Chất lượng được thiết kế trước và trong quá trình thực hiện,như vậy để thực hiện đảm bảo chất lượng thư viện ngoài các tiêu chuẩnquy định về cơ sở vật chất trang thiết bị, vốn tài liệu…,
Trang 1Vài suy nghĩ về đảm bảo chất lượng thư viện trường đại học
1 Khái niệm đảm bảo chất lượng
* Theo tiêu chuẩn Việt Nam 5814 Đảm bảo chất lượng là toàn bộ hoạtđộng có kế hoạch và hệ thống được tiến hành trong hệ chất lượng vàđược chứng minh là đủ mức cần thiết để tạo sự tin tưởng thỏa đáng rằngthực thể (đối tượng) sẽ thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu chất lượng
* Có quan niệm cho rằng “Đảm bảo chất lượng có nghĩa là đảm bảo mộtmức chất lượng của sản phẩm, cho phép người tiêu dùng tin tưởng mua
và sử dụng nó trong một thời gian dài Hơn nữa, sản phẩm đó phải thỏamãn hoàn toàn những yêu cầu của người tiêu dùng”
* Trong sản xuất – kinh doanh, đảm bảo chất lượng bao gồm các yếu tốbên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhằm mục đích tạo lòng tin củabản thân doanh nghiệp và khách hàng Nó bao trùm từ các chính sách,chiến lược kinh doanh, mô hình quản lý, kiểm tra, đến các hoạt độngnghiên cứu hoạch định, thiết kế cung ứng sản xuất
Có nhiều quan niệm khác nhau về đảm bảo chất lượng, ở mỗi góc độnghiên cứu tác giả đưa các khái niệm khác nhau Từ các khái niệm và
Trang 2quan niệm trên ta nhận thấy bản chất của bảo đảm chất lượng là tạo lòngtin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Lợi ích mang lại từ việc thực hiện đảm bảo chất lượng là rất lớn Nhờ ápdụng tốt đảm bảo chất lượng mà các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp đãđạt được rất nhiều thành công Đó cũng chính là nguyên nhân làm choviệc thực hiện đảm bảo chất lượng phổ biến và phát triển trên toàn thếgiới Lợi ích tiêu biểu mà việc đảm bảo chất lượng mang lại cho các tổchức, đơn vị, doanh nghiệp như sau:
– Giúp nâng cao chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm, giảm chi phí mởrộng thị trường;
– Giúp kiểm soát được số lượng các sản phẩm kém chất lượng Từ đó,xác định được nguyên nhân và cách khắc phục các lỗi của sản phẩm;
– Giúp kiểm soát được sự biến động của chất lượng sản phẩm;
– Giúp nâng cao lòng tự trọng đối với khách hàng về mức chất lượngsản phẩm đã đưa ra thị trường;
Trang 3– Có nhiều khách hàng mới sẽ giúp tăng tốc độ phát triển của tổ chức,đơn vị, doanh nghiệp, ổn định lao động, nâng cao thu nhập và tổ chức,đơn vị, doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường với chính sảnphẩm của mình;
– Giúp khách hàng có cái nhìn lạc quan đối với tổ chức, đơn vị, doanhnghiệp, đồng thời thu hút được nhiều khách hàng mới
2 Đảm bảo chất lượng thư viện
Trong hoạt động thư viện trường đại học gồm cộng đồng bạn đọc, cán
bộ quản lý và nhân viên thư viện .” Khách hàng” của thư viện là “bạn đọc“, “sản phẩm” của thư viện là các “dịch vụ” cung cấp thông tin,
thông qua quá trình phục vụ đáp ứng nhu cầu thông tin cho bạn đọc Thưviện thực hiện đảm bảo chất lượng bằng cách duy trì và nâng cao chấtlượng trong quá trình phục vụ và trong các hoạt động nghiệp vụ của thưviện
Đảm bảo chất lượng thư viện luôn có sự phối hợp của người quản lý vànhân viên thư viện, giữa cấp trên và cấp dưới Đảm bảo chất lượng thư
Trang 4viện là quá trình xảy ra trước và trong khi thực hiện các hoạt độngnghiệp vụ và phục vụ, mối quan tâm của nó là phòng chống những saiphạm có thể xẩy ra ngay từ bước đầu tiên, phòng ngừa sai sót bằngnhững tiêu chuẩn, những định mức, quy định nghiêm ngặt để đảm bảokhông có sai sót, không có lỗi trong tất cả các chu trình, quy trình củathư viện Chất lượng được thiết kế trước và trong quá trình thực hiện,như vậy để thực hiện đảm bảo chất lượng thư viện ngoài các tiêu chuẩn(quy định) về cơ sở vật chất trang thiết bị, vốn tài liệu…, thì yếu tố cònlại thuộc nhân viên thư viện bằng cách tuân thủ các chuẩn mực, các địnhmức, các quy trình được đặt ra ngay từ đầu Đảm bảo chất lượng thưviện được thực hiện dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau đây:
Tiếp cận từ đầu với bạn đọc của thư viện nắm rõ những yêu cầu vàmong muốn của họ, điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng vì đó là cơ
sở để thư viện xây dựng các tiêu chuẩn, các quy trình phục vụ khoa họcđáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bạn đọc
Tất cả nhân viên trong thư viện cùng tham gia ứng dụng triết lý “Bạn đọc là trên hết”, mọi nhân viên thư viện đều quan tâm đến chất lượng và
đều có trách nhiệm liên quan đến chất lượng Đảm bảo chất lượng thư
Trang 5viện chỉ có thể thực hiện khi từng người, từng tổ nhóm, từng bộ phậnphối hợp với nhau một cách ăn ý nhịp nhàng và thống nhất.
Mọi bộ phận trong thư viện đều phải có trách nhiệm trong việc đảm bảochất lượng, điều này có nghĩa khi có vấn đề về chất lượng thì Ban giámđốc và toàn thể nhân viên trong thư viện đều có trách nhiệm
Trong xu thế quốc tế hóa và toàn cầu hóa hiện nay, đảm bảo chất lượnggiáo dục đang là chủ đề được quan tâm và thúc đẩy phát triển Ở ViệtNam đây là vấn đề đang được Chính phủ, Bộ GD&ĐT, cũng như nhiềutrường đại học quan tâm Đặc biệt Bộ đã ban hành Bộ tiêu chuẩn đánhgiá chất lượng giáo dục đại học (QĐ 65/2007 ngày 1/11/2007), gồm 10tiêu chuẩn và 61 tiêu chí, trong đó tiêu chuẩn 9 là tiêu chuẩn nói về thư
viện, trang thiết bị học tập, cơ sở vật chất khác: “Thư viện của trường đại học có đầy đủ sách, giáo trình, tài liệu tham khảo tiếng Việt và tiếng nước ngoài đáp ứng yêu cầu sử dụng của cán bộ, giảng viên và người học Có thư viện điện tử được nối mạng, phục vụ dạy, học và nghiên cứu khoa học có hiệu quả” Điều đó một lần nữa khẳng định vị
trí quan trọng của thư viện trong việc nâng cao chất lượng giáo dụctrong trường đại học
Trang 6Khi xem xét tiêu chuẩn về thư viện trong Bộ tiêu chuẩn đánh giá chấtlượng giáo dục trường đại học chúng ta thấy tiêu chuẩn còn quá chungchung, định tính không định lượng vì vậy rất khó cho công tác đánh giá.Tiêu chí đưa ra chưa chú ý tới chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư
viện, (lượt bạn đọc, vòng quay của tài liệu) đó mới là vấn đề cơ bản,
những vấn đề đó mới cho thấy giá trị của vốn tài liệu và hiệu quả phục
vụ của thư viện Vì nếu đảm bảo về đầu sách cho một chuyên ngành đàotạo nhưng vòng quay của tài liệu thấp, lượt bạn đọc đến thư viện thấp thìvốn tài liệu có phong phú đến mức nào cũng không phát huy được giátrị Tiêu chí đưa ra không định lượng rõ ràng, cần có quy định rõ về đầugiáo trình và tài liệu tham khảo cho từng chuyên ngành (tự nhiên, xã hội,
kỹ thuật) Bên cạnh đó các điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị cũngcần phải cụ thể hóa, ví dụ tỷ lệ máy tính trên tổng số bạn đọc, hay số tàiliệu điện tử cho mỗi chuyên ngành đào tạo là bao nhiêu? tỷ lệ chỗ ngồitại phòng đọc so với tổng số bạn đọc bao nhiêu là đạt tiêu chuẩn…Ngoài ra còn phải có các tiêu chí thuộc về nghiệp vụ thư viện; như cácchuẩn về nghiệp vụ, các định mức lao động…Tất cả những vấn đề đóđều cần được định lượng một cách rõ ràng, đó sẽ là căn cứ để cho các
Trang 7nhà trường thực hiện đánh giá trong được chính xác khi thực hiện kiểmđịnh chất lượng giáo dục, đồng thời giúp cho thư viện trong các nhàtrường nhận diện chính xác về hiện trạng của thư viện, từ đó có kế hoạchxây dựng và phát triển thư viện để đảm bảo chất lượng thư viện và đảmbảo kiểm định chất lượng giáo dục đại học của nhà trường.
Đảm bảo chất lượng giáo dục trong mỗi trường đại học là mục tiêu tiênquyết mà mỗi nhà trường đều quyết tâm thực hiện Để cơ quan chứcnăng, kiểm định đánh giá và công nhận chất lượng giáo dục trong mỗinhà trường thì đảm bảo chất lượng thư viện đã trở thành một tiêu chíkhông thể thiếu Đảm bảo chất lượng thư viện sẽ giúp thư viện phát huyhết vai trò chức năng và nhiệm vụ, để công tác phục vụ đạt hiệu quả caonhất, đáp ứng và thỏa mãn cho mọi nhu cầu người dùng tin Khi thư việnphát huy hết vai trò chức năng sẽ góp phần tích cực vào việc nâng cao vàđảm bảo chất lượng đào tạo ở trường đại học
Các yếu tố tác động đến quản lý thư viện trường đại học
Trong những năm gần đây vai trò của thư viện đại học Việt Nam đã vàđang được nhìn nhận như là một bộ phận cấu thành quan trọng của
Trang 8trường đại học, góp phần thiết thực vào việc nâng cao chất lượng đào tạotrong mỗi nhà trường, thư viện đại học đã trở thành điều kiện bắt buộc,một trong những tiêu chí đánh giá chất lượng trường đại học, do vậy thưviện trường đại học cần được quan tâm đầu tư mạnh mẽ về con người,
cơ sở vật chất, vốn tài liệu… và đặc biệt phải đổi mới trong công tácquản lý Để quản lý tốt thư viện thì việc nắm bắt các yếu tố tác động đếncông tác quản lý là hết sức cần thiết, và quan trọng
Các yếu tố tác động đến quản lý thư viện gồm các yếu tố bên trong
và bên ngoài nhà trường
PHẦN I CÁC YẾU TỐ BÊN NGOÀI NHÀ TRƯỜNG
1 Luật pháp chính sách
Cũng như các loại hình hoạt động xã hội khác quản lý thư viện bằngpháp luật là một đặc trưng chung của các quốc gia trên thế giới Nước taluật pháp được coi là công cụ dùng để bảo vệ lợi ích chính đáng củanhân dân và mọi tầng lớp xã hội Để luật pháp trở thành công cụ sắc bénđối với việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp và trở thành ý chí chung cho mọi
Trang 9người tự giác chấp hành nội dung của nó, chúng ta cần phải đẩy mạnhcông tác giáo dục pháp luật cũng như hình thành ý thức chấp hành phápluật trong mọi lĩnh vực cho công dân Quản lý hành chính nhà nước vềthư viện được thực hiện khi chủ thể biết dựa vào nội dung của các vănbản pháp quy để giải quyết các nhiệm vụ quản lý Để phát triển sựnghiệp thư viện đòi hỏi phải có một quyền lực đủ mạnh tham gia vàotiến trình quản lý mới có thể làm cho hoạt động đó có được sự phát triểnbền vững, hợp quy luật và đạt tới mục tiêu đã định.
Theo quan điểm của Đảng và Nhà nước, phát triển sự nghiệp thư viện
“để xây dựng, bảo tồn, khai thác và sử dụng vốn tài liệu của thư viện:đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu thông tin giải trí của nhân dân vàtăng cường hiệu lực quản lý nhà nước về thư viện” Do vậy chủ thể quản
lý cần có những khả năng cơ bản như biết phát huy vai trò tích cực củayếu tố luật pháp, chính sách đồng thời biết làm hạn chế mọi sự vận dụngsai lệch luật pháp, chính sách vào hoạt động quản lý trong thực tiễn, biếttạo ra đầy đủ những cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các chức năng,nhiệm vụ, và định hướng mục tiêu phát triển của thư viện
Trang 102 Cơ chế quản lý
Cơ chế quản lý được coi là nhân tố khách quan quy định nội dung củacác mối quan hệ giữa các cấp quản lý hành chính nhà nước về thư viện.Theo cơ chế quản lý thư viện thì phân cấp quản lý được thực hiện lànhằm mục đích làm cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả tối đa và có tácdụng nâng cao ý thức trách nhiệm cho chính người quản lý Nếu sự phâncấp quản lý không được xác định rõ ràng thì sẽ dẫn đến tình trạng vôtrách nhiệm, làm cho chủ thể quản lý khi thực hiện nhiệm vụ quản lýkhông biết rõ nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong công việc Trước khitiến hành thực hiện nhiệm vụ quản lý, người quản lý phải biết rõ quyềnhạn, nhiệm vụ của mình, khi đó mọi nhiệm vụ của hoạt động quản lý sẽđược chủ thể và đối tượng thực hiện tốt hơn Trong quản lý thư viện các
trường đại học hiện nay vẫn còn tồn tại những yếu kém và bất cập (thư viện một số trường đại học vẫn trực thuộc phòng đào tạo hoặc phòng nghiên cứu khoa học…) Chúng ta cần phải tiến hành đổi mới cơ chế
quản lý mà đặc biệt phải biết chú trọng chỉ đạo việc nâng cao năng lực,chất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính nhà nước đốivới thư viện Đổi mới cơ chế quản lý nhằm mục đích phát huy tác dụng
Trang 11tích cực, đồng thời tháo gỡ được mặt kìm hãm của cơ chế quản lý cũ, tạo
ra môi trường thuận lợi cho việc thực hiện mọi nhiệm vụ của hoạt độngquản lý, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ quản lý, phát huy sứcmạnh của tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các chủ thể cũng như đốitượng trong quản lý thư viện
3 Môi trường tự nhiên xã hội
Sự phát triển bền vững của môi trường có tác dụng tạo điều kiện thuậnlợi cho hoạt động thư viện phát triển Đồng thời, khi thư viện phát triểnbền vững góp phần mạnh mẽ vào việc nâng cao chất lượng đào tạo trongmỗi nhà trường, sẽ trở thành nhân tố quan trọng thúc đẩy sự phát triểncủa môi trường Môi trường thực sự đã trở thành một yếu tố quan trọngkhông thể tách rời quá trình quản lý thư viện Việc xây dựng môi trườngthư viện đã được coi như một phần của kế hoạch đảm bảo chất lượng thưviện Việc phát huy ảnh hưởng tích cực của môi trường tự nhiên và xãhội có tác dụng tạo ra được điều kiện thuận lợi đối với việc giải quyếtnhiệm vụ quản lý hoạt động của thư viện trong trường đại học Mục đíchcủa việc phát huy tính tích cực của môi trường là để tạo ra được các thếmạnh cũng như làm giảm thiểu tới mức tối đa những tác động bất thuận
Trang 12có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp từ các yếu tố tự nhiên và xã hộiđến chất lượng hoạt động của thư viện Chủ thể quản lý của thư việncần phải phối hợp với các bộ phận chức năng trong trường học, với địaphương để kịp thời ngăn chặn những tác động và ảnh hưởng tiêu cực từmôi trường, phát huy những tác động tích cực từ môi trường để pháttriển sự nghiệp thư viện.
4 Sự phát triển của khoa học và công nghệ
Khoa học và công nghệ được coi là yếu tố quan trọng góp phần khôngngừng đảm bảo chất lượng của thư viện Việc ứng dụng được nhữngthành tựu của khoa học công nghệ sẽ tạo điều kiện thuận lợi để từngbước đảm bảo chất lượng hoạt động của thư viện Muốn có được hiệusuất cao trong quản lý thì chủ thể cần phải có năng lực tư duy sáng tạo
và biết vận dụng thành tựu của khoa học – công nghệ vào quá trình quản
lý Sự tham gia của khoa học – công nghệ vào chu trình quản lý có tácdụng làm cho việc giải quyết nhiệm vụ quản lý của chủ thể quản lý đượctiến hành thuận lợi và đạt hiệu quả cao hơn Chủ thể quản lý cần tậptrung nghiên cứu và ứng dụng nhanh chóng những thành tựu của các
Trang 13công nghệ hiện đại vào các hoạt động của thư viện Mục 4 Điều 24 Pháp
lệnh thư viện đã nêu: “Tổ chức, quản lý hoạt động nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thư viện” Việc hiện đại
hóa được thư viện sẽ giúp cho việc xây dựng vốn tài liệu (tài liệu truyềnthống, tài liệu số), và việc cung cấp thông tin đạt hiệu quả cao góp phầntích cực vào việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa họctrong các trường đại học Vì vậy cần tăng cường hơn nữa khả năng làmchủ, tiếp thu, cải tiến các công nghệ, rút ngắn thời gian chuyển giaocông nghệ, sớm đưa thành tựu của nó vào ứng dụng trong các lĩnh vựcquản lý nói chung và quản lý thư viện nói riêng “Nghiên cứu ứng dụngthành tựu khoa học công nghệ tiên tiến vào công tác thư viện, từng bướchiện đại hóa thư viện”
PHẦN II CÁC YẾU TỐ BÊN TRONG
1 Chất lượng cán bộ quản lý (CBQL) và cán bộ thư viên (CBTV)
Đội ngũ CBQL và CBTV giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức, quản
lý, điều hành các hoạt động của thư viện, vì vậy CBQL và CBTV phảithường xuyên học tập, rèn luyện để nâng cao phẩm chất đạo đức, trình
Trang 14độ chuyên môn, năng lực quản lý và trách nhiệm cá nhân Mục 3 điều 24
Pháp lệnh thư viện đã nêu: “Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị, văn hóa chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ những người làm công tác thư viện” Chỉ khi nào đội ngũ CBQL và CBTV có đầy đủ những
phẩm chất, năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm quản lý thì việc giải quyếtnhiệm vụ của hoạt động quản lý và chất lượng hoạt động của thư việnmới đạt hiệu quả cao Do đó công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, bồidưỡng trình độ chính trị cho đội ngũ CBQL và CBTV cần được quantâm và tiến hành thường xuyên
2 Chiến lược xây dựng và phát triển của nhà trường
Mỗi một trường đại học, dù là trường có lịch sử phát triển lâu đời haymới được thành lập, thì việc xây dựng chiến lược phát triển nhà trường
có vai trò hết sức quan trọng đối với sự thành bại của nhà trường Đểđảm bảo thực hiện thắng lợi chiến lược xây dựng và phát triển nhàtrường, thì mỗi đơn vị trong trường phải xây dựng kế hoạch công táctrong từng năm và chiến lược phát triển của đơn vị phù hợp với chiếnlược phát triển dài và ngắn hạn của nhà trường Thư viện trong trườngđại học tương ứng như một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của nhà trường,
Trang 15với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, với thế mạnh của thưviện các trường đại học, thư viện các trường đại học đang phát huy mộtcách hiệu quả vai trò và nhiệm vụ, góp phần tích cực vào việc nâng caochất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học, góp phần vàoviệc đảm bảo chất lượng giáo dục trong trường đại học.
3 Điều kiện cơ sở vật chất và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện
Để xây dựng điều kiện, cơ sở vật chất cho các hoạt động nghiệp vụ vàhoạt động quản lý thư viện, chúng ta cần phải biết huy động mọi nguồnlực phục vụ cho công tác quản lý, thực hiện quá trình chuẩn hóa, hiệnđại hóa thư viện Từng bước chúng ta phải tiến hành trang bị đồng bộ vàđầy đủ các phương tiện vật chất và kỹ thuật bố trí hợp lý các yếu tố của
cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác nghiệp vụ và quản lý Từ
đó có thể sử dụng tối ưu sức mạnh của chúng để đảm bảo chất lượng thưviện và nâng cao hiệu quả quản lý Cương quyết không để tồn tại hiệntượng là để cho các phương tiện vật chất, kỹ thuật nằm “chết” trong kho,
mà phải làm cho các chủ thể quản lý được thụ hưởng chất lượng thông