Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, tổ chức và sử dụng, quản lý con dấu

Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyếtcông việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, vănbản ban hành phải có đầy đủ các thành phần t

Lời mở đầu

Trong quá trình đào tạo sinh viên chính quy của Học Viện Hành ChínhQuốc Gia, thì thực cuối khóa là một khâu vô cùng quan trọng, nó quan trọngkhông chỉ vì số trình mà công đoạn này tơng đơng với 10 đơn vị học trình màquan trọng đây là quá trình trang bị cho sinh viên những kiến thức thực tế,những kỹ năng thực hành trong công việc của các cơ quan hành chính nhà nớcnhững kiến thức mà chỉ có trong quá trình thực hành thực tế mới có đợc Vàcũng thông qua quá trình này, những sinh viên đã hiểu về tổ chức và hoạt

động vủa bộ máy hành chính, cơ cấu chức năng nhiệm vụ, nắm vững quy trìnhcông vụ trong quá trình thực tập, nẵm vững các thủ tục hành chính trong cáccơ quan nhà nớc

Thực hiện sự phân công của nhà trờng, đoàn thực tập chúng tôi thuộc

đoàn số 17 và đợc phân công ở Thanh Tra Chính Phủ và đợc phân công ở BáoThanh Tra Trong quá trình thực tập ở đây đợc sự giúp đỡ rất nhiệt tình, cùngvới sự quan tâm của các cán bộ nhân viên trong phòng đã giúp chúng tôi hoànthành quá trình thực tập này với những hiểu biết nhất định về cơ quan sựnghiệp này

Với những kiến thức đã học đợc trong nhà trờng và cùng với những kiếnthức thực tế ở cơ quan thực tập đã đợcTôi thể hiện dới đề công tác văn th củaBáo Thanh Tra Có nội dung gì cha phù hợp xin các thầy,cô bổ xung và chỉbảo.Tôi xin chân thành cảm ơn

CHUƠNG I: Cơ sở lý luận về công tác văn th

I Tổng quan về công tác Văn th.

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hànhchính Nhà nớc hay là hành chính sự nghiệp thì Văn phòng luôn giữ một vị trí

đặc biệt quan trọng Nó có chức năng tham mu, tổng hợp, giúp việc, quản trịhậu cần của một cơ quan tổ chức Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tổ rấtquan trọng giúp cho cơ quan, tổ chức đổi mới phơng thức lãnh đạo và lề lốilàm việc, nâng cao chất lợng của công tác lãnh đạo Chính vì vây, việc tăng c-ờng xây dựng và tổ chức cải cách hoạt động Văn phòng trong bất kỳ cơ quannào cũng phải đợc đặc biệt quan tâm

Hoạt động của Văn phòng rất phong phú nó bao gồm các tác nghiệp vàthủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở Sự am hiểuthuần thục các kỹ thuật , nghiệp vụ hành chính Văn phòng là cơ sở để tiếnhành có hiệu quả các hoạt động công vụ khác, trong đó hoạt động Văn th đợccoi là một nội dung không kém phần quan trọng để tạo nên sự thành côngtrong hoạt động cho Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung

1 Khái niệm về công tác Văn th:

Công tác Văn th là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành văn bản( sọan thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xây dựng, quản lý,giải quyết văn bản trong các cơ quan đó

2.2 ý nghĩa:

Công tác Văn th Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan đợcnhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lợng, đúng đờng lối, chínhsách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan

đựoc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt

Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt

động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn

đ-ợc bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủtục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới

Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm đợc công sức, nguyên, vậtliệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản

Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan,của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra

Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ chocông tác tra cứu thông tin quá khứ

3 Những yêu cầu đối với công tác Văn th.

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn th đối với cơ quan,

tổ chức, văn th giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảmbảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan đợc đầy đủ

Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp choquá trình tham mu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần đợc tốt hơn Do đó, công tácVăn th đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:

và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan

3.2 chính xác

Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn th của cơquan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng

Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyếtcông việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, vănbản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nớc quy định.

Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của côngtác Văn th phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký,chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo nhữngquy định của pháp luật

3.3 Bí mật.

Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nêntrong hoạt động của mình công tác Văn th đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bímật để cho hoạt động của cơ quan đợc hiệu quả và giữ gìn đợc bí mật Nhà n-ớc

Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyếtvăn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn th của cơ quan phải đảm bảo yêucầu đã quy định trong bí mật Nhà nớc Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là

sự thàng công của mỗi cơ quan đó

4 Hình thức tổ chức Văn th.

Hình thức tổ chức Văn th có tầm ảnh hởng không nhỏ đến toàn bộ quátrình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đếnkết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựachọn hình thức công tác Văn th cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổchức, số lợng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan

Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn th nhng thông thờng ngời

ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thc tổ chức tập trung, hình thức tổchức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp

Hình thức Văn th tập trung: đợc áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyênmôn, công tác Văn th đợc tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức nàythông thờng đợc áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp, có quymô nhỏ, số lợng văn bản ít

Hình thức văn th phân tán: đợc áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụ

đợc giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cờuphức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau

Hình thức văn th hỗn hợp: đợc áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủyếu nhu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi,còn các khâu nghiệp vụ nh theo dõi, giải quyết văn bản lu trong quá trình thựchiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông thờng đợc

áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chínhNhà nớc

ở đơn vị Báo Thanh tra qua tìm hiểu về công tác văn th cũng nh tiếpcận với công việc ở đây, thì tôi thấy Báo Thanh tra đã áp dụng hình thc tổchức Văn th tập trung, hình thức tổ chức công tác Văn th này có nhiều phùhợp với đặc thù hoạt động của Báo Thanh tra, nó đã đem lại nhiều thành côngtrong hoạt động của Báo Thanh tra nói riêng và đóng góp vào thành tích chungcủa Thanh tra Chính phủ nói chung

tác văn th.

Nội dung công tác Văn th bao gồm các nội dung sau: Xây dựng và banhành văn bản, tổ chức giải quyết Văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, tổchức và sử dụng, quản lý con dấu và công tác lập hồ sơ

1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

a ) Tíêp nhận văn bản

Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật),bao gồm văn bản quyphạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác vàcác đơn th do các cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến

Theo điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chínhphủ về công tác văn th quy định: “văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phảitập trung tại văn th cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Nhữngvăn bản không đợc đăng ký tại văn th, các đơnvị, cá nhân không có tráchnhiệm giải quyết”

Khi tiếp nhận văn bản do bu điện, giao liên hoặc do cán bộ trong cơquan trực tiếp gửi đến văn th phải kiểm tra sơ bộ về số lợng, tình trạng bì…đốiđốivới văn bản mang bí mật Nhà nớc phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằmphát hiện những sai sót, h hỏng trớc khi nhận và ký nhận.

Nếu bì văn bản bị bóc, bị rách, bị mất bì, bị mất hoặc bị tráo đổi vănbản bên trong thì phải báo ngay với Chánh Văn phòng và Trởng phòng Hànhchính ở những nơi cơ quan tổ chức không có văn phòng hoặc ngời đứng đầucơ quan, tổ chức giao trách nhiệm, trong trờng hợp cần thiết phải lập biên bảnvới ngời đa văn bản

Đối với văn bản đợc chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn th cũngphải kiẻm tra sơ bộ về số lợng văn bản, số lợng trang của mỗi văn bản và nơinhận…đối Trờng hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặcbáo cáo ngời đợc giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho các đoàn thể nh Công

đoàn, Đoàn Thanh niên của các cơ quan, tổ chức và th riêng

Loại bóc bì bao gồm tất cả các văn bản giấy tờ gửi cơ quan, tổchức(ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi chức danh ngời đứng đầu cơquan, tổ chức), kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký độ “mật” và “tốimật”, nếu văn th đợc giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn bản đó

c) Đăng ký văn bản đến

bộ, ngành, cơ quan Trung ơng; sổ đăng ký văn bản đến( loại thờng) của các cơquan khác; sổ đăng ký văn bản đến (loại mật)

Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chơng trình quản lý vănbản: yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đếnthực hiện theo bản hớng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn th lutrữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 củaCục Lu trữ Nhà Nớc ( nay là Cục Văn th Lu trữ Nhà nớc)

Việc đăng ký (cập nhập) thông tin đầu vào của văn bản đến vào cơ sởdữ liệu quản lý văn bản đến đợc sử dụng theo hớng dẫn sử dụng chơng trìnhphần mềm của cơ quan tổ chức cung cấp chơng trình phần mềm đó

d) Trình và chuyển giao văn bản đến.

Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến phải đợc kip thời trình cho ngời cơ quan,

tổ chức, cấp Phó của ngời đứng đầu, Chánh Văn phòng hoặc ngời đựơc ngời

đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối giảiquyết văn bản

Ngời có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến, quy chế làmviệc cơ quan tổ chức, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác đợc giao cho

đơn vị, cá nhân …đối

Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ

đơn vị cá nhân chủ trì cần giải quyết, những đơn vị cá nhân tham gia và thờihạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân

ý kiến phân phối giải quyết đợc ghi vào khoảng giấy trống phía trên lềtrái của văn bản, hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản.Trong trờng hợp cần thiết ý kiến phân phối đợc ghi cập nhật hoặc ghi vàophiếu riêng

Chuyển văn bản đến

Văn bản đến đợc chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ

ý kiến của ngời có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ quan,

tổ chức cũng nh các đơn vị khác phải bảo đảm các yêu cầu sau:

Nhanh chóng: văn bản đến( loại khẩn) phải chuyển giao ngay cho đơn

vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Đúng đối tợng: văn bản đến (loại mật) phải chuyển đến tận tay ngờinhận

Chặt chẽ.: khi chuyển giao văn bản đến phải tiến hành kiểm tra đốichiếu và ngời nhận văn bản phải ký nhận, đối với văn bản đến có đóng dấu th-ợng khẩn và hoả tốc thì phải ghi rõ thời gian nhận

Văn th của đơn vị hoặc ngời đợc Thủ trởng đơn vị giao trách nhiệm,sau khi tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị, trình Thủ trởng

đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết Căn cứ vào ý kiến phân phốicủa Thủ trởng đơn vị văn bản chuyển cho cá nhân trực tiếp phân phối giảiquyết

e) Giải quyết văn bản đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệmnghiên cứu giải quyết kịp thời theo dõi thời hạn pháp luật quy định hoặc theo

quy định cụ thể của cơ quan tổ chức; đối với các văn bản có đóng dấu các đôkhẩn phải giải quyết khẩn trơng không chậm trễ.

Khi giải quyết liên quan đến các đơn vị cá nhân khác đơn vị hoặc cánhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản, bản sao văn bản đó kèm phiếu giảiquyết văn bản để tham khảo ý kiến của đơn vị cá nhân

Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định củapháp luật hoặc của cơ quan tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời gian giảiquyết

Văn th có trách nhiệm lập sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến và thờngxuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến

Đối với tài liệu văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, văn th cótrách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng quy định

2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng của văn bản

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày

Căn cứ theo quy định của pháp luật Văn th có nhiệm vụ kiểm tra lại thểthức, hình thức trình bày văn bản trớc khi thực hiện các thủ tục tiếp theo đểphát hành văn bản; trờng hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo ngời đợcgiao trách nhiệm xem xét giải quyết

Ngày, tháng của Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc Hội, Uỷ ban ờng vụ Quốc Hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản

Th-đợc thông qua

Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hànhchính là ngày, tháng, năm văn bản đợc ký ban hành và vào sổ đăng ký

b) Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật.

Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và

đóng dấu cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản đợc thực hiện theo quy địnhtại điều6 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củâ Chính phủ vềcông tác văn th

Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính dongời đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định Dấu đợc đóng vào khoảng giữa,mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy,mỗi lần đóng dấu lên không quá 05 tờ giấy liền kề

Đóng dấu độ khẩn, Mật

Việc đóng dấu các độ khẩn ( “Hoả tốc”, “ thợng khẩn” và “ khẩn”) trênvăn bản đợc thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành Việc đánhdấu các độ mật (“ tuyệt mật”, “ tối mật” và “ mật”), dấu của tài liệu thu hồitrên văn bản đợc thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông t12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an

c) Đăng ký văn bản đi.

Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lợng của mỗi văn bản

đi hàng năm của các cơ quan, tổ chc, Quyết định việc lập sổ đăng kỹ cho phùhợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một hoặc một sốloại sổ đăng ký chung trong đó đợc chia ra nhiều phần để đăng ký, các loạivăn bản khác nhau

Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính, sử dụng chơng trình quản lý vănbản

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đithực hiện theo bản hớng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácVăn th- Lu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 của Cục Lu trữ Nhà nứơc ( nay là Cục Văn th và Lu trữ Nhànứơc)

Việc đăng ký cập nhật thông tin đầu vào của Văn bản đi vào cơ sở dữliệu quản lý văn bản đi đợ thực hiện theo hớng dẫn sử dụng chơng trình phầnmềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chơng trình phần mềm

Vào bì và dán bì Tuỳ theo số lợng, độ dày của văn bản sẽ đợc vào bì

mà lựa chọn cách gấp văn bản cho phù hợp Khi gấp văn bản cần lu ý để mặtgiấy không có chữ ở bên ngoài

Chuyển phát văn bản đi

Đối với trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tuỳ theo số lợng văn bản đi đựocchuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày và cách tổ chức chuyển giaocác cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng

ký văn bản để chuyển giao văn bản Khi chuyển giao văn bản trong nội bộ

ng-ời nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

Đối với chuyển phát trực tiếp do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện.Văn bản đi do giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cũng phải đợc đăng

ký vào sổ khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu ngời nhận ký vào sổ

Chuyển phát văn bản qua bu điện Tất cả văn bản đi đợc gửi qua bu điện

đều hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ, khi giao bì văn bản phảiyêu cầu nhân viên bu điện kiểm tra, ký nhận và đóng vào sổ

Theo dõi văn bản đi Văn th có trách nhiệm theo dõi, chuyển phát vănbản đi trong trờng hợp cần thiết phải lập phiếu gửi để theo dõi chuyển phátvăn bản đến nơi nhận Trờng hợp văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo ngời

đợc giao trách nhiệm xem xét giải quyết

3 Nghịêp vụ quản lý văn bản nội bộ

Những văn bản, giấy tờ, sổ sách dùng trong nội bộ cơ quan do chính cơquan ban hành thì đợc gọi là văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ bao gồm các quyết định nhân sự, chỉ đạo, thông báo,giấy công tác, giấy mời, giấy giới thiệu của cơ quan

Mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành phải vào sổ đăng ký, trong đónêu rõ số, ký hiệu, ngày tháng năm, ngời ký trích yếu nội dung, ngời nhận, nơinhận, ký nhận

Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào sổ chuyểnvăn bản Các cán bộ đơn vị, trong cơ quan khi nhận văn bản nội bộ đều phải

ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản

4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quantrọng trong công tác Văn th, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của cácvăn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nớc

Con dấu đợc giao cho một nhân viên Văn th quản lý việc sử dụng condấu theo quy định của Nhà nớc về quản lý con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan, tổ chức đợc quy địnhtại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý và sửdụng con dấu

Việc đóng dấu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản

Con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản, giấy tờ sâu khi đã có chữ ký củacấp có thẩm quyền

Không đợc đóng dấu vào văn bản không hợp lệ, văn bản khống chỉ hoặcvăn bản cha ghi nội dung, dấu đợc đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3chữ ký bên trái

Mực dấu thống nhất là mầu đỏ cở do Bộ Công an hớng dẫn trừ trờnghợp đóng dấu mầu khác có quy định riêng Trờng hợp có các bản phụ lục haycác bản dự thảo thì đóng dấu treo

Dấu đóng mờ thì phải đóng lại

5 Công tác lập hồ sơ.

Hồ sơ là một tập hợp (hoăc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tợng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểmthể loại hoặc về tác giả…đối ợc hình thành trong quá trình giải quyết công việc đthuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, một cá nhân

Bớc 1.Xác định danh mục hồ sơ, tuỳ theo tình hình thực tế của cơ quan

mà xác định cần phải lập danh mục hồ sơ tổng hợp hay theo đơn vị tổ chức

Bớc 6 Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ

Mỗi hồ sơ phải ghi rõ thời hạn bảo quản trớc khi giao nộp vào phòng lutrữ của cơ quan Xác định thời hạn bảo quản cũng chính là việc đánh giá giátrị của cơ qua

Chơng II:thực trạng công tác văn th tại

báothanh tra

i giới thiệu về báo thanh tra

1 Quá trình thành lập Báo Thanh tra.

Sau khi Ban Thanh tra đặc biệt ( tiền thân của Thanh tra Chính phủngày nay) đợc thành lập ngày 23/11/1945 để phục vụ tốt cho quá trình hoạt

động cũng nh tuyên truyền đờng lối chính sách của mình nhằm phục vụ chohoạt động của mình để phù hợp với tình hình mới của đất nớc trong công cuộc

đổi mới Thì Thanh tra Thanh tra Nhà nớc đã lập nên Báo Thanh tra, quá trìnhthành lập Báo Thanh tra trải qua những mốc chính sau:

Ngày 05/01/1992 Báo Thanh tra ra số đầu tiên với số lợng phát hành 02tuần một số, số lợng là 08 trang trên một số và in mầu trắng đen

Báo Thanh tra đợc cấp giấy phép Xuất bản Báo chí theo Quyết định số180/BC-GPXB ngày 4/11/1993, của bộ văn hoá thông tin

Cho đến ngày 10/11/1994 tại Quyết định số 1192/QĐ-TTNN của TổngThanh tra Nhà nớc ( nay là Tổng Thanh tra Chính phủ) Báo Thanh tra đãchính thức đợc thành lập

Từ đó cho đến nay, cùng với sự đóng góp của các bạn đọc cả nớc, cùngcác cán bộ, nhân viên trong ngành, đặc biệt là sự quan tâm của Tổng Thanhtra Báo Thanh tra đã không ngừng hoàn thiện mình để đáp ứng nhu cầu của

đọc giả và ũng để đọc giả thấy rõ đờng lối chính sách của Đảng nói chung vàThanh tra Chính phủ nói riêng

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của báo Thanh tra.

2.1 Vị trí và chức năng.

Báo Thanh tra là cơ quan ngôn luận của Thanh tra Chính phủ hoạt độngtheo luật Báo chí có chức năng thông tin, tuyên truyền đờng lối, chính sách

của Đảng, Nhà nớc về công tác Thanh tra chịu sự quản lý trực tiếp của Thanhtra Chính phủ và quản lý Nhà nớc về hoạt động xuất bản của Bộ Văn hóa –Thông tin.

Báo Thanh tra là đơn vị sự nghiệp có thu, có t cách pháp nhân, có condấu riêng đợc mở tài khoản tại kho bạc Nhà nớc và Ngân hàng

Trụ sở của Báo Thanh tra đặt tại Hà Nội

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Báo Thanh tra

Báo Thanh tra là một cơ quan báo chí, cơ quan ngôn luận của Thanhnên Báo Thanh tra có đầy đủ những nhiệm vụ, quyền hạn của một cơ quanBáo chí đã đợc quy định trong Luật Báo chí, ngoài ra Báo Thanh tra còn cócác nhiệm vụ, quyền hạn sau:

Trình Tổng Thanh tra, về chơng trình kế hoạch dài hạn 5 năm và hàngnăm về công tác thông tin, tuyên truyền đờng lối chính sách của Đảng, Nhà n-

ớc và của ngành Thanh tra

Xuất bản báo chí đảm bảo tôn chỉ, mục đích quy định trong giấy phéphoạt động do Bộ Văn hóa – Thông tin cấp

Thông tin chính xác, khách quan trung thực, kịp thời hoạt động Thanhtra và tình hình chính trị, văn hóa- xã hội trong nớc và ngoài nớc

Tuyên truyền phổ biến đờng lối của Đảng, chủ trơng chính sách, phápluật của Nhà nớc và quy định chỉ đạo, triển khai

Phán ánh và hớng dẫn d luận xã hội, nâng cao ý thức của nhân dân vềlĩnh vực Thanh tra

Phát hiện và biểu dơng những gơng tốt, ngòi tốt, việc tốt, những nhân tốmới đấu tranh với những hành vi vi phạm pháp luật và những hiện tợng tiêucực của xã hội

Tổ chức phát hành báo chí và các ấn phẩm khác của báo theo cơ quanNhà nớc cấp, hoạt động quảng cáo trên báo và các ấn phẩm khác theo quy

định của Pháp luật và Luật Xuất bản báo chí

Thực hiện công tác sơ kết, tổng kết báo cáo định kỳ hàng tháng, hàngquý, hàng năm của báo Thanh tra.

Nhiệm vụ quản lý và sử dụng tài chính, tài sản đợc giao, quản lý hànhchính, chuyên môn đối với công chức, viên chức và ngời lao động của báotheo chế độ Nhà nớc và theo quy chế của Thanh tra Chính phủ

Thực hiện nhiệm vụ khác do Tổng Thanh tra Chính phủ giao

2.3 Tổ chức bộ máy và chế độ trách nhiệm của Báo Thanh tra.

Về đội ngũ nhân sự Báo Thanh tra từ chỗ chỉ có 05 – 06 ngời chuyển

từ Tạp chí Thanh tra sang rồi đạt đến 26 cán bộ, phóng viên, biên tập viên, 23ngời trong số này đã qua Đại học, 15 ngời đã tốt nghiệp Đại học báo chí trong

đó có 07 ngời đợc tặng Huy chơng vì sự nghiệp báo chí ( 2002)

Đến nay Báo Thanh tra có số nhân sự đã tăng lên 31 ngời trong đó có

25 ngời thuộc biện chế và đa số là đạt trình độ đại học

Tổ chức bộ máy của báo gồm :

Ban Biên tập gồm có Tổng Biên tập và các Phó Tổng Biên tập Lãnh

đạo, chỉ đạo tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ của cơ quan theo đúng chứcnăng, nhiệm vụ, tôn chỉ mục đích, quy định của Hiến pháp, pháp luật và acơcơ quan chủ quản

Phòng Phóng viên kinh tế xã hội gồm: 01 Trởng phòng và 02 Phóphòng và các Phóng viên chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong phòng họat

động theo đúng Pháp luật và các chế độ quy định của cơ quan của ngành, chỉ

đạo tổ chức thực hiện nội dung tuyên truyền kinh tế xã hội theo định hớng củaBan Biên tập và yêu cầu tuyên truyền của từng lỳ báo đảm bảo đúng, kịpthời, sát hơi hơi thở cuộc sống, chính xác về văn phong, chính tả, t liệu sửdụng tham gia công tác phát hành và làm kinh tế báo chí

Phòng Phóng Viên nội chính gồm : 01 Trởng Phòng, 01 Phó phòng vàPhóng viên chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự trong hoạt động theo đúngpháp luật và các chế độ quy định của cơ quan, của ngành Chỉ đạo tổ chứcthực hiện đúng nội dung tuyên truyền về thời sự, chính trị, các vấn đề nộichính ( chủ yếu là hoạt động Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và công