Quản lý việc bán hàng cho công ty cổ phần thực phẩm công nghệ hữu nghị

Mô tả công tác quản lý bán hàng của công ty Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng ở công ty dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết được những thông tin về bài to

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI CẢM ƠN 3

LỜI CAM ĐOAN 4

LỜI NÓI ĐẦU 5

CHƯƠNG 1 6

KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 6

1.1 Giới thiệu chung về công ty 6

1.2 Mô tả công tác quản lý bán hàng của công ty 9

1.3 Đánh giá về công tác quản lý bán hàng cũ 11

1.4 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống 13

1.4.1 Thuận lợi: 13

1.4.2 Hướng giải quyết: 14

1.4.3 Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng 14

1.4.4 Mục tiêu của phần mềm quản lý bán hàng: 15

1.4.5 Đặc điểm của phần mềm quản lý bán hàng: 15

1.4.6 Chức năng của chương trình: 15

1.5 Giới thiệu và cài đặt Visual Basic 6.0 17

1.5.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 17

1.5.2 Cài đặt VB6 17

1.5.3 Giao diện của môi trường Visual Basic 19

1.5.4 Thiết kế giao diện 22

1.5.5 Biến, Hằng, Hàm trong VB 23

1.5.6 Một số câu lệnh khai báo, các toán tử trong VB 24

1.5.7 Các kiểu dữ liệu cơ bản trong VB 26

CHƯƠNG 2 31

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 31

2.1 Lý thuyết về phân tích thiết kế 31

2.1.1 Một số khái niệm 31

2.1.2.Các thành phần của hệ thống thông tin 31

2.2 Bài toán quản lý bán hàng của Công ty cổ phần thực phẩm công

nghệ Hữu Nghị 34

2.3 Phân tích hệ thống về xử lý 35

2.3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 36

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 41

2.3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 41

2.3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 41

2.3.2.3.Biểu đồ luông dữ liệu mức dưới đỉnh 42

2.3.3.cấu trúc các table lưu dữ liệu 45

2.3.3.cấu trúc các table lưu dữ liệu 46

2.2.4 Sơ đồ thực thể liên kết 50

CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 51

3.2 Một số Form đặc trưng 52

3.3 In ấn và báo cáo: 59

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN 65

4.1.Những kết quả đạt được: 65

4.2 Hướng phát triển: 65

4.3 Kết luận 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 67

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, việc ứng dụng các thành tựu công nghệ thông tin vào cuộc sống

đã và đang mang lại rất nhiều hiệu quả thiết thực Đặc biệt là ngày càng có nhiềudoanh nghiệp, công ty, cửa hàng , siêu thị đưa tin học vào hoạt động kinh doanhbuôn bán và nhất là đưa tin học vào ứng dụng trong công tác quản lý

Do vậy, tin học hóa trong công tác quản lý nhằm làm giảm bớt sức lao độngcủa con người, tiết kiệm đựợc thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợihơn rất nhiều so với làm công tác quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây.Tin học hóa giúp thu hẹp không gian lưu trữ tránh thất lạc dữ liệu Tin học còngiúp cho mọi nười xích lại gần nhau hơn và chia sẻ cho nhau những kinh nghiệmbài học do chính mình rút ra từ cuộc sống một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.Nhận thấy tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong lĩnh vực kinhdoanh, cũng như nắm được nhu cầu của thị trường về các phần mềm quản lý và

để tạo hướng đi cho sinh viên sau này Các thầy cô đã giao cho sinh viên rấtnhiều đề tài về quản lý trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Trong kỳ làm đồ án

tốt nghiệp, em được nhận đề tài “Quản lý việc bán hàng cho công ty cổ phần thực phẩm công nghệ hữu nghị” do thầy giáo Bùi Ngọc Tuấn hướng dẫn về

bản thân mình, em nhận thấy đây là một đề tài hay và mang ý nghĩa thực tế rấtcao và nó thực sự cần thiết để giúp cho sinh viên chúng em có những định hướng

rõ ràng hơn trong tương lai

Sinh viên

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 1.1 Giới thiệu chung về công ty.

Công ty “Công ty cổ phần thực phẩm công nghệ hữu nghị” do ông Trần

Văn Hương làm Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc thành lập năm 2006.Trụ sở chính của công ty được đặt ở: 439 Trần Nhân Tông – Phường Phan ĐìnhPhùng – Thành phố Nam Định

Điện thoại 03503.837646 – 0912366388 Fax:03503.837646

Chức năng nhiệm vụ chính của công ty là:

-Mua bán hàng công nghệ phẩm: đường sữa, bánh, kẹo và các đồ hải sản

-Mua bán bia, rượu, nước giải khát, thuốc lá điếu nội

Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có:

-Chức danh:Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc

-Sinh ngày:16/02/1974 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam

-Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 16 Lê Hồng Sơn – Phường Cửa Bắc –Thành Phố Nam Định

- Chỗ ở hiện tại: 16 Lê Hồng Sơn – Phường Cửa Bắc – Thành Phố Nam Định

Và các cổ đông khác như:

2-Ông Trần Văn Huyên

-Sinh ngày:28/07/1984 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam

Mục tiêu trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty.

Công ty được thành lập nhằm huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trongkinh doanh các mặt hàng như: đường, sữa, bánh kẹo, bia rượu, nước giải khát,thuốc lá, mĩ phẩm, đồ gia dụng…

Đảm bảo việc làm cho nhân viên, xây dựng công ty ngày càng phát triển

Quyền hạn và nghĩa vụ của công ty

Quyền hạn của công ty

- Sở hữu, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty trong từng thời kỳ cụ thể đểphục vụ cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao

- Mở rộng kinh doanh theo khả năng của công ty và nhu cầu thị trường.Được mở rộng kinh doanh các ngành nghề khác nhau khi cơ quan Nhà nước cóthẩm quyền cho phép

- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng, đối tác…để liên doanh liên kếtkinh doanh

- Lựa chọn hình thức và cách thức vay vốn trong từng thời kỳ thích hợp đểphục vụ cho sản xuất kinh doanh

- Tổ chức quản lý bộ máy nhân sự, tổ chức kinh doanh phù hợp với nội dunghoạt động của công ty

- Được quyền tuyển dụng, đào tạo, tạo hợp đồng thuê người lao động, chothôi việc hoặc nghỉ việc theo yêu cầu của công việc kinh doanh theo luật laođộng và kết quả sản xuất kinh doanh

- Chủ động áp dụng các biện pháp tiên tiến trong kinh doanh nâng cao hiệuquả và khả năng cạnh tranh trong cơ chế thị trường theo chế độ của Nhà nước.Nghĩa vụ của công ty

- Sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép và mụcđích thành lập

- Tổ chức kinh doanh buôn bán từng bước có hiệu quả, đảm bảo vay trả đúnghạn, bảo toàn vốn và phát triển vốn của công ty

- Tuân thủ chế độ hoạch toán, thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định củaNhà nước và các ngành, chịu sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan có chức

năng, có thẩm quyền Thực hiện các nghĩa vụ của thuế và các nghĩa vụ khác theo quy định của luật hiện hành

Sau đây là một số chứng từ:

Mẫu phiếu nhập:

PHIẾU NHẬP

Số phiếu:

Ngày bán:

Họ tên nhân viên:

Tuổi:

Giới tính:

Họ tên người mua:

Địa chỉ:

Số điện thoại:

Mã SP Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng số tiền:

Bằng chữ:

Số tiền đã trả:

Ngày trả:

Mẫu phiếu xuất hàng:

PHIẾU XUẤT

Số phiếu:

Ngày bán:

Họ tên nhân viên:

Tuổi:

Giới tính:

Họ tên người mua:

Địa chỉ:

Số điện thoại:

Mã SP Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng số tiền:

Bằng chữ:

Số tiền đã trả:

Ngày trả:

1.2 Mô tả công tác quản lý bán hàng của công ty

Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng ở công ty dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết được những thông tin về bài toán quản lý bán hàng như sau:

Những vấn đề đặt ra ở công ty:

Hệ thống quản lý của chi nhánh phân công thành những phòng riêng rẽmỗi phòng phụ trách một mảng công việc

+ Ban giám đốc: thâu tóm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, nhận

báo cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng kinh doanh, kiểmtra các hóa đơn để nhập_xuất tiền Nhận các báo cáo từ phòng kinhdoanh, phòng kế toán

+ Phòng kinh doanh:

- Nhận đơn đặt hàng dự trù từ phòng kế toán sau đó tiến hành soạn thảo

và liên lạc đặt hàng với các nhà cung cấp

- Cập nhật những thay đổi về các loại sản phẩm như: đơn giá, tên sảnphẩm, đặc điểm,…

- Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế toán đểtiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa bàn các tỉnh

Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm,từng khu vực để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty Ngoài ra tùyvào từng thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý vớikhách hàng

- Phụ trách việc đặt hàng từ các công ty , cửa hàng đại lý với công ty sau

đó tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng,Sắp xếp lịch giao hàng chotừng nhóm hoặc liên hệ với các công ty vận chuyển thuê

Phòng kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại giấy

tờ sổ sách của công ty

Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng Khi nhập hàng mới

về thì tiến hành nhập vào máy để lưu Từ những bản kế hoạch của phòngkinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn các hóa đơn xuất hàng dựatheo hóa đơn đặt hàng của khách hàng Sau đó tiến hành thống kê lượnghàng bán ra_nhập về theo định kỳ

Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng dự trùgửi lên cho phòng kinh doanh

Nhập hàng vào kho: Khi nhận hàng từ công ty_ nhà cung cấp kèm

theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đốichiều kiểm tra lô hàng

Xuất hàng: có hai kiểu xuất

Xuất hàng cho bộ phận bán hàng theo phiếu xuất hàng hay là cáchóa đơn giao hàng cho các công ty, đại lý, cửa hàng, khách hàng…

Và phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty Thống kê về tàichính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí côngtác, tiền lương cho nhân viên trong công ty, …

Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán sau:

- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

- Chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản của công ty

1.3 Đánh giá về công tác quản lý bán hàng cũ.

Qua tìm hiểu thực tế về cách thức quản lý bán hàng của Công ty Cổ phầnthực phẩm công nghệ Hữu Nghị Em nhận thấy hệ thống và phương pháp quản lýcủa Công ty còn nhiều phương pháp thủ công như:

- Hiện nay, công tác quản lý kinh doanh của Công ty hầu hết dưới dạng sổsách, giấy tờ, các báo cáo thống kê Tuy đã có sự trợ giúp của máy tính, nhânviên trực tiếp làm công tác quản lý sử dụng hệ bảng tính Excel trong công việccủa mình Ưu điểm của Excel là thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đếnphức tạp, khi có sự thay đổi dữ liệu bảng tính sẽ tự động tính toán lại số liệumới…

- Song việc ứng dụng tin học này chỉ dừng lại ở mức đưa ra các thông tin cá

nhân bằng cách sử dụng công cụ soạn thảo Word còn cách tính tổng số lượnghàng nhập, hàng bán, giá thành… thì sử dụng bảng tính Excel Việc thực hiện cácyêu cầu về tìm kiếm, thống kê, báo cáo, thường dựa trên hồ sơ lưu trữ và thườnglàm thủ công Điều này dẫn đến bộ máy quản lý công kềnh, gây vất vả cho banquản lý công ty Việc quản lý các thông tin về nhân viên, sản phẩm kinh doanh,thông tin về khách hàng và các thông tin chi tiết về quá trình nhập hàng và xuấthàng… gây cho họ rất nhiều vất vả khi làm tất cả những điều đó trên giấy tờ.Công việc thường ngày sẽ làm cho họ cảm thấy nhàm chán và mệt mỏi, điều đó ítnhiều đã làm cho hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp giảm sút …

- Do nền kinh tế ngày càng phát triển, và các ứng dụng của ngành côngnghệ thông tin ngày càng được sử dụng rộng rãi Công ty cũng có xu hướng mởrộng cả về quy mô lẫn chất lượng phục vụ dẫn đến việc quản lý bán hàng ngàycàng cao hơn, chính xác hơn Trong khi đó việc quản lý thủ công như hiện naykhông còn phù hợp và không mang lại hiệu quả

- Bằng chứng rõ ràng nhất nói lên sự cần thiết phải có sự thay đổi thể hiện

là khi có yêu cầu muốn tìm kiếm một số dữ liệu thì rất vất vả vì Exel chưa phải làcông cụ tối ưu cho việc sàng lọc dữ liệu, có khi lại phải lục tung đống giấy tờ lên

để tìm kiếm Như vậy mất rất nhiều thời gian, công sức và nhân lực cho việc tổnghợp thống kê để báo cáo

- Việc lập các báo cáo định kỳ thường chậm, độ chính xác lại phụ thuộc vàonghiệp vụ của nhân viên

- Khó thực hiện việc thường xuyên cập nhật các thông tin về sản phẩm,nhân viên, doanh thu, số lượng hàng còn tồn trong kho…

- Những điều này đã gây nên những khó khăn cho việc kiểm tra của các cơquan chức năng như cơ quan thuế, kiểm toán,…

Chính vì những lý do trên nên cần phải xây dựng một chương trình quản lý bánhàng để khắc phục nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công như hiện naycủa công ty Điều này có tác dụng vô cùng to lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp,công ty, siêu thị hay cửa hàng nào muốn đưa tin học vào công tác quản lý điều

hành công việc Để có thể đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý đòi hỏimỗi cá nhân cũng như toàn thể ban lãnh đạo cần phải nắm rõ được tác dụng củaviệc tin học hóa.

1.4 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống.

Nhằm đáp ứng tốt những nhu cầu cần thiết về tính chính xác, đầy đủ, hiệuquả và lâu dài đối với hoạt động buôn bán ngày càng mở rộng cũng như khắcphục những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công trước đây Vì vậy màtin học hóa trong công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu quả công việc là hết sứccần thiết đồng thời đáp ứng được chủ trương tin học hóa công tác quản lý nóichung của Đảng và nhà nước đối với việc ứng dụng rộng dãi trong toàn bộ cácdoanh nghiệp

Trong giai đoạn hiện nay việc học hỏi để sử dụng thành thạo máy vi tính làtương đối đơn giản Điều quan trọng là phải xây dựng được một phần mềm quản

lý đáp ứng được công tác quản lý của công ty, doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệuquả quản lý đồng thời đáp ứng được những đòi hỏi hiện nay

Trước tiên ta đi xét những mặt thuận lợi và hướng giải quyết trong việc ứng dụngphần mềm chuyên dụng vào công tác quản lý của công ty

1.4.1 Thuận lợi:

- Việc áp dụng phần mềm tin học vào công tác quản lý bán hàng vào công

ty giải quyết được rất nhiều khâu trung gian không cần thiết, đáp ứng tốt nhu cầu

về tính chính xác, tiện lợi, đầy đủ, nhanh chóng

- Ngoài ra, sự phát triển của ngành công nghệ thông tin ngày càng trở nênmạnh mẽ không chỉ ở thế giới mà cả ở Việt Nam cũng phát triển không ngừng.Điều này đặt ra một vấn đề, chúng ta cần phải hội nhập với nền kinh tế thế giớicho nên đòi hỏi chúng ta phải không ngừng đổi mới về công nghệ mà còn phảiđổi mới về cách thức quản lý từ vĩ mô cho đến vi mô Vì vậy việc ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác quản lý là rất cần thiết

Ngoài ra việc lưa trữ cũng cần phải có sự an toàn về dữ liệu thì tin học là công cụhữu hiệu nhất để lưu trữ thông tin một cách tối ưu

1.4.2 Hướng giải quyết:

Bài toán đặt ra là: Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng

một cơ sở dữ liệu về các mặt hàng của công ty Chúng ta sẽ quản lý vềcác thông tin: mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá nhâp, đơngiá xuất, số lượng trong kho, ngày nhập Một số ứng dụng cần thực hiện:

bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại kết quả đó, cập nhật đơn giánhập và đơn giá xuất, cập nhật các chi phí khác như cước phí vận chuyển

 Tương tự như vậy Công ty nhập hàng từ công ty tổng thông qua hóađơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc đếm mua trực tiếp củacông ty

 Đối với nhân viên cần quản lý ở các thông tin: mã nhân viên, họ tênnhân viên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại và nơi làm việc

 Đối với đối tác là khách hàng ta quản lý ở các mục: mã khách, tênkhách hàng, địa chỉ liên hệ, điện thoại.….Vì vậy em xây dựng một phần

mềm tin học: Chương trình quản lý bán hàng của Công ty “Công ty cổ phần thực phẩm công nghệ hữu nghị”

1.4.3 Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

- Quản lý bán hàng ở một công ty là một vấn đề hết sức quan trọng, giúp quản lýđầy đủ các thông tin về mua bán hàng hóa

- Chương trình cung cấp các thông tin về tình hình mua bán của công ty ở mọithời điểm để đảm bảo cho quá trình hoạt động của công ty hàng được ổn định,giúp cho người quản lý công ty có thể xây dựng những kế hoạch phát triển mởrộng kinh doanh của công ty.

- Chương trình cung cấp các chức năng tra cứu nhanh hỗ trợ người quản lý dễdàng tìm kiếm thông tin về các loại sách

1.4.4 Mục tiêu của phần mềm quản lý bán hàng:

Qua thực tế diễn ra ở nhiều doanh nghiệp có sử dụng công nghệ thông tin trongviệc quản lý kinh doanh đã đem lại những thành công to lớn, điều này chứngminh lợi ích của việc sử dụng tin học trong quản lý kinh doanh Qua tìm hiểuthực tế công việc quản lý của công ty, em nhận thấy rằng chương trình cần phảilàm đươc những điểm cơ bản như sau:

- Chương trình phải thay thế được các công việc thủ công là lập phiếu nhập,phiếu xuất, quản lý các thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên…

- Ngoài ra chương trình phải cung cấp cho ban quản lý hay người quản lý biếtđược doanh thu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian kinh doanh và đưa

ra được những thông báo về công nợ của công ty với các nhà cung cấp, củakhách hàng với công ty

- Bên cạnh đó chức năng không thể thiếu đó là chương trình cần phải thống kê

về các mặt hàng đã nhập và xuất trong một giai đoạn kinh doanh nhất định, từ đóthông báo chính xác số lượng hàng còn tồn kho để ban quản lý công ty có kếhoạch rõ ràng hơn cho chính sách kinh doanh của mình

1.4.5 Đặc điểm của phần mềm quản lý bán hàng:

- Quản lý toàn bộ thông tin về việc mua bán hàng

- Giao diện thân thiện dễ sử dụng

- Giảm thiểu thời gian và công sức quản lý bán hàng, tăng độ chính xác trongviệc thống kê, tính toán

1.4.6 Chức năng của chương trình:

Phầm mềm quản lý bán hàng phải đảm bảo được những yêu cầusau:

Hệ thống cần đảm bảo được những chức năng sau:

* Phân quyền truy nhập:

 Kế toán: được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công việc:xuất hàng, nhập hàng, thống kê hàng tồn,lập phiếu xuất lập phiếu nhập,thống kê công nợ, …

 Phòng kinh doanh: truy cập vào hệ thống để thực hiện những côngviệc: cập nhật thông tin về hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng

* Lưu trữ: hệ thống cần đảm bảo lưu trữ về:

 Hàng hóa: hệ thống cần đảm bảo lưu trữ các thông tin về hàng hóanhư: tên, đặc điểm, đơn giá, số lượng, … Trong đó có các thao tác vềhàng hóa như: nhập, sửa, xóa, …

 Khách hàng: thông tin về những khách hàng là đại lý bán và giớithiệu các sản phẩm của công ty, bao gồm các thông tin về: họ tên, địachỉ, điện thoại, …

 Phiếu nhập hàng: quản lý về các thông tin nhập từ đơn đặt hàng vàokho, bao gồm các thông tin số phiếu, tên hàng, số lượng, đơn giá, ngàynhập, giá thành, … Ngoài ra, công ty còn nhập hàng từ phía khách hàngkhi hàng có lỗi,

 Phiếu xuất: quản lý về các thông tin số phiếu xuất, tên hàng, sốlượng, ngày xuất, đơn giá

 Tra cứu:

Phiếu nhập: thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn giá, …

Phiếu xuất: thông tin về số lượng, mặt hàng, tổng số tiền, khách hàng, số

dư nợ (nếu có), …

 Thống kê:

 Thống kê lượng hàng bán ra theo tháng, quý, năm

 Thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm

 Thống kê lãi suất, tiền thu chi của công ty,…

 Thống kê lượng tồn kho, …

 Báo cáo tổng kết, báo cáo công nợ, doanh thu, …

 Có chức năng in ấn các văn bản như: phiếu nhập hàng, phiếu xuấthàng, thống kê hàng đã nhập, thống kê hàng hết hạn sử dụng,, …

1.5 Giới thiệu và cài đặt Visual Basic 6.0

1.5.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Sau một thời gian tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình em quyết định chọnVisual Basic để làm ngông ngữ lập trình cho bài quản lý của mình vì VisualBasic là một công phát triển phầm mềm, tiện lợi hơn những phần mềm khác làtiết kiệm thời gian và công sức hơn trong lúc xây dựng một ứng dụng

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic sử dựng Access 2003 để xây dựng hệ cơ sở dữliệu

Phải thừa nhận giao diện sử dụng đã có những tiến bộ vượt bậc Các thaotác sử dụng ít đi, đơn giản hơn và giao diện thân thiện;

Công nghệ truy cập dữ liệu ADO- ActiveX Data Objects hoàn toàn có thể thaythế công nghệ trước đây sử dụng trong Access là DAO-Data Access Objects bởinhiều lý do cả về cách thức sử dụng lẫn những tối ưu về kỹ thuật Chúng tôi sẽgiới thiệu kỹ công nghệ này trong phần 2 cuốn giáo trình

Ngôn ngữ lập trình VBA được cải tiến đặc biệt bản MS Access 2000 Develoercòn cung cấp cồg cụ để đóng gói dự án Access( tức là tạo bộ gài đặt mà khi sửdụng không cần phải gài đặt Access lên máy tính)

Có khả năng tạo các ứng dụng truy cập cơ sở dữ liệu thông quan giao diệnWeb( Web- base) Điều này chưa hề có trong các phiên bản trước đây Tuy nhiênkhả năng này vẫn còn một số giới hạn, chưa thể thực sự mạnh như các công cụchuyên nghiệp khác như: ASP, PHP, NET,…

Để có thể sử dụng Access, máy tính phải được gài đặt phần mềm này thông qua

bộ Microsoft Ofice 2003 Các bước gài đặt xin tham khảo tài liệu hướng dẫn sửdụng đi kèm đĩa CD phần mềm

1.5.2 Cài đặt VB6

Để cài đặt VB6 cần

- Cần ít nhất 32 MB RAM

- Cần 2 GB ổ cứng (hard disk)

Hình 3.1 Hộp thoại New Project.

Mỗi biểu tượng trong giao diện là một chương trình có thể tạo ra bằng VB

- Standard EXE: đây là dạng chương trình chuẩn được tạo ra bằng VB cho phép dịchchương trình đang viết ra một file chạy chính có đuôi exe và các file khác đi kèm Đây

là dạng ứng dụng phổ biến nhất khi tạo ra các chương trình trên Windows

- ActiveX EXE: Đây là một dạng chương trình khi dịch ra nó cũng có đuôi exe nhưng

nó thường chỉ đảm nhận một chức năng hoặc một bộ phận công việc nào đó thườngxuyên được các phần mềm khác sử dụng Nó thường được dùng để đưa vào các phầnmềm khi đang chạy chương trình

- ActiveX DLL: Giống như ActiveX EXE nhưng khi dịch nó có đuôi dll

- ActiveX Control: Giống như ActiveX EXE và ActiveX DLL nhưng dạng hiển thị của

nó ở trong chương trình mà gắn nó vào dưới dạng các điều khiển

- VB Application Wizard: Cho phép tạo ra giao diện của chương trình một cách nhanhchóng mà không cần phải thiết kế giao diện cụ thể

- Data Project: Là một loại chương trình thường xuyên sử dụng với CSDL Trongchương trình này có sẵn các giao diện để tạo làm việc kết nối với CSDL

- HTML Application: Đây là công nghệ ứng dựng Web động vào HTML.

- Exittin: Mở các file chương trình đã tạo trước đó

- Recent: là nhưng Project đã làm trước đó

Muốn thoát khỏi VB ta chọn File / Exit sẽ xuất hiện giao diện như sau:

Hình 3.2 Giao diện nhắc lưu Form.

Chọn Yes / No để thoát khỏi chương trình

1.5.3 Giao diện của môi trường Visual Basic

Thanh menu cho phép tác động cũng như quản lý trực tiếp trên toàn bộ ứng dụng.Bên cạnh đó thanh công cụ cho phép truy cập các chức năng của thanh menu thông quacác nút trên thanh công cụ

Các biểu mẫu (Form) - khối xây dựng chương trình chính của VB - xuất hiện

trong cửa sổ Form Hộp công cụ để thêm các điều khiển vào các biểu mẫu của đề án.Cửa sổ Project Explorer hiển thị các đề án khác nhau mà người dùng đang làm cũngnhư các phần của đề án Người dùng duyệt và cài đặt các thuộc tính của điều khiển,

biểu mẫu và module trong cửa sổ Properties Sau cùng, người dùng sẽ xem xét và bố trímột hoặc nhiều biểu mẫu trên màn hình thông qua cửa sổ Form Layout.

Hình 3.3 Cửa sổ IDE của VB.6 Các thanh công cụ và chức năng của nó trong IDE

Thanh công cụ là tập hợp các nút bấm mang biểu tượng thường đặt dưới thanhmenu Các nút này đảm nhận các chức năng thông dụng của thanh menu (New, Open,Save )

Hình 3.4 Thanh công cụ ở dạng standard.

+ Title bar (Thanh tiêu đề)

Thông báo tên của Project và Form đang làm việc Chọn Standard EXE Sau đótrên màn ảnh sẽ hiện ra giao diện của môi trường phát triển tích hợp (IntegratedDevelopment Environment - IDE ) giống như dưới đây:

Hình 3.5 Thanh tiêu đề.

+ Thanh Menu (Menu bar)

Chứa đầy đủ các lệnh sử dụng để làm việc với VB6, kể cả các menu để truy cập cácchức năng đặc biệt dành cho việc lập trình như Project, Format, hoặc Debug

Hình 3.6 Thanh Menu.

+

Thanh công cụ (Toolbar)

Hình 3.7 Thanh công cụ.

Chứa các chức năng thường xuyên được sử dụng nhất

Muốn dùng thanh công cụ chọn View | Toolbars

+ Toolbox(hộp công cụ)

Hộp công cụ là nơi chứa các điều khiển được dùng trong quá trình thiết kế biểumẫu Các điều khiển được chia làm hai loại: Điều khiển có sẵn trong VB và các điềukhiển được chứa trong tập tin với phần mở rộng là OCX

Đối với các điều khiển có sẵn trong VB thì ta không thể gỡ bỏ khỏi hộp công cụ,trong khi đó đối với điều khiển nằm ngoài ta có thêm hoặc xóa bỏ khỏi hộp công cụ

Chọn View | Toolbox để đưa hộp công cụ ra.

Hình 3.8 Hộp công cụ.

Quản lý ứng dụng với Project Explorer

+ Cửa sổ Project Explorer

Hình 3.9 Cửa sổ Project Explorer

Project Explorer trong VB6 giúp quản lý và định hướng nhiều đề án VB chophép nhóm nhiều đề án trong cùng một nhóm Cho phép lưu tập hợp các đề án trong

VB thành một tập tin, nhóm đề án với phần mở rộng vbp.

+ Cửa sổ Properties

Mỗi một thành phần, điều khiển điều có nhiều thuộc tính Mỗi một thuộc tính lại có mộthoặc nhiều giá trị Cửa sổ Propertiescho phép ta xem, sửa đổi giá trị các thuộc tính củađiều khiển nhằm giúp điều khiển hoạt động theo đúng ý đồ của người sử dụng

Hình 3.10 Cửa sổ Properties

1.5.4 Thiết kế giao diện

Để thiết kế giao diện trong VB cần tới các thành phần sau:

- Form

Form là một cửa sổ dùng để chứa các thành phần khác, là biểu mẫu của mỗi ứngdụng trong Visual Basic Ta dùng form ( như là một biểu mẫu ) nhằm định vị và sắpxếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các phần giao tiếp với người dùng

Hình 3.11Form

Thông thường mỗi công việc người ta biểu diễn bằng một form

- Tools Box ( Hộp công cụ )

Chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểumẫu, là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic Các đối tượngnày được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụngcủa Visual Basic

1.5.5 Biến, Hằng, Hàm trong VB

- Biến

Biến được dùng để lưu tạm thời các giá trị tính toán trong quá trình xử lý củachương trình Khi xử lý một chương trình ta luôn cần phải lưu trữ một giá trị nào đó đểtính toán hoặc so sánh Mỗi biến được đặc trưng bởi tên, biến không có sẵn trongchương trình muốn sử dụng chúng thì phải khai báo bằng một trong báo cáo cách thứcsau:

Dim / Static /Global <tên biến > as <kiểu giá trị >

Khai báo với từ khoá Dim, Static dùng cho khai báo biến cục bộ Khai báo với từkhoá Public, Global dùng cho khai báo biến dùng chung cho toàn bộ chương trình

- Hằng

Dùng để chứa những dữ liệu tạm thời nhưng không thay đổi trong suốt timechương trình hoạt động Sử dụng hằng số làm chương trình sáng sủa, dễ đọc nhờ nhữngtên gợi nhớ thay vì các con số VB cung cấp một số hằng định nghĩa sẵn, nhưng ta cũng

có thể tạo ra hằng

Khai báo hằng

[ Public / Private ] const < tên hằng >[<kiểu dữ liệu >] = <Biểu thức>

Hằng có tầm hoạt động tương tự biến Hằng khai báo trong thủ tục chỉ hoạt độngtrong thủ tục Hằng khai báo trong modul chỉ hoạt động trong modul Hằng khai báotrong phần Declarations của Modul chuẩn có tầm hoạt động trên toàn ứng dụng

- Hàm

Một số hàm cơ bản

- Hàm tag: Atn(a)= arctag(a)

- Hàm sin: sin (a)

- Hàm round(a,n): Là hàm làm tròn số thực a lấy n chữ số đằng sau dấu phẩy

- Hàm str(a): Là hàm đổi chuỗi số thành số

- Hàm len(a): Là hàm lấy chiều dài từ chuỗi số

1.5.6 Một số câu lệnh khai báo, các toán tử trong VB

Một số câu lệnh khai báo

- Khai báo biến :

Cú pháp : Dim <tên biến> as kiểu dữ liệu

Ví dụ : Dim <a> as integer

Các toán tử so sánh

> So sánh số thứ nhất có lớn hơn số thứ hai không

< So sánh số thứ nhất có nhỏ hơn số thứ hai không

= So sánh số thứ nhất có bằng số thứ hai không

>= So sánh số thứ nhất có lớn hơn hoặc bằng số thứ hai không

<= So sánh số thứ nhất có nhỏ hơn hoặc bằng số thứ hai không

<> So sánh số thứ nhất có khác số thứ hai không

Các toán tử logic

Toán tử Ý nghĩa

And Trả về True nếu cả 2 đều True và ngược lại

Or Trả vể true khi một trong hai biểu thức true

Not Trả về true khi biểu thức là false

1.5.7 Các kiểu dữ liệu cơ bản trong VB

Một số kiểu dữ liệu

cơ bản trong VB Phạm vi, ý nghĩa

String - Là kiểu dữ liệu chuỗi, khoảng giá trị có thể đến 2 tỷ ký tự.Byte - Là các số nguyên, từ -2.147.483.648 đến 2.147.483.647.Date - Ngày tháng năm: 01- 01 -100 đến 31- 12 – 9999

Thời gian từ 0:00:00 đến 23:59:59

$922,337,203,685,477.5807Object - Đối tượng: Chứa một địa chỉ 4 byte trỏ đến đối tượng hiện

hành hoặc các ứng dụng khácInteger - Là các số nguyên Khoảng giá trị từ -32.768 đến 32.767 Single

- Là các số có dấu chấm thập phân Khoảng giá trị từ

- 3,402823E8 đến – 1.401298E-45 (trị âm), từ 1,401298E-45đến 3,402823E8(trị dương)

Double

Là các số dấu thập phân Từ 1,79769313486231E308 đến 4,94065645841247E-324, từ 4,94065645841247E-324 đến1,79769313486231E308

-Boolean - Biến logic, có giá trị là True, hay False dùng để gán giá trị

trong các câu lệnh điều kiện

Variant - Kiểu tuỳ ý: Có thể chứa mọi loại dữ liệu kể cả mảng

Các cấu trúc điều khiển

Đây là các câu lệnh cho phép người lập trình có thể điều khiển thứ tự thi hành của cáccâu lệnh trong chương trình

Select Case < biểu thức điều kiện >

[Case < danh sách biểu thức 1 >

[< khối lệnh - 1 > ] ]

[Case < danh sách biểu thức 2 >

[< câu lệnh - 2>] ]

……

For < biến đếm > = < Điểm đầu > To <điểm cuối >

[ Step = <bước nhảy >]

Next [ biến đếm ]

e Cấu trúc Do…Loop

Kiểu 1: Lặp khi điều kiện la True

Do while < điều kiện >

< khối lệnh >

Loop

Kiểu 2: Vòng lặp luôn có ít nhất một lần thi hành khối lệnh.

Do < khối lệnh >

Loop White <Điều kiện>

Kiểu 3: Lặp trong khi điều kiện là False

Do until <điều kiện >

< khối lệnh >

Loop

Lập trình giao diện

 Thiết kế biểu mẫu sử dụng các điều khiển

- IDE của VB là nơi tập trung các menu, thanh công cụ và cửa sổ để tạo ra chươngtrình Mỗi phần của IDE có tính năng ảnh hưởng đến các hoạt động lập trình khác nhau.Thanh menu cho phép bạn quản lý cũng như tác động trực tiếp lên toàn bộ ứng dụng.Thanh công cụ cho phép truy cập các chức năng của thanh menu qua các nút trên thanhcông cụ

- Các biểu mẫu Form - khối xây dựng chính của các chương trình VB - xuất hiện trongcửa sổ Form Hộp công cụ (Toolbox) để thêm các điều khiển vào Form

- Điều khiển: Các thành phần có sẵn để người lập trình tạo giao diện tương tác vớingười dùng Các điều khiển tạo nên sức sống cho ứng dụng Chúng cho phép ứng dụnghiển thị dữ liệu và tương tác với người sử dụng.

 Giới thiệu hộp công cụ thiết kế giao diện Toolbox

- Nút lệnh (Command button)

Nút lệnh là một điều khiển dùng để bắt đầu, ngắt hoặc kết thúc một quá trình Khi nútlệnh được chọn thì nó trông như được nhấn xuống, do đó nút lệnh còn được gọi là nútnhấn (Push Button)

- Hộp văn bản (Text box)

Ô văn bản là một điều khiển cho phép nhận thông tin do người dùng nhập vào.Đối với ô nhập liệu ta cũng có thể dùng để hiển thị thông tin, thông tin này được đưavào tại thời điểm thiết kế hay thậm chí ở thời điểm thực thi ứng dụng Còn thao tác nhậnthông tin do người dùng nhập vào dĩ nhiên là được thực hiện tại thời điểm chạy ứngdụng

Là một điều khiển thông dụng dùng để nhận dữ liệu từ người sử dụng cũng nhưhiển thị dữ liệu

- Điều khiển nhãn (Label)

Nhãn là điều khiển dạng đồ họa cho phép người sử dụng hiển thị chuỗi ký tự trênbiểu mẫu nhưng họ không thể thay đổi chuỗi ký tự đó một cách trực tiếp Thường đikèm với hộp văn bản bởi hộp văn bản không có thuộc tính Caption như nút lệnh, nênnhãn sẽ làm việc đó

 Viết lệnh cho các điều khiển

Các điều khiển trên Form chỉ là một phần nhỏ của quá trình phát triển ứng dụng nhằmtạo ra giao diện cho ứng dụng Cần viết chương trình để cho ứng dụng đó hoạt động

- Lập trình sự kiện: Sau khi thiết kế một giao diện với các nút điều khiển Cần viết lệnhcho các điều khiển đó bằng cách:

- Click đúp chuột lên điều khiển đó để mở cửa sổ Code hoặc Rightclick lên điều khiểnrồi chọn View / Code trên Menu

- Một cửa sổ Code hiện ra, hãy viết lệnh vào đó Mỗi mã lệnh có hai dòng tiêu đề đầuSub và cuối là EndSub hãy giữ nguyên hai dòng này và viết mã lệnh vào giữa nó

Chạy thử: Nhấn vào RUN trên thanh công cụ

Ghi lưu: Nhấn chuột vào SAVE trên thanh công cụ

Ứng dụng cơ sở dữ liệu chạy trên nền Windows Visual Basic có các công cụ cho phép ADO-Activex Data Object

Giới thiệu về ADO

Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình trong bộ Visual Basic 6.0 củaMicrosoft Đây là ngôn ngữ hỗ trợ mạnh để xây dựng những người lập trình truycập cơ sở dữ liệu của nhiều hãng khác nhau thông qua giao diện lập trình màhãng đó cung cấp Hai công cụ chủ yếu được sử dụng là DAO (Data AccessObject) và ADO (Ative Data Object) Dưới đây sẽ trình bày về mô hình truy cập

cơ sở dữ liệu ADO

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Lý thuyết về phân tích thiết kế

2.1.1 Một số khái niệm

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp luận để xây dựng vàphát triển hệ thống thông tin bao gồm các lý thuyêt, mô hình, phương pháp vàcác công cụ sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống

Chức năng chính của hệ thống thông tin là sử lý thông tin của hệ thống.Vai trò của hệ thống thông tin là trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa hệthống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp

Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý là hệ thống được thống nhất từtrên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp cho các nhà quản lýtốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh Một hệ thốngquản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và chuyển từ dưới lêntrên

Các thông tin trong hệ thống có thể được xử lý trực tuyến (On line) hoặctheo lô (Batch proccessing)

Phương pháp thường dùng trong phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lýphương pháp Top – Down: Đi từ trên xuống dưới, từ tổng thể đến chi tiết, phângiã các chức năng lớn thành chức năng nhỏ…

2.1.2.Các thành phần của hệ thống thông tin

Nếu không kể con người và phương tiện thì hệ thống thông tin còn lại thựcchất gồm hai bộ phận: dữ liệu và xử lý

Các dữ liệu

Các thông tin có cấu trúc Với mỗi cấp quản lý thường rất lớn, đa dạng vàbiến động về cả chủng loại và cách thức xử lý Thông tin cấu trúc bao gồm luồngthông tin vào và thông tin ra

- Luồng thông tin vào:

Với mỗi hệ thống quản lý lượng thông tin cần xử lý thường rất lớn và đadạng và luôn biến động về cả chủng loại và phương thức xử lý Có thể phânthông tin xử lý thành ba loại như sau:

- Loại thông tin dùng để tra cứu: Là loại thông tin được dùng chung trong hệthống và ít thay đổi Loại thông tin này được cập nhật một lần và dùng cho việctra cứu, xử lý hai loại thông tin sau

- Loại thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt độngthường ngày của cơ quan quản lý Khối lượng của lọai thông tin này là rất lớn vàphải xử lý kịp thời

- Loại thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin tổng hợp về hoạt độngcủa từng bộ phận trong hệ thông tin quản lý Thông tin này thường cô đọng mangnhiều thông tin và xử lý theo định kỳ

- Luồng thông tin ra:

Thông tin được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào yêu cầuquản lý của từng đơn vị trong trường hợp cụ thể

Các thông tin đầu ra của hệ thống quản lý thường là các biểu mẫu báo cáo,

sổ sách thống kê và các loại thông báo…

Ngoài những yêu cầu được cập nhật kịp thời cho hệ thống, nguồn thông tin

ra phải được thiết kế linh hoạt , mềm dẻo Đây là chức năng thể hiện tính mở,tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tùy ý theoyêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình

xử lý

Các xử lý:

Là các quy trình, phương pháp, chức năng xử lý thông tin, biến đổi thôngtin và được lưu giữ lâu dài

2.1.3 Các giai đoạn phân tích thiết kế

Quy trình chung của việc phân tích thiết kế thường gồm 5 công đoạn như sau:

- Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Phần khảo sát hệ thồng là một trong những bước quan trọng nhất của việcphân tích thiết kế hệ thống thông tin giai đoạn này dựa vào kết quả điều tra để lên

mô hình hệ thống, nghiệp vụ của hệ thống, từ đó làm rõ mô hình thông tin và môhình hoạt động của hệ thống, xác định được luồng thông tin vào ra của hệ thống,xác định được mục đích yêu cầu của hệ thống thông tin, xác định được một cáchchính xác các chức năng nghiệp vụ của hệ thống, phạm vi hoạt động của hệthống, từ đó đặt ra kế hoạch cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin saunày một cách hoàn chỉnh, tránh những sai lầm thường do người không hiểu hết

hệ thống hoặc không có sự thông hiểu lẫn nhau giữa người phân tích và ngườilàm việc, vì tính chất quan trọng đó đòi hỏi người phân tích phải nắm rõ quytrình của hệ thống, có sự miệt mài tìm tòi, sáng tạo, thông hiểu một cách tườngtận các đặc điểm của hệ thống cần phân tích Sau khi đã khảo sát kỹ càng hệthống và lập ra giải pháp phân tích thì phân tích cần lập ra sơ đồ nghiệp vụ, côngviệc này không quá chi tiết chủ yếu nhằm vào định hình các chức năng hệ thôngcần đạt được, định ra các thủ tục xây dựng cần thực hiện hệ thống, định hình giaodiện với người sử dụng trong tương lai

- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Một chức năng trong mô hình sẽ được phân làm nhiều chức năng con của

nó trong sơ đồ, mỗi chức năng sẽ được phân tích thành nhiều chức năng nhỏ hơn,đơn giản hơn đến một mức nào đó phù hợp nhất, đầy đủ nhất và tối ưu nhất; đóchính là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý, sơ đồ này sẽ giúp choviệc phân tích và thiết kế sau này thuận tiện và chính xác hơn

+ Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh là biểu đồ cho biết các đối tượng, dữliệu liên quan đến hệ thống Trong sơ đồ ngữ cảnh phải thể hiện tất cả các đối