cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân xã tú xuyên và văn phòng

Hay nói một cách khác, công tácvăn th là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý,gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyếtvăn

Lời mở đầu

Công văn, giấy tờ là một trong những phơng tiện quan trọng và cần thiết

đối với hoạt động quản lý nhà nớc, do đó việc làm công văn, giấy tờ và quản

lý chúng là hai công tác không thể đợc trong hoạt động đó Toàn bộ các côngviệc của cơ quan quản lý hành chính nhà nớc về xây dựng văn bản và quản lý,giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của các cơ quan gọi là côngtác văn th

Công tác văn th là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hay nói một cách khác, công tácvăn th là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý,gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyếtvăn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nớc, các tổ chứcchính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơquan) Cũng chính vì điều đó mà công tác văn th trong các cơ quan, các tổchức ngày càng đợc quan tâm nhiều hơn Đặc biệt là trong những năm gần

đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nớc, với sự phát triển mạnh mẽcủa khoa học và công nghệ thì nhiệm vụ của công tác văn th càng phải đợcquan tâm và đổi mới hơn nữa

Trong quá trình học, chúng tôi nhận thấy các môn học nh: Nghiệp vụcông tác văn th Những năm gần đây lý luận và thực tiễn trong công tác văn

th - lu trữ ở nớc ta đã có những bớc phát triển mới, phong phú và rất đa dạng

Đặc biệt trong mỗi một cơ quan lại có một thực tế và yêu cầu riêng biệt Vìthế mà việc gắn lý thuyết với thực tế cũng là một vấn đề thật không đơn giản,nhất là đối với chúng tôi đang công tác trong các cơ quan hành chính Nhà nớc,trong công tác lại có khi phải kiêm nhiệm thêm những việc khác có đặc thùriêng, thời gian rất hạn chế, nên mỗi ngời chúng tôi đều phải cố gắng rất nhiều

để có thể đáp ứng đợc với thực tế của nhu câù công việc

1 Mục đích lý do làm chuyên đề và lựa chọn chuyên đề:

Sau một thời gian tập trung học tập, chúng tôi đã đợc trang bị nhữngkiến thức cơ bản về công tác văn th nh:

- Quản lý và sử dụng con dấu

- tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn th

Công tác văn th là một bộ phận không thể tách rời của hoạt động lãnh

đạo và quản lý, là một hoạt động mang tính văn hoá và tính kinh tế sâu sắc,phản ánh trình độ văn minh và trình độ phát triển của mỗi quốc gia, là mộthoạt động gắn liền với nền an ninh quốc gia Trong tài liệu văn th và tài liệu lutrữ chứa đựng không ít bí mật của Đảng và Nhà nớc cha đợc phép tiết lộ Nếucông tác văn th và công tác lu trữ không đợc quan tâm tổ chức cho tốt, thì việc

để lộ hoặc bị mất cắp tài liệu bí mật là khó tránh khỏi

Tuy hiểu đợc nguyên tắc và tầm quan trọng của công tác văn th và côngtác lu trữ là nh vậy, nhng do thời gian thực hiện công việc có hạn và bản thânchúng toi ở cơ quan ngoài chức năng chính là làm công tác văn th - lu trữ racòn phải đảm nhiệm nhiều công việc “không tên” khác nữa chứ không chỉ l

àm một công việc chuyên môn thuần tuý, nên công tác chuyên môn còn gặpnhiều thiếu sót là điều không thể tránh khỏi

2 ý nghĩa của chuyên đề:

Thực hiện chuyên đề tìm hiểu công tác văn th của cơ quan, đơn vị là đểgiúp cho các học viên chúng em củng cố kiến thức lý thuyết đã học vào thực

tế công tác văn th của cơ quan, đơn vị Qua đó rút ra đợc những nhận xét củamình về những vấn đề cụ thể về công tác công tác văn th nh: Việc ban hànhvăn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức công tác lập hồ sơ vànộp hồ sơ vào lu trữ

3 Những vấn đề chủ yếu:

Nội dung của báo cáo chuyên đề bao gồm những phần sau:

I Đặt vấn đề:

- Mục đích lý do làm chuyên đề và lựa chọn chuyên đề

- ý nghĩa của chuyên đề

- Tóm tắt những phần đã có trong nội dung

- ý kiến đề xuất, kiến nghị

Là một học viên đợc cơ quan cử đi đào tạo tại Học viện Hành chính quathời gian học tập tại trờng, đợc nhà trờng và các thầy, cô giáo bộ môn giảngdạy, giúp đỡ trang bị cho kiến thức và kinh nghiệm, chúng tôi đã biết kết hợp

lý thuyết với công việc thực tế ở ngay cơ quan mình đang công tác và sau đóhoàn tất báo cáo chuyên đề là một việc làm rất cần thiết và bổ ích Chỉ có qua

đây chúng tôi mới thấy hết đợc kiến thức và năng lực thực tế của mình.

Quá trình thực hiện và hoàn chỉnh báo cáo chuyên đề này, do kiến thức

và kinh nghiệm cha nhiều nên không thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong đợccác thầy, cô giáo thông cảm và chỉ dẫn cho để kịp thời bổ sung kiến thức, rútkinh nghiệm, hoàn thiện ngày một tốt hơn trong công tác chuyên môn

Xin cám ơn công lao dạy dỗ của các thầy cô, và cám ơn sự quan tâm,giúp đỡ của các đồng chí cán bộ lãnh đạo cơ quan, các bạn bè đồng nghiệp đãtạo mọi điều kiện cho tôi hoàn thành báo cáo chuyên đề này

Tôi hứa sẽ cố gắng hơn nữa trong học tập để đạt kết quả cao nhất, hoànthành tốt nhất công tác chuyên môn đợc giao phó, với mong muốn đợc đền

đáp lại sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và công ơn dạy bảo của các thầy, côgiáo và sự tin tởng của bạn bè, đồng nghiệp

Chơng I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên và văn phòng

hành chính của uỷ ban xã Tú Xuyên

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên

1 Chức năng.

uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nớc cóchức năng quản lý Nhà nớc do Hội đồng nhân dân giao cho vừa do Uỷ bannhân dân cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của chính phủ Là cơquan hành chính Nhà nớc hoạt động thờng xuyên của địa phơng thuộc hệthống hành chính thống nhất và thông suốt cả nớc Nhng thực hiện việc chỉ

đạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà nớc ở địa phơng là cơquan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hànhnhững nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trớc Hội đồngnhân dân cung cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên Là cơ quan hành chính Nhànớc ở địa phơng song uỷ ban nhân dân không chỉ chịu trách nhiệm chấp hànhnhững nghị quyết của Hội đồng nhân dân mà còn cả những nghị quyết của cơquan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà nớc

Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên có trụ sở tại Huyện Văn Quan - Lạng Sơn,

có t cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

* Uỷ ban nhân dân, thực hiện quản lý Nhà nớc địa phơng trong các lĩnhvực sau:

* Tuyên truyền giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nớc cấp trên và nghị quyết của Hội

đồng nhân dân cung cấp trong cơ quan Nhà nớc nh tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội, đơn vị vũ trang nhân dân và công đoàn ở địa phơng

* Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựnglực lợng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở

địa phơng và việc c trú đi lại của ngời nớc ngoài ở địa phơng

* Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nớc và của công dân,chống tham nhũng buôn lâu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác

* Quản lý tổ chức, biên chế tiền lơng, đào tạo viên chức, bảo hiểm xãhội

* Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phơng

* Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phơng (thuế) phốihợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, thu đủ, thu kịp thời cácloại thuế và các khoản thu khác ở địa phơng.

* Uỷ ban nhân dân xã, Tú Xuyên còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vịhành chính ở địa phơng

3 Cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dâ xã Tú Xuyên.

* Giới thiệu về cơ cấu tổ chức.

Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên có chủ tịch và các phó chủ tịch do Hội

đồng nhân dân cung cấp bầu ra Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vịthuộc uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên do chủ tịch uỷ ban nhân dân quy định.Hiện nay uỷ ban có 25 cán bộ trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp

đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học chuyên ngành, nhiều cán bộ

đợc đào tạo với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp

Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ uỷ ban nhândân xã Tú Xuyên nh sau:

* Trên đại học : 01 ngời

* Đại học hành chính : 05 ngời

* Đại học ngành khác : 10 ngời

Qua sơ đồ ta thấy rõ đợc mối quan hệ chăt chẽ giữa ban chủ tịch, Uỷ banvới các ban trực thuộc Uỷ ban nhân dân, các ban này có chức năng tham mu,giúp việc co ban chủ tịch Uỷ ban nhân dân về mọi mặt

C Chức năng của từng ban

* Cán bộ văn phòng: là ban tham mu và giúp việc cho lãnh đạo uỷ bannhân dân xã trong xây dựng, là ban thông tin tổng hợp hoạt động của uỷ ban ,triển khai thực hiện ngân sách, kế hoạch đầu t và trực tiếp triển khai công táchành chính của Uỷ ban Vừa phụ trách công tác tổ chức cán bộ, văn th lu trữ,công tác bảo vệ quản lý cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của Uỷ ban

* Ban địa chính - xây dựng: là ban có chức năng quản lý quyền sử dụng

đất đai, chuyển nhợng thế chấp, tặng quyền sở hữu đất… và cấp giấy phép xâydựng hoặc giải phóng mặt bằng

* Ban t pháp: là ban có chức năng kiểm tra, xử lý các công văn của uỷban

* Cán bộ kế toán - tài chính: là ban tham mu và giúp việc cho lãnh đạo,

Uỷ ban tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính của Uỷ ban

theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nớc và các quy định về kế toán tài chính của

Uỷ ban nhân dân

* Ban chỉ huy quân sự: là ban có chức năng nhận công văn, báo cáo của

Đảng uỷ, Huyện uỷ về công tác quân sự

* Ban công an: là ban có chức năng đảm bảo trật tự an ninh trong thônxóm, phờng, thị xã

* Cán bộ thuế thơng nghiệp: là ban có chức năng ban hành luật thuế ápdụng đối với hộ kinh doanh nhỏ trên địa bàn xã

* Ban văn hoá thông tin: là ban có chức năng làm công tác tuyên truyềnnhững chủ trơng, chính sách về văn hoá Và góp phần xây dựng nếp sống vănminh - văn hoá cho ngời dân

Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên, tôi đã đợcnhận về thực tập tại phòng hành chính - văn th Sau đây là một vài nét giớithiệu về văn phòng hành chính - văn th

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng hành chính.

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

* Lập và tổ chức kế hoạch hàng năm của Uỷ ban nhân dân và lập kếhoạch sáu tháng đầu năm Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theoquy định

* Thờng xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chơng trìnhtheo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡnhững khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch

* Thu thập và xử lý thông tin kịp thời và chính xác

* Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên

* Tổ chức công tác văn th, quản lý văn bản trong cơ quan và những vănbản ở bên ngoài cơ quan gửi đến

* Tổ chức công tác lu trữ hồ sơ của Uỷ ban nhân dân để phục vụ cho việctra tìm nhanh chóng và thuận tiện

* Quản lý toàn bộ tài sản, vật t, trong thiết bị, công cụ lao động của uỷban

* Thực hiện công tác văn th - lu trữ, theo đúng quy định, quản lý và cấpgiấy giới thiệu.

* Làm các thủ tục nh: Đăng ký, quản lý con dấu chuyển giao văn bản đi,

đến, tiếp nhận văn bản

3 Cơ cấu tổ chức văn phòng hành chính

* Trởng ban chịu trách nhiệm Uỷ ban nhân dân xã về tổ chức điều hànhcác công việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Uỷ bannhân dân, phân công chỉ đạo công việc chung

* Cán bộ: Thực hiện những công việc theo sự phân công của trởng ban.Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần tới, làm cáccông việc phát sinh theo sự phân công của trởng ban, quản lý các trang thiết bị

đợc giao có hiệu quả Thực hiện công tác văn th, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận,cấp phát, lu trữ công văn, tài liệu đến và đi

Sơ đồ tổ chức của văn phòng hành chính

4 Thái độ và tinh thần làm việc của cán bộ trong cơ quan

Qua đợt thực tập này, điều để lại cho tôi ấn tợng sâu sắc nhất là tìnhcảm , tinh thần làm việc hăng say, hết mình của tất cả các cán bộ, nhân viêntrong Uỷ ban Tuy là cơ quan hành chính Nhà nớc nhng không giống nhữngcơ quan hành chính Nhà nớc khác bởi ở đây các cán bộ trong uỷ ban đều cótác phong làm việc rất hiện đại và khoa học Trong công việc, các cán bộ vànhân viên luôn ý thức đợc nghĩa vụ, trách nhiệm của mình, chấp hành nghiêmchỉnh nội quy của cơ quan, tác phong nhanh nhẹn và năng nổ sáng tạo trongcông việc

Tuy là làm việc hành chính, nhng giờ giấc ở Uỷ ban luôn đợc chấp hànhnghiêm chỉnh Thái độ làm việc của cán bộ trong cơ quan rất tốt, công việctrong một ngày họ không bao giờ để đến ngày mai, mà đều cố gắng hoàn tất,

Cán bộ

Tr ởng banNông Văn Sơ

Cán bộ Nông Văn Lực

dù phải về muộn hơn bình thờng Nhiều khi đã hết giờ làm từ lâu nhng họ vẫn

ở lại để hoàn thành nốt công việc đề ra trong ngày Điều đó đã cho ta thấy đợcthái độ cũng nh tinh thần hết mình vì công việc của cán bộ Uỷ ban nhân dânxã Tú Xuyên

Trong Uỷ ban có nhiều phòng ban với những chức năng và nhiệm vụriêng và đợc bố trí khá xa hơn Nhng không vì thế mà thái độ cán bộ trong cácphòng ban cũng nh giữa các phòng ban với nhau có sự khác biệt hay mộtkhoảng cách nào Mà trái lại Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên nh một ngôi nhàlớn mà ở đó có sự yêu thơng đùm bọc che chở, giúp đỡ lẫn nhau giữa các cán

Chơng II Quá tình khảo sát, thực hiện công tác văn th lu trữ và quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân

Nh vậy,văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn th lu trữ có vai trò rất quantrọng đối với các cơ quan Vì thế mà các cơ quan cha ban hành thì cần phải cóvăn bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo đợc thuận lợi hơntrong công tác văn th - lu trữ Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trongcơ quan sẽ nắm rõ đợc nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúngtheo nguyên tắc đã đề ra

Công tác văn th có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học

và kỹ thuật cao Những cán bộ làm công tác văn th nói chung và những cán bộchuyên trách công tác văn th tuỳ theo yêu cầu cụ thể, phải đợc bồi dỡng, huấnluyện cán bộ ở những mức độ khác nhau

Để đáp ứng yêu cầu thờng xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyênmôn cho cán bộ làm công tác văn th chuyên trách và những cán bộ khác làmcông việc có liên quan đến công tác văn th, hàng năm có nhiều lớp bồi dỡngnghiệp vụ ngắn hạn do Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan tổ chức theo sự chỉ

đạo chung của Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan, phục vụ cho việc nâng caotrình độ nghiệp vụ cho các đối tợng làm các nghiệp vụ văn th khác nhau

Ngoài các lớp ngắn hạn nói trên, cán bộ ở xã cũng bố trí chơng trình văn

th trong nội dung làm việc của mình

Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn th ở cơ quan là việc làm rấtcần thiết

Về cơ sở hạ tầng từ khi mới thành lập Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên đãgặp nhiều thiếu thốn về nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán bộ công nhânviên còn thiếu thốn, với sự quan tâm của Đảng và Nhà nớc cùng với sự nỗ lựcphân đấu của công tác văn th, đến nay Uỷ ban đã đợc trang bị các thiết bị làmviệc tơng đối đầy đủ

Trong mỗi phòng ban đều có lắp đặt máy vi tính Pentium IV đợc nốimạng, một quạt thông gió, một máy điện thoại đợc nối mạng rộng ra ngoài

Văn phòng hành chính văn th đợc trang bị cho mỗi phòng từ 1 đến 2 máy

vi tính và một máy in Trang bị, hai máy photocopy cho văn th, các phòng đều

có điện thoại , các máy tính đều đợc nối mang với nhau và đợc kết nối mạngInternet và có tốc độ xử lý cao để đảm bảo công việc đợc xử lý nhanh chóngthuận tiện

Những trang thiết bị khác nh nhà cửa trụ sở đợc bố trí rộng rãi đảm bảo

điều kiện làm việc cho các cán bộ, nhân viên tơng đối tốt, dụng cụ văn phòngphẩm đợc cung cấp kịp thời đủ nhu cầu

Công tác kiểm tra đối với công tác văn th của Uỷ ban nhân dân xã TúXuyên nh sau:

Uỷ ban xã đã tổ chức kiểm tra theo định kỳ, (Sáu tháng một lần) Mỗi lầnkiểm tra để làm sáng tỏ kết quả đã đạt đợc trong quá trình thực hiện nhữngnhiệm vụ của cơ quan

Qua sự kiểm tra này để đánh giá các đờng lối đa ra về công tác văn th có

đúng hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế

Khi kiểm tra có thể xây dựng đợc các bản hớng dẫn, chỉ đạo một cách sátthực với hoạt động của cơ quan

Mỗi lần kiểm tra thì cấp trên sẽ kiểm tra về chất lợng xử lý thông tin củacơ quan nh thế nào?

Kiểm tra toàn bộ tổng hợp thông tin có đúng hay không

Kiểm tra văn bản có đúng thể thức hay không và kiểm tra độ chính xáccủa thông tin

Nh vậy, công tác kiểm tra đối với công tác văn th là nhằm xem xét cán

bộ văn th làm việc có hiệu quả hay không Nếu không thì sẽ phải chỉnh sửa lại

để cho công tác văn th ngày càng phát triển và đi lên

Tổ chức biên chế của văn th chuyên trách của Uỷ ban là tổ chức biên chếcho vă th chuyên trách là 5 năm một lần Tổ chức biên chế cho văn th lànhững ngời làm việc ở cơ quan từ 5 năm trở lên, có lý lịch tốt, chấp hành mọiquy chế mà cơ quan đã đề ra

Hình thức, tổ chức văn th cơ quan theo cơ chế tập trung Có nghĩa là toàn

bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn th đợc thực hiện tại một nơi, một vịtrí của cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan Đó là văn phòng hànhchính

2 Công tác soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản đó là một công việc thờng làm ở bất kỳ cơ quan, tổchức nào Nh chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy địnhchung cho nên công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản đó

mới có hiệu lực Hơn thế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạtthông tin trong hoạt động, quản lý Nó mang tính giao dịch cụ thể hoá các vănbản pháp quy và thực hiện những kế hoạch công tác theo chức năng nhiệm vụcủa Uỷ ban, Việc phân công soạn thảo văn bản do Trởng ban, văn phòng phâncông và đợc phân công cho cán bộ văn th soạn thảo Văn bản cơ quan do cán

bộ Đỗ Hơng Chà soạn thảo, công việc soạn thảo của Uỷ ban là soạn thảonhững văn bản hành chính thông thờng nó bao gồm: công văn, báo cáo, thôngbáo, tờ trình Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó đợc viết ởnhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ đợc quy định chặt chẽnhằm bảo đảm cho văn bản đó tính pháp lý, tính quyền lực của văn bản

Sau khi soạn thảo văn bản xong thì phải in ra, trớc khi in thì phải prcview

để chỉnh sửa văn bản sau đó đóng lại và mở hộp thoại print bằng cách vàoFile/Print

Trong đó All là in tất cả, current page là in trang chứa con trỏ, puges là intrang tuỳ thích ta gõ số trang cần in vào đây

Lập bảng biểu thống kê số lợng văn bản của cơ quan trong những năm gầy đây:

+ Thời gian ban hành văn bản

+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản

+ Đối tợng giải quyết trong văn bản

+ Hậu quả tác động của văn bản

Căn cứ để xác định:

+ Yêu cầu giải quyết công việc

Yêu cầu của vấn đề cần giải quyết

Yêu cầu của cơ quan.

+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết vănbản

Căn cứ để xác định

+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan

+ Nội dung của vấn đề cần giải quyết

+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản

Nội dung công việc:

+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loạivăn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng

+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn

Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản, giảiquyết công việc đã đặt ra

- Thu thập thông tin

Mỗi văn bản đều phải có các số liệu dẫn chứng sự việc, căn cứ pháp lý …

Đó là thông tin cần thiết cho việc soạn thảo văn bản, các thông tin đó phải đợcthu thập một cách đầy đủ, khách quan, chính xác trong quá trình chuẩn bị đểsoạn thảo một văn bản Văn bản càng quan trọng, thông tin thu thập càng phải

Căn cứ vào đối tợng thi hành văn bản

+ Nội dung công việc:

Thông tin thực tế: loại thông tin này thu thập từ thực tế công việc có liênquan đến vấn đề phải giải quyết trong văn bản phải soạn thảo.

Những thông tin loại này không thu thập từ các loại Hồ sơ mà thu thập từcuộc sống thực tế Loại thông tin này càng chính xác, càng mang lại tính khảthi cho văn bản đợc soạn thảo ra

Thông tin tiến độ, đây là loại thông tin rút ra từ hồ sơ công việc để xác

định tiến trình công việc đang thực hiện, từ đó xác định nội dung tiếp theo củavăn bản phải soạn thảo

Loại thông tin này đảm bảo cho nội dung văn bản không trùng lặp vớicác văn bản trớc đó

Thông tin nguyên tắc: đây là loại thông tin đợc rút ra từ hồ sơ nguyêntắc, có liên quan đến công việc phải giải quyết trong văn bản sẽ soạn thảo.Loại thông tin này giúp cho văn bản đợc soạn thảo ra phù hợp với hệ thốngpháp luật của Nhà nớc và không trái với văn bản của cấp trên Mặt khác, loạithông tin này là cơ sở pháp lý cho các nội dung giải quyết vấn đề trong vănbản sẽ đợc soạn thảo

Công việc này giúp cho ngời soạn thảo văn bản hình thành văn bản mộtcách chi tiết trớc khi tiến hành viết thành văn bản Mặt khác, việc viết đề cơngtrớc khi soạn thảo tạo điều kiện để ngời viết sắp xếp ý tứ, nội dung để văn bản

đợc soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản

* Các phơng pháp viết văn bản

- Đọc cho th ký đánh máy, nghi âm, nghi tốc ký

- Tự soạn thảo văn bản bằng các phơng tiện văn phòng

- Tuỳ từng loại văn bản, tuỳ từng cơ quan mà việc tổ chức duyệt bản thảo

có những đặc điểm riêng

Nh vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc làm rất cần thiết khi soạnthảo văn bản Muốn soạn thảo một văn bản tốt thì phải có một quy trình hợp lý

sẽ tạo nên một văn bản logic

Thể thức văn bản của cơ quan đợc thể hiện nh sau:

Thể thức văn bản là các yếu tố thông tin, cần đợc thể hiện trong văn bản,theo quy định của pháp luật

Thể thức, văn bản có ý nghĩa để đảm bảo tính kỷ cơng, thống nhất trongviệc ban hành văn bản quản lý Nhà nớc Thể thức của văn bản đảm bảo tínhthiết thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, song vừa tạo nên thuận lợi cho việcquản lý văn bản và phép lịch sự trong việc giao tiếp giữa các cơ quan

Quốc hiệu: là yếu tố thông tin thể hiện tên nớc và chế độ chính trị củamột quốc gia

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - T do - Hạnh phúc

Dòng trên: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trình bày

bằng phông chữ VntimeH, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm

Dòng dới: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc trình bày bằng phông chữVntime, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dới có đờng gạch ngang, nét liềnkéo dài hết dòng chữ

Tên cơ quan ban hành văn bản: trình bày ở ô số (2) bằng phông chữVntimeH, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dới có đờng gạchngang, nét liền, dài khoảng 1/2 so với tên cơ quan và đặt cân đối ở giữa

Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên

Số, ký hiệu văn bản: Trình bày ở ô số (3) số văn bản trình bày bằngphông chữ Vntime, ký hiệu bằng phông chữ VntimeH, số, và ký hiệu có cỡchữ 13, kiểu chữ đứng thống nhất nh sau:

VD: Tú Xuyên, ngày 01 tháng 02 năm 2005

Nơi nhận văn bản: trình bày ở ô số (5a) và ở ô số (5b)

Ô số (5a) ghi cụm từ "kính gửi" áp dụng cho công văn hành chính Cụm

từ "Kính gửi" và tên cơ quan đợc trình bày bằng phông chữ Vntime, cỡ chữ

14, kiểu chữ đứng đậm, sau cụm từ "Kính gửi" có dấu hai chấm (: )

Ví dụ: Kính gửi: - Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan

- Phòng kế toán - kinh tế và PTNT Huyện Văn Quan

Ô số (5b) ghi cụm từ "nơi nhận" áp dụng cho tất cả các loại văn bản Cụm

từ nơi nhận đợc trình bày bằng phông chữ VntimeH, kiểu chữ đứng đậm, phíadới tên gọi trình bày trích yếu nội dung văn bản bằng phông chữ Vntime, cỡchữ 14, kiểu chữ đứng đậm

VD: Báo cáo

V/V tình hình Đại hội của HTX Tú Xuyên

Nội dung văn bản: trình bày ở ô số (7) bằng phông chữ Vntime, cỡ chữ

12 đến 14, kiểu chữ đứng Khi xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào 01 tab.Thể thức để ký và chức vụ của ngời ký văn bản: Trình bày ở ô số (8) bằngphông chữ VntimeH cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm

VD: TM Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên

chủ tịchChữ ký của ngời có thẩm quyền: đợc trình bày ở ô số (9)

Dấu cơ quan: đóng vào ô số (10) trùm lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái

Họ, tên ngời ký văn bản: trình bày ô số (11) bằng phông chữ Vntime, cỡchữ 14, kiểu chữ đứng đậm

VD: Nông Văn Sơ

Tóm lại, thể thức văn bản của cơ quan đợc thể hiện khá đầy đủ và lôgic.Song vẫn còn tồn tại một vài yếu tố thể hiện cha đúng Ví dụ nh khi đóng condấu cha cân

3 Quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ, nhằm giúpcho cơ quan và thủ trởng cơ quan nắm đợc thành phần nội dung và tình hìnhchuyển giao, tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản tronghoạt động hằng ngày của cơ quan

a Quản lý văn bản đi: Là khái niệm chỉ chung của văn bản tài liệu domột cơ quan gửi đi

Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếugửi Việc chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời Song đăng ký văn bảntheo hình thức bằng sổ

So với mẫu đăng ký văn bản đi đã học với Đăng ký văn bản đi bằng số, ởcơ quan thì các yếu tố thể hiện đều gồm có 8 cột Nói chung là giống nhau,không có gì khác nhau.

Tuy nhiên, số lợng văn bản ban hành trong năm còn ít

Thủ tục giải quyết văn bản đi sau khi đoạn thảo văn bản xong, văn thkiểm tra thể thức văn bản có phù hợp với pháp luật quy định không, sau đó đalên thủ trởng để trình ký Trớc khi văn bản chuyển ra ngoài, một lần nữa văn

th phải kiểm tra van bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên văn bản văn thghi số công văn để ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ công văn đi

Quản lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên rất rõ ràng, chínhxác, kịp thời, an toàn và bí mật Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dungsong số lợng văn bản đi ban hành còn quá ít Sổ công văn đi gọn gàng, sạch

sẽ, dễ hiểu Công văn đi là công văn rất quan trọng chính vì thế mà cơ quancần phải ban hành số lợng văn bản đi nhiều hơn nữa

b Quản lý văn bản đến

Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho các công văn giấy tờ docơ quan nhận đợc

- Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến đợc thực hiện nh sau:

Tất cả công văn đến đều phải qua bộ nhận văn th Văn th nhận và phânloại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục hànhchính hay không Đối với những văn th mật, th đích danh, th cá nhân không đ-

ợc phép bóc bì, khi mở phong bì cán bộ văn th lấy tài liệu, xem xét kỹ ở trong

có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghichú vào th và kẹp ở cuối th

Sau khi vào sổ công văn đến, văn th phải sắp xếp theo từng loại để trìnhchủ tịch và các phòng ban chức năng trong uỷ ban, công văn đến ngày nào, thìphân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau Đối vớicông văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn th phải phân phối ngay sau khi nhận

Số , ký hiệu

Ngày tháng văn bản

Tên loại và thích yếu nội dung

Lu hồ sơ

Nơi nhận

và ngời nhận

Sau khi bóc bì, đóng dấu "dấu" cán bộ văn th đăng ký các yếu tố cầnthiết vào sổ rồi trình tất cả văn bản giấy tờ đã nhận đợc cho trởng ban và chủtịch xem xét và ghi ý kiến, phân phối lên văn bản.

Tất cả các văn bản đã đến cơ quan sau khi có ý kiến phân phối của ngờiphụ trách phải đợc chuyển ngay đến tay ngời có trách nhiệm nghên cứu giảiquyết, không đợc để chậm hoặc để quên văn bản

Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn th phải ký nhận vào sổ nhận vănbản

- Đóng dấu đến, mẫu dấu đến:

Đến - Sổ:

- Ngày:

- Chuyển:

- Lu hồ sơ:

Số đến là số thứ tự của các văn bản đến cơ quan trong một năm

Số đến đợc nghi nhận liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vàongày 31-12 cuối năm

Ngày đến là ngày cơ quan nhận đợc văn bản và đăng ký:

Đóng dấu "đến" đóng rõ ràng, chính xác, thống nhất vào khoảng giấytrắng, phía trên, góc trái, phần lề văn bản dới số và ký hiệu

- Cơ quan thờng nhận văn bản đến từ lúc Uỷ ban nhân dân Huyện VănQuan, Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn, Bộ giáo dục và đào đào tạo

Nh vậy, quản lý văn bản đến của uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên nhìnchung quản lý tốt song vẫn còn tồn tại những thiếu sót

Ưu điểm: Đăng ký văn bản đến bằng sổ của cơ quan đơn giản để thựchiện

Nhìn chung, các sổ rất gọn gàng, sạch sẽ và đóng dấu đến rất chính xác…Nhợc điểm: Đăng ký văn bản bvằng sổ của cơ quan tốn nhiều thời gian,khó tra cứu.

4 Quản lý con dấu

- Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:

+ Con dấu đợc giao cho trởng ban văn phòng có trách nhiệm, có trình độchuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.+ Không đợc tự tiện mang con dấu theo ngời

+ Nghiên cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không

đúng quy định Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hànhchính

+ Khi hết giờ làm việc thì trởng ban văn phòng phải cất giấu cẩn thận

- Việc đóng dấu của cơ quan là:

Trớc khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn th kiểm tra và soát kỹ vănbản trớc khi đóng dấu, con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi

đã có chữ ký của ngời có thẩm quyền, không đóng dấu không chỉ (đóng dấukhông có chữ ký, đóng dấu trớc - ký tên sau) Đóng dấu trùm lên từ 1/3 dến1/4 chữ ký về phía bên trái

Văn th quản lý các loại con dấu: Dấu tròn, dấu văn phòng, dấu uỷ ban,dấu vuông, dấu công văn đến, dấu công văn đi, dấu chức danh

- Việc đóng dấu của cơ quan rất đúng với quy định của cơ quan về quản

lý và sử dụng con dấu

5 Lập Hồ sơ hiện hành

Lập Hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản thành các hồ sơ trong khigiải quyết công việc theo các nguyên tắc và phơng pháp quy định

Những quy trình của cơ quan về lập hồ sơ hiện hành;

+ Khi lập hồ sơ phải rõ ràng, chính xác

+ Phải nắm đợc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan của đơn vị và côngviệc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan

+ Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn th.+ Nắm đợc các loại văn bản giấy tờ của cơ quan làm ra và văn bản giấy

tờ do cơ quan khác gửi đến các hồ sơ đã lập trong năm trớc, chế độ, phơngpháp xác định giá trị tài liệu của cơ quan

+ Lập hồ sơ sau khi làm xong cần phải phát huy đợc tác dụng

+ Mỗi cán bộ - nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ.+ Hồ sơ phải đảm bảo mối quan hệ khách quan của văn bản

+ Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị

+ Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức

+ Hồ sơ phải đợc biên mục đầy đủ và chính xác

Bản danh mục hồ sơ của cơ quan nh sau:

hồ sơ có thời hạn bản quản vĩnh viễn:

hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài:

.hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời:

Duyệt Tú Xuyên, ngày tháng năm

Uỷ ban nhân dân Xã Tú Xuyên

Chủ tịch

Ký tên đóng dấu