vị trực thuộc về kế hoạch xâydựng.

Xây dựng cơ chế kế hoạch văn hoá trong Nông nghiệp nôngthôn, lập kế hoạch từ ngắn hạn đến dài hạn

+ Hớng dẫn các địa phơng và đơn vị thực hiện thông tin trongtoàn ngành, xây dựng báo biểu, thời gian báo cáo

+ Tổ chức điều tra chuyên đề, điều tra chung trong điều trathống kê tổng hợp thiên tai

4.Các vấn đề chuyên môn ở vụ kế hoạch và quy hoạch

Vụ kế hoạch và quy hoạch phải xử lý các loại báo cáo sau:Báo cáo tổng hợp xuất nhập khẩu nông lâm thuỷ sản

Báo cáo tình hình sản xuất nông nghiệp ở các địa phơng

Thống kê giá cả các hàng hoá nông sản ở tất cả các tỉnh theo

định kì 10 ngày/1 lần

1.Báo cáo tổng hợp xuất nhập khẩu nông lâm thuỷ sản

Các loại báo cáo này do các công ty xuất nhập khẩu gửi lên baogồm tổng giá trị xuất nhập khẩu, chi tiết các mặt hàng đã đợc xuấtkhẩu , nhập khẩu theo từng tháng

Hình thức gửi có thể là báo cáo trên giấy hoặc trên th điện tử(chủ yếu là báo cáo trên giấy) Các mục trong báo cáo : lợng xuấtkhẩu, nhập khẩu theo từng tháng, lợng tiền Phụ lục ở dới gồm cácmặt hàng kinh doanh nội địa

Phòng thống kê nhập các dữ liệu đó vào cơ sở dữ liệu Excel(tốn rất nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu, không nói đến việcnhầm lẫn rất nhiều, khi nhập xong muốn chiết xuất các dữ liệu cầnthiết để lập báo cáo rất phức tạp) Sau đó so sánh giữa các tháng vớinhau, so với cùng kì năm ngoái và so với kế hoạch điều chỉnh Dựkiến kế hoạch tháng tiếp theo dựa vào các hợp đồng xuất nhập khẩuvới các nớc đã đợc kí kết và dự định kí kết.

Khi đã nhập xong dữ liệu, so sánh với dữ liệu bên Tổng cục hảiquan gửi sang, điều chỉnh cho phù hợp.Tổng hợp và lên báo cáo mộttháng một lần Báo cáo này đợc gửi cho lãnh đạo phụ trách kiểmduyệt rồi mới đợc trình lên trên

Báo cáo có mẫu nh sau:

Bộ Nông nghiệp và Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã hội chủ nghĩa việt nam

Phát triển nông thôn Độc lập_Tự do_Hạnh phúc

== Công ty XNK Nông sản

Thực phẩm Hà nội

==

Mã số: 1.11.1.046/GP Hà nội, ngày 06 tháng 01 năm 2003 Số: 12/NS-KHTT

Báo cáo tổng hợp XNK 12 tháng năm 2002

T Mặt hàng ĐVT Thực hiện tháng12 Thực hiện 12 tháng % so sánh Dự kiến KH tháng 1/03

Llợng Tiền Llợng Tiền So KH So năm Llợng Tiền

Hàng kinh doanh nội địa

1.Hạt điều(xí nghiệp Vĩnh hoà) doanh thu 12 tháng là: 15 tỷ và kinhdoanh khác 2 tỷ

2.Dây điện:

a,Đã mua:- Cty TNHH The Sun: 640500m hết 200025056 VNĐb,Đã bán: -Cty TNHH Phúc Thanh Long: 640500 đợc 202226714

(Kí tên) (Kí tên) Phụ trách công ty

(Kí tên,đóng dấu)

Sự cần thiết phải có 1 chơng trình phần mềm để xử lý các nghiệp

vụ này tránh sự nhầm lẫn khi nhập dữ liệu đồng thời trích rút dữ liệu dễdàng, hiện nay công việc này vẫn đợc xử lý trên Excel, không có một hệthống có trật tự logic, rất vất vả cho ngời nhập, đặc biệt vì lợng các mặthàng phong phú, quá trình này luôn phải lặp lại liên tục hàng tháng gây

ra cảm giác nhàm chán cho ngời phụ trách công việc

2 Báo cáo tình hình sản xuất nông nghiệp ở các địa phơng

Công việc này định kì 3 tháng 1 lần, đầu vào do các UBND huyện

ở các tỉnh gửi báo cáo lên qua máy Fax hoặc gửi qua th điện tử Các sốliệu này đợc nhập vào máy với 1 phần mềm xử lý đợc viết bằng V.Basic.Nghiệp vụ xử lý bao gồm: Nhập số liệu hoặc sao chép từ Excel gửi bằng

th điện tử sang, sau đó lên báo cáo định kì 3 tháng 1 lần,các số liệu đểlàm báo cáo đã đợc tự động trích rút Công việc này cũng chỉ vất vả ởkhâu nhập dữ liệu

Về dự báo sản lợng nông nghiệp ở từng địa phơng do chính địaphơng đó căn cứ vào tình hình gieo trồng ở địa phơng để dự báo Cácbáo cáo gửi lên đã có mẫu sẵn, cán bộ phụ trách vấn đề đó ở địa ph ơngchỉ việc điền vào và gửi lên Bộ NN Tuy nhiên vấn đề lại nằm ở chính sựchính xác của các báo cáo này, các con số đa ra không thật sự hoàn toànchính xác, vì các cán bộ cấp dới có một số lấy số liệu không qua điềutra Sự kiểm chứng không thể thực hiện đợc

3.Thống kê giá cả của các sản phẩm nông nghiệp ở tất cả cáctỉnh trong vùng

Đây là công việc do chính các chuyên viên trong dự án của bộlàm, công việc bao gồm chọn chợ mẫu trong mỗi địa phơng, thống kêgiá bán buôn, giá bán lẻ, các mẫu thống kê đã đợc lập sẵn tuỳ theo ý đồcủa ngời sử dụng Chẳng hạn, ngời sử dụng muốn thu thập thông tin đểtiện so sánh giá cả giữa các khu vực với nhau thì báo biểu thống kê th-ờng ở dạng sau:

Biểu báo giá trung bình

từ ngày đến ngày

ChợMặt hàng

Chợ cây số 3Lạng Sơn Chợ Mơ_Hà nội

Biểu báo giá dao động

Từ ngày đến ngày

Chợ

Mặt hàng

Chợ số 3_LS Chợ Mơ_HN Chợ Gạo_HYMin Max Min Max Min MaxGạo tẻ thờng 3200 3500 3400 3700 3100 3300Thịt lợn thăn 27000 28000 34000 35000 26500 28000

Ngời lập

Hoặc thông tin trích rút nhằm mục đích so sánh giá cả giữa haithời kì để tính sự tăng giảm về giá, tức là sự lạm phát của các mặt hàngnông sản, dự tính giá cho thời kì tới của các mặt hàng này Khi đó biểuthống kê phải có mẫu khác với hai mẫu trên, nghĩa là có thêm trờng thờigian vào trong bảng báo cáo, đồng thời sắp xếp các mặt hàng theo nhóm

để tiện so sánh

Về thực tế, công việc này cha có phần mềm hỗ trợ, ngời dùng vẫn

sử dụng Excel để tính toán, điều này dẫn đến 1 số các khiếm khuyết nh:Khi muốn tra cứu dữ liệu rất khó vì chỉ trong 1 thời gian ngắn thôi dữliệu đã rất nhiều (vì cứ 10 ngày lại thu thập báo cáo 1 lần), không nhữngthế ngời làm báo cáo phải lập lại mẫu báo cáo để thu thập thông tin,khiến cho công việc lặp lại một cách vô ích, hơn nữa việc nhập để tính

dữ liệu bị mất, không tạo thành một hệ thống có trật tự logic Cứ mờingày nhân viên phải viết báo cáo gửi lên một lần, vì vậy họ phải trích rútthông tin từ một đống các tài liệu gây cảm giác khó khăn và lộn xộn.Giải pháp đa ra là tin học hoá lĩnh vực này, phần mềm phải có nhữngchức năng cơ bản sau: Tự sinh ra các mẫu biểu thu thập thông tin tuỳtheo ý muốn sử dụng thông tin của ngời sử dụng, chắt lọc và đa ra nhữngthông tin cô đọng để ngời sử dụng viết báo cáo, tra cứu thông tin trở vềtrớc, tối u hoá trong việc nhập dữ liệu, sắp xếp các báo cáo có cùng dạnghay cùng 1 mục đích thu thập thông tin, ngoài ra còn tính đến khả năngcập nhật dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác( từ Excel chẳng hạn), sở dĩmuốn phần mềm có chức năng này là vì các nhân viên thu thập thông tin

ở 1 số tỉnh xa không thể về kịp có thể gửi qua th điện tử để cập nhật dữliệu vào phần mềm tránh tình trạng thông tin đến quá muộn và vất vảcho ngời nhập

Ngoài ra còn một số công việc không thờng xuyên mà vụ phải làmnh: Xây dựng các định mức đầu t, tức là với một dự án đầu t, Vụ phảixem xét quy mô của công trình đầu t để có kế hoạch hợp lý nh cần baonhiêu vốn, xây dựng trong bao lâu, khi đầu t xong công trình đó cónhững ích lợi gì? Thờng xuyên đi thị sát các vùng nông thôn để kiểmtra thực trạng của từng địa phơng khi có yêu cầu đầu t từ dới gửi lênhoặc hớng dẫn các địa phơng, đơn vị trực thuộc xây dựng các công trình

có quy mô tơng đối lớn đồng thời điều tra thống kê mẫu để có kế hoạchphù hợp với từng đơn vị, địa phơng

II.Nội dung bài toán quản lý

1.Mục đích

Do hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản vẫn xử

lý bằng thủ công là chính, việc nhập dữ liệu khá vất vả, công việc lặplại nhiều lần, nhất là đối với các mặt hàng với nhiều chủng loại khácnhau, gây ra nhiều nhầm lẫn Vì vậy cần có một chơng trình phầnmềm để tối thiểu hoá các công việc lặp lại hàng ngày, nh các mặthàng chỉ cần nhập một lần, tạo ra các mẫu báo cáo sẵn, ngời sử dụngchỉ việc chọn lọc rồi lên báo cáo

2.Chức năng

Chức năng của đề tài này là xây dựng lại hệ thống thông tinquản lý xuất nhập khẩu nông sản dựa trên nền tảng của hệ thốngthông tin cũ nhng có đa tin học hoá vào xử lý các vấn đề lặp đi lặp lạinhiều lần, tạo cơ sở lu trữ dữ liệu an toàn và bảo mật hơn Nh trên đãnói, cái mới của đề tài này là tạo ra hệ thống thông tin mới với sự trợgiúp của phần mềm máy tính, phần mềm này với giao diện nhập tácgiả đã cố gắng không thay đổi mấy so với giao diện nhập ban đầu.Phần mềm này chủ yếu quản lý các báo cáo xuất nhập khẩu và tìnhhình xuất nhập khẩu nông sản trong nớc

3.Các báo cáo đầu vào

Đợc gửi lên từ các đơn vị xuất nhập khẩu trực thuộc Bộ NN, cácdữ liệu tổng quan nh: Tổng giá trị xuất khẩu hoặc nhập khẩu trong kì(hàng tháng), tổng giá trị nhập khẩu hoặc xuất khẩu tích luỹ đến kìbáo cáo

Các trờng dữ liệu đầu vào hàng tháng bao gồm: Tên đơn vị nhậpkhẩu hoặc xuất khẩu, số báo cáo, kì thực hiện nhập hoặc xuất, tênhàng hoá nhập hoặc xuất, đơn vị tính, giá trị, nớc nhập hoặc xuất,tổng giá trị nhập hoặc xuất trong kì, giá trị nhập xuất tích luỹ đến kì

4.Báo cáo đầu ra

Bao gồm 4 loại báo cáo: Báo cáo hàng tháng, báo cáo quí, báocáo sáu tháng, báo cáo năm

Các trờng dữ liệu cần đa ra ở mỗi loại báo cáo nh sau:

a.Báo cáo tháng

Bao gồm: Tên những đơn vị tham gia xuất nhập khẩu trongtháng, tên các quốc gia nhập khẩu hoặc xuất khẩu trong tháng, tênhàng hoá nhập khẩu hoặc xuất khẩu (chỉ cần lấy các hàng hoá tiêubiểu), đơn vị tính, trị giá, tổng giá trị xuất hoặc nhập khẩu trong kì,tổng giá trị xuất nhập khẩu tích luỹ đến kì, so sánh với tháng trớc theogiá trị tơng đối

b.Báo cáo quí

Thực hiện ba tháng một lần, bao gồm các trờng tơng tự báo cáotháng

c.Báo cáo sáu tháng

Thực hiện sáu tháng một lần, các trờng tơng tự nh báo cáotháng

d.Báo cáo năm

Đây là báo cáo tổng kết sau một năm xuất nhập khẩu, báo cáonày có thêm trờng tốc độ tăng trởng của năm sau so với năm trớc

Chơng II: Phơng pháp luận về phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý

I.Hệ thống thông tin quản lý

1.Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Đầu vào (Các báo cáo xuất nhập khẩu) của hệ thống thông tin

đợc lấy từ các nguồn nh đơn vị trực thuộc Bộ NN và của Tổng cục

Hải quan (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Các báo cáo tổng hợp) đợc chuyển đến các đích (Lãnh đạo Bộ NN) hoặc đợc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu).

Mô hình hệ thống thông tin

Nh hình minh hoạ trên, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận:

bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý,kho dữ liệu và bộ phận đa dữliệu ra

2.Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System)

Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức , các hoạt

động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặclập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợctạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài

tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý mộtcách định kì hoặc theo yêu cầu Hệ thống thông tin quản lý xuất nhậpkhẩu nông sản chính là thuộc hệ thống này, hệ thống này tạo ra cácbáo cáo một cách định kì

3.Ba mô hình của hệ thống thông tin

Kho dữ liệu

a.Mô hình logic

Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phảithực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các

xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời

câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nó không quan tâm tới phơng tiện

đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý.Trong hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản, dữ liệu

mà hệ thống này thu thập chính là các báo cáo và quá trình xử lý cácbáo cáo này là chọn lựa mặt hàng tiêu biểu để nhập, tính tốc độ tăngtrởng của quá trình nhập khẩu hay xuất khẩu qua các thời kì Thôngtin mà hệ thống sản sinh ra chính là những báo cáo tổng hợp theo cácchỉ tiêu khác nhau nh báo cáo theo hàng hoá, báo cáo theo nớc haybáo cáo theo đơn vị nhập khẩu hoặc xuất khẩu để biết đợc tình hìnhhiện nay của đơn vị đó

b.Mô hình vật lý ngoài

Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệthống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hìnhthức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống,những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động

xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thựchiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng Môhình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về nhữngthời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lờicâu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Trong hệ thống thông tinquản lý xuất nhập khẩu nông sản, những giao diện đợc thiết kế đểnhập dữ liệu và lên mẫu báo cáo, ngời sử dụng nhìn hệ thống này theomô hình vật lý ngoài, bởi vậy cần phải thiết kế giao diện sao chokhông bị rối mắt và dễ sử dụng là đợc

c.Mô hình vật lý trong

Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thốngtuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhânviên kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loạitrang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ vàtốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa,

cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đápcâu hỏi: Nh thế nào?.

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hìnhlogic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của gócnhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật Ba môhình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất vàmô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất Khi thiết kế chơng trình cầntính tới trang thiết bị để thực hiện chơng trình ở Vụ kế hoạch và quyhoạch-Bộ NN các trang thiết bị phần cứng nh máy tính, máy in đều

đạt tiêu chuẩn nên không cần phải tính tới nữa Nhng về cấu trúc củachơng trình cần phải tổ chức sao cho hợp lý nhất tức là có tính cấutrúc cao nhất, ngôn ngữ thể hiện đã đợc lựa chọn là Visual Basic Cầntính đến sự phát sinh của hệ thống nh bây giờ thì nhập dữ liệu hệthống từ bàn phím nhng cần phải tính đến khả năng chuyển đổi dữliệu từ hệ thống khác sang nh Excel chẳng hạn

II.Phơng pháp phát triển HTTT quản lý

1.Đặt vấn đề và xác định khả thi

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thốngthông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụquản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phântích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện vàtiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thậpdữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực

tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới cókhả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lô gíc vàmô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thôngtin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới vàchuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống làtích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới

là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thốngthông tin? Nh chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông

nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Nhngcũng còn một số nguyên nhân khác nữa nh yêu cầu của nhà quản lý,công nghệ thay đổi và sự thay đổi sách lợc chính trị.

Tuy nhiên để phát triển một hệ thống thông tin cần tính đếnhiệu quả của hệ thống thông tin đó đem lại với chi phí mà tổ chứcphải bỏ ra để xây dựng hệ thống đó, tính an toàn của hệ thống Nhìnchung ta không thể xây dựng một hệ thống thông tin theo con mắtnhà xây dựng là hoàn hảo nhng chi phí bỏ ra lại quá lớn so với khảnăng tài chính của tổ chức hoặc giả lợi ích nó đem lại không bù đắp

đợc chi phí bỏ ra xây dựng hệ thống đó Rõ dàng, hệ thống thông tinquản lý xuất nhập khẩu nông sản cần phải xây dựng lại, vì những nh-

ợc điểm của hệ thống này chính là sự sai xót trong khâu nhập dữ liệu

và quá trình này quá cồng kềnh bởi những công việc lặp đi lặp lạihàng tháng, yêu cầu cần phải thiết kế lại hệ thống này với phần trợgiúp tin học hoá để cắt đi những công việc lặp, dành thời gian chonhững công việc khác đồng thời cũng giảm sai xót và bảo lu dữ liệu

có hệ thống hơn

2.Các giai đoạn phân tích phát triển hệ thống

a.Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chứchoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định vềthời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống.Cần chỉ rõ những nhợc điểm và cụ thể hoá những mong muốn khi

đánh giá yêu cầu thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩunông sản.Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòihỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

2 Làm rõ yêu cầu

3 Đánh giá khả thi thực thi

4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

b.Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi

về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ

các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyênnhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và nhữngràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thốngthông tin mới phải đạt đợc Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chitiết sẽ tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Trong

hệ thống này điểm yếu gây ra sai xót chính là khâu nhập dữ liệu vàtính toán để lên báo cáo tổng hợp Để làm những việc đó giai đoạnphân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2 Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

4 Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

5 Đánh giá lại tính khả thi

6 Thay đổi đề xuất của dự án

7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

c.Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc củamột hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thốngthực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc.Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thốngmới sản sinh ra (Nội dung của Outputs), nội dung của các cơ sở dữliệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽphải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào (các Inputs).Mô hình lô gíc sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y.Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau:

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2 Thiết kế xử lý

3 Thiết kế các nguồn dữ liệu vào

4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc

5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc

d.Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Mô hình lô gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽlàm Khi mô hình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì

tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phơng ánkhác nhau để cụ thể hoá mô hình lô gíc Mỗi một phơng án là sự pháchoạ mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tả chitiết Tất nhiên là ngời sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựatrên những mô hình vật lý ngoài đợc xây dựng chi tiết nhng chi phícho việc tạo ra chúng là rất lớn.

Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãntốt hơn các mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải

đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phơng án

và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ đợc trình lênnhững ngời sử dụng và một buổi trình bày sẽ đợc thực hiện Nhữngngời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêucầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Phơng án đợclựa chọn trong phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuấtnhập khẩu nông sản chính là tin học hoá quá trình nhập liệu và lênbáo cáo tổng hợp Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất cácphơng án của giải pháp:

1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

2 Xây dựng các phơng án của giải pháp

3 Đánh giá các phơng án của giải pháp

4 Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuấtcác phơng án của giải pháp

e.Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp

đ-ợc lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớchết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽcần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sửdụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với nhữngphần tin học hoá Trong hệ thống này cần thiết kế giao diện hàngnhập và hàng xuất hợp lý, báo cáo đa ra cần phải có khả năng chỉnhsửa do dữ liệu đôi khi không nhất quán giữa các đơn vị trực thuộc Bộ

NN và Tổng cục Hải quan Những công đoạn chính của thiết kế vật lýngoài là:

1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).

3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

f.Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật làphần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.những ngời chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tàiliệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thao tác cũng nh các tài liệu môtả hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹthuật hệ thống nh sau:

1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

2 Thiết kế vật lý trong

3 Lập trình

4 Thử nghiệm hệ thống

5 Chuẩn bị tài liệu

g.Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũsang hệ thống mới đợc thực hiện Để việc chuyển đổi này đợc thựchiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩnthận Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

Chuẩn bị phỏng vấn

+Lập danh sách và lịch phỏng vấn Lựa chọn số lợng và loại cán

bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống

+Cần biết một số thông tin về ngời đợc phỏng vấn (trách nhiệm,thái độ, tuổi đời )

+Lập đề cơng nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu

+Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc).+Gửi trớc những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ra, lu trữ, mẫubiểu, xử lý )

+Đặt lịch làm việc (tốt nhất vào buổi sáng, thời gian từ 90 phút

+Thái độ lịch sự , đúng giờ Tinh thần khách quan Không đợctạo cảm giác “thanh tra”

+Nhẫn lại, chăm chú nghe Mềm dẻo và cởi mở Có thể dùngmáy ghi âm nhng phải đợc phép của ngời đợc phỏng vấn

+Tổng hợp kết quả phỏng vấn

Kết quả của phỏng vấn là nguyện vọng của ngời sử dụng, cầnmột chơng trình phần mềm giải quyết khâu tính toán của hệ thống

b.Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chứcnh: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính,các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ củacác thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra Thôngtin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức

Đã nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhâncủa ngời phụ trách công việc

- Các báo cáo đầu vào của hệ thống

- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện cósinh ra (báo cáo đầu ra).

2.Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý

Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

3.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thôngtin nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồchỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và

đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu tráchnhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thôngtin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại kí pháp cơbản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Phân rã sơ đồ

Để mô tả chi tiết hơn ngời ta dùng kĩ thuật phân rã sơ đồ Bắt

đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1

Tên ngời/ bộ phận

phát/ nhận tin

Tên tiến trình xử lý

IV Thiết kế một hệ thống thông tin quản lý

1.Nghiên cứu môi trờng và hệ thống thông tin hiện tại

a.Môi trờng của hệ thống hiện tại

Môi trờng ngoài

- Loại hoạt động (hoạt động quản lý)

- Lịch sử (Hình thành theo hiến pháp của nhà nớc)

- Chính sách, cấu trúc, mục tiêu dài hạn hoặc ngắn hạn

- Phân bố của ngời sử dụng

- Tổ chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu

- Mức độ an ninh kiểm soát

Môi trờng kĩ thuật

- Phần cứng và phần mềm tại chỗ cho xử lý dữ liệu, cácthiết bị khác, cơ sở dữ liệu và các tệp tin học hoá (Phần mềmcha nhiều, còn nhiều lĩnh vực xử lý thủ công, phần cứng khá

đầy đủ)

- Nhân sự phát triển hệ thống và khai thác

b.Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại.

Hệ thống Để có đợc hình ảnh đầy đủ về các bộ phận của hệ

thống và sự vận động của nó, thì các dữ liệu và tài liệu sau đây phải

đợc thu thập

- Hoạt động chung của hệ thống, kể cả trách nhiệm về

ràng buộc thời gian, khối lợng, sự sắp đặt vị trí vật lý và các khía cạnh

địa lý khác Hệ thống đang phân tích đợc một nhân viên đảm nhiệmnên hệ thống đợc dùng trên máy tính đơn

- Dữ liệu vào: nội dung, mẫu tài liệu vào (mẫu này đợc thể

hiện qua các báo cáo gồm các trờng số lợng nhập/xuất của từng mặthàng, và tổng kim ngạch xuất nhập khẩu), khuân dạng màn hìnhthông tin vào, mô tả các thiết bị nhập (bàn phím), nguồn dữ liệu (từcác đơn vị trực thuộc Bộ NN và từ Tổng cục Hải quan), khối lợng vàtần xuất của việc nhập vào (khối lợng hàng hoá khá lớn và phải nhậphàng tháng), chi phí cho việc nhập vào (tài liệu, phơng tiện, nhân sự)

- Thông tin ra: đích đến của thông tin (lãnh đạo Bộ NN),

nội dung và cách tính toán giá trị nội dung (Chỉ là các báo cáo vềhàng hoá với giá trị tích luỹ đến kì và tốc độ tăng trởng của xuất nhậpkhẩu), tần xuất sản sinh thông tin (hàng thàng), khối lợng , mô tả cácthiết bị sản sinh thông tin ra, khuôn dạng và đánh giá khuôn dạng,mẫu báo cáo, khuôn dạng màn hình, hạn chế của màn hình, chi phícho thông tin ra (tài liệu, phơng tiện, nhân sự)

- xử lý: Các thủ tục thu thập và nhập các dữ liệu vào, phơng

thức nhập, hợp lệ hoá và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan

hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý,nhân sự thực hiện, vị trí công tác và thời gian thực hiện xử lý, cácthiết bị đợc dùng, tài liệu mô tả phơng pháp xử lý, chi phí (nguyên vậtliệu, nhân sự)

- Cơ sở dữ liệu: Nội dung, vật mang tin, khối lợng, truy

nhập (xử lý, nhân sự, kiểm soát tại chỗ khi truy nhập), cách thức tổchức dữ liệu (chia thành từng tệp, mỗi tệp quản lý một loại báo cáo),chi phí về vật liệu (không có)

Vấn đề hệ thống Trong giai đoạn đánh giá yêu cầu, phân tích

viên đã quan tâm tới sự nhìn nhận của ngời sử dụng về các vấn đề của

hệ thống thông tin Trong công đoạn làm rõ yêu cầu, phân tích viên

đã phỏng vấn ngời đặt yêu cầu và đã xem xét vấn đề đặt ra Trong cảquá trình phân tích chi tiết, việc xem xét vấn đề cần phải theo sát hơn,phân tích viên phải ghi nhận cẩn thận mọi vấn đề đợc xác định và cácnguyên nhân có thể bất kì ở lúc phỏng vấn hay khi nghiên cứu các tàiliệu hoặc trong các buổi quan sát Các vấn đề trong hệ thống chính là

sự sai xót dữ liệu mà không nhận ra, vấn đề khối lợng công việc quálớn do sự lặp lại công việc, tốn nhiều công sức mà lẽ ra ngời phụ trách

có thể kiêm nhiệm thêm một số công việc khác

ở đây, nhiệm vụ tìm ra vấn đề và các nguyên nhân có thể của

nó phải đợc làm sâu sắc hơn và tinh tế hơn

3.Xây dựng mô hình lô gíc

Mô hình lô gíc sẽ đợc xây dựng từ mô hình vật lý ngoài và từcác dữ liệu thu thập đợc trớc đây Sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển dữliệu là tài liệu về hệ thống Khi cần thiết thì sơ đồ cấu trúc dữ liệu sẽhoàn chỉnh tài liệu trên

Cũng nh mô hình vật lý ngoài, mô hình lô gíc mô tả hệ thốngthực tại cho phép nhà phân tích hợp lệ hoá sự hiểu biết của mình về hệ

hệ thống cũng nh nguyên nhân của chúng Mô hình lô gíc cũng sẽ đợcdùng khi đa ra chuẩn đoán cho hệ thống thực tại và xác định mục tiêu,các nhu cầu của hệ thống mới.

4.Thiết kế CSDL lô gíc đi từ các thông tin ra

a.Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin ra (Các thông tin ra trong hệthống thông tin quản lý xuất nhập kkhẩu nông sản là những báo cáotổng hợp trình lên lãnh đạo Bộ NN)

- Nội dung, khối lợng, tần xuất và nơi nhận của chúng

b.Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo

ra từng đầu ra.

- Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1

- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2

Chơng III Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ NN và PTNT

I.Phân tích hệ thống

1.Sơ đồ chức năng

Các đơn vị trực thuộc Bộ NN gửi các báo cáo xuất nhập khẩu

đến vụ kế hoạch, các báo cáo này đợc nhân viên nhập vào cơ sở dữliệu cộng thêm phần thông tin tổng quát lấy từ các báo cáo tổng hợpbên tổng cục hải quan gửi sang, sau đó tổng hợp, so sánh với kếhoạch, với kì trớc trong năm và với cùng kì năm trớc gửi lên lãnh đạo

Bộ NN Toàn bộ công việc này đợc thể hiện trong sơ đồ sau:

Báo cáo tổng hợp

2.Sơ đồ luồng thông tin

2.1.Các dữ liệu đầu vào

Đó là các báo cáo chi tiết về xuất khẩu hoặc nhập khẩu các mặthàng nông sản của các đơn vị trực thuộc Bộ NN, các dữ liệu trong báocáo gồm có: Tên đơn vị gửi báo cáo, địa chỉ đơn vị, điện thoại, Fax,mã số báo cáo, thời điểm báo cáo, tên các mặt hàng xuất hoặc nhậpkhẩu, đơn vị tính, số lợng, thành tiền

2.2 Các thông tin đầu ra

Đó là báo cáo tổng hợp sau khi đã dợc xử lý, các báo cáo nàychỉ lựa chọn các mặt hàng tiêu biểu để lên báo cáo, báo cáo đợc lậphàng tháng (báo cáo tháng), đợc lập ba tháng một lần (báo cáo quí),sáu tháng một lần (báo cáo sáu tháng), tổng kết hàng năm (báo cáo

Đơn vị

thuộc

Bộ NN

Vụ Kế hoạch và quy hoạch

Lãnh đạoBộNN&PTNT

Tổng cục hải quan

vị tính, số lợng, trị giá, tổng giá trị xuất khẩu hoặc nhập khẩu trong kì,tổng giá trị tích luỹ đến kì, phần trăm so sánh với kế hoạch, phần trăm

so sánh với kì trớc, phần trăm so sánh với cùng kì năm ngoái

2.3 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản

Thời điểm Đơn vị Nhân viên: Lê thị Yến Lãnh đạoThờng

2.4.Các phích luồng thông tin có mẫu, phích kho chứa dữ liệu

và phích xử lý của sơ đồ luồng thông tin trên.

2.4.1 Phích luồng thông tin có mẫu (Báo cáo)

Báo

Kho dữ liệu

So sánh với kì trớc

In báo cáo

Báo cáo tổng hợp

Tên tài liệu: Báo cáo xuất nhập khẩu thực hiện hàng tháng

Mô tả: Đây là loại báo cáo chi tiết về các mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu của các đơn vị trực thuộc Bộ Nông nghiệp, tổng cục Hải quan, báo cáo bao gồm các thông tin nh: Tên hàng, đơn vị tính, số lợng

(nhập/xuất), thành tiền, số lợng, thành tiền tích luỹ đến kì, % so sánh.Tên IFD có liên quan:

Vật mang: Trên giấy

Hình dạng:ở dạng bảng, chia thành các cột, mỗi cột là một thông tin (Tên hàng, đơn vị tính )

Nguồn: Từ các đơn vị trực thuộc Bộ Nông nghiệp, từ Tổng cục Hải quan

Đích: Vụ kế hoạch và qui hoạch - Bộ Nông nghiệp

2.4.2.Phích kho chứa dữ liệu

Tên kho dữ liệu: Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu

Mô tả: Là các tệp văn bản dữ liệu lu trong các bảng dữ liệu Access

Tên IFD có liên quan:

Cấu trúc của thực đơn: Lựa chọn các tệp nhập hay xuất để nhập

Phơng pháp xử lý: Lựa chọn các chỉ tiêu tổng quát đã định sẵn để nhập.b.Phích xử lý So sánh

Tên xử lý: In báo cáo

Mô tả:Lựa chọn các báo cáo mà lãnh đạo yêu cầu để in

Phơng tiện thực hiện: Phần mềm chơng trình và máy in

Sự kiện khởi sinh: Khi có yêu cầu của lãnh đạo

Mô tả: Nhập dữ liệu và chọn lọc thông tin để lên báo cáo

Tên DFD có liên quan: Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

Các luồng dữ liệu vào:Các báo cáo thống kê của các đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và báo cáo của tổng cục hải quan

Các luồng dữ liệu ra: Các báo cáo tổng hợp

Kho dữ liệu sử dụng:Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu

Nhập đến bản ghi cuối cùng của báo cáo thì

Thực hiện: Tính giá trị tích luỹ

Đọc dữ liệu kì trớc và kì này

Nếu đọc đến bản ghi cuối cùng thì

Thực hiện:Tính phần trăm so sánh của hai kì

3.2.Sơ đồ DFD mức 0

Dữ liệu củamột số trờng Báo cáo (Tổng Gtrị kì )

Báo cáo đã xử lý

Tệp dữ liệu Thông tin

Các luồng dữ liệu ra: Các báo cáo đã đợc nhập

Kho dữ liệu sử dụng: Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu

So sánh

Lập báo cáo

Lãnh

đạo bộ

Đọc thông tin về số lợng, thành tiền của các mặt hàng kì này và kì trớc.Nếu đang ở cuối tệp thì

Các luồng dữ liệu vào: Các báo cáo đã đợc xử lý

Các luồng dữ liệu ra: Các báo cáo tổng hợp

Kho dữ liệu sử dụng: Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu

Báo cáo củaTổng cục HQ Tệp dữ liệu

3.3.1.Phích xử lý lô gíc lựa chọn mặt hàng

chọn mặt hàng

Đối chiếu các chỉ tiêu

Cập nhật

Tên xử lý:Lựa chọn mặt hàng

Mô tả: Lựa chọn các mặt hàng nông sản mẫu cần cho báo cáo

Tên DFD liên quan: Sơ đồ DFD phân rã liến trình cập nhật

Các luồng dữ liệu vào: Các báo cáo của đơn vị trực thuộc và mẫu báo cáocần thiết để lựa chọn mặt hàng

Các luồng dữ liệu ra: Các báo cáo đã đợc lựa chọn mặt hàng

Kho dữ liệu sử dụng: Tệp hàng hoá

Mô tả lô gíc của xử lý:

Bắt đầu Đọc danh sách các mặt hàng nông sản và báo cáo

Nếu cha ở cuối báo cáo thì

Thực hiện: Gạch chân những mặt hàng trong báo cáo có trong danh sách

Kết thúc

3.3.2.Phích xử lý lô gíc đối chiếu các chỉ tiêu

Tên xử lý: Đối chiếu các chỉ tiêu

Mô tả: Đối chiếu để kiểm nghiệm những số liệu ăn khớp với số liệu bên Tổng cục Hải quan

Tên DFD liên quan: Sơ đồ DFD phân rã liến trình cập nhật

Các luồng dữ liệu vào: Các báo cáo của đơn vị trực thuộc và báo cáo tổnghợp của Tổng cục Hải quan

Các luồng dữ liệu ra: Các báo cáo đã đợc hiệu chỉnh

Kho dữ liệu sử dụng: Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu, báo cáo của Tổng cục Hải quan

Mô tả lô gíc của xử lý:

Bắt đầu

Đọc dữ liệu báo cáo của các đơn vị trực thuộc và báo cáo của Tổng cục Hải quan

Nếu cha ở cuối báo cáo của các đơn vị trực thuộc thì

Thực hiện: Đối chiếu số liệu

Nếu số liệu của cùng chỉ tiêu khác nhau

Thực hiện: Kiểm tra lại số liệu và chỉnh sửa

Kết thúc

3.3.3.Phích xử lý lô gíc Cập nhật

Tên xử lý:Cập nhật

Mô tả: Nhập số liệu của các báo cáo đã qua xử lý các bớc trên

Tên DFD liên quan: Sơ đồ DFD phân rã liến trình cập nhật

Các luồng dữ liệu vào: Các báo cáo của đơn vị trực thuộc và các báo cáo của tổng cục Hải quan đã đợc xử lý

Các luồng dữ liệu ra: Các báo cáo đã đợc nhập

Kho dữ liệu sử dụng: Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu

Mô tả lô gíc của xử lý:

Nếu cha ở cuối báo cáo thì

Thực hiện: Nhập dữ liệu

Kết thúc

3.4.Sơ đồ DFD phân rã tiến trình so sánh

Các trờng dữ liệu

Dữ liệu Tệp dữ liệu trong kì

Dữ liệu kì trớc

3.4.1.Phích xử lý lô gíc lựa chọn các trờng

Tên xử lý: Lựa chọn các trờng so sánh

Mô tả: Lựa chọn một số trờng nh số lợng, thành tiền để so sánh với kì

tr-ớc hay so sánh với kế hoạch

Tên DFD có liên quan: DFD phân rã tiến trình so sánh

Các luồng dữ liệu vào: Các báo cáo của kì trớc và kì này

Các luồng dữ liệu ra: Các báo cáo đã đợc định dạng một số trờng so sánhKho dữ liệu sử dụng: Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu

Mô tả lô gíc xử lý: Bắt đầu Lựa chọn Kết thúc

3.4.2.Phích xử lý lô gíc so sánh

Tên xử lý: So sánh

Mô tả: Tính phần trăm so sánh kì này với kì trớc

Tên DFD có liên quan: DFD phân rã tiến trình so sánh

Các luồng dữ liệu vào: Các báo cáo của kì trớc và kì này

Lựa chọn các tr ờng

So sánh

Các luồng dữ liệu ra: Các báo cáo đã đợc so sánh một số trờng.

Kho dữ liệu sử dụng: Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu

Mô tả lô gíc xử lý:

Bắt đầu Đọc dữ liệu của báo cáo kì này và kì trớc

Nếu cha đến cuối báo cáo kì này thì

Thực hiện: Chia số liệu kì này cho kì trớc rồi nhân với 100%Kết thúc

3.5.Sơ đồ DFD phân rã tiến trình lập báo cáo

Những yêu cầu

tổng hợp Kiểu báo cáo Tệp báo cáo

Thông tin

Thông tin đã

lựa chọn

3.5.1.Phích lô gíc xử lý lựa chọn kiểu báo cáo

Tên xử lý: Lựa chọn kiểu báo cáo

Mô tả: Báo cáo có nhiều kiểu (báo cáo theo hàng nhập của kì nào, báocáo theo hàng xuất của kì nào ) nên cần lựa chọn báo cáo theo kiểunào?

Tên DFD có liên quan: DFD phân rã tiến trình lập báo cáo

Các luồng dữ liệu vào: Những yêu cầu thông tin của lãnh đạo

Các luồng dữ liệu ra: Kiểu báo cáo

Kho dữ liệu mà sử dụng: Tệp báo cáo

Mô tả lô gíc xử lý:

Bắt đầuNếu cha hết tệp báo cáo

Thực hiện: Đọc yêu cầu thông tin báo cáo, đọc tệp báo cáo

Nếu yêu cầu kiểu báo cáo bằng kiểu báo cáo trong tệp báo cáo

Thực hiện: Chọn kiểu báo cáo Kết thúc

3.5.2.Phích lô gíc xử lý lựa chọn thông tin báo cáo

Tên xử lý: Lựa chọn thông tin báo cáo

Mô tả: Báo cáo có nhiều thông tin (báo cáo theo nớc, báo cáo theo kì

Lựa chọn kiểu báo cáo

Lựa chọn thông tin báo cáo

Lập báo cáoLãnh đạo bộ

Các luồng dữ liệu vào: Những yêu cầu thông tin của lãnh đạo

Các luồng dữ liệu ra: Kiểu báo cáo và thông tin báo cáo

Kho dữ liệu mà sử dụng: Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩuMô tả lô gíc xử lý:

Mô tả: Lên báo cáo và in báo cáo

Tên DFD có liên quan: DFD phân rã tiến trình lập báo cáo

Các luồng dữ liệu vào: Thông tin đã lựa chọn

Các luồng dữ liệu ra: Báo cáo tổng hợp

Kho dữ liệu mà sử dụng: Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩuMô tả lô gíc xử lý:

Bắt đầu

Nếu thông tin báo cáo khác rỗng thì

Thực hiện: Lên báo cáo

In báo cáo

Kết thúc

II.Thiết kế CSDL lô gíc đi từ các thông tin ra

1.Xác định các thông tin ra

1.1.Báo cáo tổng hợp theo hàng hoá

1.2.Báo cáo tổng hợp theo nớc

1.3.Báo cáo tổng hợp theo đơn vị nhập xuất

1.4.Báo cáo tổng hợp theo hoạt động nhập hoặc xuất

1.5.Báo cáo theo khu vực

2.Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

2.1 Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

- Số báo cáo

- ngày lập báo cáo

- Kỳ báo cáo

- Năm báo cáo

- Tổng trị giá nhập khẩu trong kì

- Tổng trị giá xuất khẩu trong kì