khảo sát phần mềm Quản lí hồ sơ học sinh của trường tiểu học vĩnh lợi

Được sự hướng dẫn của Thầy Hiệu Trưởng trường tiểu học Vĩnh Lợi thành phố Huế, để tìm hiểu thu thập tư liệu, nghiên cứu về công tác tổ chức và cách thức quản lí hồ sơ của học sinh đầu và

LỜI NÓI ĐẦU :

Đã có nhiều người nói rằng, ngành tin học chỉ ứng dụng được cho các ngành công nghệ kĩ thuật, nhưng thật ra nhiều ứng dụng của nó đã góp nhiều thành quả mọi lĩnh vực Việc khác, nó tham gia vào công tác quản lí và xử lí thông tin một cách có hiệu quả và thiết thực nhất Trong đó, có cả ngành Giáo dục và Đào Tạo Tin học không chỉ đơn thuần là soạn thảo văn bản, công văn cho các cuộc họp hội thảo, mà nó còn tham gia vào việc quản lí hàng ngàn học sinh hay lưu trữ một khối lượng thông tin lớn : như hồ sơ sổ sách hay điểm số của học sinh

Từ bao năm qua, mà bình thường nhân viên không làm được như thế Nếu không có tin học, thì bộ phận quản lí thông tin của trường sẽ trở nên cồng kềnh, chậm chạp, tốn nhiều thời gian công sức và dễ dẫn đến nhầm lẫn và sai sót

Như các bạn đã biết, mỗi trường đều có cách quản lí hồ sơ học sinh theo phương pháp riêng của mình Do vậy, việc viết chương trình cho máy tính, vừa đáp ứng được phương pháp quản lí hồ sơ học sinh riêng của họ, phục vụ tốt cho việc quản lí hồ sơ của người sử dụng máy và người quản lí đỡ vất vã hơn

Được sự hướng dẫn của Thầy Hiệu Trưởng trường tiểu học Vĩnh Lợi thành phố Huế, để tìm hiểu thu thập tư liệu, nghiên cứu về công tác tổ chức và cách thức quản lí hồ sơ của học sinh đầu vào, đầu ra cũng như từng năm học, tiến hành phân tích hệ thống để thiết kế và cài đặt chương trình “Quản lí hồ sơ học sinh” của trường tiểu học Vĩnh Lợi

Từ thực tế trên, cộng với một số kiến thức đã tiếp thu được, được sự chỉ bảo tận tình của cô Vũ Thị Khương Vinh và thầy cô trường tiểu học Vĩnh Lợi, đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện cho em hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian nghiên cứu thực hiện đề tài này

PHẦN I :

KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC

VĨNH LỢI

I Giới thiệu về trường tiểu học Vĩnh Lợi :

Trường tiểu học Vĩnh Lợi trước đây là trường tiểu học tư thục Việt Hương Cũ Trường được tiếp quãn từ tháng 5 - 1975 Từ khi tiếp quãn trường chỉ có 5 lớp, từ lớp 1 đến lớp 5 Sau mỗi năm học, trường phát triển dần cho đến bây giờ

Đến năm học 1979 - 1980, vì nhu cầu học sinh, trường đổi thành trường phổ thông cơ sở Vĩnh Lợi, từ lớp 1 đến lớp 9 Qua năm học 1990 - 1991 trường chuyển đổi lại cấp I Vĩnh Lợi, có từ lớp 1 đến lớp 9 Từ đó đến nay, trường phát triển mạnh qua từng năm học

Từ năm học 1995 đến năm 2003, thầy Huỳnh Hảo đến nhận chức vụ Hiệu Trưởng, với tài lãnh đạo khôn ngoan khéo léo, lo xây dựng trường sở đạo đức tác phong tốt, nên hình thức trường thấy tiến bộ rõ rệt và từ đó đến nay, tám năm liền trường Vĩnh Lợi đã đạt trường tiên tiến xuất sắc cấp tỉnh

Trường hiện tọa lạc trên số 33 đường Nguyễn Huệ, phường Phú Nhuận thành phố Huế Trước trường là đường Nguyễn Huệ, đối diện với trường là nhà thờ Dòng Chúa Cứu Thế, bên phải trường là kiệt 31, bên trái là kiệt 35 Chung quanh trường dân cư đông đúc, đa số là gia đình cán bộ công nhân viên

Khuôn viên trường chiều dài 45m, chiều rộng 40m Tổng diện tích là 1800m2 Trường nằm dài phía sau mô đất dãy lầu 3 tầng, rộng thoáng mát Trước trường là một sân chơi lớn đủ để cho hơn 1000 học sinh vui chơi thoải mái Mỗi tầng lầu đều có 7 phòng (tức là trường có 21 phòng) Tầng có phòng Hiệu Trưởng, phòng giáo viên, còn lại 20 phòng cho các lớp học, sinh hoạt bình thường

Ngoài ra còn có các phòng xép khác, để làm phòng thư viện, phòng y tế, phòng giáo vụ, phòng Đoàn Đội, phòng vi tính điện nước đầy đủ cho học sinh dùng thoải mái Ngoài ra trường còn có các lớp bán trú cho các khối lớp 1 và khối lớp 2 để cho các em, có đầy đủ điều kiện học tập rèn luyện suốt ngày

Hàng năm trường tiểu học Vĩnh Lợi, thường tổ chức nhận hồ sơ khối lớp 1 vào đầu tháng 8

Năm học 2002 - 2003 trường có :

- Khối lớp 1 : 5 lớp (3 lớp bán trú) 200 học sinh

- Khối lớp 2 : 6 lớp (3 lớp bán trú) 272 học sinh

Tổng số học sinh năm 2003 : 1332 học sinh

II Tìm hiểu bài toán :

1 Tìm hiểu bài toán quản lí hồ sơ học sinh :

Do nhu cầu phát triển của xã hội ngày càng cao, bởi vậy nhu cầu cập nhật và xử lí thông tin ngày càng phong phú và phức tạp, công việc phải thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả, nó đòi hỏi lao động trí óc, tốc độ và sự nhạy bén cao Việc xử lí một số lượng học sinh đông như thế khá phức tạp Bài toán thường đặt ra là phải chi tiết những thông tin tổng quát về học sinh như : tổng số học sinh theo từng năm, từng khối, từng lớp, tổng số học sinh nam, nữ hoặc một thông tin căn bản nhất về một học sinh : Họ và tên, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, Họ và tên cha, mẹ, quá trình học tập, khen thưởng

Bài toán quản lí hồ sơ học sinh bao gồm tất cả các công việc có liên quan đến hồ sơ học sinh, các giai đoạn cập nhật dữ liệu, xử lí bổ xung thông tin có thay đổi, báo cáo các số liệu theo nhu cầu cũng như trong việc thống kê, in ấn danh sách các loại theo yêu cầu của Ban Giám hiệu

2 Quá trình quản lí HSHS tại trường tiểu học Vĩnh Lợi :

Qua khảo sát tại trường tiểu học Vĩnh Lợi, công việc quản lí hồ sơ học sinh như sau :

Cũng như các trường tiểu học khác, hằng năm trường tổ chức nhận hồ sơ khối lớp 1 và tốt nghiệp tiểu học Khối lớp 1 những học sinh thuộc trong tuyến (tức là nằm trong khu vực của trường sẽ được vào học)

Hồ sơ tuyển sinh khối lớp 1 gồm có :

- Giấy mời (trường phát)

- Một đơn xin nhập học

- Giấy khai sinh

- Lệ phí

- Bản sao hộ khẩu

Tuyển sinh khối lớp 1 còn thiếu, lúc đó mới nhận học sinh ngoại trú (tức là khác khu vực của trường) phải đầy đủ mọi giấy tờ, nhưng phải có giấy chứng nhận mẫu giáo mới được vào học

Tốt nghiệp tiểu học, trường đạt kết quả cao

3 Mục tiêu của bài toán :

Mục tiêu của việc quản lí hồ sơ học sinh ở trường tiểu học Vĩnh Lợi là xây dựng hệ thống thông tin quản lí trên máy, đáp ứng nhu cầu, thông tin một cách nhanh chóng, rõ ràng, mạch lạc, có thể đáp ứng cập nhật hàng ngày, chuẩn hóa thông tin một cách chính xác

Yêu cầu :

- Phải lưu hồ sơ, sửa đổi thông tin khi cần thiết

- Tìm kiếm, thống kê và đưa ra những danh sách học sinh theo yêu cầu III Cơ cấu tổ chức của trường tiểu học Vĩnh Lợi :

BỘ GIÁO DỤC

SỞ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO THỪA THIÊN HUẾ PHÒNG GIÁO VỤ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HUẾ

TRƯỜNG TIỂU HỌC VĨNH LỢI

HIỆU TRƯỞNG HIỆU PHÓ

KẾ TOÁN GIÁO VỤ THỦ QUỸ THƯ VIỆN

KHỐI 1 KHỐI 2 KHỐI 3 KHỐI 4 KHỐI 5

TỔNG PHỤ TRÁCH ĐỘI PHỤ TRÁCH PHỔ CẬP PHỤ TRÁCH Y TẾ

PHẦN II : PHÂN TÍCH TKHT

A Phân tích hệ thống QLHSHS :

Mục đích : Phân tích hệ thống và chức năng xử lí thông tin kết quả đưa ra là biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu

1 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống QLHSHS :

Mô hình phân cấp chức năng là mô hình cho biết được cái nhìn tổng quát của hệ thống, nó là bước để đi vào phân tích hệ thống về các thao tác xử lí

Xuất phát từ phần khảo sát hệ thống cũ thì hệ thống mới theo xu hướng phân tích từ trên xuống dưới, ta sẽ liệt kê các chức năng của hệ thống và các chức năng này được phân theo nhóm chức năng và được xếp gần nhau, chúng được đánh số theo thứ tự và theo nhóm

Gồm có các mức sau :

Mức 1 : Hệ thống quản lí HSHS

Mức 2 : Gồm có các chức năng sau:

- Hệ thống :

• Đăng kí : + Đăng kí quyền sử dụng (người sử dụng mật khẩu)

+ Hiệu chỉnh quyền sử dụng

• Xây dựng bộ mã (khối, lớp)

- Quản lí HSHS :

• Nhập HSHS

• Hiệu chỉnh danh sách (sửa, xóa, sắp xếp )

• Nhập điểm (theo danh sách khối, lớp)

- Tìm kiếm :

• Theo mã học sinh

• Lớp

• Quê quán

- Báo cáo :

• Thống kê thổng hợp theo khối, lớp

• Danh sách bảng điểm

• Danh sách lưu ban, lên lớp

• Thống kê thành tích học tập

• Báo cáo tổng hợp

B Các biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữ liệu :

SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG QUẢN LÍ HSHS

QUẢN LÍ HSHS

CẬP NHẬT HSHS

KHỐI

LỚP

MÔN HỌC

HSHS

DÂN TỘC

TÔN GIÁO

THEO KHỐI THEO LỚP HỌ VÀ TÊN THEO NĂM SINH THEO QUÊ QUÁN NƠI SINH

T HỢP THEO KHỐI

T HỢP THEO LỚP

T HỢP THEO ĐIỂM QUÊ QUÁN

KHEN THƯỞNG

T HỢP THEO MÔN HỌC

BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH

BĐLDL mức khung cảnh được xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình Nó dùng để vạch ra những ranh giới hệ thống, mà không phân tích, buộc chúng ta phải xem xét mọi ràng buộc bên ngoài hệ thống Nó là cơ sở của quá trình xây dựng luồng dữ liệu

BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH

PHÒNG GIÁO VỤ

QUẢN LÍ HSHS

HỌC SINH

BAN GIÁM HIỆU

YÊU CẦU

TRẢ LỜI

PHÒNG GIÁO

VỤ

QUẢN LÍ

TÌM KIẾM THEO KHỐI

BÁO CÁO

BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 1 : QUẢN LÝ HỒ SƠ

PHÒNG GIÁO VỤ

Lớp

Lớp

Khối

Khối

Môn Học

Môn học

HSHS

HSHS

Dân Tộc

D Tộc

Tôn Giáo

Tôn Giáo

Quê quán

Q quán

Khen thưởn g

K.thưởng

Kĩ luật

Kĩ Luật

Phân rã chức năng 2 : Tìm Kiếm

PHÒNG GIÁO VỤ

Tìm

Kiế

m

Theo

Khối

Mã Khối

Tìm Kiế

m Theo Lớp

Tên Lớp

Tìm Kiế

m Theo Tên

Mã HS

Theo Nơi Sinh

Nơi Sinh

Theo Quê Quán

Quê Quán

Theo Năm Sinh

Năm Sinh

Ban Giám Hiệu BÁO CÁO

Phân rã chức năng 3 : Báo Cáo

PHÒNG GIÁO VỤ

Tổng

hợp

theo

Khối

Khối

Tổng hợp theo Lớp

Lớp

Môn Học

Môn Học

Điểm

Điểm

Báo Cáo

Ban Giám Hiệu

Sơ đồ thuật toán : Nhập hồ sơ học sinh

Sơ đồ thuật toán tìm kiếm Hồ sơ học sinh theo mã:

Begin

Nhập Học sinh

Bạn muốn nhận tiếp

End

Bạn muốn lưu trữ

Dữ liệu đã lưu

Begin

Nhập mã HS cần tìm Ktra mã HS đã có Hiển thị HS đã tìm

PHẦN 3: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1)Bảng Hồ sơ học sinh

no

kiểm

2)Bảng khối:

3) Bảng lớp:

Bạn muốn nhận tiếp

End

Mã lớp Text 4

Lớp

2,3,4

4)Bảng kỷ luật :

KL

Thời gian Date/ti

me

Dd/

mm

Thời gian

5)Bảng khen thưởng:

thưởng

6) Bảng tôn giáo:

7)Bảng môn học:

8)Bảng điểm:

9)Bảng dân tộc:

sinh

Gioit inh

Dant oc

Diachi

001 Hồ Minh Anh 24.02.

80

nguyễn huệ

Nhật

81

trần phú

quang

81

đình phùng

minh

81

phan đình

ánh

81

phú

nguyễn minh

80

đình phùng

80

nguyễn huệ

81

hòang diệu

80

nguyễn chí

ngọc

huyền 15.08

80

văn thụ

quỳnh

81

thường kiệt

phan

80

duẩn

81

nguyễn thái

80

châu trinh

81

phú

phương

82

nguễn huệ

nhật

80

bội châu

MICROSOFT ACCESS

I- Tổ chức cơ sở dữ liệu (CSDL)

1) Tổ chức file CSDL :

Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft các phiên bản

phổ biến của Access là 1.0, 2.0, 95 (70) và 97(8.0) Ngầm định, các tiệp tin CSDL

Microsoft Access có phần mở rộng là *.MDB (Microsoft Database)

Trong một file CSDL có chứa:

♦ Table: bửng dữ liệu

♦ Query: Các cấu trúc vấn tin, thông kê số liệu theo ngôn ngữ SQL

♦ Form : Các màn hình hộp thọai

♦ Macro

♦ Reports : Các biểu mẫu báo cáo

♦ Moduls : Phần mã lệnh viết bằng Visual Basic

Trong các thành phần trên của Microsoft Access, table được sử dụng để lưu trữ dữ liệu Các thành phần còn lại là các công cụ trợ giúp cho xử lý số liệu (nhập liệu,

in ấn, báo cáo )

Khi làm việc với CSDL, có thể chọn một trong hai chế độ

• Dùng chung: Chế độ cho phép khai thác chọn một trong hai chế độ nhiều người dùng Khi làm việc trong chế độ này, song song với file CSDL sẽ phát sinh một file khác có cùng tên và có đuôi là LDB (looked database)

• Exclusive : Chế độ làm việc với một người, chế độ này thường được sử dụng trong trường hợp cần can thiệp về mặt hệ thống của CSDL

Bản thân CSDL của Microsoft Access được tổ chức theo cơ chế bảo mật Độ tin cậy của khóa bảo mật tăng dần từ phiên bản 1.0 đến 97 Có thể thiết lập mật khẩu cho người sử dụng có tên là Admin (Adminis trator) và có thể tạo các users và phân quyền người sử dụng của họ

Các phiên bản Microsoft Access cao hơn luôn hỗ trợ công cụ để có thể đọc và chuyển đổi được các file của các phiên bản thấp hơn

Về mặt tổ chức làm việc, trong CSDL nluôn phát sinh các thông tin tạm thời và

“rác”, đặc biệt trong trường hợp xóa dữ liệu Do vậy, Microsoft Access được thiết kế với công cụ xáo phân đọan dữ liệu, gọi là Compact Database

2) Cấu trúc dữ liệu:

Thành phần chính của CSDL là các bảng dữ liệu( table) Table bao gồm các trường dữ liệu(fields) Mỗi trường dữ liệu trong M.Access được đặc trưng bởi ba thông tin cơ bản:

 Tên trường: (Field name) có thể dài tới 64 ký tự, có thể sử dụng dấu cách (Space) và các ký tự tiếng việt(nửa thứ hai của bảng mã ASCII)

 Kiểu dữ liệu: (Data type) kiểu dữ liệu thay đổi dần tùy theo phiên bản của M.Access.Phiên bản 8.0 ( Microsoft Access97) có các kiểu dữ liệu sau: Text, memo,number, currency, date/time,yes/no,

 Chú thích: (Description) được sử dụng để ghi chú về trường dữ liệu

Trong số liệu các kiểu trường dữ liệu cua M.Access, một số kiểu có tính chất giống như trong các hệ CSDL khác Ở đây cần lưu ý đến một số kiểu sau:

• Auto number: Đây là kiểu dữ liệu đặc biệt của M.Access Giá trị của trường dữ liệu này được phát sinh bởi M.Access., không có giá trị trùng lặp và không thể cập nhật được Trường này có thể sử dụng làm các trường khóa để liên kết dữ liệu Sau khi sử dụng công cụ compact database, các giá trị của trường này tương ứng với bảng ghi đã bị xáo sẽ bị lọai bỏ và sau đó sẽ được phát sinh lại cho các bảng ghi mới

• Hyperlink: được sử dụng để liên kết các trang Web

• Lookup wizard: đây cũng là một kiểu dữ liệu đặc biệt của M.A, kiểu này cho phép kết nối số liệu từ bảng dữ liệu này sang bảng dữ liệu khác Về bản chất, kiểu dữ liệu này giống như query được cập nhập tự động

• Ole object: Sử dụng để kết nối ứng dụng theo công nghệ OLE của M.A, kích thước của đối tượng Ole có thể lên tới 1 GB

II Một số vấn đề về thiết kế và xây dựng trong Microsoft access –

1) Đánh giá tổng quan:

a) Yêu cầu phần cứng và hệ thống:

Trong các phiên bản của Microsoft access, phiên bản 1.0 và 2.0 là những phiên bản 16 bit, có thể hoạt động trong môi trường Microsoft windows 3.11 hoặc Microsoft windows 95,97 Các phiên bản sau đòi hỏi hệ điều hành 32 bit thật sự Do vậy, yêu cầu về phần cứng đối với các phiên bản cũng khác nhau, phụ thuộc vào hệ điều hành cấu hình phần cứng ảnh hưởng rất rõ rệt đến tốc độ làm việc của ứng dụng

b) Khả năng hỗ trợ lập trình: Nếu xét về phương diện tổ chức hệ thống, tính bảo mật của ứng dụng và công cụ hỗ trợ lập trình, Microsoft access 97 là phiên bản có nhiều ưu điểm nhất Bản thân Microsoft access không chỉ thuần tuý là một file dữ liệu mà thực sự là một hệ quản trị CSDL với công nghệ Database Moojt file MDB sau khi được thiết kế hoàn hảo, có thể hoạt động như một ứng dụng, bao gồm tất cả cá yếu tố cần thiết từ kho dữ liệu cho đến công cụ xử lý dữ liệu Có thể làm một phép so sánh tuy không hoàn toàn chính xác như sau : có thể coi một file MDB như một thư mục của Foxpro, trong đó có chứa toàn bộ các tiệp tin DBF, Programs, Screens, Reports

Về phương diện công cụ phát triển, Microsoft access hỗ trợ cho khả năng sử dụng hệ thống thư viện DLLS trong môi trường Microsoft windows, thư viện Ole kiểu VBX, OCX Các đối tượng lập trình trong Microsoft access hoạt động trên hướng sự kiện lập trình trực quan Các hỗ trợ Wizards của Microsoft access trợ giúp cho người lập trình có thể đi con đường ngắn nhất đến sản phẩm

Để hỗ trợ cho liên kết dữ liệu thiết lập các mối quan hệ, Microsoft access cung cấp các công cụ cho phép tạo quan hệ dữ liệt theo dạng one hoặc one-to-many

Tóm lại, ứng dụng trong môi trường Microsoft access vào các bài toán quản lý là một hướng đi có nhiều triển vọng So với môi trường làm việc có tính chất truyền thống ở VN hiện nay như foxpro, làm việc với Microsoft access đòi hỏi một phong cách khác, lập trình theo một công nghệ khác Tuy nhiên, vẫn cần lưu ý đến hai yếu tố: cấu hình phần cứng và file MDB không thể tự làm việc độc lập mà phải ở trong môi trường Microsoft access

2)Phương pháp thiết kê:

a) Phương pháp thiết kế ứng dụng độc lập:

Để thiết kế ứng dụng trên Microsoft access làm việc độc lập cần thiết sử dụng hết tất cả các khả năng của Microsoft access, bao gồm:

♦ Dữ liệu: thiết kế các bảng dữ liệu theo mô hình bài toáng đã được phân tích và thiết kế Khi thiết kế cần lưu ý đến các trường dữ liệu, phục vụ cho các mối quan hệ dữ liệu Sau đó sử dụng công cụ Relationship để tạo các mối quan hệ dữ liệu, khi thiết kế CSDL, cũng cần chú ý đến các trường dữ liệu kiểu Lookup wizard để xây dựng các mối liên kết

♦ Lập trình: Lấy cơ sở dữ liệu làm việc chính của chương trình ứng dụng là các màn hình làm việc, các hộp thoại (forms) Trên các forms sử dụng các đối tượng phục vụ cho xử lý thông tin(nhập liệu, hiển thị thông tin) và các đối tượng điều khiển(button,checkbox,option box ) Tuỳ thuộc vào thuật toán cụ thể mà sử dụng thêm trong lập trình các sub, funtion trong các modules và macros Các macro và module hỗ trợ được xử lý theo các sự kiện của các đối tượng trên màn hình làm việc

♦ Báo cáo : Xây dựng hệ thống báo các theo các mẫu biểu cần thiết của bài toán, phục vụ cho việc thống kê phân tích số liệu Cần chú ý rằng trong trường