HỆ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TÍCH HỢP

Nó chứa đựng ba thành tố kiến trúc:...48 Các hệ thống bán hàng tự động cho phép việc bán hàng trực tiếp để phát triển các sản phẩm và thu thập các phản hồi từ khách hàng...48 Trung tâm đ

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin chân thành cám ơn thầy giáo, Thạc sỹ Thạc Bình Cường người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho tôi thực hiện đề tài này.

-Tôi xin chân thành cám ơn các thầy cô giáo của trường Đại học Bách khoa, các thầy cô giáo trong Khoa công nghệ thông tin nói chung và các thầy, các cô trong Bộ môn Công nghệ phần mềm nói riêng đã cho tôi những kiến thức quý báu trong suốt 5 năm học tập tại trường.

Xin chân thành cám ơn anh Nguyễn Hùng Linh đã có những ý kiến đóng góp hết sức quý báu và cung cấp tài liệu giúp tôi hoàn thành đồ án này

Và cuối cùng tôi xin được gửi lời cảm ơn đến Công tư đầu tư Gia tuệ - nơi tôi

đã và đang công tác, tới gia đình và bạn bè, những người luôn ở bên tôi vào những lúc khó khăn nhất.

Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2004

Sinh viên

Vũ Trọng Nghĩa

Danh mục các từ viết tắt trong Báo cáo Đồ án tốt nghiệp

Số TT Từ viết tắt Giải nghĩa

1 ERP Enterprise Resource Planning

2 CRM Customer Relation Management

4 EOQ Economic Order Quantity

5 BOMP Bill of Materials Processing

6 MRP Material Requirements Planning

7 MRP II Manufacturing Resource Planning

8 MVC Model – View – Controller

10 JSP Java Server Pages

11 EJB Enterprise JavaBeans

12 J2EE Java 2 Enterprise Edition

1 Hình 2.1 Lịch sử tiến hoá của ERP

2 Hình 5.2 Các kênh thông tin tiếp cận khách hàng

11 Hình 7.3 Khung chương trình (Framework)

12 Hình 7.4 7 package ở tầng cao của Struts framework

13 Hình 7.5 Quá trình gọi hàm execute()

14 Hình 8.1 Các mảng chức năng của ERP

15 Hình 8.2 Cấu trúc phân cấp đơn vị Module Nhân sự

16 Hình 8.3 Use Case Quản lý nhân viên

17 Hình 8.4 Use Case Quản lý đơn vị

2.5.2 Tích hợp 16

2.5.3.Dữ liệu 16

2.5.4.Kiểm tra 16

2.5.5.Lập tài liệu 17

2.5.6.Chi phí đào tạo và chi phí tư vấn 17

CHƯƠNG 4 ỨNG DỤNG CỦA ERP TRONG THỰC TẾ 25

Bán hàng (Sale/Distrubution) 28

Mua hàng (Buy/Purchasing) 28

Tồn kho (Inventory) 28

Sản xuất (Make/Shop Floor Control) 28

Cấu trúc sản phẩm (Engineering) 28

Lập kế hoạch (Planning) 28

Tài chính (Finance/GL) 28

Quản lý nhân sự (Human Resources) 28

Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management) 28

CHƯƠNG 5 HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG ERP 29

5.2.1.Một số điều cơ bản về quản trị dây chuyền cung ứng 33

5.2.2.Hệ quản trị quan hệ khách hàng CRM 40

Cung cấp cho khách hàng các dịch vụ tốt hơn 42

Nâng cao hiệu quả của trung tâm hỗ trợ khách hàng 42

Trợ giúp nhân viên bán hàng thực hiện đơn hàng một cách nhanh nhất 42

Đơn giản hoá tiến trình tiếp thị và bán hàng 42

Phát hiện các khách hàng mới 42

Tăng doanh thu từ khách hàng 42

5.2.2.4.Chu trình của hệ Quản trị quan hệ khách hàng 44 Các doanh nghiệp không thể trung thành với việc phát triển mối quan hệ khách hàng mà không dựa trên việc thiết lập các cơ chế về quan hệ đơn

phương hoặc song phương Các cơ chế này được gọi là “điểm tiếp xúc” hoặc “

các kênh” Nó chứa đựng ba thành tố kiến trúc: 48

Các hệ thống bán hàng tự động cho phép việc bán hàng trực tiếp để phát triển các sản phẩm và thu thập các phản hồi từ khách hàng 48

Trung tâm điều hành, cho phép việc liên lạc trực tiếp khách hàng cũng như qua các hệ thống viễn thông như máy tính hay điện thoại 48

Việc mở rộng các thành phần truy cập Web cho các dịch vụ tự động 49

5.2.2.6.Việc triển khai CRM được tiến hành như thế nào 49

Phản ứng của khác đối với các chiến dịch khuyếch trương và khuyến mãi 50

Ngày thực hiện đơn hàng và vận chuyển 50

Số liệu về mua hàng và bán hàng 50

Thông tin về tài khoản khách hàng 50

Các dữ liệu đăng ký qua Web 50

Các dữ liệu nhân khẩu 50

Các hồ sơ hỗ trợ và dịch vụ 50

Dữ liệu về bán hàng qua mạng 50

CHƯƠNG 6 XÂY DỰNG CÁC ỨNG DỤNG WEB SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ JSP- SERVLET 51

6.1.Lịch sử của WEB 51

6.2.Java Servlet là gì ? 52

Hoạt động rõ ràng hiệu quả hơn Servlet hoạt động trong không gian địa chỉ của web server vì thế không cần tạo ra các tiến trình riêng rẽ cho từng yêu cầu của client 52

Servlet hoàn toàn độc lập hệ thống vì nó được viết bằng JAVA Một vài web server từ các nhà cung cấp như Sun, Netscape, Microsoft đều hỗ trợ servlet API Chương trình phát triển trên các API này có thể chạy trên các môi trường mà không cần biên dịch lại 52

Hệ thống bảo mật JAVA (JSM) trên server có các rào cản bảo vệ tài nguyên trên máy server Bạn sẽ thấy một vài servlet đáng tin cậy 52

Các thư viện cung cấp thư viện đầy đủ để tạo servlet Nó có khả năng kết nối database, applet, các phần mềm khác và cơ chế RMI 52

6.3 Java Server Pages (JSP) 53

JSP là một đặc tả, không phải là một sản phẩm Nó cho phép tiếp cận theo phương pháp “Best of Breed” 54

JSP là ngôn ngữ biên dịch chứ không phải thông dịch Do đó, nó làm cho quá trình xử lý hiệu quả hơn 54

Trang JSP hổ trợ cả kịch bản và sử dụng hoàn toàn Java Trang JSP có thể sử dụng các thẻ có sẳn Người phát triển ứng dụng có thể xây dựng các thẻ cho mình 54

JSP là một bộ phận của J2EE platform và có thể tích hợp nhiều kỹ thuật vào trong nó 54

JSP củng có thuộc tính “Viết một lần, chạy mọi nơi” 54

6.4.Kiến trúc mô hình JSP 1 và 2 54

7.1.Mô hình ba lớp MVC (Model – View – Controller ) 56

Model (M) : là bộ phận thực hiện chức năng nghiệp vụ, nó thay đổi theo từng ứng dụng cụ thể, có thể là truy nhập database hay tính toán một hàm nghiệp vụ nào đó, như thực hiện hàm kế toán, ngân hàng ….Phần này thường được đặt trên server Trong mô hình thì bộ phận này thường được thực hiện bằng JAVA, VB, COM, COM+ … 56

View (V): là tầng presentation trong mô hình, nó chỉ có nhiệm vụ hiển thị dữ liệu, nhận các tác thông tin từ user Cho nên bộ phận này được đặt trên client, và thường thực hiện bằng HTML, ASP, JSP… 57

Controller (C): là middle tier thực ánh xạ giữa View và Model và nó được thực hiện bằng XML, Java … 57

Hình vẽ mô tả quan hệ của ba thành phần : 57

Chặn các request từ phía client 58

Chuyển các request tới các bộ phận dịch vụ để thực hiện 58

Hoặc là gọi các toán tử nghiệp vụ hoặc là uỷ thác tới một handler khác 58

Hổ trợ lựa chọn view tiếp theo cho client 58

Trã về view cho client 58

7.2.Khái niệm khung chương trình (Framework ) 59

Một framework được xậy bởi rất nhiều lớp hay thành phần, mỗi thành phần hay lớp cung cấp một khái niệm trừu tượng nào đó 59

Framework xác định các thành phần trừu tượng tương tác với nhau như thế

nào để giải quyết một vấn đề 59

Các thành phần của framework có thể sử dụng lại 59

7.2.1.Sự hình thành Struts Framework 60

Hiển thị thông tin đầy đủ về tài khoản 61

Chuyển khoản từ tài khoản này sang tài khoản khác 61

Logout 61

7.2.2.2.Phân tích chi tiết bài toán 61

Login 64

Logout 64

GetAccountInformation 64

GetAccountDetail 64

JavaServer Pages 68

Custom tags 68

HTML 68

Java Resource Bundles 68

Struts Action Forms 68

Value Objects 68

CHƯƠNG 8 XÂY DỰNG MODULE NHÂN SỰ TRONG HỆ THỐNG ERP 69

CHƯƠNG 1.TỔNG QUAN VÀ PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN NGHIÊN CỨU

-* -Trong kỷ nguyên thông tin hiện nay, nhu cầu về ứng dụng các sản phẩm Công nghệ thông tin là một vấn đề có tính thiết yếu.Ngày càng nhiều các lĩnh vực của đời sống đưa công nghệ thông tin vào trong các hoạt động của mình

Một trong số những khu vực đưa Công nghệ thông tin vào hoạt động sớmnhất đó là các doanh nghiệp Chính sự áp dụng tin học trong các công tác của mình,các doanh nghiệp lại có sự thúc đẩy trở lại, khiến cho công nghệ thông tin luôn đượcthay đổi và áp dụng mạnh mẽ và hiệu quả hơn nữa đối với các công tác quản lý.

Thông tin trong hệ thống các doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, nó khôngchỉ là các thông tin hành chính, các thông tin về nhân viên, sản phẩm mà còn lànguồn tài nguyên quý giá của mỗi doanh nghiệp trong thời đại bùng nổ của thông tinhiện nay Thêm nữa, việc sử dụng thông tin một cách hữu ích cũng sẽ là một lợi thếcạnh tranh cho các doanh nghiệp

Thông tin của các doanh nghiệp rất đa dạng, nó gồm nhiều loại thông tin từthông tin tĩnh như thông tin các nhân viên, hay thông tin động như thông tin của cácsản phẩm, nguyên vật liệu… Chính vì lẽ đó, việc quản lý các thông tin trong doanhnghiệp là hết sức quan trọng và đôi khi đóng vai trò quyết định trong hoạt động kinhdoanh cua doanh nghiệp ,việc quản lý thông tin một cách tổng hợp và có quy củ sẽ

là một lợi thế của doanh nghiệp – đó là những yếu tố khiến cho mô hình Quản trị doanh nghiệp tích hợp ERP ra đời.

Báo cáo này được thực hiện qua nhiều giai đoạn và được đúc kết rất nhiều từcác bài báo, các tạp chí nghiên cứu trên thế giới về khái niệm, triển khai và nhữnglợi ích, khó khăn khi xây dựng hệ thống ERP

Báo cáo chia làm 8 chương :

Chương 1.TỔNG QUAN VÀ PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN NGHIÊN CỨU Giới thiệu chung về đề tài và hướng tiếp cận đề tài

-Chương 2.HỆ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TÍCH HỢP ERP – đưa ranhững khái niệm cơ bản về một hệ thống ERP , từ định nghĩa chung , lịch sử pháttriển đến các yếu tố chính của một hệ thống ERP

Chương 3.CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG ERP - giới thiệu một sốthành phần chính trong hệ thống ERP được triển khai ở các doanh nghiệp của ViệtNam

Chương 4.ỨNG DỤNG CỦA ERP TRONG THỰC TẾ - những ứng dụng vàkhó khăn trong việc triển khai hệ thống ERP ở Việt Nam

Chương 5.HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG ERP - giới thiệu xuhướng phát triển của ERP trong hiện tại và tương lai, thích ứng với sự biến đổi củacông nghệ Internet.

Chương 6.XÂY DỰNG CÁC ỨNG DỤNG WEB SỬ DỤNG CÔNG NGHỆJSP- SERVLET - Giới thiệu công nghệ JSP – Servlet trong xây dựng các ứng dụngweb

Chương 7 MÔ HÌNH MVC VÀ STRUTS FRAMEWORK - giới thiệu môhình xây dựng ứng dụng web 3 lớp theo khung STRUTS

Chương 8 XÂY DỰNG MODULE NHÂN SỰ TRONG HỆ THỐNG ERP –xây dựng mô phỏng hệ thống quản lý nhân sự và một mô hình CRM

CHƯƠNG 2 HỆ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

TÍCH HỢP ERP ( ENTERPRISE RESOURCE PLANNING )

2.1 Khái niệm Hệ quản trị tích hợp

ERP (Enterprise Resource Planning) là một mô hình quản trị doanh nghiệp dựa trên phân tích hệ thống tổng thể, cho phép người điều hành quản lý và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất Với phần mềm sử dụng giải

pháp ERP, mọi nguồn lực của doanh nghiệp được coi là tài nguyên cần sử dụng

triệt để Đây là dạng mô hình quản lý đang được ứng dụng nhiều trên thế giới, cho

phép gộp mọi công việc quản lý của doanh nghiệp thành một hệ thống tích hợp Hệ thống này sẽ tận dụng tối đa các nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm: Thông tin, tài chính, nguồn nhân lực, khách hàng và nhà cung cấp, thiết bị máy móc, quy trình công nghệ và sản xuất Trong giải pháp ERP, mọi nguồn lực này đều được coi là các tài nguyên cần khai thác hiệu quả Để làm được điều này, mỗi bộ phận của công ty đều phải phối hợp nhịp nhàng, lập ra kế hoạch và quy trình khai thác nguồn lực hiệu quả nhất (theo www.vninvest.com ).

Trong môi trường kinh doanh năng động với nhiều thay đổi bất thường nhưhiện nay, mọi tổ chức đều đang tìm kiếm những phương thức để có được tính cạnhtranh toàn cầu Một trong những yêu cầu sống còn để phát triển là tổ chức phải gầngũi hơn nữa đối với khách hàng và đưa ra được những sản phẩm và dịch vụ giá trịgia tăng trong thời gian ngắn nhất có thể Ðiều này, ngược lại, yêu cầu một sự tíchhợp các quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp ERP (Enterprise ResourcePlanning) là một công cụ chiến lược, giúp các công ty tạo được khả năng cạnh tranhvới sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá các nguồn lực sẵn có

Ví dụ: Xét quá trình tiếp nhận các hoá đơn đặt hàng Hệ thống ERP tiếp nhậnđơn đặt hàng và cung cấp một phần mềm chỉ dẫn tự động hướng dẫn các bước khácnhau để hoàn thành hợp đồng đó Khi một khách hàng truy nhập vào hệ thống ERPthì anh ta có tất cả các thông tin cần thiết để hoàn thành hoá đơn đó Khi một bộphận hoàn thành hoá đơn thì hệ thống ERP sẽ tự động chuyển đến bộ phận kế tiếp

Ðể biết được hoá đơn tới được bộ phận nào thì khách hàng phải truy nhập vào hệthống ERP và truy tìm hoá đơn đó

Có thể áp dụng ERP đối với mọi quá trình kinh doanh Tuy nhiên, trong thực

tế lại không thuận lợi như vậy: quy trình có thể không đạt được hiệu quả do các sự

cố không lường trước được

Ðặc biệt khi áp dụng ERP thì doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ chức vàphương thức kinh doanh của mình Nếu sử dụng ERP để cải tiến cách làm việc củacon người thì chúng ta sẽ thấy được giá trị của phần mềm Nếu chỉ cài đặt phần mềmmới mà không thay đổi phương thức làm việc bạn có thể không thấy được giá trị củaphần mềm Thậm chí, hiệu suất công việc có thể bị giảm khi thay thế một phần mềm

cũ mà mọi người đều biết bằng một phần mềm mới chưa ai biết sử dụng Do vậy, có

thể thấy rằng việc áp dụng ERP ở Việt Nam là một vấn đề hết sức phức tạp Ðặc biệt

là đối với các doanh nghiệp nhà nước khi mà vấn đề thay đổi cơ cấu tổ chức là khó

có thể thực hiện được

2.2.Lịch sử phát triển của ERP.

Hình 2.1 Lịch sử tiến hoá của ERP

Là kết quả của 40 năm tự thử nghiệm và hiệu chỉnh, ERP đã trở thành mộtcông cụ chiến lược bởi sự cải tiến liên tục với những kỹ thuật sẵn có để quản lýdoanh nghiệp cũng như sự tăng trưởng nhanh chóng của lĩnh vực CNTT Trong thập

kỷ 60, các doanh nghiệp đã phải dựa vào các cách thức quản lý tồn kho truyền thống

để đảm bảo sự vận hành trôi chảy của tổ chức Hệ thống được nhiều người biết đến

là Lượng đặt hàng kinh tế - EOQ (Economic order Quantity) Trong phương thứcnày, mỗi một mặt hàng trong kho sẽ được phân tích theo chi phí đặt hàng và chi phítồn kho Một sự cân bằng được thiết lập dựa trên nhu cầu ước tính cho từng giaiđoạn trong một năm, và theo cách này tổ chức sẽ đưa ra được số lượng đặt hàng cótính kinh tế nhất Kỹ thuật này theo nguyên tắc chỉ là phương thức có tính tác độngtrở lại trong việc quản lý hàng tồn kho

Trong thập kỷ 60, một kỹ thuật mới về hoạch định các yêu cầu về nguyên vật liệu, thường được biết đến là MRP đã ra đời Ðây là một hình thức quản lý hàng tồn kho linh hoạt Về cơ bản, kỹ thuật này tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cho sản phẩm cuối cùng dựa trên Kế hoạch sản xuất, dựa vào một cấu trúc sản phẩm cụ thể (được xây dựng dựa trên hoá đơn vật liệu) để đưa ra lịch trình chi tiết các đơn mua hàng hoặc các đơn hàng sản xuất trong đó có tính đến tồn kho hiện tại Nguyên lý của MRP rất đơn giản nhưng tầm quan trọng của dữ liệu liên quan trong một tình huống thực tế lại rất phức tạp đối với thao tác máy tính Nếu việc này được quản lý theo cách thông thường, thì toàn bộ quá trình tốn rất nhiều thời gian Vì vậy, cần phải sử dụng công nghệ máy tính để giải bài toán này.

MRP đã chứng minh được tính hiệu quả của mình trong việc :

• Giảm hàng tồn kho

• Giảm thiểu thời gian dành cho việc sản xuất và giao hàng bằng cách

cải tiến sự điều phối và tránh được sự trì hoãn

• Khiến các cam kết có tính hiện thực

• Tăng cường hiệu suất

MRP được chứng minh là một kỹ thuật rất tốt để quản lý hàng tồn kho,nhưng nó không tính đến các nguồn tài nguyên khác của tổ chức Chính điều này đãlàm ra đời một logic MRP đã được điều chỉnh vào các năm trong thập kỷ 70, đượcbiết đến với tên gọi Closed Loop MRP (tạm dịch là Hoạch định các yêu cầu vật liệutrong vòng khép kín) Trong kỹ thuật này, khả năng sản xuất ra một sản phẩm của tổchức được tính đến bằng cách kết hợp trong một module được gọi là Hoạch định cácyêu cầu về khả năng (CRP-Capability Requirements Planning) Do vậy, vòng phảnhồi được cung cấp từ module CRP sẽ được bổ sung vào Kế hoạch sản xuất nếu thực

tế không có đủ khả năng để sản xuất

Vào thập kỷ 80, xuất hiện nhu cầu tích hợp các nguồn tài nguyên khác trongcủa một tổ chức sản xuất Và như vậy, một hệ thống tích hợp quản lý sản xuất ra đờiđược gọi là Hoạch định tài nguyên sản xuất (MRPII) MRPII được định nghĩa bởi

APICS là: “Một phương thức hoạch định tất cả các nguồn tài nguyên một cách có

hiệu quả trong công ty” Nó tập trung vào việc hoạch định sự hoạt động trong từng

bộ phận, hoạch định tài chính bằng đơn vị tiền tệ và có khả năng trả lời các câu hỏi

“cái gì xảy ra nếu” Nó được tạo thành bởi nhiều chức năng liên kết với nhau: Hoạch

định doanh nghiệp, hoạch định sản xuất, lập chương trình sản xuất chủ đạo, hoạchđịnh yêu cầu nguyên vật liệu, hoạch định yêu cầu năng lực, hệ thống thực hiện theonăng lực và sự ưu tiên Ðầu ra của những hệ thống này sẽ được tích hợp với các báocáo về tài chính, như kế hoạch kinh doanh, báo cáo cam kết mua hàng, giao hàng,ngân sách, tồn kho, …

MRPII tuy nhiên vẫn có một vài mặt hạn chế như: yêu cầu giả thiết thời giansản xuất là xác định, năng lực sản xuất không giới hạn, khái niệm kích cỡ mỗi lôhàng, Trải qua nhiều năm, những công cụ khác đã phát triển để tự động hoá cácquá trình quản lý sản xuất như: Thiết kế có sự hỗ trợ của máy tính, Sản xuất với sự

hỗ trợ của công nghệ vi tính, sản xuất, tích hợp công nghệ vi tính, hệ thống quản lýsản xuất theo định hướng khách hàng, Mặt hạn chế của MRPII và nhu cầu tíchhợp những kỹ thuật mới đã dẫn đến sự phát triển của một giải pháp tích hợp tổng thểđược gọi một cách thông dụng trong các doanh nghiệp là hệ quản trị doanh nghiệptích hợp (ERP) ERP là giải pháp tích hợp khách hàng và nhà cung cấp với môitrường sản xuất của tổ chức

Làm thế nào để một hệ thống ERP lại có thể làm được tất cả những công việcđó? Ý nghĩa của nó dựa trên tiền đề cơ bản là một hệ thống tổng thể sẽ hữu ích hơn

là việc cộng các phần lại với nhau Những hệ thống ứng dụng truyền thống được các

tổ chức khai thác thường xử lý các phần việc một các riêng lẻ Chúng được xâydựng trong các giới hạn của những chức năng cụ thể, tức là một ứng dụng cụ thểđược xây dựng để đáp ứng một công việc Ðối với một hệ thống ERP, nó chấm dứtviệc giải quyết các công việc một cách riêng lẻ như những hoạt động riêng rẽ mà cânnhắc chúng như là những phần của các quá trình được liên kết với nhau tạo nên mộtdoanh nghiệp Hầu hết tất cả những hệ thống ứng dụng điển hình chẳng có gì ngoàicác công cụ thao tác Chúng lưu các dữ liệu, xử lý chúng và hiển thị chúng trongnhững hình thức phù hợp khi được người sử dụng yêu cầu Trong quá trình này, vấn

đề duy nhất là không có sự kết nối giữa các hệ thống ứng dụng được sử dụng bởinhững bộ phận khác nhau Một hệ thống ERP cũng làm những công việc này, nhưngtheo cách khác Có hàng trăm những bảng dữ liệu như vậy, lưu giữ những dữ liệuđược tạo ra như là kết quả của các quá trình giao dịch, nhưng nó không ráp nối cácranh giới giữa các bộ phận hoặc ranh giới chức năng mà được tích hợp lại để nhiềungười có thể sử dụng, với nhiều mục đích tại nhiều địa điểm khác nhau

2.3 Lợi ích của việc áp dụng ERP

Việc tập hợp thống nhất của một hệ thống ERP có thể mang lại những lợi íchđáng kể như giảm thiểu rủi ro, cải thiện tốc độ và hiệu quả, truy nhập thông tin toàndiện hơn Với việc truy nhập thông tin tốt hơn, các nhà quản lý và nhân viên đều cóthể hiểu được rõ hơn về những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp do đó họ sẽ đưa

ra những quyết định kinh doanh tốt hơn Ví dụ: một hệ thống ERP có thể cho phépngười nhập hàng trong bộ phận mua hàng có thể nhanh chóng điều chỉnh đơn hàngnguyên liệu khi có được các thông tin tǎng giảm đơn hàng của khách hàng công ty.Kết quả là doanh nghiệp vừa đảm bảo được lượng hàng cung cấp kịp thời vừa giảmđược chi phí lưu kho

Thông thường chúng ta cần trung bình từ 1 đến 3 năm để cài đặt hệ thống ERP điềunày còn phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và lĩnh vực mà muốn áp dụngERP

Tuy nhiên thời gian không có ý nghĩa quan trọng và mang tính quyết định trong một

dự án ERP Doanh nghiệp cần xác định tại sao cần đến ERP và sẽ sử dụng như thếnào để cải thiện hoạt động kinh doanh

2.4.Vì sao các doanh nghiệp muốn áp dụng ERP ?

Tích hợp thông tin tài chính (Integrate financial information): Các bộ phận

kinh doanh khác nhau có thể có các phương thức hoạt động khác nhau của từng bộphận ERP tạo ra một hệ thống chung mà không nảy sinh vấn đề do mọi người đều

sử dụng một hệ thống như nhau

Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng (Integrate customer order information):

với ERP doanh nghiệp có thể kiểm soát các đặt hàng dễ dàng hơn khi các đơn đặthàng rải rác ở các hệ thống khác nhau mà không được kết nối ERP kết hợp các côngđoạn sản xuất, kiểm kê và vận chuyển giữa các vị trí khác nhau tại cùng một thờiđiểm

Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất (Standardize and speed up manufacturing processes): ERP sẽ chuẩn hoá các phương thức để tiến hành tự

động một số bước trong quá trình sản xuất Chuẩn hoá các quy trình và sử dụng một

hệ thống máy tính tích hợp có thể tiết kiệm thời gian và tăng năng suất

Giảm bớt hoá đơn (Reduce inventory): ERP sẽ giúp cho quy trình sản xuất trở

nên suôn sẻ hơn ERP giúp người sử dụng lập kế hoạch phân phát sản phẩm tới

khách hàng tốt hơn, giảm khâu đánh giá sản phẩm cuối cùng ở kho và nơi nhậnhàng.

Chuẩn hoá thông tin nhân sự (Standardize HR information): Ðối với các

doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh thì HR không có một phương thức đơngiản, thống nhất để kiểm soát thời gian làm việc và liên kết chúng với lợi nhuận vàcác dịch vụ ERP có thể giải quyết vấn đề này

2.5 Những chi phí đằng sau ERP

Trên thực tế , các hệ thống ERP có thể khó triển khai và duy trì Các sản

phẩm đóng gói ERP ban đầu đã rất phức tạp và các bộ phận công nghệ phải luônluôn chỉnh sửa phần mềm để phù hợp với những yêu cầu đặc thù và quy trình củadoanh nghiệp Việc cài đặt một hệ thống ERP là một khối lượng công việc rất lớn cóthể diễn ra trong nhiều tháng, thậm chí hàng nǎm Thậm chí, sau bước triển khai đầutiên một hệ thống ERP phải tiếp tục chỉnh sửa cho hợp và tương ứng với những thayđổi trong doanh nghiệp cũng như trong việc nâng cấp, mở rộng phần mềm

Chính vì sự phức tạp, các dự án ERP rất đắt Trước khi triển khai một dự ánERP, điều quan trọng nhất là hình dung được tổng chi phí cho sở hữu dự án (TotalCost of Ownership -TCO), những chi phí này vượt xa so với giá của riêng phầnmềm ERP Theo nghiên cứu của Meta Group đối với 63 công ty thì giá trung bìnhcho một dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là

2.5.1.Lên kế hoạch và quản lý dự án

Phải dành thời gian và những nỗ lực thích đáng cho việc triển khai một dự ánERP Nhân viên công nghệ và các nhà quản lý của doanh nghiệp phải dành thời gian

và phân nhiệm rõ ràng để nhận thức và đánh giá đúng phạm vi, chi phí và tiến trìnhcủa dự án Quan trọng là việc phân chia trách nhiệm lập kế hoạch cho các nhân viên,những người không chỉ cần phải hiểu biết về công nghệ mà còn phải nắm rõ đượccác yêu cầu kinh doanh và các quy trình của công ty Cũng cần đảm bảo rằng, nhữngngười chỉ đạo dự án cần theo dõi từ bước triển khai ban đầu tới những giai đoạn mởrộng phát sinh về sau

2.5.2 Tích hợp

Các công ty thường đánh giá không đúng mức về thời gian và chi phí cầnthiết cho việc tích hợp phần mềm doanh nghiệp Các hệ thống ERP hiếm khi tồn tạimột cách đơn lẻ mà chúng thường cần phải liên kết với phần mềm và các quy trìnhkinh doanh phức tạp của doanh nghiệp đã có từ trước khi triển khai ERP Bên cạnhphần mềm từ các nhà cung cấp ERP lớn, doanh nghiệp cũng có thể muốn sử dụngcác ứng dụng cung cấp bởi các nhà cung cấp phần mềm khác Ví dụ: Một công tymuốn liên kết hệ thống ERP do SAP sản xuất với một ứng dụng CRM (Quản trịquan hệ khách hàng) của Siebel và phần mềm quản lý thương mại toàn cầu củaVastera Những vụ sáp nhập và thôn tính lẫn nhau của các công ty cũng tạo nênnhững khó khǎn không nhỏ trong việc tích hợp bởi vì các công ty sáp nhập sử dụngcác gói sản phẩm ERP và các khác nhau Ông Dick Kuiper, Phó Chủ tịch MetaGroup cho biêt, một công ty lớn thường sử dụng đến 5 hệ thống ERP, có nhữngcông ty còn sử dụng đến 20 hệ thống ERP

2.5.3.Dữ liệu

Một loạt các vấn đề sẽ phát sinh và chi phí gia tǎng khi giải quyết thực sự với

dữ liệu Khi một doanh nghiệp chuyển từ các hệ thống cũ sang các hệ thống ERP họ

sẽ phải chuyển đổi một lượng lớn dữ liệu để sử dụng trên hệ thống mới Rất nhiềucác dữ liệu cũ khó có thể chuyển đổi nếu không nói là không thể Điều này sẽ dẫnđến việc sẽ phải mất nhiều thời gian và tiền của để nhập lại các dữ liệu vào hệ thốnghoặc đưa chúng vào những quy trình chuyển đổi phức tạp Thậm chí sau khi triểnkhai hệ thống, các dữ liệu này không sử dụng được nữa vì qúa cũ Ví dụ: Hàngtháng, một số các khách hàng và đối tác của một công ty thay đổi địa chỉ của họhoặc một phần khác trong dữ liệu về họ Bà Beth Eisenfeld, một nhà phân tích củaGartner Group ước tính rằng mỗi tháng có khoảng 2% dữ liệu khách hàng của mộtcông ty không còn chính xác Bà Beth Eisenfeld cho rằng nên duy trì nỗ lực xoá các

dữ liệu lỗi thời này Cuối cùng, khi dữ liệu được kết hợp từ nhiều hệ thống để phântích hoặc do hậu quả của các dự án tích hợp, càng nhiều hoạt động có nguy cơ phảixoá bỏ hoặc chuyển đổi

2.5.4.Kiểm tra

Do tầm quan trọng của một hệ thống ERP trong một doanh nghiệp, các hệthống này cần phải được kiểm tra kỹ càng trước khi đưa vào hoạt động thật sự.Không chỉ kiểm tra hệ thống với những dữ liệu giả mà phải sử dụng các dữ liệu thực

sự từ những kịch bản như thật trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp Ví

dụ: Một công ty chế tạo nên cố gắng tập hợp những đơn đặt hàng cũ của khách hàng

và đưa chúng vào cùng với các quy trình tạo sản phẩm, bán hàng và thanh toán Lýtưởng nhất là các nhân viên, những người thực sự vận hành các quy trình cụ thể củadoanh nghiệp, hàng ngày thực hiện các việc kiểm tra Tất nhiên, tất cả những côngviệc trên sẽ cần những khoản đầu tư nhưng những khoản đầu tư này sẽ giảm đáng kểnhững chi phí khác sau khi có những hậu quả xảy ra “khi sập” hệ thống do khôngđược kiểm tra từ trước

2.5.5.Lập tài liệu

Các hệ thống ERP cần nhiều thời gian để triển khai và được sử dụng trongnhiều nǎm ở một công ty Có nghĩa là chúng sẽ tồn tại lâu hơn các nhân viên côngnghệ và các nhà quản lý quy trình kinh doanh, những ngời xây dựng, triển khai vàsửa chữa các hệ thống Việc hướng dẫn bằng tài liệu đối với hệ thống là hết sức cầnthiết, qua đó, các nhân viên mới hoặc nhân viên đến sau có thể hiểu được phần mềm

và tính logic của các quy trình kinh doanh mà hệ thống phục vụ Tài liệu cũng cần

để hỗ trợ các nhân viên tương lai của doanh nghiệp trong việc bắt buộc phải nângcấp, mở rộng và tích hợp các dự án, thường xảy ra trong quátrình phát triển của công

ty Thêm vào đó, tài liệu có thể giúp giảm bớt thời gian tư vấn và giúp những ngườicần tư vấn vạch ra được chính xác phạm vi của các dự án để làm tố hơn giải trìnhchi phí

2.5.6.Chi phí đào tạo và chi phí tư vấn

Một trong những sai sót lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải là họ quên rằng các nhân viên của họ phải làm việc được với một hệ thống ERP mới Các nhânviên phải được đào tạo để vận hành hệ thống và làm như thế nào để kết hợp hệthống này vào các tác vụ kinh doanh quen thuộc của công ty như tìm kiếm và nhập

dữ liệu Hơn thế nữa, một hệ thống ERP mới luôn luôn đồng nghĩa với việc phảidẫn tới thay đổi các quy trình kinh doanh Điều này đòi hỏi phải thay đổi quản lýđối với các nhân viên công nghệ về thực tiễn kinh doanh và tổ chức lại nhân viênquản lý Các nhân viên thường không bằng lòng về sự thay đổi và chống lại nhữngthay đổi này vì họ sẽ phải bắt đầu lại thói quen làm việc và phải tiếp nhận nhữngquan hệ báo cáo mới Cho dù công ty đã đầu tư rất nhiều vào các hệ thống ERPnhưng chúng cũng có thể nhanh chóng sụp đổ hoặc hoạt động với hiệu quả rất thấpnếu công ty thất bại trong việc đào tạo thích hợp cho nhân viên và thay đổi quản lýmột cách hiệu quả

Khi các bộ phận công nghệ đã bắt đầu bố trí nhân viên để giải quyết các côngviệc phát sinh mà đòi hỏi phải khởi động từng phần của một dự án ERP lớn, rấtnhiều các vấn đề đã được đề cập đến nhất thiết phải được tư vấn Nếu thiếu sự quản

lý thích đáng, chi phí tư vấn có thể làm giảm ngân quỹ của doanh nghiệp còn nhanhhơn cả một đàn chuột vớ được một miếng pho mát Một điều quan trọng là phải đảmbảo rằng những nhân viên trong nhóm có đủ khả nǎng để kiểm soát chi phí tư vấn.Hợp đồng tư vấn cần xác định rõ những gì có thể chuyển giao, lịch trình, kỹ nǎngcủa các nhân viên được đào tạo và các mục tiêu đào tạo nhân viên nội bộ Hợp đồng

tư vấn cũng cần đi kèm với một bản thông số kỹ thuật chi tiết, trên đó chỉ rõ nhữngmục tiêu và yêu cầu kỹ thuật Lập kế hoạch và quản lý dự án thích hợp là những yếu

tố quan trọng để kiểm soát chi phí tư vấn

3.1 Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

Module Quản lý nhân sự chịu trách nhiệm về tất cả các thông tin liên quan

đến nhân sự trong doanh nghiệp Thông tin về nhân sự bao gồm Các thuộc tính

(Như Giới tính, Năm sinh, Lý lịch, Quá trình công tác, Nơi ở ), Quá trình công

tác / Phát sinh nhân viên (như: Vị trí công việc từng thời gian, các phát sinh như: Chuyển nơi ở, tăng lương, thăng chức, thôi việc, khen thưởng, kỷ luật ) và các

thông số liên quan đến việc tính lương, thưởng cho nhân viên (như: Lương cơ bản,bảo hiểm xã hội, ngày công, giờ công ) Thông tin nhân sự có tính chất từ tĩnh đến

động (ví dụ: Giới tính là hoàn toàn tĩnh, Nơi ở có thể thay đổi (động ít) cho đến

Ngày công, Giờ công là động (động nhiều) Khi áp dụng module Quản lý nhân sự,

ngoài các thông tin chung có sẵn, doanh nghiệp có thể định nghĩa thêm bớt cácthuộc tính, thay đổi cấu trúc hoặc bổ sung các dạng các tác nghiệp (dạng phát sinhnhân viên) khác nhau đối với nhân viên cho phù hợp với nhu cầu quản lý

Module Quản lý nhân sự giúp bạn thống kê được tình hình nhân sự theo bất

cứ thuộc tính nào, trả lời các câu hỏi về tình hình nhân sự trong doanh nghiệp ví dụ:

Tỷ lệ Nam, Nữ, Độ tuổi trung bình, Số lượng kỹ sư, tiến sĩ, năm vừa qua có bao nhiêu trường hợp tăng lương và tăng như thế nào, Mức lương trung bình trong từng

vị trí công việc Có bao nhiêu nhân viên tốt nghiệp trường Thương mại và ở độ tuổi dưới 30

Chính sách về lao động tiền lương được thực hiện bằng một chức năng động,trong đó, bạn có thể khai báo nhiều nhóm tính lương, mỗi nhóm tính lương tươngứng với một bảng lương, bạn có thể thêm bớt sửa đổi các cột trong bảng lương theo

yêu cầu (mức lương cơ bản, thưởng phạt, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, ngày

công, giờ công ), đặt công thức tính toán giữa các cột trong bảng lương, viết cả các

hàm số phức tạp phục vụ cho việc tính lương, thưởng Đặc biệt, chức năng “Chấmcông” đội ngũ nhân viên theo từng ngày trong tháng sẽ cung cấp số liệu trực tiếpsang bảng lương để có thể tính được tiền lương mà nhân viên được hưởng Tínhđộng cho phép bảng chấm công có thể được thay đổi chi tiết hơn so với mặc định

chỉ theo từng ngày (ví dụ: theo buổi, giờ công ).

Đối với một một hệ thống tính lương phức tạp, các công thức tính lương đôikhi có sự tham gia của nhiều tham số là các biến có thể thay đổi giá trị mỗi khi tínhlương Với chương trình, bạn có thể khai báo số lượng biến này nhiều tới 255 Bạncũng có thể viết các hàm số phức tạp tính toán số liệu từ hệ thống kế toán và gán kếtquả cho các biến này và đặt vào công thức tính lương Tất cả đều phục vụ để doanhnghiệp một hệ thống tính lương hoàn chỉnh, theo yêu cầu đặc thù

3.2.Quản lý công văn, giấy tờ (Official Document Management)

Module Quản lý công văn, giấy tờ lưu trữ tất cả công văn, giấy tờ được gửi

đến từ ngoài hoặc được gửi từ doanh nghiệp ra ngoài Nội dung các công văn, tìnhtrạng xử lý công văn, bộ phận đang lưu giữ đều được ghi lại để theo dõi Đặc biệt,các kế hoạch xử lý các công văn đến, trạng thái phản hồi của đối tác đối với cáccông văn đi kể cả lịch trình về thời gian cũng được theo dõi phục vụ cho việc xử lýthông tin đến và đi một cách kịp thời và có hiệu quả

Bạn luôn luôn có được các thông tin như: Hiện có bao nhiêu công văn đếnchưa xử lý xong, việc xử lý đang thuộc trách nhiệm của phòng ban nào, các côngvăn này đang ở trạng thái nào, kế hoạch xử lý đối với từng công văn ra sao Cáctrưởng phòng cũng luôn biết được hiện bộ phận mình có bao nhiêu công văn chưa

xử lý xong, ai đang chịu trách nhiệm

Module Quản lý công văn, giấy tờ nhắc nhở bạn cần có những động tác kịp

thời trong trường hợp khẩn cấp Nếu một thư phàn nàn của khách hàng bị lãng quên

ở trong tủ mà không được xử lý thì sẽ rất có hại Tất cả các công văn đến và đi đều

được cập nhật vào chương trình và chỉ ở trạng thái Xử lý xong khi mọi công việc liên

quan đến công văn đều đã được hoàn tất, nếu không, các công văn còn ở trạng thái

đang xử lý và bạn sẽ buộc phải có những động tác để xử lý.

Việc thêm mới công văn chỉ được thực hiện bởi phòng ban nhất định (thường

là bộ phận văn phòng) Các phòng ban khác có thể cập nhật số liệu phát sinh chocông văn hoặc xem thông tin liên quan đến công văn mà bộ phận mình đang chịutrách nhiệm

Các thuộc tính của các công văn, cách thức xử lý công văn đều thay đổi từdoanh nghiệp này đến doanh nghiệp khác và đều có thể thêm, bớt cho phù hợp vớitừng doanh nghiệp

3.3.Quản lý khách hàng - bán hàng (Customer Management - Sales)

Module Quản lý khách hàng phục vụ cho phòng kinh doanh Chức năng chủyếu của module này là giúp các nhân viên bán hàng tìm ra được các khách hàng sẽmua hàng của công ty (khách hàng tiềm năng) Các tác nghiệp trong module baogồm việc Cập nhật thêm bớt danh mục khách hàng tiềm năng, nhập các thuộc tínhcủa các khách hàng (Tên, Địa chỉ, Mã số thuế, Phân loại ) Theo dõi, ghi nhận nội

dung chi tiết của tất cả các giao dịch với từng khách hàng (các giao dịch có thể là:

Gọi điện thoại, Gặp trực tiếp, Gửi hợp đồng ) Lên kế hoạch giao dịch, hành động

tiếp theo đối với từng khách hàng Thống kê về các khách hàng tiềm năng theo các

thuộc tính của khách hàng (Công ty, Cá nhân, Loại hình kinh doanh, Quy mô, Lĩnh

vực hoạt động, Địa điểm trụ sở chính, Tên giám đốc, Người liên lạc )

Module Quản lý khách hàng cũng hỗ trợ các công việc như: Làm báo giá,Soạn hợp đồng, Lưu giữ thông tin của bộ phận thực hiện hợp đồng, Theo dõi trạng

thái của các báo giá (ví dụ: Đã gửi, Khách hàng đã nhận được ) và hợp đồng (ví dụ: Đã gửi hợp đồng, Khách hàng đã ký ) Tìm kiếm thống kê các thông tin liên quan đến báo giá, hợp đồng (ví dụ: Các hợp đồng có giá trị >5000 USD, các báo

giá trong khoảng thời gian nào đó, các báo giá đã gửi, các hợp đồng đã ký ).

Một trong những chức năng phục vụ phòng kinh doanh của module Quản lýkhách hàng là việc viết các thư giới thiệu, thư thăm dò cho một số lượng kháchhàng nhất định trong danh sách thỏa mãn các điều kiện lọc theo các thuộc tính của

khách hàng (ví dụ: Thư cám ơn đối với các khách hàng đã ký hợp đồng trong năm

2002, thư chào hàng với các khách hàng có quy mô lớn ) Việc in các thư này được

thực hiện đồng loạt theo mẫu soạn ra (số lượng các mẫu này là không giới hạn) vàcác thư được điền sẵn các thông tin về khách hàng Sau khi gửi thư có thể cập nhậtcác thông tin phản hồi từ khách hàng làm cơ sở để thống kê, nhận xét, đánh giá vàđưa ra các quyết định

Module Quản lý khách hàng giúp cho nhân viên phòng kinh doanh có thểthực hiện các công việc của mình trên máy Lưu trữ lại tất cả các thông tin liên quanđến quá trình giao dịch để tìm ra khách hàng Module này đặc biệt có ý nghĩa đối

với những công ty mà số lượng khách hàng lớn và tăng lên liên tục

3.4.Quản lý đơn đặt hàng (Order processing)

Module Quản lý đơn đặt hàng ứng dụng cho cả doanh nghiệp thương mại vàcác doanh nghiệp sản xuất Phục vụ cho bộ phận mua bán hàng hóa, vật tư (thường

là phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch) Chức năng chủ yếu của module này làgiúp các nhân viên lập kế hoạch, soạn đơn hàng, theo dõi tiến độ thực hiện các đơnmua và bán hàng hóa, vật tư Đảm bảo đủ, kịp thời, tối ưu hàng hóa cho việc bánhàng và vật tư cho sản xuất Module quản lý đơn hàng bao gồm hai sub module là

Đơn đặt hàng người mua (bán hàng) và Đơn đặt hàng người bán (mua hàng):

3.4.1.Đơn đặt hàng người mua (bán hàng) – Sales order :

Module con Đơn đặt hàng người mua có đầu vào là các đơn đặt hàng từ

khách hàng đối với hàng hóa, thành phẩm của doanh nghiệp Nếu là hàng hóa, thànhphẩm thì sẽ được chuyển đổi thành các Packing List (danh mục đóng gói) là tập hợpcác mục hàng hóa theo địa chỉ giao nhận (Ship Address) và địa chỉ ghi hóa đơn(Invoice Address) Các Packing List là căn cứ để vận chuyển hàng bán và việc tạoHóa đơn bán hàng trong module Kế toán Bạn có thể liên kết với module Quản lýkhách hàng bằng cách tận dụng các báo giá đã được thực hiện ở module Quản lýkhách hàng để chuyển thành các đơn đặt hàng của khách hàng mà không cần nhậplại chi tiết các mục trong đơn hàng, nếu không, bạn vẫn có thể cập nhật đơn đặt hàngcủa khách hàng bằng tay thông qua giao diện nhập đơn đặt hàng của chương trình

Sau khi đóng gói hàng, bạn có thể theo dõi việc chuyển hàng cho khách hàng.Khi việc chuyển hàng được thực hiện xong thì có thể kết thúc đơn hàng và chuyểnđơn hàng sang hệ thống kế toán Ở đây, bạn có thể nhập các tài khoản kế toán vàmột số dữ liệu khác (thuế suất thuế GTGT, ngày viết hóa đơn ) để hệ thống kế toán

có đầy đủ dữ liệu Các số liệu này được lưu giữ cho những lần sau để giảm thiểucông sức nhập liệu Các hóa đơn bán hàng có thể được in từ danh mục đơn đặt hàng,hoặc in từ hệ thống kế toán sau khi đã chuyển dữ liệu của đơn hàng sang hệ thống kếtoán

Trong quá trình quản lý đơn hàng, chương trình luôn cung cấp thông tin vềtrạng thái các đơn hàng đã cập nhật, các đơn hàng đã được chuyển thành PackingList, các đơn hàng đã được chuyển sang kế toán Các thông tin này được cung cấpbởi chức năng “Xem số liệu ”

Các thao tác nghiệp vụ không tránh khỏi nhầm lẫn, có thể bạn thực hiệnnhầm hoặc thừa các động tác, hoặc tác nghiệp trên thực tế sau đó bị hủy bỏ, khi đóbạn có nhu cầu hủy các công việc này (đó là hủy việc đóng gói đơn hàng, hủy việcvận chuyển Packing List, hủy việc chuyển số liệu sang kế toán) Bạn sẽ sử dụngchức năng “Hủy tác nghiệp ”

3.4.2 Đơn đặt hàng người bán (mua hàng) – Purchase order

Module con Đơn đặt hàng người bán có đầu vào là các đơn đặt mua hàng.

Các đơn đặt mua hàng hóa, vật tư có thể được tạo ra một cách tự động căn cứ theo

các đơn đặt hàng từ khách hàng và trạng thái tồn kho hàng hóa Các đơn đặt mua vật

tư phục vụ sản xuất phát sinh căn cứ theo các đơn đặt hàng (sản xuất) từ khách hàng(có thể là chính công ty bạn), cơ cấu BOM của thành phẩm (Bill Of Material chứađựng Định mức vật tư cho sản phẩm) và trạng thái tồn kho vật tư hiện tại (lấy từ hệthống kế toán) Các đơn đặt mua hàng hóa, vật tư cũng có thể được tạo ra bằng cáchcập nhật bằng tay vào hệ thống

Sau khi có danh mục đơn đặt hàng tạo tự động hoặc bằng tay, điều đó không

có nghĩa là bạn đã chính thức đặt hàng Bạn có thể chính thức đặt hàng bằng chứcnăng “Chính thức đặt hàng người bán”, ở đây bạn đánh dấu các đơn hàng để chínhthức đặt hàng và in ra các phiếu đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp Sau khi đặt hàng,nhân viên kinh doanh sẽ theo dõi quá trình thực hiện đơn mua hàng và thúc đẩy chođúng tiến độ Khi hàng đặt mua về, bạn có thể kết thúc đơn hàng và chuyển số liệusang kế toán Bạn sẽ không cần phải cập nhật các phiếu nhập hàng vào kho vì cácphiếu này đã được tự động sinh ra dựa theo các số liệu của đơn hàng và một sốthông số kế toán (tài khoản, thuế suất thuế GTGT ) do bạn nhập vào khi đượcchương trình yêu cầu, các thông tin này được lưu lại để bạn không cần phải chỉ ra ởnhững lần sau

Tại bất cứ thời điểm nào, bạn có thể xem được danh mục hàng đã đặt nhưngchưa nhận về để biết được mức độ đáp ứng hàng hóa cho bán hàng và vật tư cho sảnxuất trong thời gian tiếp theo, cũng như có những biện pháp thúc đẩy khi đơn hàng

bị chậm trễ

Tương tự như sub module Quản lý đơn hàng người mua, trong quá trình quản

lý đơn mua hàng, chương trình luôn cung cấp thông tin về trạng thái các đơn muahàng đã cập nhật, các đơn hàng đã được chính thức đặt hàng, các đơn hàng đã đượcchuyển sang kế toán Các thông tin này được cung cấp bởi chức năng “Xem sốliệu ”

Các thao tác nghiệp vụ không tránh khỏi nhầm lẫn, có thể bạn thực hiệnnhầm hoặc thừa các động tác, hoặc tác nghiệp trên thực tế sau đó bị hủy bỏ, khi đóbạn có nhu cầu hủy các công việc này (đó là hủy việc chính thức đặt hàng cho đơnhàng, hủy việc chuyển số liệu đơn hàng sang kế toán) Bạn sẽ sử dụng chức năng

“Hủy tác nghiệp ”

Một trong những mối liên kết rất quan trọng của sub module Quản lý đơnhàng người bán là mối liên hệ với module Quản trị sản xuất Trong trường hợp hàngbán được đặt mua bởi khách hàng là sản phẩm của công ty bạn Khi đó, bạn phải

“đặt hàng” với bộ phận sản xuất Thao tác liên kết này được thực hiện bởi chức năng

“Chuyển đơn đặt hàng sản phẩm thành các lệnh sản xuất” Một lệnh sản xuất là mộtyêu cầu sản xuất ra một số lượng sản phẩm xác định có thời hạn hoàn thành chỉ ra

3.5.Quản lý bảo hành (Maintenance Management)

Module Quản lý bảo hành sử dụng cho các doanh nghiệp cung cấp trang

thiết bị, máy móc có bảo hành (như buôn bán máy tính ) Hàng hóa bán đi đượcbảo hành trong thời gian nhất định Trong thời gian đó, những công việc liên quanđến bảo hành sẽ được quản lý bởi module Quản lý bảo hành

Khi bán hàng hóa, bộ phận bảo hành cập nhật các mục hàng hóa có bảo hành vào

“Danh sách hàng hóa bảo hành” Bạn có thể in phiếu bảo hành tại đây và gửi chokhách hàng Giấy bảo hành làm căn cứ để công ty bạn có trách nhiệm bảo hành chohàng hóa tương ứng

Khi nhận hàng bảo hành (khách hàng mang tới và yêu cầu bảo hành), Ban có

thể truy cập lại dữ liệu trong danh sách hàng bảo hành theo mã số sản phẩm (Seri),

theo khách hàng, theo thời gian mua hàng và biết được hàng có thuộc diện được

bảo hành hay không Nếu được, bạn chấp nhận bảo hành Kể cả trong trường hợpkhách hàng bị mất giấy bảo hành, bạn vẫn có thể biết được hàng có thuộc diện đangtrong thời gian bảo hành hay không và quyết định nhận hay không việc bảo hành

Bộ phận bảo hành đánh dấu mục hàng nhận bảo hành (là trạng thái đang bảohành), cập nhật tình trạng hỏng hóc, lên kế hoạch lịch trình sửa chữa (kể cả chi phí),tiến hành sửa chữa, theo dõi tiến độ công việc bảo hành, khi hoàn thành thì trả lạicho khách hàng tất cả những thông tin của các công việc này được cập nhật, lưu

trữ vào chương trình bằng chức năng “Theo dõi bảo hành” Khi khách hàng gọi

điện hỏi, nhân viên bảo hành luôn trả lời được tiến độ thực hiện công việc bảo hành,

kế hoạch hoàn thành và có những thông tin chắc chắn để khách hàng an tâm

Module Quản lý bảo hành cũng luôn nhắc nhở nhân viên bảo hành về tình

trạng các vụ việc bảo hành, thời gian cần phải hoàn thành công việc và sẽ không có

những hàng bảo hành bị cất vào kho và chìm vào quên lãng cho đến khi khách hàng

“hỏi thăm”

Cuối cùng, bạn có thể thống kê tần suất bảo hành theo hàng hóa, theo thờigian, thống kê về các lỗi sản phẩm nảy sinh và do đó có kế hoạch cải tiến quy trìnhsản xuất hoặc yêu cầu nhà cung cấp giao hàng chất lượng hơn

3.6.Hệ thống cơ sở dữ liệu báo cáo (ReportBase)

Hệ thống cơ sở dữ liệu báo cáo là hệ thống cập nhật các số liệu trên các báo cáo theocác mẫu xác định , lưu trữ lại Hệ thống này đảm bảo các mẫu theo quy định của BộTài chính, đồng thời có chức năng chắt lọc dữ liệu từ các báo cáo phụcvụ cho cáchoạt động sau này của doanh nghiệp

CHƯƠNG 4 ỨNG DỤNG CỦA ERP TRONG

Nhiều định tính trong giám sát, đánh giá

Trách nhiệm không rõ ràng và chưa gắn với quyền lợi

Chưa hạch toán được kết quả sản xuất kinh doanh

4.1.1.2.Các ứng dụng:

Phát triển mang tính tự phát

Không có quy định mang tính thống nhất

Sử dụng nhiều công nghệ khác nhau

Ứng dụng trong phạm vi hẹp

Hiệu quả sử dụng thấp

Hầu như không thể tích hợp được

Khó sửa đổi và nâng cấp

Chưa có tiêu chuẩn về năng suất và chất lượng

Tụt dốc do phải đầu tư quá lớn về tài chính cũng như thiết bị, con người,

mà không thực hiện được giải pháp kinh doanh trên hệ thống mới

Không nhận thức được tầm quan trọng, không muốn chia sẻ thông tin.Việc triển khai không đem lại được nhiều lợi ích như mong muốn.Rủi ro không thể dự báo: người dùng chống lại sự thay đổi quá lớn trongcông việc

4.1.3.Đánh giá lợi ích

4.1.3.1.Từ góc độ kinh doanh:

Phát triển khả năng bán và đặt hàng cũng như đăng ký dịch vụ trênmạng (E-commerce)

Nắm được và điều phối toàn bộ chi phí cho các dự án, từ phần thửnghiệm, thiết bị, dụng cụ, đến các hợp đồng con của dự án, …

Tăng tốc độ giới thiệu các dịch vụ mới đến với khách hàng

Tự động hoá quy trình làm việc

Quyền hạn và trách nhiệm của từng người định nghĩa rõ ràng, dễ đánhgiá chất lượng công việc

4.2.Các chức năng của hệ thống ERP của một số nhà cung cấp trên thế giới

Các nhà cung cấp trên thế giới thường cung cấp các gói có chức năng giốngnhau Các package cơ bản là: tài chính (Financial), sản xuất (Manufacturing), phânphối (Distribution) và quản lý nhân sự (Human Resources)

Mỗi gói chương trình có thể có những chức năng khác nhau cho từng ngànhkhác nhau

Một số nhà cung cấp ERP lớn và các chức năng của hệ thông

Chức năng SAP R/3 PeopleSoft Oracle BaanERP J.D.

Bán hàng (Sale/Distrubution) Mua hàng (Buy/Purchasing) Tồn kho (Inventory)

Sản xuất (Make/Shop Floor Control) Cấu trúc sản phẩm (Engineering) Lập kế hoạch (Planning)

Tài chính (Finance/GL) Quản lý nhân sự (Human Resources) Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management)

Từng module này thi hành các tác vụ của mình, và số liệu được lưu trữ trong

cơ sở dữ liệu tập trung tại server Khi có một nhu cầu phát sinh (từ một đơn đặthàng, từ kế hoạch kinh doanh được hoạch định trước ) ERP sẽ nhìn vào cơ sở dữliệu, dựa vào cấu tạo của sản phẩm, tình trạng hiện thời của lượng tồn khi, của nănglực sản xuất, của tình hình tài chính để đưa ra thông tin hiệu quả nhất cho những

quyết định sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Nguyên vật liệu nào còn thiếu?Khi nào phải đặt hàng? Nhà cung cấp nào là tối ưu? Sản xuất lượng hàng đó mất baonhiêu thời gian? Trạm làm việc nào trong nhà xưởng còn đang thừa công suất? Lúcnào bắt đầu sản xuất? Giao hàng như thế nào? Các vấn đề tài chính nào sẽ chịu tácđộng?

Mỗi module lại có mối quan hệ chặt chẽ với những module khác Khi một tác

vụ được thực hiện tại một module, số liệu kết quả các của module có quan hệ cũngchịu tác động đồng thời Nếu một lượng vật tư do nhà cung cấp mang đến được nhậpvào kho ở module Tồn Kho, số liệu đó sẽ tự động xuất hiện ngay ở tài khoản phải trả(A/P), đồng thời số liệu trong module Mua hàng cũng thay đổi tương ứng

Tất cả số liệu phát sinh ra trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, đượcghi nhận lại trong cơ sở dữ liệu tập trung của doanh nghiệp, vì vậy nó còn phục vụcho công tác báo cáo, thống kê, hoạch định chiến lược kinh doanh

CHƯƠNG 5 HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ

THỐNG ERP

-* -5.1.Những thay đổi của ERP trong hiện tại và tương lai

Hệ thống ERP được sử dụng từ giữa thập niên 70, khi đó nó chạy trên máyMainFrame Các xí nghiệp đã phải đầu tư một khoản tiền rất lớn để có hệ thống lớn

và phức tạp này, nhưng nó làm cho các xí nghiệp phải phụ thuộc hoàn toàn vào nótrong quá trình hoạt động Do hệ thống có quá nhiều đe doạ nên các nhà cung cấpERP đã dần dần thay đổi công nghệ triển khai để tránh những sai lầm tốn kém

Tuy các hệ thống ERP có thay đổi nhưng thay đổi rất chậm Ví dụ người ta đã

nói về mô hình client/server từ đầu những năm 80 nhưng đến những năm 90, mô

hình này mới được sử dụng

Ngày nay, ERP vẫn tuân theo sự phát triển của công nghệ và sự phát triển củathị trường Bốn khuynh hướng chính của ERP hiện nay là: cải thiện khả năng tíchhợp và khả năng linh động, mở rộng với các ứng dụng e-business, mở rộng hơn sốngười sử dụng và tuân theo các công nghệ Internet

5.1.1.Tăng cường khả năng tích hợp, tính linh động

Khái niệm sự tích hợp chính là ERP Ý tưởng ban đầu là tạo một ứng dụng

mà bao gồm cơ sở dữ liệu tích hợp, tập các mã lệnh và giao diện người dùng để liênkết thành các thông tin có ích cho quy trình hoạt động và kinh doanh Do đó sẽ rất

có ý nghĩa nếu sự tích hợp có thể mở rộng đến với các công ty khác Tích hợp haiứng dụng của một nhà cung cấp là một điều khó khăn, nhưng tích hợp sản phẩm củanhiều nhà cung cấp còn khó khăn hơn rất nhiều

Ðể giảm sự khó khăn khi kết nối giữa các hệ thống khách hàng yêu cầu cácnhà cung cấp, cần phải cung cấp cấu trúc mở, tăng cường tính linh động và hỗ trợtính toán theo tiêu chuẩn Hầu hết các nhà cung cấp đáp ứng bằng cách chuyển dầnsản phẩm của họ theo một số chuẩn như là COM, DCOM và CORBA Tuy nhiênphần lớn các trường hợp, nó vẫn còn khó khăn, tốn kém và rất tốn thời gian để tíchhợp các công ty với các hệ thống ERP khác nhau

5.1.2.Mở rộng với các ứng dụng e-business

Cuối thập niên 90 yêu cầu về hệ thống ERP đã giảm xuống bởi vì thị trường

đã bão hoà và khách hàng đã không còn ảo tưởng do rất tốn kém thời gian và chi phítốn kém trong qúa trình triển khai ERP Lúc này rất nhiều nhà cung cấp ERP đã

chuyển sang đề nghị các ứng dụng về e-business có khả năng tự động hoá các quy

trình kinh doanh như: thu mua (procurement), quản lý dây chuyền cung cấp (supplychain) và quản lý quan hệ khách hàng (customer relationship management)

Sau đây là một số các ứng dụng e-business và các module mà một số nhà cung cấpcho khách hàng:

Sales force automation (SFA): làm tăng thêm khả năng của người đại diện bán

hàng (sales representatives ) bởi tự động hoá các tiến trình như: thu thập, phân loại

và tổ chức toàn cảnh quá trình bán Các phần mềm SFA có thể giúp đỡ một sốnhiệm vụ thực hiện đều đặn như: quản lý các cuộc liên lạc và định lịch các cuộc hẹn

Customer relationship management: (CRM) thu thập và tổ chức các dữ liệu về

khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau Các phần mềm CRM cho chúng ta một cáinhìn rất sâu sắc về các hành vi của khách hàng, nhờ đó công ty có thể áp dụngnhững chiến lược hợp lý để thu được lợi nhuận cao hơn

E-procurement: tăng cường khả năng hiệu quả của các hoạt động mua nguyên vật

liệu Nó giúp cho những người có trách nhiệm tương tác với các nguồn cung cấp quamột số đặc điểm như: qua các bản liệt kê, qua các đề nghị hoặc qua yêu cầu định

giá

Supply chain management: tự động lập lịch và điều chỉnh dây chuyền cung cấp của công ty từ việc tập trung, theo dõi nguyên vật liệu và các thành phần

Business intelligence: nghiên cứu một cách nhìn vào nguồn gốc của các hoạt động

đang tồn tại và cho chúng ta cái nhìn mới vào các cơ hội sẽ có Mục tiêu của nó làtrợ giúp các nhà quản lý trong các quyết định một cách cẩn thận, năng động và cóthể cảnh báo trước

5.1.3.Mở rộng hơn số người sử dụng

Theo truyền thống trước đây chỉ có người quản lý có trách nhiệm đối với một

số chức năng đặc thù (nhân sự, tài chính, bán hàng) mới có quyền truy nhập hệthống ERP Nhưng ngày nay thì tất cả đã thay đổi, hệ thống ERP là hệ thống mở đốivới các công ty, đối với các công ty khác, đối với khách hàng Mở rộng quyền truynhập đối với một nhóm người đồng nghĩa với việc thay đổi quy trình kinh doanh củacông ty, điều này phải được tính toán kỹ lưỡng trước khi thêm khả năng này Ngoài những người sử dụng như trước ngày nay hệ thống còn có 3 loại người đượcphép truy cập:

Multi-enterprise users: các hoạt động kinh doanh thường mở rộng ra ngoài phạm

vi của công ty, trong dây chuyền hiện đại có hàng trăm hoặc hàng nghìn công ty đềucung cấp các sản phẩm để sản xuất một loại hàng hoá Rõ ràng rằng nếu các công tyđều chia sẻ thông tin thì việc quản lý quá trình sản xuất sẽ hiệu quả hơn

Self-service users: các nhân viên có thể sử dụng hệ thống để thực hiện một số thao

tác như xin phép nghỉ ốm hoặc đi nghỉ thay vì như trước đây phải điền một số thủtục bằng giấy tờ, và chiếm dụng một khoảng thời gian của nhân viên phòng nhân sự

Mobile users: sự xuất hiện của mạng không dây và các công cụ linh động đã làm

cho việc kết nối với các đại diện kinh doanh, các đại lý dịch vụ, và người điều hành

dễ dàng hơn, công việc của họ ngày càng năng động hơn

5.1.4.Thích nghi với Internet

Internet là một tác động làm thay đổi bộ mặt ERP mạnh mẽ nhất ERP là mộtnền tảng cho sự tích hợp , là một tiềm năng tuyệt vời bởi khả năng sẵn có rộng lớn

và khả năng áp dụng các công nghệ tiên tiến nhất Một số nhà cung cấp đang sửa đổi

các sản phẩm của họ để có thể sử dụng các ứng dụng (application servers), Web

server, HTTP, Java, và XML

Giao diện trình duyệt đang được các nhà cung cấp ERP cho vào các ứng

dụng client của họ, vì thế người sử dụng có thể truy cập vào hệ thống của họ bằngbất cứ một máy nào có kết nối Internet Giao diện thân thuộc tự nhiên của trìnhduyệt Web làm cho người mới sử dụng rất dễ học do đó giảm được chi phí cho việcđào tạo

Các nhà cung cấp ERP như: Oracle, PeopleSoft và SAP đang giới thiệu các

module chính (portal module) có thể cung cấp cho người sử dụng một khung nhìn

kiểu trình duyệt có thể tuỳ chọn để thêm vào có thể là dữ liệu hoặc một số quy trình

đã xác định được các chức năng công việc Ví dụ một người bán hàng trong công ty

có thể cung cấp thông tin liên lạc, các hoá đơn cũ, bảng điền thông tin, và lịch trình

mà không phải truy lấy thông tin từ các phòng khác như như trước đây: nơi sản xuất,nhà kho, phòng nhân sự …

Một số nhà cung cấp lớn đồng thời cũng cung cấp một số module cho phépcác công ty thiết lập và quản lý các cuộc giao dịch an toàn, hoặc các module tạm gọi

là e-market cho phép mở rộng các quy trình của công ty tới các đối tác Mới đâu SAP đã kết hợp hai module: portal module và e-market thành một module Với

module này người sử dụng trong công ty và ngoài công ty có thể sử dụng sự traođổi để điều khiển cuộc bán đấu giá, đặt mua vật liệu, tương tác hay quản lý dây

chuyền cung cấp (supply chains).

Các công ty, xí nghiệp lớn đang dựa vào công nghệ thông tin hơn bao giờ hết

để mở rộng và phát triển Với khả năng tuân theo các công nghệ mới và thoả mãncác đòi hỏi của khách hàng, hệ thống ERP ngày nay đang nắm vai trò trung tâm của

sự mở rộng đó

5.2.Hai hướng tiếp cận mới của hệ thống ERP trong tương lai

Do sự phát triển ngày càng nhanh của các ứng dụng Thương mại điện tử ( Commerce ) nên trong thời gian gần đây, hệ thống ERP có xu hướng chuyển sang

E-việc tiếp cận với môi trường kinh doanh B2B ( Business – to – Business ) hay B2C (Business – to – Customer ) Trong đó hệ thống ERP được nhìn nhận như một hạtnhân và giao tiếp với bên ngoài qua hai hệ thống chính là Quản trị dây chuyền cungứng và Quản trị quan hệ khách hàng ( SCM và CRM )

5.2.1.Một số điều cơ bản về quản trị dây chuyền cung ứng

Quản trị dây chuyền cung ứng là sự kết hợp giữa nghệ thuật và khoa học,nhằm cải thiện phương thức tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu, phương thức sảnxuất sản phẩm, dịch vụ và cuối cùng là chuyển sản phẩm, dịch vụ hòan thành đếnkhách hàng Quản trị dây chuyền cung ứng là một yếu tố quan trọng trong thươngmại điện tử B2B

Quản trị dây chuyền cung ứng là sự kết hợp giữa nghệ thuật và khoa học,nhằm cải thiện phương thức tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu, phương thức sảnxuất sản phẩm, dịch vụ và cuối cùng là chuyển sản phẩm, dịch vụ hòan thành đếnkhách hàng Quản trị dây chuyền cung ứng là một yếu tố quan trọng trong thươngmại điện tử B2B Một quy trình quản trị dây chuyền cung ứng tốt, với sự hỗ trợ củacác phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp các công ty trong việc tự động hoá, tối ưu hoáquá trình thu mua nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

5 nhân tố cơ bản về quản trị dây chuyền cung ứng :

Kế hoạch Đây là một phần chiến lược trong quản trị chuỗi hoạt động cung ứng.

Các công ty cần một chiến lược để quản trị tất cả các nguồn lực, nhằm đáp ứng nhucầu của khách hàng về sản phẩm, hay dịch vụ của công ty Một phần lớn trong việclập kế hoạch là phát triển một hệ thống đo lường để giám sát dây chuyền cung cấpsao cho dây chuyền này họat động hiệu quả, tiết kiệm, mang lại cho khách hàng cácsản phẩm chất lượng cao

Nguồn lực Cần chọn các nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng nhu cầu nguyên vật

liệu cho họat động sản xuất Thiết lập một hệ thống định giá, giao hàng và quá trìnhthanh tóan với các nhà cung cấp, tạo ra các công cụ đo lường, giám sát và cải thiệnchất lượng hợp tác Các bên nên cùng nhau quản lý, kiểm kê danh mục hàng hóa haydịch vụ, bao gồm việc vận chuyển, giao nhận, kiểm tra, chuyển đến nhà máy sảnxuất, và cuối cùng là quá trình thanh toán

Thực hiện Đây là khâu sản xuất Cần liệt kê các họat động cần thiết cho việc sản

xuất, thử nghiệm, đóng gói và chuẩn bị cho việc giao hàng Việc đánh giá chấtlượng, sản lượng đầu ra và nǎng suất công nhân là một khâu cần nhiều sự tính tóan,giám sát nhất trong dây chuyền cung ứng

Giao hàng Đây là phần việc mà nhiều người thường cho là “công tác hậu cần” Đây

là sự kết hợp của việc nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, phát triển mạng lưới khohàng, giao hàng và thiết lập hệ thống chứng từ để thanh toán

Hàng bị trả lại Đây là phần khá rắc rối trong chuỗi cung ứng Nó bao gồm việc tạo

mạng lưới để nhận hàng lỗi, hàng thừa mà khách hàng trả lại và hỗ trợ các kháchhàng gặp rắc rối với hàng đã nhận

Phần mềm quản lý dây chuyền cung ứng sẽ làm gì ?

Phần mềm quản lý hệ thống cung ứng có lẽ là nhóm ứng dụng phần mềm rờirạc nhất trên thế giới Mỗi khâu trong 5 khâu chính của quá trình cung ứng trước đâyđược vạch ra với hàng chục nhiệm vụ riêng biệt, mỗi nhiệm vụ đôi khi lại có nhữngphần mềm riêng Một số công ty lớn đã cố gắng thu thập, lắp ghép các phần mềmkhác nhau vào một nền chung, tuy nhiên, chưa ai có được một gói phần mềm hòanchỉnh Tích hợp các chương trình phần mềm khác nhau vào một hệ thống thực sự làmột “ác mộng” Có lẽ, cách tốt nhất đối với phần mềm quản trị họat động cung ứng

là chia nó thành 2 loại: phần mềm giúp lập kế hoạch cung ứng, và phần mềm thựcthi chính các bước trong chuỗi cung ứng đó

Phần mềm lập kế hoạch cung cấp (SCP): Sử dụng các thuật toán giả định để

tǎng hiệu quả và tốc độ của dây chuyền cung ứng, giảm lượng hàng tồn kho Độchính xác của SCP phụ thuộc hoàn toàn vào thông tin Chẳng hạn, nếu bạn là nhàsản xuất hàng tiêu dùng bán lẻ, đừng hy vọng phần mềm sẽ lập kế hoạch cho bạnchính xác nếu bạn không cung cấp các thông tin cập nhật, chính xác về các đơn hàng

từ khách mua lẻ, số liệu doanh thu từ các cửa hàng bán lẻ, nǎng lực sản xuất và khảnăng giao hàng Có những ứng dụng lập kế hoạch phù hợp cho cả 5 phần chínhtrong dây chuyền cung ứng đã được nêu ở phần trên Ưngs dụng được coi trọng nhất(và cũng phức tạp và dễ mắc lỗi nhất) là xác định nhu cầu Mục đích của ứng dụng

này là xác định xem, nhà máy sẽ phải sản xuất bao nhiêu sản phẩm để đáp ứng cácnhu cầu khác nhau của khách hàng.

Phần mềm thực hiện họat động cung ứng (SCE): Hướng vào việc tự động hóa

các bước khác nhau trong quá trình cung ứng Đó có thể chỉ đơn giản là các đơn đặthàng tự động thường lệ của nhà máy cho nhà cung cấp về các nguyên liệu sản xuất

Về mặt lý thuyết, bạn có thể tập hợp các thông tin bạn cần để cho vào cácứng dụng SCP từ các hệ thống phần mềm cũ (hệ thống di sản) (với phần lớn cáccông ty, đây là các bảng tính Excel, được sử dụng phổ biến trong hầu hết các lĩnhvực), nhưng trên thực tế, rất khó để tập hợp các thông tin nhanh chóng và đáng tincậy từ tất cả các lĩnh vực của công ty ERP là một công cụ mạnh tích hợp tất cả cácthông tin trong một ứng dụng duy nhất, và các ứng dụng SCP sẽ tận dụng được mộtnguồn duy nhất này để thu thập các thông tin cập nhật

Phần lớn các giám đốc phụ trách công nghệ thông tin đang thử lắp đặt cácứng dụng SCP cho biết, họ thấy rất may là trước đây đã dùng ERP Họ gọi các dự ánSCP là “sắp đặt hệ thống thông tin vào trật tự

Tất nhiên, ERP khá tốn kém và khó khǎn, vì vậy chúng ta có thể dùng một số cáchkhác để thu thập thông tin cho các ứng dụng SCP mà không cần dùng ERP từ trước

Các ứng dụng SCE thì ít phụ thuộc hơn vào việc thu thập thông tin từ công

ty, vì vậy chúng khá độc lập với ERP Nhưng vấn đề là bạn sẽ cần các ứng dụngSCE phải tương thích với ERP trong một số trường hợp Cần phải chú trọng đến khảnǎng tích hợp của SCE với Internet, với ERP, hay với các ứng dụng SCP, bởiInternet đang hướng đến nhu cầu tích hợp thông tin Chẳng hạn, nếu bạn muốn xâydựng một website cá nhân để giao tiếp với các khách hàng và các nhà cung cấp, bạn

sẽ cần tập hợp dữ liệu từ các ứng dụng SCE, SCP và ERP để có các thông tin cậpnhật nhất về đơn hàng, thanh toán, tình trạng sản xuất và giao hàng.

Mục đích của việc cài đặt phần mềm quản trị dây chuyền cung cấp?

Trước khi Internet xuất hiện phổ biến, mong muốn của những người sử dụng phầnmềm dây chuyền cung cấp chỉ là cải thiện khả nǎng dự đóan nhu cầu khách hàng vàgiúp cho họat động cung cấp được trôi chảy, hiệu quả hơn Nhưng khi Internet trởnên phổ biến với các ưu điểm nhanh, rẻ, cùng với các chuẩn truyền thông được chấpnhận trên tòan cầu,nhu cầu về phần mềm đã mở rộng rất nhiều Hiện nay, về lýthuyết, bạn có thể kết nối dây chuyền cung ứng của mình với dây chuyền của cácnhà cung cấp và khách hàng trong một mạng lớn duy nhất, làm giảm chi phí và tǎng

cơ hội cho các bên tham gia Đây chính là lý do của sự bùng nổ B2B (business tobusiness); với ý tưởng là tất cả các bên đối tác trong quá trình kinh doanh sẽ đượckết nối với nhau thành một đại gia đình đoàn kết

Tất nhiên, trên thực tế, để có thể thực hiện được ý tưởng lạc quan đó ít nhấtcũng phải mất nhiều nǎm Nhưng cho dù B2B chỉ bùng nổ trong một vài nǎm, một

số ngành cũng đã tạo được những bước tiến đáng kể, đặc biệt là các công ty sản xuấthàng tiêu dùng đóng gói sẵn (hàng bán lẻ cung cấp cho các siêu thị, các cửa hàngdược phẩm), công ty công nghệ cao và ô tô Nếu hỏi các công ty thành công trongnhững lĩnh vực trên về điều họ mong đợi từ việc cải thiện dây chuyền cung ứng,chắc chắn họ sẽ trả lời chỉ bằng một từ duy nhất : sự rõ ràng

Dây chuyền cung cấp trong hầu hết các ngành sản xuất giống như một vánbài lớn Người chơi không muốn chìa bài của mình ra vì họ không muốn lộ thông tinvới bất kỳ ai Nhưng nếu họ “chơi bài ngửa” thì tất cả đều có lợi Các nhà cung cấp

sẽ không phải dự đóan số lượng nguyên liệu sẽ được đặt hàng, các nhà sản xuất sẽkhông phải đặt thêm lượng hàng dự phòng cho các trường hợp bất thường ngòai kếhoạch Và các nhà bán lẻ sẽ không rơi vào tình trạng hết hàng bán hoặc tồn hàngnhiều nếu họ chia sẻ thông tin về doanh số sản phẩm tại cửa hàng cho nhà sản xuất.Internet giúp cho việc chia sẻ thông tin dễ dàng hơn, tuy nhiên, hàng thế kỷ kinhdoanh theo kiểu không tin tưởng và thiếu hợp tác giữa các đối tác đã khiến chophương pháp này khó áp dụng ngay

Sự hợp tác trong dây chuyền cung ứng là gì ?

Chúng ta sẽ lấy ngành sản xuất hàng tiêu dùng đóng gói làm ví dụ cho sự hợptác Có 2 công ty cung cấp hàng tiêu dùng nổi tiếng mà tên của nó đã trở thành từcửa miệng trong các gia đình, đó là Wal-Mart và Procter & Gamble Trước khi haicông ty này bắt đầu hợp tác trong những nǎm 80, các nhà bán lẻ rất ít khi chia sẻthông tin với các nhà sản xuất Nhưng sau đó hai công ty khổng lồ này xây dựngmột hệ thống phần mềm kết nối P&G với các trung tâm phân phối của Wal-Mart.Khi các sản phẩm của P&G tại các trung tâm phân phối giảm đi, hệ thống này gửimột thông báo tự động đến P&G để chuyển thêm hàng Trong một số trường hợp, hệthống này cũng quản lý các cửa hàng Wal-Mart riêng lẻ Hệ thống này cho phépP&G giám sát các giá hàng thông qua đường kết nối trực tuyến bằng vệ tinh và gửithông báo đến các nhà máy ngay khi một món hàng của P&G được đưa qua máyquét tài quầy thanh toán.

Với loại thông tin cập nhật từng phút này, P&G biết rõ khi nào tốt nhất để sảnxuất, vận chuyển và bày thêm hàng tại các cửa hàng của Wal-Mart Họ không cầngiữ đầy sản phẩm trong kho để chờ Wal-Mart đặt hàng Quá trình thanh tóan theo đócũng được tự động hóa P&G đã tiết kiệm rất nhiều thời gian, giảm số hàng tồn vàchi phí đặt hàng nhờ hệ thống này, qua đó, cung cấp cho Wal-Mart giá cả hợp línhất

Cisco Systems, công ty sản xuất các thiết bị mạng, cũng rất nổi tiếng về sựhợp tác trong dây chuyền cung ứng

Cisco có một mạng lưới các nhà cung cấp, nhà phân phối, nhà sản xuất theođơn đặt hàng được liên kết với nhau qua mạng extranet (mạng nội bộ mở rộng) củaCisco, hình thành nên một hệ thống dây chuyền cung ứng ảo trên mạng Khi mộtkhách hàng đặt mua một sản phẩm của Cisco trên mạng, chẳng hạn như một bộ địnhtuyến, đơn đặt hàng này sẽ tự động phát một loạt tin nhắn tức thời đến nhà sản xuấtchuyên lắp ráp bảng mạch in Trong khi đó, các nhà phân phối được lệnh cung cấpcác thiết bị chung của bộ định tuyến như nguồn điện chẳng hạn

Các nhà sản xuất theo đơn đặt hàng của Cisco, trong đó có những nhà sảnxuất chỉ lắp ráp các phần phụ như giá đỡ bộ định tuyến, hoặc thực hiện phần hoànthiện sản phẩm, đều biết rõ các quá trình thực hiện của đơn hàng, bởi họ có quyềntruy nhập vào mạng extranet của Cisco và kết nối đến hệ thống dây chuyền cungứng của hãng này

Ngay khi các nhà sản xuất kết nối với mạng của Cisco, mạng nội bộ này bắtđầu kiểm tra các hoạt động lắp ráp của các nhà sản xuất để đảm bảo mọi hoạt độngthông suốt Nhà máy lắp ráp sẽ gắn mã vạch lên bộ định tuyến, cắm các dây cáp đểthử kích hoạt trong một mạng mô phỏng Một trong những dây cáp tương ứng vớiphần mềm thử nghiệm tự động của Cisco Nó sẽ đối chiếu mã vạch với đơn đặt hàng

để kiểm tra xem bộ định tuyến mới này có đáp ứng đúng số lượng cổng, bộ nhớ màkhách hàng yêu cầu Nếu tất cả đều đạt yêu cầu, phần mềm của Cisco sẽ đưa ra tênkhách hàng và thời gian chuyển hàng để nhà thầu phụ có thể thực hiện nốt phần cònlại Như vậy là không cần nhà kho, không dự trữ hàng, không cần các đơn đặt hàngchi tiết bằng giấy, chỉ cần một chương trình phần mềm đã điều khiển dây chuyềncung ứng của Cisco một cách tự động, trực tuyến và đồng thời ở mọi nơi Dâychuyền này sẽ tự điều hành chỉ trừ khi có một tình huống bất thường xảy ra, làmngừng một khâu nào đó trong quá trình cung ứng Những người ưa chuộng phầnmềm quản lý dây chuyền cung ứng gọi điều này là “quản trị các tình huống ngoạilệ” Người quản lý sẽ không cần phải làm gì, nếu mọi việc vẫn trôi chảy như thườnglệ

Nếu có một điểm yếu trong hệ thống hợp tác này thì đó là nó đã không đượcthử nghiệm trong những giai đoạn khó khǎn, chẳng hạn như những giai đoạn gầnđây Mạng Cisco được thiết kế để quản lý sự tǎng trưởng mạnh mẽ của công ty.Thực hiện quyết định phân phối sẽ dễ dàng hơn nếu các quyết định đó chỉ liên quanđến sản xuất thêm hoặc bán thêm các sản phẩm

Tuy nhiên, Cisco và hệ thống mạng lưới cung cấp cũng đã thích ứng vớinhững cơn suy biến của nền kinh tế Trong thời kỳ suy thóai kinh tế, khi nhu cầu sảnphẩm sụt giảm mạnh và lượng hàng tồn kho của Cisco và các đối tác cung cấp tǎngcao (cũng như phần lớn các nhà sản xuất công nghệ cao thời kỳ đó), hệ thống mạnglập tức dừng tất cả các đầu mối cung cấp Cisco đã buộc phải xem xét lại các tínhnǎng của phần mềm lập kế hoạch cung ứng Họ thấy rằng phần mềm SCP quản lýtrong thời kỳ suy thóai không tốt như thời kỳ tǎng trưởng và đã chỉnh sửa khuyếtđiểm này

Cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp sẽ gặp phải những rào cản nào ?

Tạo được sự tin cậy từ các đối tác và nhà cung cấp Tự động hóa dây chuyềncung ứng đặc biệt khó khǎn vì nó liên quan các hoạt động nằm ngòai tầm kiểm sóat

của công ty Các đối tác của bạn sẽ phải thay đổi cách làm việc để thích ứng vớimạng lưới cung ứng do bạn thiết lập Chỉ có các nhà sản xuất lớn và có thế lực mới

có thể khiến các nhà cung cấp thực hiện những thay đổi như vậy Phần lớn các công

ty phải làm việc với các đối tác ngòai hệ thống Hơn nữa, những mục đích của bạntrong việc thiết lập hệ thống cung ứng có thể là sự đe dọa đến các nhà cung cấp.Chẳng hạn, sự hợp tác giữa Wal-Mart và P&G có nghĩa là P&G phải nhận lãnhnhiều trách nhiệm hơn trong việc quản lý hàng tồn kho Wal-Mart có nhu cầu về sảnphẩm của P&G, nhưng đồng thời cung cấp cho P&G các thông tin phản hồi về nhucầu sản phẩm của Wal-Mart, nhờ đó giúp cho P&G có kế hoạch sản xuất hiệu quảhơn Để các đối tác cung ứng đồng ý hợp tác, bạn phải hứa hẹn sẽ giúp họ đạt đượcnhững mục tiêu riêng của họ

Sự ủng hộ từ nội bộ

Nếu việc ứng dụng hệ thống dây chuyền cung ứng với bên ngòai là rất khókhǎn, thì ngay cả với nội bộ công ty, việc này cũng không hẳn dễ dàng Nếu khôngthuyết phục được nhân viên rằng sử dụng phần mềm sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian,nâng hiệu quả, thì họ sẽ tìm cách né tránh kiểu làm việc này Bạn đâu có thể cắtđường dây điện thoại và máy fax chỉ bởi vì đã có phần mềm dây chuyền cung cấp đểthay thế

Sẽ có nhiều sai lầm trong thời gian đầu Hệ thống dây chuyền cung ứng mới

xử lý các dữ liệu theo chương trình lập sẵn, nhưng công nghệ không thể hiểu về lịch

sử làm việc của công ty và xử lý tình huống tốt trong những tháng đầu tiên ứng dụngphần mềm Những nhân viên dự báo và lập kế hoạch phải hiểu rằng những thông tinđầu tiên từ hệ thống có thể phải được điều chỉnh Nếu không được báo trước về một

số điều bất hợp lý ban đầu của hệ thống, họ có thể cho rằng hệ thống này vô dụng

Đã có trường hợp, khi một nhà cung cấp trong ngành ô tô vừa mới cài đặt một ứngdụng dự báo về họat động cung ứng, nhằm tính trước nhu cầu sản phẩm, liền có mộtđối tác đặt mua một lượng linh kiện lớn bất ngờ Hệ thống phần mềm lập tức dự báonhu cầu sản phẩm sẽ rất lớn, dựa trên mỗi dữ liệu đầu tiên là đơn đặt hàng lớn bấtthường đó Từ những con số dự đóan sai lầm đó, hệ thống đã đặt một lọat đơn hàngcho các nhà cung cấp nguyên liệu trong dây chuyền cung ứng Công ty đã phát hiện

ra vấn đề này chỉ khi có một nhà dự báo đã gạt bỏ số liệu do hệ thống đưa ra và sửdụng con số tính toán của mình