Nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình tổ chức và sử dụng hệ thống kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT

cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.Tuy nhiên, thực tế việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở cácdoanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và n

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA SAU ĐẠI HỌC

Hà Phương Linh Trần Ngọc Phúc Nguyễn Hải Đăng Trần Thị Mai Mỹ Phụng

cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.

Tuy nhiên, thực tế việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở cácdoanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn mang tính chất hìnhthức, chưa phát huy hết khả năng của việc sử dụng máy

Một số doanh nghiệp cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toánchi phí đầu tư sẽ rất cao, đòi hỏi phải có một phần mềm kế toán riêng và tất cảcác máy tính phải nối mạng để liên kết thành một hệ thống máy vi tính

Trong khi đó, một số doanh nghiệp thì lại ít quan tâm đến vấn đề này, đặcbiệt có các doanh nghiệp chưa biết đến máy vi tính là gì, do điều kiện trang thiết

bị, cơ sở vật chất chưa cho phép, sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tin họccòn hạn chế ở các đơn vị này, hơn nữa chưa thấy rõ được ý nghĩa tác dụng vàtính hiệu quả của việc sử dụng máy vi tính

Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng máy vi tính thì phạm vi và việc pháthuy tính năng tác dụng của máy cũng như trình độ ứng dụng máy vào công tác

kế toán rất khác nhau, có đơn vị chỉ dùng máy vi tính phục vụ cho công tác vănphòng, hành chính để soạn thảo văn bản hoặc chỉ ứng dụng có tính chất riêng lẻtừng công việc như : quản lý vật tư, quản lý lao động, tiền lương Do vậy ở cácđơn vị này công việc kế toán vừa thực hiện bằng máy, vừa thực hiện thủ công

Vấn đề ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán mới ở bước đầu và gặpnhiều khó khăn Đặc biệt là về mặt tư tưởng, vẫn có một số nhà quản lý cho rằngkhi ứng dụng tin học vào công tác kế toán phải đầu tư rất lớn về máy móc thiết

bị và về phần mềm

Thực tế, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh nghiệpchính là việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính, vàphải đạt được sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanhchóng, chính xác lại bảo đảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học

Như vậy, đối với một doanh nghiệp có quy mô lớn, bộ máy kế toán baogồm nhiều nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau, việc ứng dụngmáy vi tính sẽ đòi hỏi một phần mềm kế toán với hệ thống máy vi tính nối mạng

là chuyện cần thiết và nên đầu tư

Nhưng đối với các doanh nghiệp nhỏ, bộ máy kế toán chỉ cần một hoặctối đa là bốn, năm nhân viên làm kế toán thì không cần đỏi hỏi phải có một hệthống máy vi tính nối mạng, không cần phải có một phần mềm kế toán riêng biệt

do một số chuyên gia lập trình Thực tế, doanh nghiệp đó chỉ cần một vài máy vitính là có thể ứng dụng tin học vào công tác kế toán Điều quan trọng là nhânviên kế toán phải có một trình độ chuyên môn nhất định về vi tính

Vì vậy, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp có

ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tácquản lý và là một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài Vấn đề còn lại làbản thân các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầuquản lý hiện đại và khả năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấpthông tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của doanhnghiệp

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ KHÁI NIỆM

1 Hệ thống kế toán

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay để cạnh tranh được, cácdoanh nghiệp phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và pháttriển đó là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý…thông quathông tin kế toán Chính vì vậy, các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thìđòi hỏi phải có bộ máy kế toán tốt, hiệu quả

Tuy nhiên, để có một hệ thống kế toán tốt, doanh nghiệp cần phải đầu tưkhông nhỏ do vậy, ít doanh nghiệp có khả năng hoặc dám đầu tư cho việc này

Vì vậy, giải pháp hiện nay các doanh nghiệp thường dùng là thuê các kế toánviên có nghiệp vụ giỏi làm ngoài giờ hoặc thuê kế toán làm bán thời gian haylàm ngoài giờ hành chính với chi phí có thể chấp nhận được Hệ quả tất yếu làdoanh nghiệp sẽ có một hệ thống kế toán manh mún, hoạt động kém hiệu quả vàthông tin cung cấp không kịp thời để ra quyết định

1.1 Hạn chế trong hệ thống kế toán

Bộ máy kế toán của đa số các công ty hiện nay chưa có bộ phận kế toánquản trị phục vụ cho nhu cầu quản trị mà nó được xây dựng chủ yếu tập trungvào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho việc tổng hợp cácnghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh

Trình độ về công nghệ thông tin của cán bộ kế toán trong các doanhnghiệp chưa cao nên việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy

vi tính chưa hiệu quả; thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp lưu trữ thông tin cònnhiều hạn chế

Bên cạnh đó, nhiều công ty chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết

để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cho đúng với tính chất vànội dung của nghiêp vụ cũng như yêu cầu quản lý Một số chứng từ kế toán cònchưa đảm bảo đầy đủ tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, một số nghiệp vụ kinh

tế phát sinh không đảm bảo đầy đủ các chứng từ chứng minh, (không đượcduyệt, thiếu chữ kí hoặc nội dung) ảnh hưởng đến tiến trình tổng hợp số liệu vàomáy và lập báo cáo tài chính Đặc biệt, các công ty chưa quan tâm tới công tácquản lý, sử dụng, xử lý đối với các linh kiện tồn kho do việc theo dõi quá trìnhluân chuyển chứng từ thuộc công tác này còn yếu.

Nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán Tuy nhiên, để tiệntheo dõi, quản lý các công ty này cũng lập một số loại sổ dành cho ghi chép thủcông, đôi khi số liệu và hành văn của các sổ này không rõ ràng mạch lạc, thậmchí còn tẩy xoá số liệu, không thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ theoquy định Đặc biệt, ở doanh nghiệp siêu nhỏ, hệ thống kế toán rất manh mún,việc ghi chép các số liệu phát sinh gần như mang tính tường thuật, không cólogic trong chuẩn mực kế toán Đến cuối năm, khi nộp báo cáo tài chính, kế toán

tự “chế biến” số liệu cho hợp lý, do vậy, hầu như báo cáo tài chính của nhữngdoanh nghiệp dạng này không có ý nghĩa tham khảo Thông thường nhữngdoanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán kế toán nhận chứng từ vào cuối ngày hoặccuối tháng để tổng hợp việc ghi chép rất chính xác và đúng quy định nhưngthông tin kế toán, thông tin như công nợ, tồn kho… không đáp ứng tính kịp thời.Việc chậm hoặc không có thông tin sẽ dẫn đến việc giám đốc đưa ra nhữngquyết định thiếu chính xác, sai lầm trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt

1.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kế toán.

Để nâng cao hiệu quả tổ chức hệ thống kế toán, tăng cường khả năngcạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh hội nhập hiện nay cầnthực hiện một số giải pháp:

Một là, xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của công ty.Xác định số lượng nhân viên kế toán có trình độ phù hợp với quy mô phát triểncủa công ty cần thiết để đảm nhận khối lượng công việc kế toán của công ty đểtiết kiệm chi phí Ví dụ, với những doanh nghiệp siêu nhỏ với quy mô dưới 10

nhân viên thì chỉ cần một nhân viên kế toán với trình độ trung cấp, cao đẳngcũng có thể đảm nhiệm tốt công việc.

Hai là, tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luânchuyển xử lý chứng từ là khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán Dovậy, việc tổ chức luân chuyển trong các đơn vị phải nhằm đảm bảo cung cấpthông tin kịp thời nhanh chóng, tránh chồng chéo

Thứ ba, việc cung cấp thông tin kế toán phải đa dạng, phải coi trọng việcxây dựng, khai thác hệ thống báo cáo nội bộ và phải thấy được ý nghĩa của báocáo kế toán quản trị trên các mặt sau: cung cấp số liệu để phân tích thườngxuyên tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế theo từng mặt cụ thể; cung cấp cácthông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch, dự toán cũng như đánh giá lựa chọnphương án sản xuất kinh doanh tối ưu

Các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo kế toán nội bộ phải thống nhất vớicác chỉ tiêu của các báo cáo tài chính, các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán và vềphương pháp tính để đảm bảo so sánh được, cung cấp đầy đủ thông tin cho quảntrị kinh doanh của đơn vị, số liệu của các chỉ tiêu có liên quan phản ánh trên cácbáo cáo nội bộ phải thống nhất, đầy đủ, chính xác và trung thực, mẫu biểu phảiđược xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị và phải đơn giản, thuậntiện cho người sử dụng các báo cáo nội bộ này

Bốn là, cần phải từng bước xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị Một

số báo cáo cần thiết trong quản tị doanh nghiệp là: Báo cáo tình hình sử dụngvật tư (trong đó phản ánh số lượng, đơn giá, chất lượng của từng chủng loạinhập và xuất dùng, ở từng bộ phận sử dụng Để thấy được tính hiệu quả trongviệc sử dụng vật tư tại từng bộ phận, từ đó có biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả

sử dụng hơn nữa), Báo cáo tình hình nợ phải thu (theo từng đối tượng phải thu,thời hạn thanh tóan), Báo cáo tình hình nợ phải trả theo từng chủ nợ và thời hạnthanh toán

Năm là, cần phải sớm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, cụ thể

là việc sử dụng phần mềm kế toán để cập nhật dữ liệu hàng ngày, giúp nhanhchóng có được những thông tin cần thiết cũng như việc tìm kiếm dữ liệu đượcnhanh và kịp thời Hiện nay, với giá khoảng 2 triệu đồng cho một phần mềm kếtoán với những tính năng cơ bản theo quy định về hạch toán và báo cáo của BộTài chính sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc kế toán tại doanh nghiệp

Sáu là, để công tác hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp nói chung

và doanh nghiệp máy tính nói riêng ngày càng hoàn thiện, đòi hỏi từ phía nhànước, bộ Tài chính…có những văn bản quy định và hướng dẫn cụ thể Đồngthời, tổ chức các khóa tập huấn, đào tạo kế toán để cập nhật thông tư, Luật Kếtoán được đúng

Bảy là, Nhà nước cũng không nên can thiệp quá sâu và quy định đối vớitừng ngành nghề, tạo cho doanh nghiệp chủ động và sáng tạo trong công tác kếtoán Nhà nước nên tạo dựng đầy đủ và hòan thiện khuông khổ pháp lý về kếtoán, đảm bảo cho công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, hành nghề kế toánđược thực hiện theo pháp luật

Tám là, tăng cường hoạt động của các tổ chức nghề nghiệp kế toán, pháttriển các dịch vụ tư vấn kế toán và tư vấn lập báo cáo tài chính Thường xuyên

tổ chức các lớp đào tạo, hội thảo đội ngũ cán bộ kế toán

Như vậy, ngoài nỗ lực tự thân của các doanh nghiệp, rất cần sự trợ giúpcủa cơ quan nhà nước nhằm tạo điều kiện để doanh nghiệp có thể cạnh tranh,tồn tại và đóng góp nhiều hơn nữa cho xã hội

1.3 Ảnh hưởng của CNTT tới hệ thống kế toán

1.3.1 Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu tài chính Dữ liệu tài chính và không tài chínhPhân tán không chia sẻ Tập trung dễ dàng, chia sẻ dữ liệu

Theo từng đối tượng kế toán, đầy đủ

Không mâu thuẫn dữ liệu

1.3.2 Thông tin cung cấp

Thông tin tài chính Thông tin tài chính và không tài chínhChậm, có thể mâu thuẫn thông tin Nhanh chóng, không bị mâu thuẫn thông

tinBáo cáo do người lưu trữ, xử lý dữ

liệu lập theo mẫu định sẵn

Báo cáo có thể do chính người sử dụnglập nếu được phép truy cập dữ liệu, khôngcần theo mẫu định sẵn

Có thể khai báo đối tượng ngay khi ghi

chép lưu trữ dữ liệu phát sinh mới cho

đối tượng

Cần khai báo đối tượng trước khi nhậpliệu, lưu trữ dữ liệu phát sinh cho đốitượng

1.3.4 Kiểm soát hệ thống kế toán

Kiểm soát hoạt động kinh doanh Kiểm soát hoạt động kinh doanh

Kiểm soát hoạt động hệ thống kế

toán Kiểm soát hoạt động hệ thống kế toán

1 Nguồn số liệu KS chung: thiết lập, truy cập, lưu trữ

2 Ghi kép

3 Kiểm kê KS ứng dụng

4 Bảng cân đối tài khoản, bảng

kê chi tiết Kiểm soát được lập trình tự động

2 Vận dụng ERP trong doanh nghiệp

Khái niệm:

ERP là Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp (Enterprise ResourcePlanning – ERP) chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổchức, một doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả nhữngchức năng cơ bản của một tổ chức là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chứcphi chính phủ v.v

Một phần mềm ERP tích hợp những chức năng chung của một tổ chứcvào trong một hệ thống duy nhất Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phầnmềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất … song song, độc lập lẫn nhau thì ERPgồm tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có

sự liên thông với nhau

ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (MaterialResource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources)được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất Hiểu mộtcách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vàomột gói

Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau:

Chức năng

Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinhdoanh Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đếnmột hệ thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể đượcquản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp Các chức năng tiêu biểu của mộtphần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:

 Lập kế hoạch, dự toán

 Bán hàng và quản lý khách hàng

 Sản xuất

 Kiểm soát chất lượng

 Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

 Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng

 Tài chính – Kế toán

 Quản lý nhân sự

 Nghiên cứu và phát triển

Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, cácdoanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tưvấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp

Tác dụng

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lầncho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độnhanh hơn, chính xác hơn Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạnmức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năngtối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công…vừa đủ để sản xuất, kinh doanh

Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khảnăng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổđông Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác

và đúng hạn Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt độngcủa doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩnquốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận,tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lựccạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu

chuẩn quốc tế Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ cóthuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp.

Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để cóthể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanhnghiệp, cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai, lựa chọngiải pháp phù hợp, lựa chọn đối tác triển khai đúng, phối hợp tốt với đối tác triểnkhai trong quá trình thực hiện dự án, sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lýhiện hữu trong doanh nghiệp (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đốinhất), chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới, chú trọng đào tạokhai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp, có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệthống…

CHƯƠNG 2 : MỘT SỐ YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CNTT

1 Những nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình tổ chức

và sử dụng hệ thống kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT

1.1 Sự hỗ trợ của các nhà quản lý cấp cao (Top management support)

Mức độ ảnh hưởng của ban quản trị cấp cao đối với sự việc đổi mới trong

tư duy và hoạt động của một tổ chức đã thể hiện rõ trong các công ty hoạt động cóhiệu quả như Apple, tập đoàn kinh tế Hoàng Anh Gia Lai Vai trò của nhà quảntrị cấp cao trong triển khai ứng dụng CNTT bao gồm việc phát triển sự hiểu biết

về khả năng và hạn chế của CNTT, thiết lập mục tiêu hợp lý cho hệ thống CNTT,giới thiệu sự thành công của CNTT và truyền thông chiến lược CNTT của công tyđến tất cả nhân viên Nghiên cứu trên các dự án đã thất bại cho thấy việc hủy bỏ

dự án xảy ra khi ban quản lý cấp cao ủy thác việc giám sát quá trình và quyết định

ở các thời điểm quan trọng của dự án cho các chuyên gia kỹ thuật Tầm quantrọng của sự hỗ trợ từ ban quản trị cấp cao là công cụ trong việc thực hiện thànhcông một hệ thống

Bản thân các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêucầu quản lý hiện đại và khả năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cungcấp thông tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của doanhnghiệp

1.2 Phương hướng và mục tiêu rõ ràng:

Phương hướng và mục tiêu rõ ràng là những thứ quan trọng nhất nhân tốthành công trong một nghiên cứu của việc triển khai phần mềm Những mục tiêu

mà cần phải được đáp ứng: phạm vi, thời gian, và mục tiêu chi phí

Một khi mục tiêu đã được thiết lập rõ ràng, thiết kế chương trình và cácgiai đoạn thực hiện tiếp theo sẽ dễ dàng để lập kế hoạch Ví dụ như một giámđốc chương trình giải quyết các vấn đề bắt đầu từ việc : Ai sẽ quản lý chương

trình? Các hoạt động sẽ được tổ chức như thế nào? Chương trình sẽ được đặt ởđâu? Nhân viên nào sẽ được phân công để chạy chương trình đầy đủ? Tài chính

sẽ được xử lý?

1.3 Tập trung vào quy trình kinh doanh và các yêu cầu đầu tiên

Thông thường, các công ty được gắn trong các khả năng kỹ thuật hoặc cácnền tảng là một phần mềm đặc biệt hỗ trợ Không có vấn đề này thực sự Điều

gì thực sự quan trọng là làm thế nào bạn muốn hoạt động kinh doanh của bạn

để chạy và những gì quan trọng yêu cầu doanh nghiệp của bạn

1.4 Người quản lý dự án (Project management)

Có nhiều định nghĩa về những gì tạo thành một dự án như một tập hợpđộc đáo của các hoạt động phối hợp, xác định điểm bắt đầu và kết thúc, đượcthực hiện bởi một cá nhân hoặc nhóm nghiên cứu để đáp ứng các mục tiêu cụthể trong quy định thời gian, chi phí và các thông số hiệu suất '(Văn phòngChính phủ Thương mại)

Trong các tổ chức và doanh nghiệp, quản lý dự án có thể được quan tâmhàng đầu, đặc biệt là giới thiệu hoặc thay đổi mọi thứ, trong bất kỳ khu vực hoặcchức năng

Quản lý dự án là nỗ lực một cách cẩn thận lên kế hoạch và tổ chức đểthực hiện một dự án thành công Quản lý dự án bao gồm một kế hoạch phát triển

dự án, trong đó bao gồm xác định các mục tiêu, nhiệm vụ sẽ đạt được, xác định

số lượng các nguồn lực cần thiết, và xác định ngân sách, thời hạn hoàn thành

Nó cũng bao gồm quản lý việc thực hiện các kế hoạch dự án, cùng với hoạt độngthường xuyên kiểm soát để đảm bảo rằng có thông tin chính xác và khách quan

về hiệu suất so với kế hoạch, và các cơ chế để thực hiện các hành động phục hồikhi cần thiết

Một giám đốc dự án thành công đồng thời phải quản lý bốn yếu tố cơ bảncủa một dự án: nguồn lực, thời gian, tiền bạc, và quan trọng hầu hết các phạm

vi

• Tài nguyên: Con người, thiết bị, vật liệu

• Thời gian: Thời gian công tác, phụ thuộc, con đường quan trọng

• Tiền: Chi phí, dự phòng, lợi nhuận

• Phạm vi

Hầu hết các tài liệu về quản lý dự án nói về sự cần thiết phải quản lý vàcân bằng ba yếu tố: con người, thời gian và tiền bạc Tuy nhiên, yếu tố thứ tư làquan trọng và nó là nhiệm vụ đầu tiên và cuối cùng cho một người quản lý dự ánthành công Trước hết bạn phải quản lý phạm vi dự án Phạm vi dự án là địnhnghĩa của dự án để thực hiện và ngân sách (của thời gian và tiền bạc) đã đượctạo ra để đạt được các mục tiêu này Nó hoàn toàn là bắt buộc rằng bất kỳ thayđổi phạm vi của dự án có một sự thay đổi trong ngân sách tương ứng, hoặc làthời gian hoặc các nguồn lực Do đó một dự án sẽ không được quản lý hiệu quảcác nguồn lực, thời gian và tiền bạc nếu chúng ta không chủ động quản lý phạm

vi dự án

Khi bạn có phạm vi dự án xác định rõ ràng và liên quan đến thời gian vàngân sách, bạn có thể bắt đầu quản lý các nguồn lực của dự án Đây bao gồmcon người, thiết bị và vật liệu cần thiết để hoàn thành dự án Ban đầu, một danhsách của tất cả các hoạt động cần thiết để hoàn thành dự kiến được ghi lại Sau

đó, thời gian của từng hoạt động để hoàn thành của nó được viết ra Cuối cùng,

sự phụ thuộc giữa các hoạt động được liệt kê

Nhìn chung, một người quản lý dự án xây dựng phải được nhận thức củanhững điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên của họ

1.5 Hãy dành thời gian để lên kế hoạch trước

Động cơ của một nhà cung cấp ERP là để kết thúc một thỏa thuận càngsớm càng tốt Hệ thống của bạn nên được để chắc chắn rằng nó được thực hiệnngay Thông thường, các công ty nhảy ngay vào một dự án mà không cần đánhgiá sự hiểu biết của các nhà cung cấp phần mềm về yêu cầu kinh doanh hoặc kếhoạch dự án của họ Bạn sẽ tốn nhiều thời gian hơn để đảm bảo những điều này

được thực hiện ngay từ đầu của dự án, và sẽ tốn ít thời gian hơn để sửa chữavấn đề sau này

1.6 Truyền đạt thông tin trong nội bộ doanh nghiệp (Interdepartmental

communication)

Một yếu tố quan trọng cho thực hiện thành công hệ thống ERP đòi hỏimột văn hóa doanh nghiệp nhấn mạnh việc chia sẻ mục tiêu chung trên nhữngtheo đuổi cá nhân và giá trị của niềm tin giữa các đối tác, nhân viên, quản lý vàTổng công ty

Khi hệ thống ERP hợp tác đa chức năng và các phòng ban sự tham giacủa tất cả là rất quan trọng Tiềm năng ERP không có thể được thừa hưởng màkhông có sự phối hợp mạnh mẽ của các nỗ lực và mục tiêu trên toàn doanhnghiệp và nhân viên IT

Cho dù công ty lớn hay nhỏ nhân viên giao tiếp hiệu quả và làm việc tốtvới nhau sẽ góp phần cải thiện hiệu quả làm việc Một công ty phải cung cấpcác hội thảo đào tạo, các hoạt động xã hội để giúp nhân viên hiểu nhau, hướngdẫn nhân viên mới cụ thể về kỹ thuật, cập nhật hướng dẫn sử dụng thườngxuyên giúp nhân viên xây dựng một cảm giác của niềm tự hào về toàn công tytrong các mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của công ty

Xây dựng nhóm làm bài tập giữa người đứng đầu bộ phận cũng có thểgiúp cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban, thường là nguồn gốc của việcthiếu thông tin liên lạc giữa các phòng ban là một thiếu sự giao tiếp giữa ngườiđứng đầu bộ phận Cầu nối khoảng cách này sẽ có lợi ích kép làm cho bộ phậnđứng đầu lãnh đạo tốt hơn và các thành viên trong nhóm hài lòng rằng việclàm của họ được đánh giá cao và hiểu

Cuối cùng thông tin liên lạc giữa các phòng ban có thể khó khăn do sự sắpxếp vật lý của các phòng ban hoặc thiếu xem xét các phòng ban khác trong thủtục điều hành tiêu chuẩn của tổ chức.Trong tình huống như thế này, công nghệ

có thể là một sự giúp đỡ to lớn Các trang web của bộ, blog và thậm chí cả