1.1.2 Hoạt động của Nghiệp Vụ Quản Lý Bán Hàng: Công tác tổ chức : Trong suốt quá trình hoạt động bộ phận quản lý và các nhà cung ứng phải nắm đợc những thông tin cần thiết của những khá
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
HiÖn nay, víi nÒn kinh tÕ tri thøc, c«ng nghÖ th«ng tin lµ mĩt trong nh÷ng
ngµnh cê tỉc ®ĩ ph¸t triÓn nhanh nhÍt §Ó theo kÞp víi sù ph¸t triÓn ®ê, c¸c ®¬n
vÞ, tư chøc qu¶n lý ®ang tiÕp tôc t×m tßi vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ míi ®Ó øng dông
vµo c«ng t¸c thùc tÕ trong ngµnh NhiÒu ch¬ng tr×nh tin hôc ho¸ nghiÖp vô nh
ch-¬ng tr×nh phôc vô qu¶n lý trong c¸c ho¹t ®ĩng c«ng t¸c thanh tra, thö nghiÖm c¸c
ph©n hÖ b¸o c¸o thỉng kª gi¸o dôc, y tÕ, x©y dùng c¬ b¶n, lu tr÷ th«ng tin ®Ìu
vµo trong CSDL, øng dông truyÒn tin Lµ mĩt trong nh÷ng yªu cÌu c¬ b¶n cña
nÒn kinh tÕ ph¸t triÓn
XuÍt ph¸t tõ tÌm quan trông ®ê, Nhêm em chôn ®Ò tµi “ Ph©n tÝch thiÕt kÕ
hÖ thỉng th«ng tin cho bµi to¸n qu¶n lý nghiÖp vô b¸n hµng ” Víi nĩi dung c¬
b¶n lµ nghiªn cøu c¸c mỉi quan hÖ trong ho¹t ®ĩng b¸n hµng
Nĩi dung ®Ò tµi gơm 2 ch¬ng:
Ch¬ng I: Giíi thiÖu chung vÒ nghiÖp vô b¸n hµng Ch¬ng II: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thỉng th«ng tin cho bµi to¸n qu¶n lý nghiÖp vô b¸n hµng
Trong qu¸ tr×nh hoµn thµnh ®Ò tµi, song víi kh¶ n¨ng vµ thíi gian cê h¹n,
nĩi dung ch¾c h¼n sÏ kh«ng tr¸nh nh÷ng thiÕu sêt rÍt mong nhỊn ®îc sù gêp ý
cña thÌy c« vµ tỊp thÓ c¸c b¹n ®ôc
Chóng em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÌy Tr¬ng Ngôc Ch©u ®· gióp chóng
em hoµn thµnh ®Ò tµi nµy
§µ n½ng, th¸ng 12 n¨m 2004
1.1 Ph©n tÝch hiÖn tr¹ng:
1.1.1 §Ưc ®iÓm cña bĩ phỊn qu¶n lý vµ nhµ cung øng:
§ỉi tîng phôc vô cña nhµ cung øng bao gơm tÍt c¶ c¸c kh¸ch hµng ®Õn
mua hµng, ®Ưt ®¬n hµng Nhµ cung øng cê c¸c lo¹i mƯt hµng vµ dÞch vô kh¸c
nhau phï hîp víi c¸c yªu cÌu cña tõng kh¸ch hµng
Mìi lo¹i mƯt hµng cê c¸c ®Ưc ®iÓm riªng thÝch hîp víi yªu cÌu cña kh¸ch
nh: kh¸ch yªu cÌu mƯt hµng lo¹i A,B, ,sỉ lîng, vµ còng cê c¸c ®¬n gi¸ kh¸c
nhau
BÁN HÀNG
Trang 2Các loại dịch vụ là các dịch vụ mà khách cần khi sử dụng nh vận chuyển tận nơi, bảo hành,
1.1.2 Hoạt động của Nghiệp Vụ Quản Lý Bán Hàng:
Công tác tổ chức :
Trong suốt quá trình hoạt động bộ phận quản lý và các nhà cung ứng phải nắm đợc những thông tin cần thiết của những khách hàng đến mua hàng, đặt đơn hàng, xem họ có đủ điều kiện để đợc chấp nhận hay không Đây là công việc quan trọng và phức tạp, phải chấp hành nghiêm túc những điều kiện, thoả thuận chung để giữ tính thống nhất trong hoạt động mua bán hàng
Thờng xuyên kiểm kê để biết đợc số lợng mặt hàng cần nhập, số hàng đã
có đơn đặt hàng, lợng hàng kém chất lợng
Các loại dịch vụ có đáp ứng yêu cầu của khách hay không? Nếu không đáp ứng đúng yêu cầu của khách về yêu cầu dịch vụ thì phải có biện pháp thích hợp
nh chiết khấu, giảm giá
Đặt đơn hàng: việc cung ứng hàng là phụ thuộc vào số lợng mặt hàng có
trong kho, khách phải đặt đơn hàng, việc đặt đơn hàng có thể thông qua bộ phận quản lý, nhà cung ứng, qua điện thoại, qua fax, Khi đến nhận hàng thì khách phải cung cấp những thông tin cần thiết nh phiếu đặt hàng, phiếu nhận hàng, thông tin mặt hàng
Dịch vụ : khách hàng cần sử dụng các loại dịch vụ gì thì yêu cầu bộ phận
quản lý , nhà cung ứng đáp ứng khách nếu dịch vụ đó đã đợc khách hàng yêu cầu trớc
Qua quá trình tìm hiểu công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng tôi thu đợc các thông tin sau:
+ Quản lý mặt hàng gồm các thông tin: mã hàng, tên hàng, loại hàng, số l-ợng, đơn giá, % giảm giá
+ Quản lý khách gồm các thông tin: mã khách, họ tên khách, ngày sinh,
địa chỉ, phái, chứng minh nhân dân, hộ chiếu, quốc tịch
+ Quản lý dịch vụ gồm các thông tin: mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn giá dịch
vụ, đơn vị tính.+ Quản lý đơn đặt hàng gồm các thông tin: mã đặt hàng, số đơn
đặt hàng, ngày đặt, ngày nhận hàng
Kiểm kê hàng hoá và dịch vụ :
Trong quá trình khách đặt hàng và yêu cầu dịch vụ cũng nh nhận hàng , nhà cung ứng thống kê lại số lợng hàng xuất và còn lại trong kho để báo cáo lên ban quản lý Từ đó có kế hoạch xây dựng củng cố và phát triển hoạt động kinh doanh tốt hơn
1.2 Các chứng từ có liên quan.
PHIẾU NHẬP(XUẤT)
Liờn 1 (lưu) Ngày……thỏng……năm……
STT: 05472
Đơn vị bỏn hàng:
Họ tờn người mua hàng:
Đơn vị:
Trang 3STT Tên dịch vụ, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:
Người mua hàng
( ký,ghi rõ họ, tên )
Kế toán trưởng ( Ký, ghi rõ họ, tên )
Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên )
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 1 (lưu) Ngày……tháng……năm……
Mẫu số: 01 GTKT-3LL NA/01-N
N 0 019181
Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị:
STT Tên dịch vụ, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Trang 4Cộng tiền hăng:
Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toân:
Số tiền viết bằng chữ:
Người mua hăng
( ký,ghi rõ họ, tín )
Kế toân trưởng ( Ký, ghi rõ họ, tín )
Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tín )
2.1 S¬ ®ơ dßng th«ng tin
(6)
(5)
(7) (8)
(1): Th«ng tin chØ huy: ®Ò ra ®íng lỉi ph¸t triÓn (sỉ lîng hµng nhỊp, xuÍt trong
kú)
(2): Th«ng tin ph¶n hơi: b¸o c¸o ho¹t ®ĩng b¸n hµng
(3): §¬n ®Ưt hµng cña kh¸ch hµng
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
Ban gi¸m
®ỉc
Kh¸ch
hµng
Nhµ cung øng
Bĩ phỊn qu¶n lý
Trang 5(4): Thông tin mặt hàng khách hàng yêu cầu
(5): Danh sách mặt hàng phản hồi
(6): Hoá đơn mua hàng
(7): Yêu cầu cung cấp hàng
(8): Xuất hàng
(9): Thanh toán
2.2 Bảng các dòng dữ liệu
1 Đơn đặt hàng
Mã số đơn đặt hàng Mã khách hàng
Họ tên khách hàng Mã hàng
Tên hàng
Số lợng hàng Ngày đặt hàng Ngày nhận hàng
Khách hàng phậnBộ
quản lý
2 Danh sáchhàng hoá
Mã hàng Tên hàng Loại hàng
Số lợng hàng
Đơn giá
Nhà cung ứng
Bộ phận quản lý
Khách hàng
3
Hoá đơn mua
hàng
Mã số hoá đơn Mã hàng
Mã khách hàng
Số lợng
Đơn giá
Khách
Nhà cung ứng
4 Yêu cầu cung
cấp hàng
Mã hàng Tên hàng
Số lợng
Đơn giá
Khách cungNhà
ứng
5 Phiếu xuất
hàng
Mã số phiếu Mã hàng Mã khách
Số lợng
Đơn giá
Nhà cung ứng Khách
6 Hoá đơn thanhtoán tiền
Mã số hoá đơn Mã số khách Mã hàng
Số lợng
Đơn giá
Thành tiền Ngày thanh toán
Khách
Bộ phận quản lý
7 động bán hàngBáo cáo hoạt
Mã hàng Tên hàng Mã khách Tên khách
Số lợng nhập
Số lợng xuất Ngày báo cáo
Bộ phận quản lý
Ban giám
đốc
Trang 62.3 Sơ đồ dòng dữ liệu
phản hồi Hồ sơ mặt hàng
phiếu hoá
xuất đơn
hàng hàng
phiếu yêu cầu
Hàng phiếu sách Mua yêu cầu các mặt
hàng Yêu cầu
Nhà
cung
ứng
đơn đặt hàng
Xuất hàng
Mặt hàng
Hàng mua
Phiếu yêu cầu
Khách hàng
Nhà cung ứng Đơn đặthàng
Khách
hàng
Bộ phận quản lý
Nhà cung ứng
Chọn nhà cung ứng
Lập đơn
Đặt hàng
Xuất hàng
Yêu cầu Chọn hàng
Yêu cầu
Lập hồ sơ mặt hàng
Trang 72.4 Từ điển dữ liệu
STT Tên dữ liệu Loại dữ liệu Kiểu dữ liệu Công thức
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
MaKH
TênKH
Diachi
SDT
MaH
TenH
LoaiH
Soluong
DVT
Dongia
MaDH
NgayDatH
Sldat
NhapH
Ngaynhap
XuatH
Ngayxuat
MaHD
MaNCU
TenNCU
MaF
TenF
ChietKhau
ThanhTien
TongTien
KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT TT TT TT
C(10) C(30) C(30) N(10) C(5) C(10) C(10) N(20) C(10) N(20) C(10) D(8) N(20) N(10) D(8) N(10) D(8) C(5) C(5) C(40) C(5) C(10) N(12) N(12) N(12)
CT1 CT2 CT3
KTT: Không tính toán
TT: Tính toán
CT1 = %ChietKhau*Soluong*Dongia
CT2 = Soluong*Dongia
CT3 =∑CT2 - ∑CT1
2.5 Từ điển các thực thể
STT Kiểu thực thể Khoá Thuộc tính Giải thích
MaH MaKH Ngaydat
Mã đặt hàng Mã hàng Mã khách hàng Ngày đặt hàng
Trang 8Soluong Dongia Sỉ lîng hµng ®Ưt§¬n gi¸
MaH TenH LoaiH Soluong DVT Dongia
M· hµng Tªn hµng Lo¹i hµng
Sỉ lîng hµng
§¬n vÞ tÝnh
§¬n gi¸
3
TenKH Diachi SDT
M· kh¸ch hµng Tªn kh¸ch hµng
§Þa chØ
Sỉ ®iÖn tho¹i
4
NHA_CUNG_UNG MaNCU MaNCU
TenNCU Diachi SDT
M· nhµ cung øng Tªn nhµ cung øng
§Þa chØ
Sỉ ®iÖn tho¹i
5 PHIEU_XUAT_HANG MaF
MaF TenF MaH MaKH Soluong Dongia DVT NgayXuat
M· phiÕu xuÍt hµng Tªn phiÕu
M· hµng ho¸
M· kh¸ch hµng
Sỉ lîng
§¬n gi¸
§¬n vÞ tÝnh Ngµy xuÍt hµng
MaHD MaH MaKH NgayXuat Soluong Dongia
M· ho¸ ®¬n M· hµng ho¸
M· kh¸ch hµng Ngµy xuÍt hµng
Sỉ lîng
§¬n gi¸
2.6 X©y dùng mỉi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ
2.6.1 Quan hÖ gi÷a §¬n ®Ưt hµng víi hµng ®Ưt
ĐƠN ĐẶT
HÀNG
Hµng
®Ưt
MaH TenH Soluong Dongia DVT
DatH
MaH
MaKH
Ngaydat
Soluong
Dongia
Thuĩc vÒ
Trang 9- Mìi ®¬n ®Ưt hµng cê thÓ ®Ưt mua nhiÒu lo¹i hµng kh¸c nhau
- Mìi mƯt hµng chØ cê thÓ cê trong 1 ®¬n ®Ưt hµng
2.6.2 Quan hÖ gi÷a §¬n ®Ưt hµng víi kh¸ch hµng
ĐƠN ĐẶT
HÀNG
- Mìi mĩt kh¸ch hµng cê thÓ kh«ng ®Ưt ®¬n ®Ưt hµng nµo, hoƯc ®Ưt nhiÒu
®¬n ®Ưt hµng
- Mìi mĩt ®¬n ®Ưt hµng chØ cê thÓ cê 1 kh¸ch ®¨ng ký
2.6.3 Quan hÖ gi÷a hµng ®Ưt víi nhµ cung øng
Hµng ®Ưt
Kh¸ch hµng MaKH TenKH Diachi SDT
DatH
MaH
MaKH
Ngaydat
Soluong
Dongia
Nhµ cung øng MaNCU TenNCU Diachi SDT
MaH
TenH
Soluong
Dongia
DVT
Cê
N¬i xuÍt
Trang 10- Mìi hµng chØ ®îc ®¸p øng bịi 1 nhµ cung øng (ghi trong phiÕu xuÍt hµng)
- Mĩt nhµ cung øng cê thÓ chøa nhiÒu hµng
2.6.4 Quan hÖ gi÷a ®¬n ®Ưt hµng víi phiÕu xuÍt hµng
ĐƠN ĐẶT
HÀNG
- Mìi ®¬n ®Ưt hµng chØ cê mĩt phiÕu xuÍt hµng
- Mìi phiÕu xuÍt hµng chØ xuÍt hiÖn khi cê 1 ®¬n ®Ưt hµng
2.6.5 Quan hÖ gi÷a kh¸ch hµng víi mua hµng
KHÁCH
HÀNG
- Kh¸ch hµng cê thÓ kh«ng hoƯc mua hµng
- Hµng chØ ®îc mua bịi mĩt ngíi
PhiÕu xuÍt hµng MaF
MaH MaKH Soluong Dongia NguaXuat
DatH
MaH
MaKH
Ngaydat
Soluong
Dongia
Mua hµng MaH MaKH Soluong Dongia Ngaymua MaKH
TenKH
Diachi
SDT
Liªn quan
Cê
Trang 112.6.6 Quan hệ giữa mua hàng với hoá đơn hàng
MUA
HAèNG
- Mỗi lần mua hàng chỉ xuất hiện một hoá đơn
- Một hoá đơn chỉ xuất hiện một lần khi mua hàng
2.6.7 Quan hệ giữa mua hàng với hoá đơn hàng
Mua
hàng
Hoá đơn hàng MaHD MaH MaKH NgayXuat Soluong Dongia
MaH
MaKH
Soluong
Dongia
Ngaymua
Nhà cung ứng MaNCU TenNCU Diachi SDT
MaH
MaKH
Soluong
Dongia
Ngaymua
Liên quan
mua
Trang 12- Mỗi lần mua hàng có thể mua một hay nhiều hàng
- 1 nhà cung ứng có thể cung cấp một hay nhiều hàng khác nhau
2.7 Mô hình thực thể kết hợp
Hàng đặT
MaH TenH Soluong Dongia DVT
đơn đặt
hàng
DatH
MaH
MaKH
Ngaydat
Soluong
Dongia
Nhà cung ứng
MaNCU TenNCU Diachi SDT Email
Khách
hàng
MaKH
TenKH
Diachi
SDT
Phiếu xuất hàng MaF MaH MaKH Soluong
Mua hàng
MaH
MaKH
Soluong
Dongia
Ngaymua
Hoá đơn hàng MaHD MaH MaKH NgayXuat
12
Có
Có
Thuộc về
Liên quan
Nơi Xuất
Mua
Liên
1-n
0-n 1-1
1-n
1-n
1-1
1-1
1-1
1-1
1-n
Trang 132.8 Lợc đồ quan hệ
Từ mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ ta có lợc đồ quan hệ sau
DAT_HANG(DatH, MaH, MaKH, MaK, Ngaydat, Soluong, Dongia)
KHACH_HANG(MaKH, TenKH, Diachi, SDT)
HANG_HOA(MaH, TenH, LoaiH, Soluong, Dongia, DVT)
PHIET_XUAT_HANG(MaF, TenF, MaKH, MaH, Soluong, Dongia, Ngayxuat) HANG_DAT(MaH, TenH, LoaiH, Soluong, Dongia, DVT)
MUA_HANG(MaH, TenH, LoaiH, MaKH, Soluong, Dongia)
NHA_CUNG_UNG(MaNCU, TenNCU, Diachi, SDT, Email)
HOA_DON_HANG(MaHD, MaH, MaKH, Soluong, Dongia, DVT)
Trang 14MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 2
1.1 Ph©n tÝch hiÖn tr¹ng: 2
1.1.1 §Ưc ®iÓm cña bĩ phỊn qu¶n lý vµ nhµ cung øng: 2
1.1.2 Ho¹t ®ĩng cña NghiÖp Vô Qu¶n Lý B¸n Hµng: 2
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 5
2.1 S¬ ®ơ dßng th«ng tin 5
2.2 B¶ng c¸c dßng d÷ liÖu 6
2.3 S¬ ®ơ dßng d÷ liÖu 7
2.4 Tõ ®iÓn d÷ liÖu 8
2.5 Tõ ®iÓn c¸c thùc thÓ 9
2.6 X©y dùng mỉi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ 10
2.6.1 Quan hÖ gi÷a §¬n ®Ưt hµng víi hµng ®Ưt 10
2.6.2 Quan hÖ gi÷a §¬n ®Ưt hµng víi kh¸ch hµng 10
2.6.3 Quan hÖ gi÷a hµng ®Ưt víi nhµ cung øng 11
2.6.4 Quan hÖ gi÷a ®¬n ®Ưt hµng víi phiÕu xuÍt hµng 11
2.6.5 Quan hÖ gi÷a kh¸ch hµng víi mua hµng 12
2.6.6 Quan hÖ gi÷a mua hµng víi ho¸ ®¬n hµng 12
2.6.7 Quan hÖ gi÷a mua hµng víi ho¸ ®¬n hµng 13
2.7 M« h×nh thùc thÓ kÕt hîp 14
2.8 Lîc ®ơ quan hÖ 15
