Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức quản lý một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.. - Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức q

Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý trong doanh

nghiệp

Bởi:

Học Viện Tài Chính

Quản lý và tổ chức bộ máy quản lý

Các khái niệm cơ bản

Quản lý tổ chức.

- Quản lý là gì ?

Quản lý là sự tác động có định hướng của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm duy trì hoạt động của các hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng có sẵn, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của thị trường

Quản lý là quả trình vận dụng các quy luật kinh tế, tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức kỹ thuật Từ đó họ tác động đến các yếu

tố vật chất của sản xuất kinh doanh

Quản lý doanh nghiệp là một hoạt động tác động đến hành vi có ý thức của người lao động và tập thể người lao động, qua đó tác động đến yếu tố vật chất, kỹ thuật của sản xuất kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp

Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, bởi vì con người là một trong

ba yếu tố của quá trình sản xuất Trong mọi hệ thống sản xuất, con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định

Quản lý con người gồm nhiều chức năng phức tạp Bởi vì, con người chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như: Sinh lý, tâm lý, xã hội Các yếu tố này luôn có sự hỗ trợ qua lại, tác động nhau hình thành nhân cách mỗi con người

- Tổ chức là gì ?

Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc và nguyên tắc của quản trị quy định

Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp

- Khái niệm cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng

- Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp

Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp Đây là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó

có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Những yêu cầu đồi với việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý.

Trong phạm vi từng doanh nghiệp cụ thể, tổ chức bộ máy quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý

với số lượng cấp quản lý ít nhất trong doanh nghiệp Cho nên, cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với

bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường

- Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các

thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp

- Tính kinh tế : Cơ cấu quản lý phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất Tiêu

chuẩn xem xét mới quan hệ này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả

sẽ thu về

Bộ máy quản lý được coi là vững mạnh khi những quyết định của nó được chuẩn bị một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát với thực tế sản xuất Có như vậy thì những quyết định ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp hành với tinh thần trách nhiệm, kỷ luật nghiêm khắc, ý thức tự giác đầy đủ

Những nhân tố ảnh hưởng

Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những yêu cầu đã xét ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, tình huống cụ thể Nói cách khác là cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý

Ta có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp như sau:

Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý.

- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất

Tất cả những yếu tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý mà thông qua chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý

Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý.

- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị

- Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản trị, trình độ kiến thức, tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ

- Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo và khả năng kiểm tra của lãnh đạo đối với những hoạt động của những người cấp dưới

- Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý

Các kiểu mô hình cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu trực tuyến.

Kiểu mô hình cơ cấu trực tuyến được thể hiện qua sơ đồ sau:

Biểu 1: Sơ đồ cơ cấu trực tuyến

Trong đó: A1, A2, , An; B1, B2, , Bnlà những người thực hiện trong các bộ phận

Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và một cấp dưới Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh theo mối liên hệ đường thẳng Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là: Cấp trên trực tiếp lãnh đạo cấp dưới Cấp dưới tiếp thu, chấp hành chỉ thị, mệnh lệnh cấp trên

* Ưu điểm: Quyền lựu tập trung, quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì được tính kỷ luật và

kiểm tra, liên hệ dễ dàng đơn giản, mau lẹ, quyết định nhanh chóng, mệnh lệnh thống

* Nhược điểm:Không có sự phân công hợp lý, không có quan hệ điều hoà theo chiều

ngang Tất cả đều do cá nhân quyết định nên dễ đi đến chuyên quyền, độc đoán Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, toàn diện, tổng hợp Đồng thời không tận dụng được sự tư vấn, giúp đỡ của các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị và khi cần thiết liên hệ giữa hai thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thông tin đi theo đường vòng

Cơ cấu tổ chức chức năng.

Cơ cấu tổ chức chức năng được thể hiện qua sơ đồ sau:

Biểu 2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Trong đó: A1, A2, , Anlà những người thực hiện trong các bộ phận

Theo cơ cấu này, công tác quản lý được tổ chức theo từng chức năng riêng Do đó, hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định Cấp dưới không những chịu sự lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp

mà còn chịu sự lãnh đạo của bộ phận chức năng khác

*Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác quản lý, giải quyết các vấn đề

chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt được gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo

*Nhược điểm: Không duy trì được tính kỷ luật, kiểm tra phối hợp Người lãnh đạo tổ

chức phải phối hợp với người lãnh đạo chức năng, nhưng do có quá nhiều mệnh lệnh nên lãnh đạo tổ chức không phối hợp được hết, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí trái ngược nhau

Cơ cấu trực tuyến chức năng.

Biểu 3: Mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng

Trong đó: A1, A2, , An; B1,B2, , Bnlà những người thực hiện trong các bộ phận

Đây là mô hình quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên chức năng các cấp Loại cơ cấu này đồng thời giữ được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, lại tránh được các khuyết điểm của mỗi kiểu cơ cấu đó

*Ưu điểm: Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời

đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến

*Nhược điểm: Do có quá nhiều bộ phận chức năng, nên lãnh đạo tổ chức thường phải

họp hành nhiều, gây căng thẳng và mất nhiều thời gian Người ra còn có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do không thống nhất được quyền hạn và quan

Trong ba mô hình trên thì mô hình trực tuyến chức năng được áp dụng rộng rãi hơn cả trong giai đoạn hiện nay

Ngưới ba cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản trên còn có kiểu cơ cấu trực tuyến tham mưu, cơ cấu chính thức, cơ cấu không chính thức, cơ cấu theo khách hàng

Lao động quản lý.

Khái niệm về lao động quản lý, sự phân loại lao động quản lý.

Lao động quản lý.

Lao động quản lý được hiểu là tất cả những người lao động đặc biệt hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý

Theo Các Mác thì: “ Lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của con người lao động sản xuất, để hoàn thành các chức năng sản xuất khác nhau cần thiết phải có quá trình đó.”

Trong doanh nghiệp, lao động quản lý bao gồm những người lao động hoạt động trong

bộ máy quản lý và những người thực hiện các chức năng quản lý, đó là: Giám đốc, các Phó giám đốc, Trưởng- Phó các phòng ban, các nhân viên làm việc trong các phòng ban chức năng và một sồ người phục vụ khác Lao động quản lý đóng vai trò quan trọng, bởi

lẽ chỉ cần một sai sót nhỏ của họ có thể gây ảnh hưởng lớn đến cả quá trình hoạt động

Phân loại lao động quản lý

Theo chức năng, vai trò của họ đối với việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất

Theo cách phân loại này thì lao động quản lý được phân chia ra thành: Nhân viên quản

lý kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính

- Nhân viên quản lý kỹ thuật: là những người được đào tạo tại các trường kỹ thuật hoặc

đã qua thực tế có trình độ kỹ thuật tương đương, được cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là người trực tiếp chỉ đạo hoặc trực tiếp làm công tác kỹ thuật

Đó là Giám đốc hoặc Phó giám đốc, quản đốc phụ trách kỹ thuật, Trưởng- Phó phòng ban kỹ thuật, các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên ở các phòng ban

- Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản lý các

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: Giám đốc hay Phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trưởng, các cán bộ nhân viên công tác tại các phòng kế hoạch, tài chính kế toán, cung tiêu

- Nhân viên quản lý hành chính: Là những người làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua

khen thưởng, quản lý hành chính, văn thư lưu trữ, lễ tân, lái xe, vệ sinh, tạp vụ

Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý,

Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý, lao động quản lý được phân chia

ra thành:

- Cán bộ lãnh đạo: Là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh

đạo bao gồm: Giám đốc, các Phó giám đốc, các Trưởng-Phó phòng ban trong bộ máy quản lý doanh nghiệp Đây là những người chịu trách nhiệm trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Các chuyên gia: Là những lao động quản lý trực tiếp thực hiện những công việc

chuyên môn bao gồm cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, những nhà khoa học Đây là những lực lượng tham mưu cho lãnh đạo trong việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Nhân viên thực hành kỹ thuật: Đây là các cán bộ quản lý thực hiện các công việc giản

đơn, bao gồm các nhân viên làm công tác hạch toán, kiểm tra như nhân viên kiểm định, nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho, văn thư, lễ tân, bảo vệ, tạp vụ

Nhiệm vụ của các nhân viên thực hành kỹ thuật là tiếp nhận các thông tin ban đầu và

xử lý chúng, truyền tin đến nơi nhận cũng như chuẩn bị và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các loại văn bản khác nhau của lãnh đạo doanh nghiệp

Nội dung của hoạt động quản lý.

Các loại lao động khác nhau có nhiệm vụ lao động khác nhau Do đó có nội dung lao động rất khác nhau Sự khác nhau đó là do sự khác biệt về tính chất và chức năng quản

lý quy định Tuy nhiên, nội dung lao động của tất cả các loại lao động đều được hợp thành từ các yếu tố thành phần sau:

- Yếu tố kỹ thuật: Thể hiện ở sự thực hiện các công việc mang tính chất thiết kế và mang

tính chất chuyên môn như: thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới, phân tích thiết kế và áp dụng các phương án cải tiến công nghệ sản xuất, tổ chức lao động

- Yếu tố tổ chức hành chính: Thể hiện sự thực hiện công việc nhằm tổ chức thực hiện các

phương án thiết kế, các quyết định như lập kế hoạch, hướng dẫn công việc, điều hành kiểm tra và đánh giá công việc

- Yếu tố sáng tạo: Thể hiện ở sự thực hiện những công việc như suy nghĩ, tìm tòi, phát

minh ra kiến thức mới, các quyết định, các phương pháp để hoàn thành công việc

- Yếu tố thực hành giản đơn: Thể hiện ở sự thực hiện những công việc đơn giản được

thực hiện theo các quy định, hướng dẫn có sẵn như công việc có liên quan đến thu thập

và xử lý thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ

- Yếu tố hội họp và sự vụ: Thể hiện ở sự tham gia vào các cuộc họp về chuyên môn hoặc

giải quyết các công việc có tính thủ tục

Cả năm yếu tố trên đều có mặt ở nội dung lao động của tất cả các lao động quản lý nhưng với tỷ trọng khác nhau làm cho nội dung lao động của họ cũng khác nhau

Đặc điểm của lao động quản lý có ảnh hưởng đến công tác tổ chức lao động khoa học

Hoạt động của lao động quản lý là hoạt động lao động trí óc và mang tính tâm lý xã hội cao Đối tượng bị quản lý ở đây là người lao động và tập thể lao động Do đó, đòi hỏi hoạt động của lao động quản lý phải mang tính tâm lý xã hội cao giữa những người lao động với nhau Vì đặc điểm này cho nên trong công tác tổ chức lao động khoa học phải tạo ra được môi trường lao động thoải mái, bầu không khí tâm lý vui vẻ và đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp

Thông tin kinh tế vừa là đối tượng lao động, kết quả lao động, vừa là phương tiện lao động của lao động quản lý Lao động quản lý thu nhận, xử lý các thông tin kinh tế để phục vụ mục đích của mình tại doanh nghiệp Những thông tin kinh tế đã được xử lý bởi những lao động quản lý chính là kết quả hoạt động của lao động quản lý Mặt khác, thông tin kinh tế là phương tiện để lao động quản lý hoàn thành các công việc của mình Với đặc điểm này, đặt ra yêu cầu phải tổ chức tốt các thông tin của lao động quản lý, trang bị những phương tiện cần thiết cho lao động quản lý có thể thu thập, xử lý, lưu trữ các thông tin kinh tế một cách thuận lợi, dễ dàng

Tính tất yếu khách quan của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý.

Nước ta đã từng trải qua một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung trong một thời gian dài, kéo theo đó là sự phát triển kinh tế chậm chạp do mang nặng tính bao cấp, bộ máy quản

lý các ngành, các cấp, các cơ quan đoàn thể cồng kềnh, tồn tại nhiều tổ chức đông về số lượng nhưng tính năng động và hiệu quả kinh tế lại thấp Điều đó không còn phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay

Nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, vận động theo quy luật thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải có một bộ máy quản lý có trình độ cao, gọn nhẹ, linh hoạt để thực hiện quả trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả

Hoạt động quản lý có nội dung rất phong phú, đa dạng, khó xác định mà hiệu quả hoạt động lại không thể hiện dưới dạng vật chất nhưng nó luôn gắn liền với hiệu quả hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do đó cần phải hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Mục tiêu của hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận Để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mọi nhà quản lý Bởi vậy, công việc của hệ thống quản lý trong doanh nghiệp là phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, soạn thảo và lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu Mặt khác, các chủ doanh nghiệp cũng phải thường xuyên đánh giá kết quả công việc, rút ra những thiếu sót, những nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả, vạch ra những tiềm năng chưa được sử dụng và đề ra những biện pháp khắc phục, xử lý để sử dụng kịp thời, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế

Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển, đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải biết cách kinh doanh và kinh doanh có hiệu quả Để làm được như vậy trong điều kiện cơ

sở vật chất, nguồn vốn, lao động còn hạn chế, các chủ doanh nghiệp cần xác định rõ phương hướng đầu tư, cách đầu tư, biện pháp sử dụng các điều kiện sẵn có của mình

Tóm lại, để thực hiện công tác quản lý có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có một bộ máy quản lý ổn định và phù hợp Do đó, việc hoàn thiện tổ chức bộ máy của công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng là phù hợp với xu thế chung Qua đó giúp cho doanh nghiệp đứng vững và phát triển, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử dụng hiệu quả những yếu tố cấu thành của quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ, năng động, hoạt động nhịp nhàng đạt hiệu quả cao