Kỹ năng viết báo cáo và đánh giá dự án

Khái niệm Báo cáo là văn bản trình bày những kết quả đã đạt đ ợc trong hoạt động của dự ỏn hoặc tổ chức nhằm đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và là căn cứ để ra quyết

CHƯƠNG TRÌNH TẬP HUẤN

( Dành cho các cán bộ tham gia Dự án Phát

triển Giáo dục Trung học Cơ sở II)

KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO VÀ

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Thời lượng : 3 ngày Khoá học: Tháng 01 năm 2007

Chuyên đề 5: KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

DỰ ÁN NỘI DUNG:

I TỔNG QUAN CHUNG

1. Khái niệm

2. Vai trò cña viÖc viÕt b¸o c¸o

3 C¸c lo¹i b¸o c¸o

4 Yªu cÇu chung

5 Quy tr×nh chung viết báo cáo

II Bµi tËp thùc hanh

Kết quả đầu ra:

Sau khi kết thúc chuyên đề này, học viên sẽ có thể:

- Nhận thức được tầm quan trọng của các loại báo cáo;

- Biết được một số kỹ năng viết các

loại báo cáo;

- Có khả năng soạn thảo được một số loại báo cáo cụ thể

I Tổng quan về viết bỏo cỏo

1 Khái niệm

Báo cáo là văn bản trình bày những kết quả đã đạt đ ợc trong hoạt động của dự ỏn hoặc tổ chức nhằm đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và là căn cứ để ra quyết

định quản lý phù hợp.

I Tổng quan về viết báo cáo (tiếp)

2 Vai trò của việc viết báo cáo

- Giúp nhận biết và đánh giá tình

3 CÁC LOẠI BÁO CÁO

B¸o c¸o khảo sát

B¸o c¸o định kỳ (tháng, quý…)

Báo cáo đột xuất

B¸o c¸o tiến độ

Báo cáo giữa kỳ

 B¸o c¸o tổng kết

Lưu ý:

4 Yªu cÇu chung của viết b¸o c¸o

Vậy, để bản báo cáo đảm bảo chất lượng và có tính khả thi thì bản báo cáo đó cần phải đảm bảo những yêu cầu gì?

4 Yªu cÇu chung của viết b¸o c¸o

- KÞp thêi, theo thêi gian yªu cÇu cña ng

êi nhËn b¸o c¸o;

Thảo luận nhóm

1 Mỗi nhóm hãy sắp xếp trình tự các bước viết báo cáo theo nội dung trong“ khay văn bản” và trình bày/ giải thích lý do nhóm lựa chọn trình tự các bước như vậy?

2 Thực tiễn viết báo cáo dự án tại đơn vị đã tuân thủ theo quy trình trên chưa?

 Thời gian thảo luận : 15 phút

 Thời gian trình bày: 10 phút/nhóm

5 Quy tr×nh viÕt b¸o c¸o

5.1 Công tác chuẩn bị (tiếp)

 Tại sao cần phải xác định rõ loại báo cáo mình cần viết?

Vì: Tiêu điểm của báo cáo được giữ vững;

• Báo cáo được viết dễ dàng hơn;

• Báo cáo viết có trọng tâm, trọng điểm

• Lưu ý:

5.1 Công tác chuẩn bị (tiếp)

Báo cáo được viết cho ai ?

Người nhận sẽ sử dụng báo cáo vào việc gì? Họ quan tâm đến những

khía cạnh nào trong báo cáo ?

Phân công người chịu trách nhiệm viết báo cáo và gia hạn thời gian

hoàn thành (thông qua)

5.1 Công tác chuẩn bị (tiếp)

 Sổ theo dõi dự án và bản mô tả công việc giúp gì cho bản báo cáo?

 Hệ thống hóa và cung cấp được các nguồn thông tin cần thiết trong quá trình thực hiện dự án;

 Cung cấp số liệu, sắp xếp thứ tự ưu tiên các vấn đề trong bản báo cáo

5.1 Công tác chuẩn bị (tiếp)

 Công tác thu thập và xử lý thông tin đưa

vào có ý nghĩa như thế nào khi viết báo cáo?

 Xác định nguồn thông tin: Đặc điểm của

nơi cung cấp thông tin;

 Vấn đề đang đặt ra từ những thông tin thu

được;

 Khoảng thời gian thu thập thông tin;

 Cách thức thu thập thông tin và lựa chọn

thông tin đưa vào trong bản báo cáo

5.2 XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG

PhÇn më ®Çu: Nªu nh÷ng ®iÓm

chÝnh vÒ chñ tr ¬ng c«ng t¸c, vÒ nhiÖm vô ® îc giao; hoµn c¶nh thùc hiÖn (nh÷ng khã kh¨n, thuËn lîi cã ¶nh h ëng tíi kÕt qu¶ thùc hiªn nhiÖm vô ® îc giao)

5 2 Xây dựng đề c ơng (tiếp)

 Phần nội dung: Trình bày những

việc đã làm đ ợc, những tồn tại, nguyên nhân/ đánh giá kết quả, bài học kinh nghiệm.

 Kết luận: Nêu những mục tiêu,

nhiệm vụ biện pháp thực hiện, kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ của cấp trên

5.3 VIẾT DỰ THẢO BÁO CÁO

ThÓ thøc cña b¸o c¸o

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CƠ QUAN CHỦ QUẢN

CƠ QUAN BAN HÀNH

Hà Nội, ngày …tháng…năm

NỘI DUNG một số báo cáo

a. Báo cáo khảo sỏt :

- Đánh giá kết quả đã khảo sỏt đ ợc và

nêu những khú khăn, thuận lợi

- Kiến nghị đề xuất với cấp trờn

b Báo cáo đột xuất:

- Tóm tắt tình hình xảy ra sự việc/

nguyên nhân/ biện pháp

- Kiến nghị giải quyết

N I DUNG một số báo cáo ỘI DUNG một số báo cáo (ti p) ếp)

c Báo cáo tổng kết dự ỏn : chi tiết hơn,

cụ thể hơn đồng thời phải tổng hợp,

đánh giá toàn bộ sự việc, những nhiệm

vụ đã hoàn thành trên cơ sở đó đề ra ph

ơng h ớng nhiệm vụ cho công tác sắp tới

M U N I DUNG M T S BÁO CÁOẪU NỘI DUNG MỘT SỐ BÁO CÁO ỘI DUNG MỘT SỐ BÁO CÁO ỘI DUNG MỘT SỐ BÁO CÁO Ố BÁO CÁO

BÁO CÁO

Về tiến độ thực hiện dự án quý II năm 2006

1.Về xây dựng cơ bản

2 Về trang thiết bị dạy học

3 Về tập huấn sử dụng công nghệ thông tin trong

dạy học

4 Tiến độ đã đạt được so với mục tiêu đề ra

II KHÓ KHĂN GẶP PHẢI TRONG QUÝ

iii CÁC BIỆN PHÁP ĐÃ VÀ SẼ THỰC HIỆN ĐỂ GIẢI

QUYẾT NHỮNG KHÓ KHĂN ĐÓ

Thảo luận nhóm

Mỗi nhóm thiết lập một bản đề cương chi tiết báo cáo dự án cụ thể mà mình đã từng viết hoặc từng lập ở cơ quan đơn vị anh, chị công tác (báo cáo cụ thể).

- Thời gian thực hiện: 40 phút

- Trình bày: 10 phút/ nhóm

BÁO CÁO

Về tiến độ thực hiện dự án quý IV năm …

I Giới thiệu/ Tuyên bố chung về dự án

1 Tóm tắt về dự án

2 Lợi ích của dự án

3 Tổ chức dự án

4 Kế hoạch thực hiện

II Đánh giá tiến độ thực hiện dự án

1 Nâng cao chất lượng và hiệu quả

giáo dục THCS

BÁO CÁO

Về tiến độ thực hiện dự án quý IV năm …(tiếp)

a Nâng cao chất lượng đánh giá kết quả

học sinh

b Nâng cao chất lượng đánh giá kết quả

đầu ra học sinh

c Nâng cao chất lượng giảng dạy ngoại ngữ

và tin học trong nhà trường

d Hỗ trợ giáo dục thường xuyên và giáo dục

hướng nghiệp

e Cải tiến nội dung và phương pháp dạy

học

BÁO CÁO

Về tiến độ thực hiện dự án quý IV năm …(tiếp)

2 Tăng cường cơ hội tiếp cận và công bằng

trong giáo dục THCS tại các vùng khó khăn

a Xây dựng và nâng cấp cơ sở vật chất

nhà trường

b Hỗ trợ học sinh có hoàn cảnh khó khăn

3 Hỗ trợ tăng cường năng lực quản lý giáo

dục THCS theo cơ chế phân cấp quản lý

a Xây dựng hệ thống chất lượng cơ bản

trường học THCS

BÁO CÁO

Về tiến độ thực hiện dự án quý IV năm … (tiếp)

b Nâng cao năng lực quản lý giáo dục cho giáo dục

theo 4.3 Kế hoạch thực hiện

NỘI DUNG mét sè b¸o c¸o (tiếp)

c Báo cáo định kỳ

* Yêu cầu:

 Người viết: Cán bộ quản lý dự án

 Người đọc: Nhà tài trợ, trưởng dự

NỘI DUNG mét sè b¸o c¸o (tiếp)

Bố cục của báo cáo định kỳ

Mở đầu:

+ Nêu tóm tắt sự tiến triển của dự án

trong giai đoạn báo cáo

+ Vấn đề cần được giải quyết ( hoặc nhiệm vụ cần được thực hiện)

+ Bối cảnh thực hiện dự án trong giai đoạn báo cáo

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)

Giải quyết vấn đề

Nêu các mục tiêu đã đạt được;

Các mục tiêu chưa đạt được;

Những vấn đề nảy sinh

Kế hoạch trong thời gian tới

Những thay đổi ở địa phương và trong nước có ảnh hưởng đến dự án

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)

 Các hoạt động đã được tập trung thực hiện trong giai đoạn báo cáo: Đối chiếu các hoạt động đã được thực hiện với các hoạt động đã được đề ra;

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)

Những tiến bộ đã đạt được trong giai đoạn báo cáo: So sánh những những kết quả đã đạt được trong giai đoạn báo cáo với các mục tiêu đề ra của dự án (Sử dụng các chỉ số được đưa ra trong kiến nghị

dự án để làm thước đo)

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)

 Lý do dẫn đến những kết quả ngoài dự kiến và những hoạt động không thành công

Đánh giá các yếu tố đầu vào

 Liệt kê các yếu tố đầu vào của

dự án được sử dụng trong giai đoạn báo cáo

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)

Đánh giá từng loại yếu tố (nhân, tài, vật tư, kỹ thuật)

để thấy các yếu tố đó đủ hay thiếu, phân bổ công bằng hay thiên lệch và được sử dụng hiệu quả hay không

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)

Kết luận:

Tóm tắt mục đích và các mục tiêu của báo cáo kỳ này

Trình bày tóm tắt vấn đề đã được nêu trong đề nghị dự án

Kiến nghị đề xuất (nếu có)

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)

Phụ lục

Bảng chi tiêu tài chính của dự án trong giai đoạn báo cáo

Các bảng số liệu có liên quan

Các tài liệu và ấn phẩm tham khảo

BÁO CÁO

Về công tác tuần (tháng,quý…)

Đơn vị báo cáo (Sở, phòng, trường…)

I NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN

(Trong tuần từ ngày…tháng năm…đến

ngày tháng… năm… )

1 Về xây dựng

2 Về tập huấn giáo viên

3 Các hoạt động khác trong hoạt động thường

xuyên của đơn vị cần phản ánh với lãnh đạo của cơ quan

4 Những việc còn tồn đọng trong hoạt động

thường xuyên của đơn vị….

BÁO CÁO

Về công tác tuần (tháng,quý…) (Tiếp)

II NHỮNG VẤN ĐỀ ĐỘT XUẤT, QUAN

TRỌNG CẦN ĐẶC BIỆT QUAN TÂM

III NHỮNG KIẾN NGHỊ , ĐỀ XUẤT VỚI LÃNH ĐẠO

IV CÔNG VIỆC DỰ KIẾN TRONG TUẦN,

( THÁNG, QUÝ ) TỚI

Nơi nhận: Trưởng đơn vị

- ….

- Lưu:….

II Bài tập thực hành

tháng) nội dung liên quan đến dự án THCS 2 nơi anh/ chị đang công tác.

2 Viết báo cáo 1 năm thực hiện dự án của

một Sở, Phòng nội dung liên quan đến dự

án THCS 2 nơi anh/ chị đang công tác.

CHUYÊN ĐỀ 4:

KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN

VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN NỘI DUNG:

KẾT QUẢ ĐẦU RA:

Sau khi kết thúc chuyên đề này,

học viên có khả năng:

- Xác định được những nội dung tổ chức thực hiện kế hoạch;

- Có khả năng tổ chức thực hiện và đánh giá việc thực hiện kế hoạch

1 Kỹ năng tổ chức thực hiện

1.1 Tổ chức thực hiện kế hoạch là gì?

 Là quá trình tổ chức triển khai các hoạt động, các nhiệm vụ,các giải pháp đã được xác định trong bản kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu

đã đề ra

1 Kỹ năng tổ chức thực hiện

(tiếp)

 Quá trình thực hiện kế hoạch,

gồm các nội dung chính sau:

- Truyền đạt kế hoạch;

- Tổ chức thực hiện;

- Đánh giá thực hiện

1.1.Truyền đạt kế hoạch

a. Tác dụng và mục đích

 Góp phần quan trọng vào thành

công của thực hiện kế hoạch

 Thiết lập một sự hiểu biết sâu sắc

giữa các thành viên để thống nhất hành động nhằm hoàn thành mục tiêu kế hoạch

b Các hình thức truyền đạt kế hoạch

 Thời gian thực hiện: 15 phút

 Thời gian trình bày: 5 phút/nhóm

1.1.Truyền đạt kế hoạch (tiếp)

 Hội nghị; hội thảo chuyên môn;

 Bằng văn bản;

 Truyền thông;

 Tổ chức gặp gỡ các đối tượng có liên quan

b. Phải đảm bảo cung cấp đầy đủ và

kịp thời các nguồn lực: Vật chất, nhân lực và tài chính;

1.2 Tổ chức thực hiện (tiếp)

c Cần phải có sự phối hợp một cách đồng bộ, nhịp nhàng giữa các cá nhân, bộ phận, đơn vị có trách nhiệm;

d Phải có sự theo dõi và giám sát;

e Cần phải có chế độ khen thưởng kịp thời cho những cá nhân, bộ phận, đơn vị có thành tích xuất sắc và ngược lại phải xử lý những vi phạm

Câu hỏi thảo luận

1. Hãy nêu các bước (các việc đã làm)

trong việc tổ chức thực hiện dự án THCS 2 nơi địa phương anh, chị công tác.

2. Anh, chị hãy nêu một số khuyến nghị để

tổ chức thực hiện dự án của mình thành công, đảm bảo chất lượng

Thời gian thực hiện: 15 phút

Trình bày : 5 phút/ nhóm

Chia sẻ kinh nghiệm thực tế

2.Đánh giá thực hiện

2.1 Mục đích

 Nhằm đảm bảo cho việc thực hiện

dự án đúng tiến độ, chính xác và đảm bảo chất lượng;

 Cung cấp thông tin phản hồi, xác định được các vấn đề tồn tại và kết quả đạt được trong thời gian sớm nhất để giúp kịp thời điều chỉnh các

kế hoạch thực hiện

2 Đánh giá thực hiện (tiếp)

a Các thời điểm thực hiện đánh giá

Trước, trong và sau khi thực hiện xong

kế hoạch

b Mô hình mô tả các loại đánh giá

Quá trình LKH thực hiện K.H Quá trình

Kết quả thực hiện K.H

Đánh giá trước

Tiên đoán các

Đánh giá trong Điều chỉnh sai lệch

Đánh giá sau Tổng kết và điều chính sai lệch sau

2 Đánh giá thực hiện (tiếp)

c Ý nghĩa của các loại đánh giá

 Đánh giá trước: Nhằm tiên đoán

những sai lệch hoặc vấn đề có thể phát sinh;

 Giúp nhà quản lý đưa ra những giải pháp nhằm ngăn chặn những sai lệch hoặc vấn đề được tiên đoán;

 Lưu ý: Thông tin phải kịp thời đầy

đủ và chính xác

2 Đánh giá thực hiện (tiếp)

 Đánh giá trong: Giúp việc giám sát

một cách trực tiếp;

 Nhà quản lý theo dõi mọi hoạt động của cấp dưới và điều chỉnh khi chúng xuất hiện

 Đánh giá sau:Nhằm tổng kết, điều

chỉnh và rút kinh nghiệm

3 Quy trình đánh giá

 Bước 1: Đo lường kết quả đạt được

- Trong bước này, người đánh giá phải trả lời hai câu hỏi: đo lường những cái gì?

và đo lường chúng như thế nào?

- Các phương pháp đo lường

+ Quan sát cá nhân

+ Dựa vào các loại báo cáo

+ Xây dựng các tiêu chí đo lường

3 Quy trình đánh giá (tiếp)

Lưu ý: Khi xây dựng tiêu chí đo lường

cần xác định những kết quả nào có thể định lượng được và những kết quả nào không thể định lượng được;

- Có thể xây dựng tiêu chí chung cho mọi tình huống quản lý và tiêu chí cụ thể, riêng cho từng hoạt động; VD Tiêu chí

đo lường để đánh giá kết quả học tập tại các trường THCS…

3 Quy trình đánh giá (tiếp)

Bước 2: So sánh kết quả thực tế với

tiêu chuẩn

 Hoàn thành vượt mức kế hoạch

 Hoàn thành kế hoạch

 Không hoàn thành kế hoạch

 Lưu ý: Khi so sánh người đánh giá phải

xác định được quy mô và chiều hướng

của sai lệch

3 Quy trình đánh giá (tiếp)

 Bước 3: Thực hiện hành động điều chỉnh

 Nhà quản lý có thể thực hiện một trong ba cách thức sau đây:

 Không làm gì cả;

 Điều chỉnh kết quả thực hiện;

 Sửa lại tiêu chuẩn

Câu hỏi thảo luận

 Theo anh, chị khi nguồn sai lệch là kết quả thực hiện thiếu hụt (dưới mức) thì nhà quản lý có phải tiến hành hoạt động điều chỉnh không?

Vì sao?

 Hoạt động điều chỉnh bao gồm những thay đổi nào? Và có cần phải ra một quyết định quản lý khác không?

Câu hỏi thảo luận

thực hiện kế hoạch, liên hệ thực tiễn việc tổ chức thực hiện kế hoạch tại địa phương công tác.

Anh (chị) ở địa phương nên sử dụng các loại đánh giá này như thế nào?

giá thực hiện kế hoạch, liên hệ với thực tiễn

để làm sáng tỏ những nội dung của quy trình.