Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công ty cp khách sạn du lịch ngôi sao

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công ty cp khách sạn du lịch ngôi sao

BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN KHÁCH SẠN DU LỊCH NGÔI SAO

(Số 1 Đường Thiên Lôi ,Ngô Quyền, Hải Phòng)

Gi¸o viªn híng dÉn: Vò Anh Hïng

Sinh viªn: NguyÔn §øc Lu©n.

CHƯƠNG 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP

Chương này giới thiệu đôi nét về công ty CP KS DL TM NGỐI SAO ,tình hình hoạt động diễn ra hàng ngày tại khách sạn và từ đó đề xuất phương thức quản lý mới tự động trên máy tính

I-GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT:

Công ty CP KS DL TM NGÔI SAO được thành lập trên cơ sỏ cổ phần hóa khách sạn Ngôi saoHải Phòng trực thuộc công ty du lich Hải Phòng Theo quyết định số 228/200 QDTCL ngày 19/6/2003của tổng cục trưởng CTDLVN Với vị trí nằm ở phía nam thành phố Hải Phòng số 460 Lạch Tray, trongmột khuôn viên yên tĩnh, rộng 23.000m2,thoáng mát,sạch sẽ, đã tù lâu khách sạn Ngôi Sao Hải Phòng lànơi ăn nghỉ lý tưởng cho mọi du khách trong nước và quốc tế

Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của khách sạn hiện nay là :Kinh doanh lưu trú, ăn uống, giặt là,

bể bơi, sân tennis, fax, dịch vụ điện thoại, xe ôtô các loại, lữ hành, kinh doanh mỹ nghệ Tuy nhiên một

số dịch vụ trong khách sạn chưa được triển khai đầy đủ cho nên trong tương lai và bắt đầu ngay bây giờkhách sạn phải tập trung vào khai thác, phát huy các thế mạnh của mình và tạo ra những đổi mới thực sự

về chất lượng và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách, giành được uy tín trên thị trường và thànhcông trong tương lai.

*Tai Khách sạn Ngôi Sao có

-60 phòng ngủ với trang thiết bị tiện nghi hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế

- 2 biệt thự cao cấp khép kín phù hợp với các đối tượng khách nghỉ dài hạn

- Khu lễ tân: Quầy lễ được thiết kế ở tầng một và gần cửa ra vào thuận tiện chko khách vào làm

thủ tục, khu sảnh đặt có đặt các bộ salon cho khách nghỉ ngơi và ngồi dợi

*Khu vực nhà hàng; -Nhà hàng hương cảng; Phục vụ các món ăn Âu-Á và đặc sản Việt Nam Có

thể phục vụ cùng một lúc 500 khách với mọi đối tượng

- Nhà hàng Nauy: Là nhà hàng mang phong cách hiện đại ,sang trọng đáp ứng

số lượng trên 1000 khách Có bãi đỗ xe thuận tiện

- phục vụ hội nghị hội thảo quốc tế , tiệc cưới , sinh nhật tiệc dã ngoại…

Trung tâm thị trường -Lữ hành ; Nhận làm các tour du lịch trong nước và quốc tế, làm thủ tục

hộ chiếu vi za , đặt vé máy bay

*Các dịch vụ khác : Sân quần vợt- Bể bơi ngoài trời –Bãi đỗ xe -Giặt là cao cấp …

Địa chỉ : số 1 Đường Thiên Lôi – Ngô Quyền - Hải Phòng

Nhân viên trong công ty ; 63 người

II_CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG

Trong khách sạn bao gồm các bộ phận:Ban giám đốc,bộ phận kế toán,bộ phận kinh doanh,lễ tân, quầy bar, buồng bàn,nhà bếp được mô tả như sau:

Trong đó:

Hội đ ồng quản trị : Là tập thể lãnh đạo, trực tiếp điều hành khách sạn, có quyền quyết định vềnhững vấn đề chiến lược kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, ngành nghề kinh doanh của khách sạn,

có thể quyết định hoặc phân cấp cho các cấp ban dưới

Ban giám đốc : Cũng là tập thể lãnh đạo trực tiếp điều hành khách sạn, trong đó giám đốc là người cóthẩm quyền cao nhất, là người chịu trách nhiệm trước khách sạn về kết quả kinh doanh của khách sạn vàtrước pháp luật Ban giám đốc có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo và đôn đốc các bộ phận trong khách sạn

TỔ BUỒNG TỔ LỄ TÂN TỔ BẢO VỆ TỔ SỬA CHỮA TỔ LỮ HÀNH

TỔ KẾ TOÁN

TỔ DỊCH VỤ

TỔ NHÀ HÀNG

Giám đ ốc : Là người chỉ đạo, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh cuả khách sạn , thay mặt khách sạn tiến hành các giao dịch, giải quyết các công việc với cơ quan hữu quan như UBND Thành Phố ,Sở tài chính.Bên cạnh đó giám đốc còn trực tiếp lãnh đạo các phó giám đốc điều hành các bộ phận khác Phó giám đ ốc tài chính : Là người giúp đỡ giám đốc và trực tiếp quản lý bộ phận kế toán, bộ phận lễtân , tổ buồng , nhà hàng và tổ dịch vụ.

Phó giám đ ốc kế hoạch : Là người trực tiếp phụ trách tổ sửa chữa, tổ bảo vệ

Phó giám đ ốc thị tr ư ờng : Là người trực tiếp phụ trách phòng lữ hành

Phòng kế toán: Tổ chức chỉ đạo hạch toán tới từng tổ, hạch toán tổng hợp toàn khách sạn, có kếhoạch động viên mọi nguồn vốn để đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn.thanh toán, kiểm tra, giám sát mọi chứng từ, sổ sách các bộ phận và toàn khách sạn theo đúng quy địnhpháp lệnh kế toán thống kê và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính trong khách sạn ghi chép và phân tíchcác nghiệp vụ phát sinh, cân đối thu chi, thực hiện báo cáo đúng quy định, tổ chức thực hiện kiểm kê tàisản theo định kỳ và đột xuất.Tính toán lập định mức vật tư, nguyên vật liệu, đơn giá tiền lương và quỹlương theo kế hoạch của khách sạn

Tổ lễ tân: Đảm nhiệm việc đón tiếp khách và làm các thủ tục cho khách,bố trí cho khách ở tại khách sạn Nếu khách có yêu cầu vê các dịch vụ thì bộ phận lễ tân sẽ kết hợp với các bộ phận khác để phục vụ khách.Giữ đồ của khách gửi, thanh toán tiền phòng với khách, tiễn khách, cùng với bộ phận phòng giám sát, kiểm tra trang thiết bị, mức độ an toàn của phòng ngủ trước khi khách đến và khách đi

Có kế hoạch nắm bắt tình hình đặt ăn, ngủ của các hãng du lịch và khách khác tới khách sạn trong từngthời gian để có biện pháp sắp xếp, bố trí theo yêu cầu của khách Mở sổ sách theo dõi khách đến ăn nghỉ tại khách sạn hàng ngày, đăng ký nghỉ với các cơ quan chức năng, nộp tiền thu hàng ngày cho kế toán đúng quy định

Tổ buồng : Thực hiện chức năng dọn dẹp, làm vệ sinh buồng phòng đáp ứng yêu cầu như chuẩn bịbuồng phòng chu đáo, kiểm tra trang thiết bị trong phòng thường xuyên, sẵn sàng phục vụ khách Cungcấp các dịch vụ khách yêu cầu như giặt là , ăn tại phòng, uống tại phòng thông qua việc phối hợp vớicác bộ phận khác

Nhà hàng : Phục vụ các nhu cầu ăn uống, giải khát và tiến hành thu tiền của khách Phục vụ mởtiệc đứng, tiệc cưới và các hội nghị có nhu cầu ăn uống, mở sổ sách, chứng từ theo dõi tình hình ănuống tại nhà hàng.Tiếp thị để đưa khách về ăn uống tại khách sạn

Tổ dịch vụ : Phục vụ đồ giải khát cho khách và bán vé bể bơi, sân tennis, tổ chức quản lý, theodõi, phục vụ tốt yêu cầu của khách khi tới tham gia các dich vụ bơi , tennis.

Tổ sửa chữa : Thực hiện chế độ kiêm tra, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên và đột suất đối vớimọi cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật trong toàn khách sạn.Bảo đảm cho mọi hoạt động của kháchsạn không bị ảnh hưởng do hỏng hóc hay trục trặc trong các khâu cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật,

hệ thống điện, nước

Tổ Bảo vệ : Hướng dẫn cho khách bảo đảm an ninh, an toàn xã hội và giữ gìn trật tự an toàn trongkhách sạn cũng như bảo vệ toàn bộ tính mạng và tài sản của khách sạn cũng như của khách tới ăn, nghỉ

và tham gia các dịch vụ tại khách sạn

Phòng lữ hành : Làm nhiệm vụ in ấn các tài liệu, ấn phẩm quảng cáo kinh doanh của khách sạn,

mở rộng công tác tiếp thị , thị trường trong và ngoài nước để kéo khách về ăn nghỉ tại khách sạn Kýhợp đồng với các hãng lữ hành và các tổ chức kinh tế, xã hội, tư nhân về việc đưa đón khách đi thamquan du lịch trong và ngoài nước tổ chức và tham gia các hội chợ du lịch, quan hệ, giao dịch với mọi

tổ chức thành phần kinh tế, xã hội trong và ngoài nước để quảng cáo các hoạt động kinh doanh củakhách sạn

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NGÔI SAO

I-MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG

Mô tả chi tiết các hoạt đ ộng dịch vụ :

1.Hoạt động Thuê phòngĐối với khách hàng có nhu cầu ăn, ngủ, nghỉ tại khách sạn trước khi vào khách sạn phải liên hệ thông qua phòng bảo vệ hoặc có sự báo trước của lễ tân.Khi vào khác sạn khách hàng phải mang theo chứng minh thư hoặc giấy tờ tùy thân.khác hàng có thể đăng kí trực tiếp với tổ lễ tân hoặc gián tiếp qua điện thoại Khách hàng có thể đăng kí mọi dịch vụ trước hoặc sau theo cá nhân hoặc theo đoàn Sau khi nhận đầy đủ thông tin của Khách hàng Lễ Tân sẽ kiểm tra số lượng phòng trống , đảm nhiệm việc

đón tiếp khách, lập phiếu báo ngủ sau đó giao phòng cho Khách bố trí cho khách ở khách sạn.

Trong qua trình ăn, ngủ, nghỉ tại khách sạn nếu gặp sự cố thì khách hàng có thể báo cho lễ tân sau đó lễ tân sẽ liên hệ với các bộ phận khác.Nếu khách muốn đăng kí thêm dịch vụ ăn uống thì báo cho bộ phận buồng bàn, sau đó bộ phận này sẽ cử người liên hệ với bộ phận nhà hàng.

Khách đến thuê phòng nếu có nhu cầu du lịch theo tua thì sẽ liên hệ với bộ phận lữ hành.Trước khi trả phòng Khách báo trước cho Lễ tân ,Lễ tân cử người nhận phòng trả và kiểm tra sự cố sau

đó yêu cầu tổ kế toán lập hóa đơn thanh toán cho khách Nếu có sự cố thì giải quyết và đưa hoá

đơn thanh toán cho khách

2 Đăng kí sử dụng Dịch Vụ.

Khách hàng có nhu cầu ăn uống, sử dụng tất cả các dịch vụ của khách sạn thì có thể đăng

ký với bộ phận lễ tân, sau đó bộ phận lễ tân sẽ lập phiếu đăng ký dịch vụ và bộ phận này sẽ báo

cho bộ phận liên quan để đáp ứng các yêu cầu của khách Nếu có sự cố xảy ra thì báo cho bộ

phận Lễ tân Khi thanh toán Lễ tân có nhiệm vụ lập phiếu biên nhận và đưa phiếu thu cho

B-MÔ TẢ TƯƠNG TÁC

KHÁCH:Khi có nhu cầu thuê phòng thì phải đăng ký với hệ thống(khai báo một loại các thông tin

cần thiết), hệ thống sẽ kiểm tra đối chiếu để phân phòng cho khách

- Trong khi ở nếu khách co nhu cầu sử dụng dich vụ thì phải đăng kí sử dụng dich vụ với hệ

Kh¸ch

LÃNH ĐẠO KHÁCH SẠN

Hình 1:Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý khách sạn

- Sau khi kết thúc ở khách sạn,khi rời khách sạn khách phải thanh toán mọi hóa đơn,Hệ thống

sẽ cập nhật và thanh toán cho khách, lập phiếu thanh toán và gửi cho khách

LÃNH ĐẠO KHÁCH SẠN:Nếu có nhu cầu cần báo cáo về tình hình hoạt động, doanh thu của

khách sạn,hoặc tìm kiếm thông tin thi sẽ được đáp ứng ngay

NGÂN HÀNG: Là tác nhân bên ngoài hệ thống có nhiệm vụ gián tiếp thực hiện việc thanh toán

tiền cho khách trong khác sạn

IV.SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG GỘP

Các chức năng quản lý khách sạn có thể mô tả bằng sơ đồ hinh 2:

3 MATRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG

HInh 2 Sơ đồ phân tích chức năng gộp của hệ thống

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG Ở KS NGÔI SAO

Trả phòng Yêu cầu trả phòng Kiểm tra Phòng tiếp nhận phòng

giải quyết sụ cố

Qua tìm hiểu về tình hình hoạt động của khách sạn với các loại tài liệu hồ sơ được sử dụng để phục

vụ công việc quản lý gồm:

5 Thanh toán cho khách

6 Lập báo cáo thống kê

mối quan hệ giữa các hồ sơ tài liệu và các chức năng nghiệp vụ được thể hiện bằng ma trận thự thểchức năng sau (C: create, U : update,R: Read)

4 MÔ HÌNH PHÂN RÃ CHỨC NĂNG CHI TIẾT

4.1 THUÊ PHÒNG

A-SƠ ĐỒ:

CÁC THỰC THỂ

H×nh 3 Ma trËn thùc thÓ chøc n¨ng

b) Mô tả chi tiết

1.1 Yêu cầu: Khi khách co nhu cầu thuê phòng khách làm việ với lễ tân và phải thông báo rõ ràng vềnhu cầu thuê phòng.Từ đó lễ tân có thể sắp xếp phù hợp cho khách

1.2kiểm tra phong trống: lế tân có nhiêum vụ kiểm tra xem phòng nào còn trống và sắp xếp phòngcho khách

0.3 lập phiếu báo ngủ : sau khi sắp xếp phòng cho khách lễ tân lập phiếu báo ngủ cho khách

0.4 giao phòng : sau khi lập phiếu báo ngủ lễ tân cử người giao phòng cho khách

0.5 ghi vào sổ khách: sau khi đã giao phòng lễ tân cập nhật danh sách khách và phòng bằng việcghi vao sổ khách

0.6

4.2TRẢ PHÒNG :

1.4 giao phòng1.5 ghi sổ khách vào

2.TRẢ PHÒNG

1.THUÊ PHÒNG

1.1 Yc thuê phòng

1.3 l ập phiếu báo ngủ1.2kiểm tra phong tr ống

SƠ ĐỒ:

B MÔ TẢ

4.1Yêu Cầu Trả phòng: Khi Khách có yêu cầu trả phòng báo lễ tân

4.2 Kiểm tra phòng : Tiếp đó lễ tân báo cho bộ phận buồng bàn kiểm tra các sự cố và tình trạng các tiện

nghi.(nếu có )

4.3 tiếp nhận phòng: sau khi kiểm tra và giải quyết ,bộ phận buồng bàn tiếp nhận phong.

4.4 ghi vào sổ khách ra: sau khi tiếp nhân phòng trả lễ tân cập nhật lại danh sách khách và phòng bằng việc ghi vào sổ khách ra

4.3 lập hoá đơn TT: Lễ tân dựa vào hai phiếu báo ngủ và phiếu biên nhận để tổng hợp thanh toán

thành tiền

4.3 lập phiếu thu: Khi thanh toán với khách

4.3 DỊCH VỤ

A-SƠ ĐỒ:

B- Mô tả chi tiết chức năng

3.1 yêu cầu dịch vụ: Ngoài việc đăng ký nghỉ tại phòng đăng ký, khách có thể sử dụng các loại dịch vụ

mà khách sạn có thể đáp ứng(ăn uống,điện thoại,hát karaok,bơi, tenní )Khách sẽ đăng ký trực tiếp với lễtân hoạc tổ dịch vụ

3.1 Yc d ịch v ụ

3.3 đáp ứng DV3.2 lập phiếu biên nhận

2.1 yêu cầu trả phòng

2.2kiểm tra phong

2.3 tiếp nhận phòng

2.4 ghi vào sổ khách ra

3.2lập phiếu biên nhận : Lễ Tân dựa vào phiếu biên nhận để thanh toán tiền sử dụng dịch vụ của

6.1 Doanh thu thuê phòng: Khi có yêu cầu báo cáo của lãnh đạo theo thời gian về doanh thu thuê phòng

6.2 doanh thu dịch vụ: Khi có yêu cầu báo cáo của lãnh đạo theo thời gian về doanh thu d ịch v ụ 6.3 Sự cố: Khi có yêu cầu báo cáo của lãnh đạo về các sự cố xảy ra trong khi sử dụng các dịch vụ &

KHÁCH 1.0

THUÊPHÒNG

3.0TRẢ PHÒNG

5.0THANH TOÁN

2.0DỊCH VỤ

4.0

SỰ CỐ

6.0BÁO CÁO

D9 Phiếu sự cố D4 Phiếu báo ngủ

D8 Phiêus thu D7 Hóa đơn tt

D6 Phiếu biên nhận D5 Dach mục dịch vụ D3 Bảng giá phòng

LÃNH

ĐẠO

CÔNG TY

Yêu cầu trả phòng Y/cầu báo cáo

KHÁCH 1.3

Lập phiếu báo ngủ

1.5Ghi sổ khách vào

1.2Kiểm tra phòng chống

1.1Y/c thuê phòng

1.4Giao phòng

3.2.Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:

a)Biểu đồ luồng dữ liệu “1.0.Thuê phòng”

b) Biểu đồ luồng dữ liệu “2.0.Dịch vụ ”

c) Biểu đồ luồng dữ liệu “3.0.trả phòng”

KHÁCH

2.1Y/cDich vụ

2.3đáp ứng dịch vụ

2.2Lập phiêu bien nhậnYêu cầu

D2 Hồ sơ khách D6 Phieu biên nhan

D5 Dach mục dịch vụ

Đáp ứng

Hết dich vụ

Yêu cầu đáp ứng

d) ) Biểu đồ luồng dữ liệu “4.0.sự cố”

KHÁCH

3.1

Có sự cốYêu cầuY/ctrả phòngkiểm tra phòngKHÁCHY/ctrả phòng

3.4ghi sổ khách ra

3.2kiểm tra phòngYêu cầu

D1 Danh mục phòng

Tếp nhận

3.3tiếp nhận phòng

Có sự cố

Ghi sổ

4.1kiểm tra sự cố

4.3lập phiếu

sự cố

4.2gải quyết

2.1Y/ctrả phòng

2.3đáp ứng dịch vụ

2.2kiểm tra phòngYêu cầu

D2 Hồ sơ khách D6 Phieu biên nhan

D5 Dach mục dịch vụ

Đáp ứng

Hết dich vụ

Yêu cầu đáp ứng

KHÁCH

2.1Y/ctrả phòng

2.3đáp ứng dịch vụ

2.2kiểm tra phòngYêu cầu

D2 Hồ sơ khách D6 Phieu biên nhan

D5 Dach mục dịch vụ

Đáp ứng

Hết dich vụ

Yêu cầu đáp ứng

e ) Biểu đồ luồng dữ liệu “5.0.thanh toán”

f ) Biểu đồ luồng dữ liệu “6.0.thanh toán”

KHÁCH

5.1

cập nhật tỷ giá ngọi tện

5.3lập phiếu thu

5.2lập hóa đơnTT

Cap nhật

Yeu cau

Thanh toan

LANH ĐẠO

6.1doanh thu thue phong

6.3

sự cố

6.2Doanh thu dich vụ

D1 Danh mục phòng

D5 Phiếu sự cố

Phiếu biên nhân

D5

6.4kiểm tra phòng

nn

Ngay Thue

Thu

Gio thue

Phuc vu

ThuộcLoai phong

Gia phong

Loaiphong

Nhan vien Cong viec

Gio tra

phiéu báo ngủ

phiéu biên

nhân

su cô

VI – MÔ HÌNH QUAN HỆ

CÁC THỰC THỂ VÀ THUỘC TÍNH

1n

1m

nn

Ngay Thue

Thu

Gio thue

Phuc vu

ThuộcLoai phong

Gia phong

Loaiphong

Nhan vien Cong viec

Gio tra

phiéu báo ngủ

phiéu biên

nhân

su cô

DmKhach (Makhach, HtenKH, Socmt, Quoctich,diachi, Ngayden, thongtinkhac)

DmPhong (SoPhong, Tel, tinhtrang,tiennghi, giaphong, check,Manv)

Dmdichvu (Madv, tendichvu,dongia,Manv)

phiếu báo ngủ(Têndoàn(khách),quốc tịch,ngày(gio)thue,ngay(gio)tra,sophong, giatienPH, loaitien,chutien, manv)

phieubiennhan(Makhach,diachi,ghichu,madv,donvitinh,soluong,giádonvi,thanhtien,tongtienDV,ngaylapPH)

phiêusuco(Makhach,manv,chitiet, ngaylap,ghichu)

Hoadon(mauso,ngaylap,hotenkhach,diachi,sotaikhoan,hinhthucTT,giatienPH,tongtienDV,,tongcongtienTT,tienbangchu,manv)

nhanvien(manv,HotenNV,chucvu,madv,sophong)

su co

MÔ HÌNH QUAN HỆ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN